Báo cáo nhóm các quy định và thủ tục pháp lý trong sự kiện đề tài kế hoạch tổng quát dự án sự kiện spirit coffee

HOW - Giá vé vào cổng: 70.000 nghìn đồng/1 người - Số lượng vé bán kỳ vọng: 500 vé - Các hình thức mua vé: o Đặt vé online tại Fanpage Official của Đi Lạc Coffee o Mua vé trực tiếp tại T

-KHOA DU

LỊCH-

*** BÁO CÁO NHÓM CÁC QUY ĐỊNH VÀ THỦ TỤC PHÁP LÝ

TRONG SỰ KIỆN

Đề tài: Kế hoạch tổng quát dự án sự kiện

“SPIRIT & COFFEE”

Giảng viên bộ môn : Nguyễn Văn Tùng

Lê Thị Hồng Nhung

ĐÀ NẴNG, 11/2023

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

MỤC LỤC

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN 2

TỔNG QUAN VỀ SỰ KIỆN 4

I/ 5W1H 4

1 WHY 4

2 WHERE 4

3 WHEN 4

4 WHO 4

5 WHAT 4

6 HOW 4

II/ QUYỀN LỢI NHÀ TÀI TRỢ 4

III/ KỊCH BẢN TỔNG QUÁT 6

VI/ TIMELINE 9

V/ TÀI CHÍNH 12

VI/ KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG 15

VII/ QUẢN TRỊ RỦI RO 18

1 Các rủi ro trong sự kiện 18

2 Biện pháp khắc phục 18

VIII/ ĐÁNH GIÁ TỔNG QUAN SỰ THÀNH CÔNG CỦA SỰ KIỆN 18

1 Mục đích của sự kiện 18

2 Số lượng và chất lượng của khách tham gia 19

3 Hiệu suất tài chính 19

4 Tạo hiệu ứng và ra mắt truyền thông 19

5 Thời gian và tổ chức 19

TỔNG QUAN VỀ SỰ KIỆN I/ 5W1H

1 WHY

Triển lãm được thực hiện nhằm tạo ra không gian kết nối giữa những người yêu bộmôn nghệ thuật cổ xưa - Tarot và bộ môn khoa học thú vị như Chiêm tinh học Giúpmọi người có cái nhìn về đúng đắn hơn, tích cực hơn về nghệ thuật xem bài Tarot vàChiêm tinh Đồng thời qua triễn lãm, sẽ phần nào tạo thêm động lực và truyền lửa chonhững người có cùng đam mê qua những chia sẻ của chuyên gia

- Các bên hỗ trợ liên quan (an ninh, kỹ thuật, )

- Quy mô: 500 - 600 người

5 WHAT

- Trưng bày các tác phẩm của Họa sĩ Bùi Hoàng Dương, và một số các bộ bài tarot đẹp, độc đáo

- Các gian hàng trưng bày các sản phẩm chiêm tinh, bài Tarot, vẽ Henna

- Các chuyên gia chia sẻ kinh nghiệm về lĩnh vực Tarot và Chiêm tinh, giải đáp các thắc mắc của khách tham dự

- Các chương trình văn nghệ, miniconcert của các nghệ sĩ, vũ đoàn

6 HOW

- Giá vé vào cổng: 70.000 nghìn đồng/1 người

- Số lượng vé bán kỳ vọng: 500 vé

- Các hình thức mua vé:

o Đặt vé online tại Fanpage Official của Đi Lạc Coffee

o Mua vé trực tiếp tại Trung tâm hội chợ - Triển lãm Đà Nẵng

II/ QUYỀN LỢI NHÀ TÀI TRỢ

Quyền lợi nhà tài trợ Mức quyền lợi

Liệt kê các nhà tài trợ trong tất cả các

chương trình và quảng cáo liên quan Tên nhà tài trợ được đưa ra trong tất cả các chương trìnhvà quảng cáo liên quan đến sự kiện

Quyền sử dụng logo và tên nhà tài trợ

trong các chiến dịch quảng cáo

Nhà tài trợ có quyền sử dụng logo và tên của họ trong các chiến dịch quảng cáo

Tham dự sự kiện

Vé miễn phí cho sự kiện chính Nhà tài trơ nhận được số lượng vé miễn phí cho sự kiện

chính

Vé giảm giá cho những sự kiện sau

này Nhà tài trợ sẽ nhận được nhiều voucher cho các sự kiện diễn ra sau này

Tham gia vào những cuộc họp nội

việc tài trợ kiện cho các hoạt động quảng cáo riêng của họ.

Tài chính

Hiền thị trên các tài liệu chính và báo

cáo hàng năm Logo và tên nhà tài trợ sẽ xuất hiện trên các tài liệu tài chính và báo cáo hàng năm của tổ chức

Quyền sử dụng hình ảnh và tài liệu

của sự kiện cho mục đích quảng cáo Nhà tài trợ có quyền sử dụng hình ảnh và tài liệu của sự kiện cho mục đích riêng

1 25/12/2023 Book địa điểm

- Khảo sát và lập danh sách địa điểm tiềm năng

- Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

- Ký hợp đồng thuê địa điểm

Hậu cần

2 27/12/2023 Soạn công văn xin phép

TCSK

- Rà soát và liệt kê những giấy phép liên quan

- Soạn thảo giấy phép

Nội dung3

2/1/2024

Lập danh sách khách mời - Lập danh sách những khách mời của sự kiện

- Thông tin liên lạc của khách mời

4 Gửi thư mời - Chọn địa điểm in thư mời

- Cử nhân sự gửi thư mời Nhân sự

5 4/1/2024 Bài phát biểu cho đại diện

doanh nghiệp

- Soạn bài phát biểu cho đại diện doanh nghiệp

- Gửi bài phát biểu cho đại diện doanh nghiệp xem thử

- Sửa bài phát biểu theo yêu cầu

Nội dung

6 5/1/2024 Kịch bản MC - Làm việc với MC để lên kịch bản sao cho phù hợp với nội

dung sự kiện

7 Confirm khách mời - Gửi mail xác nhận về sự tham gia của khách mời

- Chốt danh sách khách mời tham gia Nhân sự

8 Duyệt market sân khấu,

băng rôn, standee - Duyệt market sân khấu, băng rôn, standee, trước khi in

Hậu cần

9 SET UP Set up không gian

Kiểm tra kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng, )

- Chào đón các vị đại biểu, khách mời, khách tham gia sự kiện

và các đơn vị báo chí tham gia chương trình

- Mở cửa đón tiếp khách tham gia

- Soát vé, kiểm tra thông tin và phát cho người tham gia bản đồ phân chia các khu vực trong sự kiện

- Chăm sóc, take care, hướng dẫn khách tham gia tại các khu vực trong sự kiện

Điều phốichương trình

2 Chương trình chia sẻ về

lĩnh vực Tarot

- Điều phối, hướng dẫn khách tham gia khu vực chương trình

- Tổ chức chương trình với sự tham gia của các diễn giả, họa sĩ,

4 Sự kiện chính - Hoạt náo, văn nghệ mở màn

- Tuyên bố lý do, tổng kết các hoạt động trong sự kiện

5 Mini concert - Sân khấu trình diễn của các nghệ sĩ và vũ đoàn

- Các hoạt động giao lưu khác

Truyềnthông

2 15/01/2024

Tổng kết doanh thu và bàn giao lại cho khách hàng

- Tổng kết và kiểm tra lại tiền từ việc bán vé và bàn giao khách

Tiếp đón các khách mời, khách tham gia tại cửa Nhạc nền nhẹ

nhàng

Backdrop động + Video intro lặp lại

"Mở cửa cho khách tham quan gian hàng+ Tham quan và check-in tại không gian chiêm tinh học+ Trưng bày các tác phẩm của Họa sĩ Bùi Hoàng Dương và một

số các bộ bài tarot đẹp, độc đáo

+ Các gian hàng trưng bày, mua sắm, tư vấn về các sản phẩm chiêm tinh, bài Tarot

+ Trải nghiệm hoạt động vẽ Henna tại gian hàng

+ Trải nghiệm hoạt động xem Tarot, giải mã thần số học,

+ Trải nghiệm các gian hàng ẩm thực, đồ uống của nhà tổ chức

và nhà tài trợ

2 9h00

-10h00

Chương trìnhchia sẻ về

Văn nghệ mở màn Nhạc văn nghệ Video văn nghệChiếu trailer sự kiện Trailer Trailer

Tuyên bố lý do và mục đích của chương trình Off Backdrop động

lĩnh vực Tarot

Giới thiệu đại biểu khách mời Nhạc chào

mừng

Hình ảnh khách mời

Khách mời tham gia chia sẻ cùng MC Off Backdrop độngNgười tham dự đặt câu hỏi cho khách mời trả lời Off Backdrop độngTặng hoa cho khách mời

Chụp hình lưu niệm Nhạc Backdrop

Tiếp đón các khách mời, khách tham gia tại cửa Nhạc nền nhẹ

nhàng

Backdrop động + Video intro lặp lại

"Mở cửa cho khách tham quan gian hàng+ Tham quan và check-in tại không gian chiêm tinh học+ Trưng bày các tác phẩm của Họa sĩ Bùi Hoàng Dương và một

số các bộ bài tarot đẹp, độc đáo

+ Các gian hàng trưng bày, mua sắm, tư vấn về các sản phẩm chiêm tinh, bài Tarot

+ Trải nghiệm hoạt động vẽ Henna tại gian hàng

+ Trải nghiệm hoạt động xem Tarot, giải mã thần số học,

+ Trải nghiệm các gian hàng ẩm thực, đồ uống của nhà tổ chức

và nhà tài trợ

5 19h30

-20h00

Chuyển giaochuẩn bị sựkiện chính

Set up không gian sự kiện chính Nhạc nền nhẹ

nhàng

Backdrop động + Video intro lặp lại

6 20h00

-20h30 Sự kiện chính

Chiếu trailer sự kiện Trailer TrailerTuyên bố lý do và mục đích của sự kiện Off Bacdrop độngBan lãnh đạo UBND thành phố Đà Nẵng phát biểu

Đại diện sự kiện tặng hoa cho Ban lãnh đạoChụp hình lưu niệm

Nhạc chúc mừng Bacdrop động

Chụp hình lưu niệm

Nhạc bế mạc Backdrop độngCảm ơn và kết thúc chương trình

V/ TÀI CHÍNH

DỰ TRÙ KINH PHÍ SỰ KIỆN SPIRIT & COFFEE

Thời gian: Ngày 07/01/2024

Số lượng khách tham dự: 500-600 người

STT

Trong đó Giá mua

chưa thuế

Thuế GTGT đầu vào

- Ăn tối cho ca sĩ Phần 1 1 300.000 300.000 277.778 22.222

- Phí thuê gian hàng gần khu vực sân

khấu

Gianhàng 1 8 10.000.000 80.000.000 80.000.000

- Phí thuê gian hàng thường Gian

hàng 1 32 8.000.000 256.000.000 256.000.000

VII Phân tích Doanh thu & Lãi gộp

VI/ KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG

KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG Giai đoạn

truyền thông Nội dung công việc

Bộ phận phụ trách Thời gian TRUYỀN

Hậu cần 18/12/2023

Lên kế hoạch truyền thông mạng xã hội:

- Tiến hành đăng tải các thông tin trên các mạng xã hội (Facebook, Instagram)thông qua các hội nhóm đam mê/ yêu thích tarot

- Giới thiệu các nhân vật tham gia và tạo cuộc thăm dò ý kiến để tạo sự thú vị

Truyền thông 26/12/2003

Hợp tác với các nhà tài trợ: Liên hệ với các nhà tài trợ để họ cùng chia sẻ nhữngthông tin về sự kiện trên các kênh của họ Đối ngoại 3/12/2023Theo dõi và đo lường: Sử dụng những công cụ phân tích để đo lường tương tác

trên mạng xã hội để đảm bảo chiến dịch đạt được mục tiêu của mình

Truyền thông 26/12/2023

Tổ chức họp báo: Tổ chức buổi họp báo ra mắt sự kiện trước khi sự kiện diễn ranhằm thông báo truyền thông, tạo điểm nhấn và tăng sự thu hút cho các bạn trẻquan tâm đến tarot.

Tổ chức sựkiện 18/12/2023Tạo nội dung truyền thông: phát triển những nội dung chất lượng bao gồm bài

viết, video, và hình ảnh liên quan đến tarot và sự kiện Đảm bảo rằng nội dungnày sẽ tạo sự tò mò và hấp dẫn đối với đối tượng mục tiêu của sự kiện

Chăm sóc khách mời: đảm bảo rằng người tham dự và các khách mời nhận được

sự quan tâm va hỗ trợ, bao gồm cung cấp thông tin chi tiết và hướng dẫn tham gia

Phản hồi nhanh chóng: Trả lời các câu hỏi và ý kiến từ các phương tiện truyềnthông và khán giả trực tuyến để tạo sự tương tác tích cực

Truyền thông

8/1/2024

Chia sẻ hình ảnh và video: Chia sẻ hình ảnh và video chất lượng từ sự kiện trêncác nền tảng truyền thông xã hội Tiếp tục tương tác với cộng đồng bằng cáchchia sẻ những bài viết liên quan đến tarot, trả lời câu hỏi của đối tượng mục tiêu

8 – 15/1/2024

Gửi lời cảm ơn: Gửi lời cảm ơn đến tất cả những người tham dự, khách mời, vàđối tượng mục tiêu với sự kiện Điều này sẽ giúp tạo ấn tượng tích cực và duy trìmối quan hệ với họ

Đối ngoại 16/1/2024

VII/ QUẢN TRỊ RỦI RO

1 Các rủi ro trong sự kiện

- Thiếu khách hàng tham gia, sự quan tâm không đạt yêu cầu

- Rủi ro về an ninh an toàn: Xâm nhập, mất trộm, cháy nổ,

- Sự cố về âm thanh, ánh sáng, mạng internet, hệ thống điện, thiết bị kỹ thuật

- Không gian không đủ, không đáp ứng được số lượng khách tham gia

- Không đạt doanh thu dự kiến, không thể đáp ứng cam kết thanh toán

2 Biện pháp khắc phục

- Đưa ra chiến lước tiếp thị và quảng bá hiệu quả, tạo ra nội dung hấp dẫn và sáng tạo, tương tác tích cực với khách hàng trước, trong và sau sự kiện để tạo sự quan tâm và thu hút khách hàng

- Đảm bảo an ninh, an toàn bằng cách thuê nhân viên bảo vệ, cung cấp hệ thống giám sát, kiểm tra an ninh tại các điểm ra vào, đào tạo nhân viên về an toàn và phản ứng khẩn cấp

- Kiểm tra và thử nghiệm kỹ thuật trước sự kiện, duy trì một đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp trong suốt sự kiện, xây dựng kế hoạch dự phòng với các thiết bị và cung cấp dự phòng

- Xác định trước yêu cầu không gian và tiện ích, đặt sớm và kiễm tra các vị trí triển lãm, đảm bảo rằng không gian và cơ sở hạ tầng đáp ứng đủ yêu cầu

- Lập kế hoach tài chính cẩn thận, xác định nguồn tài chính dự trữ và dự phòng, xây dựng chiên lược tiếp thị và quảng bá để thu hút khách hàng và tăng doanh thu

VIII/ ĐÁNH GIÁ TỔNG QUAN SỰ THÀNH CÔNG CỦA SỰ KIỆN

1 Mục đích của sự kiện

- Đạt được mục đích của sự kiện là tổ chức một triễn lãm tạo ra không gian kết nối giữa những người yêu bộ môn nghệ thuật cổ xưa - Tarot và bộ môn khoa học thú

vị như Chiêm tinh học

- Giúp mọi người có cái nhìn về đúng đắn hơn, tích cực hơn về nghệ thuật xem bài Tarot và Chiêm tinh Đồng thời qua triễn lãm, sẽ phần nào tạo thêm động lực và truyền lửa cho những người có cùng đam mê qua những chia sẻ của chuyên gia

2 Số lượng và chất lượng của khách tham gia

- Đạt được số lượng khách tham gia mong muốn

- Đánh giá sự tương tác của khách hàng

 Đo lường sự hài lòng và sự tham gia tích cực của khách hàng trong các hoạt động của sự kiện thông qua các đánh giá sau sự kiện của khách hàng về mức độ hài lòng, chất lượng sự kiện, những khả năng cần cải thiện trong tương lai

3 Hiệu suất tài chính

- Đạt được lợi nhuận sau sự kiện

 Đánh giá thông qua các yếu tố như chi phí tổ chức sự kiện, lợi nhuận sau sự kiện

4 Tạo hiệu ứng và ra mắt truyền thông

- Sự kiện có tạo ra một dấu ấn trong truyền thông hay dấu ấn trong truyền thông xã hội hay không

 Đánh giá sự tiếp cận, sự nhắc nhở và thảo luận trực tuyến về sự kiện

5 Thời gian và tổ chức

- Sự kiện có diễn ra theo đúng lịch trình và kế hoạch không? Sự kiện có gặp phải các vấn đề như thời gian, tổ chức không?