(Luận văn thạc sĩ) quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại chi nhánh công ty cổ phần thương mại muối miền trung

Nhất là trong bối cảnh cạnh tranh hiện nay để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đảm bảo doanh nghiệp thực hiện được các mục tiêu của mình thì công tác quản trị cung

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

HUỲNH THỊ HỒNG TRUNG

QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN

& THƯƠNG MẠI MUỐI MIỀN TRUNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng, Năm 2014

h

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

HUỲNH THỊ HỒNG TRUNG

QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN

& THƯƠNG MẠI MUỐI MIỀN TRUNG

Chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh

Mã số: 60.34.05

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Phúc Nguyên

Đã Nẵng, Năm 2014

h

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các s ố liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được

ai công b ố trong bất kì công trình nào khác

Huỳnh Thị Hồng Trung

h

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Bố cục và kết cấu đề tài 3

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU 7

1.1 NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU 7

1.1.1 Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 7

1.1.2 Quản trị cung ứng nguyên vật liệu 9

1.2 NỘI DUNG QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU 12

1.2.1 Hoạch định nhu cầu NVL 12

1.2.2 Lựa chọn nhà cung cấp 18

1.2.3 Vận tải 23

1.2.4 Tồn kho 28

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CP & TM MUỐI MIỀN TRUNG 33

2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY CP MUỐI & TM MIỀN TRUNG 33

2.1.1 Qúa trình hình thành và phát triển 33

h

2.1.2 Cơ cấu tổ chức 35

2.1.3 Các yếu tố nguồn lực của Chi nhánh 38

2.2 TÌNH HÌNH QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CP & TM MUỐI MIỀN TRUNG 48

2.2.1 Đặc điểm nguyên liệu muối 48

2.2.2 Tình hình hoạch định nhu cầu muối nguyên liệu 51

2.2.3 Tình hình các nhà cung ứng nguyên vật liệu tại Chi nhánh 55

2.2.4 Công tác vận tải 62

2.2.5 Công tác tồn kho 63

2.3 ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CP & TM MUỐI MIỀN TRUNG 65

2.3.1 Thành công 65

2.3.2 Hạn chế 66

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CP & TM MUỐI MIỀN TRUNG TẠI BÌNH ĐỊNH 67

3.1 MỘT SỐ CĂN CỨ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 67

3.1.1 Sự thay đổi của yếu tố môi trường kinh doanh 67

3.1.2 Thách thức từ các đối thủ cạnh tranh 68

3.1.3 Xu hướng phát triển của quản trị cung ứng 69

3.1.4 Định hướng phát triển của công ty đến năm 2020 70

3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CP & TM MUỐI MIỀN TRUNG 70

h

3.2.1 Thực hiện công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu 70 3.2.2 Xây dựng phương án lựa chọn nhà cung ứng 75 3.2.3 Xây dựng kế hoạch thu mua 78 3.2.4 Xây dựng chương trình hỗ trợ nhà cung ứng nhằm nâng cao chất lượng nguyên vật liệu 86 3.2.5 Tăng cường kiểm soát và điều chỉnh các hoạt động công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu phù hợp 90

KẾT LUẬN 97 TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (bản sao)

h

Doanh nghiệp Kinh doanh Lao động Nguyên liệu Nguyên vật liệu Sản xuất

h

DANH MỤC CÁC BẢNG

Số hiệu

2.1 Cơ cấu lao động tại Chi nhánh Công ty CP & TM Muối

Miền Trung từ năm 2010-2012

muối tinh Iốt

50

2.7 Bảng định mức hao hụt các loại muối 50 2.8 Kế hoạch sản xuất Muối tinh các năm 2010-2012 51 2.9 Lượng nguyên liệu muối CN thu mua trong năm 2010-

3.2 Nhu cầu sản xuất được đáp ứng bởi lượng tồn kho đầu

DANH MỤC CÁC HÌNH

Số hiệu

1.3 Luồng thông tin kiểm soát và hoạch định với MRP 16

2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty CP & TM Muối

Miền Trung - Chi nhánh Bình Định

36

2.3 Quy trình quản trị cung ứng NVL tại CN Công ty CP

&TM Muối Miền Trung

48

2.4 Biểu đồ số lượng cung ứng của nhà cung cấp so với tổng

lượng thu mua năm 2012

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết đề tài

Quản trị cung ứng nguyên vật liệu là một nội dung quan trọng trong các doanh nghiệp Nhất là trong bối cảnh cạnh tranh hiện nay để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đảm bảo doanh nghiệp thực hiện được các mục tiêu của mình thì công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu trở nên quan trọng và có thể quyết định đến khả năng sản xuất của doanh nghiệp thậm chí là góp phần tạo lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh hiện nay

Nhận thức được vấn đề này nên các doanh nghiệp đã bắt đầu quan tâm đến công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp mình Tuy nhiên, trên thực tế không phải doanh nghiệp nào cũng có thể tìm hiểu và giải quyết thấu đáo những vướng mắc của vấn đề này tại doanh nghiệp mình Vì vậy việc tìm hiểu nghiên cứu đề tài là cần thiết cho các nội dung quản trị cung ứng nguyên vật liệu trong bản thân doanh nghiệp

Chi nhánh Công ty CP &TM Muối Miền Trung là doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh các sản phẩm muối và trong những năm gần đây Chi nhánh luôn bị áp lực về nguồn nguyên liệu đầu vào vì hạn ngạch nhập khẩu muối nguyên liệu từ nước ngoài đang bị thu hẹp nên vấn đề cấp bách hiện nay của Chi nhánh là tìm nguồn nguyên liệu mới, đáp ứng được tiêu chuẩn nguyên vật liệu đầu vào cũng như đáp ứng đủ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của Chi nhánh Tuy Chi nhánh hoạt động tại Bình Định là nơi có khả năng sản xuất và cung cấp muối nguyên liệu cho Chi nhánh nhưng hiện nay nguồn nguyên liệu của Chi nhánh là từ các tỉnh khác nên gây tăng chi phí

và nguồn cung không ổn định Do vậy quản trị cung ứng nguyên vật liệu được xem là nhân tố quan trọng quyết định đến tình hình sản xuất kinh doanh của

h

Chi nhánh Để tận dụng nguồn nguyên liệu địa phương, tiết kiệm chi phí, xây dựng nguồn cung ổn định, Chi nhánh cần làm tốt hơn công tác quản lý cung ứng nguyên vật liệu Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động này tôi

xin chọn đề tài: "Quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Chi nhánh Công ty

Cổ Phần &Thương mại Muối Miền Trung" làm hướng nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa những lý luận cơ bản về quản trị cung ứng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

- Đánh giá thực trạng sản xuất kinh doanh và công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Chi nhánh Công ty CP & TM Muối Miền Trung tại Bình Định

- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Chi nhánh Công ty CP & TM Muối Miền Trung tại Bình Định

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu:

Là những vấn đề lý luận, thực tiễn liên quan đến việc quản trị cung ứng nguyên vật liệu của Chi nhánh Công ty CP & TM Muối Miền Trung tại Bình Định

Phạm vi nghiên cứu:

- Về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu một số nội dung chủ yếu liên quan đến vấn đề quản trị cung ứng nguyên vật liệu và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Chi nhánh Công ty CP & TM Muối Miền Trung tại Bình Định

- Về thời gian: giải pháp có liên quan được đề xuất trong đề tài có ý nghĩa trong các năm tới

h

- Về không gian: Đề tài nghiên cứu nội dung quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Chi nhánh Công ty CP Muối & TM Miền Trung

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng các thông tin và dữ liệu sản xuất của Chi nhánh; ngoài

ra còn tìm hiểu, sử dụng các thông tin của các nguồn cung cấp nguyên liệu muối của Chi nhánh, các dự án khoa học phát triển nguồn nguyên liệu

- Để thực hiện nghiên cứu trên, đề tài thực hiện các phương pháp sau: + Phương pháp thống kê, phân tích thực chứng

+ Phương pháp điều tra, khảo sát, chuyên gia để thu thập thông tin

+ Phương pháp phân tích, so sánh, khái quát hóa

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Mục đích của đề tài là nghiên cứu sâu hơn nội dung của công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu trong khuôn khổ các lý thuyết đã có Các tài liệu được sử dụng trong nghiên cứu bao gồm các tài liệu, giáo trình chuyên ngành Quản trị kinh doanh như giáo trình Quản trị sản xuất - TS Nguyễn Thanh Liêm, TS Nguyễn Quốc Tuấn, ThS Nguyễn Hữu Hiễn; Quản trị cung ứng - GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, TS Nguyễn Xuân Minh, ThS Kim Ngọc Đạt;

h

Quản trị kinh doanh - GS.TS Nguyễn Thành Độ, PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền; Quản trị chuỗi cung ứng - Trường Đại học Kinh tế Đà Nẵng; Quản lý chuỗi cung ứng – ThS Nguyễn Kim Anh

Ngoài ra còn có các tài liệu, các tạp chí khoa học, các bài viết về hoạt động cung ứng trong doanh nghiệp

6.1 Purchasing and Supply Management

Monczka, Trent, Handfiel (2011), 5th Edition

Cuốn sách này viết về mối quan hệ của thu mua trong quản lý cung ứng Tác giả đã nêu các quan điểm về các yếu tố trong thu mua như: quá trình thu mua, chính sách thu mua, … Quản lý cung ứng là một khái niệm rộng hơn so với mua; quản lý cung ứng là một cách tiếp cận tiến bộ để quản lý cơ sở cung cấp khác

Cũng trong cuốn sách này, tác giả đã đề cập đến vấn đề nhà cung cấp trong quản lý cung ứng Vấn đề về nhà cung cấp đã được giới thiệu khá đầy

đủ trong cuốn sách tạo cơ sở để nghiên cứu chi tiết và vận dụng trong quá trình nghiên cứu cho các trường hợp cụ thể:

- Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp

- Quản lý nhà cung cấp

- Phát triển nhà cung cấp

Trong ba mục này, tác giả đã hướng dẫn cơ sở các cách thức tìm kiếm nhà cung cấp; các tiêu chí thông dụng để đánh giá nhà cung cấp và phương pháp sử dụng để lựa chọn nhà cung cấp Ngoài ra, tác giả còn đề cập đến việc quản lý và phát triển nhà cung cấp, nêu các phương hướng tiếp cận trong việc quản lý và phát triển nhà cung cấp của doanh nghiệp

Lý thuyết này đã đề cập đến các vấn đề chung nhất của nội dung nhà cung cấp của một doanh nghiệp và giúp định hướng và làm cơ sở cho việc nghiên cứu vấn đề này trong bài luận văn của học viên

h

6.2 Supplier Selection

By Damian Biel

Stephen M Ross School of Business, July 2009

Bài viết này đề cập đến vấn đề lựa chọn nhà cung cấp tại các doanh nghiệp Đó là quá trình các doanh nghiệp xác định, đánh giá, và hợp đồng với các nhà cung cấp Bài viết này mô tả các bước điển hình của quá trình lựa chọn nhà cung cấp, làm nổi bật lý do tại sao mỗi bước là quan trọng và các bước được thực hiện như thế nào Bài viết được tổ chức xung quanh các bước chủ yếu liên quan đến việc lựa chọn nhà cung cấp giúp cung cấp một hình ảnh chi tiết hơn, làm bài tham khảo cho việc ứng dụng tìm hiểu quá trình lựa chọn nhà cung cấp trong đề tài

6.3 A framework of supply chain management literature

Keah Choon Tan *

University of Nevada Las Vegas, College of Business, Department of Management, 4505 Maryland Parkway, Box 456 009, Las Vegas, NV 89154-

6009, USA, Received February 2, 1999, received in revised form April 6,

2000, accepted April 7, 2000

Bài viết này đề cập đến một vấn đề về nhà cung cấp trong quản lý chuỗi cung ứng Vấn đề nhà cung cấp được nghiên cứu tập trung trong quá trình mua nguyên liệu, hàng hóa thông thường và trong một vài trường hợp, dịch vụ nhà cung cấp (Schneider et al, 1995, Jancsurak, 1992) Các cơ sở lý thuyết cho thấy các cách tiếp cận để lựa chọn nhà cung cấp trong quản lý chuỗi cung ứng

6.4 Suply Chain Control: A Theory of Vertical Integration

Giovanni Ursino, 21/12/2009

Nâng cao vị thế thương lượng của công ty thường được coi là động lực chính theo chiều dọc tích hợp với các nhà cung cấp Bài viết này mở rộng ý

h

trên từ đó xem xét trong việc xây dựng một lý thuyết mới về hội nhập theo chiều dọc Trong mô hình RMS tích hợp để đạt được khả năng thương lượng đối với các nhà cung cấp khác trong quá trình sản xuất Chi phí của hội nhập

là một sự mất mát trong việc lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp nhất cho một sản phẩm Khoản đầu tư trong quá trình sản xuất có động lực lớn nhất để tích hợp Lý thuyết này cung cấp sự hiểu biết mới lạ-sự hiểu biết rất nhiều về các

sự kiện để phát triển trên cấu trúc dọc của RMS

Phần này giới thiệu một mô hình đơn giản mà trưng bày các xu hướng giữa các mặc cả giữa những lợi thế hội nhập cung cấp theo chiều dọc và những khó khăn mà nó đem lại Giúp tìm hiểu và đưa ra các quyết định trong lựa chọn nguồn cung cấp phù hợp

6.5 Phương pháp đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp trong Logistics

Nov8, 2011 – Categories: Kiến Thức Xuất Nhập Khẩu

Bài viết này hướng đến sự hình thành các bước, các tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp Là cơ sở tham khảo để xây dựng hệ thống chỉ tiêu đánh giá của doanh nghiệp trong đề tài nghiên cứu

h

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ

CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU

1.1 NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU

1.1.1 Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

Khái niệm nguyên vật liệu

“Nguyên vật liệu là phạm trù mô tả các loại đối tượng được con người tác động vào để biến thành sản phẩm” [2]

Phân loại nguyên vật liệu

Theo nội dung kinh tế và yêu cầu trong công tác quản trị doanh nghiệp thì NVL có thể được phân loại như sau:

- Nguyên liệu chính: là đối tượng chỉ mới được khai thác hoặc chưa được chế biến (là nông, lâm, hải sản,…) Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì nguyên liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm

- Vật liệu: là những đối tượng lao động đã trải qua chế biến và tiếp tục được sử dụng vào quá trình chế biến sản phẩm khác Vật liệu phụ chỉ có vai trò phụ trong quá trình sản xuất được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng sản phẩm

- Nhiên liệu: là những đối tượng lao động được sử dụng để tạo ra nguồn năng lượng phục vụ cho quá trình sản xuất

Đặc điểm của nguyên vật liệu

Mặc dù mỗi loại nguyên vật liệu cụ thể có những đặc tính tự nhiên rất khác nhau song chúng đều có một số đặc điểm chung:

h

- Mọi loại nguyên vật liệu đều chỉ tham gia 1 lần vào quá trình sản xuất sản phẩm

- Sự tham gia này có thể dẫn đến quá trình biến dạng nguyên vật liệu theo ý muốn của con người

- Đặc điểm nữa là các nguyên vật liệu khác nhau tham gia vào quá trình sản xuất ở những thời điểm rất khác nhau và với số lượng khác nhau

Vai trò của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

Trong các doanh nghiệp sản xuất thì nguyên vật liệu là yếu tố trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm, do vậy chất lượng của nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm Nguyên vật liệu được đảm bảo đầy

đủ về số lượng, chất lượng, chủng loại,… có tác động rất lớn đến quá trình sản xuất của doanh nghiệp và chất lượng của sản phẩm Vì vậy, đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu đầu vào là yếu tố góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh Nguyên vật liệu liên quan trực tiếp tới kế hoạch sản xuất sản phẩm, là đầu vào của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, cung ứng nguyên vật liệu kịp thời với chi phí hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất và tiêu thụ sản phẩm

Mặt khác, đối với những công ty sản xuất, NVL chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất thì sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL và do đó sẽ ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp… NVL được đảm bảo đầy đủ, đồng bộ, đúng chất lượng là điều kiện quyết định khả năng tái sản xuất mở rộng Do chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí nên NVL cũng chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm, đóng vai trò quan trọng trong việc giảm chi phí sản xuất kinh doanh và giá cả sản phẩm

NVL là yếu tố đầu vào quan trọng trong quá trình sản xuất, là yếu tố ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động kinh doanh do đó cần phải quản trị nhằm thu được hiệu qủa cao nhất, thu được lợi nhuận tối ưu cho công ty

h

1.1.2 Quản trị cung ứng nguyên vật liệu

“Hoạt động cung ứng nguyên vật liệu là hoạt động đảm bảo đầy đủ

nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất.” [2]

KD càng phát triển, phạm vi hoạt động càng rộng lớn, thị trường được

mở rộng thì hoạt động cung ứng nguyên vật liệu càng trở nên rất quan trọng Khi đó lượng dự trữ các loại nguyên vật liệu đều lớn, sự tính toán, dự trữ và vận chuyển tối ưu đóng vai trò quan trọng trong việc giảm CPKD sản xuất và tiêu thụ sản phẩm Do đó hoạt động cung ứng nguyên vật liệu được phát triển thành phạm trù hậu cần KD (logistics) [2]

Hình 1.1 Chuỗi cung ứng trong doanh nghiệp [6]

Trong chuỗi cung ứng của DN bao gồm các thành viên trực tiếp (nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà phân phối, khách hàng) và các thành viên gián tiếp (các doanh nghiệp vận tải, các nhà môi giới, ); chuỗi cung ứng thể hiện

sự dịch chuyển nguyên vật liệu, sản phẩm xuyên suốt quá trình từ nhà cung

cấp đến khách hàng cuối cùng Do đó việc quản lý cung và cầu, xác định

ngu ồn nguyên vật liệu và chi tiết, sản xuất và lắp ráp, kiểm tra kho hàng và

t ồn kho, tiếp nhận đơn hàng và quản lý đơn hàng, phân phối qua các kênh và

phân ph ối đến khách hàng cuối cùng là việc quản trị chuỗi cung ứng [15]

Hậu cần đến

Quản trị chuỗi cung ứng

h

Như hình 1.1 thì hai chức năng chủ yếu trong quản trị chuỗi cung ứng là Quản trị vật liệu/ cung ứng và Quản trị kênh/ phân phối vật chất Trong bài luận văn này tác giả tập trung vào chức năng Quản trị vật liệu/ cung ứng trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp

Quản trị cung ứng nguyên vật liệu: Có thể hiểu Quản trị cung ứng

nguyên vật liệu là tổng hợp các hoạt động quản trị xác định cầu và các chỉ tiêu

dự trữ nguyên vật liệu: Tổ chức mua sắm, vận chuyển và dự trữ hợp lý nhất nhằm đảm bảo luôn cung ứng đúng, đủ các loại nguyên vật liệu theo tiêu chuẩn chất lượng và thời gian phù hợp với hiệu quả cao nhất [2]

Hình 1.2 Hoạt động quản trị cung ứng NVL [2]

Quản trị cung ứng là tiếp cận một cách khoa học và có hệ thống quá trình cung ứng, nhằm thực hiện cung ứng một cách có hiệu quả Nói cách khác, quản trị cung ứng là tổng hợp các hoạt động hoạch định, tổ chức thực hiện và kiểm tra kiểm soát toàn bộ hoạt động cung ứng của đơn vị nhằm đạt

Quản trị cung ứng NVL

- Xây dựng hệ thống kho tàng

được mục tiêu đề ra một cách có hiệu quả [5]

Mục tiêu của quản trị cung ứng:

- Mục tiêu cơ bản và quan trọng nhất của quản trị cung ứng nguyên vật liệu là đảm bảo cung ứng đủ, đúng nguyên vật liệu đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được ổn định và diễn ra liên tục

- Quản trị cung ứng nguyên vật liệu còn nhằm mua được hàng với mức giá cạnh tranh tức là mua hàng với giá tương ứng với cung cầu và mức độ khan hiếm của nó trên thị trường Để đạt được mục tiêu này đòi hỏi phải có sự hiểu biết về kết cấu chi phí của nhà cung ứng từ đó thỏa thuận được mức giá có thể chấp nhận được so với chi phí thực tế của họ Bởi vì khi mua hàng với giá cao hơn những đối thủ cạnh tranh có nghĩa là không đạt được mục tiêu này

- Mục tiêu tiếp theo của quản trị cung ứng nguyên vật liệu là thỏa mãn một cách tốt nhất các mặt chất lượng, dịch vụ, giá cả phù hợp với nhu cầu của mình Điều này đòi hỏi phải có sự cộng tác giữa người mua và đối tượng trực tiếp sử dụng nhằm làm rõ nhu cầu nguyên vật liệu

- Dự trữ ở mức tối ưu là một mục tiêu nhằm duy trì một tỷ lệ nguyên vật liệu hợp lý bảo đảm cho quá trình sản xuất tiến hành liên tục, nhịp nhàng ở mức chi phí chấp nhận được

- Một công ty không thể đạt hiệu suất tối ưu nếu không nhận được nguồn nguyên vật liệu ổn định từ một nhóm các nhà cung cấp đáng tin cậy Chính vì yêu cầu này mà rất nhiều công ty đã thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với những

cơ sở cung ứng Đấy là những hoạt động cần thiết để phát triển những nguồn cung ứng hữu hiệu và đáng tin cậy

- Giữ vững mối quan hệ hợp tác tốt đẹp với các nhà cung ứng hiện có, đây là mục tiêu quan trọng và cần thiết để có thể khai thác các thông tin về sản phẩm mới, giá cả của họ cho cho công ty hoặc cung cấp các dịch vụ cho công ty tốt hơn

h

- Quản trị cung ứng nhằm thực hiện cung ứng có hiệu quả, để đạt mục tiêu này cần phải liên tục kiểm tra, cải tiến, hợp lý hóa quy trình nghiệp vụ cung ứng

- Tăng cường hợp tác với các phòng ban khác trong công ty Mục tiêu của quản trị cung ứng là đảm bảo cho sản xuất được tiến hành liên tục, do đó

bộ phận cung ứng phải có mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận khác, hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ chung

Vai trò của quản trị cung ứng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp:

- Mọi doanh nghiệp không thể tồn tại, phát triển nếu không được cung cấp các yếu tố đầu vào: nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, dịch vụ,… mà cung ứng là hoạt động đáp ứng các nhu cầu đó của doanh nghiệp Vì vậy quản trị cung ứng nguyên vật liệu là hoạt động không thể thiếu trong mọi tổ chức

- Quản trị cung ứng nguyên vật liệu tốt, cung ứng đầy đủ, kịp thời thì hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mới có thể diễn ra liên tục với năng suất cao, tiết kiệm chi phí, làm ra sản phẩm có chất lượng tốt, giá thành hạ, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng

- Quản trị cung ứng nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp có thể ngang bằng với các nhiệm vụ thiết kế, sản xuất, tiếp thị, tài chính,… Nó trở thành một bộ phận trong nhiệm vụ hoạch định chiến lược của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt

là trong điều kiện cạnh tranh hiện nay

1.2 NỘI DUNG QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU

1.2.1 Hoạch định nhu cầu NVL

a Căn cứ

Kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu của DN chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố khác nhau nhưng có hai nhân tố chủ yếu tác động đến kế hoạch cung

h

ứng NVL của DN là kế hoạch sản xuất kinh doanh và định mức tiêu dùng NVL

* Kế hoạch sản xuất kinh doanh

Kế hoạch sản xuất là căn cứ quan trọng để xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư Mục tiêu của kế hoạch sản xuất là sắp xếp sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực của công ty, phối hợp hoạt động của các cá nhân, bộ phận trong công ty để thực hiện quá trình sản xuất đạt chất lượng tốt, đúng lịch trình đã định với tổng chi phí thấp nhất Các nội dung cơ bản của kế hoạch sản xuất bao gồm:

- Kế hoạch tổng thể

- Lịch trình sản xuất chi tiết

- Lệnh sản xuất cho từng bộ phận sản xuất trực tiếp

- Giám sát việc thực hiện kế hoạch và điều chỉnh kế hoạch

Giữa kế hoạch sản xuất và kế hoạch cung ứng NVL có mối quan hệ rất chặt chẽ Độ chính xác của kế hoạch sản xuất sẽ quyết định độ chính xác của

kế hoạch cung ứng và ngược lại độ chính xác của kế hoạch cung ứng là yếu tố

cơ bản cho kế hoạch sản xuất được thực hiện

* Định mức sử dụng NVL

Mức sử dụng NVL là lượng hao phí NVL cần thiết cho phép để sản xuất

ra một đơn vị sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng quy định, trong các điều kiện sản xuất của kỳ kế hoạch [5]

Công thức chung để biểu diễn thành phần mức sử dụng NVL là:

M = P + h Trong đó:

M: mức sử dụng NVL, P: trọng lượng tịnh của sản phẩm, h: các hao phí liên quan đến điều kiện sản xuất ra sản phẩm

h

b Xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu

* Dự báo nhu cầu NVL

Dự báo nhu cầu NVL có vai trò quan trọng trong hoạt động cung ứng khi

DN chưa có được số liệu chính xác về kế hoạch sản xuất, giúp lập được kế hoạch cung ứng NVL và tính toán được lượng dự trữ NVL cần thiết từ đó giảm được chi phí cho hoạt động cung ứng

Các ngu ồn thông tin cho dự báo:

- Nguồn thông tin sơ cấp: được thực hiện bằng cách điều tra, khảo sát, thu thập số liệu của DN hàng năm

- Nguồn thông tin thứ cấp: là những thông tin đã được thu thập Các nguồn thông tin thứ cấp có thể lấy bên trong DN như các tài liệu kế toán, kế hoạch sản xuất,…

Các bước phân tích trong dự báo nhu cầu NVL:

Bước 1: Thu thập số liệu về tình hình sử dụng loại NVL cần dự báo Bước 2: Biểu diễn số liệu thu thập dưới dạng đồ thị điểm

Bước 3: Chọn một đường qua gần các điểm đã vẽ nhất Tương quan giữa hai biến số được biểu diễn dưới dạng phương trình tuyến tính

Bước 4: Xác định các tham số của phương trình

trong toàn bộ hoạt động sản xuất – kinh doanh của DN Kế hoạch cung ứng NVL phản ánh toàn bộ các giải pháp cung cấp NVL nhằm đảm bảo cho hoạt động của DN được tiến hành liên tục, nhịp nhàng Xác định nhu cầu NVL là

bước đầu tiên của việc lập kế hoạch cung ứng Xác định nhu cầu NVL là quá

trình xác định chính xác nhu cầu NVL cho sản xuất sản phẩm, nhu cầu vật tư

cho d ự trữ, nhu cầu vật tư cho các hoạt động khác,… [5]

Để xác định nhu cầu NVL cho sản xuất sản phẩm ta có công thức chung như sau:

N = QxM Trong đó:

N: nhu cầu NVL để sản xuất sản phẩm trong kỳ kế hoạch, Q: số sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch,

M: mức sử dụng NVL để sản xuất 1 đơn vị sản phẩm

* Xây dựng hệ thống hoạch định nhu cầu NVL

Phương pháp MRP (Material Reqirement Planning): MRP là hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về những nhu cầu nguyên vật liệu, linh kiện cần thiết trong từng giai đoạn, dựa trên việc phân chia nhu cầu nguyên vật liệu thành nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc

MRP là một kỹ thuật ngược chiều quy trình công nghệ để tính nhu cầu nguyên vật liệu Phương pháp này xác định số lượng, thời gian cần có các bộ phận, chi tiết và thời gian cần đặt hàng để chúng sẵn sàng khi cần đến [4]

h

Hình 1.3 Luồng thông tin kiểm soát và hoạch định với MRP [4]

Từ hình 1.3 ta thấy các nội dung cần thiết khi tiến hành hoạch định nhu cầu NVL cho sản xuất như sau:

(1) Kế hoạch tiến độ sản xuất chính:

Kế hoạch tiến độ sản xuất xác định số lượng và thời gian cần sản xuất sản phẩm trong kỳ Thông tin của kế hoạch tiến độ sản xuất chính gồm các sản phẩm đã được đặt hàng và lượng bán dự kiến Thời gian tối đa của kế hoạch tiến độ chính phụ thuộc vào khả năng dự đoán nhu cầu của doanh nghiệp và thông thường phạm vi lập kế hoạch tối đa là 1 năm

Kế hoạch kinh doanh

Kiểm tra sơ bộ NLSX

Kế hoạch tiến độ sản xuất chính

Nhu cầu sản xuất nội bộ

Phản hồi từ nhà cung cấp

Đặt hàng Nhu cầu NVL mua ngoài

Dữ liệu kỹ thuât

Hoạch định nhu cầu năng lực

Kế hoạch sản xuất chi tiết

Kiểm soát các hoạt động sản xuất và tình trạng hiện thời h

(2) File kết cấu sản phẩm:

Kết cấu sản phẩm biểu thị các thông tin về các chi tiết, bộ phận, nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất sản phẩm cuối cùng hoặc cụm chi tiết Đây là thông tin cơ bản cho biết các chi tiết, các bộ phận, NVL cần thiết để sản xuất sản phẩm cuối cùng

(3) Dữ liệu tồn kho:

Dữ liệu tồn kho cho biết các số liệu về tình hình lưu trữ, mức sử dụng, mức tiếp nhận và xác định mức tồn kho trong mỗi thời kỳ Nếu lượng tồn kho

dự kiến không đủ đáp ứng nhu cầu, MRP sẽ báo cáo cần đặt hàng

Trình tự hoạch định nhu cầu NVL:

Bước 1: Phân tích kết cấu sản phẩm để phân tích nhu cầu độc lập

Bước 2: Tính tổng nhu cầu Tổng nhu cầu là tổng dự kiến số lượng dự kiến đối với một loại chi tiết hoặc NVL trong từng giai đoạn mà không tính đến dự trữ hiện có hoặc lượng sẽ tiếp nhận được

Bước 3: Tính nhu cầu thực Nhu cầu thực là tổng số nguyên liệu, chi tiết cần thiết trong từng giai đoạn

Nhu cầu thực = Tổng nhu cầu – ( Dự kiến nhận + Sẵn có kỳ trước)

- Dự kiến nhận: là lượng NVL đã đặt hàng trong các thời kỳ trước dự kiến sẽ nhận vào kỳ nào đó,

- Sẵn có: số NVL dự kiến sẵn có vào cuối mỗi kỳ

Bước 4: Đặt hàng: xác định thời gian phát đơn đặt hàng hoặc lệnh sản xuất

- Thời gian đặt hàng được tính bằng cách lấy thời điểm cần có trừ đi khoảng thời gian cung ứng

- Thời điểm đặt hàng: lùi về trước thời kỳ có nhu cầu thực xuất hiện một khoảng thời gian bằng chu kỳ sản xuất hay thời gian đặt hàng

- Số lượng đặt hàng: tùy theo phương thức đặt hàng

h

1.2.2 Lựa chọn nhà cung cấp

Lựa chọn nhà cung cấp là một hoạt động diễn ra liên tục để xác định những khả năng cung ứng cần thiết để thực hiện kế hoạch và vận hành mô hình kinh doanh của công ty Đây là hoạt động có tầm quan trọng đặc biệt liên quan đến lựa chọn năng lực nhà cung cấp: mức phục vụ, thời gian giao hàng đúng thời hạn, hoạt động hỗ trợ kỹ thuật [14]

Có nhiều quan điểm khác nhau về lựa chọn người cấp hàng Quan điểm truyền thống cho rằng phải thường xuyên lựa chọn người cấp hàng vì như thế mới chọn được người cấp hàng với giá cả đem lại CPKD thấp nhất Những nhà quản trị theo quan điểm này thường xuyên phải thay đổi người cấp hàng bằng các biện pháp như thường xuyên tính toán, lựa chọn, tổ chức đấu thầu cho mỗi lần cấp hàng

Quan niệm hiện đại không thường xuyên lựa chọn người cấp hàng mà phải đánh giá thật thận trọng theo các tiêu chuẩn nhất định để quyết định lựa chọn người cấp hàng rồi thiết lập mối quan hệ bền chặt với người cấp hàng [2]

Đối với các DN sản xuất thì một nhà cung cấp tốt thật sự là một tài nguyên

vô giá, bởi chính họ sẽ góp phần trực tiếp vào thành công của DN Lựa chọn được nhà cung cấp tốt và quản lý được họ là điều kiện tiên quyết giúp tổ chức sản xuất được sản phẩm có chất lượng đúng như mong muốn, theo tiến độ quy định, với giá cả hợp lý, đủ sức cạnh tranh trên thương trường

Quy trình lựa chọn nhà cung cấp sẽ được thực hiện ngay khi xác định được nhu cầu NVL cần mua, thường trải qua bốn bước cơ bản sau:

h

Hình 1.4 Bốn giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp [5]

Giai đoạn khảo sát: Thu thập thông tin về các nhà cung cấp:

- Xem lại hồ sơ lưu trữ về các nhà cung cấp

- Các thông tin trên báo, tạp chí, Internet, các trung tâm thông tin,

- Các thông tin có được qua các cuộc điều tra

- Phỏng vấn các nhà cung cấp, người sử dụng NVL…

- Xin ý kiến các chuyên gia,…

Giai đoạn lựa chọn:

Trên cơ sở những thông tin thu thập được, tiến hành:

- Xử lý, phân tích, đánh giá ưu, nhược điểm của từng nhà cung cấp

- So sánh với tiêu chuẩn đặt ra, trên cơ sở đó lập thành danh sách những nhà cung cấp đạt yêu cầu

- Đến thăm các nhà cung cấp, thẩm định lại những thông tin thu thập được

Giai đoạn đàm phán, ký kết hợp đồng:

Trong giai đoạn này phải thực hiện nhiều bước có mối quan hệ mật thiết với nhau Cụ thể:

GIAI ĐOẠN KHẢO SÁT

GIAI ĐOẠN LỰA CHỌN

GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN

GIAI ĐOẠN THỬ NGHIỆM

Đạt yêu cầu Quan hệ lâu dài

h

- Gai đoạn chuẩn bị

- Giai đoạn tiếp xúc

- Giai đoạn đàm phán

- Giai đoạn kết thúc đàm phán – ký kết hợp đồng cung ứng

- Giai đoạn rút kinh nghiệm

Giai đoạn thử nghiệm: Sau khi hợp đồng cung ứng được ký kết thì cần

tiến hành theo dõi, đánh giá lại nhà cung cấp đã chọn

- Nếu đạt yêu cầu thì đặt quan hệ hợp tác lâu dài

- Nếu thực sự không đạt yêu cầu thì chọn nhà cung cấp khác

a Tìm kiếm nhà cung cấp

Xét về mặt hình thức thì có hai loại nhà cung cấp chủ yếu là nhà cung cấp

đã có sẵn trên thị trường và nhà cung cấp mới xuất hiện

Đối với DN những nhà cung cấp cũ đã quen thuộc, hai bên đều đã hợp tác

ổn định và am hiểu về nhau Vì vậy DN có lợi thế là lựa chọn chắc chắn, ít rủi

ro nhưng cũng có nhược điểm là ít có sự thay đổi về phương thức, chất lượng NVL hoặc sự thay đổi chưa đủ độ cần thiết

Những nhà cung cấp mới xuất hiện thường tự tìm đến và giới thiệu, xin được cấp hàng hóa mà DN có yêu cầu, DN cũng có thể tìm kiếm những người cấp hàng mới qua các tài liệu như tạp chí kinh tế, ấn phẩm quảng cáo, gọi thầu,… Những nhà cung cấp mới vừa có thể đem lại lợi thế mới cho DN mua NVL (có nhiều nhà cung cấp để DN lựa chọn về chất lượng, giá cả, phương thức cung ứng, ) vừa đem đến những rủi ro nhất định

Phương pháp thường được sử dụng để tìm kiếm nhà cung cấp: Để tìm kiếm nhà cung cấp thì các DN thường thu thập các thông tin về các nhà cung cấp trên thị trường Sau khi thu thập thông tin về các nguồn cung cấp tiềm năng, quản lý mua hàng phải bắt đầu thông qua sàng lọc và củng cố thông tin Tại một

số điểm, các công ty phải loại bỏ các nhà cung cấp không có một sự phù hợp tốt

h

với người mua [14]

b Đánh giá nhà cung cấp

Đánh giá khả năng thực hiện của các nhà cung cấp, theo dõi quá trình thực hiện đơn đặt hàng của các nhà cung cấp nhằm tìm ra ưu, nhược điểm của từng nhà cung cấp Hầu hết các tổ chức đều đánh giá các nhà cung cấp của họ

để đảm bảo rằng họ tiếp tục cung cấp dịch vụ làm thỏa mãn mình Hoạt động này được gọi là đánh giá các nhà cung cấp [14]

Đánh giá nhà cung cấp là nhằm đo lường khả năng của nhà cung cấp có đáp ứng được các yêu cầu của công ty mua hay không trên cơ sở đó để lựa chọn được nhà cung ứng tiềm năng

Một cách tiếp cận thường gặp là sử dụng một danh sách kiểm tra gồm các nhân tố quan trọng và kiểm tra xem liệu nhà cung cấp có đáp ứng được các tiêu chuẩn trong đó hay không Danh sách kiểm tra sẽ đề cập đến việc liệu nhà cung ứng có tình trạng tài chính tốt hay không; họ có cung ứng đúng thời hạn không; giá của họ có cạnh tranh không; chất lượng nguyên vật liệu có đủ cao không; liệu họ có hỗ trợ kỹ thuật không

Thường thì điều này được thực hiện một cách thân thiện bằng một đánh giá mang tính chủ quan, đôi khi sử dụng những thước đo phức tạp cho từng mảng về năng lực Sau khi đã lập được danh sách các nhà cung ứng cần quan tâm, bước kế tiếp công ty mua phải đánh giá cho được từng nhà cung ứng tương lai

Khi lựa chọn nhà cung cấp phải dựa trên các tiêu chuẩn chọn lựa Tiêu chuẩn chọn lựa nhà cung cấp có thể bao gồm:

Các tiêu chu ẩn truyền thống như:

- Chất lượng nhà cung cấp Điều này thường được thể hiện qua các tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được qua các kỳ kiểm tra và đánh giá chất lượng

- Thời hạn giao hàng Thời gian giao hàng có được đảm bảo hay không;

h

nhà cung cấp có thường xuyên giao hàng đúng hẹn hoặc sai hẹn và lý do,…

- Giá thành mua bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện thanh toán,…; để đánh giá giá thành mua hàng cần căn cứ vào giá thị trường, chi phí vận chuyển, thuế, các ưu đãi trong thanh toán và mua hàng,

M ột số tiêu chuẩn khác:

- Khả năng kỹ thuật của nhà cung cấp: khả năng đổi mới sản phẩm, khả năng kỹ thuật giúp nhà cung cấp có khả năng thích ứng với các đòi hỏi của môi trường

- Dịch vụ sau bán

- Khả năng sản xuất của nhà cung cấp: khả năng sản xuất của nhà cung cấp đảm bảo tính liên tục cũng như chất lượng của cung ứng hàng hóa, cụ thể bao gồm chất lượng của trang thiết bị, nhân sự, tổ chức sản xuất, hệ thống kiểm tra chất lượng, điều kiện làm việc

- Khả năng tài chính của nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và phát triển với tình hình tài chính lành mạnh hay đang ở thời kỳ thua lỗ và có khó khăn về tài chính [23]

Để lựa chọn nhà cung cấp cho mình thì DN phải xác định được các tiêu chuẩn nhất định đối với các nhà cung cấp chẳng hạn như: khả năng của nhà cung cấp, chất lượng NVL, giá cả, phương thức vận chuyển, thanh toán,… và các tiêu chuẩn nào là quan trọng hơn đối với điều kiện cụ thể tại mỗi DN

c Lựa chọn nhà cung cấp

Qua sự phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến cung ứng, so sánh và cân nhắc giữa những nhà cung cấp cũ và mới, DN có thể tiến hành lựa chọn nhà cung cấp cho mình, tuy nhiên cần lưu ý đến vấn đề sau:

Nếu lựa chọn quá ít thì cần khả năng cung cấp của mỗi nhà cung cấp là lớn

và hạn chế các rủi ro Ngược lại, nếu chọn quá nhiều nhà cung cấp cho mình thì

h

có thể tránh rủi ro, ép giá nhưng lại có hạn chế là không được giảm giá, khó trở thành bạn hàng truyền thống

d Quản lý các nhà cung cấp

Để có thể phát huy được các điểm mạnh của những mối quan hệ hợp tác thì cần thực hiện quản lý các nhà cung cấp Người mua sẽ nêu rõ những trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của các nhà cung cấp Nếu các nhà cung cấp thực hiện tốt thì họ tiếp tục là các nhà cung cấp chiến lược, được hưởng các ưu đãi, ngược lại họ sẽ bị loại khỏi danh sách các nhà cung cấp tiềm năng

Thêm vào đó, để xây dựng chiến lược cung ứng cho công ty cần phải theo dõi, phân tích khả năng của các nhà cung cấp xem họ có khả năng thực hiện được yêu cầu của mình hay không Các lĩnh vực được quan tâm phân tích như: chiến lược phát triển, trình độ công nghệ, trang thiết bị kỹ thuật, khả năng sáng tạo, năng lực lãnh đạo,… của nhà cung cấp Trên cơ sở kết quả phân tích sẽ lựa chọn lại danh sách các nhà cung cấp tiềm năng trong tương lai

Nếu các nhà cung cấp hiện tại không đủ khả năng đáp ứng các yêu cầu của công ty mua trong tương lai, thì cần phải lựa chọn giữa ba khả năng sau:

- Hỗ trợ cho một số nhà cung cấp về tài chính và kỹ thuật, để họ có thể nâng cấp, đủ khả năng đáp ứng yêu cầu đặt ra

Các nhân tố ảnh hưởng đến quyết định vận chuyển là khối lượng, quãng đường và đặc điểm đối tượng vận chuyển

Có thể phân hoạt động vận tải của DN thành vận chuyển bên trong và

h

vận chuyển bên ngoài Với các DN sản xuất vận chuyển bên ngoài bao gồm vận chuyển NVL từ nơi mua đến kho của DN và vận chuyển thành phẩm từ kho của DN đến nơi bán hàng,…

Vận chuyển có vai trò quan trọng trong hoạt động cung ứng và vai trò này sẽ ngày càng tăng thêm, bởi chi phí cho vận chuyển chiếm tỷ trọng ngày càng lớn trong tổng chi phí để mua vật tư, nguyên vật liệu Do đó, vận tải sẽ

có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động kinh doanh và khả năng cạnh tranh của tổ chức trên thương trường

a Lựa chọn điều kiện giao hàng

Trong thực tế cung ứng có hai hình thức giao hàng chủ yếu:

- Nhà cung cấp mang hàng đến cơ sở khách hàng để giao cho khách hàng

- Khách hàng đến tận cơ sở của nhà cung cấp để nhận hàng

Lựa chọn hình thức nào thì còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: tình hình thị trường, giá cả loại hàng hóa, số lượng, chất lượng, chủng loại, ; khả năng làm thủ tục,… Trong phạm vi đề tài chúng ta sẽ xem xét điều kiện giao hàng chủ yếu là giao hàng nội địa

Trong nội địa, phổ biến có 3 điều kiện sau:

(1) Người bán giao hàng cho người mua tại cơ sở của người mua, người bán chịu rủi ro và phí tổn để mang hàng hóa đến địa điểm quy định Trong điều kiện này, người bán chỉ định phương tiện vận tải và trả cước vận tải tới nơi đến

(2) Người bán giao hàng cho người mua ngay tại cơ sở người bán Trong điều kiện này, người mua tự đứng ra chỉ định phương tiện vận tải, trả cước vận tải và chịu mọi rủi ro

(3) Người bán giao hàng cho người mua ngay tại cơ sở của người bán, nhưng người bán đứng ra thuê phương tiện vận tải và trả cước; rủi ro dọc

h

đường do người mua chịu

Mỗi điều kiện giao hàng điều có những ưu nhược điểm của riêng nó, cần căn cứ vào điều kiện cụ thể để lựa chọn

b Lựa chọn phương thức vận tải

Việc lựa chọn phương thức vận tải phụ thuộc vào nhiều nhân tố như khối lượng và đặc điểm của đối tượng vận chuyển, quảng đường vận chuyển, yêu cầu của nơi nhận đối với đối tượng vận chuyển về thời gian, chất lượng độ tin cậy,…

Các phương thức vận chuyển bên ngoài có thể là ô tô, đường sắt, đường thủy:

- Đường sắt: Vận tải đường sắt là một hình thức khá phổ biến được sử dụng để chuyên chở các hàng hóa nặng và cồng kềnh trong một khoảng thời gian dài trên mặt đất Hầu hết vận tải đường sắt là dịch vụ chung nên số lượng nhà cung ứng dịch vụ đường sắt thường là rất ít khi so sánh với các hình thức khác

Lợi ích của đường sắt là chi phí vận tải thấp, do vậy có thể dùng để vận chuyển khối lượng lớn hàng hóa có giá rẻ như khoáng sản, than đá,… Đường sắt thường được dùng để vận chuyển NVL đầu vào hơn là các thành phẩm đầu ra Bất lợi chủ yếu của đường sắt là tính không linh hoạt, tất cả dịch vụ đường sắt đều định thời gian trước và đường sắt chỉ có thể di chuyển trên đường sắt chuyên biệt giữa các điểm đến cố định và không thể dừng lại ở các điểm giữa Điều này làm đường sắt không thích hợp với các tuyến đường ngắn mà hữu hiệu hơn trong các tuyến đường dài

- Đường bộ: Đường bộ được sử dụng nhiều nhất và được sử dụng trong hầu hết các chuỗi cung ứng

Lợi thế của đường bộ là tính linh hoạt Mặc dù tốc độ tối đa của đường

bộ là giới hạn nhưng khả năng của nó cho phép dịch vụ tận nơi, tránh các hoạt

h

động chuyển tiếp sang các hình thức vận chuyển khác và có thể đem lại tổng thời gian vận chuyển ngắn nhất Vận chuyển đường bộ có lợi thế sử dụng mạng lưới đường bộ rộng khắp nên các phương tiện vận tải không cần phải duy trì lịch chặt chẽ Vận chuyển đường bộ còn có số lượng các nhà vận tải rất lớn nên sự cạnh tranh giữa các nhà vận tải rất mạnh mẽ và việc định giá cũng linh hoạt hơn

Bất lợi lớn của vận chuyển đường bộ là giới hạn khối lượng và kích cỡ vận chuyển Do đó, đường bộ thường được sử dụng để vận chuyển các chuyến hàng nhỏ Điều này làm cho vận chuyển đường bộ tương đối đắt và chỉ dùng chủ yếu dùng cho các tuyến đường ngắn

- Đường thủy: Về cơ bản, có ba loại vận tải đường thủy: vận tải sông, vận tải dọc bờ biển và vận tải xuyên biển Các chuyến đường biển đạt được kinh tế theo quy mô, do đó đa số mục đích là chuyển các chuyến hàng lớn với chi phí đơn vị thấp Vấn đề cơ bản của đường thủy là tính không linh hoạt của

nó khi giới hạn các cảng đến, các tuyến đường từ nhà cung cấp đến khách hàng không tránh khỏi đổi phương tiện vận tải

Đôi khi sự lựa chọn phương tiện vận tải có vẻ hiển nhiên nhưng trong thực tế, sự lựa chọn phương thức phụ thuộc vào nhiều yếu tố Yếu tố quan trọng cần quan tâm là bản chất hàng hóa được vận chuyển, quy mô và khoảng cách Các yếu tố khác gồm: gía trị của hàng hóa, tầm quan trọng của hàng hóa, thời gian chuyển đổi, tính tin cậy, chi phí và tính linh hoạt trong thương lượng phí vận chuyển, danh tiếng và tính ổn định của nhà vận chuyển, tính an toàn, mất mát và hư hỏng, lịch trình và tần suất giao hàng,…

c Lựa chọn người vận tải

Có hai trường hợp là tự vận tải và thuê ngoài vận tải

- Tự vận tải là trường hợp DN sử dụng phương tiện vận tải của chính mình để chuyển hàng hóa Hình thức phổ biến nhất là các DN có đội xe tải

h

riêng của mình Hình thức này tạo ra lợi thế về tính linh hoạt, khả năng kiểm soát cao hơn Vận tải cũng có thể được thiết kế theo nhu cầu của DN Tuy nhiên, vận tải riêng có thể có chi phí cao và DN chỉ nên vận hành đội xe riêng khi chi phí rẻ hơn so với việc sử dụng bên ngoài

- Trường hợp thuê ngoài vận tải thì DN có thể tập trung vào các hoạt động cốt lõi của mình Một lựa chọn khác là DN có thể thiết lập mối quan hệ lâu dài với một nhà vận tải hợp đồng, Nhà vận tải hợp đồng sẽ đảm nhiệm một phần các hoạt động vận chuyển của DN trong một khoảng thời gian

- Có một số nhân tố cần xem xét khi lựa chọn tự vận tải hay thuê ngoài vận tải như: chi phí vận hành; chhi phí vốn (các DN có thể thấy khó khăn trong việc kiếm vốn đầu tư cho phương tiện vận tải), mức độ kiểm soát, tính linh hoạt, kỹ năng quản lý,…

Có nhiều nhân tố cần phải xem xét để đưa ra quyết định cuối cùng, nhưng nhìn chung, các DN có một xu hướng sử dụng vận tải thuê ngoài Nhiều DN cố gắng giảm số lượng phương tiện vận tải tự có, sử dụng nhiều hơn doanh nghiệp vận tải hợp đồng và hình thức các liên minh Đối với các DN, lựa chọn phổ biến là phối hợp việc tự vận chuyển và thuê ngoài Do vậy doanh nghiệp có thể

sử dụng khả năng tự vận chuyển cho các hoạt động cốt lõi

d Kiểm tra, kiểm soát quá trình vận chuyển

Để có thể nhận được NVL đúng chất lượng, số lượng, kịp thời gian thì sau khi gửi hàng cần đôn đốc, xúc tiến, kiểm tra, kiểm soát toàn bộ quá trình vận chuyển Để làm được việc này cần liên lạc thường xuyên với đại lý hãng vận chuyển Cụ thể cần nắm đầy đủ và chính xác các thông tin liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa và lưu giữ cẩn thận biên bản ghi nhận quá trình vận chuyển

Đối với các phương thức vận chuyển khác nhau sẽ áp dụng các biện pháp kiểm soát khác nhau

h

1.2.4 Tồn kho

Tồn kho là bất kỳ nguồn nhàn rỗi nào được giữ để sử dụng trong tương lai Một hệ thống tồn kho có thể là một tập hợp các thủ tục xác định bao nhiêu tồn kho sẽ được bổ sung mỗi lần bao nhiêu, thời điểm nào, các máy móc thiết

bị, nhân sự thực hiện các thủ tục một cách có hiệu quả [4]

Tồn kho là cần thiết xét trên các phương diện sau:

- Tồn kho để giảm thời gian cần thiết đáp ứng nhu cầu

- Làm bằng phẳng mức sản xuất khi nhu cầu thay đổi

- Bảo vệ công ty trước những dự đoán thấp về nhu cầu

a Phân loại NVL tồn kho

Mỗi DN thường lưu kho rất nhiều loại hàng hóa khác nhau Để quản trị hàng hóa trong kho thường phân loại chúng

- Theo giá trị hàng hóa: Phương pháp phân loại ABC: phương pháp này chia toàn bộ hàng hóa trong kho thành ba loại:

+ Loại A gồm các loại hàng chỉ chiếm khoảng 15%-25% số chủng loại nhưng lại chiếm đến 75%-85% tổng giá trị lưu kho

+ Loại B gồm các loại hàng chỉ chiếm khoảng 10%-20% tổng giá trị hàng lưu kho nhưng lại chiếm khoảng 25%-35% số chủng loại hàng hóa lưu kho

+ Loại C gồm các loại hàng còn lại chỉ chiếm khoảng 5%-10% tổng giá trị hàng lưu kho nhưng lại chiếm khoảng 50%-60% số chủng loại hàng hóa lưu kho

- Theo đặc điểm hàng hóa: có thể phân loại theo các tiêu thức như hình dáng, kích thước, tính chất,…

- Theo thời gian và mức sử dụng hàng hóa

b Chi phí tồn kho

Trong thực tế Việt Nam thì khi nghiên cứu có các loại chi phí quản trị

h

tồn kho chính sau:

- Chi phí đặt hàng: là toàn bộ chi phí có liên quan đến việc thiết lập các đơn hàng Nó bao gồm các chi phí tìm kiếm nguồn hàng, thực hiện quy trình đặt hàng (giao dịch, đàm phán, thông báo qua lại,…)

- Chi phí lưu kho: Là những chi phí phát sinh trong thực hiện hoạt động

dự trữ Những chi phí này có thể được kê theo bảng dưới đây

- Chi phí mua hàng: là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá mua một đơn vị [5]

Trong điều kiện nhất định, tồn kho quá cao sẽ làm tăng chi phí đầu tư vào tồn kho, tồn kho thấp sẽ tốn kém trong việc đặt hàng, thiết đặt sản xuất,

bỏ lỡ cơ hội thu lợi nhuận

Khi gia tăng tồn kho thì sẽ có hai khuynh hướng chi phí trái ngược nhau: một số chi phí này thì tăng, còn số khác thì giảm đi Do đó cần phân tích kỹ lưỡng chi phí trước khi quyết định, một phương thức hợp lý là cực tiểu các chi phí liên quan đến tồn kho

(1) Các chi phí tăng lên khi tăng tồn kho:

- Chi phí vốn: Đầu tư vào tồn kho phải được xét như tất cả các cơ hội đầu

tư ngắn hạn khác Trong điều kiện nguồn vốn giới hạn, đầu tư vào tồn kho phải chấp nhận phí tổn cơ hội về vốn

- Chi phí kho: Bao gồm chi phí lưu giữ tồn kho như chi phí kho bãi, tiền lương nhân viên quản lý kho, các điều kiện bảo quản tồn kho

- Thuế và bảo hiểm

- Hao hụt, hư hỏng: Tồn kho càng tăng, thời hạn giải tỏa tồn kho dài nên nguy cơ hư hỏng và lỗi thời càng lớn

- Rủi ro kinh doanh: Theo thời gian tồn kho có thể bị lạc hậu và giảm giá

(2) Các chi phí giảm khi tồn kho tăng:

h

- Chi phí đặt hàng: Là các chi phí phát sinh theo mỗi lần đặt hàng và nhận hàng như chi phí ước lượng, thương lượng giá, chuẩn bị đơn hàng, tiếp nhận… Qui mô lô hàng lớn sẽ có ít lần đặt hàng hơn thì chi phí đặt hàng trong năm ít hơn vì số lần đặt hàng ít Song đặt hàng quy mô lớn thì tồn kho bình quân tăng lên và hiển nhiên là chi phí tồn kho cao

- Giảm giá do chiết khấu khối lượng lớn: Đặt hàng quy mô lớn có thể được hưởng sự giảm giá chiết khấu

- Chi phí chuẩn bị sản xuất: Các hệ thống sản xuất để chế tạo cần chi phí cho mỗi lần chuẩn bị sản xuất gồm: chi phí chuẩn bị tài liệu, máy móc nhàn rỗi, chi phí nhân công chuẩn bị,… Quy mô loạt sản xuất lớn thì số lần chuẩn

bị sản xuất sẽ giảm, chi phí chuẩn bị sản xuất giảm nhưng tồn kho bình quân

sẽ tăng và chi phí tồn kho lại tăng lên

- Chi phí cạn dự trữ: Giảm thấp tồn kho có thể chấp nhận khả năng cạn

dự trữ cao hơn

Tóm lại, khi tồn kho tăng sẽ có các chi phí tăng lên và có các chi phí giảm vì vậy một mức tồn kho hợp lý sẽ làm cực tiểu tổng chi phí liên quan đến tồn kho [4]

- Gía đơn vị hàng hóa không thay đổi theo quy mô đặt hàng

- Toàn bộ khối lượng hàng hóa của đơn hàng giao cùng thời điểm

- Thời gian đặt hàng tính vừa đủ, do đó khi đơn hàng đến mức tồn kho bằng 0, không gây thiếu hụt

h