Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý kho luận án tại thư viện quốc gia việt nam

Nhận thức đợc tầmquan trọng của loại tài liệu quý hiếm Luận án tiến sỹ nên em đã chọn đề tài: “ứng dụng công nghệ thông tin quản lý kho luận án tại Th Viện Quốc GiaViệt Nam” để thực hiện

Hiện nay th viện quốc gia Việt Nam đã tiến hành xây dựng th viện điện

tử, ngời dùng tin có thể khai thác các thông tin và tài liệu trên toàn cầu về cáclĩnh vực mà họ quan tâm, chủ yếu thông qua các nguồn tài liệu điện tử, các cơ

sở dữ liệu trên CD-ROM, các nguồn tin onlie, các nguồn th mục điện tử và đặcbiệt là nguồn từ internet

Th viện quốc gia Việt Nam là một trong những th viện đi đầu trong việcứng dụng tin học vào lĩnh vực hoạt động của th viện, đã xây dựng đợc một cơ

sở dữ liệu, đặc biệt là trong khâu xử lý tài liệu Th viện quốc gia Việt Nam đã

đạt đợc những kết quả nhất định, tích luỹ kinh nghiệm dần dần từng bớc nângcao chất lợng

Thế giới hôm nay đang chứng kiến những thay đổi cơ bản trong mọihoạt động của xã hội, nhờ những thành tựu của vi điện tử và tin học, đã hỗ trợ

đắc lực cho cho hoạt động th viện đặc biệt là trong công tác xử lý tài liệu quýhiếm trong đó có luận án tiến sỹ

Công tác xử lý thông tin, xây dựng cơ sở dữ liệu luôn đợc coi là nhiệm vụ cơbản, trọng tâm cần đợc nghiên cứu xem xét từ nhiều góc độ khác nhau Bởi lẽmọi hoạt động đầu vào của TVQGVN đều phải trải qua quá trình nhập máy,

xử lý, hiệu đính đa ra phục vụ tra cứu, phục vụ cho ngời dùng tin

Việc nghiên cứu khâu xử lý thông tin, xây dựng cơ sở dữ liệu luận án tạiTVQGVN hiện nay luôn đòi hỏi những vấn đề thiết thực cần đợc tiến hành, nhằm tìm hiểu thêm quá trình xử lý thông tin, xây dựng cơ sở dữ liệu, nhữngmặt tích cực, hạn chế trong việc xử lý thông tin đảm bảo chất lợng xử lý luận

án tiến sỹ, hạn chế sai xót trong xử lý kỹ thuật, đặc biệt việc sử dụng chơng

trình ILIB của công ty máy tính CMC trong công tác biên mục là một yêu cầukhông thể thiếu đối với bất kỳ phần mềm tự động hoá th viện nào.

Th viện quốc gia Việt Nam là một trong những th viện công cộng đi đầu trongviệc ứng dụng các công nghệ hiện đại vào sự nghiệp phát triển th viện Việcứng dụng công nghệ thông tin để quản lý kho luận án tại Th viện quốc gia ViệtNam là một trong những dự án tự động hoá của TVQGVN Nhận thức đợc tầmquan trọng của loại tài liệu quý hiếm (Luận án tiến sỹ) nên em đã chọn đề tài:

“ứng dụng công nghệ thông tin quản lý kho luận án tại Th Viện Quốc GiaViệt Nam” để thực hiện khoá luận tốt nghiệp của mình

2 Mục đích của đề tài khoá luận

Trên cơ sở khảo sát kho luận án, đánh giá quá trình thu nhận, xử lý luận

án tiến sỹ tại Th Viện Quốc Gia Việt Nam, nhằm đề xuất ý kiến nâng cao quátrình xử lý kho luận án của Th Viện Quốc Gia Việt Nam

3 Đối tợng và phạm vi nghiên cứu

Đối tợng là kho luận án tiến sỹ tại TVQGVN

Phạm vi nghiên cứu của đề tài khóa luận giới hạn trong TVQGVN

4 Phơng pháp nghiên cứu sử dụng khi viết khoá luận

5 Nhiệm vụ của khoá luận

Căn cứ vào mục đích, đối tợng và phạm vi nghiên cứu của khoá luận,cần tập trung giải quyết những nhiệm vụ sau

Tìm hiểu lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của

Th Viện Quốc Gia Việt Nam

Khảo sát phần mềm tích hợp ILIB trong quá trình xử lý kho luận án tạiTVQGVN

Biện pháp và một số kiến nghị phát triển kho luận án tiến sỹ tại Th ViệnQuốc Gia Việt Nam

6 Nội dung khoá luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, khoá luận gồm 3 chơng:

ChơngI: Khái quát về th viện quốc gia Việt Nam

chơngii: ứng dụng công nghệ thông tin quản lý kho luận án tại tvqgvnChơngIII: Một số biện pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện kho luận án củaTVQGVN

Chơng I Khái quát về th viện quốc gia việt nam

i quá trình hình thành và phát triển

Lịch sử th viện Việt Nam đợc khởi đầu từ thế kỷ XI Tuy có bề dày hơn

10 thế kỷ, song phải đến đầu thế kỷ XX và đặc biệt từ sau năm 1945 đến nay,

sự nghiệp th viện mới thực sự bớc vào thời kỳ phát triển Năm 1917 một thviện mang tơng đối đầy đủ về ý nghĩa của Th Viện Quốc Gia mới đợc thànhlập ở Việt Nam, đó là th viện trung ơng Đông Dơng

Đầu thế Kỷ XX sau khi hoàn thành cuộc khai thác thuộc địa lần thứnhất, thực dân Pháp thi hành chính sách mới về chính trị, kinh tế, văn hoá ởViệt Nam Chúng đã mở gần 500 trờng học các cấp dạy chữ Pháp, La tinh, vàQuốc ngữ

Song song với việc mở mang trờng học thực dân pháp rất quan tâm tớiviệc phát triển báo chí Thời kì này, cùng với những tờ báo thực dân, ở nớc tacũng đã xuất hiện nhiều tờ báo tiến bộ của các tổ chức cách mạng.

Trớc sự bùng nổ của sách báo và nhu cầu đọc của bộ phận nhân dân cóhọc thức, các nhà cai trị pháp đã phải tính đến việc tăng cờng quản lý, kiểmduyệt sách báo và tổ chức truyền bá những sách báo phù hợp với chính sáchcai trị của họ Th viện đã coi nh là một trong những công cụ hiệu quả nhất đểthực hiện việc quản lý và tuyên truyền sách báo Trớc tình hình đó ngày29/11/1917, toàn quyền Pháp ở Đông Dơng đã ký quyết định thành lập th việntrung ơng Đông Dơng

Th viện trung ơng Đông Dơng ra đời ngày 29/11/2917, trực thuộc Nha

l-u trữ va Th viện Đông Dơng Trụ sở Th viện đợc đặt tại số 31 Tràng Thi, trl-ungtâm Hà Nội Gần 35 năm tồn tại dới chính quyền pháp (1917-1954) trải quanhiều thay đổi Th viện trung ơng Đông Dơng không ngừng phát triển và đã đểlại những thành quả đáng kể trong quá trình hoạt động Những thành quả này

đã trở thành nền móng cho th viện quốc gia Việt Nam sau này

Vốn tài liệu khá phong phú về số lợng và chất lợng, bao gồm hơn 155092 bảnsách 1215 tên báo, tạp chí Đông Dơng và Việt Nam Đặc biệt th viện đã để lại

đến hôm nay bộ su tập xuất bản phẩm ở Việt Nam từ năm 1922-1954 khá đầy

đủ, bao gồm 13381 tên sách các loại, 5123 số báo tạp chí… có đ có đợc thành tựu

là này chính là nhờ Nghị định nộp lu chiểu xuất bản phẩm đợc ban hành ngày31/01/1922 Đây là văn bản pháp luật đầu tiên về lu chiểu ở Việt Nam

28/2/1935 Th viện trung ơng Đông Dơng đợc đổi tên thành th việnpierre pasquier (pie paskiê) Th viện đang hoạt động tốt thì xảy ra cuộc đảochính của Nhật lật đổ thực dân Pháp ở Đông Dơng

Cách mạng tháng 8 thành công lật đổ ách thống trị của cả Nhật lẫn Phápchính quyền thuộc về tay nhân dân, ngày 8/9/1945 chính phủ đã ký sắc lệnh 13chuyển giao các th viện công cộng trong đó có th viện piepaskiê về cho Bộquốc Gia giáo giục quản lý

Sau ngày giải phóng thủ đô (10/1945) Th viện quốc gia Việt Nam chínhthức đợc ra đời trên cơ sở tổng Th Viện của chế độ cũ Đây là th viện đầu tiêncủa nớc Việt Nam dân chủ cộng hoà

Là th viện Trung ơng của cả nớc, đồng thời là th viện trọng điểm của hệthống công cộng Nhà nớc thuộc Bộ văn hoá thông tin, Th viện quốc gia ViệtNam có vốn tài liệu sách báo khá phong phú Th viện có quan hệ trao đổi sáchbáo với 122 th viện, của 32 quốc gia trên thế giới Ngoài ra còn quan hệ đốingoại với các tổ chức nghề nghiệp trong nớc, khu vực và thế giới Năm 1961,liên hiệp hội Th viện quốc tế (IFLA) đã mời Th viện quốc gia Việt Nam tham

dự các hội nghị chuyên môn Năm 2000 Th viện quốc gia Việt Nam đợc kếtnạp làm thành viên chính thức của IFLA, CONSAL (Hội nghị th viện các nớc

Đông Nam á) và là th viện chi nhánh tiếp nhận báo của Liên hiệp quốc Nhiều

dự án đã đợc kí kết song phơng giữa Th viện quốc gia Việt Nam với Th Viện tổchức thế giới

Nắm bắt đợc xu thế tất yếu trong tơng lai là tin học hoá, tự động hoáhoạt động th viện Th viện quốc gia Việt Nam đã ứng dụng công nghệ thôngtin vào sự nghiệp th viện từ năm 1986 và cũng đã tranh thủ đợc sự giúp đỡ củanớc ngoài trong lĩnh vực này Hiện nay Th viện quốc gia Việt Nam đã tiếnhành xây dựng th viện điện tử, th viện số và nâng cấp mạng thông tin th việntheo hớng điện tử hoá rộng rãi trong các khâu Tháng 12/2001 Th viện ký hợp

đồng với Công ty CMC xây dựng th viện tích hợp ILIB, chuyển đổi CSDLCDS/ISIS sang khổ mẫu MAR21

Th viện hiện nay có 185 công nhân viên chức trong đó có khoảng 80%

có trình độ đại học và trên đại học Mỗi năm Th viện quốc gia Việt Nam cấpkhoảng 32000 thẻ đọc, phục vụ khoảng 46.500 lợt bạn đọc tại chỗ Do cónhững đóng góp to lớn với nền văn hoá, khoa học, giáo dục, nớc nhà nên Thviện quốc gia Việt Nam đã đợc tặng thởng huân chơng lao động hạng nhấtnăm 1985, huân chơng lao động hạng nhì năm 1982, huân chơng lao độnghạng ba năm 1967 Ngày 24/09/2002 Chủ tịch nớc Trần Đức Lơng đã ký quyết

định tặng Th viện quốc gia Việt Nam huân chơng độc lập hạng ba Năm 2008

Th Viện Quốc Gia Việt Nam đã đón nhận huân chơng độc lập hạng nhì

Gần một thế kỷ qua, Th viện không ngừng lớn mạnh, trởng thành vàngày càng đợc điện tử hoá cao độ Th viện quốc gia Việt Nam hiện đại có thểsánh vai với các nớc trong khu vực và thế giới

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của TVQGVN

Căn cứ vào pháp lệnh th viện ngày 28 tháng 12 năm 2000 và nghị định

số 72/2002/NĐ - CP ngày 06 tháng 8 năm 2002 của Chính phủ quy định chitiết thi hành pháp lệnh Th viện

Căn cứ vào quyết định số 81/2004/QĐ - BVHTT, ngày 24 tháng 8 năm

2004 của Bộ văn hóa - thông tin quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của

Th viện Quốc gia Việt Nam nh sau:

Điều 1 Vị trí và chức năng

Th viện Quốc gia Việt Nam là đơn vị sự nghiệp văn hóa - thông tin trựctiếp thuộc Bộ Văn Hóa - Thông tin có chức năng giữ gìn di sản th tịch của dântộc thu thập, tàng trữ, tổ chức khai thác và sử dụng vốn tài liệu trong xã hội

Th viện Quốc gia Việt Nam có t cách pháp nhân, có con dấu và đợc mởtài khoản tại kho bạc nhà nớc và ngân hàng

Điều 2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Trình Bộ trởng quy hoạch phát triển, kế hoạch hoạt động dài hạn, hàngnăm của th viện và tổ chức thực hiện sau khi đợc phê duyệt

Tổ chức phục vụ, tạo điều kiện cho ngời đọc sử dụng vốn tài liệu của thviện theo quy định và tham gia các hoạt động do th viện tổ chức

Xây dựng, bảo quản lâu dài vốn tài liệu của dân tộc và của nớc ngoàiviết về Việt Nam

Thu thập theo chế độ lu chiểu các xuất bản phẩm, luận án tiến sĩ củacông dân Việt Nam bảo vệ trong và ngoài nớc, của công dân nớc ngoài bảo vệtại Việt Nam

Xử lý thông tin, biên bản xuất bản Th mục quốc gia và ấn phẩm thôngtin về văn hóa nghệ thuật, tổ chức biện soạn tổng th mục Việt Nam

Hợp tác trao đổi tài liệu với th viện trong nớc và nớc ngoài theo quy định củapháp luật

Nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động thviện

Hớng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho các th viện trong cả nớc theo sựphân công của Bộ Văn hóa - Thông tin hoặc yêu cầu của địa phơng, đơn vị

Thực hiện hợp tác quốc tế theo kế hoạch của Bộ Văn Hóa - Thông tin vàquy định của pháp luật

Lu giữ các tài liệu có nội dung tại khoản 1 điều 5 Pháp lệnh Th viện vàphục vụ ngời đọc theo quy định của Chính Phủ.

Tổ chức các hoạt động vui chơi giải trí, hoạt động dịch vụ, thu phí phùhợp với chức năng, nhiệm vụ đợc giao, quản lý và sử dụng theo quy định củapháp luật

Đảm bảo kỷ luật, kỷ cơng theo nội quy làm việc của th viện, đảm bảo antoàn, an ninh, cảnh quan môi trờng khu vực do Th viện quản lý

Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, hồ sơ tài liệu, thực hiện chính sách,chế độ đối với cán bộ, viên chức và ngời lao động thuộc phạm vi quản lý theoquy đinh của pháp luật và phân cấp quản lý của Bộ trởng

Quản lý sử dụng tài chính, tài sản đợc giao và các nguồn thu khác theoquy định của pháp luật

Thực hiện các nhiệm vụ khác đợc Bộ trởng giao

III Cơ cấu tổ chức

Theo quyết định số 81/2004/QĐ -BVHTT, ngày 24 tháng 8 năm 2004của Bộ văn hóa - thông tin, tại điều 3 quy định về cơ cấu tổ chức củaTVQGVN gồm:

Giám đốc và các phó giám đốc

Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ

- Phòng lu chiểu

- Phòng bổ sung - trao đổi

- Phòng phân loại - Biên mục

- Phòng đọc báo - tạp chí

- Phòng đọc sách

- Phòng tra cứu thông tin t liệu

- Phòng nghiên cứu khoa học

Giám đốc TVQGVN quy định cụ thể của các phòng chuyên môn nghiệp

vụ, bố trí cán bộ, viên chức và ngời lao động theo cơ cấu chức danh và tiêu

chuẩn nghiệp vụ, xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động của T VQGVN trình

Bộ trởng phê duyệt

chơng II ứng dụng công nghệ thông tin quản lý kho luận án tại th viện quốc gia việt nam

i.giới thiệu kho luận án ở Th viện quốc gia Việt Nam

1 Quá trình thu nhận luận án tại tvqgvn

Do nhu cầu đào tạo cán bộ phục vụ cho công cuộc xây dựng chủ nghĩaxã hội nói chung và cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật nói riêng nên đội ngũnhững ngời có trình độ trên đại học ngày một thêm đông đảo Chỉ tính riêng sốTiến sĩ bảo vệ thành công luận án trong thời gian qua đã lên tới hơn 14528

Luận án là công trình khoa học có giá trị cần đợc lu trữ và bảo quản tốt

để phục vụ cho việc nghiên cứu và ứng dụng vào thực tiễn Với t cách là trungtâm lu trữ ấn phẩm quốc gia lớn nhất cả nớc Th viện quốc gia Việt Nam đợcnhà nớc giao chức năng thu nhận các luận án khoa học đã bảo vệ trong và

ngoài nớc, theo quyết định số 401/TTG ngày 9/10/1976 của Thủ tớng chínhphủ Theo quy định sau khi bảo vệ thành công đề tài nghiên cứu khoa học củamình, cán bộ khoa học có trách nhiệm giao nộp luận án cho Th viện quốc gia,bao gồm một bản luận án, một bản tóm tắt luận án, và nếu bảo vệ ở nớc ngoàithì cần có thêm các bản dịch ra tiếng việt.

Kho luận án là các công trình nghiên cứu sáng tạo của các nhà khoa học( một kỹ s, nhà kinh tế, nhà xã hội học,… có đ) đã bảo vệ thành công trớc hội đồngkhoa học quốc gia và công chúng, tác giả của bản luận án đợc công nhận mộthọc vị nhất định

Luận án khoa học đợc xếp vào loại tài liệu không xuất bản, thờng đợc inchụp hoặc đánh máy

Kho luận án phong phú, đa dạng về các ngành khoa học Với số lợng

ch-a lớn so với các sách khác ở Th viện quốc gich-a nhng tính chất đch-a ngành khoch-ahọc của nó đã biểu hiện rõ rệt

Do tính khoa học của từng bản luận án rất cao nên kho luận án ở Th việnquốc gia Việt Nam là một trong những kho tài liệu quý hiếm trong hệ thốngkho tàng tài liệu ở nớc ta

2 Kết quả thu nhận luận án ở TVQGVN

Th viện quốc gia Việt Nam đã thành lập kho luận án bao gồm toàn bộ sốluận án đã nộp tại Th viện khoa học kỹ thuật Trung ơng trớc đây kết hợp với sốluận án tại Th viện quốc gia Việt Nam Những luận án đợc thu nhận tại Thviện khoa học kỹ thuật trung ơng đợc mang hai loại ký hiệu : AL và AS, hiệnnay luận án mang ký hiệu là LA Tổng số luận án tại Th viện khoa học kỹthuật trung ơng là 998 bản đợc thống kê nh sau:

AL: 359 bản

AS: 639 bản

Khi Th viện quốc gia Việt Nam đảm bảo nhận quản lý kho luận án, cácbản luận án đợc đăng ký bằng kí hiệu L Tính đến tháng 6/1994, Th viện quốcgia Việt Nam đã thu nhận đợc khoảng 5000 bản luận án Tiến sĩ và Phó tiến sĩ.Tổng số luận án bảo vệ ở nớc ngoài là 3.148 bản và trong nớc là 1.728 bản

Đối với luận án bảo vệ ở nớc ngoài đa số gồm 4 loại văn bản: Luận án, tóm tắtluận án, dịch luận án dịch tóm tắt Những năm gần đây theo yêu cầu củanghiên cứu sinh luận án nớc ngoài đợc bỏ bớt bản dịch luận án Còn đối với

luận án trong nớc chỉ gồm hai bản: Luận án và tóm tắt luận án Mỗi luận án

đều đợc bảo quản trong hộp bằng bìa cứng, ngoài bìa có ghi rõ kí hiệu và tổng

số bản Hiện nay tổng số luận án thu nhận lên tới 14528 ( Số luận án tính đếncuối 5/2008)

Luận án Tiến sĩ và Phó tiến sĩ là những công trình nghiên cứu khoa họccủa các nghiên cứu sinh Việt Nam Khi nghiên cứu tính chất của các bản luận

án nộp tại Th viện quốc gia Việt Nam, ta thấy nổi lên những quan điểm chủyếu sau:

Đề tài của mỗi luận án thờng hớng vào nghiên cứu chuyên sâu một vấn

đề thuộc một lĩnh vực khoa học nhất định nên mang tính khoa học rõ rệt Cáccông trình thờng có một cấu trúc chặt chẽ về nội dung khoa học và hình thứcthể hiện

Thông qua việc trình bày nội dung chính của từng luận án, ngời đọc cóthể rút ra đợc những kinh nghiệm cần thiết cho việc học tập và nghiên cứu củabản thân

Sau khi nghiên cứu quá trình thu nhận và kết quả thu nhận luận án ở Thviện quốc gia Việt Nam em xin đa ra một số nhận xét: Kho luận án là mộttrong những tài sản văn hoá quý của đất nớc, là bộ phận quan trọng trong vốnsách của đất nớc Đây là nơi biểu hiện tập trung trí tuệ của các nhà khoa họcViệt Nam Bên cạnh những vốn sách báo bằng tiếng việt và tiếng nớc ngoài,nguồn luận án tại Th viện quốc gia Việt Nam đã giúp cho việc học tập vànghiên cứu của độc giả có kết quả đáng kể

II ứng dụng công nghệ thông tin quản lý kho luận án tiến sỹ tại TVQGVN

1 Cơ sở dữ liệu th mục

1.1 Giai đoạn trớc 2001

1.1.1 Phần mềm CDS/ISIS

Th Viện Quốc Gia Việt Nam bắt đầu ứng dụng tin học trong hoạt động

th viện từ giữa năm 1986 với sự giúp đỡ về trang thiết bị và đào tạo cán bộ của

Th Viện Quốc Gia úc, với hai máy tính XT- 8086

Trong giai đoạn đầu, mục tiêu đầu tiên và chủ yếu là tự động hoá việctạo lập CSDL th mục về ấn phẩm Việt Nam ( Bao gồm tất cả các loại tài liệuxuất bản trong nớc nhận đợc thông qua con đờng lu chiểu) và biên soạn thmục Quốc Gia hàng tháng và th mục Quốc Gia hàng năm Đến đầu nhữngnăm 90 việc tin học hoá của ngành th viện từng bớc đợc triển khai đặc biệt làcác th viện khoa học tỉnh và thành phố

Ban giám đốc Th Viện Quốc Gia Việt Nam đã quan tâm và tạo điềukiện cho các chuyên gia phòng máy tính và các cán bộ chuyên môn trong cơquan tích cực triển khai công việc, tổ chức nhân lực, vật lực thực hiện có hiệuquả của các quy trình kỹ thuật của công tác này

Đến năm 1987 Th Viện tiến hành xây dựng CSDL Với quan điểmCSDL th mục của Th Viện Quốc Gia Việt Nam là CSDL tổng hợp phản ánhtoàn bộ vốn tài liệu của Th Viện Các CSDL đợc phân chia theo loại hình tàiliệu chứ không phân theo nội dung CSDL đầu tiên đợc xây dựng là CSDL về

ấn phẩm Việt Nam, đợc dùng để xuất bản th mục Quốc Gia Việt Nam Nó giữvai trò quan trọng với ý nghĩa là khâu mở đầu của quá trình tin học hoá

Vậy ta hiểu CSDL là: Tập hợp các dữ liệu và các đối tợng cần đợc quản

lý, đợc lu trữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tính điện tử và đợcquản lý theo một cơ chế thống nhất giúp cho việc truy nhập và xử lý dữ liệu

đợc dễ dàng, nhanh chóng

CSDL đầu tiên trên thế giới xuất hiện vào cuối những năm 50 Ngàynay cùng với sự phát triển của tin học, các CSDL đã xâm nhập vào hầu hếtcác lĩnh vực quan trọng của kinh tế, quản lý xã hội, khoa học kỹ thuật và làyếu tố quan trọng của sự phát triển

Th Viện Quốc Gia Việt Nam đã tạo lập, khai thác CSDL sách và một sốCSDL khác ở dạng CSDL th mục dựa vào phần mềm chơng trình viết sẵn củaCDS/ISIS do UNESCO đa vào Chơng trình này có 8 chức năng chính Cácchức năng này đợc phân ra thành 2 nhóm: Cho ngời sử dụng (nhập dữ liệu,tìm kiếm tạo file đảo), cho công tác quản trị CSDL ( Khai báo trờng, lập bảngchon trờng, tiện ích hệ thống, bảo trì file chủ)

Trong vòng 3 năm 1992-1994, hầu hết 53 th viện tỉnh, thành trong cả

n-ớc đã đợc trang bị máy tính Với chức năng là một trung tâm thông tin đầu não của hệ thống thông tin - Th Viện của cả nớc, đến nay Th Viện Quốc Gia Việt Nam đã lắp đặt và vận hành mạng máy tính tại cơ quan ( Mạng Lan và mạng Internet) và đã xây dựng đợc một trung tâm đầu não của hệ thống - thông tin Th Viện Quốc Gia Việt Nam và hai trung tâm th viện Đà Nẵng và

Th viện Thành Phố Hồ Chí Minh, thiết lập đợc mạng diện rộng (wan) nối mạng hoàn chỉnh với tất cả 64Th viện tỉnh, thành trong cả nớc, tạo thành một mạng thông tin khép kín để sử dụng và khai thác CSDL của nhau một cách hiệu quả

Cấu trúc của CSDL trong CDS/ISIS gồm nhiều file khác nhau có quan

hệ chặt chẽ với nhau về logic nhng hoàn toàn độc lập với nhau về mặt vật lý.Trong một file gồm nhiều biểu ghi, mỗi biểu ghi là tập hợp của các trờng Cán

bộ th viện phải thực sự hiểu đợc cấu trúc, đặc tính của CSDL nhằm phục vụtốt cho công tác tìm tin

Cấu trúc của CSDL đợc xây dựng từ năm 1986 nhằm mục tiêu ban đầu

là tự động hoá biên soạn th mục Quốc Gia trên cơ sở sử dụng CDS/ISIS 1.0

Do hạn chế về phần cứng, phần mềm và nguồn nhân lực lúc đó, cấu trúc ban

đầu rất đơn giản chỉ gồm các yếu tố mô tả và thêm trờng từ khoá để tìm tin.Năm 1992 bắt đầu thêm trờng tóm tắt để giới thiệu nội dung tài liệu Quanhiều lần điều chỉnh chủ yếu là theo hớng tạo các sản phẩm đầu ra theo đúngquy tắc hiện hành của nghiệp vụ th viện.Trong khoảng thời gian từ năm 1992-

1994, Th Viện Quốc Gia Việt Nam có ý định quản lý các bài trích trong tuyểntập cùng chung với biểu ghi của tuyển tập nên đã có các trờng đợc ghi nhãn từ

31 đến 38 để làm việc này

Trong thực tế công tác tại Th Viện Quốc Gia Việt Nam, việc tự độnghoá biên soạn th mục Quốc gia và xây dựng CSDL sách đợc bắt đầu từ tháng

7 năm 1986 Có thể nói tựu chung lại để đa dữ liệu vào máy, các nguồn tin

đ-ợc định hình theo một cấu trúc nhất định

Quá trình tích hợp: Do quá trình xử lí hồi cố, cho đến năm 2000 các

biểu ghi dạng sách của Th Viện Quốc Gia Việt Nam đợc lu trữ ở các dạngCSDL sau:

CSDL SACH: Sách Việt từ năm 1987 và sách ngoại La tinh từ năm1992

CSDL BOOK: Sách ngoại Latinh hồi cố từ năm 1983 đến 1991

CSDL HOI CO: Sách Việt hồi cố từ năm 1975 đến 1992 trong đó cácbiểu ghi từ năm 1987 đến năm 1992 cha có tóm tắt đã đợc tóm tắt và lu giữ ởCSDL này

CSDL 5474: Sách Việt hồi cố từ năm 1954 đến năm 1974.Tuy nhiên đểchấn chỉnh nên CSDL này chỉ hồi cố đến năm 1964 thì ngừng nên thực tế chỉchứa các biểu ghi từ năm 1964 đến 1974 Việc hồi cố tiếp ở Th Viện QuốcGia Việt Nam mới đợc làm lại từ tháng 4 năm 2001

Việc phân chia ra nhiều CSDL nhằm tạo thuận lợi cho việc chỉnh lí

nh-ng lại gây khó khăn cho việc tìm tin của bạn đọc nên tronh-ng năm 2000 Th ViệnQuốc Gia Việt Nam đã tích hợp các CSDL lấy tên là CSDL SACH

Quy định về nội dung các tr ờng

Trờng là vị trí riêng trong khổ mẫu MARC, trong đó chứa đựng một

đơn vị thông tin của biểu ghi: Tác giả, nhan đề Mỗi trờng phải có một loạt kí

tự xác định nhằm biểu đạt một địa chỉ hoặc nhãn để thông báo với máy tínhloại thông tin nào mà trờng chứa đựng

Các trờng trong CSDL thiết kế CDS/ISIS có các dấu kết thúc nhng ngờibiên mục không phải ghi hoặc nhập vào, chơng trình tự thực hiện điều đó.Một trờng có thể chia ra nhiều trờng con Các trờng con đợc thiết kế cùng cấp

và theo một trật tự nhất định, mỗi trờng con cũng có mã trờng, nếu khôngmáy tính sẽ không nhận ra Trớc mã trờng có đánh một dấu nào đó.

Bản khai của CSDL SACH ở Th Viện Quốc Gia Việt Nam bao gồm 30trờng, trong đó có các trờng đợc quy định khai báo nh sau:

Trờng 1: Tiêu đề mô tả

( Trờng này tơng đơng với trờng 200$F trong UNIMARC)

Trờng này chứa các thông tin làm tiêu đề mô tả dựa trên quy tắc mô tảchuẩn quốc tế dùng cho sách,

Trờng chứa tên tác giả cá nhân hoặc tác giả tập thể đợc chọn làm tiêu

đề mô tả chính - còn những tác giả khác có trách nhiệm ngang bằng với tácgiả đợc chọn làm tiêu đề mô tả sẽ đợc trình bày ở trờng 5

Trờng 2: Tên sách

( Trờng này tơng đơng với trờng 200$a trong UNIMARC)

Trờng này chứa các dữ liệu đặc trng về sách, có giá trị truy cập thôngtin theo từng từ hoặc tên sách đầy đủ

Trờng 3: Bổ sung tên sách

(Trờng này tơng đơng với trờng 200$ C trong UNIMARC)

Trờng 4: Thông tin về xuất bản

Trờng này tơng đơng với trờng 250 $ a trong UNIMARC)

Trờng 1: Tiêu đề mô tả

Chứa tên tác giả của luận án dùng làm tiêu đề mô tả

Không có giá trị truy cập thông tin

Trờng 2: Tên luận án

Chứa dữ liệu đặc trng về tên luận án

Có giá trị truy cập thông tin

Trờng 3: Học vị và mã số chuyên ngành

số chuyên ngành

Chứa thông tin về chuyên ngành luận án và mã số

Không có giá trị truy cập thông tin

Trờng 5: Tác giả

Chứa tên tác giả của luận án dùng để lập các bảng tra

Có giá trị truy cập thông tin

Trên đây là quy định của một số trờng trong bản khai dữ liệu của CSDLSACH và LA của Th Viện Quốc Gia Việt Nam Các trờng này mang tính tiêuchuẩn và thống nhất để sử dụng trong toàn Th Viện Đặc biệt trong toàn khâu

xử lí thông tin của Th Viện Quốc Gia Việt Nam

1.2 Giai đoạn từ 2001 đến nay

1.2.1 Phần mềm ILIB

Để đảm bảo khả năng lu trữ, xử lý cũng nh tốc độ tăng trởng của hệthống với khoảng 13000 biểu ghi mới và khoảng 12000 biểu ghi hồi cố, xứng

đáng với đơn vị đầu ngành trong lĩnh vực th viện trực thuộc Vụ th viện - Bộvăn hoá - Thể thao - Du lịch, là cơ quan quản lý hệ thống th viện công cộng tạicác tỉnh thành phố trong cả nớc, đồng thời là cơ quan hớng dẫn nghiệp vụ cho

hệ thống th viện cả nớc, cũng là đầu mối liên hệ giữa hệ thống th viện trong

n-ớc và các th viện quốc tế, phần mềm th viện điện tử đợc sử dụng tại th việnquốc gia phải là một phần mềm đủ mạnh

1.2.1.1 Là một giải pháp hoàn chỉnh về quản lý th viện

Ngay từ khi bắt tay vào việc thiết kế và xây dựng chơng trình ILIB quan

điểm của CMC là xem xét tất cả các nghiệp vụ th viện một cách tổng thể vàtham khảo rất nhiều mô hình phần mềm th viện chuẩn đang đợc các th viện nổitiếng trên thế giới sử dụng nh VTLS, CARL(TLC)… có đ Các mô hình này đã đợcchứng minh và là xu hớng mà các th viện Việt Nam hớng tới

ILIB là giải pháp th viện điện tử phát triển theo những nguyên tắc xuyênsuốt toàn bộ chơng trình: Dễ sử dụng, đảm bảo tất cả các yêu cầu và tiêu chuẩn

về nghiệp vụ th viện, có kiến trúc hệ thống hỗ trợ khả năng mở rộng không hạn

chế và các kết nối logic trực tiếp giữa các module, sẵn sàng cho việc khai thácdữ liệu ở tốc độ cao mà vẫn đảm bảo an toàn dữ liệu và bảo mật.

ILIB quản trị các quy trình nghiệp vụ chuẩn của một th viện hiện đại nh

bổ sung, biên mục, tra cứu trực tuyến, quản lý lu thông tài liệu ( ấn phẩm vàcác nguồn tin điện tử), quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ ( tạp chí, tập san,báo… có đ) quản lý kho tài liệu, quản lý thông tin về bạn đọc - tất cả đều có thểkết hợp dùng mã vạch Đặc biệt tất cả các module đợc tích hợp vào trong một

hệ thống thống nhất và có thể liên thông và chuyển đổi tơng tác với nhau mộtcách dễ dàng Ngoài lĩnh vực quản lý th viện truyền thống, ilib bổ sung cáctính năng của th viện điện tử, th viện số, biến th viện thành trung tâm thông tinthực sự hiện đại, tạo cho ngời sử dụng một cổng vào mọi dạng thông tin, dù làxuất bản phẩm, tài liệu điện tử hay âm thanh, hình ảnh, ilib luôn đợc thờngxuyên cập nhật nhằm nắm bắt đợc các công nghệ hiện đại và đáp ứng nhu cầu

đổi mới của th viện, ilib tơng thích với cả internet, extranet và intranet

Tra cứu mục lục trực tuyến thông qua internet

Quản lý các dữ liệu số hoá - cho phép số hoá, biên mục, quản lý truynhập các dạng tài liệu: Văn bản, hình ảnh, âm thanh, video -hớng đi mới cho

th viện hiện đại

Tra cứu liên th viện thông qua giao thức Z39.50

Hỗ trợ mợn liên th viện - nhu cầu tối cần thiết trong thời đại ngày nay.Tích hợp mã vạch trong công tác nghiệp vụ: Bổ sung, biên mục, luthông, quản lý kho,… có đ

Hệ thống báo cáo, thống kê tự động hoá các hoạt động th viện

Nhập/ xuất biểu ghi 2 chiều từ các khuôn dạng trên MARC21,UNIMARC và các loại MARC khác

Chuyển đổi các biểu ghi trong các CSDL xây dựng theo CDS/ISIS sangkhổ mẫu MARC.

Tất cả các chức năng của chơng trình đợc tích hợp trong cùng một giaodiện và cơ sở dữ liệu chung và có thể đợc tuỳ biến để phù hợp với các điềukiện và tính chất nghiệp vụ đặc thù của từng th viện nếu có yêu cầu

Các module của ilib đợc liên kết với nhau thành một hệ thống tích hợp

đảm bảo khả năng chỉ nhập dữ liệu một lần và khai thác đợc ở nhiều nơi

Mô hình 3 lớp - đầu cuối chỉ cần trình duyệt web Mọi qui tắc quản línghiệp vụ tập trung khiến cho cài đặt và bảo trì đơn giản

Có thể chạy trên các môi trờng điều hành khác nhau: MS windows

2000, Unix

Nh

vậy: Ilib là giải pháp tổng thể đợc thiết kế và triển khai với công

nghệ web và ilib đáp ứng tất cả các yêu cầu đặt ra về công nghệ nh yêu cầu về

hệ điều hành, cơ chế hoạt động client - server, truy nhập đồng thời thông quamôi trờng mạng Lan, Intranet, Internet với giao thức TCP/IP, hoạt động theomô hình 3 lớp nghĩa là máy trạm chỉ cần cài đặt chơng trình duyệt Web nh IEhoặc Nestcape Navigator, có thể nói ilib phù hợp hoàn toàn với yêu cầu do thviện đặt ra với phần mềm th viện điện tử Chính vì đợc thiết kế chuẩn với mộtbài toán tổng thể nh vậy, ilib đã bao hàm đợc tất cả các khía cạnh của nghiệp

vụ th viện và là giải pháp hoàn chỉnh cho th viện

1.2.1.2 Tuân theo các chuẩn của th viện

Bất kỳ chơng trình th viện điện tử nào cũng phải tuân theo các chuẩn về

th viện để đảm bảo thực hiện sự liên thông giữa các th viện trong nớc hợp tác,trao đổi tài liệu với th viện nớc ngoài theo quy định của chính phủ

Nhận thức đợc vấn đề này ngay từ khi thiết kế hệ thống, ilib thoả mãn tất cảcác yêu cầu về chuẩn th viện nh:

- Khổ mẫu trao đổi ISO2709: Cho phép trao đổi với CDS/ISIS

- Khổ mẫu MARC21 hoặc UNIMARC: Ilib hỗ trợ cả hai khổ mẫuMARC21 và UNIMARC, cho phép cán bộ th viện lựa chọn nhãn trờng thíchhợp với th viện của mình, cũng nh cho phép tạo ra các trờng nội bộ th viện ởnhóm trờng 9xx

Hỗ trợ công tác biên mục theo các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả th mụckhác nhau nh ISBD

Trong module biên mục, ilib phân ra nhập dữ liệu theo các vùng và yếu

tố mô tả nh: Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm, vùng lần xuất bản vàthông tin có liên quan đến lần xuất bản đó, vùng thông tin đặc thù (cho xuấtbản phẩm nhiều kỳ và t liệu chuyên dạng ), vùng địa chỉ xuất bản (phát hành),vùng chi tiết số liệu (vùng số lợng hay vùng mô tả vật lý), vùng tùng th, vùngphụ chú, vùng chỉ số tiêu chuẩn ISBN hoặc ISSN và điều kiện có đợc t liệutheo quy tắc mô tả th mục quốc tế ISBD

Ngay trong khi biên mục, biểu ghi đợc hiển thị dới dạng ISBD để cán bộ biênmục có thể theo dõi và nhận biết đợc kết quả nhập liệu để có thể sửa chữa kịpthời Các kết quả tìm kiếm của ilib đều đợc thể hiện theo quy tắc mô tả ISBD

Hỗ trợ các khung phân loại khác nhau nh UDC, DDC, LCC, BBK

Hiện tại đang có rất nhiều tranh cãi trong giới th viện về vấn đề khungphân loại, và có nhiều ý kiến sử dụng khung phân loại không thống nhất, một

số th viện đang sử dụng BBK muốn chuyển sang sử dụng DDC

Ilib đa ra danh sách các khung phân loại, hỗ trợ cho ngời dùng khôngcần phải nhớ mà vẫn có thể nhập đợc phân loại mà mình mong muốn

Tại module OPAC phục vụ việc tra cứu của bạn đọc hay modulebiên mục phục vụ cho việc nhập liệu của cán bộ biên mục một cách nhanhchóng

Hỗ trợ các khung đề mục chủ đề, bộ từ khoá thống nhất nhằm phù hợpvới điều kiện thực tế tại các th viện Việt Nam

1.2.1.3 Các module biên mục mạnh, dễ sử dụng, nghiệp vụ chuẩn, hết sức linh hoạt với khả năng ứng biến cao.

Module biên mục

Công cụ hữu hiệu cho cán bộ th viện: Module này cho phép thực hiện

công tác biên mục khá hiệu quả, bao gồm các thao tác nh tạo biểu ghi mới,chỉnh sửa hoặc xoá các biểu ghi hiện có, sử dụng lại các biểu ghi và tạo các tr -ờng riêng Module biên mục còn cho phép cán bộ th viện chọn lựa cách đặtthông số riêng

Thiết lập tham số làm việc: Ilib hiểu rằng mỗi th viện có những đặc

thù riêng Do vậy việc thiết lập và điều chỉnh các tham số làm việc ( các trờng

và yếu tố dữ liệu) là cần thiết nhằm mục đích phục vụ cho công tác biên mụctuỳ theo yêu cầu của từng th viện Nhờ quá trình này, các khổ mẫu nhập tin đ-

ợc tạo ra phục vụ cho việc biên mục các dạng tài liệu khác nhau và cũng khônghạn chế về số lợng khổ mẫu Các dạng tài liệu bao gồm:

Sách ( chuyên khảo)

Xuất bản phẩm nhiều kỳ: Tạp chí, báo, tập san, tùng th, niên giám

T liệu đặc biệt: Bản thảo chép tay, bản đồ, tranh ảnh, t liệu ghi âm(nhạc, âm thanh), ghi hình (phim, video), vi hình, nguồn tin điện tử

T liệu kỹ thuật: Tiêu chuẩn và quy phạm kỹ thuật, sáng chế phát minh,catalô công nghiệp

T liệu không công bố( t liệu chất xám): Báo cáo nghiên cứu khoa học, tliệu dịch không xuất bản, luận án, luận văn

Thông tin về loại tài liệu mới này cũng đợc tự cập nhật lên moduleOPAC để cho bạn đọc tra cứu, không bị cố định hoặc bị hạn chế về thể loại tàiliệu

Ilib có khả năng tuỳ biến các thuộc tính cần mô tả của t liệu tuỳ theonhu cầu của mỗi th viện nh thêm, bớt, hay sửa đổi các thuộc tính, nhãn trờng

Biên mục dễ dàng: Ilib cho phép thực hiện việc biên mục dễ dàng và

hiệu quả nhờ vào các khổ mẫu dạng chuẩn MARC đã đợc tạo lập qua quá trìnhthiết lập tham số Ilib không đòi hỏi cán bộ th viện phải biết chuyên sâu vềnghiệp vụ hay về khổ mẫu MARC mà vẫn tạo đợc các biểu ghi th mục và lutrữ trong cơ sở dữ liệu

Tuân thủ các tiêu chuẩn và quy tắc: Ilib có khẳ năng hỗ trợ công tác

biên mục theo các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả th mục khác nhau nh ISBD,AACR2, TCVN4743-89 và theo các khung phân loại khác nh DDC, UDC,LCC, BBK và các khung đề mục chủ đề, bộ từ khoá thống nhất

Tra cứu: Một trong những công cụ đắc lực mà ilib cung cấp là tra cứu

th mục nhanh, cho phép biên mục dễ dàng, tra cứu, tìm kiếm các bản ghi thmục

Quản lý tính nhất quán: Đợc tích hợp vào trong mudule biên mục,

đảm bảo sự nhất quán trong khi diễn đạt một điểm truy nhập ( tác giả, chủ đề,nhan đề), cho thấy mối quan hệ giữa tên ngời, tác phẩm, các từ khoá, hay đềmục chủ đề Ngoài ra ilib cũng cho phép nhập các nguồn dữ liệu quản lý tínhnhất quán từ bên ngoài vào cơ sở dữ liệu của th viện

Trao đổi các biểu ghi th mục: Ilib còn cho phép nhập và xuất các biểu

ghi theo khổ mẫu trao đổi quốc tế (UNIMARC), MARC21 hay các loạiMARC khác cũng nh khổ mẫu thông dụng ở Việt Nam hiện nay dùng cho cáccơ sở dữ liệu CDS/ISIS cho phép trao đổi thông tin th mục giữa các th viện

In ấn: Ilib cũng cho phép in ra các phiếu th mục, các loại th mục hay

mục lục theo đúng quy ớc chuẩn

Phân quyền và bảo mật: Để đảm bảo an toàn dữ liệu, ilib đa ra chế độ

phân quyền truy nhập tới các công cụ và thông tin trong quá trình biên mục vàcho từng đối tợng ngời dùng

Module truy nhập th mục công cộng trực tuyến(OPAC)

Ilib cho phép khả năng truy nhập th mục công cộng trực tuyến thôngqua giao diện truy nhập công cộng một cách nhanh chóng, dễ thao tác và hiệuquả thông qua module OPAC Các tính năng của OPAC bao gồm:

Chức năng tra cứu: Ilib cung cấp khả năng tìm kiếm mạnh với giao

diện tìm kiếm đợc thể hiện dới dạng một mẫu định sẵn cho ngời dùng điền vàocác tiêu chí tìm tin hoặc lớt tìm theo các danh mục kiểu từ điền (tác giả, chủ

đề, nhan đề ) Nó cho phép ngời dùng tìm kiếm theo các điểm truy nhập khácnhau nh theo tên tài liệu, tên tác giả hoặc theo các chỉ số (phân loại, từ khoá)hoặc tìm kiếm nâng cao bằng cách tự động tổ hợp các từ tìm kiếm theo cáctoán tử boole Ngoài ra nó còn có khả năng tìm kiếm toàn văn trên các bảngtóm tắt tài liệu hoặc trên các xuất bản phẩm số hoá Kết quả tìm kiếm hiện ratheo từng trang, cho phép ngời dùng dễ dàng di chuyển từ trang này sang trangkia hoặc nhảy giữa các trang

Các dịch vụ trực tuyến dành cho bạn đọc: Bên cạnh khả năng tra cứu

mạnh ilib còn đem đến cho bạn đọc nhiều dịch vụ:

Đăng ký mợn tài liệu

Xem tình trạng tài liệu (đang mợn, mợn quá hạn, nằm trong hàng đợi)Gia hạn tài liệu

Thực hiện thao tác với các dữ liệu số

Tham gia diễn đàn của th viện

Liên kết các web của th viện và ngân hàng dữ liệu trên thế giới nh: Thviện quốc hội Mỹ

Thân thiện và hữu ích: Nhờ khẳ năng kì diệu của công nghệ web, ilib

đợc thiết kế sao cho các giao diện thân thiện, tịên lợi nhất khiến cho ngời dùngOPAC không phải qua bất kỳ một khoá đào tạo chuyên sâu nào mà vẫn có thểtruy nhập, khai thác và sử dụng các dịch vụ của th vịên

Đa ngôn ngữ: Với module OPAC của ilib, ngời dùng có thể thực hiện

việc tìm kiếm, hiển thị kết quả tìm kiếm bằng hơn 100 ngôn ngữ khác nhautrên thế giới

Giải pháp tích hợp internet và bảo mật: Ilib cung cấp các dịch vụ trên

web, cho phép ngời sử dụng cả mạng intranet của th viện cũng nh internet,xem tình trạng mợn trả của mình cũng nh theo dõi đợc các yêu cầu mợn tàiliệu đối với th viện Do tính đa dạng về khả năng truy cập hệ thống nên tínhbảo mật của ilib đợc đặt lên hàng đầu Hệ thống bảo mật ngăb ngừa việc truycập trái phép ví dụ nh các truy cập không đủ quyền hạn thông qua internet

Tích hợp với các module khác: Module OPAC đợc tích hợp với các

module khác của chơng trình, hỗ trợ cho không chỉ cho những bạn đọc của thviện mà còn cả các cán bộ th viện trong việc tìm kiếm, tra cứu và sử dụng cácdịch vụ th viện

Ví dụ: ilib tự động liên kết với module mợn trả để hiển thị cho bạn đọcbiết đợc những tài liệu nào đang mợn, thời hạn trả

Module quản lí lu thông tài liệu

Ilib cho phép thực hiện các nghiệp vụ mợn trả tài liệu và quản lý thôngtin về bạn đọc từ việc đăng ký bạn đọc thông qua module quản lý lu thông

Quản trị việc sử dụng tài liệu: Module cho phép đảm bảo thực hiện

các thao tác phục vụ tài liệu cho bạn đọc một cách nhanh chóng, thuận tiện,

nh cho mợn về, đọc tại chỗ, nhận trả tài liệu, đặt trớc tài liệu cần mợn, xemtrạng thái tài liệu hiện có trong kho hay bạn đọc đang mợn, gia hạn hoặc gửi

th đòi cho những bạn đọc mợn quá hạn

Cho mợn: Giao cho bạn đọc đợc mợn thực hiện hết sức dễ dàng chỉ với

thao tác nhập số thẻ bạn đọc và đăng kí tài liệu mà bạn đọc muốn mợn Khi đómàn hình sẽ hiển thị các thông tin đầy đủ về tài liệu mợn và ngời mợn nh:

Kí hiệu tài liệu

Tên tài liệu

Tác giả

Nhận trả và gia hạn: Cho phép thực hiện thao tác nhận trả tài liệu dựa

trên thông tin về bạn đọc và ký hiệu tài liệu Chỉ cần một động tác nhấn chuột

là cán bộ th viện hoàn thành thao tác nhận trả tài liệu Đối với bạn đọc mợn tàiliệu quá hạn ilib còn cung cấp các thông tin đầy đủ giúp cán bộ th viện đa racác quyết định phạt tơng ứng

Tra cứu thông tin mợn: Nhờ chức năng tra cứu cán bộ th viện có thể

xem xét các thông tin mợn tài liệu, đặc biệt là danh sách những ngời mợn tàiliệu quá hạn để có thể in th đòi tài liệu

Quản trị bạn đọc: Module cho phép đăng ký bạn đọc mới, sửa đổi, cập

nhật thông tin về bạn đọc và in thẻ Việc nhập các thông tin về bạn đọc đợcthực hiện đơn giản bằng cách điền vào các trờng Theo yêu cầu riêng của từng

th viện, ngời mợn có thể đợc phân loại theo các nhóm trờng khác nhau tơngứng với các quyền u tiên khác nhau

Quản lý các tham số: Các tham số ở đây bao gồm các tham số về thời

hạn mợn, số tài liệu đợc mợn và đặt trớc, lệ phí mợn, thời gian gia hạn, thờihạn bị phạt, mức phạt tiền

Ngoài ra module còn quản lý các từ điển dữ liệu nh trình độ, chức vụ,nghề nghiệp, tỉnh thành, quyền mợn, nhằm mục đích cung cấp thêm tiện íchcho ngời dùng

Tích hợp mã vạch: Nhờ áp dụng hệ thống mã vạch, cán bộ th viện có

thể thực hiện thao tác xuất, nhập tài liệu nhanh chóng và chính xác, đa ra cácdữ liệu, mợn và trả tài liệu, là một công cụ đắc lực cho việc quản lý lu thôngtài liệu, nhất là trong một hệ thống quản lý thông tin tích hợp

Báo cáo và thống kê: Module cung cấp báo cáo thống kê về bạn đọc,

tình hình sử dụng tài liệu, hỗ trợ cho mudule bổ sung nh cung cấp các thôngtin về tần số sử dụng tài liệu đặc biệt về các tài liệu thờng xuyên mợn, ít đợcmợn

Module bổ sung

Module cho phép theo dõi quy trình bổ sung tài liệu, từ khi đặt mua đến khi

đ-ợc xếp trên giá Quá trình này đđ-ợc quản lý bởi mã trạng thái, có nghĩa là có thểtheo dõi tài liệu trong quá trình bổ sung Module đảm bảo thực hiện đầy đủ cácchức năng sau của nghiệp vụ th viện bổ sung:

Tra trùng, lập đơn đặt

Quản lý đơn đặt (mua, trao đổi), quản lý tài liệu nhận đợc (qua các kênhmua, trao đổi, nhận tặng ) các tài liệu cha về, về muộn hoặc không về

Đăng ký tổng quát và đăng ký cá biệt tài liệu nhập về

Quản lý các khoản chi có liên quan đến mua tài liệu

Làm báo cáo thống kê về tình hình bổ sung thông qua từng thời kì

Đặt tài liệu và thông tin về các nhà cung cấp: ilib đơn giản hoá việc

tạo lập các đơn đặt tài liệu Bạn có thể thêm các tài liệu đặt mua và đơn đặtbằng cách chọn chúng từ các website của các nhà xuất bản, các CSDL trựctuyến, CSDL trên đĩa CD - ROM sau đó download các biểu ghi th mục củacác tài liệu cần mua đó và lu chúng vào CSDL của bạn Ilib rất linh hoạt và cóthể tuỳ biến nhằm phù hợp với yêu cầu của từng th viện

Tích hợp mã vạch: Mã vạch cũng đợc tích hợp vào trong mudule này

thể hiện ở mỗi ấn phẩm khi nhận về sẽ đợc cấp một số ID đợc mã hoá thànhmã vạch Mã vạch này sẽ đợc in thành tem và dán vào tại phòng bổ sung

Quản lý tài chính: Ilib cho phép quản lý tài chính một cách có hiệu

quả Nhờ các thông tin và số liệu thống kê liên quan giữa các loại tài liệu đặtnhập tài liệu và ngân quỹ bổ sung cho phép ngời quản lý điều chỉnh và phân bổkinh phí một cách tối u giữa các nguồn tin

Bảo mật và phân quyền truy nhập: Bảo mật và an toàn dữ liệu cũng là

một yếu tố hết sức quan trọng trong module này Nhằm mục đích này ilib đa ragiải pháp phân quyền ngời dùng, chia thành các mức khác nhau đối với cácquyền truy nhập

Báo cáo và thống kê: Để có thể theo dõi tốt quá trình bổ sung và kế

toán quỹ, module còn cung cấp chức năng báo cáo và thống kê, cho ra các báocáo về tình trạng đặt mua, trao đổi, nhận tài liệu, các đơn đặt, tình hình nhậntài liệu, thanh toán, kế toán về nhà cung cấp Đây là công cụ hữu hiệu choquản trị và bổ sung tài liệu, giúp cho th viện thực hiện chính sách bổ sung mộtcách linh hoạt

Module tạp chí

Do tính chất đặc thù của xuất bản phẩm nhiều kỳ (tạp chí, báo, tùng th, niêngiám ) là có tính liên tục, giao nhận từng số, đặt lại hàng năm, nên nghiệp vụ

xử lý đối tợng này đợc tách riêng

Quản lý đặt mua: Ilib cung cấp các công cụ xử lý các xuất bản phẩm ra

ít thờng xuyên nhất.Đặc biệt là tự động khởi tạo các số (kỳ) xuất bản phẩm vàngày nhận đa vào định kỳ xuất bản và thời gian nhận số đầu tiên giúp cho cán

bộ th viện đơn giản hoá các công việc cần thực hiện

Biên mục xuất bản phẩm nhiều kỳ: Cũng giống nh biên mục tài liệu

nhng có các đặc thù cho riêng xuất bản phẩm nhiều kỳ, thể hiện ở các trờngthuộc các vùng thông tin Ilib cũng cho phép sao chép các biểu ghi th mục hỗtrợ cho việc biên mục các xuất bản phẩm giống nhau Ngoài việc biên mục tạpchí cho cả bộ, module này còn thực hiện mô tả trích bài trong báo và tạp chí.Trong quá trình biên mục ilib còn tạo lập một danh sách có sẵn để lựa chọncác trờng, tạo điều kiện dễ dàng hơn trong việc điền thông tin

Báo cáo thống kê: Nhằm mục đích kiểm soát các hoạt động liên quan

đến xuất bản phẩm nhiều kỳ, ilib cho phép lập ra báo cáo về số lợng các xuấtbản phẩm đặt mua, trao đổi, nhận tặng

Tích hợp với các module khác: Chính vì một số chức năng của module

quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ có liên quan chặt chẽ với module bổ sung vàcác hoạt động liên quan đến tài chính, kế toán quỹ,ilib cho phép th viện củabạn chọn lựa việc kết hợp hai chức năng bổ sung sách và bổ sung xuất bảnphẩm nhiều kỳ vào một module

Quản lý các thông tin kho: Các thông tin cùng với các thuộc tính mô tả

về kho, giá tài liệu đợc lu trữ trong cơ sở dữ liệu của th viện Tuỳ theo yêu cầucủa th viện, trong quá trình dùng có thể xem, thêm mới, sửa hoặc xoá cácthông tin này

Kiểm kê kho: Mục đích của kiểm kê kho là kiểm kê tài liệu có trong

kho bằng cách quét mã vạch trên các nhãn đã đợc gắn vào tài liệu, lu các thôngtin đó dới dạng một file text rồi đem so sánh với các dữ liệu nằm trong hệthống Sau khi đã thực hiện công việc so sánh, sẽ sinh ra một loạt các thôngbáo về hiện trạng kho nh sau:

Số đăng ký sai vị trí: Chức năng này đa ra thống kê danh sách các tàiliệu đặt sai vị trí trong thực tế và chỉ ra vị trí đúng của tài liệu đó

Thống kê m ợn : Chức năng này cho phép đa ra các thông tin về tài liệu

đã đợc mợn

Thống kê mất: Thống kê mất cung cấp toàn bộ danh sách các tài liệukhông có trong kho nhng lại có trong hệ thống trong quá trình so sánh giữa filekiểm kê thực với dữ liệu trong hệ thống Danh sách tài liệu này có thể in ra vớicác thông tin chi tiết cho từng tài liệu để tiện đối chiếu

Xử lý mất: Nếu nh trong quá trình kiểm kê và theo báo cáo từ các

module khác nh module quản lý lu thông, phát hiện ra một tài liệu đã bị mấtthì phải thực hiện việc xử lý sách mất theo các chính sách của th viện, đồngthời chuyển trạng thái tài liệu đó thành “ mất”

Thanh lý: Chức năng này trợ giúp trong trờng hợp cần thanh lý tài liệu

và cho phép thống kê danh sách những tài liệu đã đợc thanh lý Các thông tinsau về tài liệu sẽ đợc hiện ra:

In nhãn tài liệu: Mỗi tài liệu trong kho sẽ đợc gán cho một mã vạch để

tiện cho việc quản lý và lu thông dễ dàng hơn Chức năng này cho phép in racác nhãn vào tài liệu mỗi khi chúng đợc nhập mới vào kho Hệ thống kho, giá

cũng đợc dán nhãn cùng với mã vạch nếu muốn, giúp cho công tác kiểm kê tự

động hoá thực hiện dễ dàng hơn

Quản trị hệ thống