Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty cổ phần vận tải biển container thái bình dương

6 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT – NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN .... Quản trị quy trình giao nhận hàng hó

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI

BIỂN CONTAINER THÁI BÌNH DƯƠNG

Giảng viên hướng dẫn: Sinh viên thực hiện:

LỜI CAM ĐOAN

Em Chu Thị Nguyệt Hằng xin cam đoan rằng đề tài khóa luận tốt nghiệp

“Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty

Cổ phần Vận tải biển Container Thái Bình Dương” là một sản phẩm em đã nỗ lực

nghiên cứu và xây dựng trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Vận tải biển Container Thái Bình Dương dưới sự hướng dẫn của Th.S Vũ Anh Tuấn

Trong quá trình xây dựng và hoàn thiện đề tài khóa luận tốt nghiệp có sự tham khảo của một số tài liệu có nguồn gốc rõ ràng dưới sự hướng dẫn và gợi ý của giảng viên hướng dẫn Tất cả số liệu, kết quả trong bài đều do em tự thu thập và thống kê theo giấy tờ, sổ sách từ phòng Kế toán – tài chính của Công ty Tuyệt đối không có

sự sao chép từ bất cứ tài liệu nào Một lần nữa, em xin cam đoan về tính chính xác

và duy nhất của các số liệu, nội dung được đề cập trong đề tài nghiên cứu do em thực hiện

Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính trung thực của nội dung, số liệu trong đề tài của mình

Hà Nội, ngày 27 tháng 04 năm 2023

Sinh viên thực hiện

Chu Thị Nguyệt Hằng

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình học tập tại trường Đại học Thương mại cũng như thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Vận tải biển Container Thái Bình Dương, em đã được các thầy cô trong khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế và Ban giám đốc cùng các anh chị nhân viên trong Công ty đã giúp đỡ em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp

Vì vậy, em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế - Trường Đại học Thương Mại đã tận tình chỉ dạy em những kiến thức cơ bản và hữu ích trong công việc thực tế tại nơi em thực tập cũng như trong quá trình nghiên cứu, phân tích và viết khóa luận Em xin gửi lời cảm ơn đặc biệt tới Th.S

Vũ Anh Tuấn – người thầy đã hết lòng giúp đỡ, trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành khóa luận này

Qua đây, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo cùng các anh chị nhân viên trong Công ty Cổ phần Vận tải biển Container Thái Bình Dương đã tạo điều kiện và giúp đỡ nhiệt tình cho em thực tập tại Công ty cũng như hỗ trợ cho em những tài liệu và thông tin thực tế để em hoàn thành khóa luận một cách tốt nhất

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 27 tháng 04 năm 2023

Sinh viên thực hiện

Chu Thị Nguyệt Hằng

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ vi

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vii

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 2

1.3 Mục tiêu nghiên cứu 3

1.4 Đối tượng nghiên cứu 4

1.5 Phạm vi nghiên cứu: 4

1.6 Phương pháp nghiên cứu 5

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 5

1.6.2 Phương pháp xử lý dữ liệu 6

1.7 Kết cấu khóa luận 6

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT – NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN 7

2.1 Khái quát về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất – nhập khẩu bằng đường hàng không 7

2.1.1 Khái niệm giao nhận hàng hóa quốc tế 7

2.1.2 Đặc điểm, vai trò và phân loại dịch vụ giao nhận hàng hóa 8

2.1.3 Ưu – nhược điểm của giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không……… 11

2.2 Quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại doanh nghiệp giao nhận vận chuyển 12

2.2.1 Khái niệm và vai trò của hoạt động quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất - nhập khẩu bằng đường hàng không 12

2.2.1.2 Vai trò 13

2.2.2 Nội dung hoạt động quản trị quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu

bằng đường không tại doanh nghiệp giao nhận vận chuyển 14

2.2.2.1 Lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không 14

2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến việc quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng phương thức vận chuyển đường hàng không 20

2.3.1 Các yếu tố khách quan 20

2.3.2 Các yếu tố chủ quan 24

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI BIỂN CONTAINER THÁI BÌNH DƯƠNG 27

3.1 Giới thiệu khái quát về công ty 27

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 28

3.1.2 Lĩnh vực kinh doanh 28

3.1.3 Cơ cấu tổ chức công ty 29

3.1.4 Cơ sở vật chất của công ty 30

3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Vận tải biển Container Thái Bình Dương (giai đoạn 2020 – Quý I/2023) 32

3.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh chung của công ty 32

3.2.2 Kết quả kinh doanh dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không ……… 34

3.3 Phân tích thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty 36

3.3.1 Lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty Cổ phần Vận tải biển Container Thái Bình Dương 36

3.3.2 Tổ chức nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty 37

3.3.3 Giám sát quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty ……… 48

3.3.4 Điều hành quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng phương thức vận chuyển đường hàng không của Công ty 49

3.4 Đánh giá hoạt động quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Vận tải biển Container Thái Bình Dương 50

3.4.1 Thành tựu 50

3.4.2 Hạn chế 52

3.4.3 Nguyên nhân của hạn chế 53

3.4.3.2 Nguyên nhân khách quan 53

CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI BIỂN CONTAINER THÁI BÌNH DƯƠNG 55 4.1 Định hướng phát triển hoạt động quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty CP Vận tải biển Container Thái Bình Dương…… 55

4.1.1 Triển vọng ngành vận tải hàng hóa hàng không 55

4.1.2 Định hướng phát triển của công ty trong hoạt động quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không 56

4.2 Đề xuất giải pháp hoàn thiện quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Vận tải biển Container Thái Bình Dương 57

4.2.1 Giải pháp về con người 57

4.2.2 Giải pháp hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ 58

4.2.3 Giải pháp hoàn thiện công tác làm thủ tục hải quan 59

4.2.4 Giải pháp hoàn thiện công tác kiểm tra hàng 60

4.2.5 Giải pháp hoàn thiện công tác nhận hàng 60

4.2.6 Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ 61

4.2.7 Đầu tư hiện đại hóa trang thiết bị, phương tiện phục vụ công tác giao nhận hàng hóa 62

4.3 Kiến nghị 62

4.3.1 Đối với doanh nghiệp 62

4.3.2 Kiến nghị đối với Nhà nước, Chính phủ, Hiệp hội giao nhận 63

4.3.3 Kiến nghị với cơ quan hải quan 64

KẾT LUẬN 65

TÀI LIỆU THAM KHẢO 66

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN 67

PHỤ LỤC 68

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ khái quát quy trình nhập khẩu hàng hóa 15

Sơ đồ 2.2: Mô hình điều hành quá trình giao nhận hàng hóa quốc tế 19 Bảng 3.1 Thông tin cơ bản của Công ty Cổ phần Vận tải biển Container Thái Bình Dương …… 27

Sơ đồ 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Vận tải biển Container Thái Bình Dương 29 Hình 3.1 Văn phòng làm việc tại Trụ sở chính – Hà Nội 30 Hình 3.2 Nhà kho tại TP Hồ Chí Minh 31 Bảng 3.2 Kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần Vận tải biển Container Thái Bình Dương giai đoạn 2020 – Quý I/2023 32 Biểu đồ 3.1 Biểu đồ tỷ trọng các mặt hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của PCL – Quý I/2023 35 Bảng 3.4 Doanh thu từ hoạt động kinh doanh nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Công ty CP Vận tải biển Container Thái Bình Dương giai đoạn

2020 – Quý I/2023 35

Sơ đồ 3.2: Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty Cổ phần Vận tải biển Container Thái Bình Dương 38

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Nghĩa tiếng anh Nghĩa tiếng việt

1 PCL Pacific Container Lines Công ty Cổ phần Vận tải biển

Container Thái Bình Dương

2 FIATA International Federation

of Freight Forwarders Associations

Liên đoàn các Hiệp hội giao nhận vận tải quốc tế

Nhân viên vận hành cước quốc tế

14 ETA Estimated Time of Arrival Thông tin về chuyến bay và ngày

bay dự kiến

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong bối cảnh nền kinh tế mở cửa thị trưởng như hiện nay, các quốc gia không ngừng tăng cường hợp tác quốc tế, biểu hiện bằng việc tham gia các tổ chức kinh tế quốc tế, các hiệp định thương mại song phương và đa phương, Đến nay, Việt Nam đã có quan hệ hữu nghị hợp tác với 189 quốc gia, trong đó 17 nước đối tác chiến lược và 13 nước đối tác toàn diện; có quan hệ kinh tế với hơn 230 nền kinh tế, đã kỷ 15 hiệp định thương mại tự do (FTA), trong đó có các FTA thế hệ mới Điều đó đã thúc đẩy, tạo điều kiện thuận lợi cho lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa phát triển thông qua các thỏa thuận dỡ bỏ hàng rào thuế quan và phi thuế quan

Từ đó kéo theo sự phát triển của các ngành phục vụ hoạt động xuất nhập khẩu, mà điển hình là dịch vụ giao nhận và vận tải

Về lĩnh vực giao nhận, có các hình thức giao nhận khác nhau nhau như giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển, đường bộ, đường hàng không Có thể thấy rằng các dịch vụ giao nhận, vận tải hàng hóa quốc tế, đặc biệt về mặt nhập khẩu đang trên đà phát triển cả bề rộng lẫn bề sâu, ngày càng có những đóng góp lớn hơn trong việc tạo ra giá trị gia tăng cao hơn cho các công ty có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa, bằng chứng từ việc được cung cấp các dịch vụ đa dạng, nhanh chóng, toàn diện và không ngừng tối ưu hóa chi phí Đặc biệt, nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không đang được quan tâm hơn bao giờ hết bởi nó tiết kiệm được thời gian và đảm bảo chất lượng của hàng hóa nhập khẩu Tuy nhiên, trong quy trình vận chuyển còn gặp một số khó khăn như khâu chuẩn bị giấy tờ hàng hóa còn xảy ra sai sót và chậm trễ, việc tiếp cận nhiều bên như hãng hàng không, khách hàng, giấy phép, còn khá phức tạp Điều này sẽ dẫn đến việc làm gián đoạn quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp, ảnh hưởng đến doanh thu và tiến độ cũng như lòng tin tưởng từ khách hàng

Công ty Cổ phần Vận tải Biển Container Thái Bình Dương (PCL) là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và đang ngày một chú trọng đến phát triển vận tải bằng đường hàng không và cũng đang gặp một số khó khăn trong quá trình quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu Để khắc phục và làm tốt được quá trình này cần phải đánh giá tổng quát và đánh giá cụ thể

từng khâu cũng như phân tích, quan sát để đưa ra biện pháp tốt nhất, để giảm thiểu rủi ro xảy ra cũng như tăng doanh thu cho doanh nghiệp

Trước tình hình đó, Công ty Cổ phần Vận tải Biển Container Thái Bình Dương (PCL) đang từng bước hoàn thiện và củng cố hoạt động kinh doanh của mình Qua việc tìm hiểu về quy trình vận tải quốc tế bằng đường hàng không và nghiên cứu quy trình xử lý bộ chứng từ để phục vụ cho quá trình thực tập, cũng như việc tiếp thu và học hỏi được nhiều điều mới về lĩnh vực vận tải hàng không thông qua quá trình tiếp xúc với những chuyên viên trực tiếp phụ trách các giai đoạn trong quy trình trên, phát hiện đề tài này phù hợp với khả năng của mình, vì vậy tôi đã lựa

chọn đề tài: “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không

tại Công ty Cổ phần Vận tải Biển Container Thái Bình Dương” để nghiên cứu

Từ đó, hoạch định định hướng phát triển và đề xuất ra một số giải pháp nhằm khắc phục các hạn chế và nâng cao năng lực trong quy trình nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Quy trình nhận hàng nhập khẩu quốc tế là một trong những vấn đề được lựa chọn làm đề tài nghiên cứu khá nhiều trong những năm gần đây do tầm quan trọng cũng như sự cần thiết đối với các công ty có hoạt động nhập khẩu Đã có một số công trình nghiên cứu của sinh viên các trường Đại học theo hướng đề tài này, dưới đây là một số đề tài tương tự:

 Lã Thị Nga (năm 2021), đề tài: “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Logistics ASG” – Khóa luận tốt nghiệp – Đại học Thương Mại Với đề tài này, tác giả tập trung nghiên cứu các hoạt động trong quy trình nhập khẩu hàng hóa của công ty, đánh giá hoạt động của công

ty trong những năm gần đây, qua đó đưa ra đánh giá lợi thế, hạn chế của doanh nghiệp cùng những thiếu sót trong quy trình quản trị Từ đó, tìm ra nguyên nhân và

đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

 Nguyễn Thị Trang (năm 2021) với đề tài: “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Ken Logistics” – Khóa luận tốt nghiệp – Đại học Thương Mại Với đề tài này, tác giả khai khác nội dung tập trung vào thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không

từ đó đưa ra định hướng phát triển nhân cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không

 Bùi Thị Thúy Điệp (năm 2021) với đề tài: “Phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Vận chuyển ATM Global " - Khóa luận tốt nghiệp - Đại học Thương Mại Với đề tài này tập trung vào việc nâng cao và phát triển các dịch vụ giao nhận và đưa ra các biện pháp nhằm phát triển dịch vụ giao nhận bằng đường biển

 Nguyễn Thị Thùy Trang (năm 2019) với đề tài: “Quy Trình Giao Nhận Hàng Hóa Nhập Khẩu Bằng Đường Hàng Không Tại Công Ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Giai Điệu” - Khóa luận tốt nghiệp – Cao đẳng Tài chính - Hải quan Với đề tài này, nội dung đi vào khai thác quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty, đánh giá những thành công và hạn chế mà công ty đạt được để từ đó đưa ra các giải pháp khắc phục hạn chế

 Nguyễn Thị Thanh (năm 2019) với đề tài: “Nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần giao nhận Vận Tải Vàng - Goldtrans” - Khóa luận tốt nghiệp - Đại học Thương Mại Với

đề tài này tập trung vào việc phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ giao nhận và đưa ra các biện pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận bằng đường biển

Nhìn chung, các công trình nghiên cứu đã chỉ ra ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân để đưa ra các giải pháp hoàn thiện cho doanh nghiệp Với đề tài của mình, tôi nghiên cứu các hoạt động trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không của công ty, đánh giá hoạt động của công ty trong những năm gần đây, đánh giá lợi thế và những bước hạn chế, thừa thãi của doanh nghiệp cùng những thiếu sót trong việc quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu của công ty Từ đó nêu lên định hướng phát triển và bổ sung những bước cải tiến để phát triển hoàn thiện quy trình nhập khẩu bằng đường hàng không, nhằm phát huy tối đa thế mạnh của công ty, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường

1.3 Mục tiêu nghiên cứu

 Hệ thống được các vấn đề lý thuyết cơ bản về giao nhận, quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không Hoàn thiện chương trình đào tạo của

trường trong việc ứng dụng lý thuyết để tiếp cận và giải quyết các vấn đề thực tế trong môi trường doanh nghiệp;

 Tìm hiểu chung về Công ty Cổ phần Vận tải Biển Container Thái Bình Dương (PCL) và nghiên cứu những vấn đề cốt lõi của quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty

 Phân tích, đưa ra nhận định về những điểm mạnh cũng như những vấn đề cần khắc phục trong nghiệp vụ quản trị quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần Vận tải Biển Container Thái Bình Dương (PCL)

 Dựa trên cơ sở nghiên cứu thực tiễn về thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu đường hàng không tại Công ty Cổ phần Vận tải biển Container Thái Bình Dương, định hướng phát triển và đề xuất một số giải pháp khả thi, đi sát với thực tiễn hơn đối với Công ty Đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của PCL, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động, nâng cao khả năng cạnh tranh cho Công ty

1.4 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không và công tác quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng

không tại Công ty Cổ phần Vận tải biển Container Thái Bình Dương

1.5 Phạm vi nghiên cứu:

 Nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu về quy trình nhập hàng bằng đường

hàng không, nghiệp vụ quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu của Công ty Cổ phần Vận tải Biển Container Thái Bình Dương (PCL) nhằm định hướng phát triển

và đề xuất các bước cải tiến để phát triển hoàn thiện quy trình nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty

 Thời gian: Giai đoạn 2020 – tháng 03/2023

 Không gian: Tại Công ty Cổ phần Vận tải Biển Container Thái Bình Dương

(PCL) Địa chỉ: Tầng 15 Tòa tháp Hòa Bình, 106 Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy, Hà Nội

1.6 Phương pháp nghiên cứu

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

1.6.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Dữ liệu sơ cấp được thu thập bằng phương pháp quan sát thực tế thông qua quá trình thực tập tìm hiểu, làm việc tiếp xúc trực tiếp và phỏng vấn cán bộ nhân viên công ty đánh giá về chất lượng hoạt động cung cấp dịch vụ giao hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại phòng kinh doanh của công ty

Quan sát hoạt động, kinh doanh thường ngày ở doanh nghiệp, cách thức luân chuyển thông tin, cách thức tiếp cận và làm việc với khách hàng

Tham gia họp và thảo luận trực tiếp với các cán bộ trưởng phòng phụ trách các phòng ban có liên quan đến quy trình giao nhận như trưởng phòng Kinh doanh (sales + CS), trưởng phòng OPS, trưởng phòng Kiểm toán nội bộ

Phát phiếu điều tra lấy ý kiến trực tiếp của nhân viên công ty về mức độ thực hiện và hiệu quả của việc thực hiện đó qua các giai đoạn trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không tại PCL

1.6.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Nguồn dữ liệu này được thu thập chủ yếu từ các nguồn sau:

Thứ nhất là dữ liệu tại thư viện của trường Đại học Thương mại, gồm: Các bài

giảng nghiệp vụ hải quan, các giáo trình tài liệu và các bài luận văn nghiên cứu các chuyên đề về giao nhận vận tải

Thứ hai là nguồn dữ liệu từ nội bộ Công ty Cổ phần Vận tải Biển Container

Thái Bình Dương (PCL) như: các báo cáo tài chính; thuyết minh báo cáo tài chính; báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; báo cáo của phòng xuất nhập khẩu trong giai đoạn từ 2020 – 2022

