Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp - Chuyên Đề - Nghiệp Vụ Hành Chính Tại Văn Phòng Bộ Nông Nghiệp Và Phát Triển Nông Thôn

Trang 6 - Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quytrình, quy phạm, định mức kinh tế - kỹ thuật; tổ chức xây dựng tiêu chuẩn quốc giavề quản lý ngành, lĩnh

A LỜI NÓI ĐẦU

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thế giới trong xu thế toàn cấu hóa, đấtnước ta đang từng ngày trưởng thành và chuyển mình, xuất phát từ nền kinh tếnông nghiệp lạc hậu đã trở thành một nước đang phát triển ổn định Song song với

sự phát triển của kinh tế, nến giáo dục ngày càng được chú trọng, đất nước đã vàđang triển khai nhiệm vụ xã hội hóa giáo dục một cách có hiệu quả

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được thành lập và quản lý dưới sự chỉ đạocủa Bộ Nội vụ, với hơn 40 năm phát triển trường đã đào tạo và cung cấp hàng ngàncán bộ có trình độ chuyên môn vững vàng về cả lý luận và thực tiễn nhằm đáp ứngkịp thời những nhu cấu của xã hội trong thời kỳ Công nghiệp hóa - Hiện đại hóaphát triển đất nước

Thực tập tốt nghiệp là giai đoạn quan trọng trong quá trình đào tạo cán bộthực hành có lý luận, rút ngắn được khoảng cách giữa lý luận và thực tiễn Quátrình thực tập là thời gian để làm quen và đi vào thực tế giúp sinh viên đi sâu, đi sáthơn vào việc tiếp cận với công việc cụ thể Bên cạnh đó việc thực tập còn là khâu

để đánh giá chất lương học tập của sinh viên và hoàn thiện kiến thức cho sinh viêntrước khi ra trường Thực hiện phương châm “ Học đi đôi với hành” giúp sinh viên

có dịp áp dụng những lý thuyết vào công việc,từ đó hoàn thiện kỹ năng làm việccủa bản thân Chính vì vậy chương trình đào tạo của nhà trường đã dành 3 tháng đểtạo điều kiện cho sinh viên va chạm với thực tế ngoài sách vở, trong đó thực tập 2tuần tại trường và gần 2 tháng tại cơ quan ngoài trường

Được sự giúp đỡ của Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ HàNội và sự đồng ý tiếp nhận của Ban lãnh đạo Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Pháttriển nông thôn, tôi đã được thực tập tại tại cơ quan từ ngày 10/3/2014 đến ngày02/5/2014 Trong thời gian thực tập tôi đã được các cô, chú, anh, chị trong Vănphòng Bộ tận tình hướng dẫn, chỉ dạy Thời gian này tôi có điều kiện thâm nhập

vào thực tế, hiểu biết thêm về công tác Văn thư – Lưu trữ và Quản trị văn phòngcủa cơ quan Qua đó còn giúp tôi rèn luyện kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ cũngnhư những kinh nghiệm quý báu về cách giao tiếp, ứng xử nơi công sở, phong cáchlàm việc của một cán bộ văn phòng.

Dưới đây là bài báo cáo thực tập tốt nghiệp cũng chính là công trình đánhdấu sự trưởng thành của tôi sau gần 3 năm học tập và rèn luyện tại trường Qua bàibáo cáo này tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy, cô khoa Quản trịvăn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các cán bộ tại Văn phòng Bộ Nôngnghiệp và Phát triển nông thôn, đặc biệt là chú Nguyễn Hồng Tiến- Trưởng phòngLưu trữ đã giúp tôi hoàn thành tốt đợt thực tập và viết bài báo cáo tôt nghiệp này

Với những kiến thức được các thầy cô giáo truyền đạt tại trường cũng nhưvới khả năng áp dụng, nắm bắt của bản thân trong thực tế thì cách nhìn nhận vàđánh giá vấn đề chưa thể bao quát, sâu sắc Hơn nữa do thời gian có hạn và kinhnghiệm thực tế còn ít, tuy bản thân đã cố gắng song bên cạnh đó không thể tránhkhỏi những thiếu sót Vì thế tôi rất mong nhận được sự góp ý của cán bộ cơ quan,các thấy, cô giáo và các bạn để bài báo cáo được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn./

Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2014 SINH VIÊN

Nguyễn Thị Thu Hà

B NỘI DUNG PHẦN IKHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ

PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

1 Giới thiệu về Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan của Chính phủ, thựchiện chức năng quản lý nhà nước về nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thủylợi và phát triển nông thôn trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụcông và thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp cóvốn nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật

Các thời kỳ lịch sử của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn:

A.THỜI KỲ TỪ NĂM 1987 ĐẾN NĂM 1995:

Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm trước đây được thành lập trên

cơ sở sáp nhập 3 Bộ: Nông nghiệp, Lương thực và Công nghiệp thực phẩm

Năm 1987, thực hiện chủ trương phát triển nông nghiệp Việt Nam gắn vớichế biến, tiêu thụ theo một quy trình khép kín từ sản xuất-chế biến-tiêu thụ, Hộiđồng Nhà nước đã có Nghị quyết số 782 NQ HĐNN 7, ngày 16/2/1987 về việcthành lập Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm trên cơ sở sáp nhập 3 Bộ:Nông nghiệp, Lương thực, Công nghiệp thực phẩm

Ngày 5/3/1987 Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 46-HĐBT quyđịnh chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Bộ Nông nghiệp và Công nghiệpthực phẩm.

Ngày tháng 3 năm 1990, Hội đồng Nhà nước quyết định kiện toàn một bước

cơ quan của Hội đồng Bộ trưởng, trong đó giao chức năng quản lý Nhà nước đốivới ngành cao su cho Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm Phê chuẩn giảithể Tổng cục cao su

B.THỜI KỲ TỪ NĂM 1995 ĐẾN NAY:

Kế thừa và phát huy thành tựu 10 năm đổi mới tổ chức các cơ quan hànhchính nhà nước, Chính phủ đã có định hướng chuyển từ Bộ quản lý đơn ngànhsang mô hình Bộ quản lý nhà nước nhiều ngành, nhiều lĩnh vực có chức năng gầngiống nhau, giảm bớt sự chồng chéo, chia cắt giữa các Bộ để nâng cao hiệu lựcquản lý Nhà nước trong các lĩnh vực Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thuỷ lợi và pháttriển nông thôn

Từ ngày 3/10-28/10/1995, tại kỳ họp thứ 8 của Quốc hội khoá 9 thông quaNghị định về việc thành lập Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn trên cơ sởhợp nhất 3 Bộ: Lâm nghiệp, Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm và Thuỷ lợi

Nhiệm vụ chính trị của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn được đặt rakhông chỉ là nhiệm vụ của các ngành trước đây về sản xuất nông nghiệp, lâmnghiệp và thuỷ lợi một cách riêng rẽ mà còn là sự đòi hỏi cao hơn về việc pháttriển ngành nông nghiệp và nông thôn một cách bền vững, bảo vệ các nguồn tàinguyên thiên nhiên đất - nước rừng

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp Và Phát triển nông thôn

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp vàPhát triển nông thôn được quy định tại Nghị định số 199/2013/NĐ-CP ngày 26tháng 11 năm 2013 của Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

cơ cấu tổ chức của Bộ nông nghiệp và Phát triển nông thôn

a Vị trí và Chức năng

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan của Chính phủ, thựchiện chức năng quản lý nhà nước các ngành, lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm nghiệp,diêm nghiệp, thủy sản, thủy lợi và phát triển nông thôn trong phạm vi cả nước;quản lý nhà nước các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản

lý của Bộ

b Nhiệm vụ và Quyền hạn

- Trình Chính phủ các dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội; dự ánpháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị địnhcủa Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm của Bộ

đã được phê duyệt và các nghị quyết, cơ chế, chính sách, dự án, đề án, văn bản quyphạm pháp luật khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo phân công củaChính phủ, Thủ tướng Chính phủ

- Trình Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, nămnăm, hàng năm và các dự án, công trình quan trọng quốc gia thuộc ngành, lĩnh vực

- Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quytrình, quy phạm, định mức kinh tế - kỹ thuật; tổ chức xây dựng tiêu chuẩn quốc gia

về quản lý ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy địnhcủa pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó

- Công bố, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, đánh giá, tổng hợp báocáo và chịu trách nhiệm thực hiện các cơ chế, chính sách, chiến lược, quy hoạch,

kế hoạch đã được phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; tuyên truyền,phổ biến, giáo dục pháp luật về các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhànước của Bộ

- Kiểm tra các văn bản quy phạm pháp luật do các Bộ, Hội đồng nhân dân,

Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành có liên quan đếnngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; nếu phát hiện những quyđịnh do các cơ quan đó ban hành có dấu hiệu trái với các văn bản quy phạm phápluật thuộc ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý thì xử lý theo quy định của pháp luật

- Về Quản lý đầu tư, xây dựng; Nông nghiệp; Lâm nghiệp; Diêm nghiệp;Thủy sản; Thủy lợi; Phát triển nông thôn

- Về doanh nghiệp, hợp tác xã và các loại hình kinh tế tập thể, tư nhân khác

- Về bảo vệ môi trường, biến đổi khí hậu và đa dạng sinh học

- Chỉ đạo, hướng dẫn và tổ chức thực hiện các hoạt động xúc tiến thươngmại, xúc tiến đầu tư các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.

- Kiểm định kỹ thuật an toàn các máy, thiết bị, vật tư, các chất đòi hỏinghiêm ngặt về an toàn lao động trong các hoạt động thuộc các ngành, lĩnh vựcquản lý của Bộ theo quy định của pháp luật

- Thực hiện hợp tác quốc tế và hội nhập kinh tế quốc tế trong các ngành, lĩnhvực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật

- Quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách hành chính của Bộtheo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước đã được Thủtướng Chính phủ phê duyệt

- Quản lý tổ chức, hoạt động dịch vụ công

- Thực hiện nhiệm vụ quản lý đối với hội, tổ chức phi chính phủ hoạt độngtrong ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy định củapháp luật

- Thực hiện nhiệm vụ quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế công chức, vị tríviệc làm, số lượng viên chức; thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chínhsách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với công chức, viên chức thuộc diện Bộquản lý

- Thực hiện nhiệm vụ quản lý về thi đua, khen thưởng theo quy định củapháp luật

- Thanh tra, kiểm tra; giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng,tiêu cực và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật liên quan đến ngành, lĩnh vực theoquy định của pháp luật

- Thực hiện nhiệm vụ quản lý về công nghệ thông tin, thống kê thuộc phạm

vi quản lý nhà nước của Bộ quy định tại Luật công nghệ thông tin

- Quản lý tài chính, tài sản và nguồn lực khác được giao và tổ chức thực hiệnngân sách được phân bổ theo quy định của pháp luật

- Thường trực quốc gia về công tác phòng, chống lụt, bão; kế hoạch bảo vệ

và phát triển rừng; xây dựng nông thôn mới

- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng Chínhphủ giao hoặc theo quy định của pháp luật

c Cơ cấu tổ chức bộ máy

( Sơ đồ tổ chức bộ máy của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn – Phụ lục I)

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Nôngnghiệp và Phát triển nông thôn được quy định tại Quyết định số 618/ QĐ-BNN-TCCB ngày 01 tháng 4 năm 2014 của Bộ trưởng Quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ nông nghiệp và Phát triển nôngthôn

1.Vị trí và chức năng

- Văn phòng Bộ là tổ chức thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn cóchức năng tham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác và phục vụ cáchoạt động của Bộ; giúp Bộ trưởng tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vịthuộc Bộ thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ

- Văn phòng Bộ có con dấu riêng để giao dịch, được mở tài khoản theo quyđịnh của pháp luật.

2 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Xây dựng, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện chương trình, kết hoạch công

tác của Bộ, của Lãnh đạo Bộ và các nhiệm vụ được Lãnh đạo Bộ giao cho các cơquan, đơn vị thuộc Bộ; tham mưu, tổng hợp báo cáo công tác chỉ đạo điều hànhcủa Bộ; đầu mối theo dõi việc thực hiện các nghị quyết liên tịch, quy chế phối hợpgiữa Bộ và các cơ quan, địa phương

- Chủ trì hoặc phối hợp chuẩn bị, tổ chức các cuộc họp, làm việc, tiếp khách,các chuyến đi công tác của Lãnh đạo Bộ; thông báo ý kiến kết luận, giao nhiệm vụcủa Lãnh đạo Bộ

- Chủ trì hoặc phối hợp xây dựng bộ Quy chế công vụ của Bộ; hướng dẫn,kiểm tra đôn đốc việc thực hiện sau khi được ban hành

- Xây dựng các quy định và văn bản hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thựchiện cong tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; thực hiện cácnhiệm vụ về hành chính, văn thư, lưu trữ, thông tin của cơ quan Bộ theo quy định

- Xây dựng các quy định và văn bản hướng dẫn về hoạt động truyền thông;chủ trì hoặc phối hợp thực hiện các hoạt động thông tin và truyền thông về nôngnghiệp và phát triển nông thôn theo quy định của pháp luật

- Đầu mối tổ chức thực hiện công tác triển lẵm của Bộ và tham gia thực hiệncác hoạt động về tổ chức hội chợ theo phân công của Bộ trưởng

- Quản lý, tổ chức thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tácchỉ đạo điều hành của Lãnh đạo Bộ; đầu mối quản lý, vận hành hệ thống phònghọp truyền hình, quản lý các thiết bị thông tin – truyền thông của các cơ quan

- Quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, tài sản; bảo đảm phương tiện và điều kiệnphục vụ làm việc chung của vơ quan Bộ.

- Thực hiện công tác lễ tân, khách tiết, tang lễ theo quy chế của Bộ

- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ trật tự, an toàn, phòng chống cháy nổ,quân sự, tự vệ, ý tế, vệ sinh môi trường và đảm bảo cảnh quan trong cơ quan Bộ

- Phối hợp hoàn chỉnh hồ sơ giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y

tế đối với cán bộ, công chức viên chức, người lao động hưởng lương của Bộ

- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ của Cơ quan đại diện Văn phòng Bộ tại thànhphố Hồ Chí Minh

- Về tổ chức bộ máy biên chế công chức, vị trí việc làm, số lượng người làmviệc, chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật

- Thực hiện công tác phòng, chống tham những, thực hành tiết kiệm trongthực thi công vụ theo quy định của pháp luật; Thực hiện các nội dung cải cáchhành chính theo chương trình, kế hoạch của Bộ và phân công của Bộ trưởng

- Về quản lý tài chính, tài sản

- Thực hiện nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và phân công, phâncấp của Bộ trưởng

3 Cơ cấu tổ chức

a Lãnh đạo Văn phòng Bộ:

- Lãnh đạo Văn phòng Bộ có Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Vănphòng do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn bổ nhiệm, miễnnhiệm theo quy định;

b Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ:

- Phòng Hành chính; Phòng tổng hợp; Phòng truyền thông; Phòng kế toán;Phòng quản trị và y tế; Phòng tịn học; Phòng lưu trữ; Phòng bảo vệ; Đoàn xe

- Cơ quan đại diện Văn phòng Bộ tại Thành phố Hồ Chí Minh;

c Đơn vị sự nghiệp công lập:

- Trung tâm Dịch vụ nông nghiệp;

- Trung tâm Dịch vụ thương mại nông nghiệp phía Nam

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (Phụ lục II)

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập.

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Văn phòng là một bộ phận cấu thành, một đơn vị không thể thiếu được của

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, văn phòng ra đời và tồn tại song hành cùng sự ra đời và tồn tại của cơ quan Bộ, thiếu văn phòng thì cơ quan khó có thể hoạt động và tổ chức điều hành công việc bình thường được Vai trò, vị trí đặc biệt của văn phòng thể hiện ở việc văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần

Qua quá trình thực tập tôi đã khảo sát và nhận thấy được vai trò của vănphòng trong việc thực hiện những chức năng trên ở chỗ văn phòng có chức nănggiúp Bộ trưởng tổng hợp điều phối các hoạt động của các phòng ban, vụ, cục, trungtâm của Bộ theo chương trình kế hoạch làm việc giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốccác tổ chức, cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ thực hiện chương trình kế hoạch côngtác của Bộ

Chức năng tham mưu của văn phòng bộ còn được thể hiện cụ thể trong các quyết định của Bộ trưởng về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng Chức năng tham mưu của văn phòng bộ được xác định bởi đặc điểm, đặc thù và địa vị pháp lý của nó Đây là đơn vị trực tiếp giúp Bộ trưởng, lãnh đạo

bộ điều hành công việc và các hoạt động của Bộ; đồng thời là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý Văn phòng bộ có điều kiện làm chức năng tham mưu hơn các vụ chức năng do có đầy đủ các cơ sở dữ liệu thông tin, có các nguồn, các kênh thông tin khác nhau để phân tích, xử lý, tổng hợp tham mưu cho

Bộ trưởng, cho lãnh đạo bộ ra các quyết định quản lý chính xác Chức năng tham mưu của văn phòng bộ khác với chức năng tham mưu của các đơn vị chức năng

Đó là tham mưu tổng hợp, tham mưu ở giai đoạn cuối cùng, giai đoạn quyết định

và ở tầm cao hơn, chính xác hơn

Công tác tham mưu của văn phòng bộ đã đáp ứng các yêu cầu đặt ra Điềunày có nghĩa là, việc xây dựng, triển khai, đôn đốc và kiểm tra thực hiện chươngtrình, kế hoạch công tác của bộ bảo đảm, chương trình, kế hoạch công tác thựchiện được đúng thời hạn, chất lượng Yêu cầu, nhiệm vụ quản lý các lĩnh vực của

bộ đặt ra đến đâu, công tác tham mưu của văn phòng đưa ra được các kiến nghị, đềxuất các giải pháp thực hiện đến đó Quan trọng là văn phòng đã đưa ra được cácgiải pháp hữu hiệu và đủ mạnh để giải quyết thành công các yêu cầu và nhiệm vụquản lý Văn phòng khi tham mưu cho lãnh đạo bộ xây dựng và hoàn thiện quy chế

làm việc của bộ đã đáp ứng được các yêu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành công việccủa lãnh đạo bộ cũng như các hoạt động chung của cơ quan bộ Nông nghiệp vàPhát triển nông thôn Tham mưu, đề xuất của văn phòng bộ trong tổ chức, điềuhành công việc của lãnh đạo bộ, của cơ quan bộ cũng như tham mưu, đề xuất trongxây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định và hướng dẫnnghiệp vụ về các lĩnh vực hoạt động khác nhau của cơ quan bộ, tham mưu trongquản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan bộ, trong tổ chức các hội nghị, cuộchọp, trong công tác kế hoạch - tài chính, kế toán, tài sản, trong quản trị hành chínhcủa cơ quan bộ đều bảo đảm chất lượng

Văn phòng khi tham mưu, đề xuất thực hiện chức năng, nhiệm vụ của vănphòng bộ cũng như thực hiện chức năng, nhiệm vụ của bộ và của cơ quan bộ, đãbám sát thực tế, phân tích thực trạng các hoạt động để triển khai thực hiện các chứcnăng, nhiệm vụ đó, thực trạng các quy định pháp lý, thực trạng đội ngũ cán bộ,công chức, viên chức, thực trạng tổ chức và hoạt động của bộ máy được giao thựchiện nhiệm vụ; chỉ ra được các ưu, khuyết điểm, nguyên nhân của những ưu,khuyết điểm và các giải pháp khắc phục Đồng thời, phân tích kỹ khả năng và điềukiện hiện thực để thực hiện các ý tưởng đã tham mưu, đề xuất Văn phòng khitham mưu, tổng hợp đã căn cứ vào các luận cứ khoa học đầy đủ, không chủ quanduy ý chí, không lồng những mong muốn cá nhân trong tham mưu, đề xuất

Đối với công tác tham mưu của văn phòng bộ trước hết là đề cao tráchnhiệm trong xây dựng và hoàn thiện hệ thống các thể chế (các quy chế, quy định)nhằm tạo cơ sở pháp lý đầy đủ và bảo đảm cho việc tổ chức và hoạt động của cơquan bộ được thực hiện một cách chính quy, nề nếp và thống nhất Cải cách thủ tụchành chính trong cơ quan bộ được bắt đầu từ đơn giản hoá các thủ tục hành chínhtrong tham mưu xây dựng các quy chế, quy định điều chỉnh các lĩnh vực hoạt động

và công tác của bộ đã đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ Các quy định, quy trình

xử lý, giải quyết công việc vừa chặt chẽ, vừa thông thoáng, dễ hiểu, dễ nhớ, dễthực hiện và đáp ứng yêu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của lãnh đạo

bộ một cách thông suốt và đạt hiệu quả cao Văn phòng tham mưu hoàn thiện tổchức bộ máy của cơ quan và văn phòng bộ theo hướng tinh gọn, không có đơn vị,

bộ phận tổ chức trung gian, trùng lắp, chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ, hoạtđộng có chất lượng, hiệu quả cao Tham mưu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức,viên chức nói chung, đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên của văn phòng bộ nóiriêng phải theo hướng chuyên nghiệp, chuyên môn hoá cao; cán bộ, công chức,viên chức, nhân viên làm việc trong văn phòng bộ phải tinh thông nghề nghiệp,vừa tổng hợp, vừa chuyên sâu, tận tụy, có trách nhiệm cao và thái độ, hành vi ứng

xử phù hợp trong thực thi công việc

Ví dụ văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo bộ ban hành những quy định,quy chế của cơ quan như : Quy chế làm việc; Quy chế tiếp công dân; Quy chế Lưutrữ; Quy chế quản lý công sở; Quy chế chế độ họp; Quy chế tổ chức tang lễ; Quychế phát ngôn cung cấp thông tin cho báo chí Văn phòng giúp cho lãnh đạo bộ đưa

ra những quyết định chính xác, hiệu quả từ việc tổng hợp những ý kiến, thông tin

từ các phòng ban, đơn vị trực thuộc sau đó chọn lọc cung cấp cho lãnh đạo bộ mộtcách kịp thời

Một số quy chế văn phòng tham mưu cho Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (Phụ lục III)

Bên cạnh việc thực hiện tốt chức năng tham mưu tổng hợp thì văn phòngcòn hoàn hành hiệu quả chức năng giúp việc, hậu cần của mình Văn phòng đảmbảo việc quản lý, lập kế hoạch trang bị toàn bộ tài sản, kinh phí, phương tiện phục

vụ đi lại của cơ quan, văn phòng phẩm, thực hiện công tác sửa chữa điện,

nước,máy móc, quản lý nhà ăn tập thể và các yêu cầu hậu cần khác cho hoạt động

và công tác của bộ

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường

kỳ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

* Xây dựng chương trình công tác thường kỳ là việc làm thường xuyên củavăn phòng Hàng tuần, hàng tháng, quý, năm văn phòng có nhiệm vụ lập lịch côngtác cho lãnh đạo Bộ và cơ quan Việc xây dựng phải đảm bảo tính thực tiễn và cácnguyên tắc ưu tiên, không trùng lặp, dự phòng, điều chỉnh lịch Việc xây dựngchương trình công tác rất quan trọng vì sẽ xác định được các công việc cần phảilàm và là tiêu chuẩn để đánh giá việc thực hiện công việc Từ đó có hướng giảiquyết các vấn đề còn tồn đọng, những kiến nghị và bổ sung cho chương trình côngtác tiếp theo

* Sơ đồ hóa Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường

kỳ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (Phụ lục IV)

* Giải thích các bước trong sơ đồ:

- Bước 1: Văn phòng yêu cầu các đơn vị đăng ký chương trình công tác củađơn vị mình

Văn phòng cuối mỗi năm, quý, tháng, tuần sẽ gửi công văn đến các đơn vịtrong cơ quan yêu cầu các đơn vị lập chương trình công tác của tuần, tháng, quý,năm tiếp theo

- Bước 2: Các đơn vị lập chương trình công tác của đơn vị mình

Các đơn vị sau khi nhận được công văn của văn phòng sẽ lập danh mụcchương trình công tác theo yêu cầu mỗi nhân viên sẽ tự xác định công việc củamình sau đó tổng hợp thành công việc chung của cả đơn vị Sau đó gửi lại lịch chovăn phòng

- Bước 3: Phòng tổng hợp tiếp nhận và tổng hợp chương trình công việc

Phòng tổng hợp sau khi nhận được lịch công tác của các đơn vị gửi về sẽtổng hợp lại và xây dựng chương trình làm việc cho cả cơ quan

- Bước 4: Lãnh đạo văn phòng duyệt

Sau khi phòng tổng hợp xây dựng chương trình công tác cho cơ quan sẽtrình lên lãnh đạo văn phòng xem xét.Lãnh đạo văn phòng sau khi xem xét về nộidung và thể thức nếu thấy đúng thì sẽ ký duyệt và ngược lại nều chưa được sẽ gửilại phòng tổng hợp để chỉnh sửa lại

- Bước 5: Phòng hành chính trình lên lãnh đạo bộ

Sau khi lãnh đạo văn phòng ký duyệt thì phòng hành chính có nhiệm vụtrình chương trình làm việc lên lãnh đạo Bộ

- Bước 6: Lãnh đạo bộ xem xét ký duyệt

Lãnh đạo bộ sau khi nhận được chương trình sẽ xem xét lần cuối và ký banhành (hoặc lãnh đạo bộ sẽ thừa lệnh cho chánh văn phòng ký ban hành)

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

(Phụ lục V)

Quy trình các bước cụ thể

* Bước 1: Công tác chuẩn bị hội nghị:

- Chủ trương: Lãnh đạo bộ quyết định chủ trương tổ chức hội nghị hoặc các đơn vị đề xuất bộ tổ chức hội nghị

- Thành lập ban tổ chức hội nghị và phân công nhiệm vụ cho các đơn vị, cá nhân có liên quan

- Triển khai công tác chuẩn bị hội nghị:

+ Phòng tổng hợp : Xây dựng chương trình hội nghị để Chánh văn phòng xem xét và trình lên lãnh đạo Bộ phê duyệt trước ngày hội nghị ít nhất 3 ngày; Chuẩn bị bài phát biểu, tài liệu và đôn đốc các đơn vị chuẩn bị báo cáo

+ Phòng hành chính: Viết và phát hành giấy mời theo danh sách đã được lập;Tiếp nhận tài liệu, báo cáo và nhân bản theo yêu cầu của hội nghị; Xác định và thông báo địa điểm họp và số lượng người cho phòng quản trị

+ Phòng kế toán: Lập dự toán chi tiêu theo quy định và mục tiêu của hội nghị; Cấp kinh phi cho Văn phòng, phòng Quản trị và các đơn vị co liên quan

+ Phòng quản trị: Chuẩn bị hội trường, âm thanh, loa đài, máy chiếu…; Liên

hệ nơi ăn ở cho đại biểu (nếu cần)

+ Đoàn xe: Bố trí xe đưa đón đại biểu (nếu cần)

* Bước 2: Công tác triển khai hội nghị:

- Phòng hành chính: Bố trí cán bộ đón tiếp, ghi tên và phát tài liệu cho đại biểu trước hội nghị

- Phòng tổng hợp: Tổng hợp thành phần và số lượng đại biểu, đôn đốc các đơn vị còn thiếu; Theo dõi diễn biến hội nghị, ghi biên bản, kết luận của lãnh đạo Bộ; Báo cáo các công việc đột xuất cho ban tổ chức hoặc lãnh đạo văn phòng để giải quyết

- Phòng quản trị: Lễ tân, phục vụ hội nghị; Hướng dẫn các đại biểu tham dự hội nghị về địa điểm tổ chức hội nghị và địa điểm đỗ xe

- Phòng tin học: Vận hành các thiết bị tin học phục vụ hội nghị; Đưa thông tin lên mạng theo quy định

* Bước 3: Công tác tổng kết hội nghị

- Phòng tổng hợp: Soạn thảo thông báo ý kiến kết luận của lãnh đạo Bộ tại hội nghị để trình lãnh đạo

- Phòng hành chính: Nhân bản và phát hành thông báo đã được phê duyệt; Viết giấy cảm ơn các đại biểu sau hội nghị (nếu cần)

- Phòng kế toán: Thanh toán kinh phí

- Họp rút kinh nghiệm: sau kết thúc hội nghị ban tổ chức họp để rút kinh nghiệm

- Lập hồ sơ hội nghị: Phòng tổng hợp lập hồ sơ hội nghị và giao cho phòng lưu trữ

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

* Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là một Bộ lớn, nhiều công việc nên lãnh đạo thường xuyên đi công tác, chính vì vậy việc chuẩn bị cho chuyến đi của lãnh đạo rất quan trọng và nhiều quy trình

* Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Bộ (Phụ lục VI)

* Giải thích quy trình

- Bước 1: Chuẩn bị trước chuyến đi công tác

+ Văn phòng lập kế hoạch chuyến đi công tác trình lên lãnh đạo bộ phê duyệt.Trong đó xác định mục đích, yêu cầu chuyến đi, địa điểm đến, số lượng người đi, thời gian đi

+ Văn phòng liên hệ tới địa điểm lãnh đạo đi công tác, sắp xếp thời gian, chỗ

ăn, ở cho lãnh đạo trong thời gian đi công tác Lên kế hoạch đảm nhận công việc khi lãnh đạo đi công tác

+ Văn phòng chuẩn bị giấy tờ, tài liệu, phương tiện đi lại phục vụ cho

chuyến đi công tác: giấy tờ tùy thân, giấy giới thiệu, giấy đi đường, hộ chiếu…

+ Lập dự trù kinh phí cho chuyến đi

- Bước 2: Trong khi lãnh đạo đi công tác

+ Khi lãnh đạo văn phòng đi công tác cùng thì sắp xếp lịch làm việc, phân loại tài liệu cho lãnh đạo; tham mưu cho lãnh đạo

+ Thu thập kết quả, hóa đơn, chứng từ chuyến đi để làm hồ sơ và thanh toán

+ Khi lãnh đạo văn phòng không đi công tác cùng thì giữ liên lạc thường xuyên và báo cáo công việc quan trong với lãnh đạo cơ quan; xử lý các công việc

đã được lãnh đạo ủy quyền

- Bước 3: Sau khi lãnh đạo đi công tác

+ Lãnh đạo văn phòng báo cáo những công việc của cơ quan trong thời gian lãnh đạo đi công tác

+ Văn phòng mở một cuộc họp để thông báo kết quả chuyến đi công tác và rút kinh nghiệm đề xuất ý kiến cho những lần công tác sau

+ Quyết toán kinh phí với phòng kế toán

+ Lập hồ sơ chuyến đi công tác để lưu vào lưu trữ cơ quan

1.5 Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Quy chế văn hóa công sở của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đượcban hành kèm theo Quyết định số 484/QĐ-BNN-VP ngày 12 tháng 3 năm 2012của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Các phòng, đơn vị trựcthuộc đều triển khai và thực hiện nghiêm chỉnh theo quy chế đã đề ra

* Ưu điểm:

1.5.1 Trang phục, giao tiếp của công chức, viên chức

a Trang phục, thể, phù hiệu:

- Nhìn chung các cán bộ công chức, viên chức đều ăn mặc lịch sự, gọn gàng,lịch sự, không đi dép lê, giày thể thao

- Nữ không mặc minizyp, áo không có tay; nam không bỏ áo sơ mi ngoàiquần

- Các cán bộ công chức, viên chức đi làm đều đeo thẻ , thẻ có ảnh, họ tên,chức danh và số hiệu

vị thuộc bộ

- Biển tên Bộ được Đặt tại cổng chính tại các trụ sở của Bộ; biển tên cácphòng, đơn vị được đặt tại trước cửa

- Tại cửa chính ra vào các nhà làm việc có biển chỉ dẫn các phòng làm việc

- Bên trong phòng làm việc: trên bàn có biển ghi tên chức vụ; trang thiết bịlàm việc và tài liệu được sắp xếp ngăn nắp, sạch sẽ

* Nhược điểm:

- Bên cạnh những mặt tích cực kể trên thì việc triển khai và thực hiện vănhóa công sở tại cơ quan Bộ vẫn còn có những hạn chế như:

+ Vẫn còn xảy ra một số tình trạng đi muộn về sớm

+ Còn một số cán bộ hút thuốc là trong giờ làm việc

+ Một số cán bộ còn chưa nghiêm túc thực hiện việc đeo thẻ khi đến cơ quan+ Còn có hiện tượng Nấu ăn trong phòng làm việc

* Biện pháp khắc phục:

Để khắc phục những tồn tại trên, trước hết cán bộ công chức, viên chức phảinhận thức và hiểu được thế nào là “Văn hóa công sở”, cũng như mục đích vànguyên tắc của việc thực hiện này Việc thực hiện văn hóa công sở giúp xây dựngphong cách giao tiếp chuẩn mực, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ công chức,viên chức có phẩm chất đạo đức và hoàn thành tốt công việc Để đạt được điều đóthì sau đây là nhưng giải pháp không chỉ giúp phát huy những mặt ưu điểm mà cònkhắc phục những hạn chế:

- Phải có những quy định xử phạt rõ ràng khi có hành vi vi phạm quy chếvăn hóa công sở, phải đề cập rõ việc phạt như thế nào, ai là người chịu trách nhiệmphạt

- Mỗi công chức, viên chức phải luôn luôn nhận thức đuợc sự cần thiết vàquan trọng của quy chế văn hóa công sở, từ đó chấp hành nghiêm chỉnh

- Mỗi công chức, viên chức phải biết giúp đỡ đồng ngiệp, sẵn sang tiếp thu ýkiến đóng góp xây dựng của mọi nguời để hoàn thiện mình hơn

- Biết quý trọng thời gian, khi đang làm việc phải tập trung và chịu tráchnhiệm với việc mà mình được giao phó

1.6 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức bộ máy của văn phòng của Bộ Nông nghiệp Và Phát triển nông thôn

* Mô hình tổ chức bộ máy của văn phòng: Văn phòng Bộ Nông nghiệp vàPhát triển nông thôn là một văn phòng lớn gồm nhiều đơn vị, bộ phận với nhiềucông việc khác nhau chính vì vậy được bố trí sắp xếp theo kiểu truyền thống, mỗimột bộ phận được tách riêng thành từng phòng đảm nhận từng công việc

* Ưu điểm: Với kiểu mô hình này các phòng sẽ có điều kiện làm việc riêng,không bị tác động bởi yêu tố bên ngoài và không gây ảnh hưởng đến các phòngban khác Cách bố trí đó tuy không hiện đại song lại phù hợp với văn phòng Bộ cóquy mô lớn và phù hợp với cơ sở hạ tầng kiến trúc của Bộ cũng như phù hợp vớithói quen của người Việt Nam

* Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm mà mô hình truyền thống mang lạithì vẫn còn những bất cập như vì là phòng làm việc khép kín nên lãnh đạo khó nắmbắt tình hình, kiểm tra, chỉ đạo công việc, kiểm soát quá trình làm việc của nhânviên dẫn đến việc nhân viên thiếu ý thức tự giác Ngoài ra còn gây mất thời giankhi thực hiện các công việc chung cần sự phối hợp giữa các phòng ban với nhau,

đôi khi còn gây ỷ lại, chồng tréo công vệc Bên cạnh đó cách bố trí này còn rất tồndiện tích và lãng phí đồ dung, trang thiết bị.

* Trong văn phòng các cán bộ nhân viên đều được đào tạo chính quy tại cáctrường đại học, cao đẳng về chuyên nghành Quản trị văn phòng Lãnh đạo vănphòng sắp xếp, bố trí nhân sự trong các phòng dựa theo trình độ học vấn, chuyênmôn nghiệp vụ và ưu điểm sở trường của từng người Chính vì vậy việc bố trí sắpxếp nhân sự của văn phòng tương đối hiệu quả, tạo thuận lợi cho việc giải quyếtthực hiện công việc

* Văn phòng được sắp xếp rất thuận tiện khi được bố trí tại dãy nhà đầu tiên,ngay gần lối đi và cổng chính tạo điều kiện cho việc giao tiếp, trao đổi thông tingiữa các đơn vị trong Bộ và với các cơ quan bên ngoài Các đơn vị thuộc vănphòng đều được bố trí đặt tại cùng một dãy nhà để tạo mối quan hệ thuận lợi choviệc phối hợp hoạt động và triển khai sự quản lý của lãnh đạo văn phòng Mỗiphòng đều được bố trí các trang thiết bị, dồ dùng phục vụ cho công việc: bàn, ghế,

tủ đựng, máy tính, điện thoại, máy điều hòa, máy photocopy… với kết cấu nhỏgọn, đa chức năng, dễ sử dụng tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên khi thực hiệncông việc

2 Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ

2.1 Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn

phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

a Sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng đối với công tác văn thư

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là một bộ lớn được sát nhập từ 3 Bộtrước đây có rất nhiều đơn vị, phòng ban, trung tâm nên khối lượng công việc, vănbản giấy tờ rất nhiều cũng như trách nhiệm nặng nề Chính vì vậy, lãnh đạo Bộ vàvăn phòng luôn luôn quan tâm và coi trọng công tác hành chính nói chung và côngtác văn thư nói riêng Công tác văn thư giúp cho hoạt động điều hành công việcthường xuyên của cơ quan diễn ra một cách nhanh chóng, có hiệu quả Lãnh đạovăn phòng thường xuyên cập nhật và thực hiện theo những văn bản của Nhà nước

về công tác này Bên cạnh đó văn phòng còn tham mưu cho lãnh đạo Bộ ban hànhnhững văn bản chỉ đạo cho công tác văn thư

Trách nhiệm của Chánh văn phòng Bộ trong công tác văn thư:

\ - Tham gia với các đơn vị soạn thảo về hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản

- Tham mưu cho bộ trưởng trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việcquản lý văn bản đi, đến và quản lý sử dụng con dấu của cơ quan

- Xây dựng và tổ chức triển khai áp dụng phần mềm Quản lý văn bản, đảmbảo việc sử dụng an toàn, thông suốt, nhanh chóng, tiện lợi, bảo mật

- Đôn đốc các đơn vị tham mưu cho cơ quan Bộ xây dựng bộ Quy chế Công

vụ với 12 quy chế ( quy chế làm việc, quy chế văn hóa công sở, quy chế văn thư –lưu trữ, quy chế quản lý hoạt động đối ngoại, quy chế phát ngôn với báo chí…)

Nhìn chung lãnh đạo văn phòng đã quan tâm đến công tác hành chính vănphòng nói chung và công tác văn thư nói chung Tạo thuận lợi cho việc điều hành,thực hiện công việc của cơ quan diễn ra thuận lợi, nhanh chóng hiệu quả

b Đánh giá về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý giải quyết văn bản, quản lý con dấu và lập hồ sơ hiện hành của cơ quan bộ

* Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Soạn thảo và ban hành văn bản là một công việc quan trọng, thường xuyêntrong hoạt động quản lý và điều hành của Bộ.Với khối lượng công việc lớn thì sốlượng văn bản sinh ra rất nhiều, vì vậy khi soạn thảo và ban hành văn bản phải theomột trình tự nhất định

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là một trong những đơn vị đầu tiêntrong số các cơ quan nhà nước đã xây dựng quy chế làm việc và hoạt động theoquy trình ISO 9001:2000 ( Quyết định Về việc ban hành hệ thống tài liệu thực hiệnquản lý chất lượng công tác văn phòng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tại vănphòng bộ)

Nhìn chung việc thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản của BộNông nghiệp và phát triển nông thôn khá tốt và hiệu quả Lãnh đạo các đơn vị chútrọng vào việc soạn thảo cả về nội dung và thể thức, chuyên viên có trình độchuyên môn về kỹ năng soạn thảo, thực hiện tương đối theo các bước về soạn thảo

và ban hành văn bản như : xây dựng bản thảo, trình ký văn bản, lãnh đạo ký banhành và văn thư làm thủ tục ban hành

Bên cạnh những ưu điểm thì trên thực tế vẫn còn tồn tại những hạn chế trongmột số khâu như:

+ Việc phối hợp giữa các đơn vị để lấy ý kiến đóng góp hoàn thiện văn bảncòn chậm, mất thời gian

+Văn bản ban hành còn nhiều thiếu sót về thể thức: thiếu trích yếu nội dungvăn bản, viết sai tên loại, sai thẩm quyền ban hành,

+ Các văn bản còn chưa qua văn phòng thẩm định mà đã đóng dấu ban hành

* Công tác quản lý và giải quyết văn bản

Công tác văn phòng được thực hiện theo quy định của nhà nước và Bộ đề ra,

có sổ theo dõi văn bản đi, đến,có biên bản bàn giao văn bản cho lưu trữ

Việc quản lý và giải quyết văn bản được tiến hành chặt chẽ ở tất cả các đơn

vị, đảm bảo sự tập trung tại văn thư, phân cấp hợp lý, thực hiện theo quy trình ISO

đã đề ra

Hàng năm văn phòng thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn về công táchành chính văn phòng để nâng cao ký năng nghiệp vụ cho cán bộ

Ngoài những ưu điểm đã đạt được thì cũng vẫn còn mặt hạn chế sau :

+ Việc đôn đốc giải quyết văn bản đi vẫn còn hạn chế, đặc biệt là gửi vănbản ngoài cơ quan

+ Một số văn bản còn chưa đảm bảo về mặt thời gian ban hành do lãnh đạo

đi vắng

+ Văn bản đến chưa được xử lý nhanh chóng còn gây ùn tắc công việc

* Công tác quản lý và sử dụng con dấu

Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo đúng quy định củaNhà nước và Bộ đề ra Con dấu được giao cho cán bộ Văn thư giữ và đóng dấu tại

cơ quan, không mang về nhà hay giao cho người khác

Các con dấu họ tên, chức danh, chức vụ được khắc theo công nghệ mới, liềnmực, hiện đại dễ sử dụng, tiết khiệm thời gian và có tính thẩm mỹ cao

Bên cạnh đó việc đóng dấu cũng không được cẩn thận, vẫn còn bị đóng mờ,nhòe, lệch, sai dẫn đến tốn kếm thời gian, công sức, tiền bạc

* Công tác lập hố sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ là khâu cuối cùng của công tác vănthư, là mắt xích gắn công tác văn thư với công tác lưu trữ

Lãnh đạo Bộ đã ban hành Công văn số 1141/CV-BNN-VP ngày 19/5/2004của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về việc sắp xếp, chỉnh lý và nộp lưutài liệu vào lưu trữ cơ quan

Văn phòng đã tổ chức các đợt hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành cho các đơn vị

Văn phòng đã đầu tư cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công táclập hồ sơ và lưu trữ

Nhưng với khối lượng tài liệu văn bản lớn nên nhiều khi việc phân loại, sắpxếp tài liệu còn lộn xộn, thiếu chính xác Tiêu đề hồ sơ với tài liệu bên trong đôikhi còn chưa thống nhất Điều đó gây khó khăn cho phòng lưu trữ , gây ảnh hưởngđến việc tra cứu, tra tìm tài liệu phục vụ công việc

2.2 Khảo sát về tình hình thực hiện công tác lưu trữ

a Thực trạng công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ được thực hiện theo quy định của nhà nước và quy định của

bộ ban hành( Quy chế công tác lưu trữ ) Tổ chức công tác lưu trữ là một trongnhững khâu quan trọng của văn phòng , để đảm bảo cho việc khai thác sử dụng tàiliệu một cách hiệu quả thì phòng lưu trữ đã triển khai theo quy trình đã đề ra (thu

thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; Chỉnh lý tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ; tổchức sử dụng tài liệu lưu trữ)

Qua quá trình khảo sát thực tế cũng như đã được thực hiện các bước trongviệc chỉnh lý tài liệu của 3 bộ đã sát nhập là Bộ Nông nghiệp, Bộ Thủy lợi, BộLâm nghiệp và một số công việc khác (ghi bìa hồ sơ, phân loại văn bản, xếp tàiliệu vào giá, biên mục hồ sơ…) qua sự giúp đỡ của các cán bộ phòng lưu trữ thìnhìn chung công tác lưu trữ của cơ quan được thực hiện khá tốt

Hàng năm phòng lưu trữ phối hợp với các phòng ban hướng dẫn các đơn vị

cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “ Mục lục hồ sơ, tàiliệu nộp lưu” Nhưng đôi khi việc bổ sung tài liệu còn gặp khó khăn do các phòngnộp nhỏ lẻ, chưa biên mục rõ ràng

Công tác chỉnh lý tài liệu là khâu quan trọng nhất, đây là việc tổ chức lại tàiliệu cơ quan, phân loại một cách khoa học, sửa chữa, phục hồi và làm mới hồ sơ.Các cán bộ của phòng lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, được đào tạođúng chuyên ngành và có kinh nghiệm lâu năm nê việc thực hiện tương đối hiệuquả Song do có nhiều hồ sơ cũ đã bị ẩm mốc, thiếu sót, rách nên gây khó khăn choviệc chỉnh lý

Văn phòng bộ quan tâm chú trọng đến việc trang bị cơ sở vật chất, trangthiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ, đặc biệt là cho việc bảo quản tài liệu phònglưu trữ đã thực hiện công tác bảo quản tài liệu theo một hệ thống từ việc tổ chức,sắp xếp các loại giá trong kho Hồ sơ tài liệu được bảo quản trong hộp có cặp nhãn,

ký hiệu, mã số theo mục lục hồ sơ và sắp xếp gọn gàng trên giá, thuận tiện choviệc khai thác và di chuyển khi cần thiết Hiện nay lưu trữ bộ có 5 kho, mỗi khogồm khoảng 30 giá và đều có các hệ thống quạt thông gió, hút ẩm, hút bụi, bình

chữa cháy Nhưng do chưa được sắp xếp hơp lý nên kho tài liệu được đặt ở tầng 1dẫn đến tài liệu dễ ẩm mốc Hệ thống giá tủ vẫn còn chưa đáp ứng đủ nhu cầu tiêuchuẩn nên việc sắp xếp còn khó khăn Hơn nữa lại có nhiều tài liệu hình thành từrất lâu nên chất lượng giấy kém, bị mục nát, mối mọt, số liệu mờ, khó đọc gây khókhăn cho việc bảo quản, song hiện nay chất lượng giấy đã tốt hơn và có nhiều trangthiết bị hỗ trợ cho việc bảo quản lâu và tốt hơn.

Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đã có những quy định rõ ràng theo đúngquy định về công tác lưu trữ của nhà nước và quy định quản lý hồ sơ của Bộ Hàngnăm có khoảng 300 lượt người đến khai thác tài liệu, song do điều kiên chưa bố tríđược phòng đọc nên vẫn dùng chung với phòng làm việc Hiện nay Bộ đã thựchiện chương trình “ Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ” giúp choviệc tra tìm tài liệu nhanh chóng, hiệu quả Với sự phát triển của khoa học côngnghệ, bộ cần phải nắm bắt và nghiên cứu để từng bước hiện đại hóa nghành lưutrữ, theo kịp thực tiễn phát triển

b Sự chỉ đạo của lãnh đạo về công tác lưu trữ

Hiểu rõ được tầm quan trọng cuả công tác lưu trữ đối với việc thực hiêncông việc bảo quản thông tin tài liệu, tra cứu,tra tìm tài liệu, chính vì vậy lãnh đạo

Bộ cũng như lãnh đạo văn phòng đã có sự quan tâm, chỉ đạo nhằm thúc đẩy sựphát triển hơn nữa của công tác lưu trữ Lãnh đạo bộ và lãnh đạo văn phòng luôn

ưu tiên về cơ sở vật chất, trang thiết bị để phục vụ cho công tác thu thập, bảo quản,

sử dụng tài liệu Thường xuyên mở các lớp tập huấn, đào tạo cán bộ cho công táclưu trữ Bên cạnh đó lãnh đạo Bộ và văn phòng đã ban hành nhiều văn bản đểhướng dẫn, chỉ đạo về công tác lưu trữ, tạo sự đồng bộ, chuyên môn hóa cao

Nhìn chung lãnh đạo Bộ và van phòng đã có sự quan tâm và có những

phương hướng chỉ đạo cho công tác lưu trữ diễn ra một cách nhanh chóng và thuận

tiện, hiệu quả

( Một số văn bản do Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành

để chỉ đạo về công tác văn thư- lưu trữ- Phụ lục VII)

PHẦN II

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN

Chủ đề 2:Xây dựng quy chế văn hóa công sở cho Bộ Nông nghiệp và

Phát triển nông thôn

1 Quy chế văn hóa công sở do Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

ban hành

BỘ NÔNG NGHIỆP

VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

CÔNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập-Tự do-Hạnh phúc QUY CHẾ VĂN HÓA CÔNG SỞ

(Ban hành kèm theo Quyết định say 484/QĐ-BNN-VP ngày 12 tháng 3 năm 2012 của Bộ

trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn)

CHƯƠNG I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1 Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định về trang phục, giao tiếp của

cán bộ, công chức, viên chức và người lao động (sau đây gọi là công chức viên chức) khi thi hành nhiệm vụ; bài trí tại các công sở của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (sau đây gọi là công sở thuộc Bộ)

2 Đối tượng áp dụng: Quy chế này áp dụng đối với công chức, viên chức làm việc tại công sở thuộc Bộ (số 2 Ngọc Hà, số 10 Nguyễn Công Hoan, số 16 Thuỵ Khuê, thành phố Hà Nội; số 135 Pasteur, thành phố Hồ Chí Minh; trụ sở riêng các Tổng cục, Cục thuộc Bộ)

Điều 2 Mục đích

1 Bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của Bộ Nông nghiệp

và Phát triển nông thôn

2 Xây dựng phong cách giao tiếp chuẩn mực cho công chức, viên chức trong thực thi công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

Điều 3 Nguyên tắc thực hiện văn hoá công sở

1 Phù hợp với truyền thống, bản sắc văn hoá dân tộc và điều kiện

kinh tế -Xã hội

2 Phù hợp với định hướng xây dựng đội ngũ công chức, viên chức

chuyên nghiệp, hiện đại; đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, chủ trương hiện đại hoá nền hành chính nhà nước

3 Phù hợp với các quy định của pháp luật có liên quan và các Quy chế công vụ của Bộ