Hoàn thiện kế toán phải thu khách hàng và kế toán phải trả nhà cung cấp tại công ty cổ phần xây dựng nhà và đô thị viễn đông

Bên cạnh đó, các quan điểm tác giả đưa ra về của công ty chỉ đánh giá được một phần nào đó tình hình hoạt động của Công ty chưa đánh giá được toàn bộ, vì thế các giải pháp đề xuất hoàn t

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG CHƯƠNG TRÌNH CỬ NHÂN CHẤT LƯỢNG CAO

KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

- -

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG

VÀ PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

XÂY DỰNG NHÀ VÀ ĐÔ THỊ VIỄN ĐÔNG

Khóa học : 2017 - 2021

Giáo viên hướng dẫn : TS Nguyễn Diệu Linh

Hà Nội tháng 05 năm 2021

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG CHƯƠNG TRÌNH CỬ NHÂN CHẤT LƯỢNG CAO

KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

- -

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG

VÀ PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

XÂY DỰNG NHÀ VÀ ĐÔ THỊ VIỄN ĐÔNG

Khóa học : 2017 - 2021

Giáo viên hướng dẫn : TS Nguyễn Diệu Linh

Hà Nội tháng 05 năm 2021

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan kết quả đạt được trong bài tiểu luận là sản phẩm của riêng cá nhân tôi và không có sự sao chép lại của người khác Trong toàn bộ nội dung của bài tiểu luận, những điều được trình bày hoặc là của cá nhân hoặc là được tổng hợp từ nhiều nguồn tài liệu Tất cả các tài liệu tham khảo đều có xuất xứ rõ ràng và được trích dẫn hợp pháp

Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm và chịu mọi hình thức kỷ luật theo quy định cho lời cam đoan của mình

em xin bày tỏ lòng tri ân sâu sắc tới TS Nguyễn Diệu Linh đã tận tình hướng dẫn, đóng góp ý kiến cho em trong suốt quá trình kiến tập thực tế lần này

Em xin gửi lòng cảm ơn chân thành tới quý Công ty Cổ phần Xây dựng Nhà

và Đô thị Viễn Đông (Công ty FACCO) đã cung cấp cho em cơ sở vật chất cùng với đó là môi trường làm việc chuyên nghiệp để em có được sự chuẩn bị tốt cho hành trang sau này Cảm ơn sâu sắc đến các anh chị tại các phòng ban của công ty

đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ em trong thời gian thực tập tại công ty

Tuy nhiên do hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm nên báo cáo không thể tránh khỏi những sai sót Vì vậy, kính mong nhận được những ý kiến, đóng góp của quý thầy cô và các anh chị trong công ty để báo cáo đạt được kết quả tốt hơn

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn Công ty cổ phần Xây dựng Nhà và

Đô thị Viễn Đông nói chung, cô Nguyễn Diệu Linh nói riêng đã giúp em hoàn thành khóa luận này

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN ii

LỜI CẢM ƠN ii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v

DANH MỤC SƠ ĐỒ vi

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ KẾ TOÁN PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP TẠI DOANH NGHIỆP 5

1.1 Một số lý luận cơ bản về kế toán phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp 5

1.1.1 Các khái niệm 5

1.1.2 Các phương thức thanh toán 6

1.1.3 Nội dung kế toán các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ 7

1.1.4 Vai trò của kế toán phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp 9

1.1.5 Nhiệm vụ của tổ chức kế toán phải thu khách hàng và phải trả người bán 10

1.2 Kế toán phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp 11

1.2.1 Kế toán các khoản phải thu khách hàng 11

1.2.3 Hình thức kế toán 18

TÓM TẮT CHƯƠNG 1 26

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG NHÀ VÀ ĐÔ THỊ VIỄN ĐÔNG 27

2.1 Tổng quan về công ty Cổ phần Xây dựng Nhà và Đô thị Viễn Đông 27

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 27

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty 29

2.1.3 Tổ chức bộ máy và hệ thống kế toán tại công ty 30

2.2 Thực trạng kế toán phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp tại công ty Cổ phần Xây dựng Nhà và Đô thị Viễn Đông 34

2.2.1 Đặc điểm thị trường tiêu thụ, khách hàng, phương thức bán hàng, phương thức thanh toán 34

2.2.2 Đặc điểm khách hàng, phương thức mua hàng, phương thức thanh toán với nhà cung cấp 36

2.2.3 Kế toán phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp tại công ty 37

2.2.4 Nội dung công tác kế toán toán phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp tại công ty 40

2.3 Đánh giá thực trạng công tác kế toán toán phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp tại công ty 50

2.3.1 Những kết quả đạt được 50

2.3.2 Những hạn chế tồn đọng và nguyên nhân 51

TÓM TẮT CHƯƠNG 2 54

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI CÔNG TÁC KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG NHÀ VÀ ĐÔ THỊ VIỄN ĐÔNG 55

3.1 Định hướng phát triển của công ty Cổ phần Xây dựng Nhà và Đô thị Viễn Đông 55

3.2 Một số ý kiến đề xuất góp phần hoàn thiện kế toán phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp tại công ty Cổ phần Xây dựng Nhà và Đô thị Viễn Đông 55

TÓM TẮT CHƯƠNG 3 62

KẾT LUẬN 63

TÀI LIỆU THAM KHẢO 65

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ kế toán thanh toán với người mua bằng ngoại tệ phát sinh trong

giai đoạn hoạt động SXKD ( trong năm tài chính) 8

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ kế toán thanh toán với người bán bằng ngoại tệ phát sinh trong giai đoạn SXKD (trong năm tài chính) 8

Sơ đồ 1.3 Kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm báo cáo 9

Sơ đồ 1.4 Sơ đồ kế toán phải thu khách hàng 14

Sơ đồ 1.5 Sơ đồ kế toán phải trả người bán 18

Sơ đồ 1.6.Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo h́ình thức Nhật ký chung 19

Sơ đồ 1.7.Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo h́ình thức Nhật ký - Sổ cái 21

Sơ đồ 1.8.Trình tự ghi sổ kế toán theo h́ình thức kế toán chứng từ ghi sổ 22

Sơ đồ 1.9 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ 24

Sơ đồ 1.10 Trình tự ghi sổ kế toán theo h́ình thức kế toán máy 25

Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty 29

Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy quản lý kế toán tại Công ty 31

Sơ đồ 2.3 Luân chuyển chứng từ kế toán 33

DANH MỤC BẢNG, BIỂU BẢNG

Bảng 2.1: Thông tin khách hàng 38

Bảng 2.2 Phân cấp chi tiết TK 331 – “ Phải trả người bán” 39

Bảng 2.3 Trình tự lưu chuyển chứng từ nghiệp vụ bán hàng 40

Bảng 2.4 Trình tự lưu chuyển chứng từ nghiệp vụ mua hàng 40

Bảng 2.5 Danh mục nhà cung cấp 46

Bảng 3.1: Trích báo cáo tình hình công nợ đến 31/12/2020 60

Bảng 3.2 Bảng trích lập dự phòng năm 2020 60

BIỂU Biểu 2.1 Giao diện bán hàng trên Amis 41

Biểu 2.2 Giấy báo có lần 1 42

Biểu 2.3 Hóa đơn bán hàng số 0000657 43

Biểu 2.4 Giấy báo có lần 2 44

Biểu 2.5 Giấy báo có lần 3 45

Biểu 2.6 (Invoice/ Packing list) số KC - 30783 47

Biểu 2.7 Hóa đơn mua hàng số 0018871 48

Biểu 2.8 Hóa đơn mua hàng số 0019247 49

LỜI MỞ ĐẦU 1.1 Lý do chọn đề tài

Khi nghiên cứu báo cáo tài chính, các nhà đầu tư thường tập trung vào doanh thu, thu nhập ròng và thu nhập trên mỗi cổ phiếu Mặc dù điều tra doanh thu và lợi nhuận của một doanh nghiệp là một cách tốt để có được bức tranh tổng thể về tình hình hoạt động của doanh nghiệp, nhưng phân tích các khoản phải thu và khoản phải trả sẽ cho phép chúng ta đi sâu hơn một bước trong phân tích của mình Bên cạnh đó, đây còn là những công cụ hữu ích giúp nhà quản trị vận hành hiệu quả các hoạt động kinh doanh giúp đảm bảo dòng tiền để phát triển một doanh nghiệp thành công

Việc theo dõi các khoản nợ phải thu rất quan trọng vì chúng là một thước đo một doanh nghiệp đã nhận được đơn đặt hàng thành công và doanh nghiệp đó có thể mong đợi một dòng tiền trong tương lai Trong lĩnh vực kế toán, khoản phải thu khách hàng được coi là một loại tài sản, vì chúng có thể được chuyển thành tiền mặt trong tương lai Trong khi đó việc quản lý nợ phải trả nhà cung cấp sẽ đảm bảo doanh nghiệp không phải đối phó với bất kỳ vấn đề nào do thanh toán bị bỏ lỡ hoặc chậm trễ, hóa đơn quá hạn, phí trễ hạn Do đó, công tác kế toán phải thu khách hàng

và phải trả nhà cung cấp là một phần quan trọng không thể thiếu khi điều hành doanh nghiệp

Công ty Cổ phần Xây dựng Nhà và Đô thị Viễn Đông sau hơn 10 năm thành lập và phát triển, công ty luôn đi đầu trong phân phối các sản phẩm vật liệu nội thất Nhật Bản tại thị trường Việt Nam Hiện nay, công ty đang là nhà phân phối chính thức của nhiều thương hiệu vật liệu nội thất Nhật Bản uy tín với các hệ thống Showroom hiện đại, phong phú về mặt hàng và chủng loại được phân phối rộng khắp toàn quốc Việc quản lý chặt chẽ các khoản phải trả và phải thu có ảnh hưởng lớn đến mức độ thanh khoản của một doanh nghiệp Tính thanh khoản trong doanh nghiệp đề cập đến vốn lưu động ròng dương, điều này đơn giản có nghĩa là có đủ tiền mặt để duy trì hoạt động kinh doanh Vì vậy công tác kế toán phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp là một phần quan trọng không thể thiếu khi điều hành doanh nghiệp và đang được ban lãnh đạo Công ty hết sức quan tâm

Bằng những kiến thức đã được tích lũy trong những năm học, kết hợp với quá trình được học hỏi, thực tập tại Công ty, em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán phải thu khách hàng và kế toán phải trả nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Xây dựng Nhà và Đô thị Viễn Đông”

1.2 Tổng quan nghiên cứu

Việc xây dựng một hệ thống quản lý kế toán phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp là một nội dung quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp,

có ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển bền vững của mỗi doanh nghiệp Tuy nhiên vấn đề này hiện nay vẫn là một đề tài tương đối mới, chưa có nhiều bài viết nghiên cứu về nó Hiện nay chỉ có một số ít bài nghiên cứu về vấn đề này, cụ thể như sau:

Đề tài “Kế toán khoản phải thu khách hàng và khoản phải trả người bán tại công ty TNHH Cogniplus Interiors” của tác giả Nguyễn Thị Thùy Linh (2014) Trong nghiên cứu, tác giả đã nêu ra những lý luận cơ bản về các khoản phải thu, phải trả khách hàng, đồng thời tác giả đã phân tích sâu các nghiệp vụ, nguyên tắc kế toán của từng khoản mục phải thu khách hàng và phải trả người bán Tuy nhiên, hình thức kế toán không được tác giả đề cập trong bài nghiên cứu, hiểu rõ hình thức

kế toán sẽ giúp người đọc hiểu rõ về công tác theo dõi các nghiệp vụ phát sinh, ghi chép và tính toán các số liệu, đồng thời nắm được tình hình hoạt động, kinh doanh của một công ty nhưng điều này lại không được tác giả chú trọng Bên cạnh đó, các quan điểm tác giả đưa ra về của công ty chỉ đánh giá được một phần nào đó tình hình hoạt động của Công ty chưa đánh giá được toàn bộ, vì thế các giải pháp đề xuất hoàn thiện công tác kế toán khoản mục phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp chưa được hoàn thiện và chỉ phù hợp với các doanh nghiệp xây dựng hơn là các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói chung

Cũng tương tự, đề tài nghiên cứu “Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần Vân Vũ” của tác giả Cao Phương Linh (2017) các khái niệm cơ bản cũng như nội dung về công tác kế toán khoản phải thu khách hàng và khoản phải trả người bán đã được tác giả phân tích rõ ràng Các giải pháp đưa ra nhằm hoàn thiện hơn tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty cũng được tác giả chú trọng phân tích Tuy nhiên, nội dung về hình thức kế toán lại không được tác giả chú trọng phân tích, các hình thức kế toán không được đề cập đầy đủ và còn nhiều thiếu sót, bài viết dựa trên thông tư số 200/2014/TT-BTC nhưng lại chỉ phân tích hình thức kế toán Nhật ký chung

Trong khi đó, tác giả Hoàng Thị Hòa (2017) đã nêu ra được những khái quát chung về cơ sở lý luận công tác kế toán phải thu khách hàng và phải trả nhà cung

tại công ty TNHH xây dựng và công nghiệp Minh Long” Tuy nhiên, tầm quan trọng và nhiệm vụ của công tác kế toán phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp lại không được tác giả đề cập trong bài viết, trong khi đây là khía cạnh quan trọng để có thể hiểu rõ về khoản mục này khi thực hiện nghiên cứu áp dụng cụ thể vào một đơn vị kinh doanh Ngoài ra, trong nghiên cứu của mình, tác giả đã phân tích và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn quy trình kế toán tại công ty Nhưng những phân tích của tác giả về công tác kế toán khoản phải thu khách hàng, phải trả người bán còn thiếu sót và phân tích mang nhiều tính lý thuyết hơn thực tế diễn ra Vì vậy các giải pháp đưa ra chỉ mang tính khái quát chung chưa nghiên cứu sâu và cụ thể

Từ những đánh giá, phân tích các đề tài nghiên cứu trên, trong đề tài nghiên cứu này tác giả sẽ tập trung làm rõ những cơ sở lý luận cơ bản về công tác kế toán các khoản phải thu khách hàng và phải trả người bán trong doanh nghiệp, trong đó tập trung phân tích về nguyên tắc kế toán, chứng từ, tài khoản sử dụng, đồng thời đưa ra các trường hợp hạch toán Qua đó, vận dụng những lý luận trên để tiến hành phân tích hai khoản mục này tại công ty Cổ phần Xây dựng Nhà và Đô thị Viễn Đông và đề xuất các giải pháp hoàn thiện hơn tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty

1.3.Mục tiêu nghiên cứu

Thực hiện đề tài này hướng tới 3 mục tiêu:

Hệ thống những cơ sở lý luận chung về công tác kế toán các khoản phải thu khách hàng và phải trả người cung cấp trong doanh nghiệp

Tìm hiểu và đánh giá thực trạng tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty Cổ phần Xây dựng Nhà và Đô thị Viễn Đông

Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị giúp công ty hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty Cổ phần Xây dựng Nhà và Đô thị Viễn Đông

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Các nghiệp vụ kế toán thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp tại công ty Cổ phần Xây dựng Nhà và Đô thị Viễn Đông thông qua các chứng từ, tài liệu có liên quan khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế

Phạm vị nghiên cứu: Do hạn chế về mặt thời gian cũng như quy mô của khóa luận nên bài nghiên cứu của em chỉ tập trung vào phân tích tài liệu liên quan đến các khoản mục phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp trong vòng hai năm là

2020 và 2021 tại công ty Cổ phần Xây dựng Nhà và Đô thị Viễn Đông

1.5 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành khóa luận này, em đã nghiên cứu và tiếp thu các kiến thức lý thuyết được giảng dạy tại trường, các tài liệu, chuẩn mực kế toán có liên quan đến

đề tài Bên cạnh đó, kết hợp với quá trình thực tập tại công ty để có thể hiểu rõ quy trình kế toán tại đơn vị, em đã sử dụng các phương pháp sau:

+ Phương pháp thu thập tài liệu: Thu thập các hóa đơn, chứng từ và các tài liệu có liên quan khác, tìm hiểu và cập nhập thông tư chuẩn mực được áp dụng trong công tác kế toán nói chung và kế toán khoản phải thu khách hàng và khoản phải trả người bán nói riêng tại Công ty

+ Phương pháp quan sát, phỏng vấn: Tiến hành quan sát các quy trình nghiệp

vụ khi thực hiện một nghiệp vụ kinh tế, quá trình trao đổi luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban Đồng thời trao đổi làm rõ những thắc mắc, vấn đề tại công ty

để hiểu rõ hơn về đơn vị cũng như chủ đề mình đang nghiên cứu

+ Phương pháp so sánh, tổng hợp: Từ những số liệu thu thập được đưa ra những nhận xét, lập luận riêng về tổ chức kế toán nói chung và công tác thanh toán với người mua, người bán nói riêng tại công ty

+ Phương pháp kiểm tra, đối chiếu: Thực hiện xem xét, đối chiếu các chứng

từ, tài liệu, sổ kế toán và các tài liệu liên quan khác của công tác kế toán các khoản phải thu khách hàng và phải trả người cung cấp

1.6 Kết cấu đề tài

Khóa luận bao gồm 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về kế toán phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp tại doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng kế toán phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp tại công ty Cổ phần Xây dựng Nhà và Đô thị Viễn Đông

Chương 3: Một số giải pháp đối với công tác kế toán phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp tại công ty Cổ phần Xây dựng Nhà và Đô thị Viễn Đông

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG

VÀ KẾ TOÁN PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP TẠI DOANH NGHIỆP

1.1 Một số lý luận cơ bản về kế toán phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp

Đối với một doanh nghiệp, khoản phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp thường phát sinh nhiều nhất, chiếm tỷ trọng cao nhất và cũng chứa đựng nhiều rủi ro nhất trong tổng số các khoản phải thu, phải trả của doanh nghiệp Vì vậy, khi quyết định về một hợp đồng kinh tế, doanh nghiệp cần phải xem xét kỹ khả năng tài chính của khách hàng cũng như bản thân công ty để tránh những rủi ro phát sinh Ngoài ra, khoản phải thu khách hàng, phải trả người bán gắn liền với quá trình mua, bán hàng nên nếu doanh nghiệp có được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu về quá trình mua bán hàng chắc chắn sẽ giảm thiểu những rủi ro có thể phát sinh

1.1.1 Các khái niệm

1.1.1.1 Khái niệm phải thu khách hàng

Khoản phải thu khách hàng phát sinh khi doanh nghiệp đã cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa được khách hàng thanh toán bằng tiền Xét về mặt bản chất, đây là tài sản của doanh nghiệp, vì vậy, doanh nghiệp cần phải kiểm soát chặt chẽ và có biện pháp để thu hồi kịp thời

Nguyên tắc hạch toán:

- Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn và ghi chép theo từng lần thanh toán

- Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư

- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (Tiền mặt, séc hoặc đã thu qua Ngân hàng)

- Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng thời hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được

- Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao

1.1.1.2 Khái niệm khoản phải trả nhà cung cấp

Phải trả cho người bán hay còn gọi là các khoản nợ thương mại là những khoản nợ ngắn hạn mà doanh nghiệp phải trả cho nhà cung cấp theo các hợp đồng

đã ký kết Đây là những khoản nợ phát sinh từ các giao dịch mua bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ hay hợp đồng xây dựng do chưa đến hạn thanh toán và còn trong thời hạn thanh toán theo hợp đồng

Nguyên tắc hạch toán:

- Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ, hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hóa, dịch

vụ trả tiền ngay (bằng tiền mặt, tiền séc hoặc đã trả qua Ngân hàng)

- Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán

- Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp ngoài hóa đơn mua hàng

1.1.2 Các phương thức thanh toán

Thanh toán là quan hệ kinh doanh xảy ra khi một doanh nghiệp phát sinh các khoản phải thu, phải trả, các khoản vay với khách hàng của mình trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Quan hệ thanh toán có ba hình thức chủ yếu: thanh toán trực tiếp, thanh toán qua trung gian và bù trừ công nợ

- Thanh toán trực tiếp: Sau khi nhận được hàng mua, doanh nghiệp thương mại thanh toán ngay tiền cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng tiền cán bộ tạm ứng, bằng chuyển khoản, có thể thanh toán bằng hàng (hàng đổi hàng)…

- Thanh toán qua trung gian: đây là hình thức thanh toán mà người mua và người bán không thanh toán trực tiếp với nhau mà có người thứ ba (ngân hàng hay

tổ chức tài chính khác) đứng ra làm trung gian thanh toán cho các khoản nợ phát sinh đó thông qua Ủy nhiệm chi, Ủy nhiệm thu, Séc hay thư tín dụng

- Bù trừ công nợ: giao dịch mua bán và cung cấp hàng hóa giữa hai đơn vị, khi đó các đối tượng sẽ vừa là người mua đồng thời cũng là người bán Khi phát sinh giao dịch, giữa hai đơn vị phải lập biên bản bù trừ công nợ để cấn nợ cho nhau

1.1.3 Nội dung kế toán các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ

a Tỷ giá và quy định sử dụng tỷ giá trong kế toán

Tỷ giá hối đoái được hiểu là giá của một đơn vị ngoại tệ tính theo đồng nội

tệ Đây chính là giá của ngoại tệ trên thị trường và được xác định dựa trên quan hệ cung cầu về ngoại tệ

Quy định sử dụng tỷ giá trong kế toán:

Khi doanh nghiệp thực hiện giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra một đơn vị tiền tệ thống nhất mà đơn vị mình sử dụng (USD) Việc quy đổi phải căn

cứ vào tỷ giá của nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố để ghi sổ

Trong kế toán sử dụng 3 loại tỷ giá: tỷ giá giao dịch, tỷ giá xuất và tỷ giá ghi nhận nợ

Tỷ giá giao dịch hay còn gọi là tỷ giá thực tế (là tỷ giá do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh), tỷ giá này được sử dụng khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế liên quan tới doanh thu, chi phí, hàng tồn kho, TSCĐ, khi tăng tiền mặt, tiền gửi, hoặc ghi tăng công nợ là ngoại tệ

Tỷ giá xuất là tỷ giá ghi trên sổ kế toán trước thời điểm thanh toán, tỷ giá này được sử dụng đối với các trường hợp giảm vốn bằng tiền là ngoại tệ và được tính theo phương pháp bình quân, FIFO hoặc đích danh

Cuối năm tài chính, kế toán phải tiến hành đánh giá lại các khoản mục tiền tệ

có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm đó

b Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán có liên quan đến ngoại tệ

Kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán có liên quan đến

ngoại tệ thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ kế toán thanh toán với người mua bằng ngoại tệ phát sinh

trong giai đoạn hoạt động SXKD ( trong năm tài chính)

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ kế toán thanh toán với người bán bằng ngoại tệ phát sinh

trong giai đoạn SXKD (trong năm tài chính)

Sơ đồ 1.3 Kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh do đánh giá lại các

khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm báo cáo

Các doanh nghiệp có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải được thực hiện ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính theo một đơn vị tiền tệ thống nhất

Ở thời điểm cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (đơn vị tiền tệ khác với đơn vị tiền tệ chính thức được sử dụng trong kế toán) theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm cuối năm tài chính, có thể phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái (lãi hoặc lỗ) Doanh nghiệp phải chi tiết khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ của hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản của hoạt động kinh doanh

Đối với doanh nghiệp đầu tư XDCB, tỷ giá phát sinh trong năm và chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư ngoại tệ phát sinh trong kỳ (giai đoạn trước hoạt động) chênh lệch tỷ giá phát sinh trong năm và chênh lệch do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm được phản ánh vào Nợ hoặc Có TK 413 cho đến thời điểm hoàn thành đầu tư xây dựng, bàn giao công trình đưa vào sử dụng sẽ được kết chuyển ngay toàn bộ hoặc phân bổ dần vào Có TK 515 hoặc Nợ TK 635 trong thời gian tối

đa không quá 5 năm

1.1.4 Vai trò của kế toán phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp

Với lượng vốn chủ sở hữu có hạn, doanh nghiệp không thể nào chi trả tất cả các khoản phát sinh trong hoạt động kinh doanh, dẫn dến phải chiếm dụng vốn của

tổ chức khác làm phát sinh quan hệ thanh toán Trong tất cả các khoản phải thu của doanh nghiệp thì phải thu khách hàng chiếm vị trí quan trọng nhất Số tiền thu được

từ khách hàng là nguồn tiền chính để doanh nghiệp có thể chi trả các khoản nợ và tiếp tục hoạt động kinh doanh của mình Việc quản lý và thu hồi nợ có hiệu quả sẽ nâng cao khả năng thanh toán của doanh nghiệp, đảm bảo cho doanh nghiệp có tình hình tài chính ổn định để vượt qua những rủi ro trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình và quyết định sự liên tục của quá trình hoạt động kinh doanh

Quan hệ thanh toán là yếu tố của hoạt động tài chính và là cơ sở cho công tác quản lý tài chính trong một doanh nghiệp Thông qua các thông tin về nghiệp vụ thanh toán chi tiết theo từng đối tượng, thời gian và tình hình thanh toán sẽ giúp cho các nhà quản lý nắm được tình hình thanh toán cuả doanh nghiệp rồi từ đó đưa ra các chính sách thu hồi nợ,thanh toán nợ và cân đối tài chính doanh nghiệp giữa vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng sao cho hợp lý

Vì vậy, các nghiệp vụ liên quan đến việc thanh toán phát sinh đều được thể hiện qua các chứng từ, sổ sách nên việc quản lý các khoản nợ và thu hồi nợ phải được tiến hành thông qua kế toán Việc quản lý thường xuyên và chi tiết của kế toán

mà ban giám đốc sẽ có những quyết định đúng đắn, có những biện pháp kịp thời trong việc thu hồi nợ phải thu sớm nhất có thể từ phía khách hàng nhưng vẫn phải đảm bảo duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, đồng thời chi trả đúng hạn cho người bán nhằm nâng cao uy tín của công ty Tóm lại, quan hệ thanh toán với người mua người bán có ảnh hưởng quan trọng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp

1.1.5 Nhiệm vụ của tổ chức kế toán phải thu khách hàng và phải trả người bán

- Tổ chức ghi chép nhằm theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, phải trả chi tiết theo từng đối tượng, từng khoản nợ, từng thời gian, đôn đốc việc thanh toán kịp thời, tránh chiếm dụng vốn lẫn nhau

- Đối với những khách nợ có quan hệ giao dịch mua bán thường xuyên hoặc

có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ Nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản

- Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành

kỷ luật thanh toán

- Tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản lý để có biện pháp xử lý

- Tổ chức hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp để phản ánh công nợ phải thu và phải trả Đồng thời cũng cần xây dựng nguyên tắc, quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp thanh toán với người mua, người bán sao cho khoa học và hợp lý, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo tuân thủ quy định và chế độ

1.2 Kế toán phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp

1.2.1 Kế toán các khoản phải thu khách hàng

1.2.1.1 Nguyên tắc kế toán

a) Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay

b) Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính

c) Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường

d) Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được

đ) Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao

e) Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc:

- Khi phát sinh các khoản nợ phải thu của khách hàng (bên Nợ tài khoản

131), kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi chỉ định khách hàng thanh toán) Riêng trường hợp nhận trước của người mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thì bên Nợ tài khoản 131 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với

số tiền đã nhận trước;

- Khi thu hồi nợ phải thu của khách hàng (bên Có tài khoản 131) kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng khách nợ (Trường hợp khách nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giá thực tế đích danh được xác định là tỷ giá bình quân gia quyền di động các giao dịch của khách nợ đó) Riêng trường hợp phát sinh giao dịch nhận trước tiền của người mua thì bên Có tài khoản 131 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (là tỷ giá ghi vào bên Nợ tài khoản tiền) tại thời điểm nhận trước;

- Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật

Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải thu của khách hàng là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán tại thời điểm lập Báo cáo tài chính Trường hợp doanh nghiệp có nhiều khoản phải thu và giao dịch tại nhiều ngân hàng thì được chủ động lựa chọn tỷ giá mua của một trong những ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch Các đơn vị trong tập đoàn được áp dụng chung một tỷ giá do Công ty mẹ quy định (phải đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế) để đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ phát sinh từ các giao dịch trong nội bộ tập đoàn

+ Phiếu giao hàng

+ Hóa đơn GTGT

+ Hóa đơn bán hàng

+ Phiếu chi, phiếu thu

+ Ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu

1.2.1.3 Tài khoản sử dụng

Để hạch toán các khoản phải thu khách hàng, kế toán sử dụng TK 131- “Phải thu khách hàng” Tài khoản này được theo dõi chi tiết theo từng khách hàng

Tài khoản 131 “Phải thu khách hàng”

Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên "Tài sản" và bên "Nguồn vốn"

TK 131 số dư nợ (mang tính Tài sản): Khi công ty bán hàng hóa dịch vụ nhưng chưa thu được tiền

TK 131 số sư có (mang tính Nguồn vốn): Khi khách hàng ứng trước tiền cho Công ty (Tức là khách hàng chưa lấy hàng hoặc chưa được cung ứng dịch vụ nhưng

đã trả trước tiền cho công ty vì thế sau này công ty có nghĩa vụ phải giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ cho khách hàng)

1.2.1.4 Các trường hợp hạch toán

Sơ đồ 1.4 Sơ đồ kế toán phải thu khách hàng

1.2.2 Kế toán các khoản phải trả nhà người bán

1.2.2.1 Nguyên tắc kế toán

a) Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký

kết Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản

nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua trả tiền ngay

b) Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao

c) Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả cho người bán theo từng loại nguyên tệ Đối với các khoản phải trả bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc:

- Khi phát sinh các khoản nợ phải trả cho người bán (bên có tài khoản 331) bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi thường xuyên

có giao dịch) Riêng trường hợp ứng trước cho nhà thầu hoặc người bán, khi đủ điều kiện ghi nhận tài sản hoặc chi phí thì bên Có tài khoản 331 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã ứng trước

- Khi thanh toán nợ phải trả cho người bán (bên Nợ tài khoản 331) bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng chủ nợ (Trường hợp chủ nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giá thực tế đích danh được xác định trên cơ sở bình quân gia quyền di động các giao dịch của chủ nợ đó) Riêng trường hợp phát sinh giao dịch ứng trước tiền cho nhà thầu hoặc người bán thì bên Nợ tài khoản 331 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (là tỷ giá bán của ngân hàng nơi thường xuyên có giao dịch) tại thời điểm ứng trước;

- Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật

Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải trả cho người bán là tỷ giá bán ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch tại thời điểm lập Báo cáo tài chính Các đơn vị trong tập đoàn được áp dụng chung một

tỷ giá do Công ty mẹ quy định (phải đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế) để đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ phát sinh từ các giao dịch trong nội bộ tập đoàn

d) Bên giao nhập khẩu ủy thác ghi nhận trên tài khoản này số tiền phải trả người bán về hàng nhập khẩu thông qua bên nhận nhập khẩu ủy thác như khoản phải trả người bán thông thường

đ) Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán

e) Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp nếu chưa được phản ánh trong hóa đơn mua hàng

+ Phiếu chi, phiếu thu

+ Phiếu ủy nhiệm chi, Phiếu ủy nhiệm thu

1.2.1.3 Tài khoản sử dụng

Để theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả, kế toán sử dụng TK 331- “Phải trả cho người bán” Tài khoản này được mở chi tiết cho từng đối tượng

Tài khoản 331 “ Phải trả cho người bán”

Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”

TK 331 số dư có (mang tính Nguồn vốn): Khi Công ty đã mua hàng của nhà cung cấp nhưng chưa trả tiền

TK 331 số dư nợ (mang tính Tài sản): Khi Công ty trả trước tiền cho nhà cung cấp nhưng lại chưa nhận được hàng và sau này nhà cung cấp phải có nghĩa vụ trả hàng cho Công ty

1.2.1.4 Các trường hợp hạch toán

Sơ đồ 1.5 Sơ đồ kế toán phải trả người bán

1.2.3 Hình thức kế toán

Theo thông tư 200 có hiệu lực từ ngày 05/02/2015 và áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ ngày 01/01/2011, doanh nghiệp tự xây dựng biểu mẫu kế toán cho riêng mình nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch thực tế một cách đầy đủ và minh bạch Trường hợp không thể xây dựng có thể áp dụng biểu mẫu sổ

kế toán theo phụ lục 04 ban hành theo Thông tư 200 ứng với 5 hình thức ghi sổ kế toán sau:

+ Hình thức kế toán Nhật ký chung;

+ Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái;

+ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;

đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

- Các loại sổ sách chủ yếu: Sổ Nhật ký chung; Sổ Nhật ký đặc biệt; Sổ cái;

có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ chi tiết có liên quan

- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm:

+ Cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo tài chính Về nguyên tắc, tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ

Sơ đồ 1.6.Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo

h́ình thức Nhật ký chung

1.2.3.2 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian

và nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký

- Sổ cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

- Sổ sách chủ yếu: Nhật ký - Sổ cái; Các sổ, thẻ chi tiết

- Ưu điểm

+ Số lượng ít, mẫu số đơn giản dễ ghi chép

+ Việc kiểm tra đối chiếu số liệu có thể thực hiện thường xuyên trên sổ Tổng hợp Nhật ký - Sổ cái

- Nhược điểm

+ Khó thực hiện việc phân công lao động kế toán

+ Khó thực hiện đối với doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn phát sinh nhiều tài khoản

- Công việc hàng ngày:

+ Kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ cái Số liệu của

mỗi chứng từ được ghi trên một dòng của cả hai phần Nhật ký và phần sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại phát sinh nhiều lần trong cùng một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày

+ Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi sổ Nhật ký - Sổ cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan

- Công việc cuối tháng:

+ Sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán trong tháng vào sổ Nhật ký -

Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột nợ, cột có trong từng tài khoản ở phần sổ cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng này Căn

cứ vào số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng của từng khoản trên Nhật ký – Sổ cái

Sơ đồ 1.7.Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo

h́ình thức Nhật ký - Sổ cái

1.2.3.3 Hình thức Chứng từ ghi sổ

Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ” việc ghi sổ

kế toán tổng hợp bao gồm:

+ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ;

+ Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái

- Chứng từ ghi sổ do kế toán lập dựa trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế

- Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm

và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ

+ Số lượng ghi chép nhiều, thường xuyên xảy ra hiện tượng trùng lặp

+ Việc thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu thường được thực hiện cuối tháng vì vậy cung cấp thông tin thường chậm

- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ

kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng

từ ghi sổ Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau

đó được dùng để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

- Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái Căn cứ vào

Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh

- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau

và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và

số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết

Sơ đồ1.8.Trình tự ghi sổ kế toán theo h́ình thức kế toán chứng từ ghi sổ

1.2.3.4 Hình thức Nhật ký - Chứng từ

- Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của

các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ

- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự

thời gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế

- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng

một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép

- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý

kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính

- Sổ sách sử dụng: Nhật ký chứng từ; Bảng kê; Sổ cái; Sổ, thẻ kế toán chi tiết

- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ

kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng

từ ghi sổ Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau

đó được dùng để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi

trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết liên quan Đối với các loại chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều lần mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ

- Cuối tháng khóa sổ: Cộng số liệu trên các Nhật ký - chứng từ, kiểm tra, đối

chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi vào trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số sổ chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính

Sơ đồ 1.9 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ

1.2.3.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính

Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định

Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào

sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

- Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng

hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy

Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

Sơ đồ 1.10 Trình tự ghi sổ kế toán theo h́ình thức kế toán máy

TÓM TẮT CHƯƠNG 1

Chương 1 của khóa luận đã đưa ra những lý luận cơ bản về công tác kế toán phải thu khách hàng và phải trả người nhà cung cấp, cách hạch toán tài khoản Đồng thời đưa ra những khái quát chung về quy trình thanh toán ngoại tệ tạo tiền đề phân tích ở chương sau

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG

VÀ PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG

NHÀ VÀ ĐÔ THỊ VIỄN ĐÔNG

2.1 Tổng quan về công ty Cổ phần Xây dựng Nhà và Đô thị Viễn Đông

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

a Thông tin chung

- Tên công ty: Công ty Cổ phần Xây dựng Nhà và Đô thị Viễn Đông (Sau đây gọi tắt là Công ty Facco)

- Tên giao dịch quốc tế: Far East Urban and House Construction Joint Stock Company

- Tên công ty viết tắt: FACCO., JSC

- Mã số doanh nghiệp: 0102882689

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102882689 do Sở Kế hoạch

và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 08/08/2008

- Vốn điều lệ: 80,000,000,000 đồng ( Bằng chữ: tám mươi tỷ đồng)

- Trụ sở chính: Tầng 4, số 92 Tôn Đức Thắng, Quận Đống Đa, Thành

phố Hà Nội, Việt Nam

+ Vật Liệu Trang Trí Nội Thất

+ Thiết Bị Nhà Bếp Gia Đình (Máy Hút Mùi, Máy Xay )

+ Thiết Bị Vệ Sinh - Phân Phối và Kinh Doanh

+ Nội Thất - Trang Trí Nội Thất

b Quá trình hình thành và phát triển

Trong những ngày đầu thành lập công ty đã phải đương đầu với những khó khăn về thị phần tiêu thụ do thị trường đầu ra đang bị một số công ty lớn chiếm lĩnh

thị trường Đồng thời phải đối mặt với sự cạnh tranh của các mặt hàng nội thất từ Trung Quốc, các sản phẩm nội thất Trung Quốc chiếm thị phần tốt tại Việt Nam về giá cả (không quá đắt) và mẫu mã trong khi đó mục tiêu của Công ty Facco là giới thiệu, cung cấp cho khách hàng những sản phẩm nội thất có chất lượng tốt nhất đến

từ Nhật Bản Tuy nhiên, với kinh nghiệm quản lý và kinh doanh của Giám đốc Đào Thanh Tùng, công ty Facco đã tham gia ký kết và hoàn thành những dự án nổi tiếng như Khách sạn Lake Side (2009), tòa nhà Keangnam (2010)… trong những năm đầu thành lập Đồng thời đạt được nhiều giải thưởng thành tích từ đó nhận được sự tin tưởng lớn từ khách hàng trong và ngoài nước, cụ thể:

- 15/11/2011: Giải thưởng Showroom đẹp – Quy mô và ấn tượng của Bộ Xây dựng Việt Nam 2011

- 02/11/2012: Giải thưởng Showroom đẹp – Quy mô và ấn tượng của Bộ Xây dựng Việt Nam 2012

- 05/07/2014: Giải thưởng Showroom đẹp – Quy mô và ấn tượng của Bộ Xây dựng Việt Nam 2014

Trải qua hơn 10 năm thành lập và phát triển, công ty Facco giờ đây là nhà phân phối các sản phẩm vật liệu nội thất Nhật Bản hàng đầu tại thị trường Việt Nam Với các hệ thống Showroom hiện đại, phong phú về mặt hàng và chủng loại được phân phối rộng khắp toàn quốc để từ đó tạo ra cuộc sống tốt hơn cho người tiêu dùng

c Đối tác công ty:

Các đối tác đầu vào của công ty hầu hết là các công ty từ Nhật Bản như: Công ty Sangetsu (lĩnh vực hợp tác phân phối: Giấy dán tường, vải dán tường, rèm cửa thảm trải sàn, phim dán kýnh, Reatec), Công ty Toso (cung cấp rèm cửa, phụ kiện rèm), Công ty Axona aichi (lĩnh vực hợp tác phân phối: bàn ghế văn phòng), Công ty Sanwa (lĩnh vực hợp tác phân phối: tủ bếp, máy khử mùi, máy rửa bát), Công ty Organo (cung cấp máy lọc nước), Công ty Woodtec (lĩnh vực hợp tác phân phối: sàn gỗ)

d Nhân sự:

Công ty đã và đang xây dựng mạng lưới hoạt động kinh doanh chủ yếu ở các tỉnh thành khu vực phía Bắc và khu vực miền Nam với hệ thống Showroom hiện

đại, đa dạng nhiều chủng loại mặt hàng và hơn 1.000 đại lý trên toàn quốc Với gần

100 cán bộ nhân viên thuộc 02 văn phòng tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh –

Là các chuyên gia trong lĩnh vực mình phụ trách Đặc biệt hơn, các kỹ sư của công

ty đã được các chuyên gia giỏi nhất của Nhật Bản là Ông Yamamoto và Yto Kimura

- hai tên tuổi tài năng đã giành giải nhất trong các cuộc thi tay nghề tài năng trong lĩnh vực lắp đặt các sản phẩm nội thất trực tiếp đào tạo và hướng dẫn tận tình tại Trung tâm đào tạo của Tập đoàn Sangetsu Chính vì thế mà công ty luôn có được đội ngũ kỹ sư thi công có trình độ tay nghề cao, năng động, sáng tạo, tác phong làm việc nghiêm túc, chuyên nghiệp và hiệu quả cao

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty

Chức năng chủ yếu của Công ty Facco là nhập khẩu và phân phối đến tay người tiêu dùng những sản phẩm nội thất tốt nhất đến từ Nhật Bản Để phù hợp với đặc điểm riêng của doanh nghiệp mình và hoạt động có hiệu quả nhất Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình phân cấp từ trên xuống dưới Theo mô hình này thì mọi hoạt động của toàn công ty đều chịu sự hoạt động thống nhất của ban giám đốc Đồng thời giữa các phòng ban có mối quan hệ chứng năng hỗ trợ lẫn nhau trong mọi hoạt động của Công ty

Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty

(Nguồn: Công ty Cổ phần Xây dựng Nhà và Đô thị Viễn Đông)

Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám đốc: Đưa ra các chiến lược, quy

định, kế hoạch của doanh nghiệp sau mỗi cuộc họp Hội đồng quản trị Đồng thời, Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty cũng như là người điều hành mọi hoạt động kinh doanh theo chế độ một thủ trưởng, chỉ đạo mọi hoạt động ở các phòng ban, có quyền quyết định cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý công ty theo nguyên tắc tinh giản, gọn nhẹ đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả

Phòng hành chính- nhân sự: Phòng nhân sự đảm nhận các nhiệm vụ chính là

lập kế hoạch và tuyển dụng, đào tạo và phát triển, duy trì và quản lý, cung cấp, truyền thông tin và dịch vụ nhân sự Bên cạnh đó là lập kế hoạch mua sắm, chi tiêu cho các

thiết bị văn phòng phẩm cần thiết cho hoạt động của công ty theo mỗi thời kỳ

Phòng kế toán: Phòng có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tài chính, tổ chức

huy động, quản lý các nguồn vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, theo dõi, xây dựng kế hoạch trả nợ vốn vay ngân hàng, các tổ chức tín dụng khác

Đồng thời xác nhận hay định dạng các hoạt động kinh tế, ghi chép các hoạt động kinh tế, giám sát việc thực hiện các hợp đồng kinh tế về mặt tài chính Chịu trách nhiệm việc chuẩn bị các báo cáo kế toán, phân tích và diễn giải các báo này cho người sử dụng thông tin như: Báo cáo kết quả hoạt động trong kinh doanh, báo cáo tài chính,

Đội thi công: Lắp đặt hoàn thiện các sản phẩm, đo đạc sửa chữa theo yêu

cầu của khách hàng Thực hiện đúng, đủ các cam kết về quá trình lắp đặt, thời gian

thi công như hợp đồng đã được ký kết với khách hàng

Phòng kinh doanh: Thực hiện lập kế hoạch kinh doanh của Công ty từng

quý, năm Tổ chức nhận sản phẩm do công ty cung cấp đem đi tiêu thụ theo giá mà doanh nghiệp quy định Đồng thời tiếp nhận các đơn đặt hàng của khách kiểm tra

công nợ gửi lên kế toán

Phòng Marketing: Nghiên cứu dự báo thị trường, tổ chức triển khai chương

trình phát triển sản phẩm mới, phân khúc thị trường, xác định mục tiêu, định vị thương hiệu, Phát triển sản phẩm mới, xây dựng và thực hiện kế hoạch chiến lược Marketing, thiết lập mối quan hệ hiệu quả với giới truyền thông

2.1.3 Tổ chức bộ máy và hệ thống kế toán tại công ty

a Tổ chức bộ máy kế toán

Hiện nay Công tác kế toán trong Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung Hàng ngày các kế toán viên thực hiện công tác cập nhật hóa đơn, chứng từ

vào phần mềm sau đó cuối tháng kế toán trưởng có nhiệm vụ kiểm tra, tổng hợp, cân đối số liệu để kê khai thuế cho cơ quan thuế cũng như các giấy tờ, sổ sách có liên quan Đến cuối năm tài chính các kế toán viên có nhiệm vụ kiểm tra, đối chiếu

và tất toán các tài khoản để kế toán trưởng cập nhập số liệu lập báo cáo tài chính năm và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế với Nhà nước

Do công việc đòi hỏi sự đối chiếu chính xác số liệu giữa các kế toán viên phụ trách từng phần khác nhau dưới sự giám sát, kiểm tra của kế toán trưởng nên trách nhiệm của từng người trong từng phần là vô cùng quan trọng

Bộ máy kế toán của công ty bao gồm có 5 người trong đó có 1 kế toán trưởng và 4 kế toán viên phụ trách các mảng khác nhau Cụ thể bộ máy kế toán trong công ty phân công như sau:

Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy quản lý kế toán tại Công ty

(Nguồn: Công ty Cổ phần Xây dựng Nhà và Đô thị Viễn Đông)

Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: Là người tổ chức chỉ đạo mọi mặt

trong công tác kế toán, giám sát mọi hoạt động tài chính của công ty và phải chịu trách nhiệm trước Công ty về hoạt động của các nhân viên kế toán Kế toán trưởng

có quyền đề xuất với Giám đốc về các quyết định tài chính phù hợp với hoạt động