Triển khai phần mềm quản lý nhân sự highhrm cho công ty cổ phần bao bì á châu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA THỐNG KÊ – TIN HỌC BÁO CÁO THỰC TẬP NGHỀ NGHIỆP NGÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHUYÊN NGÀNH QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐỀ TÀI TRIỂN KHAI PHẦN MỀM QUẢN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

KHOA THỐNG KÊ – TIN HỌC

BÁO CÁO THỰC TẬP NGHỀ NGHIỆP

NGÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

CHUYÊN NGÀNH QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN

ĐỀ TÀI TRIỂN KHAI PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ HIGHHRM CHO CÔNG

TY CỔ PHẦN BAO BÌ Á CHÂU

Đơn vị thực tập : Công ty cổ phần HighNote

Giảng viên hướng dẫn: Ths Cao Thị Nhâm

Ngoài ra, em còn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình từ anh Đinh Trần Trung Hiếu và các nhân viên của Công ty Cổ phần công nghệ HighNote Qua đây, em xin chân thành cảm

ơn ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty đã tạo mọi điều kiện thuận lợi, giúp chúng em có được những kiến thức thực tế cần thiết

Cuối cùng em kính chúc quý thầy, cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sự nghiệp cao quý Đồng kính chúc các anh, chị trong Công ty TNHH Công nghệ HighNOte luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc

ii

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đề tài “Cài đặt và triển khai phần mềm quản lý nhân sự HighHRM cho công ty cổ phần bao bì Á Châu” là một đề tài nghiên cứu được lấy từ dự án thực tế của công ty Cổ phần công nghệ HighNote mà em đang góp phần tham gia dưới sự cho phép của anh Đinh Trần Trung Hiếu– Giám đốc công ty Cổ phần công nghệ HighNote Đề tài, nội dung báo cáo thực tập là sản phẩm mà chúng em đã nỗ lực nghiên cứu trong quá trình học tập tại trường cũng như tham gia thực tập tại công ty Các số liệu, kết quả trình bày trong báo cáo là hoàn toàn trung thực, em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm, kỷ luật của bộ môn và nhà trường đề ra nếu như có vấn đề xảy ra

iii

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

LỜI CAM ĐOAN ii

DANH MỤC HÌNH ẢNH v

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT vi

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Mục tiêu của đề tài 1

2 Nhiệm vụ của đề tài 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1

4 Kết cấu của đề tài 2

5 Tài liệu tham khảo 2

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ HIGHNOTE VÀ VỊ TRÍ TRIỂN KHAI ERP 3

1.1 Tổng quan về công ty 3

1.1.1 Trụ sở chính 3

1.1.2 Tầm nhìn, sứ mệnh và và giá trị cốt lõi của công ty 3

1.1.3 Lĩnh vực hoạt động 3

1.1.4 Cơ cấu tổ chức 4

1.2 Tổng quan về vị trí việc làm 4

1.2.1 Mô tả công việc 4

1.2.2 Chế độ công ty 5

1.2.3 Lộ trình thực tập 6

1.2.4 Mức lương 6

1.2.5 Lộ trình thăng tiến 6

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 8

2.1 Cơ sở lý thuyết về ERP 8

2.1.1 Định nghĩa về ERP 8

2.1.2 Hiệu quả của ERP đối với doanh nghiệp 8

2.1.3 Đặc trưng của phân hệ ERP 8

2.1.4 Các phân hệ của ERP 9

2.2 Phân hệ được triển khai trong đề tài 9

iv

2.3 Giới thiệu về phần mềm HighHRM 9

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ Á CHÂU 11

3.1 Tổng quan về Công ty bao bì Á Châu 11

3.2 Khảo sát hiện trạng 11

3.3 Quy trình quản lý nhân sự 12

3.3.1 Quy trình quản lý HSNS 13

3.3.2 Quy trình quản lý Chấm công 15

3.3.3 Quy trình quản lý bảng lương 20

3.4 Sơ đồ ngữ cảnh 22

3.5 Sơ đồ phân rã chức năng 23

3.6 Danh sách hồ sơ dữ liệu 23

CHƯƠNG 4: TRIỂN KHAI PHÂN HỆ QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG PHẦN MỀM HIGHHRM 24

4.1 Sơ đồ hệ thống quản lý HRM của công ty cổ phần Công nghệ HighNote 24

4.2 Chỉnh sửa quy trình quản lý nhân sự 24

4.2.1 Quy trình quản lý hồ sơ nhân 24

Quy trình quản lý hồ sơ nhân viên 24

4.2.2 Quy trình quản lý chấm công 26

4.2.3 Quy trình quản lý bảng lương 28

4.3 Chuyển dữ liệu vào phần mềm HighHRM 30

4.4 Báo cáo tình hình hoạt động của Công ty cổ phần Bao bì Á Châu 33

CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN 36

PHỤ LỤC 39

v

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1 1 Sơ đồ cơ cấu tổ tổ chức của Công ty cổ phần HighNote 4

Hình 1 2 Lịch trình dự án thực tập tại HighNote 6

Hình 3 1 Một số sản phẩm được sản xuất bởi Á Châu 11

Hình 4 1 Sơ đồ hệ thống quản lý HRM của công ty cổ phần Công nghệ HighNote 24

Hình 4 2 Quy trình quản lý hồ sơ nhân viên trong hệ thống HighHRM 25

Hình 4 3 Quy trình quản lý chấm công trong hệ thống HighHRM 26

Hình 4 4 Quy trình quản lý nghỉ phép 27

Hình 4 5 Quy trình quản lý bảng lương trong hệ thống HighHRM 28

Hình 4 6 Biểu đồ báo cáo biến động nhân sự theo tháng 34

Hình 4 7 Biểu đồ báo cáo tỷ lệ nhân viên theo phòng ban 34

Hình 4 8 Biểu đồ báo cáo biến động số giờ tăng ca/ làm thêm theo tháng 35

Hình 4 9 Báo cáo biến động tổng quỹ BHXH theo năm 35

vi

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

STT Ký hiệu viết tắt Từ viết đầy đủ

1

LỜI MỞ ĐẦU

1 Mục tiêu của đề tài

Cài đặt và triển khai phần mềm quản lý nhân sự HighHRM cho Công ty cổ phần bao bì Á Châu giúp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự, nâng cao hiệu quả và hiệu suất quy trình

2 Nhiệm vụ của đề tài

● Khảo sát thực trạng công ty khách hàng

● Phân tích yêu cầu và thiết kế hệ thống: Tiến hành phân tích yêu cầu của công ty cổ phần bao bì Á Châu về quản lý nhân sự và thiết kế hệ thống phần mềm HighHRM sao cho phù hợp với các quy trình và nhu cầu cụ thể

● Kiểm thử, thử nghiệm và đánh giá kết quả: Tiến hành các hoạt động kiểm thử phần mềm để đảm bảo tính ổn định và chất lượng của hệ thống trước khi triển khai vào hoạt động thực tế

● Triển khai hệ thống và đào tạo: Thực hiện quá trình triển khai phần mềm HighHRM vào hoạt động thực tế trong công ty cổ phần bao bì Á Châu và đào tạo cho nhân viên

để họ có thể sử dụng hệ thống một cách hiệu quả

● Theo dõi và hỗ trợ sau triển khai: Theo dõi hiệu suất và hoạt động của hệ thống sau khi triển khai và cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và giải pháp cho các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

❖ Đối tượng nghiên cứu:

● Đối tượng nghiên cứu chính là phần mềm HighHRM, bao gồm cấu trúc, tính năng,

chức năng, và khả năng tùy chỉnh của nó

● Công ty Cổ phần bao bì Á Châu: Là nơi phần mềm HighHRM sẽ được triển khai và ứng dụng

❖ Phạm vi nghiên cứu:

● Tập trung vào việc cài đặt và triển khai phần mềm HighHRM tại công ty cổ phần bao

bì Á Châu

● Tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự

● Đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm HighHRM

2

● Đánh giá hiệu quả triển khai

4 Kết cấu của đề tài

Đề tài được tổ chức gồm phần mở đầu, chương nội dung và phần kết luận

● Mở đầu

● Chương 1: Tổng quan về công ty cổ phần công nghệ HighNote và vị trí triển khai ERP

● Chương 2: Cơ sở lý thuyết

● Chương 3: Phân tích quy trình quản lý nhân sự tại công ty cổ phần bao bì Á Châu

● Chương 4: Triển khai và thực nghiệm

● Kết luận và hướng phát triển

5 Tài liệu tham khảo

3

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ

HIGHNOTE VÀ VỊ TRÍ TRIỂN KHAI ERP

1 Giới thiệu tổng quát về Công ty cổ phần HighNote

1.1 Tổng quan về công ty

Công ty cổ phần HighNote chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn triển khai giải pháp Quản

lý tổng thể doanh nghiệp (ERP) Được thành lập bởi các chuyên gia nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực Công nghệ thông tin & tư vấn triển khai ERP có nhiều năm kinh nghiệm, cộng với

sự hỗ trợ về công nghệ, đào tạo và chuyển giao giải pháp từ Nhà cung cấp giải pháp ERP của nước ngoài HighNote tâm huyết xây dựng một giải pháp ERP “đúng nghĩa” đáp ứng được nhu cầu quản lý của đa số doanh nghiệp doanh nghiệp trong & ngoài nước, đủ sức cạnh tranh với giải pháp nước ngoài

1.1.1 Trụ sở chính

20 An Bắc 5, Phường Hoà Hải, Quận Ngũ Hành Sơn, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam

1.1.2 Tầm nhìn, sứ mệnh và và giá trị cốt lõi của công ty

❖ Tầm nhìn: Trở thành 1 trong những nhà cung cấp hàng đầu về Giải pháp quản lý tổng

thể doanh nghiệp (ERP) tại Việt Nam và các nước trong khu vực

❖ Sứ mệnh: Tôn trọng và cam kết mang đến cho khách hàng giải pháp quản lý tốt nhất

với chi phí hợp lý Đồng thời, xây dựng mối quan hệ tin cậy, uy tín, hợp tác cùng phát

triển với các đối tác trong lĩnh vực Công nghệ thông tin

❖ Giá trị cốt lõi: Gồm 4 giá trị cốt lõi:

● Cam kết: Cam kết luôn đồng hành và theo sát cùng khách hàng trong suốt thời gian thực hiện triển khai hệ thống ERP

● Trách nhiệm: Luôn hỗ trợ và tạo điều kiện tốt nhất cho khách hàng khai thác và tối

đa hóa lợi ích của hệ thống ERP

● Bảo mật: Bảo đảm tính bảo mật đối với tất cả thông tin dữ liệu của khách hàng

● Dịch vụ: Luôn cung cấp dịch vụ đến khách hàng với tinh thần phục vụ cao nhất

1.1.3 Lĩnh vực hoạt động

● Sửa chữa thiết bị điện tử và quang học

4

● Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm

● Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông

● Tư vấn máy vi tính và quản trị hệ thống máy vi tính (Trừ kinh doanh đại lý cung cấp dịch vụ truy cập internet)

● Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến máy vi tính

● Xử lý dữ liệu, cho thuê và các hoạt động liên quan

1.1.4 Cơ cấu tổ chức

Hình 1 1 Sơ đồ cơ cấu tổ tổ chức của Công ty cổ phần HighNote

1.2 Tổng quan về vị trí việc làm

1.2.1 Mô tả công việc

1.2.1.1 Nhân viên triển khai ERP là:

● Khảo sát quy trình hiện tại của doanh nghiệp, thu thập yêu cầu, mong muốn của doanh nghiệp về hệ thống

● Triển khai hệ thống phần mềm ERP cho doanh nghiệp

● Tham gia tư vấn và phân tích quy trình khi triển khai ERP cho các doanh nghiệp

● Tư vấn nghiệp vụ cho bộ phận lập trình

5

● Hỗ trợ nhân viên kinh doanh trong việc chuẩn bị và trình bày giải pháp cho khách hàng

● Tư vấn và đào tạo khách hàng về nghiệp vụ và sử dụng phần mềm

● Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu

1.2.1.2 Yêu cầu kỹ năng trong công việc

❖ Kỹ năng cứng

● Hiểu biết về ERP

● Phân tích và thiết kế quy trình

● Cài đặt và cấu hình hệ thống

● Kiểm tra và triển khai

● Khả năng phân tích và viết tài liệu hướng dẫn sử dụng, tài liệu yêu cầu và tài liệu

giải pháp

● Có kiến thức cơ bản về tin học văn phòng

❖ Kỹ năng mềm:

● Có kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề tốt

● Chăm chỉ, nhiệt tình, nhanh nhẹn, yêu thích công việc tư vấn ứng dụng phần mềm

● Có khả năng làm việc với cường độ cao, độc lập và chủ động hoàn thành công việc được giao theo đúng thời hạn

1.2.2 Chế độ công ty

● Môi trường làm việc năng động, sáng tạo Cơ hội học hỏi và phát triển nghề nghiệp

● Được trả lương & thưởng theo năng lực và hiệu quả công việc

● Được đóng BHXH và BHYT khi ký hợp đồng chính thức và hưởng các quy định khác theo Luật Lao động Việt Nam

● Xét tăng lương định kỳ

● Tại công ty thực tập: $400 - $750 hoặc thỏa thuận theo năng lực

● Tại thị trường Việt Nam với cùng ngành nghề: $100 - $1000, có thể thay đổi

1.2.5 Lộ trình thăng tiến

● Trong vai trò là nhân viên triển khai ERP sẽ được giao nhiệm vụ quản lý và triển khai các dự án ERP nhỏ và trung bình, tương tác trực tiếp với khách hàng và đảm bảo rằng

hệ thống ERP được triển khai theo đúng yêu cầu

● Chuyên gia triển khai ERP: Với nhiều kinh nghiệm và kiến thức sâu rộng về triển khai ERP, bạn có thể trở thành một chuyên gia triển khai ERP Trong vai trò này, bạn sẽ tư vấn cho các khách hàng về triển khai hệ thống ERP, phân tích yêu cầu kinh doanh và thiết kế các giải pháp ERP phù hợp Bạn có thể đảm nhận vai trò tư vấn hoặc làm việc trong một công ty triển khai ERP chuyên nghiệp

● Quản lý dự án ERP: Nếu bạn có khả năng lãnh đạo và kỹ năng quản lý tốt, bạn có thể thăng tiến thành vai trò quản lý dự án ERP Trong vai trò này, bạn sẽ có trách nhiệm

7 quản lý dự án triển khai ERP toàn diện, lãnh đạo nhóm triển khai và tương tác với khách hàng và bên ngoài

bộ tổ chức

2.1.2 Hiệu quả của ERP đối với doanh nghiệp

 Tích hợp và Nhất quán: Kết hợp các quy trình kinh doanh, chia sẻ dữ liệu hiệu quả

 Tối ưu hóa Quy trình: Tự động hóa công việc, giảm thời gian, công sức và lỗi

 Quản lý Hiệu suất: Theo dõi và đánh giá hiệu suất, đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu

 Tăng Khả năng đáp ứng Khách hàng: Cải thiện linh hoạt và dự báo, nâng cao sự hài lòng của khách hàng

 Giảm Chi phí: Giảm thiểu chi phí thủ công, lỗi sai và quản lý dự án

 Quản lý Rủi ro: Cung cấp thông tin cho quản lý rủi ro và quyết định dựa trên cơ sở dữ liệu

 Tích hợp Chuỗi Cung ứng: Kết nối thông tin từ đối tác, nhà cung ứng và khách hàng 2.1.3 Đặc trưng của phân hệ ERP

Phần mềm ERP có 4 đặc trưng chính sau:

● ERP là một hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh tối ưu, mọi thành viên trong doanh nghiệp (từ quản lý đến nhân viên), mọi công đoạn và phòng ban chức năng xâu chuỗi thành một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh có trật tự

● ERP là một hệ thống phần mềm hỗ trợ chứ không phải dây chuyền sản xuất tự động thay thế sức người

9

● ERP là một hệ thống quản lý hoạt động theo quy tắc và kế hoạch rõ ràng Các nhân viên với nhiệm vụ cụ thể được xác định từ trước cùng với quy định nhất quán, chặt chẽ, kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo định kỳ tuần, tháng, nắm

● ERP là một hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty để cùng làm việc, trao đổi,công tác qua lại với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một nơi hoạt động riêng

2.1.4 Các phân hệ của ERP

Một hệ thống ERP đầy đủ sẽ bao gồm các phân hệ sau:

● Kế toán tài chính (Finance)

● Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)

● Quản lý mua hàng (Purchase Control)

● Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)

● Quản trị dự án (Project Management)

● Quản lý nhân sự (Human Resource Management)

● Quản lý dịch vụ (Service Management)

● Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)

● Báo cáo thuế (Tax Reports)

● Báo cáo quản trị (Management Reporting)

Tùy vào mỗi doanh nghiệp mà các phân hệ trong phần mềm ERP sẽ khác nhau Điều này phụ thuộc vào lĩnh vực, loại hình kinh doanh cũng như yêu cầu của nhà quản trị trong doanh nghiệp

2.2 Phân hệ được triển khai trong đề tài

Triển khai ERP phân hệ quản lý nhân sự ( HRM) cho Công ty cổ phần Bao bì Á Châu

2.3 Giới thiệu về phần mềm HighHRM

HighHRM cung cấp cho người dùng nền tảng để triển khai một hệ thống ERP (HRM) phục vụ nhu cầu quản lý nhân sự bằng phần mềm công nghệ thông tin, giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công và tính lương HighHRM có kiến trúc module linh hoạt, cho phép người dùng tùy chỉnh và mở rộng chức năng theo nhu cầu cụ thể

10

của họ Nó cung cấp một giao diện người dùng thân thiện và trực quan, giúp người dùng dễ dàng tương tác và làm việc với hệ thống

❖ Ưu điểm:

● Dễ cài đặt, dễ sử dụng, dễ quản lý

● Chi phí triển khai thấp, phân quyền linh hoạt

● Hoạt động tự động trong thiết kế báo cáo, thu thập thông tin

● Linh hoạt trong tùy chỉnh: có thể tương tác qua Web hoặc qua ứng dụng Mobile

● Được hỗ trợ, tư vấn, triển khai bởi đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và nhiệt tình

11

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ

PHẦN BAO BÌ Á CHÂU

3.1 Tổng quan về Công ty bao bì Á Châu

Công Ty CP Bao Bì Á Châu (Asia Packaging) là công ty chuyên sản xuất các loại ống giấy như ống dệt, ống vải, ống sợi, ống chỉ, ống giấy công nghiệp, lon giấy, hộp giấy, hộp quà tặng nằm trong Top 3 doanh nghiệp dẫn đầu tại Việt Nam Hiện tại Asia Packaging

có 02 nhà máy lớn, đầu tư máy móc hiện đại cùng đội ngũ CB-CNV lành nghề tại Cụm Công Nghiệp Nhựa Đức Hòa, tỉnh Long An…

Hình 3 1 Một số sản phẩm được sản xuất bởi Á Châu

3.2 Khảo sát hiện trạng

● Số lượng nhân sự của công ty tính đến thời điểm hiện tại: 152 nhân sự từ hai chi nhánh

là Công ty TNHH MTV Ống giấy Đức Hòa (CN) và Công ty Cổ Phần Bao Bì Á Châu (CN) Số lượng nhân sự lớn với 42 phòng ban bộ phận , dẫn đến việc quản lý trên giấy

tờ có nhiều sai sót, khó phát hiện và điều chỉnh

● Tính chất tổng hợp với quy trình rườm rà, giấy tờ cần phải gửi đến nhiều người trong trường hợp cần phê duyệt

● Với lượng tài liệu liên quan đến nhân sự không ngừng tăng lên, việc lưu trữ, quản lý

và tìm kiếm thông tin trên file excel có thể trở nên khó khăn và tốn thời gian

● Việc theo dõi hiệu suất và cung cấp phản hồi cho nhân viên có thể trở nên khó khăn hơn so với việc sử dụng các công nghệ và phần mềm quản lý nhân sự hiện đại

● Dữ liệu bị phân tán, khó để rà soát tổng thể: Khi sử dụng Excel, nhân viên liên tục phải

di chuyển giữa rất nhiều sheet khác nhau, việc này khiến cho việc quản lý đôi khi mất thời gian và không tối ưu

12

3.3 Quy trình quản lý nhân sự

Quy trình chính Quy trình con

Quản lý HSNS - Quản lý hồ sơ nhân viên

- Quản lý hợp đồng (xem thêm tại phụ lục mục 1.1.1 )

- Quản lý quyết định (tăng/ giảm/ điều chuyển)

(xem thêm tại phụ lục 1.1.2)

Quản lý chấm công - Quản lý chấm công

- Quản lý nghỉ phép

- Quản lý phân ca (xem thêm tại phụ lục mục 1.2.1)

- Quản lý công tác (xem thêm tại phụ lục 1.2.2)

- Quản lý tăng ca/ làm thêm

(xem thêm tại phụ lục 1.2.3)

Quản lý bảng lương - Quản lý bảng lương

- Quản lý tạm ứng (xem thêm tại phụ lục 1.3.1)

- Quản lý hoàn ứng (xem thêm tại phụ lục mục 1.3.2)

-

Vì số trang báo cáo là có hạn, nhằm tập trung vào nội dung chính, chúng em đã chuyển một vài quy trình phụ vào phần phụ lục

13

3.3.1 Quy trình quản lý HSNS

3.3.1.1 Quy trình quản lý hồ sơ nhân viên

❖ Mô tả quy trình quản lý hồ sơ nhân viên

STT Công việc Trách nhiệm Mô tả

Thu hồ sơ Nhân viên nhân sự Sau quá trình tuyển dụng,

nhân viên được nhận vào làm tại công ty Nhân viên tiến hành gửi các thông tin ,sơ yếu

14

lý lịch, thông tin người thân,

số điện thoại liên hệ, số CCCD, quá trình học tập và kinh nghiệm làm việc, bằng cấp

2 Kiểm tra thông

- Hồ sơ bị thiếu thông tin, yêu cầu nhân viên bổ sung thông tin

3 Duyệt hồ sơ Trưởng phòng nhân sự Đối với hồ sơ đã đầy đủ thông

tin, Trưởng phòng nhân sự tiến hành duyệt hồ sơ nhân viên

Đối với hồ sơ thiếu thông tin, Trưởng phòng nhân sự thông báo đến nhân nhân viên để tiến hành kiểm tra lại

4 Nhập thông tin

và scan chứng từ

Nhân viên nhân sự Nhập thông tin nhân viên (

ngày vào làm, vị trí, bộ phận, phòng ban, ) và scan các chứng từ cần thiết ( CCCD, BHYT, )

15

5 Cấp mã nhân sự

cho nhân viên

Nhân viên nhân sự Cuối cùng, cấp mã nhân sự

cho nhân viên mới, mã này sẽ trùng với mã chấm công của nhân viên

3.3.2 Quy trình quản lý Chấm công

3.3.2.1 Quy trình quản lý chấm công

❖ Mô tả quy trình quản lý chấm công

- Làm việc từ thứ 2 đến thứ 7

Hệ số công:

Ngày thường: 8 giờ = 1 công

2 Chấm công hàng ngày Nhân viên Mỗi nhân viên sẽ được cấp 1 mã chấm

công = mã nhân sự Nhân viên cần phải quét vân tay vào máy chấm công trước và sau ca làm việc của mình

3 Tổng hợp bảng công và

các chứng từ liên quan

Bộ phận nhân sự Nhân viên nhân sự tổng hợp bảng

chấm công theo tháng và các chứng từ liên liên quan như: danh sách phân ca trong tháng, nhân viên nghỉ chế độ (nghỉ thai sản, ), danh sách những nhân viên chấm công tự động ( Ban GĐ), đơn công tác

4 Kiểm tra sai sót Bộ phận nhân sự Nhân viên nhân sự kiểm tra tính hợp

lệ đối với bảng công

Có 2 trường hợp:

17

- Không có sai sót: Tiến hành tính công tương ứng

- Sai sót: Kiểm tra và tổng hợp lại

5 Tính công Bộ phận nhân sự Dựa trên các dữ liệu đã tổng hợp phía

trên ( công thức, số ca, ) trong file excel Khi có dữ liệu thì số công của mỗi nhân viên sẽ tự động được tính theo công thức được thiết lập sẵn

6 Duyệt bảng công Ban GĐ Ban GĐ kiểm tra tính hợp lệ và chính

chính xác của bảng công dựa vào bảng công và các thông tin chứng từ liên quan

7 Kiểm tra tính hợp lệ Ban GĐ Có 2 trường hợp:

- Duyệt: Thông báo đến kế toán để tiến hành chốt bảng công và tính lương

- Không duyệt: Yêu cầu tính toán lại

8 Chốt bảng công Bộ phận nhân sự Sau quá trình kiểm tra số công thì bộ

phận kế toán chốt bảng công và tiến hành tính tính lương nhân viên

18

3.3.2.2 Quy trình quản lý nghỉ phép

❖ Mô tả quy trình quản lý nghỉ phép

STT Công việc Trách nhiệm Mô tả

1 Viết đơn xin nghỉ phép Nhân viên các phòng

ban

Nhân viên viết đơn xin nghỉ phép

theo mẫu đơn của công ty

Cấp trên xem xét yêu cầu xin nghỉ phép của nhân viên

- Kiểm tra thông tin: Thời gian nghỉ, lý do nghỉ, số ngày nghỉ

- Xem xét lịch trình công việc trong khoảng thời gian đó để đảm bảo việc nghỉ phép không ảnh hưởng đến hoạt động của công ty

3, 7 Gửi thông báo từ chối

đến nhân viên

Trưởng bộ phận Có 2 trường hợp:

● Trong trường hợp đơn không được duyệt, gửi

8 Cập nhật thời gian nghỉ

phép và số phép còn lại

Nhân viên nhân sự Trong trường hợp đơn được

duyệt, dựa trên thông tin về số ngày phép cấp và số ngày phép đã

sử dụng, thông tin trong đơn xin nghỉ phép, nhân viên phòng nhân

sự tiến hành cập nhật thời gian nghỉ phép và số phép còn lại

9 Lưu trữ đơn nghỉ phép Nhân viên nhân sự Lưu trữ đơn nghỉ phép của nhân

viên

20

3.3.3 Quy trình quản lý bảng lương

3.3.3.1 Quy trình quản lý bảng lương

❖ Mô tả quy trình quản lý bảng lương

STT Công việc Trách nhiệm Mô tả

1 Tập hợp bảng chấm

công và các chứng từ

liên quan

Bộ phận nhân sự Tập hợp bảng chấm công theo tháng

và đối chiếu với các chứng từ liên quan như:

- Lương nhân viên: Mức lương cơ bản hoặc giờ làm việc cơ bản của từng nhân viên Tính lương cơ bản

- Thu nhập khấu trừ: Áp dụng các khấu trừ theo luật pháp như thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, v.v

2 Tính toán và lập bảng

lương, thưởng và các

khoản phải nộp

Bộ phận nhân sự Bộ phận nhân sự tính toán và lập

bảng lương cho từng nhân viên, liệt

kê chi tiết các khoản thuế, khấu trừ

Có 2 trường hợp:

- Duyệt: Kế toán trưởng, Ban GĐ đồng ý với bảng lương và xác nhận rằng nó đáp ứng các tiêu chí và quy định của công ty

- Không duyệt: Trong trường hợp có sai sót hoặc điều chỉnh cần thiết, kế toán trưởng hoặc ban giám đốc có thể yêu cầu bộ phận nhân sự thực

7 Phát lương Nhân viên kế toán Chuyển khoản số tiền lương vào tài

khoản của nhân viên hoặc phát tiền mặt

8 Lưu trữ hồ sơ Nhân viên kế toán Lưu trữ các hồ sơ và thông tin liên

quan đến việc tính lương, để có dữ liệu lương trong trường hợp cần tra cứu hoặc kiểm tra sau này

3.4 Sơ đồ ngữ cảnh

23

3.5 Sơ đồ phân rã chức năng

3.6 Danh sách hồ sơ dữ liệu

STT TÊN HỒ SƠ DỮ LIỆU STT TÊN HỒ SƠ DỮ LIỆU

1 Danh mục hồ sơ nhân viên 10 Danh sách nhân viên nghỉ theo chế độ

4 Biểu mẫu quyết định 13 Danh sách tăng ca

5 Danh sách bảo hiểm 14 Phiếu thanh toán lương

24

CHƯƠNG 4: TRIỂN KHAI PHÂN HỆ QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG PHẦN MỀM

HIGHHRM

4.1 Sơ đồ hệ thống quản lý HRM của công ty cổ phần Công nghệ HighNote

Hình 4 1 Sơ đồ hệ thống quản lý HRM của công ty cổ phần Công nghệ HighNote

4.2 Chỉnh sửa quy trình quản lý nhân sự

4.2.1 Quy trình quản lý hồ sơ nhân

 Quy trình quản lý hồ sơ nhân viên