Thứ tự 4 kỹ năng giải quyết vấn đề trainer

9 Vài lưu ý: Problem : vấn đề nghiêm trọng Issue : sự việc cần giải quyết Option : các lựa chọn để giải quyết sự việc Solution : giải pháp để giải quyết vấn đề... Các vấn đề sai lệch Má

Hãy nhớ “ THINK” để giao tiếp hiệu

quả

KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

(Problem Solving Skills)

2

Suy và Gẫm

Một tác giả ( không rõ tên) đúc kết một câu rất hay và ý nghĩa như sau:

Ở đời có 3 cái dại như sau:

1 Biết quá Nhiều những thứ Không Nên Biết

2 Biết Lơ mơ những thứ Cần biết

3 Không biết những gì Nên biết

Problem – Vấn đề

Ba Câu Nói Quan Trọng Giúp Bạn Thay Đổi Tích Cực Mỗi Ngày.

1 Cho dù có ra sao, hãy cứ tiến lên phía trước và hành động.

2 Tôi xứng đáng nhận được những điều tốt đẹp nhất trong cuộc đời này! Tôi đang cho phép nó xảy ra ngay từ bây giờ.

3 Tôi đang tốt lên hơn mỗi ngày về mọi mặt!

 Vấn đề là một việc khó mà chưa có

câu trả lời thoả đáng hay chưa thấy

rõ hướng giải quyết.

trạng hiện có và mong muốn có.

 Vấn đề là cơ hội để mọi người phát

huy mọi khả năng tốt nhất của mình.

Vấn đề là gì ? (What is the problem?)

9

Vài lưu ý:

Problem : vấn đề nghiêm trọng

Issue : sự việc cần giải quyết

Option : các lựa chọn để giải quyết sự việc

Solution : giải pháp để giải quyết vấn đề

TÌNH TRẠNG MONG ĐỢI

KẾT QUẢ MONG ĐỢI

KHOẢNG CÁCH

TÌNH TRẠNG HIỆN TẠI KẾT QUẢ HIỆN TẠI

Vấn đề là gì?

Các loại vấn đề trong môi trường công việc

 Vấn đề sai lệch

 Vấn đề tiềm tàng

 Vấn đề hoàn thiện

13

Các vấn đề sai lệch

 Máy móc bị trục trặc

 Không nhận được nguyên vật liệu

 Trong đội có người bị bệnh

 Bế tắc trong công việc hoặc nhân sự

 v.v…

14

Vấn đề tiềm tàng

15

Vấn đề cần hoàn thiện

 Nâng cấp dịch vụ, sản phẩm, thiết bị

 Lắp đặt hệ thống mới

 Trang bị kỹ năng mới cho nhân viên

 Thay đổi các quy trình để đáp ứng chuẩn mới

 v.v…

16

Trong giải quyết vấn đề, cần

 Tạo lập môi trường

Quy trình giải quyết vấn đề chuyên nghiệp:

 Bước 1: Nhận diện rõ vấn đề.

 Bước 2: Xác định mục tiêu vấn đề

 Bước 3: Phân tích vấn đề.

 Bước 4: Sáng tạo ra các phương án.

 Bước 5: Ra quyết định chọn phương án.

 Bước 6: Lập kế hoạch thực hiện

Phương pháp giải quyết vấn

Xác định rõ vấn đề Tìm vấn đề

Ra quyết định

Thu thập thông tin

có liên quan

Liệt kê các nguyên nhân có thể gây ra vấn đề

Chọn lọc nguyên nhân chính

Đề nghị các giải pháp

Chọn lựa giải pháp tối ưu

Lập kế hoạch thực hiện

Mục

tiêu

Tiến trình giải quyết vấn đề

Thực hiện

&

Đánh giá

Quy trình giải quyết vấn đề chuyên nghiệp:

Bước 1: Nhận diện vấn đề

+ Đọc kỹ, tìm hiểu kỹ nguyên nhân sâu xa của vấn đề để thấy được quy mô, phạm vi và mức

độ khẩn cấp của vấn đề

+ Thảo luận, dẫn chứng các ý kiến cá nhân về các sự việc, hiện tượng có liên quan

+ Mọi người trong nhóm/tổ chức đồng quan điểm cùng nhau giải quyết vấn đề

Bước 2: Xác định mục tiêu vấn đề

+ Nêu rõ vấn đề một cách rõ ràng và được mọi người chấp nhận

+ Dẫn chứng một cách rõ ràng các mặt của vấn đề mà nhóm muốn giải quyết

+ Đề cử người chịu trách nhiệm trình bày hay đại diện nhóm về nội dung giải quyết vấn đề

Bước 3: Phân tích vấn đề

+ Tập hợp những thông tin, nguồn lực mà có liên quan đến đến vấn đề

+ Nhìn nhận vấn đề một cách bao quát,toàn diện

+ Khoanh vùng để tìm thấy được từng nguyên nhân cơ bản của vấn đề

Quy trình giải quyết vấn đề chuyên nghiệp:

Bước 4: Sáng tạo ra các giải pháp

+ Khuyến khích mọi người cùng sáng tạo, nhưng phải đạt mục đích là nhằm giải quyết các

nguyên nhângốc rễ của vấn đề

+ Phát ý tưởng, đưa ra các giải pháp khả thi, sát thực với nội dung chính của vấn đề Đặt mức

độ ưu tiên cho các giải pháp

+ Các giải pháp hiệu quả thường dựa trên những nguồn lực sẵn có, hay trong khả năng điều phối được

Bước 5: Ra quyết định chọn giải pháp

+ Tập hợp những ý kiến, ý tưởng của cá nhân trong nhóm

+ Chọn lọc những ý kiến sát thực, khả thi nhất cho việc giải quyết vấn đề

+ Các giải pháp được chọn lọc cần phải có sự thống nhất ý kiến cao

Bước 6: Lập kế hoạch triển khai

+ Dựa trên những giải pháp đã chọn lọc và thống nhất để làm cơ sở cho việc lập kế hoạch

+ Lập kế hoạch có hệ thống về nhiệm vụ, mục tiêu, các bước, thời gian, nguồn

lực v.v… để ứng dụng các giải pháp của vấn đề vào thực tiễn

+ Đưa ra các quyết định sau cùng

6 sai lầm thường gặp trong giải quyết vấn đề

1 Hiểu sai vấn đề

2 Không xác định rõ mục tiêu

3 Chỉ khắc phục hiện tượng

5 Không đánh giá đúng rủi ro đi kèm

 Phân tích nguyên nhân sâu xa để làm gì?

- Hiểu và thấy được vấn đề ở đâu.

- Nhằm tìm ra gốc rễ của vấn đề.

-Phát hiện ra căn bệnh va triệu chứng của vấn đề.

- Để giải quyết vấn đề một cách dứt điểm.

- Rút kinh nghiệm, tránh lặp lại sai lầm.

-Có bài học ứng phó với những tình huống tương tự.

Xác định nguyên nhân sâu xa:

MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP

GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

1.Biểu đồ xương cá (Ishikawa diagram hoặc Fishbone)

GS Kaoru Ishikawa, 1953, Đại học Tokyo

•Giải thích sơ đồ:

- Giải quyết theo phương pháp : Nguyên nhân và Kết quả.

- Các yếu tố: Nguyên vật liệu (Material) , Phương pháp (Method) , Máy móc (Machine) , Con người (Man) được gọi là Tác nhân chính (key factors).

- Các yếu tố: Chất thải, Ý thức, Tài chính, Hiểu biết… được gọi  được gọi là Tác nhân cụ thể.

Biểu đồ Xương Cá ( Ishikawa Diagram)

Địa điểm làm việc

Sơ đồ xương cá

Điều kiện lao

động Chất lượng

đào tạo Nâng caokém Thiếu

Không được đào tạo trước đó Chỉ có một vài dịch vụ đào tạo thích hợp

Môi trường/

Sự khuyến khích Các nhà QL được thuê theo các mối quan hệ hơn là theo năng lực của họ

tay nghề

CN kinh

phí đào tạo

Thiếu

kỹ năng quản lý

Bị giới hạn/ không được tiếp cận với môi trường bên

ngoài Giới hạn về việc tiếp cận với thông tin và phương tiện

Thiếu đào tạo

Đào tạo nhiều lý thuyết, không phù

hợp

Không biết các dịch vụ có sẵn

Trước đây thiếu nhu cầu về dịch vụ này

Số lượng các nhà cung cấp ít Cung cấp dịch truyền thông Các nhà quản lý

thiếu kinh nghiệm

THỰC HÀNH

HÃY SỬ DỤNG BIỂU ĐỒ XƯƠNG CÁ PHÂN TÍCH MỘT

SỐ TÌNH HUỐNG SAU ĐÂY

1/ Tìm ra nguyên nhân tôi thường đi học trễ

2/ Tìm ra nguyên nhân tôi thường để sát deadline mới nộp bài

3/ Tìm ra nguyên nhân tôi hay thất hứa với bạn bè

4/ Tìm ra nguyên nhân tại sao tôi ít nói chuyện với ba mẹ

5/ Tìm ra nguyên nhân gần đây tôi học tập sa sút

2 Phương Pháp Brainstorming ( Động Não)

Born May,24,1888

In his 1942 book How To Think Up

he presented the technique of

"

brainstorming"

Khi thực hiện Brainstorming,

luôn ghi nhớ 2 điều này

1.Tuyệt đối không chỉ trích, chê bai, tấn công cá nhân 2.Mọi ý kiến đều được tôn trọng và bình đẳng

7 Nguyên tắc khi thực hiện Brainstorming (Động Não)

1 Đừng vội phê bình, đánh giá đúng sai, hay dở

2 Khuyến khích các ý tưởng “ lạ”, “ khác thường”

3 Khuyến khích các ý tưởng của mọi thành viên tham dự

4 Tập trung vào chủ đề ( không chỉ trích

THỰC HÀNH

HÃY SỬ DỤNG PHƯƠNG PHÁP BRAINSTORMING1/ Hãy nếu thật nhiều ý kiến về công dụng của tờ báo

2/ Hãy nêu thật nhiều ý kiến về công dụng của cây viết

3.Phép thử và sai

những phương pháp khác nhau

 Cách làm này được thực hiện cho đến khi

tìm ra được hướng giải quyết tốt nhất

 Đây là một trong những phương pháp cơ

bản trong giải quyết vấn đề

 VD: Thomas Edison đã ”nếm trải” đến hơn

10,000 lần thử nghiệm để phát minh ra bóng

đèn

4 Đặt câu hỏi với Công thức 5W – 1H

Sử dụng hiệu quả hệ thống các câu hỏi:

- Sử dụng đúng các câu hỏi phù hợp với tình huống,

hoàn cảnh, sự việc.

-Các loại câu hỏi thường sử dụng: 5W - 1H; YES –

NO questions.

- Hỏi cho tới khi tìm ra nguyên nhân chính.

-Kết hợp các câu hỏi với nhau để tạo nên hiệu quả

cao nhất.

-Nếu đã sử dụng hết các câu hỏi mà vẫn chưa tìm ra được nguyên nhân, thì tốt nhất là dừng lại và thu thập thêm thông tin về các yếu tố đã thiết kế.

THỰC HÀNH

HÃY SỬ DỤNG PHƯƠNG PHÁP ĐẶT CÂU HỎI VỚI 5W-

1H

Làm thế nào để biết được “ bí mật “ mà đội bạn “ ẩn giấu”?

5 Phương Pháp Sơ đồ tư duy (Mind

Mapping)

Ông sinh năm 1942 tại London Tony Buzan là nhà sáng lập ra phương pháp Mind Map (Sơ đồ

tư duy), ông là nhà văn, nhà diễn thuyết, đồng thời là nhà cố vấn hàng đầu thế giới cho các chính phủ, doanh nghiệp, ngành nghề, các trường đại học cũng như các trường học về não bộ, kiến thức

và những kỹ năng tư duy.

Khi thực hiện Mind Mapping,

luôn ghi nhớ 2 điều này

1.Tuyệt đối không chỉ trích, chê bai, tấn công cá nhân 2.Mọi ý kiến đều được tôn trọng và bình đẳng

Minh họa sơ đồ Mind Map Quản Lý Thời Gian

Các bước lập Sơ Đồ Tư Duy

Bước 3: Vẽ thêm các tiêu đề phụ (nhánh cấp 1) Bước 4: Vẽ các nhánh cấp 2, cấp 3, …

Sơ đồ tư duy

“Đôi khi chúng ta thất bại trong việc tìm kiếm những nguyên nhân gốc rễ chỉ vì bản

MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP THAM KHẢO

- Phương pháp 6 chiếc nón tư duy - Edward De Bono

- Phương pháp 5 Whys ? - công ty Toyota

- Think Tank

Chân thành cảm ơn và chúc các bạn thành công

Cảm ơn các bạn và chúc các bạn gặt hái nhiều kết quả

Gv Thầy Mai Thanh Hoài Email: josephmaithanhhoai@gmail.com

5 bước ra quyết định

Phương pháp hệ thống

2 tin âng tho ử lý – X tin âng p tho thậ •Thu

3 chọn ïa để lư ùp pha giải các định ác •X

5 nhất át p to phá giải ïn •Cho

Công thức E+R=O

E: Event - sự kiện , R: Respond - phản ứng, O: Outcome - kết quả (hệ quả)

Ví dụ: Bạn đi trên đường và bị kẹt xe (Event), bạn cảm thấy bực tức, giận dữ vì nhiều người cản lối bạn, bạn sợ đi trễ bị la, bạn chạy lên lề

và vượt đèn đỏ (Respond) và bạn bị CSGT phạt (Outcome)