Báo cáo phân tích thiết kế hệ thống quản lý ký túc xá

Hoạtđộng của hệ thống được xây dựng đảm bảo các yêu cầu sau :-Hệ thống hóa lại các kiến thức và các lý luận liên quan đến đề tài nghiên cứu-Làm rõ thực trạng nguyên nhân và đưa ra giải p

ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

-

🙞🙜🕮🙞🙜 -BÁO CÁOPHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ

Giảng viên hướng dẫn : Nguyễn Thái Sơn

Sinh viên thực hiện :

∙ Nguyễn Cẩm Khuê

∙ Đặng Hồng Ngọc

∙ Trần Thị Hương

∙ Vũ Minh Thư Lớp : 73DCTM23

Hà Nội - 2023

Lời nói đầu

Trong thời đại hiện nay,ứng dụng tin học hóa vào các ngành kinh tế góp phần quan trọng trong sự thành công và tăng trưởng của từng ngành Đặc biệt là việc ứng dụng tin học vào các lĩnh vực quản lý của các hệ thống như bến xe, công ty, ký túc xá, thư viện, quản lý điểm đã giảm thiểu được số lượng phíđầu tư cho nguồn nhân công , đồng thời còn giúp tăng hiệu quả tính chính xác trong việc quản lý

Trường Đại học công nghệ GTVT với số lượng sinh viên tương đối nhiều Việc quản lý ký túc xá sinh viên của trường là rất khó khăn nếu không có sự ứngdụng của tin học Vì vậy để có thể quản lý được ký túc xá sinh viên một cách chặt chẽ hiệu quả cần xây dựng một hệ thống quản lý bằng tin học Đây là vấn

đề rất cần thiết đối với nhà trường

Dựa vào mô hình cụ thể, quản lý ký túc xá sinh viên Đại học công nghệ GTVT chúng em đã tìm hiểu và đi sâu vào nghiên cứu đề tài :”Hệ thống quản lý

ký túc xá sinh viên trường Đại học công nghệ GTVT” dưới sự hướng dẫn của thầy giáo Nguyễn Thái Sơn phụ trách bộ môn Phân tích thiết kế hệ thống thông tin

MỤC LỤC

Lời nói đầu 2

CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 4

1.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của đề tài 4

1.2 Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài 4

1.3 Đối tượng và phạm vi đề tài 4

CHƯƠNG 2 : KHẢO SÁT VỀ ĐỀ TÀI 5

2.1 Kế hoạch khảo sát 5

2.2 Mục đích khảo sát hiện trạng 5

2.3 Phương pháp khảo sát hệ thống quản lý ký túc xá sinh viên 6

2.5 Các chức năng dự kiến của hệ thống 7

3.1 Xác định tác nhân (actor) và chức năng (usecase) 11

3.1.1 Các tác nhân của hệ thống 11

3.1.2 Các chức năng với tác nhân là Admin 11

3.2 Mô hình phân rã chức năng 12

3.3 Các chức năng hệ thống 12

3.4 Biểu đồ usecase 17

3.5 Các lớp cơ bản tham gia hệ thống 21

3.6 sơ đồ lớp dự kiến 23

CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI

1.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của đề tài

Hiện nay, khi mà công nghệ ngày càng phát triển và len lỏi vào trong mọi lĩnhvực trong cuộc sống, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công cuộc quản lýtrong doanh nghiệp là một điều tất yếu Khi mà lời kêu gọi cho công cuộc cáchmạng công nghệ 4.0 được đưa ra từ các đơn vị, tổ chức và chính phủ ngày càngnhiều Các doanh nghiệp dần ý thức được tầm quan trọng của cong nghệ và cócác bước chuyển thay đổi mình

Ý thức được tầm quan trọng của công nghệ thông tin, hầu như các nghiệo vụ cóthể tin học hóa trong lĩnh vực kinh doanh đều đã được công ty triển khai Songvới số lượng sinh viên ngày càng lớn Có một phần số lượng sinh viên là người

từ các địa phương ở xa Sinh viên không phải lo lắng về việc thuê nhà cũng như

an ninh nơi thuê ở, ngoài ra tạo ra một môi trường cộng đồng cho tập ký túc xá.Trường đại học cũng hưởng lợi nhất định, công nhân ổn định làm việc, tạo điềukiện thuận tiện cho sinh viên Để hạn chế rủi ro từ hoạt động quản lý truyềnthống nhà trường mong muốn có một phần mềm quản lý ký túc xá để các hoạtđộng quản lý được tốt hơn, cuộc sống sinh viên cũng được đảm bảo

1.2 Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài

Ký túc xá cần xây dựng 1 hệ thống để quản lý ký túc xá nhằm tin học hóa việcquản lý sinh viên tạo mối quan hệ mật thiết giữa sinh viên và nhà trường Hoạtđộng của hệ thống được xây dựng đảm bảo các yêu cầu sau :

-Hệ thống hóa lại các kiến thức và các lý luận liên quan đến đề tài nghiên cứu-Làm rõ thực trạng nguyên nhân và đưa ra giải pháp tại việc quản lý ký túc xátại trường Đại học công nghệ GTVT

1.3 Đối tượng và phạm vi đề tài

- Đối với sinh viên:

+Sinh viên có thể tìm kiếm thông tin về các loại phòng từ đó lựa chọn đượcloại phòng phù hợp với bản thân

+Khi đăng ký ở ký túc xá sinh viên cần cung cấp các thông tin: Đơn xin vào nộitrú; các giấy tò chứng nhận là đối tượng ưu tiên (nếu có); giấy báo trúng tuyển(nếu là HS-SV năm thứ nhất) hoặc thẻ HS-SV( nếu là HS-SV từ năm thứ 2 trởlên)

+ Các sinh viên đã ở ký túc xá có thể tra cứu các loại hóa đơ tình trạngphòng,tình trạng khen thưởng hay vi phạm kỷ luật của bản thân

-Đối với người quản lý:

+Hướng dẫn sinh viên các thủ tục đăng ký ký túc xá

+Xét duyệt hồ sơ đăng ký của sinh viên

+Nhập thông tin của sinh viên, cập nhật tình trạng phòng ở

+Kiểm tra số đện thoại, rồi nhập thông tin sinh viên hệ thống, hệ thống sẽ tự tínhtiền rồi lập hóa đơn gửi tới từng phòng

+Đôn đốc sinh viên nộp tiền phòng, thực hiện đúng nội quy đôn đốc công táccủa các ban liê quan

-Đối với ban giám đốc

+ Ban giám đốc phải nắm giữ toàn diện tình trạng ký túc xá, tình trạng các trangthiết bị công cộng

+ Quản lý thông tin của các nhân viên và phòng ban tương ứng

+ Ghi nhận và giải quyết các yêu cầu khiếu nại của sinh viên

+ Quản lý việc thêm sinh viên mới chính sách, đổi mới trang thiết bị, tổ chứccác hoạt động ngoại khóa cho sinh viên

CHƯƠNG 2 : KHẢO SÁT VỀ ĐỀ TÀI

2.1 Kế hoạch khảo sát

Đây là bước mở đầu của quá trình phát triển hệ thống, còn gọi là bước đặt vấn

đề hay nghiên cứu sơ bộ Khảo sát thực tế để làm quen và thâm nhập vào chuyênmôn nghiệp vụ mà hệ thống đó phải đáp ứng, tìm hiểu các nhu cầu đặt ra với hệ thống đó, tập hợp các thông tin cần thiết Để chúng ta đi vào phân tích và thiết

kế một cơ sở dữ liệu hiệu quả và đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng

Khảo sát thực tế

- Đơn vị khảo sát : Đại học công nghệ giao thông vận tải

- Địa chỉ : Số 54 phố Triều Khúc, phường Thanh Xuân Nam, quận Thanh Xuân

- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống

- Chỉ ra những chỗ hợp lý của hệ thống, cần được kế thừa và các chỗ bất hợp lý của hệ thống, cần nghiên cứu khắc phục.

2.3 Phương pháp khảo sát hệ thống quản lý ký túc xá sinh viên

 Tài liệu : thu nhập các tài liệu như: hợp đồng thuê nhà ở, biên lai thu tiền phòng, danh sách tiền đện từng tháng

 Phỏng vấn: phỏng vấn trực tiếp sinh viên ở ký túc xa, để thu thập thông tin

 Tài liệu: Thu thập các tài liệu nh

 Phỏng vấn: phỏng vấn trực tiếp sinh viên ở ký túc xa, để thu thập thông tinPhương pháp phân tích, tổng hợp: mục đích để chứng minh từng luận điểm của

đề tài có tính thuyết phục hơn

Phương pháp mô hình hóa hệ thống theo hướng đối tượng:

 Hình dung hệ thống theo thực tế hay theo mong muốn của chúng ta

 Chỉ rõ cấu trúc hoặc ứng xử của hệ thống

 Tạo khuôn mẫu hướng dẫn nhà phát triển trong suốt quá trình xấy dựng hệ

 Hình dung hệ thống theo thực tế hay theo mong muốn của chúng ta

 Chỉ rõ cấu trúc hoặc ứng xử của hệ thống

 Tạo khuôn ẫu hướng dẫn nhà phát triển trong suốt quá trình xây dựng hệ thống

 Ghi lại các quyết định của nhà phát triển để sử dụng sau này

 Làm công cụ cho phép mọi thành viên phát triển dự án có thể hểu và làm việc với nhau

Sau khi khảo sát và tìm hiểu ta thấy hệ thống quản lý kí túc xá sinh viên cònrất nhiều bất cập, nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống chủ quản của ký túcxá.Nghiên cứu các chức trách, nhiệm vụ của từng đối tượng làm việc trong kýtúc xá, sự phân cấp quyền hạn.Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ sổ sách, các tệpcùng với các phương thức xử lý các thông tin trong ký túc xá.Thống kê cácphương tiện và tài nguyên đã và có thể sử dụng.Thu thập về thông tin, các ý kiếnphê phán, phàn nàn về hiện trạng, các dự đoán, nguyện vọng và kế hoạch tươnglai.Đánh giá, phê phán hiện trạng và đề xuất hướng giải quyết.Lập hồ sơ tổnghợp về hiện trạng Trên thực tế hiện nay, kể từ khi sinh viên nhập trường và vào

ở ký túc xá cho đến lúc ra trường hoặc xin ra khỏi ký túc xá, mọi quy trình, thủ

tục đều được thực hiện trên giấy tờ và sổ sách thủ công Với cách quản lý đó dẫnđến:

- Thiếu: Phương tiện quản lý

- Kém: Chu trình quá lâu, quản lý bằng tay nên khó khăn trong việc quản lý vàtốn nhiều thời gian cũng như độ chính xác thấp Hệ thống máy tính còn yếu,chưa ứng dụng nhiều trong việc quản lý

- Tốn: tốn nhiều nhân lực cho việc quản lý nhưng đem lại hiệu quả không cao, tốn nhiều thời gian cho việc tổng hợp các báo cáo định kỳ

- Khối lượng giấy tờ sử dụng và lưu trữ nhiều

- Thông tin quản lý không đa dạng, khả năng bảo mật thấp

- Thông tin về tình trạng phòng thường xuyên thay đổi, thực hiện thủ công khó cập nhật chính xác và lãng phí giấy tờ

- Việc tra cứu tìm kiếm thông tin gặp nhiều khó khăn và tốn thời gian Xử lý thông tin còn thủ công, tốn sức người, công nghệ thông tin chỉ có vai trò phụ trợ không rõ rệt Tuy nhiên, với cách quản lý đó yêu cầu, đòi hỏi trình độ không cao, cách quản lý đơn giản

Để khắc phục những nhược điểm trên thì việc ứng dụng tin học vào lĩnh vực quản lý nơi ở của sinh viên tại ký túc xá của trường sẽ cần thiết nhằm mục tiêu:

- Mang lại lợi ích nghiệp vụ: tăng khả năng xử lý, đáp ứng yêu cầu: tin cậy,chính xác, an toàn, bí mật

- Mang lại lợi ích kinh tế: giảm biên chế, chi phí hoạt động, tăng thu nhập…

- Mang lại lợi ích sử dụng: thuận tiện, nhanh chóng

- Khắc phục được các khuyết điểm của hệ thống cũ, quản lý thông tin kịp thời,tránh được việc phòng thừa ngưởi ở phòng thì thiếu

2.5 Các chức năng dự kiến của hệ thống

Chức năng 1: Chức năng quản lý thông tin sinh viên:

+Thêm mới thông tin sinh viên khi có sinh viên mới, thay đổi sửa chữa thông tinsinh viên

+Thông tin sinh viên bao gồm: mã sinh viên, họ tên sinh viên, số điện thoại, lớp,khoa, phòng…

+Nhân viên thực hiện thao tác cần thiết

+Hệ thống lưu, cập nhật lại thông tin của sinh viên

Chức năng 2: Chức năng quản lý phòng ký túc:

+Nhân viên chọn “Quản lý phòng”

+Thêm mới phòng trống, sửa phòng, cập nhật số người ở

+Thông tin phòng gồm: mã phòng, mô tả cơ sở vật chất có trong phòng (nóng lạnh, điều hòa, quạt, bàn, tủ…), số lượng giường còn trống

+Nhân viên xem thông tin,chỉnh sửa thông tin phòng

+Hệ thống cập nhật lại những thay đổi

Chức năng 3: Chức năng quản lý thông tin nhân viên ký túc:

+ Thêm, sửa, xóa thông tin nhân viên

+ Thông tin nhân viên gồm: Họ tên, giới tính, số điện thoại, năm sinh, quê quán,chức

vụ, phòng ban

Chức năng 4: Chức năng quản lý tiền điện nước:

+Nhân viên chọn “quản lý hóa đơn điện nước”

+hệ thống hiển thị danh sách tất cả các phòng

+nhân viên nhập thông tin số điện thoại cho từng phòng

+hệ thông tự tính, cập nhật số tiền cho từng phòng

Chức năng 5: Chức năng quản lý khen thưởng, kỷ luật

+ Tra cứu, thêm, sửa các khen thưởng hay vi phạm kỷ luật ký túc xá của sinh viên

+ Thông tin gồm: loại khen thưởng ( kỷ luật), đối tượng, mức độ thưởng(phạt)…Chức năng 6: Báo cáo thống kê :

+nhân viên chọn mục cần thống kê

+hệ thống thống kê và hiện trạng kết quả thống kê

CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH ĐỀ TÀI

3.1 Xác định tác nhân (actor) và chức năng (usecase)

3.2 Mô hình phân rã chức năng

- Hệ thông trả về from đăng nhập

- Admin điền thông tin đăng nhập và ấn đăng nhập

- Hệ thống xác nhận admin và phản hồi kết quả cho người dùng

-Thêm sinh viên

quản lý ký túc xá thêm sinh viên vào

hồ sơ sinh viên

Sự kiện kích hoạt Admin lựa chọn chức năng thêm sinh

viên Điều kiện tiên quyết Admin đăng nhập thành công vào hệ

thốngPhướng thức cơ bản -admin chọn button làm mới trong

trang quản lý sinh viên-hệ thống cho phép admin nhập thôngtin sinh viên

-admin điền thông tin cho sinh viên mới

-admin ấn nút thêm để thêm sinh viên mới

-hệ thống kiểm tra thông tin vừa nhập

có hợp lệ không và hiển thị thông báo

-Sửa thông tin sinh viên

viên trong ưuas trình ở lại ký túc xá

Sự kiện kích hoạt Admin chọn chức năng sửa sinh viênPhương thức cơ bản - Admin ấn vào sinh viên cần sửa

thông tin trong gridview

- Hệ thống hiển thị thông tin sinhviên đc chọn lên các ô text

- Nhân viên sửa lại thông tin cho sinh viên

- Nhân viên ấn nút sửa để lưu lại thông tin cho sinh viên

- Hệ thống kiểm tra thông tin mới thay đổi có hợp lệ không

và hiển thị thông báo

lưu lại

-Xóa sinh viên

Phương thức cơ bản - Admin ấn vào sinh viên cần

xóa thông tin trong gridview

- Hệ thống hiển thị thông báo xácnhận admin muốn xóa sinh viên

- Admin xác nhận đồng ý xóa sinh viên

- Hệ thống xóa sinh viên khỏi hệ thống và hiển thị thông bao thành công

thuận thời gian và quy định cho sinh viên ở ký túc xá

Sự kiện kích hoạt Admin chọn chức năng thêm hợp

đồngPhương thức cơ bản - Admin chọn sinh viên cần lập

hợp đồng

- Hệ thống hiển thị from hợp đồng

- Nhân viên điền đầy đủ thông tin vào bản hợp đồng

- Admin ấn nút thêm để lưu lại hợp đồng hiển thị thông báo

- Admin ấn nút in để xuất hợp đồng cho sinh viên

túc xá

mất có thể xin được cấp lại nếu hợp đồng còn thời gian thực hiện

-Thêm phòng

Sự kiện kích hoạt Admin chọn chức năng thêm phòng

Phương thức cơ bản - Admin chọn chức năng quản lý

- Hệ thống kiểm tra thông tin vừanhập và hiển thị thông báo kết quả ra màn hình

-Sửa thông tin phòng

Sự kiện kích hoạt Admin chọn chức năng sửa thông tin

phòng Phương thức cơ bản - Admin ấn phòng cần sửa trong

bảng thông tin phòng của form quản lý phòng

- Hệ thống hiển thị thông tin phòng đc chọn lên các ô text

- Admin chỉnh sửa các thông tin cần thiết

- Admin ấn nút sửa để lưu lại thông tin vừa thay đổi

- Hệ thống kiểm tra thông tin vừathay đổi và hiển thị thông báo cho người dùng

-Thêm tiền điện nước

vào cơ sở dữ liệu

Sự kiện kích hoạt Admin chọn chức năng thêm tiền điện

nước Phương thức cơ bản - Admin chọn chức năng hóa đơn

điện nước

- Hệ thống hiển thị form hóa đơnđiện nước

- Admin chọn phòng cụ thể và điền thông tin sử dụng điện củatừng phòng

- Nhân viên ấn nút tính

- Hệ thống tính toán số lượng điện, nước tiêu thụ và giá tiền phải trả

- Admin ấn nút thêm để lưu lại thông tin vào hệ thống

phòng được ghi lại

-Tìm kiếm sinh viên

Sự kiện kích hoạt Admin chọn chức năng quản lý sinh

viênPhương thức cơ bản - Admin chọn chức năng quản lý

sinh viên

- Admin điền thông tin sinh viên cần tìm kiếm (mã sinh viên hoặc họ tên sinh viên) và ấn núttìm kiếm

- Hệ thống hiển thị sinh viên tìm được lên gridview và hiển thị thông báo nếu không tìm thấy

thị

sai họ tên của sinh viên cần tìm

Hệ thống hiển thị thông báo không tìm thấy

-Tìm kiếm phòng

Sự kiện kích hoạt Admin chọn chức năng quản lý phòng

Phương thức cơ bản - Admin chọn chưucs năng quản

thị

Hệ thống hiển thị thông báo không tìm thấy

-Thống kê danh sách sinh viên

danh sách sinh viên

- Hệ thống hiển thị danh sách sinh viên

Use case thêm hợp đồng.

Use case Thêm phòng

Use case Sửa thông tin phòng.

Use case Thêm tiền điện

Use case Tìm kiếm sinh viên.

Use case Tìm kiếm phòng

3.5 Các lớp cơ bản tham gia hệ thống

a) Lớp người dùng

-Lớp Người dùng biểu diễn các đối tượng người dùng trong hệ thống.Người dùng trong hệ thống có thể là giáo viên, quản lý hệ thống (tùythuộc vào “quyền” của người dùng đó)

- Các thuộc tính của lớp Người dùng được trình bày ở bảng dưới đây

sử dụng để hệ thống xác nhận người dùng khi người dùng đăng nhập vào hệ thống

Người dùng trong hệ thốngb) Lớp sinh viên

- Lớp Sinh viên mô tả các đối tượng sinh viên của hệ thống (Sinh viênđăng kí ở ký túc xá)

- Các thuộc tính lớp Sinh viên được mô tả ở bảng sau

Sdtnguoithan Số điện thoại liên hệ với ngườu

thân c) Lớp hợp đồng

-Lớp hợp đồng thể hiện các đối tượng là Hợp đồng ở ký túc xá của Sinhviên lập với ban quản lý ký túc xá

- Các thuộc tính của lớp Hợp đồng thể hiện ở bảng sau

ký túc xá

viên theo quý d) Lớp phòng

-Lớp Phòng thể hiện các đối tượng Phòng trong ký túc xá

-Các thuộc tính lớp Phòng thể hiện trong bảng sau:

-Lớp Tiền điện thể hiện đối tượng Tiền điện do các sinh viên dung trongquá trình ở ký túc xá

-Các thuộc tính lớp Tiền điện được mô tả ở bảng sau