Thứ ba là dữ liệu thu tập thông qua việc tìm kiếm trên internet: gồm các trang

web về vận tải đường hàng không, nhập khẩu hàng hóa, quy định thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu; các văn bản luật và nghị định được Quốc Hội, Chính phủ ban hành,…

1.6.2 Phương pháp xử lý dữ liệu

 Phương pháp thống kê

Phương pháp thống kê là phương pháp thu thập, phân loại thông tin và số liệu nhằm mục đích đánh giá tổng quát về một mặt nào đó của đối tượng nghiên cứu Trong phạm vi khóa luận này, phương pháp trên được sử dụng để đánh giá về thực trạng công tác quản trị quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Vận tải biển Container Thái Bình Dương tại Hà Nội thông qua các dữ liệu được thu thập từ tài liệu nội bộ của chi nhánh Công ty giai đoạn 2020 – T3/2023

 Phương pháp phân tích

Phương pháp phân tích là cách thức sử dụng quá trình tư duy logic để nghiên cứu và so sánh các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu thống kê được từ tài liệu nội bộ về hiệu quả hoạt động của chi nhánh, qua đó đánh giá thực trạng về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại chi nhánh công ty, góp phần đánh giá tính hợp lý hoặc không hợp lý của các dữ liệu này

 Phương pháp tổng hợp

Tổng hợp lại những phân tích và so sánh để đưa ra những nhận xét và đánh giá

về thực trạng về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu của Công ty Từ đó đưa ra các đề xuất và biện pháp nhằm hoàn thiện công tác này

1.7 Kết cấu khóa luận

Bên cạnh Phần mở đầu, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, kết luận và tài liệu tham khảo, Bài khóa luận được chia làm bốn chương với các nội dung như sau:

Chương 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại doanh nghiệp giao nhận vận chuyển

Chương 3: Thực trạng về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Vận tải Biển Container Thái Bình Dương (PCL) Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần Vận tải Biển Container Thái Bình Dương

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT – NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI

DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN 2.1 Khái quát về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất – nhập khẩu bằng đường hàng không

2.1.1 Khái niệm giao nhận hàng hóa quốc tế

 Nghiệp vụ giao nhận vận tải

Trong thương mại quốc tế, người bán và người mua thường ở cách xa nhau Việc di chuyển hàng hóa do người vận chuyển đảm nhận đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng mua bán quốc tế Sau khi hợp đồng mua bán được ký kết, người bán thực hiện việc giao hàng, tức là hàng hóa được vận chuyển từ người bán sang người mua Để cho quá trình vận chuyển được Bắt đầu – Tiếp tục – Kết thúc, tức là hàng hóa đến được với người mua, thì cần thực hiện hàng loạt các công việc khác liên quan đến quá trình vận chuyển như đưa hàng ra cảng làm thủ tục gửi hảng, tổ chức xếp/dỡ, giao hàng cho người nhận ở nơi đến Tất cả những công việc này được gọi chung là nghiệp vụ giao nhận – Forwarding

Có thể hiểu, giao nhận là một hoạt động kinh tế rất rộng liên quan tới hầu hết các công việc trong quá trình đưa hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận nhanh chóng và hiệu quả nhất Có nhiều khái niệm khác nhau về Dịch vụ giao nhận:

Theo quy tắc mẫu về dịch vụ giao nhận vận tải của Liên đoàn các Hiệp hội giao nhận vận tải quốc tế (FIATA):

“Giao nhận vận tải là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng cũng như các dịch

vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa"

Nói một cách ngắn gọn, dịch vụ giao nhận là tập hợp những dịch vụ thương mại có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng), trong đó người giao nhận (freight forwarder) ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng, đồng thời cũng ký hợp đồng đối ứng với người vận tải để thực hiện dịch vụ Người giao

nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch

vụ của người thử ba khác

 Khái niệm người giao nhận

Trong thương mại quốc tế, việc dịch chuyển hàng hóa từ người bán đến người mua thường phải trải qua nhiều hơn một phương thức vận tải với các thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu và những thủ tục liên quan khác Vì vậy xuất hiện người giao nhận với nhiệm vụ thu xếp tất cả những vấn đề thủ tục và các phương thức vận tải nhằm dịch chuyển hàng hóa từ quốc gia này đến quốc gia khác một cách hợp lý và giảm thiểu chi phí

Theo quy tắc mẫu của FIATA thì “Người giao nhận là người lo toan để hàng

hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hoạt động vì lợi ích của người ủy thác mà bản thân anh ta không phải là người chuyên chở"

Theo điều 233 – Mục 4: Dịch vụ Logistics của Luật Thương mại năm 2005 của Việt Nam thì người giao nhận (thương nhân kinh doanh dịch vụ Logistics) là:

“Thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng đóng gói bao bì, ghi mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoa theo thoả thuận với khách hàng để hưởng thù lao"

2.1.2 Đặc điểm, vai trò và phân loại dịch vụ giao nhận hàng hóa

2.1.2.1 Đặc điểm của giao nhận hàng hóa quốc tế

 Tính vô hình: Giao nhận hàng hóa quốc tế không tạo ra sản phẩm hữu hình;

mà chỉ làm hàng hóa có sự dịch chuyển từ nơi này sang nơi khác Sản phẩm của quá trình giao nhận hàng hóa có tính vô hình nghĩa là các chủ hàng, người sử dụng dịch

vụ, không nhìn thấy, cân đong, đo đếm như đối với hàng hóa hữu hình Chỉ khi tiêu dùng rồi thì khách hàng mới có thể thấy được chất lượng của dịch vụ

 Tính không lưu trữ: Đặc điểm dễ nhận thấy nhất của dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế là tính không lưu trữ Hoạt động giao nhận chỉ có thể cung ứng khi xuất nhiện nhu cầu của khách hàng nên người giao nhận không có khả năng sản xuất hàng loạt dịch vụ Dịch vụ giao nhận cung ứng ra bao nhiêu thì được sử dụng hết bấy nhiêu, nên nó không có khả năng tồn kho Chính điều này tạo nên sự mất

cân bằng trong mối quan hệ cung – cầu vào những thời điểm khác nhau, phụ thuộc vào mùa vụ và chu kì kinh doanh của khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng hóa

 Tính không thể chia cắt – sản xuất đi đôi tiêu thụ: Khi khách hàng thuê một người giao nhận để đưa hàng hóa từ quốc gia này sang một quốc gia khác thì từ khi nhận hàng hóa từ người xuất khẩu đến khi giao hàng cho người nhập khẩu là lúc người giao nhận đang cung cấp dịch vụ giao nhận và khách hàng đang tiêu dùng dịch vụ giao nhận

 Tính thay đổi: Dịch vụ giao nhận có tính thay đổi thể hiện ở việc dịch vụ giao nhận không giống nhau giữa các lần sử dụng dịch vụ, dù là cùng một nhân viên vận hành, củng một nhà cung cấp hay một loại dịch vụ Sản phẩm dịch vụ giao nhận không bao giờ lặp lại do nhiều yếu tố như thời tiết, trình độ của nhân viên, tâm lý, trình độ cảm nhận của khách hàng

2.1.2.2 Vai trò

 Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu: Dịch vụ giao nhận giúp hoạt động

giao nhận tạo điều kiện cho hàng hóa lưu thông nhanh chóng, an toàn, tiết kiệm mà không cần có sự tham gia hiện diện của người gửi cũng như người nhận hàng

Bên cạnh đó hoạt động giao nhận tạo điều kiện cho các nhà xuất nhập khẩu có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh của họ góp phần giảm giả hàng hóa xuất nhập khẩu Ngoài ra, giao nhận cũng giúp các nhà xuất nhập khẩu giảm bớt các chi phí không cần thiết như: Chi phí xây dựng kho cảng, bến bãi nhờ vào việc sử dụng kho cảng, bến bãi của người giao nhận, chi phí đào tạo nhân công

 Đối với nền kinh tế quốc dân: Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập

khẩu đóng góp tích cực vào thành tựu tăng trưởng, phát triển kinh tế xã hội Tỉ trọng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đóng góp vào GDP tăng dần theo từng năm, bổ sung nguồn vốn quan trọng cho nền kinh tế Ngoài ra giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là ngành nghề dịch vụ thương mại gắn liền và liên quan mật thiết và tác động tới hoạt động ngoại thương và vận tải đối ngoại Đây là một loại hình dịch vụ thương mại không cần đầu tư nhiều vốn nhưng mang lại một nguồn lợi tương đối chắc chắn và ổn định nếu biết khéo léo tổ chức và điều hành trên cơ sở tận dụng hệ thống cơ sở hạ tầng hiện có Trong xu thế quốc tế hóa đời sống hiện nay thì hoạt động giao nhận cảng có vai trò quan trọng Điều này dựa trên đặc điểm nổi

bật của thương mại quốc tế là người mua và người bán ở những nước khác nhau Sau khi hợp đồng mua bán được ký kết, người bán thực hiện việc giao hàng tức là hàng được vận chuyển từ người bán sang người mua Để cho quá trình vận chuyển

đó được bắt đầu, tiếp tục và kết thúc tức hàng hóa tới tay người mua, cần thực hiện một loạt các công việc khác nhau liên quan tới chuyên chở như: đưa hàng ra cảng,

13 xếp hàng lên tàu, chuyển tải hàng ở dọc đường tất cả những công việc đó là nghiệp vụ của người giao nhận Như vậy, nghiệp vụ giao nhận là điều kiện không thể thiếu cho sự tồn tại và phát triển của thương mại quốc tế

2.1.2.3 Phân loại dịch vụ giao nhận:

Hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa là một loại hình của hoạt động Logistics, trong đó hoạt động giao nhận lại bao gồm các loại hình sau:

 Theo phương thức vận tải, bao gồm:

 Giao nhận bằng đường biển: Sử dụng tàu biển để vận chuyển hàng hóa, là phương thức vận tải phổ biến nhất hiện nay trong thương mại quốc tế

 Giao nhận bằng đường hàng không: Là phương thức giao hàng xuất nhập khẩu sử dụng phương tiện vận tải là máy bay Thường được sử dụng cho hàng hóa có giá trị lớn, khối lượng nhỏ, thời gian sử dụng ngắn hoặc yêu cầu bảo quản đặc biệt

 Giao nhận bằng đường bộ - đường sắt: Là hình thức sử dụng các phương tiện vận tải trên mặt đất vận chuyển hàng hóa sang biên giới trên đất liền giữa hai quốc gia

 Giao nhận vận tải đa phương thức (MTO): Là phương thức vận tải kết hợp nhiều phương tiện vận tải khác nhau, mục đích là tối ưu hóa chi phí và thời gian vận chuyển

 Giao nhận đường ống: Là phương thức sử dụng phương tiện vận tải là đường ống Thường được dùng để vận chuyển các hàng hóa là chất lỏng như khí gas, dầu khí…

 Theo nghiệp vụ kinh doanh, bao gồm:

 Giao nhận thuần túy: Là việc giao nhận chỉ bao gồm thuần túy việc gửi hàng đi hoặc nhận hàng đến

 Giao nhận tổng hợp: Là hoạt động giao nhận hàng hóa bao gồm cả các hoạt động như xếp dỡ, bảo quản, vận chuyển,

2.1.3 Ưu – nhược điểm của giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không

 Ưu điểm:

 Tốc độ nhanh, đáp ứng được yêu cầu của các mặt hàng cần vận chuyển nhanh chóng: Sự hấp dẫn của dịch vụ vận tải hàng không chính là vận tốc vượt trội của nó so với các phương tiện khác trong suốt hành trình, đặc biệt đối với khoảng cách xa Tốc độ của máy bay dân dụng hiện nay xấp xỉ tốc độ âm thanh, có thể gấp

27 lần so với đường biển, gấp 10 lần so với ô tô và 8 lần so với tàu hỏa

 Tính an toàn và hành trình đều đặn: So với các phương thức vận tải khác thì vận tải hàng không ít tổn thất nhất, do thời gian vận chuyển ngắn, trang thiết bị phục vụ vận chuyển hiện đại nhất, máy bay ở độ cao trên 9000m trên tầng điện lỵ, nên trừ lúc cất cánh, hạ cánh, máy bay không bị tác động bởi các điều kiện thiên nhiên như sét, mưa bão, trong hành trình chuyên chở

 Tuyến đường hoàn toàn tự nhiên: Khoảng cách vận chuyển giữa hai điểm gần như trên một đường thẳng, không phải đầu tư xây dựng tuyến đường (trừ việc xây dựng sân bay) khả năng thông qua trên một tuyển đường gần như không hạn chế

 Vận tải hàng không có tính động cơ cao: Có thể đáp ứng nhanh nhu cầu chuyên chở hàng hóa về mặt thời gian giao hàng, khối lượng chuyên chở và số lượt bay trên một tuyến đường

 Vận chuyển hàng không giúp chuyên chở hàng hóa đến những nơi mà nhiều phương tiện vận chuyển khác không có khả năng thực hiện hoặc thực hiện nhưng vô cùng khó khăn

 Nhược điểm:

 Cước phí vận chuyển cao; Giá thành vận chuyển hàng không cao hơn rất nhiều lần các ngành vận tải khác (5-6 lần vận tải biển) Nguyên nhân dẫn đến giá cước đắt do giá máy bay cao, chi phí khấu hao lớn, lượng tiêu hao nhiên liệu lớn, trọng tải nhỏ

 Mức độ tiếp cận thấp, chỉ dừng lại ở các sân bay (Airport to Airport) Hạn chế bởi thủ tục kiểm tra hàng hóa và chứng từ khả phức tạp, mất nhiều thời gian, Đòi công nhân, phi công, kỹ sư hoa tiêu, có trình độ kỹ thuật cao và giàu kinh nghiệm

 Sức chờ hạn chế: Khối lượng vận chuyển bị hạn chế bởi dung tích khoảng chứa hàng và sức nặng của máy bay

 Lịch trình bay bị phụ thuộc nhiều vào điều kiện thời tiết khí hậu: Khi gặp thời tiết xấu, máy bay buộc phải hoãn hoặc hủy chuyến bay Đối với các máy bay hạ cánh, gặp thời tiết xấu có thể phải chuyển địa điểm hạ cánh

2.2 Quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại doanh nghiệp giao nhận vận chuyển

2.2.1 Khái niệm và vai trò của hoạt động quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất - nhập khẩu bằng đường hàng không

2.2.1.1 Khái niệm quản trị giao nhận hàng hóa quốc tế

 Về “Quản trị”:

Thuật ngữ quản trị dùng ở đây có nghĩa là một phương thức hoạt động hướng đến mục tiêu được hoàn thành với hiệu quả cao, bằng và thông qua những người khác Hoạt động quản trị là những hoạt động tất yếu phát sinh khi con người kết hợp với nhau để cùng hoàn thành mục tiêu Trong bộ tư bản, Mác có đưa ra một hình ảnh về hoạt động quản trị, đó là hoạt động của con người chỉ huy dàn nhạc, người này không chơi một thứ nhạc cụ nào mà chỉ đứng chỉ huy các nhạc công tạo nên bản giao hưởng

Ngày nay, về nội dung, thuật ngữ quản trị có nhiều cách hiểu khác nhau, sau đây là một vài cách hiểu:

 Quản trị là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được những kết quả mà một người hoạt động riêng rẽ không thể nào đạt được Với cách hiểu này, hoạt động quản trị chỉ phát sinh khi con người kết hợp với nhau thành tổ chức

 Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị đến đối tượng quản trị nhằm thực hiện các mục tiêu đã vạch ra một cách tối ưu trong điều kiện biến động của môi trường Với cách hiểu này, quản trị là một quá trình, trong đó chủ thể quản trị là tác nhân tạo ra các tác động quản trị; đối tượng quản trị tiếp nhận các tác động của chủ thể quản trị tạo ra; mục tiêu của quản trị phải được đặt ra cho cả chủ thể quản trị

và đối tượng quản trị, được xác định trước khi thực hiện sự tác động quản trị

 Quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát công việc

và những nổ lực của con người, đồng thời vận dụng một cách có hiệu quả mọi tài nguyên, để hoàn thành các mục tiêu đã định

 Giao nhận vận chuyển hàng hóa là một bộ phận cấu thành quan trọng

trong thương mại quốc tế, là một khâu không thể thiếu trong quá trình lưu thông nhằm đưa hàng hóa từ nơi giao hàng đến nơi nhận hàng Hoạt động giao nhận vận chuyển này là một quy trình nhiều công việc mà nhà quản trị sẽ phải lựa chọn và đưa ra các quyết định tổ chức giao nhận, vận chuyển và thực hiện các quyết định đó nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp là tăng cường hiệu quả, giảm chi phí và đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá tình di chuyển

 Từ đó, ta có thể định nghĩa “Quản trị quy trình vận chuyển hàng hóa

quốc tế” là việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát điều hành quá trình giao nhận vận

chuyển hàng hóa giữa hai địa điểm (một địa điểm bốc hàng và một địa điểm dỡ hàng) tại hai quốc gia khác nhau, có xem xét đến an toàn hiệu quả và chi phí

2.2.1.2 Vai trò

Trong quá trình toàn cầu hóa thương mại quốc tế, hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu ngày một lớn mạnh, nối liền hoạt động kinh tế giữa các quốc gia với nhau Do đó, việc quản trị hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của doanh nghiệp là rất cần thiết Đặc biệt, đối với ngành vận tải hiện đại như vận tải hàng không thì hoạt động quản trị đối với quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu lại càng cần được chú trọng

Doanh nghiệp làm dịch vụ giao nhận hàng hóa được xem như nhà tổ chức – kiến trúc sư của vận tải vì người tổ chức có khả năng tổ chức quá trình chuyên chở một cách tốt nhất, an toàn nhất và tiết kiệm nhất Việc quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại doanh nghiệp vận chuyển nhằm giảm thiểu tối đa những tổn thất mà doanh nghiệp có thể gặp phải từ những sự

cố mà cá nhân người nhập khẩu, người xuất khẩu và người chuyên chở hàng hóa không thể dự doán trước được, nó có thể là những sự cố liên quan đến hành trình bay, đến hàng hóa được vận chuyển bởi phương tiện này hay những rủi ro về thủ tục, chứng từ xuất nhập khẩu bằng đường hàng không,… liên quan đến sự mất mát, tổn thất về hàng hóa xuất nhập khẩu

 Đối với các chủ hàng: thực hiện tốt việc quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế giúp cho việc thực hiện kế hoạch kinh doanh được thuận lợi, hàng hóa được giao đi đúng thời hạn và thu về lợi nhuận

 Đối với người chuyên chở: thực hiện tốt quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa giúp hoàn thành hợp đồng chuyên chở, nâng cao uy tín của doanh nghiệp và thu được lợi nhuận

 Đối với người nhận hàng: thực hiện tốt việc quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa giúp nhận được hàng hóa đúng thời hạn và đúng đủ số lượng, chất lượng, đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh

Tóm lại, việc quản trị hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại doanh nghiệp vận chuyển đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc vận tải hàng hóa đúng tiến độ, tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí vận chuyển

Việc quản trị hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại doanh nghiệp

sẽ giúp doanh nghiệp phát triển, tạo chỗ đứng vững chắc trên thị trường, gia tăng lợi nhuận

2.2.2 Nội dung hoạt động quản trị quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường không tại doanh nghiệp giao nhận vận chuyển

2.2.2.1 Lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không

 Ý nghĩa của việc lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu:

Lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu là sự tính toán thiết lập các mục tiêu, xác định các nội dung công việc và phân bổ các nguồn lực của nhà quản trị tại công ty giao nhận vận chuyển để thực hiện mục tiêu đã đề ra Việc lập một kế hoạch giao nhận hàng nhập khẩu tốt sẽ giúp cho nhà quản trị công ty giao nhận vận chuyển:

 Xác định rõ nội dung công việc, yêu cầu thời điểm tiến hành, kết thúc, cách thức tiến hành của các chủ thể trong nội bộ doanh nghiệp, làm cho những người thực hiện nắm vững được công việc của mình, chủ động và có khả năng kiểm soát, điều khiển được quá trình thực hiện, tạo một môi trường ra quyết định an toàn hơn trong quá trình thực hiện dịch vụ nhận hàng nhập khẩu

 Việc lập một kế hoạch nhận hàng tốt có tác dụng phối hợp các nguồn lực và các nỗ lực trong từng khâu của quá trình thực hiện dịch vụ nhận hàng nhập khẩu

giữa công ty giao nhận vận chuyển, các khách hàng, nhà cung cấp và cơ quan quản

lý giúp cho hàng hóa được giao đúng thời gian, hàng hóa được chuyên chở một cách hoàn hảo nhất, an toàn nhất và tiết kiệm nhất

 Nội dung kế hoạch nhận hàng nhập khẩu:

Liên quan đến các công việc cần thực hiện để nhận hàng nhập khẩu, nhà quản trị công ty giao nhận có thể lập kế hoạch tổ chức nhận hàng nhập khẩu, trong đó bao gồm các công việc:

2.2.2.2 Tổ chức thực hiện nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không

Quy trình nhận hàng nhập khẩu cần nhanh chóng, kết toán chính xác; các chứng từ, biên bản liên quan đến tổn thất hàng hóa được lập kịp thời, đầy đủ, hợp lệ

để khiếu nại các bên liên quan, do đó nhà quản trị cần tổ chức thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu theo kế hoạch đã lập, bố trí nhân viên xử lý các bước trong quy trình nhằm xử lý các lô hàng nhập khẩu một cách trơn tru và hạn chế các tình huống xấu xảy ra, bao gồm các bước sau:

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ khái quát quy trình nhập khẩu hàng hóa

Bước 1 Nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải:

Người giao nhận cần phối hợp người nhận hàng (người nhập khẩu) nắm tình hình phương tiện vận tải hoặc tiến hành lưu cước, đăng ký chuyển phương tiện vận tải Trường hợp đã có hợp đồng với người chuyên chở thực tế, người giao nhận cần liên lạc với hãng vận chuyển để biết lịch trình của phương tiện vận chuyển có gì thay đổi không

- Trường hợp cần lưu cước (Booking note) hãng hàng không do người nhập khẩu là người chịu trách nhiệm vận chuyển quốc tế (Incoterms nhóm E và F), người giao nhận lập Booking note để làm bằng chứng về hợp đồng chuyên cho

Nhận hàng hóa tại địa điểm quy định

Quyết toán chi phí

Bước 2 Chuẩn bị chứng từ hàng nhập khẩu:

- Người giao nhận nhận pre – alert và bản chụp chứng từ từ đại lý nước ngoài,

in chứng từ ra, Kiểm tra đối chiếu MAWB và HAWB các chi tiết có khớp nhau không (POL, POD, Shipping mark, Description of good, G.W., Measurement) Nếu

có khác biệt giữa MAWB và HAWB thì viết mail báo ngay cho đại lý, yêu cầu họ kiểm tra xem chi tiết trên MAWB đúng hay HAWB đúng

Trước thời gian chuyến bay đến cảng nhập nhẩu, Hãng hàng không hoặc Co- loader sẽ gửi giấy báo hàng đến (Arrival notice) Trên AN thường có thông bảo số cước và các Local charges phải nộp Kiểm tra xem tiền cước Collect có khớp với Pre – alert của đại lý không Dựa trên AN của hãng vận chuyển để làm AN của forwarder và gửi cho khách hàng

Nắm tình hình hoặc thay mặt chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu đến hãng vận chuyển để lấy lệnh giao hàng (DO) và đóng lệ phí Người nhập khẩu chuẩn bị các chứng từ phục vụ cho việc khai báo và thông quan như hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn gốc, chứng thư hun trùng, chứng nhận kiểm dịch, chứng nhận xuất xứ,

Trường hợp thanh toán bằng hình thức chuyển khoản thì bộ chứng từ hàng hóa gồm vận đơn được gửi trực tiếp từ người xuất khẩu sang người nhập khẩu

Trường hợp thanh toán bằng hình thức nhờ thu hoặc thư tín dụng, bộ chứng từ được gửi về ngân hàng Người nhập khẩu cần hoàn thành các nghĩa vụ thanh toán tiền để được giải phóng bộ chủng tử Với vận đơn theo lệnh cần yêu cầu ngân hàng

ký hậu vào vận đơn mới lấy được hàng hóa

Bước 3 Nhận hàng hóa tại địa điểm quy định:

Người giao nhận phối hợp với người nhận hàng/người nhập khẩu để thực hiện các công việc:

- Khai báo và thông quan hàng hóa nhập khẩu Người giao nhận có thể khai báo dưới tên chủ hảng hoặc dưới tên chính minh (đại lý khai báo hải quan) Nếu hàng bị phân vào luồng đỏ cần phối hợp với cán bộ hải qan để kiểm tra thực tế hàng hóa

- Tiến hành kiểm nghiệm, giám định nếu cần và lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp

- Nhận hàng nhập khẩu từ người vận chuyển thực tế: Thời gian vận chuyển bằng máy bay thường diễn ra nhanh chóng nên người giao nhận cần chú ý giờ máy

bay hạ cánh để cập nhật cho khách hàng để cân đối thời gian mở tờ khai hải quan và thời gian lấy hàng hợp lý

Trường hợp khách hàng tự làm các thủ tục nhận hàng thì người giao nhận cần giao bộ hồ sơ ủy quyền và thu các khoản phí cần thiết Bộ hồ sơ ủy quyền gồm: Ủy quyền nhận hàng (2 bản gốc), HAWB copy (2 bản có ký đóng dấu xanh) Nếu vận đơn HAWB là trường hợp vận đơn phát theo lệnh của ngân hàng thì phải yêu cầu Consignee xuất trình được ủy quyền của ngân hàng hoặc giấy bảo lãnh của ngân hàng sau đó mới giải phóng hàng

+ Trường hợp khách hàng yêu cầu người giao nhận mang hàng đến kho thì người giao nhận sẽ phụ trách khai báo hải quan, mang các chứng từ cần thiết đến sản bay, bóc hồ sơ (mà được gửi kèm theo hàng) tại kho hàng và nộp các phí liên quan (phí xử lý hàng hóa, phi lưu kho nếu có, ); làm thủ tục hải quan giám sát; lấy hàng tại kho và điều phương tiện để đưa hàng về kho của khách hàng

Bước 4 Quyết toán chi phí:

Sau khi nhận hàng hóa, người giao nhận quyết toán chi phí với các nhà cung cấp và người nhập khẩu các chi phí như cước vận chuyển nếu có, local charges tại đầu nhập khẩu, phi hóa hồng cho đại lý nước ngoài và các chi phí khác

Thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán và việc thống nhất gửi hóa đơn gốc tùy thuộc vào thống nhất giữa người giao nhận với các nhà cung cấp và người

Giám sát quá trình nhận hàng nhập khẩu là việc thực hiện hành động giám sát người chuyên chở về việc nhận hàng hóa ở cảng được thực hiện đúng thời gian và tiến độ

 Vai trò:

Để đảm bảo cho kế hoạch nhận hàng nhập khẩu được thực hiện tốt, nhà quản trị doanh nghiệp giao nhận cần tiến hành giám sát và đánh giá dịch vụ một cách thường xuyên, trước, trong và sau quá trình cung ứng dịch vụ cho khách hàng Mục đích của giám sát là đảm bảo quá trình nhận hàng hóa nhập khẩu giữa các bên được diễn ra đúng nội dung và thời gian, hạn chế những rủi ro và tranh chấp

 Nội dung:

Nội dung giám sát quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của người giao nhận cần thực hiện theo quy trình giảm sát đảm bảo đúng tiến độ bao gồm:

 Giám sát hành trình vận chuyển hàng hóa: Trong quá trình hàng hóa được

đi chuyển từ điểm đầu đến khi giao cho người nhận, người giao nhận và chủ hàng

có thể theo dõi (tracking) lịch trình của lô hàng trong toàn bộ thời gian vận chuyển

Để nếu có bất kỳ trục trặc gì xảy ra như hàng hóa bị chậm (delay), hoặc hảng hỏa bị mất mát, hư hỏng, trong quá trình vận chuyển, người nhập khẩu có được thông tin kịp thời để xử lý khắc phục trong thời gian sớm nhất

 Thông qua việc theo dõi quá trình hàng hóa vận chuyển, người thuê vận tải

có thể nắm được lịch trình lộ hàng để tổ chức nhận hàng hóa tại nơi đến Việc theo dõi này có thể thực hiện qua việc liên lạc trực tiếp với người vận chuyển, sử dụng các tiện ích theo dõi do người vận chuyển cung cấp hoặc sử dụng công cụ điện tử để theo dõi như hệ thống định vị GPS

 Sau khi hàng hóa được giao cho hãng hàng không, người giao nhận ở đầu nhập khẩu cần giám sát việc nhận pre – alert và giấy báo hàng đến từ đại lý nước ngoài và hãng hàng không

2.2.2.4 Điều hành quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng phương thức vận chuyển đường hàng không:

 Khái niệm:

Điều hành quá trình vận chuyển hàng hóa là tất cả các quyết định nhà quản trị cần phải đề ra để giải quyết những vấn đề không tính trước được hoặc không giải quyết được một cách đầy đủ trong thời gian xây dựng hợp đồng vận chuyển và do vậy không được chuẩn bị để đưa vào các quy định và điều kiện của hợp đồng vận chuyển

 Vai trò:

Trong quá trình nhận hàng nhập khẩu, nếu các bên thực hiện tốt trách nhiệm của mình thì thông thường kết quả quá trình nhận hàng nhập khẩu đều suôn sẽ Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều vấn đề nảy sinh trong quá trình nhận hàng nhập khẩu mà lúc lập kế hoạch không lường trước được

Điểu hành quá trình giao nhận là tất cả các quyết định cần thiết để ra để giải quyết những vấn đề không lường trước được, không đưa đầy đủ vào kế hoạch nhận hàng nhập khẩu

 Phương pháp điều hành:

Nhà quản trị có thể áp dụng mô hình điều hành dưới đây để đưa ra những quyết định:

Sơ đồ 2.2: Mô hình điều hành quá trình giao nhận hàng hóa quốc tế

Nguồn: Bài giảng Quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế

- Đại học Thương Mại - 2017

Phân tích thuận lợi, khó khăn của đối tác

Xác định các phương án giải quyết Đánh giá các phương án

Lựa chọn phương án tối ưu để điều hành

 Nội dung điều hành:

Nội dung điều hành là những vấn đề phát sinh trong quá trình nhận hàng nhập khẩu đường hàng không phải tập trung giải quyết: hàng hóa bị thất lạc, mất mát, hư hỏng, hàng hóa bị giao nhầm, hàng hóa bị biến đổi phẩm chất (ngẩm nước mưa, vỏn cục, chảy nhão, )

 Quá trình vận chuyển hàng hóa: Người giao nhận có thể gặp phải một số tỉnh huống trong quá trình hàng hóa vận chuyển trên đường như: máy bay gặp nạn, máy bay bay không đúng lịch trình, chậm chễ (gặp bão, thời tiết không thuận lợi, ) hàng hóa bị mất mát, thất lạc tại cảng chuyển tải,

 Quá trình tạo lập chứng từ: Nhân viên chứng từ công ty giao nhận đầu nhập khẩu dựa trên pre – alert do đại lý nước ngoài cung cấp để kiểm tra các thông tin trên vận đơn MAWB, HAWB có đồng nhất hay không đồng thời gửi cho người nhập khẩu kiểm tra các thông tin như tên Consignee và địa chỉ Consignee, số kiện,

số cân, khối, Quá trình này có thể xảy ra những vấn đề như: ghi sai thông tin trên vận đơn như sai tên Consignee, sai thuật ngữ CIF, FOB, ), sai thông tin về cước phí (collect thành prepaid và ngược lại); ghi backdate cho vận đơn,

 Quá trình thanh toán: Sau khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng, công ty giao nhận thực hiện việc thanh toán chi phi đã thanh toán hộ khách (cước phí, phụ phí, lệ phí, ) và tiền công của mình bằng việc gửi debit note cho khách hàng Quá trình này có thể xảy ra những rủi ro như: khách hàng chậm thanh toán hay thanh toán nhỏ giọt hoặc không có khả năng thanh toán bất ngờ

2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến việc quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng phương thức vận chuyển đường hàng không

2.3.1 Các yếu tố khách quan

 Môi trường pháp luật:

Phạm vi hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không liên quan đến nhiều quốc gia khác nhau Nên môi trường luật pháp ở đây cần được hiểu là môi trường luật pháp không chỉ của quốc gia hàng hoả được gửi đi mà còn của quốc gia hàng hoá đi qua, quốc gia hàng hoá được gửi đến và luật pháp quốc tế Bất kỳ một sự thay đổi nào ở một trong những môi trường luật pháp nói trên như sự ban hành, phê duyệt một thông tư hay nghị định của Chính phủ ở một trong những

quốc gia kể trên; hay sự phê chuẩn, thông qua một Công ước quốc tế cũng sẽ có tác dụng hạn chế hay thúc đẩy hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu Các bộ luật của các quốc gia cũng như các Công ước quốc tế không chỉ quy định về khái niệm, phạm vi hoạt động mà quan trọng hơn nó quy định rất rõ ràng về nghĩa vụ, trách nhiệm và quyền hạn của những người tham gia vào lĩnh vực giao nhận Cho nên, việc hiểu biết về những nguồn luật khác nhau, đặc biệt là của những quốc gia khác

sẽ giúp người giao nhận tiến hành công việc một cách hiệu quả nhất

Năm 1992, Chính phủ Việt Nam đã ban hành luật hàng không dân dụng và các văn bản có liên quan khác xác định môi trường pháp lý cho ngành hàng không dân dụng Việt Nam Cục Hàng không Dân dụng Việt Nam là cơ quan quản lý, chịu trách nhiệm với các hoạt động có liên quan tới vận tải hàng không Quan hệ giữa các hãng hàng không khác nhau của các quốc gia dựa trên các hiệp định song phương được ký kết giữa hai Chính phủ mà đại diện thường là Cục Hàng không Dân dụng của các quốc gia Tính cho đến nay, Cục Hàng không Dân dụng Việt Nam đã chính thức ký hiệp định chuyên chở hàng không tới 53 quốc gia và lãnh thổ Việc ký kết các hiệp định nhằm trao đổi thương quyển (quyền được chuyên chở hành khách, hàng hoá và bưu kiện giữa các quốc gia), tải cung ứng, chỉ định các hãng hàng không khai thác dự trên cơ sở bình đẳng và cùng có lợi, phù hợp với các công ước quốc tế về hàng không dân dụng, có tinh đến nhân tổ về địa lý, kinh tế, chính trị và nhu cầu Việc Luật Đầu tư nước ngoài được thông qua sửa đổi vào cuối năm 1996 cũng đưa ra những điều kiện thuận lợi, hấp dẫn hơn cho các nhà đầu tư, tạo điều kiện cho ngành hàng không phát triển theo

Theo quan điểm của tác giả, luật pháp thuộc môi trường vĩ mô, có ảnh hưởng

và tác động trực tiếp đến hoạt động quy trình nhập khẩu hàng hóa tại các doanh nghiệp Nếu luật pháp cảng lỏng lẻo, tự do thì nghiệp vụ giao nhận của các công ty giao nhận sẽ diễn ra rất nhanh chóng, một lô hàng có thể chỉ cần rất ít nguồn lực và nhân lực để hoàn thiện Song, nếu pháp luật chặt chẽ, để hoàn thiện một lô hàng có thể mất hàng ngày thậm chí hàng tuần, hàng tháng để có thể tuân thủ và đáp ứng tốt được các yêu cầu và tiêu chuẩn được đặt trong quy định

 Môi trường chính trị - xã hội:

Sự ổn định chính trị, xã hội của mỗi quốc gia không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho quốc gia đó phát triển mà còn là một trong những yếu tố để các quốc gia khác

và thương nhân người nước ngoài giao dịch và hợp tác với quốc gia đó 25 Những biến động trong môi trường chính trị, xã hội ở những quốc gia có liên quan trong hoạt động giao nhận sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không Chẳng hạn như ở một quốc gia có xảy ra xung đột vũ trang thì sẽ không thể tiến hành nhận và giao hàng cho hãng hàng không (nếu đó là nước gửi hàng) hoặc giao và nhận hàng đến tay người nhận hàng (nếu đó là nước nhận hàng) hoặc máy bay phải thay đổi lộ trình (nếu đó là nước đi qua) Những biến động về chính trị, xã hội sẽ là cơ sở để xây dựng những trưởng hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho người giao nhận cũng như người chuyên chở

 Môi trường kinh tế: Một đất nước thịnh vượng thì người dân ở đất nước đó

cũng được chỉ tiêu thoải mái hơn những nước kém phát triển Sự giàu có của người tiêu dùng dẫn đến sự tăng trưởng thị trường hàng hóa và dịch vụ trong nước và quốc

tế Trong thập niên qua, hàng ngàn sản phẩm đã được sản xuất và hiện đang được bán và phân phối cho người tiêu dùng khắp nơi trên thế giới Chính điều này là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến nghiệp vụ giao nhận hàng không

 Môi trường công nghệ: Sự đổi mới ngày càng nhanh về mặt công nghệ

trong vận tải hàng không đã không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ hàng không, giảm chi phí khai thác, tác động đến ghế suất của các hãng hàng không trên thế giới

và xuất hiện nhu cầu tài trợ để mua máy bay mới Hiệu quả đạt được như trên trước hết là nhờ vào sự phát triển của động cơ phản lực Ngày nay, ngày càng nhiều máy bay thế hệ mới ra đời hiện đại hơn nhiều so với các máy bay thế hệ cũ trước đó Những máy bay này có chỉ số kinh tế kỹ thuật tốt nhất, tiện sử dụng cho người lái, tạo được sự tin cậy ngày càng cao của khách hàng với những đòi hỏi ngày càng cao Việc áp dụng những vật liệu mới trong chế tạo máy bay, cải tiến cách thức thiết kế khoang hành khách, giảm tiếng ồn khi vận hành máy bay, tiết kiệm nhiên liệu cùng với việc áp dụng công nghệ tin học mới trong việc chế tạo, khai thác và bảo dưỡng máy bay đã đưa lại cho ngành vận tải hàng không một bộ mặt mới trong ngành vận tải thế giới Cùng với những bước tiến lịch sử của ngành hàng không thế

giới, hàng không Việt Nam cũng đang từng bước đổi mới để hoàn thiện minh và hoà nhập với hàng không khu vực và thế giới, góp phần thúc đẩy sự phát triển của lĩnh vực giao nhận hàng không còn non trẻ

 Đặc điểm của hàng hóa: Mỗi loại hàng hoá lại có những đặc điểm riêng của

nó Ví dụ như hàng nông sản là loại hàng mau hỏng, dễ biến đổi chất lượng còn hàng máy móc, thiết bị lại thường cồng kềnh, khối lượng và kích cỡ lớn, Chính những đặc điểm riêng này của hàng hoá sẽ quy định cách bao gói, xếp dỡ, chẳng buộc hàng hoá sao cho đúng quy cách, phù hợp với từng loại hàng để nhằm đảm bảo chất lượng của hàng hoá trong quá trình giao nhận và chuyên chở hàng hoá Bên cạnh đó, mỗi loại hàng hoá khác nhau với những đặc điểm riêng biệt sẽ đòi hỏi những loại chứng từ khác nhau để chứng nhận về phẩm chất, chất lượng của chúng Tuỳ theo yêu cầu của cơ quan hải quan hoặc theo bộ chứng từ thanh toán được quy định trong L/C mà người giao nhận sẽ phải chuẩn bị các loại chứng từ cho phù hợp

 Mức độ cạnh tranh: Các công ty logistics Việt Nam chỉ mới hoạt động

trong phạm vi nội địa hay một vài nước trong khu vực và chủ yếu làm đại lý hoặc đảm nhận từng công đoạn cho các doanh nghiệp quốc tế Điều này cản trở doanh nghiệp Việt Nam cung cấp dịch vụ trọn gói cho khách hàng Bởi lẽ trong xu thế toàn cầu hóa chủ hàng thường có xu hướng thuê ngoài từ rất nhiều quốc gia và lãnh thổ trên thế giới Một số công ty Việt Nam cũng có các đại lý ở nước ngoài nhưng quan hệ này khá lỏng lẻo và không đồng nhất Đây chính là những nguyên nhân cơ bản làm cho năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp logistics Việt Nam thua xa

và chỉ đóng vai trò “vệ tinh”, đảm nhận một số dịch vụ đơn lẻ như làm thủ tục hải

quan, cho thuê phương tiện vận tải, kho bãi,

 Tính thời vụ: Tính thời vụ cũng là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến

nghiệp vụ giao nhận Với những tháng gần lễ hội hoặc những tháng cuối năm, lượng hàng hóa tăng nhanh và nhiều khiến lượng công việc của nhân viên cũng tăng theo song với những tháng thấp điểm, lượng công việc của công ty lại quá ít

 Thời tiết: Thời tiết ảnh hưởng rất lớn đến việc giao hàng, nhận hàng và quá

trình chuyên chở hàng hoá bằng đường hàng không Điều này sẽ ảnh hưởng đến tốc

độ làm hàng và thời gian giao nhận hàng hoá Ngoài ra, quá trình chuyên chở trên không cũng chịu nhiều tác động của yếu tố thời tiết có thể gây thiệt hại hoàn toàn

cho chuyến bay hoặc làm chậm việc giao hàng, làm phát sinh hậu quả kinh tế cho các bên có liên quan Nếu trong tỉnh huống thời tiết xấu và có nhiễu động, điều này

sẽ làm trì hoãn, thậm chỉ là hủy chuyến bay, gây thiệt hại rất nhiều không chỉ riêng cho hãng hàng không, hành khách mà còn gây thất thoát cho các công ty giao nhận

và gửi hàng hóa Do những tác động trên mà thời tiết sẽ ảnh hưởng đến nghiệp vụ giao nhận rất nhiều, và đó là một trong những nguyên nhân gây ra những tranh chấp, nó cũng là cơ sở để xây dựng trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho người giao nhận

 Yếu tố khách hàng: Khách hàng là người đem lại lợi nhuận cho công ty,

khách hàng là một trong các yếu tố của môi trường kinh doanh tức có sự ảnh hưởng đến kinh doanh của công ty, quy trình dù tốt về mặc lý thuyết hoặc tốt theo quan điểm của nhà quản lý nhưng không đem lại sự tiện nghi, hài lòng của khách hàng thì việc hoàn thiện quy trình sẽ không đem lại hiệu quả cuối cùng là kết quả kinh doanh của công ty Chẳng hạn một quy trình tốt về mặt lý thuyết và dưới nhãn quan của nhà quản lý công ty, nhưng trên thực tế việc áp dụng vào và làm hải lòng khách hàng là vấn để khó khăn Ví dụ: Việc thay đổi quy trình trong bước chuyển chứng

từ về tay khách hàng từ gặp trực tiếp sang khâu trung gian về mặt lý thuyết tại công

ty sẽ làm giảm bớt thời cho nhân viên nhưng có thể sẽ gây khó khăn cho khách hàng và sẽ có thể mất đi sự hài lòng vốn có như trước đây, gây ảnh hưởng đến quy trình nghiệp vụ công ty Có 26 thể nói lý thuyết và thực tiễn hay quy trình đề xuất

và hài lòng khách hàng để khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty là hai điểm ở hai đầu đoạn thẳng, và tìm hiểu nhu cầu cũng như khảo sát sự hài lòng của khách hàng

là việc kết nối giữa hai đầu đoạn thẳng gần nhau hơn, giúp công ty hoàn thiện quy trình nghiệp vụ giao nhận một cách hoàn thiện hơn Bởi lẽ vậy khảo sát nhu cầu khách hàng chính là hoàn thiện quy trình của công ty, nó ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến nghiệp vụ của công ty

2.3.2 Các yếu tố chủ quan

 Cơ sở vật chất: Cơ sở hạ tầng logistics là các yếu tố cơ bản trong hoạt động

của mạng lưới logistics thông qua việc tích hợp các phương thức vận tải hàng hải, hàng không và đường bộ (Theo A A Zuraimi và cộng sự, 2013) Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của người giao nhận bao gồm như văn phòng, kho hàng, các phương

tiện bốc dỡ, chuyên chở, bảo quản và lưu kho hàng hoá Để tham gia hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không, người giao nhận cần có một cơ

sở hạ tầng với những trang thiết bị và máy móc hiện đại để phục vụ cho công việc của mình Vì với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị, máy móc hiện đại, người giao nhận

sẽ ngày cảng tiếp cận gần hơn với nhu cầu của khách hàng để có thể duy trì mối quan hệ lâu dài nhằm xây dựng và gắn kết với nhau một cách chặt chẽ và mật thiết

 Trình độ người tổ chức điều hành, tham gia quy trình: Quy trình nghiệp vụ

giao nhận hàng hoá diễn ra trong khoảng thời gian ngắn nhất để đưa hàng hoá đến nơi khách hàng yêu cầu phụ thuộc rất nhiều vào trình độ của những người tham gia trực tiếp hay gián tiếp vào quy trình Nếu người tham gia quy trình có sự am hiểu và kinh nghiệm trong lĩnh vực này thì sẽ xử lý thông tin thu được trong khoảng thời gian nhanh nhất Không những thế chất lượng của hàng hoá cũng sẽ được đảm bảo

do chính họ đã có kinh nghiệm làm hàng với nhiều loại hàng hoá khác nhau Vì vậy nên trình độ nguồn nhân lực tham gia sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quy trình giao nhận hàng hóa, cảng được huấn luyện và trang bị kiến thức cảng kĩ thì quy trình sẽ diễn

ra càng nhanh chóng và chuẩn xác rất nhiều so với những nhân viên không nắm vững kiến thức chuyên ngành

 Bộ máy tổ chức quản lý: Bộ máy quản lý doanh nghiệp có chức năng quản

lý mục tiêu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và đưa ra các quyết định mang tính thống nhất nhằm đem lại lợi ích tốt nhất cho doanh nghiệp và các thành viên Với một bộ máy tổ chức quản lý chặt chẽ và có liên kết, công ty sẽ được dẫn dắt đúng hướng, đúng mục tiêu và đúng với những gì đã đề ra Cơ chế quản lý cồng kềnh sẽ gây ra nhiều khó khăn cho hoạt động giao nhận Thời gian kể từ khi trình lên cấp trên chờ phê duyệt hoặc từ cấp trên gửi xuống khá dài dẫn đến bỏ lỡ cơ hội kinh doanh, thông tin lệch lạc thiếu độ chính xác, làm sai lệch dẫn đến quyết định sai

 Tài chính: Muốn tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, trước hết, đối

với bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần phải có nguồn lực về tài chính Nguồn lực tài chính doanh nghiệp thể hiện ở khả năng về vốn, nguồn vốn, khả năng huy động vốn và hiệu quả của việc sử dụng đồng vốn Và nếu như được sử dụng đúng cách, nguồn tài chính nảy sẽ là một công cụ hiệu quả để tăng khả năng cạnh tranh của các công ty nói chung và công ty giao nhận nói riêng

 Uy tín của doanh nghiệp: Niềm tin của khách hàng với doanh nghiệp thể

hiện uy tín của Doanh nghiệp Chất lượng dịch vụ giao nhận của doanh nghiệp được

đánh giá tốt thì doanh nghiệp sẽ thu hút được nhiều khách hàng Do đó, yếu tố cực

kỳ quan trọng tạo nên thành công của doanh nghiệp là uy tín

 Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp: Mục tiêu hoạt động trong dài hạn

được gọi là Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp Khi doanh nghiệp xây dựng

được Chiến lược kinh doanh một cách kỹ lưỡng, cẩn thận sẽ giúp doanh nghiệp thu

được nhiều lợi nhuận và có chỗ đứng vững chắc trên thị trường

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

VẬN TẢI BIỂN CONTAINER THÁI BÌNH DƯƠNG 3.1 Giới thiệu khái quát về công ty

Bảng 3.1 Thông tin cơ bản của Công ty Cổ phần Vận tải biển Container Thái

Bình Dương

Tên đầy đủ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI BIỂN CONTAINER THÁI BÌNH

DƯƠNG Tên quốc tế PACIFIC CONTAINER SHIPPING JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt PC SHIPPING ,JSC

Địa chỉ: Tầng 15 Tòa tháp Hòa Bình, 106 Hoàng Quốc Việt, Nghĩa

Đô, Cầu Giấy, Hà Nội Tel: +84 24 3200 5711 Fax: +84 24 3200 9854 Email: pcl@pacificcontainer.com.vn

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty Cổ phần Vận tải biển Container Thái Bình Dương (Pacific Container Lines - PCL) được thành lập từ năm 2015 bởi các cổ đông sáng lập là những người

có kinh nghiệm trên 20 năm trong ngành vận tải biển, PCL cung cấp hàng loạt các dịch vụ về Giao Nhận Vận Chuyển và Logistics bao gồm vận tải container nội địa

và vận tải quốc tế bằng đường biển; cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức - đường bộ, đường biển, sà lan cũng như quản lý & khai thác kho bãi; khai thuê hải quan, dịch vụ Đại lý tàu & hàng; Dịch vụ Vận chuyển container đường sắt; Thuê & cho thuê tàu; Dịch vụ cho thuê container

Là thành viên của các Hiệp hội gồm: Amcham (Phòng Thương mại Hoa Kỳ tại Việt Nam), Eurocham (Hiệp hội Doanh nghiệp châu Âu), Korcham (Hiệp hội doanh nghiệp Hàn Quốc tại Việt Nam), VLA (Hiệp hội Doanh nghiệp dịch vụ logistics Việt Nam), WCA (Liên minh hàng hóa thế giới – World Cargo Alliance), Công ty

đã luôn được kịp thời cập nhật các thông tin từ các cơ quan quản lý trong và ngoài nước cũng như từ các doanh nghiệp, được cập nhật về những thay đổi trong chính sách, luật, quy định của Việt Nam cũng như của các nước trong hiệp hội

Phương châm hoạt động của PCL là “ĐI CÙNG VỚI NGƯỜI KHỔNG

LỒ” Với phương châm này, việc tham gia các hiệp hội đã giúp PCL kết nối với nhiều cộng đồng doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực trong nước và quốc tế Đồng thời mở ra cơ hội hợp tác bền vững với khách hàng, tạo ra nhiều giá trị và hỗ trợ tích cực cho các hoạt động phát triển kinh doanh của PCL

Tầm nhìn và sứ mệnh của công ty: Đến năm 2025, PCL đứng trong Top 5

các công ty logistics hàng đầu của Việt Nam bằng cách thiết kế các giải pháp logistics sáng tạo cho khách hàng từ những kinh nghiệm thực tế, giúp khách hàng tiết kiệm chi phí

Không chỉ dừng lại ở việc cung cấp dịch vụ vận chuyển, giao nhận, kiểm đếm các thành phẩm của các nhà sản xuất lớn, PCL còn kết nối, mở rộng hợp tác với các nhà sản xuất này trong việc cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan và vận chuyển nguyên liệu đầu vào cho họ

Trong những dịch vụ kể trên thì hoạt động đóng vai trò chủ chốt mang lại doanh thu, lợi nhuận lớn nhất cho công ty đó là Dịch vụ Vận tải Quốc tế Công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển từ phương thức vận tải đường biển đơn thuần đến kết hợp vận tải đa phương thức

3.1.3 Cơ cấu tổ chức công ty

Sơ đồ 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Vận tải biển Container

Thái Bình Dương

Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán

Chủ tịch kiêm Tổng Giám đốc: Ông - Đinh Hải Bắc, chịu trách nhiệm lãnh

đạo và điều hành toàn diện mọi hoạt động của doanh nghiệp

Phó Tổng Giám đốc: Bà - Nguyễn Thị Đoan Trang, là người trực tiếp đưa ra

quyết định về hoạt động kinh doanh của công ty, hoạch định và thiết lập các chiến lược, kế hoạch về lĩnh vực đối ngoại Phụ trách khai thác thị trường tiềm năng và quản lý chất lượng dịch vụ cũng như công nhân viên của công ty

Phòng Hành chính nhân sự: Chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân sự, phụ trách

công việc liên quan đến giấy tờ kinh doanh của công ty cũng như tham gia vào các hoạt động tổ chức phối hợp điều hành công tác quản lý thông tin tại doanh nghiệp, đào tạo và phát triển nhân sự, đánh giá kết quả công việc của nhân sự, đảm bảo đãi ngộ, quyền lợi cho nhân viên

Phòng Tài chính Kế toán: Có nhiệm vụ lên kế hoạch, báo cáo tài chính của

công ty theo định kỳ và chịu trách nhiệm quyết toán tiền lương/thưởng cho công nhân viên

Phòng Sale & Marketing: Xây dựng kế hoạch bán hàng, tìm kiếm khách hàng

tư vấn, đàm phán với đối tác và ký kết hợp đồng

3.1.4 Cơ sở vật chất của công ty

Về văn phòng làm việc: Trụ sở chính tại Hà Nội cũng như các chi nhánh tại

các thành phố khác đều nằm tại các khu vực thuận tiện phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty

Hình 3.1 Văn phòng làm việc tại Trụ sở chính – Hà Nội

Nguồn: Công ty

Mỗi phòng ban đều được trang bị những thiết bị văn phòng như bàn, ghế, dụng

cụ văn phòng đều rất hiện đại tiện nghi giúp cán bộ công nhân viên có không gian làm việc thoải mái và hiệu quả nhất Máy điều hòa, hệ thống báo cháy được lắp đặt cho toàn hệ thống của công ty Máy móc được trang bị tối ưu để đáp ứng được yêu cầu công việc và đảm bảo an toàn và sức khỏe cho tất cả các nhân viên