Môn học quản trị hành chính văn phòng chủ đề phương pháp 5s

Sự ra đời của phương pháp 5SMôi trường làm việc là các điều kiện xung quanh nơi làm việc của một người, bao gồm các điều kiện vật chất như ánh sáng, nhiệt độ, cơ sở vật chất, thiết bị vă

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

MÔN HỌC:

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

CHỦ ĐỀ: PHƯƠNG PHÁP 5S

Giảng viên: Thái Kim Phong – Lớp: CLC_21DQT06 Phan Gia Linh MSSV: 2121013752 Huỳnh Lê Trúc Linh MSSV: 2121009497

Lê Nguyễn Nam Phương MSSV: 2121010753  Nguyễn Hồng Thơ MSSV: 2121006609  Nguyễn Thị Trúc Phương MSSV: 2121013712 Trịnh Ngọc Phương Trang MSSV: 2121006861 Dương Đức Bông MSSV: 2021005008

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2023

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

MÔN HỌC:

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

CHỦ ĐỀ: PHƯƠNG PHÁP 5S

Giảng viên: Thái Kim Phong – Lớp: CLC_21DQT06 Phan Gia Linh MSSV: 2121013752 Huỳnh Lê Trúc Linh MSSV: 2121009497

Lê Nguyễn Nam Phương MSSV: 2121010753  Nguyễn Hồng Thơ MSSV: 2121006609  Nguyễn Thị Trúc Phương MSSV: 2121013712 Trịnh Ngọc Phương Trang MSSV: 2121006861 Dương Đức Bông MSSV: 2021005008

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2023

MỤC LỤC

1 Sự ra đời của phương pháp 5S 3

2 Khái niệm phương pháp 5S 3

3 Nguồn gốc ra đời của phương pháp 5S 4

4 Mục đích của quy trình 5S 4

5 Lợi ích của quy trình 5S 5

6 Nội dung các tiêu chuẩn trong phương pháp 5S 6

6.1 Seiri – Sàng lọc 6

6.2 Seiton – Sắp xếp 7

6.3 Seiso – Sạch sẽ 8

6.4 Seiketsu – Săn sóc 9

6.5 Shitsuke – Sẵn sàng 10

7 Các bước áp dụng phương pháp 5S vào doanh nghiệp: 11

8 Thách thức khi áp dụng 5S vào doanh nghiệp 12

9 4 yếu tố cơ bản để triển khai thành công hệ thống 5S 12

10 Ứng dụng đa dạng của phương pháp 5S 14

11 Kết luận 14

1 Sự ra đời của phương pháp 5S

Môi trường làm việc là các điều kiện xung quanh nơi làm việc của một người, bao gồm các điều kiện vật chất như ánh sáng, nhiệt độ, cơ sở vật chất, thiết bị văn phòng, không gian làm việc, cách bố trí nơi làm việc, và các điều kiện về tinh thần như mối quan hệ giữa đồng nghiệp, cấp trên – cấp dưới, bầu không khí, v.v Nó bao gồm tất cả những gì có liên quan, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động và sự phát triển, nâng cao năng lực công tác của mỗi cá nhân, cán bộ, công chức

 Nói chung, một doanh nghiệp muốn nhân viên của mình luôn làm việc hiệu quả, nhiệt tình thì cần phải tạo cho họ một không gian làm việc lý tưởng

Phương pháp 5S đã ra đời như là một trong những giải pháp hàng đầu để xây dựng một không gian làm việc tiện lợi, sạch sẽ, gọn gàng, khoa học, đem lại hiệu suất cao nhất và giúp nhân viên hạn chế mắc phải hội chứng “Sick building” – một hội chứng sinh ra do  phải làm việc lâu trong một không gian không thoáng khí, nấm mốc, bừa bộn, v.v

2 Khái niệm phương pháp 5S

5S là tên gọi của một phương pháp để quản lý, sắp xếp môi trường làm việc một cách hiệu quả, an toàn Trọng tâm của phương pháp 5S là đảm bảo mọi dụng cụ tại nơi làm việc được đặt đúng chỗ, giữ cho không gian sạch sẽ - qua đó giúp nhân viên làm việc một cách nhanh chóng, dễ dàng và an toàn

