Quy trình giải quyết đơn xin nghỉ việc

 Xác lập cách thức chấm dứt hợp đồng lao động (HĐLĐ) giữa Công ty và người lao động một cách có trình tự và phù hợp với Bộ luật Lao động và Điều lệ, Nội quy lao động của Công ty.  Quy định rõ nội dung và cách thức giải quyết các chế độ dành cho người lao động (NLĐ) thôi việc nhằm đảm bảo sự thống nhất, minh bạch trong công tác này.  Tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ công nhân viên nắm bắt thực hiện theo để đảm bảo quyền lợi chính đáng của mình.

QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC

KÝ HIỆU :

PHIÊN BẢN :

NGÀY BAN HÀNH : .

LÝ LỊCH SỬA ĐỔI

Lần

Trách nhiệm Biên soạn Phê duyệt

Chữ ký

Họ tên

Chức danh

 Xác lập cách thức chấm dứt hợp đồng lao động (HĐLĐ) giữa Công ty và người lao động một cách có trình tự và phù hợp với Bộ luật Lao động và Điều lệ, Nội quy lao động của Công ty

 Quy định rõ nội dung và cách thức giải quyết các chế độ dành cho người lao động (NLĐ) thôi việc nhằm đảm bảo sự thống nhất, minh bạch trong công tác này

 Tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ công nhân viên nắm bắt thực hiện theo

để đảm bảo quyền lợi chính đáng của mình

 Áp dụng đối với toàn thể NLĐ của Công ty

 Phòng Hành chính – Nhân sự (HC-NS) kết hợp với các phòng ban, đơn vị

có liên quan tổ chức thực hiện Quy trình này

 Bộ Quy tắc ứng xử RBA

 Bộ luật Lao động Nước CHXHCN Việt Nam

 Nghị định 05/2015/NĐ-CP ngày 12/01/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số nội dung của Bộ luật lao động

 Nghị định 148/2018/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 05/2015/NĐ-CP

 Các văn khác bản hướng dẫn thi hành Bộ luật Lao động

 Điều lệ tổ chức & hoạt động; Các quy chế của Công ty

 NSDLĐ: Người sử dụng lao động

 NLĐ : Người lao động

 Công ty: Công ty TNHH

5.1 Quy định chung

5.1.1 Quy định về các thủ tục chung phải thực hiện khi thôi việc:

 NLĐ có trách nhiệm phối hợp với Phòng HC-NS hoàn thiện thủ tục bàn giao và thanh lý hợp đồng

 Khi tiến hành chấm dứt HĐLĐ, Phòng HC-NS có trách nhiệm giải quyết phép năm và trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc (nếu có) cho NLĐ theo quy định của pháp luật và Công ty

 Lương và các chế độ khác của NLĐ được thanh toán đầy đủ theo số ngày làm việc thực tế của NLĐ tính đến thời điểm chấm dứt hợp đồng sau khi đã khấu trừ giá trị tài sản trang thiết bị chưa bàn giao (nếu có), khấu trừ các khoản bồi thường do vi phạm và các khẩu trừ khác (nếu có)

 Nhân viên Phòng HC-NS phụ trách giải quyết thôi việc có trách nhiệm gửi thông tin NLĐ nghỉ việc cho bộ phận IT để xóa các tài nguyên thông tin liên quan (vân tay, thẻ nhân viên, thẻ xe…) Bộ phận IT có trách nhiệm xóa các tài nguyên thông tin liên quan đến nhân viên thôi việc

 Phòng HC-NS có trách nhiệm lưu thông tin để theo dõi các trường hợp thôi việc

5.1.2 Quy định chung về thủ tục bàn giao khi thôi việc

 NLĐ thôi việc vì bất cứ lý do gì (xin nghỉ vì lý do cá nhân, đơn phương chấm dứt HĐLĐ, hết hạn HĐLĐ, tự ý bỏ việc…) đều có trách nhiệm thực hiện thủ tục bàn giao công việc, bàn giao tài sản trang thiết bị và thanh lý hợp đồng

 Khi bàn giao tài sản trang thiết bị và công việc bên giao và bên nhận phải lập Phiếu xác nhận bàn giao thôi việc (theo mẫu) để ghi nhận nội dung bàn giao (không có Phiếu và xác nhận đầy đủ của hai bên giao nhận được coi là chưa bàn giao)

 Trường hợp không thực hiện bàn giao đầy đủ, NLĐ phải bồi thường và bị khấu trừ vào lương tháng theo đúng giá trị tài sản trang thiết bị chưa bàn giao

 Muộn nhất đến cuối giờ làm việc của ngày thôi việc, NLĐ có trách nhiệm liên hệ với những nhân viên phụ trách bàn giao để hoàn tất thủ tục bàn giao và gửi Phiếu xác nhận bàn giao thôi việc (theo mẫu) về Phòng HC-NS

 Cán bộ và phòng/ ban phụ trách có trách nhiệm nhận bàn giao từ NLĐ nghỉ việc Điều phối viên bộ phận và nhân viên Phòng HC-NS có trách nhiệm hướng dẫn, giúp đỡ NLĐ hoàn thiện thủ tục bàn giao khi nghỉ việc

5.1.3 Quy định chung khi viết đơn xin nghỉ việc

 Viết đơn xin thôi việc theo mẫu quy định của Công ty, nộp kèm các bằng chứng liên quan (nếu có)

 Ghi đầy đủ, rõ ràng các nội dung trong đơn; không tẩy xóa, viết tắt; ngôn ngữ bắt buộc là tiếng Việt

 Ngày trong quy trình này được hiểu là ngày làm việc theo quy định pháp luật và/hoặc theo quy định của Công ty

 Chỉ khi nào NLĐ hoàn thiện đơn đúng theo hướng dẫn và gửi kèm các bằng chứng phù hợp, thời hạn về ngày mới được tính từ thời điểm đó

5.2 Thôi việc đối với NLĐ có nguyện vọng thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ với Công

ty trước thời hạn

5.2.1 Đối tượng áp dụng

 Áp dụng đối với NLĐ ký HĐLĐ xác định thời hạn từ đủ 12 tháng đến 36 tháng; HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định

có thời hạn dưới 12 tháng có nguyện vọng chấm dứt HĐLĐ trước thời hạn; đối với NLĐ ký HĐLĐ không xác định thời hạn có nguyện vọng chấm dứt HĐLĐ

 Trường hợp này không phải là đơn phương chấm dứt HĐLĐ (theo quy định tại Điều 37 Bộ luật Lao động 2012) hoặc tự ý bỏ việc

5.2.2 Hồ sơ yêu cầu:

 Đơn xin thôi việc (theo mẫu)

 Các bằng chứng kèm theo (nếu có)

 Phiếu xác nhận bàn giao thôi việc (theo mẫu)

 Quyết định chấm dứt hợp đồng

5.2.3 Thủ tục

 NLĐ có nguyện vọng thôi việc, hoàn thiện đơn xin thôi việc theo hướng dẫn tại mục quy định chung khi viết đơn xin nghỉ việc

 Ít nhất trước 30 (ba mươi) ngày làm việc trước ngày xin thôi việc ghi trong đơn, NLĐ phải trực tiếp nộp đơn xin thôi việc đã hoàn thiện kèm các bằng chứng liên quan cho trưởng bộ phận và giám đốc sản xuất

 Trưởng bộ phận và/hoặc giám đốc sản xuất có trách nhiệm xem xét giải quyết đơn trong vòng 5 (năm) ngày làm việc

 Trường hợp đồng ý cho NLĐ thôi việc ghi rõ ý kiến và ký phê duyệt vào đơn -> Chậm nhất 25 (hai mươi lăm) ngày làm việc kể từ ngày đơn xin thôi việc của NLĐ được phê duyệt chấp thuận của trưởng bộ phận và giám đốc sản xuất -> bộ phận có trách nhiệm gửi đơn xin thôi việc cho cán

bộ phụ trách tiếp nhận đơn xin thôi việc của Phòng HC-NS Cùng ngày gửi đơn, bộ phận gửi email xác nhận danh sách NLĐ được bộ phận phê duyệt đồng ý cho nghỉ việc (bản cứng và bản mềm thống nhất)

 Trường hợp bộ phận không đồng ý, trả lại đơn và giải thích cho NLĐ hiểu

- Phòng HC-NS có trách nhiệm xem xét giải quyết đơn xin thôi việc

 Trường hợp đồng ý cho NLĐ thôi việc  ghi rõ ý kiến và ký phê duyệt vào trong đơn  đệ trình Tổng giám đốc ký quyết định chấm dứt HĐLĐ đối với NLĐ NLĐ chỉ được coi là chấm dứt HĐLĐ khi có quyết định chính thức từ Tổng giám đốc

 Trường hợp không đồng ý, giải thích cho NLĐ hiểu và trả lại đơn trước ngày xin thôi việc trong đơn

 Trường hợp phát hiện ra đơn không hợp lệ sẽ trả lại đơn cho bộ phận

để trả lại NLĐ trước ngày xin thôi việc trong đơn, khi trả ghi rõ lý do không phê duyệt hoặc yêu cầu cụ thể làm lại đơn

 Thực hiện các thủ tục bàn giao, thủ tục chung phải thực hiện khi thôi việc như quy định tại Phần I

biểu mẫu

Người lao động

Người lao động (trước

30 ngày làm việc

Đơn xin nghỉ phép

-Các bằng chứng kèm theo (nếu có)

- Phiếu xác nhận bàn giao thôi việc (theo mẫu)

- Biên bản thanh

lý hợp đồng

- Quyết định chấm dứt hợp đồng

Phiếu nhập kho

Trưởng bộ phận và/

hoặc Giám đốc bộ

phận (trong 05 ngày

làm việc)

Phòng HC-NS (trước

thời hạn xin thôi việc

của NLĐ

TGĐ (trước thời hạn

xin thôi việc của NLĐ

Người lao động +

Phòng HC-NS + Bộ

phận

Phòng HC-NS

5.3 Thôi việc dành cho NLĐ hết hạn HĐLĐ

5.3.1 Đối tượng áp dụng

Nhu cầu xin thôi việc

Nộp hồ sơ xin nghỉ việc

Thực hiện các quy định chung tại mục5.1.1 và 5.1.2

Xem xét phê duyệt

Xem xét phê duyệt

Xem xét phê duyệt

Báo cáo lưu hồ sơ

 Áp dụng đối với NLĐ ký HĐLĐ xác định thời hạn từ đủ 12 tháng đến 36 tháng; HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng

 NLĐ hết hạn HĐLĐ, Công ty không có nhu cầu ký tiếp hợp đồng

5.3.2 Hồ sơ yêu cầu:

 Thông báo chấm dứt HĐLĐ (theo mẫu)

 Phiếu xác nhận bàn giao thôi việc (theo mẫu)

 Biên bản thanh lý HĐLĐ

 Quyết định chấm dứt HĐLĐ

5.3.3 Thủ tục:

 Gửi danh sách nhân viên sắp hết hạn HĐLĐ và yêu cầu đánh giá tới bộ phận trước 30 ngày làm việc kể từ ngày NLĐ hết hạn HĐLĐ -> trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được danh sách, bộ phận tiến hành đánh giá và gửi kết quả về Phòng HC-NS -> trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đánh giá của bộ phận, Phòng HC-NS lên danh sách NLĐ hết hạn HĐLĐ và Công ty không tiến hành tái ký HĐLĐ

 Trong vòng 20 ngày làm việc kể từ ngày HĐLĐ xác định thời hạn hết hạn, Phòng HC-NS có trách nhiệm gửi danh sách NLĐ hết hạn hợp đồng và Công ty không có nhu cầu tái ký hợp đồng tới bộ phận để biết Để tránh trường hợp nhầm lẫn, bộ phận tuyệt đối không được thông báo tới người lao động trước khi Phòng HC-NS thông báo chính thức tới người lao động

 Trường hợp quản lý bộ phận có yêu cầu xem xét đánh giá lại phải thông tin bằng email và gọi điện xác nhận tới Phòng HC-NS ngay trong ngày nhận được danh sách để được giải quyết

 Phòng HC-NS có trách nhiệm đệ trình Tổng giám đốc ký quyết định chấm dứt HĐLĐ đối với CNBV

 Phòng HC-NS thông báo bằng văn bản cho người lao động biết thời điểm chấm dứt HĐLĐ theo đúng quy định pháp luật

 Thực hiện các thủ tục bàn giao, thủ tục chung phải thực hiện khi thôi việc như quy định tại Phần I

biểu mẫu

Người lao động

Người lao động

(trước 30 ngày làm

việc

- Thông báo chấm dứt HĐLĐ (theo mẫu)

- Phiếu xác nhận bàn giao thôi việc (theo mẫu)

- Biên bản thanh lý HĐLĐ

- Quyết định chấm dứt HĐLĐ

Trưởng bộ phận và/

hoặc Giám đốc bộ

phận (trong 05 ngày

làm việc

Phòng HC-NS (trước

thời hạn xin thôi

việc của NLĐ

TGĐ (trước thời hạn

xin thôi việc của

NLĐ

Người lao động +

Phòng HC-NS + Bộ

phận

Phòng HC-NS

5.4 Thôi việc dành cho NLĐ trong trường hợp Công ty đơn phương chấm dứt HĐLĐ theo pháp luật

 Đơn phương chấm dứt HĐLĐ là ý chí chủ quan của một bên mong muốn chấm dứt HĐLĐ (không thông qua thỏa thuận)

5.4.1 Căn cứ pháp luật

 Điều 38 BLĐL Quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ của NSDLĐ

1 NSDLĐ có quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ trong những trường hợp sau đây:

a) Người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo HĐLĐ;

Xử lý lao động hết hạn HĐLĐ

Nộp hồ sơ xin nghỉ việc

Thực hiện các quy định chung tại mục5.1.1 và 5.1.2

Xem xét phê duyệt

Xem xét phê duyệt

Xem xét phê duyệt

Báo cáo lưu hồ sơ

b) Người lao động bị ốm đau, tai nạn đã điều trị 12 tháng liên tục đối với người làm theo HĐLĐ không xác định thời hạn, đã điều trị 06 tháng liên tục, đối với người lao động làm theo HĐLĐ xác định thời hạn và quá nửa thời hạn HĐLĐ đối với người làm theo HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một công việ c nhất định có thời hạn dưới

12 tháng mà khả năng lao động chưa hồi phục

Khi sức khỏe của người lao động bình phục, thì người lao động được xem xét để tiếp tục giao kết HĐLĐ;

c) Do thiên tai, hỏa hoạn hoặc những lý do bất khả kháng khác the o quy định của pháp luật, mà NSDLĐ đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng vẫn buộc phải thu hẹp sản xuất, giảm chỗ làm việc;

d) Người lao động không có mặt tại nơi làm việc sau thời hạn quy định tại Điều 33 của Bộ luật này

2 Khi đơn phương chấm dứt HĐLĐ NSDLĐ phải báo cho người lao động biết trước:

 Ít nhất 45 ngày đối với HĐLĐ không xác định thời hạn;

 Ít nhất 30 ngày đối với HĐLĐ xác định thời hạn;

 Ít nhất 03 ngày làm việc đối với trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều này và đối với HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định

có thời hạn dưới 12 tháng.”

- Điều 12 Nghị định 05/2015/NĐ-CP Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động của NSDLĐ

“Quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động của NSDLĐ tại các Điểm a và c Khoản 1 Điều 38 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:

1 NSDLĐ phải quy định cụ thể tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc trong quy chế của doanh nghiệp, làm cơ sở đánh giá người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ do NSDLĐ ban hành sau khi có ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở

2 Lý do bất khả kháng khác thuộc một trong các trường hợp sau đây:

Do địch họa, dịch bệnh;

Di dời hoặc thu hẹp địa điểm sản xuất, kinh doanh theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.”

- Điểm (i) Khoản 1 Điều 7 Nội quy lao động Công ty:

“Người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo H ĐLĐ là không hoàn thành định mức lao động hoặc nhiệm vụ được giao do yếu tố chủ quan và bị lập biên bản hoặc nhắc nhở bằng văn bản ít nhất hai lần trong một tháng, mà sau đó vẫn không khắc phục được”

5.4.2 Hồ sơ yêu cầu

 Đề nghị chấm dứt hợp đồng

 Phiếu xác nhận bàn giao thôi việc (theo mẫu)

 Thông báo chấm dứt hợp đồng (theo mẫu)

 Biên bản thanh lý HĐLĐ

 Quyết định chấm dứt hợp đồng

5.4.3 Thủ tục

 Trưởng bộ phận có trách nhiệm làm Đề nghị chấm dứt hợp đồng (theo mẫu) -> xin phê duyệt của giám đốc sản xuất bộ phận mình -> sau đó chuyển lên Phòng HC-NS cùng các bằng chứng chứng minh nhân viên rơi vào các trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 38 Bộ luật Lao động Cùng ngày gửi đơn, Quản lý bộ phận gửi email xác nhận danh sách NLĐ thôi việc

 Thời gian Phòng HC-NS nhận Đề nghị chấm dứt HĐLĐ từ bộ phận là trước

ít nhất 05 (năm) ngày làm việc so với ngày NSDLĐ phải báo trước quy định tại Khoản 2 Điều 38 Bộ luật Lao động

 Phòng HC-NS tiếp nhận Đề nghị chấm dứt hợp đồng từ bộ phận, xác minh thông tin và giải quyết trước ít nhất 03 (ba) ngày làm việc so với ngày NSDLĐ phải báo trước quy định tại Khoản 2 Điều 38 Bộ luật Lao động

 Trường hợp Phòng HC-NS đồng ý ký phê duyệt -> trình TGĐ phê duyệt trước ngày NSDLĐ phải báo trước quy định tại Khoản 2 Điều 38 Bộ luật Lao động -> Phòng HC-NS có trách nhiệm gửi thông báo chấm dứt HĐLĐ tới người lao động theo quy định tại Khoản 2 Điều 38 Bộ luật Lao động

 Ngoài ra nếu tự phát hiện NLĐ rơi vào trường hợp Công ty có thể tiến hành đơn phương chấm dứt HĐLĐ và Công ty không có nhu cầu tiếp tục sử dụn g NLĐ, Phòng HC-NS cũng có thể trực tiếp làm Đề n ghị chấm dứt hợp đồng trình Tổng giám đốc phê duyệt

 Trường hợp Phòng HC-NS không đồng ý với nội dung của Đề nghị chấm dứt HĐLĐ của bộ phận -> chuyển trả lại đề nghị và giải thích cho bộ phận hiểu

 Thực hiện các thủ tục bàn giao, thủ tục chung phải thực hiện khi thôi việc như quy định tại Phần I

biểu mẫu

Bộ phận

Bộ phận (trước 05

ngày làm việc so với

ngày NSDLĐ phải

thông báo như Khoản

hợp đồng

-Phiếu xác nhận bàn giao thôi việc (theo mẫu)

-Thông báo chấm dứt hợp đồng (theo mẫu)

-Biên bản thanh lý HĐLĐ

-Quyết định chấm dứt hợp đồng

Phòng HC-NS (trước

03 ngày NSDLĐ phải

thông báo như Khoản

1 Điều 38 BLLĐ)

TGĐ (trước 02 ngày

NSDLĐ phải thông

báo như Khoản 1 Điều

38 BLLĐ)

Phòng HC-NS (trước

ngày NSDLĐ phải

thông báo như Khoản

1 Điều 38 BLLĐ)

NLĐ + Bộ phận +

Phòng HC-NS

Phòng HC-NS

5.5 Quy trình thôi việc dành cho NLĐ đơn phương chấm dứt HĐLĐ theo quy định pháp luật

5.5.1 Căn cứ pháp luật

 Điều 37 Bộ luật Lao động - Quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ của NLĐ

“1 Người lao động làm việc theo HĐLĐ xác định thời hạn, HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng có quyền đơn phư ơng chấm dứt HĐLĐ trước thời hạn trong những trưường hợp sau đây:

a) Không được bố trí theo đúng công việc, địa điểm làm việc hoặc không được bảo đảm điều kiện làm việc đã thỏa thuận trong HĐLĐ;

b) Không được trả lươn g đầy đủ hoặc trả lương không đúng thời hạn đã thỏa thuận trong HĐLĐ;

Đơn phương chấm dứt HĐLĐ

Làm đề nghị chấm dứt HĐLĐ

Thông báo vv đơn phương

CD HĐLĐ với NLĐ

Xem xét phê duyệt

Xem xét phê duyệt

Lưu hồ sơ Thực hiện các quy định chung tại mục5.1.1 và 5.1.2