Các yếu tố cá nhân và mối quan hệ giữa các thành viên của nhóm: - Cần theo dõi, phân tích định kỳ các yếu tố mang tính cá nhân của các thành viên như: nhu cầu, sự mong đợi của họ vào nhó
Trang 1Để thực hiện quản trị, người ta cố gắng mô hình hóa các thành tố cơ bản và mối quan hệ giữa chúng trong nhóm; từ đó thực hiện việc tìm ra các yếu tố chi tiết nhất cho việc điều chỉnh
a Các yếu tố về tình trạng nhóm: ở đây xem xét các hoàn cảnh thực trạng của nhóm trong tình trạng hoạt động chung của tổ chức:
- Tình trạng việc làm, tình thế chung của toàn tổ chức
- Tình trạng môi trường của tổ chức trong tổng thể
- Tình trạng từng cá nhân thành viên trong nhóm
b Các yếu tố cá nhân và mối quan hệ giữa các thành viên của nhóm:
- Cần theo dõi, phân tích định kỳ các yếu tố mang tính cá nhân của các thành viên như: nhu cầu, sự mong đợi của họ vào nhóm; kinh nghiệm; khả năng và
sự sẵn sàng; mục tiêu cá nhân và các động lực…
- Các quan hệ trong nhóm rất đa dạng: quan hệ sẵn sàng giúp đỡ; cởi mở; cùng gánh chịu; độc lập hành động; ích kỷ; kèn cựa; dối trá…
c Các yếu tố liên quan toàn bộ nhóm
- Các yếu tố liên quan đến công việc: loại và tính chất công việc; mức độ khó khăn của công việc; các khó khăn gặp phải;
- Các yếu tố liên quan đến đối ngoại: quan hệ với nhóm khác; vai trò và vị trí của nhóm trong tổ chức…
- Các yếu tố về cấu trúc của nhóm: đặc trưng; tính năng động; các định mức;
ý thưởng; vị thế, phạm vi, mạng lưới thông tin, tình trạng đào tạo
d Các yếu tố liên quan đến cá nhân người phụ trách
- Các đặc trưng cá nhân: năng lực; tiềm năng; kiến thức; uy tín; bản chất; mục tiêu theo đuổi…
- Tác phong quản trị: định hướng kết quả hay con người; phê phán hay chấp nhận; khô khan hay hài hước; khắt khe hay cởi mở
e Các yếu tố về phương tiện quản trị
Trang 2- Sử dụng công cụ pháp lý;
- Sử dụng sức mạnh quyền uy;
- Tạo các khuyến khích phù hợp;
- Thực hiện các cuộc gặp gỡ trao đổi;
- Chia sẻ sự hiểu biết lẫn nhau;
- Nắm vững hoạt động kiểm tra,
- Phê phán sửa chữa sai lầm,
- Cung cấp thông tin,
- Nắm bắt cụ thể vấn đề,
- Duy trì các nề nếp trong nhóm
- Tạo ra sự gắn bó với kết quả,
- Có phương thức đánh giá phù hợp
f Các nhân tố liên quan đến kết quả của nhóm
- Thành tích mục tiêu của nhóm: xác định mục tiêu phù hợp để các nỗ lực của nhóm được khích lệ Nếu mục tiêu đề ra quá lớn sẽ khó thực hiện và dễ làm nản tinh thần của nhóm
- Giữ vững các thành tích đã đạt được Đây là điều kiện cần để nhóm có thể vươn tới xa hơn
- Khuyến khích thành tích cá nhân của các thành viên
Người phụ trách nhóm cần phải là người toàn tâm toàn ý với nhóm; không đề ra các yêu cầu quá cao hoặc quá thấp; loại bỏ mọi sự thiên lệch (quá đề cao hay quá coi thường một vấn đề gì của nhóm) Mặt khác, người phụ trách còn phải là người
có khả năng chống lại các mặt xấu như: thói vị kỷ, bè phái, chống đối Điều đó đòi hỏi người phụ trách nhóm trước hết phải là tấm gương tốt
1.2 Các biện pháp quan trọng trong quản trị nhóm
- Các biện pháp quản trị: quản trị tổ chức đứng trước yêu cầu phải giảm bớt các ảnh hưởng tiêu cực, thúc đẩy các ảnh hưởng tích cực từ mối quan hệ giữa các nhóm Các biện pháp quan trọng trong quản trị nhóm là:
Trang 3+ Giảm bớt sự khác biệt giữa các nhóm cả trên hai phương diện: vật chất và tâm lý + Thực hiện sự hòa giải bằng những người có uy tín tốt trong tổ chức để giảm bớt
sự căng thẳng giữa các nhóm
+ Tổ chức các cuộc gặp gỡ phi chính thức giữa các nhóm, có thể bắt đầu bằng sự gặp gỡ các trưởng nhóm
+ Xem xét lại tính chất, nội dung cạnh tranh giữa các nhóm; điều chỉnh lại sự cạnh tranh giữa các nhóm theo hướng khác
Câu 2: Nhóm và vai trò của tổ chức nhóm trong quan trị doanh nghiệp? Liên
hệ với thực tiễn Việt Nam hiện nay?
2.1 Nhóm và vai trò của tổ chức nhóm trong doanh nghiệp:
Nếu chỉ nhìn nhận trên góc độ hình thức của quản trị thì sẽ dễ phát hiện ra hai vai trò của nhóm, đó là người phụ trách và thành viên Tuy nhiên, khi quan sát kỹ một nhóm dưới góc độ, người ta thấy có thể phân biệt các loại vai trò quan trọng của tổ chức nhóm như sau:
a Vai trò đảm nhận mục tiêu của nhóm:
Thể hiện vai trò này là những nỗ lực và sự đóng góp thành tích của họ có ý nghĩa quyết định đến việc hoàn thành mục tiêu của nhóm
Ngoài ra, các thành viên còn có ý thức đến tương lai của nhóm, đến quan hệ trong nội bộ nhóm cũng như vị thế của nhóm trong tổ chức Những người đảm trách tích cực vai trò này thường là những người có năng lực, có ý thức với nhóm
b Vai trò giữ gìn nhóm
Mỗi người trong nhóm đều muốn nhóm mình tồn tại trong tổ chức, bởi vậy ở mức
độ nhất định họ cố gắng cho việc duy trì sự tồn tại của nhóm ở một trạng thái cân bằng Tham gia vai trò này là những người chú ý đến các khía cạnh xã hội của tổ
Trang 4chức – cũng có thể hiểu là sự trung hòa các mục tiêu thành tích với việc đảm bảo các sở thích cá nhân của một thành viên trong nhóm
c Vai trò cá nhân
Mỗi thành viên đều có những sở thích riêng, tuy nhiên, có những thành viên thể hiện trội hơn và hình thành nên thậm chí là tính cách của cả nhóm Ví dụ, trong nhóm có vài người đặc biệt vui tính có thể tạo ra một hình ảnh về một nhóm vui vẻ
Thực hiện quản trị nhóm thành công phụ thuộc rất lớn vào việc người phụ trách phải phân tích được các vai trò mà mỗi cá nhân thể hiện Từ đó định hướng và phối hợp các vai trò sao cho hài hòa trong nhóm
- Nếu quá thiên lệch vai trò đảm nhận mục tiêu sẽ rất có thể làm cho các sở thích
cá nhân bị vi phạm Trong trường hợp đó, các thành viên sẽ mất dần hứng thú, thậm chí ích kỷ với nhau vì thành tích cá nhân và cuối cùng là mục tiêu của nhóm cũng bị vi phạm
- Nếu thiếu vai trò giữ gìn hài hòa nhóm rất có thể sẽ làm cho các thành viên thiếu tin tưởng vào sự lâu dài của nhóm, động cơ cá nhân và hội chứng công việc xuất hiện
- Trong trường hợp quá đề cao vai trò cá nhân, chấp nhận sở thích cá nhân có thể tạo được không khí làm việc thoải mái, song trên thực tế duy trì nhóm kiểu tôn trọng vai trò cá nhân rất dễ dẫn đến không đạt mục tiêu và nhóm nhanh chóng tan rã
Việc nghiên cứu vai trò các thành viên thể hiện trong nhóm còn đòi hỏi phải xem xét các xung đột vai trò trong quá trình quản trị nhóm
d Đưa ra những quyết định đúng đắn
Trang 5- Một bộ não làm việc sẽ không thể bằng nhiều bộ não cùng nhau làm việc Trong quá trình làm việc nhóm, khi một người đưa ra giải pháp, ý tưởng sẽ được cả nhóm đưa ra ý kiến, thảo luận rồi mới đưa ra quyết định cuối cùng
- Quá trình thảo luận, đánh giá, bàn bạc này sẽ làm giảm và loại bỏ những quyết định sai lầm, giúp nhóm có được những quyết định đúng đắn và hợp lý nhất Nó cũng tương tự như việc nhà nước tổ chức trưng cầu dân ý để quyết định những vấn
đề quan trọng của đất nước
e Tạo tính kỷ luật
- Khi làm việc độc lập, đôi lúc chúng ta thường khá buông thả và có xu hướng thiếu kỷ luật, chờ đợi “nước đến chân mới nhảy” Thói quen này khiến bạn bị chậm trễ deadline, hoàn thành các dự án không đúng tiến độ, gây ảnh hưởng đến hoạt động của công ty
Ngược lại, khi làm việc nhóm, mỗi người sẽ đóng góp một phần sức lực vào kết quả chung Để làm được điều này, nhóm của bạn sẽ phải thiết lập kỷ luật để đảm bảo tính hiệu quả và thời gian hoàn thành dự án Đơn cử như việc bạn có mặt đúng giờ trong các buổi teamwork, có ý thức hơn trong việc tìm kiếm tài liệu, hoàn thành phần việc được giao,…
Ngoài ra, thông qua các buổi teamwork, thành viên trong nhóm có thể học hỏi thêm được kỹ năng lãnh đạo từ cấp trên của mình, hỗ trợ cho công việc sau này được tốt hơn
Có thể nói rằng, vai trò của làm việc nhóm là rất quan trọng, hỗ trợ đắc lực cho quá trình hoạt động của công ty Do vậy mà tất cả mọi người đều phải rèn luyện những
kỹ năng cần thiết cho teamwork như lắng nghe, kỹ năng tổ chức công việc, có trách nhiệm với công việc được giao,…để mang lại hiệu quả cao nhất cho nhóm
2.2 Liên hệ thực tiễn với doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay:
Làm việc theo nhóm là yêu cầu khách quan của hoạt động kinh doanh hiện đại Trong doanh nghiệp thường có các nhóm được lập nên cho các mục tiêu, dự án
Trang 6ngắn hạn hoặc các nhóm chuyên trách các mảng hoạt động như quan hệ công chúng, xúc tiến quan hệ khách hàng, marketing, quản tri thương hiệu, quản trị mạng Nhóm và vai trò của tổ chức nhóm trong quản trị doanh nghiệp đang là một thách thức rất lớn đối với các doanh nghiệp Việt Nam trong tiến trình toàn cầu hoá đang diễn ra sôi động Theo nhận xét của nhiều nhà quản lý nước ngoài, người Việt cần cù, chăm chỉ, bền bỉ và có sức chịu đựng cao trước mọi áp lực cũng như khó khăn trong đời sống và sản xuất nhưng lại yếu kém trong khả năng hợp tác để cùng phát triển Sự yếu kém này có cội rễ từ thói quen và những hành vi vãn hoá của một nền sản xuất nhỏ Chính vì vậy vai trò của người phụ trách nhóm- trưởng nhóm phải là người có trách nhiệm cao đối với công việc, đối với tiến độ làm việc
và các thành viên trong nhóm Đảm trách tốt công việc trưởng nhóm, cần theo sát
và biết được những khó khăn để điều chỉnh, khắc phục giúp làm việc được thuận lợi hoàn thành mục tiêu trong tiến độ kịp thời
Tại nhiều Công ty trong nước thường có thần tượng các nhóm hoạt động thiếu đồng bộ, thành viên thiếu tin tường lẫn nhau, một số thành viên quá bị động, dựa dẫm vào trường nhóm hoặc các thành viên khác Phong cách làm việc theo nhóm ở phần lớn các Công ty trong nước khi thực hiện mô hình làm việc theo nhóm lại không hề được huấn luyện để sẵn sàng làm việc theo mô hình năng động này và thế là, mọi khó khăn rắc rối không đáng có nảy sinh, hạn chế hiệu quả hoạt động của nhóm Sự hợp tác diễn ra cầm chừng hoặc thụ động
Nhóm có thể tạo môi trường làm việc tập thể - nơi mỗi cá nhân đều được giao trách nhiệm và có quyền hạn, nơi mà sự tin tưởng và sẻ chia được đặt lên hàng đầu
- nên có thể khuyến khích mọi người làm việc nhiệt tình hơn Mặt khác, nhóm có thể thu thập được nhiều thông tin và học hỏi nhiều kinh nghiệm, bí quyết hơn nhờ
có nhiều thành viên Mỗi người học hỏi từ những thành viên khác và cả người lãnh đạo và bổ sung những kỹ năng riêng biệt để tháo gỡ các vấn đề nan giải Điều này giải thích cho thực tế khác biệt giữa các công ty quốc tế vốn quen với mô hình làm việc nhóm hiện đại và các công ty Việt Nam vẫn chưa thoát khỏi lối làm việc theo
tổ sản xuất truyền thống Tại các Công ty quốc tế, thành viên trong nhóm thường
