Luận văn Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ tài liệu của Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư thuộc diện giao nộp vào lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng

4- Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài - Nghiên cứu cơ sở khoa học và kinh nghiệm thực tiễn của công tác lập Danhmục hồ sơ; - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, lề lối làm việc của các Uỷ viên Bộ

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ CHUẨN HÓA HỒ

SƠ TÀI LIỆU CỦA ỦY VIÊN BỘ CHÍNH TRỊ, BAN BÍ THƯ THUỘC DIỆN

GIAO NỘP VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN VĂN PHÕNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG

1

MỞ ĐẦU 1- Lý do chọn đề tài

Trong những năm gần đây nhu cầu của cán bộ, đảng viên, các nhà nghiên cứuđến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng gia tăng Trước tình hình đó đòi hỏicác nhà quản lý lưu trữ cần phải tăng cường hoạt động nhằm nâng cao chất lượng cáckho lưu trữ Một trong những yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng các kho lưu trữ

đó là chất lượng hồ sơ, tài liệu của các nguồn nộp lưu khi giao nộp vào các kho Lưutrữ

Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷviên Ban Bí thư là một trong những thành phần quan trọng của Phông Lưu trữ ĐảngCộng sản Việt Nam và là một trong những nguồn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan Vănphòng Trung ương Đảng Quyết định số 270-QĐ/TW của Ban Bí thư Trung ươngĐảng ngày 6/12/2014 về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam đã khẳng định:

“Tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các lãnh tụtiền bối của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, đồng thời là cán bộ lãnhđạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức chính trị - xã hội…” [15, tr.1] là thànhphần tài liệu của Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam

Trong nhiều năm qua, với chức năng “giúp Chánh Văn phòng Trungương Đảng tham mưu cho Trung ương Đảng quản lý Phông Lưu trữ Đảng Cộng sảnViệt Nam; trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Trung ương Đảng” [78, tr.1], Cục Lưu trữ,Văn phòng Trung ương Đảng đã có rất nhiều cố gắng trong việc thu thập, lập hồ

sơ và quản lý, bảo quản khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủyviên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Đến nay, Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trungương Đảng đã thu thập được tài liệu của 84 Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư.Khối tài liệu này được thu thập và bổ sung hàng năm, với hàng nghìn cặp tài liệu theoquy định giao nộp hàng năm và theo quy chế thu hồi tài liệu do Ban Bí thư quy định.Tuy nhiên công tác thu thập tài liệu cũng như chất lượng hồ sơ, tài liệu của các Ủy viên

Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư khi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan Văn phòngTrung ương Đảng vẫn còn những tồn tại, hạn chế nhất định: Nhiều Uỷ viên Bộ Chínhtrị, Uỷ viên Ban Bí thư, đặc biệt là Ủy viên Bộ Chính trị đồng thời là thủ trưởng các

cơ quan nhà nước chưa giao nộp tài liệu về Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ươngĐảng, có cá nhân giao nộp tài liệu nhưng số lượng quá ít, thành phần tài liệu thiếu

2

không thể lập một phông lưu trữ độc lập (cụ thể là tình trạng 18 phông tài liệu chưa có

số phông hiện đang lưu tại Lưu trữ lịch sử) Tài liệu giao nộp trong tình trạng lộn xộn,chưa được phân loại, sắp xếp thành hồ sơ, thậm chí có trường hợp còn trong tìnhtrạng bó gói, ẩm mốc Thành phần tài liệu giao nộp chủ yếu là khối tài liệu doVăn phòng Trung ương Đảng sao gửi đến hoặc do các cơ quan, các cấp uỷ đảng gửiđến cá nhân để báo cáo, để biết Những nhóm tài liệu quan trọng phản ánh công việc

mà các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư chủ trì xử lý, tài liệu về các chuyến

đi công tác ở trong và ngoài nước, bài nói, bài phát biểu, tài liệu liên quan đến cánhân, gia đình, dòng họ… hầu như còn thiếu hoặc chưa được chú ý thu thập, lập hồ sơ

và giao nộp đầy đủ về Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng

Trước thực trạng nêu trên, cần thiết phải có những đánh giá đầy đủ để tìm ranguyên nhân của tồn tại, hạn chế, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng chất lượng

hồ sơ, tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư vào Lưu trữ cơ quanVăn phòng Trung ương Đảng Đây thực sự là một vấn đề cấp bách hiện nay, nếukhông có biện pháp kịp thời, theo thời gian những tài liệu quan trọng về cuộc đời, sựnghiệp, thể hiện sự đóng góp quý báu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí

thư sẽ không được thu thập, lập hồ sơ đầy đủ, tài liệu giao nộp về Lưu trữ cơquan Văn phòng Trung ương Đảng trong tình trạng thiếu hụt, rời lẻ sẽ khó khăn chothành lập các phông lưu trữ cá nhân sau này Một trong giải pháp quan trọng, thiếtthực nhất trong giai đoạn hiện nay là nghiên cứu để xây dựng được danh mục hồ sơ

và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chínhtrị, Uỷ viên Ban Bí thư, bởi có danh mục hồ sơ sẽ là căn cứ, là công cụ quan trọng đểgiúp các trợ lý, thư ký Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư chú ý thu thập tàiliệu để lập hồ sơ một cách đầy đủ nhất Với những lý do đã nêu ở trên, chúng tôi lựa

chọn đề tài “Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ tài liệu của

Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư thuộc diện giao nộp vào lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng” để làm đề tài luận văn thạc sỹ của mình Hy vọng

với kết quảnghiên cứu của đề tài sẽ được ứng dụng vào thực tiễn, góp phần tích cựctrong việc nâng cao chất lượng hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động củacác Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư khi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan Vănphòng Trung ương Đảng

2- Mục tiêu của đề tài

3

- Nghiên cứu đề xuất nguyên tắc, phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ, vàchuẩn hoá hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị,

Uỷ viên Ban Bí thư

- Nghiên cứu, đề xuất danh mục hồ sơ và chuẩn hoá một số hồ sơ hình thành

trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

3- Đối tượng - phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Với mục tiêu đặt ra, đối tượng nghiên cứu là các hồ sơ,tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viênBan Bí thư đang bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung ương; các văn bản quy định về chứcnăng, nhiệm vụ, lề lối làm việc của các chức danh này; các văn bản của đảng và nhànước, của Văn phòng Trung ương Đảng, Cục Lưu trữ… quy định, hướng dẫn về côngtác lập hồ sơ hiện hành, về lập danh mục hồ sơ

- Phạm vi nghiên cứu: Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá về mặt nội dung (xác địnhthành phần tài liệu) của một số hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷviên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

4- Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

- Nghiên cứu cơ sở khoa học và kinh nghiệm thực tiễn của công tác lập Danhmục hồ sơ;

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, lề lối làm việc của các Uỷ viên Bộ Chính trị,

Uỷ viên Ban Bí thư;

- Khảo sát thực trạng hồ sơ tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban

Bí thư tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng;

- Xây dựng Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá thành phần tài liệu của một số hồ sơhình thành thành trong quá trình hoạt động của Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí

Năm 1967 Viện nghiên cứu khoa học toàn Nga về văn kiện học và lưu trữ học

đã ban hành “Tập danh mục hồ sơ mẫu của Uỷ ban hành chính huyện (thành phố) vàcác phòng của Uỷ ban” Cấu trúc của các danh mục hồ sơ mẫu có các cột: Số hồ sơ,tên hồ sơ, thời hạn bảo quản, ghi chú Thời hạn bảo quản được chia thành các mức: cốđịnh (vĩnh viễn), 1 năm, 3 năm, 5 năm, 10 năm, 75 năm (tài liệu nhân sự), “đến khikhông cần “ (có thể gọi là bảo quản hiệu lực) [82,tr.4]

Ở Liên xô, trong giáo trình giảng dạy tại trường Đại học Lưu trữ lịch sửMatxcơva đã có một phần quan trọng về danh mục hồ sơ trong bộ môn công tác vănthư

Năm 2002, Tổng cục Lưu trữ Liên bang Nga đã ban hành “Hướng dẫn mẫu vềcông tác văn thư trong các cơ quan hành pháp liên bang”, trong phần “tổ chức tài liệutrong văn thư”, hướng dẫn đã chỉ rõ: Xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ là nhữnghoạt động chủ yếu nhằm đảm bảo việc tổ chức tài liệu một cách đúng đắn trong vănthư Hướng dẫn cũng đưa ra khái niệm về danh mục hồ sơ “Danh mục hồ sơ là bảng

kê hệ thống tên các hồ sơ dự kiến lập trong các cơ quan hành pháp liên bang kèm chỉdẫn thời hạn bảo quản chúng, được trình bày theo trình tự quy định” [69,tr.2]

Ở Đức, vấn đề danh mục hồ sơ cũng được các nhà lưu trữ học nghiên cứu từnhững năm đầu thế kỷ XX Từ điển thuật ngữ lưu trữ Đức đã đề cập đến khái niệmdanh mục hồ sơ như sau: “Danh mục hồ sơ là một khung phân loại áp dụng có tínhchất bắt buộc, được xây dựng chủ yếu dựa vào việc phân loại các nhiệm vụ và được

dự kiến trước cho việc lập hồ sơ” [71,tr.27]

Ở Trung Quốc, trong cuốn giáo trình Cao đẳng Trung Quốc “Văn thư học” dotác giả Vương Kiện xuất bản năm 2001 đã có một phần về danh mục hồ sơ Giáo trìnhnêu: “Thông thường các cơ quan đều nên xây dựng danh mục hồ sơ cần lập, các cơquan cỡ lớn, cỡ trung càng nên làm như vậy” “Để xây dựng danh mục hồ sơ khoahọc, phù hợp cần các bước điều tra, nghiên cứu, xây dựng phương án, sửa chữa hoànthiện” [37,tr.32] Giáo trình đã đưa ra phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ, từ việcxác định đề mục và tiêu đề hồ sơ cho danh mục hồ sơ đến việc mô tả hồ sơ

Liên quan đến tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cá nhân,trong đó có các nhà hoạt động chính trị như các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bíthư của chúng ta đã được một số nước trên thế giới quan tâm, ví dụ: Ở Liên Xô (cũ) vàLiên bang Nga (ngày nay) tài liệu của cá nhân, nhất là những cá nhân hoạt động chính

5

trị đã được quan tâm từ rất sớm Ngay từ năm 1923 Đảng Cộng sản Liên bang Nga đã

ra Lời kêu gọi tất cả các đảng viên của Đảng và những người ngoài Đảng có giữnhững giấy tờ, thư từ, tài liệu bút tích và những văn kiện khác của VI.Lê Nin, hãyđem nộp những tài liệu đó cho Phòng Lưu trữ của Viện V.I Lênin Năm 1980, giáotrình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ Liên Xô” cũng đã đưa ra định nghĩa

“Phông xuất xứ cá nhân là phông lưu trữ bao gồm những tài liệu hình thành trong quátrình sống và hoạt động của mỗi cá nhân, gia đình hay dòng họ” [44,tr.37] Trên tạpchí lưu trữ của Liên bang Nga, từ những năm 2000, đã có nhiều bài viết về việc thuthập phông lưu trữ cá nhân của các nhà hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau, trong

đó có các cá nhân hoạt động trong lĩnh vực chính trị, nhà nước, những người đã giữcương vị là Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng Liên Xô, Bí thư Trung ương Đảng cộng sảnLiên Xô, Bí thư tỉnh uỷ, Phó Chủ tịch thứ nhất Xô Viết tối cao Liên bang Nga đồngthời là Chánh Văn phòng Tổng thống Nga Elsin, các nhà khoa học, các nhà hoạt độngvăn học nghệ thuật, các nhà báo nổi tiếng… Các bài viết đã giới thiệu thành phần tài

liệu lưu trữ của cá nhân đang được bảo quản trong các lưu trữ nhà nước Liênbang Nga, các lưu trữ của các nước cộng hoà thuộc Liên bang Nga, trong đó cónhiều tài liệu của cá nhân các nhà hoạt động chính trị, các cá nhân giữ cương vị chủchốt trong Đảng Cộng sản Liên Xô, trong bộ máy nhà nước Nga…[40,tr.8] Ở BaLan, phông lưu trữ cá nhân các nhà hoạt động văn học nghệ thuật cũng được tách khỏibảo tàng, thư viện, nhà thờ để bảo quản và phục vụ khai thác Ở Trung Quốc, không

có các quy định về phông cá nhân, các lưu trữ của Đảng và Nhà nước không lập phông

cá nhân Lưu trữ Trung Quốc chỉ duy nhất thu thập tài liệu và lập phông lưu trữ cánhân của Mao Trạch Đông Tài liệu của cá nhân khác được lưu giữ trong phông cơquan, nơi cá nhân đó hoạt động Ở các nước theo chế độ sở hữu tư nhân thì tài liệu cánhân do cá nhân toàn quyền quyết định, họ có thể gửi vào các lưu trữ và nếu gửi thìchủ nhân của tài liệu phải nộp khoản chi phí để quản lý những tài liệu đó

* Ở trong nước

Từ những năm 70 của thế kỷ XX, vấn đề xây dựng danh mục hồ sơ đã đượcnhiều cá nhân, cơ quan quan tâm và nghiên cứu Năm 1977, Cục Lưu trữ Phủ Thủtướng đã ban hành “Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan” Bảnhướng dẫn đã đưa ra các khái niệm về hồ sơ, lập hồ sơ, công tác lập hồ sơ, đồng thời

đề cập đến nội dung công tác lập hồ sơ, trong đó công việc đầu tiên của lập hồ sơ, đó

6

là lập “Bản danh mục hồ sơ” Hướng dẫn viết “Danh mục hồ sơ là những bản kênhững hồ sơ mà cơ quan (hoặc đơn vị) cần lập trong năm Bản danh mục hồ sơ giúpcho việc lập hồ sơ và phân loại tài liệu trong cơ quan, đơn vị được chủ động, hợp lý,khoa học, thuận tiện cho việc kiểm tra, đôn đốc công tác lập hồ sơ, tăng cường ý thức

và tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ vàchuẩn bị tốt cho việc nộp lưu hồ sơ vào phòng lưu trữ cơ quan” [26,tr.4] Hướng dẫn

đã đưa ra phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ và mẫu danh mục hồ sơ Mẫu danhmục hồ sơ bao gồm các thành phần: Tên cơ quan chủ quản; tên đơn vị, cơ quan; quốchiệu; tên danh mục hồ sơ; các cột gồm: Số và ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạnbảo quản, người lập hồ sơ, ghi chú; cuối danh mục hồ sơ có phần chứng thực kết thúcghi rõ số lượng hồ sơ cần lập, số lượng hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, lâu dài,tạm thời, có phần đề ký duyệt của thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng

Năm 1991, Cục Lưu trữ Nhà nước đã nghiên cứu và nghiệm thu đề tài “Những

cơ sở lý luận và thực tiễn lập danh mục hồ sơ ở các cơ quan” do Phạm Ngọc Dĩnh làmchủ nhiệm Đề tài đã đề xuất khái niệm về danh mục hồ sơ “Danh mục hồ sơ là bảng

kê có hệ thống các tiêu đề hồ sơ cần lập trong năm văn thư của một cơ quan, một đơn

vị tổ chức trong cơ quan, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ vàđược xây dựng theo một chế độ nhất định” [28,tr.] Đề tài còn đưa ra phương pháp tổ

chức xây dựng và thực hiện danh mục hồ sơ, trong đó có phương pháp xâydựng danh mục hồ sơ theo đơn vị tổ chức và đã biên soạn 02 danh mục hồ sơ tổnghợp, đó là Danh mục hồ sơ của Cục Lưu trữ Nhà nước và 01 danh mục mẫu của Uỷban nhân dân tỉnh

Năm 1999, Văn phòng Trung ương Đảng đã nghiên cứu đề tài “Xây dựng danhmục hồ sơ ở Văn phòng Trung ương Đảng” do Đinh Hữu Long làm chủ nhiệm đề tài

Đề tài đã nghiên cứu xây dựng 02 danh mục hồ sơ mẫu “Danh mục hồ sơ mẫu mộtnăm tài liệu thuộc Phông Văn phòng Trung ương Đảng”, “Danh mục hồ sơ mẫu mộtnhiệm kỳ tài liệu thuộc Phông Ban Chấp hành Trung ương Đảng” Đề tài đã đưa rakhái niệm danh mục hồ sơ như sau: “ Danh mục hồ sơ là bản kê có hệ thống các hồ sơ

dự kiến lập trong năm văn thư của các cơ quan kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quảncủa từng hồ sơ” [43,tr.3] Đề tài đã đề cập đến các loại danh mục hồ sơ như: Danhmục hồ sơ toàn ngành, danh mục hồ sơ tổng hợp, danh mục hồ sơ của từng đơn vị, tổchức

7

Năm 2002, Văn phòng Trung ương Đảng đã ban hành Danh mục hồ sơ Vănphòng Trung ương Đảng năm 2002 theo quyết định số 225-QĐ/VPTW ngày

3/4/2002 Danh mục hồ sơ năm 2002 được xây dựng theo cơ cấu tổ chức của Văn phòng Trung ương Đảng

Năm 2004, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng đã nghiên cứu và bảo vệ

đề tài “Xây dựng danh mục hồ sơ mẫu các cơ quan Đảng ở Trung ương và tỉnh, thànhphố” do Nguyễn Thị Nhân làm chủ nhiệm Đề tài đã đưa ra 03 loại hình danh mục hồ

sơ, đó là: danh mục hồ sơ mẫu, danh mục hồ sơ tiêu biểu, danh mục hồ sơ đơn lẻ(riêng biệt) và xây dựng các danh mục hồ sơ mẫu, bao gồm danh mục hồ sơ mẫu các

cơ quan đảng cấp Trung ương và cấp tỉnh Các danh mục hồ sơ mẫu của các ban thammưu giúp việc cấp uỷ từ trung ương đến tỉnh, thành phố được xây dựng và hệ thốnghoá theo phương án cơ cấu tổ chức

Năm 2010, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng đã nghiên cứu và bảo vệ

đề án “xây dựng Danh mục hồ sơ mẫu của Văn phòng Trung ương Đảng” Kết quảcủa đề án là đã xây dựng được 17 bản danh mục hồ sơ của các đơn vị, tổ chức trongVăn phòng Trung ương giai đoạn này Trên cơ sở kết quả nghiên cứu của đề án, năm

2014, Văn phòng trung ương Đảng đã ban hành 17 Danh mục hồ sơ mẫu của các đơn

vị, tổ chức trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng (theo quyết định số QĐ/VPTW ngày 26 tháng 5 năm 2014)

3623-Đến năm 2014, trong hệ thống các cơ quan của Đảng đã có 48 văn phòng tỉnh

ủy, 03 cơ quan đảng và 01 tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương ban hành và thựchiện việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ

Bên cạnh đó có một số luận văn, bài viết đăng trên các tạp chí về danh mục hồ

sơ, chuẩn hoá hồ sơ như “Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác địnhthành phần tài liệu trong một số hồ sơ của Ngân hàng nhà nước Việt nam” của tác giảNguyễn Thị Trang Nhung; “Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ mẫu tài liệu củaBan Tài chính kế toán Tổng Công ty Điện lực Việt nam” của tác giả Đặng Thanh Lan;

“Nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ và xác định danh mục tài liệu cơ bản trongmột số hồ sơ hiện hành tại Văn phòng Tập đoàn bưu chính viễn thông” của tác giảTrần Thị Hằng; “Xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt độngcủa Thủ tướng Chính phủ” của tác giả Nguyễn Thị Kim Liên; “Cần ban hành tiêu

8

chuẩn hồ sơ nộp vào lưu trữ” của tác giả Nguyễn Minh Phương (Tạp chí Văn thưlưu trữ Việt Nam số 2/2002); “Xây dựng Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ

sơ vào lưu trữ hiện hành - thực trạng và giải pháp” của Ngô Thị Kiều Oanh (Tạpchí Văn thư lưu trữ Việt Nam số 2-2011) …

Liên quan đến tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cá nhân, nhất làtài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư đã được nhiều công trìnhnghiên cứu, cụ thể: Giáo trình lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của các tác giả ĐàoXuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm do NXB Đạihọc và giáo dục chuyên nghiệp xuất bản năm 1990 đã đưa ra định nghĩa “Phông Lưutrữ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của mộtnhân vật riêng biệt được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định Phông lưutrữ cá nhân thường được thành lập đối với các nhà hoạt động xuất sắc trên các lĩnhvực chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học kỹ thuật… mà tài liệu hình thành trong quátrình sống và hoạt động của họ có ý nghĩa chính trị, khoa học, lịch sử và các ý nghĩakhác” [27,tr.60] Tại trang 61 của cuốn giáo trình, các tác giả đề cập: Trong thànhphần phông lưu trữ cá nhân, còn gồm cả những tài liệu nói về người hình thành phôngsau khi người đó qua đời như các hồi ký, bài báo, bản nhạc…

Năm 1987 - 1988, Cục Lưu trữ nhà nước đã nghiên cứu đề tài: “Tiêu chuẩnthành lập phông lưu trữ cá nhân thuộc lĩnh vực văn học nghệ thuật” Đề tài đã đưa ra

3 tiêu chuẩn cơ bản làm căn cứ để lựa chọn và xác định các cá nhân hoạt độngtrong lĩnh vực văn học nghệ thuật được lập phông lưu trữ cá nhân và đề tài đã đượcứng dụng trong thực tiễn Tài liệu của một số nhà văn, nhà nghiên cứu văn học nghệthuật đã được thu thập và bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Năm 2005, lần đầu tiên tổng thể về công tác thu hồi tài liệu của các cá nhân tiêubiểu tại Kho Lưu trữ Trung ương được bàn đến trong Đề án “Nghiên cứu ban hànhQuy chế thu hồi tài liệu của các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nước” (do Văn phòngTrung ương Đảng và Ban Bảo vệ chính trị nội bộ phối hợp nghiên cứu) Kết quảnghiên cứu của Đề án đã hình thành một văn bản làm căn cứ pháp lý vững chắc choviệc thu hồi tài liệu của các lãnh đạo Đảng và Nhà nước nói chung và của các Ủy viên

Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư nói riêng (Quy chế số 22 của BBT v/v thu hồi tàiliệu của các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nước đã chuyển công tác khác, nghỉ hưu,

từ trần, năm 2006)

9

Năm 2009, Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng đã có đề tài “nghiên cứuxác định Phông Lưu trữ cá nhân thuộc diện quản lý của Kho Lưu trữ Trung ươngĐảng” (mã số KHBĐ (2006) – 36) do Nguyễn Văn Lanh làm chủ nhiệm) Đề tài đãđưa ra 2 tiêu chí để thành lập phông lưu trữ cá nhân và xác định thành phần tài liệuthuộc phông lưu trữ cá nhân thuộc diện quản lý của Kho Lưu trữ Trung ương.

Năm 2012, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương đã nghiên cứu đề án “xây dựngmẫu khung phân loại tài liệu Phông lưu trữ cá nhân Tổng Bí thư, Thường trực Ban Bíthư, các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư là lãnh đạo các cơ quan Đảng, tổchức chính trị xã hội ở Trung ương” (mã số KHBĐ (2009) – 15 do Nguyễn Thị KimPhượng làm chủ nhiệm) Kết quả nghiên cứu của đề tài đã đưa ra được 02 mẫu khungphân loại tài liệu Phông Lưu trữ cá nhân Tổng Bí thư, Thường trực Ban Bí thư và mẫukhung phân loại tài liệu Phông Lưu trữ cá nhân Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bíthư

10

Ngoài ra, còn có một số luận văn thạc sỹ, bài viết đăng trên các tạp chí,bài tham luận tại các hội thảo về tài liệu phông lưu trữ cá nhân, có thể kể đến luậnvăn thạc sỹ của Nguyễn Văn Trình “vấn đề xây dựng phông lưu trữ cá nhân các nhàkhoa học tiêu biểu tại Trung tâm khoa học xã hội và nhân văn Quốc gia”; luận vănthạc sỹ “Sưu tầm, thu thập và tổ chức khoa học tài liệu các phông lưu trữ Tổng Bí thưtại Kho Lưu trữ Trung ương” của tác giả Vũ Thị Ngọc Thuý; luận văn thạc sỹ “Sưutầm, thu thập tài liệu Phông Lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh của Kho Lưu trữ Trungương” của tác giả Nguyễn Quốc Dũng; “Một số kinh nghiệm bước đầu về lập hồ sơPhông Lưu trữ cá nhân tại Kho Lưu trữ Trung ương” của Nguyễn Quốc Dũng (Tạp chíVăn thư lưu trữ Việt Nam, số 3/2011);“Vài nét về công tác sưu tầm, bổ sung tài liệu lưutrữ cá nhân và một số đề xuất” của Phạm Bích Hải (Tạp chí Văn thư lưu trữ ViệtNam, số

7/2012); tham luận “Công tác sưu tầm, thu thập, lưu trữ tài liệu của Chủ tịch HồChí Minh và các đồng chí lãnh đạo Đảng” của tác giả Nguyễn Văn Lanh, NguyễnQuốc Dũng tại Hội thảo Quốc tế “Tổ chức và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhândân” do Trường Đại học Khoa học và Xã hội Nhân văn tổ chức…

Tóm lại: Qua các tài liệu được tiếp cận (cả trong và ngoài nước) cho thấy vấn

đề xây dựng danh mục hồ sơ đã được các cơ quan, cá nhân rất quan tâm chú ý Tuynhiên đối tượng nghiên cứu mới tập trung chú ý đến danh mục hồ sơ của các cơ quan,

tổ chức chưa có công trình, bài viết nào nghiên cứu đến việc xây dựng danh mục hồ

sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cá nhân, nhất là cá nhân hoạtđộng chính trị Đối với tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư hiệnđang lưu tại Kho Lưu trữ Trung ương việc nghiên cứu chủ yếu tập trung vào các vấn

đề như công tác tác sưu tầm, thu thập, bổ sung, quản lý hoặc về đối tượng, tiêu chuẩnthành lập phông cá nhân, chưa có công trình nào nghiên cứu chuyên sâu về xây dựngdanh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động củacác Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Tuy nhiên, các công trình nêu trên lànhững tư liệu nghiên cứu bổ ích, gợi mở nhiều vấn đề, là cơ sở quan trọng cho tác giảnghiên cứu đề tài luận văn của mình

6- Phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp khảo sát thực tiễn: Được sử dụng trong quá trình tìm hiểu hệthống các văn bản có liên quan đến công tác hồ sơ, tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính

trị, Uỷ viên Ban Bí thư; Khảo sát tình hình thực tiễn khối lượng, thành phần, chấtlượng hồ sơ tài liệu hình thành trong hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viênBan Bí thư khi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng.

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Được sử dụng để phân tích thực trạng côngtác lập hồ sơ hiện hành, các căn cứ và yêu cầu khi xây dựng danh mục hồ sơ

- Phương pháp hệ thống: Được sử dụng khi sắp xếp các hồ sơ trong Danh mục

hồ sơ và thành phần tài liệu trong một số hồ sơ

Ngoài ra, tác giả sẽ kết hợp một số hình thức khác như phỏng vấn, trao đổi xin

ý kiến các chuyên gia trong lĩnh vực khoa học lưu trữ, các trợ lý, thư ký, các cán bộ lưutrữ có kinh nghiệm tại Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng

7- Nguồn tài liệu tham khảo:

- Các văn bản của Đảng và Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ nói chung vàlưu trữ cá nhân nói riêng

- Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam và các văn bản quy định về chức năng,nhiệm vụ và lề lối làm việc của tập thể Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban

Bí thư và cá nhân Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

- Các sách, giáo trình nghiên cứu về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ , tập bài giảng

vể công tác văn thư – lưu trữ

- Tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng: Báo cáo tình hình sưu tầm,thu thập tài liệu; Biên bản bàn giao tài liệu giữa văn phòng Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷviên Ban Bí thư với Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng; Báo cáo kiểm điểmcông tác hàng năm, giữa nhiệm kỳ và cả nhiệm kỳ của Ban Chấp hành Trung ương,

Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

- Bài viết đăng trên các tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, tạp chí Văn phòngcấp uỷ liên quan đến Phông Lưu trữ cá nhân

- Các đề tài nghiên cứu khoa học của Cục Lưu trữ Nhà nước và Cục Lưu trữVăn phòng Trung ương Đảng liên quan đến Phông Lưu trữ cá nhân

- Các Luận văn thạc sỹ liên quan đến Phông Lưu trữ cá nhân

8- Đóng góp của đề tài:

- Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là cơ sở quan trọng để lãnh đạo Văn phòngTrung ương Đảng và lãnh đạo Cục Lưu trữ có những quyết định kịp thời, đúng đắn vềcác vấn đề liên quan đến công tác quản lý, thu thập, lập hồ sơ tài liệu của các Uỷ viên

Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư; Góp phần nâng cao chất lượng công tác lập và nộplưu hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị,

Uỷ viên Ban Bí thư vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng; Giúp cho việcquản lý tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư được tập trungthống nhất, an toàn và chặt chẽ; Góp phần bổ sung lý luận và kinh nghiệm thực tiễn

về công tác văn thư - lưu trữ, cụ thể là kinh nghiệm về việc xây dựng danh mục hồ sơ

và chuẩn hóa hồ sơ

- Làm cơ sở để ban hành Quy định về việc lập và quản lý hồ sơ hiện hành củacác Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Là phương tiện cũng như công cụ đểquản lý và hướng dẫn văn phòng các lãnh đạo về lập hồ sơ trong quá trình giải quyếtcông việc

- Ngoài ra kết quả của đề tài còn là tài liệu tham khảo cho các sinh viên,học viên chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng chưa có điều kiện tiếp xúcthực

tế

9- Bố cục của đề tài:

Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, đề tài gồm 3 chương:

Chương 1- Một số vấn đề lý luận và cơ sở pháp lý về xây dựng Danh mục hồ sơ

và chuẩn hoá hồ sơ của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Trung ương

Nội dung: Tập trung nghiên cứu cơ sở lý luận khoa học, cơ sở pháp lý của lậpDanh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ; nguyên tắc, yêu cầu xây dựng Danh mục hồ sơ

và việc chuẩn hoá hồ sơ của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư;

Chương 2- Thực trạng công tác lập hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động

của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

Nội dung: Trình bày sơ lược chức năng, nhiệm vụ, lề lối làm việc của các Uỷviên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư để làm nổi bật vai trò, vị trí của các cá nhânnày trong hoạt động chung của Đảng và của dân tộc; đồng thời từ khảo sát thực trạnglập hồ sơ hiện hành để khẳng định sự cần thiết phải xây dựng Danh mục hồ sơ vàchuẩn hoá hồ sơ của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

Chương 3- Xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ hình thành trong quá

trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Trung ương

Nội dung: Trên cơ sở những vấn đề lý luận và pháp lý đã đề cập ở chương 1 vàthực trạng công tác lập hồ sơ ở chương 2, tác giả nghiên cứu xây dựng quy trình lậpdanh mục hồ sơ và phương pháp chuẩn hoá hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trìnhhoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư, đồng thời nghiên cứumột số giải pháp để triển khai Danh mục hồ sơ trong thực tiễn đạt hiệu quả.

Để minh hoạ cho kết quả luận văn, chúng tôi có thêm phần phụ lục bao gồm:

Dự thảo Danh mục hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủyviên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư do tác giả nghiên cứu, xây dựng; Kết quả khảosát của tác giả về tình hình hồ sơ tài liệu của 44 phông các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷviên Ban Bí thư hiện đang bảo quản tại Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ươngĐảng; Quy định 270-QĐ/TW, ngày 06/12/2014 của Ban Bí thư về Phông Lưu trữĐảng Cộng sản Việt Nam; Khung phân loại tài liệu Phông Đào Duy Tùng; Khungphân loại tài liệu Phông Lê Duẩn

Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ CỦA CÁC ỦY VIÊN BỘ

CHÍNH TRỊ, Uỷ VIÊN BAN BÍ THƯ 1.1- Một số khái niệm:

1.1.1 Hồ sơ

Đến thời điểm hiện nay, khái niệm hồ sơ đã được nhiều tác giả nghiên cứu và

đề cấp đến Theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ của Việt Nam xuất bản năm 1992 đã địnhnghĩa “Hồ sơ là tập gồm toàn bộ (hoặc một) tài liệu có liên quan với nhau về một vấn

đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc về tácgiả…, hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng,nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của một cá nhân

Một hồ sơ có thể là một hoặc nhiều đơn vị bảo quản Mỗi đơn vị bảo quản đượcđặt trong một tờ bìa riêng và không dày quá 4 cm”[24,tr.37]

Theo “Chế độ văn thư nhà nước thống nhất” của Tổng cục Lưu trữ Liên Xô,Matxcơva thì khái niệm hồ sơ được định nghĩa đơn giản hơn “ những công văn đã thihành xong được tập hợp lại thành hồ sơ Hồ sơ là một tập hợp văn bản hoặc một vănbản về một vấn đề nhất định hoặc một phạm vi hoạt động của cơ quan được đóng vàotấm bìa riêng”[68,tr.35]

Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489-1 năm 2001 định nghĩa hồ sơ như sau “Thôngtin do tổ chức hoặc cá nhân tạo lập, tiếp nhận và lưu giữ để làm bằng chứng và thôngtin theo trách nhiệm pháp lý hoặc trong giao dịch công việc” [67,tr.5]

Phó Giáo sư Vương Đình Quyền trong giáo trình Lý luận và phương pháp côngtác văn thư cho rằng “Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan vềmột vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sựviệc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùngloại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành” [64,tr.333]

Trong Nghị định của Chính phủ số 110/2004/ND-CP ngày 8-4-2004 vềcông tác văn thư khái niệm về hồ sơ được định nghĩa như sau “Hồ sơ là một tập vănbản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thểhoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức banhành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình

theo dõi; giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan,

tổ chức hoặc của một cá nhân” [22, tr.2] Và gần đây, tại văn bản pháp lý cao nhất củaNhà nước, Luật Lưu trữ đã định nghĩa “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau

về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thànhtrong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của

cơ quan, tổ chức, cá nhân” [63, tr.2]

Như vậy, qua một loạt các khái niệm nêu trên cho ta thấy quan điểm, cách hiểu,cách nhìn về hồ sơ cơ bản là tương đối thống nhất, nhất là ở Việt Nam từ khái niệmđược đề cập ở từ điển, giáo trình giảng dạy ở trường đại học cho đến các văn bảnpháp quy của nhà nước đều cho rằng hồ sơ là một hoặc nhiều tài liệu mà hình thức,nội dung của các các tài liệu trong đó có những đặc điểm tương đồng như cùng vềmột vấn đề, một sự việc hoặc cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hànhhình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng,nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân Đối với bản thân tôi, nhất

là qua thực tế các hồ sơ đã được lập tại Văn phòng Trung ương Đảng và văn phòng

Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư thì hồ sơ theo khái niệm của Phó giáo sưVương Đình Quyền hoặc khái niệm được đề cập trong Nghị định, Luật là tương đối

dễ hiểu và phù hợp trong thực tiễn

1.1.2 Danh mục hồ sơ:

Khái niệm Danh mục hồ sơ cũng được nhiều tác giả nghiên cứu và đưa ra nhiềuđịnh nghĩa khác nhau Từ điển thuật ngữ lưu trữ của Việt Nam xuất bản năm 1992 đãđịnh nghĩa “Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong nămvăn thư của một cơ quan, một đơn vị tổ chức hoặc một ngành, kèm theo ký hiệu vàthời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và được xây dựng theo một chế độ đã được quy

định Danh mục hồ sơ là công cụ giúp cho cho việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ của các cơ quan được thuận tiện” [24,tr.25]

Trong “Chế độ văn thư nhà nước thống nhất” của Tổng cục Lưu trữ Liên Xô,Matxcơva thì khái niệm hồ sơ được định nghĩa như sau “Danh mục hồ sơ dùng đểphân nhóm tài liệu văn kiện đã giải quyết xong thành các hồ sơ, để cố định việc đánh

ký hiệu hồ sơ, đề xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, là cơ sở để xây dựng sơ đồ cấutrúc của bộ thẻ tra cứu tài liệu đã giải quyết, là tài liệu thống kê trong khâu lưu trữ cơquan đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời (dưới 10 năm)” [68, tr.35]

Trong giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của Phó Giáo sưVương Đình Quyền thì Danh mục hồ sơ lại được hiểu như sau “Danh mục hồ sơ làbản kê tên các hồ sơ mà cơ quan, đơn vị sẽ lập trong năm có ghi thời hạn bảo quản vàtên người lập” [64,tr.349].

Qua các khái niệm nêu trên, có thể hiểu Danh mục hồ sơ là bản liệt kê có hệthống tên các hồ sơ mà các cơ quan, đơn vị, cá nhân cần phải lập trong một năm, có

sự định hướng về mặt giá trị tài liệu, quy định trách nhiệm việc lập hồ sơ, là cơ sở đểcác cơ quan, đơn vị, cá nhân căn cứ vào đó để lập hồ sơ các công việc mà mình đãgiải quyết trong năm, mặt khác giúp cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân quản lý chặt chẽtài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của mình

1.1.3- Lập hồ sơ:

Theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ của Việt Nam xuất bản năm 1992 “Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp công văn giấy tờ thành các hồ sơ trong khi giải quyết công việc theo các nguyên tắc và phương pháp quy định” [24,tr.43]

“Chế độ văn thư nhà nước thống nhất” của Tổng cục Lưu trữ Liên Xô,Matxcơva thì lập hồ sơ được định nghĩa như sau “Lập hồ sơ là tập hợp những côngvăn vào hồ sơ theo đúng với bảng danh mục” [68,tr.38]

Còn trong giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của Phó Giáo sưVương Đình Quyền thì “Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quátrình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việchoặc theo các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theophương pháp khoa học” [64,tr.337]

Theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hộithì “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giảiquyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc vàphương pháp nhất định” [63,tr.2]

Như vậy, lập hồ sơ trước hết phải khẳng định đó là một công việc rất quantrọng, công việc đó là tập hợp và sắp xếp các tài liệu hình thành trong quá trình giảiquyết công việc của một cơ quan, đơn vị, cá nhân thành hồ sơ và sắp xếp chúng theomột trật tự khoa học nhất định có thể là theo vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểmkhác nhau của tài liệu

1.1.4- Chuẩn hoá hồ sơ:

Để hiểu được khái niệm chuẩn hóa hồ sơ, chúng ta phải hiểu một số khái niệmliên quan như khái niệm “Chuẩn” “Tiêu chuẩn” “Chuẩn hóa” và “Tiêu chuẩn hoá”

- Khái niệm “Chuẩn” và “Tiêu chuẩn”

Về khái niệm tiêu chuẩn, có nhiều định nghĩa khác nhau, thay đổi theothời gian Theo Đại từ điển tiếng Việt chuẩn được hiểu là “cái được chọn làm căn

cứ để đối chiếu để làm mẫu” hoặc là “Tiêu chuẩn được định ra” như: chuẩn quốc gia,chuẩn Quốc tế hoặc tiêu chuẩn ngành [83,tr.1397]

Trong từ điển Từ và Ngữ Hán Việt, “chuẩn” được hiểu nhiều nghĩa trong đó cónghĩa là “dựa vào” và nghĩa khác là “đồ dùng để đo” [41,tr.C123] Bên cạnh đó, từ

“Tiêu chuẩn” được hiểu là “điều kiện để quy định là mẫu mực để đánh giá hoặc phânloại” Còn theo Từ điển tiếng Việt tường giải và liên tưởng thì “chuẩn” được hiểu là

“tiểu chuẩn” [31,tr.159] Tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO) đưa ra một định nghĩa tiêuchuẩn, được nhiều quốc gia, tổ chức công nhận rộng rãi “Tiêu chuẩn là tài liệu đượcthiết lập bằng cách thoả thuận và do một cơ quan được thừa nhận phê duyệt nhằmcung cấp những quy tắc, hướng dẫn hoặc đặc tính cho các hoạt động hoặc kết quảhoạt động để sử dụng chung và lặp đi lặp lại nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưutrong một khung cảnh nhất định” [21,tr.1]

Với những dẫn giải đã nêu ở trên, chúng ta thấy khái niệm “chuẩn” và “tiêuchuẩn” thực chất là một Những gì được thừa nhận là chuẩn, là tiêu chuẩn phải đượcứng dụng, sử dụng nhiều lần trong thực tiễn và được thực tiễn công nhận và trở thànhcái được chọn làm căn cứ để đối chiếu, làm mẫu để dựa vào đó đánh giá hoặc phânloại các đối tượng

- Khái niệm “chuẩn hóa” và “tiêu chuẩn hóa”

Theo Đại từ điển tiếng Việt “chuẩn hóa là xác lập chuẩn mực”[83,tr.1397] Còn theo Từ điển tiếng Việt tường giải và liên tưởng thì “Tiêu chuẩnhóa là làm cho trở thành mẫu mực chính xác” [31,tr.820] Trong Từ điển Từ và ngữHán Việt, cụm từ “tiêu chuẩn hóa” được hiểu là “làm cho đúng với tiêu chuẩn đã quyđịnh” [41,tr.C]

Như vậy, xét về nội dung thì hai khái niệm chuẩn hóa và tiêu chuẩn hóa thựcchất là một, đều là quá trình làm cho cái gì đó trở thành chuẩn mực hay nói cách khácđều là quy trình tạo lập và áp dụng các chuẩn, tiêu chuẩn vào một đối tượng Vì vậy,

trong đề tài nghiên cứu này chúng tôi coi 2 khái niệm này là một và có thể sử dụngthay thế nhau.

- Khái niệm chuẩn hóa hồ sơ

Tác giả Nguyễn Thị Kim Liên, trong Luận văn thạc sỹ “Xây dựng danh mục vàchuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tướng Chính phủ” đã mạnh dạnđưa ra khái niệm về tiêu chuẩn hóa hồ sơ như sau “Tiêu chuẩn hóa hồ sơ là khái niệmdùng để chỉ việc xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn của hồ sơ vào thực tế lập hồ sơ củacác cơ quan, tổ chức” [42,tr.20] Về cơ bản chúng tôi đồng tình với nội dung kháiniệm Tiêu chuẩn hóa hồ sơ mà tác giả Nguyễn Thị Kim Liên đưa ra Mặc dù đã có sự

lý giải ở trên là hai khái niệm chuẩn hóa và tiêu chuẩn hóa đều là một và có thể sửdụng thay thế nhau, tuy nhiên đối với đối tượng là hồ sơ chúng tôi thấy sử dụng kháiniệm “chuẩn hóa hồ sơ” là phù hợp hơn cả Dựa trên khái niệm của tác giả Kim Liên,chúng tôi bổ sung để đưa ra khái niệm về chuẩn hóa hồ sơ như sau: “Chuẩn hóa hồ sơ

là quá trình xây dựng và áp dụng các tiêu chuẩn của hồ sơ vào thực tiễn việc lập hồ sơtài liệu của một cơ quan, một tổ chức hay một cá nhân để làm cho chúng trở thành hồ

sơ mẫu cả về hình thức và nội dung”

Định nghĩa trên cho thấy nội hàm của khái niệm chuẩn hóa hồ sơ có hai thuộctính đó là xây dựng và ban hành tiêu chuẩn của hồ sơ và áp dụng tiêu chuẩn hồ sơ vàotrong thực tiễn

1.2- Cơ sở pháp lý cho việc lập hồ sơ hiện hành và xây dựng danh mục hồ

sơ, chuẩn hoá hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

Từ những năm đầu thập kỷ 70 (thế kỷ XX), Trung ương Đảng ta đã ban hànhnhiều văn bản liên quan đến công tác thu thập, tập trung quản lý tài liệu văn kiện củaĐảng nói chung và tài liệu của các lãnh đạo chủ chốt và cá nhân tiêu biểu khác củaĐảng nói riêng Có thể kể đến Chỉ thị số 187-CT/TW, ngày 04/01/1971 của Ban Bíthư về tập trung quản lý tài liệu, văn kiện, tư liệu và hiện vật về lịch sử của Đảng vàlịch sử cách mạng nước ta, tại văn bản này, Ban Bí thư “Yêu cầu các cán bộ, đảngviên và các cơ sở cách mạng của Đảng giao lại cho các cấp uỷ Đảng từ tỉnh trở lên,những tài liệu văn kiện, tư liệu và hiện vật lịch sử của đảng mà mình còn lưu giữ Các

cơ quan của Đảng và Nhà nước và đoàn thể nhân dân và các cán bộ, đảng viên trướcđây đã sưu tầm hoặc sao chép được những tài liệu văn kiện, tư liệu và hiện vật lịch sử

của Đảng hãy đem giao lại cho các cấp uỷ đảng từ tỉnh trở lên Các cấp uỷ Đảng nhậnđược những thứ trên sẽ báo cáo về Ban Bí thư và thực hiện việc quản lý theo chế độ

do Ban Bí thư quy định” [1,tr.2]

Thi hành Chỉ thị 187 của Ban Bí thư, ngày 06/4/1971 Văn phòng Trung ươngĐảng ban hành Quy định về chế độ sưu tầm, tập trung và quản lý tài liệu lưu trữ ở cáccấp bộ Đảng (ban hành kèm theo Công văn số 61-VF/TW) Nội dung quy định đã xácđịnh “Phông tài liệu lưu trữ của Đảng Lao động Việt Nam bao gồm… những tài liệuvăn kiện của các đồng chí lãnh đạo chủ chốt của Đảng và cá nhân tiêu biểu khác củaĐảng…” và nêu rõ “Tài liệu văn kiện của Phông lưu trữ Đảng Lao động Việt Namgồm… bài viết, bài nói chuyện, bút tích, nhật ký, hồi ký, những tác phẩm văn học,nghệ thuật, di chúc, điếu văn của các đồng chí lãnh đạo chủ chốt của Đảng và các tácphẩm của những tác giả trong và ngoài nước viết về các đồng chí đó” [76,tr.1]

Tiếp đó, ngày 23/9/1987, Ban Bí thư Trung ương Đảng đã ban hành quyết định

số 20-QĐ/TW về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam (đến năm 2009 thay thếbằng quyết định số 210-QĐ/TW ngày 06/03/2009, đến năm 2014 thay thế tiếp bằngquy định số 270-QĐ/TW ngày ngày 6 - 12 - 2014) Tuy cách thể hiện có khác nhaunhưng nội dung ba văn bản đều khẳng định tài liệu hình thành trong quá trình hoạtđộng của các Ủy viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí thư thuộc thành phần Phông Lưutrữ Đảng cộng sản Việt Nam Quyết định số 20 quy định “thành phần tài liệu PhôngLưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam gồm … toàn bộ tài liệu về thân thế, sự nghiệp vàhoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các lãnh tụ tiền bối của Đảng, các đồng chítrong Bộ Chính trị, Ban Bí thư và các đồng chí lãnh đạo chủ chốt của cấp uỷ tỉnh,thành, đặc khu; Tài liệu về một số cán bộ, đảng viên tiêu biểu do Ban Bí thư Trungương Đảng quy định từng thời kỳ” [3,tr.1] Quyết định 210 quy định “ Tài liệu vềthân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các lãnh tụ tiền bối củaĐảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốtcủa Nhà nước, của các tổ chức chính trị - xã hội…” [12,tr.1] Quy định 270 quy định

„…Tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, cáclãnh tụ tiền bối của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiềnthân của Đảng và của tổ chức chính trị - xã hội‟ [15,tr.1] và tại điều 11 quy định rõ

“Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức

chính trị - xã hội có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp hồ sơ, tàiliệu vào lưu trữ cơ quan theo thời hạn quy định” [15,tr.4].

Ngày 01/10/1987 Ban Bí thư ban hành Quyết định số 22-QĐ/TW một số điểm

về công tác văn kiện và quản lý văn kiện của Ban Chấp hành Trung ương Đảng.Quyết định đã quy định trách nhiệm lập hồ sơ của cơ quan và cá nhân có liên quanđến khối tài liệu, văn kiện của Ban Chấp hành Trung ương: “Các tài liệu văn kiện củaTrung ương Đảng, của các nơi gửi đến Trung ương Đảng và gửi đến các ban trong bộmáy Trung ương Đảng phải được quản lý tập trung thống nhất…”, “Văn phòng cácđồng chí lãnh đạo, các ban giúp việc Trung ương phải lập hồ sơ, thống kê và giao nộpđúng thời hạn…” [4,tr.24] Quan trọng hơn, Ban Bí thư còn quy định “Những tài liệu,văn kiện của Trung ương Đảng và của các đồng chí lãnh tụ từ trước đến nay do cácđồng chí lãnh đạo cao cấp và các cơ quan Đảng, Nhà nước lưu giữ, đều phải thống kê

và giao nộp vào Cục Lưu trữ Trung ương Đảng Không một cá nhân nào được giữnhững văn kiện, tài liệu của Đảng, của lãnh tụ làm tài sản riêng”[4,tr.4]

Trên cơ sở các quy định đã nêu ở trên, một loạt văn bản của Ban Bí thư về thuthập, lập phông lưu trữ cá nhân các lãnh đạo đã được ban hành, điển hình như: Quyếtđịnh số 89-QĐ/TW, ngày 19/5/1989 về việc quản lý tập trung tài liệu lưu trữ về thânthế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh; Quyết định số 94-QĐ/TW,ngày 10/10/1989 về Phông Lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh; Quyết định số 114-QĐ/TW, ngày 20/10/1990 về việc tiếp nhận tài liệu, văn kiện của đồng chí Lê ĐứcThọ, Cố vấn Ban Chấp hành Trung ương; Quyết định số 80-QĐ/TW, năm 1991 vềviệc thu thập và bảo quản tài liệu phông đồng chí Nguyễn Văn Linh…

Việc một loạt các quyết định được ban hành đã làm thay đổi toàn diện nhậnthức và quan điểm về công tác thu thập, bảo quản khối tài liệu liên quan đến các lãnhđạo cấp cao của Đảng Trong thực tiễn, công tác thu thập tài liệu của các lãnh đạo đãđạt được những kết quả nhất định Hầu hết tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Ủyviên Ban Bí thư thuộc giai đoạn này đã được thu thập và tập trung tương đối đầy đủ

về Kho Lưu trữ Trung ương Tài liệu của nhiều đồng chí hiện nay đã được chỉnh lýkhoa học và lập phông lưu trữ độc lập, tính chất, tầm quan trọng của việc thu thập vàlưu trữ toàn vẹn khối tài liệu của cá nhân các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bíthư vì thế ngày càng được chú ý

Để quản lý chặt chẽ tài liệu, văn kiện và thông tin trong quá trình hoạt động của

Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư, ngày 02/05/1996 Ban Bí thư đã ban hànhQuy định số 108-QĐ/TW một số điểm về bảo vệ bí mật của Bộ Chính trị, Ban Bí thư,trong đó mục 9 quy định rõ về việc giao nộp tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷviên Ban Bí thư vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng “Các đồng chí Ủyviên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Trung ương Đảng cuối mỗi năm, mỗi khoá vàkhi không còn giữ các chức vụ trong các cơ quan lãnh đạo của Đảng giao nộp hồ sơ,tài liệu của Đảng cho Văn phòng Trung ương Đảng theo đúng chế độ Khi các đồngchí qua đời, gia đình có trách nhiệm giao nộp toàn bộ hồ sơ, tài liệu của Đảng choVăn phòng Trung ương” [9,tr.4] Và điểm này, cho đến nay vẫn là căn cứ quan trọng

để Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng tiến hành thu thập tài liệu của các Ủyviên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ươngĐảng

Sau một thời gian tiến hành công tác sưu tầm, thu thập tài liệu của các Ủy viên

Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư, Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng gặpkhông ít khó khăn như khó tiếp cận hồ sơ, tài liệu do các cơ quan quản lý không chịugiao nộp tài liệu về Kho Lưu trữ Trung ương (điển hình là tài liệu của Chủ tịch HồChí Minh, mặc dù Trung ương có quyết định về thành lập Phông Lưu trữ Chủ tịch HồChí Minh và yêu cầu các cơ quan, bảo tàng hiện đang quản lý tài liệu của Chủ tịch vàliên quan đến Chủ tịch giao nộp về Kho Lưu trữ Trung ương để quản lý tập trungthống nhất, nhưng nhiều cơ quan đã không thực hiện nghiêm túc quyết định này);thành phần tài liệu giao nộp không đầy đủ; tài liệu khi giao nộp hầu hết trong tìnhtrạng lộn xộn, chưa lập thành hồ sơ Trước tình hình đó, ngày 21 tháng 12 năm 2000,Văn phòng Trung ương Đảng đã ban hành Hướng dẫn số 10-HD/VPTW “Về quản lý,lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu của các đồng chí Ủy viên Bộ Chính trị, Cố vấn Ban Chấphành Trung ương” với mong muốn hỗ trợ một phần nào đó để nâng cao chất lượng hồ

sơ, tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Cố vấn Ban Chấp hành Trung ươngkhi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng Đây là văn bản duynhất đề cập tương đối đầy đủ các nội dung liên quan đến công tác quản lý, lập hồ sơ

và giao nộp hồ sơ của các Uỷ viên Bộ chính trị, cố vấn Ban chấp hành Trung ươngnhư yêu cầu về hồ sơ, về thành phần tài liệu cần giao nộp, cách thức phân loại, sắpxếp hồ sơ tài liệu, thời gian giao nộp hồ sơ, tài liệu, đã gắn một phần trách nhiệm của

các trợ lý, thư ký của các lãnh đạo đối với công tác phân loại, sắp xếp hồ sơ Nhưngsau khi ra đời văn bản đã không được triển khai trong thực tiễn nên thực sự chưamang lại kết quả như mong muốn.

Đến năm 2006, để thu thập đầy đủ và triệt để hồ sơ, tài liệu hình thành trongquá trình hoạt động của các lãnh đạo cấp cao của Đảng, Ban Bí thư đã ban hành Quychế số 22-QĐ/TW, ngày 19/10/2006 về “thu hồi tài liệu của các đồng chí lãnh đạoĐảng và Nhà nước đã chuyển công tác khác, nghỉ hưu, từ trần”, tại quy định xác định

rõ thành phần tài liệu cần thu hồi, ngoài nhóm tài liệu do các cơ quan gửi đến, nhómtài liệu do cá nhân sản sinh hoặc liên quan đến cá nhân đã được nhấn mạnh, bao gồm:

- Bài nói, bài phát biểu, bài viết của cá nhân

- Bản thảo, bản góp ý kiến vào các tài liệu, văn kiện

- Kiểm điểm công tác của cá nhân

- Báo cáo của cá nhân gửi Trung ương về kết quả công tác năm hoặc nhữngphần việc được Trung ương phân công

- Báo cáo cáo của cá nhân về tình hình hoạt động của các cơ quan, ban, ngành,địa phương

- Tài liệu phản ánh hoạt động nghiên cứu khoa học, đề tài, đề án thuộc cácngành, lĩnh vực…

- Thư, điện của cá nhân gửi đến các cơ quan, các tỉnh, thành phố để chủ đạo vàtrao đổi công tác

- Thư, điện của cá nhân gửi các đồng chí trong Ban Chấp hành Trung ương đểtrao đổi công tác

- Tài liệu, sổ tay ghi chép công việc cá nhân

Bên cạnh đó, Quy chế còn nêu rõ „Tài liệu trước khi giao, nhận phải đượcthống kê đầy đủ Các bên liên quan lập biên bản giao, nhận tài liệu” [11,tr.3] “Sau khicác đồng chí lãnh đạo chuyển công tác khác, nghỉ hưu, từ trần, tài liệu phải được thuhồi đầy đủ và bảo quản tập trung tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, hoặc kho lưu trữtỉnh ủy, thành ủy, lưu trữ của cơ quan chủ quản” [11,tr.1]

Việc ra đời của Quy chế thu hồi tài liệu của các lãnh đạo Đảng và Nhà nước đãchuyển công tác khác, nghỉ hưu, từ trần được coi là bước tiến tiếp theo về mặt thể chếđối với công tác thu thập, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của các lãnh đạo Đảng

và Nhà nước, trong đó có các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư vào Lưu trữ

cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng Càng khẳng định rõ Đảng ta rất quan tâm đếncông tác thu thập, bảo mật và bảo quản an toàn tài liệu hình thành trong quá trình hoạtđộng của các lãnh đạo Đảng và Nhà nước Đồng thời cũng tác động mạnh mẽ vàotrách nhiệm của cơ quan lưu trữ của Đảng và các cá nhân, tổ chức có liên quan trongviệc thu thập, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu của các lãnh đạo cấp cao của Đảng

và Nhà nước vào các kho lưu trữ

Và gần đây, tại quy định số 20-QĐ/VPTW ngày 20/5/2013 của Văn phòngTrung ương Đảng về sự phối hợp công tác giữa Văn phòng Trung ương Đảng với vănphòng, tổ giúp việc các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư, việc lập hồ sơ vàgiao nộp hồ sơ một lần nữa khẳng định: “Văn phòng, tổ giúp việc các đồng chí lãnhđạo có trách nhiệm quản lý, lập hồ sơ và giao nộp các hồ sơ tài liệu vào Kho Lưu trữTrung ương Đảng theo đúng quy định của Trung ương và hướng dẫn của Văn phòngTrung ương” [81,tr.4]

Tính chất, tầm quan trọng của việc thu thập và quản lý tập trung thống nhất tàiliệu của các lãnh đạo Đảng và Nhà nước thuộc Phông Lưu trữ Đảng cộng sản ViệtNam còn được quy định chặt chẽ trong văn bản pháp lý cao nhất của Nhà nước Cộnghòa xã hội Chủ nghĩa Việt Nam - Luật Lưu trữ năm 2011 quy định “Phông lưu trữĐảng Cộng sản việt Nam là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của

… các nhân vật lịch sử tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và củacác tổ chức chính trị xã hội” [63,tr.2] Điều 9, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định “Ngườiđược giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ

sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; trước khinghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệucho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức” [63,tr.4-5]

Có thể khẳng định, đến thời điểm hiện nay, căn cứ pháp lý để tiến hànhthu thập, lập hồ sơ tài liệu của các lãnh đạo Đảng và Nhà nước nói chung, các Ủy viên

Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí thư nói riêng vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trungương Đảng là khá đầy đủ và rõ ràng Các văn bản quan trọng của Đảng và Nhànước về công tác lưu trữ như Quy định 22-QĐ/TW ngày 01/10/1987, Quy định 20-QĐ/

TW ngày 23/9/1987, Quy định 270 ngày 06/12/2014 của Ban Bí thư Trung ương Đảng

và Luật Lưu trữ năm 2011của Quốc hội khóa XI đều khẳng định tài liệu hình thànhtrong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư là thành

phần quan trọng thuộc Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, phải lập hồ sơ vàquản lý tập trung thống nhất Một số văn bản như quy định 108-QĐ/TW, quy chế 22-QĐ/TW của Ban Bí thư đã quy định rõ thời gian giao nộp tài liệu, thủ tục giao nộptài liệu Tuy nhiên, các nội dung liên quan đến việc lập hồ sơ, tài liệu hình thànhtrong quá

trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư còn nằm rảirác ở nhiều văn bản khác nhau, nhiều nội dung như trách nhiệm lập hồ sơ, trách nhiệmhướng dẫn lập hồ sơ, các dạng hồ sơ cần phải lập để giao nộp vào Lưu trữ cơ quanVăn phòng Trung ương Đảng chưa được quy định rõ ràng, cụ thể, nhất là việc xâydựng danh mục hồ sơ, chuẩn hoá hồ sơ của Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

Rõ ràng sự thiếu, khuyết của các văn bản nêu trên đã ảnh hưởng rất lớn đến chấtlượng lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của Uỷ viên

Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng.Qua đó, càng khẳng định sự cần thiết phải xây dựng Danh mục hồ sơ tài liệu, nhất làchuẩn hóa được một số hồ sơ quan trọng giúp cho trợ lý, thư ký các Uỷ viên BộChính trị, Uỷ viên Ban Bí thư có căn cứ để thu thập và lập hồ sơ một cách đầy đủ

1.3- Căn cứ, yêu cầu và ý nghĩa, vai trò của việc xây dựng danh mục hồ sơ

và chuẩn hoá hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

1.3.1- Căn cứ của việc lập danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ

- Căn cứ vào quy định của Đảng, nhà nước và của Văn phòng Trung ươngĐảng về công tác lập hồ sơ, danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ

Lập hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng của công tác văn thư là khâu cuối cùng cũng

là khâu nối tiếp giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ Công tác lập hồ sơ ở khâuvăn thư nếu làm được tốt, giúp cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ và phục vụ giảiquyết công việc được nhanh chóng kịp thời Đặc biệt giúp cho lưu trữ thuận lợi trongviệc quản lý và tra tìm tài liệu phục vụ các yêu cầu khai thác, không mất nhiều thờigian và nhân lực vào việc chỉnh lý tài liệu, hạn chế một khối lượng lớn tài liệu trùngthừa vào các kho lưu trữ Ý thức được vấn đề này, đảng và nhà nước ta đã ban hànhnhiều văn bản quan trọng liên quan đến công tác thu thập, lập hồ sơ tài liệu của các cơquan, tổ chức, cá nhân nói chung và tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viênBan Bí thư nói riêng (như đã phân tích ở trên) Đây chính là cơ sở pháp lý quan trọng

để tiến hành lập Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá các hồ sơ, tài liệu hình thành trong quátrình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư.

- Căn cứ vào nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ làm việc và phân côngcông tác của Bộ Chính trị, Ban Bí thư và các uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

Tổ chức của Ban chấp hành Trung ương các khoá gần đây gồm: Ban Chấp hànhTrung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư Ban Chấp hành Trung ương do Đại hội đạibiểu toàn quốc của Đảng bầu ra Tại hội nghị Trung ương lần thứ nhất, Ban Chấphành Trung ương đảng đã bầu Bộ Chính trị và lập Ban Bí thư

Ban chấp hành Trung ương là cơ quan lãnh đạo của Đảng giữa 2 kỳ Đại hội, BộChính trị là cơ quan lãnh đạo của Đảng giữa 2 kỳ hội nghị Ban chấp hành Trungương, Ban Bí thư là cơ quan điều hành công việc hàng ngày của Đảng Số lượng Uỷviên Ban Chấp hành Trung ương do Đại hội đại biểu toàn quốc quyết định Số lượng

Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư do Ban chấp hành Trung ương quyết định.Tham mưu, giúp việc cho Ban chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư là hệthống các ban của đảng (gồm Văn phòng Trung ương, Uỷ ban Kiểm tra Trung ương

và các ban do Ban chấp hành Trung ương Đảng quyết định thành lập và uỷ nhiệm BộChính trị quy định về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của các cơ quan này)

Trong quá trình hoạt động, Ban Chấp hành Trung ương đã ban hành Quy chếlàm việc của mình, trong đó quy định rõ trách nhiệm, quyền hạn, chế độ làm việc vàphương pháp công tác của Bộ Chính trị, Ban Bí thư và cá nhân các uỷ viên Bộ Chínhtrị, Uỷ viên Ban Bí thư Vì vậy, lập danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ của các Uỷviên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư nhất thiết phải nghiên cứu quy chế làm việccủa Ban Chấp hành Trung ương, nhất là quyết định của Trung ương về phân công lĩnhvực công tác phụ trách đối với các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Đây lànguyên tắc quan trọng nhất để xây dựng danh mục hồ sơ, bởi khi nghiên cứu các vănbản này chúng ta mới nắm được rõ nhất lề lối làm việc, trách nhiệm, quyền hạn, đặcbiệt là sự phân cấp trong xử lý công việc của tập thể Ban Chấp hành Trung ương, BộChính trị, Ban Bí thư cho đến cá nhân các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư,

từ đó giúp chúng ta nắm được thành phần, nội dung các văn bản hình thành trong quátrình hoạt động của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, của các uỷ

viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư; nắm và phân định rõ đâu là tài liệu mang danhnghĩa tập thể, đâu là tài liệu mang danh nghĩa cá nhân, từ đó giúp cho việc xây dựng

Danh mục hồ sơ và chuẩn hóa hồ sơ một cách chính xác, đầy đủ và khoa học

- Căn cứ vào chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm, cả nhiệm kỳ của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư và cá nhân các uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

Đây là những văn bản quan trọng, thể hiện cơ bản đầy đủ các hoạt độngcủa Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư và các Uỷ viên Bộ Chínhtrị, Uỷ viên Ban Bí thư trong một năm hay cả nhiệm kỳ Thông qua các văn bản này,chúng ta nắm được hoạt động của tập thể và của cá nhân Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷviên Ban Bí thư Từ đó chúng ta nắm được các hồ sơ sẽ hình thành trong quá trìnhhoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Việc nghiên cứu chươngtrình, kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm, cả nhiệm kỳ của tập thể Ban Chấp hànhTrung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, chúng ta sẽ nắm được hoạt động, đóng góp của

cá nhân trong hoạt động chung đó Từ đó có cái nhìn toàn diện hơn về thành phần, nộidung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cá nhân Uỷ viên Bộ Chính trị,

Uỷ viên Ban Bí thư, giúp cho việc xây dựng Danh mục hồ sơ và chuẩn hóa các hồ sơđược đầy đủ, triệt để hơn

- Căn cứ vào các văn bản liên quan đến quy trình công tác, quy định về chế độthông tin, chế độ báo cáo, chế độ sơ kết, tổng kết, chế độ đi công tác cơ sở , dự hộinghị của Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

Nghiên cứu các văn bản nêu trên giúp chúng ta nắm được quy trình hình hànhvăn bản, các dạng tài liệu sẽ có trong mỗi phần việc mà các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷviên Ban Bí thư tham gia giải quyết Ví dụ, về tổ chức hội nghị Ban Chấp hành Trungương, hội nghị Bộ Chính trị, Ban Bí thư, nắm được từ khâu chuẩn bị văn bản, do aichuẩn bị, thời gian chuẩn bị, trách nhiệm của cơ quan thẩm định, trách nhiệm của Uỷviên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư trong các lĩnh vực trình hội nghị Ngoài ra,giúp chúng ta cơ bản nắm được các dạng tài liệu sẽ gửi đến cá nhân Uỷ viên BộChính trị, Uỷ viên Ban Bí thư và xác định được dạng tài liệu nào gửi đến chỉ để biết,dạng tài liệu nào gửi đến các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư phải xử lý để

từ đó có sự xác định chính xác hồ sơ để đưa vào danh mục yêu cầu cần lập và xácđịnh được thành phần tài liệu có trong hồ sơ

- Ngoài ra cần căn cứ vào các văn bản quy định về độ mật, về bảo mật thông tin

và quy định về thời hạn bảo quản tài liệu

Các hồ sơ trong danh mục hồ sơ cần được ghi rõ mức độ mật để lưu ý các trợ

lý, thư ký trong quá trình lập, theo dõi và quản lý hồ sơ phải thực hiện đúng quy địnhcủa Đảng và Nhà nước về bảo vệ bí mật thông tin trong hồ sơ tài liệu hình thành trongquá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Ví dụ các tàiliệu liên quan đến tình hình tranh chấp Biển Đông hoặc xử lý vụ án trọng điểm hoặcliên quan đến lịch sử chính trị của 01 cán bộ cao cấp… nếu bị lộ sẽ gây hậu quảnghiêm trọng đến anh ninh quốc gia, đến nội bộ trong Đảng Vì vậy, để bảo vệ thôngtin bí mật tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư đòi hỏi chế độbảo mật phải đặc biệt chú ý Việc xây dựng Danh mục hồ sơ của các Uỷ viên BộChính trị, Uỷ viên Ban Bí thư vì thế cũng cần căn cứ vào các văn bản quy định củaĐảng và Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước

Bên cạnh đó, khi xây dựng danh mục hồ sơ cần xác định được giá trị của hồ sơtài liệu để giúp cho các cán bộ khi lập hồ sơ chú ý để lập hồ sơ một cách hoàn chỉnh

Để xác định giá trị hồ sơ một cách chuẩn xác, cần căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quảnmẫu và căn cứ vào mục lục hồ sơ các phông Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bíthư đã chỉnh lý hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử như mục lục hồ sơ phông LêDuẩn, Trường Chinh, Đào Duy Tùng…

1.3.2- Yêu cầu của việc xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ

- Phải phản ánh toàn diện các mặt hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷviên Ban Bí thư

Khi xây dựng danh mục hồ sơ, các văn bản quy định về trách nhiệm,quyền hạn, phân công công việc của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư làcăn cứ quan trọng nhất Do vậy, yêu cầu đầu tiên của danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ

sơ đó là thông qua các hồ sơ phải phản ánh được các nhiệm vụ mà cá nhân đồngchí đó được Trung ương phân công thực hiện

- Danh mục hồ sơ, chuẩn hoá hồ sơ phải được xây dựng từ việc khảo sát thực tếtài liệu

Đây là yêu cầu rất quan trọng, nếu ta khảo sát được kỹ tài liệu thì tiêu đề các hồ

sơ trong danh mục hồ sơ sẽ được viết chính xác giúp cho người sử dụng dễ vận dụngtrong thực tiễn lập hồ sơ, giúp xác định chính xác dạng hồ sơ cần lập Ngoài ra, khảo

sát được kỹ tài liệu, chúng ta nắm rõ đặc điểm, thành phần, nội dung của những tàiliệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban

Bí thư sẽ giúp cho việc chuẩn hóa hồ sơ hay nói cụ thể hơn giúp cho việc xác địnhthành phần tài liệu cần có trong một hồ sơ được chính xác, như vậy sự chuẩn của hồ

sơ ngày càng được hoàn thiện

- Tài liệu trong hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cá nhân Ủyviên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Để đảm bảo tiêu chí này, người lập hồ sơ phảinắm vững chức năng, nhiệm vụ của Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư đãđược Trung ương phân công, từ đó nắm được các hoạt động của cá nhân đó trong mộtnăm, có thể rộng hơn trong cả nhiệm kỳ Xoay quanh các hoạt động đó, nhất là hoạtđộng do chính cá nhân chủ trì hoặc trực tiếp tham gia xử lý chú ý thu thập đầy đủ tàiliệu để lập hồ sơ phản ánh các hoạt động của các cá nhân đó

- Tài liệu trong hồ sơ phải đầy đủ, vậy hiểu thế nào là đầy đủ, khi hết năm hoặchết nhiệm kỳ, thư ký các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư mang tài liệu đếngiao nộp cho lưu trữ và nói đây là tất cả hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạtđộng của Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư trong thời gian vừa qua Vậy cán

bộ lưu trữ khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu như vậy đã có thể chấp nhận sự đầy đủ của tàiliệu chưa hay bằng cách nào chúng ta kiểm tra được sự đầy đủ của tài liệu Chắc chắntrong tình huống như vậy để khẳng định sự thiếu đủ của tài liệu là rất khó đối với cán

bộ lưu trữ Vì vậy, để thu được hồ sơ của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí

thư một cách đầy đủ, cán bộ lưu trữ cần phải nắm được nhiệm vụ và lĩnh vực

mà uỷ viên đó được Trung ương phân công phụ trách theo quyết định của Bộ Chính trị

về phân công công tác cho các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư; nắm đượccác hoạt động nổi bật của cá nhân trong năm qua thông qua chương trình công tác toànkhóa, chương trình công tác hàng năm của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị,Ban Bí thư, thông qua kiểm điểm công tác hàng năm của tập thể Ban Chấp hànhTrung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư; nắm được các dạng tài liệu chắc chắn và sẽ

hình thành trong các hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bíthư thông qua quy chế, lề lối làm việc, các quy trình công tác của Ban Chấp hànhTrung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư Trên cơ sở nghiên cứu đó, cán bộ lưu trữ xácđịnh được các hồ sơ cần lập trong năm đó của Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bíthư và xác định được thành phần tài liệu cơ bản cần có trong các hồ sơ đó Việc xác

định được thành phần tài liệu trong hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng để chuẩn hóa các

hồ sơ Ví dụ hồ sơ chuyến đi công tác nước ngoài; hồ sơ chuyến thăm và làm việctại ban, bộ, ngành, tỉnh thành; Hồ sơ thể hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, xử lý của cá nhânđối với các vấn đề, các vụ việc được Trung ương phân công… trong mỗi hồ sơ đó sẽgồm những dạng tài liệu nào Căn cứ vào danh mục thành phần tài liệu đã được xácđịnh trong mỗi hồ sơ, các trợ lý, thư ký sẽ tập hợp tài liệu và lập hồ sơ một cách đầyđủ

- Tài liệu trong hồ sơ phải phản ánh toàn bộ, hoặc một phần, một giai đoạn củaquá trình diễn biến của sự việc Đối với hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt độngcủa các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư thì hồ sơ phản ánh toàn bộ quátrình diễn biến của sự việc là không thể có Ngay trong một cơ quan, để lập hồ sơ hộinghị thì chúng ta có thể lập hồ sơ hội nghị từ đầu đến cuối nhưng hồ sơ như vậy vẫn

là chưa đủ hết vì tài liệu về thanh quyết toán kinh phí hội nghị không lập ở đó, chính

vì vậy không thể là một hồ sơ phản ánh toàn bộ Vì vậy, hồ sơ đầy đủ ở đây có nghĩa

là cá nhân Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư được giao việc gì, tham gia phầnviệc gì thì lập hồ sơ về phần việc đó, chứ không phải lập hồ sơ của sự việc đó Ví dụ,

hồ sơ hội nghị Bộ Chính trị, chúng ta không thể yêu cầu lập đầy đủ hồ sơ này ở phônglưu trữ cá nhân các Ủy viên Bộ Chính trị, bởi hồ sơ này phản ánh hoạt động của tậpthể Bộ Chính trị sẽ do Vụ Thư ký thuộc Văn phòng Trung ương Đảng lập và hồ sơnày sẽ thuộc Phông Ban Chấp hành Trung ương, còn ở phông tài liệu các Ủy viên BộChính trị, Uỷ viên Ban Bí thư, sẽ lập được hồ sơ thể hiện việc cá nhân đó đóng góp ýkiến trong việc chuẩn bị các nội dung để trình hội nghị Bộ Chính trị Vì vậy, hồ sơkhông nhất thiết phải phản ánh toàn bộ sự việc mà quan trọng phải phản ánh đầy đủquá trình mà cá nhân đó tham gia giải quyết

- Tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị pháp lý và độ tin cậy cao nhất Với tiêu chínày yêu cầu người lập hồ sơ phải thực sự am hiểu về tài liệu để lựa chọn tài liệukhông chỉ có giá trị về mặt nội dung mà còn phải đảm bảo đầy đủ về mặt thể thức Tàiliệu trong hồ sơ ngoài việc phải đảm bảo giá trị pháp lý thì việc thể hiện đầy đủ độ tin

cậy là vô cùng quan trọng Đối với tài liệu của các cơ quan thì việc xác địnhđơn giản hơn, tài liệu đầy đủ tiêu đề văn bản, nội dung đầy đủ, có chữ ký và dấu của

cơ quan đã thể hiện được là tài liệu đó có giá trị pháp lý và độ tin cậy cao Nhưng trong

hồ sơ còn nhiều dạng tài liệu khác như phiếu gửi, đơn, thư, ý kiến góp ý của cá nhân

như vậy xác định tính pháp lý và độ tin cậy đối với các dạng tài liệu này như thế nào.Thông thường đối với dạng tài liệu này chủ yếu căn cứ vào bản có chữ ký ngườiđứng tên Tuy nhiên trong thực tế cần phải linh hoạt, ví dụ có ba cái đơn của một cánhân, một đơn đánh máy không có chữ ký, một đơn đánh máy có chữ ký, một đơnviết tay có chữ ký nội dung như nhau không sai một chữ thì yêu cầu giữ cái đơn viếttay có chữ ký thì độ tin cậy cao hơn Trong tài liệu, bản gốc là bản có độ tin cậy caonhất, nếu có bản chính và bản gốc thì lưu bản gốc, nếu không có bản gốc thì lưu bảnchính, giữa bản chính và sao y bản chính thì giữ bản chính, giữa sao y bản chính vớisao lục giữ bản sao y bản chính, giữa sao lục với bản phô tô giữ bản phô tô Nếu tachuẩn hoá được vấn đề này, giúp cho người lập hồ sơ luôn ý thức phải chọn bản cógiá trị pháp lý và độ tin cậy cao nhất để đưa vào hồ sơ.

- Thông tin về hồ sơ phải được mô tả đầy đủ và chính xác Việc mô tả thông tin

hồ sơ là rất quan trọng giúp cho mọi người nắm được các thông tin cần thiết về hồ sơnhư thể loại tài liệu có trong hồ sơ, nội dung hồ sơ tài liệu, ngày tháng năm của tàiliệu trong hồ sơ, tổng số trang của hồ sơ tài liệu, tình trạng vật lý tài liệu trong hồ sơ

Để hồ sơ tài liệu đáp ứng các yêu cầu trên những công cụ bắt buộc phải có như mẫubìa hồ sơ, tờ mục lục thống kê bên trong hồ sơ sơ và tờ chứng từ kết thúc

- Hồ sơ trong danh mục phải được phân loại và hệ thống hoá khoa học; tài liệutrong hồ sơ phải được sắp xếp theo trình tự nhất định

Danh mục hồ sơ là bản kê tên những hồ sơ phải lập trong 01 năm hoặc mộtnhiệm kỳ hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Như vậy toàn

bộ hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị,

Uỷ viên Ban Bí thư trong một năm hoặc trong cả nhiệm kỳ Ban chấp hành Trungương sẽ được phản ánh trong danh mục hồ sơ Tuy nhiên để danh mục hồ sơ thực sựkhoa học, là công cụ tra tìm thuận lợi cho người sử dụng khi cần tra cứu thì danh mục

hồ sơ cần phải phân loại và hệ thống khoa học Việc phân loại và hệ thống khoa họccác hồ sơ trong Danh mục cần phải dựa trên cơ sở thực tiễn hoạt động của các Uỷviên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư để phân loại thành các nhóm lớn, nhóm nhỏ và

cuối cùng là đến các hồ sơ Trong từng nhóm hồ sơ phải được sắp xếp một cáchkhoa học để cố định vị trí hồ sơ, tạo thuận lợi cho việc tra tìm và quản lý hồ sơ Đốivới tài liệu trong hồ phải sắp xếp theo trật tự nhất định tương ứng với đặc điểm của hồ

sơ đó Ví dụ tập văn bản phát hành, trật tự sắp xếp tài liệu bên trong hồ sơ theo số

ký hiệu của văn bản; hồ sơ vụ việc thì tài liệu phải sắp xếp theo diễn biến của việc.Việc cố định tài liệu trong hồ sơ giúp thuận lợi cho việc quản lý tài liệu và rút tài liệukhi phục vụ các yêu cầu khai thác.

- Hồ sơ trong danh mục hồ sơ phải xác định thời hạn bảo quản

Yêu cầu này nhằm giúp cho các cán bộ phụ trách việc lập hồ sơ của các

Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư có thức thu thập và lập đầy đủ các hồ sơ cógiá trị đồng thời có thể xem xét loại bỏ những hồ sơ, tài liệu đã hết giá trị ra khỏithành phần phông các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư để hồ sơ, tài liệucủa các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư khi giao nộp vào Lưu trữ cơquan Văn phòng Trung ương Đảng thực sự có chất lượng, thực sự có giá trị

1.3.3- Ý nghĩa, vai trò của Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ

* Ý nghĩa, vai trò của Danh mục hồ sơ

Trước hết, có thể khẳng định Danh mục hồ sơ là căn cứ quan trọng để các trợ

lý, thư ký căn cứ vào đó để chủ động thu thập tài liệu và lập hồ sơ đầy đủ các côngviệc mà Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư đã xử lý trong quá trình hoạt độngcủa mình Đồng thời thông qua danh mục hồ sơ giúp chính cá nhân Ủy viên Bộ Chínhtrị, Uỷ viên Ban Bí thư mà trực tiếp là các trợ lý, thư ký có cái nhìn tổng quát vềnhững công việc trong một năm cần phải giải quyết để từ đó có thể chủ động trongviệc sắp xếp, bố trí và xử lý công việc một cách khoa học, hiệu quả Với phân tích nêutrên cho thấy danh mục hồ sơ đã góp một phần quan trọng trong việc tổ chức, điềuhành công việc và hơn hết là giúp nâng cao chất lượng hồ sơ, tài liệu hình thành trongquá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư khi giao nộpvào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng

Bên cạnh đó, danh mục hồ sơ còn là công cụ quan trọng để các chuyên viên lưutrữ hướng dẫn các trợ lý, thư ký phân loại và xác định giá trị tài liệu đồng thời là căn

cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các

Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Thông qua đó, góp phần nâng cao ý thức,

trách nhiệm của mỗi cá nhân giúp việc Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban

Bí thư trong việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Văn phòngTrung ương Đảng

* Ý nghĩa, vai trò của chuẩn hoá hồ sơ

Cũng như danh mục hồ sơ, việc chuẩn hóa hồ sơ có ý nghĩa và vai trò rất quantrọng, nếu hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷviên Ban Bí thư được chuẩn hóa thì các trợ lý, thư ký có thể lập hồ sơ theo độ chuẩn

đó Văn bản, tài liệu thuộc mỗi hồ sơ sẽ được thu thập, sắp xếp, quản lý một cách đầy

đủ, khoa học, lưu giữ được những tài liệu có giá trị, phục vụ chính xác có hiệu quảcác nhu cầu nghiên cứu, sử dụng khai thác tài liệu, góp phần nâng cao năng suất vàchất lượng công việc Bên cạnh đó, chuẩn hóa hồ sơ còn tạo thuận lợi cho trao đổithông tin Việc chuẩn hóa các định nghĩa, các thuật ngữ, quy định các ký hiệu, dấuhiệu để dùng chung sẽ giúp xây dựng cách hiểu thống nhất, giúp quá trình trao đổithông tin được thuận lợi, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả, năng suất lao động Ví

dụ, chuẩn hóa các khái niệm về hồ sơ, ký hiệu hồ sơ, danh mục hồ sơ, mục lục vănbản, mục lục hồ sơ… không chỉ tạo sự thống nhất trong ngành văn thư, lưu trữ màcòn giúp những người không làm công tác lưu trữ, nhất là những người trực tiếp đảmnhiệm công việc lập hồ sơ cũng có thể hiểu và tiếp cận nhanh chóng, chính xác về cácthuật ngữ này

Trong thời đại công nghệ thông tin, việc chuẩn hóa hồ sơ là cơ sở quan trọng đểthúc đẩy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác lập hồ sơ và quản lývăn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị,

Uỷ viên Ban Bí thư Với kết quả là các hồ sơ điện tử khi giao nộp vào Lưu trữ cơquan Văn phòng Trung ương Đảng góp một phần không nhỏ, tạo tiền đề vững chắc đểhiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ sau này

Bên cạnh đó, hồ sơ khi giao nộp vào lưu trữ đã được lập hoàn chỉnh, chuẩn cảnội dung và hình thức, cán bộ lưu trữ sẽ không mất nhiều thời gian cho việc chỉnh lýlại hồ sơ, phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu được nhanh chóng,kịp thời, chính xác Điều đặc biệt quan trọng hơn nữa, việc chuẩn hoá hồ sơ sẽ hạnchế được một khối lượng khá lớn tài liệu trùng thừa, tài liệu hết giá trị mà trước đâyđều giao nộp vào kho lưu trữ gây tốn diện tích kho để bảo quản và nhân lực để quản

lý khối tài liệu này Ngoài ra việc chuẩn hóa hồ sơ còn tạo điều kiện thuận lợicho các khâu nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ như: hệ thống hóa hồ sơ, xây dựngcông cụ tra cứu, bảo quản hồ sơ… từ đó, nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ, gópphần nâng cao vai trò và vị thế của công tác lưu trữ trong đời sống xã hội

Ti

ể u kết c hư ơ n g 1 :

Có thể khẳng định, việc xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hóa hồ sơ có

ý nghĩa vô cùng quan trọng, là một trong giải pháp hữu hiệu để nâng cao chất lượng hồ

sơ, tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư trong giai đoạn hiệnnay Từ nghiên cứu ở trên cho thấy, lý luận về danh mục hồ sơ và chuẩn hóa hồ sơ làrất rõ ràng, các quan điểm về hồ sơ, danh mục hồ sơ, chuẩn hóa hồ sơ là tương đốithống nhất, dễ hiểu Song song đó là hệ thống văn bản pháp lý cho việc lập hồ sơ hiệnhành, xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hóa hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trìnhhoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư là tương đối đầy đủ, làcăn cứ quan trọng để tiến hành lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ của các Ủy Viên Bộ Chínhtrị, Uỷ viên Ban Bí thư vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng Tuy nhiên,

để chất lượng hồ sơ, tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư thực sự

có hiệu quả cần có sự kết hợp, vận dụng linh hoạt giữa lý luận về danh mục hồ sơ vàchuẩn hóa hồ sơ vào thực tiễn công tác lập hồ sơ của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷviên Ban Bí thư Để lý luận thực sự phù hợp với thực tiễn, trong chương tiếp theo,chúng tôi sẽ mô tả chi tiết tình hình hồ sơ, tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷviên Ban Bí thư hiện đang bảo quản tại Kho lưu trữ Trung ương Trên cơ sở đó cónhững nhận xét, đánh giá về thực trạng hồ sơ, tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị,

Uỷ viên Ban Bí thư khi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan Văn Phòng Trung ương Đảnglàm cơ sở để xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hóa hồ sơ, tài liệu hình thành trongquá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư thực sự khoahọc, hiệu quả

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HÌNH THÀNH TRONG QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC ỦY VIÊN BỘ CHÍNH TRỊ, UỶ VIÊN BAN BÍ

THƯ 2.1- Trách nhiệm, quyền hạn, lề lối làm việc của cá nhân các Uỷ viên

Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí thư

Mỗi nhiệm kỳ Ban Chấp hành Trung ương ban hành một quy chế làm việc củaBan Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư (riêng khóa VIII không thànhlập Ban Bí thư mà thành lập Thường vụ Bộ Chính trị), trong đó quy định cụ thể vềtrách nhiệm, quyền hạn, lề lối làm việc của cá nhân các Uỷ viên Bộ Chính trị, Ban Bíthư Qua nghiên cứu quy chế làm việc của các khoá Ban Chấp hành Trung ương gầnđây, trực tiếp là quy chế làm việc của khoá XI (quy chế số 25-QĐ/TW ngày 18 tháng

7 năm 2011 của Ban Chấp hành Trung ương) có thể khái quát trách nhiệm, quyền hạn

và lề lối làm việc của cá nhân các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư như sau:

2.1.1- Trách nhiệm, quyền hạn của Ủy viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí thư

- Chịu trách nhiệm trước Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư

về tổ chức chỉ đạo thực hiện và kiểm tra thực hiện các nghị quyết, quyết định, chỉ thịcủa Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư trong lĩnh vực hoặc địa bàncông tác được phân công

- Chủ động đề xuất với Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thưnhững vấn đề thuộc lĩnh vực, địa bàn được phân công phụ trách và những vấn đềkhác có liên quan đến đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhànước

- Tham gia thửo luận và biểu quyết các quyết định của Bộ Chính trị, Ban Bíthư

- Trực tiếp giải quyết hoặc chỉ đạo các cơ quan chức năng liên quan, các tổcông tác, hội đồng, ban chỉ đạo để phối hợp giải quyết công việc lĩnh vực được phâncông, những kiến nghị của các tổ chức, cơ quan, cán bộ thuộc phạm vi phụ trách Đốivới những vấn đề vượt quá thẩm quyền, hoặc thấy cần thiết thì chủ động trao đổi vớicác Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư có liên quan, Thường trực Ban Bí thư

hoặc báo cáo Tổng Bí thư để xử lý hoặc đề nghị Bộ Chính trị, Ban Bí thư xem xét,giải quyết tùy phạm vi và tầm quan trọng của vấn đề.

- Chỉ đạo việc đào tạo, bồi dưỡng, nhận xét, đánh giá cán bộ và phối hợp sắpxếp, bố trí cán bộ lãnh đạo của các ban, ngành, địa phương trong lĩnh vực, địa bànđược phân công phụ trách

- Giữa nhiệm kỳ và cuối nhiệm kỳ, các Ủy viên Bộ Chính trị báo cáo công tácvới Ban Chấp hành Trung ương

2.1.2- Trách nhiệm, quyền hạn của Ủy viên Bộ chính trị là Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ, Chủ tịch Quốc hội

Ngoài trách nhiệm, quyền hạn chung của Ủy viên Bộ Chính trị như đã nêu ởtrên, các Ủy viên Bộ chính trị là Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ, Chủ tịch Quốchội còn có trách nhiệm, quyền hạn sau:

- Chịu trách nhiệm trước Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư

về lãnh đạo, chỉ đạo việc thể chế hóa và thực hiện đường lối, nghị quyết của Đảngtrong phạm vi chức trách được phân công

- Chủ trì cùng với các Ủy viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí thư phụ trách lĩnhvực xử lý những việc cần có sự phối hợp theo sự phân công của Bộ Chính trị

- Khi giải quyết các công việc thuộc thẩm quyền, nếu thấy có vấn đề cần thiếtthì chủ động báo cáo Tổng Bí thư, đề xuất Tổng Bí thư chủ trì hội ý, trao đổi với Chủtịch nước, Thủ tướng Chính phủ, Chủ tịch Quốc hội, Thường trực Ban Bí thư và Ủyviên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư có liên quan, hoặc trao đổi với Thường trựcBan Bí thư và Ủy viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí thư có liên quan trước khi quyếtđịnh tùy theo phạm vi và tầm quan trọng của vấn đề Báo cáo tình hình công tác vớiTổng Bí thư khi Tổng Bí thư yêu cầu

2.1.3- Chế độ làm việc của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí thư

- Khi cần thiết, các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư làm việc với tậpthể lãnh đạo các ban Đảng Trung ương, các tổ chức đảng trực thuộc, nhất là các tỉnh

uỷ, thành uỷ để kiểm tra tình hình thực hiện nghị quyết của đảng và chỉ đạo công tác

Ý kiến chỉ đạo của Uỷ viên Bộ Chính trị hoặc Uỷ viên Ban Bí thư phụ tráchlĩnh vực giải quyết công việc với danh nghĩa Uỷ viên Bộ Chính trị hoặc Uỷ viên Ban

Bí thư do Văn phòng Trung ương thông báo đến các đơn vị và cá nhân có nhiệm vụthực hiện

Các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư căn cứ thẩm quyền và tráchnhiệm được giao để giải quyết công việc, không lấy danh nghĩa thay mặt Bộ Chínhtrị, Ban Bí thư, trừ trường hợp được Bộ Chính trị, Ban Bí thư uỷ nhiệm.

- Thường trực Ban Bí thư chỉ đạo Văn phòng Trung ương Đảng gửi các Uỷviên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư những văn bản kết luận của Bộ Chính trị, Ban

Bí thư tại các cuộc họp và các quyết định quan trọng do các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷviên Ban Bí thư đã xử lý theo chức trách của mình

- Các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư là Trưởng Ban Tổ chức Trungương và Chủ nhiệm Uỷ ban Kiểm tra Trung ương được thay mặt Bộ Chính trị, Ban Bíthư ký một số văn bản theo uỷ quyền của Bộ Chính trị, Ban Bí thư một số văn bảntheo uỷ quyền của Bộ Chính trị, Ban Bí thư trong lĩnh vực công tác được phân công(trừ những quyết định có liên quan đến các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thưđương chức)

2.2- Đặc điểm thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí thư

Với trách nhiệm, quyền hạn, lề lối làm việc đã nêu ở trên đã cho thấy hoạt độngcủa các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư trong phạm vi rất rộng Ngoàinhiệm vụ do Ban Chấp hành Trung ương phân công, bản thân còn tham gia các hoạtđộng chung khác của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, tham giacho ý kiến vào các hoạt động của các cấp, các ngành, các tổ chức đảng, đoàn thể, cáchội quần chúng; tham gia vào các sự kiện chính tri văn hoá, xã hội của đất nước…

2.2.1- Về thành phần tài liệu:

Qua khảo sát tổng thể 84 phông tài liệu hiện đang quản lý tại Kho Lưu trữTrung ương (gồm Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử), thành phần tài liệu của các Ủyviên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư bao gồm các nhóm tài liệu chủ yếu sau:

(1)- Tài liệu về tiểu sử và liên quan đến tiểu sử của cá nhân các Uỷ viên BộChính trị, Uỷ viên Ban Bí thư (quyết định bổ nhiệm, phân công công tác, sơ yếu lýlịch, văn bằng, chứng chỉ, danh hiệu được trao tặng, giấy tờ liên quan đến chế độ,chính sách được hưởng, hồi ký cá nhân, tài liệu về lễ tang…)

(2) - Tài liệu họp Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, tài liệutên gọi của Trung ương, Văn phòng Trung ương

(3) - Bài nói, bài viết, bài trả lời phỏng vấn, bản kiểm điểm, báo cáo công tác

của cá nhân các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

(4) - Hồ sơ, tài liệu các chuyến thăm và làm việc ở trong và ngoài nước; tài liệu

về tiếp khách quốc tế

(5) - Thư, điện công tác; thư, điện, thiếp chúc mừng đi và đến của các Uỷ viên

Bộ chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

(6) - Đơn, thư khiếu tố, khiếu nại của cán bộ, đảng viên, nhân dân gửi đến cánhân

(7)- Đề tài, đề án nghiên cứu khoa học do Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư làm chủ nhiệm hoặc tham gia nghiên cứu, góp ý

(8) - Sổ ghi chép của cá nhân

(9) - Sổ ghi chép của các đồng chí trợ lý, thư ký về hoạt động của các Uỷ viên

Bộ chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

(10) - Sách, xuất bản phẩm (do cá nhân viết hoặc tham gia viết)

(12) - Sách, báo, tạp chí có đăng hình ảnh, bài viết của cá nhân hoặc viết về cánhân Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

(13) - Ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình phản ánh hoạt động của các Uỷ viên Bộchính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

(14) - Tài liệu của các cơ quan, các ngành, cấp uỷ, tổ chức, doanh nghiệp…gửiđến các Uỷ viên Bộ chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

2.2.2- Về nội dung tài liệu: Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động

của

các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư có nội dung rất quan trọng, phản ánh toàn diện hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo của cá nhân Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷviên Ban

Bí thư trên các nội dung sau:

- Phản ánh quá trình tham gia ý kiến góp ý các nội dung trình Đại hội đại biểutoàn quốc của Đảng, trình tại các hội nghị Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị,Ban Bí thư

Họp Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư là hoạt động thườngxuyên của các Ủy viên Bộ chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Hàng năm, Ban chấp hành

Trung ương họp định kỳ 2 lần, trường hợp đột xuất nhất là năm cuối của nhiệm kỳ đểchuẩn bị Đại hội đại biểu toàn quốc, Ban Chấp hành Trung ương có thể họp 3 đến 4lần trong năm Bộ Chính trị, Ban Bí thư mỗi năm có trên 400 cuộc họp Nội dung các

kỳ họp đều được chuẩn bị công phu, nghiêm túc Văn phòng Trung ương Đảng là cơquan có trách nhiệm xây dựng chương trình làm việc toàn khóa, hàng năm của BanChấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư dựa trên các đề xuất nội dung làmviệc của các cơ quan, tổ chức từ Trung ương tới địa phương Mỗi đề án trình hội nghịđều được gửi đến các Ủy viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư trước khi họp chính thức đểnghiên cứu góp ý kiến Tùy vào nội dung họp và theo chỉ đạo của Tổng Bí thư hoặcThường trực Ban Bí thư mà Văn phòng Trung ương tiến hành thu hồi tài liệu sau khihội nghị kết thúc Tuy nhiên khối lượng tài liệu cá nhân giữ lại và giao nộp vào lưutrữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng vẫn chiếm phần lớn trong mỗi phông Ví dụphông Nguyễn Phú Trọng có 22 cặp ba dây tài liệu họp Ban Chấp hành Trung ương,

Bộ Chính trị, Ban Bí thư, chiếm 17,7% trong tổng số toàn phông; phông Nguyễn TấnDũng có 03 cặp ba dây tài liệu họp Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí

thư, chiếm 15% trong tổng số toàn phông; phông Lê Duẩn có 546 ĐVBQ vềhọp Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, chiếm 35,8 % trong tổng

số toàn phông

- Phản ánh sự lãnh đạo, chỉ đạo, góp ý kiến của cá nhân trên các lĩnh vực anninh, quốc phòng, xây dựng Đảng và bảo vệ chính trị nội bộ, công tác tổ chức bộ máy,công tác cán bộ, đối ngoại, kinh tế, xã hội, khoa học, giáo dục, vận động quần chúng,tôn giáo, dân tộc…

Hầu hết tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cá nhân đềuphản ánh đầy đủ các nội dung nêu trên Đây là nội dung công việc do các cơ quan,các cấp, các ngành từ trung ương tới địa p 2hương gửi đến cá nhân để báo cáo, xin ýkiến Nội dung báo cáo, xin ý kiến không chỉ là các đề án lớn chuẩn bị để trình tạicuộc họp Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư mà còn là những việcthường xuyên, hàng ngày cần giải quyết của mỗi cơ quan, đơn vị Ngoài nhóm tài liệuđến còn hình thành hồ sơ về các chuyến thăm và làm việc của cá nhân tại các ban, bộ,ngành; kiến nghị, đề xuất của cá nhân đối với hoạt động các ngành, các cấp, nhất làhoạt động của ngành, lĩnh vực mà cá nhân phụ trách Trong thực tế khối lượng tài liệuphản ánh nội dung này chiếm phần lớn trong mỗi phông cá nhân Ví dụ phông Lê

Duẩn có 293 ĐVBQ tài liệu của các cơ quan gửi đến báo cáo, xin ý kiến cá nhân,chiếm 19,2% trong tổng số toàn phông; phông Đào Duy Tùng có 396 ĐVBQ tàiliệu của các cơ quan gửi đến báo cáo, xin ý kiến cá nhân, chiếm 40% trong tổng

số toàn phông; phông Lê Hồng Anh có 161 cặp ba dây tài liệu của các cơ quan gửiđến báo cáo, xin ý kiến cá nhân, chiếm 76,6% trong tổng số toàn phông

- Phản ánh quá trình tham gia xử lý, giải quyết một số vụ án, vụ việc lớn,nghiêm trọng có ảnh hưởng tới kinh tế, chính trị và trật tự, an toàn xã hội

Đối với nội dung này, sự đóng góp của cả nhân chủ yếu tham gia góp ý vàoquy trình, cách thức cho các cơ quan trong quá trình xử lý vụ án, vụ việc Thực tếkhông phải phông lưu trữ cá nhân nào cũng có nhóm tài liệu này Qua khảo sát thực tếphông Trường chinh có 05 ĐVBQ về vụ án, vụ việc, phông Đào Duy Tùng có 76ĐVBQ về vụ án, vụ việc, phông Đỗ Mười có 9 cặp ba dây tài liệu về vụ án, vụ việc,phông Lê Duẩn không có nhóm tài liệu này

- Phản ánh phương thức và lề lối làm việc của cá nhân Uỷ viên Bộ Chính trị,

Uỷ viên Ban Bí thư

Thông qua tài liệu, nhất là qua các ý kiến, bút tích góp ý của cá nhân, quacác báo cáo, bài nói, bài viết của cá nhân giúp chúng ta một phần nào hiểu được lề lối,tác phong làm việc của cá nhân Ủy viên BCT, BBT Từ đó có cái nhìn, cái hiểu vềcon người, cốt cách, sự tâm huyết của lãnh đạo đối với công cuộc xây dựng và bảo vệđất nước do Đảng ta lãnh đạo Nội dung này càng được phản ánh đầy đủ, rõ ràng khiphông tài liệu của các cá nhân được thu thập đầy đủ và quản lý tập trung thông nhất

- Phản ánh các hoạt động của cá nhân: các chuyến công tác trong và ngoàinước, tham dự các sự kiện chính trị, văn hoá, xã hội của đất nước

Đây là nội dung được phản ánh khá rõ trong phông lưu trữ cá nhân các Ủyviên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Các chuyến đi công tác trong và ngoài nước,việc tham dự các hội nghị, hội thảo đều được phản ánh trong các hồ sơ, tài liệu Thôngqua các hồ sơ tài liệu ta có thể nắm được cơ bản hoạt động đối nội, đối ngoại của cánhân trong suốt quá trình hoạt động chính trị của cá nhân Ủy viên Bộ Chính trị,

Uỷ viên Ban Bí thư Ví dụ, phông Lê Duẩn có 70 ĐVBQ, phông Đào Duy Tùng có 54ĐVBQ phản ánh về các chuyến đi thăm và làm việc trong và ngoài nước

- Phản ánh thân thế, sự nghiệp của các Ủy viên BCT, BBT; phản ánh quan hệgia đình, dòng tộc và các quan hệ khác