BÁO cáo CÔNG VIỆC THỰC tập ở vị TRÍ THỰC tập SINH CHỨNG từ XUẤT NHẬP KHẨU tại PHÒNG NHẬP KHẨU ở CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU máy xây DỰNG DTC

BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA BÁO CÁO CÔNG VIỆC THỰC TẬP Ở VỊ TRÍ THỰC TẬP SINH CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU TẠI PHÒNG NHẬP KHẨU Ở CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬPKHẨU MÁY XÂY DỰNG DTC Họ và tên sinh viên

BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA BÁO CÁO CÔNG VIỆC THỰC TẬP Ở VỊ TRÍ THỰC TẬP SINH CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU TẠI PHÒNG NHẬP KHẨU Ở CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP

KHẨU MÁY XÂY DỰNG DTC

Họ và tên sinh viên: Nguyễn Mai Anh

1.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH Xuất nhập khẩu máy xây dựng DTC 3

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 3

1.1.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng các phòng ban 4

1.2 Giới thiệu chung về phòng nhập khẩu và công việc thực tập 5

1.2.1 Giới thiệu phòng nhập khẩu 5

1.2.2 Giới thiệu vị trí thực tập sinh nhập khẩu 5

CHƯƠNG 2 MÔ TẢ CÔNG VIỆC THỰC TẬP TẠI VỊ TRÍ THỰC TẬP SINH NHẬP KHẨU 7

2.1 Mô tả công việc thực tập 7

2.1.1 Hội nhập môi trường làm việc 7

2.1.2 Công việc thứ nhất: Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp 7

2.1.3 Liên hệ với nhà cung cấp và hỏi hàng 10

2.1.4 Lọc email chào hàng 11

2.2 Đánh giá cá nhân về kết quả thực tập 12

2.2.1 Những kết quả đạt được 12

2.2.2 Những điểm hạn chế cần khắc phục 13

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT ĐỐI VỚI BẢN THÂN VÀ NHÀ TRƯỜNG ĐỂ HOÀN THÀNH TỐT CÔNG VIỆC KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG 16

3.1 Đề xuất đối với bản thân 16

3.1.1 Đề xuất cải thiện thái độ 16

3.1.2 Đề xuất cải thiện kĩ năng, kiến thức 16

3.2 Đề xuất đối với nhà trường 17

3.2.1 Đề xuất về vấn đề định hướng sinh viên 17

KẾT LUẬN 19

TÀI LIỆU THAM KHẢO 20

LỜI MỞ ĐẦU

Thực tế, các nước trên thế giới đang tiến dần đến thương mại quốc tế, mở rộngcác hoạt động kinh doanh kinh tế đối ngoại, đặc biệt là hoạt động xuất nhập khẩu có ýnghĩa và vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của một quốc gia cũng nhưtừng doanh nghiệp Hoạt động xuất nhập khẩu ở Việt Nam cũng trải qua nhiều giaiđoạn với những sự thay đổi khác nhau, góp phần vào việc phát triển công nghiệp hóa

và hiện đại hóa đất nước

Trong những năm gần đây, Việt Nam chú trọng rất nhiều đến phát triển các cơ sở

hạ tầng, các công trình thi công cũng đa dạng từ đường sá, nhà ở, chung cư,… Trongkhi đó, tiềm lực kinh tế của đa phần các nhà thầu xây dựng lại chưa thật sự lớn mạnh.Cho nên, việc tận dụng nguồn cung máy xây dựng tốt đã qua sử dụng ở nước ngoài làđiều cực kỳ cần thiết Nắm được nhu cầu đó, Công ty TNHH xuất nhập khẩu Máy xâydựng DTC luôn đẩy mạnh việc tìm kiếm và mở rộng tệp khách hàng trong nước, cũngnhư tạo mối quan hệ đối tác lâu dài, uy tín với các nhà cung cấp ở nước ngoài Từ đócung cấp những máy móc xây dựng đã qua sử dụng với chất lượng tốt nhất với mức giáhợp lý, giúp các công ty xây dựng vừa và nhỏ tối ưu hóa được chi phí đầu tư máy mócthiết bị

Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu máy xây dựng DTC,

em đã có cơ hội tiếp cận và biết được thực tiễn hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩucủa Công ty, nhờ đó giúp em hiểu rõ hơn những kiến thức thực tế trong lĩnh vực xuấtnhập khẩu Nhận thấy sự hấp dẫn và những thuận lợi, khó khăn trong hoạt động nhậpkhẩu, đồng thời qua thời gian thực tập tại Công ty, em đã chọn đề tài báo cáo thực tập

là “BÁO CÁO THỰC TẬP TẠI VỊ TRÍ THỰC TẬP SINH NHẬP KHẨU TẠIPHÒNG NHẬP KHẨU Ở CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU MÁY XÂYDỰNG DTC”

Kết cấu của báo cáo gồm ba chương chính:

Chương 1: Giới thiệu chung về công ty TNHH xuất nhập khẩu máy xây dựngDTC, phòng nhập khẩu và đơn vị thực

Chương 2: Mô tả công việc thực tập tại vị trí thực tập sinh nhập khẩu Chương 3: Một số đề xuất đối với bản thân và nhà trường để hoàn thành tốt côngviệc kiểm tra chất lượng

Báo cáo được thực hiện thông qua việc nghiên cứu các văn bản, chứng từ liênquan cũng như những thông tin do em trực tiếp quan sát được và từ kinh nghiệm thựctiễn của các anh chị nhân viên và quản lý tại nơi thực tập

Do kiến thức bản thân còn nhiều hạn chế và thời gian hạn hẹp, nên báo cáo có thểchưa thật sự sâu sắc, phản ánh hết mọi khía cạnh của các vấn đề và còn tồn tại nhữnghạn chế, sai sót nhất định Em rất mong nhận được sự góp ý tích cực từ PGS.TSNguyễn Thanh Bình – Giáo viên hướng dẫn thực tập

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô Trường Đại học Ngoại Thương

cơ sở chính tại Hà Nội đã truyền đạt kiến thức cho em trong thời gian qua, đặc biệt làPGS.TS Nguyễn Thanh Bình - giảng viên trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đã tậntình hướng dẫn và giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập để hoàn thành đề tài này

Em cũng xin chân thành cám ơn Ban lãnh đạo Công ty TNHH xuất nhập khẩu máy xâydựng DTC, các anh chị đang làm việc tại công ty đã tận tình giúp đỡ, chỉ dẫn và tạođiều kiện tốt nhất để em hoàn thành quá trình thực tập

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU MÁY XÂY DỰNG DTC, PHÒNG NHẬP KHẨU VÀ CÔNG VIỆC THỰC TẬP

1.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH Xuất nhập khẩu máy xây dựng DTC

Tên đầy đủ: Công ty TNHH Xuất nhập khẩu máy xây dựng DTCTrụ sở chính: Số 24, ngõ 255 Cầu Giấy, Hà Nội

Điện thoại: 0978 866 609Website: https://xenangbai.com/

Email: Dtc.constructionmachinery@gmail.com

Mã số thuế: 0109789858Quy mô: 10 nhân viên

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty TNHH Xuất nhập khẩu máy xây dựng DTC (sau đây gọi tắt là Công tyDTC) là công ty tư nhân hoạt động hạch toán độc lập tự chủ về mặt tài chính, có tưcách pháp nhân hoạt động theo quy định hiện hành của Nhà nước Được thành lậpchính thức từ ngày 25/10/2021, theo giấy phép kinh doanh số 0109789858 do sở Kếhoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp

Giám đốc Nguyễn Vũ Đức từng làm việc và thăng tiến đến vị trí phó giám đốccủa Công ty cổ phần đầu tư thương mại máy xây dựng toàn cầu Hamachi Chị Huê,hiện là Quản lý Nhập khẩu, cũng từng là nhân viên phòng Nhập khẩu của Công tyHamachi Sau 6 năm làm việc tại Công ty Hamachi, Giám đốc Nguyễn Vũ Đức tách ra

và thành lập Công ty TNHH xuất nhập khẩu máy xây dựng DTC Nhận thấy địnhhướng trong tương lai của Công ty DTC phù hợp với hướng phát triển bản thân, chịHuê cũng xin nghỉ làm tại Công ty Hamachi sau đó không lâu để chuyển sang làm tạiphòng Nhập khẩu của Công ty DTC

Qua gần một năm thành lập, trong điều kiện môi trường cạnh tranh gay gắt của

ngành mua bán máy xây dựng nhưng công ty đã mở rộng được mạng lưới kinh doanhdịch vụ, với sự linh hoạt, nhạy bén, năng động đã tạo ra cho mình một thế đứng khávững chắc trong lĩnh vực kinh doanh máy xây dựng, với lượng khách hàng ổn địnhkhông chỉ giới hạn trong khu vực miền Bắc mà còn các tỉnh miền Trung và miền Nam.

1.1.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng các phòng ban

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức các phòng ban Công ty TNHH xuất nhập khẩu máy xây dựng DTC (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

Giám đốc: Là người cân nhắc và ra các quyết định thông qua định hướng pháttriển và tình hình tài chính của Công ty; quản lý, điều hành các hoạt động chung củaCông ty Chịu trách nhiệm pháp lý trước pháp luật về các quyền hạn và trách nhiệmđược giao Thay mặt Công ty ký kết các văn bản, hợp đồng và các giấy tờ liên quan

Đưa ra các điều lệ, quy định, mục tiêu, … làm cơ sở để Công ty căn cứ làm theo

Phòng Kinh doanh: Thực hiện toàn bộ hoạt động kinh doanh, tìm kiếm kháchhàng, mở rộng thị trường Xây dựng kế hoạch, chiến lược theo từng kỳ, lập dự toán,thanh toán và quản lý các hợp đồng kinh tế, đảm bảo đúng quy trình, chất lượng vàhiệu quả

1.2 Giới thiệu chung về phòng nhập khẩu và công việc thực tập

1.2.1 Giới thiệu phòng nhập khẩu

Phòng Nhập khẩu: Thực hiện các quy trình Nhập khẩu theo quy định của Công

ty Phòng Xuất nhập khẩu xem xét các yêu cầu của khách hàng trước khi chấp nhậnđơn hàng và đưa vào kế hoạch mua hàng Dựa vào kế hoạch mua hàng, tiến hành tìm,đàm phán giá cả theo yêu cầu đơn hàng Ngoài ra nhiệm vụ của phòng còn là tìm kiếmthêm các nhà cung cấp mới ở nhiều thị trường khác nhau, cân nhắc và xem xét về mức

độ tiềm năng của các thị trường mới đó Cuối cùng là theo dõi chứng từ xuất nhập khẩu

về việc khai báo hải quan, tính thuế xuất nhập khẩu và thanh lý hợp đồng

1.2.2 Giới thiệu vị trí thực tập sinh nhập khẩu

Trong quá trình thực tập, em được hướng dẫn trực tiếp bởi chị Phạm Thị Huê –Quản lý nhập khẩu của Công ty DTC và đảm nhận vị trí Thực tập sinh phòng Nhậpkhẩu Thời gian thực tập diễn ra trong 5 tuần, bắt đầu từ ngày 04 tháng 07 năm 2022đến ngày 07 tháng 08 năm 2022 Giờ làm việc chính thức của công ty buổi sáng từ08h30 đến 11:30h, buổi chiều từ 13h30 đến 17h, từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần

Trong tuần đầu tiên, nhiệm vụ quan trọng nhất của em là tìm hiểu về sản phẩmcủa công ty, tổng quan ngành, các nhà cung đến từ các nước trên thế giới và cách làmviệc với họ, trong thời gian này, em cũng lọc và phản hồi email chào hàng để làm quenvới các model sản phẩm phổ biến và giá chào của nà cung Trong giai đoạn sau, khi đãnắm được các thông tin chi tiết liên quan đến sản phẩm và cách hỏi hàng nhà cung cấp,

em bắt đầu tìm kiếm những nhà cung mới thông qua các trang mạng xã hội, các trangthương mại điện tử và danh sach data có sẵn của công ty Đầu tiên, em sẽ nhận nhu cầukhách hàng trong nước từ phòng kinh doanh và hỏi hàng những nhà cung quốc tế Mỗi ngày, em đảm nhân các công việc cơ bản như làm quen với cách tìm kiếmhàng, tìm kiếm nhà cung cấp cho đến các công việc phức tạp và yêu cầu nhiều kỹ nănghơn như việc chăm sóc và khai thác nhà cung cấp cũ, đàm phán giá cả, gọi điện trựctiếp ra nước ngoài cho nhà cung cấp yêu cầu kiểm tra máy móc, tham quan kho bãi, …Việc hỏi hàng đòi hỏi em phải khéo léo trong giao tiếp, sử dụng thành thạo tiếng anh,

kiến thức cơ bản về máy xây dựng và một số điều khoản trong hợp đồng để đàm phán.

CHƯƠNG 2 MÔ TẢ CÔNG VIỆC THỰC TẬP TẠI VỊ TRÍ THỰC TẬP SINH NHẬP KHẨU

2.1 Mô tả công việc thực tập

2.1.1 Hội nhập môi trường làm việc

Ngày đầu tiên đến công ty, em được giới thiệu để gặp mặt và làm quen với cácanh chị trong Công ty Sau đó được chị Huê giới thiệu về cơ cấu tổ chức Công ty, chàohỏi anh Đức – Giám đốc và các anh chị đồng phòng ban khác Học về sản phẩm máyxây dựng của công ty bao gồm những kiến thức cơ bản về xe nâng, xe xúc và lu Họcnhững bộ phận cơ bản và lỗi kỹ thuật hay gặp khi kiểm tra chất lượng hàng hóa quahình ảnh và video Cuối tuần đầu tiên, em được đi xem phim cùng anh chị, sau buổi đichơi cùng nhau này, em hòa nhập hơn với mọi người Em cảm thấy không khí và môitrường làm việc tại DTC rất thoải mái, trẻ trung và năng động

2.1.2 Công việc thứ nhất: Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp

Bước đầu khi được giới thiệu về nhà cung cấp, em học cách ghi chú những thôngtin cần lưu ý khi tìm hàng, tìm nhà cung: loại xe chính mà nhà cung đang bán, năm sảnxuất các loại xe, hãng xe, website có tiếng Anh hay không (nếu không có tiếng Anh, cóthể dự đoán rằng nhà cung không xuất khẩu),… Từ đó luyện tập đưa ra các đánh giá vềnhà cung Học cách kiểm tra email và cách gửi thông tin xe nâng cho phòng Kinhdoanh Trong quá trình tìm kiếm, em sẽ tổng hợp lại tất cả những nhà cung tiềm năngbao gồm: Tên doanh nghiệp, địa điểm, thông tin liên hệ, mã vùng và sản phẩm chínhvào 1 file excel để tiện cho việc quản lý và theo dõi lịch sử tương tác

 Tìm hàng qua Facebook, Instagram

Một công việc quan trọng trong tuần đầu tiên của em là tạo tài khoản facebook vàInstagram mới, xây dựng trang cá nhân hướng tới cộng đồng máy xây dựng Đăng ảnh

và thông tin về các đơn hàng đã vận chuyển thành công về Việt Nam của công ty Sau

đó, nhập từ khóa về máy xây dựng để tìm nhà cung cấp và tham gia và các hội nhómliên quan đến mua bán máy xây dựng, đặc biệt là xe nâng tại Việt Nam lẫn các nướctrên thế giới.

Việc tham gia vào những nhóm này không chỉ tăng khả năng tìm được nhữngchiếc xe nâng chất lượng tốt, giá tốt, còn giúp em hiểu hơn về thị trường Ví dụ, bắtđầu từ tháng 2 năm 2022, theo dõi các bài đăng bán xe nâng trên nhóm sẽ thấy giá xenâng tăng lên nhanh chóng Công ty dự đoán rằng nguồn cung xe nâng cũ tại Nhật cóthể đã bị ảnh hưởng Sau đó phòng Nhập khẩu đã hỏi một số đối tác Nhật và được xácnhận là hiện tại nguồn cung xe nâng xuất khẩu đã giảm mạnh Lý do thứ nhất là nhiềuCông ty tại Nhật không lựa chọn mua xe nâng mới mà chuyển sang mua xe nâng cũ đểtiết kiệm chi phí

Bên cạnh đó, sau khi tham gia nhóm, thuật toán của Facebook sẽ gợi ý nhữngnhóm có đặc điểm tương tự Đối với Instagram, điểm khác biệt là cho phép ngườidùng xem được người đang theo dõi bạn bè, cũng như người mà bạn bè đang theodõi Vì vậy, có thể tận dụng đặc điểm này để tìm kiếm các nhà cung cấp nhỏ lẻ, thậmchí là khai thác nhà cung cấp mới từ các đối thủ cạnh tranh Em đã vào trang cá nhâncủa nhân viên các công ty đối thủ để kết bạn và theo dõi những nhà cung tiềm năng từdanh sách bạn bè của đối thủ

Do đặc thù xe nâng hàng không phải loại máy xây dựng có giá trị quá lớn, việcđăng bán xe nâng cỡ nhỏ (trọng tải nhỏ hơn 5 tấn) lên Facebook/Instagram cá nhân kháphổ biến tại Nhật Nhiều trường hợp website công khai trên trang cá nhân Facebook rất

sơ sài, lạc hậu, thậm chí web hỏng nhưng Facebook/Instagram cá nhân đăng bài khánhiều, tần suất khá thường xuyên

Ngoài Facebook/Instagram cá nhân, các hội nhóm mua bán xe nâng hàng trênFacebook cũng thu hút rất nhiều thành viên với nhiều lượt tương tác, đăng bài bán hằngngày Tuy nhiên, việc mua được hàng thông qua các hội nhóm cũng khá khó vì mức độcạnh tranh rất cao Các Công ty lớn luôn có những người túc trực trên các trang mạng

xã hội để hỏi hàng từ rất sớm, thậm chí sẵn sàng mua với giá cao hơn để có thể mua

được hàng.

Một đặc điểm rất có lợi cho nhập khẩu khi sử dụng 2 mạng xã hội trên là thuậttoán gợi ý kết bạn Sau khi gửi lời mời kết bạn, Facebook và Instagram sẽ tự động hiện

ra khoảng 20 tài khoản khác có các đặc điểm:

- Có bạn chung tương tác nhiều

- Có bạn chung mới kết bạn gần đây

độ tin cậy giảm dần lần lượt là A, B, C)

 Lọc data có sẵn của công ty

Danh sách nhà cung cấp của công ty là danh sách chưa được khai thác kỹ do anhĐức – Giám đốc và chị Huê – quản lý phòng Nhập khẩu thu thập được từ khi còn làmviệc tại công ty cũ Do chưa được khai thác kỹ nên danh sách còn khá lộn xộn, nhiềunhà cung cấp chỉ bán các phụ kiện máy xây dựng Khi mới vào thực tập, trong 2 tuầnđầu tiên, nhiệm vụ của em là lọc và tìm nhà cung tiềm năng từ danh sách này bằngcách truy cập vào website để tìm hiểu kỹ về nhà cung cấp: các thông tin liên hệ, mảngkinh doanh chính, quy mô công ty,… sau đó gửi email hỏi hàng Từ việc đánh giá chất

lượng website cộng với phản hồi email, có thể đánh giá được mức độ tiềm năng củanhà cung cấp, sau đó lập một danh sách mới gồm những nhà cung cấp tiềm năng trongdata có sẵn của Công ty

2.1.3 Liên hệ với nhà cung cấp và hỏi hàng

Sau quá trình tìm kiếm và đánh giá nhà các nhà cung cấp, em đã lên một danhsách những nhà cung cấp tiềm năng và thông tin chi tiết về doanh nghiệp của họ Côngviệc tiếp theo là email, nhắn tin thông qua các trang mạng xã hội Trong quá trình liên

hệ, em nhận ra một cách để tăng khả năng nhận được phản hồi từ nhà cung cấp, đó làviệc kết hợp gửi email hỏi hàng và điền đơn hỏi hàng trên website chính thức của nhàcung Sản phẩm chủ đạo của công ty là xe nâng Nhật nên phần lớn đối tác em liên hệhàng là người Nhật Từ đó, em học được “Phong cách đàm phán của người Nhật’’Mức giá các nhà cung cấp Nhật đưa ra thường rất sát so với giá bán cuối cùng vìvậy họ khá cứng nhắc trong việc đàm phán giá cả Người Nhật có nhiều kinh nghiệmlàm việc với các đối tác Việt Nam nên họ hiểu rất rõ về mức giá trung bình của cácdòng xe nâng được ưa chuộng tại Việt Nam Do đó trong quá trình đàm phán giá cả,nếu đưa ra một mức giá quá thấp so với mức giá họ đưa ra, đối tác Nhật sẽ nghĩ rằngđây là một người mua ham rẻ, không thiện chí, không tiềm năng hoặc là ít kinh nghiệmlàm việc với người Nhật nên dễ bị nhà cung cấp bỏ qua, không phản hồi, thậm chí đánhmất mối quan hệ với nhà cung tiềm năng Để tránh gặp trường hợp này, cần cân nhắcđưa ra một mức giá gần với giá nhà cung đưa ra ban đầu, Công ty DTC thường đàmphán thành công với mức giá thấp hơn giá đưa ra khoảng 3% - 5%

Do xe nâng của Nhật thường không sơn lại để đẩy giá lên cao, trong đơn chàohàng của họ cũng liệt kê khá chi tiết về tình trạng thực tế và các lỗi hiện có trên xe, nênviệc mặc cả bằng cách chê máy để đưa ra giá thấp thường mang lại kết quả tiêu cực.Khi đàm phán với người Nhật, không nên hấp tấp, vội vàng mà phải bình tĩnh vìngười Nhật thường không sốt sắng, gấp rút trong đàm phán dù mức giá mình đưa ra đãrất tốt và có lợi cho đối tác Bên cạnh đó, người đàm phán giá cả thường không phảingười có thể ra quyết định, nên người đàm phán phía đối tác thường yêu cầu chờ để