5S là viết tắt của năm từ tiếng Nhật bắt đầu bằng chữ S sau khi phiên âm qua hệ Latinh gồm: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke Qua tiếng Anh và tiếng Việt, để dễ nhớ và giữ nguyên được những chữ S ở vị trí đầu tiên, chúng ta có thể sử dụng những từ có nghĩa tương đương như sau:

Tiếng Nhật Tiếng Anh Tiếng Việt

Seiton Set in order (Straighten) Sắp xếp

Seiketsu Standardize Săn sóc

Shitsuke Sustain Sẵn sàng

3 Nguồn gốc ra đời của phương pháp 5S

Phương pháp 5S xuất hiện và được phổ biến tại Nhật Bản vào những năm 1970 và dựa trên một quan niệm “Quản lý tốt nơi làm việc sẽ mang lại hiệu suất làm việc cao hơn” Phương pháp này đón nhận được nhiều sự hưởng ứng tích cực từ các doanh nghiệp trong nước vì các doanh nghiệp Nhật Bản tin rằng một không gian bừa bộn, lộn xộn là nguyên nhân dẫn đến sai sót, sản xuất chậm lại, thậm chí là tai nạn lao động

Toyota – một trong những hãng xe nổi tiếng toàn cầu là doanh nghiệp đầu tiên xây dựng,  phát triển và ứng dụng 5S vào quy trình sản xuất của họ Nhằm nâng cao chất lượng sản  phẩm và giảm thiểu lãng phí, Toyota đã phát triển một hệ thống sản xuất độc quyền được đặt tên là “Hệ thống sản xuất của Toyota”, hay còn được biết đến với tên gọi “Sản xuất tinh gọn” (Lean manufacturing) – hệ thống này kết hợp nhiều phương pháp quản lý khác nhau như sản xuất đúng lúc (JIT – Just In Time), Jidoka và các khái niệm liên quan đến môi trường làm việc trực quan, trong đó phương pháp 5S là một phần rất quan trọng (Tuy nhiên, lại có một lập luận cho rằng các khái niệm đằng sau phương pháp 5S đã bắt đầu xuất hiện vào thế kỉ thứ XVI Các công ty đóng tàu ở Venice, Ý đã sử dụng một  phương pháp có nội dung khá tương tự với 5S để hợp lý hóa quy trình lắp ráp Nhớ đó, họ

đã đóng xong một chiếc tàu chỉ trong vài giờ thay vì vài ngày hay vài tuần.)

Đến năm 1986, phương pháp này bắt đầu được ứng dụng rộng rãi tại nhiều quốc gia khác nhau tại các khu vực trên thế giới gồm có Singapore, Trung Quốc hay Ba Lan, v.v Phương pháp này du nhập vào Việt Nam từ năm 1993 với doanh nghiệp tiên phong là công ty Vikyno (viết tắt của Việt Nam Kỹ Nghệ Nông Cơ) Trong quá trình ứng dụng, tại nhiều nơi trên thế giới, 5S ban đầu đã được phát triển thành 6S – Chữ S thứ 6 là Safety

4 Mục đích của quy trình 5S

5S với phương châm tập trung vào không gian làm việc, mối liên hệ giữa nhân viên và mọi thứ trong môi trường đó nhằm mục đích:

Khuyến khích cải thiện tinh thần làm việc của nhân viên, từ những thứ nhỏ nhất Điều này giúp nâng cao trách nhiệm, tăng hiệu quả đầu ra và xây dựng một tổ chức có trật tự Giúp xây dựng môi trường làm việc ngăn nắp, giúp nhân viên được làm việc trong một không gian thuận tiện, an toàn và tăng tính tự giác của mỗi cá nhân Thói quen tốt được

hình thành thông qua việc sắp xếp vật dụng đúng chỗ, giữ góc làm việc luôn sạch sẽ và thực hiện thường xuyên để giảm thiểu lãng phí

Phát huy vai trò của các cấp lãnh đạo, quản lý trong việc lên kế hoạch và triển khai quy trình vào thực tế Việc xây dựng nền tảng này giúp vận dụng cải tiến hữu ích vào hoạt động kinh doanh, sản xuất và làm nền tảng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp  Nâng cao sự thấu hiểu, hỗ trợ lẫn nhau giữa các nhân viên, các cấp quản lý Góp phần tăng cường tinh thần làm việc đội nhóm, tạo ra một môi trường làm việc mà ở đó, mọi người luôn được san sẻ, giúp đỡ, gắn kết với nhau

5 Lợi ích của quy trình 5S

 Đối với doanh nghiệp

Tăng năng suất và hiệu quả: Môi trường làm việc gọn gàng, sạch sẽ, có tổ chức giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm và sử dụng các vật dụng, thiết bị, công cụ cần thiết cho công việc,

từ đó giảm thiểu thời gian tìm kiếm, tăng hiệu suất và hiệu quả công việc

Giảm chi phí: Giúp tránh việc lãng phí dẫn đến giảm chi phí sản xuất và vận hành của doanh nghiệp Ví dụ như việc sắp xếp ngăn nắp các vật dụng, thiết bị giúp chúng bền hơn, tránh tình trạng mất mát, hư hỏng và phải thay thế

Tăng tính cạnh tranh: Một môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, có tổ chức giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, từ đó tăng tính cạnh tranh và giữ chân khách hàng

 Nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ: Giúp tăng tính chính xác, độ tin cậy và chất lượng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp

Đảm bảo an toàn: Môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, có tổ chức giúp tăng sự an toàn cho nhân viên trong quá trình làm việc

 Đối với nhân viên

Tăng tính tự giác và trách nhiệm: Nhân viên có thói quen sắp xếp, đặt vật dụng vào vị trí đúng, lau dọn và bảo dưỡng môi trường làm việc giúp tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, có tổ chức Những thói quen này giúp tăng tính tự giác, trách nhiệm của nhân viên đối với công việc của mình

Tăng sự thoải mái và sáng tạo: Xây dựng một không gian làm việc thoải mái, giúp tăng tính sáng tạo của mỗi nhân viên

Đảm bảo an toàn: Môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, có tổ chức giúp giảm nguy cơ  tai nạn, đảm bảo an toàn cho nhân viên trong quá trình làm việc

6 Nội dung các tiêu chuẩn trong phương pháp 5S

6.1 Seiri – Sàng lọc

 Định nghĩa:

Seiri – Sàng lọc là phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự Đây chính là bước đầu tiên doanh nghiệp cần làm trong thực hành 5S

Tác dụng:

Lợi ích đầu tiên của S1, đối với hoạt động nâng cao năng suất chất lượng cho doanh nghiệp đó là làm cho công việc dễ dàng hơn bằng cách loại bỏ các chướng ngại vật Chướng ngại vật ở đây có thể là những đồ vật không còn giá trị sử dụng trong hoạt động của doanh nghiệp

Việc doanh nghiệp xem xét nơi làm việc, phát hiện, nhận biết các lượng không cần thiết

để loại bỏ, giảm thiểu chúng; giúp ngăn ngừa sự tích lũy của những vật “thừa thãi”, loại

 bỏ việc quan tâm đến những vật không cần thiết Khi thực hiện S1, mọi ngóc ngách đều được kiểm tra, sàng lọc và đó sẽ là một phần thưởng nếu trong quá trình đó có thể tìm lại một vài vật có ích mà lâu nay không nhớ để đâu

 Như vậy, S1 giúp người làm việc không bị cản trở bởi những vật “thừa thãi” Bởi mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng, v.v.) không/chưa liên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc S1 thường được tiến hành theo tần suất định kỳ

 Hoạt động:

Với mục tiêu giữ lại những thứ cần thiết và loại bỏ những thứ không thể sử dụng được nữa trong môi trường làm việc Để thực hiện bước này, cần quan sát và xác định những vật dụng không cần thiết trong khu vực làm việc Những vật dụng không cần thiết có thể được loại bỏ ngay bằng cách lưu kho, chuyển sang khu vực khác hoặc tái chế, vứt bỏ

Để hỗ trợ cho quá trình sàng lọc và giảm thời gian cần thiết, hãy trả lời cho câu hỏi như: Vật dụng này được sử dụng để làm gì?

Bao lâu sử dụng 1 lần? Có thường xuyên không?

Ai là người sử dụng hoặc cần đến vật dụng này?

Vật dụng này có cần thiết đặt ở đây không?

 Nếu câu trả lời vẫn chưa đưa ra quyết định giữ lại hay loại bỏ, hãy tiến hành gắn “red tagging” (thẻ đỏ) cho chúng Vật dụng sẽ được gắn một tấm thẻ với thông tin về vị trí, chức năng, ngày dán thẻ và người dùng Sau khoảng 1-2 tháng, ta sẽ quay lại kiểm tra vật dụng đã được dán thẻ Nếu vẫn không cần dùng đến, hãy tiến hành loại bỏ nó khỏi không gian làm việc

Ví dụ: Sàng lọc, loại bỏ những thiết bị đã cũ, những vật liệu mòn gỉ không thể sử dụng được nữa

6.2 Seiton – Sắp xếp

 Định nghĩa: 

Seiton – Sắp xếp là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa, v.v tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại

Seiton – Sắp xếp (S2) là 1 trong 5 yếu tố cấu thành nên phương pháp 5S Đây cũng là hoạt động quan trọng doanh nghiệp cần ưu tiên thực hiện trong thời gian đầu áp dụng 5S Seiton, được hiểu đơn giản là sắp xếp những gì cần thiết để thuận tiện sử dụng

Tác dụng:

Lợi ích đầu tiên của S2, đối với hoạt động nâng cao năng suất chất lượng cho doanh nghiệp đó là ngăn ngừa mất thời gian trong việc tìm kiếm Bởi trong giai đoạn này mọi thứ luôn được xếp đặt vào đúng chỗ của mình thông qua việc trả lời các câu hỏi như: “Cái gì?” “Ở đâu?”, “Bao nhiêu?”, v.v

 Hoạt động:

Trong S2, nguyên tắc bố trí các vị trí lưu giữ là dựa trên tần xuất sử dụng Những thứ thường xuyên sử dụng được sắp xếp gần với vị trí làm việc, những thứ ít sử dụng được sắp xếp xa vị trí làm việc Điều này giúp dễ dàng tìm thấy và lấy ra những thứ cần thiết trong quá trình làm việc

Phạm vi khu vực sản xuất, tổ chức sẽ được xác định rõ ràng với các khu vực đi lại, khu vực làm việc, khu vực nghỉ ngơi nhờ S2 Các màu sắc khách nhau có thể được sử dụng để  phân biệt mỗi khu vực (Ví dụ: màu đỏ cho các vị trí để trang thiết bị phòng cháy chữa

cháy, và các khu vực nguy cơ cao về an toàn, màu vàng cho giới hạn khu vực đi lại) Bởi vậy, quá trình đi lại, làm việc sẽ diễn ra thuận tiện, khoa học và dễ dàng hơn

Sau khi đã sàng lọc, loại bỏ những vật dụng không cần thiết, cần sắp xếp những vật dụng còn lại một cách hợp lý để tăng hiệu quả và tiện lợi trong công việc Việc sắp xếp trong 5s cần được thực hiện theo một kế hoạch cụ thể, đảm bảo tính tiện dụng, dễ dàng sử dụng và  bảo trì, chẳng hạn là dựa vào không gian làm việc, tần suất sử dụng hoặc thứ tự ưu tiên  Nên thực hiện theo nguyên tắc: Vật dụng thường dùng sẽ được bố trí gần với người sử dụng, những vật nặng sẽ để ở phía dưới, vật nhẹ sẽ đặt phía trên Tuy nhiên, cũng cần tùy chỉnh, đưa ra những phương án phù hợp với không gian và công việc của mình

Sau khi đã thống nhất cách sắp xếp, hãy lập một danh sách những vật dụng sắp xếp và vẽ

sơ đồ vị trí của chúng, ghi chú cụ thể về vị trí để trong trường hợp quên hoặc có người mới vào thì vẫn có thể tìm được mọi thứ một cách nhanh chóng

Có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ như giỏ, kệ, tủ để giúp sắp xếp, lưu trữ những vật dụng còn lại một cách tiện lợi và hiệu quả nhất Sau khi hoàn thành bước sắp xếp, ta cần đánh giá lại kết quả và tiến hành điều chỉnh nếu cần thiết để đạt được kết quả tốt nhất

6.3 Seiso – Sạch sẽ

 Định nghĩa: 

Seiso – Sạch sẽ là hoạt động quan trọng doanh nghiệp cần ưu tiên thực hiện trong thời gian đầu áp dụng 5S Seiso, được hiểu đơn giản là giữ gìn vệ sinh; các máy móc, thiết bị

để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc Đồng thời kiểm tra để đảm bảo mọi thứ đặt đúng vị trí và trong tình trạng tốt, tạo điều kiện thực hiện đơn giản Sàng lọc và Sắp xếp

Tác dụng: 

Giữ cho nơi làm việc an toàn, môi trường làm việc sạch sẽ

Bảo vệ và bảo quản được các sản phẩm

 Ngăn ngừa sự xuống cấp nhanh chóng của máy móc và thiết bị, dễ dàng phát hiện các bất thường

Gây dựng hình ảnh đẹp cho văn phòng, cho công ty, doanh nghiệp trong mắt các ứng viên, khách hàng và cả đối tác

 Hoạt động:

Xác định các khu vực và vật dụng cần vệ sinh: Bước đầu tiên là xác định các khu vực và vật dụng cần vệ sinh Điều này có thể được thực hiện bằng cách khảo sát môi trường làm việc và đánh giá mức độ sạch sẽ của từng khu vực và vật dụng

Lập kế hoạch vệ sinh: Sau khi xác định các khu vực và vật dụng cần vệ sinh, cần lập kế hoạch vệ sinh cụ thể Kế hoạch này cần bao gồm các thông tin sau:

Thời gian và nhân lực cần thiết cho việc vệ sinh

Các công cụ và vật liệu cần thiết cho việc vệ sinh

Các bước thực hiện vệ sinh

Thực hiện vệ sinh: Tiến hành vệ sinh theo kế hoạch đã được lập

Kiểm tra và đánh giá: Sau khi vệ sinh, cần tiến hành kiểm tra và đánh giá mức độ sạch sẽ của môi trường làm việc Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng môi trường làm việc đã được vệ sinh sạch sẽ và đạt tiêu chuẩn

Duy trì: Thiết lập các quy trình và thủ tục để duy trì môi trường làm việc sạch sẽ

6.4 Seiketsu – Săn sóc

 Định nghĩa: 

Seiketsu – Săn sóc được thiết lập như là một chương trình để duy trì việc thực hiện thường xuyên và có ý thức 3S trước đó Đồng thời tổ chức việc thi đua và đánh giá kết quả thực hiện giữa các đơn vị để giữ vững và làm tăng sự quan tâm của nhiều người về 5S Seiketsu hoạt động dựa trên nguyên tắc 3 không: Không có đồ vật vô dụng, Không  bừa bãi, Không dơ bẩn

Tác dụng:

Tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ và ngăn nắp: Một môi trường làm việc sạch sẽ và ngăn nắp sẽ giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm và sử dụng các tài liệu, thiết bị cần thiết Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức, từ đó tăng năng suất và hiệu quả làm việc Giảm thiểu tai nạn và thương tích: Một môi trường làm việc bừa bộn và lộn xộn có thể gây ra tai nạn và thương tích cho nhân viên Seiketsu sẽ giúp loại bỏ các vật dụng nguy hiểm và tạo ra môi trường làm việc an toàn hơn

Cải thiện chất lượng công việc: Một môi trường làm việc sạch sẽ và ngăn nắp sẽ giúp nhân viên tập trung làm việc và tạo ra sản phẩm, dịch vụ chất lượng hơn