(Tiểu luận) bài tập nhóm hệ thống thông tin kế toánchu trình tài sản cố định

Quy trình mua sắm tài sản cố định: Bước 1: Đề nghị mua sắm tài sản cố định Bộ phận có nhu cầu mua TSCĐ sẽ lập Giấy đề nghị mua TSCĐ gồm 2 liên gửi Phòng hành chính Phòng hành chính kiểm

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC

-š&› -BÀI TẬP NHÓM

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Thành viên nhóm:

1 CH310607 Nguyễn Thị Trinh

2 CH310085 Nguyễn Thị Kim Dung

Lớp cao học: K31KK2 GVHD: PGS.TS Đinh Thế Hùng

Hà Nội, Tháng 05 năm 2023

MỞ ĐẦU

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều sử dụng các tư liệu sản xuất như: máy móc thiết bị, phương tiện vận chuyển, nhà cửa, vật kiến trúc…Trong đó, tài sản cố định giữ vai trò là tư liệu lao động chủ yếu trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp, là điều kiện giúp tăng năng suất lao động, tăng doanh thu cho doanh nghiệp, là yếu tố xác định quy mô và năng lực sản xuất của doanh nghiệp Do vậy, Tài sản cố định là cơ sở vật chất có vai trò cực kỳ quan trọng Để quản lý, sử dụng Tài sản cố định một cách tối ưu, có hiệu quả thì việc xây dựng chu trình tài sản cố định tại doanh nghiệp là rất quan trọng

Qua thời gian thực tế tìm hiểu công tác kế toán tại “Công ty TNHH Thương mại

và Dịch vụ Vantic” về chu trình tài sản cố định và tầm quan trọng của nó Từ kiến thức

đã được học và tìm hiểu thực tế, nhóm em quyết định chọn đề tài: “Chu trình tài sản cố định” để đi sâu nghiên cứu

Nội dung chính gồm:

I Mô tả quy trình tài sản cố định

II Bảng phân tích đối tượng

III Sơ đồ dòng dữ liệu và lưu đồ

IV Đánh giá và đề xuất cải thiện quy trình

I MÔ TẢ QUY TRÌNH TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VANTIC

1 Giới thiệu về công ty

Tên tiếng Việt: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VANTIC Tên tiếng Anh: VAN TIC SERVICE AND TRADING COMPANY LIMITED

Mã số thuế: 2300535345

Địa chỉ trụ sở: Khu phố Tú Tháp, phường Song Hồ, Thị xã Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh

Xưởng sản xuất: Đường Vương Văn Trà, phường Hồ, Thị xã Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh

Người đại diện: Nguyễn Văn Tiến

Ngày hoạt động: 17/03/2010

Loại hình DN: Công ty TNHH

Ngành nghề: Sản xuất, gia công, xây lắp hệ thống thông gió, điện công nghiệp và dân dụng

Sơ đồ tổ chức công ty:

2 Mô tả quy trình tài sản cố định

Tài sản cố định của công ty thường là các loại máy móc, thiết bị tham gia, phục

vụ cho quá trình sản xuất, gia công ống thông gió tại công ty, có giá trị lớn, có thời gian sử dụng, luân chuyển, thu hồi trên 1 năm như sau: Máy sản xuất ống gió tự động Line 4, Máy cắt tôn Plasma, máy tạo bích đôi TDC…

Chu kỳ của tài sản cố định bắt đầu từ thời điểm mà tài sản cố định được thu vào/ ghi nhận bởi công ty đến thời điểm mà nó được kiểm soát, gìn giữ (sửa chữa/bảo trì)

và kết thúc tại thời điểm thanh lý/ chuyển nhượng tài sản cố định đó

Gồm 3 quy trình phụ như sau:

1

- Quy trình mua sắm tài sản cố định

- Quy trình bảo trì tài sản cố định

- Quy trình thanh lý tài sản cố định

2.1 Quy trình mua sắm tài sản cố định:

Bước 1: Đề nghị mua sắm tài sản cố định

Bộ phận có nhu cầu mua TSCĐ sẽ lập Giấy đề nghị mua TSCĐ gồm 2 liên gửi Phòng hành chính

Phòng hành chính kiểm tra, xác nhận vào Giấy đề nghị mua TSCĐ và chuyển lên Giám đốc phê duyệt

Ban giám đốc đồng ý mua sẽ ký duyệt vào Giấy đề nghị mua TSCĐ và chuyển lại cho Phòng hành chính

Phòng hành chính gửi liên 1 cho bộ phận sử dụng, liên 2 lưu

Bước 2: Thực hiện mua sắm TSCĐ

Căn cứ Giấy đề nghị mua TSCĐ liên 2 đã được duyệt, phòng hành chính tìm kiếm nhà cung cấp Cụ thể, thu thập ít nhất 3 báo giá của 3 nhà cung cấp khác nhau, trình Giám đốc phê duyệt và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

Căn cứ báo giá đã được duyệt, phòng hành chính tiến hành đặt mua TSCĐ và ký hợp đồng mua sắm tài sản với nhà cung cấp 3 bản Giao cho nhà cung cấp 1 bản Hợp đồng mua sắm tài sản

Bước 3: Nhận TSCĐ từ nhà cung cấp và bàn giao sử dụng

Nhà cung cấp chuyển hóa đơn giá trị gia tăng kèm TSCĐ cho phòng hành chính Phòng hành chính lập biên bản giao nhận TSCĐ gồm 3 liên:

+ Liên 1 cùng TSCĐ giao cho bộ phận sử dụng tài sản

+ Liên 2, hóa đơn GTGT và Hợp đồng mua sắm tài sản được gửi cho phòng kế toán

+ Liên 3 giao cho nhà cung cấp

Chuyển TSCĐ đến bộ phận có nhu cầu sử dụng: Phòng hành chính chuyển TSCĐ đến bộ phận có nhu cầu sử dụng, tại đây, lập Phiếu nhận TSCĐ gồm 2 liên, liên

1 lưu, liên 2 gửi phòng hành chính lưu

Bước 4: Nhận hóa đơn; ghi nhận nợ phải trả

Phòng kế toán nhận liên 2, hóa đơn GTGT và 1 bản Hợp đồng mua sắm tài sản Thực hiện ghi chép, theo dõi công nợ: nhân viên phòng kế toán nhập liệu vào phần mềm, phần mềm tự động ghi vào thẻ TSCĐ, sổ TSCĐ, sổ nhật ký chung và sổ cái các TK liên quan, sau đó lưu chứng từ tại phòng kế toán

2

2.2 Quy trình bảo trì TSCĐ

Bước 1: Lập yêu cầu

Bộ phận sản xuất có nhu cầu bảo trì TSCĐ lập Phiếu yêu cầu dịch vụ gồm 2 liên Liên 1 lưu tại bộ phận sử dụng, liên 2 có xác nhận của trưởng bộ phận được chuyển tới

bộ phận sửa chữa và bảo trì

Bước 2: Xác nhận yêu cầu và thực hiện sửa chữa, bảo trì TSCĐ

Tại bộ phận sửa chữa và bảo trì, nhận liên 2 Phiếu yêu cầu của bộ phận sản xuất

để lập Phiếu yêu cầu công việc gồm 3 liên

Nhân viên bộ phận sửa chữa và bảo trì ghi số lượng nguyên vật liệu và dụng cụ xuất dùng cũng như thời gian lao động cần thiết lên Phiếu yêu cầu công việc Sau đó, liên 1 và Phiếu yêu cầu dịch vụ được lưu tại bộ phận sửa chữa và bảo trì, liên 2 gửi phòng kế toán Liên 3 được chuyển đến bộ phận sử dụng để làm cơ sở đối chiếu

Bước 3: Kế toán chi phí

Tại phòng kế toán ghi nhận chi phí chi tiết theo liên thứ 2 của Phiếu yêu cầu công việc, sau đó lập báo cáo tổng hợp công việc gồm 3 liên Liên 1 được chuyển sang bộ phận sản xuất, liên 2 chuyển tới bộ phận sửa chữa, bảo trì, liên 3 lưu tại phòng kế toán

2.3 Quy trình thanh lý TSCĐ

Hoạt động thanh lý, nhượng bán TSCĐ được thực hiện khi TSCĐ hết thời hạn sử dụng hoặc doanh nghiệp quyết định thanh lý, nhượng bán TSCĐ Quy trình thanh lý TSCĐ của công ty như sau:

Bước 1: Đề nghị thanh lý TSCĐ

Sau khi kiểm kê tài sản, dựa trên các biên bản kiểm kê cũng như quá trình theo dõi TSCĐ tại doanh nghiệp, Kế toán lập đơn đề nghị thanh lý tài sản cố định (2 liên) dựa vào kết quả kiểm kê tài sản và quá trình theo dõi, sử dụng TSCĐ tại doanh nghiệp Trong đơn đề nghị đó phải ghi rõ danh mục TSCĐ cần thanh lý

Bước 2: Quyết định thanh lý TSCĐ

Giám đốc sau khi phê duyệt giấy đề nghị thanh lý tài sản cố định thì sẽ ra quyết định thanh lý TSCĐ và thành lập hội đồng Liên 1 giấy đề nghị thanh lý gửi bộ phận

kế toán lưu, liên 2 gửi bộ phận sử dụng TSCĐ

+ Quyết định Thanh lý TSCĐ (2 liên): Xác nhận việc thủ trưởng đơn vị đã đồng

ý phê duyệt việc thanh lý tài sản cố định theo đơn đề nghị bên trên

+ Quyết định thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ: Mang tính chất xác nhận và thông báo việc thành lập hội đồng xử lý tài sản cố định cần thanh lý

Bước 3 Thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ

Hội đồng thanh lý tài sản kiểm tra, đánh giá lại tài sản và có nhiệm vụ tổ chức thực hiện việc thanh lý TSCĐ theo đúng trình tự, thủ tục quy định trong chế độ quản lý tài sản

3

Bước 4: Tiến hành thanh lý TSCĐ

Hội đồng thanh lý TSCĐ họp hội đồng thanh lý TSCĐ

+ Biên bản họp hội đồng thanh lý TSCĐ được lập (2 liên): Biên bản ghi chép lại các nội dung đã được bàn và thống nhất trong buổi họp liên quan đến việc kiểm định chất lượng và giá trị của tài sản, kết quả định giá, hình thức xử lý TSCĐ… và là căn cứ

để tiến hành các bước tiếp theo

+ Biên bản kiểm kê tài sản cố định được lập (2 liên): Biên bản có mục đích xác nhận số lượng, hiện trạng của tài sản

+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ được lập (2 liên): Ghi chép lại kết quả đánh giá về chất lượng và giá trị còn lại của tài sản

Bước 5: Tổng hợp, xử lý kết quả thanh lý TSCĐ

Hội đồng thanh lý tài sản tiến hành lập Biên bản thanh lý tài sản cố định

Bộ hồ sơ thanh lý TSCĐ gồm:

+ Biên bản họp hội đồng thanh lý TSCĐ

+ Quyết định Thanh lý TSCĐ

+ Biên bản kiểm kê tài sản cố định

+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ

+ Biên bản thanh lý tài sản cố định

đều được lập thành 2 bộ, 1 bộ phòng hành chính làm căn cứ công bố thông tin, tìm cá nhân, tổ chức mua TSCĐ thanh lý, 1 bộ gửi kế toán để thực hiện ghi giảm và xóa TSCĐ khỏi sổ TSCĐ Hệ thống sẽ ghi nhận bút toán xóa hao mòn lũy kế và ghi nhận các khoản lãi/lỗ của hoạt động thanh lý Một báo cáo các TSCĐ thanh lý sẽ được lập từ hệ thống để gửi tới bộ phận sử dụng TSCĐ

II BẢNG PHÂN TÍCH ĐỐI TƯỢNG

1 MUA SẮM TSCĐ

ST

Bên trong/bê

n ngoài

Hoạt động

xử lý

1 Bộ phận sử dụngtài sản

- Lập giấy đề nghị mua TSCĐ 2 liên, gửi Phòng hành chính

Bên trong

+

- Nhận liên 1 giấy đề nghị mua TSCĐ đã được phê duyệt, lưu

Nhận TSCĐ cùng BB giao nhận

- Kiểm hàng và xác nhận qua Phiếu

nhận TSCĐ (2 liên), liên 1 lưu, liên 2 trả phòng hành chính

+

4

Discover more

from:

1111

Document continues below

Nguyên lý kế

toán

Đại học Kinh tế…

999+ documents

Go to course

Trắc nghiệm Nguyên

Lý Kế Toán - NEU -… Nguyên lý

kế toán 97% (189)

18

Chương 1 Tổng quan

về Kế toán Final Nguyên lý

kế toán 100% (21)

18

Nguyên LÝ KẾ TOÁN

- một vài nội dung v… Nguyên lý

kế toán 100% (15)

8

Vận dụng sáng tạo 6 cặp phạm trù vào… Nguyên lý

kế toán 100% (13)

14

2 Phòng hànhchính

- Nhận giấy đề nghị mua TSCĐ

Bên trong

+

- Kiểm tra, xác nhận vào Giấy đề nghị mua TSCĐ và chuyển lên Giám đốc để phê duyệt

+

- Nhận 2 liên Giấy đề nghị mua TSCĐ đã được duyệt, gửi liên 1 gửi cho Bộ phận sử dụng

+

- Tìm kiếm nhà cung cấp, trình giám đốc phê duyệt báo giá và lựa chọn nhà cung cấp

+

- Tiến hành đặt mua TSCĐ, ký Hợp đồng mua sắm TSCĐ 3 bản +

- Gửi nhà cung cấp 1 bản Hợp đồng

Lập 3 liên biên bản giao nhận TSCĐ, liên 1 cùng TSCĐ chuyển cho

bộ phận sử dụng, liên 2 gửi nhà cung cấp, liên 3 + Hóa đơn GTGT và Hợp đồng mua sắm tài sản gửi cho phòng

kế toán

+

- Chuyển TSCĐ đến bộ phận sử dụng

- Nhận liên 2 phiếu nhận TSCĐ của

bộ phận sử dụng

+

3 Giám đốc

- Nhận Giấy đề nghị mua TSCĐ (2

liên) và phê duyệt

- Chuyển 2 liên Giấy đề nghị về

phòng hành chính

+

3 Nhà cung cấp

- Gửi báo giá

Bên ngoài

Ký và nhận 1 bản hợp đồng mua

Gửi Hóa đơn GTGT và TSCĐ cho

-4 Phòng kế toán

- Nhận liên 3 biên bản giao nhận TSCĐ, tờ trình đã ký, báo giá đã phê duyệt, Hóa đơn GTGT và Hợp đồng mua sắm tài sản

Bên trong

+

- Nhập liệu vào phần mềm kế toán +

- Ghi nhận và theo dõi nợ phải trả

- Theo dõi thanh toán, thanh lý hợp

5

Giải chương 2 nlkt -Giải bài tập chương… Nguyên lý

11

Nguyên lý kế toán -Chương 6

Nguyên lý

kế toán 100% (11)

13

2 BẢO TRÌ TSCĐ

ST

Bên trong/bên ngoài

Hoạt động xử lý

1 Bộ phận sảnxuất

- Lập phiếu yêu cầu dịch vụ 2 liên, liên 1 lưu, liên 2 xác nhận của trưởng phòng chuyển tới bộ phận sửa chữa và bảo trì Bên trong

+

- Nhậ phiếu yêu cầu dịch vụ đã phê

Nhận báo cáo tổng hợp công việc,

-2 Bộ phận sửachữa và bảo

trì

- Nhận liên 2 phiếu yêu cầu dịch vụ

Bên trong

+

- Lập phiếu yêu cầu công việc (3 liên) ghi đầy đủ thông tin nguyên vật liệu và dụng cụ xuất dùng cùng thời gian lao động cần thiết

+

- Lưu liên 2 phiếu yêu cầu dịch vụ

và liên 1 phiếu yêu cầu công việc

Liên 2 phiếu yêu cầu công việc gửi phòng kế toán, liên 3 gửi đến bộ phận sản xuất để đối chiếu +

3 Phòng kếtoán

- Nhận liên 2 phiếu yêu cầu công việc

Bên trong

Ghi nhận chi phí và lập báo cáo 3 liên Liên 1 chuyển sang bộ phận sản xuất, liên 2 gửi bộ phận sửa chữa và bảo trì, liên 3 lưu

+

3 THANH LÝ TSCĐ

Bên trong/bên ngoài

Hoạt động

xử lý

1 Bộ phận kế toán

- Lập đơn đề nghị thanh lý TSCĐ (kèm DS TSCĐ) 2 liên

Bên trong

+

- Nhận bộ hồ sơ thanh lý TSCĐ,

hạch toán giảm TSCĐ, xóa TSCĐ khỏi sổ TSCĐ

Gửi báo cáo TSCĐ thanh lý

-2 Giám đốc/Hộiđồng thanh lý

TSCĐ

- Phê duyệt đơn đề nghị thanh lý TSCĐ

Bên trong

+

- Lập quyết định thanh lý TSCĐ

2 liên, gửi Phòng hành chính liên

- Lập Quyết định thành lập +

6

HĐTL TSCĐ 2 liên, gửi phòng hành chính liên 2

- Họp hội đồng thanh lý TSCĐ.

Lập 2 liên mỗi bản gồm: Biên bản họp hội đồng thanh lý TSCĐ, Biên bản kiểm kê TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ 1

bộ giao phòng hành chính 1 bộ gửi kế toán

+

3 Phòng hành chính

- Nhận bộ hồ sơ thanh lý TSCĐ

và công bố thông tin thanh lý

Tìm kiếm cá nhân, doanh nghiệp mua TSCĐ thanh lý

-4 Bộ phận sử dụng - Nhận báo cáo TSCĐ thanh lý Bên ngoài

III SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU VÀ LƯU ĐỒ

1 Sơ đồ DFD tổng quát

7

2 Sơ đồ DFD cấp 0

3 LƯU ĐỒ

3.1 Mua sắm TSCĐ

8

Bộ phận sử dụng Phòng hành chính Giám đốc Phòng kế toán

9

10

11

ầy đ

2 Bảo trì TSCĐ

Bộ phận sản xuất Bộ phận bảo trì Bộ phận kế toán

12

Sổ theo dõi MMTB

Lập phiếu yêu

cầu dịch vụ

Trưởng BP xác nhận

2

Ghi số lượng NVL và thời gian lao động

A

A

Lập phiếu yêu cầu công việc Ghi nhận chi phívà lập báo cáo

iấy

G

3 Thanh lý TSCĐ

13

2

2

IV ĐÁNH GIÁ & ĐỀ XUẤT CẢI THIỆN QUY TRÌNH

1 Ưu điểm:

- Công ty cơ bản đã lập được quy trình TSCĐ một cách chi tiết

- Các bước trong mỗi đoạn của chu trình đều có sự kiểm soát, phê duyệt

- Quy trình hạch toán được tổ chức một cách có khoa học, đảm bảo phản ánh

chính xác và đầy đủ các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh tại đơn vị

2 Nhược điểm

- Công tác kế toán TSCĐ bán thủ công nên việc cập nhật, hạch toán dữ liệu có

thể chưa được chính xác

- Do công ty quy mô nhỏ, phòng hành chính kiêm nhiệm nhiều chức năng trong

quá trình mua sắm TSCĐ như: tìm kiếm nhà cung cấp, đặt mua tài sản, nhận hàng, kiểm tra nghiệm thu tài sản…vì vậy độ minh bạch chưa cao, thiếu chuyên môn trong quá trình kiểm tra kỹ thuật tài sản cố định

- Do quá trình mua TSCĐ và nhận TSCĐ có sự tách biệt giữa các bộ phận, bộ

phận hành chính mua TSCĐ cho toàn bộ Công ty nhưng không quản lý và sử dụng nên chỉ tập hợp bộ chứng từ kế toán yêu cầu thanh toán, còn bộ phận nhận bàn giao tài sản thì phần lớn không thu thập chứng từ Phòng kế toán chỉ dựa hóa đơn, chứng từ hợp lệ

do Bộ phận hành chính cung cấp và thanh toán với nhà cung cấp khi đến hạn nên đã phát sinh trường hợp mặc dù tài sản đã tới bộ phận sử dụng nhưng kế toán chưa ghi tăng TSCĐ cho bộ phận sử dụng

- Công ty có quy mô nhỏ nên hàng năm chưa lập dự toán mua sắm TSCĐ mới,

việc này làm thiếu sự chủ động trong công tác mua sắm và tài chính của công ty

3 Đề xuất cải thiện

- Công tác mua sắm tài sản cố định để được khách quan, bộ phận mua hàng và

nhận hàng, kiểm tra kỹ thuật nên tách biệt, tạo tính minh bạch, khách quan và có chuyên môn hóa

- Nhằm đầu tư hiệu quả và không làm mất cân đối tài chính:

+ Công ty nên lập kế hoạch đầu tư, sửa chữa TSCĐ mỗi năm

+ Kế hoạch thanh lý, nhượng bán, trao đổi TSCĐ

+ Quy định chặt chẽ thủ tục nghiệm thu hoặc nhận bàn giao

- Sử dụng TSCĐ đúng mục đích và yêu cầu kỹ thuật, TSCĐ không bị mất mát,

hư hỏng bằng cách:

+ Quy rõ ràng trách nhiệm bảo quản và sử dụng tài sản tại công ty

+ Kiểm tra định kỳ việc sử dụng tài sản

+ Kiểm kê tài sản cố định định kỳ hàng quý

- Kiểm tra tính hiện hữu của TSCĐ thường xuyên, tránh lạm dụng, mất mát.

14

KẾT LUẬN

Sau quá trình tìm hiểu thực tế công tác tổ chức quy trình tài sản cố định tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Vantic, chúng em đã có được cái nhìn tổng quát về thực trạng tổ chức quy trình tài sản cố định tại một công ty, những công việc, nghiệp vụ cần làm của các bộ phận liên quan; từ đó hiểu rõ hơn về lý thuyết đã được học và cách áp dụng vào thực tế Thông qua đó cũng thấy được việc hoàn thiện quy trình tài sản cố định là đặc biệt quan trọng Chúng em đã khái quát quy trình tài sản

cố định của công ty cũng như đề xuất một số phương án để cải thiện quy trình

Trên đây là nghiên cứu quy trình tài sản cố định của nhóm em mặc dù đã cố gắng nhưng do kinh nghiệm còn hạn chế không thể tránh khỏi những khiếm khuyết, sai sót, kính mong nhận được sự góp ý của thầy và các bạn trong lớp

Trân trọng cảm ơn!

15