Quy định thống nhất, trình tự việc mua hàng hóa phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty ABC theo đúng các quy định hiện hành. 2. PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng cho Bộ phận Mua hàng và các phòng, đơn vị liên quan thuộc Công ty.
Trang 1QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP
Người soạn thảo Người kiểm tra Người phê duyệt
Chữ ký
Chức vụ Nhân viên TCHC Tp Kinh doanh Tổng Giám đốc
Trang 2PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Trang/vị trí sửa đổi Nội dung sửa đổi Lần sửa đổi Ngày áp dụng
Trang 31 MỤC ĐÍCH
Quy định thống nhất, trình tự việc mua hàng hóa phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty ABC theo đúng các quy định hiện hành
Áp dụng cho Bộ phận Mua hàng và các phòng, đơn vị liên quan thuộc Công ty
Tiêu chuẩn ISO 14001:2015
Hàng hóa: là các sản phẩm, dịch vụ thỏa mãn nhu cầu của các đơn vị, phòng ban, cá nhân trong công ty nhằm mục đích phục vụ hoạt động kinh doanh của Công ty
- GĐ: Giám đốc
- KHMH : Kế hoạch mua hàng
- NCC: Nhà cung cấp
- ĐĐH : Đơn đặt hàng
- HĐ: Hợp đồng
5.1 Lưu đồ (Xem trang sau)
5.2 Diễn giải
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu mua hàng: Bộ phận có chức năng mua hàng hóa/dịch vụ tiếp
nhận đề nghị mua hàng (QT-KD.23/BM.01) từ các bộ phận có nhu cầu
Bước 2: Lập Kế hoạch mua hàng:
Trên cơ sở “Yêu cầu mua hàng”, BP có chức năng mua hàng hóa/dịch vụ tập hợp, lập KHMH theo QT-KD.23/BM.02 Đối với hàng nhập khẩu phải quy chuẩn lại đơn hàng về số lượng, ngôn ngữ, mã hàng hóa … Trình giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt
Đối với KH cung ứng hàng hóa/dịch vụ của khách hàng đã được phê duyệt kèm với KHSX thì không phải thực hiện bước 2,3 của quy trình này
Bước 3: Duyệt đề xuất mua hàng
Sau khi lập kế hoạch mua hàng, nhân viên mua hàng trình phụ trách bộ phận và Ban Tổng Giám đốc duyệt đề xuất mua hàng
- Nếu không phù hợp: Lập lại đề xuất mua hàng.
- Nếu phù hợp:
o Đã có nhà cung cấp được phê duyệt: chuyển sang bước 6, lập đơn hàng hoặc hợp đồng mua hàng.
Trang 4o Chưa có nhà cung cấp: Nhân viên mua hàng thực hiện khảo sát và lựa chọn nhà cung cấp (bước 4).
Bướ
3 hoặc người đượcTổng Giám đốc
ủy quyền
4 BP Mua hàng
5 BP Mua hàng
6 BP Mua hàng
7
Giám đốc hoặc
người được ủy
quyền
8 BP Mua hàng
9 BP Mua hàng
10 BP Liên quan
Tiếp nhận yêu cầu mua hàng
Lập kế hoạch mua hàng
Phê duyệt
OK
Tìm kiếm nhà cung
cấp
Đánh giá NCC
Lập hợp đồng, đơn đặt hàng
OK
Phê duyệt
OK
Thực hiện hợp đồng
Kiểm tra
OK
Nhập kho
NG
NG
NG
NG
Trang 511 BP Mua hàng
Bước 4: Khảo sát, lựa chọn nhà cung cấp
- Bộ phận có chức năng mua hàng triển khai tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp theo QT-KD.23/BM.03
- Tiêu chí đánh giá, lựa chọn NCC:
o Uy tín của nhà cung cấp sản phẩm dịch vụ, sự tuân thủ các quy định của pháp luật của Nhà nước;
o Chất lượng sản phẩm dịch vụ cung cấp;
o Hiệu suất cung cấp sản phẩm dịch vụ;
o Giá cả SP/DV và phương thức thanh toán;
o Dịch vụ khách hàng của NCC;
o Tính lâu dài, bền vững của NCC;
o Rủi ro tài chính của NCC;
- Trên cơ sở đó lập danh sách nhà cung cấp theo QT-KD.23/BM.04 trình Tổng giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt.
Bước 5: Duyệt nhà cung cấp
Tổng Giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét các đánh giá nhà cung cấp, phê duyệt danh sách nhà cung cấp Nếu danh sách được duyệt thì chuyển sang bước tiếp theo của quy trình Nếu không phê duyệt thì hướng dẫn bộ phận có chức năng mua hàng tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn và lập lại danh sách nhà cung cấp
Bước 6: Lập đơn hàng, hợp đồng:
Dựa trên danh sách các nhà cung cấp và KHMH đã phê duyệt, bộ phận có chức năng mua hàng tiến hành đàm phán với các nhà cung cấp, xác nhận đơn hàng và lập hợp đồng hoặc đơn đặt hàng và các thủ tục cần thiết khác, trình Tổng giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét phê duyệt
Bước 7: Phê duyệt đơn hàng, hợp đồng mua hàng
Tổng Giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét, phê duyệt đơn đặt hàng và ký hợp đồng Nếu phê duyệt thì chuyển sang bước 8 Nếu không duyệt thì hướng dẫn lại bộ phận có chức năng mua hàng lập lại đơn đặt hàng, hợp đồng
Bước 8: Mua hàng
Trang 6Bộ phận có chức năng mua hàng phối hợp với bộ phận đề nghị mua hàng hoặc bộ phận có liên quan khác theo dõi, kiểm tra, giám sát việc thực hiện theo đúng các nội dung đã thỏa thuận với nhà cung cấp
Đối với phòng Xuất - Nhập khẩu phải thực hiện đầy đủ các thủ tục nhập khẩu theo quy định của nhà nước Trong trường hợp nhập ủy thác, việc lựa chọn đối tác cung cấp dịch vụ này được thực hiện theo các bước trong quy trình này Khi có các thông tin hàng về phòng Xuất -Nhập khẩu lập thông báo theo quy định
Đối với hàng hóa/dịch vụ đưa vào sử dụng ngay thì thực hiện theo bước 10 Còn hàng hóa cần thiết nhập kho thì thực hiện theo bước 9
Bước 9: Kiểm tra
Khi hàng về, bộ phận mua hàng phối hợp với các bộ phận, phòng ban liên quan để tiến hành kiểm tra hàng hóa đầu vào nhằm xác nhận hàng hóa nhập về đáp ứng đầy đủ các yêu cầu
đã thỏa thuận trong hợp đồng/ đơn đặt hàng
Bước 10: Nhập kho
Khi hàng hóa cần thiết nhập kho, bộ phận có chức năng mua hàng tiến hành nhập kho theo đúng quy trình Quản lý kho
Bước 11: Lưu hồ sơ
Bộ phận mua hàng và các bộ phận liên quan tập hợp và lưu lại toàn bộ các thủ tục, hồ sơ theo quy định hiện hành (trường hợp bản chính là duy nhất kèm chứng từ thanh toán thì lưu bản photo)
6 HỒ SƠ
LƯU VỊ TRÍ LƯU
1 Đề nghị mua hàng QT-KD.23/BM.01 02 Năm BP Muahàng
2 Kế hoạch mua hàng QT-KD.23/BM.02 02 Năm BP Muahàng
3 Phiếu đánh giá lựa chọn nhà cung cấp QT-KD.23/BM.03 02 Năm BP Muahàng
4 Danh sách nhà cung cấp
BP Mua hàng -