Trình bày cách tiếp cận phân tích kinh doanh, kế hoạch và giám sát phân tích kinh doanh

4 L bộ phận nhân sự, tôi mun tm kiếm hồ sơ ứng viên để c thể chỉnh sa, cập nhật hồ sơ kiếm hồ sơ Chức năng chỉnh sa, cập nhật hồ sơ Dễ dng quản lý hồ sơ ứng viên thể lên lịch

phân tích kinh doanh 1

1 Lên kế hoạch tiếp cận phân tích kinh doanh 1

2 Tiến hành phân tích các bên liên quan 3

3 Lên kế hoạch các hoạt động phân tích kinh doanh 6

4 Lên kế hoạch truyền thông phân tích kinh doanh 9

5 Lên kế hoạch quy trình quản lý yêu cầu 15

6 Quản lý thực hiện phân tích kinh doanh 17

Câu h i 2: ỏ Trình bày nh ng bên liên quan n  ào đ tiếp x c đ  l y yêu c u v s ầ à  dng công c hay k thu t n  ậ ào đ   i v i t ng bên liên quan c  th Trình b y c c s à á ản phm công vi c v c c s n ph m chuy ệ à á ả  n giao tương ng v i nhi m v c  ệ  a ngưi phân tích kinh doanh 17

1.Các bên liên quan đ ly yêu cầu: 17

2 Sản phm công việc và sản phm chuyn giao ng vi nhiệm v ca nhà PTKD 28

Câu h i 3: T ỏ ng hp và nh b trì à y các yêu c u ch ầ c năng và phi ch c năng thu thập đưc 28

1.Các yêu cầu chc năng 28

2 Các yêu cầu phi chức năng 26

Câu hỏi 4: Mô h nh h a c c ch ì  á c năng trong hệ thng s d  ng sơ đồ lp v mô à hình h a d  liệ u s  d ng ERD (lưc đồ quan h ệ thự c th ) 27

1.Sơ đồ lp: 28

2.ERD (lưc đồ quan hệ thực th): 29

Câu h ỏi 5: Tr nh b y c c giao ti p c a h ì à á ế  ệ th ng Ph c th o giao di á ả ện ngưi dng (User Interface) ca h ệ thng 29

1.Tr ình bày c c giao ti á ếp ca h ệ th ng. 29

2.Phác thảo giao diện ngưi dng (User Interface) ca h ệ thng 30

STT Tên b ảng Trang

BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VI C Ệ

100%

Trnh by nhng bên liên quan no đ tiếp

chức năng thu thập được

Câu hỏi 1: Trình bày cách tiếp cận phân tích kinh doanh, kế hoạch và giám sát

phân tích kinh doanh

Xác định hưng tiếp cận phân tích kinh doanh

Với hướng tiếp cận thay đi nhm em chọn phương pháp tiếp cận Agile để nâng cấp hệ thng để hỗ trợ cho quy trnh tuyển dụng của doanh nghiệp chuỗi bán lẻ Pizza ADF Việt Nam Phương pháp tiếp cận tập trung vo việc giao nhanh các giá trị kinh doanh trong sự lặp lại ngắn cho việc chấp nhận các mức độ cao hơn của sự không chắc chắn liên quan đến việc giao tng thể giải pháp

+ Scrum l một “bộ khung lm việc” cơ bản để tiếp cận nhng công việc phức tạp Dựa trên bộ khung ny, nhm lm việc c thể áp dụng nhng quy trnh, k thuật khác nhau cho công việc của mnh… N l một quy trnh phát triển phần mềm theo phương pháp Agile

• Bước 1: Lập kế hoạch thu thập yêu cầu v đánh giá khả thi

• Bước 2: Xây dựng Backlog (danh sách các yêu cầu)

• Bước 3: Thảo luận đánh mức ưu tiên yêu cầu v đưa vo giải pháp

• Bước 4: Đánh giá lại giải pháp đ sẵn sng trước khi chuyển giao

• Bước 5: Họp giới thiệu sản phẩm, các cải tiến so với phiên bản trước

Xác định các yêu cầu kinh doanh

+ Tiết kiệm thi gian

nhất

+ Nhân s có th ự ể screen CV ngay trên hệ thng v chuyể n sang c ác bước tiếp theo như

công

Đánh giá độ ưu tiên các yêu cầu

ưu tiên

giá ưu tiên

trên hệ thng, tôi mun c thể cấp, hủy ti khoản ngưi dng trong hệ thng để c thể dễ dng quản lý v

phân quyền ti khoản

đăng nhập hệ thng

Chức năng phân quyền ngưi dng

Tiết kiệm thi gian

Tránh rà soát

CV

thng tự động đăng thông tin tuyển dụng

thông tin tuyển dụng

Chức năng đăng thông tin tuyển dụng

Tiết kiệm thi gian

4 L bộ phận nhân sự, tôi mun tm

kiếm hồ sơ ứng viên để c thể chỉnh sa, cập nhật hồ sơ

kiếm hồ sơ Chức năng chỉnh sa, cập nhật hồ sơ

Dễ dng quản

lý hồ sơ ứng viên

thể lên lịch phỏng vấn trên hệ thng v quản lý các lịch phỏng vấn

lịch phỏng vấn Chức năng thng kê các bui phỏng vấn đ được lên lịch

Để thuận tiện cho việc lên lịch phỏng hợp lý v ti

ưu

thng c thể thông báo kết quả đến ứng viên

tin nhắn đến mail ứng viên

Ứng viên c

thể tiếp cận thông tin đầy

đủ v chnh xác

thng c thể lập v xuất báo cáo tuyển dụng

báo cáo, xuất báo cáo

Thng kê, quản lý việc tuyển dụng

1Bảng đánh giá độ ưu tiên

2 Tiến hành phân tích các bên liên quan

Nhận dạng, xác định các bên liên quan

• Quản lý dự án (PM) : C trách nhiệm xác định v quản lý các bên liên quan, đảm bảo rằng nhm dự án đáp ứng các cam kết đ đưa ra với các bên liên quan, quản lý việc phân công v sự tham gia của các bên liên quan thực hiện các nhiệm vụ dự án, v đảm bảo rằng nhng thay đi ảnh hưởng đến phạm vi dự án được quản lý v phê duyệt một cách thch hợp

viên nhm dự án nên tham gia vo việc phát triển, xem xét hoặc phê duyệt các phân tích kinh doanh

liên quan cụ thể phải tham gia vo quá trnh

định các yêu cầu

Sơ đồ ha các bên liên quan

S dụng ma trận các bên liên quan (Stakeholder Matrix) để phân tch thái độ v ảnh hưởng của các bên liên quan

1Ma tr n các bên liên quan ậ

S dụng sơ đồ củ hnh (Onion Diagram) để xác định mức độ tham gia của các bên liên quan với giải pháp

2Sơ đồ củ hành

BA Developer Tester

3Bảng ma trận trách nhiệm

1

Lên kế hoạch tiếp cận phân tích kinh doanh

Xác định hướng tiếp cận phân tích kinh doanh

01/01/2021

5 8.000.000

Xác định các yêu cầu kinh

Mô hnh ha quy trnh t chức

21/01/2021

5 10.000.000

3

Lên kế hoạch các hoạt động phân tích kinh doanh

Xác định sản phẩm chuyển giao của phân tch kinh doanh

12/02/2020

5 7.000.000

Xây dựng dự toán cho công

4

Lên kế hoạch truyền thông phân tích kinh doanh

Xác định phương pháp truyền thông hiệu quả

02/03/2021

5

Tm hiểu các cách thức truyền thông đi với tng bên liên

5

Lên kế hoạch quản lý yêu cầu

Xác định quy trnh thay đi yêu cầu

11/03/2021

10 5.000.000

Đánh giá các nhu cầu truy xuất

Xác định nhng thuộc tính yêu

6

Quản lý thực hiện phân tích kinh doanh

Xác định các s đo hiệu suất

27/03/2021

4 4.000.000 Báo cáo hiệu suất

Quản lý phạm vi giải pháp v

các yêu cầu

28/04/2021

5 13.000.000

Quản lý khả năng theo dấu các

Duy tr các yêu cầu cho việc tái

Chuẩn bị đng gi yêu cầu 5

4Bảng k ho ế ạch các ho ạt độ ng phân tích kinh doanh

4 Lên kế hoạch truyền thông phân tích kinh doanh

a Địa lý

- Truyền thông cho nhm tập trung: Gồm các bên liên quan (Quản lý dự án hệ thng quản

lý tuyển dụng, Chuyên viên PTKD, chuyên viên kiểm th hệ thng, Lập trnh viên ) đều

trung Thuận ti n trong v ệ ấn đề trao đ i, giao ti p v ế  truyền th ng c ô ở ác bê n tham gia d ự

- Truyền thông phân tán: các bên liên quan (Nhân viên bộ phận nhân sự, Ngưi đo tạo ) thưng ở các chi nhánh trải di trên các khu vực địa lý khác nhau Phân b nơi lm việc như thế gip các nhân viên c thể nâng cao tnh chủ động thu thập hồ sơ ứng viên t nhiều khu vực địa lý, đảm bảo phục vụ kịp thi, tiết kiệm thi gian ch đợi cho các bộ phận của các chi nhánh khác khi yêu cầu mun xem xét hồ sơ ứng viên trong quá trnh tuyển dụng Bên cạnh đ, các bên liên quan ở các vị tr khác nhau c thể s dụng công

nghệ để hỗ trợ cho việc thảo luận trực tuyến, kịp thi giải quyết cộng việc

b Văn ha

Chuỗi bán lẻ Pizza ADF Việt Nam c rất nhiều ca hng trải di khắp dọc miền đất

nước v mỗi miền đều mang một nét văn ha v bản sắc riêng Chnh sự khác biệt đ

cũng mang lại khác nhiều vấn đề phát sinh Cụ thể như:

- Ro cản ngôn ng: Để đảm bảo tnh nhất quán, ADF s dụng mô hnh theo ký hiệu

- Phạm vi: quản lý hồ sơ ứng viên

Trước đây, nhân viên bộ phận nhân sự quản lý, lưu tr, theo dõi hồ sơ liên quan đến các

ứng viên xin việc qua bảng trang tnh Excel rất phức tạp, quyền truy cập chỉ cho phép 1 ngưi; nhng nhân viên trong bộ phận kh tm kiếm v theo dõi nhng vấn đề liên quan đến hồ sơ của ứng viên => Phát triển phần mềm mới gip liên kết được với các ngưi dng liên quan, nhng nhân viên phụ trách hồ sơ đều c thể kiểm tra, theo dõi hồ sơ liên

quan đến ứng viên thông qua một nền tảng hệ thng chung

-Phạm vi: quản lý phỏng vấn

Nâng cấp hệ thng quản lý phỏng vấn: Trước kia, việc lập lịch phỏng vấn v thông báo

phỏng vấn một các thủ công gây ra một s tai nạn như: không phân b lịch phỏng vấn một cách khoa học, dẫn đến trong một thi điểm, ADF không đủ nguồn nhân lực để phỏng vấn, khi đ lỡ hẹn quá nhiều ứng viên, v ngược lại

Thậm ch trong nhiều trưng hợp còn bỏ st ứng viên…=> Phát triển phần mềm mới gip việc sắp xếp lịch phỏng vấn một cách khoa học, thng nhất Cũng như đảm bảo

thông tin được truyền đến các ứng viên một cách đầy đủ, kịp thi v chnh xác

-Phạm vi: quản lý th việc

Việc thông báo th việc cho các ứng viên, theo dõi quá trnh, cập nhập trạng thái v

thông báo kết quả th việc một cách thủ công, không thng nhất lm các nhân viên nhân

sự kh theo dõi v xảy ra sai st trong quá trnh ra quyéte định => Phát triển phần mềm mới gip ngưi dng, cụ thể l nhân viên nhân sự dễ dng theo dõi, lập báo cáo, v đưa

ra kết quả t việc một cách khách quan v công bằng để không bỏ lỡ các ứng viên tiềm

năng

d Bảng kế hoạch truyền thông phân tích kinh doanh

Các bên liên quan Nội dung truyền thông Hình thc

truyền thông

Tần sut truyền

thông

Ban giám đc (Nhà điều hành tài tr)

tiếp

Trước khi dự án bắt đầu

lm việc nhóm

2 lần/ tháng

Quản lý dự án

Ti liệu đặc tả phi chức

Kế hoạch tiếp cận phân tch

1 lần/ tháng

Kế hoạch truyền thông phân tích kinh doanh

Báo cáo trực tiếp

Trước khi thực hiện gợi mở 1 tuần

Sơ đồ t chức của hệ thng quản lý tuyển dụng

Báo cáo trạng thái phân tch

kinh doanh

T chức bui lm việc nhóm

Mỗi lần sau khi lm việc với đi tác

1 lần/ tuần

Danh sách yêu cầu ưu tiên

& backlog

hiện bui gợi

mở 1 ngy

Chuyên viên kim th phần mềm

Ti liệu đặc tả phi chức

năng

Chuyên viên tư vn nghiệp v SME

Ti liệu kết quả bui khảo

sát

sát Ti liệu về quy trnh quản lý

hồ sơ, quản lý phỏng vấn, quản lý th việc

Giao diện v chức năng hệ

thng

T chức bui lm việc nhóm

1 lần

Khảo sát nhu cầu s dụng

hệ thng trực tuyến

Gi bảng khảo sát

3Quá trình qu n lý các yêu c ả ầu

b Tài liệu yêu cầu

Tài liệu yêu cầu

Nhu

cầu

kinh doanh

Ứng viên tm việc v xem vị tr trng c sẵn

Bộ phận nhân

sự quản lý quá trnh tuyển dụng

Quản lý tuyển dụng

đề xuất phê duyệt

Thi gian hiển thị trang thông tin

Yêu cầu chức năng

Yêu cầu hiệu suất

Yêu cầu chức năng

tiêu ch được đặt ra bởi các ứng viên trên trang web của công ty

Cập nhật ton

bộ kết quả phỏng vấn của các ứng viên lọt vo danh sách

Giới thiệu các ứng c

viên chiến thắng cho các nh quản

lý cấp cao nhất để phê duyệt

Thi gian hiển thị đầy

đủ trang thông tin khi khách hàng truy cập l 5s

C thể thu thập CV t

các trang tuyển dụng một cách tự động

Tiêu chí

chp nhận

Chức năng thị trưng ti thiểu

Chức năng thị trưng ti thiểu

Chức năng thị trưng ti thiểu

Chức năng thị trưng ti thiểu

Chức năng thị trưng ti thiểu

Ngưi dng cui (Ứng viên)

Ngưi dng cui (Bộ phận nhân sự)

Ngưi dng cui (Quản

lý tuyển dụng)

Nhm nưi dng cui

Ngưi dng cui (Nhân viên nhân sự)

Ngày nhân yêu

cầu

6Bảng tài liệu yêu cầu

6 Quản lý thực hiện phân tích kinh doanh

Trên thực tế, quá trnh hoạt động phân tch kinh doanh diễn ra hầu như đều theo đng

kế hoạch đ định trước Các quy trnh, thủ tục được xác định rõ rng, các hoạt động được lập kế hoạch cụ thể trước khi bắt đầu thực hiện, chuyên viên phân tch nghiệp vụ cũng như các bên liên quan đều thực hiện theo đng yêu cầu đ đề ra t trước, nên xác xuất xảy ra rũi ro trong quá trnh thực hiên l rất thâp V vậy, c thể ni, đi với hệ thng quản lý tuyển dụng ny, hiệu quả hoạt động phân tch kinh doanh được cho l rất tt, thực tế so với

kế hoạch không c sự chênh lệch quá lớn

b.Tài sản Quy trình Phân tích Kinh doanh

• Hp đồng

Với các bên liên quan, ADF đều c hợp đồng cam kết để lm hoặc khôn lm 1 việc no đ trong khuôn kh pháp luật Hợp đồng c thể l di hạn hoặc ngắn hạng, hợp đồng cho ton bộ dự án hay một phần dự án cho mỗi bên liên quan

V dụ cụ thể: Quy trnh gợi mở thông tin t các bên liên quan (s dụng k thuật Khảo sat/ bảng hỏi)

1 Chuẩn bị

- Xác định mục tiêu của khảo sát v nhm khảo sát mục tiêu

- Chọn loại khảo sát thch hợp

- Chọn nhm mẫu

- Chọn phương pháp phân phi v thu thập: thư bản cứng, email, diễn đn

- Dự kiến mức phản hồi mong mun

- Xác định liệu khảo sát sẽ được hỗ trợ với các cuộc phỏng vấn cá nhân

- Viết các câu hỏi khảo sát

- Kiểm tra khảo sát

2 Phân phi khảo sát

- Chnh sách t chức

- Tnh cấp thiết của việc thu thập các kết quả

- Mức độ an ninh cần thiết

- Phân b theo địa lý của ngưi trả li

3 Viết ti liệu kết quả khảo sát

- Đi chiếu các câu trả li

Cụ thể: Mẫu của bảng hỏi để gợi mở yêu cầu t các bên liên quan

BẢNG HỎI

Khi lấy yêu cầu của các bên liên quan, chuyên viên phân tch nghiệp vụ thưng mắc phải các sai lầm như: đặt câu hỏi không đng trọng tâm, việc đưa ra câu hỏi lan man, không

rõ rng lm cho khách hng kh khăn trong việc hiểu v trả li; xác định sai đi tượng phỏng vấn; không hiểu rõ nhu cầu của khách hng v vậy để tránh mắc phải sai lầm, khi lấy yêu cầu t các bên liên quan, nên ch ý nhng điều sau để c đủ thông tin về mô hnh nghiệp vụ đ:

Sau khi kết thc dự án th đội ngũ phân tch kinh doanh sẽ cung cấp ngược lại cho t chức nhng kinh nghiệm, d liệu được nêu ở trên Chuẩn bị cho các dự án khác trong tương lai, các yêu cầu chỉnh sa quy trnh của t chức sao ph hợp

Câu h i 2: ỏ Trình b ày nh ng bên liên quan n ào đ tiế p x c đ  l y yêu c u v ầ à

s d ng công c hay k thu t n    ậ ào đ   i v i t ng bên liên quan c  th Tr ình

bày c c s á ản ph m công vi c v c c s n ph m chuy  ệ à á ả  n giao tương  ng v i

nhiệm v c  a ngưi phân t ch kinh doanh. í

1.Các bên liên quan đ ly yêu cầu:

Trưởng bộ phận nhân sự - tuyển dụng, nhân viên bộ phận nhân sự, ứng viên nộp hồ sơ

a K thuật: Phỏng vn c cu trc

- Công cụ hỗ trợ: Máy ghi âm, máy tnh ghi chép, bảng câu hỏi, danh sách các bên liên quan cần phỏng vấn

- Mục đch: Lấy được nhng yêu cầu, nhng chức năng mới cho hệ thng thông tin quản

lý tuyển dụng t các nhân viên đ lm việc với hệ thng cũ của công ty

- Mô tả: Bui phỏng vấn theo hnh thức một đi một, hỏi các câu hỏi được chuẩn bị sẵn trong bảng câu hỏi v ghi ch lại câu trả li của ngưi được phỏng vấn

Bảng câu hỏi được chuẩn bị cho bui phỏng vấn lấy yêu cầu nâng cấp hệ thng cũ của

trả li được ghi nhận như sau:

BẢNG CÂU HỎI LẤY YÊU CẦU CHO HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TUYỂN DỤNG

◻Tự thu nhập hồ sơ t nhiều nguồn

◻Dễ thất lạc hồ sơ, thông tin ứng viên

Đa s các nhân viên đều gặp các vấn đề nêu trên

◻Lên danh sách, lịch phỏng vấn, đánh giá th việc bằng Excel

QUẢN

LÝ HỒ

SƠ ỨNG VIÊN

1 Hệ thng cần lưu tr nhng thông tin g

3 Anh/Chị c yêu cầu g đi với việc phân loại, sắp xếp hồ sơ ứng viên?

Tự động phân loại theo mục

vị tr ứng tuyển, ngy nộp hồ

sơ

4 Anh/Chị mun c nhng chức năng g

đi với việc quản lý hồ sơ ứng viên?

◻Hồ sơ t nhiều nguồn tự động cập nhật vo hệ thng

◻Tự phân loại hồ sơ ứng viên theo mục

◻Tm kiếm hồ sơ theo yêu cầu

◻Lọc ra các hồ sơ ứng viên đáp ứng tiêu ch đề ra

◻Tng hợp, truy xuất danh sách hồ sơ ứng viên đạt tiêu ch

Đều mong mun c nhng chức năng trên Bên cạnh đ,

hệ thng phải cho thấy s

lượng hồ sơ ứng viên gi về, s lượng hồ sơ đạt tiêu ch

theo ngày

QUẢN

LÝ PHỎNG VẤN

1 Trong quy trnh quản lý phỏng vấn,

Lập danh sách ứng viên tham gia phỏng vấn, xếp nhân sự phỏng vấn, lên lịch hẹn phỏng vấn

Đánh giá ứng viên, báo cáo kết quả phỏng vấn

Gi lịch phỏng vấn, kết quả phỏng vấn cho ứng viên

2 Với nhng công việc trên, anh/chị c s

dụng công cụ hỗ trợ no không?

Lập danh sách, đánh giá bằng Excel

Gi thông báo qua email

3 Sau khi phỏng vấn, đánh giá kết quả xong, nhân viên sẽ phải lm g tiếp theo?

Lập báo cáo, xuất danh sách ứng viên trng tuyển kèm hồ

sơ để trnh lên cho quản lý tuyển dụng phê duyệt