(Luận văn thạc sĩ) hiện đại hóa công tác văn phòng tại tỉnh đoàn bắc ninh nhằm nâng cao hiệu quả phối hợp với cơ quan nhà nước tỉnh bắc ninh

Văn phòng Tỉnh Đoàn cũng là một trong số đó, ngoài công việc hàng ngày làtiếp nhận văn bản đến, văn bản đi, tham mưu cho lãnh đạo xử lý các công việccòn có bao quát điều hành các công tá

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

CƠ QUAN HANH CHINH NHA NƯƠC TINH BĂC NINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝCÔNG

HÀ NỘI - NĂM 2022

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

BÙI QUANG THỊNH

HIÊṆ ĐẠI HOÁCÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TỈNH ĐOÀN

VỚI NHĂM NÂNG CAO HIỆU QUẢPHÔI HƠP ̣

CƠ QUAN HANH CHINH NHA NƯƠC TINH BĂC NINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝCÔNG

Chuyên ngành: QUẢN LÝ CÔNG

Mã số: 8 34 04 03

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS Nguyêñ Quỳnh Nga

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu

và kết quả nêu trong đề tài là trung thực, xuất phát từ thực tế nghiên cứu tìnhhình hiện đại hóa công tác văn phòng tại Tỉnh đoàn nhằm nâng cao hiệu quảphối hợp với các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Bắc Ninh

Hà Nội, ngày … tháng … năm 2022

Tác giả

Bùi Quang Thịnh

LỜI CẢM ƠN

Được sự đồng ý của Lãnh đạo Học viện Hành chính Quốc gia và sự hướng

dẫn của TS Nguyễn Quỳnh Nga, tôi đã thực hiện đề tài “Hiện đại hóa công tác

văn phòng tại Tỉnh đoàn nhằm nâng cao hiệu quả phối hợp với các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Bắc Ninh”.

Tôi xin chân thành cám ơn các thầy cô trong Ban Quản lý sau đại học, cùngtoàn thể thầy cô Học viện Hành chính Quốc gia đã tạo điều kiện giúp đỡ tôihoàn thành chương trình học tập và có những kiến thức, kỹ năng cần thiết đểnghiên cứu, thực hiện luận văn

Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc tới TS NguyễnQuỳnh Nga, người đã tận tâm, nhiệt tình hướng dẫn khoa học và giúp đỡ tôitrong suốt thời gian thực hiện luận văn

Kính mong nhận được những ý kiến góp ý, chỉ bảo của các thầy cô, các nhàkhoa học, bạn bè và những người quan tâm để luận văn được hoàn thiện hơn

Xin trân trọng cảm ơn!

Bùi Quang Thịnh

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 8

1. Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu ……… 8

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 10

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 13

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 13

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu 14

6 Kết cấu của luận văn 15

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 16

1.1 Văn phòng 16

1.1.1 Khái niệm văn phòng 17

1.1.2 Chức năng của văn phòng 18

1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng 21

1.1.4 Ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn phòng 23

1.2 Hiện đại hoá công tác văn phòng 25

1.2.1 Khái niệm hiện đại hoá công tác văn phòng 25

1.2.2 Vai trò của hiện đại hoá công tác văn phòng 25

1.2.3 Nội dung cơ bản của hiện đại hoá công tác văn phòng 27

1.2.4 Các tiêu chí để đánh giá một văn phòng hiện đại……… 34

1.2.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hoá công tác văn phòng 35

Tiểu kết Chương 1……….39

Chương 2 THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HOÁ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TỈNH ĐOÀN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ PHỐI HỢP VỚI CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TỈNH BẮC NINH 40

2.1 Giới thiệu khái quát về Tỉnh đoàn và Văn phòng Tỉnh đoàn Bắc Ninh 40

2.1.1 Tỉnh đoàn Bắc Ninh 40

2.1.2 Văn phòng Tỉnh đoàn Bắc Ninh 45

2.1.3 Sự phối hợp của Tỉnh đoàn và các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Bắc Ninh 47

2.2 Khảo sát thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Tỉnh đoàn nhằm nâng cao hiệu quả phối hợp với cơ quan HCNN tỉnh Bắc Ninh 55

2.2.2 Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ 59

2.2.3 Hiện đại hóa công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị 71

2.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 76

2.3 Đánh giá chung 87

2.3.1 Về hiện đại hóa nguồn nhân lực văn phòng 87

2.3.2 Về hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ 89

2.3.3 Về hiện đại hóa công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị 93

2.3.4 Về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 94

Tiểu kết Chương 2……… 95

Chương 3 QUAN ĐIỂM VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆN ĐẠI HOÁ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TỈNH ĐOÀN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ PHỐI HỢP VỚI CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TỈNH BẮC NINH 96

3.1 Quan điểm hiện đại hoá công tác Văn phòng ở Tỉnh đoàn Bắc Ninh 96

3.1.1 Nâng cao nhận thức về vị trí, vai trò, chức năng của văn phòng 96

3.1.2 Đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất của Đảng về hiêṇ đaịhoácông tác văn phòng .97

3.1.3 Hiện đại hoá phải đáp ứng được yêu cầu cải cách hành chính nhà nước……… 98

3.1.4 Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực .………100

3.2 Giải pháp tăng cường hiện đại hoá công tác văn phòng taịTỉnh đoàn Bắc Ninh nhằm nâng cao hiệu quả phối hợp với cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Bắc Ninh .100

3.2.1 Giải pháp về thể chế 100

3.2.2 Giải pháp về nhận thức 102

3.2.3 Giải pháp về nhân lực 104

3.2.4 Giải pháp về công tác văn thư – lưu trữ 105

3.2.5 Giải pháp về công nghệ 107

3.2.6 Giải pháp về tiêu chuẩn quản lý chất lượng 108

3.2.7 Giải pháp về tài chính 111

3.3 Một số kiến nghị……….….112

3.3.1 Kiến nghị đối với cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Bắc Ninh………….…… 112

3.3.2 Kiến nghị đối với Tỉnh đoàn……… 113

Tiểu kết Chương 3……… ……114

KẾT LUẬN 115

TÀI LIỆU THAM KHẢO……… 117

PHỤ LỤC……… 120

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Cụm từ thay thế / Chữ cái viết tắt Cụm từ đầy đủ

DANH MỤC BẢNG

Tỉnh Đoàn của toàn thể cơ quan

đào tạo, bồi dưỡng trực tuyến của TĐBN

việc làm Thanh niên tỉnh ngày 24/9/2021

đoàn ngày 1/8/2021

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu

Để tiến kịp với thế giới, việc nâng cao chất lượng công tác văn phòng làyêu cầu tất yếu của thời đại Văn phòng đóng vai trò như một chiếc cầu nốixuyên suốt toàn bộ quá trình vận hành của cơ quan, tổ chức Vì vậy, hiện đại hóavăn phòng từ trang thiết bị, nguồn nhân sự cũng như kỹ thuật nghiệp vụ hànhchính sẽ tạo sự tăng tốc cho cơ quan, tổ chức trong quá trình hội nhập toàn cầu.Cách mạng công nghiệp lần thứ tư đang diễn ra tại nhiều nước phát triển.Theo ông Klaus Schwab – người sáng lập và là Chủ tịch điều hành Diễn đànKinh tế Thế giới – thì tốc độ đột phá của cách mạng công nghiệp 4.0 hiện

“không có tiền lệ lịch sử” Trên thực tế, cách mạng công nghiệp 4.0 đang phá vỡhầu hết ngành công nghiệp ở mọi quốc gia Và, chiều rộng, chiều sâu của nhữngthay đổi này báo trước sự chuyển đổi của toàn bộ hệ thống sản xuất, quản lý vàquản trị Thế giới đã bước sang kỷ nguyên số và Việt Nam cũng không là ngoại

lệ Chính vì vậy trong lĩnh vực văn phòng, các cơ quan, tổ chức cần tích cựcchuẩn bị để nhanh chóng thích ứng với cuộc cách mạng này

Đề tài luận văn được lựa chọn xuất phát từ ba lý do cơ bản sau:

Thứ nhất, xuất phát từ vai trò quan trọng của văn phòng Đây là một bộ

phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của các cơ quan nhà nước, các tổchức chính trị - xã hội, các công ty trong và ngoài nước Văn phòng là cửa ngõcủa cơ quan, tổ chức vì văn phòng luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thôngqua hệ thống văn bản đến, văn bản đi và văn bản nội bộ Hơn thế nữa, vănphòng là bộ phận có chức năng tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo; tổ chức, điềuphối công việc, đảm bảo cơ sở vật chất đồng thời là đầu mối thực hiện các hoạtđộng giao dịch và liên lạc Hiệu quả hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trựctiếp đến chất lượng, hiệu quả hoạt động chung của toàn bộ cơ quan và đơn vị

Văn phòng Tỉnh Đoàn cũng là một trong số đó, ngoài công việc hàng ngày làtiếp nhận văn bản đến, văn bản đi, tham mưu cho lãnh đạo xử lý các công việccòn có bao quát điều hành các công tác thông tin, xây dựng lịch làm việc, côngtác văn thư lưu trữ, tổ chức các cuộc họp hội nghị… Ngoài ra, Văn phòng Tỉnhđoàn còn có mối quan hệ rất mật thiết với các cơ quan HCNN tại địa phương,không những xây dựng những chương trình phối hợp với các sở ban ngành tạo

ra hiệu quả cao mà còn hỗ trợ các cơ quan HCNN trong các công tác xã hội,công tác văn hoá… cũng như hỗ trợ lực lượng đoàn viên thanh niên đông đảotham gia các hoạt động chính trị xã hội (Tiêu biểu thời gian gần đây nhất chính

là hoạt động phòng chống dịch Covid-19 trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh)

Thứ hai, xuất phát từ thực trạng còn nhiều hạn chế trong hiện đại hóa công

tác Văn phòng Tỉnh đoàn tại địa phương Cuộc cách mạng công nghệ thông tindiễn ra sôi động hiện nay đang tác động sâu sắc, trực tiếp đến mọi mặt hoạt độngkinh tế, văn hoá, xã hội của các quốc gia trên thế giới, trong đó có Việt Nam.Nhu cầu thực tế của việc phát triển, ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại trongmọi lĩnh vực của nước ta hiện nay là rất to lớn Nhưng để đáp ứng được nhu cầunày trước hết phải chú trọng từ cơ sở, cụ thể là luôn phải chú trọng vào việc đầu

tư, xây dựng, củng cố việc "hiện đại hoá" công tác văn phòng nhằm không

ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động Trong một số cơ quan hành chính Nhànước, các cơ quan cấp Trung ương và cấp tỉnh bước đầu đã có các văn phòngđươc ̣ tổchức theo xu hướng hiện đaịở những mức độ khác nhau và có sự đanxen giữa văn phòng kiểu mới và văn phòng kiểu cũ Văn phòng Tỉnh đoàn BắcNinh cũng vậy, đều có sự đan xen giữa văn phòng kiểu mới và văn phòng kiểu

cũ trong hoạt động Tồn tại rất nhiều hạn chế khiến cho Văn phòng Tỉnh đoàngặp khó khăn trong công cuộc hiện đại hoá

Thứ ba, xuất phát từ khoảng trống nghiên cứu Đã có nhiều công trình khoa

học nghiên cứu về công tác văn phòng nói chung và hiện đại hóa công tác vănphòng nói riêng, nhưng cho đến nay, chưa có công trình nào nghiên cứu về côngtác này tại Tỉnh đoàn Bắc Ninh Trong khi đó, Văn phòng Tỉnh đoàn đang cầnphải có sự hiện đại hoá để có thể đảm bảo được sự hiệu quả trong mối quan hệphối hợp với các cơ quan HCNN tại địa phương Các cơ quan HCNN tại tỉnhBắc Ninh đang dần hiện đại hoá từng ngày, đòi hỏi Văn phòng Tỉnh đoàn cũngphải có sự hiện đại hoá để có thể có sự đồng nhất trong công cuộc đổi mới củatoàn tỉnh

Từ những luận giải nói trên, tôi lựa chọn đề tài: " Hiện đaị hóa công tác văn phòng taị Tỉnh đoàn Bắc Ninh nhằm nâng cao hiệu quả phối hợp với cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Bắc Ninh" làm đề tài luận văn của mình.

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Đảng và Nhà nước ta quan tâm đến vấn đềhiện đại hoá công tác văn phòngrất sớm Trong bài phát biểu taị Đaị hội Đảng bộ Văn phòng TW ngày

đaịhoá, càng phuc ̣ vu ̣tốt sư ̣lãnh đaọ của Đảng.Hiện đaịhóa văn phòng cũngkhông tốn kém lắm, điều kiện đểtăng cường cơsởvật chất cũng không khó lắm;cái quan trong ̣ là phải đào taọ con người thích ứng với trang thiết bi ̣hiện đaịđó,với phong cách làm việc mới, hiện đai"̣ (Theo Nguyên Tổng Bí ThưĐỗMườitrong bài viết "Xây dưng ̣ và hoàn thiện chính quyền ngang tầm phát triển của đất

nước, xứng đáng với lòng tin yêu của nhân dân", Tap ̣ chí cộng sản số3-1995)

Trong Kỷyếu hội thảo khoa hoc ̣ Quản tri ̣văn phòng lý luận và thưc ̣ tiễn,Đaịhoc ̣ Khoa hoc ̣ xã hội và Nhân văn năm 2005, PGS.TS Đào Xuân Chúc đãkhái quát môt số nhận thức lý luận về công tác văn phòng và quản trị văn phòng.Khẳng định tầm quan trọng của văn phòng đối với bất kỳ một cơ quan, tổ chức

nào Và theo tác giả, việc đổi mới công tác văn phòng theo hướng điện hoá là tấtyếu và trở thành vấn đề cấp bách hiện nay Mặt khác nó còn là điều kiện để hộinhập với hoạt động của khu vực và quốc tế.

Cũng trong Kỷyếu hội thảo khoa hoc ̣ “Quản tri ̣văn phòng - Lý luận vàthưc ̣ tiễn”, theo tác giả Vũ Đình Khang, cải cách hành chính phải gắn liền vớiđổi mới, hiện đại hoá công tác văn phòng, thực hiện lộ trình chính phủ điện tửnhằm xây dựng một nền hành chính công hiệu quả, công khai, minh bạch và bảo

vệ quyền, nghĩa vụ hợp páp của tổ chức và công dân;

Hiện nay, có rất nhiều tài liệu giới thiệu công tác văn phòng và hiện đaịhóacông tác văn phòng, như:

Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (2010), “Quản trị văn phòng, giáotrình đào tạo cử nhân”, NXB Khoa học kỹ thuật, Hà Nội

Nguyễn Hữu Thân (2009), “Quản trị hành chính văn phòng”, NXB Thống

kê, TP HCM

Văn Tất Thu (2011), “Tổ chức và hoạt động của văn phòng bộ, cơ quanngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ”, NXB Chính trị Quốc gia – Sự thật, HàNội

Nguyễn Văn Hậu (2015), “Kỹ năng nghiệp vụ hành chính”, NXB Laođộng, Hà Nội

Jan Yager (2014), “Để văn phòng của bạn trở thành nơi làm việc lý tưởng”,NXB Văn hóa Sài Gòn, TP HCM

Nhìn chung các công trình khoa học đã hệ thống hóa lý luận cơ bản về vănphòng và công tác văn phòng, nghiên cứu những quan điểm, khái niệm, tổ chức,hoạt động cũng như phương thức vận hành văn phòng ở những khía cạnh, góc

độ tiếp cận khác nhau, tạo nền tảng cơ bản về mặt lý luận để nghiên cứu đề tàiluận văn

Bên cạnh đó, cũng có một sốđềtài nghiên cứu vềcông tác văn phòng ởcác

cơ quan hành chính nhà nước và các cơ quan Đảng Đoàn thể như:

Nguyễn Toàn Thắng (2009), “Hiện đaị hóa công tác quản tri ̣của Văn

Lê Thị Thuý Hằng (2019), "Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Ủy bannhân dân quận Thanh Xuân, TP Hà Nội, Luận văn Thạc sỹ Quản trị văn phòng,Đại học KHXH và NV

Những đề tài này cũng đã tiếp cận công tác văn phòng và hiện đại hóa côngtác văn phòng trong các lĩnh vực, cơ quan khác nhau, phân tích lý luận cũng nhưkhảo sát thực tế về công tác văn phòng, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằmhiện đại hóa hoạt động này ở phạm vi một cơ quan, tổ chức cụ thể

Nhìn chung, các công trình nghiên cứu tập trung vào việc hệ thống hóa lýluận vềcông tác văn phòng, các đề tài thì chủ yếu nghiên cứu về hiện đại hóacông tác văn phòng trong cơquan hành chính nhà nước Cho đến thời điểm hiện

tại, chưa có một công trình nghiên cứu nào vềhiện đaịhóa công tác văn phòng tạiTỉnh đoàn Vì vậy, hiện đại hóa công tác văn phòng tại Tỉnh đoàn vẫn còn làmột khoảng trống nghiên cứu còn bỏ ngỏ

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3 1 Mục đích nghiên cứu

Đề tài luận văn được nghiên cứu nhằm mục đích tăng cường hiện đại hóacông tác văn phòng tại Tỉnh đoàn, từ đó nâng cao hiệu quả phối hợp với cơ quanHCNN tại địa bàn tỉnh Bắc Ninh

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện được mục đich nghiên cứu nói trên, đề tài phải giải quyết banhiệm vụ nghiên cứu cơ bản:

Thứ nhất, nghiên cứu và phân tích cơ sở lý luận về công tác văn phòng,

hiện đại hóa công tác văn phòng

Thứ hai, khảo sát, phân tích thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại

Văn phòng Tỉnh Đoàn và so sánh với lý luận để chỉ ra những bất cập, tồn tại,những nguyên nhân của những bất cập và tồn tại đó

Thứ ba, đề xuất các giải pháp góp phần tăng cường hiện đại hoá công tác

Văn phòng Tỉnh Đoàn nhằm nâng cao hiệu quả phối hợp với các cơ quan HCNNtỉnh Bắc Ninh

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hoạt động hiện đại hóa công tác vănphòng tại Tỉnh đoàn Công tác văn phòng là nội dung có phạm vi nghiên cứu rấtrộng Tuy nhiên, trong phạm vi của một luận văn, tác giả chỉ trọng tâm nghiêncứu những hoạt động hiện đại hóa công tác văn phòng tại Tỉnh đoàn nhằm nângcao hiệu quả phối hợp với các cơ quan HCNN tỉnh Bắc Ninh

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi về thời gian

+ Luận văn nghiên cứu quá trình hiện đại hoá của Văn phòng Tỉnh đoàn trong khoảng thời gian từ năm 2015 đến năm 2020.

- Phạm vi về không gian

Luận văn tập trung nghiên cứu trong phạm vi Tỉnh Đoàn Bắc Ninh

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp luận

- Quan điểm duy vật biện chứng:

Khi nghiên cứu đề tài, HĐH công tác văn phòng tại Tỉnh đoàn được đặttrong mối quan hệ tác động qua lại với các chương trình, chính sách và các hoạtđộng khác của Chính phủ và chính quyền địa phương Bên cạnh đó, khi nghiêncứu, cần đặt hoạt động này trong mối quan hệ tương tác với các nguồn lực (nhânlực và vật lực) hiện có của Tỉnh đoàn nói riêng và địa phương nói chung

- Quan điểm duy vật lịch sử:

Khi nghiên cứu luôn nhận thức hoạt động HĐH công tác văn phòng tạiTỉnh đoàn trong tiến trình hình thành và phát triển của nó, trong tiến trình pháttriển của địa phương, để thấy được sự phát triển và trưởng thành qua các thời kỳ.Qua đó, có thể thấy được nhưng vấn đề phát sinh trong thời kỳ mới để tìm rabiện pháp khắc phục nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả việc áp dụng hoạtđộng này vào đổi mới, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước nói chung

5.2 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

* Phân tích tài liệu

Đây là phương pháp nghiên cứu cơ bản, nhằm cung cấp cơ sở lý luận cầnthiết để tiến hành nghiên cứu Các nguồn tài liệu được chia thành ba nhóm cơbản:

- Các văn bản pháp lý liên quan đến vấn đề nghiên cứu (Văn bản quy phạmpháp luật, các chiến lược, Chương trình tổng thể…).

quan, tổ chức, cá nhân

* Khảo sát, điều tra

- Đối tượng khảo sát, điều tra: Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động tại Tỉnh đoàn Bắc Ninh

6 Kết cấu của luận văn

Luận văn “Hiện đại hoá công tác văn phòng Tỉnh đoàn nhằm nâng cao

hiệu quả phối hợp với cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Bắc Ninh tỉnh Bắc Ninh” bao gồm 3 phần: phần mở đầu, phần nội dung và phần kết luận Về phần

nội dung gồm có 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về hiện đại hoá công tác văn phòng.

Chương 2 Thực trạng hiện đại hoá công tác văn phòng tại Tỉnh đoàn nhằm

nâng cao hiệu quả phối hợp với cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Bắc Ninh

Chương 3 Giải pháp tăng cường hiện đại hoá công tác văn phòng tại Tỉnh

đoàn nhằm nâng cao hiệu quả phối hợp với cơ quan hành chính nhà nước tỉnhBắc Ninh

Các nhà quản trị phải định hướng mục tiêu, tổ chức xếp đặt các yếu tố cấuthành theo một cơ cấu nhất định và điều hành chúng hoạt động theo mục tiêu đề

ra cho tổ chức Như vậy nhà quản trị phải tham gia nhiều lĩnh vực hoạt độngphức tạp, nhất là khi quy mô trình độ phát triển của tổ chức được tăng cường Để

ra được những quyết định về mục tiêu phát triển và điều hành tổ chức hoạt độngtheo mục tiêu, quản trị phải có nhiều thông tin liên quan đến nhu cầu tồn tại của

tổ chức, đến tính chất, đặc điểm hoạt động, tiềm năng của các yếu tố có trong tổchức và tác động của môi trường đến quá trình thực hiện mục tiêu

Không chỉ dừng lại ở chỗ có được thông tin, nhà quản trị cần phải xử lý vàtổng hợp những thông tin thu thập để tạo ra những thông tin hữu ích cho việc raquyết định Đồng thời họ phải chuyển tải thông tin theo yêu cầu quản lý, sửdụng của mình Nếu cứ để nhà quản trị tham gia vào các hoạt động thu, xử lý vàtổng hợp thông tin như trên thì sẽ mất đi cơ hội ra quyết định, giảm thiểu thờigian quản lý điều hành hoạt động chung của tổ chức Để giúp nhà quản trị cóthông tin đầy đủ, chính xác kịp thời, các tổ chức đã hình thành bộ máy vănphòng để trợ giúp các nhà quản trị trong việc thu, xử lý, bảo quản, chuyển tải và

sử dụng thông tin đảm bảo ra quyết định đúng cũng như đảm bảo các điều kiệnvật chất cho các nhà quản trị hoạt động

Như vậy văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ cơ quanđơn vị nào, dù cơ quan đơn vị có hoạt động trong lĩnh vực nào thì văn phòngcũng là công cụ trợ giúp đắc lực cho hoạt động điều hành quản lý Văn phòngđóng vai trò quyết định hoạt động của cơ quan đơn vị nên việc tổ chức một vănphòng phải được nghiên cứu, sắp xếp sao cho hợp lý nhất Văn phòng tồn tại làmột tất yếu khách quan theo yêu cầu của các nhà quản trị Tuỳ theo tính chất,quy mô hoạt động của tổ chức mà văn phòng được thành lập theo từng hình thứcphù hợp.

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Văn phòng tồn tại găn với mỗi loại hình, cơ cấu tổ chức và để trợ giúp chocác nhà quản trị nên việc xác định về phạm vi độc lập của một văn phòng chỉmang tính chất tương đối Trên cơ sở này có thể xác định văn phòng theo cáccách sau đây:

Văn phòng được hiểu theo nghĩa chung nhất là nơi hoạt động mang tínhchất giấy tờ (bàn giấy)

Văn phòng là bộ phận phụ trách công tác công văn giấy tờ hành chính trong

cơ quan đơn vị Quan niệm này đồng nhất văn phòng với bộ phận văn thư của cơquan, đơn vị[31]

Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm mà hàngngày các cán bộ, công chức đến đó để thực thi công việc (Ví dụ: Văn phòngUBND các cấp, văn phòng Tỉnh đoàn…) [31]

Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnhđạo, quản lý điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị [30].Các quan niệm trên đây đều mới phản ánh các khía cạnh riêng rẽ của vănphòng Để có một khái niệm đầy đủ về văn phòng chúng ta cần xem xét toàndiện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các cơ quan, đơn vị Ở đầu vào

văn phòng cần thu thập, xử lý, cung cấp thông tin từ bên ngoài và nội bộ giúpcho lãnh đạo cơ quan có quyết định đúng đắn Đầu ra gồm những hoạt độngphân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi giúp cho công tác quản lýđiều hành cơ quan đạt kết quả cao Mặt khác hoạt động của các cơ quan đơn vịđều cần có các phương tiện vật chất kĩ thuật cần thiết.

Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu đề xuất ý kiến với thủ trưởng cơ quan,vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi có ý kiến phê duyệt của thủtrưởng như: tổ chức mua sắm, quản lý sử dụng các tài sản, trang thiết bị kĩ thuật,kinh phí hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng của các yếu tố này

Từ các quan niệm trên, chúng ta có thể nêu định nghĩa đầy đủ nhất về văn

phòng: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi

thu thập xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất văn phòng cho hoạt động của cơ quan, đơn vị” [30].

1.1.2 Chức năng của văn phòng

Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan bởi vậy nó cũng có nhữngđiều kiện tồn tại như bất kỳ một thực thể nào, thông qua môi trường đặc trưng

mà nó tồn tại Sự tồn tại và phát triển tuỳ theo quy mô và tính chất hoạt độngcủa mỗi cơ quan đơn vị mà tổ chức văn phòng được hình thành lớn nhỏ khácnhau Nhưng dù tổ chức theo cách nào thì văn phòng cũng phải được gắn liềnvới việc thực hiện ba chức năng cơ bản sau:

1.1.2.1 Chức năng tham mưu

Trong hoạt động của cơ quan đơn vị phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố kháchquan và chủ quan, trong đó có yếu tố chủ quan thuộc về người quản lý, bởi vậymuốn ra được quyết định mang tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào cácyếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những

người trợ giúp Những ý kiến đó được văn phòng chọn lọc cung cấp thông tincho lãnh đạo ra quyết định quản lý, từ đó cũng hình thành hoạt động tham mưu.Chức năng tham mưu là chức năng nghiên cứu các văn bản, quy định nhà nướccủa ngành, nắm bắt kịp thời các thông tin liên quan đến lĩnh vực hoạt động của

cơ quan để tham mưu cho lãnh đạo; giúp lãnh đạo đề ra các quyết định chỉ đạo,điều hành công việc; đưa ra các phương án quản lý giúp cho hoạt động của cơquan ngày một hiệu quả hơn Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu

vì nó mang tính chuyên vấn và tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúplãnh đạo

Chức năng tham mưu được thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như xâydựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xâydựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác; thông tin tổng hợp phục vụlãnh đạo; thẩm định về phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của các đềán; kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của cơ quan, tổ chức;biên tập, kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của văn bản

1.1.2.2 Chức năng tổng hợp

Từ những kết quả tham vấn phải xuất phát từ những thông tin ở các đầuvào, đầu ra và thông tin ngược trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tượng mà vănphòng là đầu mối thu thập, phân tích, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theonhững nguyên tắc, trình tự nhất định, mới có thế mang lại hiệu quả thiết thựccho công tác của cơ quan đơn vị Trong công tác văn phòng thông tin đầu vàođóng một vai trò rất quan trọng Việc thu thập thông tin và xử lý thông tin đãphục vụ cho việc dự báo các vấn đề xảy ra trong quá trình hoạt động của cơquan đơn vị, giúp lãnh đạo có được những quyết định đúng đắn để kịp thời xử lýcông việc Bên cạnh đó công tác thông tin giúp lãnh đạo phân tích dữ liệu thông

số để vạch ra những chiến lược quan trọng lâu dài cũng như các kế hoạch trunghạn hoặc ngắn hạn nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động.

Trong văn phòng, chức năng thông tin tổng hợp không chỉ có tác dụng thiếtthực đến chức năng tham mưu mà còn có vai trò trong sự thành công hay thấtbại của cơ quan đơn vị Chính vì ỳ nghĩa to lớn của chức năng này, nên các cơquan, đơn vị luôn luôn phải quan tâm củng cố và hiện đại hoá công tác vănphòng Chú trọng đầu tư các trang thiết bị thông tin điện tử, hệ thống máy tínhnối mạng internet, để đáp ứng với sự phát triển không ngừng của lưu lượngthông tin ngày càng phong phú đa dạng như hiện nay

1.1.2.3 Chức năng hậu cần

Bất kỳ cơ quan tổ chức nào muốn đi vào hoạt động không thể bỏ qua bướcđầu quan trọng đó là chuẩn bị các yếu tố về cơ sở vật chất như: Nhà xưởng,trang thiết bị, tài chính và phương tiện Ngoài ra còn phải thực hiện tổ chức cáccuộc họp, các chuyến đi công tác cho lãnh đạo và công tác lễ tân, tiếp khách.Những điều kiện về trang thiết bị và công tác đó thuộc về hoạt động hậu cầntrong công tác của văn phòng Hậu cần thường là những công việc dịch vụ nhưtạo ra cơ sở vật chất để cán bộ nhân viên thực hiện nhiệm vụ của họ, tăng thêmhiệu quả làm việc Thực hiện nhiệm vụ quản lý các khoản đảm bảo cho đời sốngcủa cán bộ nhân viên Làm công cụ quản lý trong việc chuẩn bị chỉ tiêu kế hoạch

và góp phần vào việc hoàn tất các chỉ tiêu kế hoạch đó Công tác hậu cần còn làdiện mạo của cơ quan qua việc xây dựng cơ sở vật chất, xây dựng uy tín bằngcông tác đối nội, đối ngoại của cơ quan

Chức năng tham mưu, tổng hợp và phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mậtthiết với nhau: tham mưu là để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu Cũng từ đóviệc lựa chọn, bồi dưỡng, đào tạo cán bộ văn phòng cần có định hướng đáp ứngtốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, trong đó cần xác định rõ văn phòng

không chỉ là “cái hộp thư” hay “một cái máy giúp việc” đơn thuần mà cần cónhững con người phấn đấu vươn lên, sáng tạo, có được những ý kiến đề xuất xácđáng; đồng thời cũng cần tránh coi văn phòng là “tổng tham mưu”, bao biện làmthay những công việc không đúng chức năng.

Cả ba chức năng trên đều quan trọng vì chúng đều nhằm duy trì và pháttriển hoạt động của cơ quan nói chung và hoạt động của văn phòng nói riêng.Các chức năng này vừa độc lập vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định

sự cần thiết khách quan tồn tại trong văn phòng ở mỗi cơ quan đơn vị Trong đóchức năng thông tin tổng hợp là quan trọng nhất, quyết định đến sự thành bạicủa công tác văn phòng Vì bất cứ hoạt động nào của cơ quan đều cần đến nhucầu tối thiểu về thông tin do văn phòng tổng hợp, trình, để làm căn cứ quantrọng giúp lãnh đạo ra quyết định

1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng

Từ những chức năng trên của văn phòng có thể xác định nhiều nhiệm vụphải làm theo mỗi chức năng, cụ thể như sau:

- Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vịMọi tổ chức muốn được sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều phảituân theo những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và các điều kiện để duytrì hoạt động Mỗi tổ chức đều phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng Trình

tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham khảo hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, bổsung giám sát hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc vềcông tác văn phòng Đây là nhiệm vụ đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi

cơ quan đi vào hoạt động

vị

Mỗi cơ quan, đơn vị có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác nhau xây dựngxong muốn đạt được mục tiêu chung của cơ quan thì các kế hoạch phải được kếtnối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh ăn khớp và hỗ trợ nhau văn phòng làđơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể và đôn đốc các bộ phận khác thực hiện Đồngthời văn phòng sẽ xây dựng chương trình kế hoạch ngành, sản phẩm, dịch vụ cụthể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và từng bộ phận.

- Thu, nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin

Hoạt động của bất kỳ cơ quan nào cũng cần phải có thông tin Thông tin làcăn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, chính xác, hiệu quả Người lãnhđạo không thể tự mình thu thập, xử lý thông tin được mà cần phải có người trợgiúp trong lĩnh vực này là văn phòng Văn phòng là “cửa sổ”, “bộ lọc”, là “cổnggác thông tin” của cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đi đều được thu thập,

xử lý, chuyển phát tại văn phòng

- Trợ giúp về văn bản

Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu

Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp tình, hợp lý, đúngthẩm quyền và có tác động đích thực đến đối tượng điều chỉnh cần phải cónhững bộ phận, nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan đơn vị

Bộ phận đó chính là văn phòng

- Bảo đảm các yếu tố vật chất tài chính cho hoạt động của cơ quan

Văn phòng phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình hoạtđộng của đơn vị mà cung cấp kịp thời, đầy đủ Việc lập kế hoạch, nhu cầu, dựtrù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng kinh phí đều thuộc vềnhiệm vụ của văn phòng

Đây là việc làm thiết thực, mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ đã nêu trên.

Hoạt động của văn phòng, nó vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo, vừagắn với bộ phận khác thông qua việc kiểm tra, giám sát, đôn đốc, lại vừa tổchức, quản lý các hoạt động của chính mình

Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng mà cơ quan,đơn vị nào cũng phải thực hiện để phục vụ yêu cầu hoạt động chung Tuy nhiêncòn tuỳ theo những tính chất, đặc trưng của cơ quan, đơn vị mà văn phòng còn

có những nhiệm vụ cụ thể khác

1.1.4 Ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn phòng

1.1.4.1 Ý nghĩa của công tác văn phòng

Văn phòng là một phần không thể thiếu trong bộ máy tổ chức của bất kỳ cơquan đơn vị nào Văn phòng chính là nơi thu thập, xử lý thông tin; nơi đưa ranhững quyết định tham mưu cho lãnh đạo; nơi đảm bảo các yếu tố vật chất tinhthần cho hoạt động của cơ quan đơn vị Các cơ quan đơn vị muốn tồn tại và pháttriển có hiệu quả, phải nắm vững những kiến thức cơ bản về chiến lược pháttriển đơn vị mình, về phương hướng đổi mới, phương án quản lý…

Công tác văn phòng bao gồm cả việc tổ chức các yếu tố vật chất tồn tại vàbiến đổi theo hoạt động của văn phòng Nếu công tác văn phòng hoạt động cóhiệu quả thì nó sẽ mang lại những ý nghĩa to lớn sau:

thông tin phục vụ cho mọi hoạt động đơn vị;

- Nâng cao năng suất lao động của đơn vị;

1.1.4.2 Tầm quan trọng của văn phòng

Văn phòng là một phần không thể thiếu trong bộ máy tổ chức của bất kỳ cơquan đơn vị nào Văn phòng chính là nơi thu thập, xử lý thông tin; nơi đưa raquyết định tham mưu cho lãnh đạo; nơi đảm bảo các yếu tố vật chất, tinh thầncho hoạt động của cơ quan đơn vị Các cơ quan đơn vị muốn tồn tại và phát triển

có hiệu quả, phải nắm vững những kiến thức cơ bản về chiến lược phát triển củađơn vị mình, về phương hướng đổi mới, phương án quản lý, phương hướng sảnxuất kinh doanh tối ưu Đồng thời phải có những kiến thức khoa học công nghệcần thiết để xử lý những vấn đề cụ thể trong môi trường hoạt động như:nghiêncứu thị trường, chuyển giao công nghệ Chính vì vậy mà công tác văn phòng làrất quan trọng không thể thiếu được

Trong thời đại ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ

và nhất là sự bùng nổ mạnh mẽ về thông tin Thông tin và công nghệ thông tin

có mặt trong mọi đời sống xã hội cũng như trong hoạt đọng của các cơ quan đơn

vị làm thay đổi vị thế vai trò của văn phòng Thông tin thì ngày một đa dạng,phong phú được bằng rất nhiều hình thức Vì vậy văn phòng phải quan tâm đếnviệc thu thập, phân tích, xử lý nhậy bén, nhanh chóng và chính xác các thông tin

để có thể đưa ra phương án kịp thời, đem lại hiệu quả Thông qua đó văn phòngthể hiện chức năng chủ động sáng tạo của mình trong các kiến nghị, các đề ánvới ý nghĩa làm tham mưu tư vấn cho lãnh đạo

Như vậy một văn phòng hoạt động tốt tức là văn phòng có được lợi thế vềthông tin (thông tin đầu vào và thông tin đầu ra tốt) Văn phòng thu thập đượcthông tin, xử lý nhanh và chính xác đưa ra những đề xuất hiệu quả nhất Tuy vậy

để tăng cường hoạt động và phát huy được vai trò của công tác văn phòng đòihỏi lãnh đạo các cơ quan đơn vị phải chú trọng chỉ đạo một cách khoa học vàđẩy mạnh việc hiện đại hoá công tác văn phòng.

1.2 Hiện đại hoá công tác văn phòng

1.2.1 Khái niệm hiện đại hoá công tác văn phòng

Hiện đại hoá công tác văn phòng có thể hiểu là ứng dụng khoa học côngnghệ vào công tác văn phòng; là quá trình xử lý các kỹ thuật tự động hoá vàoquy trình nghiệp vụ văn phòng, đặc biệt là ứng dụng công nghệ tin học vào cácnghiệp vụ văn phòng, từ văn thư, lưu trữ, quản lý thông tin, xử lý thông tin đếnmôi trường làm việc, nhằm giảm thiểu sức lao động của con người mà vẫn đảmbảo hiệu quả và duy trì được năng suất lao động cao

1.2.2 Vai trò của hiện đại hoá công tác văn phòng

Từ việc phân tích vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ta có thểkhẳng định về văn phòng có vị trí quan trọng trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào.Văn phòng được ví như bốn bánh xe có thể chuyển động được Nếu bánh xechạy đều, không nổ săm, bục lốp thì cả chuyến xe dễ dàng chạy tới mục tiêu.Một văn phòng hoạt động khoa học, có kỷ cương nề nếp, có đủ các điều kiệnphương tiện hiện đại thì công việc sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thôngsuốt Thủ trưởng cơ quan, đơn vị muốn hoạt động của cơ quan, đơn vị mìnhthuận lợi, thông suốt cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn bộ máyvăn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức văn phòng vững mạnh, tích cựctrang bị vật chất, từng bước hiện đại hoá công tác văn phòng

Thời đại ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chung củamọi cơ quan tổ chức là nhanh chóng hiện đại hoá công tác văn phòng Đặc biệt ởcác tổ chức kinh doanh, để đảm bảo trụ vững trong môi trường cạnh tranh, cácdoanh nghiệp đã nhanh chóng đầu tư các trang thiết bị hiện đại, đồng thời đổi

mới phương thức quản lý, tuyển dụng nhân viên văn phòng có năng lực chuyênmôn trình độ cao, đảm bảo cho văn phòng hoạt động có hiệu quả.

Một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian công sức,giảm chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việchàng ngày Đồng thời nó cũng giúp cho các nhà quản lý thoát khỏi những côngviệc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện tăng thêm phần sáng tạo của họ,giúp họ có thời gian tập chung vào việc lập kế hoạch, tìm kiếm các giải pháp tối

ưu để điều hành quản lý đạt hiệu qủa cao nhất

Trước đây, trong cơ chế cũ văn phòng được hiểu đơn giản là nơi làm việcgiấy tờ và lo hậu cần cho hoạt động của lãnh đạo Bởi vậy công tác văn phòngcòn chưa được quan tâm và chú trọng đúng mức Nhưng trong những năm gầnđây khi đất nước đang có sự chuyển biến mạnh mẽ, từ cơ chế kế hoạch hoá tậptrung sang cơ chế thị trường nhiều thành phần kinh tế Nền kinh tế đang có sựcạnh tranh ngày càng sôi động và phức tạp đòi hỏi mỗi cơ quan, đơn vị phải tựđổi mới, đầu tư trang thiết bị hiện đại phục vụ cho hoạt động ngày càng tốt hơn,tiếp tục hoàn thiện, đổi mới về mặt tổ chức, lao động cùng những phương thứcquản lý có hiệu quả, chú trọng đến công tác tuyển dụng nhân viên có đạo đức vàtrình độ nghiệp vụ cao để từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động của vănphòng cũng như của toàn cơ quan, tổ chức

Thực tế cũng đã phản ánh những yêu cầu khách quan của việc đổi mới, từnhững thành tựu về khoa học kỹ thuật và công nghệ, nhất là công nghệ thông tin.Cũng chính từ những thành tựu đó đã gây áp lực rất mạnh mẽ tới hoạt động củavăn phòng và đòi hỏi văn phòng phải khẩn chương đi vào hiện đại Cùng với đổimới trang thiết bị, việc đổi mới phương thức quản lý đã tạo được sự năng động,loại bỏ dần được sự trì trệ, kém hiệu quả trong hoạt động quản lý, góp phần tạochỗ đứng trong nền kinh tế thị trường cho đơn vị mình Hoạt động văn

phòng kết hợp với khoa học hiện đại sẽ ngày càng nâng cao hiệu suất hoạt độngcủa toàn thể công nhân viên trong văn phòng và nâng cao chất lưọng công việc.Một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa chi phí quản lý, điều hành nhưngvẫn đảm bảo chất lượng làm việc ngày càng cao Đồng thời giúp cho nhà quản

lý thoát khỏi công việc hành chính mang tính sự vụ, tốn nhiều thời gian Tạođiều kiện cho sự sáng tạo, giúp họ có thời gian suy nghĩ để đưa ra những phươnghướng và kế hoạch khả thi, giải quyết tốt nhất trong mọi mặt công tác Từ đókhẳng định được vị trí quan trọng của việc hiện đại hoá công tác văn phòng.Như vậy do vai trò đặc biệt của văn phòng trong cơ quan, tổ chức và do sựphát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ mà chúng ta cần phải hiện đại hoácông tác văn phòng

1.2.3 Nội dung cơ bản của hiện đại hoá công tác văn phòng

Trong một số năm trở lại đây ta thấy công việc của văn phòng đã luôn phảiđiều chỉnh theo sự thay đổi về môi trường cả về tự nhiên và xã hội Mục tiêu củacác nhà quản trị văn phòng là thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo điềuhành, quản lý hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao nhất Để đạt được mục tiêu

cơ bản đó, các nhà quản trị văn phòng phải tiến hành cải tiến công tác tổ chứcvăn phòng theo hướng hiện đại hoá

Ngày nay, một văn phòng hiện đại được mô tả bằng những thuật ngữ khámới mẻ như: “Văn phòng điện tử” “Văn phòng tự động hoá” hay “Văn phòngkhông giấy” Đây là những lý thuyết mà hầu hết các nhà quản trị đều biết đến,nhưng điều làm họ quan tâm không phải chỉ là những lý thuyết suông như vậy

Mà điều làm cho họ phải quan tâm suy nghĩ đó là làm như thế nào để có một vănphòng hiện đại như vậy? Câu trả lời rất đơn giản đó là cần biết ứng dụng cáchmạng khoa học công nghệ vào công tác văn phòng nhằm mang lại hiệu quả caotrong hoạt động của cơ quan đơn vị Câu trả lời không khó xong việc thực hiện

như thế nào thì hoàn toàn không đơn giản Bởi vì muốn xây dựng một “Vănphòng không giấy” một “Văn phòng điện tử”, hay nói cách khác muốn xây dựngnên một văn phòng theo hướng hiện đại hoá cần phải chú ý đến các mặt cơ bảnsau:

Văn phòng phải có ý thức đi trước một bước so với các đơn vị khác trongnhiệm vụ đổi mới Văn phòng càng sớm hiện đại hoá, càng phục vụ tốt sự lãnhđạo của cơ quan, tổ chức Hiện đại hoá văn phòng cũng không phải là việc tốnkém lắm, điều kiện để trang bị cơ sở vật chất cũng không đến nỗi khó lắm, songviệc đào tạo nhân sự thích ứng với trang thiết bị hiện đại đó, với phong cách làmviệc mới, hiện đại lại là vấn đề cần bàn

1.2.3.1 Trang thiết bị kỹ thuật

Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạtđộng văn phòng Tuỳ theo mức độ phát triển của nền kinh tế và nhu cầu thựctiễn của công tác văn phòng mà người ta trang bị những máy móc, đồ dùng cầnthiết khác nhau Trong hoạt động văn phòng trang thiết bị văn phòng là một tổngthể gồm rất nhiều loại máy móc trang thiết bị khác nhau Đây là công cụ trợ giúpcho con người trong suốt quá trình lao động sản xuất Khi xu thế hiện đại hoángày càng diễn ra mạnh mẽ thì các trang thiết bị ngày càng giữ vai trò quantrọng trong hoạt động văn phòng, góp phần giảm bớt sức lực, tiết kiệm thời gian

mà hiệu quả lao động vẫn cao vì nó phát huy tính năng động sáng tạo trong côngviệc

Ngày nay, khi khoa học phát triển các nhà quản trị đã dần đầu tư công nghệhiện đại giúp cho nhân viên văn phòng tiếp cận và sử dụng trang thiết bị và vậtdụng trong văn phòng một cách đơn giản hơn Hầu hết các công việc trong vănphòng đều có sự hỗ trợ của máy vi tính và các trang thiết bị hiện đại Chúng gópphần rất lớn vào việc giảm bớt sức lao động của con người, rút ngắn thời gianhoàn thành công việc, mà vẫn đem lại hiệu quả công việc một cách tối đa Cáctrang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng được chia thành từng nhóm:

liệu, tủ hoặc mắc áo, và các đồ vật khác (gim, kẹp giấy, cặp, kẹp )

tử, máy photocopy, máy fax, điện thoại, máy ghi âm, máy huỷ tài liệu, thiết bị

hội nghị

Đây là những thiết bị không thể thiếu trong bất cứ một văn phòng hiện đạinào Vì vậy công việc tổ chức, sắp xếp công việc cũng như mua sắm các trangthiết bị trong văn phòng đang được quan tâm và đầu tư nhiều hơn Việc muasắm trang thiết bị đều được xem xét trên quan điểm hiện đại hoá công tác vănphòng Máy vi tính với nhiều tính năng ưu việt cho phép con người làm việc trên

nó một cách nhanh chóng, chính xác, và gọn nhẹ Bên cạnh đó những máy mócphụ trợ như máy photocopy, máy fax, máy in cũng góp phần đem lại lợi íchthiết thực Tuỳ theo quy mô, điều kiện kinh tế tài chính, tính chất công việc ởmỗi đơn vị mà văn phòng trang bị những vật dụng phù hợp với yêu cầu côngviệc Với hệ thống các trang thiết bị có tính hiện đại ngoài hiệu quả công việccao hơn thì cán bộ, công nhân viên văn phòng sẽ trở nên năng động và sáng tạohơn

Tuy nhiên ở mỗi giai đoạn khác nhau lại có những yêu cầu về trang thiết bịkhác nhau Để bắt kịp với nhịp độ phát triển thì các cơ quan nói chung và văn

phòng nói riêng phải thực sự năng động và có cái nhìn thích đáng về trang thiết

bị Đây không phải là những đòi hỏi quá cao để nó chỉ có thể tồn tại trong dựđịnh mà nó phải thực sự là mục tiêu phấn đấu

Việc hiện đại hoá trang thiết bị phải được tiến hành đồng thời với hiện đạihoá chính tri thức con người làm việc trên những trang thiết bị đó và trong đóviệc trang bị tri thức cần được tiến hành trước một bước Chất lượng của mọimặt của văn phòng phụ thuộc rất nhiều vào việc giải quyết những vấn đề đó.Đặc biệt, đối với những cán bộ nghiên cứu tổng hợp cần phải luôn luôn tự rènluyện nâng cao trình độ biên tập, văn phong trong sáng, ngắn gọn nhưng rõ ràng,nhất là về nội dung tư tưởng

Nói tóm lại trong lĩnh vực hoạt động của mình các cơ quan, đơn vị, tổ chứcmuốn hoàn thành mục tiêu, muốn bắt kịp với thế giới hiện đại thì nhất thiết phảiđổi mới trang thiết bị hiện đại trong văn phòng để từng bước tạo chỗ đứng củamình trong nền kinh tế thị trường, theo kịp sự phát triển chung của đất nước và

xu thế hội nhập quốc tế

1.2.3.2 Công tác Văn thư – Lưu trữ

Công tác Văn thư - Lưu trữ có vai trò rất quan trọng trong việc bảo đảmthông tin phục vụ cho nhu cầu quản lý và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm

vụ được giao của cơ quan Công tác văn thư nếu được chú trọng đúng mức sẽ tácđộng lớn đến năng suất lao động quản lý, giúp cho việc giải quyết công việc của

cơ quan được nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối chính sách Đồng thời tạođiều kiện cho việc quản lý, kiểm tra trong cơ quan, đơn vị được chặt chẽ hơn

Công tác Văn thư - Lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động của bộmáy quản lý nói chung Trong văn phòng công tác Văn thư –Lưu trữ là nội dungquan trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng Bất cứ một cơ

quan nào dù là cơ quan hành chính nhà nước, một tổ chức kinh tế, tổ chức xãhội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp muốn hoạt động được đều phải làm công tácVăn thư – Lưu trữ Như vậy công tác Văn thư –Lưu trữ gắn liền với hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức, là một công việc không thể thiếu, một mắt xích trongguồng máy hoạt động của cơ quan, đơn vị.

1.2.3.3 Xử lý thông tin

Hiện nay, số người sử dụng internet phải kể đến con số hàng chục triệungười, nhất là đối tượng là các sinh viên đại học và cao đẳng Trong cuộc sốnghàng ngày nói chung và trong công tác văn phòng nói riêng mỗi vấn đề đều cónhững cách giải quyết khác nhau Vấn đề đặt ra là phải lựa chọn phương án nàocho phù hợp nhất Việc thu thập thông tin đóng vai trò rất quan trọng Có nhiềuloại thông tin khác nhau và mỗi loại có cách biểu hiện riêng về phạm vi cũngnhư hiệu quả, vai trò, tác dụng nhất định trong cuộc sống Thông tin ngày càngđóng vai trò quan trọng, nhu cầu khai thác, xử lý và truyền thông tin ngày càngtrở nên thiết yếu Việc ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quảquản lý ngày càng có ý nghĩa quyết định với đơn vị Trong văn phòng hiện đạiviệc xử lý thông tin được thực hiện qua năm bước sau:

Bước 1: Tổ chức các kênh thông tin;

Bước 2: Thu thập, phân loại thông tin;

Bước 3: Tìm kiếm, xử lý thông tin;

Bước 4: Truyền bá, phổ biến thông tin;

Bước 5: Bảo quản, lưu trữ thông tin

Để xử lý các luồng thông tin đầu vào, đầu ra người ta nối các máy tínhthành mạng để tiện liên hệ, làm việc vơi nhau Như mạng LAN, mạng WAN,mạng Internet

Với những ứng dụng của công nghệ thông tin vào công tác văn phòng làmcho hoạt động của văn phòng được khoa học và công nghệ hoá Tất cả các côngviệc của văn phòng từ công tác văn thư, lưu trữ, xử lý thông tin, quản trị hậu cần

để thực hiện chức năng tham mưu, điều hành tổng hợp đều được hệ thống máy

vi tính cùng các trang thiết bị của công nghệ thông tin hỗ trợ, xử lý Các hoạtđộng trên đều được thực hiện theo những quy trình cần thiết Vì vậy nếu cán bộcông nhân viên trong văn phòng đủ trình độ xử lý thì chắc chắn “văn phòng hiệnđại” sẽ đóng góp ngày càng đắc lực cho cơ quan, tổ chức trong việc thực hiệnchức năng nhiệm vụ của mình Ở văn phòng hiện đại cách tổ chức, quản lý cán

bộ công nhân viên cũng như mạng máy tính được đơn giản hơn Một số cán bộ,nhân viên trong văn phòng có thể làm việc trên máy vi tính tại nhà Các cơ sở dữliệu thông tin được trao đổi qua mạng và hình thức “công sở gia đình”(office athome) đang có điều kiện thực hiện

Trong văn phòng hiện đại người quản trị văn phòng phải được đào tạochuyên nghiệp về nghiệp vụ hành chính văn phòng, có khả năng gánh vác và uỷthác trách nhiệm, trau rồi kiến thức kỹ năng tập quán làm việc với máy vi tính.Người quản trị hiện đại phụ thuộc nhiều vào nơi làm việc, vào nơi đặt máy tínhcủa họ Họ phải dành nhiều thời gian để đánh giá, phân tích và xử lý thông tin từnhiều nguồn qua máy tính

Với công nghệ thông tin, người quản trị văn phòng có thể khai thác cơ sở

dữ liệu từ nhiều nguồn qua các máy trong nội bộ và mạng rộng với nguồn gốcchính xác nhiều công việc khác nhau, biết chi phối công việc và xử lý chọn lọccác nguồn thông tin hợp lý giúp lãnh đạo ra các quyết định kịp thời Họ còn phải

là người có trách nhiệm với công việc, có óc sáng tạo, nhanh nhẹn và linh hoạt,đặc biệt là đề xuất ý kiến hợp lý Luôn tìm tòi, học hỏi, nghiên cứu và tiếp cậnvới công nghệ văn phòng hiện đại Ngày nay tin học là ngành nghiên cứu việc

thu thập và xử lý thông tin sao cho đạt hiệu qủa cao nhất Tin học ngày nay càng

có khả năng thu thập và đi sâu vào cuộc sống nhờ những thiết bị công nghệ hiệnđại và những sản phẩm phần mềm tiện ích, cho phép con người khai thác triệt đểkhả năng lao động tư duy

1.2.3.4 Tổ chức bộ máy làm việc

Bộ máy làm việc của văn phòng không chỉ thể hiện ở tính năng sử dụngđơn thuần mà nó được coi là sự kết tinh của năng lực và trí tuệ Để vừa đảm bảochất lượng có giá trị cao vừa tăng hiệu quả hoạt động của bộ máy thì tổ chức bộmáy văn phòng phải khoa học, ổn định và giảm bớt những khâu trung gian làcần thiết Việc tổ chức và xây dựng được bộ máy phù hợp xu thế phát triển chophép khả năng linh động của văn phòng mà tính linh động này phụ thuộc vàocông tác tổ chức và hoạt động được sắp xếp đúng đắn phù hợp cả về số lượng vàchất lượng sẽ tạo khả năng vận động và tạo sức mạnh vận hành của các yếu tố

Bộ máy làm việc được tổ chức theo xu thế hiện đại, khoa học tạo lập được

tổ chức để đạt được hiệu quả cao nhất Hiệu quả mà bộ máy đem lại còn thể hiện

diễn ra bên trong

Với tầm quan trọng của văn phòng thì việc tổ chức bộ máy làm việc vừanhẹ nhàng, gọn gàng vừa đảm bảo tính khoa học là rất cần thiết nhưng khôngnằm ngoài xu hướng phát triển của thời đại đảm bảo tính hợp lý, tương quangiữa mong muốn thực tế hiện có

Văn phòng tương lai sẽ đón nhận những người quản trị văn phòng thôngminh, sáng tạo, giàu lòng vị tha và tính nhân văn, với nghiệp vụ chuyên mônngoại ngữ giỏi, sử dụng tốt máy tính và công nghệ thông tin

Thực tế cho thấy, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệthì trình độ học vấn kiến thức của cán bộ công nhân viên và nhu cầu đổi mớichất lượng làm việc ngày càng được nâng cao, những người không có năng lực

và trình độ sẽ dần bị đào thải Ngoài việc nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, tổchức sắp xếp nhân sự khoa học hợp lý, còn phải quan tâm đến nhu cầu, chế độchính sách, chăm lo đời sống vật chất tinh thần của họ Phải biết lắng nghe ýkiến của nhân viên và đánh giá chính xác những khả năng, năng lực, tạo cho họ

cơ hội thăng tiến, khuyến khích tạo điều kiện cho họ học hỏi, nâng cao kiếnthức Trong quá trình tuyển chọn nhân viên, ngoài những yêu cầu chuyên môn,nghiệp vụ thì người quản trị văn phòng phải chú ý tới phẩm chất đạo đức củanhân viên

Tóm lại tổ chức quản lý nhân sự là công việc rất quan trọng của người quảntrị, bởi vì nó là yếu tố quyết định sự hoạt động hiệu quả của văn phòng Côngviệc hiện đại hoá của mỗi đơn vị luôn cần có năng lực, có phẩm chất đạo đức vàthành thạo nghiệp vụ chuyên môn Có như vậy mới đáp ứng nhu cầu đổi mớitrong thời đại ngày nay

1.2.4 Các tiêu chí để đánh giá một văn phòng hiện đại

Ngày nay với những thành tựu của công nghệ tin học, máy tính và côngnghệ truyền thông đã làm cho hoạt động của văn phòng thay đổi căn bản Hầuhết các công việc của văn phòng đều có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, củamáy vi tính và các phương tiện kỹ thuật hiện đại Bên cạnh đó văn phòng là bộmáy làm việc rất quan trọng trong một cơ quan, có nhiệm vụ chủ yếu là thu thập,tổng hợp, xử lý thông tin giữa thông tin bên trong bên ngoài cơ quan, đơn vị,giúp cho lãnh đạo đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác, sáng suốt, hiệu quả.Muốn làm tốt các nhiệm vụ này văn phòng phải được, tổ chức bố trí một cáchhiện đại với các tiêu chí sau:

- Các trang thiết bị, đồ dùng dụng cụ phục vụ cho công tác văn phòng phảiđựoc trang bị mua sắm đầy đủ Đồng thời chúng phải đạt tới một tiêu chuẩn, mộtchuẩn mực nhất định, đảm bảo phục vụ và đem lại hiệu quả công việc một cáchtối đa Nhất là các phương tiện thu và xử lý thông tin cần được chú trọng nhiềuhơn Vì thu thập, xử lý và quản lý thông tin là nhiệm vụ hàng đầu của vănphòng.

lại là các trang thiết bị hiện đại mà cần phải có con người hiện đại mới có thể

vận hành điều khiển các trang thiết bị đó Trong văn phòng hiện đại người quảntrị văn phòng ngoài tri thức, kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn cần trau dồi tri thức

kỹ năng, tập quán làm việc với máy vi tính Cách quản lý, tổ chức cán bộ, nhânviên, cũng như quản lý các công việc trong văn phòng cần hết sức khoa học vàhợp lý

quý, năm cho từng hoạt động trong cơ quan như việc đề ra các khoản chi tiêutrong tháng tới, quý tới, số lượng nhân viên cần có một cách nhanh chóng kịpthời

1.2.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hoá công tác văn phòng

1.2.5.1 Trang thiết bị kỹ thuật văn phòng

Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là thành phần” cách mạng” nhất và

dễ đưa vào văn phòng nhất vì ngày càng được cải tiến, sáng chế với nhiều chủngloại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ Chỉ khoảng 10-15 năm lại đây,trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng đã có những bước tiến lớn hết sức nhanhchóng

Các thế hệ máy tính điện tử đổi đời liên tục hàng năm với sự cạnh tranh gaygắt của nhiều hãng sản xuất trên thế giới Máy tính điện tử hiêṇ đaịđược

ứng dụng ngày càng rộng rãi trong công tác văn phòng tạo ra những khả năng,những thuận lợi rất to lớn trong các khâu soạn thảo văn bản, lưu tữ, hệ thống hoá

và tra tìm các dữ liệu, làm cho hoạt động xử lý thông tin của văn phòng đạt hiệuquả ngày càng cao

Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản như fax , hòm thư điêṇtử cùng các thiết bị viễn thông được sử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạngthông tin cục bộ, toàn quốc gia và toàn cầu được dễ dàng, thuận lợi

Các vật dụng thông thường trong văn phòng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹpđến các giá kệ hồ sơ ngày càng tiện dụng và được bày bán đầy ắp trong các củahàng thiết bị văn phòng với hình thức mẫu mã đẹp, giá cả thích hợp

Trang thiết bị cũng như môi trường văn phòng được cải thiện rất đáng kểnhờ con người đưa vào ứng dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực khoa học - kỹ thuậttrong hoạt động văn phòng

Các ngành khoa học- công nghệ mà mũi nhọn là tin học, kỹ thuật máy tính,

kỹ thuật viễn thông đã giúp cho văn phòng thực hiện các hoạt động xử lý thôngtin, lưu trữ và truyền thông tin trong phạm vi một cơ quan, một địa phương, mộtngành, cả nước và giữa các quốc gia với nhau một cách nhanh chóng, thuận lợi,chính xác

Nhóm ngành khoa học “công thái học” (ergonomies) được vận dụng vàovăn phòng nhằm tối ưu hoá các mẫu thiết bị, môi trường văn phòng, làm chongười làm Văn phòng làm việc thoải mái, đỡ hao tốn sức lao động mà vẫn đạtđược hiệu năng công tác cao Chỉ với việc cải tiến bàn làm việc hình chữ nhậtthành bàn hình chữ L hoặc chữ U cùng với ghế xoay, một nhân viên văn phòng

có thể ngồi một chỗ vẫn thao tác thuận lợi khi làm các công việc xử lý giấy tờ,

sử dụng các thiết bị văn phòng để soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản, truyềnvăn bản, các thiết bị viễn thông Môi trường văn phòng được thiết kế với nhiệt

độ, ánh sáng, độ ồn, màu tường thích hợp Mặt bằng Văn phòng được cải tiến

từ những căn phòng khép kín với rất nhiều nhược điểm sang mô hình văn phòngmặt bằng mở (open plan office) với diện tích khoảng 60 - 80 m2, đủ chỗ chokhoảng 20 vị trí làm việc Văn phòng mặt bằng mở có nhiều ưu điểm như tạođiều kiện cho dây chuyền công việc, sự liên kết thông tin giữa các khâu trong xử

lý thông tin của văn phòng được liên tục; người lãnh đạo văn phòng; kiểm soátcông việc văn phòng được dễ dàng; giảm kinh phí đầu tư xây dựng mặt bằng vàtrang thiết bị cho văn phòng; dễ bố trí lại các vị trí làm việc trong văn phòng khingười lãnh đạo văn phòng có những sáng kiến mới v.v

1.2.5.2 Nguồn nhân lực văn phòng

Con người làm việc trong văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể củavăn phòng Lao động văn phòng kiểu cũ ít được đào tạo, có nơi quan niệm làloại hình lao động giấy tờ, hành chính thuần tuý sự vụ, giản đơn Vì vậy, ngườilàm văn phòng thường ít được đào tạo, việc bố trí, sử dụng lao động văn phòngcòn tuỳ tiện, chắp vá

Trong văn phòng hiện đại, nhân tố con người được coi trọng hơn bao giờhết Lao động trong văn phòng được coi là lao động thông tin với tính sáng tạo

và trí tuệ ngày càng tăng Do đó, người lao động văn phòng được đào tạo đạtđến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật, kỹ nănggiao tiếp - ứng xử Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc

và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao, tạo điều kiện cho họ dễdàng thích ứng khi phải chuyển đổi công tác, dễ dàng đào tạo lại để đáp ứngnhững yêu cầu cao hơn, phù hợp với những đòi hỏi ngày càng cao và đang biếnđộng hàng ngày của thị trường sức lao động

Nhóm ngành khoa học giao tiếp - ứng xử với các ngành khoa học như tâm

lý học, xã hội học, dân tộc học, mỹ học v.v , giúp người lao động có khả năng

khẳng định vị trí của mình trong cộng đồng, trong ê kíp làm việc để từ đó tạo rađộng cơ, ý chí vươn lên và xây dựng hoài bão nghề nghiệp Các ngành khoa họcnày cũng giúp người lao động biết cách phòng tránh các tình huống căng thẳngtrong quá trình làm việc (stress), biết trang điểm làm tăng vẻ đẹp, tính hấp dẫncủa con người và bộ mặt Văn phòng, biết giao tiếp văn minh, lịch sự, tạo đượctin cậy đối với khách hàng v.v

1.2.5.3 Nghiệp vụ hành chính văn phòng

Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày nay được xây dựng đầy đủ,hoàn chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hành chínhvăn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt theo những quy tắc, quy trìnhthống nhất, hợp lý Có trang thiết bị hiện đại, có con người làm việc trong vănphòng được đào tạo đạt trình độ cao cũng sẽ là lãng phí khi các văn phòngkhông có được những quy tắc, quy trình nghiệp vụ chuẩn mực và mang tínhkhoa học cao

Mỗi công việc trong văn phòng như xây dựng chương trình công tác, xâydựng và ban hành văn bản, tổ chức một cuộc hội nghị, một chuyến đi công tác,phân loại sắp xếp một khối hồ sơ tài liệu, tu bổ tài liệu lưu trữ v.v đều phải đưa

ra những quy định nghiệp vụ đúng đắn, những quy trình tổ chức thực hiện hợplý

Các nghiệp vụ hành chính văn phòng có vai trò kết nối các thiết bị kỹ thuậtvới con người làm văn phòng làm cho cấu trúc ba mặt cơ bản của văn phòng trởnên hài hoà, biến các tiềm năng Văn phòng thành hiệu quả thiết thực, cụ thể