Học Phần Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Chu Trình Chi Phí Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Y Tế Nam Trung.pdf

1 GV hướng dẫn TS Phan Thị Bảo Quyên Nhóm 05 Lớp KN001 Khóa 46 Thành phố Hồ Chí Minh, 2022 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC UEH TRƯỜNG KINH DOANH Học phần Hệ thống thông tin Kế toán TIEU LUAN MOI downlo[.]

1

GV hướng dẫn : TS Phan Thị Bảo Quyên Nhóm : 05

Lớp : KN001 Khóa : 46

Thành phố Hồ Chí Minh, 2022

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC UEH

TRƯỜNG KINH DOANH

-Học phần Hệ thống thông tin Kế toán-

TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail.com moi nhat

1 Trần Thị Bích Lệ (NT) KN001 100% 0392706193

2 Nguyễn Phước Cao Kỳ KN002 100%

3 Nguyễn Hữu Lợi KN001 100%

4 Cao Thị Mỹ Linh KN001 100%

5 Tăng Thị Hồng Nhung KN001 100%

3

I GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ Y TẾ NAM TRUNG Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ Y TẾ NAM TRUNG (Nam Trung

Medical Equipment Corporation)

Loại hình hoạt động: Công ty cổ phần

Mã số thuế: 0400567178 Tình trạng hoạt động: Đang hoạt động Nơi đăng ký quản lý: Chi cục thuế Quận Tân Bình Địa chỉ: 20B, Lô III, Đường số 1, KCN Tân Bình, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Thành

phố Hồ Chí Minh

Đại diện pháp luật: Lê Ngọc Bộ Giám đốc: Lê Ngọc Bộ

Ngày hoạt động: 03/01/2008 Ngày ghi nhận TK: 25/02/2008 Năm tài chính: 2008

Cấp Chương Loại Khoản: 3-754-190-194 Ngành nghề kinh doanh: Cung cấp dịch vụ tư vấn đầu tư, giải pháp quản lý, thiết bị y tế, hoá

chất xét nghiệm và vật tư tiêu hao với mọi quy mô từ phòng khám đến bệnh viện

Quá trình hình thành và phát triển:

Công ty cổ phần Thiết bị Y tế Nam trung (Nam Trung Medical Equipment Corporation), được thành lập vào năm 2007, hoạt động chính trong các lĩnh vực phân phối thiết bị y tế và hóa chất xét nghiệm Trụ sở chính của công ty đặt tại thành phố Hồ Chí Minh và các chi nhánh lớn nhỏ khác phân bổ tại thành phố Đà Nẵng, các cộng tác viên tại Hà Nội và phân phối tại các tỉnh đồng bằng sông Cửu Long với hầu hết đội ngũ nhân viên đã trải qua quá trình đào tạo chính quy, luôn không ngừng học hỏi, cập nhật nâng cao kiến thức và trình độ chuyên môn, đáp ứng các nhu cầu

tư vấn của khách hàng từ đó cung cấp các sản phẩm thiết bị y tế, dịch vụ y tế, chuyển giao công nghệ y tế hiện đại, sửa chữa bảo trì trang thiết bị y tế có tính năng kỹ thuật hiện đại, chất lượng cao phục vụ thời đại công nghiệp hóa - hiện đại hóa như ngày nay Công ty chuyên kinh doanh

về lĩnh vực cung cấp dịch vụ tư vấn đầu tư, các giải pháp quản lý, kinh doanh các thiết bị y tế, hóa chất xét nghiệm và các vật liệu tiêu hao Công ty Nam Trung là một trong những đối tác của Abbott (Tập đoàn chăm sóc sức khỏe toàn cầu) tại Việt Nam với hệ thống lưu trữ đạt tiêu chuẩn ISO 13485:2016 được thiết kế chuyên nghiệp GMP Đồng thời, Nam Trung cũng là Nhà phân phối chính thức các thiết bị chẩn đoán hình ảnh của hãng GE Healthcare tại Việt Nam từ đầu năm 2021 Tính đến thời điểm hiện tại là đã hơn mười bốn năm xây dựng và phát triển, Nam Trung đã chuyển mô hình từ Công ty Trách nhiệm hữu hạn sang Công ty Cổ phần, dưới sự đánh giá cao từ các khách hàng và các đối tác Nam Trung ngày một khẳng định vị trí vững chắc trong thị trường kinh doanh nói chung và trong lĩnh vực y tế - chăm sóc sức khỏe nói riêng Chữ “Tín”

luôn được công ty đặt lên hàng đầu vì vậy công ty luôn đảm bảo chất lượng hoá chất xét nghiệm khi cung cấp đến khách hàng và từ đó công ty đã được đánh giá cao từ khách hàng và đối tác

Hiện nay, mặc dù nền kinh tế toàn cầu cũng như tại nước ta đang gặp khủng hoảng giữa đại dịch, nhờ sự quản lí của ban giám đốc, ban giam sát cũng như sự nỗ lực không ngừng nghỉ của đội ngũ cán bộ, nhân viên thì Công ty cổ phần thiết bị y tế Nam Trung Medical vẫn cho thấy từng bước phát triển mạnh mẽ và giá trị của mình được thể hiện khá rõ ràng qua việc doanh số kinh doanh của Công ty luôn phát triển theo từng năm

II MÔ TẢ CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM NAM TRUNG

TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail.com moi nhat

Hàng tháng, dựa vào số lượng thực tế các thiết bị, dụng cụng y tế cũng như các loại dược phẩm thực tế còn tồn đọng trong kho cũng như dựa trên các nhu cầu thiết yếu của khách hàng gcác bộ phận có liên quan sẽ tiến hành ghi chép, thống kê lại tất cả các mặt hàng cần mua, làm cơ sở nền tảng để lập phiếu yêu cầu mua hàng, sau đó gửi đến bộ phận mua hàng Bộ phận mua hàng dựa trên phiếu yêu cầu mua hàng đã nhận được từ các bộ phận có yêu cầu tiến hành kiểm tra, ký xác nhận sau đó phiếu yêu cầu sẽ được chuyển lên cho Ban giám đốc xem xét và tiến hành ký duyệt

Phiếu yêu cầu sau khi đã được Ban giám đốc ký duyệt thông qua sẽ được chuyển lại cho Bộ phận mua hàng, thực hiện các bước công việc tiếp theo liên quan đến quá trình xem xét, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp có thể thông qua các tập tin có sẵn trên hệ thống của công ty Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp thích hợp với các nhu cầu hiện tại sẽ tiến hành liên lạc với nhà cung cấp

để thống nhất các nội dung đặt hàng và lên đơn đặt hàng sau đó chính Bộ phận mua hàng cũng sẽ thông báo cho nhà cung cấp nhằm sắp xếp thời gian giao hàng sao cho phù hợp với điều kiện của

cả 2 bên Đơn đặt hàng do Bộ phận mua hàng phụ trách sẽ được lập thành 4 liên, liên 1 được lưu ngay tại Bộ phận mua hàng theo số thứ tự, liên 2 được gửi đến cho nhà cung cấp, liên 3 được chuyển đến cho Bộ phận kho để thực hiện đối chiếu khi đơn hàng được nhập về đến kho và liên

4 còn lại sẽ được gửi đến bộ phận có yêu cầu

Nhận hàng :

Đơn đặt hàng sẽ bao gồm hầu hết các thỏa thuận liên quan đến quá trình vận chuyển, tùy thuộc vào tính chất, đặc điểm cũng như giá trị của từng đơn hàng cụ thể mà thời gian giao hàng có thể

sẽ khác nhau nhưng phần lớn thời gian giao hàng sẽ rơi vào khoảng từ 3 cho đến 7 ngày làm việc Sau khi hàng được chuyển đến công ty, thủ kho dựa trên các thông tin của đơn đặt hàng tiến hành kiểm nhận hàng, kiểm tra đối chiếu với đơn của nhà cung cấp cũng như kiểm tra các vấn đề liên quan đến số lượng, chất lượng của toàn bộ hàng thực nhận Sau toàn bộ quá trình kiểm nhận cũng như chấp nhận việc nhận hàng, thủ kho tiến hành nhập liệu, cập nhật toàn bộ các thông tin đã được kiểm duyệt liên quan đến đơn đặt hàng vào hệ thống thông tin của công ty và tiến hành in phiếu nhập kho cũng như biên bản kiểm nhận hàng thành 2 liên : Liên 1 được lưu tại

Bộ phận kho theo tên của nhà cung cấp và liên còn lại – liên 2 được gửi đến Bộ phận kế toán phải trả đính kèm với Đơn đặt hàng

Chấp nhận hóa đơn mua hàng và thanh toán cho nhà cung cấp :

Căn cứ vào hóa đơn nhận được từ nhà cung cấp, kế toán phải trả tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ có liên quan bao gồm đơn đặt hàng và phiếu nhập kho Sau khi các bước kiểm tra, đối chiếu đã hoàn tất Bộ phận kế toán phải trả thực hiện lập Biên bản đối chiếu công nợ và nhập đầy đủ thông tin liên quan đến toàn bộ các chứng từ kể trên vào phần mềm kế toán của công ty

Định kỳ đến hạn thanh toán, Bộ phận kế toán phải trả thực hiện quá trình chuyển các chứng từ đến hạn thanh toán đến tại Bộ phận kế toán thanh toán để tiến hành kiểm tra cũng như xác lập

Ủy nhiệm chi Ủy nhiệm chi sau khi được Kế toán trưởng ký duyệt thông qua sẽ được lập thành

2 liên : Liên 1 được lưu tại công ty và liên 2 còn lại được chuyển đến bộ phận thủ quỹ Sau khi nhận được Ủy nhiệm chi do Bộ phận kế toán thanh toán chuyển đến, định kỳ thủ quỹ sẽ lập giấy nộp tiền, sau đó chuyển tiền và cả giấy nộp tiền đến cho Ngân hàng Bên cạnh đó dựa trên các chứng từ đã thu được, thủ quỹ sẽ tiến hành ghi các thông tin cần thiết vào sổ quỹ để quá trình theo dõi nếu phát sinh các yêu cầu có thể diễn ra một cách thuận lợi

III LƯU ĐỒ CHU TRÌNH CHI PHÍ

5

TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail.com moi nhat

Gồm 4 chứng từ cơ bản sau đây: Phiếu nhập kho, Uỷ nhiệm thu và Uỷ nhiệm thu, cuối cùng là Hóa đơn Giá trị gia tăng

Phiếu nhập kho

Dùng để xác định số lượng tư liệu sản xuất, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhập kho Qua đó, làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ sách kế toán

khác hệ thống một cách an toàn và nhanh chóng Nó được coi là một giải pháp thông minh, tránh sai sót và rủi ro rất nhiều cho doanh nghiệp

Hóa đơn GTGT

Tách riêng giữa giá trị thực của hàng hóa, dịch vụ và giá trị tăng thêm Nó làm căn cứ để xác định phần chi phí hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp cũng như phần khấu trừ thuế Từ đó, ké toán hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và theo dõi chặt chẽ hơn các công nợ, tiền thuế được khấu trừ hay phải nộp cho nhà nước

Phiếu chi tiền

Giúp doanh nghiệp theo dõi và xác định được nguồn tiền mà doanh nghiệp đã chi cho những hoạt động gì để đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng và tránh gian lận cũng như những thất thoát không đáng có, đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp một cách hợp pháp Đồng thời, thủ quỹ lấy đó làm căn cứ để xuất quỹ, ghi

sổ quỹ Qua đóm₫, doanh nghiệp sẽ đảm bảo và duy trì được mức chi tiêu hợp lý, nhằm đảm bảo lợi ích cho nhân viên nói riêng và toàn doanh nghiệp nói chung

7

KIỂM SOÁT ĐỀ XUÁT

Gồm có 4 rủi ro như sau:

* Không kiểm tra hàng thực tế nhập so với phiếu nhập kho

- Yếu kém này có thể dẫn đến rủi ro cụ thể như các trang thiết bị, công cụ, dụng cụ, hàng hóa nhập kho của doanh nghiệp đặt mua không đạt số lượng yêu cầu, thừa hàng hóa hay hàng hóa không đạt chuẩn chất lượng Nếu bộ phận nhập kho không tiến hành kiểm tra số lượng hàng thực

tế nhập so với phiếu nhập mà kí xác nhận thì khi hàng hóa có vấn đề sẽ không có căn cứ ghi chép để báo cáo với bên có trách nhiệm và sẽ gây ra tổn thất cho doanh nghiệp, các thủ tục như thanh toán tiền hàng hàng có thể bị sai sót gây thiệt hại về kinh tế cho doanh nghiệp

=> Thủ tục kiểm soát được đề xuất để hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp thì thủ kho cần kiểm

tra, xác nhận số lượng hàng hóa thực tế với số lượng trên đơn đặt hàng và phiếu nhập kho, biên bản kiểm tra nhận hàng, kiểm tra sự toàn vẹn của hàng hóa, xem có dấu hiệu hư hỏng, rách hay biến dạng hay không và xác minh trọng lượng thực thực và đơn giá nếu cần thiết Đây việc rất quan trọng cần làm cẩn thận và tỉ mỉ để tránh dẫn đến sai lầm không đáng có Các doanh nghiệp cũng cần có các khóa đào tạo cho nhân viên kho, khi họ có được các kĩ năng và các kiến thức chuyên môn của nhân viên kho sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh được sự tổn thất về hàng hóa của doanh nghiệp

* Chứng từ không có đầy đủ chữ kí của các bên liên quan khi giao dịch

- Yếu kém này có thể dẫn đến rủi ro cụ thể là tính hợp lệ của nghiệp vụ, không đảm bảo việc kiểm soát chặt chẽ Khi một giao dịch xảy ra thì có nhiều người đồng xác nhận nhưng trên chứng

từ lại chỉ có đại diện hai bên ký xác nhận Để có thể xuất ra một chứng từ hoàn chỉnh sẽ phải trải qua rất nhiều giai đoạn đối chiếu, xác nhận của nhiều phòng, ban trong doanh nghiệp Vậy nên khi xuất chứng từ dù là phiếu ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi hay phiếu nhập kho thì doanh nghiệp 2 bên giao dịch cũng có cần chữ ký của đại diện phòng, ban thực hiện liên quan đến giao dịch đang diễn ra để nhằm xác nhận rõ ràng, đầy đủ nhất tránh xảy ra sai sót không đáng có về sau

=> Thủ tục kiểm soát được đề xuất để hạn chế tối thiểu rủi ro có thể xảy ra sau khi doanh

nghiệp xuất mẫu biểu, chứng từ là nên thêm các quy trình xác nhận, đóng dấu của các phòng, ban liên quan và để cho doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian, tiện lợi trong quá trình thực hiện kiểm soát giấy tờ, mẫu biểu chứng từ thì nên tích hợp chữ ký số đã mã hóa tất cả dữ liệu, thông tin của doanh nghiệp hay cá nhân một nhân viên trưởng phòng nào đó để hiện đại hóa các chứng

từ liên quan cũng như đảm bảo độ chính xác và thận trọng ở mức tốt nhất Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận, đảm bảo về trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ của các chủ thể tham gia ký kết văn bản hay giao dịch điện tử, giúp doanh nghiệp thuận tiện nhất trong việc xuất

hàng ngàn chứng từ mỗi năm

* Xem xét thông tin người cung cấp chỉ dựa trên những thông tin sẵn có trên hệ thống Cơ sở

dữ liệu là chưa thiết thực

- Yếu kém này có thể dẫn đến rủi ro cụ thể là dễ sai sót khi người cung cấp điều chỉnh lại thông tin mà doanh nghiệp chưa cập nhật lại dữ liệu, hệ thống cơ sở dữ liệu gặp sự cố như mất kết nối mạng Internet, hacker đối thủ cạnh tranh xâm nhập trộm thông tin của nhà cung cấp, hoặc làm sai lệch thông tin gây tiếng xấu cho nhà cung cấp…

=> Thủ tục kiểm soát được đề xuất để hạn chế những rủi ro trên cho doanh nghiệp là trưởng

phòng CNTT cần lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn để phát triển, cập nhật hệ thống đồng thời kịp

TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail.com moi nhat

xác nhất, công ty cần trang bị thêm các ổ nhớ ngoài để đảm bảo dữ liệu được an toàn khi hệ thống gặp sự cố, và cần thiết xem xét lại thông tin thực tế về nhà cung cấp trên thị trường hiện hành Máy in công ty chỉ được kết nối với một số máy tính cần thiết, chỉ cho phép in tài liệu từ

hệ thống, hạn chế cắm USB vì có thể dẫn đến lan truyền các virus độc hại, gây mất mát dữ liệu làm hỏng phần mềm đang vận hành, cũng như làm lộ thông tin cá nhân cùa nhà cung cấp

* Các chứng từ thanh toán không được lưu một cách cụ thể:

- Yếu kém này dẫn đến các rủi ro mang hậu quả liên tiếp, ảnh hưởng đến nhiều chu trình chi phí của doanh nghiệp cụ thể như chi nhiều lần cho cùng 1 đơn hàng, từ đó làm lệch giá trị chi phí và các mục có liên quan trên báo cáo so với thực chi Làm hao hụt tài sản của doanh nghiệp, bên cạnh đó làm cho việc đánh giá và định hướng chiến lược tương lai của công ty từ đó mà sai lệch

và giảm đi độ chính xác và hiệu quả của chiến lược Không những thế, quá trình phân tích, đánh giá giá trị doanh nghiệp hay các tỷ số có liên quan cũng không chính xác, ảnh hưởng đến quyết định của các Cổ Đông hay chủ nợ

=> Thủ tục kiểm soát được đề xuất, để giảm thiểu rủi ro này Bộ phận Kế toán và các bộ phận

có liên quan phải làm việc một cách cẩn thận và tỉ mỉ hơn trong việc thu và chi tiền phải có các chứng từ đầy đủ, không chủ quan hành động bất cẩn nhất là trong các hoạt động thanh toán Để làm được điều đó thì các chứng từ thanh toán phải được lưu khi có các nghiệp vụ xảy ra và lưu một cách cẩn thận, chi tiết nhất để phục vụ cho quá trình thu chi, quá trình kiểm, duyệt và đánh giá của Doanh nghiệp

Một số minh chứng về mẫu biểu chứng từ, báo cáo liên quan của Công ty Cổ phần thiết

bị Y tế Nam Trung

9

TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail.com moi nhat