Tiểu Luận - Quan Hệ Công Chúng - Đề Tài - Giải Quyết Khủng Hoảng Của Công Ty Cổ Phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco

Ta có thể dễ dàng bắt gặp các buổi họp báo từ thô sơ chotới long trọng trong cuộc sống hàng ngày hoặc thông qua các kênh truyềnhình, báo chí, internet,…Vì họp báo là công cụ rất hữu hiệu

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại tiến bộ ngày nay Họp báo không còn là vấn đề xa lạ đốichúng ta nữa Ta có thể dễ dàng bắt gặp các buổi họp báo từ thô sơ chotới long trọng trong cuộc sống hàng ngày hoặc thông qua các kênh truyềnhình, báo chí, internet,…Vì họp báo là công cụ rất hữu hiệu đối với cácdoanh nghiệp trong việc ra mắt sản phẩm mới, giải quyết khủng hoảng,Quảng cáo, khuyến mãi, v.v Tuy nhiên, để hiểu được buổi họp báo quantrọng như thế nào, khi nào thì nên tổ chức họp báo, Họp báo có ích gì chongười tổ chức và các bước để thực hiện một buổi họp báo thành công,…thì chúng ta cần phải tìm hiểu, nghiên cứu, trải nghiệm thực tiễn với nó Và

để trả lời các vấn đề trên cũng nhưng hiểu rõ hơn về các kiến thức học tạitrường nhóm chúng tôi quyết định chọn một tình huống thực tế để tổ chứcmột buổi họp báo và sẽ quay clip lại để mọi người cùng đánh giá, trao đổi

Và tình huống nhóm chúng tôi chọn là “Giải quyết khủng hoảng của Công

ty Cổ phần Thuỉ sản Bình An – Bianfishco” Vì đây chỉ là một tình huống

được tìm kiếm tài liệu chủ yếu trên mạng nên có những nội dung đúng và

có những nội dung sai Nên mong cô cùng toàn thể các bạn chỉ đánh giá

về cách xử lý tình huống của nhóm cũng như các tổ chức buổi họp báo.Còn nội dung của buổi họp báo chỉ là một tình huống để tham khảo, có mộttình huống để nhóm thực hành

Hy vọng bài tiểu luận này sẽ giúp ích cho nhóm và mọi người Mặc dùnhóm đã có nhiều cố gắng trong việc hoàn thành bài tiểu luận này, songvẫn không sao tránh khỏi những thiếu sót, nhóm chúng tôi rất mong nhậnđược sự đóng góp ý kiến của Cô và các bạn để bài nhóm thực hiện hoànthiện hơn

MỤC LỤC

Trang Lời mở đầu

Danh sách thành viên nhóm……….6

Chương 1: Giới thiệu sơ lược về Họp báo và Thông cáo báo chí 7

1.1 Khái niệm về Họp báo và Thông cáo báo chí 1

1.1.1 Khái niệm Họp báo 1

1.1.2 Khái niệm về Thông cáo báo chí 1

1.2 Lợi ích của họp báo đối với doanh nghiệp 2

1.3 Các loại họp báo 2

1.3.1 Reactive press conference 2

1.3.2 Proeactive press conference 2

1.4 Đánh giá hiệu quả của họp báo 3

1.5 Các bước và và biện pháp đề phòng rủi ro trong tổ chức họp báo 4

1.6 Điều kiện tổ chức họp báo 9

1.7 Các biện pháp Phòng Ngừa Rủi Ro Xảy Ra Trong Họp Báo 9

Chương 2: Tổ chức Họp báo 10

2.1 Lập kế hoạch họp báo 12

2.2 Tiến hành thực hiện kế hoạch 15

2.2.1.Bộ phận Event 15 a Kịch

bản tổ chức họp báo 15

b Địa điểm tổ chức họp báo 15

c Tuyển chọn PG, Lễ tân 16

d Làm việc với MC 16

2.2.2.Bộ phận PR 16 a Xin phép tổ chức họp báo 16

b Thành phần tham dự họp báo 17

c Mời phóng viên tham dự 17

d MC Script 17

e Tài liệu họp báo 19

2.2.3 Bộ phận Logistics 19 a Chuẩn bị về sân khấu, kĩ thuật, hậu cần 19

b Lên kế hoạch ngân sách 20

2.2.4 Bộ phận Thiết kế 20

2.3 Tiến hành họp báo 21

2.3.1 Họp triển khai nội bộ 21

2.3.2 Tiến hành họp báo chính thức 21

Mẫu Thông cáo Báo chí 27

Tài liệu tham khảo 28

PHẦN NỘI DUNG

Chương 1: Giới thiệu sơ lược về họp báo

1.1 Khái niệm về họp báo

Họp báo là một cuộc họp với các nhà báo được mời và một số kháchmời có liên quan đến để công bố, tuyên bố điều gì quan trọng của tổ chúchay một danh nghiệp, nhằm mục đích thông tin chính của cuộc họp sẽsược đưa đến công chúng, là một trong những hoạt động diễn ra thườngxuyên, nhằm mục tiêu loan báo các thông tin cần thiết từ một hoặc một sốchủ thể (cá nhân hoặc tổ chức) với các phương tiện truyền thông đạichúng để thông tin đó đến được với công chúng

Họp báo là một hình thức để kết nối doanh nghiệp với giới truyền thông

và cộng đồng và thông qua việc tổ chức một buổi họp báo nhằm cung cấpthông tin cho các đơn vị thông tấn, báo chí… để có thể giúp doanh nghiệpđạt được mục tiêu truyền thông của mình Thông qua đó nhằm giải quyếtcác vấn đề của doanh nghiệp trong việc:

- Tung ra sản phẩm hay dịch vụ mới

- Quảng cáo các chương trình khuyến mãi lớn

- Giới thiệu các dự án mới, thị trường mới

- Làm mới sản phẩm cũ

- Tổ chức chương trình từ thiện, gây quĩ

- Nâng cao uy tín công ty

- Giải quyết khủng hoảng

- Báo cáo tài chính, kết quả kinh doanh (Công ty cổ phần)

- Giới thiệu lãnh đạo, cấp cao…

1.2 Lợi ích của họp báo đối với doanh nghiệp.

Thông qua việc cung cấp các thông tin cần thiết cho giới truyền thôngthì họp báo là

một trong những công cụ của PR để giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu

về truyền thông của mình Cụ thể:

Cung cấp thông tin cho giới truyền thông: Đối với doanh nghiệp, bất cứhoạt động nào liên quan tới giới truyền thông đều nhằm một mục đích cuối

đó là nâng cao hình ảnh của công ty Do đó đối với bất kỳ sự kiện nào nhưtung sản phẩm mới, một chiến dịch quảng cáo, một sự kiện đều cần tiếpcận tới công chúng Do đó việc cung cấp thông tin cho giới truyền thông vàthông qua đó tiếp cận công chúng là một trong những hoạt động thườngxuyên của doanh nghiệp Và họp báo là một công cụ bắt buộc để cung cấpthông tin cho giới truyền thông

Như ta đã biết, PR là một trong các công cụ quan trọng của doanhnghiệp để có thể xây dựng hình ảnh của mình trong con mắt của côngchúng và để có thể đưa các hoạt động của mình đến với công chúng đềuphải thông qua các đơn vị truyền thông Và từ đó họp báo, là công cụ trung

gian giữa doanh nghiệp và giới truyền thông để từ đó có thể cung cấp cácthông tin cần thiết của doanh nghiệp.

1.3 Các loại họp báo.

1.3.1 Reactive press conference

Reactive press conference: Là họp báo nhằm để phản ứng lại với dưluận sau khi vấn đề xảy ra, nhằm để giải thích làm rõ, thông tin thêm chomọi người biết về sự việc

Các cuộc họp báo giải quyết khủng hoảng thường có nội dung là mờichuyên gia và trao

đổi trực tiếp với các phóng viên về vấn đề mà công ty đang gặp phải, mụcđích thường là

đính chính thông tin đảm bảo rõ ràng về thông tin cung cấp cho các nhàbáo, công chúng,

tạo niềm tin, củng cố vị trí của sản phẩm dối với công chúng

1.3.2 Proactive press conference

Proactive press conference: Là họp báo nhằm để loan tin trước khi

sự kiện được diễn ra nhằm thông báo để thu hút sự chú ý của mọi người,chuẩn bị tốt cho các chương trình, sự kiện sắp diễn ra

Nội dung của các cuộc họp báo dạng này thường là giới thiệu mụcđích, ý nghĩa, thời gian, địa điểm, nội dung của sự kiện Mục đích của cácbuổi họp báo nhằm giới thiệu

quảng bá về các sự kiện sắp tổ chức hoặc nhằm khẳng định thương hiệucông ty, PR cho

bản thân sản phẩm (nếu là họp báo về việc ra mắt sản phẩm)

1.4 Đánh giá hiệu quả của tổ chức họp báo

Như bao chiến dịch truyền thông khác, mỗi loại hình lại có những hìnhthức đánh giá riêng của nó, và họp báo cũng vậy Làm thế nào để có thểđánh giá chính xác hiệu quả

của việc họp báo là một việc thật sự không dễ dàng, nhưng ta có thể dựavào những tiêu

chí sau để có thể đánh giá được hiệu quả của việc họp báo:

- Mục đích của công ty: thông qua mục tiêu được đặt ra ban đầu là tổchức họp báo

để giải quyết vấn đề gì thì việc đạt được các chỉ tiêu trong mục tiêu là mộtthước đo quan

trọng và chuẩn xác nhất trong việc đánh giá hiệu quả họp báo

- Các giai đoạn đánh giá: bất cứ một cuộc họp báo nào cũng có các giaiđoạn thực

hiện Do đó nếu công ty chia giai đoạn thực hiện, thì cũng phải chia giaiđoạn đánh giá

Cùng với việc đạt được những kết quả tốt, việc chia giai đoạn này có thểgiúp công ty

thực hiện những việc phù hợp nếu như các hoạt động trước đó không đemlại được kết

quả như mong muốn

Xem lại các mốc thời gian khác nhau trong quá trình tổ chức họp báo vàđưa ra các điểm đánh giá tương ứng Ngoài ra, công ty phải đặt ra cácđiểm chuẩn cho quá trình đánh giá Cho dù đó là kế hoạch bán hàng, nângcao nhận thức hay tăng thời lượng đưa tin, hay thay đổi thái độ, hoặc cáctiêu chí khác nữa, thì bảng đánh giá sẽ có tính thuyết phục hơn, và tínhhiệu quả của việc họp báo được so sánh trước và sau Điều này có nghĩa

là vào thời điểm thực hiện xong cuộc họp báp, công ty phải đo lường xemcác chỉ tiêu đã hoàn được thành đến đâu

Các thước đo hiệu quả của buổi họp báo

Tần xuất xuất hiện trên báo

- Có bao nhiêu bài báo viết về nội dung cuộc họp báo?

- Giọng điệu của các bài báo này (tiêu cực hay tích cực)?

- Những tờ báo nào đã đưa tin? Đưa tin ở trang nào, phần nào? Côngchúng của họ là ai?

- Công ty có đạt được hình ảnh mong muốn không?

- Họ có lấy lại thông điệp của bạn không?

- Người phát ngôn của bạn có được dẫn lời không?

Các bài báo viết về chương trình của bạn như là nội dung chính hay chỉ lànội dung điểm qua, thêm thắt?

- Phương pháp đánh giá theo cách này rất đa dạng, công ty có thể dựcvào những

tiêu chí của mình để có thể đánh giá các báo…

Tương tác trên mạng

- Bao nhiêu người đọc bài viết về nội dung công ty muốn đưa thông tin?

- Thời gian họ lưu trên trang của công ty?

- Có trang đặc biệt nào mà họ ghé thăm nhiều nhất?

- Tỉ lệ người quay trở lại đọc trang của bạn như thế nào?

- Thông qua các comment, các liên kết ngược, v.v… và các đánh giákhách quan

của người đọc phản hồi về thông tin công ty muốn đưa ra

Các đối tượng liên quan

- Các đối tượng liên quan phản ứng như thế nào?

Đón nhận từ phía công chúng

- Bao nhiêu thư /email/cuộc điện thoại bạn đã nhận được về vấn đề này?Nhiều

hơn hay ít hơn thường lệ?

Giọng điệu của báo chí như thế nào?

- Các nhà báo đã hỏi/nói điều gì?

- Khi xác định mục tiêu cho hoạt động PR cần lưu ý:

- Mục tiêu của chương trình hoạt động công chúng gắn với mục tiêukinh doanh của doanh nghiệp

- Mục tiêu phải cụ thể và có thể đo lường được để sau này có thểđánh giá mức độ thành công của chương trình quan hệ công chúng

- Mục tiêu của chương trình PR đều nhằm tác động đến công chúng.Tùy theo mức độ tác động, mục tiêu của PR có thể là:

 Thay đổi nhận thức

 Thay đổi thái độ

 Thay đổi hành vi

Bước 2: Xác định đối tượng.

 Sau khi xác định mục tiêu, bạn cần xác định đối tượng bạn muốnnhắm đến là ai?

 Khi xác định đối tượng công chúng, bạn nên xác định doanh nghiệpcủa bạ cần phải xây dựng quan hệ tốt đẹp với ai trong những đối tượngcông chúng mà bạn liệt kê

 Khi đã xác địn được ai là đối tượng công chúng mục tiêu của bạnnên tìm hiểu rỏ những đặc điểm của họ:

Xác định thông điệp

Đặt mục

tiêu

Xác định đối tượng

Lựa chọn kênh thông tin

Đánh giá Thực

hiện

 Tuổi.

 Trình độ

 Giới tính

 Địa vị, lối sống, sở thích…

Bước 3: Xây dựng thông điệp.

 Khái niệm: thông điệp là thông tin cốt lõi nhất mà bạn muốn truyền tảiđến công chúng

 Vì thế khi xây dựng thông điệp cần lưu ý:

 Phải thể hiện nhất quán qua các kênh thông tin;

 Phải gắn với mục tiêu quan hệ công chúng mà doanh nghiệp muốnđạt được

 Để thuyết phục được đối tượng, thông điệp nên:

Nêu bật được nội dung cốt lõi

Đơn giản, tập trung

Được thể hiện một cách sáng tạo

Mang tính xác thực

Bước 4: Lựa chọn kênh thông tin.

 Lựa chọn kênh thông tin là phương tiện mà bạn cần sử dụng đểtruyền tải những thông tin, thông điệp đến với công chúng

 Khi chọn kênh thông tin bạn cần căn cứ vào:

Mục tiêu quan hệ công chúng

Đối tượng công chúng nhắm đến

Khả năng nguồn lực của doanh nghiệp,

 Có 4 kênh thông tin sau:

Phương tiện truyền thông đại chúng: họp báo, mời báo chí tham dự

Sự kiện: hội thảo, giới thiệu sản phẩm mới,

Tài liệu quan hệ công chúng: tờ rơi giới thiệu sản phẩm, bản tin công

ty, báo cáo tài chính…

Giao tiếp cá nhân: trả lời phỏng vấn báo chí, phát biểu trước côngchúng

Bước 5: Thực hiện.

Thực hiện một chương trình quan hệ công chúng cũng giống như thựchiện một công việc hay dự án, phải có kế hoạch cụ thể

 Thời gian thực hiện;

 Địa điểm thực hiện;

 Phân công nhân sự, người chịu trách nhiệm chính,…

 Tài chính, máy móc thiết bị,…

Bước 6: Đánh giá.

Thông thường chương trình PR được đánh giá dựa trên một số chỉ tiêu:

 Các tiêu chí đánh giá định lượng: số người tham gia, số người biếtđến, số bài báo, truyền hình đưa tin;

 Các tiêu chí đánh giá định tính: mức hưởng ứng của người tham gia,thái độ công chúng,

 Các tiêu chí đánh giá chi phí

1.6 Điều kiện tổ chức họp báo

1 Tổ chức, công dân muốn họp báo phải báo chước bằng văn bản chậm

nhất là hai mươi tư (24) tiếng đồng hồ trước khi họp báo cho cơ quan quản

lý Nhà nước về báo chí:

 a) Tổ chức ở Trung ương thông báo cho Bộ Văn hoá – Thông tin

(Cục báo chí);

 b) Tổ chức công dân ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thông

báo cho UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (Sở Văn hoá –Thông tin); Nội dung họp báo phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ vàmục đích của tổ chức đó

2 Việc họp báo chỉ được tổ chức khi cơ quan Quản lý Nhà nước về báo

chí đồng ý bằng

văn bản trong thời hạn chậm nhất là sáu (6) tiếng đồng hồ trước khi họpbáo

3 Bộ Văn hóa – Thông tin, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

có quyền không chấp nhận hoặc đình chỉ cuộc họp báo nếu thấy có dấuhiệu vi phạm pháp luật

4 Cơ quan, tổ chức, đoàn đại biểu, cá nhân người nước ngoài tại Việt

Nam muốn họp báo phải tuân theo các quy định về hoạt động báo chínước ngoài tại Việt Nam

1.7 Các Biện Pháp Phòng Ngừa Rủi Ro Xảy Ra Trong Họp Báo

Cũng như bất cứ một chương trình nào, họp báo cũng là một chươngtrình được thiết kế mục tiêu, kế hoạch và bàn bạc các phương án dựphòng, đồng thời không thể thiếu buổi chạy thử chương trình để chươngtrình chính thức có thể diễn ra tốt nhất và đạt được mục tiêu đề ra.Tuynhiên, vẫn rất hay xảy ra những điều không mong muốn mà bất cứ mộtnhà tổ chức nào cũng có thể gặp phải, việc xử lý các tình huống này là mộtthước đo cho sự chuyên nghiệp thực sự của doanh nghiệp và những giảipháp ấy có thể xoay chuyển được những tình thế không mong muốn theohướng có lợi cho doanh nghiệp hay không chính là một trong những yếu tốquan trọng quyết định tính thành công của buổi họp báo

 Một số giải pháp cho các tình huống như sau :

mời đến với buổi họp báo

- Đưa khách vào chỗ ngồi: Lịch sự thông báo vì lý do khách quan nênkhông thể bố trí một chỗ ngồi tốt hơn cho khách và đưa khách vào vịtrí không ảnh hưởng đến những chuẩn mực cần thiết của chương trình,nếu thật sự nắm bắt được thông tin không hay một cách chính xác (khách

là đối tác tin cậy của đối thủ cạnh tranh…), nên bố trí chỗ ngồi sao cho có

thể hạn chế nhiều nhất sự can thiệp không thiện chí của khách đếnchương trình Ngoài ra, phía doanh nghiệp có thể cho người tiếp nhữngphóng viên này nếu cần thiết

Trong suốt thời gian diễn ra chương trình: Ở những phần có sự tham giatương tác với khách mời, nếu khách không mời thật sự có những ứng xử

và can thiệp không thiện chí, điều này rõ ràng tùy thuộc vào sự linh hoạtcủa MC và chủ tọa Trường hợp xấu nhất là xảy ra những hành động quấyrối thực sự bằng hành động hoặc lời lẽ thiếu tế nhị, bảo vệ sẽ mời hoặccưỡng chế ra khỏi buổi họp báo để buổi họp báo có thể diễn ra tiếp tục,

MC xin lỗi các khách mời còn lại vì sự cố không mong muốn xảy ra và tiếptục chương trình

- Sau chương trình: Nếu có hoa hoặc quà tặng cho các khách mời, nêngiao cho nhân viên mua thêm một bộ trong thời gian chương trình chạy(nếu như phần quà tặng chuẩn bị dự phòng không đủ Nếu cần kiểm tra lạithông tin hoặc trao đổi với khách mời trực tiếp, qua email để đánh giá hiệuquả chương trình thì cũng không được bỏ qua các vị khách này

Trong trường hợp khách không mời là một nhân vật có tầm ảnh hưởng rấtlớn, rất nổi tiếng, có sức ảnh hưởng tầm quốc gia …, không hiểu lý do tạisao không được mời và tại sao đến), tiếp tân nên nhờ những lãnh đạodoanh nghiệp đón tiếp Điều này liên quan trực tiếp đến việc đào tạo độingũ tiếp tân của doanh nghiệp

2 Phóng viên quan trọng không đến tham dự buổi họp báo

Thông thường thì tình huống này ít xảy ra.Vì trước khi buổi họp báodiễn ra một hoặc hai ngày, bạn đã gọi điện nhắc nhở khách mời đến tham

dự đồng thời kiểm tra xem những ai không đến cuộc họp báo.Nhưngkhông có gì tuyệt đối ngay cả khi họ đồng ý với bạn là chắc chắn tham gia

Trong tình huống đó, ta cũng nên tìm hiểu xem nguyên do vì sao nhữngphóng viên đó đến tham dự? Vì lý do chủ quan hay khách quan, nếu là lý

do khách quan thì bạn hãy gửi nhanh chóng những thông tin trong buổihọp báo đến họ, cử nhân viên của mình đến gặp gỡ phóng viên này nhằmcung cấp và giải đáp những vấn đề mà họ chưa hiểu rõ

3 Yếu tố kĩ thuật

Để mọi việc diễn ra suôn sẻ, thành công như dự định thì phải kiểm tratrước khi vận hành trong buổi diễn tập thử và ngay lúc trước buổi họp báodiễn ra Xem xét các trang thiết bị có đầy đủ chưa? Có hoạt động haykhông? Và một vấn đề hết sức quan trọng mà bạn cần quan tâm đó chính

là “dự phòng” Bạn nghĩ sao khi rơi vào trường hợp như thế này, chuẩn bịthuyết trình thì máy tính không khởi động được hay máy chiếu gặp vấn đề.Thật là một vấn đề đau đầu phải không? Nhưng nó có thể khắc phục dễdàng nếu bạn “dự phòng” Hãy lưu nội dung bạn trình bày ở nhiều nơingoài laptop để khi gặp sự cố có cái mà thay thế Chính vì vậy để buổi họpbáo được thành công tốt đep bạn hãy chú ý đến nhiều thứ, kể cả nhữngcái nhỏ nhất

4 Yếu tố ngoại cảnh

Giả sử rằng công ty bạn tổ chức một cuộc họp báo ngoài trời nhưngkhông may là hôm diễn ra họp báo trời tự nhiên đổ mưa ? Cách giải quyếtcủa bạn như thế nào? Tất nhiên là không thể hủy cuộc họp báo đó được.Đối với những sự cố như thế này thì bạn phải nhớ xem dự báo thời tiếtxem hôm diễn ra họp báo có gặp vấn đề gì không nhưng để phòng ngừamột cách tốt nhất là luôn trang bị những vật dụng cần thiết cho mọi tìnhhuống xấu nhất

Chương 2: Tổ chức họp báo

2.1 Lập kế hoạch họp báo

Kế hoạch họp báo về: