Công tác chuẩn bị cho cuộc đàm phánhợp đồng thương mại giữa hai công tyasus và bạch phong event

Thông tin về công ty Bạch Phong Event Bên B – Agency Tên công ty: Bạch Phong Event Slogan: “Nhận niềm tin – Trao chất lượng” Bạch Phong Event là công ty tổ chức sự kiện và truyền thông c

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN LANG KHOA QUAN HỆ CÔNG CHÚNG – TRUYỀN THÔNG

BÀI THI CUỐI KÌ

MÔN HỌC: KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN

 Nội dung:

CÔNG TÁC CHUẨN BỊ CHO CUỘC ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI GIỮA HAI CÔNG TY

ASUS VÀ BẠCH PHONG EVENT

TP Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 11 năm 2023

Giảng viên hướng dẫn : Nguyễn Thanh Lâm

 Nhóm thực hiện : 8

Lớp học phần : 231_71PERS40472_03

HỌ VÀ TÊN MSSV TRỌNG SỐ (%)

Võ Thị Thanh Nhàn

(Nhóm trưởng) 2173201080219

100%

1.1 Thông tin về công ty Asus (Bên A - Client) 4

1.2 Thông tin về công ty Bạch Phong Event (Bên B – Agency) 4

1.3 Tình huống 5

2 Mục tiêu đàm phán 5

3 Nhân sự đàm phán 6

4 Timeline buổi ra mắt sản phẩm 6

5 Các chi phí và chiến thuật cho sự kiện 7

6 Phương pháp thay thế tốt nhất (BATNA) 14

7 Những câu hỏi dự phòng 15

1 Phân tích tình huống

1.1 Thông tin về công ty Asus (Bên A - Client)

Tên công ty: Asus Việt Nam

Asus nổi tiếng vì được biết đến về việc sản xuất và phân phối các sản phẩm điện tử tiêu dùng và linh kiện máy tính Các sản phẩm chủ lực của họ bao gồm máy tính xách tay, máy tính để bàn và nhiều sản phẩm khác

Doanh thu của Asus, hiện tại không có thông tin cụ thể Tuy nhiên, xét theo doanh số trong năm

2022 thì ASUS bán (20,6 triệu chiếc – 7% thị phần) và đứng trong top 5 nhà sản xuất PC lớn nhất thế giới

Dòng sản phẩm Laptop gaming ASUS ROG Strix G16 G614JU N3135W thuộc dòng sản phẩm cao cấp và đánh tới đối tượng khách hàng có mức thu nhập khá trở lên

1.2 Thông tin về công ty Bạch Phong Event (Bên B – Agency)

Tên công ty: Bạch Phong Event

Slogan: “Nhận niềm tin – Trao chất lượng”

Bạch Phong Event là công ty tổ chức sự kiện và truyền thông chuyên nghiệp tại khu vực Thành  phố Hồ Chí Minh

Là một công ty không chỉ tổ chức sự kiện mà còn là đơn vị cung cấp thiết bị hiện đại, nhân sự chuyên nghiệp Với mong muốn trở thành người “đồng hành” tạo dựng thương hiệu cùng các đơn vị từ những bước đi đầu phát triển

Cam kết mang đến dịch vụ uy tín và chất lượng với:

 Mức phí vô cùng hợp lí

 Đội ngũ luôn tuân thủ nghiêm túc những quy định trong quy trình tổ chức sự kiện

 Công tác chuẩn bị kĩ lưỡng, luôn tôn trọng và lấy sự hài lòng của khách hàng làm trọng tâm

 Ý tưởng chương trình sáng tạo, ấn tượng, luôn bám sát và mục đích và yêu cầu của khách hàng

 Quy trình tổ chức chuyên nghiệp, hỗ trợ tư vấn khách hàng tận tâm

Những sự kiện do Bạch Phong Event đảm nhận:

 15 năm kỉ niệm ngày thành lập FPT Telocom

 Teambuilding Viettel

 Tất niên WinGroup

 Showrrel Tri ân khách hàng - Đại hội cổ đông BSR 

 Lễ cất nóc Legacy Central,

 Dự án Demo: Khai trương trà sữa GongCha, Tổ chức kich-off dự án Cenlia

Những đối tác đã đồng hành:

 Hyundai

 Viettel

 MM – Mega Market

 VietinBank,

Những sự kiện ra mắt sản phẩm Bạch Phong Event đã thực hiện:

 Công Ty Nelly.P

 Công Ty mỹ phẩm My Miu

 CTy gạch men Phương Nam

 Cty Queenn Lipsticks

 Thang Long Home,

1.3 Tình huống

Tình huống đàm phán xảy ra giữa bên A – Client và bên B - Agency về bản hợp đồng thương mại

tổ chức sự kiện một buổi ra mắt sản phẩm mới “laptop gaming ASUS ROG Strix G16 G614JU  N3135W” Với tên sự kiện “Grand Opening – Ra mắt sản phẩm ASUS ROG Strix G16 G614JU  N3135W” vào ngày 27/12/2023

Thông qua mức giá công ty Asus đưa ra là 500 triệu đồng và những yêu cầu trên hợp đồng, công

ty Bạch Phong Event sẽ xem xét và đàm phán, đưa giá các gợi ý có lợi cho cả bên Clients và Agency để hai bên hợp tác thành công

Sau khi đọc brief, công ty Bạch Phong Event chuẩn bị các đầu việc cần thực hiện trong cuộc đàm  phán:

 Đầu tiên Agency sẽ báo giá các điều khoản trên hợp đồng mà Clients đã cung cấp

 Agency sẽ đưa ra mức giá mong muốn Clients để tăng thêm ngân sách

 Agency sẽ trình bày các quyền lợi nếu Clients đồng ý tăng thêm ngân sách

 Agency cũng sẽ trình bày ra những cái bất lợi của Clients khi chọn những địa điểm, thời gian, không hợp lí Và đưa ra những giải pháp tốt nhất cho Clients khi lựa chọn

 Agency và Client đàm phán về những hạng mục cần thay đổi hoặc không, nhằm mục đích có lợi cho cả 2 bên (WIN – WIN)

 Agency sẽ luôn có những phương án dự phòng (BATNA) để phòng trường hợp bất lợi về  phía Agency

2 Mục tiêu đàm phán

Mục tiêu lớn nhất

Vấn đề ngân sách: Thương lượng được ngân sách tăng

Mục tiêu quan trọng cần phải thương lượng trong cuộc đàm phán

 Đàm phán thuyết phục cho Clients tăng thêm ngân sách đầu tư và xác định các chi phí chi tiết

 Bảo vệ được mức giá (khoảng 750 triệu) mà Agency mong muốn Clients có thể tăng lên

để cho Agency tổ chức được một sự kiện chỉnh chu hơn

 Đàm phán thuyết phục Clients đổi địa điểm, diện tích sân khấu nhỏ lại để Agency sẽ đỡ  xao lãng những việc khác, kiểm soát tốt hơn về số lượng khách hàng

 Trong trường hợp nếu Clients không tăng ngân sách mà vẫn muốn tổ chức ở địa điểm cũ, Agency sẽ đề nghị giảm số người tham dự, giảm KPI, giảm diện tích khu vực để Agency dựa vào ngân sách mà làm đúng nhiệm vụ, giảm nhân lực và chi phí quản lí

 Đề xuất thay MC Quang Bảo thành Hoàng Rapper.

 Xác định các hoạt động chạy quảng cáo trước,trong và sau sự kiện, nhằm đảm bảo số lượng khách hàng tiếp cận đến sản phẩm

 Thêm khách mời ca sĩ nhằm tăng sự thu hút Agency đưa ra 3 option về 3 hạng mục ca sĩ  khách mời và cả 3 đều sẽ có những mặt lợi ích của riêng nó để cuộc đàm phán trở nên thuận lợi cho cả 2 bên

3 Nhân sự đàm phán

Giám đốc dự án: Phạm Thị Kim Ngân (Đàm phán chính)

Giám đốc chiến lược Quảng cáo: Võ Thị Thanh Nhàn (Đàm phán phụ)

Giám đốc phát triển kinh doanh: Lê Hồ Ngọc Nga (Đàm phán phụ)

Giám đốc tài chính: Lê Hà Giang (Đàm phán phụ)

Thư ký: Chung Việt Thy

4 Timeline buổi ra mắt sản phẩm

Thời gian Chương trình Nội dung cụ thể

9h - 9h30 Đón tiếp khách mời Dàn PG đón tiếp khách mời đến tham dự

Lễ tân ghi chú lại thông tin những khách mời đến tham dự

PG hướng dẫn chỗ ngồi cho khách mời 9h30 – 9h40 Mở màn chương trình 1 tiết mục văn nghệ thu hút, làm nóng không

khí 9h40 - 9h50 Giới thiệu buổi ra mắt sản

 phẩm MC giới thiệu buổi lễ, mục đích tổ chứcchương trình

Mc giới thiệu và cảm ơn khách mời đã đến tham dự

9h50 – 10h00 Đại diện doanh nghiệp

Asus phát biểu  Người đại diện của công ty Asus trình bàytổng quan các thông tin về sản phẩm như tính

năng, thông số, ưu điểm nổi bật, kiểu dáng,… Trình bày tổng quát về quá trình sản xuất và hoàn thiện sản phẩm và đội ngũ sáng tạo của công ty

10h00 – 10h30 Trải nghiệm sản phẩm Người đại diện mời các khách mời sử dụng

thử sản phẩm và đánh giá cảm nhận trải nghiệm

10h30 – 11h Q&A Khách mời, nhà báo, khách hàng sẽ đặt câu

hỏi thắc mắc và người đại diện Asus sẽ giải đáp

11h – 11h15 Tiết mục văn nghệ + Tặng

voucher  Ca sĩ giao lưu + Tặng voucher cho khán giả 11h15 – 11h45 Tiệc nhẹ Khách mời thưởng thức bánh và trà do công

ty Agency chuẩn bị

11h45 – 12h Bế mạc chương trình Người đại diện công ty Asus gửi lời cảm ơn

đến khánh mời đến tham gia Chụp ảnh kỉ niệm

PG tiễn khách mời ra về

5 Các chi phí và chiến thuật cho sự kiện

Bởi vì mục tiêu lớn nhất mong muốn đạt được trong cuộc đàm phán lần này là vấn đề ngân sách cần tăng đến ~ 740.850.000 VND nên để bên A có thể chấp nhận những chi phí này, bên B chuẩn bị chiến thuật đi kèm theo đó

01 Dịch vụ thuê ánh sáng, âm thanh 20.000.000VNĐ

02 Dịch vụ thuê sân khấu: 150.000 x1m2 30.000.000VNĐ

03 Sảnh 400 người 100.000.000

-200.000.000VNĐ

04 Thuê ca sĩ:

 Hieuthuhai (Nếu muốn đạt KPI số

lượng khách tham gia)

 Bích Phương (Nếu muốn đẩy doanh

thu, bán được sản phẩm)

 Khởi My (Giá thành hợp lý do Khởi

My vừa mới trở lại sân khấu)

130.000.000 VNĐ

276.000.000 VNĐ

80.000.000 VNĐ

Công ty Bạch Phong Event muốn bên phía công ty Asus chốt hợp đồng với Khởi

My nên nhóm sẽ đưa

ra 2 ví dụ đầu tiên là Hiếu Thứ Hai và Bích Phương, dễ dàng nhận thấy sự chênh lệch về giá Vì giá thuê đúng cho 1 show của Khởi My là 30.000.000, bằng cách nâng cát-xê của Khởi My thì nhóm sẽ

có lời là thứ nhất, thứ

2 là trích từ khoản tiền lấy được để làm voucher cho hoạt động nếu thuê Khởi

My để cho bên công

ty thấy được sự cho

đi của bên nhóm thì càng dễ dàng chốt deal với Khởi My

05 Chi phí gói trang trí sân khấu, thiết kế 3D 300.000 VNĐ – 1.000.000

VNĐ/m2

06 Dịch vụ chụp ảnh 2.500.000 VNĐ/ 1 nhiếp

ảnh gia/ 3 giờ 

Dự kiến có khoảng

3-4 nhiếp ảnh

07 Quay phim sự kiện 2.500.000VNĐ/ 1

cameraman/ 3 giờ 

Ít nhất 3 cameraman cho 1 buổi sự kiện

08 Livestream sự kiện Livestream 1 camera:

5.000.000 VNĐ/ 3 giờ 

09 Dịch vụ quảng cáo & PR (các bài viết trên

mạng xã hội):

Gói 1:(Trước + Trong + Sau sự kiện)

đã tính luôn tiền booking KOL đóng

teaser

 2 Teaser buổi ra mắt sản  phẩm (có đẩy quảng cáo)

 4 post trước sân khấu (trong đó 2 post có đẩy quảng cáo)

 4 post trong sân khấu

 3 post sau sân khấu

Gói 2: (Trước + Trong Sự kiện)

 2 Teaser buổi ra mắt sản  phẩm (chỉ cung cấp video- nếu có rủi ro và  bên clients tự quyết định)

 4 post trước sân khấu (trong đó 2 post có đẩy quảng cáo)

 4 post trong sân khấu

80.000.000 VNĐ

50.000.000VNĐ

10    PG, PB: Chào đón khách

 Giới thiệu sản phẩm

100.000-150.000VNĐ/giờ  (tối thiểu 4 giờ)

100.000đ/giờ (tùy vào thời lượng của chương trình ngắn hay dài)

Khoảng 4-5 người đứng ở cửa ra vào hoặc gần sân khấu, sẽ thay phiên nhau đi vòng vòng và chào hỏi cũng như lắng nghe ý kiến của khách hàng

Số lượng PG sẽ phụ thuộc vào bên client cung cấp bao nhiêu

 Tổng hợp các thông tin phản hồi

từ khách hàng

2.000.000 VNĐ –  3.000.000VNĐ/ 1 PG

sản phẩm trưng bày  Nếu vẫn tổ chức ở  trung tâm hội nghị thì

1 PG sẽ đảm nhiệm 2 sản phẩm bởi vì ở đó

sẽ được trưng bày nhiều sản phẩm hơn nhưng lượng khách trải nghiệm không quá nhiều

Hoặc nếu bên client chọn tổ chức ở Trung tâm thương mại thì 1 PG/ 1 sản phẩm, bởi

vì lượng khách trải nghiệm ở đó sẽ đông hơn, cần tư vấn kỹ hơn

11    Thi công backdrop: backdrop

 bằng hiflex (in backdrop, căng

khung sắt)

100.000 -200.000VNĐ/

người

1 team thi công khoảng 5 người

12 MC:

 Quang Bảo

 Hoàng rapper  Giá của Hoàng rapper:30.000.000VNĐ

Phong cách của MC Quang Bảo khá lịch lãm, nhẹ nhàng nên đối tượng gamer, sinh viên sẽ chưa phù hợp

và anh hay dẫn cho dẫn các chương trình lớn, các cuộc thi sắc đẹp nên giá thuê sẽ tương đối cao  Nên công ty Bạch Phong Event có 1 đề xuất là sẽ chọn Hoàng rapper làm

MC cho sự kiện ra mắt sản phẩm của công ty mình thì sẽ  phù hợp hơn Với mức Cát-xê là 30.000.000 VNĐ, anh này có phong cách dẫn chương

trình năng động, luôn tạo ra bầu không khí

vô cùng sôi nổi và sẽ

là MC phù hợp với định hướng của doanh nghiệp và có thể collab với Khởi

My vì 2 người này có mối quan hệ rất thân thiết với nhau cả trong sự nghiệp và lẫn ở ngoài

13 Địa điểm: Trung tâm triển lãm hội nghị

quốc tế Sky Expo Việt Nam

 Nếu thuê trung tâm triển lãm hội nghị quốc tế Sky Expo Việt Nam đó thì sẽ rất

to và lớn và giá của

nó sẽ rất cao và khó kiểm soát được lượng khách hàng Còn nếu như bên anh làm ở  Vạn Hạnh Mall thì không gian của sẽ được thu hẹp lại và sẽ

dễ kiểm soát và đảm  bảo chất lượng của  buổi ra mắt sản phẩm mới của bên công ty mình hơn ạ

14 Form khảo sát trải nghiệm sản phẩm Miễn phí Phần này bên công ty

Bạch Phong sẽ hỗ trợ  giúp cho phía bên công ty Asus để sau

sẽ nắm được có bao nhiêu khách hàng tham gia sự kiện, và mức độ hài lòng của các khách hàng

15 Bệ máy tính 200.000 VNĐ/ 1 kệ

16 Về ngân sách 740.850.000 VNĐ Với mức chi phí

500.000.000 VNĐ

mà bên công ty Asus

đã đưa ra trong bản hợp đồng thì nó vẫn chưa phù hợp lắm so với những gì bên

công ty Asus (Client) mong muốn Cho nên  bên công ty Bạch Phong (Agency) đề xuất tăng phí ngân sách lên là

740.850.000VNĐ

để buổi ra mắt sản  phẩm mới bên công

ty mình sẽ được chỉnh chu và hoành tráng hơn ạ Còn nếu  phía công ty Asus vẫn giữ mức 500.000.000 VNĐ thì  phía Bạch Phong Event vẫn có thể làm được nhưng quy mô

và các KPI mà phía công ty Client mong muốn sẽ không đạt được hiệu quả cao  Nói thêm câu để bên  phía Client cân nhắc:

“Để có một buổi ra mắt đầy trọn vẹn và thu hút khách hàng mua sản phẩm thì đầu

tư để xứng đáng anh nhỉ?”

17 Chi phí Standee giá chữ X

  Chữ X loại tốt, thanh ABS 

  Chữ X loại chống gió

Kích thước:

60x160cm:

140.000VNĐ/cái/ngày 80x180cm:

150.000VNĐ/cái/ngày 120x200cm:

210.000VNĐ/cái/ngày

60x160cm:

200.000VNĐ/cái/ngày 80x180cm:

220.000VNĐ/cái/ngày 120x200cm:

320.000VNĐ/cái/ngày

   In PP cán bóng/mờ 

Chi phí Standee banner cuốn

  Chất liệu nhựa cứng 

   Hợp kim nhôm loại thường 

   Hợp kim nhôm loại tốt 

  In PP cán bóng/mờ 

60x160cm:

120.000VNĐ/tấm/ngày 80x180cm:

180.000VNĐ/tấm/ngày 120x200cm:

280.000VNĐ/tấm/ngày

60x160cm:

140.000VNĐ/cái/ngày 80x200cm:

160.000VNĐ/cái/ngày

60x160cm:

160.000VNĐ/cái/ngày 80x200cm:

460.000VNĐ/cái/ngày 120x200cm:

580.000VNĐ/cái/ngày

60x160cm:

220.000VNĐ/cái/ngày 80x200cm:

600.000VNĐ/cái/ngày 120x200cm:

730.000VNĐ/cái/ngày

60x160cm:

120.000VNĐ/tấm/ngày 80x200cm:

180.000VNĐ/tấm/ngày 120x200cm:

280.000/tấm/ngày

18 Chi phí hậu cần Từ 20.000.000 VNĐ

-25.000.000VNĐ

19 Chi phí thuê bảo vệ (Mức giá thay đổi tùy

theo tính chất công việc và yêu cầu chi tiết

của khách hàng)

Từ 150.000 VNĐ –  200.000VNĐ/1 vị trí/1h

khoảng 5 người

20 Chi phí quầy line bánh ngọt, nước suối

cho khách mời

5.000.000VNĐ

Tổng kết chi phí:

DỊCH VỤ GIÁ MỨC TĂNG PHẦN LỜI Dịch vụ thuê ánh sáng,

âm thanh 20.000.000 30.000.000 10.000.000 Dịch vụ thuê sân khấu:

150.000 x1m2 30.000.000 35.000.000 5.000.000 Sảnh 400 người 200.000.000 200.000.000 0 Thuê ca sĩ (Khởi My)   80.000.000 80.000.000 0 Chi phí gói trang trí sân

khấu, thiết kế 3D

  100.000.000 150.000.000 50.000.000 Dịch vụ chụp ảnh (4

Quay phim sự kiện (3

Livestream sự kiện 5.000.000 5.5000.000 500.000 Dịch vụ quảng cáo &

PR (các bài viết trên

mạng xã hội) (Gói 1)

80.000.000 85.000.000 5.000.000

PG, PB: Chào đón

khách (5 người) 750.000 1.000.000 250.000

PG giới thiệu sản phẩm

(dự kiến khoảng 10

người/ 4 giờ)

  4.000.000 4.000.000 4.000.000

Tổng hợp các thông tin

 phản hồi từ khách hàng

(2 người)

4.000.000 4.000.000 0

Thi công backdrop:

 backdrop bằng hiflex

(in backdrop, căng

khung sắt)

1.000.000 2.000.000 1.000.000

MC dự kiến là Hoàng

Bệ máy tính (khoảng

Chi phí Standee giá

chữ X (Chữ X loại tốt,

thanh ABS

80cmx180cm)

150.000 350.000 200.000

Chi phí Standee banner 

cuốn (In PP cán

 bóng/mờ

80cmx120cm)

280.000 500.000 220.000

Chi phí hậu cần 25.000.000 35.000.000 10.000.000 Chi phí thuê bảo vệ

( Mức giá thay đổi tùy

theo tính chất công

việc và yêu cầu chi tiết

của khách hàng) 5

người  

1.000.000 2.000.000 1.000.000

Chi phí quầy line bánh

ngọt, nước suối cho

khách mời

5.000.000 6.500.000 1.500.000

TOTAL 605.680.000 740.850.000 89.670.000

6 Phương pháp thay thế tốt nhất (BATNA)

Vấn đề Công ty Asus (Bên A

-Client) Công ty Bạch Phong Event (Bên B – Agency )

Ngân

sách Không thể tăng ngân sáchlên nữa Thỏa thuận tốt nhất: Thuyết phục bên A tăng ngân sách lên750 triệu để đảm bảo chất lượng cũng như đáp ứng tốt các

yêu cầu của bên client đã đặt ra

BATNA: Chấp nhận Bên A chỉ có thể chi 600 triệu cho sự kiện, sẽ cắt bỏ vài công tác cho sự kiện