Trong xã hội, con người quan hệ với nhau thông qua nhiều hình thức trong đó có giao tiếp và các công cụ của giao tiếp. Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả giúp người nói thể hiện được đầy đủ nội dung, ý tưởng và mục đích giao tiếp của mình còn người nghe thì dễ dàng tiếp nhận các nội dung một cách thống nhất.
Trang 1Bài 5: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH 1.Thuyết trình và lợi ích của thuyết trình
1.1.Khái niệm thuyết trình
- Thuyết trình là trình bày bằng lời trước nhiều người về một vấn đề nào đó nhằm cung cấp thông tin hoặc thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe
- Đặc điểm: Trong thuyết trình cũng giống như bất cứ hình thức truyền thông nào khác, có năm yếu tố căn bản thường được biểu thị như sau, “ai đang nói điều gì với ai và đang sử dụng phương tiện nào để tạo ra kết quả gì?”
- Các loại thuyết trình
Phân theo mục tiêu của bài thuyết trình có hai hình thức chính
+ Cung cấp thông tin: Chia sẻ, cung cấp, truyền tải thông tin cho người nghe + Thuyết phục: Đưa ra các lý lẽ làm cho người nghe chấp nhận hoặc hành động theo ý kiến của người nói Một nhà thuyết trình tài năng không chỉ cung cấp thông tin cho người nghe mà còn làm thay đổi cảm xúc của họ
1.2.Lợi ích của thuyết trình
- Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả: Trong xã hội, con người
quan hệ với nhau thông qua nhiều hình thức trong đó có giao tiếp và các công cụ của giao tiếp Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả giúp người nói thể hiện được đầy đủ nội dung, ý tưởng và mục đích giao tiếp của mình còn người nghe thì dễ dàng tiếp nhận các nội dung một cách thống nhất
- Thuyết trình đóng vai trò to lớn trong sự thành công của mỗi cá nhân
Lịch sử và thực tế hiện tại đã chứng minh những người thành công trong công việc và cuộc sống thường là những chuyên gia trong thuyết trình Điều đó cũng giải thích tại sao kỹ năng thuyết trình trở thành một kỹ năng quan trọng đối với người lãnh đạo hay một nhà quản lý Một nhà lãnh đạo quản lý tài năng cần phải thành thục trong kỹ năng diễn thuyết trước công chúng, đôi khi chính nó giúp che giấu những khiếm khuyết khác Trong thực tế kỹ năng này được sử dụng cho
Trang 2các mục đích khác nhau Thuyết trình mang lại hình ảnh, tác phong và quan trọng hơn là sự tự tin cho bạn khi đứng trước một đám đông, thuyết trình đóng vai trò vô cùng to lớn trong sự thành công của mỗi cá nhân
- Thuyết trình như một nghề tạo thu nhập cao
Người Anh có câu ngạn ngữ cổ: “Lời nói chẳng mất tiền mua” xem ra không còn đúng từ thập niên 90 của thế kỷ XX Ngày nay, lời nói hay thậm chí còn rất đắt
đỏ Chi phí bỏ ra có thể là của người nghe phải trả cho một nhà diễn thuyết chuyên nghiệp, cũng có thể là của những người đang phấn đấu để trở thành nhà diễn thuyết tương lai
Trong suốt lịch sử Hoa Kỳ, rất nhiều người đã kiếm sống bằng cách đứng trên bục ở rất nhiều bang khác nhau và thuyết trình về nhiều vấn đề như một hình thức giải trí hoặc cung cấp thông tin để thu tiền khán giả Tuy nhiên ngày nay thù lao cho các bài diễn thuyết đã nâng lên một tầm mới Những chuyên gia diễn thuyết có thể kiếm được vài ngàn đô la mỗi buổi Những ngôi sao như Colin Powell, Oparh Winfrey, Barbara Walter và Luther King thậm chí còn được trả hơn
50000 đô la cho mỗi lần đứng trước công chúng Làm sao những nhân vật này có thể học được nghệ thuật thuyết trình Một vài người tự nhiên tức là đã sẵn có năng khiếu, một số khác có thể học hỏi được từ các khoá đào tạo thuyết trình Một số khác chọn cách tốn kém hơn Họ đeo đuổi những hướng dẫn “độc quyền” về cách thức thuyết trình, có thể tốn tới 5000 đôla cho mỗi buổi học 6 h Qủa thực lời nói không rẻ chút nào!
2 Các công việc chuẩn bị cho buổi thuyết trình
2.1 Chọn chủ đề
Lựa chọn chủ đề cho bài thuyết trình của bạn, nghĩ về những chủ đề (1) mà bạn quan tâm đến những vấn đề lớn, (2) về những chủ đề mà bạn biết nhiều, (3) hay những chủ đề mà thính giả hứng thú để nghe
Trang 3Trong khi đang tìm đề tài, bắt đầu với chính bản thân bạn Kinh nghiệm cá nhân gì có thể mang đến một bài thuyết trình thú vị? Liệu bạn có muốn đi ra bên ngoài cuộc sống của chính bạn, khám phá đề tài lôi cuốn bạn, bạn muốn tìm hiểu
Một phương pháp khác để tìm đề tài thuyết trình là việc vận động trí não hoặc tìm kiếm giáo trình, tài liệu có liên quan Sau đó bạn chọn một đề tài, xác định những mục đích tổng quát của bài thuyết trình, sau đó trình bày một cách ró ràng mục đích cơ bản của bạn Đó là những điều bạn mong muốn và hy vọng sẽ hoàn thành trong bài thuyết trình
Bước đầu tiên của một buổi thuyết trình là chọn chủ đề Thông thường, chủ
đề bài nói chuyện được xác định bằng những sự kiện, thính giả và trình độ của người trình bày Có 2 loại chủ đề khả thi cho các bài thuyết trình tại lớp: 1.Các chủ
đề họ biết nhiều; 2.Các chủ đề họ muốn tìm hiểu thêm
2.2.Tìm hiểu thính giả
- Thu thập thông tin: Một trong những cách diễn giả phân tích thính giả là
bằng việc xem xét những đặc điểm có thể quan sát được như độ tuổi, giới tính, xu hướng tôn giáo, chủng tộc, dân tộc, hoặc nền tảng văn hóa
+ Độ tuổi : Những người ở thế hệ cùng nhau không suy nghĩ giống nhau, những trẻ nhỏ không mua cùng một sản phẩm, những công dân gương mẫu cùng
bỏ phiếu cho cùng một chính trị gia Phụ thuộc kết cấu bài nói chuyện trên lớp, bạn
có thể phải xử lý tình huống có 2 hay 3 thế hệ Tình huống này sẽ tạo cơ hội thực hành tốt cho những bài thuyết trình bên ngoài lớp học, nơi mà tuổi tác thường là một yếu tố chính đối với việc phân tích thính giả
+ Giới tính : Trong lúc thuyết trình, bạn phải thận trọng trong việc đưa ra các giả định liên quan tới vấn đề giới cho đến lúc bạn kiểm nghiệm được những giả định này và thấy chúng là đúng Phụ nữ và nam giới ngày nay chia sẻ nhiều lĩnh vực về kinh nghiệm, sở thích, và khát vọng hơn trước đây Một diễn giả khôn ngoan sẽ hòa hợp cân bằng sự khác biệt và tương tự giữa các giới Cần biết hạn chế
Trang 4việc sử dụng ngôn ngữ về giới là một phần quan trọng để trở thành một diễn giả coi công chúng là trung tâm
+ Chủng tộc, dân tộc và nền tảng văn hóa : Bước đầu tiên là nhận thức rằng một số thính giả của chúng ta có thể thực sự thuộc một chủng tộc, dân tộc, hoặc định hướng văn hóa đặc biệt chịu ảnh hưởng từ chủ đề bài nói chuyện của chúng
ta Bước thứ hai là cố gắng xác định những định hướng này là gì và chúng có thể tạo ra những phản ứng của thính giả như thế nào đối với thông điệp chúng ta đưa
ra Bước thứ ba là điều chỉnh thông điệp của chúng ta để nó trở nên càng rõ ràng, phù hợp và càng thuyết phục càng tốt với những nền tảng văn hóa, chủng tộc và dân tộc của các độc giả
