Kiểm soát nội bộ với việc nâng cao chất lượng công tác điều hoà tiền mặt và an toàn kho quỹ tại ngân hàng nhà nước việt nam,

Trên giác độ kiểm soát nội bộ, việc đánh giá sự phù hợp của những quy trình nghiệp vụ hiện hành so với cơ chế, mục tiêu quản lý trên cơ sở phân tích rủi ro nhằm làm rõ những tồn tại, ngu

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG

ĐỖ THỊ LÊ HOA

KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI VIỆC NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC ĐIỀU HÒA TIỀN MẶT VÀ AN TOÀN KHO QUỸ TẠI

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

CHUYÊN NGÀNH: KINH TẾ TÀI CHÍNH-NGÂN HÀNG

MÃ SỐ: 60.31.12

LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ

Người hướng dẫn khoa học : PGS.TS NGUYỄN ĐÌNH TỰ

Hà Nội - 2010

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

Các Bảng,

Sơ đồ

Sơ đồ 1.1 1.2.3 Cơ cấu tổ chức và cơ chế kiểm soát

của Ngân hàng Trung ương các nước

được nghiên cứu

18

Sơ đồ 1.2 1.3.3 Quy trình phát hành, điều hòa tiền mặt

trong hệ thống Ngân hàng

25

Sơ đồ 1.3 1.3.4 Quy trình nghiệp vụ điều hòa tiền mặt 26

Sơ đồ 2.1 2.2 Lưu thông tiền mặt trong hệ thống

Bảng số 2.1 2.3.2 Mức độ gia tăng tổng phương tiện

thanh toán và tiền mặt trong lưu thông

Bảng số 3.1 3.1 Một số chỉ tiêu tiền tệ và hoạt động

ngân hàng giai đoạn 2006 - 2010

79

DANH MỤC KÝ HIỆU CHỮ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Lưu thông tiền mặt đã tồn tại qua nhiều thế kỷ và đóng vai trò quan trọng trong lịch sử phát triển kinh tế thế giới Nhưng lưu thông tiền mặt có bất cập lớn là hao phí vật chất cao và kém an toàn nên ngày càng bị thay thế bằng các công cụ thanh toán phi tiền mặt, tỷ trọng cơ cấu tiền mặt trong tiền ngắn hạn M1 ở các nước ngày càng giảm dần Tuy vậy, khối lượng tuyệt đối tiền mặt đưa vào lưu thông ở các nước lại liên tục tăng hàng năm với tỷ lệ trung bình trên dưới 10%/năm Vì vậy, tổ chức cung ứng, lưu thông tiền mặt hiệu quả luôn là nhiệm vụ thường trực của Ngân hàng Trung ương nhằm xây dựng

hệ thống tiền tệ quốc gia phát triển ổn định, tạo điều kiện cho nền kinh tế phát triển bền vững

Ở nước ta, thực trạng lưu thông tiền mặt hiện nay đang nổi lên nhiều

vấn đề đáng quan tâm Hiệu quả của các giải pháp kinh tế, kỹ thuật và quản lý còn nhiều hạn chế Dấu ấn về nền kinh tế tiền mặt còn nặng nề, tỷ trọng tiền mặt trong tổng phương tiện thanh toán còn khá cao và khối lượng tiền mặt trong lưu thông ngày càng tăng Việc quản lý tiền mặt theo cơ chế của nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung đã được xóa bỏ nhưng chưa xác lập được một

cơ chế tổ chức cung ứng, lưu thông tiền mặt có hiệu quả, phù hợp với xu thế nền kinh tế Việt Nam đang chuyển đổi sang cơ chế nền kinh tế thị trường và hội nhập nền kinh tế thế giới

Là cơ quan duy nhất phát hành tiền, Ngân hàng Nhà nước có trách nhiệm cung ứng đầy đủ, kịp thời tiền mặt cả về cơ cấu mệnh giá, giá trị đáp ứng yêu cầu thanh toán của nền kinh tế và duy trì chất lượng đồng tiền trong lưu thông (nhiệm vụ này do Cục Phát hành và Kho quỹ thực hiện) Cơ chế tổ

chức cung ứng, điều hoà tiền mặt của cơ quan phát hành đã có những chuyển đổi căn bản, phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế Cơ quan phát hành đã xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật tương đối đồng bộ, đảm bảo việc cung ứng đầy

đủ, kịp thời tiền mặt cho nền kinh tế, góp phần tạo niềm tin cho công chúng vào sự ổn định của lưu thông tiền tệ Bên cạnh những thành tựu cơ bản đã đạt được, vẫn còn những hạn chế, bất cập trong việc tổ chức cung ứng, điều hoà tiền mặt và kiểm đếm, giao nhận của Ngân hàng Nhà nước và hệ thống ngân hàng Quy trình nghiệp vụ còn có những rủi ro cần quan tâm kiểm soát chặt chẽ hơn nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác phát hành tiền

Nhằm kiện toàn tổ chức, bộ máy thực hiện chức năng ngân hàng phát hành, tháng 6/2007, Thống đốc quyết định thành lập Bộ phận Kiểm soát nội

bộ thuộc Cục Phát hành và Kho quỹ Đây là nội dung tương đối mới, nhằm đảm bảo an toàn hoạt động, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác phát hành, kho quỹ Trước yêu cầu phát triển nghiệp vụ theo định hướng xây dựng Ngân hàng Trung ương hiện đại, cơ chế quản lý, quy trình nghiệp vụ cung ứng, điều hòa tiền mặt và kiểm đếm, phân loại, giao nhận tiền cần phải

có những điều chỉnh phù hợp để nâng cao hiệu quả, hiệu lực quản lý và tổ chức thực hiện chức năng phát hành tiền Mặt khác, Ngân hàng Nhà nước cũng cần tăng cường hoạt động giám sát, kiểm soát nhằm đảm bảo sự ổn định

và an toàn của việc tổ chức cung ứng, lưu thông tiền mặt trong thời kỳ mới Trên giác độ kiểm soát nội bộ, việc đánh giá sự phù hợp của những quy trình nghiệp vụ hiện hành so với cơ chế, mục tiêu quản lý trên cơ sở phân tích rủi

ro nhằm làm rõ những tồn tại, nguyên nhân và đề xuất giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức cung ứng, điều hòa tiền mặt và giao nhận, kiểm đếm, phân loại tiền của Ngân hàng Nhà nước và hệ thống ngân hàng là hết sức cần thiết

Vì vậy, học viên lựa chọn đề tài “Kiểm soát nội bộ với việc nâng cao

chất lượng công tác điều hòa tiền mặt và an toàn kho quỹ tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sỹ của mình

Đây là nội dung thiết thực, xuất phát từ thực tiễn yêu cầu công tác bởi học viên là người trực tiếp làm công tác kiểm soát nội bộ tại Cục Phát hành và Kho quỹ Thông qua việc nghiên cứu đề tài này, học viên mong muốn được góp phần nhỏ bé vào sự nghiệp hiện đại hóa công tác phát hành, kho quỹ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

2 Mục đích nghiên cứu

Luận văn hệ thống hoá một số vấn đề cơ bản của kiểm soát nội bộ và nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ đối với công tác phát hành, kho quỹ của Ngân hàng Nhà nước Tác giả cố gắng làm rõ những kết quả đạt được, tồn tại trong quy trình tổ chức cung ứng, điều hoà tiền mặt và giao nhận, kiểm đếm, phân loại tiền; xác định nguyên nhân Trên cơ sở đó, đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả việc cung ứng, điều hoà tiền mặt và tổ chức giao nhận, kiểm đếm, phân loại tiền; và kiến nghị một số nội dung góp phần hoàn thiện khung pháp lý để triển khai thực hiện

3 Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu

Luận văn tập trung nghiên cứu quy trình tổ chức cung ứng, điều hoà tiền mặt của Ngân hàng Nhà nước và quy trình giao nhận, kiểm đếm, phân loại tiền mặt trong nội bộ Ngân hàng Nhà nước và giữa Ngân hàng Nhà nước với tổ chức tín dụng

Trên giác độ kiểm soát, phân tích rủi ro, Luận văn chủ yếu tiếp cận, phân tích, đánh giá các quy trình nghiệp vụ và các quy định của các văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh công tác phát hành, điều hoà tiền mặt và tổ chức giao nhận, kiểm đếm tiền của Ngân hàng Nhà nước và hệ thống ngân hàng Vì vậy, Luận văn không đề cập việc phân tích định lượng đối với công

tác điều hoà tiền mặt, kiểm đếm, giao nhận tiền Số liệu về doanh số giao dịch tiền mặt, tồn quỹ của Ngân hàng Nhà nước là bảo mật; và tác giả cũng phải tuân thủ quy định của nhà nước và của ngành về lĩnh vực này

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp mô tả để xây dựng quy trình nghiệp vụ cung ứng, điều hoà tiền mặt và giao nhận, kiểm đếm, phân loại tiền và áp dụng phân tích rủi ro đối với các bước của quy trình để làm rõ sự phù hợp của các quy trình nghiệp vụ, việc tổ chức triển khai thực hiện so với mục tiêu quản lý và quy định của các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan Phương pháp suy luận và diễn giải thống kê được sử dụng để phân tích, làm

rõ mối quan hệ nguyên nhân - kết quả giữa các quy định hiện hành, quy trình nghiệp vụ, việc tổ chức thực hiện và những kết quả đạt được, chỉ ra những bất cập, tồn tại và xác định nguyên nhân Qua so sánh, đối chiếu với kinh nghiệm của một số ngân hàng trung ương và xuất phát từ thực tiễn, mục tiêu quản lý, phương pháp đòn bẩy được áp dụng nhằm đưa ra những đề xuất về giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nghiệp vụ, nâng cao chất lượng, hiệu quả việc tổ chức cung ứng, điều hoà tiền mặt và giao nhận, kiểm đếm, phân loại tiền của Ngân hàng Nhà nước và hệ thống ngân hàng

5 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, Luận văn gồm 3 Chương, cụ thể:

Chương 1: Một số vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ và công tác điều hòa tiền mặt, an toàn kho quỹ của Ngân hàng Nhà nước

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ đối với công tác điều hòa tiền mặt và quản lý an toàn kho quỹ tại Ngân hàng Nhà nước

Chương 3: Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao chất lượng công tác cung ứng điều hòa tiền mặt và an toàn kho quỹ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

CHƯƠNG 1MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

VÀ CÔNG TÁC ĐIỀU HOÀ TIỀN MẶT,

AN TOÀN KHO QUỸ CỦA NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1 Sự ra đời của kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ là một khâu rất quan trọng trong quá trình quản lý, gồm xây dựng kế hoạch, bố trí các nguồn lực, quản lý điều hành và kiểm soát quá trình tổ chức triển khai thực hiện

Sự hình thành và phát triển hoạt động kiểm toán là một tất yếu khách quan, gắn liền với khoa học quản lý, có chức năng đo lường và đánh giá hiệu quả của các hoạt động kiểm soát khác Trên thế giới, hoạt động kiểm toán có

từ thế kỷ 19 (Công ty kiểm toán PriceWaterhouse của Anh)

Ở Việt Nam, công ty kiểm toán đầu tiên, VACO, được thành lập tháng 5/1991 Kiểm toán Nhà nước hoạt động theo Luật Kiểm toán Nhà nước (trước đây, điều chỉnh bởi Nghị định 70/NĐ-CP ngày 11/7/1994) Kiểm soát nội bộ xuất hiện muộn hơn Ngày 28/10/1997, Bộ trưởng Bộ Tài chính có Quyết định số 832/QĐ/CĐKT ban hành Quy chế kiểm toán nội bộ; sau đó, ban hành các Thông tư hướng dẫn về tổ chức bộ máy kiểm soát, kiểm toán nội bộ tại các doanh nghiệp Nhà nước

Đối với Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, tổ chức và hoạt động kiểm toán nội bộ được bắt đầu từ khi có Pháp lệnh Ngân hàng Nhà nước, với việc hình thành Vụ Tổng kiểm soát (tháng 12/1990) Sau đó, hoạt động kiểm toán nội bộ được quy định tại Điều 57, Luật Ngân hàng Nhà nước số 01/QH10

thông qua tại kỳ họp thứ 2, Khoá 10 ngày 12/12/1997 (nay được quy định tại Chương VI, Luật Ngân hàng Nhà nước số 46/2010/QH12 ngày 29/6/2010)

1.1.2 Khái niệm về kiểm soát nội bộ

- Theo Hội đồng kế toán viên công chứng của Mỹ (AIPA), Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách, thủ tục (gồm kế hoạch tổ chức, các phương pháp, biện pháp phối hợp, giám sát trong quản lý và hoạt động kinh doanh) do Ban Lãnh đạo đơn vị thiết lập nhằm kiểm soát thích hợp các rủi ro, bảo vệ tài sản, đảm bảo độ chính xác, tin cậy và thống nhất của các thông tin kế toán và thông tin quản lý, sử dụng tiết kiệm các nguồn lực, nâng cao hiệu quả hoạt động, khuyến khích tuân thủ chính sách, pháp luật và thực hiện thành công các mục tiêu đã đề ra

- Theo Ủy ban các chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế thì kiểm soát nội bộ là: “Toàn bộ các biện pháp kiểm tra kế toán hoặc các biện pháp khác do Ban giám đốc chịu trách nhiệm xây dựng, áp dụng giám sát nhằm mục đích bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, tính tin cậy của các ghi chép kế toán và của các báo cáo tài chính năm được lập trên cơ sở các ghi chép đó, việc tuân thủ các quy chế và thủ tục hiện hành và việc sử dụng có hiệu qủa các nguồn lực của doanh nghiệp”

- Liên đoàn Kế toán Quốc tế đưa ra khái niệm: “Hệ thống kiểm soát nội

bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc

mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo Hệ thống kiểm soát nội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự

và kinh doanh có hiệu quả kể cả tôn trọng các quy chế quản lý, giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận, ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”

- Hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ là một thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhất định mà được vận hành liên tục

ở tất cả mọi cấp độ quản lý của tổ chức Theo đó, hệ thống kế toán cũng là một bộ phận quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.3 Mục tiêu, nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm mục tiêu nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu hoạt động (nâng cao hiệu quả hoạt động), đảm bảo thông tin quản lý thông suốt, chính xác, tin cậy, đầy đủ, kịp thời và sự tuân thủ các chế độ, quy định của tổ chức và của pháp luật

Nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ là đảm bảo đơn vị hoạt động theo sát chiến lược, kế hoạch kinh doanh đã được hoạch định; phát hiện kịp thời những phát sinh trong thực hiện kế hoạch kinh doanh để có biện pháp giải quyết; ngăn ngừa và phát hiện những sai sót và gian lận trong hoạt động kinh doanh; bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng hoặc sử dụng sai mục đích; hạch toán đầy đủ, đúng thể thức về các nghiệp vụ, hoạt động kinh doanh; và lập báo cáo kịp thời, hợp lệ và tuân thủ các quy định của pháp luật

Hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng trở nên quan trọng đối với những

tổ chức có quy mô lớn, nghiệp vụ, lĩnh vực hoạt động đa dạng, địa bàn hoạt động rộng, tiềm ẩn nhiều rủi ro và nhiều cấp độ trong phân cấp quản lý

1.1.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một đơn vị được cấu thành bởi ba bộ phận: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và thể thức, cơ chế kiểm soát

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, hoạt động và tính hữu hiệu của các chính sách, thủ tục của đơn vị Các nhân tố này chủ yếu liên quan đến thái độ, nhận thức và hoạt động của Ban Lãnh đạo Những nhân tố chủ yếu của môi trường kiểm soát như sau:

a Đặc thù về quản lý

- Quan điểm về quản lý của Ban Lãnh đạo, như: thận trọng/mạo hiểm, sáng tạo/tuân thủ, cấp tiến/duy trì mô hình kinh doanh cũ;

- Vấn đề chia sẻ quyền lực, phân công phối hợp và phân cấp quản lý trong đơn vị;

- Văn hoá công ty/ tổ chức: tinh thần trách nhiệm, hợp tác, làm việc nhóm, trung thực, cống hiến

d Kế hoạch và lập dự toán

Hệ thống kế hoạch và lập dự toán bao gồm các kế hoạch hoạt động kinh doanh, ước tính cân đối tình hình tài chính là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát

e Tổ chức và hoạt động của kiểm soát nội bộ

Tổ chức kiểm soát nội bộ phải đảm bảo tính độc lập, có đủ nguồn lực

có chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu công tác Hoạt động kiểm soát nội

bộ cung cấp sự kiểm tra thường xuyên hoặc đột xuất khi cần thiết, đảm bảo khách quan, chuyên môn cao đối với các hoạt động khác trong đơn vị

f Các yếu tố bên ngoài, như luật pháp, thể chế, hệ thống quản lý nhà nước cũng có tác động đến môi trường kiểm soát nội bộ

1.1.4.2 Hệ thống kế toán

Hệ thống kế toán bao gồm hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán Mục đích của hệ thống

kế toán là nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh

tế, tài chính của đơn vị

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo mọi nghiệp vụ phát sinh phải được phê chuẩn hợp lý theo đúng thẩm quyền; tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thật vào sổ sách của đơn vị; và tính đầy đủ: đảm bảo việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Hệ thống kế toán cũng đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh được phân loại đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận chính xác, kịp thời ở sổ sách kế toán

1.1.4.3 Thể thức, cơ chế kiểm soát

Các thể thức kiểm soát: Các thể thức kiểm soát là những chính sách, thủ tục do người lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện nhằm đảm bảo hoạt động tại đơn vị đạt được mục tiêu đề ra và giám sát các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình hoạt động

Có nhiều thể thức kiểm soát tùy thuộc vào bối cảnh cụ thể, tuy nhiên ở bình diện chung thường tập trung vào 6 loại: Phân chia trách nhiệm thích hợp;

Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn; Chứng từ và sổ sách đầy đủ; Bảo vệ tài sản vật chất và sổ sách; Kiểm tra độc lập; Phân tích rà soát

Cơ chế kiểm soát nội bộ có thể được hiểu là tổng thể các quy định về cách thức, tổ chức, chế độ, phương thức kiểm tra, giám sát để đảm bảo việc tuân thủ của mọi cá nhân, mọi đơn vị, mọi tổ chức thực thi các quy định của nội bộ, quy định của đơn vị của tổ chức của ngành hay của địa phương đó, nhằm đạt được các mục tiêu chung

Tóm lại, một hệ thống kiểm soát nội bộ được đánh giá là hoàn chỉnh,

đủ mạnh phải hội tụ đủ ba bộ phận nêu trên và người quản lý đơn vị phải tạo môi trường tốt để các bộ phận trong hệ thống thực hiện tốt chức năng nhiệm

vụ của nó Môi trường kiểm soát minh bạch tạo điều kiện cho các thủ tục kiểm soát phát huy Môi trường kiểm soát yếu, phân tán hoặc cắt lớp sẽ làm cho các thủ tục kiểm soát chỉ còn là hình thức Tuy nhiên, môi trường kiểm soát tốt mới chỉ là điều kiện cần Để hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả thì các thủ tục kiểm soát phải được thiết lập phù hợp và có hiệu lực

1.1.5 Thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.5.1 Nguyên tắc chung

- Nguyên tắc toàn diện: mọi lĩnh vực hoạt động đều phải được kiểm soát Trong cơ cấu tổ chức bộ máy của đơn vị có nhiều bộ phận khác nhau nhưng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Thiếu sót, sai phạm ở bộ phận này

có thể dẫn đến tổn thất ở bộ phận khác Vì vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ phải được thiết kế sao cho mọi lĩnh vực hoạt động của đơn vị đều được kiểm soát hợp lý, cho dù hoạt động đó không phải là hoạt động chính của đơn vị

- Nguyên tắc 4 mắt: mọi công việc phải được thực hiện bởi 1 người và kiểm soát bởi 1 người; hoặc được kiểm soát bởi 2 người

1.1.5.2 Nguyên tắc lợi ích, chi phí và định lượng rủi ro

Theo nguyên tắc này, một thủ tục kiểm soát chỉ có thể được chấp nhận nếu chi phí thực hiện thấp hơn lợi ích mà nó mang lại hoặc tổn thất tiềm tàng

có thể phòng ngừa

Hệ thống kiểm soát cần đánh giá, đo lường mức độ rủi ro của các loại hình nghiệp vụ, các lĩnh vực hoạt động để xác định những lĩnh vực tập trung rủi ro để có các thủ tục kiểm soát phù hợp, kiểm soát và giám sát rủi ro hoặc xác định mức độ ưu tiên trong quá trình kiểm soát

1.1.5.3 Nguyên tắc phân công phân nhiệm

Hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ không cho phép một người phụ trách tất

cả các khâu của một quy trình nghiệp vụ, không bố trí một nhân viên kiêm nhiệm các phần công việc khác nhau mà có thể lợi dụng phần việc này để tác động, làm thay đổi kết quả ở phần việc kia hoặc lợi dụng để gian lận, tham ô tài sản Hệ thống kiểm soát cũng phải đảm bảo sự tách bạch giữa người giữ sổ sách và người quản lý hiện vật; giữa chức năng kế toán và chức năng hoạt động

Các nghiệp vụ, hoạt động phải được phê chuẩn đúng trình tự, thủ tục và đúng thẩm quyền được phân cấp

1.1.6 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

- Giám sát của Ban lãnh đạo đơn vị;

- Quản trị tổ chức, hệ thống;

- Văn hoá tổ chức;

- Các hoạt động kiểm soát và phân công, phân nhiệm;

- Thu thập và xử lý thông tin;

- Giám sát hoạt động và hiệu chỉnh

1.1.7 Những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ

Trên thực tế, không có hệ thống kiểm soát nội bộ nào là hoàn hảo theo nghĩa có thể nhận dạng và kiểm soát rủi ro ở mức thấp nhấp hay đạt được hiệu

quả tối ưu về sử dụng nguồn lực hướng tới mục tiêu xác định của đơn vị, tổ chức Hệ thống kiểm soát tốt là hệ thống có thể kiểm soát rủi ro ở mức có thể chấp nhận được Điều này xuất phát từ những hạn chế nội tại của hệ thống kiểm soát nội bộ do các nguyên nhân sau:

- Yêu cầu của các nhà quản lý là kiểm soát nội bộ phải hiệu quả, hay chi phí cho kiểm soát nội bộ phải nhỏ hơn lợi ích của nó mang lại Vì thế các thủ tục kiểm soát được thiết kế để kiểm tra các sai phạm dự kiến, có tính hệ thống nên có thể bỏ qua những sai phạm cá biệt, bất thường

- Sai phạm có thể xảy ra do sơ xuất của nhân viên trong quá trình tác nghiệp, hoặc trong việc nắm bắt hướng dẫn, chỉ đạo của người quản lý Sai phạm cũng có thể xảy ra do gian lận, do sự thông đồng cấu kết giữa các nhân viên hoặc giữa nội bộ với bên ngoài làm ảnh hưởng đến lợi ích của tổ chức

- Sự bất cập của hệ thống kiểm soát, không theo kịp sự thay đổi của môi trường và mô hình, hoạt động kinh doanh Việc nhận dạng, đánh giá rủi

ro của những hoạt động kinh doanh mới thường thổi phồng hoặc xem nhẹ tác động dây chuyền bởi thiếu thông tin kiểm chứng và cơ sở thực tiễn

- Một nguyên nhân quan trọng nữa cần lưu ý là rủi ro trong chính hệ thống kiểm soát, khi kiểm soát viên làm sai lệch báo cáo, kết quả kiểm soát,

có thể do nhận thức, năng lực, kinh nghiệm hạn chế hoặc do rủi ro đạo đức

1.2 Kiểm soát nội bộ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

1.2.1 Vị trí hệ thống kiểm soát nội bộ của Ngân hàng Nhà nước

Kiểm soát nội bộ của Ngân hàng Nhà nước là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức và các biện pháp, giải pháp thực hiện, được hoạch định bởi người đứng đầu Ngân hàng Nhà nước và được vận hành một cách đồng bộ nhằm:

- Đảm bảo, quản lý, sử dụng an toàn, hiệu quả tài sản của Nhà nước do Ngân hàng Nhà nước quản lý và bảo quản;

- Kiểm tra, giám sát tính chính xác, độ tin cậy của các số liệu hạch toán,

kế toán; phát hiện, ngăn chặn kịp thời các sai lầm, thiếu sót có thể xảy ra và phòng ngừa rủi ro trong quá trình tác nghiệp của toàn bộ hoạt động Ngân hàng Nhà nước;

- Thúc đẩy thực hiện chức năng quản lý Nhà nước và chức năng Ngân hàng Trung ương một cách an toàn và có hiệu quả nhất;

- Đảm bảo tuân thủ đúng đường lối, chính sách, pháp luật của Nhà nước, các chế độ, thể lệ, nghiệp vụ của Ngân hàng Trung ương

Các thể thức kiểm soát thường được gắn liền với các quy trình nghiệp

vụ, nó không tách khỏi các quy trình nghiệp vụ Bất kỳ một quy trình nghiệp

vụ nào gắn liền với nó là một quy trình kiểm soát nội bộ Nói cách khác trong tất cả các nghiệp vụ của Ngân hàng Trung ương đều được cài đặt các chốt kiểm soát để đảm bảo các nghiệp vụ đó được thực hiện theo đúng quy định đã

đề ra, giảm thiểu rủi ro khi tác nghiệp Các hệ thống kiểm soát các nghiệp vụ cùng với hệ thống kiểm soát quản lý tạo thành hệ thống kiểm soát nội bộ của Ngân hàng Trung ương

1.2.2 Nguyên tắc kiểm soát nội bộ của Ngân hàng Nhà nước

Những nguyên tắc cơ bản trong hoạt động kiểm soát nội bộ của Ngân hàng Trung ương bao gồm:

- Phân công, phân nhiệm (phân tách chức năng): Không cá nhân nào trong đơn vị có khả năng hay quyền được hoàn thành một giao dịch Một giao dịch được hoàn thành ít nhất từ hai người cùng tham gia trở lên, mỗi người có trách nhiệm và quyền hạn khác nhau trong cơ cấu tổ chức;

- Kiểm soát kép (nguyên tắc 4 “mắt”): Nguyên tắc này có mối liên quan chặt chẽ với nguyên tắc phân công, phân nhiệm Nguyên tắc này đảm bảo một giao dịch có hai người cùng tham gia, người này làm nhiệm vụ kiểm tra công việc của người kia;

- Bảo vệ kết hợp: Nguyên tắc này chính là sự thực hiện công việc trước

sự chứng kiến của một hay nhiều người khác;

- Sổ sách kế toán đầy đủ: Đây là một nguyên tắc hết sức quan trọng đối với hoạt động tài chính, ngân hàng vì các tài khoản và hồ sơ tài liệu kế toán của NHTW phản ánh thông tin về các giao dịch ngân hàng, tài chính đã thực hiện Các thông tin này là căn cứ để tiến hành hoạt động kiểm soát Chính vì vậy mà các loại chứng từ, các tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán phải được lập một cách đầy đủ, chính xác, trung thực, khách quan mới đảm bảo cho hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả;

- Nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn: Nguyên tắc này đảm bảo việc quy định chính thức các quyền ký trên các chứng từ, các loại giấy tờ khác cho từng cán bộ các cấp;

- Cân đối độc lập: Nguyên tắc này đảm bảo tính độc lập trong khi lên các cân đối đã được thực hiện đối chiếu lẫn nhau, nếu cân đối sau khi được lập nên một cách độc lập đối chiếu khớp đúng khách quan nó sẽ đảm bảo các giao dịch được tổng hợp là chính xác;

- Luân chuyển công tác: Nguyên tắc này đảm bảo có thể thay đổi công việc hàng ngày của cán bộ nghiệp vụ một cách bất ngờ hoặc theo định kỳ Công việc thay đổi hàng ngày của các cán bộ phải được tiến hành đột xuất, giữ bí mật tuyệt đối Để thực hiện được nguyên tắc này, cán bộ phải được đào tạo trước, có khả năng thực hiện được từ hai chức năng công việc khác nhau;

- Nghỉ phép bắt buộc: Nguyên tắc này đòi hỏi mỗi thành viên, kể cả ban lãnh đạo mỗi năm ít nhất phải nghỉ phép bắt buộc trong một thời gian quy định liên tục

1.2.3 Phân loại kiểm soát nội bộ của Ngân hàng Nhà nước

- Trên giác độ tính chất kiểm soát, có thể phân chia hoạt động kiểm soát nội bộ của Ngân hàng Trung ương ở một số dạng như sau:

+ Kiểm soát các chức năng hành chính liên quan đến hiệu quả hoạt động của Ngân hàng Trung ương Các chức năng hành chính liên quan đến các hoạt động của Ngân hàng Trung ương, như cơ cấu tổ chức, cơ chế, chính sách, biện pháp, thủ tục, quy trình nghiệp vụ Kiểm soát các chức năng hành chính bao gồm các hoạt động kiểm soát, như: đánh giá các chiến lược, phân tích tài chính, báo cáo kết quả hoạt động, báo cáo kết quả kiểm tra, kiểm soát

và các hoạt động tuân thủ khác

+ Kiểm soát hạch toán, kế toán có liên quan đến bảo vệ tài sản: bao gồm cơ cấu tổ chức và biện pháp, thủ tục có liên quan chủ yếu và trực tiếp đến việc bảo vệ và an toàn tài sản, độ tin cậy của số liệu kế toán tài chính Những hoạt động kiểm soát như phân quyền phán quyết, phương pháp hạch toán, năng lực kế toán, công tác kiểm tra hiện vật tài sản, giám sát chất lượng các báo cáo quyết toán, chấp hành các nguyên tắc hạch toán, chấp hành các quy định về kế toán, thống kê, báo cáo

+ Kiểm soát ngăn ngừa: Là những hoạt động nhằm ngăn chặn hoặc hạn chế những vụ việc sai phạm, những hành vi cố ý làm trái hay thiếu tinh thần trách nhiệm có thể xảy ra

+ Kiểm soát phát hiện: Là hoạt động kiểm tra, kiểm soát tại chỗ, tại đơn

vị, tổ chức dựa trên cơ sở những vụ việc đã xả ra hoặc dựa trên những nghi vấn qua các nguồn thông tin nhận được từ việc kiểm tra, kiểm soát mà tìm ra những nguyên nhân dẫn đến các sai lầm, thiếu sót, phát hiện những hành vi lạm dụng, gian lận của các nhân viên tác nghiệp Kiểm soát phát hiện gồm những hoạt động kiểm tra thông qua các tài liệu nguyên bản, tài liệu gốc, báo cáo hoạt động, những bản phân tích chi tiết, các bút toán trong sổ sách kế toán, các sai lầm trong sử dụng máy vi tính, các nghiệp vụ giao dịch, việc tuân thủ các quy trình nghiệp vụ, …

- Trên giác độ hình thức và chức năng của kiểm soát, hoạt động kiểm soát nội bộ của Ngân hàng Trung ương có thể được phân loại theo các tiêu thức như:

+ Phân loại kiểm soát nội bộ theo nghiệp vụ:

Kiểm soát in ấn, phát hành, vận chuyển, quản lý, phân loại thu hồi, tiêu hủy tiền mặt, chủ yếu là tiền giấy và tiền kim loại;

Kiểm soát tín dụng gồm các nghiệp vụ tín dụng của Ngân hàng Trung ương;

Kiểm soát kế toán tài chính, hạch toán kế toán, chi tiêu tài chính;

Kiểm soát dự trữ ngoại hối và kinh doanh ngoại hối, việc dự trữ và đầu

tư ngoại hối, bảo toàn dự trữ ngoại hối, cơ cấu dự trữ ngoại hối, sử dụng dự trữ ngoại hối

Kiểm soát các dịch vụ ngân hàng khác của Ngân hàng Trung ương như: dịch vụ kho quỹ, dịch vụ thông tin tín dụng, dịch vụ đổi tiền, dịch vụ tư vấn, dịch vụ khác

+ Phân loại kiểm soát nội bộ theo phạm vi kiểm soát:

Kiểm soát tổng quát: Là kiểm soát tất cả những hoạt động, nghiệp vụ, tuân thủ, … thuộc tổ chức bộ máy của Ngân hàng Trung ương, của tổ chức trực thuộc Ngân hàng Trung ương, kiểm soát tất cả các đơn vị của tổ chức;

Kiểm soát cụ thể: Là kiểm soát một hoặc một số mặt nghiệp vụ kiểm soát hoặc một số đơn vị của tổ chức

+ Phân loại kiểm soát nội bộ theo phương thức kiểm soát:

Phương thức giám sát: Giám sát là phương thức người giám sát ở tại văn phòng của mình dựa vào các số liệu thông tin, báo cáo tài chính được thu thập từ các đơn vị liên quan Người giám sát sử dụng kỹ thuật phân tích, tinhs toán các chỉ số nhằm giám sát sự chấp hành các quy định, những chỉ số phản ánh thực trạng hoạt động nghiệp vụ để chỉ ra hướng cần thiết cho kiểm tra tại

chỗ Phương thức này được thực hiện trên cơ sở mạng máy tính, do vậy, muốn thực hiện tốt giám sát thì các đơn vị liên quan phải thực hiện nối mạng

vi tính để đảm bảo là đầu vào của thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời Mục tiêu của phương pháp giám sát là phát hiện sớm những khó khăn mà các

tổ chức mắc phải Kiểm soát thường xuyên các hoạt động của đơn vị, đồng thời là phương pháp bổ sung nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ Hoạt động kiểm soát này chủ yếu tập trung tại trụ sở chính của tổ chức

Phương thức kiểm tra tại chỗ: Là phương thức kiểm soát trực tiếp tại chỗ gắn liền với các quy trình nghiệp vụ nhằm đảm bảo an toàn đối với toàn

bộ quá trình hoạt động hay một mặt nghiệp vụ, một sự việc … của đơn vị

+ Phân loại kiểm soát theo cấp độ kiểm soát:

Theo tài liệu nghiên cứu về hệ thống kiểm soát Ngân hàng Trung ương một số nước trên thế giới, như: Anh, Pháp, Úc, Đức, Ai Len, Hà Lan, Thụy Điển, Nhật Bản, Hàn Quốc và hệ thống kiểm soát của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam hiện nay, có thể phân chia hệ thống kiểm soát Ngân hàng Trung ương thành 3 cấp độ (Cấp độ 1, Cấp độ 2, Cấp độ 3)

Kiểm soát Cấp độ 1: Bao gồm tất cả những công việc giám sát, kiểm soát trực tiếp ở các công việc, quy trình nghiệp vụ, quyết định diễn ra hàng ngày nhằm ngăn ngừa những sai sót, vi phạm có thể xảy ra ngay trong các công việc hàng ngày Các thủ tục kiểm soát ở cấp độ 1 diễn ra ở tất cả các quy trình, chức năng nhiệm vụ của các đơn vị Trong kiểm soát cấp độ 1 thì tất cả những người tham gia vào quá trình công việc đều phải thực hiện kiểm soát

Kiểm soát Cấp độ 2: Bao gồm những công việc kiểm soát nhằm đảm bảo các công việc của kiểm soát cấp độ 1 đã thực hiện đúng, đầy đủ Ở bước này các cán bộ quản lý ( từ cấp Trưởng phòng trở lên) chỉ cần áp dụng một số bước kiểm soát chủ yếu đủ để khẳng định rằng các thủ tục kiểm soát và giám sát hoạt động hàng ngày đã được thực hiện đầy đủ

Kiểm soát Cấp độ 3: Bước này thường do một số nhân viên độc lập (không tham gia trực tiếp vào bất cứ một công việc hoạt động nghiệp vụ nào của Ngân hàng Trung ương) thường là các kiểm toán viên nội bộ thực hiện Các thủ tục kiểm soát ở cấp độ 3 giúp lãnh đạo các cấp, giúp lãnh đạo Ngân hàng Trung ương kiểm tra một cách độc lập mọi lĩnh vực hoạt động của Ngânhàng Trung ương Kiểm toán Nhà nước ở một số nước có thể là kiểm toán độc lập cũng có thể tham gia vào giai đoạn kiểm soát này khi họ kiểm tra, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của Ngân hàng Trung ương nhằm mục đích kiểm toán theo luật định Thông thường, các báo cáo của giai đoạn kiểm soát cấp độ 3 được trình lên cấp cao nhất của Ngân hàng Trung ương (Thống đốc hoặc Hội đồng tối cao)

Sơ đồ số 1.1: Cơ cấu tổ chức và cơ chế kiểm soát của Ngân hàng

Trung ương các nước được nghiên cứu

Do kiểm toán nội bộ

kiểm toán NN hoặc

kiểm toán độc lập thực hiện

1.2.4 Cơ chế kiểm soát nội bộ của Ngân hàng Trung ương

Kiểm soát cấp độ II

Kiểm soát cấp độ III

Cơ chế kiểm soát nội bộ của Ngân hàng Trung ương bao gồm các mục tiêu, các thủ tục kiểm soát, trình tự kiểm soát, các cấp kiểm soát được cài đặt trong từng nội dung hoạt động, từng quy trình nghiệp vụ đều phải tuân thủ nhằm làm cho mọi hoạt động, mọi nghiệp vụ của Ngân hàng Trung ương đều thực hiện theo đúng mục tiêu, chuẩn mực đã đề ra, hạn chế rủi ro, bảo vệ an toàn tài sản của Ngân hàng Trung ương

Ngân hàng Trung ương vừa là cơ quan quản lý Nhà nước về hoạt động ngân hàng vừa quản lý khối lượng tài sản rất lớn của quốc gia và thực hiện nhiều nghiệp vụ phức tạp, có tính đặc thù nên đòi hỏi phải xây dựng hệ thống

cơ chế kiểm soát nội bộ hết sức chặt chẽ, đồng bộ, khoa học

Về lý luận cũng như thực tiễn hoạt động của Ngân hàng Trung ương các nước trên thế giới khi xây dựng cơ chế kiểm soát nội bộ đều tập trung vào một số nội dung mang tính nguyên tắc sau:

- Xây dựng mục tiêu, quy trình kiểm soát theo từng quy trình nghiệp vụ

để những người tham gia xử lý nghiệp vụ, các kiểm soát viên, người quản lý đơn vị thực hiện kiểm soát một cách đầy đủ, chặt chẽ đối với tất cả các mặt nghiệp vụ, đặc biệt là những nghiệp vụ phức tạp và có liên quan đến tài sản như nghiệp vụ phát hành tiền, nghiệp vụ tín dụng, nghiệp vụ quản lý ngoại hối, nghiệp vụ thị trường mở, hoạt động thanh toán …

- Thực hiện nguyên tắc kiểm soát “kép”, bất cứ nghiệp vụ phát sinh nào cũng phải được kiểm soát bởi hai người (còn gọi là kiểm soát 4 “mắt”) là nhân viên xử lý nghiệp vụ (tiền kiểm) và người quản lý đơn vị hoặc kiểm soát viên chuyên trách (hậu kiểm) Trong đó phải xác định rõ trách nhiệm, phạm vi kiểm soát của từng người tham gia vào quá trình kiểm soát Nguyên tắc này được cụ thể hóa bằng ba cấp độ kiểm soát, trong đó cấp độ 1 và 2 được tổ chức ngay tại các đơn vị trực thuộc chi nhánh để kiểm soát ngay khi có nghiệp vụ phát sinh, cấp độ 3 được thực hiện tại trụ sở chính Ngân hàng

Trung ương để kiểm soát, kiểm toán nội bộ đối với các đơn vị thuộc, các chi nhánh

- Hoạt động kiểm soát nội bộ của Ngân hàng Trung ương được tổ chức thống nhất từ trụ sở chính đến các đơn vị trực thuộc, các chi nhánh để kiểm soát một cách đầy đủ, toàn diện, thống nhất các mặt hoạt động, các nghiệp vụ của toàn hệ thống Ngân hàng Trung ương theo các chuẩn mực đã đề ra

- Hoạt động kiểm soát nội bộ của Ngân hàng Trung ương ngoài việc phải tuân thủ Luật Ngân hàng Trung ương về kiểm soát, kiểm toán nội bộ, các quy định, thể thức kiểm soát nội bộ do Ngân hàng Trung ương ban hành còn phải tuân thủ các chuẩn mực, các quy định về kiểm soát, kiểm toán nội bộ do Nhà nước ban hành

1.2.5 Tổ chức bộ máy kiểm soát nội bộ của Ngân hàng Nhà nước

1.2.5.1 Giai đoạn từ năm 1991-1998

Thực hiện Điều 16, Pháp lệnh Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Ngân hàng Nhà nước thành lập Vụ Tổng kiểm soát, trong đó, một phần tổ chức bộ máy được tách ra từ Vụ Kế toán Từ năm 1991-1998, Vụ Tổng Kiểm soát đã tham mưu cho Thống đốc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, các quy trình nghiệp vụ làm cơ sở để triển khai thực hiện công tác kiểm soát nội bộ đối với các đơn vị Vụ, Cục thuộc Ngân hàng Trung ương các các Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh, thành phố Tại các Chi nhánh, cũng hình thành phòng/bộ phận kiểm soát để giúp việc cho Giám đốc kiểm soát hoạt động của Chi nhánh

1.2.5.2 Giai đoạn từ năm 1998 đến nay

Ngày 6/10/2008, Thống đốc có Quyết định số 2210/QĐ-NHNN thành lập Vụ Kiểm toán nội bộ, có chức năng tham mưu, giúp Thống đốc thực hiện kiểm toán nội bộ hoạt động của các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước Theo Quyết định số 3169/QĐ-NHNN ngày 22/12/2008 của Thống đốc thì trong cơ

cấu tổ chức của Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước không còn Bộ phận kiểm soát (ngoại trừ Chi nhánh NHNN Hà Nội và TP Hồ Chí Minh) Tại các Chi nhánh, cán bộ làm công tác kiểm soát được điều động sang Phòng Kế toán – Thanh toán Từ tháng 5/2009 đến nay, cán bộ kiểm soát tại Chi nhánh được điều động sang Phòng Nghiên cứu tổng hợp

Đối với Cục Phát hành và Kho quỹ, bộ phận kiểm soát nội bộ được thành lập theo Quyết định số 2220/QĐ-NHNN ngày 06/01/2008 của Thống đốc NHNN về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Phát hành và Kho quỹ

Nhìn chung, hoạt động kiểm soát, kiểm toán nội bộ tại Ngân hàng Nhà nước Trung ương đã góp phần tích cực vào việc thực hiện thắng lợi nhiệm vụ của Ngân hàng Nhà nước trong điều hành chính sách tiền tệ, quản lý ngoại hối, hệ thống thanh toán và quản lý tài chính; bảo đảm an toàn hoạt động và

an toàn tài sản nhà nước do ngành ngân hàng quản lý và bảo quản Các quy trình nghiệp vụ, phương pháp kiểm soát tuân thủ, kiểm toán nội bộ đã được quy định tương đối cụ thể, làm nền tảng cho công tác kiểm soát, kiểm toán Tuy nhiên, hoạt động Ngân hàng Trung ương có nhiều lĩnh vực đặc thù Vì vậy, thời gian tới, cần tiếp tục xây dựng, hoàn thiện chuẩn mực kiểm soát, kiểm toán phù hợp với sự phát triển của công nghệ và ứng dụng nghiệp vụ ngân hàng trung ương hiện đại

1.3 Công tác điều hòa tiền mặt và quản lý an toàn kho quỹ của Ngân hàng Nhà nước

Cục Phát hành và Kho quỹ là đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước, thực hiện chức năng Ngân hàng Trung ương về phát hành tiền Cục Phát hành và Kho quỹ có nhiệm vụ thiết kế, tổ chức in ấn, cung ứng đủ số lượng, cơ cấu tiền giấy, tiền kim loại; tổ chức hợp lý việc vận chuyển, kiểm đếm, phân loại

tiền, đảm bảo chất lượng đồng tiền trong lưu thông và quản lý an toàn tài sản nhà nước bảo quản trong kho quỹ

1.3.1 Mục tiêu của công tác phát hành, điều hòa tiền mặt và quản lý an toàn kho quỹ

- Đảm bảo dự trữ tiền mặt tại các Chi nhánh NHNN tỉnh, thành phố đáp ứng đầy đủ, kịp thời nhu cầu tiền mặt trên địa bàn về số lượng, cơ cấu mệnh giá, đảm bảo chất lượng đồng tiền trong lưu thông;

- Duy trì dự trữ, dự phòng hợp lý tại các Kho tiền Trung ương, Kho chung chuyển để chủ động điều hoà tiền mặt trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước; đảm bảo lưu thông tiền tệ thông suốt và an ninh tiền tệ;

- Quản lý, bảo quản an toàn tiền mặt, tài sản trong kho quỹ, trong quá trình kiểm đếm, phân loại, đóng gói, giao nhận, vận chuyển và tiêu huỷ tiền;

- Đảm bảo hiệu lực quản lý nhà nước về phát hành tiền và hiệu quả về chi phí

1.3.2 Tổ chức bộ máy phát hành, điều hòa tiền mặt

Tổ chức bộ máy phát hành và điều hoà tiền mặt của Ngân hàng Nhà nước bao gồm Cục Phát hành và Kho quỹ ở Trung ương và Ngân hàng Nhà nước các chi nhánh tỉnh, thành phố; cụ thể:

- Cục Phát hành và Kho quỹ có các phòng chức năng để thực hiện nghiệp vụ phát hành, điều hòa tiền mặt, gồm:

Cục Phát hành và Kho quỹ (Kho tiền I) thực hiện điều chuyển tiền cho Chi cục Phát hành và Kho quỹ tại TP.Hồ Chí Minh (Kho tiền II), Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh Bình Định, 31 chi nhánh tỉnh, thành phố miền Bắc

và Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước

- Chi Cục Phát hành và Kho quỹ tại TP Hồ Chí Minh (Kho tiền II) có nhiệm vụ điều chuyển tiền cho 22 Chi nhánh tỉnh, TP phía Nam và NHNN Chi nhánh tỉnh Bình Định;

- Sở Giao dịch NHNN tại Hà Nội (Phòng tiền tệ ngân quỹ)

- Các chi nhánh NHNN tại 65 tỉnh, TP trong cả nước

Các chi nhánh NHNN tỉnh, TP có Phòng Tiền tệ kho quỹ để thực hiện nghiệp vụ cung ứng, điều hòa tiền mặt trên địa bàn và có kho tiền để quản lý

và bảo quản Quỹ dự trữ phát hành (dưới đây viết tắt là Quỹ DTPH) và Quỹ nghiệp vụ phát hành (Quỹ NVPH)

Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh Bình Định có nhiệm vụ kho chung chuyển, thực hiện điều hoà tiền mặt giữa Chi nhánh tỉnh Bình Định và Kho tiền Trung ương, và giữa các Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố miền Trung, Tây nguyên (12 chi nhánh)

Để thực hiện việc điều chuyển tiền mặt trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước, Cục Phát hành và Kho quỹ, Chi Cục Phát hành và Kho quỹ và Chi nhánh tỉnh Bình Định được trang bị xe ô tô chuyên dùng, có tiêu chuẩn kỹ thuật đặc biệt đảm bảo an toàn người, hàng hoá, phương tiện trong quá trình vận chuyển Các xe vận chuyển cũng được trang bị máy bộ đàm, đảm bảo khoảng cách trên đường và thông tin kịp thời về trạng thái của xe vận chuyển Ngoài xe tải vận chuyển tiền, còn có xe hộ tống Trường hợp đột xuất hoặc khối lượng vận chuyển và giá trị tài sản lớn, vận chuyển đường dài, Ngân hàng Nhà nước có thể thuê phương tiện khác như: máy bay, tàu hỏa, tàu biển Theo quy định, các chuyến vận chuyển tiền của Ngân hàng Nhà nước đều có

cảnh sát bảo vệ có vũ trang áp tải, bảo vệ hàng hoá Tùy theo khối lượng, giá trị và tính chất của mỗi chuyến điều chuyển mà ngân hàng bàn bạc, thống nhất với đơn vị cảnh sát để quyết định số lượng người đi bảo vệ Trường hợp

có một xe hàng thì ít nhất có hai cảnh sát bảo vệ

1.3.3 Cơ chế phát hành, điều hoà tiền mặt

Việc phát hành tiền mặt được thực hiện thông qua giao dịch ngân quỹ của Ngân hàng Nhà nước với các tổ chức tín dụng Ngân hàng Nhà nước thực hiện điều hoà tiền mặt theo phương thức tập trung, bởi Cục Phát hành và kho quỹ tại trụ sở chính, từ khâu quyết định số lượng, cơ cấu mệnh giá điều hoà giữa các kho tiền thuộc hệ thống Ngân hàng Nhà nước đến khâu tổ chức vận chuyển, giao nhận Chi cục Phát hành và Kho quỹ, Chi nhánh tỉnh Bình Định

có trách nhiệm thực hiện Lệnh Điều Chuyển của Cục Phát hành và Kho quỹ Các Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố có nhiệm vụ giao/nhận tiền theo Lệnh Điều Chuyển của Cục Phát hành và Kho quỹ; tổ chức cung ứng tiền mặt cho các tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước trên địa bàn

Ngân hàng Nhà nước chi nhánh có trụ sở tại trung tâm các tỉnh, thành phố và chỉ giao dịch với các tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước Ngân hàng Nhà nước cung ứng tiền mặt cho các đơn vị này trên cơ sở số dư tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh Đến lượt mình, các tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước sẽ cung ứng tiền mặt cho các tổ chức, cá nhân Các

tổ chức tín dụng cũng tổ chức điều hoà tiền mặt giữa các đơn vị trong hệ thống hoặc trên cùng địa bàn, đảm bảo sử dụng hiệu quả nguồn vốn của đơn

vị Như vậy, các tổ chức tín dụng và Kho bạc Nhà nước cũng tham gia hoạt động cung ứng tiền mặt cho nền kinh tế, tuy nhiên đây là các hoạt động mang tính chất cung ứng dịch vụ cho khách hàng, không phải là thực hiện nhiệm vụ điều hoà tiền mặt, đảm bảo lưu thông tiền tệ ổn định, thông suốt như hoạt động của Ngân hàng Nhà nước

Ngân hàng Nhà nước thực hiện nghiệp vụ điều hòa tiền mặt trong hệ

thống Ngân hàng Nhà nước thông qua hoạt động của Quỹ DTPH và Quỹ

NVPH Điều hòa tiền mặt thực chất là điều chuyển tiền mặt trong nội bộ Quỹ

DTPH của hệ thống Ngân hàng Nhà nước Căn cứ nhu cầu thu, chi tiền mặt,

điều kiện an toàn của kho tiền Chi nhánh; dự báo tình hình thu, chi tiền mặt

của Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh, Cục Phát hành và Kho quỹ lập kế hoạch

điều hoà tiền mặt và tổ chức vận chuyển tiền mặt từ Kho tiền Trung ương đến

kho tiền Chi nhánh hoặc ngược lại và giữa các kho tiền Chi nhánh với nhau,

đảm bảo tại các Chi nhánh luôn có đủ lượng tiền mặt cần thiết cả về số lượng,

cơ cấu mệnh giá để đáp ứng nhu cầu tiền mặt trên địa bàn; và đảm bảo dự trữ,

dự phòng tại các Kho tiền Trung ương

Sơ đồ 1.2: Quy trình phát hành, điều hòa lưu thông tiền mặt trong

Chi nhánh NHNN Chi nhánh NHNN

64 chi nhánh

Kho tiền – KV Miền Trung

Chi nhánh cục PHKQ miền Trung

Chi nhánh cục PHKQ phía Nam

1.3.4 Quy trình nghiệp vụ điều hoà tiền mặt của Ngân hàng Nhà nước

Theo quan điểm kiểm soát nội bộ, quy trình nghiệp vụ điều hòa tiền mặt

có thể được mô tả qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.3 Quy trình nghiệp vụ điều hòa tiền mặt

Lập kế hoạch điều hòa

tiền mặt

Lập lệnh điều chuyển

Lập kế hoạch vận chuyển Tổng hợp số liệu

Hoàn tất thủ tục chứng từ xuất, nhập

Xuất kho

Vận chuyển tiền

Giao nhận tiền

Quy trình thực hiện qua 8 bước:

Bước 1 Tổng hợp số liệu

Bước 2 Lập kế hoạch điều hòa tiền mặt

Bước 3 Lập Lệnh Điều Chuyển

Bước 4 Lập kế hoạch vận chuyển

Bước 5 Hoàn tất thủ tục, chứng từ xuất, nhập

Bước 6 Xuất kho

Bước 7 Vận chuyển tiền

Bước 8 Giao nhận tiền

1.3.5 Công tác tổ chức kiểm đếm, giao nhận tiền mặt của hệ thống ngân hàng

Quy trình kiểm đếm giao nhận tiền mặt được quy định trong chế độ giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá ban hành theo Quyết định số 60/2006/QĐ-NHNN ngày 27/12/2006 của Thống đốc Trong đó quy định cụ thể việc giao nhận tiền trong nội bộ hệ thống Ngân hàng Nhà nước và giữa Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh, thành phố với tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước

a Giao nhận, kiểm đếm, phân loại tiền mặt trong nội bộ hệ thống NHNN

Như trình bày tại Điểm 4.8, Mục II, việc giao nhận, kiểm đếm tiền điều chuyển thực hiện theo bó tiền đủ 10 thếp nguyên niêm phong hoặc túi tiền nguyên niêm phong kẹp chì Đối với tiền mới in của cơ sở in tiền, thực hiện giao nhận theo bao tiền nguyên niêm phong (không nhất thiết phải kiểm đếm tờ) Trường hợp kiểm đếm tờ, phải thực hiện kiểm đếm xong trong thời gian

30 ngày làm việc kể từ ngày nhận; đơn vị giao cử người chứng kiến, hoặc uỷ quyền cho bên nhận tổ chức Hội đồng kiểm đếm Với biên chế hiện có của

Phòng Tiền tệ tại Chi nhánh (bình quân khoảng 7 người), việc kiểm đếm tiền điều chuyển làm tăng đáng kể khối lượng công việc của đơn vị

Điểm cần lưu ý trong quy định này là khi nhu cầu tiền mặt tăng cao vào dịp mùa vụ hoặc cuối năm, mặc dù tiền mặt đã được điều chuyển đến Chi nhánh và nhập Quỹ Dự trữ phát hành nhưng chưa thể sử dụng ngay bởi cần có thời gian để kiểm bó đếm thếp và kiểm đếm tờ trước khi chi tiền mặt cho tổ chức tín dụng Đối với bó tiền nguyên niêm phong của Kho tiền Trung ương hoặc Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố, Chi nhánh nhận không nhất thiết phải tổ chức kiểm đếm tờ Trên thực tế, các Chi nhánh có thể sẽ chi tiền theo bó nguyên niêm phong đủ 10 thếp cho các tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước đồng thời uỷ quyền cho bên nhận kiểm đếm tờ và cử cán bộ đi chứng kiến thay vì tự mình phải tổ chức kiểm đếm tờ trước khi chi tiền mặt

Về nguyên tắc, cơ quan phát hành khi chi tiền mặt cho khách hàng phải đảm bảo chính xác về số lượng và đúng về chất lượng (đủ tiêu chuẩn lưu thông) Tuy nhiên, do cơ sở vật chất kỹ thuật chưa được đầu tư tương xứng nên về cơ bản, hiện nay Ngân hàng Nhà nước không đủ khả năng để thực hiện việc phân loại tiền trước khi chi tiền cho các tổ chức tín dụng Công việc này, theo quy định hiện hành, sẽ do tổ chức tín dụng thực hiện, bởi đây là công việc gắn liền với hoạt động kinh doanh, thu chi tiền mặt của tổ chức tín dụng

b Việc kiểm đếm, phân loại tiền của tổ chức tín dụng

Khi nhận tiền mặt tại Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng phải kiểm đếm tờ ngay tại nơi nhận Điều đó chỉ có thể thực hiện khi khối lượng tiền mặt không quá lớn và việc kiểm đếm tờ không ảnh hưởng đến hoạt động bình thường tại nơi giao dịch của Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước Tuỳ mức độ tín nhiệm, Chi nhánh có thể uỷ quyền bằng văn bản cho tổ chức tín dụng thực hiện kiểm đếm tờ trong thời gian 15 ngày, có sự chứng kiến của Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước Theo chiều ngược lại, khi nộp tiền mặt vào

Ngân hàng Nhà nước, các ngân hàng thương mại có trách nhiệm kiểm đếm, phân loại tiền tiền đủ/không đủ tiêu chuẩn lưu thông) nhằm duy trì chất lượng đồng tiền trong lưu thông Trong chừng mực nhất định, việc bắt buộc kiểm đếm tờ ngay tại nơi nhận (Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh) chỉ phù hợp trong điều kiện khối lượng tiền mặt không lớn của nhiều năm trước; và điều đó, cũng khuyến khích tổ chức tín dụng chia nhỏ giao dịch để rút tiền nhiều lần

1.3.6 Việc tổ chức cung ứng tiền mặt giữa NHNN và tổ chức tín dụng

Hiện nay, tất cả các chi nhánh loại I của tổ chức tín dụng được giao dịch tiền mặt trực tiếp với Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh vào bất kỳ thời gian nào trong ngày và không phải thông báo trước, miễn là việc rút tiền mặt không vượt quá số dư tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước Những năm gần đây,

số lượng tổ chức tín dụng, chi nhánh, sở giao dịch của các tổ chức tín dụng tăng nhanh Cuối năm 2008, các ngân hàng thương mại nhà nước có hơn 1.400 chi nhánh; 38 ngân hàng thương mại cổ phần cũng có hơn 1.800 chi nhánh Ngoài ra còn có 44 Chi nhánh ngân hàng nước ngoài, 5 ngân hàng liên doanh và gần 1.000 quỹ tín dụng nhân dân cơ sở Khối lượng, giá trị tiền mặt trong lưu thông và tốc độ luân chuyển tiền mặt qua hệ thống ngân hàng vẫn tăng lên hàng năm Năm 2008, ước tính có khoảng 6 tỷ hình tiền giấy trong lưu thông Hệ thống Ngân hàng Nhà nước thu, chi hơn 3 lần khối lượng tiền trong lưu thông (tăng gần 45% so với năm 2006) Trong khi đó, số lượng lao động và thiết bị cho công tác ngân quỹ không tăng Vì vậy, công tác ngân quỹ của Ngân hàng Nhà nước luôn có sức ép rất lớn và đang trong tình trạng quá tải, nhất là vào dịp cuối năm Doanh số thu, chi tiền mặt của các ngân hàng thương mại còn lớn hơn nhiều, bởi việc nhận và chi trả tiền mặt là công việc thường xuyên trong hoạt động kinh doanh ngân hàng Ước tính trong 5-10 năm tới, khối lượng tiền mặt phải kiểm đếm, phân loại của Ngân hàng Nhà nước, các ngân hàng thương mại sẽ còn lớn hơn

1.4 Kiểm soát nội bộ công tác điều hoà tiền mặt và an toàn kho quỹ 1.4.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với công tác điều hòa tiền mặt và quản lý an toàn kho quỹ

Như trình bày ở trên, việc cung ứng, điều hoà tiền mặt đáp ứng yêu cầu thanh toán của nền kinh tế và tổ chức hợp lý công tác kiểm đếm, giao nhận tiền mặt trong nội bộ Ngân hàng Nhà nước và giữa Ngân hàng Nhà nước với các tổ chức tín dụng là hai hoạt động cơ bản của cơ quan phát hành tiền

Mục tiêu của kiểm soát nội bộ gắn chặt với mục tiêu hoạt động của Cục Phát hành và Kho quỹ, đảm bảo tính tuân thủ các quy định của pháp luật, của ngành; cung ứng đầy đủ, kịp thời tiền mặt cả về cơ cấu mệnh giá và giá trị đáp ứng yêu cầu lưu thông tiền mặt theo địa bàn tỉnh, thành phố và trên cả nước, đảm bảo lưu thông tiền tệ thông suốt, ổn định; và an toàn, hiệu quả công tác kiểm đếm, giao nhận, vận chuyển tiền mặt trong ngành ngân hàng và việc quản lý, sử dụng các nguồn lực trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao

Kiểm soát, kiểm toán nội bộ cũng nhằm cung cấp thường xuyên, kịp thời thông tin về mức độ rủi ro trong thực hiện công tác phát hành, điều hoà tiền mặt; hạn chế tối đa nguy cơ gây lỗi hệ thống và mất an toàn hoạt động tiền tệ, kho quỹ; phát hiện những yếu kém trong quy trình quản lý và giải quyết kịp thời những vấn đề phát sinh Hoạt động kiểm toán nội bộ sẽ thực hiện phân tích rủi ro đối với mọi quy trình nghiệp vụ trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của đơn vị theo định kỳ; đưa ra các quy trình giám sát phù hợp nhằm không ngừng cải tiến quy trình nghiệp vụ

1.4.2 Quy trình, phương thức kiểm soát, kiểm toán nội bộ

- Quy trình kiểm soát nội bộ được xây dựng trên cơ sở quy trình nghiệp

vụ của từng lĩnh vực hoạt động đã được thể chế hoá bằng hệ thống văn bản

quy phạm pháp luật về công tác phát hành, kho quỹ

- Phương thức kiểm soát, kiểm toán nội bộ:

+ Xây dựng tài liệu mô tả các quy trình nghiệp vụ thực hiện chức năng phát hành, điều hoà tiền mặt và quản lý an toàn kho quỹ;

+ Xác định mục tiêu, yêu cầu kiểm soát và phương thức thực hiện của mỗi bước trong quy trình; phân tích, đánh giá về sự cần thiết, hiệu quả và sự đóng góp của từng quy trình đối với việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn;

+ Phân tích, làm rõ những ưu điểm, bất cập, và cơ hội nâng cao hiệu quả, hiệu lực của từng quy trình, phù hợp với định hướng hiện đại hoá nghiệp

vụ Ngân hàng Trung ương và nguồn lực, điều kiện Việt Nam;

1.4.3 Nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ đối với công tác phát hành và kho quỹ

Kiểm soát nội bộ tại Cục Phát hành và Kho quỹ có nhiệm vụ:

- Xây dựng kế hoạch kiểm soát nội bộ và triển khai thực hiện;

- Giám sát việc chấp hành quy định về quản lý an toàn tài sản tại Kho tiền Trung ương và công tác tiêu huỷ tiền;

- Kiểm soát và giám sát công tác quản lý tài chính, tài sản;

- Kiểm toán nội bộ hoạt động của các đơn vị trong Cục;

- Làm đầu mối phối hợp với đoàn kiểm tra, kiểm toán và đề xuất, đôn đốc việc sửa đổi, khắc phục tồn tại hoặc xử lý các kiến nghị sau kiểm toán

Hiện nay, công tác kiểm soát nội bộ mới chỉ dừng lại ở việc kiểm soát tính tuân thủ và kiểm toán báo cáo tài chính Việc kiểm toán nội bộ trên cơ sở phân tích rủi ro các quy trình nghiệp vụ còn khá mới mẻ Vì vậy, việc phân tích quy trình điều hoà tiền mặt và quy trình giao nhận, kiểm đếm tiền mặt sẽ được trình bày trong Chương II để làm rõ những vấn đề cần quan tâm đổi mới, hoàn thiện, nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của công tác điều hoà tiền mặt và việc tổ chức cung ứng, giao nhận, kiểm đếm tiền mặt của Ngân hàng Nhà nước nói riêng và hệ thống ngân hàng nói chung

1.5 Chất lượng công tác điều hòa tiền mặt và quản lý an toàn kho quỹ của Ngân hàng Nhà nước

1.5.1 Quan niệm về chất lượng công tác điều hòa tiền mặt và quản lý an toàn kho quỹ

Xét trên giác độ quản lý theo mục tiêu thì chất lượng của công tác điều hoà tiền mặt và quản lý an toàn kho quỹ là việc huy động, sử dụng nguồn lực

và tổ chức bộ máy theo những phương thức xác định nhằm cung ứng đầy đủ, kịp thời tiền mặt về số lượng và cơ cấu mệnh giá, đáp ứng nhu cầu thanh toán của nền kinh tế; đảm bảo chất lượng đồng tiền trong lưu thông, an toàn tài sản

và an toàn hoạt động trong tất cả các khâu công việc

Trên giác độ an toàn hoạt động, thì chất lượng công tác điều hoà tiền mặt có thể được hiểu là việc duy trì lượng dự trữ hợp lý tại các kho tiền thuộc

hệ thống Ngân hàng Nhà nước, đảm bảo lưu thông tiền mặt thông suốt và linh hoạt, chủ động của cơ quan phát hành trong việc cung ứng tiền mặt Trong đó, chất lượng của công tác quản lý an toàn kho quỹ là việc tổ chức an toàn, hiệu quả hoạt động kiểm đếm, phân lại, vận chuyển, giao nhận và bảo quản tiền của hệ thống Ngân hàng Nhà nước

Theo quan điểm chất lượng toàn bộ, thì chất lượng công tác điều hoà tiền mặt và quản lý an toàn kho quỹ cần được hiểu là chất lượng của công tác

dự báo, lập kế hoạch điều hoà tiền mặt phải sát với thực tiễn lưu thông tiền mặt của địa phương trong từng thời kỳ; và tổ chức an toàn, kịp thời, hiệu quả công tác vận chuyển, giao nhận, kiểm đếm, phân loại tiền mặt

1.5.2 Các tiêu chí đánh giá chất lượng công tác điều hòa tiền mặt và an toàn kho quỹ

Như đã trình bày ở trên, chất lượng công tác điều hòa tiền mặt và an toàn kho quỹ có thể được đánh giá theo các tiêu chí: kịp thời, đầy đủ, đồng tiền trong lưu thông sạch đẹp, an toàn và hiệu lực, hiệu quả

- Tính kịp thời: Việc tiếp quỹ được thực hiện ngay khi tồn quỹ tại Chi nhánh NHNN xuống đến mức an toàn tối thiểu, đảm bảo không xảy ra tình

trạng khất, hoãn chi tiền mặt cho các ngân hàng thương mại khi đến rút tiền tại Ngân hàng Nhà nước

- Tính đầy đủ: Đảm bảo cung ứng đầy đủ tiền mặt cả về số lượng, cơ cấu mệnh giá; không để xảy ra tình trạng mất cân đối về cơ cấu mệnh giá tiền trong lưu thông, nhất là tình trạng thiếu tiền mệnh giá nhỏ

- Đồng tiền trong lưu thông sạch, đẹp: việc cung ứng đồng tiền có chất lượng tốt cho lưu thông sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho lưu thông tiền tệ, bởi giảm chi phí kiểm đếm, kiểm tra tiền của các chủ thể kinh tế

- Tính an toàn: Đảm bảo dự trữ, dự phòng hợp lý về tiền mặt, sẵn sàng đáp ứng yêu cầu chi tiền mặt trong mọi tình huống; đảm bảo an toàn về người, tài sản, phương tiện vận chuyển trong tất cả các khâu: bảo quản, kiểm đếm, phân loại, giao nhận và vận chuyển tiền mặt

- Tính hiệu lực, hiệu quả: đảm bảo tính tuân thủ các quy trình nghiệp

vụ, chế độ quản lý an toàn kho quỹ, điều hoà tiền mặt và hiệu quả về chi phí của việc cung ứng, điều hoà tiền mặt và tổ chức vận chuyển, giao nhận, kiểm đếm, phân loại tiền mặt

1.5.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng công tác điều hòa tiền mặt và

an toàn kho quỹ

1.5.3.1 Nhân tố khách quan

a Cơ chế phát hành, quản lý tiền mặt

Sự chuyển đổi cơ chế kế hoạch hóa tập trung trong quản lý tiền mặt (chỉ tiêu định mức tồn quỹ tiền mặt của các tổ chức kinh tế) sang cơ chế thị trường theo nguyên tắc Ngân hàng Nhà nước đảm bảo cung ứng đủ số lượng

và cơ cấu tiền mặt cho nền kinh tế theo tín hiệu thị trường Các chủ thể kinh

tế được chuyển đổi từ tiền gửi sang tiền mặt và ngược lại qua giao dịch gửi, rút tiền mặt một cách thuận tiện theo yêu cầu sử dụng hợp lý của mình Đây là

nhân tố cơ bản tạo sự chuyển đổi mạnh mẽ trong công tác điều hòa tiền mặt của Ngân hàng Nhà nước

b Cơ cấu tổ chức bộ máy của Ngân hàng Nhà nước

Hiện nay Ngân hàng Nhà nước có mạng lưới các chi nhánh rộng khắp trên toàn quốc, với trụ sở các chi nhánh tỉnh, TP Trong chừng mực nhất định, đảm bảo cung ứng kịp thời tiền mặt đáp ứng yêu cầu của từng địa phương theo địa giới hành chính

c Mô hình tổ chức, kinh doanh của các tổ chức tín dụng: Các chi nhánh

của các tổ chức tín dụng tương đối độc lập trong kinh doanh, trong việc huy động và sử dụng nguồn vốn và trong việc quản lý, điều hòa tiền mặt Điều đó làm tăng số lượng đầu mối và số lần giao dịch của các tổ chức tín dụng với Ngân hàng Nhà nước trong việc cung ứng, điều hòa tiền mặt và làm tăng số lần kiểm đếm tiền luân chuyển trong hệ thống Ngân hàng

d Lạm phát: Là yếu tố tác động đến công tác điều hòa, lưu thông tiền mặt cả

về số lượng, cơ cấu mệnh giá tiền mặt trong lưu thông và sức mua của đồng tiền Những năm gần đây, lạm phát tăng cao gây rất nhiều khó khăn cho công tác cung ứng, điều hòa tiền mặt đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế

e Tính thời vụ và chu kỳ kinh doanh: Trong năm, có sự biến động rất lớn

về nhu cầu tiền mặt, chủ yếu tập trung vào cuối năm (bội chi) và đầu năm (bội thu) Trong nhiều trường hợp, công tác dự báo không sát, ảnh hưởng đến chất lượng công tác điều hòa tiền mặt Việc mở rộng tín dụng và các chương trình kích thích kinh tế cũng có tác động đến công tác điều hòa tiền mặt, bởi hầu hết các khoản cho vay được giải ngân bằng tiền mặt, thay vì thanh toán qua ngân hàng trên cơ sở hóa đơn, chứng từ hợp lệ

1.5.3.2 Nhân tố chủ quan

Theo quan điểm quản lý chất lượng toàn bộ, tất cả các yếu tố tham gia vào quá trình cung ứng, điều hoà tiền mặt đều ảnh hưởng đến chất lượng của

công tác điều hoà tiền mặt và quản lý kho quỹ, cụ thể như sau:

- Việc tổng hợp số liệu và dự báo về thu, chi tiền mặt

- Việc lập kế hoạch điều chuyển tiền mặt

- Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong các quy trình nghiệp vụ điều hòa tiền mặt

- Cơ sở hạ tầng kỹ thuật phục vụ công tác điều hòa tiền mặt, như: hệ thống kho tiền của Ngân hàng Nhà nước, phương tiện vận chuyển tiền, phương tiện thông tin liên lạc, giám sát vận chuyển tiền, các phương tiện, công cụ hỗ trợ khác;

- Trang thiết bị kiểm đếm, phân loại, đóng gói tiền mặt

- Cơ chế phát hành tiền và chế độ quản lý an toàn kho quỹ

- Trình độ nghiệp vụ, kỹ năng nghề nghiệp của đội ngũ cán bộ làm công tác điều hoà tiền mặt và quản lý kho quỹ

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Hoạt động kiểm soát, kiểm toán xuất phát từ yêu cầu quản lý và phục

vụ cho yêu cầu quản lý Bất kỳ một tổ chức nào hoạt động hiệu quả, an toàn

sẽ luôn có một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh Ngân hàng Trung ương

là một thể chế đặc thù trong hệ thống ngân hàng, tài chính quốc gia và có vai trò hết sức quan trọng trong việc quản lý kinh tế vĩ mô Hệ thống kiểm soát nội bộ tốt cùng với cơ chế kiểm soát nội bộ chặt chẽ là một trong những chuẩn mực của Ngân hàng Trung ương hiện đại, đảm bảo sự an toàn và hiệu quả trong hoạt động; góp phần đạt được mục tiêu đề ra và thực hiện tốt các chức năng của Ngân hàng Trung ương; trong đó, có chức năng phát hành tiền

- chức năng này do Cục Phát hành và Kho quỹ thực hiện (cung ứng, điều hòa lưu thông tiền mặt và quản lý an toàn kho quỹ) Đối với Cục Phát hành và Kho quỹ, kiểm soát nội bộ là công việc khá mới mẻ nhưng có vai trò hết sức quan trọng Công tác kiểm soát, kiểm toán nội bộ sẽ cung cấp thường xuyên, kịp thời thông tin về mức độ rủi ro trong thực hiện công tác phát hành, điều hoà tiền mặt; hạn chế tối đa nguy cơ gây lỗi hệ thống và mất an toàn hoạt động tiền tệ, kho quỹ; phát hiện những yếu kém trong quy trình quản lý và giải quyết kịp thời những vấn đề phát sinh Hoạt động kiểm toán nội bộ sẽ thực hiện phân tích rủi ro đối với mọi quy trình nghiệp vụ trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của đơn vị theo định kỳ; đưa ra các quy trình giám sát phù hợp nhằm không ngừng cải tiến quy trình nghiệp vụ

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CÔNG TÁC ĐIỀU HÒA TIỀN MẶT VÀ QUẢN LÝ AN TOÀN KHO QUỸ TẠI

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

2.1 Cơ sở pháp lý của việc tổ chức cung ứng, điều hòa tiền mặt và kiểm đếm, giao nhận tiền mặt của Ngân hàng Nhà nước

- Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam năm 1997 và luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Ngân hàng Nhà nước;

- Nghị định số 96/2008/NĐ-CP ngày 26/8/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của NHNN Việt Nam;

- Quyết định số 2220/QĐ-NHNN ngày 06/01/2008 của Thống đốc NHNN quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Phát hành và Kho quỹ;

- Nghị định số 87/1998/NĐ-CP ngày 31/10/1998 của Chính phủ về phát hành, thu hồi và thay thế tiền giấy, tiền kim loại;

- Nghị định số 81/1998/NĐ-CP ngày 01/10/1998 của Chính phủ về in, đúc, bảo quản, vận chuyển và tiêu hủy tiền giấy, tiền kim loại, bảo quản, vận chuyển tài sản quý và giấy tờ có giá trong hệ thống Ngân hàng;

- Quyết định số 37/2007/QĐ-NHNN ngày 26/10/2007 của NHNN ban hành chế độ hạch toán giao nhận, điều chuyển, phát hành, thu hồi và tiêu hủy tiền mặt;

- Quyết định số 25/2008/QĐ-NHNN ngày 8/9/2008 của Thống đốc NHNN ban hành Chế độ điều hòa tiền mặt, xuất, nhập Quỹ Dự trữ phát hành

và Quỹ Nghiệp vụ phát hành trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước;

- Quyết định số 60/2006/QĐ-NHNN ngày 27/12/2006 của Thống đốc NHNN ban hành chế độ giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản