Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty tnhh thương mại dịch vụ tin học viễn thông xuất nhập khẩu dương nguyễn

Trang 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: PHẠM THỊ NHÃ UYÊN MSSV: 2054122052 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG

Mục tiêu, phạm vi và phương pháp nghiên cứu

Mục tiêu và phạm vi nghiên cứu

- Mục tiêu nghiên cứu: Sau quá trình thực tập, em mong rằng bản thân có thể nắm rõ các nghiệp vụ liên quan đến việc xuất khẩu hàng nguyên container tại công ty TNHH Thương Mại - Dịch Vụ - Tin Học - Viễn Thông - Xuất Nhập Khẩu Dương Nguyễn

SVTH: Phạm Thị Nhã Uyên 2

• Về mặt không gian: Hầu hết thời gian thực tập em được làm việc trực tiếp tại văn phòng công ty Bên cạnh đó, em còn được trải nghiệm quá trình làm hàng tại kho

• Về mặt thời gian: Thời gian thực tập bắt đầu từ 02/10/2023 đến 09/12/2023

Trong suốt khoảng thời gian này, em đã học tập, tìm hiểu những thực trạng đang diễn ra tại doanh nghiệp.

Phương pháp nghiên cứu

- Bằng phương pháp quan sát: Em đã đi làm thực tế tại công ty, quan sát và học hỏi cách làm việc, quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa tại các phòng ban từ Sale cho đến Chứng từ Qua đó, em có được những nhận định sơ lược về các điểm hiệu quả hoặc chưa hiệu quả trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa

- Bằng phương pháp phân tích, thu thập thông tin thực tế và các số liệu cụ thể: Phần lớn các dữ liệu em dùng trong bài báo cáo là từ bộ phận Chứng từ của

Công Ty TNHH Thương Mại - Dịch Vụ - Tin Học - Viễn Thông - Xuất Nhập Khẩu Dương Nguyễn Sau đó bằng những kiến thức có sẵn, em đã đưa ra các phân tích và đánh giá chung về sự hiệu quả của công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại doanh nghiệp Từ đó, em đã đưa ra các phân tích về quy trình xuất khẩu hàng FCL.

Giới thiệu vị trí và công việc thực tập

Giới thiệu vị trí thực tập

Vị trí thực tập: Thực tập sinh Chứng từ

Công việc thực tập: Trong suốt quá trình thực tập hai tháng tại Công Ty TNHH Thương Mại – Dịch Vụ – Tin Học – Viễn Thông – Xuất Nhập Khẩu Dương Nguyễn, em đã được giao nhiều nhiệm vụ liên quan đến hồ sơ xuất nhập khẩu hàng hóa, kiểm tra tính chính xác các chứng từ, thực hiện khai báo khải quan,… Bên cạnh đó, em còn hỗ trợ phòng Sale trong việc tìm kiếm khách hàng Cụ thể, các công việc mà em được phụ trách là:

SVTH: Phạm Thị Nhã Uyên 3 o Kiểm tra độ chính xác của các bộ chứng từ mà khách hàng gửi đến Nếu có bất kì sai sót hay thiếu sót nào, em sẽ lập tức liên hệ với khách hàng để chỉnh sửa và bổ sung các chứng từ cần thiết o Tiến hành khai báo hải quan cho các lô hàng FCL, LCL và hàng Air trên phần mềm khai hải quan ECUS o Truy cập vào hệ thống của các hãng tàu, kiểm tra lịch tàu và đặt Booking cho các lô hàng xuất nhập khẩu o Thường xuyên kiểm tra hành trình của tàu và cập nhật cho khách hàng o Hỗ trợ các anh chị chuẩn bị các chứng từ cần thiết để xin cấp C/O o Gửi Shipping Instruction cho các hãng tàu o Gửi email cho hãng tàu xin duyệt lệnh cấp cont rỗng cho một số lô hàng o Làm danh sách container o Thanh toán Local Charge với hãng tàu o Kiểm tra lại tính chính xác của HS Code của hàng hóa o Hỗ trợ phòng Sale: Soạn và đăng bài trên một số nền tảng mạng xã hội, tư vấn giá dịch vụ cho khách; chăm sóc khách hàng và làm báo giá.

Khó khăn trong quá trình thực tập

Trong quá trình thực tập, em đã học được nhiều kiến thức liên quan cũng như trải nghiệm môi trường làm việc thực tế Tuy nhiên, thời gian đầu của khóa thực tập, em còn chưa quen với môi trường làm việc ở công ty cũng như còn lúng túng khi áp dụng kiến thức đã được học vào công việc thực tế Ngoài ra, em còn gặp vài lỗi nhỏ liên quan khi khai báo tờ khai hải quan cũng như khi kiểm tra các chứng từ xuất nhập khẩu Bên cạnh đó, em chưa thật sự tự tin khi nói chuyện với khách, vì vậy khi giao tiếp có phần không được trôi chảy.

