Văn phong và ngôn ngữ văn bản quản lý nhà nước của uỷ ban nhân dân phường yên phụ

Các cơ quan nhà n ớc từ Trung ơng đến địa ph ơng đềusử dụng văn bản nh những ph ơng tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý đểđiều hành công việc.Văn bản quản lý nhà n ớc không những là ph -ơng t

Phần mở đầu

1.Tính cấp thiết của đề tài

Văn bản quản lý nhà n ớc có vai trò rất quan trọng trong hoạt

động quản lý Các cơ quan nhà n ớc từ Trung ơng đến địa ph ơng đều

sử dụng văn bản nh những ph ơng tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý để

điều hành công việc.Văn bản quản lý nhà n ớc không những là ph

-ơng tiện ghi lại và truyền đạt thông tin, các quyết định trong quản

lý mà còn thể hiện mối quan hệ giữa cơ quan nhà n ớc cấp trên vớicơ quan trực thuộc, giữa các cơ quan nhà n ớc với nhau, và giữa cơquan nhà n ớc với các tổ chức, công dân, thể hiện ph ơng thức, lề lốilàm việc của từng cơ quan

Nghị quyết Hội nghị lần thứ 5 Ban chấp hành TW Đảng khóa

IX khẳng định: “Các cơ sở xã, ph ờng, thị trấn là nơi tuyệt đại bộphận nhân dân sinh sống, c trú Hệ thống chính trị cơ sở có vai tròquan trọng trong việc tổ chức và vận động nhân dân thực hiện đ ờnglối chính sách của Đảng, pháp luật của nhà n ớc, tăng c ờng khối đại

đoàn kết toàn dân, phát huy quyền làm chủ tập thể của nhân dân ,huy động mọi khả năng phát triển KTXH, tổ chức cuộc sống củacộng đồng dân c ”

ủy ban nhân dân cấp xã ph ờng thực hiện chức năng quản lýnhà nớc ở địa ph ơng, góp phần dảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thốngnhất trong bộ máy hành chính nhà n ớc từ Trung ơng đến địa ph ơng

Đồng thời, để thực hiện chức năng QLNN của mình, UBND banhành nhiều loại văn bản nh văn bản QPPL, văn bản hành chínhthông th ờng, văn bản chuyên môn kỹ thuật… Nh Nh vậy, văn bảnQLNN cấp xã ph ờng có vai trò rất quan trọng

Tuy nhiên, hiện nay hoạt động ban hành văn bản của các cơquan QLNN còn bộc lộ nhiều hạn chế, đặc biệt là các cơ quan nhà

nớc ở địa ph ơng Theo Báo cáo số 164/CP-XDPL ngày 10 tháng 11năm 2005 của Chính phủ về tình hình soạn thảo, ban hành và kiểmtra văn bản QPPL, văn bản không đảm bảo về căn cứ pháp lý là trên20%; sai về tên cơ quan ban hành, sai số, ký hiệu văn bản chiếm tỷ

lệ trên 15%; sai về thể thức và kỹ thuật trình bày chiếm khoảng50%; sai về ký, đóng dấu văn bản chiếm từ 5-6%; thiếu chuẩn xác

về ngôn ngữ chiếm 60%-70% Nh vậy, tỷ lệ văn bản thiếu chuẩnxác về ngôn ngữ là rất lớn Một trong những hạn chế đó là việc sửdụng ngôn ngữ trong các văn bản QLNN không đúng văn phonghành chính-công vụ nh dùng từ đa nghĩa, sử dụng từ thuộc phongcách khẩu ngữ, dùng từ ngữ địa ph ơng, câu mơ hồ, lủng củng… Nh Dotính chất không rõ ràng, mơ hồ của từ ngữ, những nội dung bị bópméo, xuyên tạc trong văn bản nên đã gây những hậu quả nhất địnhtrong hoạt động quản lý nhà n ớc

Xuất phát từ vai trò của UBND, vai trò của văn bản, từ tìnhhình sử dụng ngôn ngữ trong các văn bản QLNN của cấp cơ sở, việc

đầu t , nghiên cứu các biện pháp nâng cao hiệu quả việc sử dụngngôn ngữ trong từng loại văn bản là vấn đề cấp thiết đặt ra

Cho đến nay, văn phong, ngôn ngữ văn bản QLNN đã đ ợcnghiên cứu trong các công trình nh :

Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà n ớc(1997), Bùi Khắc Việt, Nhà xuất bản khoa học xã hội;

Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà n ớc (2006), NguyễnVăn Thâm, Nhà xuất bản chính trị quốc gia;

- Tiếng Việt hiện đại (1996), Nguyễn Hữu Quỳnh, Trung tâmbiên soạn từ điển bách khoa Việt Nam;

- Giáo trình Tiếng Việt thực hành (2005), Học viện Hànhchính Quốc gia, Nhà xuất bản giáo dục;

- Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản (2004),Học viện Hành chính Quốc gia, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia HàNội.

Văn phong, ngôn ngữ văn bản QLNN cũng là một trong nhữngnội dung nghiên cứu trong các luận văn nh :

- Hoàn thiện việc ban hành văn bản QLNN của hệ thống cáccơ quan hành chính nhà n ớc Luận văn Thạc sĩ - Hà Quang Thanh -2000

- Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quanQLNN tại tỉnh Đồng Nai Luận văn Thạc sĩ - Hồ Văn Năm - 2001

- Ban hành và quản lý văn bản QLNN của cấp xã (qua thực tếtỉnh Phú Thọ) Luận văn Thạc sĩ - Nguyễn Văn Bình – 2002

Tuy nhiên ch a có luân văn thạc sĩ và cử nhân chuyên ngànhquản lý hành chính công nào nghiên cứu chuyên sâu về ngôn ngữtrong văn bản QLNN của UBND ph ờng Yên Phụ Vì vậy, trongphạm vi luận văn tốt nghiệp, tôi chọn đề tài: “Văn phong và ngônngữ văn bản quản lý nhà n ớc của Uỷ ban nhân dân ph ờng Yên Phụ”

2 Mục đích của đề tài

Nghiên cứu thực trạng sử dụng ngôn ngữ trong văn bản quản

lý nhà n ớc của Uỷ ban nhân dân ph ờng Yên Phụ, từ đó đề xuất giảipháp đảm bảo tính chuẩn mực về ngôn ngữ

3 Phạm vi nghiên cứu

Các văn bản QLNN do ủy ban nhân dân ph ờng Yên Phụ banhành từ năm 2003 đến năm 2006

4 Nhiệm vụ của đề tài

- Tìm hiểu cơ sở lý luận về văn bản quản lý nhà n ớc; đặc điểmvăn phong hành chính công vụ; yêu cầu về ngôn ngữ trong văn bảnQLNN

- Nghiên cứu thực trạng sử dụng ngôn ngữ trong các văn bảnQLNN do UBND ph ờng Yên Phụ ban hành.

- Một số giải pháp nhằm đảm bảo yêu cầu về sử dụng ngônngữ trong văn bản QLNN của UBND ph ờng Yên Phụ

5 Phơng pháp nghiên cứu

a Nghiên cứu lý luận

Đề tài dựa vào nội dung các văn bản pháp luật của nhà n ớc vềxây dựng, ban hành, kiểm tra xử lý văn bản, dựa vào các công trìnhnghiên cứu trên làm nền tảng gắn kết lý luận với thực tiễn việc sửdụng các văn bản QLNN của UBND ph ờng Yên Phụ

b Phơng pháp nghiên cứu thực tiễn

- Khảo sát thực tiễn

- Phân tích, tổng hợp từ các báo cáo, tài liệu tham khảo,các số liệu thu thập liên quan đến hoạt động xây dựng và ban hànhvăn bản của UBND ph ờng Yên Phụ

- Phơng pháp thống kê

- Phơng pháp so sánh

6 ý nghĩa của đề tài

- Các giải pháp đề tài đ a ra có thể tiếp tục nghiên cứu áp

dụng trong thực tế hoạt động ban hành văn bản

- Kết quả nghiên cứu của đề tài có thể làm t liệu nghiêncứu, giảng dậy môn kỹ thuật soạn thảo ban hành văn bản, trong cácchơng trình đào tạo, bồi d ỡng về hành chính nh : cử nhân, trungcấp, tiền công vụ, bồi d ỡng cán bộ cấp xã

7.Kết cấu của khóa luận

Ngoài phần mở đầu và kết luận, phụ lục, khóa luận gồm 3 ch

-ơng:

- Chơng I: Văn phong , ngôn ngữ - một yếu tố tạo nênchất l ợng văn bản QLNN

- Chơng II: Thực trạng sử dụng ngôn ngữ trong văn bảnQLNN của UBND ph ờng Yên Phụ

- Chơng III: Một số giải pháp nhằm đảm bảo yêu cầu về

sử dụng ngôn ngữ trong văn bản QLNN của UBND ph ờng Yên Phụ

Ch ơng 1

văn phong, ngôn ngữ - một yếu tố

tạo nên chất l ợng văn bản Quản lý nhà n ớc

1.1 Khái quát chung về văn bản QLNN

1.1.1 Khái niệm văn bản quản lý nhà n ớc

Hoạt động giao tiếp của nhân loại đ ợc thực hiện chủ yếu bằngngôn ngữ Với sự ra đời của chữ viết, con ng ời đã thực hiện đ ợc sựgiao tiếp ở những khoảng không gian cách biệt nhau vô tận qua cácthế hệ Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn luôn đ ợc thực hiệnqua quá trình phát và nhận các ngôn bản Là sản phẩm ngôn ngữcủa hoạt động giao tiếp, ngôn bản tồn tại ở dạng âm thanh (là cáclời nói) hoặc đ ợc ghi lại d ới dạng chữ viết chính là văn bản Nhvậy:

Văn bản là ph ơng tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định

Văn bản đ ợc hình thành trong nhiều lĩnh vực hoạt động của

đời sống xã hội Tuỳ theo từng lĩnh vực cụ thể, từng điều kiện cụthể mà văn bản có những hình thức và nội dung thể hiện khác nhau.Chẳng hạn, trong hệ thống văn bản nói chung thì văn bản văn ch -

ơng (văn học nghệ thuật) khác với văn bản quản lý; trong hệ thốngvăn bản quản lý nhà n ớc thì văn bản quy phạm pháp luật khác với

văn bản hành chính và trong mỗi loại nh vậy thì các hình thức vănbản cụ thể cũng rất khác nhau Sự hình thành văn bản trong từnglĩnh vực cụ thể cũng khác nhau

Trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà n ớc, hệ thống văn bảnquản lý hành chính nhà n ớc đợc hình thành trong các cơ quan, đơn

vị, là ph ơng tiện thực hiện các chức năng của bộ máy quản lý nhànớc, phản ảnh cụ thể các quan hệ xã hội Đồng thời, nó có liênquan và ảnh h ởng lẫn nhau theo đặc tr ng này hoặc đặc tr ng kháccủa hoạt động quản lý nhà n ớc

Trong hoạt động quản lý nhà n ớc, trong giao dịch giữa các cơquan nhà n ớc với nhau, giữa cơ quan nhà n ớc với tổ chức, côngdân, văn bản là ph ơng tiện thông tin cơ bản, là sợi dây liên lạcchính giữa Nhà n ớc với các tổ chức và công dân Có thể thấy, vănbản quản lý nhà n ớc chính là ph ơng tiện để xác định và vận dụngcác chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý nhà n ớc Xây dựngcác văn bản QLNN, do đó, cần đ ợc xem là một bộ phận hữu cơ củahoạt động QLNN và là một trong những biểu hiện quan trọng củahoạt động này

Nh vậy: “ văn bản QLNN là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (đ ợc văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nớc ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất

định và đ ợc Nhà n ớc đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà n ớc hoặc giữa các cơ quan nhà n ớc với tổ chức và công dân [ 6 ].”

1.1.2 Vai trò của văn bản QLNN

Trong hoạt động QLNN, vai trò có một vị trí đặc biệt quan

trọng Có thể kể ra một số vai trò của văn bản nh sau:

a) Văn bản quản lý hành chính nhà n ớc là cơ sở đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý

Trong hoạt động quản lý nhà n ớc, nhu cầu thông tin rất lớn, đadạng và luôn luôn biến đổi Nhu cầu này xác định tuỳ vào từngcông việc, từng loại công việc cần những thông tin gì, theo phạm vihoạt động của từng cơ quan và nhiều yếu tố khác

Có thể nói, thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý nhà n ớcchủ yếu bằng văn bản Thông qua văn bản các đơn vị trong cơ quan

có thể thu thập những thông tin cần thiết cho hoạt động hàng ngàycủa mình, tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quảcao nhất Các thông tin thu đ ợc trong văn bản th ờng là:

- Thông tin về chủ tr ơng, đờng lối của Đảng và Nhà n ớc liênquan đến mục tiêu và ph ơng hớng hoạt động lâu dài của cơ quan;

- Thông tin về nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng cơquan, tổ chức;

- Phơng thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các đơn vị vàcác cơ quan với nhau;

- Thông tin về tình hình đối t ợng bị quản lý, về sự biến độngcủa cơ quan, về chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, tổchức;

- Thông tin về các kết quả đạt đ ợc trong quản lý

Đối với mọi cơ quan, tổ chức những thông tin đó là quan trọng

và cần thiết để mọi cơ quan, tổ chức có thể hoạt động có hiệu quả

b) Văn bản là ph ơng tiện hữu hiệu trong việc truyền đạt các quyết định quản lý

Trong quản lý, truyền đạt quyết định có một ý nghĩa rất quantrọng và đòi hỏi không chỉ cần nhanh chóng mà còn phải chính xác,

đúng đối t ợng Vấn đề đặt ra là phải truyền đạt nh thế nào để đối t ợng bị quản lý thông suốt, hiểu đ ợc nhiệm vụ và nắm bắt đ ợc ý đồlãnh đạo, nhiệt tình và phấn khởi thực hiện khi nhận đ ợc quyết

-định Việc truyền đạt kéo dài, nửa vời, thiếu cụ thể, thiếu chínhxác sẽ làm cho quyết định quản lý khó có điều kiện thực hiện hoặcthực hiện với hiệu quả thấp, thậm chí không hiệu quả.

Thực tế cho thấy văn bản và các hệ thống văn bản có vai tròrất quan trọng trong việc truyền đạt các quyết định quản lý Chúng

có khả năng giúp cho việc truyền đạt các thông tin quản lý mộtcách rộng rãi, đồng loạt và có độ tin cậy cao từ hệ thống quản lý

đến hệ thống bị quản lý Vì vậy, trong quá trình thực hiện cần phảichú ý đến việc sử dụng hợp lý các văn bản, xây dựng hệ thống chuchuyển văn bản trong cơ quan sao cho khoa học để chúng phục vụtốt nhất cho việc truyền đạt các quyết định quản lý

Truyền đạt quyết định quản lý và việc sử dụng văn bản nhmột ph ơng tiện để truyền đạt là một khía cạnh quan trọng của việc

tổ chức khoa học lao động quản lý Tổ chức tốt thì năng suất lao

động sẽ cao, tổ chức không tốt, thiếu khoa học thì năng suất làmviệc của ng ời quản lý, của cả cơ quan sẽ bị hạn chế Văn bản có thểgiúp cho các nhà quản lý tạo ra các mối quan hệ về mặt tổ chứctrong các cơ quan, đơn vị trực thuộc theo yêu cầu của mình, h ớnghoạt động của các thành viên vào một mục tiêu nào đó trong quảnlý

c) Văn bản là ph ơng tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của

bộ máy lãnh đạo và quản lý

Kiểm tra là điều kiện tất yếu để đảm bảo cho bộ máy lãnh đạo

và quản lý hoạt động có hiệu quả Nếu không có kiểm tra chặt chẽ

và thiết thực thì mọi chỉ thị, nghị quyết, quyết định của các cơquan lãnh đạo và quản lý rất có thể chỉ là lý thuyết suông V.I.Lênin từng nói rằng kiểm soát và kiểm tra việc thực hiện là một ph -

ơng tiện có hiệu lực để thúc đẩy các cơ quan nhà n ớc, các cơ quankinh tế, các tổ chức xã hội hoạt động một cách tích cực, có hiệu

Trong thực tế, có thể có nhiều ph ơng tiện để thực hiện việckiểm tra, kiểm soát các hoạt động quản lý nhà n ớc, nhng một trongnhững ph ơng tiện quan trọng không thể thiếu cho công tác kiểm tra

đó là hệ thống các văn bản quản lý nhà n ớc Tuy nhiên, để chocông tác kiểm tra bằng văn bản thu đ ợc kết quả chúng ta cần phải

tổ chức một cách khoa học Cần xác định rõ phải có những văn bảngì để phục vụ cho công tác kiểm tra và biện pháp áp dụng văn bản

đó để kiểm tra công việc trong các đơn vị Để việc kiểm tra có hiệuquả, chúng ta cần chú ý hai ph ơng diện: một là tình huống xuấthiện văn bản trong hoạt động của các cơ quan và các đơn vị trựcthuộc; hai là nội dung các văn bản và việc thực hiện văn bản đótrên thực tế ở những mức độ khác nhau, cả hai ph ơng diện này đều

có thể cho thấy chất l ợng trong hoạt động thực tế của cơ quan

Việc kiểm tra hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý thôngqua hệ thống văn bản không thể tách rời với việc phân công tráchnhiệm một cách cụ thể, chính xác cho mỗi bộ phận, mỗi cán bộtrong các đơn vị của hệ thống bị quản lý Nếu sự phân công không

rõ ràng, thiếu khoa học thì không thể tiến hành kiểm tra có kếtquả

Chủ tịch Hồ Chí Minh từng nói: “Muốn chống bệnh quan liêugiấy tờ, muốn biết các nghị quyết có đ ợc thi hành không, muốnbiết ai ra sức làm, làm qua chuyện chỉ có một cách là khéo kiểmsoát”

d) Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật

Xây dựng hệ thống pháp luật hành chính là nhằm tạo ra cơ sởcho các cơ quan hành chính nhà n ớc, các công dân có thể hoạt độngtheo những chuẩn mực pháp lý thống nhất, phù hợp với sự phânchia quyền hành trong quản lý nhà n ớc Khi xây dựng và ban hànhcác văn bản quản lý nhà n ớc cần chú ý đảm bảo các yêu cầu về nộidung và hình thức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của

mỗi cơ quan do luật định sao cho các văn bản ban hành có giá trị

điều hành thực tế chứ không chỉ mang tính hình thức, và về nguyêntắc, chỉ khi đó các văn bản mới đảm bảo đ ợc quyền uy của cơ quannhà nớc Đây cũng là một yêu cầu quan trọng trong công cuộc cảicách nền hành chính quốc gia

1.1.3 Phân loại văn bản quản lý nhà n ớc

Văn bản QLNN là một tập hợp các văn bản đ ợc ban hành tạonên một chỉnh thể các văn bản cấu thành hệ thống, trong đó tất cảcác văn bản có liên quan mật thiết với nhau về mọi ph ơng diện, đ ợcsắp xếp theo trật tự pháp lý khách quan, lôgic và khoa học Hệthống văn bản QLNN gồm nhiều loại, do chủ thể khác nhau banhành, mỗi loại có những tính chất đặc thù riêng Văn bản có thể đ -

ợc phân loại theo các tiêu chí khác nhau tùy theo mục đích vànhững nội dung phân loại Các tiêu chí đó có thể là:

- Phân loại theo hiệu lực pháp lý;

- Phân loại theo tác giả;

- Phân loại theo tên loại;

- Phân loại theo nội dung;

- Phân loại theo thời gian và địa điểm hình thành;

- Phân loại theo kỹ thuật chế tác

- Theo Điều 4 của Nghị định của Chính phủ số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn th , các hình thức văn bảnhình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm:

+ Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Banhành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 vàLuật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quyphạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002

+ Văn bản hành chính

Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo,báo cáo, đề án, ch ơng trình, kế hoạch, biên bản, tờ trình, hợp đồng,công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời,giấy đi đ ờng, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy biên nhận,phiếu gửi, phiếu chuyển.

+ Văn bản chuyên ngành

Các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ tr ởng, Thủ tr ởng cơquan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộtrởng Bộ Nội vụ

Hệ thống văn bản QPPL đ ợc quy định chi tiết tại Điều 1 Luậtban hành văn bản QPPL ngày 12/11/1996, có hiệu lực thi hành kể

từ ngày 01/01/1997; đã đ ợc sửa đổi, bổ sung một số điều của Luậtban hành QPPL do Quốc hội khóa IX, kỳ họp thứ 2 thông qua16/12/2002, hiệu lực từ 27/12/2002 Theo đó, hệ thống văn bảnQPPL bao gồm:

1 Văn bản do Quốc hội ban hành: Hiến pháp, luật, nghị quyết.

Văn bản do ủy ban Th ờng vụ Quốc hội: Pháp lệnh, nghị quyết;

2 Văn bản do các cơ quan nhà n ớc có thẩm quyền khác ở TW ban hành để thi hành văn bản QPPL của Quốc hội,ủy ban th ờng vụ Quốc hội:

đ Nghị quyết, thông t liên tịch giữa các cơ quan nhà n ớc có thẩm quyền , giữa cơ quan nhà n ớc có thẩm quyền với tổ chức chính trị xã hội;

3 Văn bản do HĐND, UBND ban hành để thi hành văn bản QPPL của Quốc hội, ủy ban Th ờng vụ Quốc hội và văn bản của cơ quan nhà n ớc cấp trên; Văn bản do UBND ban hành còn để thi hành nghị quyết của HĐND cùng cấp:

a Nghị quyết của HĐND;

b Quyết định, chỉ thị của UBND.

b) Văn bản cá biệt

Văn bản cá biệt là những văn bản do cơ quan nhà n ớc có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đ a ra các quy tắc xử sự riêng đối với từng tr ờng hợp, vụ việc cụ thể

Có hai hình thức văn bản chủ yếu: quyết định cá biệt và chỉthị cá biệt

Thông th ờng văn bản cá biệt là những văn bản liên quan đếnquyết định nhân sự nh quyết định tuyển dụng, khen th ởng, kỷ luậtCBCC; liên quan đến quyết định xử phạt hành chính, quyết địnhphê duyệt dự án.

Các văn bản sau đây không phải là văn bản QPPL: quyết định

bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, cho từ chức, tạm đình chỉ côngtác cán bộ, công chức; quyết định xử lý vi phạm hành chính; vănbản quy phạm nội bộ của cơ quan, đơn vị; văn bản cá biệt để phát

động phong trào thi đua, biểu d ơng ngời tốt, việc tốt và các vănbản cá biệt khác để giải quyết vụ việc cụ thể đối với đối t ợng cụthể

c) Văn bản hành chính thông th ờng

Văn bản hành chính thông th ờng là những văn bản mang tínhchất thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản QPPL hoặcdùng để giải quyết các tác nghiệp cụ thể Nó th ờng dùng để phản

ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc, báo cáo công

vụ của các cơ quan nhà n ớc, đoàn thể, công chức với nhau haytrong cùng một đơn vị

Văn bản hành chính thông th ờng có đặc điểm là không quy

định thẩm quyền và không giới hạn thẩm quyền Nó ra đời theotính chất, yêu cầu công việc; không mang tính chế tài bắt buộc.Văn bản hành chính thông th ờng có nhiều biến thể bao gồm các vănbản có tên loại và các văn bản không có tên loại nh : thủ công (côngvăn, công điện), trình báo (tờ trình, thông báo, thông cáo, báo cáo,biên bản), văn bản chuyển đổi hay văn bản quy phạm pháp luật phụ(kế hoạch, đề án, quy chế, quy định, điều lệ, ch ơng trình), các vănbản giấy tờ khác (giấy nghỉ phép, giấy đi đ ờng)

d) Văn bản chuyên môn kỹ thuật

Đây là hệ thống văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền ban hànhcủa một số cơ quan nhà n ớc nhất định theo quy định của pháp luật.Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng các loại vănbản này phải theo mẫu quy định của các cơ quan trên.

- Văn bản chuyên môn: trong các lĩnh vực t pháp, tài chính

- Văn bản kỹ thuật: trong các lĩnh vực xây dựng, kiến trúc,trắc địa, bản đồ, khí t ợng thủy văn

Tóm lại, văn bản QLNN rất đa dạng, do nhiều chủ thể tiếnhành dới các hình thức khác nhau để đ a pháp luật vào thực tiễnquản lý mọi mặt của đời sống xã hội nh : chính trị, kinh tế, văn hóa,

an ninh, giáo dục, quốc phòng, đối ngoại Chúng giúp ổn định tổchức nội bộ các cơ quan nhà n ớc trong việc xác định cơ chế, lề lốilàm việc, quan hệ giữa các bộ phận trong việc đặt ra và thực hiệncác quy định quyền và nghĩa vụ của công dân Văn bản QLNN giúpcác cấp, cán bộ có thẩm quyền đặt ra những quy định cần thiết để

điều chỉnh các quan hệ xã hội phát sinh trong quản lý hành chínhnhà nớc

1.2 Những yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ văn bản QLNN

Để đạt hiệu quả cao trong công tác soạn thảo văn bản, ng ời

soạn thảo cần phải nắm vững đặc điểm của văn phong hành chính công vụ và những yêu cầu về ngôn ngữ

-1.2.1 Phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ

1.2.1.1 Khái niệm phong cách chức năng

Cho đến nay, trong ngôn ngữ học, quan niệm về văn phong(phong cách) còn có những quan điểm khác nhau

- Trong “Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà

nớc” của Bùi Khắc Việt: P h o n g cách chức năng là một hệ thống“

các phơng tiện ngôn ngữ bao gồm những từ ngữ, những cấu trúc cú pháp, những ph ơng tiện ngữ âm của ngôn ngữ toàn dân, th ờng dùng

trong những điều kiện giao tiếp nhất định, để phục vụ một mục

Tuy nhiên, vì mỗi phong cách đều sử dụng những ph ơng tiện

mà tất cả các phong cách khác cũng sử dụng, cho nên trong mỗiphong cách đều có các ph ơng tiện ngôn ngữ có tính chất trung tính

về màu sắc biểu cảm ngôn từ

Hiện t ợng các phong cách có liên quan chặt chẽ đến các yếu

tố ngoài ngôn ngữ hay nói đúng hơn phong cách là do các yếu tốngoài ngôn ngữ quyết định Chỉ có thể cắt nghĩa đ ợc đặc điểm củamột phong cách, khi phân tích mục đích, hoàn cảnh, môi tr ờnggiao tiếp và nội dung phát ngôn Trong các yếu tố ngoài ngôn ngữ

đó, có tác dụng quyết định nhất đến đặc điểm phong cách là môitrờng giao tiếp

- Theo V ơng Thị Kim Thanh: “ Phong cách ngôn ngữ là những khuôn mẫu xây dựng các lớp văn bản, hay phát ngôn khác nhau theo những cách vận dụng những ph ơng tiện ngôn ngữ khác nhau, thể hiện các vai (các c ơng vị xã hội đã đ ợc khái quát hoá) trong quan hệ giao tiếp ” [21,51]

+ Mỗi văn bản (hay phát ngôn) thuộc một kiểu phong cách nào

đó phải tuân theo một chuẩn mực ngôn ngữ sao cho phù hợp vớihoạt động của lời nói và với các kiểu của thể loại văn bản Chuẩnmực phong cách gắn với một đặc tr ng của hoạt động, với một kiểu,một thể loại văn bản cụ thể

+ Việc lựa chọn, sử dụng các ph ơng tiện ngôn ngữ khác nhau

do những nhân tố ngoài ngôn ngữ quy định; những nhân tố đó bao

gồm: hoàn cảnh giao tiếp, đề tài và mục đích giao tiếp, đối t ợnggiao tiếp, vai và quan hệ vai của những ng ời tham gia giao tiếp.

- Theo Nguyễn Hữu Quỳnh: P h o n g cách ngôn ngữ là nét“

riêng, đặc điểm riêng của ngôn ngữ chuẩn mực đ ợc vận dụng vào trong các hoàn cảnh giao tiếp xã hội khác nhau với các đối t ợng giao tiếp khác nhau bằng các sắc thái biểu cảm khác nhau ” [10, 154]

1.2.1.2 Phân loại phong cách chức năng

Các nhà ngôn ngữ học có nhiều cách giải quyết khác nhautrong vấn đề phân loại phong cách chức năng của ngôn ngữ tiếngViệt Tuy nhiên, phần lớn các tác giả đều thống nhất phân loại cácphong cách chức năng gồm: phong cách hành chính, phong cáchkhoa học, phong cách văn ch ơng, phong cách chính luận, phongcách khẩu ngữ [11,87; 18,56; 13; 6; 14]

Cách phân loại trên dựa vào những tiêu chí sau đây:

+ Sự phân loại nh trên dựa trên cơ sở sự lệ thuộc của chủ thểnói (viết) và một nhóm xã hội nhất định, vào vai trò xã hội của chủthể, vào thái độ của chủ thể đối với đối t ợng đợc nói đến và đối vớingời nhận

+ Trình tự phân loại trên cũng dựa vào mức độ ngày càng caocủa sự tác động cá nhân đến mức độ của tính diễn cảm của lời nói

1.2.1.3 Khái niệm phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ

- Theo quan điểm của V ơng Thị Kim Thanh: “ Phong cách hành chính - công vụ là khuôn mẫu (hiểu là khuôn hoặc mẫu để sản xuất ra một loạt sản phẩm nh nhau) thích hợp để xây dựng lớp văn bản trong đó thể hiện vai của ng ời tham gia giao tiếp trong lĩnh vực hành chính công vụ Nói một cách cụ thể hơn, đó là vai

của những ng ời tham gia vào các công việc tổ chức, quản lý, điều hành của cơ quan, đơn vị ” [21,52].

Khái niệm trên có thể đ ợc giải thích rõ nh sau:+ Phong cách hành chính - công vụ là khuôn mẫu sử dụng cholớp văn bản dựa vào kiểu ngôn ngữ viết, phi nghệ thuật Ngôn ngữviết có đặc thù riêng, mang tính chất chuẩn mực cao hơn ngôn ngữnói Phong cách hành chính - công vụ sử dụng ngôn ngữ phi nghệthuật, nghĩa là ngôn ngữ hoàn toàn không có tính biểu cảm

+ Phong cách hành chính - công vụ đ ợc sử dụng trong hoàncảnh theo nghi thức Hoàn cảnh theo nghi thức là hoàn cảnh xã hộitrong đó diễn ra hành vi giao tiếp bằng lời nói mang tính đứng đắn,nghiêm túc, hoàn chỉnh; khác với hoàn cảnh không theo nghi thức

là hoàn cảnh diễn ra hành vi giao tiếp bằng lời nói mang tính chất

tự do, thoải mái, tuỳ tiện

+ Phong cách hành chính công vụ sử dụng trong tình thế vaibằng nhau hay không bằng nhau Vai bằng nhau là vai của nhữngcấp ngang hàng Vai không bằng nhau là vai của cấp d ới đối vớicấp trên và ng ợc lại Ng ời soạn thảo văn bản cần xác định rõ vaicủa chủ thể soạn thảo văn bản, cũng nh xác định rõ vai của đối t -ợng mà văn bản h ớng đến; trên cơ sở đó mà lựa chọn cách x ng hô,cách viết cho phù hợp

+ Trong phong cách hành chính - công vụ yếu tố cá nhân củangời viết bị loại trừ hoàn toàn Ng ời soạn thảo văn bản hành chính

- công vụ không đ ợc bộc lộ cá nhân qua văn bản Chữ ký trên vănbản chỉ có ý nghĩa xác nhận giá trị pháp lý của văn bản chứ khôngphải xác nhận tác giả của văn bản

- Văn bản quản lý nhà n ớc đợc viết theo văn phong hành chính

- công vụ, một loại văn phong tổng hợp và hỗn dung văn phongpháp luật và văn phong hành chính - công vụ

Vậy phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ trong Luận

văn này đ ợc hiểu là: “ Văn phong hành chính công vụ là dạng ngôn ngữ tiếng Việt văn học tạo thành hệ thống t ơng đối khép kín, hoàn chỉnh các ph ơng tiện ngôn ngữ viết đặc thù nhằm phục vụ cho các mục đích giao tiếp bằng văn bản trong lĩnh vực hoạt động pháp luật và hành chính ” [6]

Văn phong hành chính - công vụ đ ợc sử dụng trong giao tiếpbằng văn bản tại các cơ quan nhà n ớc trong công tác điều hành -quản lý, ở tòa án, trong hội đàm công vụ và ngoại giao Đó là vănphong của các văn bản pháp luật, các quyết định quản lý, các vănkiện chính thức khác nhau, th tín công vụ, diễn văn, các bài phátbiểu tại các cơ quan bảo vệ pháp luật, các chỉ dẫn mang tính pháp

lý… Nh

1.2.1.4 Đặc điểm văn phong hành chính - công vụ

Phong cách ngôn ngữ trong các văn bản QLNN là phong cáchhành chính Thực hiện chức năng truyền đạt thông tin, mệnh lệnhtrong công tác quản lý, lãnh đạo, các văn bản QLNN có những đặc

điểm sau đây văn phong hành chính công vụ:

Văn bản quản lý hành chính nhà n ớc đợc sử dụng để điềuchỉnh các mối quan hệ trong quản lý nhà n ớc, quản lý xã hội hay

để truyền đạt thông tin, trao đổi, giao dịch giữa các cơ quan, tổchức trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Vì vậy,văn bản phải đ ợc viết sao cho thể hiện đúng nội dung muốn truyền

đạt, giúp mọi ng ời có thể hiểu một cách rõ ràng, chính xác Hơnthế nữa, phải tạo cho tất cả mọi đối t ợng tiếp nhận có cách hiểu nhnhau theo một nghĩa duy nhất về nội dung văn bản, không tự ý suyluận, nhằm đảm bảo hiệu lực thi hành thống nhất trong toàn xã hội

Đây là đặc điểm rất quan trọng của văn phong hành chính Bởi vì,văn bản không rõ ràng, mơ hồ sẽ dẫn đến việc hiểu và thực hiệnvăn bản không thống nhất, làm giảm tính hiệu lực và hiệu quả củavăn bản

b) Tính phổ thông, đại chúng

Đối tợng tiếp nhận của văn bản quản lí nhà n ớc, đặc biệt củanhóm văn bản quy phạm pháp luật, là nhiều tầng lớp nhân dântrong cả n ớc Vì vậy, ngôn ngữ biểu đạt phải mang tính phổ thông,

