(LUẬN văn THẠC sĩ) nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định danh mục tài liệu trong một số hồ sơ của ngân hàng nhà nước việt nam

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 Chương 1 Sự cần thiết xây dựng Danh mục hồ sơ, xác định thành phần tài liệu trong một số hồ sơ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 1.1 Đặc điểm về tổ ch

NGUYỄN THỊ TRANG NHUNG

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ XÁC ĐỊNH DANH MỤC TÀI LIỆU TRONG MỘT SỐ

HỒ SƠ CỦA NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

Chương 1 Sự cần thiết xây dựng Danh mục hồ sơ, xác định thành

phần tài liệu trong một số hồ sơ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

1.1 Đặc điểm về tổ chức và hoạt động của Ngân hàng Nhà nước

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân

hàng Nhà nước Việt Nam

23

1.2 Đặc điểm thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu hình thành

trong hoạt động của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

26

1.3 Sự cần thiết xây dựng Danh mục hồ sơ, xác định thành phần tài

liệu trong hồ sơ

31

1.3.1 Thực trạng lập hồ sơ hiện hành tại Ngân hàng Nhà nước Việt

Nam

31

1.3.2 Ý nghĩa của việc xây dựng Danh mục hồ sơ, xác định thành

phần tài liệu trong hồ sơ đối với Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

42

mục hồ sơ 2.2 Cơ sở pháp lý cho việc lập hồ sơ hiện hành, lập Danh mục hồ sơ 52 2.3 Nguyên tắc và yêu cầu của việc xây dựng Danh mục hồ sơ và xác

định thành phần tài liệu trong một số hồ sơ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

54

2.3.1 Nguyên tắc của việc lập Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu

trong hồ sơ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

55

2.3.2 Yêu cầu của việc xây dựng Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu

trong một số hồ sơ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

59

2.4 Phương pháp xây dựng Danh mục hồ sơ và xác định thành phần

tài liệu trong một số hồ sơ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

62

2.4.1 Phương pháp xây dựng Danh mục hồ sơ 62 2.4.2 Phương pháp xây dựng Danh mục tài liệu trong hồ sơ hiện hành 75

Chương 3 Cấu trúc, cách sử dụng Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu

trong hồ sơ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

3.1 Cấu trúc của Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu trong hồ sơ

hiện hành

83

3.1.1 Cấu trúc của Danh mục hồ sơ 83 3.1.2 Cấu trúc của Danh mục tài liệu trong hồ sơ hiện hành 87 3.2 Cách sử dụng Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu trong hồ sơ

hiện hành của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

89

PHỤ LỤC

1 Mục đích, ý nghĩa của đề tài

Tiến hành cải cách hành chính là một yêu cầu tất yếu và càng trở nên cấp thiết trong bối cảnh Việt Nam chính thức trở thành thành viên của Tổ chức Thương mại thế giới (WTO) cũng như để thực hiện mục tiêu xây dựng một nền hành chính dân chủ, trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả Một trong những nhiệm vụ trọng tâm của công cuộc cải cách hành chính ở nước ta là cải cách thể chế hành chính, trong đó tập trung vào khâu đột phá là đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính Thực vậy, cải cách thủ tục hành chính đã được Nhà nước quan tâm, thể hiện ở chỗ Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 30/QĐ-TTg ngày 10/01/2007 Phê duyệt Đề án Đơn giản hoá thủ tục hành chính trên các lĩnh vực quản lý nhà nước giai đoạn 2007-2010 Để triển khai Quyết định số 30 này, Tổ công tác chuyên trách cải cách thủ tục hành chính của Thủ tướng Chính phủ đã được thành lập để thực hiện Đề án đơn giản hoá thủ tục hành chính Đến nay, Tổ công tác thực hiện Đề án 30 tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ đã được thành lập

để triển khai các nội dung liên quan đến Đề án Tổ Đề án 30 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNN VN) hiện nay cũng đang tích cực triển khai các chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ về cải cách thủ tục hành chính

Theo hướng dẫn của Tổ công tác chuyên trách của Thủ tướng Chính phủ, thủ tục hành chính được xác định là quy định của cơ quan nhà nước về

hồ sơ, trình tự, cách thức để giải quyết một công việc cụ thể cho cá nhân, tổ chức trong một thời hạn nhất định Như vậy, trong thủ tục hành chính, thủ tục văn thư là phần rất quan trọng Thủ tục văn thư bao gồm các hoạt động liên quan đến việc thu thập, xử lý, quản lý, lưu trữ văn bản để cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, đầy đủ cho hoạt động quản lý Việc cải cách thủ tục hành chính nhằm xây dựng những quy trình hợp lý, khoa học để cung cấp các dịch vụ công một cách tốt nhất cho người dân và phục vụ hiệu

ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, đến; việc lập hồ sơ công việc…) nhằm góp phần thúc đẩy cải cách thủ tục hành chính Một trong những giải pháp quan trọng để xây dựng được các quy trình hợp lý, khoa học đó là áp dụng hệ thống quản lý chất lượng quốc tế ISO Việc áp dụng ISO trong công tác quản

lý với mục tiêu xây dựng và thực hiện hệ thống quy trình xử lý công việc hợp

lý, phù hợp với quy định của pháp luật nhằm tạo điều kiện để người đứng đầu

cơ quan hành chính nhà nước kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ của cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công (đây chính là mục tiêu của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 được quy định tại Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước) Việc áp dụng tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO có ảnh hưởng quan trọng đến việc lập hồ sơ - một nội dung công việc quan trọng của công tác văn thư Bởi theo quy định của ISO, quá trình giải quyết một công việc đều thể hiện bằng quy trình và tất cả những bước giải quyết công việc trong quy trình đó đều được thể hiện thông qua văn bản và các tài liệu có liên quan, do đó, việc lập hồ sơ được kiểm soát theo quy trình giải quyết công việc sẽ đảm bảo chất lượng Như vậy, tài liệu hình thành trong hoạt động của

cơ quan, tổ chức được lập hồ sơ một cách khoa học sẽ góp phần quan trọng để đạt được mục tiêu và kết quả của việc áp dụng ISO vào công tác quản lý cũng như sự thành công của công cuộc cải cách hành chính ở nước ta

Tài liệu hình thành từ năm này qua năm khác với số lượng nhiều là gánh nặng không chỉ đối với các cán bộ văn thư, cán bộ lưu trữ mà cả đối với các cán bộ chuyên môn Nếu tài liệu không được tiến hành lập hồ sơ ngay trong quá trình giải quyết công việc qua năm tháng sẽ trở thành những bó, gói

lưu trữ Thực trạng việc lập hồ sơ hiện hành ở nhiều cơ quan, tổ chức hiện nay cho thấy cần phải sớm có giải pháp để việc lập hồ sơ đi vào nề nếp, phát huy được những ý nghĩa thực sự của công tác lập hồ sơ đối với công tác quản lý,

và công cuộc cải cách hành chính nhà nước

Đề tài luận văn được thực hiện không nằm ngoài mục đích, ý nghĩa góp phần cải thiện công tác lập hồ sơ Lập hồ sơ có ý nghĩa rất quan trọng trong việc quản lý chặt chẽ tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị Làm tốt những công việc này sẽ góp phần nâng cao chất lượng công việc của cán bộ, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác văn thư, lưu trữ Để công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan đi vào nề nếp, mang tính khoa học, thống nhất cần thiết phải xây dựng bản Danh mục hồ sơ, và xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ

NHNN VN là cơ quan có chức năng quản lý nhà nước trong lĩnh vực quan trọng của đất nước - lĩnh vực tiền tệ và hoạt động ngân hàng Trong quá trình hoạt động, NHNN VN sản sinh ra khối lượng văn bản lớn, đa dạng, phong phú về nội dung Việc quản lý chặt chẽ khối tài liệu này là điều hết sức quan trọng để phục vụ có hiệu quả cho hoạt động quản lý của NHNN VN

Hiện nay, NHNN VN chưa xây dựng được bản danh mục hồ sơ, việc lập hồ sơ cũng chưa có hướng dẫn cụ thể dẫn đến tình trạng hồ sơ chưa được lập, được lập nhưng chưa hoàn chỉnh, tài liệu rời lẻ, gây ảnh hưởng rất lớn đến công tác lưu trữ và việc quản lý chặt chẽ tài liệu Chính vì vậy, chúng tôi

chọn đề tài: Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định danh mục tài

liệu trong một số hồ sơ của Ngân hàng Nhà nước Việt nam để làm luận văn

của mình Xây dựng bản Danh mục hồ sơ và xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ là một giải pháp quan trọng giúp cho công tác lập hồ sơ tại các cơ quan nói chung, tại NHNN VN nói riêng đi vào nề nếp Khi thực hiện đề tài, chúng tôi có điều kiện tìm hiểu thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành của

NHNN VN, thấy được những thuận lợi và tồn tại của công tác này đồng thời khảo sát thực tế tài liệu để từ đó nghiên cứu đề xuất bản Danh mục hồ sơ và thành phần tài liệu trong hồ sơ của NHNN VN Thông qua đó, chúng tôi mong muốn góp phần khắc phục những tồn tại trong công tác lập hồ sơ tại Ngân hàng và từng bước đưa công tác lập hồ sơ đi vào nề nếp, góp phần quản

lý chặt chẽ tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan và nâng cao chất lượng công tác hàng ngày của cán bộ, công chức của Ngân hàng

2 Mục tiêu của đề tài

Từ những ý nghĩa trên, đề tài của chúng tôi được thực hiện nhằm hướng tới các mục tiêu sau:

- Nghiên cứu đề xuất nguyên tắc và phương pháp xây dựng Danh mục

hồ sơ, Danh mục tài liệu cơ bản trong hồ sơ của NHNN VN

- Nghiên cứu đề xuất Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu cơ bản trong một số hồ sơ sản sinh trong hoạt động đặc thù của NHNN VN

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: với những mục tiêu đặt ra, đối tượng nghiên cứu của đề tài là các hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của NHNN VN; các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các đơn vị trong phạm vi nghiên cứu; các văn bản của Nhà nước, của NHNN VN quy định, hướng dẫn về công tác lập hồ sơ hiện hành, lập Danh mục hồ sơ

- Phạm vi nghiên cứu:

NHNN VN là cơ quan lớn thực hiện chức năng quản lý nhà nước trong lĩnh vực tiền tệ và hoạt động ngân hàng trong cả nước Để thực hiện chức năng đó, cơ cấu tổ chức của NHNN VN gồm nhiều đơn vị trực thuộc Vì vậy,

để thực hiện tốt mục tiêu của đề tài, chúng tôi đặt trọng tâm nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ cho một số đơn vị (Vụ Chính sách tiền tệ, Vụ Tín dụng, Vụ Quản lý ngoại hối và Vụ Các ngân hàng và tổ chức tín dụng phi ngân hàng) thực hiện chức năng tham mưu về các hoạt động mang tính đặc thù (tiền tệ, tín dụng, ngoại hối và thành lập, phát triển các ngân hàng) của

NHNN VN và xác định thành phần tài liệu cơ bản trong một số hồ sơ hình thành trong hoạt động của các đơn vị đó mà không đi sâu tìm hiểu những nội dung này ở các đơn vị trực thuộc Ngân hàng

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Với những mục tiêu đặt ra, luận văn hướng vào giải quyết các nhiệm vụ sau:

- Nghiên cứu cơ sở khoa học và kinh nghiệm thực tiễn của công tác lập Danh mục hồ sơ;

- Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của NHNN VN; của các đơn vị thuộc phạm vi nghiên cứu

- Khảo sát tài liệu hình thành trong hoạt động của NHNN VN; của các đơn vị trong phạm vi nghiên cứu

- Tìm hiểu thực trạng lập hồ sơ hiện hành của NHNN VN;

- Xây dựng Danh mục hồ sơ và Danh mục thành phần tài liệu cơ bản trong một số hồ sơ hiện hành của NHNN VN

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Lập hồ sơ hiện hành có ý nghĩa quan trọng trong công tác văn thư và công tác lưu trữ Chất lượng của công tác này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan cũng như lưu trữ lịch sử Như vậy, việc lập hồ sơ được thực hiện một cách khoa học sẽ có ý nghĩa quan trọng đối với hiệu suất và chất lượng công tác của cơ quan, tổ chức; tạo điều kiện để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ Với ý nghĩa đó, Nhà nước và cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ đã ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lập hồ

sơ hiện hành bắt buộc các cơ quan, cá nhân phải thực hiện, trong đó có lập danh mục hồ sơ

Văn bản quy phạm pháp luật đầu tiên đề cập tới công tác văn thư, lưu trữ, trong đó có những quy định sơ lược về lập hồ sơ đó là Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ do Hội đồng Chính phủ ban hành theo

Nghị định số 142-CP ngày 28/9/1963 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001 do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành, trong đó có quy định đối tượng chịu trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành Để cụ thể hoá những quy định có tính nguyên tắc nhất về công tác văn thư trong Pháp lệnh, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư, trong đó có những quy định khá cụ thể chi tiết một số vấn đề về lập hồ sơ hiện hành Hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ cũng đã có các văn bản như: Công văn số 261-NV ngày 12/10/1977 của Cục

Lưu trữ Phủ thủ tướng ban hành Hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở

các cơ quan và Công văn số 344-NV ngày 31/12/1984 của Cục Lưu trữ Nhà

nước ban hành Hướng dẫn lập một số loại hồ sơ, tài liệu về quản lý hành

chính ở cơ quan Bộ Danh mục hồ sơ có ý nghĩa quan trọng góp phần giúp

công tác lập hồ sơ được thực hiện tốt, vì vậy, bản Hướng dẫn công tác lập hồ

sơ hiện hành năm 1977 đã có những quy định khá cụ thể các vấn đề liên quan đến lập danh mục hồ sơ

Những văn bản trên của Nhà nước quy định về công tác lập hồ sơ - một hoạt động nghiệp vụ quan trọng, có tính chất quy phạm, kỹ thuật - đã được chú ý để áp dụng trong thực tiễn cũng như được chú ý để nghiên cứu, trao đổi trên phương diện lý luận và thực tiễn ở nhiều công trình như: các giáo trình, các bài viết trên các tạp chí chuyên ngành, các khoá luận tốt nghiệp, báo cáo khoa học, niên luận của sinh viên chuyên ngành

Trước hết, đó là các cuốn sách dùng để giảng dạy cho sinh viên các hệ chính quy, tại chức ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng; dùng trong đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ, cán bộ hành chính văn phòng; đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, tham khảo của các cơ quan, tổ chức trong công việc hàng

ngày, như: “Hướng dẫn nghiệp vụ kỹ thuật hành chính” của tác giả Nguyễn Văn Thâm, NXB Thống kê, Hà Nội, 2001; “Lý luận và phương pháp công tác

văn thư”của PGS.TS Vương Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội,

2006… Các giáo trình này có nội dung bám sát chương trình các môn học về

công tác văn thư và trên cơ sở nghiên cứu, tổng kết thực tiễn về công tác này nên thực sự là những nguồn tài liệu bổ ích cho bất cứ ai muốn nghiên cứu tìm hiểu những nội dung liên quan đến công tác văn thư nói chung và công tác lập

hồ sơ, lập Danh mục hồ sơ nói riêng

Các bài viết của đông đảo tác giả, cán bộ lưu trữ từ trung ương đến địa phương đăng trên tạp chí chuyên ngành văn thư, lưu trữ nhằm trao đổi kinh nghiệm về công tác lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ để xây dựng và phát triển

lý luận và thực tiễn của công tác này như: “Bàn về công tác lập danh mục hồ

sơ và công tác lập hồ sơ” của tác giả Nguyễn Xuân Nung (Tập san công tác

lưu trữ số 1 năm 1970); “Vài ý kiến xung quanh vấn đề bàn về công tác lập

hồ sơ hiện hành ở nước ta” của tác giả Lê Thị Năm (Tạp chí Lưu trữ Việt

Nam, Hà Nội, 1974); “Mấy ý kiến nhỏ xung quanh vấn đề lập danh mục hồ

sơ” của tác giả Võ Chiến Thắng (Tập san công tác lưu trữ số 1 năm

1970)…Những bài viết này đã đề cập đến nguyên tắc, phương pháp lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ; trao đổi, phổ biến kinh nghiệm về lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ Là một nghiệp vụ quan trọng và khó nên những bài viết về công tác lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ đăng trên tập san và tạp chí chuyên ngành

đã thực sự có ý nghĩa hướng dẫn, phổ biến rộng rãi kinh nghiệm cho các cán

bộ văn thư, lưu trữ, những người nghiên cứu tham khảo

Nghiên cứu Danh mục hồ sơ cũng được lựa chọn làm đề tài khoa học

cấp Ngành, đó là đề tài “Những cơ sở lý luận và thực tiễn về danh mục hồ sơ

ở các cơ quan” của tác giả Phạm Ngọc Dĩnh Thực trạng lập hồ sơ chưa tốt ở

các cơ quan, việc xây dựng danh mục hồ sơ hầu như chưa được các cơ quan thực hiện cho thấy việc nghiên cứu thực tiễn cũng như xây dựng và phát triển

lý luận về vấn đề này là yêu cầu thiết thực Vì vậy, đề tài cấp ngành của tác giả Phạm Ngọc Dĩnh đã góp phần khẳng định tầm quan trọng và ý nghĩa của bản danh mục hồ sơ đối với công tác lập hồ sơ hiện hành cũng như phát triển

về mặt lý luận và thực tiễn công tác lập danh mục hồ sơ

Về phía sinh viên, nghiên cứu danh mục hồ sơ và xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành cũng là đề tài được quan tâm trong các công trình nghiên cứu khoa học (báo cáo khoa học, niên luận, khoá luận tốt

nghiệp) Có thể kể đến như: Niên luận năm thứ 3 với đề tài “Xác định thành

phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành của Văn phòng đăng ký đất và nhà - UBND Quận Thanh Xuân” của Nguyễn Thuỳ Dương; các khoá luận tốt

nghiệp: “Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ mẫu tài liệu của Ban Tài

chính Kế toán Tổng công ty Điện lực Việt Nam” của tác giả Đặng Thanh Lan;

“Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định danh mục tài liệu cơ bản trong một số hồ sơ hiện hành tại Văn phòng Tập đoàn Bưu chính Viễn thông”

của tác giả Trần Thị Hằng”…Những đề tài này ở các phạm vi và mục tiêu nghiên cứu khác nhau đã đề cập đến lý luận xây dựng danh mục hồ sơ được

áp dụng đối với cơ quan, đơn vị cụ thể Có thể nói, từ kiến thức được đào tạo trong nhà trường về công tác văn thư, sinh viên thực hiện các công trình nghiên cứu thực tế như vậy rất có ý nghĩa để củng cố và nâng cao nhận thức

lý luận và thực tiễn về công tác lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ; góp phần hoàn thiện lý luận và thực tiễn về công tác này Đồng thời, đó cũng là các công trình nghiên cứu giúp sinh viên tiếp cận với thực tiễn, phục vụ cho công việc sau này

Như vậy, tìm hiểu về lập danh mục hồ sơ và xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ đã được đề cập không ít trong các công trình nghiên cứu khoa học Các công trình này tập trung nghiên cứu lập danh mục hồ sơ, xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ ở các cơ quan nói chung, ở một số cơ quan cụ thể như: UBND Quận, Sở Nội Vụ, cơ quan Cụm Cảng Hàng không Việt Nam, Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông, Tổng Công ty điện lực và chủ yếu

đi sâu tìm hiểu nhóm hồ sơ, tài liệu chung hình thành trong quá trình thực hiện những chức năng quản lý hành chính chung và phổ biến nhất ở hầu hết các cơ quan hành chính nhà nước (như: tài liệu hình thành trong hoạt động của Văn phòng, tài liệu tài chính kế toán, tài liệu thi đua khen thưởng, lao

động tiền lương, thanh tra…) mà chưa đi sâu tìm hiểu các tài liệu quản lý chuyên ngành

NHNN VN là cơ quan có chức năng quản lý nhà nước về hoạt động tiền tệ, tín dụng, ngân hàng trong cả nước; nhằm ổn định giá trị đồng tiền, kiềm chế lạm phát và tăng trưởng kinh tế an toàn Vì vậy, các công trình nghiên cứu được thực hiện tại NHNN VN đều tập trung làm sáng tỏ vị trí, vai trò, tổ chức hoạt động, chiến lược phát triển ngân hàng và những vấn đề về chuyên môn nghiệp vụ ngân hàng (vấn đề tạo vốn, thanh toán không dùng tiền mặt…) Trong khi đó, văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của NHNN VN là phương tiện quan trọng phục vụ cho hoạt động quản lý của Ngân hàng thì chưa được tìm hiểu đúng mức Nghiên cứu về văn bản hình thành trong hoạt động của NHNN VN đã được tác giả Lương Quang Huy tìm

hiểu năm 1996 với đề tài: Hệ thống văn bản hình thành trong quá trình hoạt

động quản lý của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (Luận văn Cử nhân Khoa

học chuyên ngành Lưu trữ-Lịch sử) Nhưng nghiên cứu giải pháp để các văn bản này được quản lý một cách chặt chẽ, khoa học, phục vụ có hiệu quả cho hoạt động quản lý của NHNN VN thì chưa có công trình nào nghiên cứu Xuất phát ý nghĩa thiết thực này, chúng tôi quyết định nghiên cứu việc lập danh mục hồ sơ, xác định thành phần tài liệu trong một số hồ sơ nhằm đưa công tác lập hồ sơ tại NHNN VN đi vào nề nếp, thống nhất

6 Nguồn tài liệu tham khảo và phương pháp nghiên cứu

- Nguồn tài liệu tham khảo:

+ Các văn bản của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ;

+ Các sách, giáo trình về công tác văn thư, lưu trữ;

+ Một số đề tài nghiên cứu (Niên luận, Báo cáo khoa học, Khoá luận tốt nghiệp) có liên quan đến đề tài;

+ Các văn bản của NHNN VN về công tác văn thư, lưu trữ, về hoạt động ngân hàng;

+ Các tài liệu điều tra thực tế: các hồ sơ lưu trữ về hoạt động của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam…

- Phương pháp nghiên cứu:

Để hoàn thành đề tài, chúng tôi đã vận dụng các phương pháp nghiên cứu:

Phương pháp luận thực hiện đề tài: Chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử

Phương pháp nghiên cứu cụ thể: phương pháp khảo sát thực tế, điều tra, thống kê được áp dụng trong quá trình tìm hiểu về hệ thống văn bản, thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động và thực trạng công tác lập

hồ sơ hiện hành của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam; phương pháp mô tả, phương pháp phân tích và tổng hợp, thống kê được sử dụng để phân tích thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành, các căn cứ và yêu cầu khi xây dựng Danh mục hồ sơ; phương pháp hệ thống: được sử dụng khi sắp xếp các hồ sơ trong Danh mục hồ sơ và tài liệu trong một hồ sơ

7 Đóng góp của đề tài

Lập hồ sơ hiện hành là một trong những khâu yếu kém hiện nay của công tác văn thư ở hầu hết các cơ quan Một trong những nguyên nhân của tình trạng này là các cơ quan chưa xây dựng được Danh mục hồ sơ mẫu hàng năm, và chưa có những hướng dẫn, tập huấn cụ thể đối với việc áp dụng Danh mục hồ sơ đó Luận văn nghiên cứu về vấn đề xây dựng danh mục hồ sơ và xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ ở Ngân hàng Nhà nước Việt Nam -

cơ quan hiện chưa xây dựng Danh mục hồ sơ mẫu hàng năm, vì vậy, nếu được sự quan tâm và triển khai áp dụng trong thực tế chắc chắn luận văn sẽ có những đóng góp về mặt thực tiễn như sau:

- Nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ của NHNN VN từ thí điểm đối với hồ sơ, tài liệu của 04 đơn vị thực hiện chức năng tham mưu cho Thống đốc về lĩnh vực chủ đạo (tiền tệ, tín dụng, ngoại hối và hoạt động ngân hàng) của Ngân hàng; xây dựng Danh mục tài liệu cơ bản trong một số hồ sơ của

các đơn vị đó Đây sẽ là những nghiên cứu thiết thực để xây dựng bản Danh mục hồ sơ cho toàn cơ quan NHNN VN cũng như Danh mục tài liệu trong hồ

sơ của Ngân hàng, góp phần nâng cao chất lượng của công tác lập hồ sơ hiện hành, việc quản lý chặt chẽ tài liệu và tạo thuận lợi cho khai thác sử dụng tài liệu tại NHNN VN

- Từ nghiên cứu cơ sở lý luận, khoa học và pháp lý, luận văn đưa ra một số kiến nghị đối với các cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ, đối với NHNN VN trong việc chỉ đạo, hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành

Trong chương này, chúng tôi trình bày đặc điểm tổ chức, hoạt động; thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu hình thành trong hoạt động của NHNN

VN để làm nổi bật vị trí, vai trò của Ngân hàng đối với sự phát triển kinh tế

xã hội, đồng thời, từ nghiên cứu thực trạng lập hồ sơ hiện hành tại NHNN, chúng tôi khẳng định sự cần thiết của việc xây dựng Danh mục hồ sơ, Danh mục tài liệu trong hồ sơ của NHNN VN

Chương 2: Xây dựng Danh mục hồ sơ và xác định thành phần tài liệu trong một số hồ sơ của Ngân hàng Nhà nước Việt nam

Ở chương này, chúng tôi tập trung nghiên cứu cơ sở lý luận, khoa học,

cơ sở pháp lý của lập Danh mục hồ sơ; nguyên tắc, yêu cầu và phương pháp xây dựng Danh mục hồ sơ và danh mục tài liệu trong hồ sơ của NHNN VN, kết quả là bản Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu cơ bản trong một số hồ

sơ hiện hành của NHNN VN

Chương 3: Cấu trúc và cách sử dụng Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu trong hồ sơ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

Trong Chương này, chúng tôi trình bày cấu trúc và cách sử dụng Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu trong hồ sơ của NHNN VN

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG; THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, Ý NGHĨA TÀI LIỆU VÀ SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ

SƠ, XÁC ĐỊNH THÀNH PHẦN TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ CỦA

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM 1.1 Đặc điểm về tổ chức và hoạt động của NHNN VN

1.1.1 Sự hình thành, phát triển và kết quả hoạt động của NHNN VN

Xây dựng nền tiền tệ và hệ thống ngân hàng độc lập, tự chủ có ý nghĩa quyết định đến cuộc cách mạng giành độc lập dân tộc cũng như trong công cuộc xây dựng và bảo vệ vững chắc chủ nghĩa xã hội ở nước ta

Hệ thống ngân hàng Việt Nam nói chung và NHNN VN nói riêng hình thành và phát triển gắn liền với sự phát triển của từng thời kỳ đấu tranh cách mạng và công cuộc xây dựng đất nước

Như chúng ta đều biết, trước cách mạng tháng Tám năm 1945, Việt Nam là nước thuộc địa nửa phong kiến dưới sự thống trị của thực dân Pháp

Hệ thống tiền tệ, tín dụng ngân hàng được thiết lập và bảo hộ bởi thực dân Pháp thông qua Ngân hàng Đông Dương Ngân hàng Đông Dương vừa đóng vai trò là Ngân hàng trung ương trên toàn cõi Đông Dương (Việt Nam, Lào, Campuchia), vừa là ngân hàng thương mại Ngân hàng này là công cụ phục

vụ đắc lực chính sách thuộc địa của chính phủ Pháp và làm giàu cho tư bản Pháp Vì thế một trong những nhiệm vụ trọng tâm của cuộc Cách mạng tháng Tám năm 1945 lúc bấy giờ là phải từng bước xây dựng nền tiền tệ và hệ thống ngân hàng độc lập tự chủ Nhiệm vụ đó đã càng trở nên cấp bách từ năm

1950, thời kỳ công cuộc kháng chiến chống Pháp ngày một tiến triển mạnh

mẽ với những chiến thắng vang dội trên khắp các chiến trường và mở rộng vùng giải phóng Chính sự chuyển biến của cục diện cách mạng đó đòi hỏi lĩnh vực kinh tế, tài chính phải được củng cố và phát triển theo yêu cầu mới

Trên cơ sở chủ trương chính sách mới về tài chính - kinh tế mà Đại hội Đảng lần thứ II (tháng 2/1951) đã đề ra, ngày 6/5/1951 Chủ tịch Hồ Chí Minh

ký Sắc lệnh số 15/SL chuẩn y việc thành lập Ngân hàng Quốc gia Việt Nam - Ngân hàng của Nhà nước dân chủ nhân dân đầu tiên ở Đông Nam Á để thực hiện năm nhiệm vụ cấp bách: phát hành giấy bạc, quản lý Kho bạc, thực hiện chính sách tín dụng để phát triển sản xuất, phối hợp với mậu dịch để quản lý tiền tệ và đấu tranh tiền tệ với địch

Ngân hàng Quốc gia Việt Nam ra đời là kết quả nối tiếp của quá trình đấu tranh xây dựng hệ thống tiền tệ, tín dụng độc lập, tự chủ, đánh dấu bước phát triển mới, thay đổi về chất trong lĩnh vực tiền tệ, tín dụng ở nước ta Tại Thông tư số 20/VP-TH ngày 21/01/1960 của Tổng Giám đốc Ngân hàng Quốc gia Việt Nam ký thừa uỷ quyền Thủ tướng Chính phủ, Ngân hàng Quốc gia Việt Nam được đổi tên thành Ngân hàng Nhà nước Việt Nam để phù hợp với Hiến pháp 1946 của nước Việt Nam dân chủ cộng hoà Trong thời kỳ kháng chiến chống Mỹ, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam thực hiện những nhiệm vụ cơ bản: củng cố thị trường tiền tệ, giữ cho tiền tệ ổn định, góp phần bình ổn vật giá, tạo điều kiện thuận lợi cho công cuộc khôi phục kinh tế; phát triển công tác tín dụng nhằm phát triển sản xuất lương thực, đẩy mạnh khôi phục và phát triển nông, công, thương nghiệp, góp phần thực hiện hai nhiệm

vụ chiến lược: xây dựng nền kinh tế xã hội chủ nghĩa miền Bắc và giải phóng miền Nam Những năm sau khi miền Nam giải phóng năm 1975, việc tiếp quản Ngân hàng Quốc gia Việt Nam cộng hoà và các Ngân hàng tư bản tư nhân dưới chế độ Ngụy quyền Sài Gòn đã mở đầu cho quá trình nhất thể hoá hoạt động ngân hàng toàn quốc theo cơ chế hoạt động ngân hàng của nền kinh

tế kế hoạch hoá tập trung Tháng 7 năm 1976, đất nước được thống nhất về phương diện Nhà nước, nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam ra đời Theo đó, Ngân hàng Quốc gia ở miền Nam được hợp nhất vào Ngân hàng Nhà nước Việt Nam tạo thành hệ thống Ngân hàng Nhà nước duy nhất của cả nước Đến cuối những năm 80, hệ thống ngân hàng Nhà nước về cơ bản vẫn

hoạt động như là một công cụ ngân sách, chưa thực hiện các hoạt động kinh doanh tiền tệ theo nguyên tắc thị trường

Đại hội Đảng Cộng sản Việt Nam lần thứ VI năm 1986 đã công khai đánh giá một cách trung thực, thẳng thắn và toàn diện về cuộc khủng hoảng nghiêm trọng của đất nước trên mọi lĩnh vực kinh tế, chính trị, an ninh, xã hội…, đồng thời khởi xướng công cuộc đổi mới rộng lớn về cơ chế quản lý chưa từng thấy trong lịch sử kinh tế Việt Nam Hạt nhân của công cuộc đổi mới này là việc chuyển từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước Sự chuyển đổi cơ chế quản lý đáp ứng đúng tính khách quan của xu thế phát triển và đã nhanh chóng đi vào cuộc sống, xâm nhập vào mọi cấp, mọi ngành, trong đó ngân hàng được xem là một trong những ngành đột phá của công cuộc đổi mới vĩ đại này

Cơ chế mới về hoạt động ngân hàng - thực hiện tách dần chức năng quản lý Nhà nước ra khỏi chức năng kinh doanh tiền tệ, tín dụng, chuyển hoạt động ngân hàng sang hạch toán, kinh doanh xã hội chủ nghĩa - đã được hình thành và hoàn thiện dần Tháng 5/1990, hai Pháp lệnh Ngân hàng ra đời (Pháp lệnh Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và Pháp lệnh Ngân hàng , hợp tác xã tín dụng và công ty tài chính) đã chính thức chuyển cơ chế hoạt động của hệ thống ngân hàng Việt Nam từ 1 cấp sang 2 cấp Trong đó lần đầu tiên đối tượng, nhiệm vụ và mục tiêu hoạt động của mỗi cấp được Luật pháp phân biệt rạch ròi: Ngân hàng Nhà nước thực thi nhiệm vụ quản lý Nhà nước về hoạt động ngân hàng và thực thi nhiệm vụ của một ngân hàng trung ương: là ngân hàng của các ngân hàng và ngân hàng của Nhà nước Trong điều hành chính sách tiền tệ, lấy nhiệm vụ giữ ổn định giá trị đồng tiền làm mục tiêu chủ yếu

và chi phối căn bản các chính sách cụ thể đối với các hệ thống các ngân hàng cấp 2 - cấp ngân hàng kinh doanh thuộc lĩnh vực lưu thông tiền tệ, tín dụng, thanh toán, ngoại hối và dịch vụ ngân hàng trong toàn nền kinh tế quốc dân

Là một ngành kinh tế huyết mạch và phản ánh đặc trưng nhất của cơ chế tiền tệ hoá nền kinh tế và thương mại hoá các nguồn vốn, ngành ngân

hàng (mà trước hết là NHNN VN - cơ quan quản lý Nhà nước về tiền tệ, tín dụng và hoạt động ngân hàng) phải có trách nhiệm lớn nhất trước đất nước về tăng cường sức mạnh của đồng tiền Việt Nam trong đối nội và đối ngoại Với những đóng góp của ngành Ngân hàng cho sự nghiệp cách mạng Việt Nam nói chung và sự nghiệp đổi mới kinh tế nói riêng là vô cùng to lớn Nhưng trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, đặc biệt khi Việt nam gia nhập tổ chức Thương mại thế giới (WTO), thì đời sống kinh tế, chính trị, xã hội của nước ta bị tác động không nhỏ, trong đó có ngành Ngân hàng Để hệ thống ngân hàng Việt Nam có thể hội nhập vào hệ thống ngân hàng quốc tế với năng lực tài chính, công nghệ, trình độ quản lý tốt và hệ hống sản phẩm, dịch

vụ ngân hàng đa dạng, có chất lượng cao cũng như cạnh tranh một cách chủ động khi đã là thành viên WTO, việc điều hành chính sách tiền tệ, hoạt động ngân hàng của NHNN VN là hết sức quan trọng Ở phương diện vĩ mô - là cơ quan quản lý Nhà nước về tiền tệ, tín dụng, hoạt động ngân hàng, NHNN VN cần nhận dạng đúng, đầy đủ những khó khăn, thách thức, để đề ra các chính sách, quy định, biện pháp, trên cơ sở đó toàn hệ thống ngân hàng Việt Nam hoạt động một cách hiệu quả Một trong những khó khăn mà NHNN VN phải đối mặt, đó là:

- Hệ thống pháp luật ngân hàng còn thiếu, chưa đồng bộ và một số điểm chưa phù hợp với thông lệ quốc tế Điều này đặt ra yêu cầu về hoàn thiện hành lang pháp lý trong lĩnh vực ngân hàng

- Vị thế và cơ cấu tổ chức của NHNN VN chưa đáp ứng được yêu cầu

để ngân hàng có thể thực thi hoạt động theo mục tiêu của một Ngân hàng Trung ương

- Hội nhập quốc tế sẽ làm tăng các giao dịch vốn, các luồng chu chuyển vốn sẽ rất phức tạp làm tăng khả năng rủi ro hệ thống ngân hàng Trong khi

đó, các công cụ chủ yếu của chính sách tiền tệ chưa được đổi mới kịp thời, năng lực điều hành chính sách tiền tệ cũng như giám sát hoạt động ngân hàng của Ngân hàng Nhà nước vẫn còn hạn chế, sự phối hợp giữa các bộ, ngành

liên quan trong quản lý vĩ mô chưa được chặt chẽ làm công tác quản lý kém hiệu quả

Nhận thức rõ trách nhiệm, khó khăn, thách thức, NHNN VN đã có những nỗ lực rất lớn để ổn định giá trị đồng tiền, kiềm chế lạm phát, nhằm cung ứng phương tiện trao đổi trong lưu thông hàng hoá, dịch vụ, cung ứng vốn trong đầu tư phát triển, cung ứng các dịch vụ tiện ích trong hoạt động kinh doanh và tiêu dùng của tất cả các ngành, các lĩnh vực trong nền kinh tế, thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa

- Những kết quả hoạt động của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

Thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về tiền tệ, tín dụng, ngân hàng, NHNN VN đã nỗ lực trong thực hiện nhiệm vụ điều hành chính sách tiền tệ, tín dụng nhằm kiềm chế lạm phát, thúc đẩy tăng trưởng kinh tế Các công cụ chính sách tiền tệ tiếp tục được điều hành linh hoạt nhằm giảm áp lực tăng tổng phương tiện thanh toán, ổn định lãi suất thị trường, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của các tổ chức tín dụng Những thành tích đáng

kể trong hoạt động quản lý của NHNN VN dưới đây là những nỗ lực không ngừng của ngân hàng:

* Trong điều hành chính sách tiền tệ:

NHNN VN đổi mới cơ bản phương pháp điều hành chính sách tiền tệ,

từ việc can thiệp bằng mệnh lệnh hành chính, sang điều hành bằng các công

cụ gián tiếp một cách linh hoạt, thận trọng, theo tín hiệu thị trường, đồng thời trao quyền tự chủ hoạt động kinh doanh cho các tổ chức tín dụng; điều hành lãi suất gắn với diễn biến lạm phát và tỷ giá ngoại tệ, phù hợp với thông lệ quốc tế, lãi suất được hình thành trên cơ sở quan hệ cung - cầu vốn trong nền kinh tế

NHNN VN tăng cường giám sát các tỷ lệ an toàn vốn của ngân hàng thương mại, khuyến khích các ngân hàng thương mại sử dụng vốn khả dụng trong phạm vi tỷ lệ an toàn và đầu tư trái phiếu Chính phủ, giấy tờ có giá khác

để cung ứng vốn cho nền kinh tế và tăng tính thanh khoản

Để tạo điều kiện cho các TCTD tiếp cận các kênh tái cấp vốn và tăng khả năng điều tiết tiền tệ, NHNN VN đã mở rộng danh mục giấy tờ có giá trong giao dịch tái cấp vốn, bao gồm cả trái phiếu do Quỹ Hỗ trợ phát triển, trái phiếu đô thị do ngân sách thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội phát hành

* Điều hành tín dụng:

Thực hiện mục tiêu kiểm soát tốc độ tăng trưởng tín dụng để góp phần kiềm chế lạm phát, đồng thời bảo đảm an toàn, hiệu quả trong hoạt động tín dụng, năm 2006, NHNN VN đã tăng cường chỉ đạo các tổ chức tín dụng tập trung vào việc nâng cao chất lượng tín dụng, kiểm soát tăng trưởng tài sản có rủi ro Thống đốc NHNN VN đã ban hành Chỉ thị số 02/2006/CT-NHNN và nhiều văn bản khác để chỉ đạo các tổ chức tín dụng tăng cường các biện pháp phòng ngừa, hạn chế rủi ro trong hoạt động kinh doanh, nhất là việc cho vay đối với các nhu cầu vốn để kinh doanh bất động sản, đầu tư cổ phiếu trên thị trường chứng khoán

NHNN VN đã kịp thời chỉ đạo việc xử lý, tháo gỡ khó khăn cho các doanh nghiệp và hộ gia đình vay vốn bị thiệt hại do nguyên nhân khách quan như bão lụt, dịch bệnh đối với gia súc, gia cầm và cây trồng…Mặt khác, chủ động phối hợp với các bộ ngành liên quan từng bước xử lý khoản nợ tồn đọng của các chương trình cho vay theo Quyết định của Chính phủ trước đây (cho vay khắc phục hậu quả bão số 5 năm 1997, chương trình 1 triệu tấn đường, đánh bắt cá xa bờ)

Cơ chế, chính sách liên quan đến hoạt động tín dụng ngân hàng tiếp tục được bổ sung, hoàn thiện theo hướng phù hợp hơn, tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của tổ chức tín dụng và khách hàng, như: sửa đổi Quy chế chiết khấu, tái chiết khấu giấy tờ có giá của tổ chức tín dụng đối với khách hàng; sửa đổi Quy chế huy động tiền gửi tiết kiệm, Quy chế chiết khấu, tái chiết khấu công cụ chuyển nhượng của TCTD đối với khách hàng…

Với các giải pháp đó, điều hành chính sách tiền tệ trong năm 2006 về

cơ bản đã đạt được mục tiêu là ổn định tiền tệ, hỗ trợ tích cực cho tăng trưởng

kinh tế, đồng thời kiềm chế lạm phát ở mức thấp hơn tốc độ tăng trưởng kinh

tế Kết quả này thể hiện qua một số điểm:

So với cuối năm 2005, lãi suất VND của các tổ chức tín dụng tăng nhẹ khoảng 0,25%/năm, diễn biến này phù hợp với cung - cầu vốn thị trường, diễn biến kinh tế-tiện tệ trong nước và lãi suất thị trường quốc tế [1]

Tỷ giá VND so với USD tăng dưới 1,5% [1], phù hợp với mục tiêu khuyến khích xuất khẩu, hạn chế nhập khẩu, thu hút vốn đầu tư, cải thiện cán cân thanh toán, tăng dự trữ ngoại hối nhà nước Nhờ nguồn cung ngoại tệ dồi dào, nên có thời điểm tỷ giá bán ra của các ngân hàng thương mại ở dưới mức trần cho phép Tỷ giá trên thị trường tự do cũng biến động theo xu hướng của

tỷ giá trên thị trường chính thức với mức chênh lệch thấp (từ 20VND/USD), ngoại trừ việc tăng đột biến trong một vài ngày đầu tháng 5/2006 [1] Tính đến ngày 31/12/2006, tỷ giá bình quân trên thị trường liên ngân hàng tăng 1,36% so với cuối năm 2005, trong khi tỷ giá bán ra của các ngân hàng thương mại tăng 0,88% [1]

3-* Cơ chế quản lý ngoại hối tiếp tục được hoàn thiện, tác động tích cực đến điều hành tiền tệ của Ngân hàng Nhà nước:

Pháp lệnh Ngoại hối ra đời đã tạo cơ sở pháp lý hết sức quan trọng cho công tác quản lý ngoại hối của NHNN VN trong điều kiện hội nhập quốc tế

Để kịp thời cụ thể hoá các nội dung quan trọng của Pháp lệnh, Ngân hàng Nhà nước đã khẩn trương xây dựng, trình và được Chính phủ ban hành Nghị định hướng dẫn Pháp lệnh ngoại hối Đồng thời, NHNN VN tiếp tục bổ sung, chỉnh sửa các quy định liên quan nhằm thực hiện tự do hoá các giao dịch vãng lai, như: hướng dẫn việc uỷ quyền cho tổ chức tín dụng xem xét giải quyết nhu cầu mua, chuyển, mang ngoại tệ ra nước ngoài của công dân Việt nam thay cho cơ chế xem xét, cấp phép của Ngân hàng Nhà nước trước đây…

Việc đổi mới, hoàn thiện cơ chế, chính sách về quản lý ngoại hối theo hướng thông thoáng, đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế đã có tác động tích cực đến đầu tư của nước ngoài vào Việt nam (bao gồm cả đầu tư trực tiếp và

đầu tư gián tiếp), kéo theo dòng chảy của các luồng vốn và cải thiện đáng kể cung cầu ngoại tệ của Việt nam Nhờ nguồn cung ngoại tệ dồi dào nên lượng ngoại tệ Ngân hàng Nhà nước mua được lớn hơn nhiều so với lượng ngoại tệ Ngân hàng Nhà nước bán ra, làm cho dự trữ ngoại hối nhà nước tăng đều và tương đối ổn định, giúp nâng cao khả năng thanh toán quốc tế và hệ thống số tín nhiệm quốc gia của Việt nam

- Vai trò của Ngân hàng Nhà nước trong sự nghiệp cách mạng xây dựng, bảo vệ Tổ quốc và phát triển kinh tế - xã hội

Với những kết quả trong quá trình thực hiện chức năng quản lý trình bày ở trên đã chứng minh sự nỗ lực không ngừng của NHNN VN để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ với tư cách là cơ quan quản lý nhà nước về tiền

tệ, tín dụng, ngân hàng Ở đây, chúng tôi xin trình bày một số những thành tựu quan trọng, nổi bật nhất của NHNN VN từ khi thành lập đến nay để làm

rõ hơn vai trò quan trọng của Ngân hàng trong sự nghiệp cách mạng vẻ vang của dân tộc Vai trò đó được thể hiện ở những nỗ lực đưa ra các cơ chế, chính sách, biện pháp chỉ đạo về tiền tệ, tín dụng, theo dõi diễn biến tỷ giá…đúng đắn, kịp thời giúp cho đất nước vượt qua những thời kỳ khó khăn, khủng hoảng

- Trong giai đoạn 1951-1985:

Trong thời kỳ kháng chiến chống Pháp và chống Mỹ, vấn đề tài chính, tiền tệ được đặc biệt quan tâm và được coi là vũ khí sắc bén, trực tiếp của nhiệm vụ chiến lược cách mạng Đây không chỉ là những thời kỳ đấu tranh trên các lĩnh vực chính trị, quân sự với địch mà thuật ngữ “đấu tranh tiền tệ với địch” cũng trở thành khẩu hiệu hành động trong chỉ đạo chiến lược của Đảng trong suốt thời kỳ kháng chiến Nhiệm vụ đấu tranh tiền tệ với địch khá đặc biệt trong điều kiện cuộc kháng chiến mà vùng kiểm soát của ta và địch đan xen nhau

Thời kỳ đầu kháng chiến chống Pháp, do thế lực của kẻ địch lớn, bản thân Ngân hàng Quốc gia lại chưa có kinh nghiệm trong đấu tranh tiền tệ với

địch nên tiền của ta bị giảm mạnh Để hoàn thành nhiệm vụ được giao, nhanh chóng triển khai các chủ trương của Đảng và Nhà nước, Ngân hàng Quốc gia Việt Nam (mà hiện nay là Ngân hàng Nhà nước Việt Nam) đã kịp thời bố trí

bộ máy tổ chức, xây dựng chính sách, cơ chế nghiệp vụ để quản lý tiền tệ và đấu tranh tiền tệ với địch Ngay sau khi thành lập năm 1951, Ngân hàng đã bắt tay vào thực hiện nhiệm vụ chính trị được Đảng, Nhà nước giao: đấu tranh trên mặt trận kinh tế, tiền tệ với địch bằng việc phát hành tiền, quản lý lưu thông tiền tệ, quản lý ngân khố quốc gia, thực hiện chính sách tín dụng để phát triển sản xuất, lưu thông hàng hoá, quản lý ngoại hối và thanh toán với các nước xã hội chủ nghĩa Ngày 12/5/1951 giấy bạc Ngân hàng Quốc gia Việt Nam loại 20 đồng và 50 đồng lần đầu tiên ra đời thay tiền tài chính đã nhận được sự hưởng ứng tích cực của toàn thể nhân dân [30]

Bộ phận đấu tranh tiền tệ với địch ở Trung ương đã được thành lập và các biện pháp đã được đề ra để củng cố trận địa tiền Việt Nam trong năm

1954 Với những nỗ lực đó, chúng ta đã bảo vệ và giữ vững giá trị tiền ta; thúc đẩy mở rộng phạm vi tiêu tiền ta và thu hẹp phạm vi tiêu tiền của địch, góp phần đấu tranh mậu dịch, kinh tế Sự nghiệp đấu tranh với kẻ thù lớn mạnh - đế quốc Mỹ để giải phóng miền Nam đòi hỏi sự viện trợ lớn cả về vật chất và tinh thần Ngân hàng Quốc gia Việt Nam đã có những biện pháp nhằm tạo ra những nguồn tiền để ủng hộ cách mạng miền Nam, qua việc ban hành thể lệ gửi tiền tiết kiệm dài hạn chống Mỹ cứu nước; các biện pháp tăng cường vận động gửi tiền tiết kiệm Như vậy, bằng các biện pháp chỉ đạo nghiệp vụ, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam đã phục vụ đắc lực cho cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước, giải phóng dân tộc

Sau khi thống nhất đất nước (1976-1985), Ngân hàng Nhà nước tiếp tục củng cố tiền tệ, đẩy mạnh hoạt động tín dụng phục vụ nền kinh tế kế hoạch Ngày 21/9/1975 phát hành tiền Ngân hàng Việt Nam, thu đổi tiền của Chính quyền Sài Gòn cũ Ngày 25/4/1978 phát hành tiền Ngân hàng mới, thay thế tiền Ngân hàng cũ ở cả 2 miền, thống nhất tiền tệ trong cả nước

- Giai đoạn từ 1986-1995: Thực hiện công cuộc đổi mới do Đảng khởi

xướng và lãnh đạo, Ngân hàng Nhà nước đã tham mưu ban hành 2 Pháp lệnh

về ngân hàng (Pháp lệnh Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và Pháp lệnh Ngân hàng, hợp tác xã tín dụng và công ty tài chính) tạo hành lang pháp lý cho hoạt động ngân hàng

Do hậu quả của cuộc cách mạng giá-lương-tiền năm 1985 cùng với diễn biến phức tạp của quan hệ tiền-hàng đã làm cho tình trạng lạm phát tăng cao, năm 1986 lạm phát đã lên đến mức phi mã trên 774% đối với đồng tiền mệnh giá mới, nếu so với mệnh giá cũ năm 1985 thì mức lạm phát năm 1986

là 77 lần [14] Trước tình hình đó, NHNN VN đã có những quyết sách táo bạo, đúng đắn khi sử dụng biện pháp điều hành chính sách tiền tiền linh hoạt

để kiềm chế tốc độ phi mã của lạm phát Kết quả là đã ổn định tiền tệ, an ninh-chính trị giữ vững, kinh tế phát triển, được các tổ chức quốc tế đánh giá cao bởi vì ít có nước nào kiểm soát lạm phát thành công như vậy

- Giai đoạn tiếp tục công cuộc đổi mới đến nay:

NHNN VN đã chủ động đề xuất các giải pháp với Chính phủ và Bộ Chính trị ngăn chặn có hiệu quả tác động xấu của cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ khu vực Châu á năm 1997, góp phần ổn định kinh tế vĩ mô và chính trị

xã hội Hoạt động kinh doanh của các tổ chức tín dụng ngày càng có hiệu quả

và đóng góp to lớn vào công cuộc xây dựng phát triển đất nước Trong điều kiện thực tiễn hiện nay, vốn ngân hàng luôn chiến tỷ trọng khá cao trong các

tổ chức kinh tế, vì vậy Ngân hàng trở thành điểm tựa vững chắc cho các tổ chức kinh tế

Thực hiện tốt nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, chỉ tính 10 năm trở lại đây, ngành Ngân hàng đã đóng góp vào ngân sách Nhà nước hàng chục tỷ đồng Ngoài ra, các tổ chức tín dụng đã giảm hàng trăm tỷ đồng tiền lãi cho khách hàng mỗi năm Vốn ngân hàng đã góp phần vực dậy hàng trăm doanh nghiệp đứng trước bờ vực phá sản trở lại kinh doanh có hiệu quả, đóng góp tích cực cho ngân sách nhà nước

NHNN VN đã thực hiện tốt nhiệm vụ được Đảng, Nhà nước giao về quản lý các luồng vốn cho vay chương trình xoá đói giảm nghèo; cho vay chương trình phát triển nhà ở Đồng bằng Sông Cửu Long; cho vay khắc phục hậu quả thiên tai; cho vay ưu đãi về lãi suất khu vực miền núi, hải đảo, vùng sâu vùng xa; chính sách vay vốn đối với sinh viên với thời hạn 10-15 năm, lãi suất bằng 50% lãi suất thương mại thông thường, trong thời gian đi học không thu lãi[31]

Trong quản lý Quỹ dự trữ ngoại hối của nhà nước, bằng hoạt động nghiệp vụ, Ngân hàng Nhà nước đã sử dụng hiệu quả, bảo đảm an toàn, tránh được rủi ro, và không ngừng sinh lời, phát triển Đến nay, Quỹ dự trữ ngoại hối đã tăng gần 40 lần so với năm 1991, đáp ứng từ 10 đến 12 tuần nhập khẩu, phù hợp với thông lệ quốc tế [14], góp phần ổn định kinh tế vĩ mô

Công tác thanh tra, giám sát ngân hàng có vai trò quan trọng đối với việc thúc đẩy sự phát triển lành mạnh của toàn ngành ngân hàng Do vậy, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam đã luôn quan tâm đến việc đổi mới công tác thanh tra, giám sát ngân hàng phù hợp với thông lệ và chuẩn mực quốc tế

Để hệ thống ngân hàng hoạt động hiệu quả, an toàn, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam đã đẩy nhanh tiến trình cơ cấu các ngân hàng thương mại nhà nước, ngân hàng thương mại cổ phần và các tổ chức tín dụng khác

Hiện đại hoá ngân hàng luôn được coi là trọng tâm trong 10 năm trở lại đây Để tồn tại, phát triển trong xu hướng toàn cầu hoá hiện nay, ngành ngân hàng đã không ngừng đổi mới công nghệ, áp dụng các công nghệ tiên tiến và đưa các dịch vụ mới vào hoạt động Nếu như trước đây thanh toán qua thẻ, hay gửi tiền một nơi rút ra nhiều nơi còn xa lạ với công chúng Việt Nam thì ngày nay đã trở thành phương tiện thanh toán thông dụng trong đời sống kinh

tế - xã hội Hiện đại hoá các phương tiện thanh toán là mục tiêu của toàn ngành, nhờ đó tiết giảm được chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh, tiết kiệm được các chi phí xã hội khác, đồng thời đẩy nhanh tốc độ luân chuyển

vốn, bảo đảm cho các hoạt động kinh tế diễn ra thông suốt, cả trong và ngoài nước

NHNN VN luôn chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, mở rộng, tăng cường hoạt động đối ngoại và hợp tác quốc tế với các ngân hàng trong khu vực cũng như trên thế giới theo hướng đa phương hoá và đa dạng hoá, nâng cao sức cạnh tranh, tiến đến hội nhập quốc tế Duy trì tốt quan hệ với các tổ chức tài chính - ngân hàng quốc tế như IMF, WB, ADB…, tham gia Hiệp hội ngân hàng các nước ASEAN Đến nay ngân hàng Việt nam đã có quan hệ giao dịch với trên 2000 ngân hàng và tổ chức tài chính của hơn 100 nước và

tổ chức quốc tế trên thế giới [31] Ngân hàng Nhà nước đã làm tốt nhiệm vụ

cơ quan đại diện cho Chính phủ tại các tổ chức tài chính tiền tệ quốc tế, tạo điều kiện tranh thủ các nguồn tài trợ ưu đãi dài hạn để đổi mới hạ tầng và cơ

sở vật chất kỹ thuật cho nền kinh tế

Như vậy, trong suốt quá trình xây dựng và trưởng thành, ngành ngân hàng nói chung, NHNN VN nói riêng đã góp phần quan trọng trong sự nghiệp giải phóng dân tộc, thống nhất nước nhà, xây dựng và phát triển kinh tế, nâng cao đời sống nhân dân, giữ ổn định giá trị đồng tiền, kiềm chế lạm phát, thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước Việt nam

NHNN VN có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức quy định tại Nghị định số 86/2002/NĐ-CP ngày 05/11/2002 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ và Nghị định số 52/2003/NĐ-CP ngày 19/5/2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của NHNN VN Theo đó, NHNN VN có chức năng, nhiệm vụ như sau:

- Chức năng:

NHNN VN là cơ quan ngang bộ của Chính phủ có chức năng quản lý nhà nước về tiền tệ, hoạt động ngân hàng và là ngân hàng Trung ương của

nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam; quản lý nhà nước các dịch vụ công và thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước trong lĩnh vực ngân hàng theo quy định của pháp luật

Cũng như các cơ quan khác trong hệ thống, NHNN VN là cơ quan của Chính phủ nên phải thực hiện một số giải pháp mang tính chất tình huống nhằm đạt được nhiều mục tiêu của Chính phủ Trong lĩnh vực ngân hàng thì điều này có thể là mâu thuẫn với mục tiêu của chính sách tiền tệ (cũng chính

là mục tiêu của ngân hàng trung ương) là duy trì ổn định giá cả Do vậy, vị thế của NHNN VN (tức chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn) phải độc lập tương đối trên nguyên tắc Chính phủ trao đủ quyền hạn, trách nhiệm cho ngân hàng

để ngân hàng có thể thực thi hoạt động và đạt được mục tiêu đặt ra Điều này cho thấy cần thiết phải có sự sửa đổi Luật Ngân hàng Nhà nước

- Nhiệm vụ, quyền hạn:

+ Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ các dự án luật, pháp lệnh, chiến lược, quy hoạch phát triển, kế hoạch dài hạn và dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật về tiền tệ và hoạt động ngân hàng;

+ Ban hành các quyết định, chỉ thị, thông tư thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Ngân hàng Nhà nước;

+ Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm thực hiện các văn bản đó và các văn bản pháp luật khác thuộc phạm vi quản lý của ngành; tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và thông tin về hoạt động ngân hàng;

+ Thực hiện các nhiệm vụ về tiền tệ và hoạt động ngân hàng như: xây dựng dự án chính sách tiền tệ quốc gia; cấp, thu hồi giấy phép thành lập và hoạt động của các tổ chức tín dụng thuộc thẩm quyền; quyết định giải thể, chấp thuận chia, tách, hợp nhất, sáp nhập các tổ chức tín dụng theo quy định của pháp luật; kiểm tra, thanh tra hoạt động ngân hàng, kiểm soát tín dụng; quản lý việc vay, trả nợ nước ngoài của các doanh nghiệp; quản lý ngoại hối, hoạt động ngoại hối và quản lý hoạt động xuất nhập khẩu vàng;…

+ Thực hiện chức năng ngân hàng trung ương: tổ chức in, đúc, bảo quản, vận chuyển tiền; thực hiện nghiệp vụ phát hành, thu hồi, thay thế và tiêu huỷ tiền; thực hiện tái cấp vốn, điều hành thị trường tiền tệ, thực hiện nghiệp

vụ thị trường mở; kiểm soát dự trữ quốc tế, quản lý dự trữ ngoại hối nhà nước; làm đại lý và thực hiện các dịch vụ ngân hàng cho Kho bạc Nhà nước…

+ Thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực ngân hàng theo quy định của pháp luật;

+ Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn thuộc quyền đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước trong lĩnh vực ngân hàng theo quy định của pháp luật;

+ Quản lý nhà nước đối với các hoạt động của hội và tổ chức phi chính phủ trong lĩnh vực ngân hàng theo quy định của pháp luật; quản lý về tổ chức,

bộ máy, biên chế, chế độ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của NHNN; quản lý tài chính, tài sản được giao theo quy định; tham gia xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của nhà nước…

Vụ Chiến lược phát triển ngân hàng

Vụ Quản lý ngoại hối

Vụ Các ngân hàng và tổ chức tín dụng phi ngân hàng (gọi tắt là Vụ Các ngân hàng)

Vụ Các tổ chức tín dụng hợp tác

Vụ Tổng kiểm soát

Vụ Tín dụng

Vụ Kế toán - tài chính

Vụ Tổ chức cán bộ

Vụ Pháp chế Thanh tra ngân hàng Văn phòng

Sở giao dịch Cục Phát hành và Kho quỹ Cục Công nghệ tin học ngân hàng Cục Quản trị

+ Các NHNN CN tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương + Văn phòng Đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh + Các tổ chức sự nghiệp:

Thời báo ngân hàng Tạp chí ngân hàng Học Viện ngân hàng Trường Đại học Ngân hàng thành phố Hồ Chí Minh Trung tâm thông tin tín dụng

Những nội dung trình bày trên về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

cơ cấu tổ chức của NHNN VN cho thấy Ngân hàng là cơ quan có vai trò, vị trí quan trọng Bởi đây là cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực tiền tệ, tín dụng và hoạt động ngân hàng của nước Việt Nam Vai trò,

vị trí quan trọng đó cũng được thể hiện qua thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu sẽ được chúng tôi trình bày ở phần dưới đây

1.2 Đặc điểm thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu hình thành trong hoạt động của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

Thực hiện những chức năng, nhiệm vụ về tiền tệ, tín dụng và hoạt động ngân hàng như phân tích nêu trên đã tạo ra tính đặc thù về hoạt động cũng như những hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

- Thành phần tài liệu: Ngân hàng Nhà nước Việt Nam là cơ quan

ngang bộ của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tiền tệ và hoạt động ngân hàng Thực hiện chức năng này, Ngân hàng Nhà nước đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu rất lớn Tài liệu hiện được bảo quản trong Kho lưu trữ của Ngân hàng Nhà nước từ năm 1951 đến năm 2006 là 688 mét giá tài liệu đã được chỉnh lý (theo số liệu thống kê tại Báo cáo số 18/BC-NHNN ngày 20/3/2008 về tình hình thi hành pháp luật về lưu trữ và thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ)

Thành phần tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của Ngân hàng Nhà nước đa dạng về thể loại, phong phú về nội dung Là cơ quan quản lý nhà nước, vì vậy phương tiện chủ yếu để điều hành hoạt động của Ngân hàng Nhà nước là bằng văn bản, bao gồm các loại: Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Kế hoạch, Tờ trình, Đề án, Thông báo, Báo cáo, Công văn Các tài liệu này phản ánh rõ nét những vấn đề liên quan đến tiền tệ, tín dụng và ngân hàng, bao gồm: tài liệu hành chính hình thành trong hoạt động quản lý, điều hành các vấn đề liên quan đến hoạt động ngân hàng; khối tài liệu chuyên môn hình thành trong hoạt động của các Vụ, Cục, đơn vị thuộc NHNN (như: các loại chứng từ, sổ sách kế toán; các tài liệu về tín dụng, tiền tệ; tài liệu về phát hành tiền, về quản lý ngoại hối…; tài liệu khoa học kỹ thuật: tài liệu xây dựng cơ bản, các dự án, công trình về hiện đại hoá công nghệ ngân hàng như về hiện đại hoá các nghiệp vụ ngân hàng điện tử hiện đại: nghiệp vụ thanh toán điện

tử, chuyển tiền điện tử, thanh toán điện tử liên ngân hàng…)

- Nội dung tài liệu:

Nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Ngân hàng Nhà nước phản ánh rõ nét những mặt hoạt động liên quan đến tiền tệ, tín dụng, ngân hàng, cụ thể như sau:

+ Tài liệu chỉ đạo của Đảng và Chính phủ liên quan đến tiền tệ, tín dụng và hoạt động ngân hàng

+ Các tài liệu về điều hành chính sách tiền tệ quốc gia như: tài liệu về điều hành các công cụ dự trữ bắt buộc, công cụ lãi suất, tái cấp vốn để phục

vụ cho điều hành chính sách tiền tệ; tài liệu phân tích, dự báo vốn khả dụng, phân tích và dự báo về kinh tế, tiền tệ của thế giới và Việt Nam; thực hiện cán cân thanh toán quốc tế của Việt nam, thống kê, kế hoạch cung ứng tiền bổ sung cho lưu thông…

+ Tài liệu về thể lệ, chế độ tín dụng ngân hàng: việc cho vay, sử dụng vốn và tái cấp vốn đối với các tổ chức tín dụng và người dân…

+ Các tài liệu về nghiệp vụ phát hành và quản lý kho quỹ: thu hồi, thay thế và tiêu huỷ tiền; in, đúc, bảo quản, vận chuyển tiền; thẩm định các mẫu tiền và các loại giấy tờ có giá; điều hoà lưu thông tiền mặt, đáp ứng nhu cầu thanh toán bằng tiền mặt của nền kinh tế…

+ Các tài liệu về thành lập, hoạt động, phát triển tổ chức của các ngân hàng như: cấp, thu hồi giấy phép thành lập và hoạt động ngân hàng; quyết định giải thể , chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, mua lại đối với các TCTD…

+ Tài liệu về thực hiện nghiệp vụ quản lý và kinh doanh nguồn ngoại hối do NHNN nắm giữ và gửi ở nước ngoài dưới các hình thức: tiền gửi, trái phiếu, tín phiếu, mua bán ngoại tệ, vàng…nhằm đảm bảo an toàn tài sản, đáp ứng khả năng thanh toán và sinh lời

+ Tài liệu về diễn biến thị trường tiền tệ quốc tế, dự báo biến động tỷ giá, lãi suất, hướng thay đổi chính sách tiền tệ của các ngân hàng trung ương phục vụ cho nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ và thanh toán quốc tế

+ Tài liệu chiến lược, kế hoạch phát triển ngành ngân hàng; kinh nghiệm xây dựng chiến lược phát triển ngân hàng và thị trường tài chính tiền tệ…

+ Tài liệu về thanh tra, kiểm tra hoạt động ngân hàng của các TCTD, các tổ chức khác có hoạt động ngân hàng

+ Tài liệu về tổ chức, đào tạo cán bộ: phản ánh công tác tổ chức, đào tạo cán bộ; lao động, tiền lương; chế độ chính sách…

+ Tài liệu về tài chính, kế toán như các tài liệu về thu, chi, hạch toán kế toán, nhật ký chứng từ…

Trên đây là những tài liệu cơ bản hình thành trong hoạt động của NHNN VN

Việc nghiên cứu về thành phần, nội dung của tài liệu hình thành trong hoạt động của Ngân hàng Nhà nước cho thấy ý nghĩa của những tài liệu này Những ý nghĩa cụ thể của tài liệu của NHNN VN sẽ được trình bày dưới đây

- Ý nghĩa tài liệu hình thành trong hoạt động của NHNN VN

NHNN VN là cơ quan quản lý nhà nước về tiền tệ Việt Nam Điều đó

đã khẳng định vai trò to lớn của ngân hàng trong tiến trình phát triển kinh tế đất nước Tất cả các sự kiện, diễn biến trong tiến trình phát triển của NHNN

VN đều được phản ánh một cách khách quan, chân thực qua các tài liệu hình thành trong tiến trình phát triển của ngân hàng Bởi tất cả các tài liệu đó đều được hình thành trên cơ sở pháp lý về mặt thể thức và nội dung

NHNN VN thực hiện việc quản lý nhà nước về tiền tệ - phản ánh tính chất rất quan trọng đối với nền kinh tế của một đất nước Tuy nhiên, lịch sử chế độ tiền tệ của Việt Nam không chỉ gắn với lịch sử kinh tế mà còn gắn với

cả lịch sử chính trị, xã hội của đất nước Vì vậy, các tài liệu hình thành trong hoạt động của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam có giá trị rất lớn về nhiều mặt như: chính trị, kinh tế, lịch sử, xã hội và các ý nghĩa khác đối với sự nghiệp xây dựng và phát triển của đất nước

- Giá trị về mặt kinh tế: Tài liệu hình thành trong hoạt động của NHNN

VN phản ánh rõ nét các hoạt động về tiền tệ, tín dụng, ngoại hối, phát hành tiền… Tất cả các hoạt động này đều nhằm mục đích cung ứng phương tiện trao đổi trong lưu thông hàng hoá, dịch vụ, cung ứng vốn trong đầu tư phát triển, cung ứng các dịch vụ tiện ích trong hoạt động kinh doanh và tiêu dùng của tất cả các ngành, các lĩnh vực trong nền kinh tế và đối với tất cả người dân…Do vậy, ý nghĩa trước hết của những tài liệu này là ở giá trị về mặt kinh

tế Các phân tích, đánh giá tình hình, giải pháp cụ thể, và các số liệu phản ánh

kết qủa thu được qua việc điều hành chính sách tiền tệ, chính sách tỷ giá, quản lý dự trữ ngoại hối để chống lạm phát; các nghiên cứu trong việc thiết kế mẫu tiền, việc in ấn, phát hành tiền…, đặc biệt khi diễn ra tại các thời điểm nhạy cảm giúp nền kinh tế Việt Nam vượt qua khó khăn, đứng vững và phát triển, được phản ánh trong tài liệu của NHNN VN là nguồn tài liệu quý giá để phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng kinh nghiệm của quá khứ, giúp tiết kiệm rất nhiều công sức tìm hiểu, từ đó áp dụng các biện pháp hoạt động một cách nhanh chóng để giải quyết các vấn đề nảy sinh trong hiện tại đem lại hiệu quả kinh tế lớn

- Giá trị về mặt chính trị: Tài liệu hình thành trong hoạt động của NHNN VN phản ánh những nỗ lực của ngân hàng để thực hiện các chỉ đạo, điều hành của Đảng và Nhà nước trong việc đấu tranh tiền tệ với địch nhằm phục vụ cho cuộc cách mạng giải phóng dân tộc; phản ánh chính sách, sự phát triển hoạt động đối ngoại của Việt Nam trong lĩnh vực tiền tệ, tín dụng và hoạt động ngân hàng; những kết quả trong việc đàm phán, ký kết các Hiệp định về ngân hàng; việc mở rộng và tham gia vào các tổ chức quốc tế trong lĩnh vực ngân hàng…Đây là những tài liệu chân thực phản ánh việc giữ vững

ổn định chính trị, tích cực mở rộng quan hệ ngoại giao của Việt Nam

- Giá trị về mặt lịch sử: Mọi hoạt động của NHNN VN phản ánh những chủ trương, chính sách, biện pháp, thể lệ chung nhất của Đảng, Nhà nước và của ngành trong lĩnh vực tiền tệ, tín dụng, ngân hàng Tài liệu hình thành trong hoạt động của NHNN VN là những nguồn sử liệu đáng tin cậy để nghiên cứu quá trình hình thành, phát triển của ngành Ngân hàng nói chung, NHNN VN nói riêng cũng như tiến trình cách mạng Việt Nam do Đảng lãnh đạo trong lĩnh vực kinh tế, chính trị, vì vậy chúng là những nguồn tư liệu quý phục vụ cho nghiên cứu lịch sử

Đối với việc nghiên cứu lịch sử kinh tế Việt Nam, tài liệu hình thành trong hoạt động của NHNN VN là nguồn sử liệu quý phản ánh sự chỉ đạo, điều hành của Đảng và Nhà nước Việt Nam đối với nền tiền tệ nước nhà qua

các thời kỳ cách mạng; phản ánh sự phát triển kinh tế Việt Nam qua sự phát triển, đổi mới về cơ chế điều hành chính sách tiền tệ, chính sách cung ứng tiền gắn liền với kỹ thuật phân tích, quản lý động thái lưu thông tiền tệ,…để từ đó

ổn định tiền tệ, cải thiện cán cân thanh toán quốc tế và tăng trưởng kinh tế Chẳng hạn, các tài liệu chỉ đạo, điều hành của Đảng và Nhà nước về chính sách tín dụng ngân hàng phục vụ phát triển nông nghiệp, nông thôn; về nhiệm

vụ của ngành ngân hàng trước yêu cầu hội nhập…; các văn bản của NHNN

VN thực hiện sự chỉ đạo đó; các tài liệu phản ánh sự tăng trưởng kinh tế nhờ những biện pháp của NHNN VN trong điều tiết vốn, chính sách cho vay, tiết kiệm…Tất cả những tài liệu này đều có giá trị phục vụ cho nghiên cứu lịch sử phát triển kinh tế, lịch sử phát triển nền tiền tệ Việt Nam

Các tài liệu hình thành trong hoạt động của NHNN VN là nguồn sử liệu quý phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử kinh tế ở góc độ của lịch sử chế độ tiền tệ Việt Nam, vì Ngân hàng Nhà nước là cơ quan duy nhất được quyền phát hành tiền quốc gia Đó là các tài liệu phản ánh sự thay đổi đơn vị tiền tệ Việt Nam từ đồng tiền với chất liệu nhôm đầu tiên loại hai hào, giấy bạc đơn

vị đồng, hào, các loại tiền xu bằng kim loại, tiền giấy, tiền polymer; phản ánh các đợt thu đổi tiền cũ, phát hành tiền mới; cải cách mệnh giá của đồng tiền…Tất cả những tài liệu này là nguồn tài liệu phản ánh rõ nét sự phát triển của nền tiền tệ Việt Nam cũng là sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam qua ngành kinh tế huyết mạch, phản ánh đặc trưng nhất của cơ chế tiền tệ hoá nền kinh tế và thương mại hoá các nguồn vốn

- Ý nghĩa về mặt thực tiễn: Với tư cách là cơ quan quản lý đầu ngành trong lĩnh vực quan trọng của đất nước, NHNN VN không thể không sử dụng các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của mình để phục vụ cho thực tiễn hoạt động quản lý Các tài liệu này là nguồn cung cấp thông tin để giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của ngân hàng như: trả lời chất vấn của đại biểu Quốc hội (về cơ chế , chính sách tín dụng; tiền kim loại…), của Chính phủ (về việc phát hành tiền polymer thay cho tiền cotton;

về việc điều hành chính sách tiền tệ …), nghiên cứu các biện pháp kiềm chế lạm phát trong từng thời kỳ để phục vụ cho công tác đánh giá và đề ra các giải pháp trong thực tiễn…; thanh tra, điều tra các vụ việc, đối chiếu các số liệu; phục vụ quyết toán; giải quyết các quyền lợi về tiền, vàng bạc của dân…

- Giá trị về mặt xã hội: Tiền tệ là phương tiện trao đổi trong lưu thông hàng hóa, do vậy mọi hoạt động sinh hoạt, mua bán, kinh doanh… đều phải

sử dụng đến tiền Các cơ chế, chính sách về tiền cũng tạo ra tâm lý xã hội và

sự tin cậy của người dân vào sức mạnh của đồng tiền Việt Nam khi họ sử dụng tiền trong lưu thông Ví dụ: những tài liệu về đánh giá, đề ra phương hướng, nhiệm vụ, biện pháp hoàn thiện công tác tiết kiệm, lưu thông tiền của người dân, qua đó thấy được niềm tin của nhân dân vào tính ổn định của đồng tiền Việt Nam khi tỷ lệ gửi tiền tiết kiệm tăng lên; mức sống của người dân ngày càng cao, tiền nhàn rỗi nhiều nên việc huy động vốn trong nhân dân dễ dàng (qua tài liệu phản ánh về nguồn vốn tín dụng huy động từ dân)…

1.3 Sự cần thiết xây dựng Danh mục hồ sơ và xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ

1.3.1 Thực trạng lập hồ sơ hiện hành tại NHNN VN

1.3.1.1 Quy định về lập hồ sơ hiện hành của NHNN VN

Để phục vụ sự chỉ đạo, điều hành hoạt động quản lý nhà nước về tiền

tệ, tín dụng và hoạt động ngân hàng, công tác văn thư, lưu trữ của NHNN VN không ngừng được hoàn thiện, đổi mới và thực hiện đúng quy định của Nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ

Thi hành pháp luật của Nhà nước về văn thư, lưu trữ, NHNN VN đã triển khai nghiêm túc và kịp thời sự chỉ đạo, hướng dẫn của Nhà nước và của các cơ quan chức năng về công tác văn thư, lưu trữ Một hình thức quan trọng

là ban hành các văn bản quy định và hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ nhằm thực hiện thống nhất, nghiêm túc trong ngành ngân hàng

Văn bản hình thành trong hoạt động của NHNN VN hàng năm rất lớn

Đó là những văn bản phản ánh các vấn đề về tiền tệ, tín dụng và ngân hàng -

một lĩnh vực trọng yếu của quốc gia Vì vậy, nếu văn bản sau khi được giải quyết xong, không được lập thành hồ sơ để bảo quản sẽ rất khó tra tìm khi cần thiết, thậm chí có thể dẫn đến trường hợp mất mát văn bản có giá trị nghiên cứu Lập hồ sơ là một hoạt động nghiệp vụ quan trọng của công tác văn thư nên NHNN VN đã có những quy định nhằm đưa công tác lập hồ sơ của ngân hàng đi vào nề nếp

Trên cơ sở các quy định, hướng dẫn của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, NHNN VN đã ban hành các văn bản để quản lý, chỉ đạo công tác văn thư cho phù hợp với điều kiện thực tiễn của mình Trong đó, những quy định

đề cập đến lập hồ sơ được thể hiện ở các văn bản sau:

Thực hiện nhiệm vụ ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về tiền

tệ và hoạt động ngân hàng nên Ngân hàng Nhà nước đã có quy định riêng về lập hồ sơ ban hành văn bản quy phạm pháp luật Những quy định về vấn đề này được thể hiện tại Quyết định số 253/2002/QĐ-NHNN ngày 01/4/2002 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về việc lưu trữ hồ sơ ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Ngân hàng Nhà nước Theo đó, Hồ sơ ban hành văn bản quy phạm pháp luật của NHNN VN gồm các tài liệu sau:

+ Tờ trình của đơn vị soạn thảo;

+ Văn bản đã đóng dấu “Pháp chế”

+ Các văn bản liên quan đến nhiệm vụ ban hành văn bản;

+ Ý kiến tham gia của các đơn vị trong và ngoài ngành (nếu có);

+ Các dự thảo văn bản có ghi thứ tự các lần dự thảo;

+ Ý kiến thẩm định của Vụ Pháp chế về mặt pháp lý, kể cả ý kiến bảo lưu;

+ Thẩm định thể thức văn bản của Văn phòng;

+ Các tài liệu liên quan khác như: bản giải trình những nội dung không được tiếp thu…

Với những quy định cụ thể về việc lập hồ sơ ban hành văn bản quy phạm pháp luật như trên nên trong thực tế những hồ sơ này được lập rất hoàn

chỉnh trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản, giúp quản lý chặt chẽ tài liệu thuộc hồ sơ này

Trong Quy chế làm việc của Ngân hàng Nhà nước ban hành kèm theo Quyết định số 30/2005/QĐ-NHNN ngày 12/01/2005 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước có quy định rõ về hồ sơ trình Thống đốc Theo đó, hồ sơ trình Thống đốc gồm:

+ Tờ trình do Thủ trưởng hoặc cấp phó của đơn vị ký tên, đóng dấu (nếu có), trong đó nêu cụ thể nội dung công việc cần xử lý, cơ sở pháp lý, quan điểm, đề xuất giải pháp của đơn vị Trường hợp tờ trình có kèm theo dự thảo văn bản, đề án để Thống đốc ký hoặc phê duyệt thì người ký trình phải

ký tắt vào cuối văn bản, đề án và chịu trách nhiệm trước Thống đốc về nội dung văn bản, đề án

+ Ý kiến tham gia của các đơn vị, những vấn đề chưa thống nhất (nếu có);

+ Ý kiến chỉ đạo của Thống đốc, Phó Thống đốc hoặc của cấp trên (nếu có);

+ Các tài liệu cần thiết khác (nếu có)

Những quy định trên về lập hồ sơ trình Ban lãnh đạo Ngân hàng Nhà nước về xử lý công việc, trình ký các văn bản đã tạo cơ sở quan trọng để hình thành các hồ sơ công việc, hồ sơ ban hành các văn bản tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

Có thể kể đến văn bản mang tính hướng dẫn cho việc lập hồ sơ hiện hành của Ngân hàng Nhà nước đó là: Công văn số 738/NHNN-VP ngày 15/7/2003 về việc hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu của hệ thống Ngân hàng Nhà nước nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ Văn bản này đã thống kê một cách khái quát thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố; quy định các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước có trách nhiệm cuối mỗi năm kiểm tra toàn bộ hồ sơ, tài liệu do đơn

vị quản lý Đây là căn cứ giúp các đơn vị thuộc hệ thống Ngân hàng Nhà

nước làm cơ sở xác định thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, từ đó chú ý lập hồ sơ đối với các hồ sơ có giá trị lịch sử thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử

Gần đây nhất, Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam đã ký Quyết định số 22/2007/QĐ-NHNN ngày 28/5/2007 Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Đây là văn bản quy phạm pháp luật đầu tiên của Ngân hàng Nhà nước quy định đầy đủ, toàn diện các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ áp dụng cho các đơn vị thuộc Ngân hàng Quy chế gồm 4 chương và 38 điều Trong đó, liên quan đến công tác lập hồ sơ hiện hành đã được quy định

về các nội dung:

- Trách nhiệm lập hồ sơ công việc: Quy chế quy định tất cả cán bộ, công chức phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình làm, đến hạn quy định nộp vào lưu trữ hiện hành; cán bộ văn thư có nhiệm vụ hướng dẫn lập hồ

sơ và làm thủ tục nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành theo quy định

- Nội dung lập hồ sơ hiện hành được quy định cụ thể:

+ Mở hồ sơ: hàng năm, căn cứ vào công việc được giao, mỗi cán bộ, viên chức mở sẵn một số bìa hồ sơ để quản lý văn bản đi, đến liên quan đến công việc cần giải quyết; ngoài bìa ghi tên công việc;

+ Thu thập và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;

+ Kết thúc và biên mục hồ sơ: khi công việc đã giải quyết xong hoặc kết thúc một năm làm việc thì hồ sơ kết thúc, người lập hồ sơ thực hiện đánh

số tờ, ghi mục lục văn bản, viết tờ kết thúc và đóng hồ sơ thành tập

- Yêu cầu đối với hồ sơ được lập: phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị; văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau, phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc; văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều