Kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ tại ngân hàng nhà nước việt nam chi nhánh tỉnh, thành phố

Qua tham khảo tài liệu là các luận văn, đề tài nghiên cứu trong Kho luận văn của trường Học viện Ngân hàng trong thời gian gần đây nhất có là 01 đề tài liên quan đến KSNB trong hoạt động

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam kết rằng nội dung của đề tài nghiên cứu: “Kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam chi nhánh tỉnh, thành phố” là đề tài khoa học của bản thân tôi, không có sự sao chép của người khác Đây là luận văn do tôi tự nghiên cứu và có tham khảo các nguồn tài liệu chính thống

Tôi xin tự chịu trách nhiệm về bài nghiên cứu của mình

NGƯỜI VIẾT LUẬN VĂN

Phan Đàm Thanh

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu 1

2 Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 4

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

5 Phương pháp nghiên cứu 5

6 Kết cấu của đề tài 6

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG KHO QUỸ Ở NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC 7

1.1 Lý luận chung về kiểm soát nội bộ 7

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ 7

1.1.2 Vai trò của kiểm soát nội bộ 9

1.1.3 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 10

1.1.4 Thành phần của kiểm soát nội bộ 11

1.1.5 Các hạn chế cố hữu của kiểm soát nội bộ 15

1.2 Hoạt động kho quỹ của các đơn vị Ngân hàng Nhà nước 16

1.2.1 Khái niệm về hoạt động kho quỹ 16

1.2.2 Nội dung của hoạt động kho quỹ trong NHNN 16

1.2.3 Yêu cầu trong quản lý trong hoạt động kho quỹ NHNN 18

1.2.4 Những rủi ro trong hoạt động kho quỹ của Ngân hàng Nhà nước 19

1.3 Kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ của Ngân hàng Nhà nước 20

1.3.1 Yêu cầu của kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ 20

1.3.2 Nội dung của kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ 21

1.3.3 Các hình thức, thủ tục của kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ 22

1.3.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ 22

TÓM TẮT CHƯƠNG 1 25

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG KHO QUỸ TẠI CÁC CHI NHÁNH NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC TỈNH, THÀNH PHỐ Ở VIỆT NAM 26

2.1 Khái quát về tổ chức và hoạt động của NHNN chi nhánh tỉnh thành phố ở Việt Nam 26

2.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ tại các Chi nhánh NHNN tỉnh, thành phố ở Việt Nam 32

2.2.1 Cơ sở pháp lý hoạt động kho quỹ của Ngân hàng Nhà nước 32

2.2.2 Mô hình tổ chức hoạt động kiểm soát nội bộ kho quỹ của các chi nhánh NHNN tỉnh, thành phố 34

2.2.3 Các hoạt động KSNB kho quỹ tại các Chi nhánh 38

2.2.3.1 Kiểm soát quỹ dự trữ phát hành 38

2.2.3.2 Kiểm soát quỹ nghiệp vụ phát hành 43

2.2.4 Khảo sát và kiểm định về kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ tại các Chi nhánh NHNN tỉnh, thành phố ở Việt Nam 49

2.3 Nhận xét chung về Kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ tại các Chi nhánh NHNN tỉnh, thành phố ở Việt Nam 56

2.3.1 Mặt được, hạn chế của kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ 56

2.3.2 Nguyên nhân dẫn đến tồn tại, hạn chế của kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ 61

TÓM TẮT CHƯƠNG 2 63

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI

BỘ HOẠT ĐỘNG KHO QUỸ CÁC CHI NHÁNH NGÂN HÀNG NHÀ

NƯỚC TỈNH, THÀNH PHỐ Ở VIỆT NAM 64

3.1 Định hướng phát triển hoạt động kho quỹ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 64

3.1.1 Định hướng phát triển của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 64

3.1.2 Định hướng phát triển hoạt động kho quỹ 65

3.2 Các giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ 67

3.2.1 Hoàn thiện về môi trường kiểm soát 67

3.2.2 Hoàn thiện về công tác đánh giá rủi ro 68

3.2.3 Hoàn thiện về các hoạt động kiểm soát nội bộ 69

3.2.4 Hoàn thiện về hệ thống thông tin và truyền thông 70

3.2.5 Hoàn thiện về các hoạt động giám sát 70

3.3 Một số kiến nghị 71

3.3.1 Đối với Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 71

3.3.2 Đối với Bộ Công an 72

TÓM TẮT CHƯƠNG 3 73

KẾT LUẬN 74

TÀI LIỆU THAM KHẢO 75

PHỤ LỤC 79

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

17 TTKDTM Thanh toán không dùng tiền mặt

19 TTKQ&HC Tiền tệ - Kho quỹ và Hành chính

DANH MỤC BẢNG BIỂU

1 Danh mục sơ đồ

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước 27

Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước chi nhánh TP Hà Nội 28

Sơ đồ 2.3: Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước chi nhánh TP Hồ Chí Minh 29

Sơ đồ 2.4: Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước chi nhánh TP Đà Nẵng,

TP Cần Thơ, TP Hải Phòng, tỉnh Nghệ An, tỉnh Đắk Lắk 29

Sơ đồ 2.5: Cơ cấu tổ chức Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố 30

Sơ đồ 2.6: KSNB của Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố…….35

Sơ đồ 2.7: KSNB của Ngân hàng Nhà nước chi nhánh TP Hồ Chí Minh, TP

Đà Nẵng, TP Cần Thơ, TP Hải Phòng, tỉnh Nghệ An, tỉnh Đắk Lắk … 35

2 Danh mục biểu đồ

Biểu đồ 1.1: Thành phần của kiểm soát nội bộ 8 Biểu đồ 1.2: Hệ thống kiểm soát nội bộ 14 Biểu đồ 2.1: Biểu thống kê nhân sự về kiểm soát nội bộ và nhân sự về hoạt động kho quỹ NHNN của mẫu chọn khảo sát 49 Biểu đồ 2.2: Biểu đồ 2.2: Biểu đồ thống kê vị trí chức danh cán bộ NHNN của mẫu chọn khảo sát 50

3 Danh mục bảng

Bảng 2.1: Thống kê về môi trường kiểm soát của mẫu được chọn khảo sát 50 Bảng 2.2: Thống kê về Hoạt động đánh giá rủi ro của mẫu được chọn khảo sát 50 Bảng 2.3: Thống kê về Quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ của mẫu được chọn khảo sát 52 Bảng 2.4: Thống kê về Nội dung kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹcủa mẫu

MỞ ĐẦU

1 Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu

KSNB được thiết lập, tạo ra với vai trò quan trọng trong cơ cấu tổ chức không chỉ ở các Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế mà trong Ngành Ngân hàng cũng là phần không thể thiếu Một hệ thống KSNB tốt có thể giúp bảo đảm việc đạt được những mục tiêu, mục đích và duy trì tình hình tài chính, quản trị Ngân hàng có sự tin tưởng như mong muốn KSNB còn là yếu tố cốt lõi giúp các Ngân hàng tuân thủ những chính sách, quy tắc, quy định từ đó giảm đi những rủi ro, sai sót, gian lận không mong muốn, làm ảnh hưởng đến danh tiếng và uy tín của Ngân hàng

Trong thời gian qua NHNN đã đổi mới, nâng cao và điều hành chính sách tiền tệ đạt được nhiều hiệu quả với sự linh hoạt, chủ động và thận trọng góp phần ổn định kinh tế, thị trường tiền tệ và ngoại hối Việc điều hòa chính sách tiền tệ liên quan mật thiết với hoạt động cung ứng khối lượng tiền mặt ra lưu thông Do đó việc phát hành tiền đưa vào lưu thông được NHNN đặc biệt coi trọng mà trọng tâm là hoạt động kho quỹ Tuy nhiên là hoạt động gắn liền mật thiết với tiền mặt nên đây là hoạt động dễ xuất hiện các rủi ro

Với nhiều rủi ro dễ xảy ra trong hoạt động kho quỹ nên hoạt động này cần được kiểm soát chặt, nghiêm túc Dễ nhận thấy rằng công tác KSNB có vai trò quan trọng và rất cần thiết, góp phần hạn chế một cách đáng kể những sai sót, rủi ro

Vậy nhằm nâng cao vai trò quản lý của NHNN mà cụ thể là các Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố và khắc phục các sai sót, giảm nguy cơ xảy ra rủi ro, hạn chế các tiềm ẩn gây mất an toàn trong hoạt động

kho quỹ Tôi chọn nghiên cứu đề tài: “Kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ

tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam chi nhánh tỉnh, thành phố” với mong

muốn từ lĩnh vực quản lý Nhà nước về tiền tệ, kho quỹ, ngân hàng kết hợp cùng với hoạt động thực tiễn tại các Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố qua đó đề xuất các giải pháp nhằm giải quyết những vấn đề được đưa ra

2 Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan

Qua tìm hiểu, tham khảo các công trình nghiên cứu về KSNB và hoạt động kho quỹ, thì tất cả các công trình đều tập trung tìm hiểu, phân tích sâu

về KSNB, đánh giá thực trạng KSNB tại đơn vị nào đó Hoặc về hoạt động kho quỹ cũng chỉ nghiên cứu một phần ngoài lề mà chưa đi sâu được vào những hoạt động chính trong kho quỹ Ví dụ:

+ Phạm Thanh Thủy với đề tài hoàn thành năm 2016 là: “Đánh giá hệ

thống kiểm soát nội bộ của Ngân hàng thương mại Việt Nam và một số khuyến nghị” Tác giả tập trung phân tích, đánh giá về hệ thống KSNB của

NHTM ở Việt Nam, rồi từ đó những vấn đề đó đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện đồng thời cũng đưa ra những khuyến nghị đối với các cơ quan có thẩm quyền (Đề tài nghiên cứu khoa học, Học viện Ngân hàng, Hà Nội)

+ Trần Linh Hậu với đề tài hoàn thành năm 2014 là: “Đánh giá thực

trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng TMCP Quân đội” Tác giả đưa

ra thông tin tổng quan và giới thiệu về Ngân hàng TMCP Quân đội (MB), từ

đó đi sâu vào thực trạng của hệ thống KSNB tại MB Và cũng nêu ra giải pháp theo quan điểm phân tích của bản thân để hoàn thiện hơn về hệ thống KSNB của MB (Luận văn Thạc sĩ kinh tế, Học viện Ngân hàng, Hà Nội)

+ Nguyễn Ngọc Anh với đề tài hoàn thành năm 2019 là: “Giải pháp

hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam” Tác giả đã tóm tắt những nội dung về KSNB tại NHTM từ

đó đánh giá, nhận định về hệ thống KSNB tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam Rồi sau đó nêu ra những định hướng, những giải pháp để

hoàn thiện hơn hệ thống KSNB tại đơn vị mà tác giả nghiên cứu (Luận văn Thạc sĩ kinh tế, Học viện Ngân hàng, Hà Nội)

+ Đỗ Thị Mai Anh hoàn thành năm 2019 với đề tài: “Năng lực công

chức tại bộ phận Tiền tệ - Kho quỹ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam chi nhánh Lạng Sơn” Tác giả đưa ra những nghiên cứu về năng lực của cán bộ

làm công tác kho quỹ tại Chi nhánh Lạng Sơn, rồi qua đó phân tích và đánh giá đưa ra những giải pháp để góp phần hoàn thiện và nâng cao năng lực cán

bộ công chức (Luận văn Thạc sĩ quản lý kinh tế, Trường đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội)

Như vậy đa số các đề tài nghiên cứu đã nhấn mạnh sự cần thiết và tầm quan trọng của KSNB trong Ngân hàng Tất cả các nghiên cứu đều làm nổi bật mức độ quan trọng của KSNB gắn liền mật thiết trong hoạt động an toàn hiệu quả của Ngành Ngân hàng Nếu KSNB yếu kém thì sẽ gây ra sự bất lực trong việc phát hiện những sai sót, rủi ro, kìm hãm sự phát triển của Ngành Ngân hàng

Như vậy các nghiên cứu về hoạt động kho quỹ có quá ít, nếu có cũng chỉ nói về nhân sự thực hiện công việc kho quỹ, mà chưa đi sâu vào nghiệp

vụ Qua tham khảo tài liệu là các luận văn, đề tài nghiên cứu trong Kho luận văn của trường Học viện Ngân hàng trong thời gian gần đây nhất có là 01 đề tài liên quan đến KSNB trong hoạt động kho quỹ là từ năm 2010 “Kiểm soát nội bộ với việc nâng cao chất lượng công tác điều hòa tiền mặt và an toàn kho quỹ tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam” của tác giả Đỗ Thị Lê Hoa Do vậy,

đề tài nghiên cứu về KSNB trong hoạt động kho quỹ của NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố là một đề tài hoàn toàn mới, nhất là trong giai đoạn gần đây hoạt động kho quỹ là hoạt động nhạy cảm cần lưu ý, quan tâm để từ đó có những nhận định góp phần tối đa các sai sót, hạn chế xảy ra

Ở đề tài nghiên cứu này với nội dung hoạt động kho quỹ, tác giả có

tham khảo thêm Giáo trình “Ngân hàng trung ương” của Nhà xuất bản Thống kê; Sách “Nghiệp vụ Ngân hàng trung ương” của Nhà xuất bản lao động xã hội và một số tài liệu có liên quan khác để đưa ra các nội dung chi tiết, cụ thể,

rõ ràng hoạt động kho quỹ trong các NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố Từ đó

có thể thấy mối quan hệ khăng khít của KSNB với hoạt động kho quỹ trong NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố

Từ các nguồn thông tin, tài liệu trên sẽ là nguồn tài liệu tham khảo cho việc nghiên cứu tổng hợp và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB hoạt động kho quỹ tại NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Mục tiêu tổng quát:

Trên cơ sở khoa học và thực tiễn KSNB hoạt động kho quỹ, luận văn

đề xuất, đưa ra những giải pháp để hoàn thiện và yêu cầu kiểm soát chặt chẽ, kịp thời phát hiện ra, ngăn ngừa những rủi ro tiềm tàng trong hoạt động kho quỹ để có giải pháp khắc phục bảo đảm mọi nghiệp vụ hoạt động kho quỹ tại NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố đều sẽ được kiểm soát chặt, nghiêm ngặt và đúng quy định

Kết hợp giữa lý luận của quản lý Nhà nước về ngân hàng với thực tiễn KSNB của NHNN và hoạt động kho quỹ qua đó đánh giá công tác KSNB về hoạt động kho quỹ trong Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố Từ kết quả đó đưa ra các khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của công tác KSNB với hoạt động kho quỹ

Đề xuất các khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả KSNB của Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố trong hoạt động kho quỹ

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Thực tiễn của KSNB trong hoạt động kho quỹ tại Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố

- Phạm vi nghiên cứu: Hoạt động kho quỹ tại Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố qua 5 thành phần của KSNB (Môi trường kiểm soát; Hoạt động đánh giá rủi ro; Các hoạt động kiểm soát; Hệ thống thông tin và truyền thông; Hoạt động giám sát)

- Thời gian nghiên cứu: Từ những năm trước cho đến tháng 02/2021

5 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau với mục đích chính là thực hiện về mục tiêu nghiên cứu Chi tiết:

- Phương pháp luận: Sử dụng phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử

- Phương pháp cụ thể, nguồn dữ liệu thu thập từ:

+ Sơ cấp: nguồn dữ liệu thu thập bằng cách dùng sử dụng bảng hỏi với các câu hỏi khảo sát với các đối tượng: ban lãnh đạo, các cán bộ là trưởng/ phó phòng phụ trách công tác KSNB và kho quỹ, các cán bộ làm công việc về KSNB và kho quỹ tại Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh thành phố

+ Thứ cấp: là dữ liệu thu thập từ những báo cáo định kỳ của KSNB, kho quỹ của Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh thành phố (báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm)

- Phương pháp định tính gồm các tiêu chí của KSNB được xem là mang tính hiệu quảvà việc thực hiện đánh giá qua khảo sát và quan sát thực tế

- Phương pháp định lượng: phân tích các số liệu có hệ thống của kiểm soát hoạt động kho quỹ thông qua kết quả khảo sát

Thông tin được thu thập thông qua những tài liệu nghiên cứu, nguồn thông tin chính thống, văn bản chế độ của Ngành Ngân hàng, các báo cáo đã được công

bố rộng rãi Từ những thông tin đã thu thập được cùng với qua việc tham khảo, kế thừa những nghiên cứu khác cũng như những ý kiến phân tích và đánh giá của bản thân để đưa ra những nhận định, kết quả cho đề tài

6 Kết cấu của đề tài

Ngoài các phần mở đầu, mục lục, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo,…Luận văn được chia làm 03 chương chính như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ ở Ngân hàng Nhà nước

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ tại các chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố ở Việt Nam

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ tại các chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố ở Việt Nam

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG KHO QUỸ

Ở NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

1.1 Lý luận chung về kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ

Thuật ngữ “Kiểm soát nội bộ” được đề cập lần đầu tiên năm 1929 – Cục

dự trữ liên bang Hoa Kỳ “KSNB là công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác

đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động, đây là 1 cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm của KTV” Đến năm 1936 KSNB được định nghĩa bởi Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ AICPA: “KSNB là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép của sổ sách”

Báo cáo COSO1 1992 là tài liệu đầu tiên nghiên cứu, định nghĩa về KSNB một cách đầy đủ, có hệ thống Báo cáo cung cấp một tầm nhìn rộng, mang tính quản trị

Báo cáo COSO năm 1992 định nghĩa: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình, được chi phối bởi hội đồng quản trị, ban điều hành và các thành viên khác trong Doanh nghiệp và được thiết kế nhằm cung cấp một sự bảo đảm hợp lý để đạt được những mục tiêu sau đây:

+ Báo cáo tài chính đáng tin cậy

+ Tuân thủ luật pháp và quy định hiện hành

+ Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”

KSNB cần có đầy đủ 5 thành phần có quan hệ chặt chẽ với nhau để hoạt động có hiệu quả (theo COSO) Cụ thể:

“(1) Môi trường kiểm soát (Control Environment)

1 “Một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận về báo cáo tài chính”

(2) Đánh giá rủi ro (Risk Assessment)

(3) Các hoạt động kiểm soát (Control Activities)

(4) Hệ thống thông tin và truyền thông (Information and Communication) (5) Hệ thống giám sát và thẩm định (Monitoring)”

Sau hơn 20 năm, vào ngày 14/5/2013 COSO đã ban hành bản mới nhất là Internal Control, định nghĩa “Hệ thống kiểm soát nội bộ là một tập hợp các hoạt động có quan hệ tương tác lẫn nhau, do quản lý cấp cao hoặc nhân sự chức năng thiết kế, xây dựng và được thực hiện bởi tất cả thành viên trong tổ chức Kiểm soát nội bộ giúp tổ chức đảm bảo ở mức hợp lý khả năng đạt được các mục tiêu

về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.”

Biểu đồ 1.1: Thành phần của kiểm soát nội bộ Nguồn: coso.org

Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam xác định: “Kiểm soát nội bộ là quy trình

do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan” (số 315)

Theo Luật Kế toán thì “Kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội

bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử

lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra” (Luật số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015)

Có khá nhiều quan điểm về KSNB, nhưng trong lĩnh vực hoạt động của Ngân hàng thì quan điểm sau được thừa nhận là phù hợp hơn cả

+ “Hệ thống kiểm soát nội bộ trong Ngân hàng là tổng thể các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức được thiết lập và triển khai thực hiện trong các đơn vị thuộc Ngân hàng phù hợp với quy định của pháp luật, của Ngân hàng Nhà nước và quy định của pháp luật nhằm kiểm soát, phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời các rủi ro có thể xảy ra, đảm bảo hoạt động của đơn vị được an toàn, hiệu quả và đạt được các mục tiêu đề ra”

+ “Hoạt động kiểm soát nội bộ là việc giám sát, kiểm tra của tổ chức, cá nhân, người làm công tác kiểm soát nội bộ và/hoặc những người có thẩm quyền đối với các phòng, ban, bộ phận, cá nhân trong quá trình thực thi nhiệm vụ được giao nhằm phát hiện các bất cập, thiếu sót, vi phạm để kịp thời xử lý hoặc kiến nghị cấp có thẩm quyền xử lý, đảm bảo việc quản lý, sử dụng các nguồn lực và hoạt động của đơn vị an toàn, hiệu quả, tuân thủ pháp luật”

Hai nội dung trên được giải thích căn cứ theo Thông tư số NHNN ngày 30/6/2020 của NHNN “Quy định về kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam”

06/2020/TT-1.1.2 Vai trò của kiểm soát nội bộ

Theo Ủy ban Basel (một Ủy ban giám sát ngân hàng được thành lập vào năm 1974 của G-10) đã nêu ra sự cần thiết các ngân hàng có/hoặc buộc có hệ thống KSNB hiện tại phù hợp đối với tính chất, quy mô hoạt động của họ Đồng thời cũng nhận định rằng những tổn thất xảy ra cho hoạt động chính của Ngân

hàng bắt nguồn từ việc không duy trì được KSNB hiệu quả để phát hiện, ngăn chặn sớm những rủi ro Cũng theo Ủy ban Basel hệ thống KSNB là một trong những thành phần quan trọng của hoạt động Ngân hàng và là nền tảng cho hoạt động Ngân hàng được an toàn.Vậy có thể thấy KSNB có vai trò thực sự quan trọng trong hoạt động của Ngân hàng Chi tiết:

+ “KSNB có chức năng hỗ trợ cho Người đứng đầu ngân hàng giám sát tất cả hoạt động của Ngân hàng bảo đảm các cán bộ thực hiện theo đúng nội quy

và quy chế Bên cạnh đó KSNB có nhiệm vụ là phải báo cáo kịp thời các kết quả của kiểm tra, KSNB để từ đó đưa ra các đề xuất và các giải pháp kiến nghị nhằm bảo đảm cho tất cả các hoạt động của đơn vị mình an toàn và đúng pháp luật

+ Đảm bảo tính khách quan, tuân thủ các quy chế, pháp luật và quy trình nghiệp vụ của NHNN, quy định nội bộ của đơn vị; phù hợp với quy mô, với tính chất, đặc thù của hoạt động đơn vị

+ Giảm nguy cơ xảy ra những rủi ro tiềm ẩn trong mọi hoạt động”

1.1.3 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

KSNB đã và đang trở thành nhu cầu quan trọng và cần thiết đối với bất cứ

tổ chức nào KSNB có 04 mục tiêu (theo COSO) Chi tiết cụ thể:

- “Tính hiệu lực và hiệu quả (Effectiveness and Efficiency): chúng được thể hiện qua phạm vi hoạt động; chất lượng; thời gian và chi phí

- Tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính (Reliability of financial Reporting): Được thể hiện qua những yếu tố là đúng thẩm quyền; nguyên tắc ghi nhận; thẩm quyền tiếp cận tài sản; sự phù hợp giữa tài sản thực tế và sổ sách

- Tính tuân thủ (Compliance): là việc thực thi các hành động theo đúng các chỉ thị hoặc theo đúng các quy định và quy trình có hiệu lực đã đề ra

- Tính minh bạch (Transparency): Bao gồm sự chính xác; sự nhất quán; sự thích hợp; sự đầy đủ; sự rõ ràng; sự kịp thời và sự thuận tiện

+ Sự chính xác: Thông tin phản ánh chính xác dữ liệu tổng hợp từ sự kiện

+ Sự đầy đủ: Thông tin phản ánh một cách đầy đủ các sự kiện phát sinh và các đối tượng có liên quan;

+ Sự rõ ràng: Thông tin truyền đạt được thông điệp và dễ hiểu;

+ Sự kịp thời: Thông tin có sẵn cho người sử dụng trước khi thông tin giảm khả năng ảnh hưởng đến các quyết định;

+ Sự thuận tiện: Thông tin được thu thập và tổng hợp dễ dàng”

Trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước Việt Nam mục tiêu của hoạt động KSNB được thể hiện (Điều 4, Thông tư số 06/2020/TT-NHNN ngày 30/6/2020):

+ “Đảm bảo triển khai thực hiện chiến lược, kế hoạch của đơn vị đúng định hướng và đạt được mục tiêu đề ra

+ Bảo đảm hoạt động của đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định của Ngân hàng Nhà nước, phòng ngừa, hạn chế rủi ro; quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn lực an toàn, hiệu quả, tiết kiệm

+ Phát hiện những tồn tại, bất cập và kịp thời kiến nghị cấp có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các cơ chế, quy chế, quy định nội bộ nhằm tăng cường biện pháp đảm bảo an toàn tài sản, nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị”

1.1.4 Thành phần của kiểm soát nội bộ

KSNB được cấu thành dựa trên 5 thành phần và 17 nguyên tắc (theo COSO), cụ thể là: Môi trường kiểm soát; Hoạt động đánh giá rủi ro; Các hoạt động kiểm soát; Hệ thống thông tin và truyền thông; Hoạt động giám sát Chi

tiết:

“(1) Môi trường kiểm soát (Control Environment): bao gồm các chức

năng quản trị và quản lý, các quan điểm, nhận thức và hành động của Ban Giám đốc liên quan đến KSNB và tầm quan trọng của KSNB đối với hoạt động của đơn vị Trong môi trường kiểm soát con người là yếu tố trung tâm, là yếu tố quan trọng nhất Việc phát triển nguồn nhân sự là công việc hết sức quan trọng Với nguồn nhân sự có trình độ chuyên môn cao, sáng tạo, năng động, dễ thích ứng với công việc, có sự gắn bó với tổ chức lâu dài sẽ tạo ra những lợi thế quan trọng trong mọi hoạt động

Môi trường kiểm soát gồm 5 nguyên tắc:

+ Nguyên tắc 1: Cam kết với sự chính trực và các giá trị đạo đức

+ Nguyên tắc 2: Thực hiện vai trò giám sát của HĐQT và quản lý cấp cao + Nguyên tắc 3: Thiết lập cơ cấu tổ chức, phân quyền và xác định trách nhiệm

+ Nguyên tắc 4: Cam kết trong việc thu hút, giữ chân và phát triển nhân tài + Nguyên tắc 5: Gia tăng tinh thần chịu trách nhiệm của từng cá nhân trong lĩnh vực phụ trách

(2) Hoạt động đánh giá rủi ro (Risk Assessment): là những hoạt động

nhận diện, phân tích và đánh giá những rủi ro trong kinh doanh để từ đó quyết định các hành động thích hợp nhằm đối phó với các rủi ro đó

Đây là một quy trình động và có sự tác động lẫn nhau nhằm nhận diện, phân tích những rủi ro để đạt được các mục tiêu của tổ chức, để hình thành nền tảng cho việc quyết định các rủi ro cần được quản lý thế nào Cần phải tăng cường đánh giá rủi ro, kiểm soát rủi ro và chủ động trong việc nhận diện rủi ro từ

đó có các biện pháp, chiến lược nhằm giảm thiểu các tác hại của rủi ro đến hoạt động tổ chức

Hoạt động đánh giá rủi ro gồm 4 nguyên tắc:

+ Nguyên tắc 6: Thiết lập và cụ thể hóa các mục tiêu

+ Nguyên tắc 7: Nhận diện và phân tích rủi ro

+ Nguyên tắc 8: Đánh giá rủi ro gian lận

+ Nguyên tắc 9: Nhận diện và phân tích những thay đổi trọng yếu

(3) Các hoạt động kiểm soát (Control Activities): là những hoạt động

có liên quan tới các mục tiêu và rủi ro được xác định rõ ràng thường được xác định thông qua các thủ tục và có thể đo lường được dễ dàng hơn

Các hoạt động kiểm soát là phần không thể tách rời hàng ngày KSNB hiệu quả thì cần có một cơ cấu kiểm soát đúng đắn, chặt chẽ đối với những hoạt động kiểm soát đã được xác định ở nhiều giai đoạn của quá trình hoạt động, ở tất

cả các cấp của tổ chức Khi thực hiện kiểm soát thì những hành động kiểm soát phải đạt được là:

+ Phân chia trách nhiệm thích hợp

+ Phê chuẩn đúng đắn

+ Kiểm soát chứng từ

+ Kiểm soát sổ sách

+ Kiểm soát vật chất

+ Kiểm tra độc lập việc thực hiện

Hoạt động kiểm soát gồm 03 nguyên tắc

+ Nguyên tắc 10: Lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát

+ Nguyên tắc 11: Lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung

về công nghệ thông tin

+ Nguyên tắc 12: Triển khai hoạt động kiểm soát thông qua chính sách, quy trình

(4) Hệ thống thông tin và truyền thông (Information & Communication): là những hoạt động nhận diện và đánh giá các rủi ro trong

kinh doanh để từ đó đưa ra các quyết định, các hành động thích hợp nhằm đối

và chính sách của ngân hàng được thông tin đến nhân sự có liên quan nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức

Hệ thống thông tin và truyền thông gồm 3 nguyên tắc

+ Nguyên tắc 13: Sử dụng thông tin có liên quan

+ Nguyên tắc 14: Truyền thông nội bộ

+ Nguyên tắc 15: Trao đổi thông tin với các đối tượng bên ngoài

(5) Hoạt động giám sát (Monitoring Activities): là quy trình đánh giá

hiệu quả hoạt động của KSNB trong từng giai đoạn Những khiếm khuyết cần được báo cáo lên cấp trên và điều chỉnh lại khi cần thiết

Hoạt động giám sát bao gồm cả việc sử dụng thông tin nhận được qua trao đổi với những đối tượng bên ngoài đơn vị mà những nguồn thông tin đó có thể cho người giám sát thấy được các vấn đề cần phải cải thiện

Hoạt động giám sát gồm 2 nguyên tắc

+ Nguyên tắc 16: Thực hiện đánh giá liên tục và/hoặc đánh giá riêng lẻ + Nguyên tắc 17: Đánh giá và báo cáo những thiếu hụt trong hệ thống kiểm soát”

Biểu đồ 1.2: Hệ thống kiểm soát nội bộ - Nguồn: coso.org 1.1.5 Các hạn chế cố hữu của kiểm soát nội bộ

KSNB khó có thể tính được về yếu tố con người điển hình là sự thông đồng của cán bộ trong nội bộ với nhau, hay thông đồng của cán bộ nội bộ với bên ngoài

KSNB thường được thiết lập tập trung chủ yếu vào các sai phạm dự kiến, những nghiệp vụ thường xuyên, có tính chất lặp đi lặp lại mà thường bị bỏ qua các yếu tố bất thường và yếu tố mới phát sinh

Việc sử dụng công nghệ thông tin giúp cho KSNB hoạt động hiệu quả hơn, tuy nhiên nếu công nghệ thông tin bị can thiệp thì KSNB sẽ bị vô hiệu

Trách nhiệm của các cơ quan trong công tác tự kiểm soát đối với cơ quan mình chưa được chú trọng quan tâm nhiều, vẫn có suy nghĩ rằng kiểm toán nội

bộ có thể thay thế cho công tác KSNB của mình

Do vậy, KSNB được thiết kế hoàn thiện đến đâu thì cũng chỉ cung cấp cho cơ quan mình sự bảo đảm có tính hợp lý nhằm đạt được những mục tiêu trình bày và lập BCTC, vì thế nó cũng không thể ngăn ngừa hết các sai sót, hạn chế, rủi ro trong hoạt động

1.2 Hoạt động kho quỹ của các đơn vị Ngân hàng Nhà nước

1.2.1 Khái niệm về hoạt động kho quỹ

Hoạt động kho quỹ là một bộ phận nghiệp vụ của Ngân hàng nhằm thực hiện chức năng chính là cung ứng tiền mặt trên địa bàn hoạt động của đơn vị theo quy định Hoạt động kho quỹ gồm nhiều các hoạt động nghiệp vụ khác nhau như:

+ Kiểm đếm, thu chi, đóng giói, giao nhận tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ

có giá

+ Bảo quản tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và quản lý kho tiền + Công tác vận chuyển hàng đặc biệt

+ Kho tiền và các thiết bị an toàn kho tiền

+ Công tác canh gác, bảo vệ kho tiền

+ Công tác phòng chống tiền giả

Kho quỹ có hoạt động chính là đưa tiền vào lưu thông và thu tiền từ lưu thông về giúp NHNN thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tiền tệ Đặc thù đối tượng khách hàng của NHNN là các TCTD, chi nhánh ngân hàng nước ngoài và Kho bạc nhà nước

Với mục tiêu chủ yếu của hoạt động kho quỹ là đáp ứng nhu cầu tiền mặt, đảm bảo cung ứng các loại tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông (không phân biệt tiền cũ, mới), đảm bảo đáp ứng lượng tiền và cơ cấu các mệnh phù hợp với nhu cầu của nền kinh tế

1.2.2 Nội dung của hoạt động kho quỹ trong NHNN

Hoạt động kho quỹ trong Ngân hàng Nhà nước được thông qua Quỹ dự trữ phát hành (DTPH) và Quỹ nghiệp vụ phát hành (NVPH) Về thẩm quyền, Cục trưởng Cục Phát hành và Kho quỹ được ký lệnh điều chuyển giữa các Quỹ DTPH; Giám đốc chi nhánh được ký lệnh xuất, nhập giữa 2 quỹ của đơn vị mình trên cơ sở định mức tồn Quỹ NVPH do Cục Phát hành và Kho quỹ quy định

(định mức chỉ tính cho loại tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông) Toàn bộ nghiệp vụ điều hòa tiền mặt trong hệ thống NHNN, từ khâu quyết định số lượng, cơ cấu mệnh giá điều hòa giữa các kho tiền của NHNN được thực hiện tập trung bởi Cục Phát hành và Kho quỹ Các Chi nhánh NHNN tỉnh, thành phố có nhiệm vụ giao/ nhận theo lệnh điều chuyển của Cục Phát hành và Kho quỹ; tổ chức cung ứng tiền mặt cho các TCTD, KBNN trên địa bàn qua nghiệp vụ thu/chi

Ngân hàng Nhà nước lập Quỹ DTPH, Quỹ NVPH (theo Điều 4, Thông tư

số 23/2012/TT-NHNN ngày 09/8/2012) để: “quản lý tiền dự trữ phát hành và thực hiện nghiệp vụ phát hành tiền đảm bảo đáp ứng nhu cầu tiền mặt của nền kinh tế, nhu cầu tiền dự trữ phát hành, nhu cầu thay thế tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền đình chỉ lưu hành

- Quỹ dự trữ phát hành bao gồm:

(+) Tiền mới in, đúc nhập từ các cơ sở in, đúc tiền;

(+) Tiền nhập từ Quỹ nghiệp vụ phát hành bao gồm các loại tiền thu hồi

từ lưu thông, kể cả tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền đình chỉ lưu hành

Quỹ dự trữ phát hành được quản lý ở các kho tiền Trung ương và các kho tiền Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi tắt là Chi nhánh)

- Quỹ nghiệp vụ phát hành bao gồm:

(+) Tiền nhập từ Quỹ dự trữ phát hành;

(+) Tiền thu hồi từ lưu thông, kể cả tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền đình chỉ lưu hành

Quỹ NVPH được quản lý tại kho tiền Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước

và các kho tiền Ngân hàng Nhà nước chi nhánh.”

Hoạt động chính của kho quỹ trong NHNN chi nhánh là thực hiện những nội dung chính như sau:

- “Thực hiện cung ứng tiền mặt cho các tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân

hàng nước ngoài, Kho bạc Nhà nước trên địa bàn theo quy định

- Tổ chức kiểm tra việc chấp hành chế độ an toàn kho, quỹ và việc chấp hành quy định về quản lý tiền mặt của các tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài và các tổ chức khác có hoạt động ngân hàng trên địa bàn

- Làm đầu mối phối hợp với công an địa phương, bộ đội biên phòng, cơ quan hải quan trong việc đấu tranh phòng, chống tiền giả, tổ chức giám định tiền giả, tiền nghi giả

- Quản lý, bảo quản an toàn quỹ dự trữ phát hành, quỹ nghiệp vụ phát hành, tài sản quý, giấy tờ có giá tại Chi nhánh; thực hiện nghiệp vụ xuất, nhập quỹ dự trữ phát hành; thu, chi quỹ nghiệp vụ của Chi nhánh và giao nhận tiền mặt với các tổ chức tín dụng và khách hàng theo quy định

- Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo gửi NHNN theo quy định”2

1.2.3 Yêu cầu trong quản lý trong hoạt động kho quỹ NHNN

Theo quy định về chức năng, nhiệm vụ tại Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố thì hoạt động kho quỹ tại Chi nhánh chịu sự quản lý trực tiếp là Phó phòng TTKQ&HC (một số Chi nhánh là Phó phòng TTKQ) Trưởng phòng TTKQ&HC (một số Chi nhánh là Trưởng phòng TTKQ) phụ trách chungvà có văn bản phân công nhiệm vụ được sự đồng ý của Giám đốc

Nhằm bảo đảm an toàn tuyệt đối về người, tài sản trong các khâu giao dịch, kho tiền… trong hoạt động kho quỹ của NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố thì Giám đốc các Chi nhánh cần chỉ đạo Phòng TTKQ&HC (một số Chi nhánh

là Phòng TTKQ) nghiêm túc thực hiện một số công việc sau:

+ “Tăng cường công tác chỉ đạo, phổ biến hướng dẫn, kiểm tra trong toàn

hệ thống (đối với các TCTD), trên địa bàn (đối với NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố) về công tác an toàn kho quỹ, các hoạt động giao dịch kiểm đếm, vận chuyển, bảo quản tiền mặt, vàng, các hoạt động quản lý máy ATM… để đảm

2

Theo Quyết định số 1358,1359/QĐ-NHNN ngày 26/6/2019 và số 1691,1692/QĐ-NHNN ngày 08/8/2017

bảo thực hiện đúng quy định pháp luật hiện hành Rà soát lại các quy trình nội bộ trong công tác tiền tệ kho quỹ để đảm bảo thống nhất, quản lý chặt chẽ an toàn tài sản

+ Kiểm tra, rà soát hệ thống thiết bị an toàn tại nơi giao dịch như hệ thống camera, các hệ thống báo động, nút ấn báo động tại trụ sở, quầy giao dịch và các khu vực khác có liên quan; kịp thời bổ sung, sửa chữa, thay thế, đảm bảo các hệ thống thiết bị hoạt động phát huy hiệu quả, đặc biệt là hệ thống camera quan sát khu vực giao dịch tiền mặt, khu vực trước cửa, sảnh trụ sở của đơn vị; Rà soát việc thiết kế, bố trí quầy giao dịch, vách kính, cửa ra vào quầy giao dịch đảm bảo việc ngăn chặn khả năng cướp hoặc đột nhập quầy giao dịch

+ Tăng cường công tác giám sát, bảo vệ, đảm bảo an toàn tài sản tại nơi giao dịch; nhân viên bảo vệ phải có sức khỏe, nghiệp vụ để xử lý kịp thời các tình huống, không được rời vị trí trực và thực hiện đúng quy định khi thực thi nhiệm vụ; xây dựng phương án bảo vệ chống đột nhập, cướp tiền, tài sản dưới mọi hình thức Thường xuyên tổ chức diễn tập tình huống cho nhân viên và bảo

vệ ngân hàng

+ Tổ chức các hoạt động nghiệp vụ tại đơn vị như: Công tác kiểm kê cuối ngày, công tác vận chuyển tiền, tiếp quỹ đảm bảo an toàn, bí mật, tránh việc kẻ gian theo dõi quy luật hoạt động của ngân hàng để gây án

+ Đối với cán bộ, nhân viên và bảo vệ ngân hàng phải thường xuyên nêu cao tinh thần cảnh giác để chủ động đối phó và phòng ngừa kẻ gian”3

1.2.4 Những rủi ro trong hoạt động kho quỹ của Ngân hàng Nhà nước

Do tính chất hoạt động kho quỹ là hoạt động nhạy cảm nên những cán

bộ thực hiện công tác kho quỹ cần phải có trách nhiệm và có đạo đức nghề nghiệp Tuy nhiên đây là hoạt động thường xuyên tiềm ẩn những rủi ro, gian lận vì thế khó tránh khỏi những rủi ro có thể phát sinh Một số rủi ro trong

3

Công điện số 03/CĐ-NHNN ngày 07/12/2016

hoạt động kho quỹ của NHNN như:

- Thừa, thiếu tài sản bảo quản trong kho

- Cán bộ thực hiện công tác kho quỹ cố tình rút lõi, chiếm đoạt tài sản trong kho tiền

Việc phát sinh những rủi ro này nguyên nhân là do:

+ Cán bộ kho quỹ không tuân thủ quy trình, hướng dẫn

+ Ban lãnh đạo thiếu trách nhiệm, buông lỏng trong quản lý

+ Những “khe hở” trong các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo

1.3 Kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ của Ngân hàng Nhà nước

1.3.1 Yêu cầu của kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ

- “Hoạt động KSNB phải được thiết lập, duy trì đối với tất cả các hoạt động, các quy trình nghiệp vụ, các giao dịch của đơn vị

- Hoạt động KSNB phải đảm bảo thường xuyên, liên tục gắn với các nguyên tắc kiểm soát trong hoạt động hằng ngày của đơn vị, bao gồm:

+ Việc phân công, phân cấp, ủy quyền thực hiện nhiệm vụ phải rõ ràng, minh bạch và đúng quy định; đảm bảo phân tách nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong đơn vị, tránh các xung đột lợi ích; đảm bảo một cá nhân không có điều kiện để thao túng hoạt động hoặc che giấu thông tin, hành vi vi phạm pháp luật và các quy chế, quy định nội bộ có liên quan nhằm trục lợi hoặc phục vụ mục đích cá nhân

+ Đảm bảo nguyên tắc kiểm soát kép: Việc phân công thực hiện nhiệm

vụ và xử lý nghiệp vụ, nhất là nghiệp vụ có rủi ro cao phải có ít nhất hai người thực hiện nhằm giám sát, kiểm soát lẫn nhau bảo đảm chấp hành đúng quy định, bảo vệ an toàn tài sản và nâng cao hiệu quả công tác, ngoại trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác

+ Quy định và thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo, trao đổi thông tin nội bộ kịp thời, hiệu quả đảm bảo hoạt động của đơn vị đúng pháp luật

- Đảm bảo trách nhiệm, quyền hạn của lãnh đạo đơn vị trong hoạt động KSNB; phát huy đầy đủ trách nhiệm, vai trò của Phòng/Bộ phận kiểm soát nội bộ, người làm công tác kiểm soát nội bộ trên cơ sở triển khai một cách đầy đủ, hiệu quả các quy định, quy trình nghiệp vụ có liên quan và chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện nhiệm vụ trước Thủ trưởng đơn vị và pháp luật

- Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện công tác phân tích, đánh giá rủi ro các hoạt động nghiệp vụ thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình để chủ động phòng ngừa và có biện pháp kiểm soát, quản lý rủi ro thích hợp

- Đảm bảo vai trò độc lập tương đối của người làm công tác kiểm soát nội bộ chuyên trách đối với phòng, ban, bộ phận, cá nhân thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, nghiệp vụ trong đơn vị; hạn chế tối đa việc người làm công tác kiểm soát nội bộ tham gia trực tiếp vào các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ thuộc đối tượng kiểm tra, kiểm soát, giám sát của mình Không bố trí người làm công tác kiểm soát nội bộ (kể cả lãnh đạo cấp phòng phụ trách kiểm soát nội bộ) là người thân của Thủ trưởng đơn vị

- Việc bố trí người làm công tác kiểm soát nội bộ chuyên trách phải đáp ứng tiêu chuẩn về chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm chất đạo đức của ngạch kiểm soát viên ngân hàng theo quy định của Ngân hàng Nhà nước” (theo Thông tư số 06/2020/TT-NHNN ngày 30/6/2020)

- Từng cán bộ thực hiện công tác kho quỹ phải thường xuyên tự rà soát, kiểm tra việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ, các quy chế và quy định của nội bộ có liên quan để kịp thời phát hiện những sai sót, hạn chế, bất cập có thể xảy ra rủi ro, để kiến nghị chỉnh sửa và bổ sung cho phù hợp nhằm phòng ngừa rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động KSNB của đơn vị mình

1.3.2 Nội dung của kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ

Thường xuyên rà soát văn bản để kịp thời đề nghị bổ sung và sửa đổi

các văn bản, quy chế, các quy định nội bộ, quy trình nghiệp vụ nhằm quy định

cụ thể nội dung trong công việc, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của phòng

và cá nhân trong xử lý công việc bảo đảm đúng quy định, chặt chẽ, khoa học

Tự kiểm tra, kiểm soát, giám sát việc chấp hành các chế độ quản lý tài sản, bảo đảm an toàn hoạt động trong kho quỹ; rà soát, đánh giá về mức độ phù hợp và tính hiệu lực, hiệu quả, xác định những vấn đề còn hạn chế và đề xuất những thay đổi đối với KSNB nhằm mục đích bảo vệ an toàn tài sản và nâng cao công tác quản lý, hoạt động của đơn vị

Phân loại, quản lý và khai thác hệ thống thông tin, báo cáo phù hợp với quy định của NHNN, đảm bảo hoạt động thông suốt, liên tục

Thiết lập cơ chế giám sát, báo cáo, trao đổi các thông tin nội bộ hữu hiệu nhằm phòng ngừa rủi ro và phục vụ công tác quản lý, điều hành đơn vị phù hợp, hiệu quả

1.3.3 Các hình thức, thủ tục của kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ

Các hình thức, thủ tục KSNB trong hoạt động kho quỹ bao gồm những nội dung chính như sau:

- Kiểm tra việc thực hiện chế độ kiểm kê định kỳ; việc kiểm đếm, bảo quản, đóng gói, phân loại tiền và tài sản

- Kiểm tra việc thực hiện chế độ vào, ra kho quỹ

- Kiểm tra việc thực hiện quy định sử dụng, bảo quản chìa khóa kho

- Kiểm tra việc bố trí quầy giao dịch, trang thiết bị phục vụ công tác kho quỹ và tiêu chuẩn kỹ thuật kho tiền

- Kiểm tra việc thực hiện canh gác, bảo vệ kho quỹ

- Kiểm tra việc bố trí nhân sự làm công tác kho quỹ

- Kiểm tra việc thực hiện một số nghiệp vụ kho quỹ

1.3.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ

Trước những xu thế phát triển kinh tế xã hội, thay đổi về môi trường

hoạt động trong tương lai, Ngành Ngân hàng cần có những giải pháp để tồn tại, thích nghi và phát triển ổn định

Bên cạnh những nỗ lực tự thân của các Ngân hàng thì cần có sự chỉ đạo sát sao của NHNN và Chính phủ để hoàn thành các mục tiêu chiến lược Do

đó dễ dàng nhận thấy một số nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kho quỹ của NHNN, chi tiết:

(1)Nhân tố về Chính sách pháp luật: Trước sự phát triển của các ngân

hàng trên thế giới, Ngành Ngân hàng đang có thay đổi theo hướng thận trọng

và chặt chẽ hơn đối với các rủi ro mang tính hệ thống tài chính nói chung và của ngân hàng nói riêng Theo đó, trong thời gian gần đây, Thống đốc và Ban lãnh đạo NHNN rất sát sao chỉ đạo các đơn vị trong hệ thống NHNN tăng cường công tác kiểm tra, kiểm toán, KSNB để đảm bảo an toàn tuyệt đối hoạt động kho quỹ trong hệ thống NHNN

(2) Nhân tố về khoa học công nghệ: Trong giai đoạn hiện nay khoa

học công nghệ phát triển mạnh và có sự tác động đến tất cả các lĩnh vực kinh

tế xã hội Vì vậy nó cũng ảnh hưởng đến cả Ngành Ngân hàng nói chung và lĩnh vực kho quỹ nói riêng

Việc ứng dụng khoa học công nghệ trong hoạt động kho quỹ giúp các thao tác nghiệp vụ của cán bộ được xử lý nhanh, thời gian được rút ngắn và

có hiệu quả cao Việc nắm bắt thông tin, kiểm soát hoạt động kho quỹ dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn

(3) Nhân tố về con người: Con người luôn luôn là yếu tố trung tâm,

yếu tố quan trọng có tác động ảnh hưởng trực tiếp đến tất cả các hoạt động trong Ngành Ngân hàng, gồm cả lĩnh vực kho quỹ Với đặc thù công việc trực tiếp liên quan tới tiền bạc; kiểm đếm, thu và chi tiền mặt với khách hàng đến giao dịch tại Chi nhánh; đòi hỏi người cán bộ thực hiện hoạt động kho quỹ không chỉ vững vàng về nghiệp vụ mà phải có phẩm chất đạo đức tốt, trong

sáng, đức tính liêm khiết, tuyệt đối trung thực để hoàn thành tốt công việc được giao, không vì lợi ích cá nhân mà thực hiện những hành vi trái quy định

(4) Nhân tố về công cụ lao động: Tiền giả được các đối tượng sản xuất

từ nước ngoài rồi đưa về Việt Nam tiêu thụ hoặc được sản xuất ngay tại trong nước Ngày nay, dưới sự phát triển mạnh của công nghệ sao chụp, xử lý hình ảnh, kỹ thuật làm tiền giả của tội phạm ngày càng tinh vi và có nhiều đặc điểm, chi tiết giống hệt với tiền thật, sử dụng bằng mắt thường thì rất khó phát hiện ra Đặc biệt, với chất lượng loại tiền polyme giả được làm gần giống với tiền thật và có nhiều phiên bản loại sêri khác nhau, làm cho đa số người tiêu dùng rất khó có thể phân biệt (mệnh giá 100.000đ, 200.000đ, 500.000đ) Đa

số nguồn tiền giả được vận chuyển qua các cửa khẩu biên giới từ Trung Quốc

về Việt Nam và đem đi các tỉnh vùng sâu, vùng xa để tiêu thụ Theo như thống kê của NHNN thì lượng tiền giả ngày càng tăng, tiền giả chủ yếu là loại

có mệnh giá cao Với trình độ của bản thân có thể tự nhận biết tiền thật, tiền giả của các cán bộ thu ngân, kho quỹ thì với lượng tiền mặt giao dịch tại các NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố là rất cao Việc này cần có các công cụ hỗ trợ trong việc kiểm đếm, phát hiện tiền giả trong quá trình đếm, tuyệt đối không có hiện tượng để lọt tiền giả vào kho quỹ Ngoài việc phát hiện tiền giả công cụ còn hỗ trợ phát hiện tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông

TÓM TẮT CHƯƠNG 1

Tại Chương 1 của luận văn, tác giả đã hệ thống hóa những lý luận cơ bản về khái niệm, cấu phần và hạn chế của KSNB Tác giả cũng đã đưa ra những nội dung trong hoạt động kho quỹ tại NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố, từ đó khái quát được yêu cầu trong quản lý hoạt động kho quỹ Ngoài ra

từ những nội dung nêu trên tác giả nhận định một vài nhân tố có ảnh hưởng trực tiếp, quan trọng đến hoạt động kho quỹ tại các NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG KHO QUỸ TẠI CÁC CHI NHÁNH NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC TỈNH, THÀNH PHỐ Ở

và ngoại hối; thực hiện chức năng của Ngân hàng Trung ương về phát hành tiền, ngân hàng của các tổ chức tín dụng và cung ứng dịch vụ tiền tệ cho Chính phủ; quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của Ngân hàng Nhà nước” (Theo Điều 01, Nghị định 16/2017/NĐ-CP ngày 17/02/2017 của Chính phủ)

Cơ cấu tổ chức của NHNN gồm có (theo sơ đồ 2.1)

nghiệp vụ Ngân hàng Trung ương theo ủy quyền của Thống đốc” 4

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước – Nguồn: sbv.gov.vn

Hiện tại ở Việt Nam có 63 NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố chịu sự quản lý, giám sát của NHNN Cơ cấu tổ chức các chi nhánh tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương tại Việt Nam (theo Nghị định số 16/2017/NĐ-CP ngày 17/02/2017 và các Quyết định quy định cơ cấu tổ chức) Cụ thể:

4 Theo Quyết định số 1358/QĐ-NHNN ngày 26/6/2019; Quyết định số 1359/QĐ-NHNN; Quyết định số 1691/QĐ-NHNN ngày 08/8/2017 và Quyết định số 1692/QĐ-NHNN ngày 08/8/2017

Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước chi nhánh TP Hà Nội

Nguồn: Quyết định số 1358/QĐ-NHNN ngày 26/6/2019

Sơ đồ 2.3: Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước chi nhánh TP Hồ Chí Minh

Nguồn: Quyết định số 1359/QĐ-NHNN ngày 26/6/2019

Sơ đồ 2.4: Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước chi nhánh TP Đà Nẵng, TP Cần Thơ, TP Hải Phòng, tỉnh Nghệ An, tỉnh Đắk Lắk

Nguồn: Quyết định số 1691/QĐ-NHNN

BAN GIÁM ĐỐC

PHÒNG QUẢN LÝ NGOẠI HỐI - VÀNG

PHÒNG

KẾ TOÁN – THANH TOÁN

THANH TRA, GIÁM SÁT NGÂN HÀNG

PHÒNG TIỀN TỆ - KHO QUỸ

PHÒNG KẾ TOÁN – THANH TOÁN

PHÒNG TIỀN TỆ - KHO QUỸ

PHÒNG TỔNG HỢP

VÀ KIỂM SOÁT NỘI

Sơ đồ 2.5: Cơ cấu tổ chức Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố

(trừ NHNN Hà Nội, Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Cần Thơ, Hải Phòng, Nghệ An, Đắk Lắk)

Nguồn: Quyết định số 1692/QĐ-NHNN ngày 08/8/2017

Trong thời gian gần đây, Ngành ngân hàng ở Việt Nam đã có những đổi mới cả về mô hình tổ chức lẫn điều hành và nghiệp vụ Các Chi nhánh chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành tập trung và thống nhất của Thống đốc Chi nhánh thực hiện một số các nhiệm vụ và quyền hạn sau đây theo ủy quyền của Thống đốc (quy định tại các Quyết định số 1358/QĐ-NHNN ngày 26/6/2019; Quyết định số 1359/QĐ-NHNN ngày 26/6/2019; Quyết định số1691/QĐ-NHNN ngày 08/8/2017 và Quyết định số 1692/QĐ-NHNN ngày 08/8/2017) Cụ thể:

+ “Tổ chức phổ biến, tuyên truyền và triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, văn bản chỉ đạo, điều hành của Thống đốc

về tiền tệ, hoạt động ngân hàng và ngoại hối đến các tổ chức tín dụng, các tổ chức khác và người dân trên địa bàn

+ Thống kê, thu thập thông tin, nghiên cứu, phân tích tình hình kinh tế, tiền tệ trên địa bàn để tham mưu cho Thống đốc trong điều hành, thực hiện chính sách tiền tệ, hoạt động ngân hàng và ngoại hối; tham mưu cho cấp ủy,

BAN GIÁM ĐỐC

PHÒNG TIỀN

TỆ - KHO QUỸ VÀ HÀNH CHÍNH

THANH TRA, GIÁM SÁT NGÂN HÀNG

chính quyền địa phương về lĩnh vực liên quan đến tiền tệ, hoạt động ngân hàng và ngoại hối phục vụ xây dựng và phát triển kinh tế - xã hội; thực hiện công tác thông tin tín dụng

+ Thực hiện việc cấp, sửa đổi, bổ sung, thu hồi giấy phép thành lập và hoạt động của tổ chức tín dụng, chấp thuận việc mua, bán, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể tổ chức tín dụng và chấp thuận nội dung khác của các

tổ chức tín dụng trên địa bàn theo ủy quyền của Thống đốc

+ Giám sát, chỉ đạo việc mua, bán, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, kiểm soát đặc biệt và giải thể tổ chức tín dụng trên địa bàn theo ủy quyền của Thống đốc

+ Thực hiện kiểm tra, thanh tra, giám sát, xử lý vi phạm pháp luật trong lĩnh vực tiền tệ, hoạt động ngân hàng và ngoại hối

+ Thực hiện công tác phòng, chống rửa tiền, phòng, chống tài trợ khủng bố

+ Cung ứng dịch vụ thanh toán, ngân quỹ và các dịch vụ ngân hàng trung ương khác cho các tổ chức tín dụng và Kho bạc Nhà nước

+ Quản lý nhà nước về ngoại hối, hoạt động ngoại hối và hoạt động kinh doanh vàng

+ Thực hiện nghiệp vụ tái cấp vốn và cho vay thanh toán đối với các tổ chức tín dụng khi được Thống đốc ủy quyền

+ Quản lý nhà nước về tiền tệ, kho quỹ, bảo đảm an toàn về tài sản, tiền giấy, tiền kim loại và các giấy tờ có giá bảo quản tại Chi nhánh và khi giao nhận theo quy định

+ Thực hiện quản lý nhà nước về bảo hiểm gửi theo phân công ủy quyền của Thống đốc

+ Thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng và tội phạm; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; tiếp công dân, xử lý đơn thư, khiếu nại, tố cáo, kiến

nghị, phản ánh theo quy định

+ Thực hiện quy chế dân chủ cơ sở, cải cách hành chính, văn hóa công sở + Báo cáo, trả lời chất vấn theo yêu cầu của cấp ủy, chính quyền địa phương, Hội đồng nhân dân và Đoàn Đại biểu Quốc hội; trả lời kiến nghị của các cơ quan báo chí về tiền tệ, hoạt động ngân hàng và ngoại hối

+ Quản lý tài chính, tài sản được giao theo quy định

+ Thực hiện công tác quốc phòng, an ninh; công tác bảo vệ, phòng cháy, chữa cháy, phòng chống thiên tai, đảm bảo an ninh, trật tự an toàn tại Trụ sở Chi nhánh và các cơ sở vật chất khác thuộc thẩm quyền quản lý của Chi nhánh”

2.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ tại các chi nhánh NHNN tỉnh, thành phố ở Việt Nam

2.2.1 Cơ sở pháp lý hoạt động kho quỹ của Ngân hàng Nhà nước

Căn cứ tình hình thực tế, để đảm bảo tuyệt đối an toàn hoạt động kho quỹ, Thống đốc NHNN đã ban hành văn bản yêu cầu các NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố nghiêm túc triển khai thực hiện Cụ thể:

+ Thông tư số 06/2020/TT-NHNN ngày 30/6/2020 của NHNN “quy định về kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam”

+ Công văn số 2067/NHNN-PHKQ ngày 24/3/2020 của NHNN “v/v giao nhận tiền mặt theo bao nguyên niêm phong đối với loại tiền mệnh giá 20.000 đồng trở xuống trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước”

+ Công văn số 2554/NHNN-PHKQ ngày 10/4/2020 của NHNN “v/v chấn chỉnh, tăng cường công tác đảm bảo an toàn kho quỹ”

+ Công văn số 4221/NHNN-PHKQ ngày 10/6/2020 của NHNN “v/v hướng dẫn về giấy niêm phong bao tiền trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước”

+ Công văn số 4756/NHNN-PHKQ ngày 30/6/2020 của NHNN “v/v hướng dẫn bổ sung một số nội dung về giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền