Google Drive, đã trở nên khá gần gũi trong gần một thập kỷ tồn tại. Một trong những tính năng nổi bật nhất của Google Drive là khả năng cho phép người sử dụng cộng tác với những người khác trên một tài liệu trong thời gian thực. Đây là một công cụ tuyệt vời nếu bạn không thể nhớ tên của một tài liệu. Google cung cấp cho tất cả mọi người 15 GB dung lượng miễn phí và sẽ nâng cấp nếu bạn cần nhiều hơn. Google Drive cho phép người sử dụng giảm bớt chi phí, thời gian cho việc lưu trữ, tìm kiếm, quản lý, chia sẻ dữ liệu cho người dùng và xây dựng các biểu mẫu và thu thập dữ liệu, tổng hợp báo cáo số liệu. Đây là một trong những lý do để tôi tham mưu với Giám đốc Trung Tâm sử dụng tiện tích Google drive phục vụ công tác quản lý trên nền tảng số, ứng dụng công nghệ thông tin . Xác định vị trí vai trò quan trọng của công nghệ thông tin, góp phần nâng cao chất lượng quản trị Trung Tâm vào công cuộc thay đổi số với lý do đó, qua thực tiễn công tác. Tôi chọn đề tài: “Sử dụng tiện ích google drive trong quản lý Tiêu Chuẩn Cở Sở tại Trung Tâm Kiểm Nghiệm ....”
Trang 1MỤC LỤC
Nội dung Trang
A MỞ ĐẦU: 3
1 Lí do chọn đề tài 3
2 Mục đích nghiên cứu 3
3 Đối tượng nghiên cứu 3
4 Phương pháp nghiên cứu 4
I Cơ sở lí luận của sáng kiến kinh nghiệm 4
1 Cơ sở lí luận 4
2 Cơ sở pháp lý 4
II THỰC TRẠNG TRUNG TÂM KIỂM NGHIỆM TRƯỚC KHI ÁP DỤNG SÁNG KIẾM 5
1 Thực trạng về đội ngũ và khả năng ứng dụng sử dụng google drive 5
1.1.Tên đơn vị 5
1.2.Chức năng, nhiệm vụ: 6
1.3.Lãnh đạo 7
2.1 Tổ chức 7
2.2 Nhân sự 8
2.3 Thực trạng về quản lý Tiêu chuẩn cơ sở trước đây tại Trung Tâm Kiểm Nghiệm 9
III GIẢI PHÁP ĐÃ SỬ DỤNG TIỆN ÍCH GOOGLE DRIVE TRONG QUẢN LÝ TIÊU CHUẨN CƠ SỞ TẠI SỞ Y TẾ 10
1.Thuận lợi: 10
2 Tuyên truyền nâng cao nhận thức và bồi dưỡng kĩ năng sử dụng tiện ích google drive cho đội ngũ viên chức 11
2.1 Mục đích: 11
2.2 Nội dung tuyên truyền và bồi dưỡng: 11
2.3 Cách thức tuyên truyền và bồi dưỡng: 11
3 Những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức trong quản lí tiêu chuẩn cơ sở của Sở Y tế 12
3.1 Điểm mạnh: 12
3.2 Điểm yếu: 12
3.3 Thời cơ: 12
3.4 Thách thức: 12
3.5 Xây dựng quy trình làm việc có ứng dụng tiện ích google drive trong quản lí tiêu chuẩn cơ sở 13
4 Nguyên tắc hoạt động 13
4.1 Những tính năng nổi bật của Google Drive 13
4.2 Những tính năng của Google Drive: 14
4.3 Tải Thư mục hoặc Tệp lên Google drive 15
4.4 Chia sẻ tệp 16
4.5 Chia sẻ file online trực tiếp qua Gmail 18
Trang 24.6 Cho phép nhiều người truy cập cùng lúc 18
4.7 Tạo bảng khảo sát ngay tại Google Drive 19
5 Hiệu quả sử dụng tiện ích Google Drive mang lại: 21
II Kết luận, kiến nghị 22
Tài liệu tham khảo 24
Trang 3A MỞ ĐẦU:
1 Lí do chọn đề tài.
Google Drive, đã trở nên khá gần gũi trong gần một thập kỷ tồn tại Một trongnhững tính năng nổi bật nhất của Google Drive là khả năng cho phép người sử dụngcộng tác với những người khác trên một tài liệu trong thời gian thực Đây là mộtcông cụ tuyệt vời nếu bạn không thể nhớ tên của một tài liệu Google cung cấp chotất cả mọi người 15 GB dung lượng miễn phí và sẽ nâng cấp nếu bạn cần nhiều hơn
Google Drive cho phép người sử dụng giảm bớt chi phí, thời gian cho việc lưutrữ, tìm kiếm, quản lý, chia sẻ dữ liệu cho người dùng và xây dựng các biểu mẫu vàthu thập dữ liệu, tổng hợp báo cáo số liệu Đây là một trong những lý do để tôi thammưu với Giám đốc Trung Tâm sử dụng tiện tích Google drive phục vụ công tác quản
lý trên nền tảng số, ứng dụng công nghệ thông tin
Xác định vị trí vai trò quan trọng của công nghệ thông tin, góp phần nâng caochất lượng quản trị Trung Tâm vào công cuộc thay đổi số với lý do đó, qua thực tiễn
công tác Tôi chọn đề tài: “Sử dụng tiện ích google drive trong quản lý Tiêu Chuẩn Cở Sở tại Trung Tâm Kiểm Nghiệm ”
2 Mục đích nghiên cứu
+ Nghiên cứu cơ sở lý luận của việc ứng dụng công nghệ thông tin và tiện íchgoogle drive giảm bớt chi phí, thời gian cho việc lưu trữ, tìm kiếm, quản lý tiêuchuẩn cơ sở ở trung tâm
+ Tìm hiểu thực trạng ứng dụng CNTT và tiện ích google drive ở Trung TâmKiểm Nghiệm trước đây;
+ Đề ra giải pháp sử dụng tiện ích google drive Trung Tâm Kiểm Nghiệm
3 Đối tượng nghiên cứu.
+ Đối tượng nghiên cứu: Sử dụng tiện ích google drive trong quản lý tại TrungTâm Kiểm Nghiệm
+ Không gian nghiên cứu: Trung Tâm Kiểm Nghiệm
+ Khách thể nghiên cứu: Tập thể viên chức Trung Tâm Kiểm Nghiệm
+ Thời gian từ 02/2023 đến 11/2023
Trang 44 Phương pháp nghiên cứu.
+ Phương pháp nghiên cứu lý thuyết;
+ Phương pháp nghiên cứu thực tiễn;
B NỘI DUNG ĐỀ TÀI
I Cơ sở lí luận của sáng kiến kinh nghiệm.
1 Cơ sở lí luận.
Google Drive được hàng triệu người sử dụng ở nhà và cơ quan Với khả năngchuyển đổi tài khoản dễ dàng, mọi người có thể chuyển đổi liên tục giữa tài khoản cánhân và tài khoản công việc của mình trong khi vẫn duy trì tất cả quyền kiểm soátgiúp giữ an toàn cho thông tin và các tệp công việc
Lưu tệp hoặc thư mục công việc trong Drive, truy cập các tài liệu này từ bất kỳthiết bị nào và chia sẻ ngay với đồng nghiệp, khách hàng hoặc đối tác Thậm chí, bạncòn có thể chia sẻ tệp với những người không sử dụng Google Drive Bạn khôngphải gửi tệp đính kèm hay mất thời gian hợp nhất các phiên bản tệp khác nhau nữa
Với Google Drive, bạn có quyền truy cập vào G Suite bao gồm Biểumẫu, Sites, Lịch, Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Hangouts, Google+ và hơnthế nữa Đây là giải pháp để nâng cao năng suất làm việc nhóm
Tạo và chỉnh sửa tài liệu văn bản, bảng tính thiết thực và bản trình bày đẹpmắt trên các thiết bị Chia sẻ tệp với các thành viên nhóm và làm việc đồng thời trêncùng một tệp Đây là một trong tiện tích thuận tiện để ứng dụng trong công tác quản
lí hiện nay
2 Cơ sở pháp lý.
Sáng kiến kinh nghiệm được thực hiện dựa trên các quan điểm, đường lối chủtrương của Đảng và nhà nước, thể hiện trong các văn bản dưới đây:
Căn cứ Quyết định số: 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ
về việc phê duyệt “Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướngđến năm 2030”; Quyết định số: 942/QĐ-TTg ngày 15/6/2021 của Thủ tướng Chínhphủ về phê duyệt “Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ sốgiai đoạn 2021 - 2025, định hướng đến năm 2030”;
Trang 5Căn cứ Quyết định số: 411/QĐ-TTg ngày 31/3/2021 của Thủ tướng Chínhphủ phê duyệt Chiến lược quốc gia phát triển kinh tế số và xã hội số đến năm 2025,định hướng đến năm 2030;
Căn cứ Quyết định số 1710/QĐ-BYT ngày 05/4/2023 của Bộ trưởng Bộ Y tếBan hành Kế hoạch hành động của Bộ Y tế thực hiện Nghị quyết số 157-NQ/BCSĐngày 03/02/2023 của Ban cán sự đảng Bộ Y tế về Chuyển đổi số y tế đến năm 2025,định hướng đến năm 2030;
Căn cứ công văn Số: 5295 /BYT-K2ĐT, ngày 22 tháng 8 năm 2023 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc đẩy đẩy mạnh chuyển, đổi số và triển khai Đề án 06 các cơ
quan, đơn vị trong ngành y tế;
Căn cứ Nghị quyết số 24-NQ/TU ngày 21/12/2022 của Ban Thường vụ Tỉnh
ủy về Chuyển đổi số tỉnh Phú Yên đến năm 2025 và định hướng đến năm 2030; Nghịquyết số 62/NQ-UBND ngày 10/4/2023 của UBND tỉnh về thông qua dự thảo Kếhoạch của UBND tỉnh triển khai thực hiện Nghị quyết số 24-NQ/TU ngày21/12/2022 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về Chuyển đổi số tỉnh Phú Yên đến năm
2025 và định hướng đến năm 2030;
Thực hiện Nghị quyết số 32-NQ/ĐU ngày 16/6/2023 của Đảng ủy Sở Y tế vềchuyển đổi số y tế đến năm 2025, định hướng đến năm 2030; Kế hoạch số 201/KH-SYT ngày 30/6/2023 của Sở Y tế về thực hiện Nghị quyết số 157-NQ/BCSĐ ngày03/02/2023 của Ban cán sự Đảng Bộ Y tế về chuyển đổi số y tế đến năm 2025, địnhhướng đến năm 2030; Kế hoạch số 82/KH-SYT ngày 25/11/2022 của Sở Y tế vềChuyển đổi số của Sở Y tế năm 2023
Căn cứ công văn số: 2211 /SYT-VP, ngày 06/09/2023 của Sở Y tế về việcđẩy mạnh chuyển đổi số và triển khai Đề án 06 tại các cơ đơn vị trong ngành y tế;
II THỰC TRẠNG TRUNG TÂM KIỂM NGHIỆM TRƯỚC KHI ÁP DỤNG SÁNG KIẾM.
1 Thực trạng về đội ngũ và khả năng ứng dụng sử dụng google drive.
1.1.Tên đơn vị
- Trung Tâm Kiểm Nghiệm
-Địa chỉ: 103 Nguyễn Văn Linh, Phường Phú Lâm, TP Tuy Hòa, Tỉnh Phú Yên
Trang 6Trung tâm kiểm nghiệm chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và côngtác của Sở Y tế ; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn,nghiệp vụ của Viện kiểm nghiệm Thuốc Trung Ương và Viện kiểm nghiệm ThuốcTP.HCM
- Gồm kiểm tra chất lượng:
b) Nhiệm vụ:
- Kiểm nghiệm và nghiên cứu kiểm nghiệm các loại thuốc, mỹ phẩm, thựcphẩm kể cả nguyên liệu, phụ liệu làm thuốc, mỹ phẩm, thực phẩm qua các khâu thumua, sản xuất, pha chế, bảo quản, lưu thông, sử dụng do các cơ sở sản xuất, kinhdoanh thuốc, mỹ phẩm, thực phẩm gửi tới hoặc lấy mẫu trên địa bàn tỉnh để kiểm tra
và giám sát chất lượng
- Xây dựng phương pháp kiểm nghiệm, chỉ đạo và hướng dẫn về mặt kỹ thuật,chuyên môn, nghiệp vụ kiểm nghiệm thuốc, mỹ phẩm , thực phẩm của các đơn vịhành nghề dược, mỹ phẩm, thực phẩm trên địa bàn tỉnh
- Tổ chức nghiên cứu, thẩm định các tiêu chuẩn kỹ thuật cấp cơ sở đối vớithuốc, mỹ phẩm, thực phẩm; tham gia xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật cấp Nhà nước vềthuốc, mỹ phẩm, thực phẩm theo sự phân công của Bộ Y tế Hướng dẫn việc ápdụng những tiêu chuẩn kỹ thuật cho các cơ sở sản xuất, kinh doanh thuốc, mỹ phẩm,thực phẩm ở địa phương; kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các tiêu chuẩn kỹ thuật đó
Trang 7- Báo cáo định kỳ về tình hình chất lượng thuốc, mỹ phẩm, thực phẩm trên địabàn tỉnh với Giám đốc Sở Y tế, tham mưu cho Giám đốc Sở Y tế trong việc giảiquyết những tranh chấp về chất lượng thuốc, mỹ phẩm, thực phẩm tại địa phương,tham gia giải quyết trường hợp khiếu nại về chất lượng thuốc, mỹ phẩm, thực phẩmthuộc lĩnh vực chuyên môn kiểm nghiệm; tham gia vào việc kiểm tra thực hiện cácquy chế, chế độ chuyên môn về dược.
- Nghiên cứu khoa học/sáng kiến cải tiến nhằm thúc đẩy các mặt hoạt độngcủa công tác kiểm soát, kiểm nghiệm ở địa phương và phục vụ cho yêu cầu nâng caochất lượng thuốc, mỹ phẩm, thực phẩm
- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ chuyên khoa kiểm nghiệm và tham gia đào tạocán bộ dược ở địa phương
- Quản lý tổ chức, cán bộ, viên chức và tài sản được giao theo đúng quy địnhcủa nhà nước
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Y tế giao
1.3 Lãnh đạo
2 Tổ chức, nhân sự
2.1 Tổ chức
- Mô tả cụ thể số phòng ban chức năng, phòng chuyên môn
01 Phòng Tổ chức Hành chính Quản trị và Kế hoạch Tài chính Kế toán 08
02 Phòng KN Đông Dược-Dược Liệu 03
Trang 8Stt Trình độ
chuyên môn
Dưới Trung học
Trung học
Cao đẳng Đại học
* Cơ cấu nhân lực, hạ tầng công nghệ thông tin:
- Trung tâm có tổng cộng 18 máy tính, một đường truyền internet của VNPT,lắp mặt 04 modem phát wifi ở bốn tầng Các phòng làm việc của Giám đốc, phógiám đốc và bộ phận khác đều được trang bị máy tính nối mạng internet;
- Qua khảo sát và đánh giá:
+ Có 8/29 người có máy tính xách tay;
+ Có 25/29 người sử dụng điện thoại thông minh;
+ Có 16/29 người có trình độ tin học chứng chỉ A
+ Có 07/29 người có trình độ tin học chứng chỉ B;
+ Có 01/29 người có trình độ tin học là Trung cấp
+ Có 01/29 người có trình độ tin học là Đại học
+ Có 12/29 người sử dụng Email, thư điện tử thường xuyên trong công việc + Có 13/29 người không sử dụng Email, thư điện tử trong công việc
Hiện tại trung tâm có sử dụng phần mềm Hệ thống quản lý văn bản điều hành(VNPT iOffice), phần mềm kế toán của Misa, phần mềm quyết toán thuế, chưa cóphần mềm quản lý hồ sơ về chuyên môn, như công tác lấy mẫu, phân mẫu, trả mẫu,trả lời kết quả kiểm nghiệm…
Từ 01/02/2023 được Sở Y tế đã quan tâm bổ sung 01 biên chế công nghệthông tin đây chính là điều kiện quan trọng để Trung Tâm Kiểm Ngiệm Thuốc-MP-
TP Phú Yên tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổ số nói chung và tiệních google drive nói riêng trong quản lý
Trang 92.3 Thực trạng về quản lý Tiêu chuẩn cơ sở trước đây tại Trung Tâm Kiểm Nghiệm
Căn cứ Thông tư 11/2018/TT-BYT, ngày 04 tháng 05 năm 2018 về việc quy định về chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc
Trong những năm trước quy trình lấy mẫu kiểm nghiệm, quản lí tiêu chuẩn cơ
sở ở Trung Tâm như sau
Khi Bộ phận kế hoạch tham mưu cho Giám đốc địa bàn lấy mẫu ở (huỵên, cácxã ) Giám đốc ra quyết định đoàn lấy mẫu (đoàn có 03 viên chức, 01 lái xe) tại địaphương theo kế hoạch Tiến hành lấy mẫu thuốc, Đông Dược-Dược liệu, Mỹ phẩm,các loại Thực Phẩm bảo vệ sức khỏe Sau khi lấy mẫu về tiến hành phân loại và giaocho các phòng kiểm nghiệm Tiếp đến có 01 viên chức phụ trách liên hệ với các công
ty, nhà sản xuất… v.v bằng nhiều hình thức (qua email, gọi điện thoại trực tiếp,
zalo ) xin các tiểu chuẩn cơ sở Tiếp đến photo đóng tập, Lưu vào Tủ (Tủ TCCS)
để các kiểm nghiệm viên tham khảo, căn cứ, các tiểu chuẩn của nhà sản xuất công bốtiến hành xét nghiệm, kiểm nghiệm, đánh giá chất lượng các loại mẫu thuốc, ĐôngDược-Dược liệu, Mỹ phẩm, các loại Thực Phẩm bảo vệ sức khỏe đã lấy có đạt kếtquả như công bố hay không
Khó khăn Lưu Trữ tiêu chuẩn cơ sở (TCCS):
Hình 2.3.1 qui trình quản lí tiêu chuẩn
cơ sở
Trang 10- Chiếm diện, không gian lưu trữ lớn.
- Tốn chi phí, in ấn, photo
- Khó khăn ở khâu sắp xếp, bảo quản tài liệu (TCCS)
- Dễ thất lạc, khó bảo quản
- Tìm kiếm rất khó khăn, mất thời gian
- Tốn 01 viên chức phục vụ cho việc lưu trữ, sắp xếp, trong khi ở trung tâmcông việc này chỉ kiêm nhiệm
- Xuất phát từ thực tế nêu trên tôi mạnh dạn đề xuất Giám đốc Sở Y tế chophép ứng sử dụng tiện ích google drive trong quản lý Tiêu chuẩn cơ sở
III GIẢI PHÁP ĐÃ SỬ DỤNG TIỆN ÍCH GOOGLE DRIVE TRONG QUẢN
LÝ TIÊU CHUẨN CƠ SỞ TẠI SỞ Y TẾ
1.Thuận lợi:
- Về viên chức phụ trách công nghệ tin, Trung Tâm Kiểm Nghiệm
Thuốc-MP-TP Phú Yên Có trình độ Đại học tin học, có tinh thần trách nhiệm, đam mê sử dụngcông nghệ tin trong quản lý ;
+ Có khả năng tham mưu tốt cho Giám đốc về công nghệ thông tin, có khảnăng cụ thể hóa hướng dẫn về sử dụng công nghệ thông tin
+ Là đầu mối trong việc hướng dẫn, bồi dưỡng kỉ năng sử dụng công nghệthông tin cho đội kiểm nghiệm viên;
+ Là người làm tốt công tác in ấn, lưu trữ, sao lưu dữ liệu về ứng dụng côngnghệ thông tin
2 Tuyên truyền nâng cao nhận thức và bồi dưỡng kĩ năng sử dụng tiện ích google drive cho đội ngũ viên chức.
2.1 Mục đích:
Thông qua công tác tuyên truyền để đội ngũ viên chức trung tâm nhận thức được vai trò công nghệ thông tin, tiện ích google drive trong quản lý Đồng thời từ nhận thức có ý thức tự học hỏi nâng cao trình độ công nghệ thông tin sử dụng trong vị trí việc làm của mỗi cá nhân.
Trang 112.2 Nội dung tuyên truyền và bồi dưỡng:
- Tuyên truyền chủ trương, các văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn củangành về ứng dụng công nghệ thông tin;
- Bồi dưỡng kỉ năng sử dụng công nghệ thông tin, đề cao vai trò của tiện íchgoogle drive gắn với việc sử dụng hệ thống thư điện tử ;
- Nội dung bồi dưỡng do viên chức phụ trách công nghệ thông tin tham mưucho Ban Giám đốc trung tâm,
2.3 Cách thức tuyên truyền và bồi dưỡng:
- Thông qua họp cơ quan triển khai nhiệm vụ theo văn bản hướng dẫn Sở Y tế;
- Việc bồi dưỡng nâng cao trình độ, kĩ năng sử dụng công nghệ thông tin đượcthực hiện theo các cách sau:
+ Viên chức phụ trách CNTT soạn hướng dẫn, chỉ dẫn sử dụng tiện tíchgoogle drive trên word hoặc powerpoint gửi đến các cá nhân trong toàn đơn vị thôngqua Email, Zalo ;
+ Hoặc gửi đường link của video hướng dẫn trên youtube đến các cá nhânthông qua mail Email, Zalo
+ Hướng dẫn đội ngũ viên chức tự tìm kiếm trên nền Google Search;
+ Hướng dẫn để đội ngũ viên chức tự học nâng cao trình độ công nghệ thôngtin;
3 Những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức trong quản lí tiêu chuẩn cơ sở của Sở Y tế
- Cán bộ quản lý luôn nhiệt tình, tâm huyết với trung tâm, luôn tiếp cận côngnghệ đổi mới trong công tác quản lý
Trang 12- Có 25/29 viên chức có địa chỉ emial, có điện thoại thông minh.
- 100% viên chức đều có chứng chỉ A, B tin học
3.2 Điểm yếu:
- Chưa biết được các tiện ích Google drive hỗ trợ rất tốt, quản lý, tìm kiếm
- Một số viên chức chưa ứng dụng thành thạo công nghệ thông tin
- Đa số kiểm nghiệm viên chưa biết cách tìm kiếm TCCS trên google driver
- Đa số viên chức dùng điện thoại, máy tính vào việc riêng như lướt web, đọctin tức
3.3 Thời cơ:
- Trung Tâm luôn nhận được sự quan tâm của Đảng ủy Sở Y tế, chính quyền địaphương, các ban ngành đoàn thể, đã đầu tư cơ sở vật chất khang trang, trang thiết bịđầy đủ và 18 máy tính phục vụ công tác quản lí, chuyên môn
3.4 Thách thức:
Chất lượng đội ngũ cán bộ quản lý, viên chức, phải đổi mới, nâng cao năng lựcđáp ứng yêu cầu đổi mới hiện nay
3.5 Xây dựng quy trình làm việc có ứng dụng tiện ích google drive trong quản
lí tiêu chuẩn cơ sở
4 Nguyên tắc hoạt động Hình 3.5.1 dùng Google để quản lí tiêu chuẩn cơ sở
