Thực trạng công tác kế toán tại công ty Cổ phần vận tải Thái Nguyên

Các phòng ban trực thuộc gồm có: - Phòng Tổ chức - Hành chính: Tham mưu và giúp việc cho Giám đốc trong công tác tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh, lao động tiền lương, hành chính đời

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1: Tình hình sử dụng lao động của công ty cổ phần vận tải Thái Nguyên 7

DANH MỤC BIỂU MẪU

DANH MỤC SƠ ĐỒ

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU

Bước vào thời kì đổi mới, nền kinh tế nước ta đang từng bước giao lưu, hội nhập với nền kinh tế khu vực và trên thế giới Đặc biệt là sự kiện nước ta gia nhập WTO đã đặt cho nền kinh tế nước ta những cơ hội lớn và không ít những thử thách cần vượt qua Cùng với sự phát triển của nền kinh tế trong nước, sự phát triển không ngừng của thế giới thì các doanh nghiệp nước ta đang từng bước hoàn thiện mình Để theo kịp với xu thế phát triển hiện nay, các doanh nghiệp phải luôn cố gắng và nỗ lực tìm ra những biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm thiểu chi phí, hạ giá thành sản phẩm, mang lại không những là nguồn thu lớn cho doanh nghiệp mà còn là điều kiện để doanh nghiệp tạo vị thế trên thị trường và lấy được lòng tin của người tiêu dùng Các doanh nghiệp phải không ngừng nghiên cứu thị trường, đổi mới khâu tổ chức và bộ máy kế toán để

có thể theo kịp với sự thay đổi đó

Tổ chức bộ máy kế toán là công việc cần thiết, tất yếu khách quan của mỗi doanh nghiệp bởi hệ thống kế toán là bộ phận quản lý tài chính, có vai trò quan trọng trong quản lý, điều hành, kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Bộ máy kế toán với nhiệm vụ thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin, từ

đó đưa ra thông tin hữu ích cho việc ra quyết định, thuận tiện cho công tác quản

lý và cũng là công cụ quản lý vĩ mô của nhà nước Chính vì thế hệ thống kế toán rất quan trọng đối với doanh nghiệp

Do vậy, để hiểu rõ hơn về hệ thống kế toán và công tác kế toán, nhóm em

đã liên hệ thực tế tại Công ty cổ phần vận tải Thái Nguyên và chọn ra 3 phần hành kế toán trong công tác kế toán tại công ty:

1 Kế toán vốn bằng tiền

2 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

3 Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành

PHẦN 1:

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần vận tải Thái Nguyên 1.1.1 Khái quát chung về công ty

Công ty cổ phần vận tải Thái Nguyên là doanh nghiệp 100% vốn ở trong nước

Quyết định 3889/UĐ - UB ngày 26/12/1998 của UBND tỉnh Thái nguyên

chính thức chuyển Công ty vận tải Thái Nguyên thành Công ty cổ phần vận tải Thái Nguyên hoạt động theo Luật doanh nghiệp

Tên giao dịch: Công ty cổ phần vận tải Thái Nguyên

Địa chỉ: Phường Đồng Quang, Thành phố Thái Nguyên,

Tỉnh Thái Nguyên Điện thoại: (0280).3750.746

Số tài khoản: 102010000439358 - Ngân hàng Công thương Việt Nam,

Chi nhánh Thái Nguyên

Mã số thuế: 46001022963

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty cổ phần vận tải Thái Nguyên tiền thân là Công ty Hợp doanh vận tải ô tô tỉnh Thái Nguyên được thành lập từ năm 1960 Nhiệm vụ chủ yếu là vận chuyển hàng hóa và vận chuyển hành khách trên địa bàn

Qua thời gian cải tạo Công ty hợp doanh, năm 1966 Ủy ban hành chính

Bắc Thái có quyết định số 1260/TC - DC ngày 28/10/1966 thành lập Công ty

vận tải ô tô Bắc Thái trực thuộc Ty giao thông vận tải Bắc Thái Nhiệm vụ của công ty là vận chuyển hàng hóa bằng ô tô và vận chuyển hàng hóa theo kế hoạch Ngoài ra còn phục vụ cho nhu cầu vận chuyển khác của xã hội và phục

vụ chiến đấu

Đến năm 1982 để kiện toàn một số tổ chức bộ máy cấp tỉnh Công ty vận tải

ô tô Bắc Thái được đổi tên là Xí nghiệp vận tải ô tô Bắc Thái tại quyết định số

13/UB - QĐ ngày 2/2/1982 của UBND tỉnh Bắc Thái Nhiệm vụ của xí nghiệp

là vận chuyển hàng hóa và hành khách bằng ô tô theo chỉ tiêu kế hoạch của

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI THÁI NGUYÊN

UBND tỉnh Bắc Thái Ngoài ra còn phục vụ một số nhu cầu vận chuyển khác của xã hội trên địa bàn tỉnh.

Tháng 11/1982 xí nghiệp được giao thêm nhiệm vụ vận chuyển hàng hóa đường song tại quyết định số 876/KH ngày 13/11/1982 của Sở Giao thông vận tải tỉnh Bắc Thái Năm 1990 để thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, Xí nghiệp đổi tên thành Xí nghiệp vận tải Thủy bộ Bắc Thái tại

quyết định số 05/UB - QĐ ngày 2/1/1990 của UBND tỉnh Bắc Thái.

Qua từng thời kỳ, nhiệm vụ của Xí nghiệp không thay đổi Đến năm 1992

để phù hợp với sự đổi mới sâu sắc cơ chế quản lý kinh tế, Xí nghiệp được lập lại

Doanh nghiệp Nhà nước tại quyết định số 606/UB - QĐ ngày 29/11/1992 và

được đổi tên thành Công ty vận tải Bắc Thái (nay là Công ty vận tải Thái Nguyên)

Tháng 12/1998 theo chủ trương chuyển đổi Doanh nghiệp Nhà nước sang Công ty Cổ phần Công ty vận tải Thái Nguyên đã thực hiện thành công việc cổ

phần hóa Quyết định 3889/QĐ - UB ngày 26/12/1998 của UBND tỉnh Thái

Nguyên chính thức chuyển Công ty vận tải Thái Nguyên thành Công ty Cổ phần vận tải Thái Nguyên hoạt động theo Luật Doanh nghiệp

Là một doanh nghiệp trong nước đang hoạt động có hiệu quả Công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước, tìm những hướng đi mới trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm, không ngừng cải tiến mẫu mã sản phẩm, nâng cao thu nhập cho người lao động

Thành tích của Công ty đã góp phần không nhỏ vào sự nghiệp xây dựng

và phát nền kinh tế nước Việt Nam Công ty luôn đặt ra mục tiêu chất lượng sản phẩm tốt, công nhân có thu nhập cao, chắc chắn rằng trong thời gian tới Công ty

sẽ góp phần không nhỏ cho sự nghiệp đổi mới nền kinh tế Việt Nam

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

Công ty được đặt trên địa bàn phường Đồng quang - TP Thái Nguyên Đây là

điều kiện rất thuận lợi cho các phương tiện đi lại và chủ yếu là vận chuyển hàng hóa

- Dịch vụ mua bán vật tư phụ tùng.

Ngoài ra có một số hoạt động dịch vụ khác là :

- Kinh doanh dịch vụ mua bán thiết bị phương tiện vận tải.

- Dịch vụ mua bán than.

- Đạo tạo lái xe mô tô hai bánh hạng A1.

Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ trên Trong quá trình hoạt động công ty đã phấn đấu thực hiện nhiệm vụ sau:

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch SXKD.

- Hoàn thiện các quy chế khoán trong vận chuyển hàng hoá và hành khách

thông qua đấu thầu luồng tuyến, thông qua hệ thống quy chế của đơn vị và các

định mức kinh tế - kỹ thuật Trên cơ sở đó xây dựng mức khoán hợp lý đảm bảo lợi ích của nhà nước - tập thể và người lao động Để phát huy tính chủ động

trong sản xuất kinh doanh, quản lý và khai thác phương tiện có hiệu quả Công

ty huy động nguồn vốn của lái xe - thuỷ thủ đầu tư vào phương tiện, gắn trách

nhiệm người lao động với phương tiện được giao

- Cơ cấu tổ chức quản lý chặt chẽ, đội ngũ lãnh đạo có trình độ chuyên

môn, có trình độ học vấn và nhiều kinh nghiệm, không chịu lùi bước trước khó khăn thử thách, chú trọng công tác đào tạo bồi dưỡng tay nghề cho công nhân, đội ngũ cán bộ quản lý tạo đà cho sự ổn định và phát triển của Công ty, nâng cao thu nhập cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên

- Là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, có con dấu và trụ sở riêng nên

Công ty luôn thực hiện tốt chính sách chất lượng đảm bảo giữ uy tín với khách hàng, luôn mở rộng thị trường tiêu thụ

- Công ty chấp hành đầy đủ chế độ, pháp luật của nhà nước, thực hiện đầy

đủ các cam kết trong hợp đồng mua bán, hợp đồng liên doanh với các tổ chức và các thành phần kinh tế

- Quản lý cán bộ công nhân viên thực hiện phân phối theo lao động, chăm lo

đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên, bồi dưỡng đào tạo cán bộ theo quy chế hiện hành của nhà nước và nhu cầu phát triển của Công ty

- Đặc điểm sản phẩm của Công ty là dịch vụ vận tải với số lượng sản

phẩm tương đối ổn định và chu kỳ sản xuất phù hợp với chu kỳ báo cáo

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Sơ đồ 1.1: Bộ máy quản lý của công ty cổ phần vận tải Thái Nguyên

(Nguồn: Phòng Kế toán - Thống kê)

- Hội đồng quản trị (HĐQT) là cơ quan cao nhất của Công ty cổ phần

giữa 2 kỳ đại hội HĐQT có toàn quyền nhân danh công ty cổ phần vận tải Thái Nguyên quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty phù hợp với luật pháp, trừ những vấn đề thuộc quyền Đại Hội đồng cổ đông

HĐQT của công ty cổ phần vận tải Thái Nguyên nhiệm kỳ 2013 - 2014

gồm 05 thành viên Quản lý và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty

cổ phần là Giám đốc điều hành do HĐQT bổ nhiệm Giúp việc cho Giám đốc có

01 Phó Giám đốc điều hành do HĐQT bổ nhiệm và miễn nhiệm

Các phòng ban trực thuộc gồm có:

- Phòng Tổ chức - Hành chính: Tham mưu và giúp việc cho Giám đốc

trong công tác tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh, lao động tiền lương, hành chính đời sống, xây dựng cơ bản và xây dựng phương án sản xuất kinh doanh,

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

BAN KIỂM SOÁT

Phòng

Kế toán Thống kê

Đội vận tải đường bộ

Đội tàu sông

Xưởng sửa chữa

- Phòng kỹ thuật - Đào tạo: Tham mưu và giúp việc cho Giám đốc về công tác kỹ thuật vật tư, xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật trong sản xuất lập

kế hoạch sửa chữa phương tiện, kiểm tra giám sát nghiệm thu quyết toán sản phẩm trong sửa chữa lớn xe, đóng mới, tổ chức cung ứng vật tư chủ yếu

- Phòng Kế toán - Thống kê: Xây dựng các kế hoạch kinh doanh theo

tháng, quý, năm, huy động và đảm bảo nguồn vốn kinh doanh

Giúp việc cho Giám đốc về công tác quản lý tài chính, vốn cho sản xuất kinh doanh, đảm bảo tiền lương và thực hiện chức năng giám sát quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh chịu trách nhiệm trước cơ quan tài chính về nghiệp vụ

và hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị mình

Mỗi phòng ban của Công ty tuy có nhiệm vụ chức năng khác nhau, nhưng

có mối quan hệ mật thiết với nhau cùng phục vụ cho việc quản lý điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty nhằm đạt hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh

Để tiến hành sản xuất kinh doanh công ty tổ chức các đội sản suất, xưởng sửa chữa cơ khí ô tô Đây là nơi trực tiếp tạo ra sản phẩm dịch vụ Hoạt động của các đội sản xuất theo kế hoạch và theo sự hướng dẫn của các phòng ban chức năng Đội xưởng có trách nhiệm quản lý trực tiếp công nhân, chất lượng sản phẩm dịch vụ mình đảm nhiệm theo định hướng của công ty hệ thống các đơn vị sản xuất bao gồm:

- Đội vận tải đường bộ: Tổ chức triển khai thực hiện nhiệm vụ vận

chuyển hàng hoá, hành khách bằng đường bộ theo phân cấp của công ty Quản

lý trực tiếp toàn bộ trang thiết bị phương tiện và lao động theo quy chế Khai thác luồng tuyến vận chuyển hành khách, khai thác luồng hàng, tổ chức vận chuyển và nghiệm thu sản phẩm, theo dõi đầu xe Nắm chắc tình trạng và phương tiện khai thác sử dụng phương tiện trong sản xuất kinh doanh Tổ chức công tác thông kê sản lượng, trực tiếp thu khoán cước từ lái xe và hàng ngày nộp đầy đủ về quỹ công ty Tổ chức quản lý giáo dục về chính trị tư tưởng cán bộ công nhân viên chức thuộc đơn vị đề xuất các biện pháp sản xuất kinh doanh

- Đội tàu sông: Tổ chức triển khai vận chuyển hàng hoá bằng đường sông

theo phân cấp của công ty Quản lý toàn bộ trang thiết bị phương tiện và lao

chức thực hiện nghiệm thu sản phẩm đại lý dịch vụ hàng hoá theo nhu cầu của thị trường Nắm chắc tình trạng phương tiện, dự kiến sửa chữa lớn, khai thác sử dụng phương tiện trong sản xuất kinh doanh Quản lý giáo dục chính trị tư tưởng cán bộ công nhân viên chức trực thuộc đơn vị.

- Xưởng sửa chữa cơ khí ô tô: Tổ chức triển khai thực hiện bảo dưỡng

kỹ thuật, sửa chữa bất thường và sửa chữa lớn trên cơ sở chất lượng định mức vật tư nhân công của công ty Tổ chức thực hiện công tác bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa thường xuyên theo yêu cầu của đội xe Theo dõi các định mức kỹ thuật, quy trình quy phạm đề xuất các biện pháp quản lý để giải quyết ách tắc trong sản xuất Ngoài ra được uỷ quyền ký kết hợp đồng sửa chữa bảo dưỡng với tất cả khách hàng ngoài công ty

- Trung tâm đào tạo lái xe: Tổ chức kết hợp với Sở Giao thông triển

khai thực hiện việc mở dạy cấp giấy phép lái xe A1 cho học viên

1.4 Tình hình sử dụng lao động của công ty

Tiêu thức

Chỉ tiêu

Số lao động (Người) So sánh chỉ tiêu (%) Năm

2011

Năm 2012

Năm 2013

Năm 2012 với năm 2011

Năm 2013 với năm 2011

Năm 2013 với năm 2012

Về tổng lao động: Năm 2011 tổng lao động của công ty là 143 người Năm

2012 tổng lao động là 144 người so với năm 2011 tăng thêm 1 người và tương ứng tăng lên 0,7% Năm 2013 số lao động là 145 người, so với năm 2011 tăng lên 2 người tương ứng tăng lên 1,4%, so với năm 2012 thì tăng 1 người tương ứng với tăng 0,7%

Về cơ cấu lao động phân theo giới tính: Năm 2011 số lao động nam là 131

người, số lao động nữ là 12 người Năm 2012, số lao động nam tăng thêm 2 người tương ứng tăng thêm 1,53% và giảm 1 người tương ứng giảm 8,33% so với năm 2011 Năm 2013 số lao động nam tăng 1 người tăng tương ứng 0,75%

và số lao động nữ không thay đổi so với năm 2012, và so với năm 2011 thì lao động nam tăng 3 người tương ứng tăng thêm 2,29% và lao động nữ giảm 1 người tương ứng với giảm 8,33%

Về cơ cấu lao động phân theo hình thức lao động: Qua 3 năm thì số lao

động gián tiếp vẫn giữ ổn định 10 người và chỉ có số lao động trực tiếp là thay đổi Năm 2011 số lao động trực tiếp là 133 người Năm 2012 số lao động trực tiếp tăng thêm 1 người tương ứng tăng thêm 0,75% so với năm 2011 Năm 2013 thì số lao động trực tiếp tăng thêm 2 người tương ứng 1,5% so với năm 2011 và

so với năm 2012 thì tăng 1 người tương ứng tăng 0,75%

Do tính chất công việc, ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty là vận tải nên số lượng lao động nam luôn cao hơn so với lao động nữ và số lượng lao động trực tiếp cũng chiếm đa phần so với lao động gián tiếp Cơ cấu lao động của công ty là hoàn toàn hợp lý

ĐVT: Triệu đồng

Năm

Chênh lệch tăng (giảm) năm

2013 với năm 2012 Giá trị Tỷ lệ %

Về vốn chủ sở hữu năm 2012 là 9.071 triệu đồng thì năm 2013 là 8.899 triệu đồng, giá trị giảm xuống 172 triệu đồng tương ứng giảm 1,9% đồng thời giá trị Nợ phải trả cũng giảm 378 triệu đồng tương ứng giảm 1,03% so với năm 2012

Năm 2013 giá trị tài sản ngắn hạn giảm do các tài sản cố định đã dùng lâu năm có sự hao mòn, các xe sử dụng được một thời gian thì cũng đó có mức tiêu hao nguyên liệu nhiều hơn năm 2012 Đồng thời năm 2013 công ty phải thanh toán các khoản nợ đã đến hạn Lý do các khoản nợ phải trả trong năm 2013 giảm hơn so với năm 2012

Bảng 1.2 : Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần vận tải

Thái Nguyên

PHẦN 2:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN VẬN TẢI THÁI NGUYÊN

2.1 Đặc điểm công tác kế toán tại công ty

2.1.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

Bộ máy kế toán Công ty là một mắt xích quan trọng của hệ thống quản lý sản xuất kinh doanh với nhiệm vụ tổ chức thực hiện kiểm tra toàn bộ hệ thống các thông tin kinh tế của Công ty, chế độ hạch toán và chế độ quản lý kinh tế tài chính của Công ty

Về nguyên tắc: Cơ cấu kế toán được tổ chức theo phần hành kế toán, mỗi nhân viên phụ trách một phần hành, nhưng do đặc điểm thực tế của Công ty, bộ máy kế toán được tổ chức theo phương pháp ghép việc nghĩa là nhân viên kế toán phải kiêm nhiều phần hành kế toán Toàn bộ công tác kế toán của Công ty được thực hiện tập trung tại phòng kế toán tài chính, các phân xưởng sản xuất không tổ chức bộ máy kế toán riêng

Phòng kế toán gồm 6 người đứng đầu là kế toán trưởng, mỗi người phụ trách một công việc khác nhau theo sự phân công của trưởng phòng kế toán đơn vị

Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty cổ phần vận tải Thái Nguyên

(Nguồn: Phòng Kế toán - Thống kê)

Bộ máy kế toán của công ty với đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn

Kế toán trưởng

KTvốn

bằng tiền

KT tiền lương và BHXH

KT doanh thu và công nợ

xe ca

KT xe tải tàu sông vật tư

KT tổng hợp và tính giá thành

Thủ quỹ

đảm nhiệm một nhiệm vụ khác nhau phù hợp với trình độ và sức khoẻ nhằm đảm bảo phát huy năng lực của mỗi người Với chức năng tham mưu và quản lý

kinh tế tài chính của công ty, trong những năm gần đây phòng Kế toán - Thống

kê của công ty không ngừng được kiện toàn và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên trong phòng, từng bước đưa công nghệ tin học vào công tác kế toán nhằm đảm bảo sự tin cậy, chính xác và nhanh nhạy của các thông tin kinh tế

Bộ máy kế toán Công ty có nhiệm vụ tổ chức thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, công tác thống kê, tính lương cho toàn Công ty, có trách nhiệm giúp Giám đốc tổ chức công tác thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế hướng dẫn chỉ đạo kiểm tra các bộ phận trong Công ty thực hiện đầy đủ ghi chép ban đầu chế độ hạch toán và chế độ quản lý kinh tế tài chính của Công ty

2.1.2 Nhiệm vụ cụ thể của bộ máy công tác kế toán tại công ty

Hiện nay, công ty thực hiện vào sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung

Sơ đồ 2.2: Trình tự luân chuyển chứng từ theo hình thức Nhật ký chung

Ghi chú:

Ghi ngày

Ghi cuối tháng, định kỳ

Sổ nhật kí đặc biệt

Sổ, thẻ kế toán chi

tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Trước đây, công tác kế toán hoàn toàn thực hiện thủ công bằng tay Ngày nay với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, máy vi tính được đưa vào sử dụng rộng rãi Hiện nay tại công ty cổ phần vận tải Thái Nguyên đã trang bị cho phòng Kế toán - Thống kê ba máy tính được sử dụng vào công tác kế toán.Kế toán hạch toán sử dụng phần mềm kế toán VACOM của Công ty cổ phần công nghệ phần mềm kế toán VACOM Kế toán viên chỉ cần cập nhật các số liệu đầu vào còn máy tính sẽ tự động tính toán và lên các sổ sách, báo cáo tài chính.Phần mềm này được thiết kế theo hình thức kế toán Nhật ký chung và đã hỗ trợ rất nhiều cho công tác hạch toán kế toán của công ty

Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính

(Nguồn: Phòng Kế toán - Thống kê)

Ghi chú:

Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Đối chiếu, kiểm tra

Để thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, từng thành viên trong phòng kế toán phải đảm bảo các công việc sau:

- Kế toán trưởng: Phụ trách chung có nhiệm vụ kiểm tra phân tích số hiệu

vào cuối kỳ kinh doanh, đôn đốc mọi bộ phận kế toán chấp hành các chế độ quy định kế toán do nhà nước ban hành Là người trực tiếp báo cáo các thông tin kế toán lên Giám đốc và cơ quan có thẩm quyền, chịu trách nhiệm trước pháp luật

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

PHẦN MỀM

KẾ TOÁN

về các thông tin số liệu đã báo cáo Trưởng phòng kế toán còn kiêm kế toán tài

sản cố định, kế toán vật tư, kế toán doanh thu - chi phí.

- Kế toán vốn bằng tiền: Căn cứ vào các chứng từ gốc đã được duyệt, viết

phiếu chi, thu tiền mặt Các phiếu thu chi sau khi đã được duyệt phải chuyển sang cho thủ quỹ để thu chi tiền mặt cho khách hàng Khi nộp và nhận tiền khách hàng phải ký vào phiếu thu, chi

Kế toán tiền mặt và thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu chi hàng ngày vào sổ quỹ tiền mặt (thủ quỹ) và vào sổ thu chi tiền mặt (kế toán) Hàng ngày phải tiến hành định kỳ đối chiếu sổ sách hai bên xác định số tiền thu chi trong ngày, kỳ kế toán

và xác định tiền mặt tồn quỹ

Đối với tiền gửi ngân hàng, kế toán ngân hàng căn cứ vào chứng từ gốc để viết uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản để chuyển trả người bán Hàng ngày, kế toán ngân hàng phải ra ngân hàng lấy giấy báo nợ, giấy báo có và vào sổ phụ ngân hàng để kiểm tra đối chiếu vào sổ thu chi Ngân hàng

Kế toán tiền mặt và tiền gửi căn cứ vào chứng từ gốc, phiếu thu chi Ngân hàng báo cho các bộ phận khác về tình hình thu nợ, thanh toán chi trả mà các bộ phận kế toán đó theo dõi ngay sau khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Toàn bộ chứng từ gốc, phiếu thu chi, chứng từ ngân hàng sau khi đã ký duyệt dầy đủ chuyển toàn bộ cho kế toán tổng hợp để cập nhật vào máy tính theo phần mềm kế toán Kế toán tiền gửi ngân hàng còn trực tiếp quan hệ với ngân hàng để làm các thủ tục vay và trả nợ Mở sổ theo dõi từng khoản vay, trả

- Kế toán tiền lương kiêm bảo hiểm xã hội: Cuối tháng căn cứ vào bảng

chấm công của các đơn vị bộ phận đã được duyệt, tiến hành tính lương và BHXH Các bộ phận thì căn cứ vào phương án khoán lương gián tiếp của Công

ty được trả cho người lao động làm 2 kỳ:

Kỳ I: tạm ứng thường vào ngày 20 hàng tháng.

Kỳ II: quyết toán lương thường vào ngày mùng 10 đầu tháng sau.

Kế toán bảo hiểm căn cứ vào chế độ của người lao động tính và quyết

lương Sau khi cơ quan bảo hiểm xã hội chuyển tiền về đơn vị sẽ lập danh sách và chi trả cho từng người lao động.

- Kế toán Doanh thu, công nợ xe ca, xe tải, tàu sông: Căn cứ vào các

phương án khoán, quy chế của Công ty để xác định doanh thu xác định nợ khoán xe ca, xe tải, tàu sông cho từng luồng tuyến, từng xe, từng tàu và từng lái xe

- Kế toán vật tư: Phòng kỹ thuật Công ty trên cơ sở các định mức vật tư,

nhiên liệu của phương tiện xác định xuất vật tư, sửa chữa, thay mới, cấp nhiên liệu Trực tiếp viết phiếu xuất nhập vật tư sau đó chuyển cho kế toán vật tư một liên để vào sổ theo dõi Hàng tháng phòng kỹ thuật và kế toán vật tư tiến hành đối chiếu cùng với thủ kho

- Kế toán thanh toán và tính giá thành sản phẩm: Có nhiệm vụ tập hợp

chi phí kế toán tính giá thành sản phẩm như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung… đồng thời theo dõi thanh toán khoản thu chi tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền vay, công nợ với khách mua bán hàng

- Thủ quỹ: Được giao nhiệm vụ giữ tiền mặt cho Công ty căn cứ vào các

nghiệp vụ phát sinh trong ngày Cuối ngày đối chiếu và kiểm tra sổ sách với lượng tiền thực tế để kịp thời phát hiện sai xót

Bộ máy kế toán của Công ty với đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ từ trung cấp trở lên, được tổ chức tương đối gọn nhẹ, mỗi nhân viên đảm nhiệm một nhiệm vụ khác nhau phù hợp với trình độ và sức khoẻ nhằm đảm bảo phát huy năng lực của mỗi người Cho tới nay có thể nói tuy còn non trẻ nhưng phòng kế toán của công ty không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên trong phòng, từng bước đưa công tác kế toán nhằm đảm bảo sự chính xác, tin cậy và nhanh nhạy của các thông tin kinh tế

2.2 Kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần vận tải Thái Nguyên

Khái niệm: Vốn bằng tiền là một bộ phận thuộc tài sản lưu động làm chức

năng vật ngang giá chung trong các mối quan hệ trao đổi mua bán giữa các đơn

vị, cá nhân khác

- Tiền mặt tại quỹ

- Tiền gửi ngân hàng

2.2.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ

Khái niệm: Tiền mặt tại quỹ là vốn bằng tiền đang được giữ tại quỹ của

doanh nghiệp gồm: tiền Việt Nam

Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hoạt động thu tiền mặt

Người thực hiện

Quy trình

thực hiện

(Nguồn: Phòng Kế toán - Thống kê)

thu

Ký phiếu thu và nộp tiền

Nhận lại phiếu thu

Ghi sổ kế toán tiền mặt

Nhận phiếu thu và thu tiền

Ghi sổ quỹ

Liên 1 Liên 2 Liên 3

Liên 1 Liên 2

Liên 1

Liên 3

Liên 3 Liên 1

Liên 3

Sơ đồ 2.5: Sơ đồ hoạt động chi tiền mặt

Kế toán thanh toán

Kế toán trưởng

Thủ quỹ Giám đốc

Lập Giấy đề nghi thanh toán, tạm ứng

chi

Ký Phiếu chi

Xuất tiền

Ghi sổ quỹ

Nhận tiền và

kí Phiếu chi

Ghi sổ kế

Liên 1 Liên 2 Liên 3

Liên 1 Liên 2 Liên 3

Liên 1 Liên 2 Liên 3

Liên 1 Liên 2 Liên 3

Liên 1 Liên 2 Liên 3

Liên 2

Liên 3 Liên 1

Ví dụ: Trong tháng 3/2014, tại công ty có một số nghiệp vụ phát sinh liên

quan đến tiền mặt như sau:

- Ngày 03/03/2014, Đặng Văn Dần nộp khoán tháng 12 năm 2013 bằng tiền mặt là 1.736.000 đồng

Chứng từ 01: Giấy nộp tiền

(Nguồn: Phòng Kế toán - Thống kê)

Từ các chứng từ và số tiền đơn vị đã nhập quỹ kế toán lên nhập vào phần mềm máy tính Theo các bước 4 như sau:

Bước 1: Kế toán viên đăng nhập vào phần mềm kế toán VACOM và điền

đầy đủ tên và mật khẩu Sau đó nhấp chuột trái vào nút Nhận

Giao diện 2.1: Đăng nhập vào phầm mềm kế toán VACOM

(Nguồn: Phòng Kế toán - Thống kê)

Bước 2: Từ giao diện làm việc của phầm mềm VACOM, nhấp chuột trái

chọn vào biểu tượng Chứng từ tiền mặt

Giao diện 2.2: Giao diện làm việc phầm mềm kế toán VACOM

(Nguồn: Phòng Kế toán - Thống kê)

Bước 3: Cửa sổ Chứng từ tiền mặt hiện ra nhấp chuột vào mũi tên mũi tên

xuống dưới chọn PTTV - Phiếu thu tiền mặt VNĐ Sau đó nhấp chuột vào nút Mới để nhập đầy đủ thông tin của nghiệp vụ và lưu vào phần mềm

Giao diện 2.3: Cửa sổ Chứng từ thu chi tiền mặt

(Nguồn: Phòng Kế toán - Thống kê)

Bước 4: Sau khi nhập đầy đủ các thông tin về nghiệp vụ ta nhấp chuột trái

vào nút In để in ra chứng từ phiếu thu

Giao diện 2.4: Phiếu thu 0166

(Nguồn: Phòng Kế toán - Thống kê)

Sau khi in, PC0166 sẽ được luân chuyển theo đúng Sơ đồ 2.4 - Hoạt động thu tiền mặt (trang 16) và được kế toán lưu trữ và bảo quản theo đúng quy định

Chứng từ 02: Phiếu thu (PT0166)

(Nguồn: Phòng Kế toán - Thống kê)

- Ngày 01/03/2014, chi thông tin tiếp thị A1 (Lương khai thác hồ sơ, tiếp

thị đào tạo lái xe) bằng tiền mặt là 360.000 đồng

Kế toán viên tiến hành trình tự nhập dữ liệu vào phần mềm máy tính Các

bước thực hiện tương tự như nhập PT0166 nhưng thay đổi ở bước 3 như sau:

Cửa sổ Chứng từ tiền mặt hiện ra nhấp chuột vào mũi tên mũi tên xuống dưới chọn PCTV - Phiếu chi tiền mặt VNĐ Sau đó nhấp chuột vào nút Mới để nhập đầy đủ thông tin của nghiệp vụ và lưu vào phần mềm

Giao diện 2.5: Phiếu chi 0163

(Nguồn: Phòng Kế toán - Thống kê)

Sau khi in, PC0163 sẽ được luân chuyển theo đúng Sơ đồ 2.5 - Hoạt động chi tiền mặt (trang 17) và được kế toán lưu trữ và bảo quản theo đúng quy định

Chứng từ 03: Phiếu chi (PC0163)

(Nguồn: Phòng Kế toán - Thống kê)

Kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm và phần mềm tự động cập nhật số liệu vào các sổ chi tiết các tài khoản Các bước xem Sổ chi tiết TK 111:

Bước 1: Từ giao diện phần mềm VACOM, kế toán nhấp chuột trái vào biểu

tượng Báo cáo

Giao diện 2.6: Giao diện làm việc phần mềm VACOM

(Nguồn: Phòng Kế toán - Thống kê)

Bước 2: Kế toán nhấp chuột trái vào sổ chi tiết tài khoản Sau đó Cửa sổ

mới hiện ra kế toán nhập dữ liệu điều kiện lọc của sổ chi tiết Cuối cùng nhấp chuột trái vào nút Nhận

Giao diện 2.7: Cửa sổ Báo cáo - Sổ chi tiết tài khoản

(Nguồn: Phòng Kế toán - Thống kê)

Sau khi nhấp nút Nhận kết quả như sau:

Biểu mẫu 2.1: Trích Sổ chi tiết tài khoản 111

Đơn vi: Công ty cổ phần vận tải Thái Nguyên

Địa chỉ: P Đồng Quang, Thái Nguyên

Mẫu số: S38a - DN

(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ - BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

(Trích) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN

01/03 PC0163 01/03 Chi thông tin tiếp thị A1 334 360.000

Biểu mẫu 2.2: Trích Sổ quỹ tiền mặt

Đơn vị: Công ty cổ phần vận tải Thái Nguyên

Địa chỉ: P Đồng Quang, Thái Nguyên

(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

(Nguồn: Phòng Kế toán - Thống kê)

Hàng ngày kế toán tiến hành kiểm kê số liệu để đối chiếu Sổ chi tiết tài khoản tiền mặt với Sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ lập để theo dõi tình hình xuất, nhập quỹ tiền mặt của công ty Nếu có sự chênh lệch giữa hai sổ thì kế toán và thủ quỹ phải Xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.

2.2.1.2 Kế toán tổng hợp tiền mặt

Chứng từ sử dụng: Căn cứ vào chứng từ 02 (trang 22), chứng từ 03 (trang

24) và các chứng từ khác có liên quan

Tài khoản sử dụng: TK 111 - Tiền mặt: Phản ánh số hiện có và tính hình

tăng giảm các khoản tiền tại quỹ của công ty

Quy trình hạch toán:

Sơ đồ 2.6: Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt

(Nguồn: Phòng Kế toán - Thống kê)

Ghi cuối tháng hoặc định kỳ

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

PT, PC, UNT, UNC

Sổ nhật kí thu, chi

tiền

SỔ NHẬT KÍ CHUNG

Sổ chi tiết kế toán

111

Sổ cái TK111 Bảng tổng hợp chi

tiết 111

Bảng cân đối số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Chứng từ 02 (trang 22) và chứng từ 03 (trang 24) sẽ được phần mềm tự động cập nhật vào Sổ Nhật ký chung, Sổ cái Vào xem sổ tương tự như cách vào

sổ chi tiết TK 111 Cách vào xem Sổ nhật ký chung:

Bước 1: Vào giao diện của phần mềm VACOM chọn vào báo cáo (giao

diện trang 24)

Bước 2: Kế toán nhấp chuột trái vào Sổ nhật ký chung Sau đó Cửa sổ mới

hiện ra kế toán nhập dữ liệu điều kiện lọc của sổ nhật ký chung Cuối cùng nhấp chuột trái vào nút Nhận

Giao diện 2.8: Cửa sổ Báo cáo - Sổ nhật ký chung

(Nguồn: Phòng Kế toán - Thống kê)

Sau khi nhấp nút Nhận, kết quả như sau:

Biểu mẫu 2.3: Trích Sổ Nhật kí chung

Đơn vi: Công ty cổ phần vận tải Thái Nguyên

Địa chỉ: P Đồng Quang, Thái Nguyên

Mẫu số: S03a - DNN

(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ - BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

Chi thông tin tiếp thị A1 (Lê Thị Thanh Hoài) x

Các bước vào xem Sổ cái TK 111:

Bước 1: Vào giao diện của phần mềm VACOM, nhấp chuột trái chọn vào

biểu tượng Báo cáo (giao diện trang 24)

Bước 2: Kế toán nhấp chuột trái vào Sổ cái Sau đó Cửa sổ mới hiện ra kế

toán nhập dữ liệu điều kiện lọc của sổ cái tài khoản Cuối cùng nhấp chuột trái vào nút Nhận

Giao diện 2.9: Cửa sổ Báo cáo - Sổ cái tài khoản

(Nguồn: Phòng Kế toán - Thống kê)

Kết quả sau khi nhấp nút Nhận:

Biểu mẫu 2.4: Trích Sổ cái

Đơn vị: Công ty cổ phần vận tải Thái Nguyên

Địa chỉ: P Đồng Quang, Thái Nguyên (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ - BTC Mẫu số: S03b - DN

Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

(Trích) SỔ CÁI TÀI KHOẢN

(Nguồn: Phòng Kế toán - Thống kê)

2.2.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng

Khái niệm: Tiền gửi ngân hàng là khoản tiền mà các doanh nghiệp gửi vào

Ngân hàng nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động thanh toán không dùng tiền mặt Tiền gửi ngân hàng có thể dễ dàng chuyển thành tiền mặt

Kế toán sử dụng TK112 - Tiền gửi ngân hàng: Dùng để phản ánh tình

hình hiện có và sự biến động các khoản tiền gửi của doanh nghiệp tại các Ngân hàng và các Công ty tài chính

Quy trình hạch toán:

Sơ đồ 2.7: Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán tiền gửi ngân hàng

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng hoặc định kỳ

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

(Nguồn: Phòng Kế toán - Thống kê)

Sổ nhật kí thu,

chi tiền SỔ NHẬT KÍ CHUNG

Sổ chi tiết kế toán 112

Bảng tổng hợp chi tiết 112 Bảng cân đối

Ví dụ: Trong tháng 3/2014, tại công ty có một số nghiệp vụ phát sinh

liên quan đến tiền gửi ngân hàng như sau:

- Ngày 5/3 chi nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng Công thương Thái

Nguyên với số tiền là 130.000.000 đồng

Chứng từ 04: Giấy nộp tiền

(Nguồn: Phòng Kế toán - Thống kê)

- Ngày 13/03 rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt với số tiền là 900.000.000 đồng

Từ chứng từ trên kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính, các bước tương tự như cách nhập PT0166 và PC0163 Sau khi nhập đầy đủ các thông tin của nghiệp vụ kế toán in phiếu thu và tiến hành luân chuyển theo đúng quy định

Chứng từ 05: Phiếu chi (PC0173)

(Nguồn: Phòng Kế toán - Thống kê)

Chứng từ 06: Phiếu thu (PT0198)

(Nguồn: Phòng Kế toán - Thống kê)

Chứng từ 05 (trang 36), và chứng từ 06 (trang 36) sẽ được phần mềm tự động cập nhật vào Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ Nhật ký chung và Sổ cái Cách vào

sổ tương tự như cách vào sổ chi tiết và tổng hợp của TK 111

Biểu mẫu 2.5: Trích Sổ Tiền gửi Ngân hàng

Đơn vị : Công ty cổ phần vận tải Thái Nguyên

Địa chỉ : P.Đồng Quang, Thái Nguyên

Mẫu số S08 - DN

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

(Trích) SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG

05/03 PC0173 05/03 Chi nộp TM vào TKNHCT (Trần Minh Thư) 1111 130.000.000

06/03 TG011 06/03 Trả tiền trông coi phương tiện (Công ty TNHH Kiên thành) 13886 9.000.000