Hoàn thiện dịch vụ kiểm tra, đối chiếu thông tin ứng viên tại phòng hro của công ty cổ phần kết nối nhân tài talentnet

25 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CỦA DỊCH VỤ KIỂM TRA VÀ ĐỐI CHIẾU THÔNG TIN ỨNG VIÊN TẠI PHÒNG HRO CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KẾT NỐI NHÂN TÀI - TALENTNET .... Tổng quan về Dịch vụ kiểm tra và đối chi

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HỒ CHÍ MINH

TP.HCM, Tháng 5 năm 2022

HOÀN THIỆN DỊCH VỤ KIỂM TRA, ĐỐI CHIẾU THÔNG TIN ỨNG VIÊN TẠI PHÒNG HRO CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KẾT NỐI NHÂN TÀI -

TALENTNET

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Tp HCM, ngày …tháng…năm……

Giảng viên phản biện

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Tp HCM, ngày …tháng…năm……

Giảng viên phản biện

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình học tập và sinh hoạt tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh, được sự dạy dỗ, truyền đạt tận tình của quý Thầy/Cô cho tác giả những kiến thức về chuyên ngành trong suốt thời gian học ở trường Nhờ đó, tác giả

đã có thể áp dụng những kiến thức đã học kết hợp với thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Kết nối Nhân tài - Talentnet, đồng thời học hỏi được nhiều kinh nghiệm thực tế tại công ty đã giúp tác giả hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp Từ những kết quả đạt được,

và để tiến xa được như ngày hôm nay, bằng tất cả tấm lòng trung thực và lòng biết ơn sâu sắc, tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô hướng dẫn tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh đã dành thời gian, tâm huyết và kiến thức để truyền đạt cho tác giả trong suốt quá trình học tập Đặc biệt, tác giả xin gửi lời cảm ơn thành đến thầy là ThS Hà Nguyễn Minh Quân đã hướng dẫn tận tình, tạo điều kiện và cho tác giả những lời khuyên tốt nhất để tác giả hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này

Bên cạnh đó, không thể không kể đến sự hỗ trợ từ Talentnet Corporation Tác giả xin được cảm ơn các anh chị tại Công ty cổ phần Kết Nối Nhân Tài Talentnet đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tác giả trong thời gian thực tập, nhiệt tình giúp đỡ, hỗ trợ, và chỉ dạy cho tác giả nhiều kiến thức thực tiễn và các kiến thức mới, cập nhật những thay đổi

xu hướng mới trong lĩnh vực nhân sự, cho tác giả cơ hội được thực hành những kiến thức đã học áp dụng vào thực tiễn

Khóa luận được thực hiện trong vòng 6 tháng, đây cũng là thời điểm tác giả nhận

ra kiến thức của mình chưa đủ sâu và rộng Vì vậy không thể tránh khỏi những thiếu sót

Do đó, tác giả rất mong nhận được những ý kiến đóng góp từ quý thầy cô để có thể hoàn thiện hơn nữa bài khóa luận về nghiên cứu và tìm hiểu của chính bản thân mình Cuối cùng xin kính chúc thầy cô giáo dồi dào sức khỏe, thành công trong sự nghiệp cao quý

Tác giả xin chân thành cảm ơn!

TP HCM, Tháng 05 năm 2023

Sinh viên

Đoàn Nguyễn Sông Lam

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Tên Tiếng Anh Tên Tiếng Việt

2 BD Business Development Phát triển kinh doanh

3 BU Business Unit Đơn vị kinh doanh chiến lược

7 Edu Check Education check Kiểm tra thông tin học vấn

8 HR Human resource Nhân sự/phòng nhân sự

Outsourcing Nhân sự thuê ngoài

10 LM Quản lý trực tiếp Quản lý trực tiếp

14 PIC Person incharge Người thực hiện

15 Pre-employment check Kiểm tra và đối chiếu thông tin

ứng viên

Kiểm tra thông tin nền tảng mạng xã hội và truyền thông thông tin

19 TLN Talentnet Công ty Cổ phần Kết nối Nhân

tài

20 T Time – working day Ngày làm việc

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1 1 Thông tin chi tiết về Công ty Cổ phần Kết Nối Nhân Tài 6 Bảng 3 1 Bảng thể hiện các đối thủ cạnh tranh của Talentnet 33 Bảng 3 2 Tổng hợp kết quả tỷ lệ các câu hỏi được người tham chiếu là HR chia sẻ 51 Bảng 3 3 Khó khăn trong quá trình báo cáo bị chuyển đổi 52 Bảng 4 1 Đề xuất câu hỏi báo cáo 55

DANH MỤC HÌNH

Hình 1 1 Hình thể hiện các cột mốc tiêu biểu của công ty Talentnet 5

Hình 1.2 Hình Kỷ niệm 15 năm thành lập Công ty Cổ phần Kết nối Nhân tài (18/11/2022) 7

Hình 1 3 Hình nhận diện bộ SHAPE của Talentnet 8

Hình 1 4 Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần Kết Nối Nhân Tài - Talentnet theo chức vụ cấp cao 9

Hình 1 5 Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần Kết Nối Nhân Tài - Talentnet theo chức năng BUs 9

Hình 1 6 Sơ đồ tổ chức bộ phận HR Outsourcing theo chức năng 13

Hình 3 1 Biểu đồ tình hình nhân sự của Talentnet – HRO 2020 - 2022 27

Hình 3 2 Biểu đồ thể hiện cơ cấu lao động theo giới tính (2020 – 2022) 28

Hình 3 3 Quy trình Dịch vụ Kiểm tra và Đối chiếu Thông tin Ứng viên 31

Hình 3 4 Biểu đồ thể hiện Số lượng Yêu cầu của Khách hàng, Số yêu cầu hoàn thành và Số lượng yêu cầu pending của dịch vụ Pre – employment check tại HRO thông qua các tháng (2022) 32

Hình 3 5 Thống kế thể hiện nguồn Khách hàng của Talentnet cho dịch vụ Pre – Employment check 35

Hình 3 6 Hình ảnh thể hiện văn bằng không thể sử dụng cho quá trình kiểm tra văn bằng 38

Hình 3 7 Hình ảnh reference check được thực hiện qua điện thoại 39

Hình 3 8 Hình ảnh reference check được thực hiện qua email 40

Hình 3 9 Kiểm tra trình độ học vấn qua các công cụ của website 41

Hình 3 10 Kết quả tra cứu thông tin Văn bằng trên website của trường 41

Hình 3 11 Hình ảnh về kiểm tra học vấn qua email 42

Hình 3 12 Hình ảnh mẫu báo cáo của social - media check 43

Hình 3.13 Hình 6 trang báo dùng để kiểm tra thông tin ứng viên trên truyền thông thông tin 44 Hình 3 14 Hình ảnh về email gửi cho ứng viên hướng dẫn quy trình thực hiện Credit check 45 Hình 3 15 Hình ảnh về mẫu báo cáo cho credit check 45 Hình 3 16 Trả kết quả sau khi kiểm tra và cập nhật tình hình cho khách hàng 46 Hình 3 17 Hình ảnh thể hiện tỷ lệ các yêu cầu được hoàn thành khi thực hiện kiểm tra thông tin văn bằng (Tổng hợp từ 10 yêu cầu thuộc trường nước ngoài từ ngày 20/06/2022 – 12/12/2022) 53

MỤC LỤC

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN i

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN ii

LỜI CẢM ƠN iii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT iv

DANH MỤC BẢNG vi

DANH MỤC HÌNH vii

MỤC LỤC ix

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do lựa chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Kết cấu các chương của báo cáo 3

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN KẾT NỐI NHÂN TÀI - TALENTNET 4

1.1 Tổng quan về công ty Cổ phần Kết nối Nhân tài - Talentnet 4

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty của công ty Cổ phần Kết nối Nhân tài - Talentnet 4

1.1.2 Khái quát về Công ty Cổ phần Kết nối Nhân tài - Talentnet 6

1.1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của Công ty Cổ phần Kết nối Nhân tài - Talentnet 7

1.2 Hoạt động chính của công ty 9

1.2.1 Sơ đồ tổ chức 9

1.2.2 Hoạt động chính của các BUs 9

1.3 Các chính sách của của công ty 11

1.3.1 Chính sách về lương và phúc lợi 11

1.3.2 Chính sách về đào tạo và phát triển nhân lực 11

1.4 Phòng HRO – Dịch vụ Nhân sự Thuê ngoài tại Công ty Cổ phần Kết nối Nhân tài - Talentnet 12

1.4.1 Giới thiệu về phòng HRO của Công ty Cổ phần Kết nối Nhân tài - Talentnet 12

1.4.2 Hoạt động chính của phòng HRO 14

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 17

2.1 Một số khái niệm cơ bản 17

2.1.1 Khái niệm về Dịch vụ kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên 17

2.1.2 Chức năng của kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên 17

2.2 Các khái niệm liên quan đến Dịch vụ kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên 18

2.2.1 Khái niệm của các Dịch vụ kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên 18

2.2.2 Quy trình của việc kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên 19

2.2.3 Quy trình của Dịch vụ kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên 21

2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến Dịch vụ kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên 22

2.3.1 Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp 22

2.3.2 Các yếu tố đến từ khách hàng 23

2.3.3 Các yếu tố đến từ chất lượng Dịch vụ kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên 24

2.3.4 Lợi ích của Dịch vụ kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên 25

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CỦA DỊCH VỤ KIỂM TRA VÀ ĐỐI CHIẾU THÔNG TIN ỨNG VIÊN TẠI PHÒNG HRO CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KẾT NỐI NHÂN TÀI - TALENTNET 27

3.1 Tình hình đội ngũ nhân sự tại phòng HRO của Công ty Cổ phần Kết nối Nhân tài - Talentnet 27

3.1.1 Tình hình nhân sự tại phòng HRO của công ty Cổ phần Kết nối Nhân tài Talentnet giai đoạn 2020 – 2022 27

3.1.2 Cơ cấu lao động tại phòng HRO của công ty Talentnet giai đoạn 2020 – 2022 28

3.2 Tổng quan về Dịch vụ kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên tại phòng HRO của Công ty Cổ phần Kết nối Nhân tài - Talentnet 29

3.2.1 Giới thiệu Dịch vụ kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên tại phòng HRO của Công ty Cổ phần Kết nối Nhân tài - Talentnet 29

3.2.2 Các gói dịch vụ thuộc Dịch vụ kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên 29

3.2.3 Tổng quan quy trình của Dịch vụ Kiểm tra và Đối chiếu thông tin ứng viên 31

3.3 Dịch vụ Kiểm tra và Đối chiếu Thông tin Ứng viên tại phòng HRO của công ty Cổ phần Kết nối Nhân tài - Talentnet 32

3.3.1 Thực trạng Dịch vụ Kiểm tra và Đối chiếu Thông tin Ứng viên 32

3.3.2 Đối thủ cạnh tranh của Talentnet về cung cấp Dịch vụ kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên 33

3.3.3 Phân tích và đánh giá quy trình của Dịch vụ Kiểm tra và Đối chiếu Thông

tin Ứng viên 34

3.3.4 Các chi phí phát sinh cho quy trình thực hiện kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên 48

3.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến Dịch vụ Kiểm tra và Đối chiếu Thông tin Ứng viên tại phòng HRO của công ty Cổ phần Kết nối Nhân tài - Talentnet 48

3.4.1 Yếu tố khách hàng 48

3.4.2 Yếu tố ứng viên 49

3.4.3 Yếu tố đội ngũ nhân sự 49

3.4.4 Yếu tố cạnh tranh đến từ thị trường 49

3.5 Đánh giá dịch vụ Kiểm tra và Đối chiếu Thông tin Ứng viên tại phòng HRO của Công ty Cổ phần Kết nối Nhân tài - Talentnet 50

3.5.1 Những ưu điểm 50

3.5.2 Những hạn chế 51

CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN DỊCH VỤ KIỂM TRA VÀ ĐỐI CHIẾU THÔNG TIN ỨNG VIÊN TẠI PHÒNG HRO CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KẾT NỐI NHÂN TÀI - TALENTNET 56

4.1 Phát huy tối đa nguồn lực để đáp ứng được những thay đổi của khách hàng và một số khó khăn khác của quy trình kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên tại phòng HRO của công ty Cổ phần và Kết nối Nhân tài - Talentnet 56

4.1.1 Đối với việc thực hiện kiểm tra và đối chiếu thông tin với người tham chiếu 56

4.1.2 Đối với việc thực hiện quy trình kiểm tra văn bằng, chứng chỉ của ứng viên 57

4.1.3 Đối với kiểm tra thông tin tín dụng 58

4.1.4 Đối với việc thay đổi thời gian gửi kết quả 58

4.2 Phát triển và xây dựng thương hiệu trên thị trường về dịch vụ kiểm tra và đối chiếu thông tin 58

4.2.1 Tối ưu hóa chi phí dịch vụ 58

4.2.2 Tổ chức chương trình quảng bá và phát triển dịch vụ 59

KẾT LUẬN 60

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 61

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do lựa chọn đề tài

Sau thời kỳ đại dịch Covid 19 kéo dài, năm 2022 là năm trở lại của hầu như tất

cả các ngành nghề của nền kinh tế thế giới nói chung và nền kinh tế Việt Nam nói riêng Các doanh nghiệp liên tục thúc đẩy chiến lược, chiến dịch để có thể tìm lại phong độ của chính mình sau thời kỳ khủng hoảng bởi dịch bệnh Đi cùng với các công ty Việt Nam thì các Tập đoàn Đa quốc gia tại Việt Nam cũng không ngoại lệ, nơi mà môi trường làm việc hiện đại hóa và chuyên nghiệp luôn là điểm thu hút của nguồn nhân lực tiềm năng Tại đây, họ vừa chú trọng số lượng vừa chú trọng chất lượng Sau đại dịch, tìm kiếm nguồn nhân lực đã quan trọng, song chất lượng nhân sự cũng là thứ không thể thiếu và phải luôn được đảm bảo trong quy trình tuyển dụng Theo một báo cáo từ Society for Human Resource Management (SHRM), 92% nhà tuyển dụng nhận thấy tầm quan trọng của việc kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên và họ có xu hướng tiến hành xác minh thông tin ứng viên trong quá trình sàng lọc hồ sơ Một số khác thậm chí còn tái tham chiếu hàng năm (15%) sau khi ứng viên đi làm chính thức Việc kiểm tra tham chiếu này thường được thực hiện với mục đích phân loại những ứng viên “sáng giá” cho cùng một vị trí khi cân nhắc về thái độ làm việc, kinh nghiệm chuyên môn cũng như khả năng thích ứng với môi trường công sở từ những góc nhìn khác nhau Tuy nhiên, cho đến hiện tại, đối với môi trường công sở tại Việt Nam, việc xác minh thông tin ứng viên vẫn chưa hoàn toàn được hiểu và áp dụng một cách hiệu quả nhất Kết quả

là, họ lãng phí rất nhiều thời gian và tiền bạc bằng cách tuyển dụng sai người Do trên thực tế, tình trạng ứng viên sửa lý lịch khá phổ biến Theo khảo sát của ResumeBuilder.com năm 2021, cứ 3 người Mỹ thì có một người thừa nhận từng không thành thật trong hồ sơ xin việc Trong đó, có 46% người nói dối về số năm làm việc, 44% về trình độ giáo dục, 40% về kỹ năng chuyên môn Đáng ngạc nhiên, theo kết quả khảo sát của CRG, những ứng viên nói dối không phải tất cả đều là những người có chức

vụ thấp nhất và thu nhập thấp nhất, thậm chí cả những giám đốc điều hành có thu nhập cao cũng nằm trong số liệu được liệt kê ở trên Hậu quả của việc thuê những kẻ nói dối như vậy có thể rất nghiêm trọng Không chỉ lãng phí thời gian và tiền bạc cho việc tuyển dụng, những ứng viên có lý lịch không tốt còn có thể làm ảnh hưởng đến hình ảnh, thương hiệu của công ty hoặc gây thiệt hại về tài chính cho công ty Nhận thức được

mức độ ảnh hưởng nghiêm trọng cũng như nhằm nâng cao chất lượng ứng viên trong quá trình tuyển dụng, quy trình Kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên đã được đề xuất

Quá trình kiểm tra tham chiếu này có thể tốn khá nhiều thời gian và nguồn lực nhân sự nội bộ Vì vậy, nhiều doanh nghiệp tìm đến sử dụng dịch vụ kiểm tra, đối chiếu thông tin ứng viên từ bên thứ 3 để rút ngắn thời gian, chi phí tuyển dụng Nhận thấy mức độ tiềm năng của dịch vụ trên thị trường cùng với lượng khách hàng có sẵn chiếm 95% là các công ty thuộc tập đoàn đa Quốc gia, Talentnet tiến hành xây dựng và phát triển Dịch vụ kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên (Pre – employment Check Service) tại phòng HRO của Công ty Cổ phần Kết nối Nhân tài Talentnet

Cũng trong quá trình thực tập tại công ty, tác giả nhận thấy một số vấn đề còn tồn tại trong công tác thực hiện dịch vụ kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên Với mong muốn có những đóng góp tích cực và hữu ích cho doanh nghiệp cũng như cái nhìn khách quan hơn, cải thiện tốt hơn, tác giả quyết định thực hiện đề tài cho khóa luận tốt nghiệp

có tên:

“Hoàn thiện Dịch vụ kiểm tra, đối chiếu thông tin ứng viên tại phòng HRO của Công ty Cổ phần Kết nối Nhân tài Talentnet”

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Tìm hiểu về dịch vụ kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên (pre – employment check)

- Học tập và ghi nhận những ưu điểm trong công tuyển dụng kiểm tra thông tin ứng viên

- Đồng thời tìm ra những nhược điểm còn tồn tại, từ đó tìm ra những giải pháp nhằm cải thiện và nâng cao hiệu quả

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đề tài được thực hiện trong phạm vị nghiên cứu và đối tượng nghiên cứu như sau:

Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu về Dịch vụ kiểm tra, đối chiếu thông tin ứng

viên tại phòng HRO của Công ty Cổ phần Kết nối Nhân tài

Phạm vi nghiên cứu:

• Về không gian: Dịch vụ kiểm tra, đối chiếu thông tin ứng viên tại phòng HRO của Công ty Cổ phần Kết nối Nhân tài

• Về thời gian: Dịch vụ kiểm tra, đối chiếu thông tin ứng viên tại phòng HRO của Công ty Cổ phần Kết nối Nhân tài giai đoạn tháng 06/2022 đến tháng 12/2022

4 Phương pháp nghiên cứu

Nhằm thực hiện công tác nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Kết nối Nhân tài, tác giả đã sử dụng các phương pháp như sau: thu thập các thông tin và số liệu liên quan đến công tác cung cấp dịch vụ thuê ngoài và quy trình thực hiện kiểm tra đối chiếu thông tin ứng viên Sau khi có được thông tin cần thiết thì tác giả tiến hành phân tích tổng hợp, so sánh dữ liệu, từ đó nêu ra nhận xét và tìm hướng giải quyết

5 Kết cấu các chương của báo cáo

Bài khóa luận tốt nghiệp bao gồm 4 chương chính:

Chương 1: Giới thiệu công ty Cổ phần Kết nối Nhân tài – Talentnet

Chương 2: Cơ sở Lý thuyết

Chương 3: Thực trạng của Dịch vụ kiểm tra đối chiếu thông tin ứng viên tại

phòng HRO tại công ty Cổ phần Kết nối Nhân tài - Talentnet

Chương 4: Đề xuất giải pháp hoàn thiện Dịch vụ kiểm tra đối chiếu thông tin

ứng viên tại phòng HRO của công ty Cổ phần Kết nối Nhân tài – Talentnet

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN KẾT NỐI NHÂN TÀI -

TALENTNET 1.1 Tổng quan về công ty Cổ phần Kết nối Nhân tài - Talentnet

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty của công ty Cổ phần Kết nối Nhân tài - Talentnet

Tiền thân là Dịch vụ nhân sự của PricewaterhouseCoopers Việt Nam (PwC), Talentnet (Công ty Cổ phần Kết Nối Nhân Tài) hiện được xem là công ty tư vấn nhân

sự hàng đầu, với đội ngũ tư vấn hơn 20 năm kinh nghiệm hoạt động trong các lĩnh vực

về quản trị nguồn nhân lực Talentnet hiện cung cấp các giải pháp quản trị nhân sự toàn diện, chuyên nghiệp và thiết thực phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp với mong muốn từng bước hiện thực hóa tầm nhìn “Tạo sự khác biệt cho cuộc sống của mỗi người lao động”

Với phần lớn khách hàng là các công ty đa quốc gia (trong đó 1/2 số khách hàng trong danh sách Forture 500) và các công ty Việt Nam có quy mô, Talentnet sở hữu bề dày kinh nghiệm và chuyên môn trong việc cung cấp các giải pháp nhân sự da dạng, phù hợp nhờ vào sự am hiểu thị trường lao động trong nước, phương pháp chuyên môn quốc

tế thừa hưởng từ hai đối tác hàng đầu thế giới

Talentnet được thành lập năm 2007, so với khi vừa tách khỏi PwC Việt Nam, mức tăng trưởng về số lượng nhân viên (gấp 25 lần), doanh thu (40 lần) và số lượng khách hàng (tăng 50 lần) Là đối tác của hai công ty hàng đầu thế giới, Mercer (Tập đoàn toàn cầu lớn nhất thế giới về quản trị lương, thưởng, phúc lợi và tư vấn nguồn nhân lực) và ADP (Một trong những nhà cung cấp hàng đầu thế giới về các giải pháp thuê ngoài về nhân sự, tính lương, thuế và quản lý phúc lợi ) Là thành viên hiệp hội tuyển dụng toàn cầu, Cornerstone International Group Công ty vinh dự nhận giải thưởng

"Vietnam HR Awards" được tổ chức lần đầu tiên tại Việt Nam năm 2014 nhằm vinh danh các doanh nghiệp có chính sách nhân sự xuất sắc

Hình 1.1 Hình thể hiện các cột mốc tiêu biểu của công ty Talentnet

- Năm 2008, chỉ sau 3 tháng thành lập, Talentnet chính thức trở thành đối tác chiến lược tại Việt Nam của Mercer – tập đoàn toàn cầu lớn nhất thế giới về quản trị lương, thưởng, phúc lợi và tư vấn nguồn nhân lực Đây là một tin tức “địa chấn” bởi khi ấy Talentnet chỉ có 12 nhân viên và vẫn là một cái tên quá mới mẻ trong lĩnh vực nhân sự

- Năm 2010, Talentnet tiếp tục gây tiếng vang khi trở thành đối tác chiến lược của ADP Streamline, một trong những nhà cung cấp hàng đầu thế giới về giải pháp nhân sự thuê ngoài, tính lương, quản lý phúc lợi

- Năm 2014, lần đầu tiên thị trường nhân sự tại Việt Nam xuất hiện Vietnam HR Awards - giải thưởng đánh giá, thẩm định các chiến lược phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp

- Năm 2022, Talentnet ký kết hợp tác với Dragon Capital để tư vấn và phân phối sản phẩm quỹ hưu trí tự nguyện, từ đó giúp nâng cao hiệu quả doanh nghiệp và chất lượng cuộc sống của người lao động

- Talentnet đã khởi tạo nhiều chương trình chia sẻ kiến thức, xu hướng mới về quản trị nhân sự cho cộng đồng doanh nghiệp Việt như Legal Workshop, Rewards Summit, Vietnam HR Outsourcing Conference, Talentnet Business Innovation Showyêu cầu,

1.1.2 Khái quát về Công ty Cổ phần Kết nối Nhân tài - Talentnet

Công ty Cổ phần Kết Nối Nhân Tài được thành lập vào năm 2007, tiền thân là dịch vụ tư vấn và tuyển dụng nhân sự của PricewaterhouseCoopers Vietnam, Talentnet

đã phát triển và trở thành một trong những công ty tư vấn chiến lược nhân sự chuyên nghiệp và uy tín trên thị trường Việt Nam hiện nay

Thông tin chi tiết về công ty như sau:

Bảng 1 1 Thông tin chi tiết về Công ty Cổ phần Kết Nối Nhân Tài

Tên tiếng nước ngoài Talentnet Corporation

Tên tiếng việt Công ty Cổ phần Kết Nối Nhân Tài

Logo công ty

Mã số doanh nghiệp 0305202145

Người đại diện pháp luật Bà Tiêu Yến Trinh

Địa chỉ văn phòng Toà nhà Star Building, 33 Mạc Đĩnh Chi, Phường Đa

Kao, Quận 1, Tp Hồ Chí Minh, Việt Nam

Số điện thoại (+84) 28 6291 4188

sự phù hợp nhất để nâng cao lợi thế cạnh tranh cho khách hàng

➢ Sứ mệnh

Talentnet’s mission: “To make a difference in every organization and employee”

- Tạo ra sự khác biệt trong mọi tổ chức và nhân viên

Cùng với khẩu hiệu Engaging people – Driving Success (Kết nối nhân lực – Dẫn lối thành công), Talentnet luôn hướng đến trọng tâm con người, phát triển và kết nối đội ngũ nhân tài, từ đó cùng những giải pháp nhân sự rõ ràng, hợp lý, hiệu quả để tạo nên thành công cho khách hàng và doanh nghiệp

➢ Giá trị cốt lõi

Với mong muốn “Together we SHAPE our future”, Talentnet hướng đến các giá trị:

- Thứ nhất là Vươn tới hoàn hảo (Striving for Excellence): Giữ vững cam kết

mang lại dịch vụ tốt nhất cho khách hàng/đối tác

- Thứ hai là Tập trung con người (Human centric): Lấy con người làm trọng

tâm

- Thứ ba là Linh hoạt (Agility): Luôn hướng đến sự nhanh nhẹn và hợp tác, cùng

khả năng thích ứng, nhạy bén và bền bỉ để phát triển bền vững

- Thứ tư là Đồng hành (Partnership): Sẵn lòng lắng nghe và gửi gắm niềm tin,

tôn trọng & hỗ trợ đối tác, khách hàng với tinh thần cùng nhau chiến thắng

- Thứ năm là Tư duy khởi nghiệp (Entrepreneurship): Nắm bắt cơ hội, không

ngừng làm mới bản thân, phát triển và sẵn sàng hoạch định rủi ro để thành công

Hình 1 2 Hình nhận diện bộ SHAPE của Talentnet

(Nguồn: Talentnet)

1.2 Hoạt động chính của công ty

1.2.1 Sơ đồ tổ chức

Sơ đồ tổ chức theo chức vụ cấp cao:

Hình 1 3 Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần Kết Nối Nhân Tài - Talentnet theo chức

vụ cấp cao

(Nguồn: Talentnet)

Sơ đồ tổ chức theo chức năng BUs (Business Units):

Hình 1 4 Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần Kết Nối Nhân Tài - Talentnet theo chức

năng BUs

(Nguồn: Talentnet)

1.2.2 Hoạt động chính của các BUs

Với hơn 15 năm kinh nghiệm làm việc tại thị trường lao động Việt Nam và hơn 1.000 khách hàng bao gồm các công ty đa quốc gia, công ty liên doanh, cổ phần và

thương hiệu uy tín trong nước, Talentnet đang cung cấp các Dịch vụ Nhân sự:

➢ Dịch vụ tuyển dụng nhân sự cấp cao

Với hơn 20 năm trong lĩnh vực nhân sự ở Việt Nam đã đem đến cho đội ngũ tuyển dụng nhân sự cấp cao cái nhìn sâu sắc về thị trường lao động địa phương và khả năng tiếp cận với nguồn ứng viên tiềm năng

Tổng giám đốc

Phó Tổng

giám đốc Phó Tổng giám đốc Giám đốc Tài chính

Giám đốc dịch vụ Nhân sự thuê ngoài

và Tuyển dụng nhân sự cấp cao

Talentnet

➢ Dịch vụ Tư vấn Nhân sự

Talentnet cung cấp các giải pháp đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng nhờ vào sự kết hợp tuyệt vời giữa phương pháp tiêu chuẩn quốc tế và sự am hiểu thị trường lao động trong nước Đội ngũ tư vấn nhân sự bao gồm các chuyên gia tư vấn nhân sự hàng đầu khu vực đến từ Talentnet Mercer cùng chuyên viên tư vấn nhân sự trong nước cho các dự án lớn

➢ Dịch vụ Khảo sát Thù lao và Tư vấn Nhân sự của Mercer

Tháng 3/2018, Talentnet chính thức trở thành đối tác độc quyền của Mercer tại Việt Nam cung cấp những dịch vụ:

- Khảo sát lương thưởng, phúc lợi Mercer (TRS)

- Dịch vụ tư vấn nhân sự sử dụng phương pháp Mercer cùng sự hỗ trợ từ đội ngũ

chuyên gia giàu kinh nghiệm trong khu vực

- Các khóa đào tạo và hội thảo của Mercer

➢ Dịch vụ cho thuê ngoài nhân sự và tính lương

Dịch vụ Nhân sự thuê ngoài là một trong những dịch vụ hàng đầu của Talentnet với hơn 60,000 hồ sơ ứng viên từ nhiều ngành nghề và được tin dùng bởi hơn 150 công

ty đa quốc gia và Việt Nam thuộc nhiều lĩnh vực đa dạng

Talentnet sẽ thay mặt khách hàng kí hợp đồng lao động với người lao động, và là chủ sử dụng lao động hợp pháp Những người lao động kí hợp đồng với Talentnet sẽ được phân công tới công ty khách hàng để thực hiện những nhiệm vụ công việc được giao

Dịch vụ tính lương của Talentnet sử dụng những công nghệ tiên tiến đạt tiêu chuẩn quốc tế của ADP Streamline, kết hợp với kiến thức sâu rộng về thị trường nội địa

để đem tới cho khách hàng các giải pháp tính lương tốt nhất

➢ Dịch vụ đào tạo và phát triển nhân sự

Talentnet tự hào là đơn vị cung cấp độc quyền các khóa học về phương pháp luận của Mercer một cách chính xác và đầy đủ, với các nội dung được cập nhật liên tục và hướng dẫn bởi các chuyên gia dày dặn kinh nghiệm giúp nâng cao chuyên môn nhân sự

và thúc đẩy sự phát triển doanh nghiệp

1.3 Các chính sách của của công ty

1.3.1 Chính sách về lương và phúc lợi

➢ Chính sách về lương

Nhân viên sẽ nhận được lương hàng tháng vào ngày 24, nếu trường hợp ngày nhận lương rơi vào các ngày nghỉ, nghỉ lễ sẽ được đi nhận lương vào các ngày trước đó Mức lương của nhân viên sẽ được trao đổi phù hợp với vị trí và năng lực đối với 1 nhân viên chính thức Đối với trainee và internship sẽ có 1 khoản phụ cấp cố định

➢ Phúc lợi

Công ty có nhiều chính sách về phúc lợi để giữ chân nhân viên “Cá nhân hóa phúc lợi”: Linh hoạt theo nhu cầu của nhân viên, ưu tiên sự phù hợp, thay đổi tư duy lãnh đạo, tôn trọng phúc lợi nhân viên

Những chuyến du lịch của công ty hoặc phòng ban luôn được tổ chức một cách hợp lí và đảm bảo đúng nguyện vọng của nhân viên

Thưởng vật chất và tinh thần luôn là điều không thể thiếu ở các dịp lễ, tết, sinh nhật Hoặc ngay cả những dịp như công ty được cấp chứng chỉ “Great place to work” nhân viên toàn công ty cũng sẽ những món quà nhỏ kỷ niệm cho các dấu ấn họ đã trải qua cùng Talentnet

1.3.2 Chính sách về đào tạo và phát triển nhân lực

Đối với internship: Bộ phận mà thực tập sinh tham gia thực tập sẽ có những lộ trình đào tạo cơ bản để thực tập sinh nắm được kỹ về mô hình hoạt động của công ty nói chung và phòng ban nói riêng Sau đó, các buổi training về kiến thức chuyên môn, và các kỹ năng cơ bản cần thiết cho vị trí Ví dụ, ở Mass Recruitment Team, thực tập sinh

sẽ được tham gia đào tạo về kỹ năng phỏng vấn tựa năng lực (CBI – Competency Base Interview), Excel skill, Tư duy chăm sóc khách hàng, các khóa về Luật lao động Việt Nam, … Khi một thực tập sinh đảm bảo được các kỹ năng đã được đào tạo sẽ được tham gia vào quy trình tuyển dụng và các dự án khác của của team

Đối với trainee: Các khóa đào tạo liên tục được diễn ra kể từ khi trainee bắt đầu tham gia nhận việc Đối với một trainee sẽ có chỉ tiêu số rõ ràng và cụ thể hơn internship Tuy nhiên, về mức độ đáp ứng công việc, cả 2 vị trí phải luôn được đảm bảo giám sát chặt chẽ từ phía cấp bậc quản lý

Đối với nhân viên chính thức: Công ty luôn tạo điều kiện để mọi người liên tục nâng cao kỹ năng Định kỳ, công ty sẽ có những buổi đào tạo, họp và đóng góp ý kiến

để đưa ra những phương án cải tiến công việc hiệu quả nhất

Đối với tất cả các vị trí, công ty luôn tạo điều kiện tối đa để nhân viên thể hiện năng lực

và kế hoạch phát triển nếu nhân viên đạt được yêu cầu đã cam kết

1.4 Phòng HRO – Dịch vụ Nhân sự Thuê ngoài tại Công ty Cổ phần Kết nối Nhân tài - Talentnet

1.4.1 Giới thiệu về phòng HRO của Công ty Cổ phần Kết nối Nhân tài - Talentnet

Talentnet là một trong những công ty cung cấp dịch vụ Thuê ngoài Nhân sự hàng đầu tại Việt Nam, Talentnet thành công trong việc kết hợp phương pháp quốc tế với chuyên môn địa phương để cung cấp các giải pháp thuê ngoài nhân sự phù hợp nhất với nhu cầu của khách hàng Talentnet sở hữu đội ngũ chuyên gia nhân sự địa phương từ mạng lưới đối tác của mình Ngoài ra, Talentnet thể hiện mức độ cam kết và dịch vụ khách hàng cao, đảm bảo rằng kết quả dự án luôn được giao đúng tiến độ và với chất lượng tuyệt vời

Dịch vụ Nhân sự thuê ngoài là một trong những dịch vụ hàng đầu của Talentnet HRO với hơn 60,000 hồ sơ ứng viên từ nhiều ngành nghề và được tin dùng bởi hơn 150 công ty đa quốc gia và Việt Nam thuộc nhiều lĩnh vực đa dạng

- Cách tiếp cận & Cam kết của Talentnet

Thực Thi Xuất Sắc: Cam kết cung cấp dịch vụ tốt nhất ngay từ lần đầu tiên:

• Cung cấp ứng viên trong vòng 5 ngày làm việc

• Phản hồi 100% thắc mắc của khách hàng và nhân viên trong vòng 24 giờ

• Đường dây nóng phục vụ nhân viên: 19007131

- Phương pháp

• Chúng tôi xây dựng quy trình làm việc theo chuẩn toàn cầu với việc sử dụng các phương pháp tuyển dụng & kênh tuyển dụng riêng cho mỗi ngành khác nhau

• Đồng thời, chúng tôi cũng áp dụng những công nghệ mới nhất trong ngành Nhân sự (E-Recruitment, E-Training, Ứng dụng DMS Mobile, Phần mềm/hệ thống tích hợp vào HR)

- Chuyên môn

• Đội ngũ quản lý với 10 năm kinh nghiệm, am hiểu sâu về thị trường nhân

sự thuê ngoài trong các vị trí kinh doanh, nhân viên thực địa, hành chính văn phòng

• Nhóm vận hành với 7-8 năm kinh nghiệm trong ngành dịch vụ khách hàng

• Nhóm IT nội bộ sẵn sàng hỗ trợ hệ thống, tinh chỉnh theo yêu cầu và xuất báo cáo

- Lợi ích cho khách hàng

• Tuân thủ chặt chẽ quy trình tuyển dụng và quy định của pháp luật hiện hành

• Rút ngắn thời gian tuyển dụng

• Nâng cao chất lượng tuyển dụng

• Kiểm soát số lượng nhân viên chính thức hiệu quả

• Nhân sự linh hoạt để giải quyết nhu cầu nhân sự ngắn hạn hoặc đáp ứng nhu cầu nhân sự thực hiện dự án

• Báo cáo phân tích nhân sự nhanh và hiệu quả

• Nâng cao trải nghiệm nhân viên

• Cho phép bộ phận nhân sự nội bộ tập trung vào các công việc chiến lược

và sáng tạo

Hình 1 5 Sơ đồ tổ chức bộ phận HR Outsourcing theo chức năng

(Nguồn: Talentnet)

1.4.2 Hoạt động chính của phòng HRO

❖ Nhân sự thuê ngoài – Employment Service

Talentnet sẽ thay mặt khách hàng kí hợp đồng lao động với người lao động, và là

chủ sử dụng lao động hợp pháp Những người lao động kí hợp đồng với Talentnet sẽ

được phân công tới công ty khách hàng để thực hiện những nhiệm vụ công việc được

giao

Là chủ sử dụng lao động có thẩm quyền, phạm vi dịch vụ thường bao gồm:

- Nhà thầu Quản lý việc làm và người lao động

- Quản lý phúc lợi

- Chi phí kinh doanh và quản lý bồi hoàn

❖ Dịch vụ Cung ứng Nhân sự - Staffing Service

Phương thức mới, nhanh chóng và hiểu quả để tuyển dụng nhân sự tạm thời nhằm

giải quyết các tình huống nhất định của công ty

Phạm vi của dịch vụ thường bao gồm:

Employment Service

Staffing Service

Full HR Outsourcing Service

Pre - Employment Check

Service

Mass Recruiment Service

RPO - Recruiment Process

Outsourcing

Share Service

Business Development

- Quản lý phúc lợi

- Chi phí kinh doanh và quản lý bồi hoàn

❖ Dịch vụ Thuê ngoài Nhân sự Trọn gói – Full HR Outsourcing Service

Thuê ngoài nhân sự trọn gói là giải pháp tổng thể cho phép toàn bộ dịch vụ mà khách hàng yêu cầu được thực thi trọn vẹn, chuyên nghiệp, đảm bảo số lượng nhân viên không bị thiếu hụt, quản lý hiệu quả công việc và thực hiện thay thế nhân sự khi cần thiết

Phạm vi công việc bao gồm:

- Cung cấp nhân sự theo yêu cầu dịch vụ

- Đào tạo và gửi nhân viên làm việc hợp đồng tới làm việc tại địa điểm cụ thể

do khách hàng chỉ định

- Quản lý hiệu quả công việc

- Phân bổ nhân sự theo yêu cầu cụ thể từ khách hàng

❖ Dịch vụ Kiểm tra và Đối chiếu Thông tin Ứng viên Pre – employment Check

Là dịch vụ hỗ trợ các doanh nghiệp kiểm tra, đối chiếu thông tin ứng viên trước khi ra quyết định tuyển dụng Dịch vụ được áp dụng cho những ứng viên mới và cả nhân viên hiện tại Thời gian thực hiện trong khoảng 5 đến 15 ngày tùy thuộc vào loại thông tin cần được thu thập về ứng viên này

Phạm vi cung cấp dịch vụ:

- Xác minh quá trình làm việc

- Kiểm tra thông tin trên mạng xã hội, truyền thông thông tin

- Kiểm tra bằng cấp, học vấn

- Kiểm tra trình độ chuyên môn

- Kiểm tra tín dụng

❖ Dịch vụ Tuyển dụng Số lượng lớn – Mass Recruitment

Cung cấp dịch vụ tuyển dụng nhân sự hàng loạt với số lượng lớn các vị trí trong một khoảng thời gian nhất định cho các công ty, tập đoàn đang cần mở rộng hoạt động kinh doanh và phát triển thị trường

Phạm vi công việc bao gồm:

- Tìm kiếm và xác định ứng viên tiềm năng

- Sàng lọc, đánh giá khả năng và trình độ chuyên môn của ứng viên

- Cung cấp danh sách ứng viên phù hợp với yêu cầu và khách hàng

- Sắp xếp phỏng vấn với ứng viên được chọn

- Liên hệ và chuẩn bị thư mời làm việc

- Cập nhật tình hình tuyển dụng và các báo cáo liên quan

Mass Recruitment thực hiện bao gồm dịch vụ tuyển dụng và dịch vụ kiểm tra, đối chiếu thông tin ứng viên

❖ Quy trình Tuyển dụng Thuê ngoài – Recruitment Processing Outsourcing Service (RPO)

Quy trình tuyển dụng thuê ngoài là một giải pháp nhân sự trong đó các công ty chuyển giao cho đơn vị cung cấp dịch vụ tuyển dụng quản lý một phần hoặc toàn bộ quy trình tuyển dụng và các phương án quản lý nhân sự khác có liên quan

Đơn vị cung cấp dịch vụ RPO hoạt động như một đối tác kinh doanh chiến lược trong công việc hàng ngày với công ty để thực hiện các quy trình tuyển dụng được giao, nâng cao chất lượng tuyển dụng, tăng tốc độ hoàn thành công việc và tăng cường sử dụng chi phí hiệu quả

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 Một số khái niệm cơ bản

2.1.1 Khái niệm về Dịch vụ kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên

Khái niệm về kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên: là quá trình nhà tuyển

dụng tiềm năng liên hệ với công ty trước đây của ứng viên hoặc tham khảo các nguồn liên quan khác để xác nhận thông tin do ứng viên cung cấp trong quá trình nộp đơn bao gồm bằng cấp, chứng chỉ, các thông tin khác nếu có Mục đích cuối cùng là mong muốn đưa ra quyết định lựa chọn ứng viên chuẩn xác nhất trong số những ứng viên giỏi đã tham gia phỏng vấn (Katherine Keller – 2016)

Khái niệm về dịch vụ: Là những sản phẩm kinh tế gồm công việc dưới dạng lao

động thể lực, quản lý, kiến thức, khả năng tổ chức và những kỹ năng chuyên môn nhằm phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh hoặc sinh hoạt tiêu dùng của cá nhân và tổ chức

Theo Philip Kotler (1984): “Dịch vụ là bất kỳ hoạt động hay lợi ích nào mà chủ thể này có thể cung cấp cho chủ thể kia Trong đó đối tượng cung cấp nhất định phải mang tính vô hình và không dẫn đến bất kỳ quyền sở hữu một vật nào cả Còn việc sản xuất dịch vụ có thể hoặc không cần gắn liền với một sản phẩm vật chất nào”

Khái niệm về dịch vụ kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên: Theo Clare

Hart (CEO of Sterling Talent Solutions, 2017): Là dịch vụ hỗ trợ các doanh nghiệp kiểm tra, đối chiếu thông ứng viên trước khi ra quyết định tuyển dụng Tùy đặc thù ngành nghề mà doanh nghiệp sẽ xác định những nội dung của kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên khác nhau

2.1.2 Chức năng của kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên

Một hồ sơ quá hoàn hảo, một buổi phỏng vấn quá trọn vẹn, nhà tuyển dụng sẽ không đảm bảo được ứng viên đó có đủ xuất sắc như những gì họ đã được thấy Phát hiện một

số điểm nghi ngờ về ứng viên trong khía cạnh tài chính, luật pháp… nhưng nếu hỏi trực tiếp, có thể ứng viên sẽ không nói sự thật, đồng thời tác động ra bên ngoài để nhà tuyển dụng không thể khai thác thông tin đó Vì vậy nhà tuyển dụng sẽ tiến hành thực hiện kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên Theo Melissa Sorenson (2017) về chức năng của kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên như sau:

Đối với doanh nghiệp: Thực hiện quy trình này giúp cho nhà tuyển dụng xác

nhận thông tin ứng viên cung cấp trong hồ sơ xin việc có trung thực hay không Những năng lực vượt trội ứng viên đề cập trong buổi phỏng vấn có đúng thực tế không Lý lịch cuộc sống cá nhân của ứng viên có lành mạnh, trong sạch hay không Sau quy trình này, doanh nghiệp có thể nắm rõ thông tin về nhân viên mới có họ, kế hoạch đào tạo và phát

triển được cụ thể và rõ ràng hơn, hiệu quả hơn, tối ưu được thời gian và chi phí

Đối với người lao động: Hỗ trợ nhà tuyển dụng quy trình này cũng giúp cho một

ứng viên thực lực có thể chứng minh cụ thể và rõ ràng hơn với công ty mới những thành tựu của họ tại công ty cũ, niềm tin của người lao động đối với công ty được đảm bảo hơn Bên cạnh đó, người lao động sẽ dễ dàng được tiếp nhận lộ trình phát triển rõ ràng

từ công ty mới hơn Tuy nhiên, đối với nhiều trường hợp đây sẽ là điểm gây cản trở họ trong quá trình tìm kiếm công việc

2.2 Các khái niệm liên quan đến Dịch vụ kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên 2.2.1 Khái niệm của các Dịch vụ kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên

Dựa trên các khái niệm tổng hợp liên quan, các khái niệm cụ thể về các dịch vụ của pre – employment check theo Melisa Sorenson, giám đốc của National Association cho Professional Background Screenrs như sau:

Dịch vụ kiểm tra thông tin bằng cấp, chứng chỉ: Xác minh xem các chứng chỉ

chuyên môn có phải là xác thực hay không Người cung cấp dịch vụ sẽ liên lạc quản lý tại các trường tại các trường mà ứng viên cung cấp bằng cấp, chứng chỉ, tín chỉ… để xác minh tính xác thực của trình độ học vấn Vì vậy, ứng viên luôn được yêu cầu cung cấp bản sao y có công chứng để người phụ trách nắm thông tin phục vụ cho việc kiểm tra Các tổ chức giáo dục rất chú trọng kiểm tra lý lịch học tập

Dịch vụ kiểm tra lý lịch công việc: Nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu ứng viên cung

cấp tên, điện thoại, email của người quản lý cũ hoặc đồng nghiệp cũ tại những nơi ứng viên đã công tác Người cung cấp dịch vụ sẽ trực tiếp liên lạc để xác minh ứng viên:

- Có thật sự công tác tại tổ chức không

- Thành tích đúng như ứng viên chia sẻ không

- Có sai phạm hay bị phạt trong quá trình làm việc không

- Vì sao ứng viên lại nghỉ việc

- Thái độ làm việc, tinh thần hợp tác

Qua đó, người kiểm tra lý lịch công việc có thể thêm hoặc bớt điểm vào các tiêu chuẩn đánh giá mức độ phù hợp ngành nghề, môi trường làm việc và văn hóa doanh nghiệp của ứng viên

Dịch vụ kiểm tra phương tiện truyền thông mạng xã hội: Nhà cung cấp dịch

vụ sẽ tiến hành truy cập vào cá nhân trên các nền tảng mạng xã hội của ứng viên để tiến hành kiểm tra hoạt động, hành vi, sở thích của ứng viên Bên cạnh đó, kiểm tra thông tin ứng viên trên các trang phương tiện thông tin đại chúng về lịch sử tiền án tiền sự hoặc các hành vi vi phạm đạo đức

Dịch vụ kiểm tra lý lịch sử tín dụng: Nhà cung cấp dịch vụ sẽ tiến hành kiểm

trả thông tin lịch sử tín dụng những vị trí liên quan đến bảo mật tài chính, xử lý công nợ, quản lý ngân sách, giao dịch ngân hàng, chuyên viên tín dụng rất quan tâm đến kiểm tra thông tin tín dụng Một ứng viên thực tế đang có những khoản nợ khó trả, lịch sử giao dịch tín dụng xấu sẽ khiến doanh nghiệp bất an khi giao những nhiệm vụ liên quan đến tiền bạc Ngược lại, một lý lịch tín dụng minh bạch sẽ tạo lợi thế cạnh tranh cho ứng viên trong quá trình doanh nghiệp đưa ra quyết định tuyển dụng

Một số khái niệm của các dịch vụ kiểm tra và đối chiếu thông tin khác: phụ thuộc vào mức độ và tính chất của vị trí mà người tuyển dụng muốn thực hiện kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên sao cho đảm bảo được mức độ phù hợp và đạt chuẩn mực mà công ty đưa ra

2.2.2 Quy trình của việc kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên

Bước 1: Tạo chính sách kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên

Chính sách kiểm tra lý lịch ghi lại các chi tiết của chương trình sàng lọc của nhà tuyển dụng để có thể áp dụng nhất quán trong toàn tổ chức Nó nên bao gồm ba điều:

- Những loại kiểm tra lý lịch nào sẽ được tiến hành và cho ai Đó là phương pháp

hay nhất để triển khai sàng lọc lý lịch trong toàn bộ tổ chức, nhưng điều chỉnh các gói sàng lọc việc làm theo vị trí Ví dụ: người lao động có thể muốn yêu cầu kiểm tra tín dụng đối với các vị trí quản lý tiền và kiểm tra hồ sơ lái xe đối với các vị trí liên quan đến điều khiển phương tiện cơ giới

- Kết quả kiểm tra lý lịch sẽ ảnh hưởng như thế nào đến các quyết định tuyển dụng: Chính sách kiểm tra lý lịch của nhà tuyển dụng nên chỉ định loại thông tin nào nhà tuyển dụng sẽ xem xét trong các quyết định tuyển dụng Phương pháp hay nhất được coi là tính đến bản chất của vị trí đang tìm kiếm

- Khi kiểm tra lý lịch sẽ được tiến hành Quyết định giai đoạn quy trình tuyển dụng mà nhà tuyển dụng dự định sàng lọc ứng viên và khoảng thời gian mà

dự định sàng lọc nhân viên hiện tại

Chính sách kiểm tra lý lịch bằng văn bản giúp nhà tuyển dụng đảm bảo quy trình công bằng và minh bạch, ngăn chặn sự phân biệt đối xử cũng như tránh kiện tụng và thực thi từ các cơ quan liên quan

Bước 2: Tuân thủ: Kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên và pháp luật

Kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên phải được đảm bảo thực hiện theo Luật Việt Nam Tất cả những bước thực hiện của quy trình này đều phải được sự chấp nhận

và ủy quyền của ứng viên

Bước 3: Cách chọn Công ty thực hiện Kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên

Mỗi doanh nghiệp điều quan trọng việc phải chọn nhà cung cấp dịch vụ kiểm tra đối chiếu thông tin ứng viên phù hợp với nhu cầu tuyển dụng và sàng lọc cụ thể của nhà tuyển dụng Dịch vụ kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên cho doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào số lượng tuyển dụng, quy mô kinh doanh, số lượng địa điểm, quy mô nhóm nhân sự, ngân sách, chính sách sàng lọc lý lịch và từ cố vấn pháp lý nội bộ Một số tính năng cần xem xét:

- Tránh sàng lọc quá mức các ứng viên và giảm thiếu được tối đa thời gian thực hiện quy trình

- Quy trình làm việc thân thiện với đội ngũ cùng hệ thống thiết bị chuyên nghiệp thực hiện nhanh chóng và dễ dàng Quy trình minh bạch cho các ứng viên đảm bảo mức độ thông tin của họ được đảm bảo theo cam kết

Bước 4: Các loại kiểm tra và đối chiếu thông tin

Mỗi loại kiểm tra dựa trên vị trí tuyển dụng mà nhà tuyển dụng mong muốn tìm kiếm:

- Kiểm tra thông tin học vấn

- Kiểm tra lý lịch công việc

- Kiểm tra thông tin về hoạt động mạng xã hội, truyền thông thông tin

- Kiểm tra tín dụng

- Các loại kiểm tra khác

Bước 5: Thông tin cập nhật với ứng viên

Điều quan trọng là phải liên lạc với các ứng viên về quy trình kiểm tra lý lịch của nhà tuyển dụng để họ biết những gì sẽ xảy ra Hãy cởi mở với các ứng viên về lý do tại sao tiến hành kiểm tra lý lịch và đổi lại khuyến khích sự cởi mở

Thông báo cho ứng viên rằng bạn sẽ tiến hành kiểm tra lý lịch và kết quả có thể ảnh hưởng đến quyết định thuê họ của bạn

- Nhận được sự đồng ý bằng văn bản của ứng viên để tiến hành sàng lọc việc làm thông qua một công ty kiểm tra lý lịch

- Thông báo cho ứng viên thông qua thông báo trước hành động bất lợi nếu kết quả kiểm tra lý lịch khiến bạn cân nhắc việc không tuyển dụng họ Nguồn của quy trình này từ Indeed News, About Background Screens Project (2018)

2.2.3 Quy trình của Dịch vụ kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên

Bước 1: Nhận yêu cầu và thông tin từ Khách hàng

Sau khi đưa ra quyết định thực hiện kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên Nhà tuyển dụng tiến hành gửi thông tin đến với nhà cung cấp dịch vụ kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên Nhà cung cấp dịch vụ từ những cam kết thỏa thuận ban đầu đảm bảo yêu cầu khách hàng đưa ra

Bước 2: Kiểm tra thông tin được nhận và phản hồi xác nhận thông tin

Nhà cung cấp dịch vụ tiến hành tổng hợp thông tin, đối soát thông tin đầy đủ và hợp lệ từ khách hàng và gửi xác nhận

Bước 3: Tiến hành Kiểm tra và đối chiếu thông tin Ứng viên

Nhà cung cấp dịch vụ tiến hành kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên dựa trên các yêu cầ Khách hàng

Bước 4: Tổng hợp báo cáo và trả kết quả

Sau quá trình thực hiện đã lấy đầy đủ thông tin cần thiết, nhà cung cấp dịch vụ tiến hành tổng hợp báo cáo và gửi kết quả cho khách hàng với yêu cầu đảm bảo chất lượng và thời gian cam kết

Nguồn của quy trình này từ Indeed News, About Background Screens Project (2018)

2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến Dịch vụ kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên 2.3.1 Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp

❖ Yếu tố kinh tế - xã hội

Kinh tế - xã hội là nhân tố đầu tiên phải nói đến khi nó liên quan rất lớn đến các công tác quản trị nhân lực Tình hình kinh tế đất nước thay đổi cũng bắt buộc các doanh nghiệp phải có nhiều sự điều chỉnh trong kế hoạch, chiến lược hoạt động của mình dẫn đến sự thay đổi lớn đối với chiến lược nguồn nhân lực và các chính sách phát triển doanh nghiệp

Xu hướng toàn cầu hóa kinh tế trên thế giới đã tạo ra những cơ hội tiếp cận công nghệ tiên tiến nhằm vươn ra thị trường rộng lớn, tuy nhiên cũng đặt ra nhiều thách thức mới trước áp lực cạnh tranh từ nước ngoài mà các doanh nghiệp sẽ khó lòng vượt qua nếu không có sự chuẩn bị trước

Các doanh nghiệp từ đó sẽ điều chỉnh ngân sách để đưa ra các chiến lược nhân

sự phù hợp Trước những biến động mạnh mẽ của nền kinh tế thế giới, cùng với kế hoạch kinh doanh không ngừng được đẩy mạnh Việc sử dụng những dịch vụ nhân sự thuê ngoài được các doanh nghiệp cân nhắc kĩ lưỡng vì vậy điều này ảnh hưởng khá nhiều với dịch vụ kiểm tra và đói chiếu thông tin ứng viên

❖ Yếu tố văn hóa – xã hội

Mỗi quốc gia trên thế giới đều có một nền văn hóa riêng biệt và đặc trưng văn hóa của từng nước cũng ảnh hưởng đến tư duy và hành động của con người trong đời sống kinh tế xã hội của nước đó Trong một nền văn hóa xã hội có quá nhiều đẳng cấp, nấc thang giá trị xã hội không theo kịp với đà phát triển của thời đại thì rõ ràng nó kìm hãm, không thu hút nhân tài vào các tổ chức

Những vấn đề thuộc về văn hoá – xã hội như: lối sống, nhân quyền, dân tộc, thái độ đối với chất lượng cuộc sống, có ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và hoạt động quản trị nguồn nhân lực nói riêng

Việc thực hiện kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên cũng một phần ảnh hưởng đến tâm lí con người về việc bị tìm hiểu quá nhiều về cuộc sống, tính cách, quan điểm sống, Chính vì vậy, việc quy trình này được thực hiện ở Việt Nam phần nhiều ở những công ty thuộc tập đoàn đa quốc gia, chưa thực sự phát triển và phổ biến rộng rãi

2.3.2 Các yếu tố đến từ khách hàng

❖ Yếu tố về chính sách nhân sự - đãi ngộ

Trong nền kinh tế thị trường, nhà quản trị không phải là cạnh tranh về sản phẩm

mà còn cạnh tranh về nhân sự Nhân sự là cốt lõi của hoạt động quản trị Để tồn tại và phát triển không có con đường nào khác con đường quản lý nhân sự một cách có hiệu quả Nhân sự là tài nguyên quý báu nhất, do đó doanh nghiệp phải biết gìn giữ, bảo tồn

và phát huy Để làm được điều này thì doanh nghiệp phải có chính sách nhân sự phù hợp dành cho nhân viên

Ngoài ra, doanh nghiệp phải có chính sách đối với quy trình tuyển dụng nhân viên Nếu doanh nghiệp không làm tốt chính sách nhân sự đầu vào với những cam kết, chính sách

đã đưa ra với ứng viên thì đối thủ cạnh tranh sẽ lợi dụng, thu hút những người có trình độ và như vậy doanh nghiệp sẽ mất nhân tài và mất chi phi tuyển dụng

❖ Yếu tố tài chính

Ở thị trường Việt Nam doanh nghiệp không chỉ là cạnh tranh về sản phẩm mà còn cạnh tranh về nhân sự Nhân sự là cốt lõi của hoạt động quản trị Để tồn tại và phát triển không có con đường nào khác con đường quản lý nhân sự một cách có hiệu quả Nhân sự là tài nguyên quý báu nhất, do đó doanh nghiệp phải biết gìn giữ, bảo tồn và phát huy Tuy nhiên, ở thị trường Việt Nam, phần lớn doanh nghiệp đều tập trung nguồn lực để xây dựng cách chính sách nhân sự nội bộ như động viên, khích lệ và khen thưởng, thực hiện chế độ lương đủ giữ chân nhân viên gắn bó với công ty, cải thiện môi trường lao động và tăng phúc lợi Vì doanh nghiệp không làm tốt chính sách nhân sự này thì đối thủ cạnh tranh sẽ lợi dụng, thu hút những người có trình độ và như vậy doanh nghiệp

sẽ mất nhân tài

Do đó, việc sử dụng dịch vụ kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên còn khá hạn chế ở những doanh nghiệp vừa và nhỏ do nguồn lực có hạn

❖ Yếu tố về văn hóa doanh nghiệp của khách hàng

Là hệ thống các chuẩn mực về tinh thần và vật chất, quy định mối quan hệ, thái độ và hành vi ứng xử của tất cả các thành viên trong tổ chức, phản ánh quá khứ và định hình tương lai cho tổ chức Những giá trị được chia sẻ này xác định, ở một mức độ lớn Khi gặp những vấn đề khó khăn, thì văn hóa của tổ chức sẽ giới hạn những điều mà nhân viên sẽ làm bằng cách gợi ra một phương thức đúng để tổng hợp, xác định, phân tích,

và giải quyết vấn đề

Đặc biệt, hoạt động quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp là yếu tố quan trọng quy định và phát triển văn hóa tổ chức, đồng thời văn hóa tổ chức cũng ảnh hưởng đến công tác quản trị của doanh nghiệp đó Chính vì vậy, việc kiểm tra xem một nhân viên mới có đang thực sự phù hợp với văn hóa, chuẩn mực, tiêu chuẩn của công ty hay không sẽ dựa vào thời gian thử việc và kiểm tra thông tin mà họ cung cấp Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp không lựa chọn cách này để đánh giá ứng viên vì cho rằng chưa thực sự cần thiết và dựa trên cảm tính trong quá trình phỏng vấn

2.3.3 Các yếu tố đến từ chất lượng Dịch vụ kiểm tra và đối chiếu thông tin ứng viên

❖ Yếu tố đội ngũ tư vấn

Người trực tiếp thực hiện quy trình của dịch vụ này là đội ngũ của công ty cung cấp dịch vụ Chất lượng đội ngũ nhân sự sẽ quyết định trực tiếp đến việc quy trình có diễn ra đảm bảo theo luật và chính sách đã đưa ra trước đó hay không Chất lượng đội ngũ tốt, có trách nhiệm sẽ giúp khách hàng đưa ra những giải pháp phù hợp nhất khi hòa hợp văn hóa Vùng với văn hóa Việt Nam Giúp cho ứng viên cảm thấy thoải mái nhất khi phối hợp thực hiện quy trình này Ngược lại, nếu dịch vụ được thể hiện bởi đội ngũ không tốt, thiếu trách nhiệm, không lấy đủ thông tin cần kiểm tra Hoặc trong quá trình thực hiện, cách xử lý chưa đủ chuyên nghiệp sẽ gây những khó chịu và ấn tượng xấu đối với ứng viên và khách hàng

❖ Cạnh tranh với các công ty cung cấp dịch vụ nhân sự khác