Môn quản trị hành chính văn phòng lập kế hoạch chuyến đi công tác cho lãnh đạo

Giúp tăng tư duy quản lý có thể tiên liệu được các tình huống sắp xảy ra, phối hợp đượcmọi nguồn lực cá nhân, tổ chức dễ tạo nên một sức mạnh tổng hợp, có thể giữ vững “ mũi tiếncông” và

MÔN: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

GIẢNG VIÊN: HOÀNG VĂN TRUNG LẬP KẾ HOẠCH CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO

Tên thành viên thực hiện

Tống Nguyễn Minh Thư

Phạm Nhật Tiến Nguyễn Thành Tuấn Trần Ngọc Bảo Trúc Trần Thái Thảo Vy

Lớp: CLC-20DQT03

TP Hồ Chí Minh, 2023

Phạm Nhật Tiến 100%

MỤC LỤC

BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 1

1.1 Khái niệm 4

1.2 Nội dung kế hoạch chuyến công tác 4

1.2.1 Mục đich chuyến công tác: 4

1.2.2 Thành phần đi công tác: 4

1.2.3 Địa điểm 4

1.2.4 Thời gian: 5

1.2.5 Những chế độ của doanh nghiệp đối với đoàn đi công tác 5

1.2.6 Giải quyết thủ tục hành chính 5

1.2.7 Chuẩn bị phương tiện đi lại, ăn ở 5

1.2.8 Chuẩn bị tài liệu chuyên môn 5

1.2.9 Chuẩn bị kinh phí 6

1.3 Những công việc trong chuyến công tác 6

1.4 Quy trình lập kế hoạch công tác cho lãnh đạo 7

1.4.1 Phác họa chuyến đi 7

1.4.2 Lập hồ sơ chuyến đi 7

1.4.3 Dự toán chi phí cho chuyến đi 8

1.4.4 Soạn lịch trình công tác 8

1.4.5 Kiểm tra lần cuối trước khi đi 8

1.5 Báo cáo kết quả chuyến đi 8

1.6 Vận dụng thực hiện lập kế hoạch cho một chuyến công tác 9

1.6.1 Phác họa chuyến đi 9

1.6.2 Lập hồ sơ cho chuyến đi 10

1.6.3 Soạn lịch trình công tác 11

1.6.4 Tiến độ thực hiện 12

1.6.5 Dự trù chi phí cho chuyến đi 12

1.6.6 Kiểm tra lần cuối trước chuyến đi 13

1.6.7 Báo cáo kết quả chuyến đi 13

LẬP KẾ HOẠCH CÔNG TÁC

1.1 Khái niệm

Lập kế hoạch cho một chuyến công tác là tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biệp pháp tốt nhất…để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đề ra

Có ý nghĩa:

Việc lập kế hoạch cho một chuyến công tác là điều cần thiết để doanh nghiệp đảm bảo giữ được nhịp độ hoạt động cao và đi đúng hướng cũng là một hoạt động không kém phần quan trọng Giúp tăng tư duy quản lý có thể tiên liệu được các tình huống sắp xảy ra, phối hợp được mọi nguồn lực cá nhân, tổ chức dễ tạo nên một sức mạnh tổng hợp, có thể giữ vững “ mũi tiến công” vào mục tiêu cuối cùng mà doanh nghiệp hướng đến, bên cạnh đó cũng dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu quả thực hiện dự án của mình

1.2 Nội dung kế hoạch chuyến công tác

1.2.1 Mục đich chuyến công tác:

- Mục đích chuyến công tác phải rõ ràng, các chuyến đi không chồng chéo nhau về mục đích

- Thực hiện những nhiệm vụ đặt ra như:

+ Nắm bắt tình hình thực tế ở cơ sở.

+ Học tập kinh nghiệm của các đối tác trong nước và nước ngoài + Tìm kiếm các cơ hội hợp tác và thực hiện các thỏa thuận hoặc ký kết được các hợp đồng trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, quản lý.

+ Đảm bảo tiết kiệm chi phí.

1.2.2 Thành phần đi công tác:

- Số lượng các thành viên tham gia chuyến công tác.

- Vị trí, trách nhiệm của từng người trong đoàn.

- Trưởng và phó đoàn.

1.2.3 Địa điểm

Là điểm đến của chuyến công tác.

1.2.4 Thời gian:

- Ngày đi và ngày về.

- Lịch trình công tác (điểm dừng chân, nội dung làm việc tại những nơi này và thời gian cho từng chặn đường cụ thể).

1.2.5 Những chế độ của doanh nghiệp đối với đoàn đi công tác

Chế độ ăn, nghỉ, phương tiện đi lại, sinh hoạt phí

1.2.6 Giải quyết thủ tục hành chính

- Các giấy tời cần thiết cho chuyến công tác gồm:

+ Quyết định cử đi công tác.

+ Giấy tờ giới thiệu.

+ Giấy tờ đi đường.

+ Giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu, mua bảo hiểm( nếu đi công tác nước ngoài).

+ Chứng minh nhân dân.

+ Các giấy tời khác về chức danh khoa học, chính trị,

1.2.7 Chuẩn bị phương tiện đi lại, ăn ở

- Tùy theo địa điểm và thời gian công tác để lựa chọ các phương tiện giao thông, địa điểm

ăn, ở phù hợp và tiết kiệm.

- Thư ký phải nắm được đầy đủ và chính xác các thông tin, các phương tiện giao thông, nơi ăn ở đoàn đến công tác như:

+ Chế độ, tiêu chuẩn của các thành viên trong đoàn Có thể thực hiện theo các bản quy định của bộ tài chính hoặc của cơ quan, tổ chức.

+ Bảng giờ đi, giờ đến của từng loại phương tiện.

+ Gía vé.

+ Độ dài quãng đường.

1.2.8 Chuẩn bị tài liệu chuyên môn

- Tùy theo mục đích của từng chuyến công tác mà tài liệu chuyên môn cần chuẩn bị khác nhau:

- Ví dụ nếu đi ký kết hợp đồng kinh tế thì phải có bản hợp đồng do các đơn vị chức năng, các chuyên viên giúp lãnh đạo chuẩn bị, Nếu đi dự các hội nghị khoa học thì phải nghiên cứu yêu cầu của hội nghị để doạn thảo các bài phát biểu,

- Chuẩn bị tài liệu chuyên môn cần có sự phối hợp, trợ giúp của thư ký, các bộ phận chức năng, các chuyên gia giúp lãng đạo chuẩn bị, soạn thảo Để phục vụ cho công tác chuẩn

bị thì lãnh đạo cần phải có các tư liệu tham khảo như: Các văn bản quy phạm pháp luật thuộc các lĩnh vực chuyên ôn, các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, các nghiên cứu, sưu tầm, tra cứu tài liệu, có trường hợp cần đọc trước để đánh dấu những chỗ quan trọng, tham khảo mang theo chuyến đi để sử dụng khi cần thiết.

1.2.9 Chuẩn bị kinh phí

- Dựa vào kế hoạch công tác của đoàn, thư ký lập dự trù kinh phí, Trong bản dự trù cần có các khoản chi phí cơ bản sau đây:

+ Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tô.

+ Tiền ăn, nghỉ.

+ Tiền lệ phí khi giải quyết thủ tục hành chính.

+ Tiền đóng góp cho hội thảo hoặc hội nghị( nếu tổ chức yêu cầu).

+ Một số chi phí khác như: Thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí dự phòng.

1.3 Những công việc trong chuyến công tác

- Trong trường hợp thư ký đi cùng đoàn công tác thì phải đảm nhận những công việc sau: + Liên hệ giải quyết nơi ăn nghỉ, làm việc cho đoàn, đảm bảo chuyến công tác theo đúng lịch trình.

+ Tham dự nuổi làm việc và ghi biên bản.

+ Thu thập tài liệu, giấy tờ liên quan đến chuyến công tác.

+ Thu thập các hóa đơn, chứng từ cần thiết cho các khoản chi phí của đoàn.

+ Chủ động liên hệ và nắm bắt, xin ý kiến giải quyết những vấn đề phát sinh trong suốt chuyến đi.

- Trường hợp không có thư ký đi cùng đoàn công tác Trước khi lãnh đạo đi công tác

+ Thư ký cần họp bàn giao công việc của người đi công tác, để phía hỗ trợ công ty có thể nắm vững công việc và giải quyết

+ Thư ký ghi nhận công việc đươc ủy quyền từ phía lãnh đạo, những công việc đặc thù dành riêng cho người đi công tác về chờ xử lý và những việc được giải quyết trong thời gian người đi công tác Sau đó thư ký soạn giấy ủy nhiệm và trình lãnh đạo ký

Trong khi lãnh đạo đi công tác

+ Thư ký phải duy trì công việc của mình theo đúng quy định và quyền hạn và trách nhiệm được giao

+ Thư ký ghi chép lại tát cả tin nhắn, cuộc điện thoại, email với những tin tức quan trọng

để kịp thời báo cáo với người đi công tác, xin ý kiến về cách giải quyết hoặc cần thiết báo người đi công tác kịp trở về

Sau khi lãnh đạo đi công tác về

+ Thư ký cần tóm tắt diễn biến công tác của cơ quan lưu ý những sự kiện quan trọng + Trình văn bản, thư từ, sách báo giấy tờ cho người đi công tác, trình nhật ký công tác + Giúp người đi công tác soạn thảo văn bản báo cáo, các tài liệu liên quan sau chuyến công tác, thư cảm ơn và quà đến các đối tác đã gặp trong chuyến đi (nếu cần) + Kiểm tra và nhận giấy tờ chứng từ chi phí công tác để làm thủ tục thanh toán với tài vụ

1.4 Quy trình lập kế hoạch công tác cho lãnh đạo

1.4.1 Phác họa chuyến đi

Vạch ra, chuẩn bị trước những yếu tố sau:

- Mục đích chuyến đi công tác

- Nội dung công việc

- Số lượng tham gia

- Thời gian,địa điểm

- Kế hoạch tại nơi đến

- Phương tiện, nơi ăn ở

1.4.2 Lập hồ sơ chuyến đi

Gồm các mục sau:

- Đăng ký và xác nhận trước nơi đến công tác

- Nội dung công tác

- Những người cần tiếp xúc, thông tin liên lạc với họ

- Tư liệu nghiên cứu, tham khảo (văn bản pháp luật,tài liệu nghiệp vụ )

- Các cuộc hẹn và xác nhận hẹn gặp

- Phương tiên đi lại, ăn ở

- Giấy tờ cần thiết ( tùy thân, hợp đồng )

- Phong tục, văn hóa xã hội nơi công tác

1.4.3 Dự toán chi phí cho chuyến đi

Cần phối hợp với phòng hành chính để chuẩn bị tiền tạm ứng cho chuyến đi công tác Đối với chuyến đi nước ngoài, để an toàn, cần hạn chế mang theo tiền mặt, tốt nhất là dùng thẻ tín dụng, liên hệ đổi ngoại tệ để đoàn đi công tác mang theo một số tiền của nước sở tại tiện cho việc chi dùng

Đối chiếu, kiểm tra các app/ website chính hãng nơi ở, giá cả phù hợp trong kế hoạch

1.4.4 Soạn lịch trình công tác

Sắp xếp thứ tự, thời gian, nội dung đã phác họa lại một cách chi tiết, chỉnh chu và logic nhất để gửi cho các đối tượng sau:

+ Bản chính cho người đi công tác + Bản sao cho thư kí

+ Bản sao cho người ở bộ phận đảm nhận công việc của người đi công tác + Bản sao cho cấp trên của người đi công tác

1.4.5 Kiểm tra lần cuối trước khi đi

Kiểm tra những giấy tờ, vật dụng cần thiết Nắm rõ ngày giờ khởi hành, nơi đến và ngày trở về Liên hệ trước ở nơi đến để chuẩn bị địa điểm ăn ở, kế oạch xe đưa đón Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, vật dụng cá nhân

Chuẩn bị danh thiếp, thiệp mời, danh sách địa chỉ và số điện thoại các nơi cần liên hệ Quà lưu niệm cho đối tác ( nếu cần)

1.5 Báo cáo kết quả chuyến đi

Tiến hành đánh giá chuyến đi tìm ra ưu điểm, nhược điểm và phương hướng giải pháp

Kết thúc chuyến đi, tiến hành giải quyết vấn đề liên quan thủ tục công tác, thu thập giấy

tờ tài liệu liên quan Thực hiện so sánh chi phí dự trù và thực tế trong xuyên suốt chuyến đi

1.6 Vận dụng thực hiện lập kế hoạch cho một chuyến công tác

Bạn là nhân viên phòng kinh doanh của cty A, trưởng phòng có kế hoạch đi công tác tại tỉnh X để tìm hiểu thị trường, gặp các đối tác nhằm triển khai kế hoạch mở thêm chi nhánh của cty

1.6.1 Phác họa chuyến đi

1.6.1.1 Sự kiện:

- Công cuộc tìm hiểu thị trường, gặp gỡ và giao lưu với các đối tác thuộc 1 chi nhánh của công ty tại Tây Ninh.

- Sự kiện do Văn phòng CellphoneS tại TP.HCM và Cửa hàng CellphoneS Chi nhánh Cách Mạng Tháng 8 – Tây Ninh cùng nhau phối hợp và tổ chức tại Tây Ninh.

1.6.1.2 Mục đích chuyến công tác:

- Nắm bắt và hiểu rõ tình hình thực tế (lưu lượng người qua lại, phong thủy, giao thông,

…) tại một khu vực nằm trên đường Tôn Đức Thắng tại Tây Ninh Từ đó, chúng ta sẽ xem xét xem có nên mở một chi nhánh tại đó không.

- Gặp gỡ trao đổi, gắn kết tình cảm giữa chi nhánh HCM và Tây Ninh.

- Gặp gỡ chủ nhà và triển khai mở thêm chi nhánh ở Tây Ninh.

1.6.1.3 Thành phần:

- Lãnh đạo công ty được phân đi công tác:

 Bà Nguyễn Thị B, Trưởng phòng Kinh doanh

1.6.1.4 Thời gian, địa điểm:

a) Địa điểm:

- Tại Cửa hàng CellphoneS Chi nhánh Cách Mạng Tháng 8 – Tây Ninh (595 Cách Mạng Tháng 8, Phường 3, Tây Ninh).

b) Thời gian:

- Ngày đi: 10/02/2023.

- Ngày về: 12/02/2023.

Trong đó:

 Ngày 10/02/2023: 9h30 đến 11h30 chuẩn bị và lên xe của công ty tại Văn phòng để di chuyển đến Tây Ninh 12h00 Checkin, nghỉ ngơi 13h00 gặp gỡ, chào hỏi các nhân viên

ở cửa hàng Chi nhánh 13h30, Gặp gỡ quản lý cửa hàng để xem xét tình hình doanh thu của cửa hàng tại Tây Ninh; Sau đó, bàn và hỏi ý kiến về các địa điểm ở Tây Ninh để mở thêm chi nhánh khác.

 Ngày 11/02/2023: 9h00, 10h00, 13h00 lần lượt khảo sát địa điểm 1, 2, 3 trên đường Tôn Đức Thắng 14h00 họp online kết nối Văn phòng CellphoneS TP.HCM tại cửa hàng để bàn về việc thuê mặt bằng (thống nhất thuê ở đâu?, giá thuê như thế có hợp lí không?,

…) 16h00, di chuyển đến địa điểm cần thuê trên đường Tôn Đức Thắng để thương lượng, đặt cọc và kí kết giấy tờ với chủ nhà cho thuê 17h00, đi ăn với chủ nhà tại nhà hàng hải sản Biển Đông 2.

 Ngày 12/02/2023: 8h00, trả phòng, kết thúc chuyến đi công tác, khởi hành về lại TP.HCM.

Lưu ý: Du lịch tự do, ngoài nguồn hỗ trợ của công ty cho việc đó ra thì mỗi người tự bỏ tiền túi chi tiêu tùy theo nhu cầu của bản thân nếu vượt qua ngân sách cho trước.

1.6.1.5 Phương tiện đi lại:

- Di chuyển hoàn toàn bằng xe ô tô 4 chỗ mà công ty thuê.

- Chi phí thuê xe: 2.500.000.

- Thời gian khởi hành: 9h30 (TPHCM) đến 11h30 (Tây Ninh), tổng thời gian đi là 2 tiếng.

1.6.1.6 Nơi ăn, ở:

- Khách sạn Gold City 3 ngày 2 đêm tổng giá là 1.800.000 đồng với 1 phòng giường đôi ở

có ban công Có các dịch vụ ăn uống ngay tại khách sạn và cách vị trí tham khảo đường

1.6.2 Lập hồ sơ cho chuyến đi

1.6.2.1 Trước khi đi công tác:

- Thư ký chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho chuyến đi công tác bao gồm:

 Quyết định đi công tác của công ty.

 Bộ hồ sơ khảo sát phục vụ cho chuyến đi.

- Giấy tờ tùy thân: Căn cước công dân hoặc các loại giấy tờ khác (cá nhân tự chuẩn bị).

- Đăng kí trước khách sạn Gold City, xe di chuyển

- Xác nhận cuộc hẹn với quản lí chi nhánh Tây Ninh và đối tác

1.6.2.2 Trước khi gặp đối tác:

 Tài liệu chuẩn bị

- Các tài liệu hướng dẫn liên quan đến đơn vị tổ chức, đối tác công ty, sách báo tham khảo.

- Thư ký tổng hợp các tài liệu theo danh mục như hợp đồng kí kết, giúp lãnh đạo lựa chọn tài liệu cần mang theo.

Laptop cá nhân.

1.6.3 Soạn lịch trình công tác

Ngày Giờ Nơi đến Nội dung

10/02 9h30 CellPhones tại TP.HCM Văn phòng công ty để di chuyển đến Tỉnh Chuẩn bị và lên xe của

Tây Ninh.

11h30 Tây Ninh 12h00 Khách sạn Gold City Checkin, nghỉ ngơi 13h00

Cửa hàng CellPhoneS chi nhánh Cách Mạng Tháng 8 – Tây Ninh

Gặp gỡ, chào hỏi các nhân viên của cửa hàng.

13h30

Cửa hàng CellPhoneS chi nhánh Cách Mạng Tháng 8 – Tây Ninh

Gặp gỡ quản lý cửa hàng

để xem xét tình hình doanh thu của cửa hàng tại Tây Ninh Sau đó, bàn và hỏi ý kiến

về các địa điểm ở Tây Ninh để

mở thêm chi nhánh khác.

Thắng 10h00 Đường Tôn Đức Thắng Khảo sát địa điểm thứ 2 13h00 Đường Tôn Đức Thắng Khảo sát địa điểm thứ 3

14h00

Cửa hàng CellPhoneS chi nhánh Cách Mạng Tháng 8 – Tây Ninh

Họp online với Văn phòng CellPhones Hồ Chí Minh để bàn về việc thuê mặt bằng (thống nhất thuê ở đâu?, giá thuê như thế có hợp lí không?,

…) 16h00 trên đường Tôn Đức Địa điểm cần thuê

Thắng

Thương lượng, đặt cọc và

kí kết giấy tờ với chủ nhà cho

thuê 17h00 Nhà hàng hải sản Biển Đông 2 Đi ăn với chủ nhà

12/02 8h00 TP.Hồ Chí Minh Kết thúc chuyến đi công tác

1.6.4 Tiến độ thực hiện

- Ngày 29/01/2022: Hoàn thành kế hoạch

- Ngày 30/02/2022: Trình kế hoạch cho cấp trên

- Ngày 31/02/2022: Xin ý kiến cấp trên

- Ngày 1/02/2022: Công tác chuẩn bị và liên hệ xe, khách sạn, quản lí chi nhánh Tây Ninh

- Ngày 3/02/2022: Chuẩn bị lịch trình công tác

- Ngày 4/02/2022: Trình lịch trình công tác kèm các giấy tờ đã chuẩn bị cho trưởng phòng

- Ngày 10/02/2022: Thực hiện kế hoạch đi công tác

- Ngày 12/02/2022: Thực hiện công tác báo cáo

1.6.5 Dự trù chi phí cho chuyến đi

STT Mục cần dự toán Nội dung/Địa điểm đến lượng/Thành Số

phần

Dự toán kinh phí Tổng số

tiền (VNĐ) kinh phí Nguồn

1 Thuê xe 4 chỗ Từ Tp.Hồ Chí

Minh đến Tây 1 người 2.500.000 Ngân sách

Ninh (bao xe)

công ty

2 nghỉ tại khách Chi phí ăn

sạn

Tại khách sạn GOLD CITY

1 phòng giường đôi có ban công, ăn nghỉ trong 3 ngày 2 đêm

1.800.000

3

Lệ phí giải quyết thủ tục hành chính, tài liệu chuyên môn

Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho chuyến đi công tác

Giấy tờ thuê mặt bằng, chính sách của công ty,…

100.000

4 Chi phí dự phòng

Chi phí phát sinh trong chuyến đi công tác

1.000.000

TỔN

Sau khi lập xong bảng dự toán kinh phí, trình Giám đốc phê duyệt gửi đến phòng Kế toán của Công ty có trách nhiệm thi hành.

Trước khi đi công tác, phải có trách nhiệm nhắc nhở các thành viên tham gia phải giữ các hóa đơn, chứng từ có liên quan đến chuyến công tác để ban thư ký thu thập và tổng hợp để hạch toán.

1.6.6 Kiểm tra lần cuối trước chuyến đi

- Kiểm tra các giấy tờ, tài liệu cần thiết

- Kiểm tra xác nhận đặt phòng

- Kiểm tra xác nhận thời gian họp, thời gian gặp đối tác

1.6.7 Báo cáo kết quả chuyến đi

1.6.7.1 Chi phí

 BẢNG SO SÁNH CHI PHÍ DỰ TRÙ VÀ THỰC TẾ

STT Mục cần dự

toán