Tìm hiểu bộ máy tra cứu tìm tin tại trung tâm thông tin thư viện đại học quốc gia hà nội

Trung tõm đượckế thừa và phỏt huy truyền thống 40 năm xõy dựng và trưởng thành của TT TT-TV trường ĐH Tổng hợp Hà Nội 1956-1996 mà tiền thõn là một phần khosỏch của thư viện trường ĐH Kh

Đề tài: Tìm hiểu bộ máy tra cứu tìm tin tại Trung tâm thông tin th viện Đạihọc Quốc gia Hà Nội

Lời nói đầu

Kho tàng tri thức của nhân loại mỗi ngày lại đợc tiếp nhận một khối lợngthông tin khổng lồ do sự phát triển chóng mặt của cuộc cách mạng khoa họccông nghệ, đặc biệt là cuộc cách mạng thông tin Theo tính toán của các nhàkhoa học thì cứ 10 năm khối lợng thông tin lại tăng lên gấp đôi, theo cấp số nhânnày đã dẫn đến hiện tợng bùng nổ thông tin Bùng nổ thông tin là sự gia tăng quánhanh khối lợng thông tin trong một thời gian ngắn Từ đó hình thành và pháttriển nên xã hội thông tin trên phạm vi toàn cầu đã làm cho hoạt động thông tinchiếm một vị trí quan trọng trong đời sống xã hội loài ngời

Trong xã hội thông tin thì nhu cầu về nắm bắt thông tin phải đầy đủ, chínhxác và kịp thời, điều này đòi hỏi hoạt động thông tin phải phát triển lên một tầmcao mới Vấn đề đặt ra đối với các trung tâm thông tin, th viện (TT TT-TV) làlàm thế nào để việc thu thập xử lý, lu trữ và phổ biến thông tin đợc tốt nhất Vaitrò của các TT TT-TV lúc này trở nên thiết yếu trong xã hội đó, làm cầu nối giữathông tin và ngời dùng tin, thỏa mãn nhu cầu thông tin của ngời dùng tin lànhiệm vụ và mục tiêu mà họ vơn tới

Trung tâm TT-TV Đại học Quốc Gia Hà Nội (ĐHQGHN) cũng đang thựchiện chức năng và mục tiêu đó ở cấp độ chi tiết hóa - chức năng thông tin, thviện phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và quản

lý của ĐHQGHN Do nhu cầu đào tạo của ĐHQGHN là trờng đào tạo đa ngành,

đa lĩnh vực nên nguồn lực thông tin mà trung tâm quản lý và điều hành cũng rất

đa dạng và phong phú Đối tợng ngời dùng tin rất rộng lớn không chỉ thu hẹptrong trờng mà còn phục vụ bạn đọc bên ngoài Để thông tin đáp ứng đợc nhucầu, trung tâm phải tổ chức đợc bộ máy tra cứu tin hoàn chỉnh để đáp ứng đầy

đủ, chính xác, kịp thời Nếu th viện là cầu nối giữa ngời dùng tin với nguồn lựcthông tin thì bô máy tra cứu tin là một “nhịp” cầu nối đó, giúp ngời dùng tin địnhhớng chiến lợc tìm tin Tuy nhiên, Bộ máy tra cứu tin tại Trung tâm hiện nay vẫncòn một số điều bất cập và cha hoàn thiện Vì vậy, em lựa chọn đề tài “Tìm hiểu

bộ máy tra cứu tìm tin tại Trung tâm thông tin-th viện ĐH QGHN” làm đề tàiniên luận của mình để tìm hiểu thực trạng và đa ra một số kiến nghị giải pháp d-

ới góc độ vừa là ngời nghiên cứu vừa là ngời dùng tin nhằm hoàn thiện bộ máytra cứu tin tại trung tâm