đại chúng, dễ hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu đối với mọi tầng lớp nhândân

Hồ Chủ Tịch đã từng căn dặn: C h ú n g ta không chống m“ ợn tiếng n ớc ngoài để làm tiếng ta đầy đủ thêm Nh ng chúng ta phải chống cách m ợn không phải lối, m ợn đến nỗi bỏ cả tiếng ta, đến nỗi quần chúng không hiểu ”

Tất nhiên, tính phổ thông, đại chúng ở đây không hề mâuthuẫn với tính khuôn mẫu, chuẩn mực Cần l u ý tránh hiện t ợng sửdụng ngôn ngữ suồng sã, thông tục với quan điểm cho rằng nh vậymới đạt đ ợc yêu cầu đại chúng của ngôn ngữ trong văn bản hànhchính

c) Tính khách quan

Văn bản quản lý hành chính là tiếng nói của quyền lực nhà n

-ớc, đại diện cho ý chí nguyện vọng của nhân dân, dù rằng văn bản

có thể đ ợc giao cho một cá nhân soạn thảo, vì vậy văn bản phải

đảm bảo tính khách quan

Trong hoạt động hành chính, ng ời soạn thảo văn bản luôn phảinhân danh cơ quan, tổ chức trình bày ý chí, t tởng lãnh đạo của cơquan công quyền nên không đ ợc tự ý đ a những quan điểm riêng củamình vào nội dung văn bản Chính vì vậy, hành văn biểu cảm, hệthống ngôn từ thể hiện tình cảm, quan điểm cá nhân là không phùhợp với văn phong hành chính - công vụ

Tính khách quan làm cho văn bản có tính trang trọng, tínhnguyên tắc cao, kết hợp với những luận cứ chính xác sẽ làm chovăn bản có sức thuyết phục, đạt hiệu quả trong công tác quản lýnhà nớc

e) Tính khuôn mẫu

Đây là đặc tính làm nên sự khác biệt giữa văn bản quản lýhành chính với những loại văn bản thuộc các phong cách ngôn ngữkhác Có thể nói, tính khuôn mẫu của văn phong hành chính đ ợcthể hiện ở mức độ rất cao, nó bảo đảm cho tính thống nhất, tínhkhoa học và tính văn hoá của công văn giấy tờ

Tính khuôn mẫu trong văn bản hành chính thể hiện nhiều ởmức độ khác nhau, đó là:

- Sử dụng lặp lại các thuật ngữ, từ ngữ thuộc lớp từ hànhchính-công vụ;

- Sử dụng lặp đi lặp lại một số kiểu cấu trúc ngữ pháp;

- Xây dựng văn bản theo bố cục chung theo các tình huốnghành chính;

- Sử dụng các văn bản mẫu (các văn bản đ ợc in sẵn thành mẫu,chỉ cần điền thêm những thông tin cụ thể)

1.2.2 Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản QLNN

Để đảm bảo các đặc tr ng của văn phong hành chính - công vụ,việc sử dụng các đơn vị ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải

đảm bảo các yêu cầu sau:

Ví dụ 2: “ Nhà nớc khuyến mại và tạo điều kiện cho tổ chức ,cá nhân trong việc sử dụng và khai khẩn hợp lý thành phần môi trờng ”

Trong câu này có hai từ đã bị sử dụng sai là “khuyến mại” và

“khai khẩn” “Khuyến mại” có nghĩa là khuyến khích khách hàngtiêu thụ sản phẩm bằng cách hạ giá hoặc cho không, nh vậy ở đâycần phải dùng từ “khuyến khích” (tức là “truyền đạt sự tin t ởng,phấn khởi để ng ời ta hành động đ ợc tốt) mới phù hợp với “sử dụng(và… Nh) hợp lý” Từ “khai khẩn” có nghĩa là “vỡ đất hoang để trồngtrọt”, nh vậy không thể dùng với “thành phần môi tr ờng” đợc Đúng

ra phải dùng “khai thác” (với nghĩa “biến thành một nguồn lợi kinh

tế hoặc rút ra những vật có ích cho nền kinh tế từ một nguồn lợithiên nhiên”[20]

- Không dùng từ ngữ làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa

Ví dụ 1: “ Gia đình chị Lan càng thêm khó khăn khi có thêm hai miệng ăn ”

Trong tr ờng hợp này không nên sử dụng biện pháp hoán dụ

“hai miệng ăn” mà nên thay bằng “hai ng ời”

Ví dụ 2: X ử phạt từ 20.000 đồng đến 50.000 đồng đối với“

hành vi không thực hiện hay thực hiện không đầy đủ những quy

định về đăng ký hộ khẩu khi thay đổi nơi ăn ở ”

- Dùng từ ngữ theo chuẩn phổ thông, không dùng từ ngữ địaphơng, trừ tr ờng hợp sử dụng từ ngữ địa ph ơng để chỉ những sự vật,hiện t ợng mà chỉ địa ph ơng đó mới có hoặc những từ ngữ có nguồngốc địa ph ơng đã trở thành từ ngữ phổ thông

Ví dụ 1: H i ệ n nay một số trà ngô đã bắt đầu xoáy nõn “ ”

Ví dụ 2: B a n quản lý tổ chức thu các hộ sới lại thịt tại chợ“

- Sử dụng hợp lý và chính xác các từ Hán-Việt và các từ gốcnớc ngoài khác Không nên lạm dụng từ Hán Việt, từ ngoại nhập

Ví dụ: T h í sinh đem tài liệu vào khu vực thi sẽ bị xử lý kỷ“

luật bằng hình thức đình chỉ ”

Trong câu trên nên giải thích rõ thế nào là “ khu vực thi ”

- Tránh thừa từ, lặp từ

Ví dụ1: “Những thiệt hại do nạn ô nhiễm môi tr ờng gây ra

không thể kể bằng con số hay số liệu cụ thể”.

Trong tr ờng hợp trên, “ con số ” và “ số liệu ” đồng nghĩa với

nhau nên chỉ cần chọn một ph ơng án là đã đủ nghĩa và rõ ràng

Ví dụ 2: “gia nhập vào quân đội”

Trờng hợp này từ “ gia nhập ” đã bao hàm cả nghĩa của từ

“vào”.

- Hạn chế đến mức tối đa các từ viết tắt để đảm bảo tính rõràng và nghiêm túc của văn bản Đối với các tr ờng hợp cần viết tắt

để tránh dài dòng, cần phải viết đầy đủ ở lần sử dụng đầu tiên, sau

đó có chú giải về quy ớc viết tắt

- Sử dụng từ đúng chính tả tiếng Việt

Chính tả tiếng Việt về cơ bản đã thống nhất trên toàn quốc.Giọng nói ba miền Bắc, Trung, Nam tuy có khác nhau về âm sắcnhng đều có cách viết chính tả chung Tuy nhiên, thực tế cho thấylỗi chính tả th ờng gặp trong tiếng Việt khá đa dạng, bao gồm các

lỗi về phần vần, về hệ thống phụ âm đầu và lỗi viết hoa Ng ời soạnthảo văn bản luôn phải chú ý thao tác kiểm tra chính tả để đảm bảotính chuẩn mực của ngôn ngữ trong văn bản

đã ra Quyết định số 09/1998/QĐ-VPCP ngày 22-11-1998 về việcban hành Quy định tạm thời về viết hoa trong văn bản của Chínhphủ và Văn phòng Chính phủ quy định việc viết hoa trong văn bảncần phải đảm bảo đúng với quy tắc ngữ pháp và chính tả tiếng Việtphổ thông, theo cách viết thông dụng trong các văn kiện của Đảng,Nhà nớc đang đ ợc đa số các cơ quan và các nhà ngôn ngữ học tiếngViệt chấp nhận, giảm tối đa các chữ viết hoa và tạo thuận lợi chocho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn bản

b) Dùng từ đúng phong cách

- Lựa chọn và sử dụng từ trung tính, không kèm theo sắc tháibiểu cảm;

Ví dụ: “Chao ôi! Nạn tham nhũng vẫn ch a đợc đẩy lùi”

Trong tr ờng hợp này, từ “ chao ôi ” thể hiện tính biểu cảm rõ

- Tránh sử dụng từ ngữ hoa mỹ, khoa tr ơng;

Ví dụ: “Hoạt động xây dựng và ban hành văn bản của UBNDphờng Yên Phụ còn gặp nhiều phong ba”

Câu văn trên không nên dùng từ “ phong ba ” mà nên thay bằng

“khó khăn ”

- Không sử dụng thành ngữ, tục ngữ;

Ví dụ: “Phải huỷ bỏ lệnh cấm chợ ngăn sông”

Không nên viết nh ví dụ này trong văn bản QLNN vì c ấ m chợ“

ngăn sông ” vừa có nghĩa đen, vừa có nghĩa bóng, có thể tạo nên

những cách hiểu khác nhau

- Không dùng từ ngữ thuộc phong cách khẩu ngữ, các h từ tìnhthái: “à, , nhỉ, nhé, thì , là, mà, rằng ''; các từ ngữ diễn đạt ý cầukhiến nh “đi, nào, nhé, thôi”

- Không dùng tiếng lóng, từ thông tục

Ví dụ 1: “ Nhận thấy những kẻ ăn mày, ăn xin th ờng gây lênhình ảnh bẩn thỉu đập vào mắt ng ời qua lại trên đ ờng phố, yêu cầucác cơ quan có thẩm quyền bắt nhốt cho kỳ hết để bảo vệ vẻ thẩm

mỹ của thủ đô”

Ngôn ngữ văn bản QLNN thể hiện tính trang trọng, lịch sựkhông phù hợp với những từ thông tục Trong ví dụ này nên sửa lại

nh sau: “Nhận thấy những ngời hành khất thờng gây lên hình ảnh không đẹp mắt cho mỹ quan thủ đô, yêu cầu các cơ quan hữu trách

có biện pháp phù hợp đảm bảo thẩm mỹ của thủ đô”

Ví dụ 2: “Nghiêm cấm các hành vi buôn bán cơm đen”

Trong ví dụ này, “cơm đen” là tiếng lóng, không phù hợp vớivăn phong hành chính

c) Sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp

Để tạo nên câu và các đơn vị trên câu, các từ tiếng Việt đ ợc sửdụng luôn luôn có mối quan hệ chặt chẽ với các từ đi tr ớc và đi sau

nó Cần phải đặt từ vào đúng vị trí ngữ pháp của nó trong quan hệvới những từ khác sao cho hợp lý theo chuẩn ngữ pháp tiếng Việt

Chẳng hạn, danh từ có thể đứng sau những từ chỉ loại nh cái, con; sau số từ nh một, hai, ba ; hoặc có thể đứng tr ớc những từ để chỉ

nh này, ấy, đó Vì vậy, cần l u ý không sử dụng nhầm lẫn vị trí của

d) Sử dụng thuật ngữ trong văn bản QLNN

Cùng với lối đặt câu, việc lựa chọn từ ngữ khi soạn thảo vănbản là rất quan trọng Từ ngữ trong văn bản soạn thảo phải trongsáng, dễ hiểu và đơn nghĩa, không cần phải mầu mè, hình t ợng.Phải cố gắng để từ đ ợc dùng phản ánh chính xác vấn đề cần giảiquyết trong hoạt động công vụ, không gây nên sự nhầm lẫn cho ng -

ời sử dụng

Nếu trong văn bản phải sử dụng các thuật ngữ chuyên môn củamột ngành cụ thể thì cần có sự giải thích hoặc chỉ chọn các thuậtngữ thông dụng Về nguyên tắc, văn bản gửi đi cho các đối t ợngcàng rộng rãi thì càng phải hạn chế sửdụng các thuật ngữ chuyênmôn Mục đích là để cho ng ời đọc văn bản hiểu đ ợc nhanh chóng,

không phải suy nghĩ nhiều Nếu trong văn bản dùng các thuật ngữquốc tế thì ngoài từ đ ợc phiên âm cần có chú thích giải nghĩa.

e) Sử dụng các cụm từ khuôn mẫu

Thông th ờng trong văn bản QLNN th ờng dùng một số từ nhất

định gọi là từ “khoá” Đây là loại từ đ ợc dùng theo công thức nhằmlàm thuận lợi cho ng ời soạn thảo D ới đây là một số cụm từ khoáthờng gặp nhất:

- Dùng để hỏi ý kiến cấp d ới:

+ Đề nghị các đồng chí cho biêt ý kiến về… Nh

+ Yêu cầu các đơn vị trả lời cho Bộ biết… Nh

- Dùng để trình bày quan điểm và hỏi ý kiến cấp trên:

+ Chúng tôi cho rằng… Nh

+ Xin trân trọng đề nghị… Nh

- Dùng để nhắc nhở và yêu cầu thực hiện:

+ Nhận đ ợc văn bản (thông t , chỉ thị, quyết định… Nh) này,yêucầu các đơn vị… Nh

+ Các đơn vị trực thuộc (… Nh) có trách nhiệm thực hiện quyết

định này (chỉ thị, nghị quyết… Nh)

- Dùng để trình bày những vấn đề cần phải hạn chế hay cầntiếp tục làm sáng tỏ:

+ Xét về mặt… Nh

+ với c ơng vị là… Nh

- Dùng để kết thúc văn bản:

+ Xin trân trọng cảm ơn đồng chí

+ Xin gửi tới quý cơ quan lời chào kính trọng

Đối với văn bản quy phạm pháp luật, phần kết thúc là yêu cầuthực hiện văn bản đã ban hành hoặc phạm vi hiệu lực pháp lý củavăn bản Ví dụ:

- Quyết định này có hiệu lực từ ngày ký ban hành

- Thông t này đợc thực hiện trong tất cả các cơ quan có liênquan

- Chỉ thị này thay cho Chỉ thị số 07/CT-UBND về vấn đề… Nh

Xét về mặt nội dung, cụm từ khoá của một văn bản là các từnói lên bản chất của văn bản đó Các loại cụm từ này phải đ ợc sửdụng hết sức chính xác vì chúng có ý nghĩa chỉ đạo thi hành vanbản

Ví dụ 2: “ Tập thể UBND ph ờng Yên Phụ ”

Câu văn trên sai do thiếu thành phần vị ngữ

Tuy nhiên vẫn có câu đặc biệt, ví dụ loại câu đơn đặc biệt, tức

là câu nòng cốt một thành phần, chỉ sử dụng làm tiêu đề:

2 Hàng đ

“ a ra khỏi kho ngoại quan

2.1 Hàng đ a ra n ớc ngoài qua cửa khẩu thuộc hải quan tỉnh, thành phố nơi có kho ngoại quan.

Thủ tục hải quan đ ợc tiến hành nh quy định tại khoản 1 điều

9 Quy chế kho ngoại quan ”

Hoặc có tr ờng hợp câu đặc biệt là câu dùng khi đã xác định rõchủ thể Ví dụ dùng trong tr ờng hợp kết thúc văn bản:

X i n

“ gửi tới quý cơ quan lời chào kính trọng ”

b) Viết câu đảm bảo tính lôgíc

Ví dụ 1: " Trong nhân dân nói chung và trong công tác ban hành văn bản nói riêng chúng ta đều đã làm đ ợc rất nhiều"

Câu trên là câu sai, vì "văn bản nói riêng" không thuộc phạmtrù lô gíc "nhân dân nói chung"

Ví dụ 2: C ô n g ty cổ phần quốc tế Triều Viên quyết định khen“

thởng các cán bộ ở phòng kinh doanh, phòng hành chính và ở Hải Dơng ”

Trong tr ờng hợp này “cán bộ ở phòng kinh doanh, phòng hànhchính” không lôgic với cán bộ “ở Hải D ơng”

c) Diễn đạt chính xác, rõ ràng, mạch lạc

Để đảm bảo tính chính xác, rõ ràng, khi viết câu dài, nhất lànhững câu phức có cấu trúc nhiều tầng bậc phức tạp, cần l u ý sắpxếp các thành phần câu sao cho không tạo thành câu đa nghĩa, gây

ra những cách hiểu mơ hồ

Ví dụ: H à n g hoá tràn cả ra vỉa hè đi lại gặp khó khăn nhất“

là các cháu học sinh công an hình nh né tránh không muốn xông ra giải quyết ”

Câu văn trên quá dài, tối nghĩa

Mặt khác, cần l u ý quan hệ kết hợp giữa các câu trong các

đoạn của văn bản sao cho vừa đảm bảo tính liên kết nội dung vừa

đảm bảo liên kết hình thức Có nh vậy mới kiến tạo đ ợc một hệthống ý tứ mạch lạc cho toàn bộ nội dung, tạo điều kiện tốt nhất

cho ngời tiếp nhận và thực thi văn bản.

d) Chủ yếu sử dụng câu t ờng thuật

Tránh dùng câu cảm thán, câu cầu khiến thể hiện rõ dấu hiệu

Ví dụ, không dùng câu: “ ủy ban chúng tôi đề nghị nhà tr ờng

cho biết khóa học này nhằm mục đích gì?Những ai có thể theo học? Học trong bao lâu? Học ở đâu ?” Trong tr ờng hợp này, có thể chuyển thành: “ ủy ban chúng tôi đề nghị nhà tr ờng cho biết những chi tiết cụ thể sau đây về khóa học: mục tiêu đào tạo, đối t ợng chiêu sinh, thời gian và địa điểm học tập ”

e) Sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp

Trong tiếng Việt, có m ời loại dấu câu đ ợc sử dụng Mỗi loạidấu câu đều có chức năng ngữ pháp riêng Cần phải có kiến thức

đầy đủ về vấn đề này để sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp tiếng Việt.Chú ý một số loại dấu câu có thể sử dụng đặc biệt trong phongcách hành chính nh dấu phẩy, chấm phẩy Các dấu nh chấm than(!), chấm hỏi (?), ba chấm ( ) rất ít đ ợc sử dụng trong phong cáchnày

1.2.2.3 Vai trò của văn phong, ngôn ngữ đối với chất l ợng văn bản

Chất l ợng của một văn bản quản lý nhà n ớc một phần quantrọng là do việc sử dụng ngôn ngữ công cụ và văn phong quyết

định Có thể kể ra một số vai trò của văn phong, ngôn ngữ đối vớichất l ợng của văn bản nh sau:

- Văn bản đ ợc sử dụng để ghi lại và truyền đạt thông tin bằngphơng tiện ngôn ngữ Thông tin trong văn bản là mệnh lệnh, quyết

định, thông tin phục vụ cho quản lý, điều hành Ph ơng tiện ngônngữ truyền đạt chính xác, rõ ràng thì mệnh lệnh cũng chính xác, rõràng và tất cả hiểu theo một nghĩa thống nhất, từ đó văn bản đ ợcthực hiện thống nhất Nếu ngôn ngữ không chính xác có thể gâynhững hậu quả pháp lý

- Văn phong, ngôn ngữ chuẩn mực giúp nội dung văn bản dễhiểu sẽ thúc đẩy nhanh quá trình giải quyết công việc, mệnh lệnhthực hiện nhanh chóng hệu quả

- Từ ngữ trong văn bản đ ợc sử dụng có tính khuôn mẫu, trangtrọng, lịch sự tạo sức thuyết phục, thái độ tôn trọng văn bảnQLNN

- Thể hiện tính công quyền, tính văn hoá trong quản lý

Chơng 2 Thực trạng sử dụng ngôn ngữ trong văn bản QLNN

của UBND phờng Yên Phụ 2.1 Tổng quan về UBND ph ờng Yên Phụ

2.1.1 Vị trí địa lý, dân c phờng Yên Phụ

- Vị trí địa lý:

Phờng Yên Phụ là đơn vị hành chính nằm ở phía Đông Namquận Tây Hồ, đ ợc tách ra từ quận Ba Đình từ ngày 01/01/1996, có

vị trí cụ thể nh sau:

Phía Đông Nam giáp sông Hồng,

Phía Tây Bắc giáp ph ờng Quảng An và ph ờng Tứ Liên,

Phía Đông giáp ph ờng Ngọc Thuỵ - quận Long Biên,

Phía Nam giáp ph ờng Phúc Xá, Trúc Bạch và Thụy Khuê,

Theo bản đồ địa giới hành chính 364/CT tổng diện tích theo

địa giới hành chính của ph ờng Yên Phụ là 149,7700 ha

- Dân c :

Phờng Yên Phụ đ ợc chia thành 80 tổ dân phố thuộc 11 cụmdân c quản lý 4500 hộ với khoảng 21.800 nhân khẩu và đặc biệt lànơi tập trung nhiều cơ quan, đơn vị, tổ chức và các khu tập thể

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Ph ờng Yên Phụ

Theo Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân đ

-ợc Quốc hội N ớc cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XI, kỳhọp thứ 4, thông qua ngày 26/11/2003 quy định về nhiệm vụ, quyềnhạn của UBND xã (ph ờng, thị trấn) nh sau:

2.1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế: UBND ph ờng có những nhiệm

vụ quyền hạn sau:

1 Xây dựng kế hoạch phát triển KTXH hằng năm trình HĐNDcùng cấp thông qua để trình UBND Quận phê duyệt, tổ chức thựchiện kế hoạch đó

2 Lập dự toán ngân sách nhà n ớc trên địa bàn, dự toán thu chingân sách địa ph ơng và ph ơng án phân bổ dự toán ngân sách cấpmình, dự toán điều chỉnh ngân sách địa ph ơng trong tr ờng hợp cầnthiết và lập quyết toán ngân sách địa ph ơng trình HĐND cùng cấpquyết định và báo cáo UBND, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp.

3 Tổ chức thực hiện ngân sách địa ph ơng, phối hợp với các cơquan nhà n ớc cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà n ớc trên

địa bàn xã, ph ờng, thị trấn và báo cáo về ngân sách nhà n ớc theoquy định của pháp luật

4 Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất đ ợc để lại

để phục vụ các nhu cầu công ích ở địa ph ơng, xây dựng và quản lýcác công trình công cộng, đ ờng giao thông, trụ sở, tr ờng học, trạm

y tế, công trình điện, n ớc theo quy định của pháp luật

5 Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu txây dựng các công trình kết cấu hạ tầng của địa ph ơng trên nguyêntắc dân chủ, tự nguyện Việc quản lý các khoản đóng góp này phảicông khai, có kiểm tra, kiểm soát và đảm bảo sử dụng đúng mục

đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật

2.1.2.2 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải

1 Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đ ờng giao thôngtrong ph ờng theo phân cấp

2 Kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng và xử lý viphạm pháp luật theo thẩm quyền

3 Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi vi phạm,xâm phạm đ ờng giao thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở

địa phơng theo quy định của pháp luật

4 Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng

đờng theo quy định của pháp luật

2.1.2.3 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thể dục thể thao

1 Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục, phối hợpvới tr ờng học huy động trẻ em vào lớp 1 đúng độ tuổi

2 Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhàtrẻ, lớp mẫu giáo, tr ờng mầm non trên địa bàn ph ờng phối hợp vớiUBND cấp trên quản lý các tr ờng tiểu học, trung học cơ sở trên địabàn

3 Tổ chức thực hện các ch ơng trình y tế cơ sở, dân số, kếhoạch hóa gia đình đ ợc giao, vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh,phòng chống dịch bệnh

4 Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thểdục thể thao, tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy các

di tích lịch sử, văn hóa và danh lam thắng cảnh ở địa ph ơng theoquy định của pháp luật

5 Thực hiện chính sách, chế độ với th ơng binh, bệnh binh, gia

đình liệt sỹ những ng ời và gia đình có công với n ớc theo quy địnhcủa pháp luật

6 Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo, vận động nhândân giúp đỡ các gia đình khó khăn, ng ời cô đơn, ng ời tàn tật, trẻ

em mồ côi không nơi n ơng tựa, tổ chức các hình thức nuôi d ỡngchăm sóc các đối t ợng chính sách theo quy định

7 Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sỹ, quy hoạch quản

2 Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kếhoạch, đăng ký, quản lý quân nhân, dự bị động viên, tổ chức thựchiện việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng lực l ợng dân quân tự vệ cơsở.

3 Thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự an toàn xãhội, xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc vữngmạnh, thực hiện biện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệnạn văn hoá và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở cơ sở

4 Quản lý khẩu, tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đilại của ng ời nớc ngoài ở cơ sở

2.1.2.5 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo

UBND ph ờng có nhiệm vụ tổ chức, h ớng dẫn và đảm bảo chínhsách dân tộc, chính sách tôn giáo, quyền tự do tín ng ỡng, tôn giáocủa nhân dân theo quy định của pháp luật

2.1.2.6 Trong việc thi hành pháp luật

1 Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các viphạm pháp luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân

2 Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghịcủa nhân dân

3 Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năngtrong việc thi hành án theo quy định, tổ chức thực hiện các quyết

định về xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật

2.1.2.7 Tổ chức thực hiện các nghị quyết của HĐND

1 Đảm bảo thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển KTXH vàquy hoạch đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng chống

tệ nạn xã hội, giữ gìn trật tự vệ sinh, sạch đẹp thành phố, lòng đ ờng, lề đ ờng, trật tự công cộng và cảnh quan đô thị, quản lý dân c

-đô thị trên địa bàn

2 Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địabàn phờng theo quy định của pháp luật.

3 Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn ph ờngtheo phân cấp, ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ

sở hạ tầng theo quy định của pháp luật

4 Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địabàn phờng, lập biên bản đình chỉ những công trình xây dựng, sửachữa, cải tạo không có giấy phép, trái với quy định của giấy phép

và báo cáo cơ quan có thẩm quyền xem xét

2.1.3 Nguyên tắc làm việc của UBND ph ờng

- Theo Quyết định số 138/QĐ-UBND ngày 31 tháng 07 năm

2006 của UBND ph ờng Yên Phụ về việc ban hành Quy chế làm việccủa Uỷ ban nhân dân ph ờng Yên Phụ:

+ UBND ph ờng làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ,phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thầnchủ động, sáng tạo của Chủ tịch, Phó chủ tịch, Uỷ viên UBND Mỗiviệc chỉ đ ợc giao một cán bộ phụ trách và chịu trách nhiệm chính.Mỗi thành viên UBND ph ờng chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực

đợc phân công; cùng các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể

về kết quả hoạt động của UBND ph ờng tr ớc Đảng uỷ ph ờng, HĐNDPhờng và UBND Quận

+ UBND ph ờng chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của UBNDquận, sự lãnh đạo của Đảng uỷ, sự giám sát của HĐND ph ờng; phốihợp chặt chẽ giữa UBND ph ờng với Mặt trận Tổ quốc và các đoànthể nhân dân cùng cấp trong quá trình triển khai mọi nhiệm vụ

+ UBND ph ờng giải quyết các công việc của công dân và tổchức theo đúng pháp luật, đúng thẩm quyền và phạm vi tráchnhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời và hiệu quả, đảmbảo lợi ích chính đáng của nhân dân địa ph ơng; đúng trình tự, thủ

tục, thời hạn quy định và ch ơng trình kế hoạch công tác của UBNDphờng.

+ Cán bộ, công chức UBND ph ờng phải sâu sát cơ sở, lắngnghe mọi ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý thức học tập để nângcao trình độ, từng b ớc đa hoạt động của UBND ph ờng ngày càngchính quy, hiện đại, vì mục đích xây dựng chính quyền cơ sở vữngmạnh, nâng cao đời sống nhân dân

-Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của UBND ph ờng UBND ph ờng tổ chức hoạt động và thực hiện nhiệm vụ,quyền hạn; thảo luận tập thể quyết định theo đa số các vấn đề đ ợcquy định theo Luật Tổ chức HĐND và UBND công bố ngày 10tháng 12 năm 2003 và những vấn đề quan trọng khác mà pháp luậtquy định thuộc thẩm quyền của UBND ph ờng

Cách thức giải quyết công việc của UBND ph ờng (trích

Quyết định số 138/QĐ-UBND ngày 31 tháng 07 năm 2006 củaUBND ph ờng Yên Phụ về việc ban hành Quy chế làm việc của Uỷban nhân dân ph ờng Yên Phụ):

a) UBND ph ờng họp, thảo luận tập thể và quyết định theo đa

số tại phiên họp UBND các vấn đề

- Chơng trình, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, an ninh,quốc phòng 5 năm và hàng năm, kế hoạch quản lý đầu t , quy hoạch,xây dựng các công trình trọng điểm tại địa ph ơng trình HĐND ph -ờng, UBND quận quyết định

- Chơng trình công tác hàng năm của UBND ph ờng, các biệnpháp thực hiện Nghị quyết của HĐND ph ờng, các văn bản của cấptrên tr ớc khi trình HĐND ph ờng, UBND quận

- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tậpthể và mỗi cá nhân thành viên UBND ph ờng hàng năm

- Những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyềncủa UBND ph ờng hoặc những vấn đề Chủ tịch UBND ph ờng thấycần thiết đ a ra tập thể.

- Đối với các vấn đề cần giải quyết gấp nh ng không tổ chứchọp UBND đ ợc, theo quyết định của Chủ tịch UBND Văn phòngUBND ph ờng gửi toàn bộ hồ sơ của vấn đề cần xử lý đến các thànhviên UBND ph ờng nhất trí thì Văn phòng UBND ph ờng tổng hợptrình Chủ tịch UBND quyết định và báo cáo UBND ph ờng tại phiênhọp gần nhất

b) Thẩm quyền của Chủ tịch UBND ph ờng

- Chủ tịch UBND ph ờng là ng ời đứng đầu UBND ph ờng, lãnh

đạo và điều hành mọi công việc của UBND ph ờng, chịu trách nhiệmthực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo theo quy định tại

điều 127 Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003; đồng thời cùngUBND ph ờng chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND tr ớc

Đảng ủy, HĐND ph ờng và UBND quận

- Chủ tịch UBND ph ờng triệu tập, chủ trì các phiên họp vàcác hội nghị khác của UBND ph ờng, khi vắng mặt thì ủy quyền PhóChủ tịch chủ trì thay; bảo đảm việc chấp hành pháp luật, các vănbản của UBND quận, Nghị quyết của Đảng ủy, HĐND ph ờng

- Căn cứ vào các bản của UBND quận, Nghị quyết Đảng ủy,HĐND ph ờng và tình hình thực tiễn của địa ph ơng, xây dựng ch ơngtrình công tác năm, quý, tháng của UBND ph ờng

- Tổ chức thực hiện các ch ơng trình, kế hoạch công tác; phâncông nhiệm vụ, đôn đốc, kiểm tra các thành viên UBND ph ờng vàcác cán bộ, công chức khác thuộc UBND ph ờng, các đồng chí lãnh

đạo cụm dân c , tổ tr ởng dân phố trong việc thực hiện nhiệm vụ đ ợcgiao

- Quyết định những vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiềunội dung công việc, những vấn đề đột xuất, phức tạp trên địa bàn;những vấn còn có ý kiến khác nhau hoặc v ợt quá thẩm quyền củaChủ tịch và ủy viên UBND ph ờng.

- Ký ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền UBND ph ờng vàthẩm quyền Chủ tịch UBND theo quy định của pháp luật

- Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội của ph ờng, hoạt động củaUBND với Đảng ủy, HĐND ph ờng và UBND quận

- Thờng xuyên trao đổi công tác với Bí th Đảng ủy, Chủ tịchHội đồng nhân dân, Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc và ng ời đứng đầucác đoàn thể nhân dân cấp ph ờng; phối hợp thực hiện các nhiệm vụcông tác; nghiên cứu, tiếp thu về các đề xuất của Mặt trận Tổ quốc

và các đoàn thể nhân dân đối với công tác của UBND; tạo điều kiệncác đoàn thể hoạt động hiệu quả

- Tổ chức việc tiếp dân, xem xét giải quyết các khiếu nại, tốcáo và kiến nghị của nhân dân theo quy định của pháp luật

2.1.4 Về ban hành văn bản của UBND ph ờng

- Soạn thảo và thông qua văn bản của UBND ph ờng:

Trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành quyết định, chỉ thị củaUBND ph ờng thực hiện theo quy định tại điều 45, 46 Luật Ban hànhvăn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND năm 2004

+ Chủ tịch UBND ph ờng phân công và chỉ đạo việc soạn thảo

văn bản Cán bộ, công chức theo dõi lĩnh vực nào thì chủ trì soạnthảo văn bản thuộc lĩnh vực đó, chịu trách nhiệm về nội dung vàthể thức văn bản theo quy định; phối hợp với tổ chức, cá nhân cóliên quan đến nội dung dự thảo để hoàn chỉnh văn bản trình Chủtịch hoặc Phó Chủ tịch phụ trách xem xét, quyết định

+ Đối với các quyết định, chỉ thị của UBND, căn cứ vào tính

chất và nội dung của dự thảo, cán bộ t pháp soạn thảo, thẩm địnhvăn bản và trình Chủ tịch

+ Chủ tịch UBND ph ờng thay mặt UBND ph ờng ký ban hành,

quyết định, chỉ thị sau khi đ ợc UBND ph ờng thông qua

+ Trong tr ờng hợp đột xuất, khẩn cấp, Chủ tịch UBND ph ờng

chỉ đạo việc soạn thảo, ký ban hành quyết định, chỉ thị theo quy

định tại điều 48 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật củaHĐND và UBND

- Thẩm quyền ký văn bản:

+ Chủ tịch UBND ph ờng ký các văn bản trình UBND quận và

HĐND ph ờng; các quyết định, chỉ thị của UBND ph ờng, các vănbản thuộc thẩm quyền cá nhân quy định tại điều 127 Luật Tổ chứcHĐND - UBND

Khi chủ tịch vắng mặt, Chủ tịch uỷ quyền cho Phó Chủ tịch

ký thay Phó Chủ tịch có trách nhiệm báo cáo Chủ tịch biết về vănbản đã ký thay

+ Phó Chủ tịch ký thay Chủ tịch các văn bản xử lý những vấn

đề cụ thể, chỉ đạo chuyên môn, nghiệp vụ thuộc lĩnh vực đ ợc Chủtịch phân công

- Kiểm tra tình hình thực hiện văn bản:

+ Chủ tịch UBND ph ờng trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc kiểm tra

tình hình thực hiện các văn bản pháp luật của các cơ quan nhà n ớccấp trên, văn bản của HĐND và UBND ph ờng, kịp thời phát hiệnnhững vấn đề v ớng mắc, bất hợp lý trong quá trình triển khai thựchiện các văn bản đó, báo cáo các cơ quan có thẩm quyền bổ sung,sửa đổi

+ Phó chủ tịch UBND ph ờng, cán bộ và công chức UBND ph

-ờng, các đồng chí lãnh đạo cụm dân c , tổ tr ởng tổ dân phố theo