Vị trí, chức năngVăn phòng là cơ quan thực hiện chức năng giúp Bộ trưởng theo dõi, đônđốc các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ thực hiện chương trình, kế hoạch công tác củaBộ; tổng hợp tình hình
Trang 1LỜI CẢM ƠN
Sau hai tháng thực tập tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nôngthôn, được sự hướng dẫn, chỉ bảo của các cô, các chú, anh chị trong Văn phòng
và được sự hướng dẫn của các thầy cô giáo phụ trách của Học viện Hành chính,
em đã hoàn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp theo đúng nội dung chương trìnhcủa Học viện và chấp hành nghiêm chỉnh các nội quy, quy chế của cơ quan nơi
em thực tập Kết quả của quá trình thực tập được thể hiện bằng báo cáo thực tậptốt nghiệp, vì thời gian thực tập không nhiều nên trong quá trình nghiên cứu,tiếp cận công việc và tài liệu để viết báo nên không tránh khỏi những hạn chế,rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các cô, chú, anh chị trong Vănphòng Bộ, các thầy cô giáo của học viện để báo cáo đạt chất lượng hơn
Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các cô, chú, anh chị trong Vănphòng Bộ và của các thầy cô giáo của Học viện đã giúp đỡ em hoàn thành đợtthực tập này./
SINH VIÊN LỚP KH6A
Vanta Phanthavong
Trang 2LỜI NÓI ĐẦU
Thực tập tốt nghiệp là nội dung quan trọng trong chương trình đào tạocủa Học viện Hành chính nhằm trang bị cho sinh viên chuẩn bị tốt nghiệp đượctiếp cận với những vấn đề thực tế và vận dụng những kiến thức đã học trongHọc viện để áp dụng vào công việc thực tế, qua đợt thực tập cũng nắm đượcchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan quản lý nhànước, tiếp cận được những nhiệm vụ và công việc của công chức trong thực thicông việc, bước đầu đã tiếp cận được công việc cụ thể của một công chức nhànước đang làm, từ đó hình thành kỹ năng thực tiễn về quản lý hành chính nhànước
Qua 4 năm học tại Học viện, em được trang bị những kiến thức cơ bản vềquản lý hành chính nhà nước, tuy nhiên đây mới chỉ là những kiến thức lýthuyết chung nhất về quản lý nhà nước Kỳ thực tập tốt nghiệp là điều kiện đểsinh viên có thể vận dụng những kiến thức đã được học trong nhà trường để ápdụng vào công việc thực tế nơi đến thực tập, qua đó có thể trang bị cho mìnhnhững kiến thức thực tế về hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, vềnhiệm vụ quyền hạn của cán bộ, công chức trong thực thi công vụ qua tiếp cậnnhững công việc thực tế tại nơi thực tập
Em được nhà trường phân công đến thực tập tại Bộ Nông nghiệp và Pháttriển nông thôn được sự hướng dẫn của Th.S Lê Toàn Thắng và cô Đặng Thị
Hà thuộc Khoa Tài chính công, thời gian thực tập từ ngày 02/3/2009 đến ngày02/5/2009 Đoàn thực tập gồm 07 người được phân công về các đơn vị thuộc
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, em được phân công về thực tập tạiVăn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và được sự hướng dẫn củaanh Nguyễn Văn Tiện - Chuyên viên Văn phòng Bộ Công việc của Văn phòng
Bộ rất nhiều và phức tạp, dưới sự giúp đỡ của các cô, chú, anh chị trong Vănphòng Bộ, em được nghiên cứu và tiếp xúc với các công việc thực tế của Vănphòng, trong đó có lĩnh vực công tác tổ chức chức, tiếp nhận, xử lý, tiếp nhậnvăn bản đi, đến của Bộ Đây là lĩnh vực công việc mà bất cứ cơ quan, tổ chức
Trang 3nào cũng có, ở Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn cũng vậy, nhiệm vụnày được quan tâm đặc biệt và có những đổi mới nhất định Công tác tiếp nhận
và xử lý văn bản đi, đến của Bộ được giao cho Văn phòng thực hiện, coi đây lànhiệm vụ chính trị quan trọng của Văn phòng vì nếu làm tốt công tác này thìcác văn bản do Bộ ban hành sẽ đạt chất lượng và hiệu lực, hiệu quả cao vàngược lại Do đó khi nghiên cứu và tiếp cận lĩnh vực công tác này sẽ khôngtránh khỏi những khó khăn trong việc viết báo cáo kính mong các thầy, cô củaHọc viện, các cô, chú, anh chị tại Văn phòng Bộ góp ý cho em để hoàn thànhtốt nhiệm vụ của đợt thực tập
Trang 4PHẦN NỘI DUNG NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC, TIẾP NHẬN, XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN Ở BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN
NÔNG THÔN
CHƯƠNG I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, TỔ CHỨC BỘ
MÁY CỦA VĂN PHÒNG BỘ
I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN:
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn được thành lập từ năm 1995 trên
cơ sở hợp nhất 3 Bộ: Nông nghiệp-Công nghiệp thực phẩm; Lâm nghiệp và Thuỷ lợi
Ngày 31 tháng 7 năm 2007, Quốc hội Việt Nam đã thông qua Nghị quyết về cơ cấu Chính phủ nhiệm kỳ khoá XII, trong đó Quốc hội đã thông qua việc hợp nhất Bộ Thuỷ sản vào Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thành Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Ngày 03 tháng 01 năm 2008 Chính phủ ban hành Nghị định số:
01/2008/NĐ-CP về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BộNông nghiệp và Phát triển nông thôn
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước các ngành, lĩnh vực: nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thuỷ sản, thuỷ lợi và phát triển nông thôn trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ
Nhiệm vụ chính trị của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn được đặt ra không chỉ là nhiệm vụ của các ngành trước đây về sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thuỷ lợi, thuỷ sản một cách riêng rẽ mà còn là sự đòi hỏi cao hơn về việc phát triển ngành nông nghiệp và nông thôn một cách bền vững,
Trang 5bảo vệ các nguồn tài nguyên thiên nhiên đất - nước rừng- thuỷ sản, gắn chặt hơn nữa sự phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ sản và thuỷ lợi với việc phát triển nông thôn với đối tượng phục vụ chủ yếu hơn 60 triệu dân sống ở nông thôn, chiếm gần 78 phần trăm dân số cả nước.
Cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn gồm:
1 Các tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý Nhà nước:
- Cục Quản lý đê điều và Phòng, chống lụt, bão
- Cục Quản lý xây dựng công trình
- Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn
- Cục Quản lý chất lượng nông lâm sản và thuỷ sản
Trang 62 Các tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ:
- Trung tâm Tin học và Thống kê
- Trung tâm Quốc gia Nước sạch và Vệ sinh môi trường nông thôn
- Trung tâm Khuyến nông - Khuyến ngư Quốc gia
- Báo Nông nghiệp Việt Nam
- Tạp chí Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
II LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA VĂN PHÒNG BỘ
1 Lịch sử hình thành
Văn phòng là cơ quan của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, đượcthành lập từ năm 1996 theo Quyết định của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Pháttriển nông thôn ( tại văn bản số 16/QĐ-BNN, tháng 12 năm 1996 ), sau khi Bộđược thành lập theo Nghị định số 73/NĐ-CP ngày 01 tháng 11 năm 1996 củaChính phủ từ việc sáp nhập 3 Bộ: Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm,Lâm nghiệp và Thuỷ lợi Theo Quyết định của Bộ trưởng, Văn phòng có 10 đơn
vị trực thuộc tại Hà Nội, 2 đơn vị tại TP Hồ Chí Minh
2 Vị trí, chức năng
Văn phòng là cơ quan thực hiện chức năng giúp Bộ trưởng theo dõi, đônđốc các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ thực hiện chương trình, kế hoạch công tác củaBộ; tổng hợp tình hình hoạt động và kết quả công tác của Bộ; tổ chức thực hiệncông tác hành chính, văn thư, lưu trữ và quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, tài sảnkinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc chung của cơquan Bộ
Về nhiệm vụ và quyền hạn, Văn phòng được Bộ trưởng giao thực hiệnnhiệm vụ tổng hợp, điều phối các hoạt động của các tổ chức của Bộ, trình lãnhđạo Bộ về thực hiện các quy chế phối hợp công tác của các cơ quan Đảng,Quốc hội, Chính phủ, Đoàn thể Trung ương, địa phương thuộc phạm vi quản lýnhà nước
Trang 7Nhiệm vụ của Văn phòng thể hiện trên 4 lĩnh vực chính :
- Giúp Bộ chỉ đạo, điều hành công việc toàn ngành;
- Phục vụ hoạt động, làm việc cơ quan Bộ;
- Giúp Bộ tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước trong các côngtác văn thư, lưu trữ, báo chí và xuất bản;
- Thường trực chương trình cải cách hành chính và tin học hoá hànhchính nhà nước của Bộ
Văn phòng Bộ hoạt động trên phạm vi rộng lớn thông qua mối quan hệcông tác với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ các cơ quan chức năng ở trung ương
và địa phương, các Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, các Chi cụcchuyên ngành Sản phẩm của Văn phòng là kết quả đo đếm được, hoặc không
đo đếm được một phần qua kết quả điều hành, chỉ đạo của Bộ, các thông tinđược xử lý kịp thời, chính xác, các văn bản của Bộ phát hành, bảo đảm yêu cầu
về hình thức và thời gian, đáp ứng các yêu cầu về hoạt động, làm việc của Bộ
Trong quá trình hoạt động và phát triển của đội ngũ cán bộ của Vănphòng, có trình độ chính trị hành chính nhà nước, tinh thông nghiệp vụ, chuyênmôn; nhiều người được đào tạo trên đại học, học tập lý luận chính trị trung, caocấp, được bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, học tập và tham quan ở nướcngoài
Văn phòng được trang bị hệ thống thiết bị tin học, thông tin liên lạc,phương tiện giao thông ( ô tô ) , bảo đảm hoạt động, làm việc của Lãnh đạo
Bộ, thực thi công vụ của các đơn vị cơ quan Bộ Văn phòng quản lý, khai thácmạng tin học ngành ( AGRUNET ), mạng nội bộ cơ quan Bộ ( LAN ), có kếtnối mạng tin học của Chính phủ ( CPNET )
Với những thành tích trong gần 10 năm từ ngày thành lập, đóng góp quantrọng trong kết quả hoạt động của Bộ và toàn ngành, Văn phòng Bộ Nôngnghiệp và Phát triển nông thôn được tặng nhiều phần thưởng cao quý của Đảng,
Trang 8Nhà nước, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, ngành, Đoàn thể, các danh hiệu thiđua của Chính phủ, của Bộ cho nhiều tập thể và cá nhân.
3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Thực hiện Nghị định số 01/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 01 năm 2008 củaChính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nôngnghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ trưởng ban hành Quyết định số15/2008/QĐ-BNN ngày 28 tháng 01 năm 2008 quy định về chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Văn phòng Bộ Theo Quyết định trên,Văn phòng có 12 đơn vị trực thuộc bao gồm : 7 Phòng ( Tổng hợp, Hành chính,
Kế toán, Quản trị - Y tế, Tuyên truyền, Tin học, Lưu trữ ), Đoàn xe, Văn phòngThường trực cải cách hành chính, Trung tâm Dịch vụ Nông nghiệp I ( Tại HàNội ); Cơ quan đại diện của Văn phòng tại Thành phố Hồ Chí Minh, Trung tâmDịch vụ Thương mại Nông nghiệp phía Nam (Tại Thành phố Hồ Chí Minh)
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ (Phụ lục 1)
Trang 9CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, TIẾP NHẬN, XỬ LÝ VĂN
BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN CỦA BỘ
I NHÂN SỰ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ VĂN THƯ TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN:
1- Nhân viên văn thư tiếp nhận, xử lý văn bản đến:
Trách nhiệm - quyền hạn.
Tiếp nhận, kiểm tra, nhập dữ liệu quản lý văn bản vào máy, trìnhduyệt, chuyển văn bản kiểm tra và theo dõi văn bản đến địa chỉ nhận đúngquy định Cung cấp thông tin, báo cáo về việc tiếp nhận, chuyển giao vănbản Quản lý sổ sách, tài liệu văn bản lưu theo chế độ hiện hành Nộp tàiliệu, văn bản vào lưu trữ theo quy định
Yêu cầu năng lực.
- Chức danh: Cán sự hoặc Chuyên viên
- Chuyên môn nghiệp vụ: Trung cấp hoặc ĐH Hành chính, Văn thư
2 Nhân viên văn thư nhập dữ liệu quản lý văn bản đến:
Trách nhiệm - quyền hạn.
Nhập dữ liệu quản lý văn bản đến Phối hợp chuyển giao văn bản cho
cá đơn vị thuộc cơ quan Bộ
Yêu cầu năng lực.
- Trình độ : Tốt nghiệp sơ cấp hoặc trung cấp Văn thư, máy tính
- Chức danh: Nhân viên Kỹ thuật hoặc Cán sự
3 Nhân viên văn thư quản lý, phát hành văn bản:
Trách nhiệm - quyền hạn.
Tiếp nhận hồ sơ phát hành, ghi số - ngày - tháng - năm, xác định số
lượng và đóng dấu văn bản phát hành; bảo quản và sử dụng con dấu đúngquy định Quản lý và cung cấp mẫu giấy giới thiệu, giấy công tác và mẫugiấy tờ khác Cung cấp thông tin, báo cáo về việc phát hành; quản lý, phục
Trang 10vụ khai thác, sử dụng văn bản lưu; Quản lý sổ sách, chuyển giao tài liệu vàolưu trữ đúng quy định.
Yêu cầu năng lực.
- Trình độ :Tốt nghiệp trung cấp hoặc ĐH Hành chính , Văn thư, Lưutrữ
- Chức danh: Cán sự hoặc chuyên viên
4 Nhân viên văn thư nhập dữ liệu quản lý văn bản phát hành:
Trách nhiệm - quyền hạn.
Nhập dữ liệu quản lý văn bản phát hành Cung cấp thông tin, báo cáoviệc quản lý văn bản phát hành
Yêu cầu năng lực.
- Trình độ : Tốt nghiệp sơ cấp hoặc trung cấp Văn thư, máy tính
- Chức danh: Nhân viên Kỹ thuật hoặc Cán sự
5 Chuyên viên tiếp nhận hồ sơ trình ký văn bản
Trách nhiệm - quyền hạn:
Tiếp nhận, kiểm tra về mặt thủ tục, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bảncủa các đơn vị trình ký văn bản Quản lý, theo dõi việc trình ký văn bản.Chuyển văn bản trình ký cho lãnh đạo Văn phòng kiểm tra, ký trình lãnh đạo
Bộ
Yêu cầu năng lực:
- Trình độ: Tốt nghiệp Đại học Luật, Hành chính, Văn thư, lưu trữ trởlên
- Chức danh: Chuyên viên
II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, TIẾP NHẬN, XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI CỦA BỘ:
1 Nội dung, lưu đồ của việc tổ chức tiếp nhận, xử lý văn bản đi của Bộ.
Làm rõ trách nhiệm của từng đơn vị, cá nhân trong việc thẩm định thể thức
Trang 11văn bản, trình ký và phát hành văn bản do Bộ trưởng, Thứ trưởng ký (dưới đâygọi tắt là văn bản của Bộ):
Không để sai sót về thể thức, hình thức của văn bản;
Các văn bản trình ký không để chậm quá 1 ngày làm việc Đối với vănbản khẩn, hoả tốc thì phải xử lý ngay Nếu Lãnh đạo Bộ phụ trách lĩnhvực đi vắng thì phải báo cáo Lãnh đạo Văn phòng trình Lãnh đạo Bộkhác ký, hoặc thông báo lại cho đơn vị trình văn bản;
Tất cả các văn bản (do Văn phòng, Thanh tra và các Cục, Vụ dự thảo)sau khi ký phải được phát hành chậm nhất sau 1 ngày làm việc (trừtrường hợp văn bản có yêu cầu hoả tốc)
vị soạn thảo
Tiếp nhận văn bản
dự thảo Thẩm định thủ tục
Trả lại bộ phận
“một cửa” để trả lại cho đơn vị
Rà soát nội dung, thể thức
Ký văn bản
Trang 12Nhận lại văn bản để phát hành, hoặc sửa chữa.
Phát hành
Kiểm tra, phát hiện sai sót, xử lý
Thống kê, báo cáo Cho số, đóng dấu, lưu
1.2 Mô tả chi tiết:
1.2.1 Tiếp nhận văn bản dự thảo, kiểm tra thể thức,tính pháp lý của văn bản, hồ sơ trình ký
Tất cả các văn bản trình lãnh đạo Bộ ký phải qua bộ phận “một cửa” (tạiVăn thư Bộ) để kiểm tra về mặt thủ tục, hồ sơ, kỹ thuật trình bày văn bản vàtrình lãnh đạo Văn phòng Bộ phận “một cửa” có tránh nhiệm tiếp nhận hồ sơtrình ký và trình lãnh đạo Văn phòng chậm nhất không quá 01 ngày làm việc đểlãnh đạo Văn phòng xem xét trình lãnh đạo Bộ
Bộ phận “một cửa” sẽ trả lại đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản sai thể thứckhông đủ thủ tục trình ký
- Nếu văn bản dự thảo được thể hiện đúng thể thức, hình thức, đầy đủ hồ
Nhận lại văn bản
Báo cáo lại LĐ VP nếu văn bản không được ký và thông báo cho đơn vị soạn thảo
Trang 13sơ kèm theo thì ký tắt vào trang cuối cùng, sau dấu chấm hết của văn bản và ghi
rõ ý kiến trình Thứ trưởng phụ trách ký ban hành, hay xin ý kiến để trình Bộtrưởng; chỉ định việc đưa văn bản vào mạng thông tin của Bộ và ký tên vào “Phiếu trình văn bản”
- Nếu là văn bản quy phạm pháp luật, trước khi trình ký, phải có ý kiếnthẩm định của Vụ Pháp chế thẩm định về thể thức và tính pháp lý của nộidung, ký tắt vào tất cả các trang của bản thảo và ký tên vào “Phiếu trình vănbản”
- Nếu chưa đủ điều kiện trình Lãnh đạo Bộ ký ban hành, thì sửa và ghi rõ
lý do để trả lại đơn vị soạn thảo sửa lại cho đúng quy định và trình ký lại
1.2.2 Rà soát về nội dung, thể thức
Văn bản sau khi được Lãnh đạo Văn phòng thống nhất ký trình Lãnh đạo
Bộ, văn bản được trình Lãnh đạo Bộ Chuyên viên giúp việc lãnh đạo Bộ cótrách nhiệm:
1.2.2.1 Kiểm tra, nếu phát hiện thấy văn bản còn có vấn đề về nội dung,
thể thức, chưa thể trình ký được, thì:
Trao đổi trực tiếp với đơn vị soan thảo để thống nhất việc sửa, hay khôngsửa nội dung; đồng thời báo cáo lại lãnh đạo Văn phòng, người đã ký trìnhLãnh đạo Bộ
Nếu thấy có vấn đề về thể thức văn bản thì phải báo cáo ngay với Lãnhđạo Văn phòng
Nếu những lỗi nhỏ (sai lỗi chính tả ) thì trao đổi lại với đơn vị, soạn thảocùng sửa và trình Lãnh đạo Bộ
1.2.2.2 Nếu văn bản đầy đủ thủ tục:
Chuyên viên giúp việc Lãnh đạo Bộ trình Lãnh đạo Bộ ký ngay trongngày
1.2.3 Ký văn bản.
- Dự thảo văn bản trình ký gồm 2 bản, trong đó: 01 bản (bản 1) có ghi ngàytháng và chữ ký của lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản và đơn vị đồng
Trang 14trình (nếu có) vào lề trái trang đầu, họ tên và chữ ký của công chức soạn thảo vàcủa trưởng phòng (đối với các Cục, Thanh tra, Văn phòng Bộ và những Vụ cócấp Phòng), trừ những văn bản do lãnh đạo đơn vị trực tiếp soạn thảo, ở phíadưới phần “Nơi nhận”; 01 bản để nhân bản (bản 2).
- Tuỳ theo nội dung văn bản và lĩnh vực được Bộ trưởng phân công, Thứtrưởng phụ trách ký ban hành, hoặc xin ý kiến Bộ trưởng trước khi ký, hoặctrình Bộ trưởng ký;
- Nếu Lãnh đạo Bộ đi vắng, thì chuyên viên giúp việc chờ Lãnh đạo Bộ về
ký, đồng thời thông báo cho đơn vị trình văn bản biết;
- Nếu văn bản cần ký, ban hành gấp thì chuyên viên giúp việc chịu tráchnhiệm liên hệ và gửi bản thảo (qua Fax) xin ý kiến Lãnh đạo Bộ về nội dung dựthảo Thứ trưởng phụ trách xem xét, ghi ý kiến và ký vào văn bản gửi lại choVăn Phòng Bộ (qua Fax) để chuyên viên báo cáo Chánh Văn phòng Bộ trình
Bộ trưởng, hoặc Thứ trưởng đang làm việc ở cơ quan ký ban hành Trường hợpliên hệ qua điện thoại, nếu Thứ trưởng phụ trách đồng ý trình ký, thì chuyênviên theo dõi lĩnh vực chuyên môn phải ký tắt vào các trang bản thảo trình ký.Thứ trưởng phụ trách chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và trước pháp luật vềnội dung văn bản mà mình đã có ý kiến, hoặc đã ký vào bản thảo
Nếu không liên hệ được với Thứ trưởng phụ trách, thì phải báo cáoChánh Văn phòng Bộ trình Bộ trưởng xem xét, quyết định
Khi Thứ trưởng phụ trách đi công tác về, chuyên viên giúp việc (VănPhòng Bộ ) có trách nhiệm báo cáo lại toàn bộ việc xử lý văn bản trên
- Trường hợp Thứ trưởng phụ trách, hoặc Bộ trưởng chưa ký, yêu cầu sửalại nội dung, thì phải ghi rõ ý kiến chỉ đạo về nội dung cần sửa vào “ Phiếu trìnhvăn bản” và trả lại đơn vị soạn thảo chỉnh, sửa và trình ký lại theo quy trình;
chuyên viên giúp việc Lãnh đạo Bộ phải báo cáo lại với Lãnh đạo Văn phòng, người đã ký trình và thông báo lại cho đơn vị soạn thảo lý do văn bản không được ký.
1.2.4 Nhận lại văn bản sau khi Lãnh đạo Bộ ký hoặc không ký:
Trang 15- Văn bản sau khi được Lãnh đạo Bộ ký, chuyên viên giúp việc Lãnh đạo
Bộ sẽ gửi lại bộ phận “một cửa”, bộ phận “một cửa” vào sổ theo dõi và gửi trả
đơn vị soạn thảo ngay trong ngày để chuyển cho Phòng Hành chính (Văn phòng
Bộ ) để làm thủ tục phát hành
- Trường hợp văn bản chưa được ký, đơn vị soạn thảo có trách nhiệm sửachữa lại theo ý kiến của lãnh đạo Bộ
1.2.5 Lấy số, ngày tháng, đóng dấu vào văn bản và lưu.
- Người đóng dấu phải có trách nhiệm xem lại "Phiếu trình văn bản" (nếucó), bản thảo, bản lưu, bản phát hành, nếu đủ các thủ tục (tuỳ theo loại văn bản)theo qui định thì cho số, ngày, tháng để nhân bản, đóng dấu, lưu Nếu khôngđúng và đủ thủ tục thì yêu cầu người lấy dấu làm lại theo đúng quy định
- Không đóng dấu vào lề văn bản (phần Lãnh đạo Bộ ghi ý kiến), trừtrường hợp do mẫu văn bản quy định sẵn vị trí đóng dấu
- Không đóng dấu những văn bản ký thừa lệnh (TL), thừa uỷ quyền(TUQ) Bộ trưởng nếu văn bản đó không được gửi Lãnh đạo Bộ phụ trách vàChánh văn phòng (kiểm tra ở mục nơi nhận của văn bản)
- Văn phòng Bộ (Phòng Hành chính) có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ gồm có:(1) Phiếu trình văn bản (nếu có), (2) Bản chính thức ký bút mực có đầy đủ chữ
ký tắt, (3) Bản thảo trình ký (có chữ ký của lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảovào lề, chữ ký tắt của chuyên viên trực tiếp dự thảo vào dòng cuối cùng cáctrang bản thảo), chữ ký duyệt của Lãnh đạo Bộ và thực hiện việc đưa văn bảnvào mạng máy tính của Bộ nếu được Lãnh đạo Văn phòng Bộ chỉ định trong
“Phiếu trình văn bản”
- Đơn vị chủ trì soạn thảo lưu: (1) Bản chính được phát hành, (2) Các tàiliệu, căn cứ pháp lý, ý kiến thẩm định, thẩm tra, góp ý của các đơn vị có liênquan
1.2.6 Phát hành văn bản.
- Văn bản do các Vụ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ chủ trì soạn thảo và cóđóng dấu Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thì Văn phòng Bộ có trách
