PHầN 1 PHẦN I ĐẶT VẤN ĐỀ Thời đại ngày nay là thời đại của công nghệ thông tin Công nghệ thông tin “bùng nổ” đã được ứng dụng vào mọi lĩnh vực của đời sống con người, trong đó có cả lĩnh vực giáo dục[.]
Trang 1PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ
- Thời đại ngày nay là thời đại của công nghệ thông tin Công nghệ thông tin “bùng nổ” đã được ứng dụng vào mọi lĩnh vực của đời sống con người, trong đó có cả lĩnh vực giáo dục Thông tin có vai trò cực kỳ quan trọng trong việc giúp các nhà quản lý ra Quyết định quản lý đúng đắn, phù hợp với thực tiễn
- Trong nửa cuối thập niên 90 của thế kỷ 20, cùng với sự phát triển như vũ bão của các ngành khoa học và công nghệ nói chung, ngành Công nghệ thông tin đã đạt được những thành tựu to lớn trong tự động hóa việc xử
lý thông tin Các thiết bị phần cứng ngày càng được thu nhỏ nhưng tốc độ xử
lý thông tin lại ngày càng được nâng lên Bên cạnh những thành tựu của thiết
bị phần cứng thì phần mềm cũng phát triển không kém
- Trong những năm gần đây, Đảng và Nhà nước đã có những Chỉ thị, Nghị quyết về tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào các cơ quan hành chính, sự nghiệp và các doanh nghiệp Thể hiện sự quyết tâm hiện đại hóa nền hành chính của Đảng và Nhà nước Chẳng hạn Chỉ thị 58-CT/TW ngày 17/10/2000, Nghị quyết 07/2000 ngày 05/6/2000 của Chính phủ, Chỉ thị 29/2001/CT ngày 30/7/2001 của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT về ứng dụng công nghệ thông tin
- Việc ứng dụng thành tựu của các ngành khoa học công nghệ rất mạnh trong cả nước nói chung và trong thành phố Việt Trì nói riêng Đặc biệt là việc đưa công nghệ thông tin vào để giải quyết các vấn đề trong các nhà trường phổ thông góp phần không nhỏ trong việc nâng cao năng suất và hiệu quả công việc Ngoài ra tin học còn góp phần không nhỏ cho việc giảng
Trang 2dạy và đào tạo ở các trường trong thành phố, nhằm sớm đưa các em tiếp cận với công nghệ thông tin Trong công tác quản lý thì Tin học như một cuộc cách mạng, nó làm thay đổi cơ bản về tư duy quản lý trong một xã hội thông tin, trong thời kì công nghiệp hoá, hiện đại hoá
Với ý tưởng này, trong Phòng Giáo dục và đào tạo Việt Trì tác giả Lê Quốc Minh đã có đề tài nghiên cứu nhưng mới chỉ dừng lại ở việc kiểm tra tính đúng sai của dữ liệu nhập vào bảng tính Qua thực tế công tác tại trường tiểu học, tôi đã tiến hành nghiên cứu, áp dụng một số giải pháp góp phần tự động hóa công tác thống kê trong nhà trường Tiểu học đó là tận dụng các nhóm hàm thống kê, nhóm hàm điều kiện trong excel để giải quyết các bài
toán thống kê trong quản lý và đây chính là: " Ứng dụng một số hàm trong phần mềm Microsoft Excel vào công tác quản lí trường tiểu học"
Trang 3PHẦN II: GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
1 Cơ sở lý luận của vấn đề:
Trong những năm gần đây, sự phát triển mạnh mẽ của CNTT cùng với nhiều ngành công nghệ cao khác đã và đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, chính trị, xã hội của thế giới cũng như của Việt Nam Việc ứng dụng
và phát triển CNTT góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần, thúc đẩy phát triển kinh tế đồng thời nâng cao chất lượng cuộc sống của người dân, đặc biệt là đối với các nước đang phát triển CNTT thúc đẩy quá trình hội nhập quốc tế, giúp Chính phủ các nước nâng cao năng lực quản
lý điều hành, người dân dễ dàng tiếp cận với kinh tế và tri thức, doanh nghiệp giảm chi phí và nâng cao hiệu suất hoạt động Tại Việt Nam, CNTT
và truyền thông cũng là một công cụ rất quan trọng hàng đầu và là ngành kinh tế mũi nhọn để thực hiện các Mục tiêu thiên niên kỷ, xây dựng xã hội thông tin, rút ngắn quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước Trong nhiều năm qua, Chính phủ Việt Nam đã ban hành nhiều cơ chế chính sách và tập trung nguồn lực để phát triển CNTT và kết quả là ngành này đã có bước phát triển khá nhanh, duy trì được tốc độ phát triển cao Năm 2008, doanh thu của ngành CNTT-TT đạt trên 10 tỷ USD, tỷ lệ sử dụng Internet đạt khoảng 25% và phổ cập điện thoại ở mức cao Kết quả này đã góp phần quan trọng vào việc duy trì tốc độ tăng trưởng và nâng cao hiệu quả kinh tế của Việt Nam, nâng cao đời sống vật chất - tinh thần của người dân, đẩy nhanh
sự hội nhập với thế giới
Microsoft Excel, còn được gọi theo tên đầy đủ Microsoft Office Excel, là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của
hãng phần mềm Microsoft Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện
Trang 4rất thân thiện với người dùng Excel cung cấp cho người sử dụng khá nhiều giao diện làm việc Tuy nhiên, bản chất thì chúng đều giống nhau Excel là chương trình đầu tiên cho phép người sử dụng có thể thay đổi font, kiểu chữ hay hình dạng của bảng tính, excel cũng đồng thời gợi ý cho người sử dụng nhiều cách xử lý vấn đề thông minh hơn Đặc biệt là Excel có khả năng đồ thị rất tốt
- Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý được viết nhằm đáp ứng yêu cầu của các nhà quản lý trong các cơ quan, xí nghiệp, các
sở, ban, ngành và các tổ chức xã hội Mỗi phần mềm đều được các nhà lập trình viết ra để đáp ứng nhu cầu của từng công việc của từng ngành, từng tổ chức xã hội như phần mềm quản lý Kế toán, phần mềm quản lý tài chính, quản lý thuế Trên thực tế cũng đã có rất nhiều phần mềm được các viết ra nhằm đáp ứng nhu cầu của ngành Giáo dục và Đào tạo Đối với các trường THPT, THCS và trường Tiểu học hiện nay đã có những phần mềm như: Phần mềm quản lý điểm, phần mềm xếp thời khoá biểu, phần mềm Phổ cập giáo dục, phần mềm sổ liên lạc điện tử
- Để giải các bài toán thống kê trong nhà trường Là một người giáo viên thường xuyên giúp hiệu trưởng lập báo cáo thống kê tôi thấy không phải yêu cầu thống kê nào phần mềm quản lý cũng đáp ứng được một cách đầy
đủ Mặt khác các phần mềm quản lý thường có giá thành rất cao Trong khi
đó điều kiện của các nhà trường còn hạn hẹp về kinh phí, việc đầu tư chi phí
để mua tất cả các phần mềm quản lý nhằm thỏa mãn nhu cầu thống kê trong nhà trường là điều không thể và nếu có thì sẽ trở thành lãng phí lớn
- Như vậy một vấn đề đặt ra là phải cần một phần mềm mở để người
sử dụng tùy biến theo nhu cầu thực tế của công tác thống kê phục vụ hệ thống thông tin cho các nhà quản lý giáo dục Trong phạm vi sáng kiến này tôi chỉ đề cập đến một phần mềm trong số rất nhiều phần mềm đáp ứng được
Trang 5yêu cầu trên, đó là phần mềm Microsoft Excel nằm trong bộ Microsoft Office
2 Thực trạng của vấn đề:
- Trong mỗi đơn vị trường học đều có rất nhiều máy tính được cài đặt phần mềm Microsoft Excel được tích hợp trong bộ phần mềm Microsoft Office của hãng Microsoft
Qua thực tế công tác, tôi nhận thấy rằng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thống kê báo cáo là rất có hiệu quả, tiện lợi, khoa học Đặc biệt là phần mềm MICROSOFT EXCEL, là một công cụ hữu hiệu giúp người sử dụng lập những thống kê báo cáo thật nhanh, thật chính xác và thật hiệu quả Từ các hàm trong Excel phần mềm có thể giúp các nhà quản lý làm được rất nhiều công việc tưởng chừng như rất khó, rất phức tạp, mất nhiều thời gian Các nhóm hàm như nhóm hàm thống kê gồm các hàm: Hàm VLOOKUP, hàm HLOOKUP, hàm COUNT, hàm COUNTIF, hàm COUNTA Nhóm hàm điều kiện gồm các hàm: Hàm IF, hàm AND, hàm OR
- Khi sử dụng phần mềm Excel sẽ giúp người lập báo cáo thống
kê đảm nhiệm, giải quyết các bài toán thống kê và đáp ứng được phần lớn các yêu cầu thống kê của lãnh đạo đặt ra
2.1 Tổ chức thông tin quản lý thành một cơ sở dữ liệu trên bảng tính Excel.
- Các bài toán thống kê nhỏ thường gặp ở cấp tiểu học:
+ Số học sinh nam, nữ của toàn trường, từng khối
+ Số học sinh giỏi là nam, là nữ của toàn trường, của khối
+ Số học sinh trong độ tuổi nào đó
Trang 6+ Số học sinh khuyết tật.
+ Một số nội dung khác có liên quan
Từ những yêu cầu thống kê đặt ra, người lập báo cáo thống kê xác định thông tin đầu vào cho các bài toán thống kê trên, đó là các thông tin:
* Họ và tên, ngày, tháng, năm sinh, giới tính, khối, lớp, tình trạng sức khỏe, dân tộc, thường trú, điểm kiểm tra
* Các thông tin đó được tổ chức thành dạng hàng, cột trên bảng tính Excel Chẳng hạn như sau:
1 Họ đệm Tên Ngàysinh Thángsinh Nămsinh Giớitính hiện nayChỗ ở Ghi chú
2 Nguyễn Thu Phương 7 9 2000 Nữ Gia Cẩm
3 Hà Minh Phương 25 3 2000 Nữ Nông Trang
4 Trần Thái Hà 14 9 2000 Nữ Minh Nông
5 Bùi Ngọc Anh 1 10 2000 Nữ Nông Trang
6 Khổng Tú Uyên 23 11 2000 Nữ Gia Cẩm
7 Nguyễn Bích Ngọc 13 9 2000 Nữ Nông Trang
8 Nguyễn Thuý An 23 4 2000 Nữ Nông Trang
9 Nguyễn Hải Linh 16 1 2000 Nữ Gia Cẩm
10 Nguyễn Linh Chi 1 7 2000 Nữ Nông Trang
2 2 Sử dụng các hàm thống kê để giải các bài toán trên
2.2.1 Nhóm hàm thống kê:
Hàm Countif: Nhiệm vụ của hàm Countif là hàm đếm số lượng ô
trong vùng dữ liệu có giá trị thoả mãn điều kiện thống kê nào đó
=COUNTIF (Vùng dữ liệu cần đếm, Điều kiện)
Trang 7VD: Có bảng dữ liệu sau:
sinh
Tháng sinh
Năm sinh
Giới tính
Chỗ ở hiện nay Ghi chú
2 Nguyễn Thu Phương 7 9 2000 Nữ Gia Cẩm
3 Hà Minh Phương 25 3 2000 Nữ Nông Trang
4 Trần Thái Hà 14 9 2000 Nữ Minh Nông
5 Bùi Ngọc Anh 1 10 2000 Nữ Nông Trang
6 Khổng Tú Uyên 23 11 2000 Nữ Gia Cẩm
7 Nguyễn Bích Ngọc 13 9 2000 Nữ Nông Trang
8 Nguyễn Thuý An 23 4 2000 Nữ Nông Trang
9 Nguyễn Hải Linh 16 1 2000 Nữ Gia Cẩm
10 Nguyễn Linh Chi 1 7 2000 Nữ Nông Trang
Trên cơ sở dữ liệu ở bảng 1 ta cần thống kê số học sinh trên địa bàn các phường có trong cơ sở dữ liệu Ta tổ chức một bảng phụ để chứa kết quả thống kê và lập công thức như hình sau:
Sau đó ta sao chép công thức xuống cho những đơn vị hành chính phía dưới Kết quả ta sẽ được tương ứng mỗi đơn vị hành chính có trong cơ sở dữ liệu có bao nhiêu học sinh
Hàm Count:
Nhiệm vụ: Hàm Count là hàm đếm số lượng các ô trong danh sách đối
số chứa giá trị số Nếu đối số là một vùng trong bảng tính thì mỗi ô trong vùng
là một phần tử trong danh sách đối số, còn đối số là một giá trị cụ thể hoặc là một biến, một biểu thức thì mỗi đối số như vậy được tính là một phần tử
Bảng 1
Trang 8Ứng dụng hàm này vào để ta thống kê những học sinh chưa có điểm kiểm tra của một môn nào đó Hàm này sẽ cho kết quả là một số tự nhiên, số này biểu thị số ô đã nhập điểm, muốn biết những ô chưa có điểm thì ta chỉ việc lấy tổng số ô trừ đi giá trị của hàm này là xong
Hàm cho kết quả là giá trị kiểu số trong các giá trị từ GT1 đến GTn + VD: =Count(5;6;"VietTri";2)
Hàm cho giá trị = 3
Hàm CountA:
Nhiệm vụ: Hàm CountA đếm số lượng phần tử có dữ liệu trong danh sách đối
Hàm cho kết quả là giá trị kiểu số hoặc kiểu chuỗi trong các giá trị từ GT1 đến GTn
+ VD: =Count(5;6;"VietTri";2)
Hàm cho giá trị = 4
2.2.2 Nhóm hàm điều kiện:
Hàm if:
VD: Có bảng điểm sau:
Ngày tháng năm sinh
Giới tính HSKT Lớp
Điểm ĐK1
Điểm ĐK2
Điểm Cộng
2 Nguyễn Thu Phương 07/09/2000 Nữ 5ABM 8 8
3 Hà Minh Phương 25/03/2000 Nữ KT 5ABM 6 8
4 Trần Thái Hà 14/09/2000 Nữ KT 5BBM 7 7
7 Nguyễn Bích Ngọc 13/09/2000 Nữ KT 5ABM 9 9
8 Nguyễn Thuý An 23/04/2000 Nữ KT 5ABM 7 7
9 Nguyễn Hải Linh 16/01/2000 Nữ 5ABM 9 9
10 Nguyễn Linh Chi 01/07/2000 Nữ 5ABM 9 9
Trang 9Với dữ kiện như trên bảng tính, yêu cầu cộng thêm 1 điểm cho những học sinh là khuyết tật (KT) vào ô điểm cộng, còn lại thì không
Như vậy ta sẽ có công thức sau:
J2 =IF(E2="KT",(1+(G2+H2)/2),(G2+H2)/2)
Sau đó ta sao chép công thức xuống cho những học sinh phía dưới
Hàm And:
Hàm And là hàm điều kiện
Hàm And có chức năng cho giá trị đúng (True) nếu tất cả các biểu thức logic trong danh sách đều đúng, nếu có biểu thức logic nào đó trong danh sách là sai (False) thì hàm sẽ cho giá trị sai
VD: Có bảng điểm sau:
1 Họ đệm Tên tháng nămNgày
sinh
Giới tính Lớp ĐiểmHKI
Điểm HKII
Điểm
CN Thưởng
2 Nguyễn Thu Phương 07/09/2000 Nữ 5ABM 8 8 8
3 Hà Minh Phương 25/03/2000 Nữ 5ABM 6 8 8
4 Trần Thái Hà 14/09/2000 Nữ 5BBM 7 7 7
5 Bùi Ngọc Anh 01/10/2000 Nữ 5CBM 9 8 8
6 Khổng Tú Uyên 23/11/2000 Nữ 5DBM 6 6 6
7 Nguyễn Bích Ngọc 13/09/2000 Nữ 5BBM 9 9 9
8 Nguyễn Thuý An 23/04/2000 Nữ 5ABM 7 7 7
9 Nguyễn Hải Linh 16/01/2000 Nữ 5ABM 9 9 9
10 Nguyễn Linh Chi 01/07/2000 Nữ 5ABM 9 9 9
Để chọn được những học sinh học lớp 5BBM và có điểm tổng kết năm
>=8 thì sẽ được thưởng 50.000đ, còn lại thì không thưởng Chúng ta có công thức sau:
Trang 10K2 =IF(AND(E2="5BBM";J2>=8);50000;0) Sau đó ta sao chép công thức xuống cho những học sinh phía dưới
Hàm Or:
Hàm Or cho giá trị đúng (True) một biểu thức logic nào đó trong
danh sách mang giá trị đúng, nếu tất cả các biểu thức logic trong danh sách đều sai (False) thì hàm sẽ cho giá trị sai
VD: Có bảng điểm sau:
1 Họ đệm Tên tháng nămNgày
sinh
Giới tính
Hoàn cảnh ĐiểmHKI
Điểm HKII
Điểm CN
3 Hà Minh Phương 25/03/2000 Nữ Khó khăn 8 9 9
4 Trần Thái Hà 14/09/2000 Nữ Khó khăn 7 7 7
7 Nguyễn Bích Ngọc 13/09/2000 Nữ Khó khăn 9 9 9
8 Nguyễn Thuý An 23/04/2000 Nữ Khó khăn 7 9 9
Với dữ kiện như trên bảng tính chúng ta sẽ tìm ra những học sinh có hoàn cảnh khó khăn (Khó khăn) và có điểm cả năm (CN)>=9 để thưởng cho các mỗi em thoả mãn điều kiện trên 50.000đ, còn lại thì không Ta sẽ có công thức sau:
K2 =IF(OR(E2="Khó khăn",J2>=9),50000,0)
Kết quả: có 3 học sinh được thoả mãn điều kiện được thưởng 50.000đ
Trang 11Sau đó ta sao chép công thức xuống cho những học sinh phía dưới
Hàm Rank:
Hàm cho biết thứ hạng của giá trị x trong danh sách giá trị (Thứ hạng này được xếp theo giá trị giảm dần, nếu x có giá trị là giá trị lớn nhất trong danh sách thì hàm Rank cho thứ hạng là 1, nếu x có giá trị là giá trị nhỏ nhất trong danh sách thì hàm Rank cho thứ hạng cuối cùng
VD: Có bảng điểm sau:
1 Họ đệm Tên tháng nămNgày
sinh
Giới tính Lớp TNKQĐiểm
Điểm
Tự luận
Tổng điểm
Xếp thứ
2 Nguyễn Thu Phương 07/09/2000 Nữ 5ABM 8 8.5 16.5
3 Hà Minh Phương 25/03/2000 Nữ 5ABM 6 8 14
5 Bùi Ngọc Anh 01/10/2000 Nữ 5CBM 9 7.5 16.5
6 Khổng Tú Uyên 23/11/2000 Nữ 5DBM 5 6.5 11.5
7 Nguyễn Bích Ngọc 13/09/2000 Nữ 5ABM 9 8 17
8 Nguyễn Thuý An 23/04/2000 Nữ 5ABM 7 6.5 13.5
9 Nguyễn Hải Linh 16/01/2000 Nữ 5ABM 8 9 17
10 Nguyễn Linh Chi 01/07/2000 Nữ 5ABM 9 8 17
Để sắp xếp thứ bậc cho biểu trên:
Có công thức tính như sau: K2=Rank(J2;$J$2:$J$11)
Sau đó ta sao chép công thức xuống cho những học sinh phía dưới
3 Các biện pháp đã tiến hành để giải quyết vấn đề:
Dựa vào dữ liệu sẵn có trên các sổ đăng bộ, sổ phổ cập, sổ điểm Người lập báo cáo tập hợp các dữ liệu, thông tin và tổ chức theo cấu trúc
Trang 12dạng bảng để có thể liệt kê, dò tìm, xoá hay rút trích những dòng dữ liệu thoả mãn một tiêu chuẩn nào đó Để thực hiện được các thao tác này, người lập báo cáo phải tạo ra các vùng cơ sở dữ liệu, vùng tiêu chuẩn và vùng trích dữ liệu Có thể bằng những thủ thuật hoặc những mẹo nhỏ mà người tập hợp dữ liệu có thể lấy dữ liệu từ những nguồn có sẵn trên các máy tính trong nhà trường, rồi thiết lập thành những báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo trong từng thời điểm của năm học
- Việc viết các hàm trên bảng thống kê cũng rất đơn giản nếu như người lập báo cáo xác định được mục đích của từng loại báo cáo và thiết lập các hàm trên bảng tính chính xác và đảm bảo hiệu quả
So sánh với phương pháp lập báo cáo thống kê bằng phương pháp thủ công như trước kia thì việc lập báo cáo thống kê trên bảng tính Excel có thể nói là một bước nhảy vọt của ngành công nghệ thông tin Nhất là khi sử dụng các hàm trong bảng tính Excel đã mang lại một kết quả đáng kinh ngạc, ngoài sức tưởng tượng của con người Khi lập báo cáo thống kê bằng máy móc thì tốc độ nhanh gấp nhiều lần và độ chính xác có thể nói là tuyệt đối
4 Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm:
Qua quá trình làm việc trên phần mềm Microsof Excel tôi nhận thấy rằng Excel là một phần mềm rất thông dụng mà có thể áp dụng trong mọi lĩnh vực trong đời sống vì: Khi lập báo cáo thống kê mà chúng ta biết sử dụng các hàm trong bảng tính Excel thì Excel sẽ giúp chúng ta thực hiện được các phép toán từ đơn giản đến phức tạp một cách nhanh chóng, chính xác Đặc biệt Excel còn tự động tính toán lại kết quả khi dữ liệu bị thay đổi Excel dễ dàng tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích từ bảng dữ liệu ban đầu giúp người quản lý có cái nhìn tổng quát hoặc chi tiết hơn với bảng dữ liệu của mình Ngoài ra Excel còn dễ dàng xây dựng đồ thị minh hoạ cho