Trang 7rất năng động, có cá tính mạnh mẽ và không ngại tranh luận với nhau để tìm ra giải pháp tối ưu nhằm hoàn thành mục tiêu của nhóm Trong khi đó tại nhiều Công ty trong nước, các nhóm hoạt động thiếu đồng bộ, thành viên thiếu tin tường lẫn nhau, một số thành viên quá bị động, dựa dẫm vào trưởng nhóm hoặc các thành viên khác Tận dụng mọi nguồn lực của nhóm Với mô hình nhóm, doanh nghiệp không chỉ khai thác được năng lực của từng cá nhân mà còn tận dụng được nguồn sức mạnh tổng lực khi họ liên kết với nhau
Có thể thấy các nhân tố như lợi ích của mỗi cá nhân, niềm tin sai lệch hay sự cạnh tranh quyền lực và sự thành công, và cả những yếu tố văn hóa tàn dư của công ty
cũ đã ăn sâu, bám rễ vào nhiều nhân viên trong nhiều năm trước đó dẫn đến việc tập hợp mọi người hợp tác và làm việc vì lợi ích của cả tập thể không phải là một điều dễ dàng
Câu 3: Để phát huy tác dụng của nhóm trong đều hành doanh nghiệp, theo
bạn cần phải làm gì?
Để phát huy tác dụng của nhóm trong điều hành doanh nghiệp, cần phải:
1 Có mục tiêu chung
Các thành viên trong nhóm rõ ràng là sẽ có những ý kiến khác nhau, dẫn đến những tình huống xung đột Để đạt được mục tiêu chung, cần có trọng tâm rõ ràng
Vì vậy, điều quan trọng là cần nhận thức được những mục tiêu của cả tổ chức thay
vì chú trọng quan điểm của từng cá nhân và cùng nhau làm việc để cùng nhau đạt được mục tiêu chung
Cả nhóm cần hiểu rõ mục tiêu và cam kết phấn đấu vì mục tiêu đó Có định hướng
và thống nhất rõ ràng về sứ mệnh và mục đích là điều rất quan trọng để làm việc nhóm một cách hiệu quả Nếu cả nhóm đều có kỳ vọng rõ ràng về công việc, mục tiêu, trách nhiệm và kết quả, hoạt động nhóm sẽ trở nên suôn sẻ hơn
2 Giao tiếp hiệu quả
Trang 8Các thành viên trong nhóm nên giao tiếp thoải mái với nhau một cách trực tiếp và hướng tới mục tiêu đạt được thành công cho dự án Việc giao tiếp giữa các thành viên với nhau và với trưởng nhóm nên là một quá trình hai chiều Điều này sẽ giúp
họ hiểu nhau hơn đồng thời giải quyết những vấn đề nảy sinh một cách nhanh chóng nhất
Giao tiếp cởi mở, trung thực và tôn trọng Các thành viên tự do bày tỏ suy nghĩ, ý kiến và các giải pháp tiềm năng để giải quyết vấn đề Mọi người cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu Các thành viên nên hỏi các câu hỏi để làm rõ ý kiến chứ không nên tìm cách phản bác đồng nghiệp của họ
3 Lãnh đạo vững mạnh
Tốc độ của người lãnh đạo là tốc độ của cả nhóm Một người trưởng nhóm làm việc có hiệu quả là người có thể làm tấm gương gương mẫu cho cả nhóm Một trưởng nhóm giỏi là người có thể đặt tầm quan trọng của mục tiêu nhóm trên mục tiêu cá nhân và có thể đưa ra định hướng, đảm bảo các thành viên trong nhóm giữ vững sự tập trung vào việc đạt được mục tiêu đó
Người lãnh đạo tham gia vào việc lãnh đạo trong các cuộc họp, phân công nhiệm
vụ, ghi nhận những quyết định và cam kết, đánh giá tiến độ, đảm bảo trách nhiệm của các thành viên trong nhóm và đưa ra định hướng cho toàn nhóm
4 Phân công hiệu quả
Phân công trách nhiệm cũng quan trọng như đảm bảo hoàn thành mọi việc Vì vậy cần phân công công việc dựa trên năng lực của các thành viên trong nhóm
5 Đảm bảo phân công rõ ràng về trách nhiệm của từng cá nhân trong nhóm
Đây là một trong những điều tiên quyết giúp quá trình làm việc nhóm trở nên công bằng và thuận lợi Cố gắng tránh tình trạng chồng chéo thẩm quyền Ví dụ nếu như
có nguy cơ là hai thành viên trong nhóm sẽ phải cạnh tranh để kiểm soát trong một khoảng công việc nhất định, hãy cố gắng phân chia khu vực đó thành hai phần
Trang 9riêng biệt và phân công quyền kiểm soát từng khu vực cho từng thành viên dựa trên điểm mạnh và khuynh hướng cá nhân của từng người
6 Quản lý xung đột
Một trong những điều của kỹ năng làm việc nhóm cần có là phải giải quyết xung đột trong nhóm Ngay cả đối với những vấn đề quan trọng, nếu biết xử lý một cách chuyên nghiệp sẽ ít gây ra tổn hại cho người khác hơn Không nên để những ý kiến bất đồng gây ảnh hưởng đến kết quả làm việc nhóm
Nhóm cần thỏa thuận quy trình xem xét, phân tích, đánh giá và giải quyết các vấn
đề trong nhóm cũng như những xung đột Không nên ủng hộ những xung đột cá nhân hoặc chia bè kết phái khi xảy ra xung đột Thay vào đó, các thành viên nhóm cần hướng đến một giải pháp chung
7 Sự tin tưởng
Trong bất kỳ mối quan hệ nào hoặc trong môi trường làm việc theo nhóm, sự tin tưởng là yếu tố rất quan trọng Không nên tiết lộ những bí mật cá nhân, chi tiết dự
án mới hoặc bất kỳ ý tưởng phát kiến mới trừ khi đó là vì lợi ích của tổ chức
Môi trường làm việc nhóm hiệu quả là nơi mọi người thoải mái chấp nhận rủi ro hợp lý trong giao tiếp, ủng hộ các quan điểm và thực thi hành động Các thành viên trong nhóm tin tưởng lẫn nhau và lắng nghe ý kiến của nhau
8 Tôn trọng
Để hợp tác hiệu quả, các thành viên trong nhóm cần hiểu và tôn trọng những thành viên khác Tôn trọng năng lực, quan điểm và hành động của nhau để giảm thiểu xung đột, đảm bảo hoạt động suông sẻ và nâng cao năng suất
9 Đề cao vai trò cá nhân
Các thành viên trong nhóm được xem là những cá nhân đặc biệt với những kinh nghiệm, quan điểm, kiến thức và ý kiến đóng góp không thể thay thế Mục đích thành lập nhóm chính là để tận dụng lợi thế của sự khác biệt đó
Trang 1010 Gắn kết
Gắn kết nhóm trở thành một đơn vị thống nhất, nhóm cần làm việc dựa trên nền tảng chung Cả tổ chức cần có những sáng kiến và tổ chức các buổi đóng góp xây dựng ý kiến, và các buổi họp, buổi giao lưu hằng tháng để tăng cường kết nối trong nhóm
Tại sao các công ty thường làm việc nhóm khi tiếp cận các dự án, phát triển sản phẩm và mục tiêu? Trên thực tế, trong nhóm càng đưa ra những quan điểm khác biệt, khả năng thành công của các dự án càng cao hơn
11 Tránh tiêu cực
Tránh cảm xúc tiêu cực, đố kỵ hoặc ác ý Không nên tham gia vào những cuộc thảo luận không hiệu quả hoặc không lành mạnh
Khuyến khích những sáng tạo, đổi mới và các quan điểm khác nhau Không nên sử dụng những ngôn từ mang tính chỉ trích, đổ lỗi cho người khác
12 Gương mẫu
Mỗi thành viên trong nhóm, thông qua công việc của mình, nên cho thấy những chỉ dẫn hoặc ví dụ để người khác làm theo Có thể thực hiện điều đó bằng cách đạt được mục tiêu, đề xuất ý tưởng mới về các chính sách hoặc thủ tục khi tham gia các hoạt động ở cấp độ tổ chức
13 Tự kiểm tra và liên tục cải tiến các quy trình, hoạt động thực tiễn và sự tương tác của các thành viên trong nhóm
Kiểm tra là một trong những mắt xích quan trọng để đảm bảo tiến độ thực hiện nhiệm vụ của nhóm Cả nhóm cần thảo luận công khai về những chỉ tiêu trong nhóm và những vấn đề gây cản trở tốc độ phát triển hoặc thảo luận về tác động đến những nỗ lực, khả năng và chiến lược của nhóm