+ Tôn giáo : Mỗi khi chúng ta nói về một chủ đề với những mô tả về tôn giáo, khi đó, cần chắc chắn xem xét định hướng tôn giáo thính giả Cách nhìn tôn giáo là một trong những mối quan tâm nhiều cảm xúc và nhạy cảm Cho dù bài nói chuyện nhỏ trên lớp của chúng ta có thể nói về người trung tín, cũng như vô thần
và không tưởng Không chú ý những vấn đề này, bài nói chuyện của bạn có thể không đạt thành công Và quan trọng hơn, bạn có thể gặp bối rối
- Một số phương pháp tìm hiểu thông tin của thính giả
Bây giờ bạn đã biết về những gì cần phải tìm hiểu về một thính giả, câu hỏi tiếp theo là bạn tìm hiểu nó như thế nào? Bạn học của mình là thính giả thì sẽ ra sao? Chúng ta có thể học hỏi nhiều về họ bằng những quan sát và hội thoại Cho dù vậy, chúng ta có thể sẽ cần biết nhiều về nền tảng kiến thức và ý kiến của họ về những chủ đề thuyết trình cụ thể
+ Phỏng vấn : Phỏng vấn trực tiếp rất linh hoạt và cho phép có những câu hỏi theo chiều sâu Khi được lập kế hoạch, kết cấu và triển khai hợp lí, đó có thể là cách tuyệt vời để biết về từng thành viên trong nhóm thính giả Điều cản trở lớn nhất là chi phí về thời gian và năng lượng Phỏng vấn mỗi thành viên trong lớp trước mỗi một bài nói chuyện có thể là phương pháp kĩ lưỡng của việc phân tích
Trang 5thính giả, nhưng nó ít thực tiễn Do vậy, phần lớn giáo viên khuyến khích sinh viên dựa vào điều tra
+ Điều tra : Giống phỏng vấn, xây dựng một điều tra tốt là một nghệ thuật chúng ta không thể kì vọng sẽ làm được qua một bài thuyết trình tại lớp Tuy nhiên, bằng việc theo sát một số hướng dẫn cơ bản, chúng ta có thể học cách phát triển một điều tra đủ tốt để phân tích thính giả tại lớp học Có ba loại câu hỏi chính
để chọn: câu hỏi lựa chọn cho trước, câu hỏi đánh giá mực độ, và câu hỏi mở Bằng việc giới hạn những khả năng có thể, những câu hỏi kiểu này đưa ra những trả lời rõ ràng, không mơ hồ Thính giả cũng có xu hướng đưa ra các câu trả lời không kĩ lưỡng Những kĩ thuật khác là cần thiết để tìm hiểu vấn đề sâu hơn
Điều tra này có kết quả rất tốt Nó nêu ra được rất nhiều vấn đề kiến thức, thái độ, và quan tâm của thính giả Để làm được một điều tra tốt, bạn cần ghi nhớ những nguyên tắc sau:
1, Lập bảng hỏi một cách cẩn thận để suy luận chính xác thông tin chúng ta cần
2, Sử dụng 3 loại câu hỏi, câu hỏi lựa chọn cho trước, câu hỏi đánh giá mức
độ và câu hỏi mở
3, Câu hỏi phải rõ ràng và không mập mờ
4, Lâp bảng hỏi tương đối ngắn gọn
2.3 Thu thập thông tin cho bài thuyết trình
- Các loại thông tin, tư liệu cần thu thập: Có 3 loại thông tin, tư liệu
+ Thông tin phải biết: Những điều phải cung cấp để thính giả nắm được rõ vấn đề đặt ra Thuyết trình viên phải nắm vững và hiểu chính xác các thông tin, tư liệu này
+ Thông tin phải biết: Những điều chứng minh rõ thêm, tạo thêm căn cứ thuyết phục cho người nghe
Trang 6+ Thông tin nên biết: Là những tư liệu, thực tế và mô hình, số liệu lam thêm phong phú Để chuẩn bị tốt cho bài thuyết trình nên thu thập những thông tin mới,
có ý tưởng độc đáo
- Các nguồn thông tin
Muốn thuyết trình thành công, trước tiên bạn phải nghiên cứu đầy đủ và dành nhiều thời gian tìm tòi tư liệu Bạn phải nỗ lực đọc sách, báo, tra cứu internet để thu thập thông tin tư liệu Chúng ta có thể tìm nguồn thông tin qua các nguồn sau :
+ Sử dụng kiến thức và kinh nghiệm của diễn giả : Bất kỳ ai cũng là chuyên gia về một cái gì đó Khi bạn đã lựa chọn một chủ đề từ kinh nghiệm riêng của mình, bạn có thể xóa bỏ cá nhân hóa chủ đề này bằng cách dựa vào các sự kiện và
số liệu sách vở Các thông tin từ bên ngoài như vậy luôn là cần thiết Tuy nhiên, bổ sung chúng với những kinh nghiệm riêng của mình luôn có thể giúp bạn mang thông điệp của bạn vào cuộc sống Ngay cả khi câu chuyện của riêng bạn cũng không gay cấn lắm, bạn vẫn có thể sử dụng chúng cho bài thuyết trình của mình Bởi vì thực sự chỉ có một mình bạn có kinh nghiệm đó Bằng cách suy nghĩ một chút về các kinh nghiệm đã qua của mình
+ Nghiên cứu tại thư viện : Một số sinh viên cho rằng thư viện chỉ là nơi chúng ta vào tìm kiếm thông tin khi nào không còn hy vọng Bạn có thể thu thập nhiều tài liệu nhất cho phần thuyết trình của mình từ thư viện Cũng có thể bạn biết rồi, tuy nhiên cũng cần thiết bạn xem lại phần này
Có những cách thức dễ dàng, nhanh chóng và hệ thống giúp bạn tìm kiếm những gì bạn cần trong thư viện Cách thức duy nhất và tốt nhất làm quen với tìm kiếm thông tin thư viện đó là vào thư viện Bạn có năm nguồn quan trọng để bạn thấy cái bạn muốn trong thư viện: người thủ thư, catalog thư viện,…
+ Tìm kiếm Internet: Bạn có thể tìm thấy một số lượng lớn thông tin trên Internet, nhưng bạn không thể tìm thấy các tài liệu cùng loại và các nghiên cứu sâu
Trang 7như trong một thư viện tốt Chính vì thế mà các chuyên gia khuyên bạn nên sử dụng Internet để bổ sung, chứ không phải là thay thế tìm kiếm thư viện Khi tìm hiểu ngồn thông tin trên Internet bạn cần chú ý khâu đánh giá các tài liệu từ Internet
Các nguồn đáng tin cậy nhất trên Web là những tài liệu đã được in ấn như tài
liệu chính phủ, bài báo cáo, báo cáo nghiên cứu Tuy nhiên, phần lớn các tài liệu trên web chỉ tồn tại ở dạng điện tử Chỉ có một số ít đã được biên tập để có thể đảm bảo một mức độ tối thiểu về tính tin cậy như ở các tài liệu được in ấn Web được coi
là “kinh nghiệm tự công bố lớn nhất trong lịch sử” Bất kì ai có máy tính và đường kết nối internet có thể chia sẻ ý kiến của mình với một nhóm, công bố một bản tin điện tử,
hoặc tạo ra một trang web cá nhân Chưa bao giờ một câu châm ngôn cổ lại có thể
đúng như vậy khi áp dụng với internet: hãy đừng tin vào tất cả những gì bạn đọc
2.4 Xây dựng nội dung bài thuyết trình
Bài thuyết trình thông thường có 3 phần: Mở đầu; Thân bài; Kết luận Trong
đó, mỗi phần đều có nội dung và chức năng riêng biệt
- Xây dựng phần mở đầu
Đây là phần nhập đề, là phần quan trọng nhất của bài thuyết trình, là bước tiếp xúc đầu tiên với người nghe, nên thuyết trình viên phải mở đầu sao cho hấp dẫn, kích thích hứng thú của người nghe và làm rõ chủ đề của bài nói
Có hai cách mở đầu là mở đầu trực tiếp và mở đầu gián tiếp
- Mở đầu trực tiếp: Là việc thuyết trình viên giới thiệu trực tiếp chủ đề của
nội dung bài nói Hình thức này thường được thực hiện với những đối tượng quen, thời gian dành cho thuyết trình ngắn
- Mở đầu gián tiếp: Là việc thuyết trình viên đưa ra một luận đề nào đó (gần
với chủ đề bài nói) rồi dẫn dắt người nghe đến với chủ đề chính của bài thuyết trình
Trang 8Sau khi xác định rõ cách vào đề, bước kế tiếp cần chuẩn bị đó là nội dung của phần mở đầu Mỗi thuyết trình viên sẽ có nội dung của phần mở đầu không giống nhau nhưng 3 mục tiêu cụ thể - được coi là 3 yêu cầu bắt buộc cần phải có trong bài thuyết trình đó là: Giới thiệu và làm quen; Thông báo nội dung trình bày; Thông báo thời gian và phương thức tiến hành
2.5 Các phương tiện hỗ trợ và công tác hậu cần
- Các tài liệu có liên quan
Khi thuyết trình, ngoài nội dung bài nói bạn đã chuẩn bị, bạn nên có những tài liệu khác nhau hỗ trợ nhằm làm cụ thể hóa vấn đề bạn trình bày, tăng thêm phần hấp dẫn và ấn tượng với thính giả Tài liệu hỗ trợ bạn nên chuẩn bị nhiều chủng loại khác nhau sao cho phù hợp với nội dung và khán giả
Các tài liệu hỗ trợ có thể là bản tóm tắt ý chính bài thuyết trình, bản copy của trang chiếu mà bạn trình bày, các tờ rơi theo mẫu sẵn, các bài báo hay tạp chí nhằm bổ sung thông tin cho bài nói…
-Hệ thống máy chiếu đa phương tiện
Theo thống kê xã hội học của Mỹ thì sức mạnh truyền đạt qua ngôn từ chỉ có7%, qua giọng nói là 38%, qua hình ảnh là 55% vì thế các phương tiện hỗ trợ nghe - nhìn sẽ rất hữu ích khi bạn thuyết trình
Hai phương tiện chủ yếu thường được sử dụng khi thuyết trình là máy chiếu
từ máy tính với hệ thống projector và máy chiếu từ giấy bóng với hệ thống overhead (cách trình bày chủ yếu là viết trên các tờ giấy trong suốt) Hiện nay, các thuyết trình viên chủ yếu sử dụng máy chiếu từ máy tính vì cách này có nhiều ưu điểm như nhìn chuyên nghiệp hơn, có thể sử dụng các hiệu ứng hình ảnh, biểu đồ… Với cách thức này, bạn dùng phần mềm Microsoft Power Point để tạo các slide chứa nội dung trình bày Khi tạo slide bạn nên lưu tâm đến 1 số gợi ý sau:
- Mỗi trang luôn có 1 tiêu đề và được chọn màu, kích thước sao cho dễ phân biệt với nội dung
Trang 9- Phần nội dung nên trình bày theo từng mục (1, 2…hoặc a, b…)
- Không nên chọn các kiểu font chữ cầu kì Hãy cứ chọn kiểu chữ như Arial, Vernada, hoặc Times New Roman
- Đừng chèn quá nhiều hình ảnh
- Khi chọn màu cho slide, nên chọn các màu có độ tương phản cao
- Khi sử dụng các hiệu ứng “bay nhảy” có sẵn trong PowerPoint, nhưng điều quan trọng nhất là: Không để người xem phải đợi cả 10 giây để xem một câu Một câu xuất hiện trên màn hình sau khoảng ba giây là nhiều nhất
- Trong các slide, sẽ rất hữu ích nếu bạn có thể cung cấp các thông tin phụ ở dưới cùng (nhỏ thôi nhưng phải dễ thấy) như slide hiện tại/ tổng số slide
Cuối cùng, bạn hãy luôn nhớ: dù bạn sử dụng bất kì kiểu gì, hãy áp dụng nó cho toàn bộ tất cả các trang Không nên thiết kế theo kiểu trang này thì chữ bay từ bên phải, trang khác thì lại quay vòng vòng Điều này cũng đúng đối với màu sắc, kiểu chữ trong đề mục, màu nền, bố cục
- Các phương tiện hỗ trợ khác
+ Máy chiếu Video: Trong những trường hợp bạn cần máy chiếu Video để
chiếu những đoạn phim minh họa cho bài thuyết trình Nó không chỉ làm tăng sức thuyết phục cho bài nói của bạn mà nó còn tác động rất lớn tới cảm xúc của khán thính giả
+ Hệ thống âm thanh: Trong những trường hợp bạn thuyết trình ở hội
trường lớn, đông người hoặc ngoài trời, bạn nên sử dụng hệ thống loa và micro Bạn phải kiểm tra trước thật cẩn thận để điều chỉnh âm lượng, độ ồn
- Làm tốt công tác hậu cần
+ Với phương tiện hỗ trợ nhìn: Chọn vị trí thích hợp đặt “phương tiện hỗ trợ nhìn” đảm bảo mọi người nhìn thấy Bạn nên đến sớm vài phút trước khi diễn ra bài thuyết trình để kiểm tra địa điểm và chọn vị trí phù hợp để đặt “phương tiện hỗ trợ nhìn”
Trang 10+ Với các phần việc khác:
- Bạn phải chắc chắn rằng địa điểm được sử dụng phải có ghế ngồi và phải thuận lợi cho việc sử dụng các phương tiện hỗ trợ
- Nếu sử dụng máy chiếu đa phương tiện hoặc có trình chiếu những thước video, bạn phải chuẩn bị và kiểm tra lại màn hình sao cho phải đủ lớn để những khán thính giả dù ngồi đầu tiên hay cuối cùng đều dễ dàng theo dõi
- Bạn cũng nên quan tâm tới vị trí khi bạn thuyết trình Bạn định ngồi hay định đứng? Nếu định đứng thì nên đứng ở vị trí không làm ảnh hưởng đến vị trí của các phương tiện hỗ trợ và tất cả khán thính giả đều quan sát được bạn
- Trước khi thuyết trình 2 giờ đồng hồ bạn nên tổng kiểm tra lại tất cả nội dung như bài nói, thiết bị, tài liệu, vận hành máy móc và điều chỉnh cho tương thích với thiết bị của bạn, đặc biệt chú ý hệ thống màn chiếu và âm thanh
2.6 Chuẩn bị tâm lý và hình thức
Trong mọi trường hợp, bạn chỉ có 90 giây để tạo cho người khác ấn tượng tốt về mình Nghiên cứu đã chỉ ra rằng, 93% ấn tượng đó được tạo nên bởi những tín hiệu không lời như: Cách chúng ta nói, vẻ bề ngoài và cách cư xử
- Hình thức bên ngoài: Để được ấn tượng tốt đẹp ngay từ lúc đầu, bạn cũng
cần quan tâm đến hình thức bên ngoài Do mọi người thường phán xét tính tin cậy của bài thuyết trình trên cơ sở hình tức bên ngoài, nên mọi cử chỉ, dáng điệu, nét mặt và thái độ của bạn cần tự nhiên và nhẹ nhàng Nếu bạn đứng một cách cứng nhắc, thở mạnh và không có sự tạm nghỉ trong bài diễn thuyết, mọi người sẽ rất dễ dàng nhận thấy sự thiếu tự tin trong bạn
- Tự tin: Quá lo lắng vì sự lúng túng là điều thường thấy ở thuyết trình viên.
Thay vì bị chi phối bởi sự lo lắng đó, hãy biến nó thành nguồn năng lượng để bạn
có thể trở thành một người nói nhiệt huyết và đầy sức sống Để có được tự tin, bạn
hãy: Chuẩn bị kĩ càng; Đừng bao giờ học thuộc bài nói; Tưởng tượng bạn sẽ thuyết
trình thành công; Đừng coi rụt rè là rào cản