Giới thiệu kết cấu của bài báo cáo

Đề tài được thực hiện bao gồm 4 chương:

CHƯƠNG 2: Giới thiệu về Công ty TNHH Thương Mại - Dịch Vụ - Tin Học – Viễn Thông – Xuất Nhập Khẩu Dương Nguyễn

CHƯƠNG 3: Quy trình giao hàng xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương Mại - Dịch Vụ - Tin Học - Viễn Thông - Xuất Nhập Khẩu Dương Nguyễn

CHƯƠNG 4: Một số đóng góp nhằm nâng cao nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Dương Nguyễn

Do thời gian thực tập có hạn, cùng với cách nhìn nhận vấn đề của một sinh viên nên em sẽ không tránh khỏi những sai xót, cùng với việc trình độ lí luận chưa được rõ ràng, kinh nghiệm thực tế chưa nhiều, rất mong Quý Thầy Cô sẽ thông cảm và góp ý với những lỗi mà em mắc phải, để em có thể tìm khắc phục và hoàn thiện bài báo cáo một cách tốt nhất và rút kinh nghiệm để làm tốt hơn khi đi làm thực tế sau này

GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI - DỊCH VỤ - TIN HỌC - VIẾN THÔNG - XUẤT NHẬP KHẨU DƯƠNG NGUYỄN

Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

2.1.1 Giới thiệu chung về công ty

Công ty được cấp giấy phép kinh doanh số 304096222 bởi Sở Kế Hoạch và Đầu

Tư Thành Phố Hồ Chí Minh cấp vào ngày 25/11/2005 và chính thức đi vào hoạt động ngày 1/12/2005

- Tên đầy đủ bằng Tiếng Việt: Công ty TNHH Thương Mại - Dịch Vụ - Tin

Học - Viễn Thông - Xuất Nhập Khẩu Dương Nguyễn

- Tên giao dịch quốc tế: DNCOM CO., LTD

- Người đại diện pháp luật: Nguyễn Thành Tín

- Trụ sở: 43 - 45 Nguyễn Thị Tần, Phường 2, Quận 8, TP Hồ Chí Minh

2.1.2 Lịch sử hình thành, phát triển

Thời gian đầu khi mới thành lập, công ty gặp nhiều khó khăn trong việc vận hành cũng như thiếu thốn nhân sự Nhưng sau một quá trình dài không ngừng nỗ lực, Dương Nguyễn đã phát triển và dần đa dạng hoá về quy mô và hoạt động Công ty luôn cố gắng đem đến cho khách hàng những dịch vụ hiệu quả, an toàn với chất lượng tốt nhất, luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Sau hơn 17 năm hoạt động, Dương Nguyễn đã tạo được độ uy tín nhất định, có được lượng lớn khách hàng thân thiết, dù cho công ty hiện đang đối mặt với nhiều khó khăn trước những biến động kinh tế Công ty đã áp dụng các biện pháp khác nhau để có thể duy trì sự tăng trưởng liên tục trong kinh doanh

Với phương châm “Đoàn kết - Phát triển bền vững - Lâu dài - An toàn - Uy tín - Hiệu quả”, công ty đã tạo dựng được một đội ngũ nhân viên trình độ cao, có năng lực

SVTH: Phạm Thị Nhã Uyên 6 và chuyên nghiệp Công ty cũng không ngừng phát triển, mở rộng cả về quy mô và lĩnh vực hoạt động, thường xuyên nâng cấp cơ sở hạ tầng và hệ thống trang thiết bị

Một số lĩnh vực hoạt động tại công ty Dương Nguyễn:

- Hoạt động giao nhận hàng hóa: công ty nhận làm trung gian, giao nhận hàng hóa cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước

- Vận tải quốc tế đường biển, đường hàng không, vận chuyển nội địa

- Dịch vụ khai thuê hải quan

- Thuê kho bãi và nhận làm trung gian để lưu trữ hàng hóa của khách hàng tại kho ngoại quan và phân phối

- Kinh doanh bán buôn các thiết bị, phụ tùng máy.

Cơ cấu công ty

2.2.1 Sơ đồ cơ cấu của công ty

Sơ đồ 1 Cơ cấu tổ chức Công ty (Nguồn: Bộ phận hành chính – nhân sự - Công ty Dương Nguyễn)

Bộ phận xuất nhập khẩu

Sale Chứng từ Giao nhận

Bộ phận hành chính -Nhân sự

2.2.2 Nhiệm vụ của các bộ phận a Giám đốc

Là người giữ chức vụ cao nhất tại công ty và có quyền quyết định mọi hoạt động kinh doanh, có trình độ chuyên môn cao, có mối quan hệ với nhiều đối tác Ngoài ra, giám đốc còn là người chịu trách nhiệm trước pháp luật, đưa ra các chính sách trong việc cải cách công ty phù hợp với sự phát triển chung của ngành Giám đốc có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các vị trí khác trong công ty b Phó Giám đốc

Là người giúp đỡ cho giám đốc trong việc quản lý công ty, nhận và xử lý các công việc do giám đốc giao xuống Phó giám đốc có thể thay mặt giám đốc giải quyết một số công việc quan trọng khi giám đốc vắng mặt Ngoài ra, phó giám đốc là người có mối quan hệ với nhiều đối tác và cũng có trình độ chuyên môn cao về xuất nhập khẩu c Phòng Xuất nhập khẩu

- Bộ phận Sale: Có nhiệm vụ chăm sóc khách hàng cũ và tìm kiếm khách hàng mới

- Bộ phận Chứng từ: Được chia thành 2 mảng là chứng từ hàng nhập và chứng từ hàng xuất Bộ phận chứng từ có nhiệm vụ:

• Nhận, kiểm tra chứng từ, phân loại và gửi cho các bên liên quan…

• Đảm bảo tính chính xác của chứng từ về hàng hóa xuất – nhập khẩu trên tàu trước khi trình Hải quan

• Kiểm tra chứng từ, liên hệ với khách hàng để xác nhận các thông tin Đồng thời, nếu chứng từ có sai sót sẽ chỉnh sửa

• Đảm bảo thông báo giao hàng cho khách hàng tuân thủ theo đúng quy trình và thủ tục pháp lý

• Làm Commercial Invoice (CI), Packing list (P/L),…và các công văn cần thiết cho việc xuất nhập lô hàng

• Khai hải quan điện tử qua phần mềm Ecus

• Thanh lý tờ khai, vào sổ tàu

• Quyết toán với khách hàng

- Bộ phận Giao nhận: Có các nhiệm vụ chính như sau:

+ Kiểm tra, đóng hàng, giao nhận chứng từ

+ Kiểm tra hàng hóa ở kho

+ Nhận, giao hàng với bộ hồ sơ đầy đủ

+ Làm sổ giao nhận d Phòng kinh doanh Marketing

Là bộ phận xây dựng chiến lược kinh doanh, đồng thời theo dõi và thực hiện mục tiêu mà giám đốc đưa ra Hoạch định và xây dựng chiến lược giá để thu hút khách hàng trên cơ sở đảm bảo hiệu quả về chất lượng và phong cách phục vụ, quảng bá mô hình hoạt động của công ty Đồng thời phối hợp với các phòng ban khác trong công ty để đưa ra được những chiến lược marketing và chiến lược kinh doanh hiệu quả e Phòng kế toán

Là bộ phận quản lý tài chính của công ty đảm nhận nhiệm vụ quản lý các hoạt động tài chính, giải quyết các chế độ liên quan đến tiền lương, thưởng, BHYT, BHXH, và phụ cấp, tuân thủ theo quy định Ngoài ra, phòng kế toán trong tổ chức quản lý chi tiêu của doanh nghiệp, bao gồm doanh thu, công nợ, thanh toán hợp đồng, cũng như tiếp nhận và xử lý các hóa đơn liên quan đến chi phí làm hàng và dịch vụ của công ty f Phòng hành chính - Nhân sự

Là bộ phận chịu trách nhiệm trong việc tổ chức tuyển dụng lao động, phân công sắp xếp và bố trí công việc cho nhân sự dưới sự chỉ dẫn của Giám đốc Bộ phận hành chính – nhân sự còn giúp giám đốc theo dõi tình hình công tác của nhân viên trong công ty, ghi nhận và thực hiện các chế độ thi đua, khen thưởng, kỷ luật,

Tình hình hoạt động kinh doanh

2.3.1 Kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn 2020 - 2022

Bảng 1 Kết quả kinh doanh Công ty giai đoạn 2020 – 2022

( Nguồn: Báo cáo hoạt động kinh doanh của công ty Dương Nguyễn)

Biểu đồ 1 Kết quả kinh doanh Công ty giai đoạn 2020 – 2022

( Nguồn: Báo cáo hoạt động kinh doanh của công ty Dương Nguyễn)

Bảng số liệu và đồ thị trên là tổng quan về tài chính của công ty trong giai đoạn

2020 - 2022, nhìn chung tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp khá tốt Doanh thu năm 2020 là 27.606.478.435 đồng, đến năm 2022 tăng lên 30.550.498.340 đồng Đồng thời, lợi nhuận cũng tăng từ 5.038.493.039 đồng (năm 2020) lên 8.048.800.932 đồng (năm 2022) Riêng 2021 công ty phải đối mặt với đại dịch Covid-

19 nên lợi nhuận giảm đáng kể chỉ còn 3.654.126.999 đồng nhưng sau khi tình hình

SVTH: Phạm Thị Nhã Uyên 10 dịch bệnh vừa ổn định lại thì công ty cũng nhanh chóng lấy lại phong độ Điều này cho thấy ngày càng có nhiều khách hàng tin tin và sử dụng dịch vụ của công ty

Mức chi phí tăng nhanh và cao vượt mức so với tốc độ tăng doanh thu Chình vì vậy mà lợi nhuận dù có tăng nhưng vẫn không mạnh bằng những năm trước Qua năm

2022, tình hình kinh doanh của công ty dần ổn định lại sau Covid – 19 và phát triển hơn, do thị trường ngành thời điểm này đang trên đà phát triển nên dù chi phí có ngang bằng với năm 2020 nhưng phần lợi nhuận đạt được lại cao hơn hẳn năm 2020

Lợi nhuận biến động theo tình hình thị trường từng năm Năm 2021, công ty đã phải đối mặt với nhiều khó khăn, chủ yếu là do công ty vẫn phải duy trì hoạt động trong đại dịch Covid-19 gây ra, điều này gây không ít tổn thất về mặt kinh tế và nhân lực Đến năm 2022, cùng với sự phục hồi và phát triển không ngừng của thị trường ngành, lượng khách hàng của công ty cũng tăng đáng kể, bên cạnh những khách hàng thân thiết, thì ngày càng nhiều khách hàng mới tìm đến các dịch vụ của công ty Cũng nhờ vậy mà lợi nhuận năm 2022 tăng vượt trội so với các năm trước.

Định hướng phát triển của công ty

Với mục tiêu tiếp tục duy trì hoạt động hiệu quả, xây dựng công ty ngày một lớn mạnh, tăng độ uy tín thương hiệu tại thị trường nội địa và quốc tế, Công ty Dương Nguyễn có định hướng phát triển giai đoạn 2021 – 2025 như sau:

- Phấn đấu nâng cao năng lực hoạt động, khả năng cạnh tranh; hướng đến khách hàng bằng sự chuyên nghiệp và chất lượng; chu đáo nhiệt tình trong phong cách phục vụ; đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ

- Đầu tư mở rộng các dự án kho bãi Tăng cường nâng cao chất lượng hàng hóa dịch vụ, với mục tiêu tạo niềm tin với khách hàng, duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ và thu hút thêm nhiều khách hàng mới

- Đẩy mạnh và làm tốt công tác Marketing để tìm kiếm thêm nhiều hợp đồng hơn nữa mở rộng thị trường kinh doanh

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO NHẬN LÔ HÀNG “MẢNH CHAI NHỰA PET” XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY DƯƠNG NGUYỄN

Sơ đồ tổng quan quy trình xuất hàng

Sơ đồ 2 Sơ đồ các bên liên quan

(Người thực hiện: Phạm Thị Nhã Uyên - Tháng 11/2023)

