(Tiểu luận) trình bày hiểu biết về sử dụng ngôn ngữtrong văn bản hành chính công vụ

Tính chính xác, mạch lạcVăn bản hành chính là văn bản chứa đựng những thông tin hếtsức quan trọng, liên quan tới sự tồn, vong, thành, bại của Nhà nước,của một cơ quan, tổ chức...Do đó, v

BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

CƠ SỞ TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

-o0o -BÁO CÁO TIỂU LUẬN

Giảng viên hướng dẫn:

Sinh viên thực hiện:

Lớp:

Môn: Kĩ năng tạo lập văn bản

TP Hồ Chí Minh, ngày 30, tháng 05, năm 2023

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông đã đưa môn học Kĩ năng tạo lập văn bản vào trương trình giảng dạy Đặc biệt, em xin gửi lời cảm

ơn sâu sắc đến giảng viên bộ môn - thầy Trần Thanh Trà đã dạy dỗ, truyền đạt những kiến thức quý báu cho em trong suốt thời gian học tập vừa qua Trong thời gian tham gia lớp học Kỹ năng giao tiếp của thầy, em đã có thêm cho mình nhiều kiến thức bổ ích, tinh thần học tập hiệu quả, nghiêm túc Đây chắc chắn sẽ là những kiến thức quý báu, là hành trang để em có thể vững bước sau này Bộ môn này là môn học thú vị, vô cùng bổ ích và có tính thực tế cao Đảm bảo cung cấp đủ kiến thức, gắn liền với nhu cầu thực tiễn của sinh viên Tuy nhiên, do vốn kiến thức còn nhiều hạn chế và khả năng tiếp thu thực tế còn nhiều bỡ ngỡ Mặc dù em đã cố gắng hết sức nhưng chắc chắn bài tiểu luận khó có thể tránh khỏi những thiếu sót và nhiều chỗ còn chưa chính xác, kính mong thầy xem xét và góp ý để bài tiểu luận của em được hoàn thiện hơn

1

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

-1 CÂU 1: TRÌNH BÀY HIỂU BIẾT VỀ SỬ DỤNG NGÔN NGỮ TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CÔNG VỤ -3

1.1 Tính chính xác, mạch lạc -3

1.2 Tính nghiêm túc, trang trọng, lịch sự -4

1.3 Tính khách quan -6

1.4 Tính phổ thông, đại chúng -7

CÂU 2: TRÌNH BÀY NHỮNG HIỂU BIẾT VỀ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN CHO VÍ DỤ MINH HỌA - 8

2.1 Giai đoạn định hướng (chuẩn bị) - 9

2.2 Giai đoạn soạn đề cương

-10 2.3 Giai đoạn viết văn bản

-12 2.4 Giai đoạn kiểm tra, hoàn thiện văn bản

-13 CÂU 3: SOẠN THẢO MỘT TỜ TRÌNH GỬI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 2 XIN TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG GIÃ NGOẠI TẠI ĐỊA ĐIỂM B CỦA SINH VIÊN LỚP CN01 - 13

2

Câu 1 (3 điểm): Anh (Chị) hiểu thế nào về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản hành chính công vụ?

Ngôn ngữ trong văn bản hành chính công vụ là ngôn ngữ của tiếng Việt văn hóa hiện đại, dùng trong lĩnh vực pháp luật và hoạt động quản lý nhà nước; nhằm ghi nhận và truyền đạt các thông tin pháp lí, thông tin quản lý từ Nhà nước đến nhân dân, từ nhân dân đến Nhà nước; từ cơ quan này đến cơ quan khác; từ nước này đến nước khác

Văn bản hành chính là sản phẩm của sử dụng ngôn ngữ hành chính– công vụ Chính vì vậy việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản hành chính công vụ cần phải đáp ứng những tính chất đặc trưng bao gồm:

1.1 Tính chính xác, mạch lạc

Văn bản hành chính là văn bản chứa đựng những thông tin hết sức quan trọng, liên quan tới sự tồn, vong, thành, bại của Nhà nước, của một cơ quan, tổ chức Do đó, việc diễn đạt thông tin phải chuẩn xác, mạch lạc là yêu cầu số một

Ngôn ngữ trong văn bản hành chính phải phản ánh đúng nội dung cần truyền đạt, phản ánh tường tận, sáng tỏ các vấn đề, không để người đọc, người nghe không hiểu hoặc hiểu nhầm, hiểu sai ý Giữa các ý, các phần trong văn bản phải có sự gắn kết, tiếp nối theo một trật

tự hợp lí, lôgic

Cụ thể là:

Đặc trưng này được biểu hiện ở cả thể thức và ngôn ngữ của văn bản

- Về mặt thể thức: Văn bản được soạn thảo theo thể thức quy định của Nhà nước So với các phong cách ngôn ngữ khác, văn bản hành chính

- công vụ có tính quy ước rất cao Thời kỳ Nhà nước phong kiến độc lập (938 -1858) văn bản hành chính Việt Nam được xây dựng theo khuôn mẫu văn bản hành chính của người Hán Tiêu biểu nhất là bộ Luật Hồng Đức (Lê Triều hình luật) với 721 điều, chia thành 6 quyển

16 chương

Thời kỳ thuộc Pháp văn bản hành chính kiểu Hán tự dần được thay thế theo lối Pháp kể cả chữ viết và cách hành văn

Hiện nay, mỗi văn bản hành chính phải có 9 hoặc 10 thành phần được đặt ở những vị trí quy định Từng thể loại văn bản có mẫu trình bày riêng, đánh dấu từ thời kỳ từ Cách mạng Tháng Tám đến

- Về ngôn ngữ: Tính khuôn mẫu của văn bản hành chính thể hiện ở việc thường dùng lặp đi lặp lại những câu, những từ, những cấu trúc

có sẵn mà không bị coi là lỗi lặp từ, lặp câu

3

Thí dụ:

-Căn cứ Quyết định số / QĐ-XYZ ngày của về việc ; -Theo đề nghị của.

-Các có tên trên căn cứ Quyết định thi hành.

Tính khuôn mẫu đảm bảo cho sự thống nhất, kỉ cương, chuẩn mực của văn bản; giúp cho việc tăng năng suất và chất lượng soạn thảo văn bản, tránh được những sai sót trong quá trình soạn thảo văn bản; giúp thuận lợi cho việc lập hồ sơ, sắp xếp tài liệu trong công tác văn thư, lưu trữ Tính khuôn mẫu cũng giúp cho người thực hiện văn bản

dễ tiếp nhận nội dung thông tin, biết chỗ nào là quan trọng cần chú ý, chỗ nào có thể lướt qua Và ở một mức độ, tính khuôn mẫu cũng đem lại sự cân đối, thẩm mĩ cho văn bản

Một văn bản hành chính công vụ được soạn thảo đúng thể thức

là một trong những yếu tố quyết định hiệu lực pháp lí của văn bản

1.2 Tính nghiêm túc, trang trọng, lịch sự

Văn bản là phương tiện giao tiếp, là phát ngôn chính thức của các cơ quan nhằm ban hành mệnh lệnh hoặc giải quyết công việc Ngôn ngữ trong văn bản hành chính phải hết sức nghiêm túc, đó là ngôn ngữ của lí trí Và tính nghiêm túc được coi như một dấu hiệu đặc biệt của văn bản hành chính

Đối với văn bản thuộc các phong cách khác như văn bản nghệ thuật, văn bản chính luận, văn bản báo chí thì hình thức, kết cấu của văn bản hoàn toàn phụ thuộc vào ý tưởng riêng của tác giả Với văn bản hành chính, điều này không được phép Văn bản phải được soạn thảo theo một khuôn mẫu nhất định do Nhà nước quy định Mỗi văn bản phải có đầy đủ 9 hoặc 10 thành phần (quốc hiệu, tác giả, số kí hiệu, địa danh, tên loại, ) được đặt ở những vị trí nhất định Mỗi thể loại văn bản cụ thể lại có mẫu riêng cho việc soạn thảo

Thể thức của một văn bản khẳng định tính nghiêm túc của văn bản Sự tùy tiện thay đổi hình thức của văn bản là điều không thể cho phép, nó làm mất đi tính nghiêm túc, và mất tính hiệu lực của văn bản (nói cách khác, một văn bản không được soạn thảo đúng thể thức sẽ không có giá trị về mặt pháp lí)

Về phương diện sử dụng ngôn ngữ, tính nghiêm túc vốn là thuộc tính của ngôn ngữ sách vở, đi ngược lại với tính cảm xúc, tính bình giá chủ quan vốn là những thuộc tính của ngôn ngữ hàng ngày Lời nói trong văn bản hành chính - công vụ là lời nói được coi là nghiêm

4

túc bậc nhất và cũng do đó mang tính chất đơn điệu, lạnh lùng Ngôn ngữ hành chính - công vụ dùng truyền đạt các tư tưởng mang tính hành chính và mang tính luật pháp Nó không phải là sự trao đổi cá nhân Để đảm bảo tính nghiêm túc, cần lưuý:

- Tuyệt đối không dùng tiếng lóng, từ tục tĩu

- Tránh lối diễn đạt dông dài, bỡn cợt hoặc đưa những ý kiến bình giá

dễ dãi, chủ quan đối với nội dung thông tin của văn bản

-Xưng hô đúng tôn ti, trật tự hành chính

-Thông tin trong văn bản phải được phản ánh đúng hiện thực khách quan, không hư cấu

- Tất cả các bên tham gia giao tiếp đều phải tôn trọng văn bản như là với tư cách, một công cụ của luật pháp

Tính nghiêm túc của văn bản gắn liền với chuẩn mực, vị thế, tôn

ti mang tính hệ thống của các cơ quan Nhà nước

Là phương tiện giao tiếp chính giữa các cơ quan, tổ chức nên trang trọng, lịch sự lễ độ cũng là yêu cầu cần thiết đối với văn bản hành chính - công vụ Tính lịch sự trong văn bản phản ánh trình độ văn hóa trong giao tiếp của các Nhà nước và của các cơ quan, tổ chức

- Trước hết, hình thức văn bản phải đảm bảo tính thẩm mĩ Nghĩa là được trình bày đúng thể thức; cân đối, sáng sủa

-Cách xưng hô phải đúng thứ bậc hành chính Việc đưa ra các yêu cầu,

đề nghị, mệnh lệnh phải phân định rõ dạng cầu hoặc dạng khiến Việc

đề đạt các yêu cầu hay nguyện vọng cần phải được diễn đạt theo lối cầu thị, cầu tiến

- Trình bày thông tin phải rõ ràng, dễ hiểu, không đánh đố người đọc

Và đặc biệt là diễn đạt phải trong sáng để không bị suy diễn theo những nghĩa thô tục

- Dùng ngôn ngữ gọt rũa, văn hoá Ưu tiên sử dụng từ Hán Việt vì lớp

từ này mang sắc thái biểu cảm trang trọng, nghiêm túc, lịch sự Không dùng từ thô tục, khiếm nhã vì chúng dễ gây nên phản ứng xấu ở người đọc

-Thường sử dụng cách diễn đạt có tính chất nghi thức, thể hiện phép lịch sự xã giao

Thí dụ:

+ Trân trọng kính mời + Kính đề nghị

+ Xin trân trọng thông báo

+ Rất mong được xem xét và giải quyết.

- Khi ban hành mệnh lệnh cho cấp dưới thi hành hoặc trong các quyết định khiển trách đối với người phạm lỗi, cần thể hiện thái độ đúng

5

Discover more

from:

Document continues below

Kĩ năng tạo lập

văn bản

Học viện Công ng…

41 documents

Go to course

Bài tập cuối kỳ -áldfjlsd

Kĩ năng tạo

lập văn bản None

8

Bài chữa lỗi sai

Kĩ năng tạo

lập văn bản None

2

Số, kí hiệu của văn bản - Tệp gồm định…

Kĩ năng tạo

lập văn bản None

1

kỹ năng tạo lập văn bản

Kĩ năng tạo

lập văn bản None

14

Kntlvbtv - kntlvb

Kĩ năng tạo

lập văn bản None

16

mực với đối tượng, không tỏ thái độ hách dịch, trịch thượng hoặc dọa nạt, khinh bỉ Đối với văn bản của cấp dư ới gửi cấp trên, tránh lối diễn đạt thể hiện sự khúm núm, sợ hãi hay nịnh bợ; song cũng

không xưng hô, trình bày một cách xách mé, hạ thấp cấp trên Đặc biệt với các văn bản phải đưa ra lời từ chối nên lưu ý cách diễn đạt để tránh có tác động xấu đến tâm lí người đọc Thí dụ:

Nên viết: Cơ quan X rất tiếc phải thông báo đến bạn việc không thể xét duyệt hồ sơ ứng tuyển làm việc trong cơ quan Chúc bạn sớm tìm được công việc khác phù hợp.

Không nên viết: Cơ quan X xác nhận không xét duyệt hồ sơ xin việc của bạn.

- Lời văn trang trọng sẽ thể hiện sự tôn trọng đối với các chủ thể thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể ban hành văn bản

1.3 Tính khách quan

Văn bản hành chính phải trình bày thông tin một cách khách quan, không thiên vị vì nó là tiếng nói quyền lực của Nhà nước chứ không phải là tiếng nói của cá nhân, dù rằng văn bản có thể được giao cho một cá nhân hay một nhóm cá nhân soạn thảo

Là người phát ngôn thay cho công quyền, người soạn thảo văn bản không được tự ý đưa những quan điểm riêng của mình vào văn bản, mà phải nhân danh cơ quan trình bàyđúng ý chí của Nhà nước, ý tưởng của tập thể hay của của lãnh đạo Do đó, ngôn ngữ phải khách quan Tính khách quan của văn bản hành chính gắn liền với tính chính xác của văn bản

Tính khách quan được biểu hiện cụ thể như sau:

- Thông tin trình bày trong văn bản phải đúng với hiện thực khách quan, không bị hư cấu Nghĩa là việc tô hồng hay bôi đen, bóp méo thông tin đều đi ngược với yêu cầu khách quan của văn bản

- Ngôn ngữ phải khách quan, không dùng từ biểu cảm, ít dùng đại từ nhân xưng ngôi thứ nhất số ít, không dùng các danh từ chỉ mối quan

hệ thân thuộc để xưng hô giữa các cơ quan hay các cá nhân trong quá trình giải quyết việc công Dùng từ chỉ chức vụ, chức danh hoặc dùng tên cơ quan để xưng hô trong văn bản

Thí dụ: Hay dùng các cụm từ chỉ các đối tượng chung như: “sở Kế hoạch và Đầu tư đề nghị ”, “Bộ Giáo dục và Đào tạo yêu cầu

- Thể hiện ý chí Nhà nước ở mức tối đa, giảm yếu tố cá nhân ở mức tối thiểu - Không dùng từ địa phương hay các từ mang phong cách cá nhân

6

8 SKD1103 11 TRÌ Nhmaianh…

Kĩ năng tạo lập văn bản None

9

- Không dùng các câu, từ mang sắc thái biểu cảm; tuyệt đối không sử dụng các biện pháp tu từ, những hìnhảnh bóng bẫy, cầu kì Ngôn ngữ hành chính là ngôn ngữ

của lí trí, và nói chung đơn điệu, lạnh lùng Tính đơn điệu lạnh lùng này làm cho tính khách quan càng được biểu hiện rõ nét

1.4 Tính phổ thông, đại chúng

Đối tượng tiếp nhận của văn bản quản lí nhà nước, đặc biệt của nhóm văn bản quy phạm pháp luật, là nhiều tầng lớp nhân dân trong

cả nước Vì vậy, ngôn ngữ biểu đạt phải mang tính phổ thông, đại chúng, dễ hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu đối với quần chúng nhân dân Tất nhiên, tính phổ thông, đại chúng không hề mâu thuẫn với tính khuôn mẫu, chuẩn mực Cần lưuý tránh hiện tượng sử dụng ngôn ngữ suồng

sã, thông tục với quan điểm cho rằng như thế mới đạt yêu cầu đại chúng Không dùng khẩu ngữ, tiếng lóng, tiếng địa phương, các từ nước ngoài chưa được Việt hoá ở phạm vi toàn quốc Cần viết cho phù hợp với trình độ người tiếp nhận Không nên viết ở tầm quá thấp cho người có trình độ cao sẽ làm giảm giá trị văn bản, làm mất thiện cảm của người tiếp nhận Cũng không nên viết ở tầm quá cao cho người có trình độ thấp bởi người đọc sẽ khó tiếp nhận văn bản một cách thấu đáo, chính xác

Trên đây là một số đặc điểm cơ bản, đồng thời cũng là những tiêu chí của việc lựa chọn và sử dụng ngôn ngữ của phong cách ngôn ngữ hành chính, ngoài ra còn một số đặc điểm khác nữa như tích ngắn gọn, súc tích, tính có hiệu lực cao Nhưng nói chung, thực hiện tốt những đặc điểm trên đây là đạt được yêu cầu cần thiết của ngôn ngữ văn bản quản lí nhà nước

Câu 2 (3 điểm): Trình bày những hiểu biết của anh (chị) về Quy trình soạn thảo văn bản Cho ví dụ minh họa.

Quy trình soạn thảo văn bản:

- Nhìn chung, quá trình tạo lập văn bản bao gồm bốn giai đoạn tiếp nối nhau: định hướng, lập chương trình biểu đạt (lập đề cương), tạo văn bản và kiểm tra, sửa chữa văn bản (bản thảo) Quy trình này được tiến hành khi người viết tự chọn đề tài để viết hay được yêu cầu với đề văn cho sẵn như trong nhà trường

7

- Ðịnh hướng (tương tự giai đoạn chuẩn bị như các tài liệu, giáo trình

về soạn thảo văn bản thường gọi) là giai đoạn người viết xem xét, phân tích đề tài/đề văn, trên cơ sở đó xác định chủ đề của bài viết, loại văn bản và hướng sưu tập tư liệu cũng như phạm vi giới hạn của tư liệu sẽ sử dụng

- Lập đề cương (còn gọi là lập dàn ý, lập bố cục, lập dàn bài) là sự sắp xếp các ý theo sự thống nhất của từng tiểu chủ đề, phản ánh cơ sở lôgic của hiện thực và thể hiện được cách trình bày, cách lập luận riêng của tác giả về nội dung và vấn đề được đề cập tới Lập đề cương giúp cho người soạn thảo văn bản:

+ Có cái nhìn bao quát chung cho toàn bộ những nội dung triển khai trong suốt văn bản

+ Có thể nhận ra đâu là ý chính cần nhấn mạnh, đâu là ý phụ có thể

bỏ qua hoặc lướt qua để làm nổi rõ đề tài cũng như chủ đề của văn bản

+ Chủ động trong việc tính toán dung lượng chung của văn bản cũng như dung lượng riêng của từng phần, từng ý

- Tạo văn bản (giai đoạn viết thành văn bản) là giai đoạn người viết vận dụng kiến thức về từ, câu, đoạn, văn bản để lần lượt hiện thực hoá

đề cương thành văn bản dưới dạng bản thảo

- Kiểm tra sửa chữa bản thảo (giai đoạn xét duyệt và ký văn bản, phát hành văn bản) là giai đoạn người viết đọc lại bản thảo, phát hiện lỗi sai và sửa chữa để bài viết hoàn chỉnh hơn

2.1 Giai đoạn định hướng (chuẩn bị)

Định hướng xây dựng văn bản

Việc định hướng thường được tập trung vào việc trả lời sáng rõ cho một số câu hỏi sau đây:

- Nói, (viết) nhằm đạt kết quả gì? (mục đích giao tiếp?)

8

- Nói (viết) về những vấn đề gì? (nội dung giao tiếp?)

- Nói (viết) với đối tượng nào? (nhân vật giao tiếp?) Nói (viết) như thế nào? (cách thức giao tiếp?)

Định hướng mục đích giao tiếp

Mục đích của một văn bản có thể chia nhỏ ra thành:

- Mục đích tác động về nhận thức

- Mục đích tác động về tình cảm

- Mục đích tác động về hành động

Hiệu quả của việc giao tiếp được đánh dấu bằng những mục đích giao tiếp đã đạt được đến chừng mực nào

Định hướng nội dung giao tiếp

Định hướng nội dung là việc xác định mảng hiện thực sẽ được đề cập tới trong văn bản

Định hướng nhân vật giao tiếp

Người viết, người nói và người đọc, người nghe – những nhân vật tham gia quá trình giao tiếp – được chúng ta gọi chung là những nhân vật giao tiếp.Nhân vật giao tiếp là một trong những nhân tố cần phải được định hướng rất rõ ràng trước khi trình bày văn bản

Định hướng cách thức giao tiếp

Việc lựa chọn cách thức giao tiếp phù hợp là một yếu tố quan trọng tạo nên hiệu quả giao tiếp Cách thức tiếp nhận nội dung văn bản còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nữa như đặc điểm giới tính, điều kiện sống, tâm lý xã hội… của người nhận Trong giai đoạn này, người viết cần tiến hành các thao tác:

Định hướng cách thức giao tiếp

9