Đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty liên doanh cơ khí xây dựng" docx

đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí phù hợp với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó.. Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý: Quá

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Đề tài

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức

bộ máy quản lý tại Công ty liên doanh

cơ khí xây dựng

1

Lời nói đầu

Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì ngoài các điều kiện cần thiết như: Vốn kinh doanh, chiến lược kinh doanh đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có một cơ cấu

tổ chức bộ máy quản lí phù hợp với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó Nó là điều kiện đủ quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp trên thương trường Do cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí có vai trò

và ảnh hưởng lớn tới sự tồn tại của mỗi doanh nghiệp, nên trong thời gian thực tập tại Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư xây dựng Hà Nội em đã chọn đề tài:

"Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty liên doanh cơ khí xây dựng" làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình Với mong muốn vận

dụng kiến thức đã học để tìm hiểu và đề ra những biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu ổ chức bộ máy quản lí của Công ty

Luận văn của em gồm 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về bộ máy quản lý

Chương 2: Thực trạng tổ chức bộ máy quản lí của Công ty

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty liên doanh cơ khí xây dựng Hà Nội

Đây là một đề tài khó, đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng cả về lý thuyết cũng như kinh nghiệm thực tế Vì vậy, dù đã cố gắng nhưng chắc chắn chuyên đề của

em còn nhiều thiếu sót, rất mong được ý kiến đóng góp của thầy cô, các anh chị ở Công ty và các bạn để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo tận tình của Thầy Giáo Nguyễn Vĩnh Giang, chú Hồng, anh Thanh và các anh chị ở Công ty đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập này

Hà Nội: Ngày 12 tháng 5 năm 2004

SV Thực hiện: Nguyễn Thị Hường

- Quản lý là sự tác động có hướng của con người nhằm mục đích biến

đổi đối tượng quản lý từ trạng thái này sang trạng thái khác bằng các phương pháp tác động khác nhau

- Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy luật xã hội, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn, xác định những biện pháp về kinh tế, xã hội, tổ chức, kỹ thuật để tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh để đạt được các mục tiêu đã xác định

Cũng như trong quá trình sản xuất, công tác quản lý cũng cần có ba yếu tố: nhà quản lý, các công cụ quản lý, đối tượng quản lý Sản phẩm của quản lý

là các quyết định, các biện pháp, các chỉ thị, các mệnh lệnh để kích thích sản xuất tăng trưởn và phát triển với hiệu quả cao hơn

Nền kinh tế quốc dân cũng như bất cứ một đơn vị kinh tế nào khác đều

có thể coi là một hệ thống quản lý bao gồm hai bộ phận là: Chủ thể quản lý và

đối tượng quản lý ( hay nhiều khi còn được gọi là bộ phận quản lý và bộ phận

bị quản lý)

Hai bộ phận này có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, tạo nên một chỉnh thể thống nhất Chủ thể quản lý trên cơ sở các mục tiêu đã xác định tác động đến đối tượng quản lý bằng những quyết định của

Bộ máy quản lý thường được xem xét trên ba mặt chủ yếu sau:

- Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý

- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

- Lực lượng lao động quản lý để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của

bộ máy

Trong đó lực lượng lao động quản lý có vai trò quyết định

3 Lao động quản lý và phân loại lao động quản lý

3.2 Phân loại lao động quản lý:

Căn cứ vào việc tham gia trong các hoạt động và chức năng quản lý, người ta chia lao động quản lý thành ba loại sau:

4

Một là: Cán bộ quản lý doanh nghiệp gồm có giám đốc, các phó giám

đốc, kế toán trưởng Các cán bộ này có nhiệm vụ phụ trách từng phần công việc, chịu trách nhiệm về đường lối chiến lược, các công tác tổ chức hành chính tổng hợp của doanh nghiệp

Hai là: Cán bộ lãnh đạo doanh nghiệp gồm trưởng, phó quản đốc phân

xưởng ( còn gọi là lãnh đạo tác nghiệp); Trưởng, phó phòng ban chức năng

Đội ngũ lãnh đạo này có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện phương hướng, đường lối của lãnh đạo cấp cao đã phê duyệt cho bộ phận chuyên môn của mình

Ba là: Viên chức chuyên môn nghiệp vụ, gồm những người thực hiện

những công việc rất cụ thể và có tính chất thường xuyên lặp đi lặp lại

Trong bất kỳ một doanh nghiệp, một tổ chức nào thì ba loại lao động quản lý nói trên đều cần thiết và phải có, tuy nhiên tuỳ theo từng quy mô hoạt

động và tình hình sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp mà có một tỷ lệ thích hợp Trong đó cán bộ lãnh đạo cấp cao và cán bộ lãnh đạo cấp trung gian

có vai trò và vị trí hết sức quan trọng, là nhân tố cơ bản quyết định sự thành bại của bộ máy quản lý - đây là linh hồn của tổ chức và nó được ví như người nhạc trưởng của một giàn nhạc giao hưởng

II tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

1 Khái niệm, nội dung và yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý

5

- Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

Tô chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là dựa trên những chức năng, nhiệm vụ đã xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp hoạt động như một chỉnh thể có hiệu lực nhất

- Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức

- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là những bộ phận có trách nhiệm khác nhau, nhưng quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau được bố trí theo từng khâu, từng cấp quản lý để tạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiện mục tiêu và chức năng quản lý xác định

1.2 Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý:

Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảm bảo thực hiện những yêu cầu sau:

- Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lý đều được

thiết lập các mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục

vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp

- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo khả năng

thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngoài hệ thống

- Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính

xác của thông tin được xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo được sự phối

6

hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp

- Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải được tổ chức sao

cho chi phí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhưng phải

đạt hiệu quả cao nhất

- Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát

được hệ thống thông tin, thông tin không được rò rỉ ra ngoài dưới bất kỳ hình thức nào Điều đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp

1.3 Nội dung của bộ máy quản lý doanh nghiệp

Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có rất nhiều nội dung, sau đây là các nội dung chủ yếu:

- Xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà bộ máy quản lý cần hướng tới va đạt được Mục tiêu của bộ máy quan lý phải thống nhất với mục tiêu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp,

- Xác định cơ cấu tổ chức quản lý theo khâu và cấp quản lý, phụ thuộc vào quy mô của bộ máy quản lý, hệ thống các chức năng nhiệm vụ đã xác

định và việc phân công hợp tác lao động quản lý Trong cơ cấu quản lý có hai nội dung thống nhất nhau, đó là khâu quản lý và cấp quản lý

- Xác định mô hình quản lý: Mô hình quản lý là sự định hình các quan

hệ của một cơ cấu quản lý trong đó xác định các cấp, các khâu, mối liên hệ thống nhất giữa chúng trong một hệ thống quản lý, về truyền thống có mô hình quản lý theo kiểu trực tuyến, theo kiểu chức năng, theo kiểu tham mưu và các kiểu phối hợp giữa chúng

- Xây dựng lực lượng thực hiện các chức năng quản lý căn cứ vào quy mô sản xuất kinh doanh, từ đó xác định quy mô của bộ máy quản lý và trình

độ của lực lượng lao động và phương thức sắp xếp họ trong guồng máy quản

lý, vào mô hình tổ chức được áp dụng, vào loại công nghệ quản lý được áp dụng, vào tổ chức và thông tin ra quyết định quản lý

7

2 Các mô hình và nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý

2.1 Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:

a Mô hình cơ cấu theo trực tuyến

Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấp dưới Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng, người lãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của người dưới quyền

Sơ đồ1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến

Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách Còn người thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận lệnh một người phụ trách và chỉ thi hành lệnh của người đó mà thôi

- Ưu điểm: bộ máy gọn nhẹ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng

- Nhược điểm: Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, đồng thời cơ cấu này làm hạn chế việc sử dụng các chuyên gia

có trình độ cao theo chuyên môn Kiểu cơ cấu này chỉ áp dụng cho các tổ chức có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp

b Mô hình cơ cấu theo chức năng

Người lãnh đạo

Người LĐ tuyến 1 Người LĐ tuyến 2

Các đối tượng Qlý Các đối tượng Qlý

8

Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận riêng biệt theo các chức năng quản lý, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng nhất định

Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng

Kiểu cơ cấu này sẽ hình thành nên người lãnh đạo được chuyên môn hoá, chỉ đảm nhận thực hiện một số chức năng nhất định Mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng Như vậy khác với cơ cấu tổ chức trực tuyến ở chỗ: người lãnh đạo chia bớt công việc cho người cấp dưới

Ưu điểm: Thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, sử dụng tốt cán bộ hơn,phát huy tác dụng của người chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho người lãnh đạo

Nhược điểm: Đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng khác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ thủ trưởng Mô hình này phù hợp với tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức năng

c Mô hình cơ cấu tổ chức theo trực tuyến - chức năng

Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu trên, theo đó mối liên hệ giữa cấp dưới và lãnh đạo là một đường thẳng, còn những bộ phận chức năng chỉ

Người lãnh đạo

Người LĐ cnăng A Người LĐ cnăng B Người LĐ cnăngC

Đối tượng quản lý1 Đối tượng quản ly2 Đối tượng quản lý3

9

làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các cán bộ trực tuyến Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phải thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với

bộ phận chức năng

Sơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến - chức năng

Ưu điểm: Lợi dụng được ưu điểm của hai bộ mô hình trực tuyến và chức năng Nó phát huy được năng lực, chuyên môn của các bộ phận chức năng, đồng thời đảm bảo được quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp cao của tổ chức

Nhựơc điểm: Cơ cấu phức tạp, nhiều vốn, cơ cấu này đòi hỏi người lãnh

đạo tổ chức phải thường xuyên giải quyết các mối quan hệ giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng

d Mô hình cơ cấu trực tuyến - tham mưu

Lãnh đạo cấp1

Người lđ cnăngC Người lđ cnăng B

Người lđ cnăng A

Người lđ cnăngB Người lđ cnăngA

Lãnh đạo cấp2

Người lđ cnăngC

Đối tượng qlý 1 Đối tượng qlý 2 Đối tượng qlý 3

Người lãnh đạo ra lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với người thừa hành trực tiếp của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp người lãnh đạo phải tham khảo ý kiến chuyên gia ở bộ phận tham mưu giúp việc Kiểu cơ cấu này cho phép người lãnh đạo tận dụng được những tài năng, chuyên môn của các chuyên gia, giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức, nhưng nó đòi hỏi người lãnh đạo phải tìm kiếm được các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực

Sơ đồ 4: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến - tham mưu

2.2 Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý:

- Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý gắn liền với phương hướng, mục

đích hệ thống phương hướng, mục đích của hệ thống sẽ chi phối cơ cấu hệ thống Nếu một hệ thống có quy mô và mục tiêu phương hướng cỡ lớn ( khu vực, cả nước) thì cơ cấu tổ chức của nó cũng phải có quy mô và phương hướng tương đương Còn nếu có quy mô vừa phải, đội ngũ và trình độ tham gia hệ thống phải ở mức tương đương Một hệ thống có mục đích hoạt động văn hoá

Người lãnh đạo

Người lãnh đạo tuyến2 Người lãnh đạo tuyến1

Tham mưu2

Các đối tượng qlý Các đối tượng qlý

thì tổ chức bộ máy quản lý sẽ có những đặc thù khác biệt với hệ thống có mục

đích kinh doanh

- Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối

Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo phân công, phân cấp nhiều phân hệ trong hệ thống theo yêu cầu các nhóm chuyên môn ngành với đội ngũ nhân lực được đào tạo tương ứng và có đủ quyền hạn

để thực hiện được nguyên tắc này

- Nguyên tắc linh hoạt và thích ứng với môi trường

Nguyên tắc này đảm bảo việc cải tiến bộ máy quản lý phải đảm bảo cho mỗi phân hệ, mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo tương ứng để các cấp quản lý thấp hơn phát triển được tài năng để chuẩn bị thay thế các cán bộ quản

lý cấp trên khi cần thiết

- Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả

Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải mang lại hiệu quả cao nhất đối với chi phí bỏ ra và đảm bảo hiệu lực hoạt động của các phân hệ

về tác động điều khiển của các lãnh đạo

3 Các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý:

Phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý nhằm đưa

ra một mô hình phù hợp với quy mô doanh nghiệp và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong công tác tổ chức quản lý và từ đó thúc đẩy doanh nghiệp có mô hình quản lý nhằm tăng sức cạnh tranh trên thị trường

- Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời nhau Khi sự thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi theo, vì nếu không thay đổi theo thì bộ máy quản lý cũ sẽ làm cản trở việc phấn đấu đạt

được mục tiêu mới đề ra của tổ chức doanh nghiệp Tuy nhiên không phải bao

giờ sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi bắt buộc của bộ máy quản lý, song các kết quả nghiên cứu đều ủng hộ ý kiến bộ máy quản lý cần

được thay đổi kèm theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh

- Quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của của doanh nghiệp cũng phức tạp theo Do đó các nhà quản lý cần phải đưa ra một mô hình cơ cấu quản lý hợp lý sao cho đảm bảo quản lý được toàn bộ hoạt

động của doanh nghiệp đồng thời phải làm sao để bộ máy quản lý không cồng kềnh và phức tạp về mặt cơ cấu Còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì

bộ máy quản lý phải chuyên, tinh, gọn nhẹ để dễ tay đổi phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Địa bàn hoạt động:

Việc mở rộng hoặc phân tán địa bàn hoạt động của doanh nghiệp đều

có sự thay đổi về sự sắp xếp lao động nói chung và lao động quản lý nói riêng

do đó dẫn đến sự thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý Do vậy sự thay đổi địa bàn hoạt động của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp

- Công nghệ:

Việc sử dụng công nghệ của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới tổ chức

bộ máy quản lý Nếu các doanh nghiệp trú trọng đến công nghệ thì thường có

định mức quản lý tốt, bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho tăng cường khả năng của doanh nghiệp và cần thích ứng kịp thời với sự thay đổi công nghệ nhanh chóng Một hệ thống cơ cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ và phải đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến công nghệ của doanh nghiệp

- Môi trường kinh doanh

- Cơ sở kỹ thuật của hoạt động quản lý và trình độ của các cán bộ quản lý

Nhân tố này có ảnh hưởng mạnh đến tổ chức bộ máy quản lý Khi cơ sở

kỹ thuật cho hoạt động quản lý đầy đủ, hiện đại, trình độ của cán bộ quản lý cao có thể đảm nhiệm nhiều công việc sẽ góp phần làm giảm lượng cán bộ quản lý trong bộ máy quản lý, nên bộ máy quản lý sẽ gọn nhẹ hơn nhưng vẫn

đảm bảo được tính hiệu quả trong quản lý

- Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên

Đối với những người đã qua đào tạo, có trình độ tay nghề cao, có ý thức làm việc thì họ sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, khối lượng công việc lớn hơn do đó sẽ làm giảm số lao động quản lý dẫn đến việc tổ chức bộ máy quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn Ngược lại, với những lao động không

có ý thức làm việc, không tự giác sẽ dẫn đến số lượng lao động quản lý gia tăng, làm cho lãnh đạo trong tổ chức đông lên, việc tổ chức bộ máy quản lý khó khăn hơn

4 Các phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:

Để hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trước hết bắt nguồn từ việc xác định mục tiêu và phương hướng phát triển của hệ thống, trên cơ sở đó tiến hành tập hợp các yếu tố của cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ qua lại giữa các yếu tố đó Việc hình thành cơ cấu tổ chức cũng có thể bắt đầu từ việc mô tả chi tiết hoạt động của các đối tượng quản lý và xác lập tất cả các mối quan hệ thông tin rồi sau đó mới hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

tự với cơ cấu tổ chức sắp hình thành và để hình thành cơ cấu tổ chức mới thì

có thể dựa vào một cơ cấu tổ chức mẫu nhưng có tính đến các điều kiện cụ thể của đơn vị mới như so sánh về nhiệm vụ, chức năng, đối tượng quản lý, cơ sở vật chất kỹ thuật để xác định cơ cấu tổ chức thích hợp Do vậy đôi khi phương pháp này còn được gọi là phương pháp tương tự

Ưu điểm của phương pháp này là quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi tiết để thiết kế nhỏ, kế thừa có phân tích những kinh nghiệm quý báu của quá khứ

Nhược điểm: dễ dẫn đến sao chép máy móc, thiếu phân tích những điều kiện cụ thể

b Phương pháp phân tích

Theo phương pháp này, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý hiện tại

được bắt đầu bằng cách nghiên cứu kỹ lưỡng cơ cấu tổ chức hiện tại, tiến hành

đánh giá những hoạt động của nó theo những tiêu thức nhất định, phân tích các chức năng, các quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận để đánh giá những mặt hợp lý của cơ cấu hiện hành và trên cơ sở đó dự kiến cơ cấu mới sau đó bổ sung, thay thế, thay đổi cán bộ, xây dựng điều lệ, nội quy, quy chế hoạt động cho từng bộ phận cũng như đối với cán bộ lãnh đạo, chuyên viên, các nhân viên thừa hành chủ chốt

Ưu điểm: Phương pháp này phân tích được những điều kiện thực tế của

cơ quan, đánh giá được các mặt hợp lý và chưa hợp lý để hoàn thiện cơ cấu mới hiệu quả hơn

Nhược điểm: Phương pháp này tốn nhiều thời gian và chi phí lớn để

thiết kế cơ cấu tổ chức mới

Tuy nhiên trong hoạt động quản lý để hình thành và tổ chức được một

bộ máy quản lý tốt người ta không chỉ sử dụng thuần nhất một trong hai phương pháp trên Mà tuỳ theo tình hình của công ty có thể hình thành cơ cấu quản lý theo phương pháp hỗn hợp, nghĩa là kết hợp cả hai phương pháp trên

để lợi dụng ưu điểm của chúng

III Vai trò và sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản

lý

1 Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý

Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì mỗi con người không thể hành động riêng lẻ mà cần phối hợp những lỗ lực cá nhân để hướng tới những mục tiêu chung Quá trình tạo ra của cải vật chất và tinh thần cũng như đảm bảo cuộc sống an toàn cho xã hội ngày càng được thực hiện trên quy mô lớn với tính phức tạp ngày càng cao đòi hỏi phải có sự phân công hợp tác của những con người trong tổ chức

Trong sản xuất kinh doanh cũng vậy, mỗi doanh nghiệp đều thực hiện những mục tiêu nhất định, mà để thực hiện được các mục tiêu đó đòi hỏi phải

có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình sản xuất Đó chính là lực lượng lao

động quản lý trong doanh nghiệp và hình thành lên bộ máy quản lý Để đảm bảo sự thống nhất trong điều hành sản xuất kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp

ít nhất phải có một thủ trưởng trực tiếp chỉ đạo lực lượng quản lý để thực hiện các nhiệm vụ: bố trí, sắp xếp nhân viên quản cho phù hợp với từng nhiệm vụ

cụ thể nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong tổ chức, nhằm khai thác khả năng chuyên môn sáng tạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện các mục tiêu để thực hiện các mục tiêu đề ra như tăng năng suất lao động, hạ giá thành

Như vậy, Trong mỗi doanh nghiệp nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý thì không có một lực lượng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, và không có quá trình sản xuất nào được thực hiện nếu không có cơ cấu tổ chức

đánh giá mức độ hợp lý của một tổ chức, một cơ cấu tổ chức được coi là hợp

lý không chỉ đủ các bộ phận cần thiết để thực hiện các chức năng của tổ chức

mà phải có một tập thể mạnh với những con người đủ phẩm chất, năng lực để thực hiện các chức năng nhiệm vụ được giao

Mặt khác, sự tồn tại của bộ máy quản lý còn thể hiện sự tồn tại của chính doanh nghiệp đó Nó như chất keo dính để liên kết các yếu tố sản xuất lại với nhau theo sự thống nhất, có phương hướng rõ ràng; đồng thời làm cho hoạt động của doanh nghiệp ổn định, thu hút được mọi người tham gia và có trách nhiệm với công việc hơn

Trong doanh nghiệp có rất nhiều chức năng quản lý đảm bảo cho quá trình quản lý được thực hiện trọn vẹn và không bỏ sót Để đảm nhiệm hết các chức năng quản lý đó cần có sự phân công lao động quản lý, thực hiện chuyên môn hoá Bộ máy quản lý doanh nghiệp tập hợp những người có trình độ cao trong doanh nghiệp Việc sử dụng hợp lý các kế hoạch lao động của các cán

bộ và nhân viên quản lý, sự phân chia công việc cho nhân viên quản lý phù hợp và có trình độ thực sự sẽ góp phần hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

2 Sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý

2.1 Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý

Trong hoạt động kinh tế các doanh nghiệp, tổ chức phải có bộ máy quản lý chuyên, tinh, gọn nhẹ và linh hoạt để thực hiện quá trình quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả nhất

Với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì mục tiêu hoạt động lớn nhất là lợi nhuận Nhưng muốn đạt hiệu quả cao nhất trong kinh doanh thì đòi hỏi nhà quản lý phải trau rồi cả về lý luận và thực tiễn Vì vậy công việc của hệ thống phải thường xuyên điều tra, phân tích, tính toán, cân nhắc, lựa chọn và soạn thảo phương án kinh doanh tối ưu sao cho với chi phí thấp nhất mà mang lại hiệu quả cao nhất

Công tác quản lý là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của hệ thống Mà để thực hiện được công tác quản lý tốt thì phải xuất phát từ một bộ máy quản lý ổn định và thích hợp Do đó hoàn thiện bộ máy quản lý là nhân tố quan trọng đảm bảo thực hiện có hiệu quả sản xuất kinh doanh, không ngừng nâng cao năng suất lao động của doanh nghiệp

2.2 Hoàn thịên bộ máy quản lý có liên quan chặt chẽ đến chiến lược kinh doanh của tổ chức

Hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên, tinh gọn nhẹ và có hiệu lực:

Để đáp ứng được những yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường khắc nghiệt như hiện nay cũng như để phát huy được hết vai trò, năng lực lãnh đạo và quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của hệ thống thì việc hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên, tinh, gọn nhẹ là một tất yếu

Hoàn thịên tổ chức bộ máy theo hướng chuyên tinh nghĩa là thường xuyên, chuyên sâu và có chọn lọc Tính gọn nhẹ thể hiện sự vừa đủ chi tiết, thành phần không rườm rà, không thừa, không thiếu và có tỉ trọng nhỏ, có hiệu lực thể hiện khả năng đi đến kết quả, được mọi người thực hiện một cách nghiêm chỉnh

Bộ máy quản lý là lực lượng duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ quản

lý Nó chỉ phát huy được sức mạnh khi nó phù hợp với yêu cầu của thực tiễn, còn không thì nó lại trở thành lực lượng làm kìm hãm sự phát triển của tổ chức Hoàn thiện bộ máy quản lý, làm cho bộ máy quản lý có hiệu lực hơn, hoàn thiện nhiệm vụ quản lý phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh, thích ứng với mọi đặc điểm kinh tế, kỹ thuật của doanh nghiệp

Ngày nay trong nền kinh tế thị trường, một doanh nghiệp muốn tồn tại

và phát triển thì cần có một bộ máy hiệu quả trong hoạt động Mặt khác hoàn thiện bộ máy quản lý sẽ làm cho bộ máy quản lý tinh giảm, gọn nhẹ mà tính hiệu lực vẫn cao

2.3 Đối với Công ty liên doanh cơ khí xây dựng Hà Nội

Như bất cứ một doanh nghiệp nào, mục tiêu hoạt động lớn nhất của Công ty cũng là lợi nhuận Do vậy hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí ở Công ty là rất cần thiết, nhất là trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay

Mặt khác sản phẩm của Công ty đòi hỏi phải có tính cạnh tranh cao trên thị trường cả về chất lượng, mẫu mã sản phẩm và tiến độ giao hàng Và để

đạt được điều đó thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí có vai trò rất quan trọng

Nó là điều kiện đủ quyết định sự thành công của Công ty trên thương trường Cán bộ quản lí của Công ty có trình độ và năng lực rất cao, mà công tác quản lí là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của hệ thống Do vậy để tận dụng tốt nguồn lực sẵn có và để họ làm tốt công việc của mình thì

đòi hỏi phải có một bộ máy quản lí ổn định và thích hợp Do vậy hoàn thiện

bộ máy quản lí ở Công ty là nhân tố quan trong thực hiện có hiệu quả sản xuất kinh doanh và không ngừng nâng cao năng suất lao động của Công ty

Mặt khác đối với một Công ty mới đi vào hoạt động thì việc hình thành

và hoàn thiện bộ máy quản lí là việc làm rất cần thiết và bước đầu quyết định

sự hình thành và phát triển cả Công ty trên thương trường

19

Chương 2: Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của công ty liên doanh cơ khí xây dựng Hà nội

I Những đặc điểm cơ bản của công ty ảnh hưởng tới

công tác tổ chức bộ máy quản lý

1 Quá trình hình thành và phát triển công ty

Nhằm đáp ứng nhu cầu và nâng cao sức cạnh tranh của sản phẩm ( cầu trục và các thiết bị nâng hạ) trên thị trường trong nước và quốc tế Tập đoàn WGI (đối tác Australia) đã liên doanh với Công ty cơ khí xây dựng số 5 (đối tác Việt Nam) để hình thành lên Công ty liên doanh cơ khí xây dựng Hà Nội (CEC Hanoi Ltd) CEC Hanoi Ltd được thành lập vào năm 1996 theo giấy phép đầu tư số 1368/GP cấp ngày 13 tháng 5 năm 1996 và bắt đầu đi vào hoạt

động tại Việt Nam từ năm 1997 với các sản phẩm kết cấu thép chất lượng cao Với mục đích trở thành Công ty hàng đầu về chất lượng trong lĩnh vực kết cấu thép và thiết bị nâng hạ, và nhận được sự hỗ trợ về kỹ thuật của các hãng thiết

bị hàng đầu thế giới, cùng với chương trình đào tạo - nghiên cứu - phát triển liên tục của đội ngũ cán bộ công nhân năng động, sáng tạo, từng bước CEC Hanoi Ltd đã trở thành Công ty có nhãn hiệu hàng đầu trong lĩnh vực kết cấu

và thiết bị nâng hạ

Công ty cung cấp các sản phẩm và dịch vụ khác nhau từ thiết kế chi tiết

đến gia công kết cấu thép thông dụng và kết cấu thép đặc biệt, làm sạch bề mặt và sơn phủ theo quy trình quốc tế hoặc mạ nhúng kẽm, đóng gói và vận chuyển Quản lý chất lượng của công ty hoạt động trên cơ sở tiêu chuẩn ISO

9002

Để nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường Việt Nam bằng sản phẩm có chất lượng tốt nhất và giá cả cạnh tranh nhất, Công ty đã kết hợp sức mạnh của công nhân lành nghề, cán bộ công nhân kỹ thuật trong nước với

và ngoài nước

Cùng với những thiết bị hiện đại phục vụ cho chế tạo kết cấu, Công ty

đã từng bước áp dụng công nghệ mới nhất trong ngành thiết bị nâng hạ vào các sản phẩm của mình, đồng thời tối ưu các sản phẩm hiện có nhằm đáp ứng tối đa các yêu cầu của khách hàng Công ty hiện đang cung cấp các giải pháp

về kết cấu và thiết bị nâng hạ cho các ngành:

- Công nghiệp thép: Hệ thống cầu trục, cổng trục và các thiết bị nâng

đặc biệt, kết cấu cho các nhà máy cán phôi và thành phẩm cho xây dựng, các nhà máy mạ thép

- Công nghiệp đóng tầu: Hệ thống cầu trục, cổng trục và thiết bị nâng hạ cho các nhà máy đóng tầu

- Công nghiệp xây dựng: Các hệ thống đúc bê tông ly tâm và đúc rung, kết cấu cho trạm trộn bê tông, nhà thép công nghiệp, hệ thống thiết bị nâng hạ

- Khai khoáng và vận tải: Các hệ thống băng tải, gầu xúc, hệ thống nâng

và phân loại bằng tính từ

Công ty mới đi vào hoạt động từ năm 1997 nên tình hình sản xuất còn sơ khai, quy mô hạn hẹp, cơ cấu tổ chức bộ máy còn nhiều hạn chế, chưa hoàn thiện Do tình hình sản xuất và thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty nên trụ sở giao dịch của công ty chuyển lên Ngõ 4 Kim Đồng- Hà Nội, còn nhà máy của công ty nằm ở Tây Mỗ - Từ Liêm- Hà Nội với nhà xưởng kết cấu

2400 m2, nhà xưởng cơ khí 800 m2, nhà xưởng sơn và phụ trợ 500 m2 Nhưng với mục đích không ngừng nâng cao về uy tín và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, Công ty đã từng bước hình thành các phòng ban, các bộ phận sản xuất, các bộ phận lãnh đạo và đang hướng tới hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty

Hiện nay các sản phẩm chính của công ty là:

- Thiết bị nâng hạ gồm: Cầu trục dầm đơn, cầu trục dầm đôi, cổng trục, cẩu quay, thiết bị đặc biệt, cẩu tự hành, cẩu tháp, thiết bị nâng đặc biệt

- Kết cấu thép gồm: Nhà tiền chế với khẩu độ lớn nhất là 70 m, dùng làm kho, xưởng sản xuất, xưởng sửa chữa, hangar với đầy đủ hệ thống thông gió, cầu trục, hệ thống treo cáp, cửa cuốn tự động ; Kết cấu thép gồm kết cấu thép từ hạng nhẹ đến hạng nặng theo yêu cầu của khách hàng, áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế về làm sạch (sơn phủ bề mặt, mạ kẽm nóng, sơn tĩnh

điện ) các kết cấu đặc biệt dùng cho nhà máy điện, các nhà máy thép, các nhà máy xi măng, Các hệ thống dây truyền sản xuất ống bê tông li tâm, hệ thống đường ống cho các nhà máy xử lý nước, các trạm bơm, các hệ thống băng tải và phễu, các hệ thống bình, bồn chứa thép thường và thép không gỉ

2 Đặc điểm về kỹ thuật và nguồn lực:

sự hỗ trợ của các giảng viên trong các trường đại học khối kỹ thuật nên các bản vẽ thiết kế của đội ngũ kỹ thuật đã đáp ứng được những nhu cầu khắt khe của khách hàng trong nước và quốc tế Phần mềm được sử dụng cho công việc

Biểu 1: Thiết bị phục vụ sản xuất của công ty

TT Thiết bị Nhãn hiệu/nước sx Slượng

2 Máy cắt đột liên hợp Kingsland,England 1

4 Máy cắt nhiệt 4 đầu thép hình Iwatani,Japan

II Thiết bị hàn

1 Máy hàn MIG DC400 Lincoln, Australia 10

2 Máy hàn MIG DC400 Lincoln, Australia 2

3 Máy hàn tự động LT7 Lincoln L17,USA 4

4 Máy hàn bán tự động MIG Transmig 500,Autr 2

6 Các thiết bị hàn khác Vietnam, India 10

III Thiết bị làm sạch và sơn phủ

2 Máy phun bi làm sạch Blastmaster 1

VI Thiết bị nâng hạ:

1 Xe nâng Forklift 5t Mitsubishi, Japan 1

2 Xe cẩu thuỷ lực 5t Internatonal, Aus 2

V Thiết bị gia công khác Japan

3 Máy lốc đứng Russia& Poland 1

Ngoài ra sản phẩm của công ty còn sử dụng thiết bị của những hãng hàng đầu thế giới như:

- Hãng KONERANES, công ty đã sử dụng các thiết bị như: Pa lăng cáp

điện, Pa lăng xích điện, Thiết bị nâng hạ đặc biệt

- Hãng GH, Công ty đã sử dụng các thiết bị như: Pa lăng cáp điện, thiết

bị nâng hạ đặc biệt ( tải trọng lớn, điều kiện làm việc đặc biệt)

- Hãng IGA với hệ thống ray treo cáp, hệ thống cáp điện an toàn dạng hộp

- Hãng SGM với thiết bị mâm từ, nam châm điện

- Hãng MEIDEN với thiết bị Pa lăng cápđiện tiêu chuẩn và đặc biệt

- Hãng KITO với thiết bị Pa lăng cáp điện, Pa lăng xích điện (loại tiêu chuẩn và loại đặc biệt), Pa lăng xích điện tay

Và một số hãng nổi tiếng khác với thiết bị như thiết bị kẹp, nâng cuộn thuỷ lực, cẩu tháp, cẩu tự hành bánh xích, cẩu tự hành bánh hơi

Quá trình sản xuất của Công ty được trang bị hệ thống máy móc hiện

đại như bảng trên và sản phẩm có sử dụng thiết bị của các hãng hàng đầu thế giới, nên sản phẩm của Công ty đã từng bước đáp ứng các yêu cầu khắt khe của khách hàng trong và ngoài nước Với hệ thống máy móc hiện đại như trên thì quá trình sản xuất của Công ty được thực hiện toàn bộ trên day truyền sản xuất do vậy đòi hỏ phải có đội ngũ công nhân lành nghề và đội ngũ cán bộ có trình độ và chuyên môn cao

So với nguồn vốn của công ty thì hàng năm tổng doanh thu của công ty

đạt được tương đối lớn Tài sản của công ty chủ yếu tồn tại dưới dạng vốn luân chuyển và lượng vốn này tăng hàng năm Năm 2000 vốn luân chuyển của công ty là 81% nhưng đến năm 2003 đã tăng lên 95.60% và công ty đang phấn đấu để vốn luân chuyển của mình đạt 100% Qua đây ta thấy tình hình

sản xuất của công ty rất năng động, không có vốn tồn đọng, từ đó dẫn tới doanh thu hàng năm khá cao, quy mô sản xuất ngày càng được mở rộng, sản phẩm của Công ty ngay càng chiếm được cảm tình của khách hàng trong và ngoài nước

2.4 Về nguồn nhân lực

Hiện nay tổng số lao động của Công ty là 84 người với 25 lao động gián tiếp ( nhân viên văn phòng) và 59 lao động trực tiếp dưới các xưởng của nhà máy (nhân viên sản xuất) Để thấy rõ tình hình biến động về nguồn nhân lực của Công ty qua các năm ta có bảng số liệu sau:

Biểu 3: Nguồn nhân lực của công ty

Đơn vị tính: Người Nhân viên Năm2000 Năm2001 Năm2002 Năm2003 Năm2004

Nguồn lao động của công ty có trình độ và chuyên môn cao, với đội ngũ lao động năng động, sáng tạo trong công việc

Trình độ của lực lượng lao động gián tiếp tương đối cao, với 100% có trình độ đại học và trên đại học gồm:

+ Một tiến sĩ máy xây dựng

+ Một tiến sĩ kết cấu

+ Một thạc sĩ điện và điều khiển

+ Ba kỹ sư xây dựng và máy xây dựng

+ Bốn kỹ sư cơ khí

+ Hai kỹ sư công nghệ hàn

+ Hai kỹ sư độnglực và tám cử nhân các ngành kinh tế tài chính, ngân hàng

Trình độ của đội ngũ lao động trực tiếp với:

+ 100% kỹ thuật viên và giám sát viên có trình độ từ trung cấp trở lên + 45% công nhân bậc cao có tay nghề từ 4/7 trở lên

+ 35% đã được đào tạo tại nước ngoài hoặc đã tham gia các khoá đào tạo tại Việt Nam do chuyên gia nước ngoài giảng dạy

Với nguồn lực được đào tạo và phát triển liên tục CEC Hanoi luôn sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng trong nước và quốc tế với những sản phẩm có chất lượng cao nhất, mẫu mã đẹp và giá thành cạnh tranh nhất

3 Quy trình sản xuất và thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty

3.1 Quy trình sản xuất của Công ty

Do mới đi vào hoạt động nên quy trình sản xuất của Công ty còn sơ khai, có thể mô ta quy trình sản xuất theo sơ đồ sau

đó là sản phẩm hoàn chỉnh, còn là bán sản phẩm khi Công ty phải chịu trách nhiệm thi công tại công trường theo yêu cầu của khách hàng

3.2 Thị trường tiêu thụ sản phẩm

Sản phẩm của công ty được tiêu thụ trên thị trường trong nước và quốc

tế Công ty chỉ tiến hành sản xuất theo đơn đặt hàng đấu thầu, do vậy cả thị trường trong nước và thị trường ngoài nước Công ty không hình thành lên các

đại lý bán hàng Để khách hàng biết đến sản phẩm của mình , Công ty đã tiến hành quảng cáo và giới thiệu sản phẩm và trao đổi với khách hàng bằng mạng máy tính, hay trực tiếp gặp khách hàng trao đổi về tính chất của sản phẩm Mục tiêu của Công ty là mở rộng thị trường tiêu thụ trong nước bằng các tăng cường giới thiệu sản phẩm, không ngừng nâng cao chất lượng và tính tối ưu của sản phẩm với khách hàng trong nước

4 Thuận lợi và khó khăn hiện tại của công ty

* Thuận lợi

Từ một đơn vị được hình thành do liên doanh giữa hai đối tác là Australia và đối tác Việt Nam, CEC HaNoi Ltd đã không nâng cao chất lượng sản phẩm và mở rộng quy mô hoạt động của mình để từng bước đưa sản phẩm của công ty trở thành sản phẩm hàng đầu về chất lượng và đã tạo dựng được

uy tín với khách hàng trong và ngoài nước Chính sự liên doanh này đã tạo

dựng công ăn việc làm cho những cán bộ và công nhân viên từ Công ty cơ khí xây dựng số 5 chuyển sang Trình độ quản lý của cán bộ và trình độ tay nghề của công nhân ngày càng được nâng cao do nhận được sự hỗ trợ về kinh nghiệm, chuyên môn từ các chuyên gia nước ngoài và quy trình công nghệ mới Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng tiến triển tốt, doanh thu tăng hàng năm Cơ cấu tổ chức lao động được kiện toàn và từng bước đi vào hoạt động đã có hiệu quả Thể hiện ở chỗ, doanh thu tăng hàng năm, tiến độ sản xuất đáp ứng được yêu cầu về chất lượng và tiến độ giao hàng Người lao động đủ việc làm thu nhập tương đối cao Tập thể công ty là một khối thống nhất từ trên xuống dưới; bầu không khí làm việc hoà đồng vui

vẻ, có tính năng động cao đã tạo ra thế và lực vững chắc làm tiền đề cho việc thực hiện kế hoạch sản xuất năm 2004 và các năm tiếp theo

* Khó khăn

Công ty vẫn còn một số hạn chế là tốc độ tăng trưởng trong 5 năm qua tăng không đều, thiếu bền vững, vốn tồn đọng nơi khách hàng khá lớn Nguyên nhân chính là do Công ty phụ thuộc quá nhiều vào vốn liên doanh của

đối tác Australia Ngoài ra cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty chưa

được hoàn chỉnh, cơ cấu tổ chức thường xuyên thay đổi (thay đổi hàng tháng) theo tình hình sản xuất của công ty; chưa xây dựng được nội quy lao động toàn công ty, lao động quản lý còn kiêm quá nhiều nhiệm vụ và chức năng nên hiệu quả quản lý chưa cao Công tác quản lý kinh tế và tài chính vẫn còn một

số tồn tại như: một số đơn vị trực thuộc khối lượng giá trị dở dang, công nợ tồn đọng lớn dẫn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh còn hạn chế

Qua hơn bốn tháng triển khai thực hiện việc sắp xếp đổi mới doanh nghiệp của công ty đã đạt được một số kết quả ban đầu như: chức năng nhiệm

vụ của các phòng ban trong công ty được kiện toàn, tăng cường được mối quan hệ, lề lối làm việc của các đơn vị phòng ban được chặt chẽ hơn Trong thời gian tới, Công ty tiếp tục thực hiện việc sắp xếp đổi mới công ty, thực

hiện phân rõ nhiệm vụ và chức năng của từng nhân viên trong các phòng ban

và hoàn thiện quy trình sản xuất dưới nhà máy, triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn ISO 9002 dựa trên nền tảng hệ thống quản lý chất lượng của công ty mẹ là tập đoàn WGE (Australia) và từng bước xây dựng thương hiệu của công ty

5 Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới

Trên cơ sở định hướng và mục tiêu phát triển công ty trở thành một công ty hàng đầu về chất lượng, phương hướng của công ty từ nay đến năm

2006 là phát huy truyền thống của Công ty mẹ, tăng cường đoàn kết, tích cực

đổi mới và đa dạng hoá sản phẩm phù hợp với năng lực và sở trường của công

ty Tăng cường nhanh giá trị sản xuất đạt hiệu quả cao

Mục tiêu:

- Phấn đấu tổng giá trị sản xuất của công ty giữ tốc độ phát triển bình quân là 35%, đến năm 2005 tổng giá trị đạt 30 tỷ VNĐ

- Hoàn thành đúng tiến đô sản phẩm theo đơn đặt hàng

- Đa dạng hoá sản phẩm từ kết cấu đơn giản đến phức tạp, sản xuất thêm mặt hàng nhà thép tiền chế để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng trong nước và quốc tế

- Phát triển vốn sản xuất của công ty: Phấn đấu đến năm 2006 vốn sản xuất kinh doah của công ty trên 45 tỷ VNĐ, đảm bảo trả vốn vay trung và dài hạn

- Hoàn chỉnh cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty nhằm đáp ứng điều kiện đủ để doanh nghiệp thành công trên thương trường

- Xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý năng động có trình độ cao Xây dựng một tập thể công nhân có tay nghề cao, có tác phong sản xuất công nghiệp đáp ứng yêu cầu của cơ chế thị trường

II Phân tích thực trạng bộ máy quản lý của Công ty

1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty

Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty đựơc tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng với chế độ một thủ trưởng được miêu tả như sơ đồ Theo sơ đồ này TGĐ được sự giúp đỡ tích cực của các phòng ban về các quyết định kinh doanh nên công việc tiến triển hiệu quả hơn, mệnh lệnh từ TGĐ đã được thực hiện nhanh chóng và có hiệu quả hơn Bên cạnh đó cơ cấu mô hình còn có những hạn chế như bộ phận Trợ lí nhân sự và bộ phận cố vấn bố trí như vậy là chưa hợp lí

2 Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong công ty:

2.1 Khối cơ quan Công ty

2.1.1 Ban giám đốc

Biểu 4: Cơ cấu hiện tại của ban giám đốc

Stt Chức năng nhiệm vụ Tuổi Ngành đào tạo TĐ chuyên môn

HĐQT

TGĐ

Cố vấn Trợ lý nhân sự

Phòng kinh doanh GĐ điều hành Phòng TC kế toán

Quản đốc Nhà máy Phòng kỹ thuật

Bộ phận vật tư

đồng quản trị thông qua

+ Chỉ đạo cung cấp nguồn lực thực hiện dự án quản lý chất lượng

+ Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty và bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý của công ty

b Giám đốc điều hành:

- Chức năng: Trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật, phòng vật tư và chỉ đạo giám sát nhà máy

- Nhiệm vụ chính:

+ Thiết kế sản phẩm, dự tính định mức vật tư, dự toán giá thành

+ Lập kế hoạch sản xuất về các đầu công việc, vật tư, tiến độ và chuyển giao kế hoạch cho quản đốc nhà máy để triển khai sản xuất, cho phòng kinh doanh để tiến hành nhập khẩu, mua vật tư và thầu phụ

+ Tổng hợp và phê duyệt hồ sơ về khối lượng các công việc đã hoàn thành theo hợp đồng và chuyển cho phòng kế toán thanh toán hợp đồng

- Các mối quan hệ của giám đốc điều hành:

+ Quan hệ với bên ngoài CEC: Chịu trách nhiệm chính với khách hàng

về triẻn khai thực hiện các hạng mục công việc theo đúng hợp đồng được phòng kinh doanh bàn giao; Quan hệ với các trưng tâm nghiên cứu, trường học nhằm cập nhật và thu nhận các thông tin về khoa học công nghệ, tuyển dụng, đào tạo cán bộ kỹ thuật và đào tạo nghề

+ Quan hệ với phòng kinh doanh: Giữ vai trò là đầu mối quan hệ với khách hàng trong triển khai hợp đồng; Cung cấp về tiến độ thực hiệncông việc triển khai hợp đồng nhằm phối hợp đảm bảo đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng; Cung cấp thông tin về năng lực sản xuất để phòng kinh doanh lên

kế hoạch kinh doanh

+ Quan hệ với phòng kỹ thuật: Trưởng phòng kỹ thuật báo cáo tực tiếp cho Giám đốc điều hành, kiểm duyệt, lập dự toán, triển khai các hợp đồng của phòng kỹ thuật; Giám sát chỉ đạo phòng kỹ thuật trong việc lập kế hoạch, tiến hành phê duyệt thầu phụ

+ Quan hệ với nhà máy: Quản đốc nhà máy báo cáo trực tiếp cho Giám

đốc điều hành, GĐĐH cung cấp cho nhà máy tất cả các yêu cầu kỹ thuật, khối lượng công việc, thời gian hoàn thành, định mức tiêu tthụ vật tư để triển khai hợp đồng; Kiểm tra và phê duyệt, nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành của nhà máy để hoàn tất hồ sơ nghiệm thu hợp đồng

c Quản đốc Nhà máy

- Nhiệm vụ:

+ Nhận hồ sơ từ Giám đốc điều hành và thực hiện chế tạo sản phẩm, lắp

đặt theo thông số kỹ thuật và khối lượng được giao vào số hợp đồng kiểm tra dữ liệu thông tin đến

+ Kiểm tra, giám sát về chất lượng và thực hiện tiến độ các đầu công việc của nhà máy theo kế hoạch được giao

+ Tiến hành triển khai thực hịên tiến độ các đầu công việc của nhà máy theo kế hoạch được giao

+ Tiến hành triển khai thực hiện các hợp đồng vận chuyển trên cơ sở hợp đồng nguyên tắc, xin ý kiến chỉ đạo của Giám đốc điều hành về các vấn

đề phát sinh, các công việc xưởng không thực hiện đượccần thuê thầu phụ + Quyết định về nhu cầu văn phòng phẩm của Nhà máy theo đề xuất của kế toán, kiêm hành chính nhà máy

+ Quản lý thiết bị trong xưởng: Lập hồ sơ bảo dưỡng, sửa định kỳ các máy móc công cụ, thiết bị đo lường và thiết bị vận chuyển, lập biên bản sự cố thiết bị

+Quản lý kho vật tư và nhận hàng nhập khẩu từ phòng vật tư theo đúng yêu cầu phòng kỹ thuật đưa ra

+ Bàn giao sản phẩm cho khách hàng, dán nhãn mác, bao gói sản phẩm, lập hồ sơ thủ tục giao hàng

+ Kiểm tra định kỳ an toàn lao động và lập kế hoạch dự trù bảo hộ lao

động

+ Lập báo cáo về an toàn lao động và chất lượng sản phẩm theo yêu cầu của Giám đốc điều hành

+ Tổng hợp khối lượng công việc hoàn thành của nhà máy, hoàn thành

hồ sơ về khối lượng công trình để chuyển giao cho Giám đốc điều hành về những vấn đề phát sinh nhân sự nhà máy

+ Chịu sự giám sát và thẩm quyền báo cáo của Giám đốc điều hành

- Mối quan hệ của quản đốc Nhà máy

+ Với phòng kinh doanh: Nhận hàng do phòng kinh doanh nhận về; báo cáo Giám đốc điều hành về các vấn đề sai lệch về tiêu chuẩn, số lượng, chất lượng hàng nhập kho

+ Với giám đốc điều hành: Báo cáo tiến độ, báo cáo giờ công, báo cáo

về các sự cố phát sinh, phối hợp với cán bộ phụ trách dự án của phòng kỹ thuật để trỉên khai hợp đồng; lập hồ sơ khối lượng công việc hoàn thành trình Giám đốc điều hành phê duyệt để tiến hành thanh lý hợp đồng

2.1.2 Phòng kinh doanh:

- Nhiệm vụ:

+ Lên kế hoạch và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường; nghiên cứu xu hướng phát triển thị trường, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp , các hướng phát triển công nghệ

+ Lên kế hoạch kinh doanh của phòng trình Tổng giám đốc phê duyệt: Lập kế hoạch hàng năm và quý về phát triển kinh doanh của CEC trình TGĐ phê duyệt, kế hoạch kinh doanh phải xác định rõ các mục tiêu về doanh số, thị phần, lợi nhuận, mức độ tăng trưởng, các mục tiêu kinh tế xã hội phù hợp khác; Lập kế hoạch thực hiện chi tiết hàng tháng và quý cho từng bộ phận kinh doanh với chỉ tiêu công tác và đầu công việc cụ thể cho tường người