Nội dung

2.1 Giíi thiÖu vÒ Trung t©m th«ng tin th viÖn §H QGHN

2.1.1Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn

Trung tâm TT-TV ĐHQG HN được thành lập ngày 14/02/1997 trên cơ sởsát nhập thư viện của các trường thành viên thuộc ĐHQG HN Trung tâm được

kế thừa và phát huy truyền thống 40 năm xây dựng và trưởng thành của TT

TT-TV trường ĐH Tổng hợp Hà Nội (1956-1996) mà tiền thân là một phần khosách của thư viện trường ĐH Khoa học cơ bản Đông Dương.Với vốn tài liệu banđầu 10 000 loại sách, 20 loại tạp chí, trong đó có 10 loại tạp chí về kinh tế ĐôngDương, có phòng đọc 200 chỗ ngồi ở 19 Lê Thánh Tông thuộc Thư viện Đại học

Vụ, Bộ Quốc gia Giáo dục

Năm 1956, Trường ĐH Tổng hợp Hà Nội được thành lập, thư viện trườngđược hình thành với kho sách 1 vạn loại, 20 loại tạp chí, phục vụ 420 sinh viênthuộc các ngành Toán, Lý, Hóa, Sinh vật, Lịch sử, Văn học; đồng thời phục vụcho 43 cán bộ giảng dạy, phần lớn là cán bộ giảng dạy của trường Khoa học cơbản và Dự bị đại học Văn khoa từ kháng chiến trở về tiếp quản thủ đô

Giai đoạn 1960-1975, Thư viện bám sát nhiệm vụ chính trị của nhà trườngphục vụ học tập giảng dạy, nghiên cứu khoa học, cung cấp các tư liệu khoa họcthiết thực, các đề tài về chiến đấu, sản xuất và đời sống, các công trình nghiêncứu điều tra về động thực vật, tài nguyên môi trường, lịch sử dựng nước và giữnước của dân tộc, văn học dân gian Góp phần nâng cao chất lượng biên soạngiáo trình, sách giáo khoa, chất lượng đào tạo cán bộ khoa học cơ bản về Tựnhiên và Xã hội cho đất nước

Giai đoạn 1976-1996, sau ngày đất nước thống nhất và đi vào xây dựng Chủnghĩa xã hội, tiến hành Công nghiệp hóa, Hiện đại hóa Thư viện trường ĐHTổng hợp Hà Nội cũng góp một phần nhỏ bé vào sự nghiệp xây dựng đất nướcthông qua việc cung cấp các tài liệu phục vụ đào tạo nguồn nhân lực cho đấtnước

Kế thừa 40 năm truyền thống của Thư viện ĐH Tổng Hợp Hà Nội và 10năm trưởng thành của mỡnh đến nay TT TT-TV ĐHQG HN đó lớn mạnh vữngvàng, đang từng bước phấn đấu trở thành một trung tõm thụng tin, thư viện đạihọc hàng đầu của cả nước.

2.1.2Chức năng

Trung tâm có chức năng thông tin và th viện đối với toàn bộ các trờng vàkhoa trực thuộc của ĐH QGHN, phục vụ hoạt động nghiên cứu, giảng dạy vàhọc tập của cán bộ, giảng viên, sinh viên, các nhà nghiên cứu, triển khai ứngdụng và quản lý đối với các th viện trực thuộc

Nhiệm vụ

Là trung tâm thông tin th viện chuyên ngành có nhiệm vụ nghiên cứu , thuthập, xử lý, thông báo, và cung cấp thông tin, t liệu về khoa họ, giáo dục, ngoạingữ và công nghệ phục vụ cán bộ và sinh viên của ĐH QGHN.Từ những chứcnăng trên mà trung tâm đề ra những nhiệm vụ cụ thể sau:

- Tham mu cho quyết định của lãnh đạo về phơng hớng tổ chức và hoạt độngthông tin, t liệu, th viện nhằm phục vụ nghiên cứu khoa học, giảng dạy và họctập trong ĐH QGHN

- Xây dựng kế hoạch ngắn hạn và chiến lợc phát triển, tổ chức và điều phốitoàn bộ hệ thống thông tin, t liệu, th viện toàn ĐHQG

- Thu thập, bổ sung -trao đổi, phân tích xử lý tài liệu và tin Tổ chức sắp xếp,

lu trữ, bảo quản kho t liệu của ĐHQG bao gồm tất cả các loại hình và ấn phẩm

và vật mang ti

- Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp, thiết lập mạng lới truy cập vàtìm kiếm thông tin tự động hóa; tổ chức cho toàn thể bạn đọc của trờng khaithác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả kho tin và tài liệu của trung tâm và cácnguồn lực bên ngoài

- Thu nhận lu chiểu những xuất bản phẩm do ĐHQG xuất bản, các luận ánluận văn bảo vệ tại ĐHQG hoặc ngời viết là cán bộ sinh viên ĐHQG Những báocáo tổng kết của các đề tài nghiên cứu cấp ĐHQG và cấp Nhà nớc đã đợcnghiệm thu đánh giá do các đơn vị trực thuộc chủ trì

- Xây dựng cơ sở dữ liệu đặc thù của ĐHQGHN, xuất bản các ấn phẩm thôngtin tóm tắt, thông tin chuyên đề phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học,

đào tạo

- Nghiên cứu khoa học về thông tin th viện, góp phần xây dựng lý luận khoahọc chuyên ngành ứng dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật mới vào xử lý

và phục vụ thông tin th viện.Tổ chức đào tạo nhằm bồi dỡng nâng cao trình độ tổchức, xử lí, cung cấp tin và tài liệu của đội ngũ cán bộ thông tin t liệu th viện.Trang bị kiến thức về hình thức cấu trúc cung cấp thông tin, về phơng pháp tracứu, tìm kiếm tin và sử dụng th viện cho cán bộ sinh viên ĐHQG

- Phát triển quan hệ trao đổi hợp tác trực tiếp vớicác trung tâm thông tin thviện, các tổ chức khoa học, các trờng đại học trong và ngoài nớc Tham gia tổchức và điều hành Liên hiệp th viện các trờng Đại học và Hiệp hội th viện ViệtNam Tham gia các Hiệp hội th viện quốc tế

- Làm đầu mối nối mạng hệ thống thông tin th viện ĐHQG và ngành đại họcvào mạng quốc gia, khu vực và thế giới

Tổ chức và quản lý đội ngũ cán bộ, kho tài liệu, cơ sở hạ tầng và các tài sảnkhác của trung tâm phù hợp với chức năng nhiệm vụ đợc giao theo quy dịnh của

ĐH QGHN

2.1.3Cơ cấu tổ chức

(Sơ đồ:)

Các phòng ban có nhiệm vụ cụ thể:

- Phòng bổ sung-trao đổi: có nhiệm vụ thu thập bổ sung các loại hình tài liệu

nh sách,báo, tạp chí, tài liệu in ấn, tài liệu điện tử, kể cả nhận lu chiểu các xuấtbản phẩm của nhà xuất bản ĐH QGHN; các luận án luận văn, các đề tài nghiêncứu khoa học thực hiện tại ĐH QGHN hoặc của cán bộ ĐHQG.Và các hoạt độngnghiệp vụ khác cũng nh liên hệ trao đổi với các cá nhân và tổ chức trong vàngoài nớc trong công tác trao đổi thông tin t liệu

- Phòng phân loại-biên mục với nhiệm vụ là xử lí tài liệu, xây dựng cơ sở dữliệu(CSDL) tài liệu th viện Định kí hiệu phân loại, từ khóa, tóm tắt nội dung, môtả phiếu tiền máy, nhập máy Tổ chức xây dựng và bảo quản hệ thống mục lụctra cứu truyền thống Nghiên cứu bổ sung và hoàn thiện bảng phân loại, hệ thống

từ khóa, từ chuẩn có kiểm soát

- Phòng thông tin: nhiệm vụ trực tiếp thực hiện việc xuất bản Bản tin điên tửhàng tháng của ĐHQG Tổ chức phục vụ thông tin chọn lọc cho cán bộ lãnh đạoquản lý và nghiên cứu khoa học trong ĐHQG Tổ chức các khóa bồi dỡngnghiệp vụ thông tin th viện cho cán bộ trung tâm và đơn vị cá nhân có nhu cầu

Chịu trách nhiệm hớng dẫn sinh viên thực tập chuyên ngành thông tin th việntheo yêu cầu của đơn vị đào tạo trong và ngoài ĐHQG.

- Phòng máy tính và mạng: quản trị hệ thống CSDL về sách, luận án, tạpchí và các dạng dữ liệu trên CD-ROM, Microfilm,microfichs của trung tâm Làphòng chuyên trách về các mảng liên quan đến công nghệ thông tin nh xây dựng

và quản lý Web của trung tâm, mạng LAN

- Hệ thống phục vụ bạn đọc: nhận tài liệu bổ sung, tổ chức sắp xếp và bảoquản các kho t liệu phục vụ bạn đọc Hiện tại, hệ thống phục vụ bạn đọc có mặttại tất cả các trờng, cơ sở đào tạo của ĐHQG, gồm:

Phòng phục vụ chung

Phòng phục vụ tại trờng ĐH KHXH&NV,KHTN

Phòng phục vụ tại trờng ĐH Ngoại ngữ

Phòng phục vụ tại trờng ĐH S phạm

Và các phòng đọc tại các khoa và cơ sở đào tạo cả ĐH QGHN

2.1.4 Đặc điểm ngời dùng tin

Nhu cầu thông tin của ngời dùng tin tại TT TT-TV ĐHQGHN rất đa dạng.Để

đảm bảo thông tin đến đúng đối tợng, kịp thời th viện có thể tiến hành phân chiathành từng nhóm bạn đọc để có những hình thức phục vụ đúng với yêu cầu vànguyện vọng của họ Ngời dùng tin là cơ sở định hớng cho mọi hoạt động của thviện Có thể chia ngời dùng tin của th viện thành các nhóm chính sau:

- Nhóm sinh viên:

Sinh viên là nhóm ngời dùng tin chiếm số lợng lớn của trung tâm, bao gồmtất cả các sinh viên đang theo học hệ chính quy cũng nh các đối tợng đang theohọc các lớp đào tạo chuyên ngành tại ĐH QGHN Do đó, các lĩnh vực tri thức

mà họ quan tâ cũng rất rộng lớn Trong đối tợng sinh viên lại có sự phân cấp nhucầu: nh sinh viên năm thứ nhất, năm thứ 2 chủ yếu tìm đến các tài liệu là giáotrình phục vụ cho các môn hoc cơ bản đại cơng; những sinh viên năm thứ 3-4,sinh viên tại chức,sinh viên học văn bằng 2 ngoài giáo trình họ còn tìm đến cáctài liệu tham khảo phục vụ cho việc mở rộng và nâng cao chuyên ngành

Bên cạnh đó thì nhu cầu về các tài liệu giải trí cũng đợc nhóm đối tợng nàytìm đến để th giãn, giải trí sau mỗi giờ học căng thẳng

- Nhóm ngời dùng tin là giảng viên, nhà khoa học, nghiên cứu sinh: hiện tạinhóm ngời dùng tin này của th viện cũng khá đông do quy mô đào tạo của ĐH

GQHN lớn Họ vừa là ngời sử dụng thông tin vừa là ngời tạo lập thông tin.Nguồn thông tin mà họ cần là thông tin có độ chuyên sâu bởi họ là những ngời

có trình độ chuyên môn và đang có nhu cầu nâng cao kiến thức của mình sâuhơn nữa Căn cứ vào nhu cầu này mà trung tâm có kế hoạch trong công tác bổsung, phục vụ

- Nhóm ngời dùng tin là cán bộ lãnh đạo quản lý, tuy rất ít nhng thờng xuyên

có nhu cầu dùng tin tại trung tâm Thông tin mà họ cần là để phục vụ cho việchoạch định chiến lợc, ra quyết định lãnh đạo, quản lý.Do đó mà thông tin cungcấp phải chính xác, kịp thời

Ngoài ra, trung tâm còn có đối tợng độc giả là ngời nớc ngoài

2.1.5 Đặc điểm vốn tài liệu

Vốn tài liệu là nguồn lực quan trọng của bất kỡ một cơ quan thụng tin thưviện nào Trước đõy nú là cơ sở để đỏnh giỏ sự phỏt triển của một cơ quan thụngtin thư viện Vốn tài liệu bổ sung cho thư viện phải phự hợp với diện nhu cầu,đối tượng phục vụ và bỏm sỏt chương trỡnh đào tạo Đú là tiờu chớ để TT TT-TVĐHQGHN xõy dựng và phỏt triển vốn tài liệu của mỡnh Đến nay, vốn tài liệucủa trung tõm đó phản ỏnh đầy đủ cỏc lĩnh vực tri thức ở cỏc mức độ khỏc nhau,

kể cả tài liệu truyền thống và hiện đại.Với phương chõm chủ động bỏm sỏtchương trỡnh đào tạo của cỏc trường thành viờn, cỏc khoa trực thuộc, kết hợp vớiviệc tham khảo ý kiến đúng gúp của chuyờn gia đầu ngành và của đụng đảo bạnđọc ĐHQG Nhờ vậy mà nguồn tài liệu luụn nhận được sự đỏnh giỏ cao của hầuhết sinh viờn và cỏn bộ ĐHQG

Trong giai đoạn hiện nay,mặc dự nguồn tài liệu điện tử, tài liệu hiện đại đóbộc lộ những ưu thế mạnh mẽ trong hoạt động thụng tin nhưng cỏc tài liệutruyền thống (tài liệu in ấn) vẫn là nguồn thụng tin chủ đạo đối với sinh viờn vàcỏn bộ giảng dạy trong cỏc trường đại học.Vỡ vậy, Trung tõm đó xõy dựng đượckho tài liệu truyền thống gồm:

128 000 tờn sỏch, biểu ghi với gần 750 000 bản

2145 tạp chớ

2000 thỏc bản văn bia

2000 luận ỏn tiến sĩ, luận văn thạc sĩ

Vốn giỏo trỡnh của 60 ngành đào tạo

600 đề tài nghiờn cứu khoa học cấp bộ, cấp ĐHQG, cấp Nhà nước

Bờn cạnh việc thường xuyờn bổ sung cỏc tài liệu truyền thống, Trung tõmcũng luụn chỳ trọng tới việc bổ sung cỏc tài liệu hiện đại đú là cỏc tài liệu nghenhỡn Video, đĩa CD-ROM, vi phim, vi phiếu chứa hàng chục nghỡn bài tạp chớdưới dạng biểu ghi thư mục, túm tắt và toàn văn được cập nhật hàng thỏng hàngquý về cỏc lĩnh vực khoa học và cụng nghệ, khoa học xó hội, khoa học giỏodục, kinh tế

2.2 Thực trạng bộ máy tra cứu tìm tin của Trung tâm TT-TV ĐH QGHN2.2.1 Vai trò của bộ máy tra cứu tìm tin trong trung tâm

Bộ máy tra cứu tìm tin là tập hợp các phơng tiện tra cứu, truy cập thông tinkhác nhau giúp ngời dùng tin khai thác triệt để các nguồn thông tin của một cơquan Thông tin-th viện

Bộ máy tra cứu tin có ý nghĩa hết sức quan trọng trong hoạt động thông tin

th viện Sự phát triển, lớn mạnh và hoàn thiện của th viện phụ thuộc rất nhiều vàochất lợng và hiệu quả của bộ máy tìm tin vì nó là “nhịp” trong chiếc cầu nối giữa

th viện với ngời dùng tin

- Bộ máy tra cứu tìm tin là công cụ hữu ích, thiết thực giúp ngời dùng tin trựctiếp tự tìm tài liệu một cách nhanh nhất và phù hợp với yêu cầu thông tin Khi sốlợng tài liệu phong phú nh tại TT TT-TV ĐH GQHN nếu không có bộ máy tracứu tìm tin thì con đờng từ bạn đọc đến với tài liệu sẽ rất khó khăn Chính vì vậy,ngời dùng tin của trung tâm xem bộ máy tra cứu tin là “chìa khóa” để mở ra cácchân trời tri thức Thực tế là bộ máy tra cứu tin đã giúp ngời dùng tin giảm bớtthời gian tìm kiếm tài liệu, đặc biệt khi có ứng dụng công nghệ thông tin tronghoạt động th viện trong đó có khâu tra cứu tin thì quá trình này càng đợc giảmbớt

- Bộ máy tra cứu tin còn thông báo cho ngời dùng tin biết đợc những tài liệunào mới nhập vào th viện và giúp bạn đọc có thể nhanh chóng bổ sung thêmnhững tài liệu còn thiếu cho mình, đặc biệt trong thời đại bùng nổ thông tin thì

yếu tố này rất quan trọng giúp bạn đọc cập nhật ngay những thông tin mới phùhợp với yêu cầu.

- Bộ máy tra cứu tin còn là công cụ hệ thống hóa tài liệu, tổng hợp toàn bộnhững thông tin về tài liệu, giúp ngời dùng tin khi đi sâu nghiên cứu một đề tàilĩnh vực nào đó một cách thuận lợi

- Bộ máy tra cứu tin là công cụ để bổ sung hoàn bị vốn tài liệu của trung tâm,cán bộ th viện sẽ căn cứ vào số tài liệu và khả năng sử dụng tài liệu của ngờidùng tin (tức đờng đi của tài liệu) để từ đó trung tâm mà trực tiếp là phòng bổsung-trao đổi có kế hoạch bổ sung Ngoài ra bộ máy tra cứu tin còn là công cụ

đắc lực cho cán bộ th viện trong công tác quản lý đợc vốn tài liệu của th viện

Nh vậy, để từng tài liệu đến đúng địa chỉ đã phản ánh trong nội dung thìtrung tâm luôn phải chú ý quan tâm đến việc xây dựng và hoàn thiện bộ máy tracứu tìm tin Đối với trung tâm TT-TV của ĐH QGHN đang từng bớc tin học hóa,phần lớn tài liệu vẫn nằm tách biệt với bộ máy tra cứu tin nên phải đảm bảo sự t-

ơng đồng giữa bộ máy tra cứu tin với nguồn tài liệu Bởi vậy, bộ máy tra cứu tìmtin không thể thiếu đối với bất kì cơ quan thông tin th viên nào - trong đó có TTTT-TV ĐH QGHN không phải là ngoại lệ

2.2.2 Khảo sát bộ máy tra cứu tìm tin của Trung tâm

2.2.2.1 Cơ sở để tổ chức bộ máy tra cứu tìm

Con người là yếu tố quyết định sự tồn tại và phỏt triển của thư viện Vấn đềchất lượng nguồn nhõn lực của trung tõm cú vai trũ quyết định đến chất lượngcỏc sản phẩm và dịch vụ thụng tin thư viện mà trung tõm cung cấp Trung tõm

cú đội ngũ cỏn bộ gồm 130 người trong đú cú 1 tiến sĩ, 9 thạc sĩ, 83 cử nhõn, 37cao đẳng và trung cấp Đội ngũ cỏn bộ được phõn chia, chuyờn mụn húa theocỏc lĩnh vực hoạt động

Cơ sở vật chất được trang bị đồng bộ và đang từng bước hiện đại húa:

tính được nối mạng LAN và thường xuyên được nâng cấp hệ thống máy tra cứuvới tốc độ đường truyền và xử lí nhanh cho kết quả tra cứu chính xác và đầy đủ.Phương tiện ngôn ngữ phục vụ cho bộ máy tra cứu tin: Trung tâm đã đưavào sử dụng chính thức Khung phân loại DDC 14 bằng Tiếng Việt từ năm 2006

để phân loại tài liệu Sử dụng Bộ Từ khóa về Khoa học và công nghệ để làm tiêuchuẩn định từ khóa cho tài liệu

2.2.2 Cấu trúc bộ máy tra cứu tin của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN

Bộ máy tra cứu tin trong bất kỳ một trung tâm thông tin, thư viện nào cũnggiữ vai trò hết sức quan trọng giúp người dùng tin đến với tài liệu một cáchnhanh nhất Nếu có một kho tài liệu phong phú nhưng không có bộ máy tra cứutin thì lúc đó nó cũng trở thành vật vô giá trị vì không được sử dụng Bộ máy tracứu tin cho phép tìm và cung cấp thông tin dữ liệu cần thiết theo diện đề tài baoquát của kho tra cứu tin thông qua các công cụ tìm kiếm Ngoài tác dụng đối vớingười dùng tin thì bộ máy tra cứu tin còn là trợ thủ đắc lực cho cán bộ thư việntrong công tác nghiệp vụ Để đưa một thư viện vào hoạt động thì một trongnhững yêu cầu bắt buộc là phải có bộ máy tra cứu tin Nhận thức rõ điều này,Trung tâm luôn duy trì bộ máy tra cứu tin theo hai hình thức:

Bộ máy tra cứu tin truyền thống

Bộ máy tra cứu tin hiện đại

2.2.2.1 Bộ máy tra cứu tin truyền thống

Loại hình tra cứu này được sử dụng ngay từ những ngày đầu thư viện mớithành lập và vẫn sử dụng cho đến ngày nay nhưng xuất hiện thêm nhiều loạihình mới Tra cứu tin truyền thống là công cụ tra tìm tài liệu mang tính chất thủcông, bao gồm hệ thống mục lục chữ cái, mục lục chủ đề, mục lục phân loại,danh mục và các tài liệu khác Các loại hình tra cứu này hoạt động thống nhấttạo nên bộ máy tra cứu tin truyền thống

2.2.2.1.1 Hệ thống mục lục (HTML)

Hệ thống mục lục là tập hợp các đơn vị, phiếu mục lục được sắp xếp theomột trình tự nhất định, phản ánh nguồn tin của một hoặc một nhóm các cơ quanthông tin thư viện.

Hệ thống mục lục với chức năng là công cụ tra cứu và giới thiệu sách tới bạnđọc, có thể xem hệ thống mục lục là hình ảnh thu nhỏ nguồn lực thông tin của

cơ quan thông tin thư viện, giúp người dùng tin xác định vị trí tài liệu trong kho,

là cầu nối giữa tài liệu với bạn đọc và cán bộ thư viện Nó là cơ sở cho việc lựachọn và mượn tài liệu

Mục lục có thể tồn tại dưới dạng phiếu hoặc in thành sách, gồm các loại sau:Mục lục chữ cái (MLCC), Mục lục phân loại (MLPL), Mục lục chủ đề (MLCĐ),Mục lục công vụ (MLCV)

* Mục lục chữ cái: là hệ thống các phiếu mục lục được sắp xếp theo tên tácgiả, tên tài liệu của tài liệu được phản ánh

Mục lục chữ đã có từ lâu và luôn giữ một vị trí quan trọng trọng trong hệthống mục lục của thư viện Mục lục được sử dụng rộng rãi trong các thư viện.Ngày nay khi công nghệ thông tin phát triển nhưng mục lục chữ cái vẫn đượcduy trì ở nhiều thư viện và nhiều bạn đọc vẫn có thói quen sử dụng nó khi tracứu tài liệu Là một phương tiện tra cứu thông dụng đối với người dùng tin,giúpcán bộ thư viện trong công tác trao đổi sách, chỉ dẫn thư mục, thông tin khi trảlời các yêu cầu bạn đọc

Hệ thống mục lục chữ cái của trung tâm TT-TV ĐHQGHN được chia thành

2 bộ phận: mục lục theo tên sách và mục lục theo tên tác giả, được sắp xếp theovần chữ cái Có mục lục chữ cái Tiếng Việt và mục lục chữ cái tiếng nước ngoài(tên nước ngoài được viết theo phiên âm)

Mục mục tên sách được sắp xếp theo tiêu đề mô tả tên sách, tức là lấy tênsách làm tiêu đề mô tả chính và sắp xếp theo thứ tự chữ cái Theo cách sắp xếpnày, ở góc trên bên trái của phiếu là số đăng kí cá biệt (ĐKCB) dùng để xếp giá,

góc dưới bên phải là kí hiệu phân loại của sách (KHPL), góc dưới bên phải làthời gian tiến hành phân loại.

Phương pháp sắp theo trật tự chữ cái từ A đến Z, đối với chữ cái tiếng Việtthì thêm các dấu Ă, Â, Ơ Người dùng tin chỉ cần biết một chữ cái đầu của tênsách hoặc tên tác giả thì sẽ tìm được tài liệu và những thông tin cần thiết chomình Ngoài ra, nếu tên bắt đầu bằng một con số toán học thì người dùng tin tựphiêm âm để tra cứu, cấu trúc mô tả thuận Họ - tên đệm - tên riêng

Phương pháp sắp xếp theo tên tài liệu cũng tiến hành tương tự như sắp xếptheo tên tác giả

Như vậy khi bạn đọc sử dụng mục lục chữ cái khi mình đã biết tên tài liệuhoặc tên tác giả vì thế khi sử dụng loại mục lục này cần có thêm các loại mụclục khác hỗ trợ để tìm tin theo chuyên ngành

Thành phần cấu tạo của mục lục chữ cái là các phiếu mô tả,các phiếu nàyđược miêu tả theo tiêu chuẩn quốc tế ISBN nhờ vậy thống nhất được cách mô tả.Hiện nay, Mục lục chữ cái ít được sử dụng tại trung tâm mà thay thế bằngcác phương tiện tra cứu hiện đại qua máy tính do những hạn chế của nó, đó làmới chỉ có phiếu mô tả chính, phiếu tiêu đề chính chứ chưa có phiếu mô tả bổsung cho tác giả thứ 2, thứ 3, người dịch, và phiếu hướng dẫn

* Hệ thống mục lục phân loại:

Mục lục phân loại phản ánh kho tài liệu theo nội dung các lĩnh vực khoahọc: vật lí, toán học, hóa học, khoa hoc xã hội Trong mục lục phân loại thì cácphiếu mục lục được sắp xếp theo trật tự logic của một sơ đồ phân loại sách nhấtđịnh.Mục lục phân loại giúp bạn đọc tìm kiếm tài liệu một cách dễ dàng nhanhchóng theo các lĩnh vực tri thức mà mình cần Mục lục phân loại được xây dựngtrên cơ sở khung phân loại mà thư viện sử dụng

Trước đây, TT TT-TV ĐHQGHN sử dụng hai khung phân loại “19 lớp” vàkhung phân loại BBK, công tác phân loại tài liệu vẫn chưa được thống nhất gây

khó khăn cho cán bộ phân loại và nhu cầu tìm kiếm thông tin của bạn đọc Đếnnăm 2002, Trung tâm chính thức sử dụng DDC 14 trong công tác phân loại tàiliệu.

Kí hiệu phân loại nằm ở bên dưới góc trái của phiếu, tất cả các phiếu giốngnhau về kí hiệu phân loại sẽ được sắp vào một hộp phiếu với những chuyênngành cụ thể Trong mỗi ngành khoa học lớn lại được chia nhỏ thành nhiềuchuyên ngành hẹp hơn và những ngành này lại được cách nhau bởi một phiếu đềmục, trong mỗi chuyên ngành lại được sắp theo thứ tự vần chữ cái.Khi bạn đọctra cứu tài liệu thì trước hết phải tìm đến lĩnh vực tri thức mà mình cần sau đótìm theo theo thứ tự vần chữ cái của tên tài liệu hoặc tên tác giả

Để mục lục phân loại phát huy được vai trò của nó khi tra cứu tin thi yêu cầuđối với cán bộ phân loại là phải xác định đúng lĩnh vực tri thức của tài liệu đểđặt tài liệu đúng chỗ Đây là một yêu cầu rất khó đòi hỏi cán bộ phân loại phải

có trình độ hiểu biết, kinh nghiệm

Ví dụ miêu tả theo tên tài liệu và tên tác giả: