Quy trình bán hàng trong công ty ( tài liệu môn kiểm soát nội bộ )

QUY TRÌNH BÁN HÀNG I. MỤC ĐÍCH • Hướng dẫn trình tự, thủ tục bán hàng cho khách hàng; • Đảm bảo việc tạo lập đơn hàng thực hiện đúng theo qui định của công ty. • Đảm bảo việc ghi nhận viêc bán hang được ghi nhận đầy đủ hợp lý. • Đảm bảo qui trình bán hàng được vận hành trơn tru. II. PHẠM VI ÁP DỤNG Qui trình này áp dụng trong toàn bộ hệ thống khối bán hàng. III. Ý NGHĨA CÁC TỪ VIẾT TẮT Kí hiệu Ý nghĩa MISA Phần mềm MISA PKD Phòng kinh doanh HD Hóa đơn ĐĐH Đơn đặt hàng QTXH Qui trình xuất hàng QTGH Qui trình giao hàng PXK Phiếu xuất kho IV. Ý NGHĨA CÁC KÍ HIỆU SỬ DỤNG TRONG LƯU ĐỒ Kí hiệu Ý nghĩa Bắt đầu và kết thúc một qui trình Hoạt độngCông việc được thực hiện Tài liệuSản phẩm đầu ra được đính kèm cùng hoạt độngcông việc cụ thể Điểm ra quyết định: Tại điểm này sẽ cần thành viên đưa ra quyết định và có vài lựa chọn, ví dụ như ĐúngSai, CóKhông, để từ đó có giải pháp tiếp tục thực hiện qui trình tương ứng cho từng lựa chọn Hiển thị mối liên kết qui trình khi được trình bày dàn trải sang hơn 01 trang Qui trình khác có liên kết đến qui trình này Hệ thống dữ liệu Đánh dấu điểm kiểm soát trong qui trình Liên kết các hành động diễn ra đồng thời Liên kết từ một bước đến một bước khác trong qui trình   VI. MÔ TẢ CHI TIẾT STT Mô tả chi tiết Thực hiện Chứng từ 1 Nhận đơn đặt hàng Nhân viên bán hàng chào hàng với Khách hàng. Nhân viên bán hàng Đơn đặt hàng 2 Kiểm tra tín dụng khách hàng Nhân viên bán hàng sau tiếp nhận đặt hàng và tiến hành đối chiếu kiểm tra tín dụng của khách hàng. • Nếu vượt hạn mức nợtuổi nợ: Chuyển đến bước 3; • Nếu không vượt hạn mức nợtuổi nợ: Chuyển đến bước 6. Kế toán công nợ 3 Xem xét tín dụng khách hàng Trong trường hợp vượt quá hạn mức, Leader bán hàng xem xét lập tờ trình chuyển lên cho trưởng phòng kinh doanh Leader bán hàng Tờ trình 4 Xét duyệt tín dụng khách hàng Trưởng phòng bán hàng xem xét tờ trình • Nếu không đồng ý: Kết thúc qui trình • Nếu đồng ý: Chuyển đến bước 5 Trưởng phòng bán hàng Tờ trình 5 Xem xét tờ trình Ban Giám đốc xem xét Tờ trình. • Nếu không đồng ý: Kết thúc qui trình • Nếu đồng ý: Chuyển đến bước 6 Giám đốc TTPP Tờ trình   6 Đối chiếu với hàng tồn kho Sau khi tín dụng của khách hang được thông qua, Nhân viên kinh doanh đối chiếu với thủ kho về tình trạng hàng • Nếu hàng không đủ : Kết thúc qui trình • Nếu số lượng hàng thỏa mãn: Chuyển đến bước 7 Ban GĐ Tờ trình 7 Xuất hóa đơn, PXK và chuyển bộ phận kho soạn hàng Nhân viên xuất hóa đơn tiến hành xuất hóa đơn, in Phiếu PXK và chuyển bộ phận kho để soạn hàng. Nhân viên kinh doanh Hóa đơn, PXK 8 Xét duyệt hóa đơn và Phiếu xuất hàng Kế toán trưởng xem xét đối chiếu phiếu xuất kho và hóa đơn với đơn đặt hàng và chuyển cho giám đốc Kế toán trưởng • Hóa đơn, PXK • Đơn đặt hàng 9 Xét duyệt hóa đơn và Phiếu xuất hàng Giám đốc xem xét đối chiếu phiếu xuất kho và hóa đơn với đơn đặt hang và kí duyệt, Sau đó chuyển qua bộ phận kho. Bắt đầu qui trình soạn hàng, xuất hàng và giao hàng Giám đốc • Hóa đơn, PXK • Đơn đặt hàng 10 Ghi nhận doanh thu Kế toán phải thu (doanh thu) nhận phiếu giao hàng và hóa đơn đã được khách hàng kí nhận, tiến hành ghi nhận doanh thu và các nghĩa vụ phải thu. Kế toán phải thu Hóa đơn, PXK đẵ được khách hàng kí nhận 11 Lưu đơn đặt hàng Kế toán phải thu tiến hành lưu hóa đơn và phiếu xuất kho Kế toán phải thu Hóa đơn, PXK đẵ được khách hàng kí nhận 12 Lưu đơn đặt hàng Nhân viên kinh doanh tiến hành lưu đơn đặt hàng Nhân viên kinh doanh Đơn đặt hàng VII. MA TRẬN TRÁCH NHIỆM (RACI) Trách nhiệm thực hiện – Responsible (R) Thủ kho Nhân viên kinh doanh Kế toán công nợ Trưởng nhóm bán bàng Kế toán trưởng Trưởng phòng kinh doanh Ban Giám đốc Trách nhiệm giải trình – Accountable (A) Tham vấn – Consulted (C) Được thông báo – Informed (I) 1 Nhận đơn đặt hàng RA 2 Kiểm tra tín dụng khách hàng I RA 3 Xem xét tín dụng khách hàng RA 4 Xét duyệt tín dụng khách hàng 5 Xét duyệt tín dụng khách hàng RA RA 6 Đối chiếu số dư hàng tồn kho RA RA 7 Xuất hóa đơn, phiếu xuất kho RA 8 Xét duyệt hóa đơn, phiếu xuất kho RA R 9 Xét duyệt hóa đơn, phiếu xuất kho 10 Ghi nhận doanh thu 11 Lưu hóa đơn và PXK 12 Lưu đơn đặt hàng VIII. TÌNH TRẠNG BAN HÀNHSỬA ĐỔI TÀI LIỆU Mục được sửa đổi Nội dung sửa đổi Ngày ban hành Lần ban hành Qui trình có hiệu lực kể từ ngày ký. Các trưởng phó phòng ban và các cá nhân liên quan phụ trách có trách nhiệm tuân thủ theo qui định này. Huế, ngày xxx tháng xxxx năm xxxx GIÁM ĐỐC

QUY TRÌNH BÁN HÀNG

I MỤC ĐÍCH

 Hướng dẫn trình tự, thủ tục bán hàng cho khách hàng;

 Đảm bảo việc tạo lập đơn hàng thực hiện đúng theo qui định của công ty

 Đảm bảo việc ghi nhận viêc bán hang được ghi nhận đầy đủ hợp lý

 Đảm bảo qui trình bán hàng được vận hành trơn tru

II PHẠM VI ÁP DỤNG

Qui trình này áp dụng trong toàn bộ hệ thống khối bán hàng

III Ý NGHĨA CÁC TỪ VIẾT TẮT

Kí

MISA Phần mềm MISA

PKD Phòng kinh doanh

ĐĐH Đơn đặt hàng

QTXH Qui trình xuất hàng

QTG

H Qui trình giao hàng

PXK Phiếu xuất kho

Trang

Trang

IV Ý NGHĨA CÁC KÍ HIỆU SỬ DỤNG TRONG LƯU ĐỒ

Bắt đầu và kết thúc một qui trình Hoạt động/Công việc được thực hiện Tài liệu/Sản phẩm đầu ra được đính kèm cùng hoạt động/công việc cụ thể

Điểm ra quyết định: Tại điểm này sẽ cần

thành viên đưa ra quyết định và có vài lựa chọn, ví dụ như Đúng/Sai, Có/Không,

để từ đó có giải pháp tiếp tục thực hiện qui trình tương ứng cho từng lựa chọn

Hiển thị mối liên kết qui trình khi được trình bày dàn trải sang hơn 01 trang Qui trình khác có liên kết đến qui trình này

Hệ thống dữ liệu Đánh dấu điểm kiểm soát trong qui trình

Liên kết các hành động diễn ra đồng thời

Liên kết từ một bước đến một bước khác trong qui trình

Trang

QUY TRÌNH BÁN HÀNG

Phase

1

Nhận đơn đặt hàng

ĐĐH

2

Kiểm tra tín dụng khách hàng

Băt đầu

ĐĐH

Kết thúc

Vượt hạn mức

3

Lập tờ trình

4

Xem xét tờ trình

5

Phê duyệt tờ trình

Tờ trình

6

Đối chiéu hàng tồn kho

6

Xem xét hàng tồn kho hiện tai

Đủ hàng

7

Xuất hóa đơn, PXK

HĐ, PXK ĐĐH

QTXH QTGH

10

Ghi nhận Doanh thu

Misa

8

Xét duyêt hóa đơn, PXK

9

Xét duyết hóa đơn, PXK

HĐ, PXK khách hàng đã ký

Đòng ý

Đòng ý Có

Đủ

11

Lưu hóa đơn, PXK

HĐ, PXK khách hàng đã ký

Không

Không

Không

12

Lưu đơn đặt hàng

ĐĐH

Tờ trình

HĐ, PXK ĐĐH

HĐ, PXK ĐĐH

Đồng ý

Trang 4/12

Trang 5/12

VI MÔ TẢ CHI TIẾT

hiện

Chứng từ

Nhân viên bán hàng chào

hàng với Khách hàng

Nhân viên bán hàng

Đơn đặt hàng

hàng

Nhân viên bán hàng sau

tiếp nhận đặt hàng và tiến

hành đối chiếu kiểm tra

tín dụng của khách hàng

 Nếu vượt hạn mức

nợ/tuổi nợ: Chuyển

đến bước 3;

mức nợ/tuổi nợ:

Chuyển đến bước 6.

Kế toán công nợ

hàng

Trong trường hợp vượt

quá hạn mức, Leader bán

hàng xem xét lập tờ trình

chuyển lên cho trưởng

phòng kinh doanh

Leader bán hàng

Tờ trình

khách hàng

Trưởng phòng

Tờ trình

Trang

STT Mô tả chi tiết Thực hiện Chứng từ

Trưởng phòng bán hàng

xem xét tờ trình

 Nếu không đồng ý:

Kết thúc qui trình

đến bước 5

bán hàng

Ban Giám đốc xem xét Tờ

trình

 Nếu không đồng ý:

Kết thúc qui trình

 Nếu đồng ý: Chuyển

đến bước 6

Giám đốc TTPP

Tờ trình

Trang

6 Đối chiếu với hàng tồn

kho

Sau khi tín dụng của

khách hang được thông

qua, Nhân viên kinh

doanh đối chiếu với thủ

kho về tình trạng hàng

 Nếu hàng không

đủ : Kết thúc qui trình

 Nếu số lượng hàng

thỏa mãn: Chuyển

đến bước 7

Ban GĐ Tờ trình

7 Xuất hóa đơn, PXK và

chuyển bộ phận kho

soạn hàng

Nhân viên xuất hóa đơn

tiến hành xuất hóa đơn, in

Phiếu PXK và chuyển bộ

phận kho để soạn hàng

Nhân viên kinh

doanh

Hóa đơn, PXK

8 Xét duyệt hóa đơn và

Phiếu xuất hàng

Kế toán trưởng xem xét

đối chiếu phiếu xuất kho

và hóa đơn với đơn đặt

hàng và chuyển cho giám

đốc

Kế toán trưởng  Hóa đơn,

PXK

 Đơn đặt hàng

9 Xét duyệt hóa đơn và

Phiếu xuất hàng

Giám đốc  Hóa

đơn,

Trang

Giám đốc xem xét đối

chiếu phiếu xuất kho và

hóa đơn với đơn đặt hang

và kí duyệt, Sau đó

chuyển qua bộ phận kho

Bắt đầu qui trình soạn

hàng, xuất hàng và giao

hàng

PXK

 Đơn đặt hàng

10 Ghi nhận doanh thu

Kế toán phải thu (doanh

thu) nhận phiếu giao hàng

và hóa đơn đã được

khách hàng kí nhận, tiến

hành ghi nhận doanh thu

và các nghĩa vụ phải thu

Kế toán phải thu

Hóa đơn, PXK đẵ được khách hàng kí nhận

11 Lưu đơn đặt hàng

Kế toán phải thu tiến hành

lưu hóa đơn và phiếu xuất

kho

Kế toán phải thu

Hóa đơn, PXK đẵ được khách hàng kí nhận

12 Lưu đơn đặt hàng

Nhân viên kinh doanh tiến

hành lưu đơn đặt hàng

Nhân viên kinh

doanh

Đơn đặt hàng

Trang

VII MA TRẬN TRÁCH NHIỆM (RACI)

Trách nhiệm thực hiện –

Responsible (R)

Thủ kho

Nhân viên kinh doanh

Kế toán công nợ

Trưởng nhóm bán bàng

Kế toán trưởng

Trưởng phòng kinh doanh

Ban Giám đốc

Trách nhiệm giải trình –

Accountable (A)

Tham vấn – Consulted (C)

Được thông báo – Informed (I)

2 Kiểm tra tín dụng khách

3 Xem xét tín dụng khách

4 Xét duyệt tín dụng khách

hàng

5 Xét duyệt tín dụng khách

hàng

6 Đối chiếu số dư hàng tồn R/A R/A

Trang 10/12

Trách nhiệm thực hiện –

Responsible (R)

Thủ kho

Nhân viên kinh doanh

Kế toán công nợ

Trưởng nhóm bán bàng

Kế toán trưởng

Trưởng phòng kinh doanh

Ban Giám đốc

kho

7 Xuất hóa đơn, phiếu xuất

8 Xét duyệt hóa đơn, phiếu

xuất kho

9 Xét duyệt hóa đơn, phiếu

xuất kho

10 Ghi nhận doanh thu

11 Lưu hóa đơn và PXK

12 Lưu đơn đặt hàng

Trang 11/12

VIII TÌNH TRẠNG BAN HÀNH/SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

Mục

được

sửa đổi

Nội dung sửa đổi

Ngày ban hành

Lần ban hành

Qui trình có hiệu lực kể từ ngày ký Các trưởng phó

phòng ban và các cá nhân liên quan phụ trách có trách nhiệm tuân thủ theo qui định này

Huế, ngày xxx tháng xxxx năm xxxx

GIÁM ĐỐC

Trang