CÔNG TY CP TMDV abcQuy trình Mua hàng hóa Trang 2/3 14 Thực hiện mua hàng 15 Giao hàng 17 Lập và in Phiếu nhập, xuất kho trên BFO 15 Nhận hàng Chứng từ liên quan 16 Xử lý hàng hóa khôn
Trang 1QUY TRÌNH MUA HÀNG
I MỤC ĐÍCH
Đảm bảo hàng hóa mua về đúng theo yêu cầu của các đơn vị.
Đảm bảo qui trình mua hàng được kiểm soát hiệu quả và vận hành trơn tru.
Đảm bảo việc mua hàng được ghi nhận kịp thời, đầy đủ và chính xác
II PHẠM VI ÁP DỤNG
Qui trình này được áp dụng trong phạm vi toàn công ty.
III DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Trang 2CÔNG TY CỔ PHẦN TM, DV ABC
IV.Ý NGHĨA CÁC KÝ HIỆU SỬ DỤNG TRONG LƯU ĐỒ
Bắt đầu và kết thúc một qui trình Hoạt động/Công việc được thực hiện
Tài liệu/Sản phẩm đầu ra được đính kèm cùng hoạt động/ công việc cụ thể
Điểm ra quyết định: Tại điểm này sẽ cần thành viên đưa
ra quyết định và có vài lựa chọn, ví dụ như Đúng/Sai, Có/ Không, để từ đó có giải pháp tiếp tục thực hiện qui trình tương ứng cho từng lựa chọn
Hiển thị mối liên kết qui trình khi được trình bày dàn trải sang hơn 01 trang
Qui trình khác có liên kết đến qui trình này
Hệ thống dữ liệu Đánh dấu điểm kiểm soát trong qui trình
- - - Liên kết các hành động diễn ra đồng thời
Liên kết từ một bước đến một bước khác trong qui trình
Trang 2/16
Trang 4CÔNG TY CP TMDV ABC
V LƯU ĐỒ
QUY TRÌNH MUA HÀNG HÓA
Trang 1/3
4
Xem xét tính hợp lý của Bảng
dự trù/Đơn đặt hàng
Có
3
Nhận Bảng dự trù/Đơn đặt hàng
5
Đối chiếu danh sách NCC để chọn NCC phù hợp
Có trong danh sách NCC?
Quy trình chọn NCC mới
1
Lập Bảng dự trù/Đơn đặt hàng Bắt đầu
Hợp lệ hay không? Hợp lệ
Không
7
Yêu cầu NCC gửi Bảng báo giá
6
Xem xét giá trị hàng hóa mua
Giá trị hàng mua?
Từ 10 triệu đồng trở lên
Chuyển đến bước 14
Dưới 10 triệu đồng
8
Lập Tờ trình chọn NCC
Giá trị dưới 10 triệu đồng
Chuyển đến bước 14
Giá trị hàng mua?
Chuyển đến bước 11
Đến 100 triệu đồng
Trên 100 triệu đồng
1
2
Duyệt Bảng dự trù/Đơn đặt hàng
Không
Giá trị từ 10 triệu đồng trở lên
Tờ trình
Bảng dự trù/Đơn đặt hàng
Bảng dự trù/Đơn đặt hàng Bảng dự trù/Đơn
Trang 5CÔNG TY CP TMDV abc
Quy trình Mua hàng hóa
Trang 2/3
14
Thực hiện mua hàng
15
Giao hàng
17
Lập và in Phiếu nhập, xuất kho trên BFO
15
Nhận hàng Chứng từ liên quan
16
Xử lý hàng hóa không đúng yêu cầu
Không
Quy trình thanh toán
12
Kiểm tra nội dung hợp đồng
13
Ký duyệt hợp đồng
1
Hàng đạt yêu cầu?
Chứng từ liên quan
Quay lại bước 15
Có
11
Yêu cầu NCC gửi hợp đồng
10
Duyệt Tờ trình
9
Kiểm tra Tờ trình
Đồng ý hay không?
Đồng ý
Đồng ý hay không?
Quay lại bước 5
Đồng ý
Không đồng ý
Quay lại bước 5
Không đồng ý
Tờ trình
Hợp đồng
Hợp đồng
Hoá đơn
Hoá đơn
2
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Misa
Trang 6
CÔNG TY CP TMDV abc
Quy trình Mua hàng hóa
Trang 3/3
18
Giao hàng
Hàng đạt
23
Kiểm tra chứng từ
Kết thúc Kết quả
25
Nhận chứng từ
Chứng từ đầy dủ, hợp lệ
24
Cung cấp bổ sung chứng từ đầy đủ, phù hợp
Chứng từ không đầy đủ, hợp lệ
22
Chuyển hồ sơ mua hàng cho Phòng kế toán
19
Ký nhận hàng
21
Ký duyệt chứng từ
2
18
Nhận hàng
Không Quay lại bước 16
20
Lập Giấy đề nghi thanh toán
Quay lại bước 23
Giấy đề nghị thanh toán
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Giấy đề nghị thanh toán
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Trang 6/16
Trang 7CÔNG TY CP TMDV abc VI.MÔ TẢ CHI TIẾT
ST
1 Lập Bảng dự trù/Đơn đặt hàng
Khi các đơn vị có nhu cầu sử dụng hàng
hóa, nhân viên tiến hành lập Bảng dự trù
hoặc Đơn đặt hàng
Sau đó, trình cấp có thẩm quyền phê
duyệt
đơn vị có yêu cầu
trù/Đơn đặt hàng
2 Duyệt Bảng dự trù/Đơn đặt hàng
Sau khi nhận được Bảng dự trù/Đơn đặt
hàng thì Cấp có thẩm quyền kiểm tra
hàng hóa yêu cầu có phù hợp với nhu cầu
thực tế của đơn vị hay không, giá trị hàng
hóa mua trình ký có đúng thẩm quyền
phê duyệt theo qui định hiện hành hay
không
hàng
3 Nhận Bảng dự trù mua sắm/Đơn đặt
hàng
Nhân viên Phòng mua hàng nhận Bảng
dự trù/Đơn đặt hàng mua sắm được ký
duyệt của cấp có thẩm quyền từ các đơn
vị có nhu cầu gửi đến
Phòng mua hàng
trù/Đơn đặt hàng
4 Xem xét tính hợp lệ của Bảng dự
trù/Đơn đặt hàng
Nhân viên Phòng mua thực hiện xem xét
tính hợp lệ của Bảng dự trù/Đơn đặt hàng
như về thẩm quyền ký duyệt có tuân thủ
theo qui định hiện hành hay không; biểu
mẫu được lập có theo biểu mẫu qui định
của công ti hay không
Phòng mua hàng
trù/Đơn đặt hàng
Trang 8
CÔNG TY CP TMDV abc
ST
T
lại bước 1
bước 5
5 Đối chiếu danh sách NCC để chọn NCC
phù hợp
Nhân viên Phòng mua hàng thực hiện lựa
chọn NCC để cung cấp mặt hàng phù hợp
với yêu cầu
Trường hợp NCC không có tên
trong danh sách NCC đã được duyệt: Nếu tổng giá trị hàng mua dưới 20 triệu đồng thì chuyển đến bước 14 Nếu tổng giá trị hàng mua từ
20 triệu trở lên thì thực hiện qui trình chọn NCC mới
Trường hợp NCC có tên trong
sang bước 6
Phòng mua hàng
6 Xem xét giá trị hàng hóa mua
Khi chọn được NCC phù hợp, nhân viên
Phòng mua hàng thực hiện xem giá trị
hàng hóa mua có từ 10 triệu đồng trở lên
hay không
Nếu giá trị hàng hóa mua nhỏ
hơn 10 triệu đồng: Chuyển đến bước 14
triệu đồng trở lên: Chuyển sang bước 7
Phòng mua hàng
Trang 8/16
Trang 9CÔNG TY CP TMDV abc
ST
T
7 Yêu cầu NCC gửi Bảng báo giá
Nhân viên Phòng mua hàng liên hệ với ba
(03) NCC được chọn, yêu cầu các NCC gửi
Bảng báo giá để làm cơ sở lựa chọn giá
mua phù hợp
Nếu giá trị hàng hóa mua đến
11
Nếu giá trị hàng hóa mua trên
8
Phòng mua hàng
8 Lập Tờ trình chọn NCC
Khi thu thập đầy đủ các báo giá, nhân
viên Phòng mua hàng lập Tờ trình về việc
lựa chọn NCC phù hợp
Nội dung Tờ trình thể hiện tên hàng hóa
cần mua, giá bán của từng NCC, các đặc
điểm của từng NCC như thời gian giao
hàng, thời hạn thanh toán, chính sách
hậu mãi, chất lượng của hàng hóa
Qua phân tích từng NCC, nhân viên
Phòng mua hàng đề xuất NCC được chọn
và nêu rõ lí do tại sao chọn NCC
Trình Trưởng Phòng mua hàng và Ban GĐ
xem xét
Phòng mua hàng
9 Kiểm tra Tờ trình
Trưởng phòng mua hàng kiểm tra tính
phù hợp của các thông tin về NCC, hàng
hóa trong Tờ trình trước khi trình Ban GĐ
Phòng mua hàng
Trang 10
CÔNG TY CP TMDV abc
ST
T
10 Duyệt Tờ trình
Ban GĐ xem xét và ký duyệt Tờ trình
11 Yêu cầu NCC gửi Hợp đồng
Sau khi Tờ trình được duyệt, nhân viên
Phòng mua hàng yêu cầu NCC gửi Hợp
đồng mua bán
Nhân viên Phòng mua hàng nhận Hợp
đồng do NCC gửi đến
Hợp đồng được gửi đến Phòng pháp chế
để kiểm tra tính pháp lý: Thực hiện Qui
trình soát xét, lập hợp đồng
Phòng mua hàng
12 Kiểm tra nội dung hợp đồng
Trưởng Phòng mua hàng kiểm tra các
nội dung trong hợp đồng trước khi trình
Ban GĐ duyệt
Phòng mua hàng
13 Ký duyệt hợp đồng
Ban GĐ xét duyệt nội dung, điều khoản
trong hợp đồng
Sau khi hợp đồng được duyệt, nhân viên
kế toán thực hiện thanh toán ứng trước
theo điều kiện thanh toán trong hợp
đồng (nếu có): Tham chiếu qui trình thanh
toán
Phòng kế toán
Trang 10/16
Trang 11CÔNG TY CP TMDV abc
ST
T
Sau khi thanh toán ứng trước cho NCC
theo điều khoản qui định thì nhân viên
Phòng mua hàng thực hiện mua hàng
Phòng mua hàng
15 Nhận hàng
Nhân viên Phòng mua hàng nhận bàn
giao hàng hóa từ NCC gửi đến kèm theo
Hóa đơn tài chính và chứng từ liên quan
đến việc nhận hàng
Nhân viên Phòng mua hàng kiểm tra hàng
hóa trước khi nhận để đảm bảo hàng đạt
yêu cầu sử dụng
Nếu hàng không đạt yêu cầu:
Chuyển sang bước 16
Phòng mua hàng ký nhận vào chứng
từ giao hàng và chuyển sang bước 17
Phòng mua hàng
quan đến việc nhận hàng
16 Xử lí hàng hóa không đúng yêu cầu
Khi hàng hóa không đúng yêu cầu đã
thỏa thuận thì NCC bắt buộc phải giao lại
hàng hóa đáp ứng yêu cầu đã thỏa thuận
17 Lập và in Phiếu nhập kho, xuất kho trên
Misa
Nhân viên Phòng mua hàng lập và in Phiếu nhập kho, xuất kho trên hệ thống Misa trước khi bàn giao hàng hóa
Phòng mua hàng
18 Giao hàng
Nhân viên Phòng mua hàng thực hiện
Phòng mua
Trang 12
CÔNG TY CP TMDV abc
ST
T
giao hàng cho đơn vị có nhu cầu sử dụng/
thủ kho
Nhân viên đơn vị có yêu cầu/Thủ kho
kiểm tra hàng hóa trước khi nhận
Nếu hàng không đạt yêu cầu:
Quay lại bước 16
Nếu hàng đạt yêu cầu: Chuyển
sang bước 19
hàng
đơn vị có yêu cầu/Thủ kho
19 Ký nhận hàng
Thủ kho hoặc nhân viên đơn vị sử dụng
ký nhận hàng trên Phiếu nhập, xuất kho
Phòng mua hàng
20 Lập Giấy đề nghị thanh toán
Sau khi hoàn tất việc bàn giao hàng hóa,
nhân viên Phòng mua hàng tiến lập Giấy
đề nghị thanh toán
Trình Phiếu nhập kho, xuất kho và Giấy
đề nghị thanh toán lên Trưởng phòng
mua hàng ký duyệt
Phòng mua hàng
thanh toán
21 Ký duyệt chứng từ
Trưởng Phòng mua hàng kiểm tra và ký
duyệt Phiếu nhập kho, xuất kho và Giấy
đề nghị thanh toán
Phòng mua hàng
thanh toán
22 Chuyển hồ sơ mua hàng cho Phòng kế
toán
Nhân viên Phòng mua hàng thực hiện
giao chứng từ mua hàng và Giấy đề nghị
thanh toán cho Phòng kế toán
Lưu hồ sơ photo tại Phòng mua hàng
Phòng mua hàng
Trang 12/16
Trang 13CÔNG TY CP TMDV abc
ST
T
23 Kiểm tra chứng từ
Nhân viên Phòng kế toán thực hiện kiểm
tra chứng từ:
Nếu chứng từ không phù hợp:
Chuyển sang bước 24
Nếu chứng từ phù hợp: Chuyển
sang bước 25
Phòng kế toán
24 Cung cấp, bổ sung chứng từ đầy đủ, phù
hợp
Nhân viên Phòng mua hàng cung cấp, bổ
sung chứng từ đầy đủ, phù hợp
Phòng mua hàng
25 Nhận chứng từ
Nhân viên Phòng kế toán nhận chứng từ
từ Phòng mua hàng gửi đến
Kết thúc qui trình
Phòng kế toán
Trang 14CÔNG TY CP TMDV ABC VII MA TRẬN TRÁCH NHIỆM (RACI)
Trách nhiệm thực hiện –
viên đơn vị
có yêu cầu/
Thủ kho
Nhân viên Phòng mua hàng
Nhân viên Phòng
kế toán
NCC TP mua hàng Cấp có thẩm
quyền Ban GĐ
Trách nhiệm giải trình –
Accountable (A)
Tham vấn – Consulted (C)
Được thông báo – Informed (I)
Trang 15Trách nhiệm thực hiện –
viên đơn vị
có yêu cầu/
Thủ kho
Nhân viên Phòng mua hàng
Nhân viên Phòng
kế toán
NCC TP mua hàng Cấp có thẩm
quyền Ban GĐ
Trách nhiệm giải trình –
Accountable (A)
Tham vấn – Consulted (C)
Được thông báo – Informed (I)
Trang 16CÔNG TY CP TMDV ABC
VIII TÌNH TRẠNG BAN HÀNH/SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
Mục được sửa
Qui trình có hiệu lực kể từ ngày ký Các trưởng phó phòng ban và các cá nhân liên quan phụ trách có trách nhiệm tuân thủ theo qui định này.
Huế, ngày xxx tháng xxxx năm xxxx
GIÁM ĐỐC