(Tiểu luận) đề tài phân tích và thiết kế hệ thống quản lý học sinh, tài liệu của học viện giáo dục trí tuệ

Biểu đồ hoạt động của quy trình quản lý học sinh đang theo học tại trung tâm .... Biểu đồ hoạt động của quy trình quản lý học sinh nghỉ .... Biểu đồ hoạt động của quy trình phát tài liệu

Giảng viên hướ ng d n: ẫ Nguyễn Th Y ị ến

Nhóm sinh viên th c hiự ện:

Hà N i_2023 ộ

Phạm Đặng Thúy Giang Bùi Th ị Hiệ p

Đỗ Thị Thu Huy n ề

2

THÔNG TIN CHUNG Tên đề tài: Phân tích và thi t k h ế ế ệ thống qu n lý h c sinh c a h c vi n giáo d c Trí Tu ả ọ ủ ọ ệ ụ ệ

Đơn vị thực tập: Công ty phát triển và đào tạo Minh Trí

Họ và tên sinh viên: Phạm Đặng Thúy Giang - 23A4040029

Bùi Th ị Hiệp - 23A4040040

Thu Huy n - 23A4040052

Người hướng dẫn: Giảng viên Nguy n Th Y n ễ ị ế

Ngày n p báo cáo: ộ

3

BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM V Ụ

- Tìm hi u yêu cể ầu người dùng, đánh giá nhận xét quy trình

- Thi t k giao di n hế ế ệ ọc sinh

- Thi t k giao di n tài ế ế ệliệu, giao di n nhà cung ệcấp, quản lý kho

36%

4

NHẬ N XÉT C A GIỦ ẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

5

LỜI CAM ĐOAN

Chúng em xin cam đoan bản báo cáo này là kết quả của quá trình tìm hiểu của chúng em Xuyên suốt nội dung của báo cáo, những điều được trình bày là của mỗi cá nhân chúng em và được tổng hợp từ nhiều nguồn tài liệu Tất cả các tài liệu tham khảo đều có xuất xứ và được trích dẫn rõ ràng

Chúng em xin chịu trách nhiệm và chịu mọi hình thức kỷ luật theo quy định cho lời cam đoan của mình

SINH VIÊN THỰC HIỆN Phạm Đặng Thúy Giang

Bùi Thị Hiệp

Đỗ Thị Thu Huyền

LỜI CẢM ƠNTrong su t th i gian t khi m i bố ờ ừ ớ ắt đầu th c hi n bài th c tự ệ ự ập đến nay, chúng em đã nhận đượ ấc r t nhi u s ề ựquan tâm, giúp đỡ của Khoa và th y cô Với lòng biầ ết ơn sâu sắc, chúng em xin gửi l i cờ ảm ơn đầu tiên đến thầy cô c a Khoa H ủ ệ thống thông tin qu n lý - H c vi n Ngân hàng ả ọ ệ

đã tạo điều kiện cho chúng em được thực hiện Thực tập chuyên ngành, giúp chúng em có thể củng cố và áp dụng kiến thức đã được vào việc tìm hiểu và phân tích thiết kế các bài toán nghiệp

vụ trong thực tế của các cơ quan, doanh nghiệp

Chúng em cũng xin đặc biệt gửi lời cảm ơn đến cô Nguyễn Thị Yến đã tận tâm hướng dẫn, giúp đỡ chúng em trong suốt quá trình thực hiện bài thực tập, từ những ngày đầu tiên cho

đến khi hoàn thành bài báo cáo N u không có s chỉ b o c a cô thì bài thu ho ch này c a chúng ế ự ả ủ ạ ủ

em r t khó có th hoàn thiấ ể ện được M t l n n a, chúng em xin chân thành cộ ầ ữ ảm ơn cô!

-chuyên ngành None

1

Nls bài 6word mới mhjtgujuftcdgy Thực tập

-chuyên ngành None

1

Tóm tắt yêu cầu của bài tập lớn NLS

MỤC LỤC DANH M C BỤ ẢNG BI U 1Ể

DANH MỤC HÌNH ẢNH 2

MỞ ĐẦU 3

CHƯƠNG 1 : TÌM HIỂU BÀI TOÁN 4

1.1 Gi i thi u v H c vi n Giáo d c Trí Tu 4ớ ệ ề ọ ệ ụ ệ 1.1.1 T ng quan 4ổ 1.1.2 Các quy trình qu n lý h c sinh c a h c viên giáo dả ọ ủ ọ ục hiệ ạn t i 4

1.2 Gi i thi u bài toán 5ớ ệ 1.2.1 Lý do ch n bài toán 5ọ 1.2.3 Đánh giá tính khả thi của hệ th ng 5 ố 1.3 Tìm hi u yêu c u cể ầ ủa người dùng 6

1.3.1 L p k hoậ ế ạch xác định yêu c u h ầ ệ thống 6

1.3.2 Tìm hi u các quy trình nghi p v 11ể ệ ụ 1.4 Đánh giá nhận xét quy trình hiện tại, đề xuất cả ếi ti n cho quy trình mới 19

1.4.1 Đánh giá nhận xét quy trình hiện tại 19

1.4.2 Đề xuất cả ếi ti n cho quy trình mới 19

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 20

2.1 Xác định yêu cầu hệ thống 20

2.2 Biểu đồ hoạt động của các quy trình 20

2.2.1 Biểu đồ hoạt động của quy trình nhập thông tin h c sinh m i 20ọ ớ 2.2.2 Biểu đồ hoạt động của quy trình quản lý học sinh đang theo học tại trung tâm 21

2.2.3 Biểu đồ hoạt động của quy trình quản lý học sinh nghỉ 21

2.2.4 Biểu đồ hoạt động của quy trình phát tài liệu cho học sinh 22

2.2.5 Biểu đồ hoạt động của quy trình nhập tài li u 22ệ 2.3 Biểu đồ ca sử ụ d ng và kịch bản ca s dử ụng 23

2.3.1 Biểu đồ ca sử ụ d ng 23

2.3.2 Mô t k ch b n ca s d ng 24ả ị ả ử ụ 2.4 Biểu đồ tuầ ựn t 29

Thực tập chuyên ngành None 23A4060130 Ngothithuhuyen Thực tập

chuyên ngành None

5

2

2.5 Biểu đồ ớ l p 33

CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG 34

3.1 Xây d ng CSDL mự ức khái niệm: 34

3.1.1 Xác định các thực thể: 34

3.1.2 Xác định mối quan hệ giữa các th c thể: 34 ự 3.1.3 Xác định các thuộc tính của thực thể: 35

3.1.4 Mô hình th c th ự ể liên kết ERD c a quy trình nh p xuủ ậ ất tài liệu và qu n lý hả ọc sinh: 35

3.2 Xây d ng CSDL mự ức logic 36

3.2.1 Chu n hóa các thẩ ực thể: 36

3.2.2 Chu n hóa các quan h : 36ẩ ệ 3.3 Xây d ng CSDL mự ức vật lý 37

3.3.1 Danh m c các b ng 37ụ ả 3.3.2 Biểu đồ quan hệ thực thể 40

3.4 Thiết kế giao di n hệ ệ thống 41

3.4.2 Form chính 41

3.4.2 Giao di n tài li u 41ệ ệ 3.4.3 Giao di n nhà cung c p 42ệ ấ 3.4.4 Giao di n qu n lý kho 42ệ ả 3.4.5 Giao di n chệ ức vụ 43

3.4.6 Giao di n qu n lý nhân viên 44ệ ả 3.4.7 Giao di n qu n lý hệ ả ọc sinh 45 TÀI LIỆU THAM KH O 46Ả

1

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 3.1 M i quan h giố ệ ữa các th c thự ể 34

Bảng 3.2 Chức vụ 37

Bảng 3.3 Nhân viên 37

Bảng 3.4 Học sinh 37

Bảng 3.5 Nhà cung c p 38ấ Bảng 3.6 Tài u 38liệ Bảng 3.7 Qu n lý h c sinh 38ả ọ Bảng 3.8 Phi u nh p kho 38ế ậ Bảng 3.9 Chi ti t phi u nh p kho 39ế ế ậ Bảng 3.10 Phi u xu t kho 39ế ấ Bảng 3.11 Chi tiết Phiếu xuất kho 39

2

DANH M C HÌNH Ụ ẢNH

Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức c a học vi n 7 ủ ệ

Hình 2.1: Biểu đồ hoạt động của quy trình nhập thông tin học sinh mới 20

Hình 2.2 Biểu đồ hoạt động của quy trình quản lý học sinh đang theo học tại trung tâm 21 Hình 2.3: Biểu đồ hoạt động của quy trình quản lý học sinh nghỉ 21

Hình 2.4: Biểu đồ hoạt động của quy trình phát tài liệu cho học sinh 22

Hình 2.5: Biểu đồ hoạt động của quy trình nhập tài liệu 22

Hình 2.6: Biểu đồ ca sử dụng quy trình nhập thông tin học sinh mới 23

Hình 2.7: Biểu đồ ca sử dụng quy trình quản lí học sinh đang theo học tại trung tâm 23

Hình 2.8: Biểu đồ tuần tự ca sử dụng Đăng nhập 29

Hình 2.9: Biểu đồ tuần tự ca sử dụng Cập nhật thông tin học sinh mới 29

Hình 2.10: Biểu đồ tuần tự ca sử dụng Quản lý học sinh đang theo học 30

Hình 2.11: Biểu đồ tuần tự ca sử dụng Quản lý học sinh nghỉ học 30

Hình 2.12: Biểu đồ tuần tự ca sử dụng Phát tài liệu cho học sinh 31

Hình 2.13: Biểu đồ tuần tự ca sử dụng Yêu cầu nhập tài liệu 31

Hình 2.14: Biểu đồ tuần tự ca sử dụng Nhập tài liệu về kho 32

Hình 2.15 Biểu đồ tuần tự ca sử dụng Lập phiếu nhập kho 32

Hình 2.16 Biểu đồ lớp 33

Hình 3.1 Mô hình thực th ể liên kết ERD 35

Hình 3.2 Biểu đồ quan hệ thực thể 40

Hình 3.3 Form chính 41

Hình 3.4 Form tài liệu 41

Hình 3.5 Form nhà cung cấp 42

Hình 3.6 Form quản lý kho tài li u 42ệ Hình 3.7 Form chức v 43ụ Hình 3.8 Form nhân viên 44

Hình 3.9 Form quản lý học sinh 45

Với mong muốn có thể tìm hiểu và phát triển về các quy trình nghiệp vụ c a công ty nhóm ủ em đã chọn đề tài “ Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý học sinh của học viện giáo dục Trí Tuệ” làm đối tượng nghiên cứu cho môn Thực tập chuyên ngành 2 , với hi vọng sẽ làm giảm bớt được các khâu không c n thi t cho công ty ầ ế

Chúng em đã cố gắng rất nhiều trong đề tài lần này, tuy nhiên do trình độ và sự hiểu biết còn hạn chế và mắc nh ng sai lầm Vì v y, nhóm em mong nhữ ậ ận được sự góp ý c a các thủ ầy, cô để báo cáo của nhóm em được hoàn thiện hơn

4

CHƯƠNG 1 : TÌM HIỂU BÀI TOÁN

1.1 Giớ i thi u v H c vi n Giáo d c Trí Tuệ ề ọ ệ ụ ệ

1.1.1 T ng quanổ

Tên công ty: Công ty c ph n phát triổ ầ ển và đào tạo Minh Trí

Địa chỉ: 30 ngõ 85 Lĩnh Nam, Hoàng Mai, Hà Nội, Việt Nam

- Học viện Giáo d c Trí Tuụ ệ v i các giáo viên dày dớ ặn kinh nghi m, nhiệ ều năm đào tạo ôn thi vào 10 và tuyển sinh đại học

- Hiện tại, H c viọ ện đang đào tạo cả năm môn: Toán, Lý, Hóa, Văn, Anh

nh trên trang web c a h c vi n

1.1.2 Các quy trình quả n lý h c sinh c a h c viên giáo d c hi n tọ ủ ọ ụ ệ ại

● Qu n lý nh p thông tin h c sinh mới ả ậ ọ

Học sinh khi đến đăng ký sẽ điền thông tin vào sổ học sinh mới: các chi ti t g m h tên, ế ồ ọsđt phụ huynh, số điện thoại học sinh, trường Sau đó, quản lý viết thủ công vào sổ quản lý học sinh

● Qu n lý hả ọc sinh đang theo học tại trung tâm

Học sinh đang theo họ ạc t i trung tâm sẽ được điểm danh, để ế bi t bu i h c, bu i ngh cổ ọ ổ ỉ ủa học sinh Quản lý sẽ tích vào sổ quản lý học sinh khi học sinh đi học

● Qu n lý h c sinh nghỉ ả ọ

5

Sau khi h c sinh thông báo ngh , tr gi ng s báo l i cho qu n lý Qu n lý s g ch kh i s ọ ỉ ợ ả ẽ ạ ả ả ẽ ạ ỏ ổquản lý học sinh

● Qu n lý nh p tài li u ả ậ ệ

Sau khi tr lý ki m tra s tài li u t n còn ít, s báo cho quợ ể ố ệ ồ ẽ ản lý để nh p tài li u k p th ậ ệ ị ời

● Qu n lý tài li u phát cho h c sinh ả ệ ọ

Sau khi h c sinh h c buọ ọ ổi đầu, bu i thổ ứ hai đóng tiền và nh n tài li u( v ghi, k p file) ậ ệ ở ẹĐiền phi u nh n tài li u, trợ lý ghi rõ tài li u h c sinh nh n, h c sinh ký vào phi u và vi t tay vào ế ậ ệ ệ ọ ậ ọ ế ế

Bài toán đặt ra là làm sao để ối ưu các bướ t c nhập dữ liệu học sinh, kiểm kê tài liệu đểkhông xảy ra tình tr ng m t mát nhạ ấ ằm tối ưu thời gian đồng th i giờ ảm chi phí lưu thông nhiều nhất

- Hệ thống quản lý đảm bảo tính thống nhất cao gi a các b phữ ộ ận liên quan, đáp ứng nhu c u qu n lý, tầ ả ối ưu hóa việc lưu trữ trong kho, h n ch tạ ế ối đa tình trạng thất thoát tài li u ệ

Lợi nhu n vô hình:ậ

- Thông tin cung cấp chính xác k p th i ị ờ

- Nâng cao hiệu suất làm việc, hiệu quả trong việc xử lý thông tin: tránh nhầm lẫn giữa các lần phát tài liệu, nhầm lẫn thông tin, hạn chế được sai lệch

- Tăng tính chuyên nghiệp, đảm bảo chất lượng, dịch vụ cho khách hàng

➢ Xác định chi phí

Chi phí phát sinh trong giai đoạn đầu của hệ thống:

- Chi phí phát triển hệ thống

- Chi phí mua m i phớ ần mềm, phần cứng

- Chi phí chuyển đổ ữ liệu và hệ thống i d

Chi phí phát sinh hàng năm:

- Thông tin cung cấp chính xác, k p thị ời và đầy đủ

- Cải tiến tiến trình làm việc, tiết kiệm th i gian và công sờ ức làm việc

Khả thi v m t k thu t: ề ặ ỹ ậ

- Độ l n cớ ủa hệ thống: Bình thường

- Độ phức tạp c a hủ ệ thống: Không quá ph c t p ứ ạ

- Kinh nghiệm nhóm Phát triển: Đã từng tìm hiểu và thiết kế CSDL trong TTCN1

- Kinh nghiệm người dùng: Không yêu cầu trình độ kĩ thuật cao, dễ dàng sử d ng ụ

c Phạm vi nghiên c u ứ

Đề tài đi sâu nghiên cứu các quy trình v chu n d u qu n lý h c sinh, tài liề ẩ ữ liệ ả ọ ệu và hướng dẫn việc thêm, ch nh s a, xóa qu n lý h c sinh và quá trình nh p xu t tài liỉ ử ả ọ ậ – ấ ệu để ừ đó nghiên tcứu xây dựng form quản lý nhập xuất học sinh, tài liệu trên hệ thống

