Giáo trình thực hành các phần mềm dùng trong văn phòng (nghề tin học văn phòng trình độ trung cấp)

GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN Tên mô đun: THỰC HÀNH CÁC PHẦN MỀM DÙNG TRONG VĂN PHÒNG Mã mô đun: MĐ22 Vị trí, tính chất, ý nghĩa, vai trò của mô đun: - Vị trí của mô đun: Mô đun được bố trí thực

LỜI GIỚI THIỆU Thực hành các phần mềm dùng trong văn phòng là một trong những mô đun

chuyên môn nghề của nghề Tin học văn phòng được biên soạn dựa theo chương trình khung chất lượng cao đã xây dựng và ban hành năm 2021 của trường Cao đẳng nghề Cần Thơ dành cho nghề Tin học văn phòng hệ Trung cấp

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu Trường Cao Đẳng Nghề Cần Thơ và các cá nhân, các đồng nghiệp đã góp nhiều công sức để nội dung giáo trình hoàn thành một cách tốt nhất

Mặc dù chúng tôi đã rất cố gắng trong biên soạn, nhưng chắc chắn tài liệu này cũng không tránh khỏi sai sót Chúng tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp

từ các thầy cô giáo, đồng nghiệp và các bạn đọc giúp giáo trình được hoàn thiện hơn

trong lần tái bản sau

Nội dung giáo trình được biên soạn với lượng thời gian thực hành tại doanh nghiệp là 270 giờ gồm có:

Chương 01 MĐ26-01: Lý thuyết liên quan

Chương 02 MĐ26-02: Nội dung công việc thực hành

Mặc dù đã cố gắng tổ chức biên soạn để đáp ứng được mục tiêu đào tạo nhưng không tránh được những thiếu sót Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô để nhóm biên soạn sẽ điều chỉnh hoàn thiện hơn

Cần Thơ, ngày 30 tháng 09 năm 2021

MỤC LỤC

Trang

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN 1

LỜI GIỚI THIỆU 2

MỤC LỤC 3

CHƯƠNG 1: LÝ THUYẾT LIÊN QUAN 6

1 Phần mềm ứng dụng 6

2 Một số phần mềm ứng dụng thông dụng 6

3 Phần mềm nguồn mở 7

4 Phần mềm xử lý văn bản 7

4.1 Khái niệm văn bản 7

4.2. Khái niệm xử lý văn bản 7

4.3 Giới thiệu Microsoft Word 7

4.4 Một vài văn bản mẫu 8

5 Phần mềm xử lý bảng tính 10

5.1 Khái niệm bảng tính 10

5.2 Các bước xây dựng bảng tính thông thường 10

5.3 Giới thiệu Microsoft Excel 10

5.4 Một số bài tập 11

6 Phần mềm thuyết trình 13

6.1 Khái niệm 13

6.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng thuyết trình 13

6.3 Một số chỉ dẫn để tạo nên một bài thuyết trình tốt 13

6.5 Giới thiệu Microsoft PowerPoint 13

6.6 Một số bài tập: 14

7 Phần mềm trình duyệt Web 15

7.1 Google Chrome 16

7.2 Mozilla Firefox 16

8 Thư điện tử (Email) 16

8.1 Khái niệm thư điện tử 16

8.2 Tạo một địa chỉ email miễn phí trên Gmail 17

8.3 Soạn thảo mới một email 17

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG CÔNG VIỆC THỰC HÀNH 20

1 Các tiêu chí thực hiện công việc 20

2 Nội dung thực hành 21

TÀI LIỆU THAM KHẢO 23

GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN Tên mô đun: THỰC HÀNH CÁC PHẦN MỀM DÙNG TRONG VĂN PHÒNG

Mã mô đun: MĐ22

Vị trí, tính chất, ý nghĩa, vai trò của mô đun:

- Vị trí của mô đun: Mô đun được bố trí thực hiện ở cuối chương trình đào tạo sau khi sinh viên đã học xong các môn cơ sở và các môn chuyên ngành

- Tính chất của môn học: Là mô đun chuyên môn nghề tự chọn trong chương trình đào tạo trung cấp Tin học văn phòng

- Ý nghĩa, vai trò của mô đun: Thực hành tại doanh nghiệp là một mô đun quan trọng trong chương trình đào, thông qua việc thực hành tại doanh nghiệp theo chuyên

đề sẽ giúp sinh viên áp dụng kiến thức về các phần mềm dùng trong văn phòng đã học vào thực tế cũng như tiếp cận với thực tiễn về công nghệ mới

M ục tiêu mô đun:

- Kiến thức: Ôn tập, tổng hợp các kiến thức, kỹ năng về các phần mềm văn phòng đã được học qua thực tiễn tại doanh nghiệp

- Kỹ năng: Sửa chữa các lỗi nhỏ trong thực tế đạt các yêu cầu về kỹ thuật

- Năng lực tự chủ và trách nhiệm:

+ Có sáng kiến, tìm tòi, khám phá trong quá trình học tập và công việc

+ Có khả năng tự định hướng, chọn lựa phương pháp tiếp cận thích nghi với các bài học

+ Có năng lực đánh giá kết quả học tập và nghiên cứu của mình

+ Tự học tập, tích lũy kiến thức, kinh nghiệm để nâng cao trình độ chuyên môn

Nội dung chính của mô đun:

4.1 Khái niệm văn bản

4.2 Khái niệm xử lý văn bản

4.3 Giới thiệu Microsoft Word

4.4 Một vài văn bản mẫu

8 Thư điện tử (Email)

8.1 Khái niệm thư điện tử

8.2 Tạo một địa chỉ email miễn phí

CHƯƠNG 1: LÝ THUYẾT LIÊN QUAN

Mã chương: MĐ26-01 Giới thiệu:

Một số phần mềm ứng dụng thông dụng hiện nay như: Phần mềm xử lý văn bản, bảng tính, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, trình chiếu, thư điện tử, trình duyệt Web và một số phần mềm khác

Mục tiêu:

- Ôn tập những kiến thức cơ bản về phần mềm ứng dụng mà sinh viên đã được học tại trường

- Giới thiệu thêm các phần mềm ứng dụng phổ biến trong thực tế

- Hệ thống được những kiến thức về phần mềm ứng dụng đã được học để áp dụng vào thực tiễn

- Có khả năng định hướng, chọn lựa phương pháp tiếp cận thích nghi với các nội dung học tập

Nội dung chính:

1 Phần mềm ứng dụng

Là các chương trình máy tính được thiết kế cho những người sử dụng đầu cuối (end user) nhằm thoả mãn những nhu cầu hoặc công việc thường ngày của họ Phần mềm ứng dụng có thể chia thành ba loại:

Phần mềm ứng dụng cơ sở (Basic Applications): Là những phần mềm thông dụng được sử dụng trong hầu hết các ngành, lĩnh vực khác nhau như: các web browse, phần mềm xử lý văn bản, phần mềm thuyết trình, phần mềm bảng tính, hệ thống quản

lý cơ sở dữ liệu…

Phần mềm ứng dụng chuyên biệt (Specialized Applications): Là những phần mềm chuyên dụng được sử dụng cho một hoặc một số lĩnh vực cụ thể (Các phần mềm

xử lý đồ hoạ, CAD, CAM, ORCAD, MATLAB,…)

Phần mềm ứng dụng trên thiết bị di động: Những phần mềm thiết kế để có thể hoạt động trên các thiết bị Smartphone

2 Một số phần mềm ứng dụng thông dụng

Một số phần mềm ứng dụng thông dụng hiện nay như: Phần mềm xử lý văn bản, bảng tính, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, trình chiếu, thư điện tử, trình duyệt Web và một số phần mềm khác Trong đó:

- Phần mềm xử lý văn bản: Là một loại phần mềm được thiết kế để soạn thảo các

văn bản điện tử Có rất nhiều chương trình soạn thảo văn bản khác nhau Về các phần mềm thương mại, phổ biến nhất là Microsoft Office của Microsoft Các chương trình soạn thảo văn bản thuộc loại phần mềm nguồn mở thường gặp bao gồm: Writer (trong

bộ OpenOffice), KWord (trong môi trường KDE) và AbiWord (trong môi trường GNOME) Ngoài ra, còn có chương trình soạn thảo văn bản trực tuyến như Google Docs

- Phần mềm bảng tính: Là một phần mềm ứng dụng dùng để tổ chức, phân tích

và lưu trữ dữ liệu thông qua các bảng biểu Bảng tính được phát triển như là mô phỏng bằng máy tính các bảng tính toán trên giấy Phần mềm ứng dụng bảng tính phổ biến hiện nay là Microsoft Excel của Microsoft, một số phần mềm nguồn mở như LibreOffice Calc, OpenOffice Calc Ngoài ra, một số bảng tính dựa trên nền Web như: Google Sheet, Microsoft Excel Online, EditGrid

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System - DBMS): Là phần

mềm hay hệ thống được thiết kế để quản trị một cơ sở dữ liệu Các chương trình này

hỗ trợ khả năng lưu trữ, sửa chữa, xóa, và tìm kiếm thông tin trong một cơ sở dữ liệu (CSDL) Các hệ quản trị CSDL phổ biến được nhiều người biết đến như: MySQL, Oracle, PostgreSQL, SQL Server, DB2

- Phần mềm trình chiếu: Được sử dụng để tạo các bài thuyết trình đồ họa, được

gọi là slideshow, có thể được chiếu lớn bằng phương tiện như máy chiếu hoặc hiển thị trên Web Phần mềm trình chiếu cũng được sử dụng để tạo ra các tài liệu phân phát cho khán giả, những ghi chú cho người thuyết trình và các tài liệu khác có thể được sử dụng trong một bài thuyết trình Microsoft PowerPoint, Lotus Freelance Graphics và Corel Presentations là những ví dụ của các chương trình phần mềm trình chiếu Một số phần mềm trình chiếu mã nguồn mở như: LibreOffice Impress, OpenOffice Impress

- Phần mềm thư điện tử: Là loại phần mềm nhằm hỗ trợ cho người dùng việc

chuyển và nhận các mẫu thông tin (thường là dạng chữ) Phần mềm thư điện tử hỗ trợ soạn thảo, gửi, nhận, đọc, in, xóa hay lưu giữ các thư Phần mềm thư điện tử loại cài đặt trên máy tính người dùng phổ biến hiện nay là Microsoft Outlook, phần mềm thư điện tử chạy trên nền Web như Google Mail (Gmail)

- Trình duyệt Web: Là một phần mềm ứng dụng cho phép người sử dụng xem và

tương tác với các văn bản, hình ảnh, đoạn phim, nhạc, trò chơi và các thông tin khác ở trên một trang web của một địa chỉ Web trên mạng toàn cầu hoặc mạng nội bộ Một số trình duyệt Web phổ biến hiện nay như: Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Opera, Cốc Cốc

3 Phần mềm nguồn mở

Phần mềm nguồn mở là phần mềm với mã nguồn được công bố và sử dụng một giấy phép nguồn mở Giấy phép này cho phép bất cứ ai cũng có thể nghiên cứu, thay đổi và cải tiến phần mềm cũng như phân phối phần mềm ở dạng chưa thay đổi hoặc đã thay đổi

Không giống như phần mềm nguồn mở, phần mềm thương mại là phần mềm thuộc bản quyền của tác giả hoặc các hãng phần mềm, người dùng phải mua và không

có quyền bán lại Hệ điều hành Microsoft Windows, Microsoft Office, hệ quản trị cơ

sở dữ liệu Oracle là các ví dụ điển hình về phần mềm thương mại

4 Phần mềm xử lý văn bản

4.1 Khái ni ệm văn bản

Văn bản là các tài liệu, giấy tờ được sử dụng trong hoạt động của các cơ quan, các đoàn thể, các tổ chức xã hội Văn bản nói chung là một phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định Tùy theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội và quản lý nhà nước mà văn bản có những hình thức và

nội dung khác nhau

4.2 Khái niệm xử lý văn bản

Xử lý văn bản là sử dụng các phần mềm như LibreOffice Writer, OpenOffice Writer, Microsoft Word để biên tập nội dung văn bản Ngoài ra, cũng có một số phần mềm xử lý văn bản miễn phí khác như Abiword, Bean, Ulysses III…

4.3 Giới thiệu Microsoft Word

- Sử dụng phần mềm Microsoft Word trong soạn thảo văn bản, kết xuất và phân

phối văn bản;

- Soạn thảo được văn bản bảo đảm đúng các yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn

bản hành chính; in ấn và phân phối văn bản bảo đảm đúng quy trình kỹ thuật

4.4 Một vài văn bản mẫu

- Mẫu Phiếu đăng ký bảo trì

TRƯỜNG CĐN CẦN THƠ

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Cần Thơ, ngày… tháng… năm 20…

PHIẾU ĐĂNG KÝ BẢO TRÌ, BẢO DƯỠNG THIẾT BỊ

THỜI GIAN THỰC HIỆN

DỰ KIẾN PHƯƠNG ÁN

- Mẫu kế hoạch bảo trì

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CẦN THƠ

Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc

Số: -KH/…… Cần Thơ, ngày tháng năm

KẾ HOẠCH

Về việc quản lý, bảo trì - bảo dưỡng nhà xưởng, phòng học, thiết bị và tài

sản phục vụ giảng dạy trong năm học ……-……

Căn cứ …… Để nâng cao chất lượng dạy học và khai thác các nhà xưởng, phòng học, máy móc, thiết bị, mô hình dạy học đạt hiệu quả cao Phòng QTTB lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng nhà xưởng, phòng học và sửa chữa thiết bị , máy móc, mô hình dạy

và học như sau:

1 Mục đích, yêu cầu:

Bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa nhà xưởng, phòng học, thiết bị là nhiệm vụ trọng tâm hàng đầu của các đơn vị Khoa, TBM trực thuộc trường, vì việc đào tạo trên các thiết bị, mô hình là hoạt động chính trong công tác giáo dục nghề nghiệp của nhà trường Do vậy công tác bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa các nhà xưởng, mô hình, thiết bị dạy và học là rất cần thiết và kịp thời

Việc bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa phải diễn ra đúng lúc, kịp thời và đảm bảo tiết kiệm chi phí, đạt hiệu quả cao

Giao 01 giảng viên (chuyên viên) phụ trách quản lý hồ sơ thiết bị, máy móc, mô hình dạy và học cũng như phụ trách quản lý vật tư thực tập của đơn vị

Giảng viên giảng dạy từng phòng chuyên môn, thực hành có các thiết bị phải quan sát, kiểm tra phòng/xưởng và thiết bị, tài sản trong phòng trước khi sử dụng; nếu

có trục trặc, hư hỏng phải báo ngay cho lãnh đạo đơn vị hoặc cán bộ phụ trách

Cán bộ phụ trách lập đề nghị sửa chữa, bảo dưỡng trình lãnh đạo đơn vị và nhà trường để sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị đúng thời gian quy định

TH ỜI GIAN THỰC HIỆN

DỰ KIẾN PHƯƠNG ÁN

THIẾT BỊ A

Bảng tính (Workbook) là tập tin của Microsoft Excel có phần mở rộng là

*.XLSX Mỗi Workbook có thể tạo nhiều trang tính (Worksheet), mỗi trang tính có tên phân biệt

Bảng tính có tối đa 255 trang tính (sheet)

Trang tính – Worksheet (sheet)

- Sheet được tạo bởi các dòng (row) và các cột (column)

- Phần giao nhau của các dòng và cột là các ô (cell)

5.2 Các bước xây dựng bảng tính thông thường

Bước 1: Nhập và định dạng dữ liệu vào bảng tính;

Bước 2: Tính toán trên dữ liệu bằng cách áp dụng các phép tính, biểu thức, hàm; Bước 3: In bảng tính

5.3 Gi ới thiệu Microsoft Excel

Sử dụng được phần mềm xử lý bảng tính Microsoft Excel để tạo bảng tính, trang tính; nhập và định dạng dữ liệu; sử dụng các biểu thức toán học, các hàm cơ bản để tính toán các bài toán thực tế

Yêu c ầu:

1 Tính cột chức vụ và phòng ban

2 Tính cột Lương CB, biết rằng Lương CB của: Giám đốc = 500000, Phó GĐ

= 450000, Trưởng phòng = 400000, Nhân viên = 300000

3 Tính lương chính, biết rằng Lương chính = Lương CB * Hệ số

4 Tính phụ cấp chức vụ ( PCCV) Biết rằng PCCV của: Giám đốc là 200000, Phó GĐ là 150000, Trưởng phòng là 100000, Nhân viên không có phụ cấp

5 Tính cột Thực lãnh, biết rằng Thực lãnh = Lương Chính + PCCV

6 Tính các ô tổng hợp

3 Tính cột PC thâm niên, biết rằng công thức tính thâm niên như sau:

Năm thâm niên = (Ngày lập bảng – ngày nhận việc)/365

4 Tính cột Thực lãnh, biết rằng: Thực lãnh = Lương chính + PCCV + PCTN Trong đó: Lương chính = Lương CB * Hệ số * Ngày công/Ngày công chế

độ

6 Phần mềm thuyết trình

6.1 Khái ni ệm

Thuyết trình là sự trình bày những nhận định, quan điểm, chiến lược, kiến thức chuyên môn nhằm thuyết phục khán giả chấp thuận, đồng tình với những chủ đề và thông tin được nghe Như vậy, thuyết trình là quá trình truyền đạt thông tin nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể: hiểu, tạo dựng quan hệ và thực hiện

6.2 Các y ếu tố ảnh hưởng đến chất lượng thuyết trình

Chuẩn bị không chu đáo:

Sự chuẩn bị không chỉ là về nội dung mà còn phải có sự chuẩn bị về tâm lý Để tránh được tình trạng này, không nên chủ quan mà cần phải có sự chuẩn bị trước càng chu đáo càng tốt Chuẩn bị càng kỹ thì tỉ lệ thành công của buổi thuyết trình càng cao

Không đánh giá đúng khán giả:

Khán giả là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của bài thuyết trình Nếu người thuyết trình không tìm hiểu thông tin, đặc điểm của khán giả như: giới tính, tầng lớp, trình độ, nghề nghiệp,…thì sẽ không xác định được phương pháp tác động phù hợp

Thiếu tự tin:

Thông thường, đa số chúng ta đều cảm thấy bối rối, căng thẳng trước khi thuyết trình Đây chính là cơ chế tự vệ của cơ thể nên chúng ta không cần quá lo lắng Có khi, chính sự căng thẳng này lại giúp cho chúng ta nỗ lực nhiều hơn khi thuyết trình và góp phần nâng cao hiệu quả của bài thuyết trình Tuy nhiên, nếu không biết kiểm soát, chế ngự sự lo lắng thì nó có thể tác động tiêu cực đến bài thuyết trình

6.3 M ột số chỉ dẫn để tạo nên một bài thuyết trình tốt

Bài thuyết trình tốt cần có: Nội dung, cấu trúc, tổng thể và yếu tố con người

Chuẩn bị cho bài thuyết trình

Nội dung: Cần nhiều thời gian để nghiên cứu kỹ về chủ đề, đề tài và phát triển

Thực hành: Cần phải thực tập nhiều lần trước ngày thuyết trình để bài thuyết

trình thành công và hiệu quả

6.4 Các bước cơ bản để tạo một bài thuyết trình

- Xác định mục tiêu thuyết trình

- Thiết kế, biên tập nội dung các trang của bài thuyết trình

- Lưu và xuất bản (publish) nội dung bài thuyết trình

- Thực hiện việc thuyết trình bằng một công cụ trình chiếu

6.5 Gi ới thiệu Microsoft PowerPoint

Microsoft Powerpoint hỗ trợ người dùng tạo nên các bài thuyết trình sinh động

và lôi cuốn

Giao diện Powerpoint được phát triển từ phiên bản 2007 với các Ribbon sẽ mang lại nhiều tiện lợi và với nhiều tính năng mới giúp tạo nên bài thuyết trình sinh động, hấp dẫn và trực quan một cách nhanh chóng