Bước 1: Công Ty TNHH Đầu Tư Phúc Lộc Hoàng Gia ký hợp đồng mua bán mảnh chai nhựa PET với Công ty Jadebox Packaging LLC theo điều kiện Incoterms FOB

Bước 2: Công Ty TNHH Đầu Tư Phúc Lộc Hoàng Gia đưa hàng hóa đến bãi tập kết

CY và giao hàng chỉ định cho hãng tàu Ocean Network Express, gọi tắt là ONE (shipping lines)

Bước 3: ONE nhận hàng, phát hành Bill Of Lading và gửi cho Công Ty TNHH Đầu Tư

Phúc Lộc Hoàng Gia Công Ty Phúc Lộc Hoàng Gia sẽ làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất tại cảng Cái Mép (Việt Nam)

Bước 4: Hàng hóa sẽ được vận chuyển từ cảng Cái Mép đến cảng Ensenada (Mexico) trên con tàu AIN SNAN EXPRESS 029E(EC4)

Bước 5: Sau khi hàng đến thì hãng tàu ONE sẽ gửi thông báo hàng đến cho công ty

Bước 6: Công Ty Jadebox Packaging LLC đến đại lý của ONE nhận D/O Sau đó làm thủ tục thông quan nhập khẩu cho lô hàng tại chi cục Hải Quan cảng Ensenada, Mexico

Bước 7: Công ty Jadebox Packaging LLC đến bãi tập kết CY nhận hàng.

Sơ đồ quy trình nghiệp vụ xuất khẩu hàng bằng đường biển của Công ty Dương Nguyễn

Do công ty TNHH Đầu Tư Phúc Lộc Hoàng Gia không chuyên về nghiệp vụ giao nhận nên đã thuê công ty Dương Nguyễn làm dịch vụ giao nhận xuất khẩu mặt hàng mảnh chai nhựa PET

Sơ đồ 3 Sơ đồ quy trình nghiệp vụ xuất khẩu lô hàng

(Người thực hiện: Phạm Thị Nhã Uyên - Tháng 11/2023)

Bước 1: Công Ty TNHH Đầu Tư Phúc Lộc Hoàng Gia ký hợp đồng mua bán với công ty Jadebox Packaging LLC

Bước 2: Công ty Dương Nguyễn được công Ty TNHH Đầu Tư Phúc Lộc Hoàng Gia thuê để làm dịch vụ nên công ty Dương Nguyễn sẽ nhận, kiểm tra chứng từ và làm thủ tục kéo container rỗng

Bước 3: Sau khi kéo được cont rỗng về kho của công Ty TNHH Đầu Tư Phúc Lộc Hoàng Gia, nhân viên giao nhận của Dương Nguyễn sẽ tiến hành theo dõi đóng hàng vào container

Bước 4: Nhân viên bộ phận Chứng từ của công ty Dương Nguyễn làm thủ tục hải quan cho lô hàng

Bước 5: Tiến hành vận chuyển container ra bãi container quy định được ghi trên Booking

Bước 6: Sau đó, công ty Dương Nguyễn sẽ làm VGM, thanh lí tờ khai và vào sổ tàu Bước 7: Làm SI (Shipping Instruction) gửi cho hãng tàu, nhận Bill of Lading

Bước 8: Công ty Dương Nguyễn hoàn thành bộ chứng từ, giao lại cho Công Ty TNHH Đầu Tư Phúc Lộc Hoàng Gia và lưu trữ hồ sơ

Bước 9: Cuối cùng, công ty Dương Nguyễn gửi hóa đơn cho công Ty TNHH Đầu Tư

Phúc Lộc Hoàng Gia để thanh toán các khoản chi phí.

Phân tích quy trình xuất hàng mảnh chai nhựa PET nguyên container bằng đường biển

3.3.1 Đàm phán và ký kết hợp đồng

Sau khi đại diện hai bên của công ty TNHH Đầu Tư Phúc Lộc Hoàng Gia và công ty Jadebox Packaging LLC ký kết hợp đồng ngoại thương, công ty TNHH Đầu Tư Phúc Lộc Hoàng Gia sẽ tiếp tục đàm phán các điều kiện và ký hợp đồng dịch vụ với Công ty Dương Nguyễn để làm thủ tục xuất khẩu lô hàng mảnh chai nhựa PET sang Mexico

3.3.2 Nhận, kiểm tra bộ chứng từ và lấy cont rỗng

Công ty TNHH Đầu Tư Phúc Lộc Hoàng Gia sau khi ký hợp đồng dịch vụ và sẽ bàn giao những chứng từ cần thiết cho công ty Dương Nguyễn Chứng từ bao gồm:

- Người bán: Công ty TNHH Đầu Tư Phúc Lộc Hoàng Gia

- Địa chỉ: Thửa đất số 1048, TBĐ 102, Khu Phố Bình Thuận 2, Phường Thuận Giao, Thành Phố Thuận An, Tỉnh Bình Dương

- Người mua: Công ty Jadebox Packaging LLC

- Địa chỉ: Ave Alejandro Graham Bell # 19202, INT, 2-B, Thomas Alva Edison Industrial Park C.P 22163, Tijuana, B.C Mexico

- Tên hàng: PET Bottle Flakes

- Đồng tiền thanh toán: USD

- Điều kiện mua bán: FOB Cái Mép Port

- Tổng giá trị lô hàng : 34,957.50 USD

(Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu – Công ty Dương Nguyễn)

Một số thông tin cần chú ý trên Booking:

- Cảng đi: Tân Cảng Cái Mép, Việt Nam

- Tên tàu/ số chuyến: AIN SNAN EXPRESS 029E(EC4)

- Thời gian/ngày cut-off: 27/10/2023 (nghĩa là thời gian để giao container hàng là trước 22 giờ 30 phút ngày 27/10/2023)

Chú thích: Thời gian cut-off (closing time) Đây là khoảng thời gian mà người bán phải hoàn thành mọi thủ tục hải quan trước thời gian quy định trên Booking Nếu hàng hóa không được giao tại bãi CY quy định trong Booking trước thời gian cut-off, Booking sẽ hết hiệu lực, dẫn đến hàng bị rớt lại và buộc phải dời lại thời gian xuất hàng

Commercial Invoice hay hóa đơn thương mại, thường ghi rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, số lượng, tổng giá trị của hàng, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán Đây cũng là một chứng từ bắt buộc trong mua bán hàng hóa Hóa đơn thương mại được dùng để xác lập thanh toán với đối tác, xác định giá trị hải quan của hàng hóa, tính thuế nhập khẩu

Hình 2 Hóa đơn thương mại

(Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu – Công ty Dương Nguyễn) Các thông tin cần chú ý trên hóa đơn bao gồm:

- Seller: Công ty TNHH Đầu Tư Phúc Lộc Hoàng Gia

- Buyer: Công ty Jadebox Packaging LLC

- Số và ngày Packing List: No EPBD-10.2023-1; Date 12/10/2023

- POL: Ho Chi Minh City, Vietnam

- Vesel Name/Voy: AIN SNAN EXPRESS 029E(EC4)

- Description of goods: PET Bottle Flakes

- Điều khoản giao hàng: FOB Cái Mép

Còn được gọi là phiếu đóng gói/ phiếu chi tiết hàng hóa danh sách hàng, là một trong những chứng từ bắt buộc phải có của bộ chứng từ xuất nhập khẩu Trên phiếu đóng gói ghi rõ những mặt hàng mà người bán đã bán cho người mua, hàng hóa đó sẽ được đóng gói như thế nào Qua đó người mua có thể kiểm tra, đối chiếu lại xem có giống đơn hàng mình đã đặt hay không

Hình 3 Phiếu đóng gói hàng hóa

(Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu – Công ty Dương Nguyễn) Một phiếu đóng gói đầy đủ thường có những nội dung:

- Seller: Công ty TNHH Đầu Tư Phúc Lộc Hoàng Gia

- Buyer: Công ty Jadebox Packaging LLC

- Số và ngày Packing List: No EPBD-10.2023-1; Date 12/10/2023

- POL: Ho Chi Minh City, Vietnam

- Vesel Name/Voy: AIN SNAN EXPRESS 029E(EC4)

- Description of goods: PET Bottle Flakes

Sau khi công ty TNHH Đầu Tư Phúc Lộc Hoàng Gia đặt Booking với hãng tàu ONE, một Booking Receipt Notice sẽ được gửi qua email cho công ty Dương Nguyễn Bộ phận chứng từ của công ty Dương Nguyễn sẽ xác nhận lại và đưa cho bộ phận giao nhận để ra cảng trình Booking đổi lấy lệnh cấp container rỗng Tiếp theo công ty sẽ liên hệ đội xe để kéo để kéo container về kho và đóng hàng Khi nhận được cont rỗng, nhân viên giao nhận cần kiểm tra cẩn thận các chi tiết của container:

- Kiểm tra xem sàn cont, nóc container, các ngóc đã được vệ sinh sạch sẽ chưa

- Kiểm tra các thông số trên cửa container xem có bị mờ hay không, container có bị thủng hoặc méo mó không

- Kiểm tra phần chốt seal, cửa và khóa của container có đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển được hay không

Sau khi kiểm tra xong, nếu container đạt đủ yêu cầu, đảm bảo được sự an toàn trong quá trình vận chuyển thì nhân viên giao nhận làm thủ tục để kéo container về kho đóng hàng Trường hợp container bị hư hại nhiều hoặc không đạt yêu cầu, nhân viên giao nhận sẽ báo cơ quan hải quan yêu cầu xác nhận lại tình trạng container và đổi container

3.3.4 Kiểm tra và đóng hàng

Container rỗng sẽ được kéo về kho tại: Khu Phố Bình Thuận 2, Phường Thuận Giao, Thành Phố Thuận An, Tỉnh Bình Dương

Nhân viên giao nhận sẽ trực tiếp đến kho, theo dõi quá trình đóng hàng, chụp hình tình trạng container hàng và ghi nhận hàng hóa đã đóng vào container

Lô hàng mảnh chai nhựa PET của công ty TNHH Đầu Tư Phúc Lộc Hoàng Gia trên được đóng trong 2 container 40 feet cao, việc kí mã hiệu mô tả hàng hóa sẽ được thể hiện trên B/L

3.3.5 Khai báo hải quan và làm thủ tục xuất hàng

Sau khi hoàn tất quá trình đóng hàng, bộ phận Chứng từ sẽ bắt đầu khai hải quan điện tử bằng phần mềm ECUS5-VNACCS Phương thức khai báo này đem lại lợi ích cho doanh nghiệp bằng cách giảm thiểu thời gian và chi phí so với việc thực hiện các thủ tục khai báo giấy truyền thống Nhân viên chứng từ chỉ cần nhập thông tin dữ liệu vào phần mềm tại cơ quan, sau đó chuyển truyền cho cơ quan Hải quan thông qua hệ thống, đồng thời tối ưu hóa hiệu suất và hiệu quả của quá trình khai hải quan Công việc khai báo hải quan qua mềm Ecus5 được tiến hành như sau:

Bước 1: Trước khi tiến hành khai báo, nhân viên chứng từ cần đăng nhập vào hệ thống khai báo hải quan bằng phần mềm ECUS5

Hình 4 Đăng nhập vào hệ thống khai báo hải quan bằng phần mềm ECUS5

(Nguồn: Phần mềm ECUS5-VNACCS của Công ty Thái Sơn)

Bước 2: Từ giao diện chính của phần mềm, vào “Hệ thống” chọn mục “Thông tin doanh nghiệp” để đăng ký thông tin doanh nghiệp trước

- Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ PHÚC LỘC HOÀNG GIA

- Địa chỉ: Thửa đất số 1048, TBĐ 102, Khu Phố Bình Thuận 2, Phường Thuận Giao, Thành phố Thuận An, Tỉnh Bình Dương, Việt Nam

Lưu ý: Vì tờ khai sẽ đưuọc gửi cho Cơ quan Hải quan Việt nam, nên mục ‘Tên doanh nghiệp’ bắt buộc phải ghi bằng tiếng Việt

Hình 5 Đăng ký thông tin doanh nghiệp

Bước 3: Sau khi đã đăng ký thông tin doanh nghiệp, vào mục “Tờ khai hải quan” chọn

“Đăng kí mới tờ khai xuất khẩu (EDA)” như hình ảnh dưới đây

Hình 6 Đăng ký tờ khai xuất khẩu mới

Giao diện tờ khai xuất khẩu:

Hình 7 Giao diện tờ khai xuất khẩu

Bước 4: Khai báo thông tin của lô hàng

❖ Phần ‘Nhóm loại hình’, cần điền đầy đủ các thông tin:

- Mã loại hình: B11 - Xuất kinh doanh, Xuất khẩu của doanh nghiệp

- Cơ quan hải quan: 02CI - Chi cục Hải quan của khẩu Cảng Sài Gòn Khu vực I

- Mã bộ phận xử lí tờ khai: 02 - Đội thủ tục hàng hóa xuất khẩu

- Mã hiệu phương thức vận chuyển: 2 - Đường biển (container)

❖ Sau khi khai báo “Nhóm loại hình’, tiếp tục khai báo thông tin của các đơn vị xuất nhập khẩu tại phần ‘Đơn vị xuất nhập khẩu’ Do đã đăng ký thông tin doanh

SVTH: Phạm Thị Nhã Uyên 25 nghiệp trước đó, nên các thông tin của nhà xuất khẩu (Công ty TNHH Phúc Lộc Hoàng Gia) đã được hiển thị, cần điền thêm thông tin của nhà nhập khẩu:

- Thông tin nhà xuất khẩu:

• Tên: CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ PHÚC LỘC HOÀNG GIA

• Địa chỉ: Thửa đất số 1048, TBĐ 102, Khu Phố Bình Thuận 2, Phường Thuận Giao, Thành Phố Thuận An, Tỉnh Bình Dương

- Thông tin nhà nhập khẩu:

• Địa chỉ: Ave Alejandro Graham Bell # 19202, Thomas Alva Edison Industrial Park C.P 22163, Tijuana, B.C Mexico

Hình 9 Đơn vị xuất nhập khẩu

❖ Ở phần ‘Vận đơn’, cần điền đầy đủ các thông tin:

- Số lượng kiện: 80 - BG - Bag

- Tổng trọng lượng hàng (Gross): 44.770 - KGM

- Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến: 02CIS01 - TONG CTY TAN CANG SG

- Địa điểm nhận hàng cuối cùng: MXESE - ENSENADA - BCN

- Địa điểm xếp hàng: VNTCI - C CAI MEP TCIT (VT)

- Phương tiện vận chuyển: AIN SNAN EXPRESS 029E(EC4)

- Ngày hàng đi dự kiến: 31/10/2023

Lưu ý: Ở ô ‘Số vận đơn’, ta điền số định danh hàng hóa, số định danh này được tra trên hệ thống của Hải quan Việt Nam Ta dựa vào tên công ty và mã số thuế của công ty để đăng nhập, sau đó tiến hành tra cứu hoặc tạo mới số định danh

❖ Ở phần ‘Thông tin hợp đồng’, không bắt buộc phải khai báo Thông tin ở phần này chỉ được khai báo nhằm mục đích giúp doanh nghiệp kiểm soát thông tin trong nội bộ Nếu muốn khai báo số và ngày hợp đồng cho Cơ quan hải quan, ta sẽ khai báo ở phần ‘Thông tin khác’ bên dưới

❖ Phần ‘Chứng từ giấy phép’ sẽ được khai báo nếu lô hàng đặc biệt cần phải xin các loại giấy phép xuất khẩu Trường hợp lô hàng mảnh chai nhựa PET không phải hàng hóa đặc biệt nên không cần xin giấy phép

❖ Ở phần ‘Thông tin hóa đơn’, cần điền đầy đủ các thông tin sau:

- Phân loại hình thức hóa đơn: A - Hóa đơn thương mại

- Phương thức thanh toán: KC - Khác (bao gồm cả hình thức thanh toán T/T)

- Mã phân loại giá hóa đơn: A - Giá hóa đơn cho hàng hóa phải trả tiền

- Điều kiện giá hóa đơn: FOB

- Tổng trị giá hóa đơn: 34,957.5

- Mã đồng tiền của hóa đơn: USD

- Tổng trị giá tính thuế: 34,957.5

- Mã đồng tiền của trị giá tính thuế: USD

Những điều học được ở sau quá trình xuất khẩu lô hàng thực tế

Thực tế khi làm một lô hàng không nhất thiết phải tuân thủ đầy các bước như trên lý thuyết Quy trình xuất mỗi lô hàng sẽ tùy thuộc vào hoàn cảnh cũng như giá trị của lô hàng Theo lý thuyết có thể chúng ta sẽ có bước “Xin giấy phép xuất khẩu”, nhưng trong thực tế giấy phép này phụ thuộc vào từng mặt hàng, không nhất thiết mặt hàng nào cũng phải xin Như trường hợp xuất khẩu PET Bottle Flakes thì không cần xin giấy phép xuất khẩu

Bên cạnh đó, khi tiến hành khai tờ khai, mặc dù HS Code đã được người bán cung cấp nhưng công ty cũng cần tra cứu lại kĩ càng thông tin một lần nữa, nếu không chắc chắn nên lên các trang của Hải quan để xin HS Code chính xác Tránh trường hợp phải sửa lại tờ khai do HS Code chưa chính xác

Giữa lý thuyết và thực tế có thể không có nhiều khác biệt, nhưng khi áp dụng vào thực tiễn, công ty có thể linh hoạt giảm một số bước để có thể giảm được chi phí và tiết kiệm được thời gian giao hàng cho đối tác

Thêm vào đó, các mối quan hệ cũng rất cần thiết trong quá trình làm việc, ví dụ như nếu nhân viên giao nhận có quan hệ tốt với Hải quan, thì khi làm thủ tục có thể được dễ dàng thông qua Hay nếu công ty có mối quan hệ tốt với hãng tàu sẽ giúp doanh nghiệp có thể cập nhật thường xuyên những thông tin như lịch tàu, lấy lệnh,…

Vì thế ngoài việc nâng cao phát triển dịch vụ thì Công ty cũng nên mở rộng thêm nhiều mối quan hệ với các đối tác

Cuối cùng, bản thân em cũng phải nắm thật vững những kiến thức chuyên môn, cẩn thận, tỉ mỉ trong mọi tình huống, đặc biệt là trong quá làm chứng từ, cần chú ý để làm đúng ngay từ đầu, chứ không phải làm xong rồi mới đi kiểm tra lại, nếu không sẽ mất thêm nhiều thời gian và chi phí

MỘT SỐ ĐÓNG GÓP NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY DƯƠNG NGUYỄN

Nhận xét chung về ưu điểm và nhược điểm quy trình làm hàng của công ty 42 1 Ưu điểm

Bộ chứng từ mà các khách hàng nói chung và công ty TNHH Đầu tư Phúc Lộc Hoàng Gia nói riêng cung cấp đầy đủ, thường thì các nhân viên không cần phải liên hệ lại với khách để yêu cầu cung cấp hay xác nhận thêm bất kì thông tin gì, điều này đã tạo điều kiện cho việc xuất khẩu lô hàng diễn ra thuận lợi

Quy trình giao nhận tại Dương Nguyễn có thể nói là chuyên nghiệp, điều này đã góp phần tăng thêm uy tín với cả khách hàng cũ và mới Quy trình được thực hiện rõ ràng, cụ thể và rất hợp lý

Bên cạnh đó, công ty cũng có mối quan hệ tốt với hãng tàu đã giúp doanh nghiệp có thể cập nhật thường xuyên những thông tin về lịch trình của các chuyến tàu, lấy lệnh,…một cách chính xác và đúng hạn

Công ty đa phần áp dụng những công cụ hỗ trợ công nghệ như qua email, fax, viber, zalo, đã giúp cho việc trao đổi liên lạc với khách hàng và hãng tàu dễ dàng, chính xác và nhanh chóng hơn, điều này đã giúp công ty tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều, tránh trường hợp trễ hạn giao hàng hoặc tốn thêm chi phí

Một số nhân viên có tuổi nghề chưa lâu nên đôi khi có xảy ra chút sai sót, điều này đã làm chậm trễ việc giao nhận hàng cho khách

Quy trình làm hàng chuyên nghiệp nhưng chưa thật sự tối ưu về chi phí và thời gian Một số hạn chế vẫn còn tồn tại như:

- Trong quá trình khai thác khách hàng tiềm năng, đôi lúc nhân viên sẽ gặp những khách hàng khó tính, chưa có cách ứng xử tốt không làm hài lòng khách hàng

- Website của công ty bị lỗi và vẫn chưa được khắc phục, điều này đã gây khó khăn lớn cho việc tiếp cận các khách hàng

- Có trường hợp nhân viên báo thiếu giá dịch vụ cho khách, dẫn đến trường hợp khách không đồng ý dịch vụ phát sinh thêm, công ty phải tốn chi phí cho dịch vụ phát sinh đó

- Đôi lúc nhân viên có những sai sót trong kiểm tra chứng từ mà khách hàng giao, làm tốn thời gian chỉnh sửa lại tờ khai, trì hoãn quá trình thông quan

- Lượng xe vận tải riêng của công ty không đủ, việc thiếu phương tiện chuyên chở có thể làm chậm tiến độ, ảnh hưởng đến uy tín cũng như thời gian giao hàng Bên cạnh đó thì chi phí thuê xe cũng khá cao

- Đôi lúc nhân viên giao nhận làm thủ tục không thể trả lời được thắc mắc của Hải quan, bị Hải quan làm khó dễ, việc thông quan cho lô hàng không thuận lợi

- Khi gặp những mặt hàng khai báo lần đầu, nhân viên áp mã hàng hoá sai dẫn đến việc khi làm thủ tục bị Hải quan yêu cầu phải chỉnh sửa, tốn chi phí

- Phát triển, đẩy mạnh kinh doanh ở các tỉnh thành, mở rộng mối quan hệ đối tác với các doanh nghiệp lớn.

Một số ý kiến đóng góp đối với doanh nghiệp

4.2.1 Cải thiện vấn đề nhân sự và trình độ nhân sự Đối với một doanh nghiệp để được thành công và đứng vững thì đội ngũ nhân viên là một phần vô cùng quan trọng Dương Nguyễn là một công ty không lớn nên nhân viên tương đối ít, nhưng đến mùa cao điểm sẽ có rất nhiều đơn hàng, vì thế có thể sẽ không giải quyết kịp cho khách hàng, gây tổn thất chi phí cũng như mất uy tín với khách hàng Vì vậy, công ty có thể xem xét một vài ý kiến để giải quyết vấn đề này như sau:

- Tuyển thêm nhân viên chứng từ hoặc giao nhận để xử lý những chứng từ nhanh chóng Quản lý, theo dõi nhân viên thường xuyên, nếu có sai sót gì thì nhắc nhở ngay để họ thay đổi và phát triển tốt hơn

- Tổ chức họp mặt nhân viên trong từng bộ phận với nhau vào cuối tuần, cuối tháng, cuối quý để tổng kết những gì đã làm được, tuyên dương những việc làm

SVTH: Phạm Thị Nhã Uyên 44 tốt Bên cạnh đó nhắc nhở những công việc chưa được hoàn thành hoặc xử lý sai Trao đổi, phố biển và đề xuất những kế hoạch, chiến lược mới

- Các nhân viên cần tích cực học hỏi để nâng cao nghiệp vụ, bên cạnh sự cẩn thận và chính xác trong việc lập, lưu chứng từ các nhân viên luôn phải cập nhật các kiến thức, thông tin mới về giao nhận xuất nhập khẩu

- Nhân viên giao nhận nên tạo thêm nhiều mối quan hệ thân thiết với phía Cơ quan hải quan, điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho quá trình xử lý các thủ tục hải quan

- Các nhân viên bộ phận chăm sóc khách hàng phải thường xuyên liên lạc, chắm sóc, thăm hỏi khách hàng để giữ một mối quan hệ tốt hơn để có thể hợp tác với công ty nhiều hơn nữa

- Liên kết với những trường đại học, cao đẳng chuyên về ngành xuất nhập khẩu, logistics, để tuyển thực tập sinh Để training họ thành những nhân viên tốt hơn

- Tạo điều kiện cho nhân viên trẻ, nhân viên mới, đi khảo sát với thực tế, cọ sát nhiều hơn dưới sự chỉ dẫn của những nhân viên đã có kinh nghiệm lâu năm để được làm quen, học hỏi nhiều kinh nghiệm hơn

4.2.2 Đầu tư vào phương tiện vận tải, mở rộng hệ thống kho bãi

Cơ sở hạ tầng tại văn phòng của công ty tương đối ổn nhưng về phương tiên chuyên chở thì vẫn còn hạn chế Cụ thể, công ty nên tăng cường các đầu kéo xe, xe tải, mở rộng hệ thống kho bãi, bổ sung cho lượng xe hiện có Số lượng hợp đồng càng nhiều nhưng lượng xe vận tải riêng của công ty lại không đủ, thiếu phương tiện chở, chậm tiến độ, ảnh hưởng đến uy tín cũng như thời gian giao hàng Vì vậy cần cung cấp, điều động thêm xe tải, phượng tiện vận chuyển hàng hóa trong kho bãi

Vào mùa cao điềm thì số lượng hợp đồng rất nhiều vì thế hàng hóa được chứa sẽ rất lớn nhưng hệ thống kho bãi còn nhỏ, nên việc chứa hàng hóa rất hạn chế Vì vậy, cần mở rộng, nâng cấp khu vực chứa hàng, xây dựng thêm nhiều nhà kho, kho bãi, Việc xây dựng kho riêng sẽ giúp bảo quản hàng hóa được tốt và an toàn hơn Vì vậy, để có khả năng nâng cao, mở rộng hệ thống là một chi phí lớn, cần một nguồn vốn lớn

Công ty cần tạo uy tín với ngân hàng để có thể vay được vốn, phục vụ cho việc nâng cấp cơ sở hạ tầng

4.2.3 Mở rộng thị trường, tìm kiếm khách hàng mới

Công ty Dương Nguyễn đã hợp tác với nhiều công ty lớn, họ đều là những khách hàng quen, lâu năm Điều này rất thuận tiện cho các khâu thủ tục, quy trình có thể bớt rờm rà, nhưng, số khách hàng mới lại ít Vì vậy, công ty cần đẩy mạnh chiến lược marketing để thu hút nhiều khách hàng mới hơn

- Công ty nên mở rộng thị trường kinh doanh và nâng cấp quy mô dịch vụ Việc mở rộng, thu hút vốn đầu tư nước ngoài có thể giúp cho công ty có thể có thêm khách hàng nước ngoài rất nhiều

- Công ty nên tích cực quảng bá hình ảnh bằng các phương tiện truyền thông, cần nhanh chống sửa chữa website công ty cũng như tích cực đẩy mạnh truyền thông trên các mạng xã hội Facebook, LinkedIn,

- Công ty nên thường xuyên khảo sát thị trường xem tình hình dịch vụ như thế nào, các công ty khác hoạt động ra sao, để xem xét, so sánh với công ty mình để đưa ra được hướng đi tốt nhất cho công ty

Tiêu đề	Quy Trình Giao Nhận Hàng Xuất Khẩu Nguyên Container Bằng Đường Biển Tại Công Ty TNHH Thương Mại - Dịch Vụ - Tin Học - Viễn Thông - Xuất Nhập Khẩu Dương Nguyễn
Tác giả	Phạm Thị Nhã Uyên
Người hướng dẫn	Th.S Đặng Quý Nhân
Trường học	Đại học Mở Thành Phố Hồ Chí Minh
Chuyên ngành	Logistics & Quản lý Chuỗi cung ứng
Thể loại	Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Năm xuất bản	2023
Thành phố	Thành phố Hồ Chí Minh

Định dạng
Số trang	56
Dung lượng	2,61 MB