Luận văn đề tài quản lý cửa hàng bán linh kiện máy tính CSMS

Quản lý dự án là một kỹ năng rất cần thiết đối với những kỹ sư công nghệ thông tin khi đi vào làm việc trong thực tế. Kỹ năng này không chỉ giúp nhà quản trị vạch ra đường hướng đúng đắn trong lựa chọn nguồn tài nguyên (con người, tư liệu), lựa chọn phương hướng kỹ thuật tiếp cận trong dự án; mà còn giúp họ ước lượng thời gian, chi phí, rủi ro, cách đánh giá, kiểm soát chất lượng nhằm có thể quản trị dự án một cách thành công về mặt thời gian, vật chất và kỹ thuật.Vì chính tầm quan trọng của kỹ năng này trong tương lai, nên nó trở thành một môn học rất cần thiết, nhằm giúp sinh viên một phần nào tiếp cận với những dự án thật sự trong tương lai. Với những kiến thức của môn học, chúng tôi đã cùng nhau thực hiện dự án CSMS (Computer Store Management Software) để áp dụng những kiến thức ấy vào thực tiễn, đánh giá và nhận biết sự khác biệt những khó khăn giữa lý thuyết và thực tiễn.

Đề tài:

QUẢN LÝ DỰ ÁN

M C L C ỤC LỤC ỤC LỤC

MỤC LỤC 2

LỜI NÓI ĐẦU 3

1 Khởi động dự án 4

1.1 Phân tích lựa chọn dự án 5

1.2 Tuyên bố dự án (Project charter) 7

1.3 Phạm vi dự án (Scope Statement) 7

1.4 Lựa chọn thành viên và tiêu chí nhóm 9

1.4.1 Thông tin thành viên (CV) 9

1.4.2 Lựa chọn nhóm trưởng 10

1.4.3 Sơ đồ tổ chức 11

1.4.4 Thông tin hội họp 11

1.4.5 Tiêu chí nhóm (Team Contact) 12

2 Lên kế hoạch 15

2.1 Phân rã công việc 15

2.1.1 Cấu trúc phân rã công việc (WBS) 15

2.1.2 Lược đồ Grantt (GranttChart) 17

2.1.3 Ma trận phân bổ trách nhiệm (RAM) 20

2.2 Phân bổ thời gian 22

2.3 Ước lượng rủi ro và giải pháp 25

2.4 Ước lượng chi phí 27

3 Thực thi và kiểm soát dự án 29

3.1 Quản lý chất lượng 29

3.1.1 Coding convention 29

3.1.2 Document convention 29

3.1.3 Quản lý source code 30

3.1.4 Quy trình áp dụng 31

3.2 Cập nhật tiến độ công việc 32

4 Kết thúc dự án 33

4.1 Bài học kinh nghiệm 33

4.2 Đánh giá kết quả 34

4.3 Hướng phát triển 34

Tài liệu tham khảo 35

LỜI NÓI ĐẦU

Quản lý dự án là một kỹ năng rất cần thiết đối với những kỹ sư công nghệ thông tin khi đi vào làm việc trong thực tế Kỹ năng này không chỉ giúp nhà quản trị vạch ra đường hướng đúng đắn trong lựa chọn nguồn tài nguyên (con người,

tư liệu), lựa chọn phương hướng kỹ thuật tiếp cận trong dự án; mà còn giúp họước lượng thời gian, chi phí, rủi ro, cách đánh giá, kiểm soát chất lượng nhằm cóthể quản trị dự án một cách thành công về mặt thời gian, vật chất và kỹ thuật.

Vì chính tầm quan trọng của kỹ năng này trong tương lai, nên nó trở thànhmột môn học rất cần thiết, nhằm giúp sinh viên một phần nào tiếp cận với những

dự án thật sự trong tương lai Với những kiến thức của môn học, chúng tôi đãcùng nhau thực hiện dự án CSMS (Computer Store Management Software) để ápdụng những kiến thức ấy vào thực tiễn, đánh giá và nhận biết sự khác biệt nhữngkhó khăn giữa lý thuyết và thực tiễn Nhưng do năng lực nên không thể trình bàyđầy đủ và cũng có thể gây thiếu sót, sai lầm trong cách nhận thức và trình bày.Mong thầy cô và các bạn góp ý để bài báo cáo và dự án của chúng tôi có thể hoànthiện tốt hơn

1 Khởi động dự án

Trước khi bắt tay vào làm một dự án phần mềm ta phải có một bước gọi làbước khởi động cho dự án sắp bắt đầu Điều này là cần thiết vì dư án cần bắt đầuvới một lời tuyên bố , một cuộc họp ra mắt để các thành viên biết rõ họ đang làm

về các gì

Thêm vào đó là đề ra tiêu chí hoạt động cho các thành viên trước khi bắt tayvào xây dựng dư án

1.1.Phân tích lựa chọn dự án

Việc lựa chọn dự án cũng là một việc rất quan trọng , người nhận dự án phảibiết xem xét dự án nào phù hợp với nhóm làm việc với nhóm của mình và chi phícủa dự án nào sẽ có lợi hơn

Một trong những kĩ thuật dùng trong việc lựa chọn dự án là dùng “ cây quyếtđịnh” Cụ thể trước đó nhóm cần phân tích và quyết định lựa chọn một trong hai

dự án : Quản lý cửa hàng bán linh kiện máy tính (CSMS) và Quản lý cửa hàngbán cây cảnh

Từ hai dự án trên ta lập ra hai bảng tiềm năng Bảng này dựa trên một số tiêu chí mà nhóm đưa ra để đánh giá dự án :

Bảng điểm tiềm năng của phần mềm bán linh kiện điện tử

Hình 1.1 – 1 Bảng tiềm năng của phần mềm bán linh kiện điện tử(CSMS)

Bảng điểm tiềm năng của phần mềm bán cây cảnh

Các công ty bạn có kinh nghiệm về đề án này 0/10

Hình 1.1 – 2 Bảng tiềm năng của phần mềm bán cây cảnh

Từ hai bảng trên thì nhóm cũng đã đánh giá được phần nào lợi ích củatừng dự án dựa trên các tiêu chí : kinh nghiệm về dự án ,công nghệ , nhân viên…Các tiêu chí này có thể thay đổi tùy theo nhóm đề ra

Từ đó , ta có thể xây dựng một bảng như sau(thay vì vẽ dưới dạng cây):

Hình 1.1 - 3 Bảng đánh giá thay cho cây quyết định

Vì EMV của phần mềm bán linh kiện điện tử cao hơn nên làm phần mềm này

độ rủi ro sẽ thấp hơn và có nhiều thuận lợi hơn nên phần mềm quản lý cửa hànglinh kiện điện tử là dự án được chọn

1.2.Tuyên bố dự án (Project charter)

Bước đến giai đoạn này , Bản tuyến bố dự án được viết là tài liệu để cho biết

là dự án được bắt đầu Nội dung văn bản này bao gồm :

 Tên dự án (Cụ thể là Dự án phần mềm bán linh kiện máy tính)

 Ngày bắt đầu , ngày kết thúc

 Ngân sách phải chi cho dự án

 Tên người quản lý dự án (project manager)

 Các kế hoạch cho dự án : khảo sát , thiết kế , lập trình , test , triển khai

 Một bảng vai trò của những người trong dự án : bên dưới là bảng gồm tên và vai trò của từng cá nhân trong dự án CSMS

quan Người đỡ đầu

Director Project

Manager

Manager Designer Trần Công Danh

Developer NguyễnThanh Hoàng

 Cuối cùng là chữ ký của những người tham gia

1.3.Phạm vi dự án (Scope Statement)

Sau khi đã có được bản project charter , ta tiến hành lập tài liệu đề ra phạm vi

dự án , một dự án nếu không giới hạn phạm vi thì dễ dàng sai lệch với yêu cầu đề

ra của khách hàng Thêm vào đó sẽ gây ra trường hợp làm dư những cái khôngcần thiết gây tổn hao về mặt nhân lực

Mục tiêu của Scope Statement là đưa ra những yêu cầu cho dự án , ràng buộc

dự án vào một phạm vi nào đó : bao gồm cả nhu cầu chức năng lẫn phi chứcnăng

Với mục tiêu như thế , nhóm đã đề ra phạm vi cho dự án CSMS như sau :

1 Dễ dàng sử dụng đối với nhân viên nhập/ xuất

2 Cung cấp đầy đủ tính năng tìm kiếm, xem thông tin

3 Lưu trữ thông tin linh kiện, nhân viên, khách hàng

5 Lưu trữ thông tin linh kiện theo nhóm, nhà sản xuất,… với đầy đủ chitiết về linh kiện, chi tiết nhập.

6 Phân quyền quản lý thông tin linh kiện (Admin, …)

7 Khả năng thay đổi linh hoạt một số thông tin: thông tin tiền tệ, thôngtin nhà sản xuất, thông tin các nhóm được phân quyền, thông tin kháchhàng…

Ngoài ra , cuối bản Scope Statement còn đề ra các tài liệu liên quan đến

dự án :

1 Kết quả khảo sát, phân tích và xác định yêu cầu : Kết quả tìm hiểu các

hệ thống đã có ở các công ty như Hoàn Long , Phong Vũ

2 Kết quả phân tích, thiết kế hệ thống

3 Đánh giá của quản trị dự án

4 Tài liệu về bản dự án (Project Charter)

5 Tài liệu về thỏa thuận nhóm (Team contact)

6 Tài liệu về phạm vi dự án (Scope statement)

7 Tài liệu phân rã cấu trúc công việc (WBS)

8 Bảng trình bày dự án sau cùng (Final project presentation)

9 Báo cáo bài học đã gặt hái được (Lession – learned reports)

10 Các tài liệu khác

Các tài liệu trên là các tài liệu cần thiết trong quá trình làm dự án Một số tàiliệu trước khi bắt đầu dự án : Project charter , Scope Statement , TeamConstract Một số tài liệu trong quá trình thực hiện : tài liệu phân tích thiết kế ,WBS Và một số tài liệu sau khi kết thúc dự án : learned reports , Manual

1.4.Lựa chọn thành viên và tiêu chí nhóm

1.4.1 Thông tin thành viên (CV)

Để quản lý tốt nhóm tốt và nắm rõ thông tin của các thành viên trongnhóm , mỗi thành viên khi tham gia dự án đều phải có một bản CV (Thông tincác nhân ) Các thành viên có thể dựa vào bản CV này để nắm bắt thông tin củangười cùng tham gia với mình

Dựa vào các CV của thành viên , nhóm trưởng cũng có thể nắm được khảnăng của mỗi người , điểm mạnh yếu để có thể phân công công việc một cáchphù hợp với thế mạnh của người đó

Hình 1.4.1 – 1 Mẫu CV của thành viên trong nhómCác CV của các thành viên cần theo một mẫu thống nhất (như trên) Vìtrong một số dự án, CV của các thành viên có thể gửi cho khách hàng để tăngmức độ tin cậy.

1.4.2 Lựa chọn nhóm trưởng

Một nhóm muốn hoạt động thì cần phải có nhóm trưởng để điều hành và quản

lý nhóm, giao task cho các thành viên, kiểm soát được thời gian và năng lực cácthành viên trong nhóm

Một nhóm trước khi hoạt động cần bầu ra một nhóm trưởng để chịu tráchnhiệm cho toàn nhóm Việc chọn nhóm trưởng trong dự án CSMS dựa trênnhững tiêu chí về kĩ năng chuyên môn lẫn kỹ năng mềm

Hình 1.4.2 – 1 Bảng đánh giá kĩ năng của các thành viên trong dự án CSMSDựa vào bảng đánh giá trên : mỗi thông tin kĩ năng có một trọng số nhấtđịnh (tùy vào mực độ mà trọng số cao hơn) Số điểm chấm cho mỗi kĩ năng

là thang điểm 100 sau đó lấy trung bình cộng ta sẽ được kết quả cuối cùng Nhóm trưởng là người có số điểm cao nhất (Võ Đinh Duy – 62.25)

1.4.3 Sơ đồ tổ chức

Hình 1.4.3 – 1 Sơ đồ tổ chức cho nhóm CSMSDựa vào sơ đồ tổ chức trên , nhóm trưởng sẽ có trách nhiệm lấy yêu cầu từstake holder và phân bố công việc cho các thành viên trong nhóm : các thànhviên trong nhóm có thể một trong 4 vai trò : analyst , designer , developer , tester

1.4.4 Thông tin hội họp

Mọi thông tin hội họp trong nhóm đều phải được lưu lại dưới dạng một tàiliệu meeting report , nhằm ghi lại những quyết định trong buổi hội họp đó , đểsau này có tranh chấp về mặt phân công hay quyết định thì có thể lấy tài liệu này

ra để xem xét lại

Theo tiêu chí của nhóm CSMS , đầu mỗi buổi nhóm trưởng sẽ chỉ định mộtthành viên nhiệm vụ ghi chú lại thông tin hội họp cho cả nhóm

Hình 1.4.4 – 1 Mẫu ghi lại thông tin hội họpNội dung ghi lại gồm : ngày tháng hội họp , chủ đề cuộc họp ( nếu có ) ,các nội dung chính trong cuộc họp , phân công công việc (nếu có ) , nếu cần thiết

sẽ ghi thêm tên người ghi bản ghi chú này

1.4.5 Tiêu chí nhóm (Team Contact)

Khi làm việc nhóm cần đề ra một số tiêu chí trong nhóm , một số quy địnhkhi làm việc chung với nhau Để công việc có sự thống nhất , đảm bảo được tiến

độ của dự án Tài liệu Team contract phục vụ cho việc này nhằm đưa ra các tiêuchí hoạt động nhóm , các thức làm việc và hội họp

Dưới đây là một số tiêu chí của nhóm CSMS :

Quy tắc ứng xử:

 Làm việc chủ động tích cực , đề xuất ý kiến , dự đoán rủi ro

 Nắm rõ các thông tin về thành viên trong nhóm

 Tập trung làm việc một cách hiệu quả

Cách thức làm việc:

 Trung thực và cởi mở trong các hoạt động

 Khuyến khích sự đa dạng

 Tạo cơ hội để các thành viên nêu ra ý kiến

 Tiếp cận vấn đề một cách khách quan và tiếp thu ý tưởngmới

 Có các cuộc họp tại một thời điểm.

 Liên lạc với nhóm trưởng khi có khó khăn (trễ deadline ,bugs ….), thông báo nếu vắng mặt trong các cuộc họp

Phương tiện liên lạc:

 Ưu tiên hàng đầu là Group chung của nhóm:http://groups.google.com.vn/group/uml projectmanagement

Hình 1.4.5 – trang google groups của nhóm CSMS

 Phương tiện liên lạc chung là Yahoo Messenger Ngoài ra cóthể liên hệ qua mail , số điện thoại ( có trên group )

 Lịch họp nhóm theo hàng tuần ( gặp trực tiếp ): sáng thứ 5hàng tuần

 Các ý kiến nêu trên group cần ngắn gọn , rõ ràng

 Trong một thời điềm nhóm chỉ thảo luận về một vấn đề và

có một thành viên ghi chú lại (không nhất thiết phải là nhómtrưởng )

Cách thức giải quyết vấn đề:

 Khi gặp vấn đề với dự án , các thành viên đều tham gia giảiquyết ( trực tiếp / gián tiếp )

 Tránh chỉ trích , đỗ lỗi cho nhau

 Tôn trọng ý tưởng của nhau

 Công việc có thề phân chia lại để thành viên có thể tập trunggiải quyết vấn đề ( ví dụ : sẽ giảm nhẹ task cho thành viêngặp rắc rối để tập trung sửa lỗi)

Hướng dẫn hội họp:

 Trong một tuần phải có ít nhất một cuộc họp gặp trực tiếp(sáng thứ 5 )

 Các thành viên cần đi học thường xuyên

 Có thể liên lạc qua hình thức Yahoo Messenger , nhưng hạnchế họp online

 Nhóm có thể có cuộc họp phụ nếu cần thiết

 Trong mỗi cuộc họp đều có ghi chú lại nội dung của cuộc

http://groups.google.com.vn/group/uml projectmanagement

 Trong các cuộc họp cần lấy thêm ý kiến của khách hàng Cuộc họp thành công là do sự đóng góp ý kiến của các thành viên trongnhóm, các thành viên cần tích cực tham gia ý kiến

2 Lên kế hoạch.

2.1 Phân rã công việc

2.1.1 Cấu trúc phân rã công việc (WBS)

1 Initiation Stage 1 Kick-of project

2 Trainning: Read &

8 Review & Approve

2 Definition & Solution Stage 1 Requirements Definition

1.1 Define user requirements1.2 Develop prototype

1.2.1 Login Screen1.2.2 Import Screen1.2.3 Export Screen1.2.4 Report Screen1.2.5 Promotion Screen1.2.6 Employee ManagementScreen

1.2.7 Main Screen1.2.8 Product Screen1.2.9 Manufacturer Screen1.2.10.Supplier Screen1.2.11.Product Screen1.3 Review Prototype1.4 Develop GUI Design1.5 Review & Approve GUI Design

2 Design2.1 Develop Architecture (Class Diagram)

2.2 Review & Approve Architecture

2.3 Database design2.4 Detail design (DBDesign)2.5 Review Detail design2.6 Approve Design

3 Construction & Transition Stage 1 Training MVC

2 Coding2.1 Writing Code2.1.1 EmpolyeeManagementForm2.1.2 ImportForm

2.1.3 ProductForm

2.1.4 ExportForm2.1.5 ProductTypeForm2.1.6 SupplierForm2.1.7 ManufacturerForm2.1.8 WarrantyForm2.1.9 PromotionForm2.1.10.ReportForms2.2 Review code

2.2.1 EmpolyeeManagementForm2.2.2 ImportForm

2.2.3 ProductForm2.2.4 ExportForm2.2.5 ProductTypeForm2.2.6 SupplierForm2.2.7 ManufacturerForm2.2.8 WarrantyForm2.2.9 PromotionForm2.2.10.ReportForms2.3 Perform unit test2.3.1 EmpolyeeManagementForm2.3.2 ImportForm

2.3.3 ProductForm2.3.4 ExportForm2.3.5 ProductTypeForm2.3.6 SupplierForm2.3.7 ManufacturerForm2.3.8 WarrantyForm2.3.9 PromotionForm2.3.10.ReportForms2.4 Fix bugs

2.4.1 EmpolyeeManagementForm2.4.2 ImportForm

2.4.3 ProductForm2.4.4 ExportForm2.4.5 ProductTypeForm2.4.6 SupplierForm2.4.7 ManufacturerForm2.4.8 WarrantyForm2.4.9 PromotionForm2.4.10.ReportForms2.5 Perform Integration

3 System Test3.1 Develop remaining system test cases

4 Deployment4.1 Compose User Manual

5 Complete Construction & Transition Stage

1.1 Init Project1.2 Plan Project1.3 Estimate Cost1.4 Manage Quanlity1.5 Review

2 Close project

2.1.2 Lược đồ Grantt (GranttChart)

Hình 2.1.2 – 1: Lược đồ Grantt cho 4 giai đoạn chính của dự án

Dự án CSMS được chia thành 4 giai đoạn để thực hiện Bao gồm:

1 Giai đoạn khởi động dự án (bắt đầu từ 13/09/2009 –> 25/09/2009): lựachọn thành viên, đưa ra nguyên tắc làm việc nhóm, tổng hợp yêu cầu ngườidùng, xác định phạm vi của dự án

2 Giai đoạn thiết kế (bắt đầu từ ngày 28/09/2009 -> 18/11/2009): thiết kếgiao diện, cơ sở dữ liệu, kiến trúc của dự án

3 Giai đoạn thực thi, coding (bắt đầu từ ngày 18/11/2009 -> 02/01/2010):coding, kiểm thử, tích hợp hệ thống, viết tài liệu hướng dẫn sử dụng

4 Giai đoạn kết thúc dự án (bắt đầu 05/01/2010 -> 13/01/2010): thực hiệnbáo cáo, kết thúc dự án

Sau đây là chi tiết của mỗi giai đoạn được thể hiện qua biểu đồ Grantt, ứngvới mỗi dòng là một công việc trong WBS:

Hình 2.1.2 – 2: Lược đồ Grantt trong giai đoạn 1: Khởi động dự án

Hình 2.1.2 – 3: Lược đồ Grantt trong giai đoạn 2: Thiết kế

Trong giai đoạn 2, dự án được chia thành hai giai đoạn nhỏ: xác định, phân tích yêu càu người dùng và thiết kế dữ liệu, kiến trúc dự án

Hình 2.1.2 – 4: Lược đồ Grantt trong giai đoạn 3: Thực thi coding

Trong giai đoạn này gồm có những giai đoạn như:coding, review coding,

thực hiện kiểm thử, sửa lỗi, tích hợp, kiểm thử toàn hệ thống, viết hướng dẫn sử

dụng

Hình 2.1.2 – 5: Lược đồ Grantt trong giai đoạn 4: Kết thúc dự án

2.1.3 Ma tr n phân b trách nhi m (RAM) ận phân bổ trách nhiệm (RAM) ổ trách nhiệm (RAM) ệm (RAM)

1 Initiation

4 Observer the real environmet of computer store I I I D

10 Definition & Solution Stage

41 System Test

44 Deployment

50 Support for Acceptance Test I I I I

52 Termination

2.2 Phân bổ thời gian

Chúng tôi dùng sơ đồ AON để minh họa cho kế hoạch phân bổ thời gian cho công việc

2.2.1 Giai đoạn 1 : Khởi động dự án

Hình 2.2.1 – 1 Sơ đồ mạng AON cho giai đoạn 1 Khởi tạo dự án

2.2.2 Giai đoạn 2 : Thiết kế