Nghiên cứu hệ thống ksnb tại công ty cổ phần tập đoàn thái bình

Luận văn được kết cấu thành 4 chương: Chương 1: Giới thiệu chung về đề tài nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý luận của Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Chương 3: Thực trạng Hệ thống KSNB t

PHẠM KIM NGÂN

NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THÁI BÌNH

Chuyên ngành: Kế toán kiểm toán và phân tích

Người hướng dẫn khoa học:

TS PHAN TRUNG KIÊN

Hà Nội - 2015

đoạn trích dẫn và số liệu trong luận văn đều được dẫn nguồn và có

độ chính xác cao nhất trong phạm vi hiểu biết của tôi.

Người viết cam đoan

Phạm Kim Ngân

đã được Quý thầy/cô của trường đặc biệt là thầy/cô khoa Kế toán Kiểm toán vàPhân tích đã giảng dạy tận tình giúp tôi có được những kiến thức quý báu để ứngdụng vào trong công việc chuyên môn của mình cũng như hoàn thành Luận văn tốtnghiệp.

Tôi xin chân thành cảm ơn toàn thể Quý Thầy/Cô trường đại học Kinh tế Quốcdân, đặc biệt là Quý Thầy/Cô khoa Kế toán Kiểm toán và Phân tích đã truyền đạtcho tôi những kiến thức quý báu trong suốt thời gian học tập tại Trường

Tôi xin gửi lời biết ơn sâu sắc đến Thầy TS Phan Trung Kiên đã trực tiếp

hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt thời gian qua để có thể hoàn thành Luận văn này.Tôi xin chân thành cảm ơn toàn thể Ban giám đốc Công ty cổ phần tập đoànThái Bình cũng như các đơn vị cơ sở của công ty đã dành thời gian quý báu để trảlời phỏng vấn và cung cấp thông tin hữu ích để tôi có thể thực hiện được nghiên cứu

và hoàn thành bài luận văn này

Hà Nội, ngày … tháng … năm 2015

Học viên thực hiện

Phạm Kim Ngân

LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

TÓM TẮT LUẬN VĂN i

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Tổng quan đề tài nghiên cứu 3

1.3 Mục tiêu nghiên cứu 4

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

1.5 Phương pháp nghiên cứu 5

1.6 Kết cấu luận văn 6

Kết luận chương 1 6

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 7

2.1 Bản chất của Kiểm soát nội bộ trong Doanh nghiệp 7

2.2 Các yếu tố cấu thành của Hệ thống Kiểm soát nội bộ 15

2.2.1 Môi trường kiểm soát 15

2.2.2 Đánh giá rủi ro 19

2.2.3 Hoạt động kiểm soát 21

2.2.4 Thông tin và truyền thông 23

2.2.5.Giám sát 25

2.3.Cơ sở đánh giá thực trạng Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 26

2.3.1.Cơ sở đánh giá môi trường kiểm soát 26

2.3.2.Cơ sở đánh giá quá trình đánh giá rủi ro 28

2.3.3.Cơ sở đánh giá hoạt động kiểm soát 35

2.3.4.Cơ sở đánh giá thông tin và truyền thông: 38

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ

PHẦN TẬP ĐOÀN THÁI BÌNH 44

3.1.Đặc điểm hoạt động của Công ty cổ phần tập đoàn Thái Bình 44

3.2.Thực trạng Kiểm soát nội bộ của Công ty cổ phần tập đoàn Thái Bình 49

3.2.1.Thực trạng môi trường kiểm soát của Công ty cổ phần tập đoàn Thái Bình 49

3.2.2.Thực trạng đánh giá rủi ro tại Công ty cổ phần tập đoàn Thái Bình 54

3.2.3.Thực trạng hoạt động kiểm soát tại Công ty cổ phần tập đoàn Thái Bình .57

3.2.4.Thực trạng về thông tin truyền thông 88

3.2.5.Thực trạng về hoạt động giám sát 90

Kết luận chương 3 91

CHƯƠNG 4: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THÁI BÌNH 92

4.1 Ảnh hưởng các yếu tố cấu thành Kiểm soát nội bộ tới tính hiệu lực 92

4.1.1 Ảnh hưởng các yếu tố cấu thành Kiểm soát nội bộ tới tính hiệu lực trong hoạt động kinh doanh ô tô 92

4.1.2 Ảnh hưởng các yếu tố cấu thành Kiểm soát nội bộ tới tính hiệu lực trong hoạt động kinh doanh khách sạn 96

4.2 Các đề xuất nhằm cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ 97

4.2.1 Đề xuất cải thiện Kiểm soát nội bộ hoạt động kinh doanh xe 97

4.2.2 Đề xuất cải thiện Kiểm soát nội bộ hoạt động kinh doanh khách sạn 103

4.2.3.Đề xuất cải thiện Kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần tập đoàn Thái Bình 104

KẾT LUẬN 106

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 107

PHỤ LỤC 108

KSNB Kiểm soát nội bộ

Commission-Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận

AICPA American Institue of Certificated Public Accountant-Viện kiểm

toán độc lập Hoa Kỳ

Bảng 2.1: Bộ 17 nguyên tắc của COSO 2013 11

HÌNH:

Hình 2.1: Các yếu tố cấu thành Kiểm soát nội bộ 15

SƠ ĐỒ:

Sơ đồ 3.1: Mô hình tổ chức công ty 46

Sơ đồ 3.2: Chu trình tổng quát nhập mua xe ô tô nguyên chiếc 65

Sơ đồ 3.3: Chu trình chi tiết nhập mua xe ô tô nguyên chiếc 66

Sơ đồ 3.4: Chu trình bán hàng – thu tiền đối với hoạt động bán xe nguyên chiếc 75

Sơ đồ 3.5: Chu trình bán hàng - thu tiền (đối với hoạt động dịch vụ sửa chữa bảo

dưỡng xe) 80

Sơ đồ 3.6: Quy trình xử lý khi có khách đặt phòng tại khách sạn 85

TS PHAN TRUNG KIÊN

Hà Nội - 2015

TÓM TẮT LUẬN VĂN

Kiểm soát nội bộ (KSNB) tốt cho phép doanh nghiệp quản lý hữu hiệu và hiệuquả các nguồn lực kinh tế trong công ty, góp phân hạn chế tối đa những rủi ro phátsinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, giúp doanh nghiệp đứng vững trước sựcạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường

Công ty cổ phần tập đoàn Thái Bình là công ty đang bước đầu xây dựng vàhoàn thiện KSNB nên gặp nhiều khó khăn và vướng mắc như: sự hiểu biết vềKSNB ở lãnh đạo các cấp còn hạn chế, hệ thống báo cáo chưa rõ ràng và chưa cóquy trình cụ thể, chất lượng hệ thống thông tin chưa cao, bộ máy công ty còn thiếtmột số bộ phận quan trọng như kiểm soát nội bộ…, xuất phát từ vai trò và thực

trạng về KSNB của công ty, tác giả đã chọn đề tài “Nghiên cứu hệ thống KSNB tại công ty Cổ phần tập đoàn Thái Bình” Luận văn tiến hành nghiên cứu, hệ thống

hóa những vấn đề lý luận chung về KSNB trong doanh nghiệp và tìm hiểu thựctrạng KSNB tại công ty, rút ra những phân tích, đánh giá thực trạng, trên cơ sở đóđưa ra những ý kiến và giải pháp để hoàn thiện KSNB tại công ty

Luận văn được kết cấu thành 4 chương:

Chương 1: Giới thiệu chung về đề tài nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lý luận của Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Chương 3: Thực trạng Hệ thống KSNB trong công ty

Chương 4: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

Trong Chương 1: luận văn bày cụ thể các vấn đề về:

- Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

- Tổng quan về các công trình nghiên cứu về KSNB của các tác giả đi trướctrong và ngoài nước;

- Mục tiêu nghiên cứu của đề tài;

- Đối tượng, phạm vi và thời gian nghiên cứu của đề tài;

- Phương pháp nghiên cứu:

Trong luận văn, tác giả sử dụng biện pháp thu thập thông tin, phân tích, đánh giá,tổng hợp đối với các tài liệu, thông tin thu thập được Dựa vào các tài liệu thứ cấp, kếtquả quan sát thực tế, phỏng vấn trực tiếp, tác giả sử dụng phương pháp phân tích tổnghợp để nhận xét và đưa ra đề xuất hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty

CHƯƠNG 2

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP

Chương 2 của luận văn trình bày lý kết quả nghiên cứu cơ sở lý luận về KSNBtrong doanh nghiệp bao gồm các nội dung:

- Bản chất của Kiểm soát nội bộ trong Doanh nghiệp

Khái niệm KSNB bắt đầu được sử dụng vào đầu thế kỷ XX trong các tài liệu

về kiểm toán Lúc đó, KSNB được hiểu như là một biện pháp để bảo vệ tiền không

bị các nhân viên gian lận Sau đó, khái niệm này dần được mở rộng KSNB khôngchỉ dung lại ở việc bảo vệ tài sản (không chỉ có tiền) mà còn nhằm đảm bảo việc ghichép kế toán chính xác, nâng cao hiệu quả hoạt động và khuyến khích tuân thủ cácchính sách của nhà quản lý

Theo COSO 1992, nội dung của KSNB thực chất là các hoạt động, biện pháp,

kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức

để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được những mục tiêu đặt ra mộtcách hợp lý Sau khi ban hành vào năm 1992 COSO có những sửa đổi và bổ sungvào năm 2004 và năm 2009 nhằm bổ sung và nêu rõ hơn thành phần giám sát trongKSNB của một doanh nghiệp Từ khi ban hành vào năm 1992, sau một thời gianhơn 20 năm, nội dung của COSO không chỉ phục vụ cho công tác tài chính kế toán

mà còn mở rộng đối với phạm vi toàn doanh nghiệp

Theo báo cáo COSO về KSNB được cấu thành bởi 05 bộ phận bao gồm: Môitrường kiểm soát; đánh giá rủi ro; các hoạt động kiểm soát; thông tin, truyền thông

và giám sát

Môi trường kiểm soát: phản ánh sắc thái chung của đơn vị, chi phối ý thứckiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng của bộ phận khác trongKSNB Môi trường kiểm soát được thiết lập trong nội bộ tổ chức và có ảnh hưởngđến nhận thức kiểm soát của tất cả các nhân viên trong công ty

Đánh giá rủi ro: những gì có thể đe dọa việc đạt được một mục tiêu nào đóhay có thể hiểu nó là những nguy cơ một hành động hay một sự việc có ảnh hưởngbất lợi đến việc đạt được những mục tiêu cũng như việc thực hiện thành công nhữngchiến lược kinh doanh Với mỗi một mục tiêu của từng phòng ban, các rủi ro nênđược nhận diện Khi nhận diện rủi ro cần bao quát cả rủi ro bên trong và rủi robên ngoài

Hoạt động kiểm soát: là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo chỉ thị củaBan lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức đạt được mục tiêuđặt ra được thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức Hoạt động kiểm soát của doanhnghiệp được cụ thể hóa bởi các thủ tục kiểm soát

Thông tin và truyền thông: Mục đích chính của KSNB là tập hợp những thôngtin đáng tin cậy về các hoạt động của doanh nghiệp để sẵn sàng cung cấp cho nhữngngười cần thiết Một hệ thống thông tin hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểmsoát chi tiết

Giám sát: là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ.Giám sát có vai trò quan trọng trong KSNB, nó giúp cho KSNB duy trì được sự hữuhiệu trong các thời kỳ khác nhau

Đến năm 2013 COSO đã được điều chỉnh, từ đó bản hướng dẫn này đã giớithiệu 17 nguyên tắc mở rộng dựa trên mô hình kết cấu bởi 5 thành phần cấu thànhcủa một hệ thống KSNB theo bản gốc năm 1992

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THÁI BÌNH

Chương 3 Luận văn trình bày về thực trạng KSNB tại công ty cổ phần Tậpđoàn Thái Bình Trong chương này, luận văn đã trình bày khái quát về:

Đặc điểm hoạt động của công ty: Trong nền kinh tế đầy biến động công tykhông chỉ thực hiện tham gia một ngành nghề kinh doanh xe ô tô nguyên chiếc công

ty đã thực hiện đa dạng hóa hoạt động kinh doanh sang lĩnh vực kinh doanh kháchsạn Với mỗi ngành hàng kinh doanh khác nhau đều có những đặc điểm riêng biệtảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực

đó, từ đó ảnh hưởng tới công tác kiểm soát nội bộ của chính doanh nghiệp Theođó,tùy vào mỗi ngành nghề hoạt động kinh doanh đơn vị có hoạt động kiểm soát nội

bộ tương ứng với đặc trưng của ngành cũng như phù hợp với đặc điểm của đơn vị.Tiếp đến, luận văn có trình bày về thực trạng tổ chức KSNB công ty trong hailĩnh vực bán xe ô tô nguyên chiếc và lĩnh vực kinh doanh lưu trú khách sạn Tác giảlần lượt đi vào xem xét, phân tích thực trạng 5 yếu tố: môi trường kiểm soát nội bộ,các rủi ro kiểm soát, các hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và hoạt động giámsát đối với các chu trình bán hàng và mua hàng của hai hoạt động kinh doanh này Qua những phân tích trong luận văn, từ đó rút ra những đánh giá về thực trạng hoạtđộng kiểm soát nội bộ tại công ty và đơn vị cơ sở, có thể thấy được công ty và đơn vị cơ

sở đã có những hoạt động đánh giá và kiểm soát nội bộ đạt những hiệu quả nhất định, tuynhiên công ty và các đơn vị cơ sở vẫn chưa đưa ra được những quy trình chuẩn tạo sựchủ động trong công tác KSNB tại đơn vị mình Trong chương này, luận văn đã nêu rađược những kết quả đạt được cũng như hạn chế, nhược điểm giúpcác nhà quản trị chú ý

và có biện pháp hoàn thiện hệ thống KSNB trong những kỳ tiếp theo

Mặc dù các nhà quản trị đã nắm bắt được vai trò quan trọng và sự cần thiết củaKSNB trong công tác điều hành nhưng khi áp dụng vào thực tiễn lại là vấn đề mới

mẻ, và có những đặc thù riêng trong từng đối tượng, từng ngành nghề điều này gây

ra tình trạng khó khăn và hạn chế trong quá trình nhìn nhận rủi ro của các quyết

định kiểm soát trong đơn vị cũng như các đơn vị cơ sở

CHƯƠNG 4: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI

BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THÁI BÌNH

Chương 4, trên cơ sở phân tích thực trạng về KSNB tại công ty ở Chương 3,Luận văn đã nêu ra những ảnh hưởng của các yếu tố cấu thành KSNB tới tính hiệulực trong công tác KSNB tại từng đơn vị cơ sở:

- Ảnh hưởng các yếu tố cấu thành Kiểm soát nội bộ tới tính hiệu lựctrong hoạt động kinh doanh xe ô tô nguyên chiếc

- Ảnh hưởng các yếu tố cấu thành Kiểm soát nội bộ tới tính hiệu lựctrong hoạt động kinh doanh khách sạn

Từ những phân tích ở chương 3 và ảnh hưởng của các yếu tố cấu thành KSNBtới tính hiệu lực trong công tác KSNB luận văn đưa ra một số giải pháp nhằm hoànthiện KSNB của Công ty cổ phần tập đoàn Thái Bình cũng như các đơn vị cơ sở:Một số đề xuất cải thiện KSNB trong hoạt động kinh doanh tại Đại lý;

Một số đề xuất cải thiện KSNB trong hoạt động kinh doanh tại Khách sạn;Một số đề xuất cải thiện KSNB trong hoạt động kinh doanh trên toàn công ty

KẾT LUẬN

Đề tài “Nghiên cứu hệ thống KSNB tại công ty Cổ phần tập đoàn Thái Bình”

đã đưa ra được những nội dung cơ bản về cơ sở lý luận chung và thực trạng côngtác KSNB tại công ty Cổ phần tập đoàn Thái Bình Từ đó chỉ ra được những ưuđiểm và các mặt còn tồn tại, nêu rõ nguyên nhân để có căn cứ đề xuất các giải pháphoàn thiện theo mục tiêu đặt ra

Với những nội dung đã thực hiện, luận văn đã đáp ứng được mục tiêu nghiêncứu, tuy nhiên do tính chất phức tạp của công tác KSNB cũng như do đặc thù củacông ty tham gia nhiều ngành nghề kinh doanh có những đặc thù khác nhau do đó

có những điểm khác nhau trong công tác kiểm soát, đồng thời do thời gian cũng nhưtrình độ chuyên môn còn hạn chế, luận văn không tránh khỏi những thiếu sót Tácgiả rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo cùng các cô, chú, anh,chị chuyên gia để luận văn được hoàn thiện hơn

Trong quá trình nghiên cứu, tác giả xin chân thành gửi lời cảm ơn đếnTS.Phan Trung Kiên đã tận tình hướng dẫn trong quá trình hoàn thiện luận văn này

PHẠM KIM NGÂN

NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THÁI BÌNH

Chuyên ngành: Kế toán kiểm toán và phân tích

Người hướng dẫn khoa học:

TS PHAN TRUNG KIÊN

Hà Nội - 2015

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong giai đoạn hiện nay, tình hình kinh tế thế giới gặp nhiều khó khăn.Khủng hoảng kinh tế Mỹ và thế giới bắt đầu từ năm 2007 đã đang tiếp tục diễn biếnngày một phức tạp và lan rộng Một trong những tác động rõ nhất đó là tình trạngsụt giảm của thương mại toàn cầu thể hiện ở sự sụt giảm nhập khẩu hàng loạt hànghoá tiêu dùng và các nguyên vật liệu từ thị trường bên ngoài Hội nhập kinh tế quốc

tế cũng đặt ra nhiều thách thức với các doanh nghiệp Việt Nam, các doanh nghiệp

có sức cạnh tranh kém, quy mô nhỏ có nguy cơ phá sản rất cao Theo số liệu củaTổng cục Thống kê trong năm 2014, cả nước có 67.823 doanh nghiệp gặp khó khănbuộc phải giải thể, hoặc tạm ngừng hoạt động Số lượng doanh nghiệp giải thể phầnlớn là những doanh nghiệp có quy mô vốn dưới 10 tỷ đồng Điều này cho chúng tathấy vấn đề phòng ngừa rủi ro là một vấn đề hết sức cấp bách hiện nay Bên cạnh

đó, trong xu hướng hội nhập và phát triển của nền kinh tế cùng với các quy địnhpháp lý liên quan và sự cạnh tranh quyết liệt của thị trường làm ảnh hưởng trực tiếpđến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, do vậy mỗi doanh nghiệp cầnphải nâng cao cách thức quản lý của mình để các hoạt động sản xuất kinh doanhluôn phát triển đảm bảo an toàn hiệu quả Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp,chức năng kiểm tra kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lýdoanh nghiệp và việc này luôn được thực hiện chủ yếu bởi công tác KSNB

KSNB là một hệ thống các chính sách và thủ tục nhằm bảo vệ tài sản của đơn

vị, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện chế độ chính sáchcủa Nhà nước, đảm bảo hiệu quả của các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp KSNB là một chức năng thường xuyên của đơn vị, tổ chức trên cơ sở xácđịnh rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn

nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị.

Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: giảmbớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh, bảo vệ tài sản, tiền bạc, thôngtin , đảm bảo tính chính xác của các số liệu, đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nộiquy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của luật pháp,đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mụctiêu đặt ra…

Hiện nay, theo quy định mới nhất của Luật Doanh nghiệp năm 2014, ở ViệtNam có 4 loại hình công ty chủ yếu bao gồm: Doanh nghiệp Nhà nước, Công tyTrách nhiệm hữu hạn, Công ty hợp danh và Công ty cổ phần Với đặc điểm của loạihình Công ty cổ phần như: Cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đôngtối thiểu là 03 và không hạn chế số lượng tối đa; Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm vềcác khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đãgóp vào doanh nghiệp; Cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mìnhcho người khác… vì vậy loại hình doanh nghiệp này chiếm một tỷ lệ lớn Đồng thờivới sự cởi mở hơn trong chính sách của Nhà nước đối với các Doanh nghiệp tạođiều kiện thuận lợi cho các Doanh nghiệp kinh doanh, thì mô hình công ty cổ phầnkinh doanh đa lĩnh vực ngành nghề ngày càng xuất hiện nhiều hơn, từ các Tập đoànkinh tế tới các Doanh nghiệp nhỏ và vừa Nếu như ở các Tập đoàn kinh tế lớn, hệthống KSNB được xây dựng bài bản theo quy chuẩn, thì vấn đề này ở các Doanhnghiệp nhỏ và vừa chưa được quan tâm đúng mức, đồng thời chính việc kinh doanh

đa lĩnh vực ngành nghề này dẫn đến những yếu kém trong khâu kiểm soát đối vớichính các ngành nghề mà họ tham gia kinh doanh như: Doanh nghiệp chưa chútrọng quan tâm đến rủi ro, quan tâm chưa đúng mực hoặc quá muộn; không cókhuôn khổ đánh giá rủi ro thống nhất trong doanh nghiệp; doanh nghiệp thực hiệnviệc quản lý rủi ro một cách rời rạc, thiếu tập trung; công tác quản lý rủi ro ngàycàng bị coi nhẹ trong doanh nghiệp; …

Tất cả các yếu kém trong khâu kiểm soát nói trên đều xuất phát từ việc xâydựng hệ thống KSNB trong doanh nghiệp, có thể thấy rằng việc xây dựng hệ thống

KSNB tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện nay còn chưa thực sự gắn với quản lýrủi ro trong doanh nghiệp HTKSNB chủ yếu hoạt động với chức năng kiểm tra cácthông tin quá khứ về kinh tế tài chính, tìm nguyên nhân của những sai phạm đã xảy

ra mà chưa thực sự chú trọng vào việc dự đoán rủi ro có thể xảy ra trong tương laihay có các biện pháp phòng ngừa hữu hiệu Xuất phát từ những phân tích ở trên vàthực trạng về hệ thống KSNB tại Công ty cổ phần tập đoàn Thái Bình, tác giả đã lựa

chọn đề tài: “Nghiên cứu hệ thống KSNB tại công ty Cổ phần tập đoàn Thái Bình” làm luận văn của mình.

1.2 Tổng quan đề tài nghiên cứu

KSNB có vai trò và ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác quản lý Do đó,trên thực tế trong hoạt động thực tiễn và lý luận đề tài về KSNB luôn được cácdoanh nghiệp chú trọng quan tâm chú ý Hiện nay có rất nhiều công trình nghiêncứu về KSNB của các nhà nghiên cứu đề cập đến khái niệm về kiểm soát Một sốcông trình nghiên cứu đã được biết đến như: “Các nguyên tắc kiểm toán” của tácgiả O.Ray Wittington và Kurt Pany (1995), “Kiểm toán nội bộ hiện đại – Đánh giácác hoạt động và hệ thống kiểm soát” của tác giả Victor Z.Bimk và Herbert Witt(1941), “Kiểm toán – một phương pháp liên kết” của các tác giá Alvin A.Arens vàJames Loebecke, “Kiểm toán” của tác giả Jack C.Robertson (1996), “Kiểm toán nội

bộ hiện đại kế thừa quan điểm của Bink” của tác giả Robert R.Moller (2005) Các tổchức và hiệp hội nghề nghiệp trong lĩnh vực kiểm toán, chẳng hạn như Liên đoàn kếtoán quốc tế đã đưa ra khái niệm về hệ thống KSNB trong chuẩn mực kiểm toánIAS 400 Hiệp hội các tổ chức tài trợ của Ủy ban Quốc gia về chống gian lận trongbáo cáo tài chính của Mỹ COSO, được thành lập từ sự kết hợp các tổ chức nghềnghiệp khác nhau đã đưa ra khái niệm về KSNB vào năm 1992 nhằm thống nhấtquan niệm về KSNB phục vụ cho các mục đích sử dụng khác nhau

Tại Việt Nam, việc nghiên cứu về KSNB cũng được nhiều tác giả quan tâm

Có thể kể đến như PGS.TS Ngô Trí Tuệ và các đồng tác giả (2004) với đề tài cấp

Bộ “Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý tài chính tạiTổng công ty Bưu chính Viễn Thông Việt Nam”, các đề tài luận văn thạc sỹ của tác

giả Trần Thị Minh Thư (2001) với đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộtrong các tổng công ty nhà nước ở Việt Nam”, tác giả Nguyễn Thị Mỹ (2004) với đềtài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của Trung tâm Bưu chính – Công ty viễnthông quân đội Viettel”, tác giả Nguyễn Lệ Chi (2006) với “Hoàn thiện chính sáchtiền lương với việc tăng cường kiểm soát nội bộ và nâng cao hiệu quả hoạt động củacông ty Xuân Hòa”, đề tài Luận án Tiến sỹ của tác giả Phạm Bính Ngọ (2011) về “Tổchức hệ thống Kiểm soát nội bộ trong các đơn vị dự toán trực thuộc Bộ QuốcPhòng”, đề tài Luận án Tiến sỹ của tác giả Bùi Thị Minh Hải (2012) về “Hoàn thiện

hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp may mặc ở Việt Nam”…

Từ tổng quan trên cho thấy, tuy đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về KSNBtrong các ngành, lĩnh vực khác nhau nhưng chưa có đề tài nào nghiên cứu về KSNBtại Công ty Cổ phần tập đoàn Thái Bình Vì lý do trên, tác giả tập trung nghiên cứu

và phân tích các yếu tố cấu thành của KSNB Bên cạnh đó, luận văn còn tập trungvào việc cụ thể hóa lý luận chung vào các lĩnh vực kinh doanh kết hợp với phân tíchthực trạng KSNB tại Công ty Cổ phần tập đoàn Thái Bình Từ đó nêu ra ý kiến vàcác đề xuất nhằm hoàn thiện KSNB tại công ty

1.3 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài hướng đến mục tiêu đánh giá thực trạng của KSNB trong doanh nghiệptrên cơ sở: tìm hiểu và xác định cơ sở lý luận cho việc xem xét thực trạng KSNB trongdoanh nghiệp Các yếu tố cơ bản của KSNB trong Công ty là gì; khảo sát, phân tích,đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty cổ phần tập đoàn Thái Bình

Các câu hỏi nghiên cứu:

1 Bản chất của Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp là gì?

2 Cơ sở để phân tích thực trạng KSNB trong doanh nghiệp?

3 Thực trạng của hệ thống KSNB tại Công ty cổ phần tập đoàn Thái Bìnhhiện nay như thế nào?

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu:

Đề tài tập trung nghiên cứu hệ thống KSNB tại Công ty cổ phần tập đoàn TháiBình đối với việc kiểm soát hoạt động kinh doanh trong các lĩnh vực ngành nghềkinh doanh hiện tại của công ty bao gồm lĩnh vực kinh doanh xe ô tô nguyên chiếc

và kinh doanh dịch vụ khách sạn Bên cạnh đó, trong đề tài cũng đề cập tới các yếu

tố cấu thành hệ thống KSNB, tuy nhiên do giới hạn về mặt thời gian tác giả thựchiện nghiên cứu tập trung đi sâu vào nghiên cứu các yếu tố: môi trường kiểm soát,hoạt động kiểm soát, các rủi ro và giám sát kiểm soát

Phạm vi nghiên cứu:

Do Công ty cổ phần Tập đoàn Thái Bình là doanh nghiệp kinh doanh thươngmại 100% vốn tư nhân, vì vậy đứng trước những biến động kinh tế phức tạp hiệnnay, cũng như các Doanh nghiệp khác Công ty cũng thực hiện mở rộng ngành nghềkinh doanh Trong đề tài, phạm vi không gian nghiên cứu được thực hiện không chỉtại Công ty mà còn được thực hiện tại Đại lý thực hiện hoạt động kinh doanh Ôtô_Honda ô tô Long Biên và hoạt động kinh doanh khách sạn_Khách sạn SperanzaHotel Thời gian nghiên cứu tập trung vào thời gian từ năm 2012 đến nay khi hoạtđộng kinh doanh mở rộng sang các lĩnh vực mới

1.5 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện thu thập dữ liệu cho luận văn, tôi thực hiện việc thu thập các sốliệu sơ cấp thông qua việc thực hiện phỏng vấn trực tiếp các nhân viên thuộc các bộphận trong đơn vị cũng như đơn vị cơ sở: Phỏng vấn những cán bộ trực tiếp liênquan đến công tác kế toán, các bộ phận liên quan đến hoạt động kinh doanh xe ô tônguyên chiếc cùng dịch vụ đi kèm, các bộ phận liên quan đến hoạt động kinh doanhnhà hàng Bên cạnh đó để có thể đánh giá khách quan và đa dạng hóa công tác thuthập thông tin, tôi đã thực hiện quan sát trực tiếp hoạt động kiểm soát tại một sốkhâu, phỏng vấn các cán bộ trực tiếp thực hiện công việc kế toán, quản lý, kinhdoanh… thu thập các báo cáo liên quan đến vấn đề nghiên cứu để nắm bắt và cóđầy đủ thông tin làm cơ sở cho việc phân tích đánh giá thực trạng của hoạt độngkiểm soát tại công ty phục vụ cho nghiên cứu của Luận văn

Từ thông tin, số liệu thu thập được qua nguồn dữ liệu sơ cấp, bằng việc tổnghợp và phân tích thông tin dữ liệu của đơn vị để có thể đưa ra được những dữ liệuthứ cấp phục vụ cho nghiên cứu trong luận văn Đồng thời tác giả còn dựa trênnhững tài liệu, khung lý thuyết cơ bản về KSNB cũng như các quy định của phápluật liên quan tới lĩnh vực hoạt động của đơn vị, các quy định về điều lệ hoạt độngchiến lược phát triển của công ty để phục vụ cho đề tài nghiên cứu của mình.

1.6 Kết cấu luận văn:

Luận văn được kết cấu thành 4 chương như sau:

Chương 1: Giới thiệu chung về đề tài nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lý luận của Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Chương 3: Thực trạng Hệ thống KSNB trong công ty

Chương 4: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty

CHƯƠNG 2

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG

DOANH NGHIỆP

2.1 Bản chất của Kiểm soát nội bộ trong Doanh nghiệp

Từ khi có hoạt động kinh doanh, những người điều hành đều phải sử dụng cácbiện pháp để kiểm soát các hoạt động tại đơn vị mình Hoạt động kinh doanh càng pháttriển thì chức năng kiểm soát càng chiếm một vị trí quan trọng trong quá trình quản lý.Thông qua các hoạt động kiểm soát, nhà quản lý đánh giá và chấn chỉnh việc thực hiệnnhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất Để thực hiện chứcnăng kiểm soát, nhà quản lý sử dụng công cụ chủ yếu là KSNB của đơn vị Khái niệmKSNB lúc đầu được sử dụng như là một phương pháp giúp cho Kiểm toán viên độc lậpxác định phương pháp hiệu quả nhất trong việc lập kế hoach kiểm toán, đến chỗ đượccoi là một bộ phận chủ yếu của hệ thống quản lý hữu hiệu

Khái niệm KSNB bắt đầu được sử dụng vào đầu thế kỷ XX trong các tài liệu

về kiểm toán Lúc đó, KSNB được hiểu như là một biện pháp để bảo vệ tiền không

bị các nhân viên gian lận Sau đó, khái niệm này dần được mở rộng KSNB khôngchỉ dung lại ở việc bảo vệ tài sản (không chỉ có tiền) mà còn nhằm đảm bảo việc ghichép kế toán chính xác, nâng cao hiệu quả hoạt động và khuyến khích tuân thủ cácchính sách của nhà quản lý

Năm 1977, sau vụ bê bối Watergate, quốc hội Hoa Kỳ đã thông qua Luật hành

vi hối lộ ở nước ngoài Điều luật này nhấn mạnh việc KSNB nhằm ngăn ngừanhững khoản thanh toán bất hợp pháp và dẫn đến việc yêu cầu ghi chép rất đầy đủtrong mọi hoạt động Lần đầu tiên, hoạt động KSNB trong các tổ chức được đề cậpđến trong một văn bản pháp luật Năm 1985, sau sự đổ bể của các công ty cổ phần

có niêm yết làm cho các nhà làm luật Hoa Kỳ quan tâm đến việc KSNB của cácdoanh nghiệp Nhiều quy định, hướng dẫn về KSNB của các cơ quan chức năngHoa Kỳ được ban hành trong giai đoạn này như: Ủy ban ban chuẩn mực kiểm toánHoa Kỳ năm 1998, Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ năm 1998, tổ chức nghiên cứukiểm toán nội bộ năm 1991… Những quy định này một mặt làm phong phú khái

niệm KSNB nhưng mặt khác dẫn đến yêu cầu phải hình thành một hệ thống lý luận

có tính chuẩn mực về KSNB

Quá trình phát triển của các công ty ở Hoa Kỳ cũng là quá trình phát triển quy

mô của gian lận gây thiệt hại đáng kể cho nền kinh tế Nhiều ủy ban đã ra đời đểkhảo sát và tìm cách để khắc phục, trong đó có Ủy ban quốc gia về chống gian lậnBáo cáo tài chính – gọi tắt là ủy ban Treadway – ra đời năm 1985 COSO là một ủyban gồm nhiều tổ chức nghề nghiệp nhằm hỗ trợ cho Ủy ban Treadway Các tổchức nghề nghiệp bao gồm: Hiệp hội kế toán công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hội kếtoán Hoa Kỳ (AAA), Hiệp hội các nhà quản trị tài chính (FEI), Hiệp hội kiểm toánviên nội bộ (IIA) và Hiệp hội kế toán viên quản trị (IMA) Qua quá trình tìm hiểu

về gian lận COSO đã nhận thấy KSNB có ảnh hưởng rất lớn đến khả năng xảy ragian lận Vì thế, việc nghiên cứu và đưa ra một khuôn khổ chung về KSNB đượcđặt ra Báo cáo này cung cấp một hệ thống lý luận đầy đủ nhất về KSNB cho đếnthời điểm này, kế thừa và phát triển các nghiên cứu trước đó về KSNB

Theo báo cáo của COSO năm 1992, KSNB là một quá trình do người quản lý,hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cungcấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu dưới đây:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy;

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ;

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

Đặc điểm nổi bật của báo cáo COSO là một tầm nhìn rộng và mang tính quảntrị, trong đó KSNB không chỉ còn là một vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính màđược mở rộng ra cho các lĩnh vực hoạt động và tuân thủ Theo COSO 1992, nội dungcủa KSNB thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chínhsách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạtđộng hiệu quả và đạt được những mục tiêu đặt ra một cách hợp lý

Trong định nghĩa nói trên, bốn nội dung cơ bản của KSNB là quá trình, conngười, đảm bảo hợp lý và mục tiêu; các nội dung trên được hiểu như sau:

KSNB là một quá trình: KSNB bao gồm một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiệndiện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất.Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp đơn vị đạt được các mục tiêu của mình

KSNB không chỉ là một thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thờiđiểm nhất định mà được vận hành liên tục ở tất cả mọi cấp độ trong doanh nghiệp.KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người: KSNB không chỉ đơn thuần

là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu… mà phải bao gồm những con người trong

tổ chức như Hội đồng quản trị, Ban giám đốc và các nhân viên Chính con ngườiđịnh ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và thực hiện vận hành chúng

Cụ thể: HĐQT và các nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm cho việc thiết lập mộtvăn hóa phù hợp nhằm hỗ trợ cho quy trình KSNB hiệu quả, giám sát tính hiệu quảcủa hệ thống này một cách liên tục Tất cả các thành viên của tổ chức đều tham giavào quy trình này

KSNB cung cấp một đảm bảo hợp lý: KSNB cung cấp một đảm bảo hợp lý màkhông đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ được thực hiện Nguyên nhân bởi luôn

có khả năng tồn tại những yếu kém xuất phát từ sai lầm của con người khi vận hành

hệ thống kiểm soát, dẫn đến việc không thực hiện được mục tiêu Việc KSNB cóthể làm là ngăn chặn và phát hiện sai phạm nhưng không thể đảm bảo chắc chắn sẽkhông xảy ra sai phạm nữa Bên cạnh đó, quyết định của KSNB còn tùy thuộc vàonguyên tắc cơ bản: sự đánh đổi lợi ích-chi phí, chi phí kiểm soát không được vượtquá lợi ích mong đợi từ quá trình kiểm soát Vì vậy, KSNB chỉ cung cấp một sựđảm bảo hợp lí, chứ không đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ được thực hiện

Các mục tiêu của KSNB:

KSNB thường do chính những nhà quản lý thiết lập nhằm phục vụ cho cácmục tiêu quản lý của mình Khi thiết lập và vận hành KSNB, các nhà quản lý luônhướng tới các mục tiêu đã lập sẵn

- Để đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy không chỉ đối với báo cáo tàichính mà còn đảm bảo tính tin cậy đối với hoạt động kinh doanh thì hệ thống KSNBcần Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại,các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ), bảo vệtài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp , đảm bảotính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính;

- Đối với tính tuân thủ, KSNB phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp,các quy định của Nhà nước và các quy định của đơn vị, đồng thời đảm bảo mọithành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy định của luật pháp;

- Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, KSNB giúpđơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uytín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị

Sau khi ban hành vào năm 1992 và có những sửa đổi vào năm 2004, các thànhviên trong tổ chức COSO đã nhận thấy rằng việc đánh giá của đội ngũ quản lý mộtdoanh nghiệp thường tiến hành vào nhũng thời điểm nhất định trong năm, thườngkiểm tra đối với những sự kiện nổi bật cũng như trọng yếu và thường liên quan đếnkiểm toán nội bộ chính doanh nghiệp đó Tuy nhiên, theo COSO nếu chỉ thực hiệnnhững điều trên thì việc đánh giá sẽ không được trọn vẹn và đầy đủ, vì nếu mộtdoanh nghiệp có những cách giám sát hiệu quả thì sẽ làm giảm đi rất nhiều côngviệc đánh giá của mình Chính vì lý do này, vào tháng 2 năm 2009, COSO đã chínhthức ban hành báo cáo về “Những quy định và hướng dẫn về giám sát hệ thốngKSNB” (COSO’s 2009 Guidance on Monitoring Internal Control Systems) nhằm bổsung và nêu rõ hơn thành phần giám sát trong KSNB của một doanh nghiệp Nếumột hệ thống KSNB không được giám sát thì hệ thống sẽ tự động mất dần dần chođến khi nó không còn hữu hiệu trong việc kiểm soát nữa Giám sát được thực hiệnnhằm đảm bảo cho KSNB doanh nghiệp được hoạt động kiên tục và hiệu quả(Pforsich & Kramer, 2008) Khi giám sát được thiết kế và vận hành phù hợp tươngthích thì nó sẽ mang lại cho chính doanh nghiệp lợi ích sau:

- Xác định và thay đổi các vấn đề trong hệ thống KSNB cho phù hợp;

- Tạo nên các thông tin chính xác và đáng tin cậy hơn cho những người sửdụng để họ có thể ra các quyết định kinh tế;

- Lập các báo cáo tài chính phù hợp và kịp thời;

- Cung cấp được báo cáo định kỳ và các cơ sở khác để đánh giá lại đơn vị

Từ khi ban hành vào năm 1992, sau một thời gian hơn 20 năm, nội dung củaCOSO không chỉ phục vụ cho công tác tài chính kế toán mà còn mở rộng đối vớiphạm vi toàn doanh nghiệp Những thay đổi cơ bản của văn bản mới ban hành tậptrung vào 7 điểm chính như sau:

- Tiếp cận theo hướng mong đợi vào việc quản trị công ty ở tầm vĩ mô;

- Hướng đến sự toàn cầu hóa của thị trường và hoạt động kinh doanh mở rộng;

- Sự thay đổi trong mô hình kinh doanh phù hợp với biến động của thế giới;

- Đáp ứng nhu cầu, mức độ phức tạp, quy định và các chuẩn mực;

- Tăng các chiến lược cạnh tranh và trách nhiệm giải trình trước xã hội;

- Sử dụng sự phát triển của công nghệ hiện đại;

- Ngăn ngừa hoặc giảm đi hoặc phát hiện các gian lận trong doanh nghiệp.Dựa vào 7 khía cạnh chính mà COSO 2013 đã điều chỉnh, từ đó bản hướngdẫn này đã giới thiệu 17 nguyên tắc mở rộng, theo mô hình kết cấu bởi 5 thành phầncấu thành của một hệ thống KSNB dựa vào bản gốc năm 1992 theo bảng sau:

Bảng 2.1: Bộ 17 nguyên tắc của COSO 2013

Môi trường

kiểm soát

1 Thực hiện cam kết nhằm đảm bảo chính trị và giá trị đạo đức

2 Thực hiện trách nhiệm tổng thể

3 Thiết lập cấu trúc, quyền lực và trách nhiệm

4 Thực thi cam kết về năng lực

5 Đảm bảo trách nhiệm giải trình

Đánh giá

rủi ro

6 Các mục tiêu phù hợp và cụ thể

7 Xác định và phân tích rủi ro

8 Đánh giá rủi ro gian lận

9 Xác định và phân tích các thay đổi quan trọng

Hoạt động

kiểm soát

10 Lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát

11 Lựa chọn và phát triển các kiểm soát chung đối với công nghệ

14 Truyền thông nội bộ

15 Truyền thông bên ngoài đơn vị

Hoạt động

giám sát

16 Thực hiện đánh giá liên tục và tách biệt

17 Đánh giá và tính truyền thông giữa các nội dung

(Nguồn COSO Organization 2013)

Dù gắn liền với 5 thành phần cơ bản của KSNB nhưng cần phải khẳng địnhrằng 17 nguyên tắc này khác biệt cơ bản với các nhân tố tạo thành những thànhphần của hệ thống KSNB theo những hướng dẫn trước đây do COSO công bố, đồngthời những nhân tố này có phạm vi rộng hơn trong toàn doanh nghiệp.

Bên cạnh đó KSNB được hiểu theo quan điểm của Viện kiểm toán độc lậpHoa Kỳ www.aicpa.org (American Institue of Certificated Public Accountant-

AICPA) như sau: “KSNB bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để đảm bảo an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”.

Tại Việt Nam, KSNB cũng được Bộ tài chính có quy định cụ thể theoThông tư số 214/2015/TT-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2012 Ban hành hệthống chuẩn mực kiểm toán Việt Nam có chuẩn mực kiểm toán VAS 315 vềxác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết của đơn vịđược kiểm toán và môi trường của đơn vị được quy định và hướng dẫn: Mụcđích của KSNB là KSNB được thiết kế, thực hiện và duy trì nhằm giải quyếtcác rủi ro kinh doanh đã được xác định, gây ra nguy cơ đơn vị không đạt đượcmột trong các mục tiêu liên quan đến:

- Độ tin cậy của quy trình lập và trình bày BCTC: Thông tin kế toán,tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việchình thành các quyết định của nhà quản lý Như vậy, các thông tin cung cấpphải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thựctrạng hoạt động, phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu củamọi hoạt động kinh tế, tài chính

- Hiệu quả và hiệu suất hoạt động: Các quá trình kiểm soát trong mộtđơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tácnghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các

nguồn lực trong doanh nghiệp Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thườngđánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chếgiám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năngquản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp.

- Việc tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành: Hệ thống KSNBđược thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp

lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải đượctuân thủ đúng mức Cụ thể, hệ thống KSNB cần: Duy trì và kiểm tra việc tuânthủ các chính sách liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp; ngăn chặn, pháthiện kịp thời và xử lý các sai phạm gian lận trong mọi hoạt động của doanhnghiệp; đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lậpbáo cáo tài chính trung thực và khách quan

Tuy nằm trong một thể thống nhất song các mục tiêu nói trên đôi khicũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mụcđích tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành hoặc cung cấp thông tin đầy

đủ và tin cậy Như vậy hệ thống KSNB dù được thiết kế hoàn hảo tới đâucũng không thể ngăn ngừa hay phát hiệt mọi sai phạm có thể xảy ra, đó là hạnchế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ Cũng theo chuẩn mực này KSNB

dù có hiệu quả đến mức nào cũng chỉ có thể cung cấp cho đơn vị một sự đảmbảo hợp lý để đạt được mục tiêu lập và trình bày BCTC của đơn vị Khả năngđạt được mục tiêu chịu ảnh hưởng bởi những hạn chế vốn có của KSNB Cáchạn chế này bao gồm việc con người có thể có sai lầm khi đưa ra quyết định

và sự thất bại của KSNB có thẻ xảy ra do sai sót của con người, ví dụ có thểsai sót trong việc thiết kế hoặc thay đổi một kiểm soát Tương tự, một kiểmsoát có thể hoạt động không hiệu quả như thông tin thu thập phục vụ việckiểm soát nội bộ không được sử dụng hợp lý do người chịu trách nhiệm ràsoát thông tin này không hiểu rõ mục đích của thông tin hoặc không có hànhđộng phù hợp Dựa trên COSO, chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VAS 315cũng phân chia KSNB thành năm thành phần nhằm cung cấp một khuôn khổ

giúp đơn vị cũng như kiểm toán viên xem xét các khía cạnh khác nhau trongKSNB của đơn vị có thể ảnh hưởng tới hoạt động của đơn vị như thế nào:

- Môi trường kiểm soát;

- Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị;

- Hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày BCTC, bao gồm cácquy trình kinh doanh có liên quan và trao đổi thông tin;

- Các hoạt động kiểm soát;

- Giám sát các kiểm soát

Sự phân chia này cần thể hiện cách thức đơn vị thiết kế, thực hiện và duytrì KSNB hoặc các thành phần đó được phân loại như thế nào Khi đánh giá vềmặt thiết kế của một kiểm soát, Ban giám đốc cần xem xét liệu kiểm soát đóriêng lẻ hoặc kết hợp cùng các kiểm soát khách có khả năng ngăn chặn hoặcphát hiện và sửa chữa một cách có hiệu quả các sai sót trọng yếu hay không.Một kiểm soát được thực hiện có nghĩa là kiểm soát đó đang tồn tại và đượcđơn vị sử dụng, ngược lạ một kiểm soát không hiệu quả thì đánh giá việc thựchiện kiểm soát đó cũng không có nhiều ý nghĩa, do vậy việc xem xét việc thiết

kế của kiểm soát là rất cần thiết

Mặc dù có nhiều quan niệm về KSNB của nhiều tổ chức, đơn vị nhưngnhìn chung bản chất của KSNB trong các quan niệm đều giống nhau Một hệthống KSNB được hiểu gồm những yếu tố thuộc về cơ chế KSNB bao gồm toàn

bộ môi trường cơ cấu tổ chức tại đơn vị như việc phân cấp, phân nhiệm, ủyquyền…; các quy trình quy chế nghiệp vụ giúp đơn vị hoạt động có hiệu quảnhằm tránh các rủi ro liên quan; việc truyền đạt cung cấp các thông tin trongđơn vị và công tác kiểm tra giám sát chuyên trách nhằm đảm bảo cho việc vậnhành các cơ chế kiểm soát nội bộ được thực hiện có hiệu quả Tất cả các quanniệm này thống nhất lại theo quan niệm về KSNB trong báo cáo của COSO,theo đó KSNB được cấu thành bởi 05 bộ phận bao gồm: Môi trường kiểm soát;đánh giá rủi ro; các hoạt động kiểm soát; thông tin, truyền thông, và giám sát

Có thể thấy các yếu tố cấu thành KSNB trong hình dưới đây:

Hình 2.1: Các yếu tố cấu thành Kiểm soát nội bộ

(Nguồn: The 2013 COSO Framework & SOX Compliance_IMA The Association of Accountants and Financial Professionals in Business_June 2013)

2.2 Các yếu tố cấu thành của Hệ thống Kiểm soát nội bộ:

2.2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của đơn vị, chi phối ý thứckiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng của bộ phận khác trongKSNB Môi trường kiểm soát được thiết lập trong nội bộ tổ chức và có ảnh hưởngđến nhận thức kiểm soát của tất cả các nhân viên trong công ty Hay nói cách khác,môi trường kiểm soát được xem là những nhân tố của công ty ảnh hưởng đến hoạtđộng của KSNB và là các yếu tố tạo môi trường trong đó toàn bộ thành viên củacông ty nhận thức được tầm quan trọng của Hệ thống kiểm soát nội bộ

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của đơn vị, chi phối ý thứckiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng của bộ phận khác trongKSNB Môi trường kiểm soát được thiết lập trong nội bộ tổ chức và có ảnh hưởngđến nhận thức kiểm soát của tất cả các nhân viên trong công ty Hay nói cách khác,môi trường kiểm soát được xem là những nhân tố của công ty ảnh hưởng đến hoạtđộng của KSNB và là các yếu tố tạo môi trường trong đó toàn bộ thành viên củacông ty nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB

Đánh giá rủi roHoạt động kiểm soátThông tin&truyền thông

Giám sátMôi trường kiểm soát

a) Đặc thù về quản lý: Môi trường kiểm soát là nền tảng trong KSNB đồngthời chi phối đến các nhân tố cấu thành nên KSNB Những nhân tố ảnh hưởng đếnmôi trường kiểm soát gồm:

i) Tính chính trực, giá trị đạo đức: Tính chính trực và giá trị của đạo đức liên

quan tới tất cả con người tham gia trong hệ thống kiểm soát nội bộ Tính chính trực

và giá trị của đạo đức bao gồm việc làm gương của nhà quản lý về việc cư xử đúngđắn, tuân thủ các chuẩn mực và giảm áp lực thực hiện các mục tiêu không khả thi,

nó là chuẩn mực đạo đức và nguyên tắc cư xử mà các nhà quản lý đặt ra nhằm ngăncản và hạn chế nhân viên trong tổ chức thực hiện hành vi bị coi là vi phạm pháp luật

và thiếu đạo đức

Sự phát triển của một công ty luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên Đội ngũ nhânviên là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của công ty.Mỗi nhân viên là một chi tiết cấu thành nên bộ máy công ty, vì vậy, tính trung thực

và giá trị đạo đức của nhân viên cao tạo môi trường thuận lợi để liên kết và phát huysức mạnh tập thể giúp công ty hoàn thành kế hoạch đạt được mục tiêu của mình, vớiđội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chấtđạo đức thì hệ thống KSNB không phát huy hiệu quả Để có được một đội ngũ nhânviên tốt, các nhà quản lý doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng vềtuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên Một chính sáchnhân sự tốt là một nhân tố đảm bảo cho môi trường kiểm soát mạnh

ii) Đảm bảo về năng lực làm việc: đơn vị phải đảm bảo cho nhân viên có được

những hiểu biết và kỹ năng cần thiết để thực hiện những công việc được giao Nếukhông, chắc chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ được giao không hữu hiệu và hiệu quả

iii)Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Bộ máy của

công ty hoạt động tùy thuộc vào phong cách, triết lý quản lý điều hành của BanGiám đốc, nó ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát của tổ chức, bao gồmkhả năng nhận thức và giám sát được rủi ro trong kinh doanh

Đặc thù về quản lý là quan điểm khác nhau của nhà quản lý đơn vị đối với báocáo tài chính cũng như đối với rủi ro kinh doanh Nếu nhà quản lý có quan điểmkinh doanh trung thực, cạnh tranh lành mạnh, họ có xu hướng coi trọng tính trungthực của báo cáo tài chính đồng thời có những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinhdoanh Môi trường kiểm soát sẽ mạnh do ý muốn thiết lập các thủ tục kiểm soát chặtchẽ để thực hiện các mục tiêu đã đề ra của nhà quản lý Ngược lại, nếu nhà quản lý có

tư tưởng gian lận, không lành mạnh thì rất có thể báo cáo tài chính sẽ ẩn chứa các saiphạm và từ đó môi trường kiểm soát sẽ không mạnh và có thể yếu kém

Nhận thức của Ban giám đốc về tầm quan trọng của liêm chính và đạo đứcnghề nghiệp; về việc cần tổ chức bộ máy hợp lý; về việc phải phân công, ủy nhiệm,giao việc rõ ràng; về việc phải ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quytrình sản xuất kinh doanh… Tất cả tạo ra một môi trường mà trong đó toàn bộ thànhviên trong công ty nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB tốt hơn, tạo

sự phát triển bền vững cho công ty

b) Cách thức thiết lập quyền lực và trách nhiệm cũng như việc tổ chức và phát

triển công việc trong đơn vị: Đây là việc cụ thể hóa trách nhiệm và quyền hạn của

từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị Thông qua việc phân nhiệm, cácnhân viên phải xác định được công việc cụ thể của mình là gì Họ phải ý thức đượcrằng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến người khác như thế nào trong quá trinh thựchiện mục tiêu của doanh nghiệp Do đó, mô tả công việc cần phải được diễn giải bằngnhững nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên và xác định mối quan hệ trong việc báocáo giữa các thành viên với nhau Ngoài ra, cách thức phân chia trách nhiệm vàquyền hạn còn liên quan tới việc xác định số lượng nhân viên thích hợp cho côngviệc Nó đòi hỏi phải xác định kỹ năng cần thiết có liên quan, xem xét tới qui môdoanh nghiệp, tính chất kinh doanh và mức độ phức tạp của các hoạt động

Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thực chất là sự phân chia quyền hạn, tráchnhiệm giữa các thành viên trong đơn vị Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trongcông ty sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảomột hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định,triển khai các quyết định đó cũng như việc giám sát thực hiện các quyết định đó

trong toàn bộ công ty Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệuquả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của công ty.c) Những chỉ đạo, hướng dẫn của Ban giám đốc: Các nhà quản lý luôn muốnthiết lập môi trường kiểm soát hiệu quả và cách điều hành đúng theo các chính sáchcủa công ty đặt ra Các chỉ đạo, hướng dẫn của ban giám đốc về hệ thống kế hoạch

và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch dự toánđầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính… là những nhân tốquan trọng của quá trình kiểm soát Nếu công tác với đội ngũ nhân viên kém nănglực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống KSNBkhông phát huy hiệu quả Kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và nghiêmtúc, nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu Vì vậy trong thực tế, các nhàquản lý thường quan tâm xem tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tốảnh hưởng đến kế hoạch đã thiết lập nhằm phát hiện kịp thời những vấn đề bấtthường và từ đó xử lý, điều chỉnh kế hoạch

d) Chính sách nhân sự: Là các qui định và qui trình về tuyển dụng, huấn

luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, thăng tiến và xử phạt nhân viên… ảnhhưởng tới sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua tác động đến nhân tốkhác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và giá trịđạo đức Vì vậy một chính sách nhân sự đúng đắn có thể bổ sung cho sự yếu kémcủa môi trường kiểm soát

KSNB được thực hiện bởi con người, trong khi đó môi trường kiểm soát làtập thể con người, là giá trị của mỗi con người trong tổ chức Do đó, có thể nóimôi trường kiểm soát là yếu tố trung tâm hệ thống kiểm soát nội bộ Nói nhưvậy không có nghĩa là môi trường kiểm soát tốt hay xấu sẽ quyết định hệ thốngKSNB hữu hiệu hay không Thực chất thông qua đó chỉ xác định được chi phícho duy trì hệ thống KSNB trong tổ chức là ít hay nhiều mà thôi

Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tụckiểm soát Các thủ tục kiểm soát có thể không đạt được mục tiêu hoặc chỉ còn làhình thức trong môi trường kiểm soát yếu kém, ngược lại môi trường kiểm soát

mạnh sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của KSNB Tuy nhiên môi trườngkiểm soát mạnh không đồng nghĩa là hệ thống KSNB mạnh Môi trường kiểm soátmạnh tự nó chưa đủ đảm bảo tính hiệu quả của toàn hệ thống KSNB, nó có thể hạnchế phần nào sự thiếu sót của các thủ tục kiểm soát, môi trường kiểm soát không thểthay thế cho các thủ tục kiểm soát trong trường hợp cần thiết.

2.2.2 Đánh giá rủi ro

Rủi ro là những gì có thể đe dọa việc đạt được một mục tiêu nào đó hay có thểhiểu nó là những nguy cơ một hành động hay một sự việc có ảnh hưởng bất lợi đếnviệc đạt được những mục tiêu cũng như việc thực hiện thành công những chiến lượckinh doanh Với mỗi một mục tiêu của từng phòng ban, các rủi ro nên được nhậndiện Khi nhận diện rủi ro cần bao quát cả rủi ro bên trong và rủi ro bên ngoài Cácnhà quản lý có thể đặt ra hàng loạt câu hỏi để nhận diện các rủi ro, như: Có thể xảy ranhững sai phạm nào? Những yếu kém của chúng ta là ở đâu? Làm sao biết đượcchúng ta có đang đạt đến mục tiêu hay không? Đánh giá rủi ro là việc xác định vàphân tích các rủi ro liên quan đến việc đạt được các mục tiêu hoạt động hiệu quả, báocáo tài chính đáng tin cậy và sự tuân thủ các qui định Do đó, đánh giá rủi ro làm cơ

sở cho việc quyết định quản lý rủi ro như thế nào

Các hoạt động liên quan đến đơn vị bao gồm các hoạt động diễn ra tại đơn vị

và các hoạt động ở bên ngoài đều có thể phát sinh rủi ro và khó kiểm soát tất cả.Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ tổ chức,doanh nghiệp nào trong quá trình sản suất kinh doanh đều phải đối mặt với rủi ro.Những rủi ro này có thể do bản thân doanh nghiệp hay từ môi trường kinh tế, chínhtrị, xã hội bên ngoài tác động Vì vậy, đơn vị phải thận trọng khi xác định và phântích những nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho những mục tiêu – kể cả mục tiêuchung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động của đơn vị có thể không được thựchiện và phải cố gắng kiểm soát được những rủi ro này Rủi ro tác động tới doanhnghiệp bao gồm:

- Rủi ro bên trong doanh nghiệp: thường do các nguyên nhân mâu thuẫn về

mục đích hoạt động, các chiến lược của doanh nghiệp đưa ra cản trở việc thực hiện

các mục tiêu Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp.Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, của trang thiết bị, hạtầng cơ sở Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi, mở rộngcủa sản xuất, chi phí cho quản lý và trả lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thíchhợp hoặc do xa Công ty hoặc do thiếu quan tâm…

- Rủi ro bên ngoài doanh nghiệp: Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình

vận hành Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiệnhành bị lỗi thời Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả

và thị phần Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạtđộng của tổ chức…

Để giới hạn rủi ro ở mức chấp nhận được và tránh bị thiệt hại do các tác độngnêu trên, tổ chức cần thường xuyên nhận dạng rủi ro: xác định rủi ro hiện hữu vàtiềm ẩn Phân tích rủi ro trên cơ sở các mục tiêu đã được thiết lập, ảnh hưởng củachúng, xác định các biện pháp để quản lý và giảm thiểu tác hại tới tổ chức, từ đómới kiểm soát được rủi ro

Xác định mục tiêu của đơn vị: Báo cáo COSO năm 1992 không cho rằng đây

là nhiệm vụ của KSNB, tuy nhiên các thành viên trong hệ thống KSNB phải biếtđược các mục tiêu của đơn vị để nhận dạng và đánh giá những rủi ro tác động đếnviệc thực hiện các mục tiêu đã đề ra

Nhận dạng rủi ro: rủi ro có thể tác động đến đơn vị ở mức độ toàn đơn vị hay

ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể

Ở mức độ toàn đơn vị, các nhân tố phát sinh rủi ro là: sự đổi mới kỹ thuật, nhucầu khách hàng thay đổi, sự thay đổi sản phẩm của đối thủ cạnh tranh, thay đổichính sách của Nhà nước…, đây là những nhân tố phát sinh ở môi trường hoạt độngcủa đơn vị Trong phạm vi từng hoạt động như bán hàng, mua hàng… rủi ro có thểphát sinh và tác động đến bản thân từng hoạt động trước khi gây ảnh hưởng dâytruyền đến toàn đơn vị Thông thường, rủi ro lien quan đến từng bộ phận xuất phát

từ các chính sách của đơn vị như chính sách mở rộng thị phần, chính sách cải tiến

kỹ thuật…

Để nhận dạng rủi ro, đơn vị có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau vềviệc sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ cho đến việc ràsoát thường xuyên các hoạt động Trong các doanh nghiệp nhỏ, công việc này cóthể thực hiện dưới dạng những cuộc tiếp xúc với khách hàng… hoặc các buổi họpgiao ban trong nội bộ.

Phân tích và đánh giá rủi ro:

Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây là công việc khá phức tạp và có nhiềuphương pháp khác nhau Thông thường, một quy trình phân tích và đánh giá rủi rogồm các bước sau: ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể của nó đếnviệc thực hiện mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biệnpháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro

2.2.3 Hoạt động kiểm soát

Các hoạt động kiểm soát là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo chỉ thịcủa Ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức đạt được mụctiêu đặt ra được thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức Đó là những chính sách vànhững thủ tục do công ty phát triển để giúp bảo vệ tài sản của công ty Hoạt độngkiểm soát bao gồm nhiều hoạt động bao quát hết công ty Ví dụ cho hoạt động kiểmsoát là việc xét duyệt, chuẩn y các hoạt động điều tra Thông qua các hoạt độngkiểm soát mà nhà quản lý sẽ tự tin hơn là tài sản công ty được bảo đảm và báo cáotài chính là đáng tin cậy

Hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp được cụ thể hóa bởi các thủ tục kiểmsoát Các thủ tục kiểm soát được thiết kế bởi các nhà quản lý của Doanh nghiệpnhằm ngăn ngừa và phát hiện sai sót, gian lận, đảm bảo thực hiện mục tiêu cụ thểcủa đơn vị: bảo vệ tài sản, cung cấp số liệu kế toán đáng tin cậy,… Các bước kiểmsoát và thủ tục kiểm soát được thiết kế rất khác nhau cho từng loại nghiệp vụ khácnhau và cũng rất khác nhau giữa các Doanh nghiệp khác nhau Hoạt động kiểm soát

có thể được gộp thành hai nhóm chính đó là kiểm soát phòng ngừa và kiểm soátphát hiện

- Kiểm soát phòng ngừa: được thể hiện ở việc thiết lập những chính sách và

thủ tục mang tính chuẩn mực, phân công trách nhiệm hợp lý và ủy quyền, phêduyệt Các doanh nghiệp hiện nay phần lớn chưa thiết lập quy trình cụ thể cho từngchu trình hoạt động Các hoạt động được thực hiện mang tính chất tự phát và theo

sự điều hành của trưởng phòng và Giám đốc Do không có quy trình các bước thựchiện được ban hành và áp dụng chặt chẽ cho nên các thủ tục kiểm soát phòng ngừachưa phát huy tác dụng

Kiểm soát phát hiện: được thể hiện dưới dạng thực hiện báo cáo đặc biệt, đối

chiếu hay kiểm tra định kỳ Hoạt động kiểm soát được xây dựng theo các nguyêntắc cơ bản như sau:

i) Phê chuẩn, ủy quyền: Trong hoạt động quản lý của mình, người quản lý đơn

vị không thể giải quyết mọi công việc theo sự vụ trong đơn vị, do đó họ phải ủyquyền cho cấp dưới thay mặt người quản lý đơn vị quyết định một số công việctrong phạm vi nhất định trên nguyên tắc người quản lý đơn vị vẫn phải chịu tráchnhiệm về công việc đó và vẫn phải duy trì một sự kiểm tra nhất định Quá trình ủyquyền tiếp tục được thực hiện đối chiếu với các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thốngphân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các cấp song vẫn đảm bảo tính tập trungcủa đơn vị

Trong hoạt động ủy quyền và phê chuẩn, người có thẩm quyền phêchuẩn nên xem xét các chứng từ có liên quan, đặt nghi vấn những điều bấtthường, và đảm bảo rằng có đầy đủ thông tin cần thiết để đánh giá, chứng minhcho nghiệp vụ đó trước khi ký duyệt Việc ký tên trước trên văn bản trắng làtuyệt đối bị ngăn cấm Trong bất kỳ trường hợp nào một người có thẩm quyền phêchuẩn cũng không nên nói cho người khác đại diện người phê chuẩn ký tên củangười phê chuẩn Tương tự, trong bất kỳ trường hợp nào một người có thẩmquyền phê chuẩn điện tử cũng không nên chia sẻ mật mã với người khác

ii) Phân chia trách nhiệm: Phân nhiệm là yếu tố then chốt đối với hệ thốngKSNB hữu hiệu Cơ sở của nguyên tắc này là nhiều người cùng làm một công việcthì sai sót dễ phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn Vì vậy, theo nguyên tắc

này, quyền hạn và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộphận và nhiều bộ phận khác nhau trong một tổ chức Mục đích của nó là làm chokhông có một cá nhân hay bộ phận nào được thực hiện một nghiệp vụ trọn vẹn từkhâu đầu tiên đến khâu cuối cùng Việc phân công, phân nhiệm còn có tác dụng tạonên sự chuyên môn hóa, tạo cơ chế kiểm tra, thúc đẩy lẫn nhau trong công việc Nógiúp giảm rủi ro về sai sót và không phù hợp Một nguyên tắc chung là chức năngphê chuẩn, ghi chép kế toán, đối chiếu và quản lý tài sản phải được tách riêngbiệt Khi các chức năng này không thể tách biệt do qui mô nhỏ, thì việc giám sátchi tiết các hoạt động có liên quan cần phải có như là một hoạt động kiểm soát

bù đắp Phân chia trách nhiệm là cũng là hoạt động ngăn ngừa và hạn chế gianlận vì cần phải có sự thông đồng với nhiều nhân viên khác mới có thể thực hiệnhành vi gian lận

iii) Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ đặcbiệt giữa các trách nhiệm với sự kiêm nhiệm dễ dẫn đến gian lận khó phát hiện Ví

dụ Kế toán kiêm nhiệm công tác thủ quỹ có thế dẫn đến tham ô công quỹ và sửađổi số liệu kế toán để che dấu sự thâm hụt, thủ kho kiêm nhiệm công tác kế toánkho dễ dẫn đến sai sót và gian lận trong số liệu nhập, xuất, hoặc tồn kho Nguyêntắc này đòi hỏi sự tách biệt về quyền hạn và trách nhiệm đối với một số công việcnhư trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ với trách nhiệm ghi chép sổ sách; tráchnhiệm bảo quản tài sản với trách nhiệm ghi sổ kế toán; trách nhiệm xét duyệt vớitrách nhiệm ghi sổ sách; chức năng kế toán với chức năng tài chính; chức năngthực hiện với chức năng kiểm soát v.v thực hiện nguyên tắc này sẽ tạo được cơchế kiểm soát tốt trong việc chống thất thoát và tham ô tài sản của đơn vị

2.2.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông có nghĩa là các thông tin về kế hoạch, môi trườngkiểm soát, rủi ro, các hoạt động kiểm soát và các việc thực hiện chúng đều phảiđược báo cáo lên trên, xuống dưới và ngang cấp trong một doanh nghiệp.Thông tin và truyền thông gồm hai thành phần gắn kết với nhau Đó là hệ thống

thu nhận, xử lý, ghi chép thông tin và hệ thống báo cáo trong nội bộ và bên ngoài.Thông tin được thu thập, xử lý và truyền đạt đến các cá nhân, bộ phận trongđơn vị để có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình và cung cấp cho các đối tượng bênngoài về hoạt động, tài chính, sự tuân thủ của đơn vị cho các đối tượng khác nhaubao gồm các đối tượng bên trong và các đối tượng bên ngoài đơn vị Thông tin cầnthiết cho mọi cấp của đơn vị vì giúp cho việc đạt được các mục tiêu kiểm soát khácnhau Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống thông tin Hệ thống thông tin củađơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai.Các hoạt động kiểm soát tại đơn vị chỉ có thể thực hiện nếu thông tin được cập nhậpmột các kịp thời, đầy đủ, chính xác và được kiểm tra về tính hiệu lực của nó.

Mục đích chính của hệ thống KSNB là tập hợp những thông tin đáng tin cậy vềcác hoạt động của doanh nghiệp để sẵn sàng cung cấp cho những người cần thiết.Qua đó cấp quản lý nhận diện được các rủi ro Hệ thống thông tin chủ yếu của đơn vị

là hệ thống kế toán bao gồm chứng từ kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống tàikhoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán Trong đó, quá trình lập vàluân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác KSNB của đơn vị Mụcđích của hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ

và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thỏa mãn chức năng thôngtin và kiểm tra của hoạt động kế toán Một hệ thống thông tin hữu hiệu phải đảm bảocác mục tiêu kiểm soát chi tiết:

- Tính có thực: Cơ cấu Kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụkhông có thực vào sổ sách của đơn vị;

- Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý;

- Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn viện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;

- Sự đánh giá: bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá

- Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác, số liệu kế toán được ghi vào

sổ phụ phải được cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên BCTCcủa đơn vị

Đối với một công ty có quy mô vừa và nhỏ có sự tham gia tích cực của chủ sởhữu, hệ thống kế toán thủ công đơn giản chủ yếu chỉ có một kế toán viên có năng lực

và trung thực là có thể cung cấp một hệ thống kế toán đầy đủ, còn với một công ty,tập đoàn kinh tế lớn đòi hỏi một hệ thống phức tạp hơn bao gồm sự xác định tráchnhiệm rõ ràng và các thể thức, chính sách bằng văn bản

Những thông tin thích hợp và đáng tin cậy cần được thông tin trong nội bộdoanh nghiệp và thông tin ra bên ngoài như nhà cung cấp, khách hàng… bằngcác mẫu biểu, sơ đồ bắt buộc hoặc tùy chọn Việc truyền thông thông tin đóng vaitrò quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ Nó giúp cho nhân viên hiểubiết về vai trò và trách nhiệm của họ và biết được công việc của họ có liên quanđến người khác như thể nào và họ được yêu cầu báo cáo thông tin đến những ai.Đối với hệ thống thông tin kế toán, sơ đồ hạch toán, sổ tay hướng dẫn về các chínhsách, thủ tục kế toán và các báo cáo kế toán là phương tiện truyền thông hữu hiệu

Nó giúp cho việc xử lý các nghiệp vụ đúng đắn và thống nhất trong toàn đơn

vị Thông qua đó cấp quản lý biết được tình hình tài chính, hoạt động chung củadoanh nghiệp cũng như của từng bộ phận Việc thông tin có thể được thực hiệnbằng bất kỳ phương tiện, từ văn bản chính thức cho tới những email, hệ thốngemail nội bộ trong tổ chức

2.2.5 Giám sát

Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VAS 315 “Giám sát các kiểm soát là quy trình đánh giá hiệu quả hoạt động của KSNB trong từng giai đoạn Quy trình này bao gồm việc đánh giá tính hiệu quả của các kiểm soát một cách kịp thời và tiến hành các biện pháp khắc phục cần thiết Ban Giám đốc thực hiện việc giám sát các kiểm soát thông qua các hoạt động liên tục, các đánh giá riêng biệt hoặc kết hợp cả hai Các hoạt động giám sát liên tục thường gắn liền với các hoạt động lặp đi lặp lại

của đơn vị, bao gồm các hoạt động quản lý và giám sát thường xuyên” Hoạt động

giám sát này đòi hỏi đơn vị xác định hệ thống kiểm soát nội bộ có vận hành đúngnhư thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa đổi cho phù hợp với từng giai đoạnphát triển của đơn vị hay không Giám sát có vai trò quan trọng trong KSNB, nógiúp cho KSNB duy trì được sự hữu hiệu trong các thời kỳ khác nhau Các hoạtđộng giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ

+ Giám sát thường xuyên: diễn ra ngay trong quá trình hoạt động, do các nhà

quản lý và nhân viên thực hiện trong trách nhiệm của mình

+ Giám sát định kỳ: thường thực hiện thông qua chức năng kiểm toán nội bộ

hoặc các hoạt động định kỳ của Ban kiểm soát, qua đó phát hiện kịp thời những yếukém trong hệ thống để đưa ra các biện pháp cải thiện

Trách nhiệm quan trọng của Ban Giám đốc là thiết lập và duy trì KSNB mộtcách thường xuyên Việc Ban Giám đốc giám sát các kiểm soát bao gồm việc xemxét liệu các kiểm soát này có đang hoạt động như dự kiến và liệu có được thay đổiphù hợp với sự thay đổ của đơn vị hay không Việc giám sát các kiểm soát có thểbao gồm các hoạt động như: Kiểm toán viên nội bộ đánh giá sự tuân thủ của nhânviên phòng kinh doanh đối với các quy định của đơn vị về hợp đồng bán hàng, bộphận pháp lý giám sát sự tuân thủ của các chuẩn mực đạo đức và chính sách hoạtđộng của đơn vị Việc giám sát cũng là để đảm bảo rằng các kiểm soát tiếp tục hoạtđộng một cách hiệu quả theo thời gian Kiểm toán viên nội bộ hoặc nhân sự thựchiện những chức năng tương tự có thể tham gia vào việc giám sát các kiểm soát củađơn vị thông qua các đánh giá riêng rẽ Thông thường, những người này cung cấpthông tin kịp thời, đều đặn về hoạt động của KSNB và tập trung sự chú ý vào việcđánh giá tính hiệu quả của KSNB và trao đổi thông tin về các điểm mạnh, điểm yếucũng như đưa ra các khuyến nghị để cải thiện KSNB Các hoạt động giám sát có thểbao gồm việc sử dụng thông tin có được qua trao đổi với các đối tượng ngoài đơn vị

mà những thông tin đó có thể cho thấy các vấn đề hoặc các khu vực địa lý hoặc lĩnhvực kinh doanh cần được cải thiện