(Tiểu luận) phát triển hệ thống thông tin quản lý việc thuê phòng và sử dụng dịch vụ của khách hàng tại khách sạn venus

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH T Ế QUỐ C DÂN VIỆN CÔNG NGH THÔNG TIN VÀ KINH T S Ệ Ế Ố Đề tài: Phát triển hệ thống thông tin quản lý việc thuê phòng và sử dụng dịch vụ của khách hàng tại khách sạn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH T Ế QUỐ C DÂN

VIỆN CÔNG NGH THÔNG TIN VÀ KINH T S Ệ Ế Ố

Đề tài: Phát triển hệ thống thông tin quản lý việc thuê phòng và

sử dụng dịch vụ của khách hàng tại khách sạn VENUS

Hà Nội, tháng 9 năm 2021

n

MỤC L C Ụ

ĐỀ CƯƠNG DỰ ÁN 1

I Thông tin chung v dề ự án 1

II Th c tr ng Hự ạ ệ thống thông tin c a t ủ ổ chức 1

1 Mô t v t ả ề ổ chức: Khách s n VENUSạ 1

2 S m nh và tứ ệ ầm nhìn c a hủ ệ thống thông tin qu n lý mả ới 4

3 Th c tr ng v Hự ạ ề ệ thống thông tin quản lý 5

4 Nh ng vữ ấn đề, cơ hội và giải pháp Hệ thống thông tin qu n lýả 8

5 Quy mô c a hủ ệ thống thông tin qu n lýả 9

6 Các hoạt động của d án Phát tri n hự ể ệ thống thông tin 9

7 B ng d trù kinh phíả ự 12

8 B ng tiả ến độ công việc 14

9 Đối tượng hưởng l i và các l i ích t dợ ợ ừ ự án 14

10 K t lu n và ki n nghế ậ ế ị 16

BÁO CÁO PHÂN TÍCH H Ệ THỐ NG THÔNG TIN 18

I Sơ đồ luồng thông tin (IFD) 18

1 Luồng thông tin x lý nhu c u thuê phòngử ầ 18

2 Luồng thông tin x lý yêu c u tr phòngử ầ ả 19

3 Luồng thông tin x lý yêu c u thử ầ ực đơn 20

4 Luồng thông tin x lý yêu c u s d ng dử ầ ử ụ ịch vụ 21

II Sơ đồ đồ chức năng kinh doanh (BFD) 22

III Sơ đồ ngữ cảnh c a d án (CD)ủ ự 22

IV Sơ đồ luồng d u (DFD)ữ liệ 23

Sơ đồ luồng dữ liệu m c 0ứ 23

Sơ đồ luồng dữ liệu m c 1:ứ 23

BÁO CÁO THI T K LOGIC HẾ Ế Ệ THỐNG 27

I Chu n hóa d ẩ ữ liệu 3NF 27

1 Phiếu đặt phòng 27

2 Hóa đơn nhà hàng 28

3 Hóa đơn dịch vụ 28

II Tích h p Tợ – ạo c u trúc b ng 29 ấ ả BÁO CÁO THI T K V T LÝ NGOÀI CHO HẾ Ế Ậ Ệ THỐNG 31

I Các form danh mục 31

1 Danh mục khách hàng 31

n

3 Danh mục nguyên li u nhệ ập 32

4 Danh mục thực đơn 32

5 Danh mục phòng 32

II Các form nh p liậ ệu 33

1 Phiếu đặt phòng 33

2 Hóa đơn nhập nguyên liệu 34

3 Hóa đơn thanh toán dịch vụ 35

4 Hóa đơn nhà hàng 36

III Form báo cáo 36

1 Bảng kê nh p nguyên liậ ệu 36

2 Báo cáo doanh thu dịch vụ 37

3 Báo cáo doanh thu dịch v nhà hàngụ 37

4 Báo cáo doanh thu theo h ng phòngạ 38

n

ĐỀ CƯƠNG DỰ ÁN

I Thông tin chung về d án ự

- Tên dự án: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý việc thuê phòng và sử dụng dịch vụ của khách hàng tại khách sạn Venus

- Mục đích:

● Xây dựng hệ thống mới hỗ trợ Ban giám đốc trong việc quản lý khách hàng của khách sạn, khắc phục những nhược điểm còn tồn tại, phù hợp về thời gian, chi phí và nhân lực

● Mang lại lợi ích trong việc quản lý: tăng khả năng xử lý thông tin, đáp ứng yêu cầu của Ban giám đốc về việc xây dựng hệ thống quản lý khách sạn một cách nhanh chóng, chính xác, ổn định, an toàn và hiện đại

● Tiết kiệm chi phí vận hành khách sạn trong tương lai: tinh giản biên chế nhân viên, giảm chi phí hoạt động

- Cơ quan đầu tư: Khách sạn Venus

- Cơ quan chủ trì: Nhóm 5 - PTHTTTQL

- Kinh phí dự kiến: 276.050.000 VND

- Nguồn kinh phí: Quỹ đầu tư xây dựng phát triển của khách sạn VENUS

- Thời gian: Trong vòng 15 tuần

Khách sạn VENUS tọa lạc bên bờ Hồ Tây trên con đường Lạc Long Quân, Nhật Tân,

Hà Nội – trước đây là phường Nhật Chiêu, một trong 36 phố, phường của Hà Nội cổ xưa, mang bên mình bao câu chuyện lịch sử gắn với đời sống, văn hóa của người Hà Thành Với vẻ đẹp lãng mạn, thi vị như một nét chấm phá giữa lòng Hà Nội tấp nập,

Hồ Tây ngày càng thu hút nhiều du khách đến tham quan, nghỉ dưỡng Hiểu được

n

điều này, khách sạn VENUS được thành lập với mục đích đem đến cho khách hàng các dịch vụ tốt nhất đáp ứng nhu cầu về nghỉ ngơi, ăn uống và các dịch vụ khác khi đến Hà Nội

− Mục tiêu dài hạn mang tính chiến lược:

• Phát triển khách sạn ngày càng hiện đại, tân tiến và hệ thống quản lý cũng như các dịch vụ của khách sạn để đưa đến cho khách hàng những trải nghiệm thoải mái và tốt nhất

• Trong 10 năm tới, mở thêm các chi nhánh mới tại các địa điểm du lịch nổi tiếng tại HN và các tình thành lân cận

− Mục tiêu ngắn hạn:

o Doanh thu ngày càng tăng trưởng theo quý, năm

o Đào tạo nhân sự ngày càng chuyên nghiệp, lịch sự, linh hoạt, trách nhiệm

o Rút ngắn các quy trình check-in, check-out

o Phản hồi của khách hàng về khách sạn đạt 90% là tích cực

1.3 Chức năng

- Chức năng chung của khách sạn:

• Tạo không gian lưu trú tiện nghi, thoải mái, đáp ứng các nhu cầu cơ bản, đa dạng theo khả năng tài chính của khách hàng

• Thiết lập các quy tắc trong quá trình quản lý từng bộ phận khác nhau của khách sạn từ lễ tân, phòng nghỉ đến ẩm thực, lập các báo cáo kết quả tài chính, các bản thu - chi ngân sách liên quan đến các hoạt động chung của khách sạn

n

vực khác trong khách sạn cho đến chuẩn bị các vật dụng cần thiết cho khách hàng

khi lưu trú tại đây đều được bộ phận này thực hiện

• Bộ phận nhà hàng: chuyên phụ trách việc ăn uống cho khách hàng tại khách sạn cũng như hạch toán chi phí của khách hàng 3 hoạt động chính của bộ phận nhà hàng chính là chế biến thức ăn, lưu thông và tổ chức phục vụ ăn uống tại khách

sạn

• Bộ phận kế toán – tài chính: đóng vai trò quyết định đến chiến lược tài chính cho khách sạn Bộ phận này giúp tìm nguồn vốn, theo dõi và quản lý sổ sách thu chi của khách sạn để báo cáo lên đơn vị quản lý Từ đó giúp người quản lý khách sạn có thể nắm rõ được tình hình kinh doanh một cách chính xác nhất

• Bộ phận nhân sự: có trách nhiệm tuyển dụng nhân sự cho khách sạn Đồng thời, việc quản lý hoạt động của nhân sự cũng như sắp xếp nhân sự theo từng công việc khác nhau cũng do bộ phận này quyết định

• Bộ phận kỹ thuật: quản lý, giám sát hệ thống trang thiết bị kỹ thuật trong khách sạn để đảm bảo chúng luôn hoạt động tốt Ngoài ra, bộ phận kỹ thuật cũng có trách nhiệm lắp đặt các thiết bị kỹ thuật mới như: âm thanh, trang trí sân khấu để phục vụ các sự kiện…

• Bộ phận an ninh: đóng vai trò bảo vệ tài sản của khách hàng và khách sạn Ngoài

ra, bộ phận bảo vệ còn chịu trách nhiệm tuần tra, canh gác để hỗ trợ khách hàng khi có sự cố xảy ra Một số khách sạn thì bảo vệ sẽ kiêm luôn vị trí trông giữ xe, vận chuyển hành lý và mở cửa xe cho khách

1.4 Loại hình tổ chức:

- Công ty tư nhân, tổng giám đốc là người làm chủ và chịu trách nhiệm, có quyền ra quyết định các hoạt động, quyết định khách sạn Vốn từ doanh thu, vốn chủ sở hữu Không có tư cách pháp nhân, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng thuế với Nhà nước

- Cơ cấu tổ chức khách sạn:

n

1.5 Nhiệm vụ:

- Xây dựng trình phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch phát triển toàn diện và từng

bước nâng cao chất lượng phục vụ nhanh, kịp thời, đúng khách hàng

- Điều hành khách sạn, đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt nhất Nhân viên các bộ phận hoạt

động hiệu quả, tối ưu chi phí, hoàn thành mục tiêu c m kết với ban quản a lý

- Tổ chức quản lý và vận hành các dịch vụ khác; cải tiến, nâng cao chất lượng phục vụ

- Phát triển mối quan hệ tốt hơn với phân khúc thị trường mục tiêu của mình, đồng thời

xác định các thị trường mới để khai thác

- Quản lý cơ sở vật chất và các phương tiện, trang thiết bị của khách sạn và theo dõi

tình hình cơ sở vật chất để kịp thời sửa chữa hoặc thay thế khi bị xuống cấp và hỏng

hóc

- Kết hợp chặt chẽ với công an địa phương để thực hiện có hiệu quả các biện pháp bảo

vệ an ninh, an toàn tránh các tình huống xấu có thể xảy ra

2 S m ứ ệnh và tầ m nhìn c a hủ ệ thố ng thông tin qu ản lý mớ i

‐ Mục tiêu dài hạn mang tính chiến lược:

Giám đốc điều hành Thư ký

Trưởng bộ phận

lễ tân - kinh doanh

Trưởng bộ phận buồng phòng

Trưởng bộ phận F&S

B p (bế ếp trưởng, bếp chính, ph ụbếp, t p vạ ụ)

Dịch v (Quụ ản

lý giám sát, NV phục v ) ụ

Trưởng bộ phận

kế toán- nhân sự

NV hành chính nhân s , k toán, ự ếthu mua, b o v ả ệ

Discover more from:

HTTTQL(120)_01

Docum

hệ thống thông tin quản lý

Đại học Kinh tế Quốc dân

45

tin quản lý…

hệthốn… 100% (18)

20

TRIẾT Họhệthốn…

16

Premium

n

o Phát triển khách sạn ngày càng hiện đại, tân tiến và hệ thống quản lý cũng như các dịch vụ của khách sạn để đưa đến cho khách hàng những trải nghiệm thoải mái và tốt nhất

o Trong 10 năm tới, mở thêm các chi nhánh mới tại các địa điểm du lịch nổi tiếng tại Hà Nội và các tỉnh thành lân cận

‐ Mục tiêu ngắn hạn:

o Doanh thu ngày càng tăng trưởng theo quý, năm

o Đào tạo nhân sự ngày càng chuyên nghiệp, lịch sự, linh hoạt, trách nhiệm

o Rút ngắn các quy trình check-in, check-out

o Phản hồi của khách hàng về khách sạn đạt 90% là tích cực

Với mục tiêu dài hạn là mở thêm các chi nhánh mới cùng với lượng khách du lịch đến với khách sạn ngày càng tăng cao thì việc quản lý bằng ứng dụng excel có sẵn còn gặp nhiều vấn đề, gây nhiều trở ngại trong công tác quản lý của ban quản lý Do đó, việc xây dựng và phát triển là cần thiết, giúp nhân viên dễ dàng thực hiện nghiệp vụ, đảm bảo thông tin của khách hàng chính xác, bảo mật, đồng thời ban quản lý khách sạn có thể quản lý chặt chẽ, kịp thời các công việc của khách sạn

3 Th ực trạng về ệ thố H ng thông tin qu n lý ả

3.1 Thực trạng về cơ sở vật chất

Khách sạn VENUS có diện tích 200𝑚2, gồm 10 tầng và hầm để xe Khách sạn có tất cả 20 phòng, bao gồm phòng đơn, phòng đôi và phòng ba, cùng với đó là hệ thống nước, đèn chiếu sáng và đồ nội thất cao cấp, góp phần tạo nên sự quan trọng, tinh tế trong thời gia khách hàng nghỉ ngơi Khách sạn có nơi ăn uống nằm ngay tầng 1, du n khách đến đây có thể được hướng dẫn thưởng thức nhiều món ăn ngon mang đậm nét

ẩm thực Việt Nam Bên cạnh đó, khách sạn còn có phòng spa với các thiết bị hiện đại đem đến cho khách hàng những phút giây thư giãn

- Bảng giá phòng công bố của Khách sạn VENUS

Loại

Hạng

Phòng đơn (1 người)

Phòng đôi (2 người)

Phòng ba

(3 người) Hạng Superior 650.000 VND 750.000 VND 900.000 VNĐ

n

Hạng Deluxe

Hạng Luxury 950.000 VND 1.150.000 VND 1.350.000 VND

* Giá phòng đã bao gồm:

● Ăn sáng Buffet/ Tự chọn (với nhiều món ăn đặc sắc của Hà Nội như Phở, B

ún Thang, Bánh cuốn Thanh Trì…)

● Hóa đơn đỏ

● Nước suối, trà, café miễn phí

● Nước uống miễn phí: Nóng/Lạnh ở sảnh

- Quy Trình check in khách sạn

Khi khách đến thuê phòng, lễ tân kiểm tra xem phòng trống rồi báo với khách hàng và thông báo về loại phòng khách ở, giá, khuyến mãi, phương thức thanh toán và các dịch vụ kèm theo Khi khách đồng ý, thông báo cho bộ phận liên quan để chuẩn bị phòng đón khách Xin thông tin cá nhân, mượn giấy tờ tùy

n

thân để làm thủ tục nhận phòng Yêu cầu khách ký xác nhận đặt phòng và giao chìa khóa phòng cho khách

- Quy trình thuê phòng và sử dụng các dịch vụ tại khách sạn

● Khách hàng lựa chọn loại hình dịch vụ, thời gian sử dụng bằng các xem bảng báo giá tại phòng Sau đó, liên hệ với bộ phận lễ tân để đăng ký dịch vụ

● Lễ tân xác nhận thông tin khách hàng và thông tin dịch vụ Khách hàng sẽ xác nhận và tiến hành đăng ký

- Quy Trình check out khách sạn

● Hỏi số phòng khách trả, nhận lại chìa khóa và báo lại với bộ phận liên quan

để kiểm tra phòng Kiểm trả lại những dịch vụ khách đã sử dụng (nếu có)

● Sau khi nhận thông báo của bộ phận buồng về tình trạng phòng và các dịch

vụ khách đã sử dụng Lập hóa đơn thanh toán và chuyển cho khách để kiểm tra lại

● Thực hiện thanh toán Nếu công ty thanh toán thì yêu cầu khách ký xác nhận, hóa đơn và lưu lại hóa đơn để làm thủ tục thanh toán với công ty

● Nhận lại chìa khóa phòng, trả khách giấy tờ tùy thân, đồ đã gửi, bưu kiện, thư (nếu có) Nếu khách đã thanh toán trực tiếp thì đóng dấu “Đã thanh toán” vào hóa đơn và đưa lại cho khách

● Nếu khách làm làm hư hỏng hoặc mất tài sản trong phòng, bộ phận buồng sẽ báo với quản lý đến để xem xét, bảo lưu và lập biên bản Đồng thời, hỗ trợ thay thế đồ đạc mới trong phòng cho khách

3.3 Thực trạng về việc quản lý đăng ký thuê phòng và sử dụng dịch vụ

- Ban quản lý sẽ căn cứ vào số liệu được tổng hợp trên file excel để tổng hợp, báo cáo doanh thu lên cấp trên

- Quản lý phòng trống của lễ tân: mỗi khi lễ tân muốn kiểm tra phòng trống đều mất thời gian dàiđể xem lại sổ sách

- Ban giám đốc muốn quản lý khách hàng phải thông qua trung gian, thiếu chuyên nghiệp dẫn đến hiệu quả quản lý thấp

n

4 Nh ng vữ ấn đề, cơ hội và giả i pháp H ệ thố ng thông tin qu ản lý

4.1 Vấn đề

- Tất cả dữ liệu về phòng thuê, phòng trống, thông tin khách hàng, quản lý doanh thu, đều lưu trữ dưới dạng file excel trong hệ thống máy tính dễ dẫn đến quá tải, nhầm lẫn thông tin, khó đồng bộ Bên cạnh đó, việc quản lý khách sạn bằng excel khiến kế toán

và quản lý mất nhiều thời gian trong việc tổng hợp dữ liệu và lập báo cáo

- Nếu có sự cố như mất điện hoặc cháy nổ đột ngột làm mất điện hệ thống máy tính dẫn đến thông tin chưa kịp lưu trữ biến mất sẽ gây tốn thời gian, công sức nhập liệu thông tin

- Lưu trữ bằng thủ công và excel làm giảm khả năng giám sát của quản lý hoặc ban giám đốc khi không có mặt trực tiếp gây rủi ro về vấn đề bảo mật trong trường hợp nhân viên làm rò rỉ thông tin hay nhập sai lệch thông tin

- Vào cao điểm mùa du lịch, số lượng và nhu cầu khách du lịch muốn thuê phòng tăng lên với số lượng lớn dẫn đến công tác đăng ký thủ tục sẽ tốn thời gian, lộn xộn và khó khăn trong việc xác định phòng trống cũng như công tác quản lý Và chỉ một vài người vừa hướng dẫn xác nhận các thủ tục đăng ký của khách hàng nên mất khá nhiều thời gian chờ đợi, gây tâm lý mệt mỏi cho cả hai bên

- Nhu cầu về thông tin chưa được đáp ứng kịp thời: Thông tin về tình trạng phòng hiện tại của khách sạn hay thay đổi thường xuyên, thực hiện thủ công gây lãng phí thời gian, thông tin quản lý không đa dạng, khả năng bảo mật thấp Việc tra cứu tìm kiếm thông tin gặp nhiều khó khăn và tốn thời gian

- Khi khách hàng hoàn tất dịch vụ và hoàn trả phòng đã thuê trước đây và có mong muốn thuê tiếp thì phải thực hiện lại quy trình đăng ký gây tốn thời gian vì không lưu trữ thông tin khách hàng

4.2 Cơ hội

- Nguồn nhân lực có kinh nghiệm, hiểu rõ các quy trình trong quản lý

- Ban lãnh đạo, quản lý có mong muốn thay đổi, hoàn thiện hệ thống cũng như việc quản lý phòng, khách hàng và các dịch vụ của khách sạn

n

với đa dạng tiện ích và dịch vụ dẫn đến yêu cầu một hệ thống có thể quản lý được tất

- Đầu tiên, phải có nguồn tài trợ kinh phí dồi dào từ quỹ đầu tư xây dựng phát triển của khách sạn

- Tiếp theo lên kế hoạch về hệ thống cần xây dựng, xác định các yêu cầu đặt ra cho hệ thống và chú trọng tới kỹ năng, kinh nghiệm của người xây dựng hệ thống để tránh những vấn đề đáng tiếc xảy ra

- Sau đó, xây dựng hệ thống thông tin quản lý phòng thuê, khách hàng và dịch vụ

- Cuối cùng là đào tạo nguồn cán bộ chuẩn bị cho vận hành hệ thống

5 Quy mô c a h ủ ệ thố ng thông tin qu ản lý

- Quản lý chi nhánh: Ban quản lý có quyền quản lý thông tin dịch vụ phòng của từng chi nhánh và quản lý nhân viên

- Quản lý khách hàng: thông tin khách hàng, thông tin phòng và các dịch dụ khách hàng sử dụng

- Quản lý phòng: thông tin của từng phòng (số người, giá phòng) và tình trạng phòng (trống, không trống)

- Quản lý dịch vụ: thông tin của các dịch vụ mà khách sạn cung cấp (tên dịch vụ, giá dịch vụ)

6 Các hoạt động c a d án Phát tri n h ủ ự ể ệ thố ng thông tin

6.1 Lập kế hoạch để hình dung được tất cả các hoạt động phải làm trong việc phát triển

hệ thống này

6.2 Khảo sát, phỏng vấn để thu thập thông tin về thực trạng khách du lịch và mong muốn của ban quản lý khách sạn

n

Trao đổi trực tiếp với Ban giám đốc và quản lý khách sạn để biết được mong muốn

về hệ thống mới, và những tồn tại trong hệ thống quản lý cũ cần giải quyết, xác định

rõ ràng, thời gian phát triển hệ thống, giá thành đáp ứng được yêu cầu của ban quản

lý

6.3 Nghiên cứu tổng quan về khách sạn và hệ thống quản lý hiện tại

Nghiên cứu hồ sơ, sổ sách, tài liệu để nhận định được thiếu sót của hệ thống cũ, qua

đó tìm ra chỗ cần được phát triển, hình dung được các giải pháp giải quyết thông qua triển khai dự án mới Xác định đối tượng sử dụng sau đó viết báo cáo tổng hợp

để đưa ra được phương án cho giai đoạn tiếp theo

6.4 Xây dựng mô hình và đánh giá khả thi của việc phát triển hệ thống mới

- Dựa vào kết quả điều tra để nêu lên một mô hình vật lý của hệ thống, từ đó hình dung được mô hình thông tin và mô hình hoạt động của hệ thống quản lý phòng

và khách hàng Đây là hoạt động quan trọng nhất

- Đánh giá khả thi qua các chỉ tiêu về tổ chức, tài chính (chi phí dành cho việc xây dựng hệ thống quản lý), con người (khả năng quản lý, nắm bắt kỹ thuật mới của nhân viên ), thời hạn xây dựng, kỹ thuật, môi trường và cả mặt đạo đức kinh doanh để xác định hệ thống quản lý này có đáp ứng được các yêu cầu đưa ra hay không, có thể vận hành trôi chảy trong môi trường của khách sạn hay không 6.5 Lập dự trù và kế hoạch triển khai hệ thống mới

- Giai đoạn hình thành hợp đồng: sau khi quyết định tính khả thi của dự án phát triển hệ thống quản lý thì thỏa thuận các điều khoản sơ bộ dẫn đến ký kết hợp đồng

- Lập dự trù thiết bị: thời gian chuẩn bị mua sắm thiết bị thường diễn ra khá lâu nên cần có sự dự trù sớm về thiết bị (về mạng hay máy tính lẻ để nhân viên quản

lý sử dụng; các thiết bị ngoại vi đặc biệt là các thiết bị ngoại vi đặc dụng, các phần mềm (hệ điều hành, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình) phục vụ cho nhân viên xây dựng hệ thống này)

- Dự trù về kinh phí: kinh phí về thiết bị, kinh phí phát sinh cho quá trình triển khai dự án (dựa trên khối lượng công việc, số người tham gia thực hiện các giai

n

đoạn, mức độ đòi hỏi về chất lượng sản phẩm, về thời hạn hoàn thành và công tác bảo hành)

6.6 Lập hồ sơ nhiệm vụ cho từng vị trí trong quá trình thiết kế HT quản lý khách sạn

và khách hàng

Hồ sơ này bao gồm chức năng mà hệ thống cần đạt được, các xử lý, các thủ tục quy tắc về quản lý, kỹ thuật và các giao diện Nó là một phác thảo, yêu cầu đối với việc thiết kế

6.7 Thiết kế CSDL logic cho hệ thống mới

Thiết kế các CSDL, các xử lý, các báo cáo, các tệp, các dữ liệu được nhập vào và thông tin được xuất ra, thiết kế các mô hình dữ liệu kết quả là mô hình khái niệm

6.9 Thiết kế vật lý trong hệ thống mới

Tạo ra được các đặc tả cụ thể về thiết bị phần cứng, phần mềm, các thủ tục xử lý, phương tiện thông tin vào ra, đảm bảo được hệ thống quản lý khách sạn thỏa mãn những yêu cầu đã phân tích ở trên và phù hợp với khả năng thực tế

6.10 Xây dựng phần mềm

Chọn ngôn ngữ lập trình và một hệ cơ sở dữ liệu phù hợp, cài đặt các tệp và viết các đoạn chương trình chung và cuối cùng là soạn thảo chương trình cho từng đơn vị xử

lý, đáp ứng yêu cầu thiết kế

6.11 Thử nghiệm và ghép nối hệ thống mới

Dùng kĩ thuật test chương trình ví dụ như xuất tổng số tiền khách hàng đã đóng rồi

so sánh kết quả với các số liệu đã được xử lý thủ công trước đó Mục tiêu xây dựng được phần mềm đáp ứng yêu cầu đặt ra

6.12 Hoàn thiện các tài liệu hệ thống quản lý

Tổng hợp tất cả các tài liệu liên quan đến hệ thống nhằm bàn giao cho Ban quản lý

để làm căn cứ đào tạo cho nhân viên truy cập hệ thống Tài liệu xây dựng hướng đến

n

2 đối tượng là người sử dụng và người phát triển hệ thống Tài liệu cho người sử dụng phải được chuẩn bị một cách chính thức bởi nhóm phát triển một số trong họ - cũng chính là người dùng Tài liệu này được xem như một phần của việc bàn giao

hệ thống mà người phát triển hệ thống nhà phân tích, người thiết kế, người làm bản ( mẫu, người lập trình, người quản lý dự án, chuyên gia CSDL ) đã tham gia vào tiến trình phát triển)

6.13 Cài đặt và đào tạo nhân sự khách sạn sử dụng HTTT

Hệ thống đệm nghiệm thu trên cơ sở những tiêu chuẩn được ra ban đầu song song với khâu cài đặt là khâu huấn luyện vận hành, sử dụng hệ thống mới cho nhân viên

và quản lý

6.14 Vận hành và bảo trì hệ thống thông tin

Song song với quy trình vận hành thì phải tiến hành bảo trì hệ thống: Sửa lại các lỗi được phát hiện khi sử dụng, kiểm tra tính đó được các yêu cầu vốn có cải thiện hiệu năng của hệ thống nhằm giúp hệ thống mới đi vào hoạt động một cách tốt nhất

7 B ng d trù kinh phí ả ự

STT Công việc Thành tiền

(Đơn vị: VNĐ) Thời hạn giải ngân

1 Lập kế hoạch 7.000.000

Từ 24/08/2021 đến 20/09/2021 (4 tuần)

4

Xây dựng mô hình và đánh giá

khả thi của việc phát triển hệ

thống mới

4.000.000

Từ 21/09/2021 đến 04/10/2021 (2 tuần)

5 Lập dự trù và kế hoạch triển

khai hệ thống mới 5.000.000

6

Lập hồ sơ nhiệm vụ cho từng vị

trí trong quá trình thiết kế

8

Nêu ra và lựa chọn phương án

trong các phương án giải quyết

12 Hoàn thiện các tài liệu hệ thống

Tổng 276.050.000

8 B ng tiả ến độ công vi c ệ

9 Đối tượng hưởng lợi và các lợi ích từ dự án

STT Tên đối tượng

hưởng lợi Lợi ích từ dự án

1 Ban quản lý

- Nhanh chóng nắm bắt được tình hình khách hàng, tình hình hoạt động của khách sạn thông qua các báo cáo từ hệ thống, nhanh gấp nhiều lần so với truyền thống là chờ các báo cáo từ thư ký

- Dễ dàng kiểm soát và theo dõi doanh thu thuê phòng cụ thể từng ngày, lịch sử giao dịch của từng khách hàng, doanh số của từng nhân viên hay công nợ của khách sạn, từ đó dễ dàng ra quyết định về hướng đi mới hoặc những thay đổi kịp thời của khách sạn trong tương lai

- Ngoài ra, chủ khách sạn hay nhà quản lý không cần phải trực tiếp đến khách sạn nhưng vẫn có thể điều hành, theo dõi mọi

n

hoạt động kinh doanh khách sạn từ xa nhờ sử dụng phần mềm quản lý khách sạn

- Giảm các công việc giấy tờ và lưu trữ sổ sách, dữ liệu

Bộ phận

buồng

phòng

Khi có phần mềm thì sẽ dễ dàng truy cập để xem phòng nào khách

đã trả hoặc phòng còn trống để kịp thời dọn dẹp hoặc sắp xếp mà không cần chờ đợi thông tin từ phía lễ tân

Chi tiết các đối tượng hưởng lợi

Ban giám

đốc Các bộ phận khác Nhà cung cấp Khách hàng Cơ quan QLNN

n

- Cùng với các khách sạn khác trong khu vực, việc chuyển đổi số giúp tăng tính chuyên nghiệp trong cách làm việc của khách sạn, từ đó tạo niềm tin nơi khách hàng

- Dự án này có tính khả thì cao, có tính thực tiễn lớn, không những mang lại lợi ích cho ban lãnh đạo mà còn rất hữu ích cho các phòng ban có liên quan, và cả với khách hàng, cần sớm được đưa vào áp dụng

- Nếu kinh doanh khách sạn theo phương thức truyền thống thường gặp phải những vấn đề bất cập như thất thoát tiền bạc, báo cáo chậm, rủi ro về tài chính khi quản lý

sổ sách, mất thời gian trong quản lý khách sạn… thì việc lựa chọn và sử dụng phần mềm q ản lý khách sạn là việc cấp thiết, khắc phục được những khó khăn kể trên một ucách hiệu quả

10.2 Phương hướng mở rộng phát triển:

- Trong thời gian tới, khách sạn cần tiến tới việc sử dụng phần mềm để thống nhất với các bộ phận phòng ban về số lượng, nhu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng, khảo sát mong muốn để từ đó có thể nâng cao chất lượng phục vụ

- Trong quá trình ứng dụng CNTT, rất nhiều doanh nghiệp khách sạn đã thành công bằng giải pháp quảng cáo online để mở rộng kênh đặt phòng về khách sạn Xét dưới

n

góc độ kinh tế, đây là một trong những hình thức tiếp thị ít tốn kém, nhất là so với quảng cáo trên truyền hình hoặc báo in Khách sạn cần đầu tư kênh dịch vụ online để khách hàng có thêm trải nghiệm về chất lượng dịch vụ của khách sạn cũng như quảng

bá khách sạn của mình đối với du khách đồng thời cũng là để tăng doanh thu 10.3 Kiến nghị với các cấp

- Với ban giám đốc: xin chỉ đạo đầu tư kinh phí để xây dựng 1 phần mềm phù hợp với loại hình và tính chất khách sạn của mình để có thể đưa vào sử dụng hệ thống sớm nhất có thể Chuyển đổi số Một bài toán hóc búa đòi hỏi các nhà lãnh đạo, đội ngũ - quản lý phải can đảm bước ra khỏi vòng an toàn để có những quyết định đột phá Chỉ

có thay đổi tư duy mới có thể tiếp cận và tận dụng được trọn vẹn những lợi ích từ chuyển đổi số và có thể cạnh tranh với những khách sạn trong khu vực

- Với các phòng ban có liên quan: chú trọng đào tạo, huấn luyện nhân viên sử dụng thành thạo hệ thống, khuyến khích mở rộng, phát triển hệ thống nếu có thể để tận dụng những ưu điểm so với cách quản lý kiểu truyền thống

n