BÀI LUẬN NHÓM dự án KINH DOANH cửa HÀNG CAFÉ NGUYÊN CHẤT

- Dự án cần một số máy móc, thiết bị để hoành thành như: Các máy móc, thiết bị chuyên dụng trong việc thi công và xây dựng..  Dự án cần một số máy móc, thiết bị để có thể hoành thành n

HCMC University of Technology and Education

Phạm Thị Hồng Chi - 171240 11

Nguyễn Minh Anh - 18124

Lê Đình Khang - 18145148

2.1 Mục tiêu về mặt chi phí, tiến độ 3

2.2 Mục tiêu về mặt chất lượng 3

3 KẾ HOẠCH DỰ ÁN 5

3.1 Kế hoạch tiến độ (Work Breakdown Structure) 5

3.1.1 Khái quát về Work Breakdown Structure (WBS) 5

3.2 K hoế ạch hoạch định ngu n nhân s 9ồ ự 3.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 9

3.2.2 Mô tả công việc 10

3.3 K ho ch chi phí: 12ế ạ 3.3.1 Hoạch định nguồn vốn đầu tư 12

3.3.2 Dự toán chi phí các hoạt động kinh doanh 12

4 NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN VÀ NHÓM DỰ ÁN 16

4.1 Nhóm dự án 16

4.1.1 Nhóm dự án là gì? 16

4.1.2 Ứng dụng vào dự án 17

5 KIỂM SOÁT DỰ ÁN 18

5.1 Giới thiệu kiểm soát dự án 18

5.2 Các chỉ tiêu kiểm soát dự án 18

5.2.1 Kiểm soát thời gian/tiến độ 18

5.2.2 Kiểm soát chi phí 19

5.2.3 Kiểm soát chất lượng 20

5.2.4 Kiểm soát rủi ro 21

TÀI LIỆU THAM KHẢO 23

1 L ỜI MỞ ĐẦU

Một trong những loại thức uống quen thuộc không thể thiếu của người dân Việt Nam hiện nay là cà phê Loại thức uống không hề kén chọn người dùng, không phân cấp người dân thành thị hay nông thôn, không phân biệt nghề nghiệp, chức vụ hay bằng cấp Uống caphe mỗi ngày đã trở thành thói quen không thể thiếu của người Việt Nam, và thói quen ấy cũng đã trở thành một trong những nét văn hóa đặc sắc trong mắt bạn bè quốc tế Bên cạnh đó, vì quá quen thuộc và cần thiết với người dân Việt Nam nên các quán cà phê lớn nhỏ mọc lên như nấm ở khắp mọi ngóc ngách Nhưng chất lượng của cà phê không còn được đậm chất như xưa nữa Đã bị pha trộn quá nhiều khiến vị cà phê trở nên giống nhau, không có được hương vị riêng Vì thế, thực hiện dự án kinh doanh cửa hàng cà phê nguyên chất được ra đời để giữ được chất cà phê Việt Nam đậm đà

Điểm đặc biệt của dự án không chỉ là cà phê đảm bảo sự nguyên chất cao, làm thỏa mãn “gu” cà phê của người dân Việt Nam, bên cạnh đó dự án còn giúp những người thích uống cà phê nhưng muốn hạn chế lượng caffein có trong cà phê với cà phê Decaf Cà phê Decaf đặc biệt ở chỗ vẫn giữ được trọn vị của cà phê chỉ khác lượng caffein đã được loại bỏ 97% ra khỏi các hạt cà phê Cà phê Decaf chứa các chất chống oxy hóa và chứa các chất hàm lượng cao, giúp ngăn ngừa và giảm các bệnh nghiêm trọng Dự án mang đến hương vị thật của cà phê Việt Nam, đáp ứng được cả 2 nhu cầu của người yêu thích cà phê

2 M C TIÊU D ÁN Ụ Ự

2.1 Mục tiêu về mặt chi phí, tiến độ

Chi phí: Sau khi dự án chính thức đưa vào hoạt động thì tổng chi phí dự kiến phải bỏ

ra là: 1.400.000(vnđ)

Tiến độ: thời gian dự kiến để hoàn thành dự án cần tổng thời gian là 67 ngày Triển

khai dự án sẽ bắt đầu từ ngày 1/2/2021 đến ngày 19/4/2021, kèm với các điều kiện như sau: Nghỉ 3 ngày lễ 30/4, 1/5, nghỉ giỗ Hùng Vương mùng 10/3 (21/4), làm việc 1 tuần

8 tiếng nghỉ chủ nhật, làm từ 8h 17h nghỉ giữa trưa 12h- -13h

- Dự án cần một số máy móc, thiết bị để hoành thành như:

 Các máy móc, thiết bị chuyên dụng trong việc thi công và xây dựng

 Máy lạnh, máy xay và pha chế cà phê, máy xay sinh tố, máy pos và các vận dụng cần thiết ( bàn, ghế, ly, tủ, )

- Trong quá trình thực hiện dự án, không thể tránh được những rủi ro xảy ra, sau đây là 4 rủi ro có khả năng xảy ra cao nhất trong dự án:

 Nhân viên nghỉ việc đột xuất

 Giá nguyên vật liệu tăng đột ngột ngoài ngân sách dự trù

 Tai nạn (về người), hỏng hóc (máy móc) trong quá trình làm việc

 Gián đoạn do yếu tố thời tiết làm chậm tiến trình

- Một số giải pháp để có thể tránh được 4 rủi ro trên là:

 Lúc phỏng vấn nhân sự trao đổi rõ ràng chính sách với ứng viên Khi ký hợp đồng thuê lao động, ghi rõ điều khoản về việc nghỉ việc đột xuất của nhân viên Khi nhân viên muốn nghỉ cần phải báo trước 2 tuần Nếu vi phạm sẽ mất lương tạm gian trước đó và lương trong tháng xin nghỉ không báo trước

 Ký hợp đồng với bên cung cấp nguyên liệu về việc áp một giá cho nguyên liệu

 Trang bị đầy đủ các thiết bị bảo hộ cần thiết cho công nhân xây dựng Bên cạnh đó, cần mua máy móc có bảo hành, đổi trả nhanh và có các máy móc dự trù cho việc hỏng hóc trong thời gian dự án diễn ra

 + Tăng ca hoặc thuê thêm nhân công part time để không làm gián đoạn tiến độ của

-dự án

 Dự án cần một số máy móc, thiết bị để có thể hoành thành như:

 + Các máy móc, thiết bị chuyên dụng trong việc thi công và xây dựng

 + Máy điều hòa, máy pha chế, máy tính tiền và các vật dụng cần thiết (bàn ghế, ly, )

- Trong quá trình thực hiện dự án, không thể tránh được những rủi ro xảy ra, sau đây

là 4 rủi ro có khả năng xảy ra cao nhất:

* Nhân viên nghỉ việc đột xuất

 Giá nguyên vật liệu đột ngột tăng

 Tai nạn (hỏng hóc) về người (máy móc) trong quá trình làm việc

 Gián đoạn do yếu tố thời tiết

*Một số giải pháp để có thể tránh được 4 rủi ro trên là:

 Trong khi ký hợp đồng thuê lao động, cần có điều khoản về việc nghỉ việc đột xuất của nhân viên Khi nhân viên muốn nghỉ cần phải báo trước 1 tuần Nếu vi phạm sẽ

bị trừ 50% lương

 Ký hợp đồng với bên cung cấp nguyên liệu về việc áp một giá cho nguyên liệu

 Trang bị đầy đủ các thiết bị bảo hộ cần thiết cho công nhân xây dựng Bên cạnh đó, cần có các máy móc dự trù cho việc hỏng hóc trong thời gian dự án diễn ra

 Tăng ca hoặc thuê thêm nhân công part-time để không làm gián đoạn tiến độ của

dự án

3 K Ế HOẠ CH D Ự ÁN

3.1 Kế hoạch tiến độ (Work Breakdown Structure)

3.1.1 Khái quát v Work Breakdown Structure (WBS) ề

“WBS là một nhóm các yếu tố dự án có thể phân phối theo định hướng có thể

phân phối, tổ chức và xác định tổng phạm vi của dự án Mỗi cấp độ giảm dần đại diện cho một định nghĩa ngày càng chi tiết về một thành phần dự án”

(Nguồn PMI, 2004) Nói một cách dễ hiểu, Work Breakdown Structure là một công cụ dùng để chia

nhỏ thành các công việc theo thứ tự giảm dần với các mục đích như:

- Biết được tổng số các công việc của dự án

- Hiểu rõ được mức độ chi tiết của từng công việc

- Phân công một cách cụ thể và hợp lý cho từng bộ phận

- Dự đoán được các thông số về chi phí, nguồn lực, tiến độ và các thông số kỹ thuật khác một cách hệ thống

Dưới đây là, Work Breakdown Structure (WBS) về Dự án kinh doanh cửa hàng

café nguyên chất:

CÀ PHÊ NUYÊN CHẤT Địa Điểm

Tìm mặt bằng phù hợp

Thỏa thuận

và ký kết thuê mặt bằng trong 1 năm

Thiết Kế

Thiết kế mặt bằng, mô hình quán

Tìm công ty xây dựng

Xin giấy phép xây dựng

Xây Dựng

Thi công nền móng, khung nhà, sơn tường

Lắp đặt đường ống nước, điện, internet

Trang trí cửa hàng, bố trí nội thất

Hoàn thiện cửa hàng

Trang Thiết

Bị

Mua máy móc, thiết bị chuyên dụng cho quán và khách hàng, decor quán

Thiết kế logo, bảng hiệu, packaging, website, fanpage

Nguyên Liệu

Tìm nguồn cung cà phê nguyên chất đạt chất lượng yêu cầu

Thỏa thuận

và ký kết hợp đồng

Đặt hàng và vận chuyển

Nhân S ự

Đăng bài tuyển dụng nhân sự, lọc

hồ sơ ,phỏng vấn

Phỏng vấn và đào tạo theo từng mảng

Hoàn Thành Khai Trương

Kiểm tra lại tổng thể từng mảng

Quản lý marketing: treo banner, quảng cáo trên các trang mạng xã hội

Lên ý tưởng

Tổ chức sự kiện hoạt náo thu hút khách hàng vào ngày khai trương

Bố trí không gian vào ngày khai trương

Tên công

việc ĐỊA ĐIỂM

THIẾT KẾ

3 Tìm công ty xây dựng, thi công, thiết kế C

4 Thiết kế mặt bằng, mô hình, không gian của quán D

XÂY DỰNG

TRANG THIẾT BỊ

11 Thiết kế, hoàn thiện logo, bảng hiệu, bao bì,

HOÀN THÀNH KHAI TRƯƠNG

18 Quản lý marketing: treo banner, quảng cáo trên

19 Lên ý tưởng Tổ chức sự kiện hoạt náo thu hút

3.1.2 Gant chart

 Khái quát về gant chart

“Gantt chart là sơ đồ thanh ngang được xây dựng vào năm 1917 bởi Henry L.Gantt Gantt chart giúp cho nhà quản trị dự án có thể biết được khi nào cần thực hiện một công việc trong dự án, theo dõi được tiến trình thực hiện dự á và sẽ hoàn thành vào khi nào”

(Nguồn Nguyễn Khắc Hiếu, 2020)

3.2 K ế hoạ ch ho ạch định nguồ n nhân s ự3.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Ảnh 3.2.1 Sơ đồ tổ chức

3.2.2 Mô tả công vi c ệ

P = Prime Responsibility (chịu trách nhiệm chính)

S = Support (hỗ trợ)

N = Notify (thông báo)

Project managemt

Quản lý cửa hàng ( Chi )

Kế toán (Minh Anh Nguyễn )

Tổ trưởng quản lý nhân viên phục vụ (Khang)

Nhân viên: pha chế, phục vụ, bảo vệ ( tuyển dụng ngoài ) Thiết kế mặt bằng, mô

hình, không gian của quán

Thiết kế, hoàn thiện logo, bảng hiệu, bao bì, trang web, trang mạng

xã hội

Thỏa thuận và ký kết các hợp đồng thuê, mướn

Liên hệ với nhà cung

Nhận báo cáo từng bộ phận và quản lý tổng thể cửa hàng

Mua MMTB, dụng cụ N P S Lên thời gian, rồi đặt

Quản lý, giám sát mọi hoạt động của cửa hàng

Quản lý, phân công

Quản lý nguồn tiền, thu

Chấm công cho nhân

3.3 K ế hoạ ch chi phí:

3.3.1 Hoạch định ngu ồn vốn đầu tư

- Nguồn vốn cố định của dự án gồm: đầu tư trang thiết bị, xây dựng cửa hàng

- Nguồn vốn lưu động c a d án g m: Chi phí nguyên liủ ự ồ ệu đầu vào, chi phí marketing, khoản d phòng ti n mự ề ặt

Tổng vốn đầu tư cần thiết: 1.400.000.000 Thuê mặt bằng hẻm 45 đường Nguyễn Oanh, Phường 25, Bình Thạnh+ Di n tích 500m6 ệ

+ Giá cho thuê 65 tri u/tháng ệ

=> Thuê m t bặ ằng 1 năm: 6780.000.000 VNĐ

3.3.2 D toán chi phí các hoự ạt động kinh doanh Bảng 3.3.2 D toán chi phí các hoự ạt động hoàn thành khai trương

Đơn vị tính: ngàn đồng (1,000 đồng)

THIẾT KẾ Chi phí thuê công ty thiết kế, thi công ( bao gồm chi phí nhân công)

520.000 Chi phí xin giấy phép

logo, bảng hiệu, bao

bì, trang web, trang mạng xã hội

HOÀN THÀNH KHAI TRƯƠNG

ứ ất 8.5%/năm.

Quản lý marketing:

treo banner; quảng cáo trên các trangmạng xã hội; in tờ rơi, voucher

1.105.400

Bố trí không gian vào ngày khai trương, thuê thê dịch vụ tổ chức sự kiện

C ụ thể trong bảng dưới đây:

Bảng 3.4 Cơ cấu nguồ n v n ố

4 NHÀ QU N TR D ÁN VÀ NHÓM DẢ Ị Ự Ự ÁN 4.1 Nhóm dự án

4.1.1 Nhóm d án là gì? ự

“Nhóm dự án bao gồm người quản lý dự án và nhóm các cá nhân cùng làm việc trong một dự án để đạt được các mục tiêu của nó Nó bao gồm người quản lý dự án, nhân viên quản lý dự án và các thành viên khác trong nhóm, những người có thể không trực tiếp tham gia quản lý nhưng thực hiện các công việc liên quan đến dự

án Nhóm này bao gồm những người từ các nhóm khác nhau với kiến thức chủ đề chính xác hoặc với bộ kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc của dự án”

Nguồn (PMP)

 Một nhóm dự án bao gồm những vai trò sau:

+ Quản lý dự án: chịu trách nhiệm cho sự thành công và chất lượng của nó Công việc

là đảm bảo rằng dự án tiến hành và hoàn thành trong khung thời gian quy định và ngân sách được xác định, đồng thời hoàn thành hết mục tiêu của nó Các nhà quản trị dự án đảm bảo rằng các nguồn lực là đủ và duy trì mối quan hệ giữa các bên

+ Thành viên nhóm dự án: chủ yếu là những người làm việc ở các giai đoạn khác nhau của dự án Họ có thể là nhân viên nội bộ hoặc tư vấn bên ngoài và có thể làm việc trên

cơ sở toàn thời gian hoặc bán thời gian Vai trò của họ có thể khác nhau tùy theo từng

dự án

+ Nhà tài trợ dự án là những người có cổ phần trong dự án, nhà tài trợ dự án thường giúp giải quyết các xung đột, loại bỏ các trở ngại xảy ra trong suốt dự án và phê duyệt cần thiết để tiến lên từng giai đoạn

+ Phân tích kinh doanh là người nhận ra các yêu cầu của tổ chức và đề xuất giải pháp giải quyết vấn đề, đảm bảo mục tiêu được giải quyết vấn đề hiện tại và tăng thêm giá trị cho dự án

4.1.2 ng d ng vào d án Ứ ụ ự

* Nhóm dự án này gồm có các thành viên sau: Chi, Minh Anh, Khang

+ Chi (Trưởng nhóm dự án): là người chịu trách nhiệm lên ý tưởng, lên kế hoạch dự

án theo từng giai đoạn, là người kiểm duyệt tiến độ dự án, kiếm soát nhân lực, phê duyệt ngân sách dự án và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai + Minh Anh (Thành viên nhóm dự án): là người chịu trách nhiệm hỗ trợ trực tiếp trưởng nhóm dự án, trực tiếp đàm phán, thương lượng với những bên liên quan như nhà cung ứng, thầu xây dựng Hơn nữa là người chuẩn bị và soạn thảo các hợp đồng, cũng như thanh toán chi phí của dự án

+ Khang (Thành viên của nhóm dự án): là người phụ trách mảng marketing của dự án, thiết kế website, tạo lập fanpage, thiết kế logo, bảng hiệu của quán Ngoài ra còn phụ trách tìm kiếm nhân lực

 Các yếu tố lựa chọn thành viên phù hợp dự án:

+ Chi: là người cầu toàn, kiên trì và có kinh nghiệm trong việc xây dựng các dự án lớn, nhỏ khác nhau Chi là người có tầm nhìn xa, cókhả năng giản quyết vấn đề

+ Minh Anh: là người cẩn thận, tỉ mỉ trong công việc, có khả năng phân tích vấn đề, khả năng ngoại ngữ và giao tiếp lại có chuyên môn về kế toán Do đó rất phù hợp với vai trò kế toán trong dự án

+ Khang: là người nhanh nhẹn, sáng tạo, có chuyên môn các phần mềm design và quảng cáo Như vậy, Khang có tất cả yếu tố của maketer cho dự án này

5 KI M SOÁT DỂ Ự ÁN 5.1 Giới thiệu kiểm soát dự án

Theo Khai Hoan Chu (2019): “Kiểm soát dự án đầu tư là quá trình theo dõi, xem xét, đánh giá, báo cáo và thực hiện các điều chỉnh cần thiết trong tiến trình hoạch định và triển khai dự án đầu tư nhằm đạt được các mục tiêu đầu tư đã xác định.”

*Các nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát dự án”

+ Có kế hoạch cụ thể + Có hệ thống thông tin báo cáo + Có hệ thống xử lý được báo cáo + Có hệ thống ra quyết định hiệu quả

5.2 Các chỉ tiêu kiểm soát dự án

5.2.1 Ki ểm soát thờ i gian/tiến độ

Dự án muốn kịp tiến độ phải cần lịch trình hợp lý Việc thiếu quản lý thời gian hiệu quả có tác động tiêu cực trong thời gian dài Thời gian là một trong ba ràng buộc ba và bất kỳ sai lệch nào so với lịch trình đều có ảnh hưởng đến chi phí và phạm vi của một

dự án Trong hầu hết các trường hợp thời gian thực sự là tiền Quản lý thời gian không hiệu quả cũng có thể làm tăng căng thẳng và thất vọng của thành viên trong nhóm

*Các công cụ kiểm soát thời gian, tiến độ:

+ Milestone analysis - phân tích cột mốc+ Tracking Gantt chart- sơ đồ Gantt+ EVM (Earned value method) - phân tích giá trị thu được Với dự án này, nhóm dự án đã chọn sơ đồ Gantt để theo dõi tiến độ xây dựng dự án đúng ngày khai trương dự kiến Sơ đồ Gantt có nhiệm vụ:

+ Xem các nhiệm vụ tiến triển theo thời gian, đánh giá tiến độ nhanh/chậm của dự án + Thể hiện các nhiệm vụ tiến triển theo thời gian, so sánh ngày dự kiến, kiểm tra tiến trình của từng nhóm công việc

+ Thể hiện mối quan hệ của các nhiệm vụ, biết được nên ưu tiên thực hiện những công việc nào, thực hiện song song với những công việc gì

5.2.2 Ki ểm soát chi phí

Kiểm soát chi phí không chỉ liên quan đến việc quản lý ngân sách mà còn liên quan đến việc lên kế hoạch, chuẩn bị cho các rủi ro tiềm ẩn Rủi ro có thể gây thiết lập lại các dự án đôi khi thậm chí yêu cầu các chi phí bất ngờ Kiếm soát chi phí hiệu quả có thể tiết kiệm thời gian của nhóm dự án và có công sức, tiền bạc và ngược lại

*Các công cụ kiểm soát chi phí:

+ S-Curve + EVM (Earned value method)

Để kiểm soát chi phí trong dự án này, nhóm đã áp dụng công cụ EVM, EVM có thể khác phục được các nhược điểm của S Curve như không nhắc đến khối lượng công - việc đã làm trước đó Đây là một phương pháp đo lượng công việc thực sự của dự án,

ta có thể dự báo tổng chi phí và ngày hoàn thành dự án,

*Những đại lượng phân tích thành quả:

+ “Dự chi theo kế hoạch – BCWS (Budgeted Cost of the Work Schedule):

Giá trị công việc theo kế hoạch

BCWS là số lượng nguồn lực thường được tính theo đơn vị tiền được hoạch định sẽ chi để thực hiện một công việc cụ thể ở một thời điểm cho trước

BCWS = (Dự chi cho toàn bộ công việc) x (% công việc được hoạch định cho đến

thời điểm xem xét) + Thực chi – ACWP (Actual Cost of the Work Performed): Chi phí thực tế của công việc đã làm ACWP là số lượng nguồn lực thường được tính theo đơn vị tiền đã thực chi để thực hiện một công việc cụ thể trong một thời đoạn

+ Dự chi theo tiến độ –BCWP (Budgeted Cost of the Work Performed):

• Chi phí dự toán của công việc đã làm

• BCWP = (Dự chi cho toàn bộ công việc) x (% công việc thực tế đã làm cho đến thời điểm xem xét)”

Nguồn: (Nguyễn Khắc Hiếu, 2020) Các chỉ số thực hiện: