Sáng kiến Đội TNTP quản lý khen thưởng

Quản lý việc chọn và trao học bổng, khen thưởng học sinh tránh sự trùng lặp bằng tiện ich Excle Mycrosotf ofice. Đây là chương trình rất hữu ích cho các anh chị là giáo viên TPT đội cũng như cán bộ quản lý

1.6 Phạm vi và thời gian nghiên cứu

4

3

2 Nội dung 2.1 Những nội dung lý luận có liên quan trực tiếp đến vấn đề nghiên cứu

2.2 Thực trạng vấn đề nghiên cứu

5- 6

4

2.3 Mô tả, phân tích các giải pháp

a Giải pháp 1: Lập kế hoạch và tham mưu với BGH

b Giải pháp 2 :Thiết kế một số trang tính để cập nhật tất cả cácthông tin học sinh cho nhiều năm học

c Giải pháp 3: Tạo Menu để thiết lập liên kết

d Giải pháp 4: Sử dụng hàm VLOOKUP thiết lập tính năng dòtình cho từng nội dung trong toàn bộ chương trình quản lí

6- 19

Theo dõi và quản lí các đối tượng đội viên của liên đội bằng tiện ích của Microsoft Excel

Tác giả: Phan Văn Đoàn

1 Đặt vấn đề

1.1 Lý do chọn đề tài: lý luận, thực tiễn.

Liên đội trường THCS Hoài Đức là một đơn vị vững mạnh về mọi mặt Liên đội

đã được Hội đồng Đội huyện, Hội đồng Đội tỉnh Bình Định và Hội đồng Đội TrungƯơng nhiều năm bằng khen Với nhà trường, nhiều năm liền được công nhận là đơn vịTiên tiến xuất sắc của ngành giáo dục Thị xã Hoài Nhơn, được Thủ tướng trao tặngHuân chương lao động hạng Ba Đó là niềm vịnh dự lớn lao nhưng cũng là những cáiđích mà mỗi đội viên, học sinh của Liên đội phải luôn phấn đấu, rèn luyện để đạt được

Là một giáo viên – Tổng phụ trách Đội việc duy trì và đưa Liên đội ngày một vữngmạnh hơn là một nhiệm vụ hết sức quan trọng mà mình phải đảm trách Đó là việc tổchức các hoạt động Đội hiệu quả về mọi mặt sao cho đẩy mạnh được các phong tràohọc tập của đội viên Bên cạnh đó, công tác khuyến học, khuyến tài của Liên đội cũngcần được chú trọng và thường xuyên hơn

Với một giáo viên Tổng phụ trách hơn 20 năm công tác, có nhiều tâm huyết vớicác hoạt động Đội và các phong trào thiếu nhi nên tôi nhìn nhận được rằng: Việc quantâm giúp đỡ đến các đối tượng học sinh nghèo, học sinh có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn vượt khó vươn lên học tốt, học sinh chăm ngoan học giỏi và một số đối tượng học sinhcần có sự giáo dục riêng , sự chia sẻ tâm tư cá nhân riêng… là việc làm cần thiết nhấtgiúp nhà trường thực hiện thắng lợi nhiệm vụ năm học

Với địa bàn Phường Hoài Đức hiện nay, cùng với sự quan tâm của ngành và tầmảnh hưởng riêng của trường THCS Hoài Đức các em học sinh trường THCS Hoài Đứchằng năm có rất nhiều nguồn tài trợ từ dụng cụ học tập đến tiền mặt Mỗi năm tổng cácnguồn tài trợ của cá nhân, của doanh nghiệp tư nhân và nhà nước trị giá lên đến hơn200.000.000đ (Hai trăm triệu đồng) Số tiền trên được nhà trường trực tiếp hoặc giántiếp phân bố để hỗ trợ cho những em học sinh có hoàn cảnh khó khăn, học sinh cóthành tích suất sắc…và các khuyết khích các thành tích khác của cá nhân tập thể Tuy

phần tài trợ rất lớn nhưng với Liên đội THCS Hoài Đức thì số lượng học sinh nghèo,học sinh có hoàn cảnh vô cùng khó khăn không hề nhỏ Tổng số đội viên thuộc diện hộnghèo, cận nghèo của liên đội hằng năm bằng số lượng của ba lớp học, cùng với rấtnhiều học sinh không cha, không mẹ ở với ông bà thuộc hộ nghèo nhưng không đượchưởng chế độ Như vậy , việc chọn đối tượng để xét đề nghị cũng như cấp phát quà, họcbổng gặp rất nhiều khó khăn Khó khăn lớn nhất là các em thuộc đội tượng xét, cấp thìnhiều mà phần quà, xuất học bổng thì không đáp ứng đủ Song, suốt bốn năm học từ lớp

6 đếp lớp 9 đa số các em không cải thiện được hoàn cảnh và mỗi năm mỗi Giáo viên chủnhiệm nên sẽ đề xuất trùng lặp khó kiểm soát Hơn thế nữa là các phần quà của cácnguồn tài trợ không đồng thời và không đồng giá nên nhà trường rất khó quản lí và cấpphát cho phù hợp đối tượng Đây cũng chính là sự khó khăn lớn không chỉ ở liên độitrường THCS Hoài Đức mà là của tất cả các liên đội trên địa bàn thị xã Hoài Nhơn.Trước thực trạng và khó khăn nêu trên, tôi giải vấn đề bằng cách: Ứng dụng một số tiệních của Excel - Microsoft office để quản lí toàn bộ việc chọn, đề xuất học sinh- đội viên

để xét và cấp phát học bổng cũng như hỗ trợ các khoản khác trong học tập từ các nguồntài trợ Bên cạnh đó tích hợp một số chức năng khác để quản lý toàn diệc các đối tượngđội viên của Liên đội Đó cũng chính là lí do để tôi chọn đề tài sáng kiến với tên gọi:

Theo dõi và quản lí các đối tượng đội viên của liên đội bằng tiện ích của Microsoft

Excel

Thật vậy, dựa vào những tiện ích của Excel - Microsoft office , bằng hệ thống

các công thức, các hàm như: Hàm SUM, hàm IF, hàm, COUNTIF, hàm RANK,

… liên kết với nhau để kiểm tra và nhận dạng được các đối tượng đề nghị xét học bổngcũng như tất cả các đối tượng liên quan khi cần Đây cũng chính là đề tài mà bản thântôi đã nghiên cứu và triển khai hiệu quả ở Liên đội THCS Hoài Đức nhiều năm liền

1.2 Xác định mục đích nghiên cứu

Ứng dụng một số tiện ích của Excel - Microsoft office để quản lý toàn bộ độiviên khi đề nghị cấp, xét cấp quà khuyến học, học bổng… Từ việc thừa kế tính năngcủa phần mềm Excel - Microsoft office bằng hệ thống các công thức, các hàm như:Hàm SUM, hàm IF, hàm COUNTIF, hàm RANK, hàm VLOOKUP, … để chương

trình dễ dàng nhận ra tên, tuổi của học sinh cần xét Từ kết quả trên chúng ta có thể lựachọn trao quà, học bổng, phần thưởng … đúng đối tượng

1.3 Đối tượng nghiên cứu

Liên đội trường THCS Hoài Đức

1.4 Đối tượng khảo sát, thực nghiệm

1.5 Phương pháp nghiên cứu

-Ứng dụng phần mềm Excel - microsoft office để thiết kế chương trình

“Theo dõi và quản lí các đối tượng đội viên của liên đội bằng tiện ích của Microsoft Excel”

1.6 Phạm vi và thời gian nghiên cứu

Năm học: 202019-2020 và chính thức thực hiện năm học : 2020-2021

chọn học sinh khen thưởng, trao học bổng hoặc những vấn đề khác có liên quan.

Từ phần mềm Excel - Microsoft office, tạo một File Excel với nhiều Sheet thànhphần , mỗi Sheet mang một nội dung và mục đích riêng, cụ thể Sau khi thiết kế xong

chúng ta tạo liên kết với nhau cho ra những kết quả tìm kiếm nhanh nhất.Từ việc làmnày, chúng ta sẽ đề cao và kích thích sự phấn đấu vươn lên giành kết quả cao tronghoạt động cũng như trong học tập của mỗi cá nhân và tập thể

b Cơ sở chính trị:

1 Quán triệt Nghị quyết số 29-NQ/TW Hội nghị Trung ương 8 khóa XI về đổimới căn bản, toàn diện giáo dục và đào tạo và Nghị quyết số 44/NQ-CP ban hànhChương trình hành động của Chính phủ thực hiện Nghị quyết số 29/NQ-TƯ ngày 04tháng 11 năm 2013 Hội nghị lần thứ tám Ban Chấp hành Trung ương khóa XI

- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong dạy và học

- Phát huy vai trò của công nghệ thông tin và các thành tựu khoa học - công nghệhiện đại trong quản lý nhà nước về giáo dục, đào tạo

- Từng bước hiện đại hóa cơ sở vật chất kỹ thuật, đặc biệt là công nghệ thông tin

c - Cơ sở pháp lý:

Căn cứ Chương trình công tác Đội và phong trào thiếu nhi năm học 2020 – 2021của Thị đoàn Hoài Nhơn theo công văn số 01-CTr/HĐĐ, ngày 30/8/2020; về việc triểnkhai các hoạt động của liên đội nhằm tạo thành thích chào mừng các ngày lễ lớn trongnăm…

2.2 Thực trạng vấn đề nghiên cứu

Liên đội trường THCS Hoài Đức hằng năm có rất nhiều nguồn tài trợ từ dụng cụhọc tập đến tiền mặt Mỗi năm tổng các nguồn tài trợ của cá nhân, của doanh nghiệp tưnhân và nhà nước trị giá lên đến hơn 200.000.000đ (Hai trăm triệu đồng) Số tiền trênđược nhà trường trực tiếp hoặc gián tiếp phân bố để hỗ trợ cho những em học sinh cóhoàn cảnh khó khăn, học sinh có thành tích suất sắc…và các khuyết khích các thành tíchkhác của cá nhân tập thể Tuy phần tài trợ rất lớn nhưng với Liên đội THCS Hoài Đứcthì số lượng học sinh nghèo, học sinh có hoàn cảnh vô cùng khó khăn không hề nhỏ.Tổng số đội viên thuộc diện hộ nghèo, cận nghèo của liên đội hằng năm bằng số lượngcủa ba lớp học, cùng với rất nhiều học sinh không cha, không mẹ ở với ông bà thuộc hộnghèo nhưng không được hưởng chế độ Như vậy , việc chọn đối tượng để xét đề nghịcũng như cấp phát quà, học bổng gặp rất nhiều khó khăn Khó khăn lớn nhất là các emthuộc đội tượng xét, cấp thì nhiều mà phần quà, xuất học bổng thì không đáp ứng đủ.Song, suốt bốn năm học từ lớp 6 đếp lớp 9 đa số các em không cải thiện được hoàn cảnh

và mỗi năm mỗi Giáo viên chủ nhiệm nên sẽ đề xuất trùng lặp khó kiểm soát Hơn thếnữa là các phần quà các nguồn tài trợ không đồng thời và không đồng giá trị nên nhàtrường rất khó quản lí và cấp phát cho phù hợp đối tượng

.2.3 Mô tả, phân tích các giải pháp

Dựa vào những tính năng của phần mềm Excel - Microsoft office để thiết kế mộtchương trình gồm Sheet - trang tính Mỗi Sheet là một nội dung mang những côngthức- hàm cụ thể phù hợp yêu cầu riêng các hàm được sử dụng chủ yếu trong chươngtrình này là: Hàm SUM, Hàm SUMIF, hàm IF, hàm, COUNTIF, hàm RANK , hàm

VLOOKUP

*Các biện pháp tiến hành

- Thiết lập một chương trình theo dõi quản lí các đối tượng đội viên- học sinh

của Liên đội từ Excel - Microsoft 2010

- Thiết kế và triển khai trong Liên đội, cho 24 giáo viên chủ một số bảng biểubằng trang tính Excel - Microsoft

- Lập một địa chỉ Gmail chung cho giáo viên chủ nhiệm

- Hướng dẫn giáo viên chủ nhiệm tương tác trên trang Google Sheet để họ cậpnhật thông tin trực tiếp

a Giải pháp 1: Lập kế hoạch và tham mưu với BGH.

- Bước 1: Lập kế hoạch ngay từ đầu năm học để trình lên ban giám hiệu nhà

trường về các họat động chính của liên đội

- Bước 2: Tham mưu với ban giám hiệu để thiết kế và qui định các tiêu chí, điều

kiện và các đối tượng cần quản lí cũng như hệ thống bảng biểu thông tin của các đốitượng học sinh như: Học sinh nghèo, học sinh có hoàn cảnh khó khăn… và kể cả họcsinh cá biệt

*Ví dụ: Trang thông tin học sinh nghèo, khó khăn…

Trang tính này được giáo viên chủ nhiệm cập nhật online trên Gmail bằng tiện íchGoogle trang tính Thông tin học sinh được cập nhật gồm: Họ và tên, lớp, học lực, nămsinh, tên cha hoặc mị hoặc người đỡ đầu, số điện thoại liên lạc

Tương tự, một số nội dung khác cũng được giáo viên chủ nhiệm cập nhật kịp thời

và trực tiếp trên Gmail

*Học sinh đề nghị cấp- trao xe đạp

* Học sinh đề nghị xét trao góc học tập từ chương trình “Lì xì heo đất”

- Bước 3: Thiết kế các trang chủ để quản lí và theo dõi từng nội dung riêng biệt

như: Trang quản lí và theo dõi học sinh nghèo, cận nghèo, học sinh có hoàn cảnh khókhăn… để chọ và xét cấp- trao quà hoặc Học bổng của nhà trường cũng như các tổ chứckhác tránh sự trùng lặp; trang quản lý học sinh thuộc diện Học bổng Seeds; trang quản

lý học sinh được trao tặng xe đạp; trang quản lí học sinh được trao tặng góc học tập;trang quản lí học sinh khá, giỏi…

* Trang quản lí và theo dõi học sinh nghèo, cận nghèo, học sinh có hoàn cảnhkhó khăn để chọn và xét đề nghị trao học bổng

*Trang quản lý học sinh thuộc diện Học bổng Seeds

- Trang tính này mục đích in và báo cáo danh sách học sinh thang gia học bổngSeeds hằng năm

*Trang quản lý học sinh được trao tặng xe đạp.

*Trang quản lí học sinh được trao tặng góc học tập

*Trang theo dõi và quản lý học sinh giỏi các môn văn hóa và các cuộc thi kháccấp Thị xã

*Trang theo dõi và quản lý học sinh giỏi các môn văn hóa và các cuộc thi kháccấp Tỉnh

- Bước 4: Thiết kế một trang tổng hợp để là giao diện và chọn nội dung theo dõi

khi cần Trang tính này được liên kết đến tất cả các trang tính chứa đựng dữ liệu, thôngtin học sinh cần tìm

b Giải pháp 2 :

*Thiết kế một số trang tính để cập nhật tất cả các thông tin học sinh cho nhiều năm học.

- Bước 1 : Thiết kế một trang tính để cập nhật thông tin học sinh nghèo việc sao

chép dữ liệu từ trang tính trên google sheet được giáo viên cập nhật trực tiếp trên

Google

Trên trang tính này, tất cả các thông tin về học sinh được giáo viên cập nhật từ cởđiều tra đầu năm do nhà trường triển khai và thực hiện.

- Bước 2: Thiết kế một trang tính để cập danh sách và thông tin học sinh được xét

trao xe đạp hằng năm từ các nguồn tài trợ

- Bước 3: Thiết kế một trang tính để cập danh sách và thông tin học sinh được xét

trao góc học tập hằng năm từ phong trào “Lì xì heo đất”

- Bước 4: Tương tự, các dữ liệu khác cũng được cập nhật đầy đủ trong chương

trình Đồng thời mỗi trang trang mang một nội dung riêng biệt và được mặc định “Giátrị dò tìm” riêng

c Giải pháp 3: Tạo Menu để thiết lập liên kết.

đến các trang chủ có nội dung liên quan bằng liên kết Hyperlink Ví dụ:

* Liên Kết Menu “HỌC SINH NGHÈO” đến trang quản lí học sinh nghèo.Cụ thểcác bước là:

Click phải

chuột vào

Menu sau đó

chọn mục

Tiếp theo đó chọn mục “HS Nghèo” , chọn OK Sau khi liên kết thành công, từtrang “TỔNG HỢP” muốn mở trang quản lí học sinh nghèo chỉ cần Click vào Menu

Hyperlink sẽ dẫn ta đến tranh “HS Nghèo” như hình minh họa sau:

-Các Text box- Menu khác cũng được thực hiện tương tự

- Các trang dữ liệu, để thuận tiện cho việc muốn quay lại trang quản lí chung tacũng cần đặt biểu tượng và tiến hành liên kết Hyperlink

- Bước 2: Đặt điều kiện dò tìm cho từng nội dung.

HỌC SINH NGHÈO

Lập trang tính, đặt điều kiện để dò tìm dữ liệu khi thiết lập công thức Mỗi nộidung được đặt điều kiện dò tìm riêng Cụ thể, với nội dung “Học sinh Nghèo” phải thỏamãn điều kiện nhận kết quả từ “ ='HS Nghèo'!F10&B5”; với nội dung “Học bổngseeds” phải thỏa mãn điều kiện nhận két quả từ “ ='Học bổng Seed'!$A$5&$D$4&E4”;với nội dung “Nhận xe đạp” phải thỏa mãn điều kiện nhận kết quả từ “='Nhận xe đạp'!

$A$5&'Nhận xe đạp'!$B$6&Sheet3!I4”; với nội dung “HS Giỏi cấp Tỉnh ” phải thỏamãn điều kiện nhận kết quả từ ='Nhận xe đạp'!$A$5&'Nhận xe đạp'!$B$6&Sheet3!I4”

… Các nội dụng khác thiết lập tườn tự

- Bước 3: Thiết lập điều kiện ở các vùng dò tìm

Trên các trang tính chứa thông tin cần dò tìm chúng ta cần thiết lập các điều kiện

có kết quả khớp với kết quả ở trang điều kiện Cụ thể là: Ở trang thông tin học sinhnghèo, điều kiện tại ô đầu tiên của hàng cần dò thông tin phải nhận kết quả từ

“=C7&P7” khớp với “ ='HS Nghèo'!F10&B5” của nội dung “Học sinh Nghèo” trêntrang điều kiện;Ở trang thông tin seeds , điều kiện tại ô đầu tiên của hàng cần dò thôngtin phải nhận kết quả từ “='Học bổng Seed'!$A$5&SEEDS!E5&B5” khớp với “ ='Họcbổng Seed'!$A$5&$D$4&E4” của nội dung “Học bổng Seeds” trên trang điều kiện; Ởtrang thông tin học sinh nhận xe đạp , điều kiện tại ô đầu tiên của hàng cần dò thông tinphải nhận kết quả từ “='Nhận xe đạp'!$A$5&'XE ĐẠP'!J6&B6” khớp với “='Nhận xeđạp'!$A$5&'Nhận xe đạp'!$B$6&Sheet3!I4” của nội dung HS nhận xe đạp trên trangđiều kiện …

d Giải pháp 4: Sử dụng hàm VLOOKUP thiết lập tính năng dò tình cho từng nội dung trong toàn bộ chương trình quản lí

Bước 1: Đặt công thức trang chủ “HS Nghèo” – trang quản lý thông tin học sinh

nghèo

-Tại trang tính này, mục “Họ, tên học sinh” – ô B6 công thức được thiết lập là:

=IF($A6="";"";IF($F$10=$D$16;VLOOKUP(Sheet3!$A5;Sheet1!

$A$6:O2115;3;0);"") Các nội dung trên hàng ngang còn lại cũng được copy tương tự vàchỉ đổi vị trí ô hiển thị nội dung tương ứng vói trang dữ liệu (Sheet1)- trang thông tin học sinh nghèo Cụ thể là : Ở ô C6 – “Lớp ban đầu” , công thức là

Với kết quả từ công thức này, các thông tin học sinh nếu được cập nhật ở các

trang tính dữ liệu hàng năm sẽ hiển thị đầy đủ trên bảng theo dõi khi chúng ta nhập nămhọc và tên học sinh vào mục “ Năm học” và mục “Học sinh được đề nghị” – tức là ô

E10 và ô F10 Nếu nhập tên học sinh được đề nghị và dò tìm theo năm học mà không có

thông tin hiển thị thì học sinh đó chưa được xét trao quà hay học bổng lần nào

-Bước 2: Đặt công thức trang chủ quản lý học sinh thuộc chương trình học bổng

Seeds và các trang chủ của nội dung khác