Ufm vi chương 6 tổ chức

bbbbbbbbbbbbbjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooopppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppp..................................................................................................................................pppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppp

BÀI GIẢNG

QUẢN TRỊ HỌC

CHƯƠNG 6

TỔ CHỨC

1 Tổ chức và cơ cấu tổ chức 1.1 Tổ chức

TỔ CHỨC

1 Tổ chức

bộ máy

2 Tổ chức nhân sự

3 Tổ chức công việc

Tổ chức là quá trình sắp xếp các nguồn lực con người và gắn liền với con

người là các nguồn lực khác nhằm thực

hiện thành công kế hoạch.

Tổ chức là phân chia công việc, sắp xếp các nguồn lực và phối hợp các hoạt động nhằm đạt được các mục tiêu

chung.

sử dụng lao động thông qua các hoạt động phân công, phân nhiệm.

 Là vấn đề

phân chia công việc và

phối hợp thực hiện.

Tổ chức bộ máy Tổ chức nhân sự Tổ chức công việc

 Phân công lao động

Phân chia công việc theo chuyên môn cho nhân viên giúp

tổ chức sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả.

 Hệ thống thứ bậc quyền lực

Nếu không có một hệ thống thứ bậc quyền lực rõ ràng thì

sự phối hợp các cố gắng của các thành viên sẽ rất khó khăn.

1 Tổ chức và cơ cấu tổ chức

Vai trò của tổ chức:

 Bảo đảm các mục tiêu và kế hoạch sẽ được triển

khai vào thực tế

 Công tác tổ chức hợp lý thì sẽ giúp công tác

quản trị thuận lợi

 Tổ chức công việc tốt sẽ tác động tích cực đến việc sử dụng các nguồn lực

(1) Xây dựng bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực.

(2) Xây dựng văn hóa tổ chức lành mạnh.

(3) Tổ chức công việc khoa học.

(4) Phát hiện và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém (5) Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài nguyên.

(6) Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng mọi hoàn cảnh thuận lợi và khó khăn ở bên trong và bên ngoài đơn vị.

1 Tổ chức và cơ cấu tổ chức Mục tiêu của tổ chức:

Mục tiêu của công tác tổ chức phải tuân thủ những tiêu chuẩn đặc thù:

(1) Tầm hạn quản trị.

(2) Phân chia quyền hạn quản trị.

(3) Đảm bảo cấu trúc bộ máy tổ chức.

2 Tầm hạn quản trị

Khái niệm

Tầm hạn quản trị là khái niệm dùng để chỉ số lượng bộ

phận hay nhân viên cấp dưới mà

một nhà quản trị có thể điều

khiển một cách hữu hiệu nhất

2 Tầm hạn quản trị

1 Tổ chức và cơ cấu tổ chức

2 Tầm hạn quản trị

Tầm hạn quản trị

Với tầm hạn quản trị rộng, tổ chức sẽ có ít tầng trung gian và tiết kiệm được số quản trị viên Chi phí tiền lương phải trả cho những nhà quản trị

có thể tiết kiệm được là rất đáng kể.

2 Tầm hạn quản trị

3 Quyền hạn và ủy quyền 3.1 Quyền hạn quản trị

Quyền hạn phải gắn liền với tổ chức

Quyền hạn là quyền chỉ huy người khác và được sự chấp nhận từ cấp dưới

(1) Cấp dưới thực sự hiểu thông tin

(2) Mệnh lệnh là đúng mục đích của tổ chức

(3) Mệnh lệnh phù hợp lợi ích của thuộc cấp

(4) Thuộc cấp có đủ khả năng thực hiện

3 Quyền hạn và ủy quyền 3.2 Tập quyền và phân quyền

Tập quyền:

Xu hướng quyền lực tập trung

Xu hướng phân tán quyền ra quyết định trong một cơ cấu tổ chức

3 Quyền hạn và ủy quyền 3.2 Tập quyền và phân quyền

3 Quyền hạn và ủy quyền 3.3 Ủy quyền

Ủy quyền: là quá trình mà cấp cao hơn giao phó quyền hạn ra quyết định và giao trách nhiệm tương ứng cho cấp thấp hơn

3 Quyền hạn và ủy quyền

Nguyên tắc của ủy quyền

(1) Cấp trên ủy quyền cho cấp dưới trực tiếp

(2) Không làm mất đi hay thu nhỏ trách nhiệm của người được ủy quyền

(3) Phải đảm bảo tương xứng giữa nghĩa vụ, quyền lợi và trách nhiệm

(4) Ranh giới nhiệm vụ phải được xác định rõ ràng

(5) Ủy quyền phải tự giác, không áp đặt

(6) Người được ủy quyền phải có đầy đủ thông tin

(7) Phải luôn có sự kiểm tra trong quá trình thực hiện sự

ủy quyền

Một số mô hình phân quyền

1 Phân quyền tập trung

Nhà lãnh đạo xây dựng cho mình một hình ảnh uy quyền và tối cao, tất cả quyền hành tập trung vào tay mình, họ thực hiện phân quyền cho cấp quản trị trực tiếp rất cao, nhưng quản trị cấp dưới và các nhân viên thì không có quyền hành

gì Họ ban phát nhiều bổng lộc để đổi lấy sự trung thành và tôn sùng của cấpquản trị trực tiếp Ví dụ: mô hình lãnh đạo của Triều Tiên

Mô hình này dẫn đến nhiều bức xúc của quản trị viên cấp dưới và nhân viên

Một số mô hình phân quyền

2 Phân quyền riêng lẻ

Nhằm thực hiện ngay công việc của mình, rất nhiều lãnh đạo cao cấp đã có thói quen gọi ngay một nhân viên có chuyên môn mà ông ấy biết trong tổ chức, thay vì thông qua đề nghị quản trị cấp dưới trực tiếp của mình là lãnh đạo của nhân viên này để triển khai công việc

Việc này phá vỡ kết cấu tổ chức, gây mâu thuẫn giữa quản trị cấp dưới với nhân viên, và sự chán chường của quản trị cấp dưới

Một số mô hình phân quyền

3 Phân quyền toàn diện

Đây là mô hình mà tất cả mọi người trong

tổ chức đều có quyền Trong mô hình này, lãnh đạo cao cấp muốn sử dụng một nhân viên giỏi cần phải trao đổi trực tiếp với quản trị của anh ta

để điều anh ta lên

Các yếu tố giúp phân quyền hiệu quả

1 Phân quyền từ trong kế hoạch

Lãnh đạo cao cấp cần vẽ nên một bức tranh toàn cảnh về công ty đang hướng tới, vai trò của mỗi thành viên và những mục tiêu cần phải đạt được, cũng như phải có khả năng tuyên truyền khuyến khích người khác

Các nhà lãnh đạo cao cấp còn phải học bỏ qua thật nhanh những điều trái ý

Các yếu tố giúp phân quyền hiệu quả

2 Tạo dựng môi trường tin tưởng

Một trong những “căn bệnh” mà hầu hết những nhà lãnh đạo gặp phải “căn bệnh ngứa mắt” Họ thường nhảy vào tham gia, góp ý, thậm chí can thiệp vào công việc mà quản trị cấp dưới/nhân viên đó đang làm Điều đó làm cho quản trị cấp dưới/nhân viên thiếu tự tin và sáng tạo trong công việc

Hãy khuyến khích mọi người có những hoài bão lớn, và được quyền chủ động

Các yếu tố giúp phân quyền hiệu quả

3 Đối mặt với mạo hiểm

Thông thường, cách tốt nhất để tạo dựng những nhà lãnh đạo kế tiếp là tin tưởng để cho những người đứng đầu của các nhóm tự làm việc

mà không cần đến sự giám sát thường xuyên của lãnh đạo cấp cao Qua đó, nhà lãnh đạo có thể phối hợp hoạt động giữa các nhóm và quan sát toàn bộ tiến trình mà không cần phải tham gia vào hoạt động của từng nhóm

Kết quả, tổ chức đã có được sự trao đổi rõ ràng và tin cậy lẫn nhau nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra

Các yếu tố giúp phân quyền hiệu quả

4 Đối xử với mọi người khác nhau

Quản lý người kém bằng thời

gian Quản lý người tài bằng công việc

Nhà lãnh đạo cấp cao cần cởi mở lắng nghe những ý kiến khác nhau và không nên quản

lý cách thức cũng như phong cách làm việc của nhân viên Những nhân viên giỏi phải chịu trách nhiệm về phần công việc đóng góp của riêng họ

4 Thiết kế cơ cấu tổ chức

4.1 Khái niệm

Cơ cấu tổ chức là một chỉnh thể các khâu, các bộ phận khác nhau được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện các chức năng quản trị và mục tiêu chung của tổ chức

4 Thiết kế cơ cấu tổ chức

 Quy mô hoạt động của doanh nghiệp

Quy mô khác nhau sẽ dẫn tới số lượng các bộ phận phân hệ và mức độ phức tạp khác nhau.

 Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp

Công nghệ, kỹ thuật, ngành nghề, trình độ phát triển … sẽ đòi hỏi những cách thức quản lý khác nhau, dẫn tới cách thức hình thành bộ máy quản lý phải khác nhau

 Môi trường hoạt động của doanh nghiệp

Tổ chức luôn chịu sự tác động từ môi trường, muốn tồn tại phải có khả năng thích nghi với những biến đổi của môi trường.

 Khả năng về nguồn lực của doanh nghiệp

Bao gồm nhân lực và vật lực là yếu tố cần cân nhắc khi xây dựng cơ cấu tổ chức.

4 Thiết kế cơ cấu tổ chức

4.2 Các nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức

NGUYÊN TẮC THIẾT KẾ

CƠ CẤU

TỔ CHỨC

 Nguyên tắc cân bằng

Định nghĩa rõ ràng các bộ phận theo mục tiêu, hoạt động,

quyền hạn và mối liên hệ với các

bộ phận khác.

Yêu cầu quyền được giao cho từng người, từng bộ phận

tương xứng với nhiệm vụ, đảm bảo

cho họ khả năng đạt được kết quả

mong muốn.

Hệ thống chỉ có một người đứng đầu, chịu trách nhiệm về các

hoạt động và các thành viên chỉ

nhận quyết định từ một người và

chịu trách nhiệm trước người đó

Cấp dưới phải biết ai giao quyền cho họ và họ phải trình báo cho ai, về những vấn đề vượt quá quyền hạn.

Để đảm bảo tính linh hoạt của tổ chức, cần đưa vào cơ cấu các biện pháp và kỹ thuật dự đoán

và phản ứng trước sự thay đổi.

Việc vận dụng các nguyên tắc hay biện pháp phải cân đối, căn

cứ vào sứ mệnh của cơ cấu trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.

4 Thiết kế cơ cấu tổ chức

4.3 Quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức

Bước 1: Phân tích các yếu tố ảnh hưởng

lên cơ cấu tổ chức Bước 2: Đánh giá lại cơ cấu tổ chức

hiện tại Bước 3: Đưa ra các giải pháp hoàn

thiện cơ cấu tổ chức Bước 4: Thực hiện các giải pháp hoàn

thiện cơ cấu tổ chức Bước 5: Giám sát và đánh giá kết quả

thực hiện

5 Mô hình cơ cấu tổ chức phổ biến

Cơ cấu tổ chức trực tuyến

Cơ cấu tổ chức chức năng

Cơ cấu tổ chức hỗn hợp

Cơ cấu tổ chức ma trận

Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm Cơ cấu tổ chức theo địa lý

5 Mô hình cơ cấu tổ chức phổ biến

5.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến

 Hình thành đường thẳng quản trị từ trên xuống dưới

 Một cấp quản trị chỉ nhận lệnh từ một cấp trên trực tiếp

 Hai bộ phận cùng cấp không liên hệ trực tiếp với nhau

Cơ cấu tổ chức trực tuyến

- Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng.

Mô hình này thường phù hợp với những tổ chức có quy mô nhỏ.Khi tổ chức phát triển rộng lớn hơn thì mô hình này không còn

thích hợp

5 Mô hình cơ cấu tổ chức phổ biến

5.2 Cơ cấu tổ chức chức năng (nhiều tuyến)

Có sự tồn tại các đơn vị chức năng

Không theo tuyến

Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn

vị trực tuyến, do đó mỗi người có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình

Cơ cấu tổ chức chức năng

- Sử dụng được các chuyên gia

giỏi trong việc ra quyết định

quản trị.

- Không đòi hỏi nhà quản trị có

kiến thức toàn diện.

- Xóa bỏ đường thẩm quyền

phức tạp, tạo ra mô hình tổ

chức ít cấp.

- Vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy.

- Chế độ trách nhiệm không rõ ràng.

- Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các bộ phận chức năng khó khăn.

5 Mô hình cơ cấu tổ chức phổ biến

5.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng

 Vừa duy trì hệ thống trực tuyến , vừa kết hợp với việc

Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng

- Lợi dụng được ưu điểm của

hai kiểu cơ cấu trực tuyến và

cơ cấu chức năng.

- Gắn việc sử dụng chuyên gia

- Ngoài ra, nếu có nhiều bộ phận chức năng thường dẫn đến phải họp hành nhiều gây lãng phí thời gian.

- Cơ cấu này tạo ra nhiều tầng, nhiều nấc, nhiều trung gian.

Mô hình trực tuyến - chức năng không thích hợp với

môi trường kinh doanh biến động

5 Mô hình cơ cấu tổ chức phổ biến

- Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn.

- Phạm vi sử dụng còn hạn chế

vì một trình độ nhất định.

Cơ cấu tổ chức kiểu ma trận rất thích hợp với điều kiện

môi trường kinh doanh không ổn định

5 Mô hình cơ cấu tổ chức phổ biến

5.5 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

 Theo đuổi chiến lược đa dạng hóa sản phẩm, dịch vụ.

 Để phục vụ tốt hơn khách hàng trong từng phân khúc

Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

- Nâng cao trình độ chuyên

môn hóa trong sản xuất kinh

- Khả năng hợp tác các bộ phận kém, dễ dẫn tới tính cục bộ giữa các bộ phận, từ đó ít quan tâm đến phát triển toàn diện của tổ chức.

- Tạo nên tình trạng trùng lắp trong tổ chức.

5 Mô hình cơ cấu tổ chức phổ biến

5.6 Cơ cấu tổ chức theo địa lý

 Áp dụng khi tổ chức hoạt động trên phạm vi địa lý khá rộng

 Cấu trúc này giúp tổ chức phục vụ thị trường địa phương tốt hơn.

 Những đặc điểm địa phương là quan trọng đối với đầu vào của sản xuất hoặc sự tiêu thụ sản phẩm.

Cơ cấu tổ chức theo địa lý

- Có thông tin trực tiếp tốt hơn

với những đại diện của địa

BÀI GIẢNG

QUẢN TRỊ HỌC

XIN CÁM ƠN