Bài giảng quản lý dự án chương 5 quản lý phạm vi dự án

Mục tiêu• Quản lý phạm vi dự án bao gồm những quy trình được yêu cầu để bảo đảm tất cả công việc của dự án hoàn thành một cách thành công.. Quản lý phạm vi dự án Project Scope Managemen

Trang 1

CHƯƠNG 5:

QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

(Project Scope Management)

Trang 2

Mục tiêu

• Quản lý phạm vi dự án bao gồm những quy

trình được yêu cầu để bảo đảm tất cả công việc của dự án hoàn thành một cách thành công.

• Quản lý phạm vi của dự án quan tâm chủ yếu

đến việc xác định công việc gì thuộc và không thuộc dự án.

Trang 3

Quản lý phạm vi dự án

(Project Scope Management)

• Tập hợp các yêu cầu (Collect Requirements)

• Định nghĩa phạm vi (Define Scope)

• Tạo WBS (work breakdown structure)

• Xác nhận phạm vi (Verify Scope)

• Điều khiển phạm vi (Control Scope)

• Mô tả sự hổ trợ phần mềm trong quản lý phạm

vi dự án

Trang 4

Thu thập các yêu cầu (Collect Requirements)

• Thu thập yêu cầu: là quy trình xác định, thu thập những yêu cầu của các bên tham gia để đưa ra mục tiêu của dự án.

• Thu thập yêu cầu là xác định và quản lý những

kỳ vọng của khách hàng và các bên tham gia,

nó làm cơ sở cho việc tạo WBS

• Chi phí, lịch làm việc và kế hoạch chất lượng

đều dựa vào những yêu cầu này.

Trang 5

• Collect Requirements: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs

Trang 6

• Collect Requirements Data Flow Diagram

Trang 7

• Input

quản lý biết ở mức độ tóm tắt những gì dự án cần được thực hiện để hoàn thành

xác định những người có thể cung cấp thông tin chi tiết cho dự án và những yêu cầu về sản phẩm

Trang 8

• Tools and techniques

• Ph ng v n tr c ti p là cách ti p c n hình th c hay không ỏ ấ ự ế ế ậ ứ hình th c đ khám phá thông tin t các bên tham gia ứ ể ừ

• H p v i các bên tham gia và các chuyên gia đ tìm hi u v ọ ớ ể ể ề

nh ng mong đ i và quan đi m c a h v s n ph m, d ch v ữ ợ ể ủ ọ ề ả ẩ ị ụ

Trang 9

• V n d ng trí tu t p th (Brainstorming): thu th p nhi u ý ậ ụ ệ ậ ể ậ ề

ki n ế

• K thu t nhóm đ nh danh (Nominal group technique): tăng ỹ ậ ị

c ườ ng đ ng não b ng cách b phi u ộ ằ ỏ ế

• K thu t Delphi (The Delphi Technique): M t nhóm đ ỹ ậ ộ ượ c

ch n c a nh ng chuyên gia tr l i nh ng câu h i. ọ ủ ữ ả ờ ữ ỏ

• Ánh x ý t ạ ưở ng/trí tu (Idea/mind mapping): Nh ng ý t ệ ữ ưở ng

đ ượ ạ c t o ra, thông qua vi c đ ng não c a t ng cá nhân ệ ộ ủ ừ

đ ượ c cũng c và t o ra ý t ố ạ ưở ng m i ớ

• S đ m i quan h (Affinity diagram): S l ơ ồ ố ệ ố ượ ng l n các ý ớ

t ưở ng đ ượ c phân lo i thành nhóm ạ

Trang 10

Decision Making Techniques): có nhiều cách

• S nh t trí (Unanimity): m i ng ự ấ ọ ườ ề i đ u đ ng ý ồ

• Ph n l n (Majority): s ng h c a trên 50% thành viên c a ầ ớ ự ủ ộ ủ ủ nhóm.

• Đa s (Plurality): Kh i l n nh t trong nhóm ra quy t đ nh. ố ố ớ ấ ế ị ngay c khi không đ t đ ả ạ ượ c đa s ố

• Đ c tài (Dictatorship): M t cá nhân đ a ra quy t đ nh cho ộ ộ ư ế ị nhóm.

Trang 11

dõi từng cá nhân trong môi trường của họ và xem họ thực hiện các công việc hoặc tác vụ của họ như thế nào

thập sự phản hồi sớm trên các yêu cầu bằng cách

cung cấp một mô hình hoạt động của sản phẩm kỳ

vọng trước khi thật sự thiết kế nó

Surveys): tập các câu hỏi được thiết kế nhanh để tích lũy thông tin từ những câu trả lời

Trang 12

• Output

• Mô t các yêu c u c a các doanh nghi p c n thi t cho d án ả ầ ủ ệ ầ ế ự

nh th nào ư ế

management plan)

• H s v các yêu c u đ ồ ơ ề ầ ượ c phân tích, thu th p tài li u, qu n ậ ệ ả

lý nh th nào trong su t quá trình th c hi n d án ư ế ố ự ệ ự

matrix):

• Là m t b ng liên k t nh ng yêu c u đ n ngu n g c c a nó ộ ả ế ữ ầ ế ồ ố ủ

và theo v t các yêu c u trong su t vòng đ i d án ế ầ ố ờ ự

Trang 13

Định nghĩa phạm vi (Define Scope)

• Định nghĩa phạm vi là quy trình mô tả chi tiết

của dự án và sản phẩm.

• Sự chuẩn bị phát biểu phạm vi dự án chi tiết là quyết định sự thành công của dự án và được xây dựng trên sản phẩm trung gian

(deliverables), những giả định và các ràng buộc được ghi lại trong thời gian bắt đầu dự án.

Trang 14

• Phạm vi(scope):

tạo ra sản phẩm của dự án và các qui trình được sử dụng để tạo ra sản phẩm

làm

• Các sản phẩm trung gian (Deliverables):

dự án như phần cứng và phần mềm, các tài liệu lập

kế họach hoặc các biên bản cuộc họp

Trang 15

• Benefits:

gian và tài nguyên của dự án

một cách rõ ràng

khiển dự án

Trang 16

• Define Scope: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs

Trang 17

• Define Scope Data Flow Diagram

Trang 18

• Input

• Cung c p các mô t d án và các đ c đi m c a s n ph m ấ ả ự ặ ể ủ ả ẩ

c p cao, nó cũng ch a nh ng yêu c u ch p nh n d án ấ ứ ữ ầ ấ ậ ự

• Nh ng chính sách, nh ng th t c và nh ng khung m u cho ữ ữ ủ ụ ữ ẫ

m t phát bi u ph m vi d án ộ ể ạ ự

• Nh ng h s d án c a nh ng d án tr ữ ồ ơ ự ủ ữ ự ướ c đây

• Nh ng bài h c đ ữ ọ ượ c rút ra t nh ng giai đo n ho c d án ừ ữ ạ ặ ự

tr ướ c đây.

Trang 19

thông tin cần thiết cho việc phát biễu phạm vi dự án Bao gồm:

Trang 20

• Product analysis là m t công c có hi u qu cho nh ng d ộ ụ ệ ả ữ ự

án có s n ph m trung gian ả ẩ

• Vi c xác đ nh nh ng gi i pháp là m t k thu t đ ệ ị ữ ả ộ ỹ ậ ượ c s d ng ử ụ

đ đ a ra nh ng cách ti p c n khác nhau đ th c hi n và ể ư ữ ế ậ ể ự ệ

th c hi n công vi c c a d án ự ệ ệ ủ ự

Trang 21

• Outputs

Statement):

và yêu cầu công việc để tạo ra những sản phẩm trung gian này

biết chung về phạm vi dự án cho những bên tham gia của dự án

Trang 22

nghĩa, những công việc được thực hiện và không

được thực hiện có thể xác định được nhóm quản lý

dự án điều khiển toàn bộ phạm vi dự án tốt như thế nào Phát biểu phạm vi dự án chi tiết bao gồm:

• Mô t ph m vi s n ph m (Product scope description): Nh ng ả ạ ả ẩ ữ

đ c đi m c a s n ph m, k t qu , d ch v đ ặ ể ủ ả ẩ ế ả ị ụ ượ c mô t trong ả

đi u l d án và h s yêu c u ề ệ ự ồ ơ ầ

• Đi u ki n ch p nh n s n ph m (Product acceptance ề ệ ấ ậ ả ẩ

criteria): xác đ nh ti n trình và đi u ki n đ ch p các s n ị ế ề ệ ể ấ ả

ph m, d ch v , k t qu hoàn thành ẩ ị ụ ế ả

Trang 23

• S n ph m trung gian (Project deliverables): bao g m c hai ả ẩ ồ ả

đ u ra g m có s n ph m hay d ch v c a d án ầ ồ ả ẩ ị ụ ủ ự

• Các công vi c không thu c d án (Project exclusions) ệ ộ ự

• Các ràng bu c c a d án (Project constraints): Danh sách ộ ủ ự các mô t ràng bu c c a d án k t h p v i ph m vi c a d ả ộ ủ ự ế ợ ớ ạ ủ ự án.

• Nh ng gi thi t c a d án (Project assumptions) ữ ả ế ủ ự

• Đăng ký các bên tham gia (Stakeholder register)

• H s các yêu c u (Requirements documentation) ồ ơ ầ

• Ma tr n v t các yêu c u (Requirements traceability matrix) ậ ế ầ

Trang 24

Đặc điểm và chức năng đặc trưng

Xác định trong chu trình sống của

sản phẩm Xác định trong chu trình sống của dự án Một sản phẩm có thể có vài thành

phần phụ thuộc nhưng những

phạm vi sản phẩm độc lập.

Kết quả của một dự án là một sản phẩm đơn hoặc một sản phẩm trung gian.

Trang 25

Tạo WBS (Work Breakdown Structure)

• Sau khi hoàn tất kế hoạch về phạm vi, bước tiếp theo là xác định chi tiết công việc bằng cách

chia thành các công việc nhỏ hơn có thể quản lý được.

• WBS tổ chức và xác định công việc tổng thể của

dự án và trình bày công việc được xác định

trong phát biểu phạm vi dự án được phê chuẩn hiện tại.

• Là một phương pháp được sử dụng để chia các mục tiêu chính của dự án thành những nhiệm

vụ nhỏ hơn nhằm đạt được mục tiêu đó

Trang 26

• Kế hoạch công việc trong WBS được gọi là các gói công việc (work packages), một gói công

việc có thể là lịch làm việc, ước lượng chi phí, theo dõi và điều khiển.

• Create WBS: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs

Trang 27

Trang 29

nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn Bao gồm các hoạt động:

• Xác đ nh phân tích nh ng s n ph m trung gian và các công ị ữ ả ẩ

vi c liên quan ệ

• C u trúc và t ch c WBS ấ ổ ứ

• Phân rã công vi c trong WBS t t ng th đ n chi ti t ệ ừ ổ ể ế ế

• Tri n khai và gán nh ng mã đ nh danh cho nh ng thành ể ữ ị ữ

ph n c a WBS ầ ủ

• Ki m tra m c đ phân rã công vi c có c n thi t và hi u qu ể ứ ộ ệ ầ ế ệ ả không.

Trang 30

• S d ng nh ng giai đo n c a chu trình s ng c a d án nh ử ụ ữ ạ ủ ố ủ ự ư

m c đ u tiên c a vi c phân rã, v i s n ph m trung gian c a ứ ầ ủ ệ ớ ả ẩ ủ

d án đ a vào m c th hai ự ư ứ ứ

Trang 31

• S d ng s n ph m trung gian chính nh m c đ u tiên c a ử ụ ả ẩ ư ứ ầ ủ phân rã

Trang 32

• Output

phẩm được thực thi bởi nhóm dự án để hoàn thành mục tiêu của dự án và tạo ra sản phẩm trung gian theo yêu cầu Với mỗi mức trong WBS từ trên xuống thể hiện chi tiết hơn các công việc của dự án

thành phần của WBS

• Code of account identifier

• Description of work

• Responsible organization.

Trang 33

• Danh sách các m c tiêu c a ch ụ ủ ươ ng trình (List of schedule milestones)

Trang 34

lý dự án

• Project scope statement.

• WBS.

• WBS dictionary.

được phê chuẩn là kết quả từ tiến trình tạo WBS thì

hồ sơ các yêu cầu có thể cần cập nhật lại

Trang 35

• Các nguyên lý cơ bản tạo WBS

các công việc dưới nó

cả khi có nhiều người thực hiện công việc này

trước hết nó phải phục vụ nhóm dự án và các mục

đích khác nếu thực tế cho phép

WBS để bảo đảm tính nhất quán

Trang 36

được chính xác phạm vi công việc

đổi không tránh được, điều khiển nội dung công việc theo đúng tuyên bố về phạm vi

Trang 37

Xác nhận phạm vi (Verify Scope)

• Xác nhận phạm vi là quá trình hình thức hóa sự công nhận sản phẩm trung gian của dự án đã hoàn tất.

• Việc xác minh phạm vi bao gồm xem xét tổng

quan sản phẩm trung gian cùng với khách hàng hay người tài trợ để bảo đảm rằng họ hoàn toàn thỏa mãn và công nhận.

Trang 38

• Verify Scope: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs

Trang 39

• Verify Scope Data Flow Diagram

Trang 40

• Liên k t các yêu c u v i ngu n g c c a nó, và theo dõi su t ế ầ ớ ồ ố ủ ố chu trình c a d án ủ ự

• Đ ượ c th c hi n b i ti n trình đi u khi n ch t l ự ệ ở ế ề ể ấ ượ ng

Trang 41

động như phép đo, kiểm tra, và kiểm chứng để xác

định xem công việc và các sản phẩm trung gian có

đáp ứng được các yêu cầu và các điều kiện công

Trang 42

c a quy trình ki m tra ph m vi bao g m b t k tài li u nào ủ ể ạ ồ ấ ỳ ệ

mà đ nh nghĩa s n ph m ho c tình tr ng báo cáo ị ả ẩ ặ ạ

Trang 43

Điều khiển phạm vi (Control Scope)

• Điều khiển phạm vi là quy trình theo dõi tình

trạng của dự án, phạm vi của sản phẩm.

• Điều khiển phạm vi của dự án để đảm bảo tất

cả các thay đổi yêu cầu, những hiệu chỉnh được

đề nghị… được thực hiện thông qua quy trình điều khiển thay đổi tích hợp

Trang 44

• Control Scope: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs

Trang 45

• Control Scope Data Flow Diagram

Trang 46

• Input

• Scope baseline: so sánh v i k t qu th c s ớ ế ả ự ự

• Scope management plan: mô t ph m vi c a d án đ ả ạ ủ ự ượ c

qu n lý và đi u khi n nh th nào ả ề ể ư ế

• Change management plan: đ nh nghĩa quy trình qu n lý thay ị ả

đ i c a d án ổ ủ ự

• Configuration management plan: xác đ nh nh ng ph m t có ị ữ ầ ử

th đ ể ượ c c u hình và quy trình đi u khi n s thay đ i ấ ề ể ự ổ

• Requirement management plan.

Trang 47

• Thông tin v ti n đ c a d án, nh s n ph m trung gian ề ế ộ ủ ự ư ả ẩ

nào đã b t đ u, s phát tri n c a nó, và s n ph m trung gian ắ ầ ự ể ủ ả ẩ nào đ ượ c k t thúc ế

Trang 48

• Tools and techniques: Variance analysis

quan đến phạm vi dự án

tạo mô hình tính điểm có trọng số và phát triển các biểu đồ, đồ thị

hơn thông tin về phạm vi dự án

các công việc trong biểu đồ Gantt

Trang 49

• Output:

Trang 50

Phần mềm trong quản lý phạm vi dự án

• Microsoft project 2010: quản lý thời gian

Trang 51

Phần mềm trong quản lý phạm vi dự án

• Microsoft project 2010: quản lý chi phí

Cost)

Định dạng
Số trang	51
Dung lượng	590,86 KB