CHỨNG TỪ KẾ TOÁN - KIEM k ê
PHƯƠNG PHÁP TIẾN HÀNH KIỂM KÊ
I TÀI KHOẢN Để có được thông tin về sự vận động, thay dổi của tìíng loại tài sản, từng loại nguồn vốn cũng như từng loại doanh thu, chi phí khác nhau của đơn vị (sau đây gọi chung là đối tượng kế toán) nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý cụ thể thì cần th iết phải sử dụng các tài khoản kế toán.
Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều liên quan đến ít nhất hai đối tượng kế toán khác nhau Việc phản ánh đồng thời sự thay đổi của các đối tượng kế toán liên quan là cần thiết để thể hiện mối quan hệ giữa chúng Điều này giúp nắm bắt trạng thái vận động và sự thay đổi, đồng thời phản ánh mối quan hệ đối ứng giữa các đối tượng kế toán.
Để thể hiện mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán trong quá trình ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, kế toán cần sử dụng tài khoản kế toán theo phương pháp ghi sổ kép Phương pháp này, còn được gọi là ghi kép, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc phản ánh các giao dịch tài chính.
Tài khoản là công cụ phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phục vụ cho việc phản ánh và giám sát một cách thường xuyên, liên tục và hệ thống tình hình biến động của từng loại tài sản và nguồn vốn.
KÊ TOÁN CÁC NGHIỆP v ụ KINH TÊ CHỦ YÊU TRONG DOANH N G H IỆ P
KẺ' TOÁN MUA BÁN HÀNG HÓA (dùng cho
CHỨNG Từ K Ế TOÁN - KIỂM KÊ
Tất cả số liệu ghi chép trong các loại sổ kế toán cần đảm bảo tính pháp lý, yêu cầu phải được xác minh tính hợp pháp và hợp lệ theo các hình thức mà nhà nước quy định Các hình thức này bao gồm các loại chứng từ mà các đơn vị sử dụng trong hoạt động của mình, có thể mang tính bắt buộc hoặc hướng dẫn.
1 Khái niệm chứng từ k ế toán và tác dụng của chứng từng kê toán
Căn cứ vào Điều 1 của chế độ chứng từ ban hành theo
QĐ sô" 186 ngày 14-3-1995 của Bộ Tài chính thì chứng từ kê toán được định nghĩa như sau:
Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thànhằ
Theo khoản 7 Điều 4 của Luật Kế toán, chứng từ kế toán được định nghĩa là các giấy tờ và vật thể chứa thông tin phản ánh các giao dịch kinh tế, tài chính đã phát sinh và hoàn tất, từ đó làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
Chứng từ kế toán là các giấy tờ được in theo mẫu quy định, dùng để ghi chép nội dung của các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và hoàn thành trong hoạt động của đơn vị.
s ổ KẾ TOÁN - KỸ THUẬT GHI s ổ , SỬA SỔ KẺ TOÁN VÀ CÁC HÌNH THỨC KÊ TOÁN
SỔ KẾ TOÁN
Để theo dõi liên tục và có hệ thống sự biến động của các loại tài sản, nguồn vốn và quy trình sản xuất kinh doanh, kế toán cần sử dụng một hệ thống sổ kế toán đa dạng, bao gồm nhiều loại sổ khác nhau.
Sổ kế toán là các tài liệu có cấu trúc phản ánh nội dung và yêu cầu cần thiết để xác định và cung cấp các chỉ tiêu phục vụ cho công tác quản lý và lập báo cáo kế toán Mẫu sổ kế toán cần bao gồm các cột có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và thể hiện rõ mối liên hệ với các loại sổ khác có liên quan.
Xây dựng hệ thống sổ kế toán khoa học giúp tổng hợp số liệu kịp thời và chính xác, tiết kiệm thời gian công tác Các chứng từ kế toán hợp lệ là căn cứ ghi vào sổ, trong khi số liệu phản ánh trong sổ là cơ sở để tính toán và lập báo cáo kế toán.
Sổ kế toán bao gồm nhiều loại khác nhau, có thể phân loại sô kế toán theo các tiêu thức sau:
T h e o p h ư ơ n g p h á p g h i c h é p thì sổ kế toán được chia thành 3 loại:
- Số g h i theo th ứ tự thời gian p h á t sinh (sổ n h ậ t kỷ):
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ nhật ký quỹ.
Sổ ghi theo hệ thống là loại sổ được phân loại dựa trên tài khoản tổng hợp hoặc chi tiết, bao gồm sổ cái và các sổ chi tiết.
NỘI DUNG TÀI KHOẢN ĐỐI ỨNG
Sổ liền hợp là một loại sổ kết hợp giữa ghi chép theo thời gian và ghi chép theo hệ thống Loại sổ này bao gồm sổ nhật ký, sổ cái và các nhật ký chứng từ, giúp quản lý và theo dõi thông tin một cách hiệu quả.
Chứng từ Nội dung Số phát sinh
T h e o m ứ c d ộ k h á i q u á t c ủ a n ộ i d u n g p h ả n á n h thì sô kế toán được chia làm 3 loại:
Sổ kế toán tổng hợp là công cụ quan trọng để phản ánh các loại tài sản, nguồn vốn và quy trình sản xuất kinh doanh Các loại sổ trong nhóm này bao gồm sổ cái, sổ nhật ký - sổ cái và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, giúp quản lý và theo dõi các giao dịch tài chính một cách hiệu quả.
Sổ kế toán chi tiết là công cụ dùng để ghi chép và phân tích nội dung cũng như số tiền đã được phản ánh trong các sổ kế toán tổng hợp, nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý cụ thể Loại sổ này bao gồm nhiều loại sổ hoặc thẻ chi tiết khác nhau.
Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết là công cụ quan trọng để phản ánh tổng quát từng loại tài sản và nguồn vốn, đồng thời thể hiện các bộ phận cấu thành bên trong của tài sản và nguồn vốn cũng như quá trình sản xuất kinh doanh Các loại sổ này bao gồm nhiều dạng sổ cái khác nhau, giúp quản lý và theo dõi tình hình tài chính hiệu quả.
Theo hình thức câu trúc (hoặc k iểu bô trí m ẫu sô) thì sổ kế toán được chia làm 4 loại:,
Sổ đối chiếu kiểu 2 bên là loại sổ có cấu trúc cân đối, phản ánh hai mặt đối lập (tăng, giảm) của từng tài sản hoặc nguồn vốn Loại sổ này bao gồm các sổ cái dùng để tổng hợp thông tin tài chính.
Sổ đôi chiếu kiểu 2 bên có mẫu như sau:
Nội dung Số tiền Chứng từ
Sổ kiểu một bên là loại sổ kế toán có hai cột, dùng để phản ánh hai mặt đối lập của từng tài sản và nguồn vốn Tất cả thông tin được bố trí nằm một bên của trang sổ, bao gồm cả các loại sổ cái trong kế toán tổng hợp.
Sổ kiểu một bên có mẫu đã được giới thiệu ớ phần phân loại sổ kế toán theo phương pháp ghi chép (sổ cái, tài khoản
Sổ kiể u nhiều cột là công cụ kế toán quan trọng, được sử dụng để tổng hợp và chi tiết hóa thông tin cho từng tài sản, nguồn vốn hoặc quá trình sản xuất kinh doanh Loại sổ này bao gồm sổ cái và các sổ chi tiết, giúp quản lý tài chính hiệu quả hơn.
Sổ nhiều cột có mẫu như sau:
Nội dung GHI Nộ GHI CÓ
Số Ngày Khoản mục Khoản mục Cõng nợ
Sổ kiểu bàn cờ là loại sổ dùng để phản ánh quan hệ đối ứng giữa các tài khoản liên quan hoặc mối quan hệ giữa hai cách phân loại khác nhau của một đối tượng, chẳng hạn như khoản mục chi phí và địa điểm phát sinh Loại sổ này bao gồm một số sổ cái và các loại sổ chi tiết để theo dõi chi phí hiệu quả.
Sau đây giới thiệu mẫu số kiểu bàn cờ phản ánh tình hình chi phí
Phân xưởng 1 Phân xưởng II Tổng cộng
Tiền lương CN sản xuất
T h eo h ìn h th ứ c tổ c h ứ c s ổ thì sổ kế toán được chia làm
Sổ đóng thành quyển là loại sổ có nhiều trang được đánh số liên tục và đóng thành tập Trên trang đầu hoặc cuối của sổ cần ghi rõ tổng số trang, kèm theo chữ ký của kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị để xác nhận Ngoài ra, giữa hai trang sổ phải có dấu giáp lai.
Sổ tờ rời là loại sổ gồm nhiều tờ riêng lẻ, được kẹp trong bì cứng hoặc hộp cứng theo thứ tự nhất định, giúp dễ dàng bảo quản và sử dụng cho việc ghi chép, kiểm tra và đối chiếu Nếu các tờ sổ được làm từ giấy cứng, chúng sẽ được gọi là thẻ Việc sử dụng sổ tờ rời cần phải được đăng ký chặt chẽ và mỗi trang sổ phải có chữ ký của kế toán trưởng.
Các loại sổ quan trọng như sổ quỹ và sổ cái thường được sử dụng dưới dạng quyển, trong khi các loại sổ chi tiết và bảng kê thường được sử dụng dưới dạng tờ rời.
KỸ THUẬT GHI SỔ, SỬA s ổ KẾ T O Á N
Vào đầu năm, doanh nghiệp cần mở sổ kế toán theo đúng danh mục các loại sổ của năm đó, đảm bảo phù hợp với các khoản mục ghi trên bảng cân đối kế toán tính đến ngày 31-12 của năm trước.
Số dư đầu năm trong các sổ kế toán được căn cứ vào bảng CĐKT được lập vào cuối năm trước để ghi. b) Ghi sổ
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi vào sổ kế toán nhất th iết phải căn cứ vào chứng từ kế toán hợp lệ.
Ghi sổ kế toán cần sử dụng mực chất lượng cao, đảm bảo không phai mờ và không nhòe Không được ghi sổ xen kẽ hoặc chồng lên nhau, và tuyệt đối không sử dụng tẩy Các dòng không có số liệu phải được gạch ngang để ngăn ngừa việc ghi thêm một cách tự ý.
Nguyên tắc sửa sổ yêu cầu mọi sai sót ghi chép phải được khắc phục ngay khi phát hiện Việc sửa chữa không được làm mất đi các sổ đã ghi sai Tùy thuộc vào từng loại sai sót, cần áp dụng các phương pháp sửa sổ phù hợp để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong ghi chép.
- Gạch số sai dùng bằng mực đỏ.
- Ghi lại sô" đúng bằng mực thường ở trên sô" ghi sai.
- Người chỉnh sổ và kế toán trưởng phải ký xác nhận:
Phương pháp ghi sổ bổ sung là cách điều chỉnh khi phát hiện ghi sót hoặc khi số ghi sai nhỏ hơn số ghi đúng Để khắc phục, cần thực hiện thêm một định khoản tương ứng với số ghi sót hoặc với số chênh lệch giữa số đúng và số sai.
+ Phương pháp số ghi âm: áp dụng trong các trường hợp l ẵ Số ghi sai lớn hơn sô' ghi đúng
2 Ghi trùng hai lần nghiệp vụ kinh tế.
3 Ghi sai quan hệ đôi ứng tài khoản.
Trong trường hợp (1) và (2), việc sửa chữa được thực hiện bằng cách ghi thêm một định khoản bằng mực đỏ, tương đương với số âm, hoặc có thể sử dụng mực thường nhưng phải nằm trong ngoặc đơn Số tiền ghi thêm này phải đúng bằng chênh lệch giữa số sai và số đúng, hoặc bằng số tiền ghi trùng.
Trường hợp (3) dùng mực đỏ ghi lại định khoản đã ghi sai (tức xóa bút toán sai) sau đó ghi lại định khoản đúng bằng mực thường.
Ghi chúỉ Sửa chữa sai sót theo phương pháp ghi bổ sung và ghi số âm đều phải lập chứng từ sửa chữa sai sót. d) Khóa sổ:
Để xác định số dư cuối kỳ của tài khoản trong sổ kế toán, cần cộng sổ phát sinh bên Nợ và bên Có Tất cả các sổ kế toán phải được khóa sổ định kỳ vào ngày cuối tháng, trong khi sổ quỹ tiền mặt yêu cầu khóa sổ hàng ngày.
T ổ CHỨC KẾ TOÁN VÀ KIEM t r a KÊ TOÁN
TỔ CHỨC KẾ TOÁN
Tổ chức kế toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu quả quản lý Việc tổ chức kế toán phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý cụ thể là cần thiết để đạt được mục tiêu này.
Tổ chức kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin và kiểm tra tình hình hoạt động của doanh nghiệp một cách thường xuyên và hiệu quả Nó không chỉ đơn thuần là một bộ phận quản lý mà còn thể hiện tính nghệ thuật trong việc xác lập các yếu tố, điều kiện và mối liên hệ ảnh hưởng đến hoạt động kế toán Điều này đảm bảo rằng kế toán có thể phát huy tối đa các chức năng vốn có, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Tổ chức kế toán doanh nghiệp trong cơ chế thị trường cần tuân thủ các nguyên tắc khoa học tổ chức, đồng thời phải phù hợp với đặc thù của hạch toán kế toán Đây không chỉ là một môn khoa học mà còn là nghệ thuật ứng dụng, giúp đảm bảo tính linh hoạt, hiệu quả và đồng bộ trong tổ chức Mục tiêu cuối cùng là tăng cường hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
TỔ chức kế toán bao gồm những nội dung sau đây:
- TỔ chức vận dụng các chính sách, chê độ thể lệ về kê toán được quy định, các nguyên tắc và chuẩn mực kê toán được thừa nhận.
- Tổ chức hệ thông chứng từ, sổ sách, báo cáo kê toán.
- Tổ chức vận dụng các phương pháp hạch toán để tập hợp phân loại, xử lý và tổng hợp, các thông tin cần thiết.
- Tổ chức bộ máy kế toán.
- Tổ chức trang bị các phương tiện, thiết bị tính toán.
- Tổ chức kiểm tra kế toán (hoặc kiểm toán).
1 Tổ chức vận dụng các chính sách, c h ế độ, th ể lệ về k ế toán
Việc tổ chức và áp dụng các chính sách, chế độ, thể lệ kế toán theo quy định và các nguyên tắc kế toán được công nhận là rất quan trọng để xác định chính sách kế toán trong doanh nghiệp Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định chung và vận dụng chúng một cách phù hợp với điều kiện cụ thể của mình, bao gồm việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần đề ra những phương pháp cụ thể mà kế toán phải thực hiện một cách nhất quán trong quá trình cung cấp thông tin.
2 Tổ chức hệ th ốn g chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán:
Công tác kế toán bao gồm ba giai đoạn cơ bản: lập chứng từ, ghi sổ và lập báo cáo kế toán Việc tổ chức hệ thống chứng từ cần phù hợp với tính đa dạng của nghiệp vụ kinh tế, đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp, đồng thời luân chuyển chứng từ một cách hợp lý để duy trì nguồn thông tin quan trọng Hệ thống sổ kế toán phải được thiết kế theo hình thức phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý, giúp phân loại và tổng hợp thông tin một cách nhanh chóng và chính xác Dựa vào số liệu trên sổ kế toán, các báo cáo tài chính và báo cáo nội bộ được lập để thể hiện kết quả công tác kế toán Cuối cùng, hệ thống báo cáo cần phản ánh toàn diện hoạt động của đơn vị, đáp ứng nhu cầu thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau, từ đó đánh giá chất lượng công tác kế toán.
Để thực hiện công tác kế toán hiệu quả, các doanh nghiệp cần vận dụng đồng thời các phương pháp như chứng từ kế toán, tài khoản ghi sổ kép, tính giá và tổng hợp cần đối kế toán Việc áp dụng các phương pháp này phù hợp với điều kiện thực tế của từng doanh nghiệp không chỉ giúp hạch toán các nội dung cụ thể mà còn đảm bảo tuân thủ chính sách kế toán Điều này cung cấp thông tin cần thiết và được chấp nhận, thể hiện trình độ chuyên môn và nghệ thuật ứng dụng trong lĩnh vực kế toán Như một định nghĩa nổi tiếng đã nói, "Kế toán là ngôn ngữ của kinh doanh".
Thông tin kế toán cần được cung cấp từ các phương pháp khoa học, được áp dụng phù hợp với môi trường và điều kiện kinh doanh Để một câu nói có thể được hiểu đúng, nó phải chứa đủ các yếu tố cấu thành và nội dung phải phù hợp với trình độ nhận thức của người nhận.
Tổ chức vận dụng các phương pháp hạch toán hoàn toàn có ý nghĩa như vậy.
4 Tổ chức bộ m áy kê toán:
Vấn đề nhân sự để thực hiện công tác kế toán có ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong tổ chức kế toán của doanh nghiệp.
Tổ chức nhân sự hiệu quả nhằm phát huy tối đa sở trường của từng cá nhân và tạo ảnh hưởng tích cực đến các bộ phận liên quan là mục tiêu chính của bộ máy kế toán.
Tổ chức bộ máy kế toán cần được xây dựng dựa trên quy mô, đặc điểm sản xuất và quản lý, cùng với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Nội dung chính của tổ chức bộ máy kế toán bao gồm việc thiết lập hệ thống kế toán phù hợp, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc quản lý tài chính.
Hình thức tổ chức, phân công phân nhiệm, kế hoạch công tác và vai trò của kê toán trưởng.
Tổ chức bộ máy của doanh nghiệp được thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm của tổ chức sản xuất và quản lý.
Tổ chức kế toán theo hình thức tập trung, trong đó toàn bộ công việc ghi chép và tổng hợp được thực hiện tại phòng kế toán của doanh nghiệp Các bộ phận khác chỉ thực hiện nhiệm vụ báo cáo số liệu.
Hình thức tổ chức phân tán trong hạch toán cho phép các bộ phận đảm nhận hầu hết công việc, trong khi phòng kế toán chỉ tập trung vào việc tổng hợp thông tin về tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp Một số bộ phận có thể được giao nhiệm vụ hạch toán một số mặt nhất định, trong khi phòng kế toán sẽ xử lý các nội dung chung và lập báo cáo tổng hợp Phương pháp này rất phổ biến ở các doanh nghiệp lớn với nhiều bộ phận hoạt động trên các địa bàn khác nhau.
Nội dung hạch toán tại doanh nghiệp bao gồm nhiều phần hành cụ thể, được phân công cho nhiều người thực hiện dưới sự điều khiển của kế toán trưởng Mỗi người đảm nhận những phần hành nhất định, và do có mối liên hệ chặt chẽ giữa các phần hành kế toán, việc phân công cần đảm bảo tính khoa học và sự tương tác lẫn nhau để thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ kế toán của doanh nghiệp.
Xây dựng kế hoạch công tác là yếu tố then chốt giúp đảm bảo sự thực hiện suôn sẻ các phần hành kế toán Qua đó, kế hoạch này cho phép kiểm tra tiến độ thực hiện, điều chỉnh và phối hợp công việc một cách nhanh chóng, từ đó nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán.
Kế toán trưởng là chức danh nghề nghiệp do nhà nước quy định, có trách nhiệm tổ chức và điều hành toàn bộ công tác hạch toán trong doanh nghiệp Với vai trò quan trọng trong công tác quản lý, kế toán trưởng không chỉ là người tham mưu mà còn là người kiểm tra và giám sát các hoạt động tài chính của doanh nghiệp Thực hiện tốt vai trò này giúp bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả và thực hiện đúng các chức năng của kế toán.
5 Tổ chức trang bị các phương tiện, th iết bị tính toán:
