Luận văn thạc sĩ công tác triển khai thực hiện dự án xây lắp hệ thống điện nhẹ (elv) tại công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ sao việt

Những nguyên nhân tác động tới quá trình thực hiện dự án...64 CHƯƠNG 4: MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TRIỂN KHAI THỰC HIỆN DỰ ÁN XÂY LẮP HỆ THỐNG ĐIỆN NHẸ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU

NGUYỄN MẠNH CƯỜNG

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TRIỂN KHAI THỰC HIỆN

DỰ ÁN XÂY LẮP HỆ THỐNG ĐIỆN NHẸ (ELV) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN

CÔNG NGHỆ SAO VIỆT

NGUYỄN MẠNH CƯỜNG

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TRIỂN KHAI THỰC HIỆN

DỰ ÁN XÂY LẮP HỆ THỐNG ĐIỆN NHẸ (ELV) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN

CÔNG NGHỆ SAO VIỆT

Chuyên ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: GS TS NGUYỄN THÀNH ĐỘ

HÀ NỘI, NĂM 2016

Tôi xin cam đoan luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh “Hoàn thiện công tác triển khai thực hiện dự án xây lắp hệ thống điện nhẹ (ELV) tại Công ty cổ phần đầu

tư phát triển công nghệ Sao Việt” là công trình nghiên cứu riêng của tôi dưới sự

hướng dẫn trực tiếp của GS.TS Nguyễn Thành Độ cùng với sự chỉ bảo của một sốthầy cô giáo

Tôi xin cam đoan rằng số liệu và kết luận nghiên cứu trong luận văn này làtrung thực, không trùng lặp với đề tài khác Mọi số liệu được sử dụng đã được tríchdẫn đầy đủ trong danh mục tài liệu tham khảo

Học viên

Nguyễn Mạnh Cường

Trước tiên, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới GS.TS Nguyễn Thành Độ đãtận tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi trong quá trình thực hiện, hoàn thành luận vănnày.

Tôi cũng xin gửi cảm ơn chân thành tới các thầy, cô giáo trong Viện Quản trịkinh doanh, Trường Đại học Kinh tế quốc dân đã góp ý, truyền đạt lại những kinhnghiệm quý báu để tôi hoàn thành luận văn của mình Tôi xin cảm ơn các thầy côviện Đào tạo sau đại học, Trường Đại học Kinh tế quốc dân đã hỗ trợ tôi trong suốtquá trình học tập tại trường

Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn gia đình và các bạn đồng nghiệp, cácbạn cùng lớp đã hỗ trợ rất nhiều để tôi có thể hoàn thành tốt luận văn thạc sỹ củamình, xin cảm ơn Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Sao Việt và cácphòng ban đã cung cấp tài liệu giúp tôi hoàn thành bản luận văn này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Học viên

Nguyễn Mạnh Cường

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

TÓM TẮT LUẬN VĂN

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI 4

1.1 Tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan tới đề tài luận văn 4

1.2 Những vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu 6

1.3 Đề xuất hướng nghiên cứu của đề tài luận văn 6

CHƯƠNG 2: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ CÔNG TÁC TRIỂN KHAI THỰC HIỆN DỰ ÁN 7

2.1 Khái quát về dự án đầu tư và quản lý dự án dự án đầu tư 7

2.1.1 Khái niệm về dự án đầu tư 7

2.1.2 Các đặc điểm của dự án đầu tư 9

2.1.3 Nội dung của quản lý dự án đầu tư 10

2.1.4 Quy trình của quản lý dự án đầu tư 12

2.2 Quản lý công tác triển khai thực hiện dự án đầu tư 12

2.2.1 Những khái niệm về công tác quản lý triển khai thực hiện dự án 12

2.2.2 Nội dung công tác quản lý triển khai thực hiện dự án 14

2.2.3 Quy trình của công tác quản lý triển khai thực hiện dự án 16

2.2.4 Những công cụ được sử dụng trong công tác quản lý triển khai thực hiện dự án 19

2.3 Những nhân tố tác động tới công tác quản lý triển khai thực hiện dự án 29

2.3.1 Các nhân tố bên ngoài công ty 29

2.3.2 Các nhân tố bên trong công ty 33

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TRIỂN KHAI THỰC HIỆN DỰ ÁN XÂY LẮP HỆ THỐNG ĐIỆN NHẸ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ SAO VIỆT 35

3.1 Giới thiệu về công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Sao Việt 35

3.1.1.Lịch sử thành lập công ty Sao Việt 35

3.1.2 Cơ cấu tổ chức hoạt động của công ty Sao Việt 38

3.2 Thực trạng công tác triển khai thực hiện dự án xây lắp hệ thống điện nhẹ tại

công ty Sao Việt giai đoạn 2011-2015 42

3.2.1 Giới thiệu về các dự án điện nhẹ của công ty Sao Việt trong giai đoạn 2011-2015 42

3.2.2 Quy trình của công tác quản lý triển khai thực hiện dự án tại công ty Sao Việt 44

3.2.3 Thực trạng công tác quản lý triển khai thực hiện dự án tại công ty Sao Việt 53 3.3 Đánh giá thực trạng công tác triển khai thực hiện dự án xây lắp tại công ty Sao Việt 62

3.3.1 Những thành công đạt được trong quá trình thực hiện dự án 62

3.3.2 Những khó khăn, hạn chế gặp phải trong quá trình thực hiện dự án 63

3.3.3 Những nguyên nhân tác động tới quá trình thực hiện dự án 64

CHƯƠNG 4: MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TRIỂN KHAI THỰC HIỆN DỰ ÁN XÂY LẮP HỆ THỐNG ĐIỆN NHẸ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ SAO VIỆT 67

4.1 Định hướng phát triển công ty Sao Việt trong giai đoạn từ nay đến 2020 67

4.2 Những cơ hội và thách thức đối với công ty Sao Việt 68

4.2.1 Ma trận SWOT của công ty Sao Việt giai đoạn đến năm 2020 68

4.2.2 Phân tích ma trận SWOT 69

4.3 Một số giải pháp hoàn thiện công tác triển khai thực hiện dự án xây lắp hệ thống điện nhẹ tại công ty Sao Việt trong giai đoạn đến năm 2020 70

4.3.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của công ty Sao Việt 70

4.3.2 Hoàn thiện quy trình quản lý triển khai thực hiện dự án tại công ty Sao Việt 74

4.3.3 Hoàn thiện phương pháp quản lý triển khai thực hiện dự án của công ty .80 KẾT LUẬN 84

TÀI LIỆU THAM KHẢO 85

Viết tắt Viết đầy đủ

Công ty Sao Việt Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Sao Việt

Bảng 2.1: Chu trình quản lý dự án 11

Bảng 2.2: Các lĩnh vực của quản lý dự án 16

Bảng 2.3: Chu trình triển khai thực hiện dư án 17

Bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Sao Việt 40

Bảng 3.2: Các công dự án tiêu biểu đã hoàn thiện trong các năm 2011-2015 41

Bảng 3.3 Quy trình triển khai thực hiện dự án tại công ty Sao Việt 45

Bảng 3.4: Phân loại chi phí cho triển khai thực hiện dự án 59

Bảng 3.5: Bảng khối lượng vật tư hạ ngầm – Dự án Camera giám sát mỏ đá Phũ Mãn II – Hà Nội 60

Bảng 4.1: Ma trận SWOT của công ty Sao Việt giai đoạn đến năm 2020 69

Sơ đồ 2.1: Cấu trúc của biểu đồ GANTT 21

Sơ đồ 2.2: Hai công việc nối tiếp 25

Sơ đồ 2.3: Hai công việc hội tụ 26

Sơ đồ 2.4: Hai công việc đồng thời 26

Sơ đồ 2.5: Công việc biến giả 27

Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức công ty Sao Việt 38

NGUYỄN MẠNH CƯỜNG

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TRIỂN KHAI THỰC HIỆN

DỰ ÁN XÂY LẮP HỆ THỐNG ĐIỆN NHẸ (ELV) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN

CÔNG NGHỆ SAO VIỆT

Chuyên ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH

TÓM TẮT LUẬN VĂN

Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Sao Việt thành lập năm 2007,nhưng cho tới những năm 2010 mới bắt đầu bước chân vào lĩnh vực ELV Với sốnăm kinh nghiệm còn ít và qui mô công ty khoảng 30 nhân sự thì công tác triển khaithực dự án xây lắp điện nhẹ thực sự là cấp thiết Các dự án đã tham gia triển khaixây lắp gồm có: bãi đỗ xe thông minh, hệ thống mạng văn phòng nhà máy, cácphòng server, hệ thống giám sát an ninh Tuy nhiên trong triển khai thực hiện cònkhá nhiều bất cập như : lập kế hoạch triển khai thực hiện dự án chưa tốt, chậm tiến

độ, chi phí phát sinh, chất lượng công trình chưa đạt chuẩn, các yếu tố về trình độchuyên môn Thực tế là công tác triển khai thực hiện dự án xây lắp hệ thống điệnnhẹ chưa thực sự đem lại hiệu quả và lợi nhuận cao

Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác triển khai thực hiện dự án mà tác

giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác triển khai thực hiện dự án xây lắp hệ thống điện nhẹ (ELV) tại Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Sao Việt”.

Mục đích nghiên cứu của đề tài

Hệ thống hóa các vấn đề lý luận về quản lý dự án đầu tư và triển khai thựchiện dự án đầu tư

Phân tích thực trạng và đánh giá công tác triển khai thực hiện dự án xây lắp

hệ thống điện nhẹ của Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Sao Việt, từ đókhẳng định những kết quả và hạn chế trong công tác triển khai thực hiện dự án

Đề xuất các biện pháp hoàn thiện công tác triển khai thực hiện dự án xây lắp hệthống điện nhẹ tại Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Sao Việt trong giaiđoạn đến năm 2020

Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập dữ liệu

- Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu: thống kê phân tích các số liệutrong các tài liệu, các biểu mẫu, biều đồ GANTT, bảng WBS, sơ đồ mạng

Kết cấu luận văn gồm :

Chương 1: Tổng quan về các công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài Chương 2: Những vấn đề cơ bản về quản lý dự án và công tác triển khai thực hiện dự án

Chương 3: Thực trạng công tác triển khai thực hiện dự án xây lắp hệ thống

điện nhẹ tại Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Sao Việt

Chương 4: Một số biện pháp hoàn thiện công tác triển khai thực hiện dự án

xây lắp hệ thống điện nhẹ tại Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Sao Việt

Chương 1: Tổng quan về các công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài

Trên cơ sở các đề tài đã nghiên cứu, những vấn đề cần tiếp tục được nghiêncứu, tác giả đề xuất thực hiện đề tài luận văn này nhằm mục đích nghiên cứu hoànthiện công tác triển khai thực hiện dự án xây lắp hệ thống điện nhẹ tại công ty cổphần đầu tư phát triển công nghệ Sao Việt

Qua việc nghiên cứu tài liệu về quản lý dự án đầu tư, tác giả sử dụng nguồnthông tin thu thập được từ các số liệu dự án của công ty Sao Việt, nghiên cứu thựctrạng công tác triển khai thực hiện dự án tại công ty nhằm phân tích những hạn chếđang tồn tại và tìm ra nguyên nhân để đề xuất các giải pháp hoàn thiện công táctriển khai thực hiện dự án của công ty Sao Việt

Chương 2: Những vấn đề cơ bản về quản lý dự án và công tác triển khai thực hiện dự án

Nghiên cứu cơ sở lý luận về quản lý dự án và công tác triển khai thực hiện

dự án như sau:

2.1 Khái quát về dự án đầu tư và quản lý dự án dự án đầu tư

Dự án đầu tư là tổng thể các giải pháp về kinh tế – tài chính, xây dựng –kiến trúc, kỹ thuật – công nghệ, tổ chức – quản lý để sử dụng hợp lý cấc nguồn lựchiện có nhằm đạt được các kết quả, mục tiêu kinh tế – xã hội nhất định trong tươnglai

Quản lý dự án đầu tư là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồnlực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thànhđúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được phê duyệt và đạt được các yêu cầu đãđịnh về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điềukiện tốt nhất cho phép

2.2 Quản lý công tác triển khai thực hiện dự án đầu tư

Quản lý triển khai thực hiện dự án là một phần trong toàn bộ quá trình quản

lý dự án đầu tư Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao động,thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian Giai đoạn

này chi tiết hóa thời gian, lập lịch trình cho từng công việc và toàn bộ dự án (thờigian bắt đầu và kết thúc), trên cơ sở đó bố trí tiền vốn, nhân lực và thiết bị phù hợp.

Bản chất của quản lý dự án chính là sự điều khiển một hệ thống lớn trên cơ

sở ba thành phần: con người, phương tiện va hệ thống Sự kết hợp hài hòa ba thànhphần này cho ta sự quản lý dự án tối ưu Tuy nhiên, để quản lý dự án cần nhiều bộphận hợp thành Đó là các kiến thức chung, các lý thuyết chung về quản lý, các kiếnthức về chuyên môn như là: quy hoạch, kiến trúc, kết cấu, công nghệ…

Nội dung công tác quản lý triển khai thực hiện dự án

- Lập kế hoạch tổng quan: đây là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự

logic, là việc chi tiết hóa cá mục tiêu của dự án thành những công việc cụ thể vàhoạch định một chương trình thực hiện những công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnhvực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác đầy đủ

- Quản lý chất lượng: là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất

lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải đáp ứngmong muốn của chủ đầu tư

- Quản lý nhân lực: là việc hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành

viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án Nó cho thấy việc sử dụnglực lượng lao động của dự án hiệu quả đến mức nào

- Quản lý thông tin: là quá trình đảm bảo các dòng thông tin thông suốt một

cách nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên dự án với các cấp quản lý khácnhau

- Quản lý rủi ro: là việc nhận diện các nhân tố rủi ro của dự án, lượng hóa

mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng nhưng quản lý từng loại rủi ro

- Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán: quản lý dợp đồng và hoạt động

mua bán của dự án là quá trình lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ, thươnglượng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết

bị, dịch vụ…cần thiết cho dự án

2.3 Những nhân tố tác động tới công tác quản lý triển khai thực hiện dự án

Các nhân tố bên ngoài công ty: tốc độ tăng trưởng kinh tế, tỉ giá, lãi suất,

lạm phát, các chính sách của nhà nước, khoa học công nghệ, văn hóa xã hội…

Nhân tố bên trong công ty: yếu tố về năng lực con người trong công ty.

Chương 3: Thực trạng công tác triển khai thực hiện dự án xây lắp hệ thống

điện nhẹ tại Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Sao Việt

3.1 Giới thiệu về công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Sao Việt

Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Sao Việt thành lập 03/04/2007theo Giấy phép đăng ký kinh doanh số 0102206482 - Sở Kế hoạch và Đầu tư TP HàNội

Lĩnh vực kinh doanh: xây lắp hệ thống điện nhẹ

3.2 Thực trạng công tác triển khai thực hiện dự án xây lắp hệ thống điện nhẹ tại công ty Sao Việt giai đoạn 2011-2015

Thực trạng về công tác quản lý tiến độ triển khai thực hiện dự án tại công tySao Việt hầu như còn dựa vào cảm tính, tính toán thời gian hoàn thành một hạngmục công việc hoàn toàn dựa vào kinh nghiệm cá nhân, chưa có sự tính toán chínhxác một cách chi tiết

Thực trạng về công tác quản lý chất lượng triển khai thực hiện dự án tại công

ty Sao Việt chủ yếu là theo dõi chất lượng các công trình có phù hợp với bản thiết

kế của chủ đầu tư hay không Kiểm tra tình trạng các hạng mục thi công, kiểm trachất lượng vật tư thiết bị sử dụng trong triển khai xây lắp hệ thống, giám sát quátrình nghiệm thu đưa vào sử dụng theo các tiêu chuẩn kỹ thuật chứ chưa đặt ra đượcmột quy chuẩn riêng cho quản lý chất lượng

Thực trạng về công tác quản lý chi phí triển khai thực hiện dự án tại công tySao Việt chưa thực sự sát với thực tế triển khai, công tác khảo sát chưa chi tiết vàthực hiện tiến độ còn chậm gây nên lãng phí, ảnh hưởng tới lợi nhuận của công ty

Thực trạng về công tác quản lý rủi ro trong quá trình triển khai thực hiện dự

án tại công ty Sao Việt chú trọng vào hai vấn đề chính là: Nguyên nhân làm chậmtiến độ và làm tăng các chi phí trong quá trình triển khai thực hiện dự án.

3.3 Đánh giá thực trạng công tác triển khai thực hiện dự án xây lắp tại công ty Sao Việt

Những thành công đạt được trong quá trình thực hiện dự án:

Về vấn đề quản lý tiến độ: hầu hết các dự án mà công ty Sao Việt đã triểnkhai thực hiện đều đáp ứng đủ về mặt tiến độ, thời gian Các dự án đều bàn giaođúng ngày giờ đã ký kết trong hợp đồng với chủ đầu tư Quá trình thi công ít xảy ra

sự cố, giai đoạn nghiệm thu chạy thử không phát sinh lỗi hệ thống, hệ thống vậnhành ổn định

Về vấn đề quản lý chất lượng: qua 5 năm triển khai thực hiện hàng loạt các

dự án về xây lắp hệ thống điện nhẹ, chất lượng các công trình của công ty Sao Việtngày càng được nâng cao Tất cả các dự án đều được nghiệm thu đưa vào sử dụngđúng và đủ tiêu chuẩn kỹ thuật so với quy định Hiệu quả sử dụng của các dự ánthực sự làm chủ đầu tư hài lòng, nâng cao hiệu quả của hoạt động sản xuất tại đơn

vị sử dụng

Vấn đề quản lý chi phí luôn thực hiện theo đúng kế hoạch đề ra, hạn chếđược nhiều phát sinh gây lãng phí Việc nghiệm thu quyết toán theo giai đoạn luônđược thực hiện đúng tiến độ giúp cho công ty giữ vững mức lợi nhuận

Ngoài ra vấn đề quản lý rủi ro trong công tác triển khai thực hiện dự án ngàycàng được chú trọng hơn, giảm thiểu tối đa các rủi ro phát sinh gây lãng phí và làmchậm tiến độ thi công dự án

Những khó khăn, hạn chế gặp phải trong quá trình thực hiện dự án:

Công tác lập kế hoạch triển khai thực hiện dự án còn nhiều sai sót như bóckhối lượng vật tư thiết bị không chính xác, giải pháp công nghệ thông tin áp dụngchưa phù hợp, công tác lập biện pháp thi công chưa phù hợp thực tế

- Công tác quản lý giám sát, tổ chức thi công và sự kết hợp giữa các bộ phận

Những nguyên nhân tác động tới quá trình thực hiện dự án:

Thứ nhất, cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Sao Việt quy định phân cấp rõràng chức năng và nhiệm vụ cho ban QLDA và các phòng ban Tuy nhiên trên thực

tế công việc giữa ban QLDA và PKT thường xuyên bị chồng chéo, không phân rõđược trách nhiệm thuộc bên nào, do vậy mà trong quá trình triển khai thực hiện dự

án còn xuất hình tình trạng thiếu sự kết hợp giữa các phòng ban Việc cấp thiết tạicông ty Sao Việt bây giờ là cần cơ cấu tổ chức lại bộ máy hoạt động sao cho thực sự

rõ ràng chức năng nhiệm vụ và tạo sự kết dính trong hoạt động của mình

Thứ hai, nguồn nhân lực của công ty Sao Việt cũng là một trong nhữngnguyên nhân gây ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động triển khai thực hiện dự án

Thứ ba, về quy trình triển khai thực hiện dự án tại công ty Sao Việt tuy đãđược thống nhất cụ thể bằng văn bản nhưng quá trình thực hiện chưa đúng gây rahậu quả chậm tiến độ, không đảm bảo chất lượng và phát sinh nhiều chi phí Cụ thểnhư việc lập bảng tiến độ không sát với công việc thực tế sẽ gây khó khăn cho quá

trình triển khai đúng tiến độ Việc lập biện pháp thi công không đúng tiêu chuẩn kỹthuật sẽ làm cho việc triển khai gặp nhiều vướng mắc khó khăn, thậm chí phải dừngthi công, công trình không đạt đúng tiêu chuẩn kỹ thuật Tất cả những nguyên nhângây chậm tiến độ, giảm chất lượng đều sẽ làm tăng chi phí quản lý, tăng chi phí xâydựng….giảm lợi nhuận của công ty Chính vì vậy mà việc hoàn thiện quy trình vàgiám sát hoạt động thực hiện dự án theo quy trình là vấn đề cấp thiết đối với công tySao Việt trong thời gian tới.

Thứ tư, hiện tại công ty Sao Việt chưa áp dụng một phương pháp quản lýtriển khai thực hiện dự án nào ngoài việc lập bảng tiến độ và biện pháp thi công Do

đó về mặt phương pháp quản lý thì công ty Sao Việt cần thiết phải hoản thiện và bổsung nhiều phương pháp hơn nữa

Chương 4: Một số biện pháp hoàn thiện công tác triển khai thực hiện dự án

xây lắp hệ thống điện nhẹ tại Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Sao Việt

Qua việc nghiên cứu thực trạng công tác triển khai thực hiện dự án tại công

ty Sao Việt giai đoạn 2011-2015, tác giả đề xuất một số biện pháp hoàn thiện côngtác triển khai thực hiện dự án xây lắp hệ thống điện nhẹ tại Công ty cổ phần đầu tưphát triển công nghệ Sao Việt như sau:

4.1 Định hướng phát triển công ty Sao Việt trong giai đoạn từ nay đến 2020

Công ty Sao Việt luôn đặt lợi ích khách hàng lên hàng đầu, do đó cần phải cónhững con người có kiến thức và kỹ năng để duy trì được lòng tin của khách hàng.Công ty Sao Việt với toàn thể nhân viên liên kết chặt chẽ và có tính tương hỗ cao,phấn đấu trở thành và giữ vững vị trí là một trong những công ty đi đầu trong lĩnhvực cung cấp giải pháp và dịch vụ CNTT

Công ty Sao Việt tập trung vào việc xây dựng thương hiệu mạnh trong lĩnhvực xây lắp hệ thống điện nhẹ (ELV) Đầu tư tìm hiểu và tích hợp các công nghệmới trong lĩnh vực giám sát hoạt động sản xuất cho các nhà máy, khu công nghiệp,

dự án giám sát giao thông…

4.2 Những cơ hội và thách thức đối với công ty Sao Việt

Sau khi Việt Nam tham gia vào hiệp định TPP mở ra hàng loạt các cơ hội vàthách thức mới đối với công ty Sao Việt, với số lượng lớn các doanh nghiệp công tynước ngoài vào Việt Nam sẽ là nguồn khách hàng cực lớn trong lĩnh vực xây lắp hệthống điện nhẹ Tuy nhiên lĩnh vực này cũng không ít đối thủ cạnh tranh có nănglực mạnh vì vậy mà công ty Sao Việt cần phải tận dụng tối đa các thế mạnh củamình với các cơ hội lớn đến từ hiệp định TPP

4.3 Một số giải pháp hoàn thiện công tác triển khai thực hiện dự án xây lắp hệ thống điện nhẹ tại công ty Sao Việt trong giai đoạn đến năm 2020

4.3.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của công ty Sao Việt

Quy định nhiệm vụ chức năng cho từng cá nhân, phòng ban trong công ty.Thành lập phòng: Giải pháp công nghệ thông tin

Sức mạnh của một công ty nằm ở sự đóng góp của từng cá nhân trong công

ty đó Để có được một bộ máy hoạt động thống nhất và chuyên nghiệp thì từng cánhân trong công ty Sao Việt phải ngày càng hoàn thiện hơn nữa về mặt chuyên môn

và năng lực cá nhân Từng cá nhân tốt sẽ tạo thành 1 bộ phận phòng ban tốt, từng

bộ phận phòng ban tốt sẽ tạo thành một công ty mạnh

4.3.2 Hoàn thiện quy trình quản lý triển khai thực hiện dự án tại công ty Sao Việt

Hoàn thiện quy trình bắt đầu từ công tác lập kế hoạch triển khai, thực hiệntriển khai, giám sát tiến độ, chất lượng, chi phí, rủi ro của hoạt động triển khai thựchiện dự án

4.3.3 Hoàn thiện phương pháp quản lý triển khai thực hiện dự án của công ty

Hoàn thiện phương pháp quản lý triển khai thực hiện dự án là việc hết sứcquan trọng đối với kết quả thực hiện dự án tại công ty Sao Việt Với một phươngpháp đúng đắn nó sẽ giúp ban QLDA kiểm soát được tiến độ thi công, khối lượng

và chất lượng công việc, sự phân bổ nguồn lực và kiểm soát chi phí của dự án Vìthế mà áp dụng phương pháp quản lý dự án tốt sẽ giúp giám sát hiệu quả quá trìnhtriển khai thực hiện dự án

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong những năm gần đây, tốc độ phát triển cơ sở hạ tầng công nghệ thôngtin của Việt Nam ngày càng cao, hàng loạt các dự áncông nghệ thông tin được ápdụng cho tổ hợp văn phòng, các dự án phát triển khu công nghiệp được triển khaixây dựng Hoạt động quản lý dự án đầu tư luôn được chú trọng trong quá trình thựchiện dự án, và để công tác triển khai dự án xây dựng đem lại được giá trị cao, tiếtkiệm chi phí, nhân lực, thời gian thì công tác quản lý triển khai thực hiện dự án luônđược đặt lên hàng đầu Việc xác định mục tiêu, lập kế hoạch, quản lý triển khai thựchiện dự ánlà những yếu tố cực kỳ quan trọng ảnh hưởng đến kết quả của dự án Một

dự án có đem lại hiệu quả hay không phục thuộc rất nhiều vào công tác quản lý của

dự án đó

Đối với doanh nghiệp trong ngành xây dựng, xây lắp thì việc quản lý tốt dự

án sẽ đem lại giá trị caovề mặt kinh tế, xã hội Nhưng vấn đề quản lý dự án sao cho

có hiệu quả cao nhất thì doanh nghiệp cần sử dụng những biện pháp gì, những hìnhthức nào để phát huy khả năng của mình nhằm nâng cao năng suất lao động và hiệuquả sản xuất kinh doanh là một điều hết sức quan trọng, nó có ý nghĩa quyết địnhđến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp đó Mặt khác công tác triển khaithực hiện dự án trong doanh nghiệp có vai trò cực kỳ quan trọng, nó sẽ giúp chodoanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, thời gian và công sức vì vậy mà thực hiệnđược mục tiêu dễ dàng hơn

Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Sao Việt thành lập năm 2007,nhưng cho tới những năm 2010 mới bắt đầu bước chân vào lĩnh vực ELV Với sốnăm kinh nghiệm còn ít và qui mô công ty khoảng 30 nhân sự thì công tác triển khaithực dự án xây lắp điện nhẹ thực sự là cấp thiết Các dự án đã tham gia triển khaixây lắp gồm có: bãi đỗ xe thông minh, hệ thống mạng văn phòng nhà máy, cácphòng server, hệ thống giám sát an ninh Tuy nhiên trong triển khai thực hiện cònkhá nhiều bất cập như : lập kế hoạch triển khai thực hiện dự án chưa tốt, chậm tiến

độ, chi phí phát sinh, chất lượng công trình chưa đạt chuẩn, các yếu tố về trình độ

chuyên môn Thực tế là công tác triển khai thực hiện dự án xây lắp hệ thống điệnnhẹ chưa thực sự đem lại hiệu quả và lợi nhuận cao.

Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác triển khai thực hiện dự án mà tác

giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác triển khai thực hiện dự án xây lắp hệ thống điện nhẹ (ELV) tại Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Sao Việt”.

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài

Hệ thống hóa các vấn đề lý luận về quản lý dự án đầu tư và triển khai thựchiện dự án đầu tư

Phân tích và đánh giá thực trạng công tác triển khai thực hiện dự án xây lắp

hệ thống điện nhẹ của Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Sao Việt, từ đókhẳng định những kết quả và hạn chế trong công tác triển khai thực hiện dự án

Đề xuất các biện pháp hoàn thiện công tác triển khai thực hiện dự án xây lắp hệthống điện nhẹ tại Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Sao Việt trong giaiđoạn đến năm 2020

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: công tác triển khai thực hiện dự án xây lắp củadoanh nghiệp

dự án xây lắp hệ thống điện nhẹ cho công ty trong giai đoạn từ nay đến năm 2020

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập dữ liệu

Khảo sát ý kiến từ ban QLDA và ban lãnh đạo trong công ty Sao Việt

Thu thập thông tin từ các báo cáo, tài liệu của công ty Sao Việt trong cácnăm 2011-2015, giáo trình và sách tham khảo, các bài viết trên các phương tiệnthông tin đại chúng về lĩnh vực quản lý dự án đầu tư, các kết quả nghiên cứu đã

công bố.

- Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu: thống kê phân tích các số liệutrong các tài liệu, các biểu mẫu, biều đồ GANTT, bảng WBS, sơ đồ mạng

5 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục bảng biểu sơ đồ, danh mụcviết tắt, danh mục tài liệu tham khảo thì nội dung luận văn gồm 4 chương:

Chương 1: Tổng quan về các công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài Chương 2: Những vấn đề cơ bản về quản lý dự án và công tác triển khai thực hiện dự án

Chương 3: Thực trạng công tác triển khai thực hiện dự án xây lắp hệ thống

điện nhẹ tại Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Sao Việt

Chương 4: Một số biện pháp hoàn thiện công tác triển khai thực hiện dự án

xây lắp hệ thống điện nhẹ tại Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Sao Việt

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU

LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI

1.1 Tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan tới đề tài luận văn

Công tác QLDA nói chung và công tác triển khai thực hiện dự án nói riêng làmột quá trình hết sức phức tạp và quan trọng nhằm đảm bảo cho việc dự án thựchiện có hiệu quả Do đó đã có rất nhiều các đề tài nghiên cứu về lĩnh vực này củamột vài tác giả sau đây:

- Nguyễn Huy Cường – Khoa QTKD TH ĐH Kinh tế quốc dân

Luận văn thạc sỹ : “Hoàn thiện công tác quản lý triển khai thực hiện dự án tại Ban quản lý dự án 6 Tổng cục Đường bộ Việt Nam”

Đề tài luận văn đề cập về công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trìnhtrong giai đoạn triển khai và thực hiện dự án Đề tài đã đưa ra cơ sở lý luận, thựctrạng và giải pháp hoàn thiện công tác triển khai thực hiện dự án tại ban quản lý dự

án 6 tổng cục đường bộ Việt Nam

Tuy nhiên nội dung của công tác QLDA đầu tư xây dựng công trình rất rộng,

vì vậy luận văn này chưa có điều kiện đi sâu chi tiết tất cả các nội dung mà chỉ dừnglại việc phân tích một số nội dung chính của công tác triển khai thực hiện dự án tạiBan quản lý dự án 6

- Trần Mai Dung – tại ĐH Kinh tế quốc dân

Luận văn thạc sỹ: “Hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư tại Công ty dịch vụ viễn thông GPC”

Đề tài này đã đề cập đến công tác quản lý dự án đầu tư tại công ty dịch vụviễn thông GPC, đề tài đã đưa ra các cơ sở lý luận, thực trạng giải pháp hoàn thiện

về công tác quản lý dự án tại công ty

Tuy nhiên phạm vi nghiên cứu và đối tượng nghiên cứu của đề tài là về côngtác quản lý dự án tại các dự án đầu tư lĩnh vực viễn thông do công ty làm chủ đầu tư

có sự khác biệt với việc quản lý dự án của nhà thầu Đề tài tập trung vào phân tích

cụ thể quản lý dự án tại một dự án đầu tư chứ không tập trung vào công tác quản lýtổng thể các dự án đầu tư của công ty.

- Hoàng Đỗ Quyên – tại ĐH Kinh tế quốc dân

Luận văn thạc sỹ: “Hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư tại ban quản lý

dự án công trình điện miền Bắc”

Đề tài đề cập đên việc hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư tại ban quản

lý dự án công trình điện miền Bắc, đề tài đưa ra những lý luận cơ bản về quản lý dự

án, phân tích thực trạng và đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản

lý dự án tại ban quản lý dự án công trình điện miền Bắc

Tuy nhiên phạm vi nghiên cứu và đối tượng nghiên cứu của đề tài là về côngtác quản lý dự án các công trình ngành điện, các công trình này có những đặc thùriêng của ngành điện và sử dụng vốn ngân sách nhà nước Đề tài tập trung chủ yếuvào công tác quản lý dự án trong giai đoạn thực hiện dự án tại các dự án thuộc phạm

vi quản lý của ban quản lý dự án công trình điện miền Bắc

Bùi Quang Huy – tại ĐH Kinh tế quốc dân

Luận văn thạc sỹ: “ Tăng cường quản lý tài chính các dự án đầu tư tại banquản lý dự án 1 – Bộ giao thông vận tải”

Đề tài đề cập đến việc tăng cường quản lý tài chính các dự án đầu tư tại banquản lý dự án 1 – Bộ giao thông vận tải, đề tài đã đưa ra các khái niệm cơ bản về dự

án đầu tư xây dựng trong đó đi sâu vào lĩnh vực quản lý tài chính dự án đầu tư xâydựng, phân tích thực trạng và đưa ra một số giải pháp để tăng cường hiệu quả côngtác quản lý tài chính Đề tài đã đưa ra một cái nhìn tương đối toàn diện về công tácquản lý tài chính trong công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng ngành giao thôngvận tải

Tuy nhiên phạm vi nghiên cứu và đối tượng nghiên cứu của đề tài là về côngtác quản lý tài chính các dự án đầu tư sử dụng vốn ngân sách nhà nước trong lĩnhvực giao thông tại ban quản lý dự án của ngành giao thông vận tải

Nguyễn Thanh Hưng – tại ĐH Kinh tế quốc dân

Luận văn thạc sỹ: “Công tác QLDA đầu tư xây dựng công trình công ty cổphẩn SIMCO Sông Đà giai đoạn 2005-2015”

Đề tài đề cập đến công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tại công

ty cổ phần SIMCO Sông Đà, đề tài đưa ra cơ sở lý luận, thực trạng và một vài giảipháp hoàn thiện công tác quản lý dự án tại công ty

Tuy nhiên đề tài tập trung vào hệ thống hóa cơ sở lý luận về dự án đầu tư xâydựng công trình, quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình chứ chưa tập trung vàocông tác triển khai và thực hiện dự án tại công ty

1.2 Những vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu

Các đề tài trên đã cơ bản đưa ra những lý luận về quản lý dự án vào có nhữngđịnh hướng nghiên cứu riêng cho từng công ty, tổ chức trực tiếp đứng ra đầu tư dựán

Vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu quản lý dự án đầu tư trong giai đoạn triểnkhai thực hiện dự án tại đơn vị nhà thầu là công ty tư nhân

Lĩnh vực chuyên ngành: xây lắp hệ thống điện nhẹ (ELV)

1.3 Đề xuất hướng nghiên cứu của đề tài luận văn

Trên cơ sở các đề tài đã nghiên cứu, những vấn đề cần tiếp tục được nghiêncứu, tác giả đề xuất thực hiện đề tài luận văn này nhằm mục đích nghiên cứu hoànthiện công tác triển khai thực hiện dự án xây lắp hệ thống điện nhẹ tại công ty cổphần đầu tư phát triển công nghệ Sao Việt

Qua việc nghiên cứu tài liệu về quản lý dự án đầu tư, tác giả sử dụng nguồnthông tin thu thập được từ các số liệu dự án của công ty Sao Việt, nghiên cứu thựctrạng công tác triển khai thực hiện dự án tại công ty nhằm phân tích những hạn chếđang tồn tại và tìm ra nguyên nhân để đề xuất các giải pháp hoàn thiện công táctriển khai thực hiện dự án của công ty Sao Việt

CHƯƠNG 2 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

VÀ CÔNG TÁC TRIỂN KHAI THỰC HIỆN DỰ ÁN

2.1 Khái quát về dự án đầu tư và quản lý dự án dự án đầu tư

2.1.1 Khái niệm về dự án đầu tư

Thực tế có rất nhiều quan niệm khác nhau về dự án đầu tư, tuy nhiên tùy theotừng cách tiếp cận của từng dự án mà ta có thể hiểu theo nhiều cách khác nhau

Khái niệm chung nhất về dự án đầu tư là : Dự án đầu tư là tổng thể các giảipháp về kinh tế – tài chính, xây dựng – kiến trúc, kỹ thuật – công nghệ, tổ chức –quản lý để sử dụng hợp lý cấc nguồn lực hiện có nhằm đạt được các kết quả, mụctiêu kinh tế – xã hội nhất định trong tương lai

Tuy nhiên ta có thể tiếp cận khái niệm này theo những cách sau :

- Về mặt hình thức: Dự án đầu tư là một lĩnh vực đặc thù, một nhiệm vụ cụthể cần được phải thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kếhoạch định sẵn nhằm tạo ra một thực thể mới

Như vậy theo khái niệm này thì dự án là một thực thể riêng xác định và cómục tiêu riêng, sử dụng những nguồn lực riêng để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụnhất định

- Về mặt quản lý: Dự án đầu tư là một công cụ quản lý việc sử dụng vốn, vật

tư, lao động để tạo ra các kết quả tài chính, kinh tế, xã hội trong một thời gian nhấtđịnh

Khái niệm này nhấn mạnh vào việc sử dụng các công cụ quản lý để tối đahóa các nguồn lực trong một thời gian nhất định để tạo các kết quả mong muốn

- Về mặt nội dung: Dự án đầu tư là tổng thể các hoạt động và chi phí cầnthiết, được bố trí theo một kế hoạch chặt chẽ với lịch thời gian và địa điểm xác định

để tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo những cơ sở vật chất nhất định nhằm thựchiệnnhững mục tiêu nhất định trong tương lai.

Ngoài ra ta còn có một vài khái niệm về dự án như sau :

Khái niệm của dự án theo TCVN ISO 9000:2000 thì: Dự án là một quá trìnhđơn nhất, gồm một tập hợp các hoạt động có phối hợp và được kiểm soát, có thời gianbắt đầu và thời gian kết thúc, được tiến hành để đạt được một mục tiêu phù hợp với cácyêu cầu quy địnhm bao gồm cả các ràng buộc về thời gian, chi phí và nguồn lực

Khái niệm theo Luật đấu thầu của Việt Nam (29/11/2005): Dự án là tập hợpcác đề xuất để thực hiện một phần hay toàn bộ công việc nhằm đạt được mục tiêuhoặc yêu cầu nào đó trong một thời gian nhất định dựa trên nguồn vốn xác định

Theo Luật đầu tư số 59/2005/QH11 (29/11/2005) của Quốc hội thì dự án đầu

tư là tập hợp các đề xuất trung hoặc dài hạn để tiến hành các hoạt động đầu tư trênđịa bàn cụ thể, trong khoảng thời gian nhất định

Tuy có thể đưa ra nhiều khái niệm khác nhau về dự án đầu tư, nhưng bao giờcũng có bốn thành phần chính sau:

+ Các nguồn lực: Vốn, lao động, đất đai, tài nguyên thiên nhiên, thiết bị,công nghệ, nguyên vật liệu v v

+ Hệ thống các giải pháp đồng bộ, để thực hiện các mục tiêu, tạo ra các kếtquả cụ thể

+ Các kết quả: Đó là những kết quả cụ thể, có thể định lượng được tạo ra từcác hoạt động khác nhau của dự án

+ Mục tiêu kinh tế xã hội của dự án: Mục tiêu nay thường được xem xét dướihai giác độ Đối với doanh nghiệp đó là mục đích thu hồi vốn, tạo lợi nhuận và vịthế phát triển mới của doanh nghiệp Đối với xã hội đó là việc phù hợp với quyhoạch định hướng phát triển, kinh tế, tạo thêm việc là và sản phẩm, dịch vụ cho xãhội, bảo vệ tài nguyên và môi trường sinh thái

2.1.2 Các đặc điểm của dự án đầu tư

Dự án đầu tư có các đặc điểm cơ bản như sau :

Một: Dự án có mục đích, kết quả xác định Tất cả các dự án đều phải có kết

quả được xác định rõ Kết quả này có thể là một tòa nhà, một dây chuyển sản xuấthiện đại hay là chiến thắng của một chiến dịch vận động tranh cử vào một vị tríchính trị Mỗi dự án lại bao gồm một tập hợp nhiều nhiệm vụ cần được thực hiện.Mỗi nhiệm vụ cụ thể lại có một kết quả riêng, độc lập Tập hợp các kết quả cụ thểcủa các nhiệm vụ hình thành nên kết quả chung của dự án Nói cách khác, dự án làmột hệ thống phức tạp, được phân chia thành nhiều bộ phận, phân hệ khác nhau đểthực hiện và quản lý nhưng đều phải thống nhất đảm bảo để thực hiện và quản lýnhưng đều phải thống nhất các mục tiêu chung về thời gianm chi phí và việc hoànthành với chất lượng cao

Hai:Dự án có chu kỳ phát triển riêng và có thời gian tồn tại hữu hạn Dự án

là một sáng Giống như các thực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đoạn : hìnhthành, phát triển, có thời điểm bắt đầu và kết thúc Dự án không kéo dài mãi mãi.Khi dự án kết thúc, kết quả dự án được chuyển giao cho bộ phận quản lý vận hành,nhóm quản trị dự án giải tán

Ba: Sản phẩm của dự án mang tính chất đơn chiếc, độc đáo (mới lạ) Khác

với quá trình sản xuất liên tục và gián đoạn, kết quả của dự án không phải là sảnphẩm sản xuất hàng loạt mà có tính khác biệt cao Sản phẩm và dịch vụ do dự ánđem lại là duy nhất, hầu như không lặp lại Tuy nhiên, ở nhiều dự án khác, tính duynhất ít rõ ràng hơn và bị che đậy bởi tính tương tự giữa chúng Nhưng điều khẳngđịnh là chúng vẫn có thiết kế khác nhau, vị trí khác nhau, khách hàng khácnhau.Điều ấy cũng tạo nên nét duy nhất, độc đáo, mới lạ của dự án

Bốn: Dự án liên quan tới nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ

phận quản lý chức năng với quản lý dự án Dự án nào cũng có sự tham gia củanhiều bên hữu quan như chủ đầu tư, người hưởng thụ dự án, các nhà tư vấn, nhàthầu, các cơ quan quản lý nhà nước Tùy theo tính chất của dự án và yêu cầu củachủ đầu tư mà sự tham gia của thành phần trên cũng khác nhau Giữa các bộ phận

quản lý chức năng và bộ phận quản lý dự án thường xuyên có quan hệ với nhau vàcùng phối hợp thực hiện nhiệm vụ nhưng mức độ tham gia của các bộ phận khônggiống nhau Để thực hiện thành công mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự án cầnduy trì thường xuyên mối quan hệ với các bộ phận quản lý dự án khác

Năm: Môi trường hoạt động “va chạm” Quan hệ giữa các dự án là quan hệ

chia nhau cùng một nguồn lực khan hiếm của tổ chức Dự án cạnh tranh lẫn nhau

và với các hoạt động tổ chức sản xuất khác về tiền vốn, nhân lực, thiết bị Trongquản lý, nhiều trường hợp, các thành viên ban quản lý dự án lại có hai thủ trưởngnên không biết phải thực hiện mệnh lệnh của cấp trên trực tiếp nào nếu hai mệnhlệnh lại mâu thuẫn nhau Do đó, môi trường quản lý dự án có nhiều quan hệ phứctạp nhưng năng động

Sáu: Tính bất định vào độ rủi ro cao Hầu hết các dự án đòi hỏi quy mô tiền

vốn, vật tư và lao động rất lớn để thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định.Mặt khác, thời gian đầu tư và vận hành kéo dài nên các dự án đầu tư phát triểnthường có độ rủi ro cao

2.1.3 Nội dung của quản lý dự án đầu tư

Quản lý dự án đầu tư là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồnlực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thànhđúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được phê duyệt và đạt được các yêu cầu đãđịnh về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điềukiện tốt nhất cho phép

Quản lý dự án đầu tư gồm ba giai đoạn chủ yếu Đó là việc lập kế hoạch,điều phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí vàthực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt được những mục tiêu xác định

- Lập kế hoạch: Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định công việc, dự

tính nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạchhành động thống nhất, theo trình tự logic, có thể biểu diễn dưới dạng các sơ đồ hệthống hoặc theo các phương pháp lập kế hoạch truyền thống

- Điều phối thực hiện dự án: Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm

tiền vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độthời gian Giai đoạn này chi tiết hóa thời gian, lập lịch trình cho từng công việc vàtoàn bộ dự án (thời gian bắt đầu và kết thúc), trên cơ sở đó bố trí tiền vốn, nhân lực

và thiết bị phù hợp

- Giám sát là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình

thực hiện, báo cáo hiện trạng và đề xuất biện pháp giải quyết những vướng mắctrong quá trình thực hiện Cùng với hoạt động giám sát, công tác đánh giá dự ángiữa kỳ và cuối kỳ cũng được thực hiện nhằm tổng kết rút kinh nghiệm, kiến nghịcác phương án sau của dự án

Các giai đoạn của quá trình quản lý dự án hình thành một chu trình năngđộng từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó phản hồi choviệc tái lập dự án như trình bày trong hình bên dưới 2.1

Điều phối thực hiện

Bố trí tiến độ thời gianPhân phối nguồn lựcPhối hợp các hoạt độngKhuyến khích động viên

2.1.4 Quy trình của quản lý dự án đầu tư

Quy trình thực hiện dự án đầu tư trải qua ba giai đoạn là chuẩn bị đầu tư, triểnkhai thực hiện đầu tư và kết thúc đầu tư đưa công trình vào sử dụng, hoạt động

a) Giai đoạn 1 (chuẩn bị đầu tư):

Giai đoạn này cần phải xác định rõ sự cần thiết đầu tư dự án và quy mô dự

án Tiến hành tiếp xúc, thăm dò thị trường để tìm nguồn cung ứng vật tư, thiết bị,nguyên liệu; xem xét kỹ năng lực về nguồn vốn và lựa chọn hình thức đầu tư Tiếnhành điều tra, khảo sát và lựa chọn địa điểm đầu tư dự án Gửi hồ sơ dự án và cácvăn bản trình đến người có quyền quyết định đầu tư, tổ chức cho vay vốn và cơquan thẩm định dự án đầu tư Giai đoạn này kết thúc khi nhận được văn bản quyếtđịnh đầu tư

b) Giai đoạn 2 (triển khai thực hiện đầu tư):

Giai đoạn này gồm các công việc như xin giao đất hoặc thuê đất (đối với dự

án có sử dụng đất); Xin giấy phép xây dựng nếu yêu cầu phải có giấy phép xâydựng và các loại giấy phép khác cần thiết cho dự án Công tác chuẩn bị mặt bằngcho việc triển khai dự án Lập kế hoạch đấu thầu, tổ chức đấu thầu, lựa chọn nhàthầu, tiến hành ký kết các hợp đồng; Mua sắm các thiết bị, công nghệ cần thiết.Thực hiện công việc khảo sát, thiết kế hệ thống; Thẩm định, phê duyệt thiết kế vàlên dự toán công trình; Tiến hành thi công xây lắp; Kiểm tra và thực hiện các hợpđồng đã ký kết; Quản lý kỹ thuật chất lượng thiết bị và chất lượng xây dựng; Vậnhành thử nghiệm, nghiệm thu công việc, thực hiện bảo hành bảo trì

c) Giai đoạn 3 (kết thúc đầu tư):

Giai đoạn này gồm các công việc như nghiệm thu, bàn giao công trình hoànthành; Thực hiện việc kết thúc dự án; Vận hành công trình và hướng dẫn sử dụng;Bảo hành công trình; Quyết toán vốn đầu tư; Phê duyệt quyết toán

2.2 Quản lý công tác triển khai thực hiện dự án đầu tư

2.2.1 Những khái niệm về công tác quản lý triển khai thực hiện dự án

Có nhiều các định nghĩa khác nhau về QLDA:

T.S Nguyễn Văn Đáng: “QLDA là việc điều phối và tổ chức các bên kháchnhau tham gia vào dự án, nhằm hoàn thành dự án đó theo những hạn chế được ápđặt bởi: chất lượng, thời gian, chi phí”

T.S Ben Obinero Uwakweh trường đại học Cincinnati – Mỹ: “QLDA là sựlãnh đạo và phân phối các nguồn lực và vật tư để đạt được các mục tiêu định trướcvề: phạm vi, chi phí, thời gian, chất lượng và sự hài lòng của các bên tham gia”

T.S Trịnh Quốc Thắng: “QLDA là điều khiển một kế hoạch đã được hoạchđịnh trước và những phát sinh xảy ra, trong một hệ thống bị ràng buộc bởi các yêucầu về pháp luật, về tổ chức, về con người, về tài nguyên nhằm đạt được các mụctiêu đã định ra về chất lượng, thời gian, giá thành, an toàn lao động và môi trường”

Mặc dù QLDA có nhiều khái niệm khác nhau nhưng đều có những điểmchung sau:

Một: muốn quản lý dự án ta phải có một chương trình hay một kế hoạch rõràng được định trước

Hai: ta phải có các phương tiện và công cụ để quản lý và kiểm soát

Ba: ta phải có các quy định, luật lệ cho quản lý dự án

Bốn: yếu tố con người, bao gồm tổ chức và cá nhân có đủ năng lực để vậnhành bộ máy quản lý

Một các chung nhất có thể hiểu QLDA là tổng thể những tác động có hướngđích của chủ thể quản lý tới quá trình hình thành, thực hiện và hoạt động của dự ánnhằm đạt được mục tiêu của dự án trong những điều kiện môi trường biến động

Cụ thể hơn, QLDA là quá trình chủ thể quản lý thực hiện chức năng lập kếhoạch, tổ chức, điều hành và kiểm tra dự án nhằm bảo đảm các phương diện thờigian, chất lượng, và chi phí của dự án

QLDA bao gồm ba giai đoạn chủ yếu Đó là lập kế hoạch, điều phối thựchiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí và thực hiện giám sát

Các giai đoạn của quá trình QLDA hình thành một chu trình năng động từviệc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện giám sát, sau đó phản hồi có việc tái lập

kế hoạch dự án

Quản lý triển khai thực hiện dự án là một phần trong toàn bộ quá trình quản

lý dự án đầu tư Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao động,thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian Giai đoạnnày chi tiết hóa thời gian, lập lịch trình cho từng công việc và toàn bộ dự án (thờigian bắt đầu và kết thúc), trên cơ sở đó bố trí tiền vốn, nhân lực và thiết bị phù hợp

Bản chất của quản lý dự án chính là sự điều khiển một hệ thống lớn trên cơ

sở ba thành phần: con người, phương tiện va hệ thống Sự kết hợp hài hòa ba thànhphần này cho ta sự quản lý dự án tối ưu Tuy nhiên, để quản lý dự án cần nhiều bộphận hợp thành Đó là các kiến thức chung, các lý thuyết chung về quản lý, các kiếnthức về chuyên môn như là: quy hoạch, kiến trúc, kết cấu, công nghệ…

QLDA có tác dụng cực quan trong trong việc:

- Liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của dự án

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên gắn bó giữa cácnhóm QLDA với khách hàng và nhà cung cấp

- Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của cácthành viên tham gia dự án

- Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điềuchỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được Tạo điều kiệncho việc đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng

2.2.2 Nội dung công tác quản lý triển khai thực hiện dự án

- Lập kế hoạch tổng quan: đây là quá trình tổ chức dự án theo một trình tựlogic, là việc chi tiết hóa cá mục tiêu của dự án thành những công việc cụ thể vàhoạch định một chương trình thực hiện những công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnhvực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác đầy đủ

- Quản lý chất lượng: là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chấtlượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải đáp ứngmong muốn của chủ đầu tư.

- Quản lý nhân lực: là việc hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thànhviên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án Nó cho thấy việc sử dụnglực lượng lao động của dự án hiệu quả đến mức nào

- Quản lý thông tin: là quá trình đảm bảo các dòng thông tin thông suốt mộtcách nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên dự án với các cấp quản lý khácnhau

- Quản lý rủi ro: là việc nhận diện các nhân tố rủi ro của dự án, lượng hóamức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng nhưng quản lý từng loại rủi ro

- Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán: quản lý dợp đồng và hoạt độngmua bán của dự án là quá trình lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ, thươnglượng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết

bị, dịch vụ…cần thiết cho dự án

Bảng 2.2: Các lĩnh vực của quản lý dự án

(Nguồn: Giáo trình quản lý dự án)

2.2.3 Quy trình của công tác quản lý triển khai thực hiện dự án

Sau khi dự án đã được xây dựng và được cấp có thẩm quyền phê duyệt, dự

Quản lý thời gianXác định công việc

Dự tính thời gianQuản lý tiến độ

Quản lý chất lượngLập kế hoạch chất lượngĐảm bảo chất lượngQuản lý chất lượng

Quản lý thông tin

Lập kế hoạch quản lý

thông tin

Xây dựng kênh phân

phối thông tin

Báo cáo tiến độ

Quản lý rủi ro dự ánXác định rủi roĐánh giá mức độ rủi ro

Xây dựng chương trình quản lý rủi ro

Quản lý hoạt động cung ứng, mua bánLập kế hoạch cung ứngLựa chọn nhà cung ứng và đấu thầu

Quản lý hợp đồng và tiến

độ cung ứng

án được phép triển khai sang giai đoạn thực hiện, đây cũng là giai đoạn phải hiệnthực hoá các mục tiêu đã đề ra Giai đoạn triển khai thực hiện dự án là giai đoạn cầnphải triển khai các công tác giám sát, kiểm soát và các hành động điều chỉnh nếucần thiết Công tác quản lý triển khai thực hiện dự án là một trong những nội dungthen chốt trong quá trình quản lý dự án, vì vậy các bước thực hiện cũng tuân thủ vàomột vòng lặp liên tục: lập kế hoạch –thực hiện - kiểm soát.

Bảng 2.3: Chu trình triển khai thực hiện dư án

Nguồn: tổng hợp

a) Lập kế hoạch triển khai thực hiện dự án

- Kế hoạch lựa chọn các nhà thầu (cung cấp thiết bị, khảo sát xây dựng, thituyển thiết kế kiến trúc công trình, các nhà thầu tư vấn xây dựng công trình, nhàthầu thi công ): lập hồ sơ mời dựthầu, hồ sơ mời thầu, phân tích đánh giá hồ sơ thầuhoặc các thủ tục trong chỉđịnh thầu

- Kế hoạch kiểm tra Hồ sơ thiết kế, dự toán, phương án thi công

- Kế hoạch giám sát thi công

Phân phối nguồn lực

…

Giám sát triển khai thực hiện dự ánTheo dõi tiến độBáo cáo tiến độ, điều chỉnh

…

- Kế hoạch báo cáo, bàn giao tất cả hồ sơ liên quan đến dự án cho Khách hàng.b) Triển khai thực hiện dự án

Nội dung cốt lõi của triển khai thực hiện dự án đó là việc thực hiện kế hoạchtiến độ thực hiện dự án:

Kế hoạch tiến độ thực hiện dự án là bản kế hoạch xác định trình tự thực hiệncác công việc, thời gian thực hiện từng công việc và toàn bộ thời gian thực hiện dựán

Kế hoạch tiến độ có vai trò hết sức quan trọng đối với việc xây dựng các nộidung kế hoạch khác và đến việc triển khai dự án: Trước hết kế hoạch tiến độgiúpngười quản lý có được một sự hình dung tổng quát về toàn bộ công việc cầnthực hiện và tiến trình thực hiện các công việc đó để hoàn thành mục tiêu dự án,làm cơsở cho việc xây dựng các kế hoạch cung ứng và điều phối tài nguyên thựchiện dựán; làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch đấu thầu triển khai, kế hoạch vớicác nhà thầu khác Trong hệ thống kế hoạch dự án, kế hoạch tiến độ được xem là

kế hoạch nền tảng và phải xác lập trước các nội dung kế hoạch khác

Căn cứ theo bảng tiến độ thi công đã lập từ đó triển khai và theo dõi tiến độcông việc một cách chi tiết Bám sát và các công việc đã phân tách theo bảng phântách công việc, từ đó điều phối các nguồn lực về tài chính, nhân lực, thiết bị…đểđảm bảo đạt đúng hoặc vượt tiến độ đã đề ra

Trong quá trình triển khai thực hiện cần giao nhiệm vụ và xác định trách nhiệm

cụ thể của từng cá nhân, bộ phận đối với mỗi công việc của dự án

c) Giám sát, kiểm soát dự án

Giám sát là thu thập, ghi nhận và báo cáo thông tin liên quan đếntất cả cáckhía cạnh của việc thực hiện dự án mà người quản lý dự án hay những đối tượngkhác muốn xem xét Giám sát giúp xác định dự án có đang được thực hiện theođúng kế hoạch hay không, và sẽ báo cáo bất cứ sai lệch phát sinh để từ đó đềxuấthành động điều chỉnh trước khi quá muộn

Sau khi thu thập xong dữ liệu, cần đưa ra những báocáo về tiến triển của dự

án gồm các loại báo cáo về tình hình thực hiện dự án, báocáo thời gian/ chi phí, báocáo về các sai lệch Báo cáo cần xác định rõ nguyênnhân, tác động và lưu ý đến các

xu hướng Nếu có thể được, nên thực hiện các sosánh với phân phối thống kế củacác dữ liệu trước đó Điều này sẽ giúp người quảntrị dự án và những người khácdiễn giải dữ liệu cần giám sát.Mức chi tiết của báo cáo: Hệ thống giám sát cần phảiđược xây dựng đểhướng đến mỗi cấp quản lý, song mức độ chi tiết của các báo cáođối với từng cấpcó thể khác nhau Nói chung, cấu trúc của hệ thống báo cáo nênphản ánh được cấutrúc phân chia công việc tương ứng với độ kiểm soát ở ừng cấp

Ở cấp quản lý thấphơn, tần suất báo cáo cao và cần những thông tin chi tiết Các cấpquản lý cấp caohơn thường cần các báo cáo tổng quan mô tả tiến triển trong cácphạm vi tổng hợphơn và mật độ thấp hơn

Tần suất của báo cáo phụ thuộc vào mức độ kiểm soát mong muốnvà phụthuộc vào chu kỳ sống của dự án Báo cáo cũng có thể có tần suất thấp đốivới cácnhà lãnh đạo cấp cao, song tần suất sẽ dày đặc hơn nếu đó là báo cáo chocác nhàquản trị dự án và ở cấp tác nghiệp Nói chung, tần suất của báo cáo phải đủcao đểkiểm soát toàn bộ quá trình từ lúc bắt đầu đến khi hoàn tất nhiệm vụ Báocáo phảichứa đựng dữ liệu phù hợp để kiểm soát nhiệm vụ cụ thể được thực hiệntheo mộttiến độ cụ thể Ngoài ra, thời điểm của báo cáo nói chung nên tương thíchvới thờiđiểm của các sự kiện quan trọng của dự án Việc xác định các sự kiệnquan trọng của

dự án dựa trên cơ sở đối tượng quan tâm (nhà quản trị cấp cao haycấp thấp) Điềunày có nghĩa các báo cáo dự án có thể không nhất thiết phải theo định kỳ

2.2.4 Những công cụ được sử dụng trong công tác quản lý triển khai thực hiện

dự án

Có nhiều công cụ kỹ thuật quản lý dự án nhằm hỗ trợ người quản lý dự án vànhóm dự án trong nhiều khía canh của quản trị dự án Một số công cụ và kỹ thuật ấy

có thể là: tuyên ngôn dự án, báo cáo phạm vị dự án, biểu đồ GANTT, sở đồ mạng,

cơ cấu phân tách công việc, phân tích đường găng, ước lượng chi phí (dự toán) và

quản lý các kết quả đạt được…

a) Biểu đồ GANTT

Biểu đồ GANTT được giới thiệu vào năm 1917 bởi GANTT Nội dung củaphương pháp GANTT là xác định thứ tự thực hiện các hoạt động của dự án, từ hoạtđộng chuẩn bị đến công việc hoàn thành kết thúc dự án, lên biểu đồ dạng sơ đồngang tùy thuộc vào: độ dài thời gian của mỗi hoạt động; các điều kiện có trước củacác hoạt động; các kỳ hàn cần phải tuân thủ; khả năng thực hiện và khả năng xử lýnhững vấn đề(thời gian làm thêm vốn đầu tư đã thực hiện) Kế hoạch thực hiện dự

án được thể hiện trên biểu đồ GANTT sẽ làm cơ sở cho việc điều khiển quá trìnhthực hiện để đạt được mục tiêu đề ra Đây là một phương pháp đơn giản, hiệu quả,

dễ sử dụng Biểu đồ GANTT là công cụ dễ hiểu, thuận tiện cho quá trình tổ chứcđiểu khiển

Sơ đồ 2.1: Cấu trúc của biểu đồ GANTT

(Nguồn: Giáo trình quản lý dự án)

Trục tung: thể hiện các công việc cần phải thực hiện của dự án

Trục hoành thể hiện thời gian thực hiện từng công việc Mỗi một đoạn thẳngbiểu hiện một công viêc, độ dài đoạn thẳng tương ứng với thời gian thực hiện côngviệc đó Vị trí của các đoạn thẳng thể hiện quan hệ thứ tự trước sau giữa các côngviệc

• Ưu điểm của biểu đồ GANTT

của từng công việc và tình hình chung của toàn bộ dự án.

Biểu đồ GANTT dễ xây dựng nên nó được ứng dụng rất rộng rãi trong côngtác quản lý dự án

Thông qua biểu đồ có thể thấy được tình hình thực hiện các công việc nhanhhay chậm và tính liên tục của chúng Trên cơ sở đó có biện pháp đẩy nhanh tiếntrình, tái sắp xếp lại công việc để đảm bảo tính liên tục và tái phân phối nguồn lựccho từng công việc nhẳm đảm bảo tính hợp lý trong sử dụng nguồn lực

Biểu đồ thường có một số ký hiệu riêng để nhấn mạnh những mốc thời gianquan trọng của dự án, những vấn đề liên quan đặc biệt đến các công việc

Biểu đồ GANTT là cơ sở để phân phối nguồn lực và lựa chọn phương phápphân phối nguồn lực hợp lý nhất Khi bố trí nguồn lực cho dự án, có thể bố trí theohai sơ đồ GANTT: sơ đồ thời gian bắt đầu sớm nhất(ES) và sơ đồ thời gian triểnkhai muộn nhất(LS) Trên cơ sở hai biểu đồ GANTT bố trí nguồn lực này có thểchọn lựa một biểu đồ hợp lý nhất

• Nhược điểm

Đối với dự án phức tạp gồm hàng trăm công việc cần phải thực hiện thì biểu

đồ GANTT không thể chỉ ra đủ và đúng sự tương tác giữa các công việc Trongnhiều trường hợp nếu phải điều chỉnh lại biểu đồ thì việc thực hiện rất khó khănphức tạp

Khó nhận biết công việc nào tiếp theo công việc nào khi biểu đồ phản ánhquá nhiều công việc liên tiếp nhau

Không cho người quản lý thấy rõ mối quan hệ giữa các hoạt động của dự án.Không phản ánh rõ những hoạt động quan trọng cần chú ý trong quá trìnhđiều khiển nhằm đảm bảo tiến độ đã vạch ra

Không phản ánh cho người quản lý biết cách phải làm thế nào để rút ngắntiến độ thực hiện dự án