1.3 Tìm hi u yêu c u cể ầ ủa người dùng

1.3.1 L p k ậ ế hoạch xác đị nh yêu c u h ầ ệ thống

a Tổng quan xác định yêu cầu

Xác định yêu cầu hệ thống là hoạt động đầu tiên trong giai đoạn phân tích hệ thống, mục đích là tìm hiểu hệ thống hiện tại và xây dựng các nhu cầu cho hệ thống trong tương lại Những khía c nh quan tâm c a h c vi n bao gạ ủ ọ ệ ồm:

Như trên chúng ta có thể nhận thấy được mối quan hệ giữa các phòng ban giúp cho hoạt

động c a h c viủ ọ ện được phối hợp nhịp nhàng, thu n lậ ợi đạt được kết qu ảcao Đối

với đề tài quản lý học sinh và hàng hóa thì mối quan hệ giữa các b phộ ận càng được th ểhiện rõ

Mỗi nhân viên đảm nhi m chệ ức năng khác nhau nhưng để hoàn thành công vi c hi u ệ ệquả thì yếu tố kết h p hay còn gợ ọi cách khác là phối h p qua lợ ại giữa từng bộ phận v i ớnhau càng được chú ý hàng đầu Đối với một doanh nghiệp mà khả năng hợp tác giữa các nhân viên là r i r c thì muờ ạ ốn đạ ết k t qu ả cao cũng rất khó T nh ng thông tin tìm hi u ừ ữ ể

về cơ cấ ổ chức cũng như mô hình quảu t n lý giúp cho nhóm chúng em hiểu rõ hơn về mối quan h gi a các phòng ban t ệ ữ ừ đó là cơ sở giúp hi u thêm v quy trình nghi p v ể ề ệ ụ được thực hi n trong quá trình hoệ ạt động của Học vi n Giáo d c Trí Tu ệ ụ ệ

8

b Các phương pháp xác định yêu cầu truyền thống

Phỏng vấn là phương pháp hỏi trực tiếp người có liên quan để thu thập thông tin, đây là cách đơn giản và quan trọng nhất để thu thập thông tin về một tổ chức Để phỏng vấn một người hay m t nhóm chúng ta c n ph i làm quen lộ ầ ả ần đầu, sau đó hẹn gặp để phỏng v n ấ

họ Nội dung hẹn gặp thường bao gồm: thời gian, địa điểm, nội dung dự kiến

Kết thúc: 10h30’

Mục tiêu: Thi t k quy trình qu n lý h c sinh và tài li u ế ế ả ọ ệ

của học viện

Dữ liệu cần thu thập: Thông tin học sinh, quá trình tiếp

nhận học sinh m i, quá trình quớ ản lý học sinh, quá trình

phát tài li u, quá trình ki m kê tài li u, phi u giao tài li u ệ ể ệ ế ệ

Thời gian ước lượng: 120 phút

Nội dung phỏng vấn:

- Các quy trình ch y u hi n t i c a trung tâm là gì? ủ ế ệ ạ ủ

- Quy trình nhập xuất tài liệu học tập cho h c viên ọ

được thực hiện như thế nào và do ai quản lý? Và

công vi c chính cệ ủa người này là gì? Quy trình

trên có gặp khó khăn gì không?

- Quy trình nhập thông tin học sinh mới được diễn

ra như nào? Do ai quản lý?

- Công việc chính của việc quản lý tại trung tâm là

gì?

- Quy trình xóa h c sinh ngh ọ ỉ được diễn ra như nào?

Do ai qu n lý? ả

- Việc quản lý học sinh đang theo học tại trung tâm

được diễn ra như nào?

9

- Những vấn đề thường gặp phải trong quy trình

quản lý học sinh là gì?

- Nhân viên tra cứu thông tin và sử dụng thông tin

học viên như thế nào?

➢ M u b ng câu h i và ghi nh n tr l ẫ ả ỏ ậ ả ời:

Người ph ng v n: Phỏ ấ ạm Đặng Thúy Giang

Người được phỏng vấn: Chị Đỗ Hoài Ly

Kết quả quan sát: Đáng tin cậy

Câu h i 2: ỏ

Quy trình nh p tài li u h c t p và ậ ệ ọ ậ

quy trình phát tài li u cho h c sinh ệ ọ

được th c hiự ện như thế nào và do ai

quản lý? Và công việc chính của

người này là gì? Quy trình trên có

gặp khó khăn gì không?

Trả ờ l i:

Tài li u bao g m sách, v , k p tài li u, ệ ồ ở ẹ ệTài li u khi nh p v s ệ ậ ề ẽ được trợ lý đếm, vi t s ế ố lượng đầy đủ Khi xu t tài liấ ệu hay còn được hi u là phát cho h c sinh s ể ọ ẽ được trợ lý vi t m t phi u phát tài li u, và h c sinh s ký tên ế ộ ế ệ ọ ẽCông vi c do tr lý th c hi n ệ ợ ự ệ

Công vi c chính c a tr lý là qu n lý tài li u và qu n lý hệ ủ ợ ả ệ ả ọc sinh m i tớ ại trung tâm như là thêm vào nhóm lớp, phát tài liệu đầy đủ cho học sinh

Việc nh p xu t nguyên li u th công nên t n khá nhi u th i ậ ấ ệ ủ ố ề ờgian, d m t mát ễ ấ

Kết qu quan sát:ả Đáng tin cậy

Câu h i 3: ỏ

Quy trình nh p thông tin h c sinh ậ ọ Trả ờHọc sinh m l i: ới khi đến trung tâm sẽ được điền sổ thông tin, khi

Quy trình xóa h c sinh nghọ ỉ được

diễn ra như nào? Do ai quản lý?

Trả ờ l i:

Học sinh ngh sỉ ẽ báo cho quản lý hoặc tr lý ợ+ Nếu học sinh báo cho quản lý, quản lý gạch vào sổ + Nếu học sinh báo cho tr lý, tr lý báo cho quợ ợ ản lý đểgạch khỏi s ổ

Kết qu quan sát:ả Đáng tin cậy

Câu h i 6: ỏ

Việc qu n lý hả ọc sinh đang theo học

tại trung tâm được diễn ra như nào?

Trả ờ l i:

Các bu i h c, khi hổ ọ ọc sinh đế ớn l p s ẽ được điểm danh Quản lý tích vào s các bu i hổ ổ ọc sinh đi học Quản lý thông báo cho ph huynh khi h c sinh nghỉ h c ụ ọ ọ

Kết qu quan sát:ả chưa rõ ràng và chi tiết

Nhân viên tra c u thông tin và s ứ ử

dụng thông tin học viên như thế

Hiệ ạn t i, h c vi n không s dụng ph n m m qu n lý nào ọ ệ ử ầ ề ả

Kết qu quan sát: ả Đáng tin cậy

11

1.3.2 Tìm hi u các quy trình nghi p vể ệ ụ

a Quy trình nhập thông tin học sinh m i ớ

➢

➢ Mô t t ng quan v quy trình nh p thông tin h c sinh m i ả ổ ề ậ ọ ớ

Mô t t ng quan quy trình qu n lý h c sinh ả ổ ả ọ

Ngườ ậi l p b ng: Phả ạm Đặng Thúy Giang

Ngày l p b ng: 06/03/2023 ậ ả

Đối tượng thực hiện: Quản lý, trợ lý

Điều ki n bệ ắt đầu: Khi có học sinh mới

Thông tin đầu vào: Thông tin của học sinh

Kết quả đầu ra: S quổ ản lý học sinh

➢ Mô t chi ti t v quy trình nh p thông tin h c sinh mả ế ề ậ ọ ới

Mô t ả các bước th c hi n quy trình nh p hàng ự ệ ậ

Ngườ ậi l p b ng: Phả ạm Đặng Thúy Giang

Ngày l p b ng 06/03/2023 ậ ả

STT Người th c hi n Nội dung thực hiện ự ệ Biểu m u liên quan ẫHĐ1 Trợ lý Tiếp nh n thông tin h c sinh mới ậ ọ Sổ h c sinh m i ọ ớHĐ2 Trợ lý Kiểm tra l i thông tin ạ

- Kiểm tra đúng, chuyển sang HĐ3

- Kiểm tra sai, quay lại HĐ1

Sổ h c sinh m i ọ ớ

HĐ3 Trợ lý Giao thông tin cho qu n lý, tr gi ng ả ợ ả

HĐ4 Trợ gi ng ả Thêm h c sinh m i vào trong nhóm ọ ớ

12

lớp h c ọHĐ5 Quản lý Viết th công vào s quản lý h c sinh ủ ổ ọ

và k t thúc quy trình ế

Sổ qu n lý h c sinh ả ọ

b Quy trình quản lý h ọc sinh đang theo họ ại trung tâm c t

➢

➢ Mô t t ng quan v quy trình qu n lý hả ổ ề ả ọc sinh đang theo họ ạc t i trung tâm

Mô t t ng quan quy trình qu n lý hả ổ ả ọc sinh đang theo họ ạc t i trung tâm

Ngườ ậi l p b ng: Phả ạm Đặng Thúy Giang

Ngày l p b ng: 06/03/2023 ậ ả

Đối tượng thực hiện: Quản lý, trợ lý

Điều ki n bệ ắt đầu: Mỗi ca h c của h c sinh ọ ọ

Thông tin đầu vào: Học sinh đi học

Kết quả đầu ra: Tích vào sổ quản lý học sinh

- Khi có học sinh đến phải điểm danh

- Khớp số h c sinh trên l p và sọ ớ ố học sinh trong sổ

➢

➢ Mô t chi ti t v quy trình qu n lý hả ế ề ả ọc sinh đang theo họ ạc t i trung tâm

Mô t ả các bước th c hi n quy trình nh p hàng ự ệ ậ

Ngườ ậi l p b ng: Phả ạm Đặng Thúy Giang

Ngày l p b ng 06/03/2023 ậ ả

STT Người thực hi n ệ Nội dung thực hiện Biểu m u liên quan ẫ

lớp, qu n lý s ả ẽ điểm danh và tích s ổ

Sổ qu n lý h c sinh ả ọ

trong l p ớ

13

với số lượng học sinh được tích trong sổ:

- Kiểm tra đúng, chuyển sang HĐ4

- Kiểm tra sai, quay lại HĐ2

Sổ qu n lý h c sinh ả ọ

huynh c a h c sinh ủ ọnghỉ để thông báo lịch h c bù và kọ ết thúc quy trình

c Quy trinh qu n lý h c sinh ngh ả ọ ỉ

➢

➢ Mô t t ng quan v quy trình qu n lý h c sinh nghả ổ ề ả ọ ỉ

Mô t t ng quan quy trình qu n lý h c sinh ngh ả ổ ả ọ ỉ

Ngườ ậi l p b ng: Phả ạm Đặng Thúy Giang

Ngày l p b ng: 06/03/2023 ậ ả

Đối tượng thực hiện: Trợ lý, Quản lý

Điều ki n bệ ắt đầu: Khi có học sinh báo nghỉ h c ọ

Thông tin đầu vào: Học sinh nghỉ học

Kết quả đầu ra: G ch khạ ỏi sổ quản lý học sinh

14

➢

➢ Mô t chi ti t v quy trình qu n lý h c sinh nghả ế ề ả ọ ỉ

Mô t ả các bước th c hi n quy trình nh p hàng ự ệ ậ

Ngườ ậi l p b ng: Phả ạm Đặng Thúy Giang

Ngày l p b ng 06/03/2023 ậ ả

STT Người th c hi n ự ệ Nội dung thực hiện Biểu m u liên quan ẫ

+ Thông báo cho quản lý, chuyển sang HĐ2 + Thông báo cho trợ lý, tr gi ng, ợ ảchuyển HĐ3

hết s buố ổi đã đóng chưa, chuyển sang HĐ4 HĐ3 Trợ gi ng ho c tr ả ặ ợ lý Thông báo cho qu n lý, ả

chuyển HĐ2

hết, thông báo cho h c sinh họ ọc nốt số buổi + Nếu học hết thì thông qua việc nghỉ

15

d Quy trình phát tài liệu cho học sinh

➢

➢ Mô t t ng quan v quy trình phát tài li u cho h c sinh ả ổ ề ệ ọ

Mô t t ng quan quy trình phát tài li u cho h c sinh ả ổ ệ ọ

Ngườ ậi l p b ng: Phả ạm Đặng Thúy Giang

Ngày l p b ng: 06/03/2023 ậ ả

Đối tượng thực hiện: Trợ lý

Điều ki n bệ ắt đầu: Khi có học sinh mới ho c khi có h c sinh h t tài li u ặ ọ ế ệ

Thông tin đầu vào: Yêu cầu cung cấp tài liệu của học sinh

Kết quả đầu ra: S quổ ản lý tài liệu

Đối tượng sử dụng: Trợ lý

Tần suất: Khi có học sinh yêu cầu

Quy tắc:

- Phải ghi rõ số lượng, họ tên và chữ kí của người nhân(học sinh)

- Phải kiểm tra xem học sinh đã sử ụng đúng mục đích hoặc đã sử ụng hết tài liệu chưa d drồi mới được phát m i ớ

- Nhập đúng, đủ và chính xác số lượng tài liệu và số lần xuất tài liệu

➢

➢ Mô t chi ti t v quy trình phát tài li u cho h c sinhả ế ề ệ ọ

Mô t ả các bước th c hi n quy trình phát tài li u cho h c sinh ự ệ ệ ọ

Ngườ ậi l p b ng: Phả ạm Đặng Thúy Giang

16

HĐ3 Trợ lý Viết vào s giao nh n tài li u ổ ậ ệ Sổ giao nh n tài li u ậ ệHĐ3 Học sinh Học sinh kí để xác nhận đúng tài liệu Sổ giao nh n tài li u ậ ệHĐ4 Trợ lý Phát tài li u và k t thúc quy trình ệ ế

e Quy trình nh p tài liậ ệu

➢

➢ Mô t t ng quan v quy trình nh p tài li u ả ổ ề ậ ệ

Mô t t ng quan quy trình nh p tài li u ả ổ ậ ệ

Ngườ ậi l p b ng: Phả ạm Đặng Thúy Giang

Ngày l p b ng: 06/03/2023 ậ ả

Đối tượng thực hiện: Trợ lý, Quản lý

Điều ki n bệ ắt đầu: Khi trợ lý báo cáo s lượng tài li u trong kho g n h t ố ệ ầ ế

Thông tin đầu vào: Nhu cầu về hàng xuất hiện nhiều hơn số lượng trong kho, cần nhập thêm đểphát cho h c sinh ọ

Kết quả đầu ra: Phiếu nhập tài liệu

➢ Mô t chi ti t v quy trình nh p tài liả ế ề ậ ệu

Mô t ả các bước th c hiự ện quy trình nh p tài li u ậ ệ

Ngườ ậi l p b ng: Phả ạm Đặng Thúy Giang

Ngày l p b ng 06/03/2023 ậ ả

STT Người th c hi n Nội dung thực hiện ự ệ Biểu m u liên quan ẫHĐ1 Trợ lý Tiến hành ki m kê s lượng tài li u ể ố ệ Báo cáo tình tr ng ạ

17

còn trong kho và g i l i báo cáo tình ử ạtrạng kho cho qu n lý ả

kho

HĐ2 Quản lý Xem xét d a trên th c tự ự ế để quyết định

nhập thêm tài liệu HĐ3 Quản lý Gửi yêu cầu nhập tài liệu cho nhà cung

cấp HĐ3 Nhà cung c p ấ Phản h i và báo giá qua tin nh n ồ ắ

HĐ4 Quản lý Kiểm tra tin nh n: ắ

+ Nếu đồng ý giá thì chuyển sang

HĐ7 Trợ lý Kiểm kê s lượng và l p phi u nh p ố ậ ế ậ

18

f Các bi u m u liên quan ể ẫ

S theo dõi phát tài liổ ệu

S ổ điền thông tin h c sinh m i ọ ớ

S qu n lý h c sinh ổ ả ọ

Phi u báo cáo tình tr ng khoế ạ

Phi u nh p kho ế ậ