Sổ tay vận hành RBA, hướng dẫn vận hành VAP

Các tổ chức làm việc với và trong Liên minh Doanh nghiệp Có trách nhiệm (RBA) đang nỗ lực cải thiện tính bền vững và trách nhiệm xã hội trong chuỗi cung ứng toàn cầu. Các công ty này thừa nhận trách nhiệm chung để đảm bảo các điều kiện làm việc được an toàn, người lao động được đối xử tôn trọng và nhân phẩm, và các hoạt động sản xuất có trách nhiệm với môi trường. Chương trình Đánh giá Hợp lệ (VAP) là một cách tiếp cận hợp tác để đánh giá nhằm giảm bớt gánh nặng cho các công ty trong chuỗi cung ứng từ nhiều yêu cầu đánh giá xã hội. VAP đáp ứng nhu cầu đánh giá tiêu chuẩn ngành chất lượng cao, nhất quán và hiệu quả về chi phí đối với các thực hành về lao động, đạo đức, sức khỏe, môi trường an toàn và hệ thống quản lý dựa trên quy tắc ứng xử, luật và quy định RBA.

Trang 1

Các tổ chức làm việc với và trong Liên minh Doanh nghiệp Có trách nhiệm (RBA) đang nỗ lực cải thiện

tính bền vững và trách nhiệm xã hội trong chuỗi cung ứng toàn cầu.

Các công ty này thừa nhận trách nhiệm chung để đảm bảo các điều kiện làm việc được an toàn, người

lao động được đối xử tôn trọng và nhân phẩm, và các hoạt động sản xuất có trách nhiệm với môi

trường Chương trình Đánh giá Hợp lệ (VAP) là một cách tiếp cận hợp tác để đánh giá nhằm giảm bớt

gánh nặng cho các công ty trong chuỗi cung ứng từ nhiều yêu cầu đánh giá xã hội VAP đáp ứng nhu

cầu đánh giá tiêu chuẩn ngành chất lượng cao, nhất quán và hiệu quả về chi phí đối với các thực hành

về lao động, đạo đức, sức khỏe, môi trường an toàn và hệ thống quản lý dựa trên quy tắc ứng xử, luật

và quy định RBA.

Để biết thêm thông tin về Chương trình Đánh giá Xác nhận Từ xa (VAP), vui lòng liên hệ:

RBA vap@responsiblebusiness.org

Responsible Business Alliance

1725 Duke Street, Suite 300, Alexandria VA 22314, USA

Tháng 7/2022

Trang 2

Page 2 of 110 Hướng dẫn vận hành VAP V7.1 Bảng mục lục Bảng mục lục 2

Phụ lục 10 hướng dẫn diễn giải quy tắc 4

Hướng dẫn chung cho kiểm toán viên Error! Bookmark not defined 1 Những lưu ý chung 4

2 Công nhân di cư nội bộ 5

A Lao động 6

A1) Tự do lựa chọn công việc 6

A2) Lao động trẻ 12

A3) Giờ làm việc 14

A4) Lương và phúc lợi 18

A5) Đối xử nhân đạo 21

A6) Không phân biệt đối xử / Không lạm dụng 22

A7) Tự do hiệp hội 24

A.M Hệ thống quản lý lao động 27

A.M.1 Đánh giá rủi ro 27

A.M.2 Các quá trình kiểm soát 28

A.M.3 Trao đổi thông tin 33

A.M.4 Đánh giá thực hiện và cải tiến liên tục 35

B SỨC KHỎE VÀ AN TOÀN 40

B1) An toàn nghề nghiệp 40

B2) Chuẩn bị ứng phó khẩn cấp 45

B3) Chấn thương và bệnh nghề nghiệp 49

B4) Vệ sinh công nghiệp 51

B5) Công việc đòi hỏi thể lực 52

B6) Đảm bảo an toàn máy móc 53

B7) Thực phẩm, vệ sinh và nơi ở 53

B.M Hệ thống quản lý sức khỏe và an toàn 55

B.M.1 Đánh giá rủi ro 55

B.M.2 Các quá trình kiểm soát 58

B.M.3 Trao đổi thông tin 64

B.M.4 Đánh giá thực hiện và cải tiến liên tục 67

C MÔI TRƯỜNG 71

C1) Các Giấy phép và báo cáo về môi trường 71

C2) Các chất nguy hại 72

Trang 3

C3) Chất thải rắn 72

C4) Khí thải 73

C5) Quản lý nước 74

C6) Tiêu thụ năng lượng và khí thải gây hiệu ứng nhà kính 76

C.M Hệ thống quản lý môi trường 77

C.M.1 Đánh giá rủi ro và quản lý rủi ro 77

C.M.2 Các quá trình quản lý môi trường 79

C.M.3 Trao đổi thông tin 81

C.M.4 Đánh giá thực hiện và cải tiến liên tục 84

D ĐẠO ĐỨC 88

D1) Lợi thế không chính đáng 88

D2) Tiết lộ thông tin 89

D3) Tài sản trí tuệ 90

D4) Kinh doanh công bằng, quảng cáo và cạnh tranh 91

D5) Bảo vệ danh tính và không trả đũa 92

D6) Quyền riêng tư 93

D.M Hệ thống quản lý đạo đức 94

D.M.1 Đánh giá rủi ro và quản lý rủi ro 94

D.M.2 Các quá trình kiểm soát đạo đức 96

D.M.3 Trao đổi thông tin 99

D.M.4 Đánh giá thực hiện và cải tiến liên tục 101

E QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG 104

E1) Cam kết của công ty 104

E2) Các vận liệu hạn chế 105

E3 Tìm nguồn khoáng sản có trách nhiệm 106

E4) Trách nhiệm của nhà cung ứng 107

Trang 4

Phụ lục 10 Hướng dẫn diễn giải quy tắc

1 Hướng dẫn chung cho kiểm toán viên

Phỏng vấn (trực tiếp hoặc qua điện thoại) các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba, đại diện các trường dạy nghề, đại lý lao động và nhà thầu

1 Những lưu ý chung

Phụ lục này trình bày các yêu cầu hoặc Tiêu chí đánh giá (AC) đối với việc quan sát hiện trường, xem xét hồ sơ, kiến thức và hiểu biết về quản lý cũng như nhận thức và hiểu biết của người lao động đối với từng điều khoản của Bộ luật RBA như được mô tả trong Sổ tay Vận hành VAP (OM) mới nhất Đây được gọi là các Yêu cầu về Sự phù hợp trong Phụ lục này Tất cả các Yêu cầu về Sự tuân thủ phải được đáp ứng để Đánh giá viên kết luận Sự phù hợp đối với Tiêu chí đánh giá (AC) đó Trừ khi có quy định khác, các hồ sơ phải có sẵn tại chỗ để kiểm toán viên xem xét khi bắt đầu đánh giá và phải bao gồm ít nhất là giai đoạn soát xét của cuộc đánh giá Nếu hồ sơ bổ sung được yêu cầu, thì phải có ngay trong ngày Nếu hồ sơ được yêu cầu không có sẵn trong vòng 4 giờ kể từ khi yêu cầu, đánh giá viên sẽ loại trừ hồ sơ đó và dẫn đến kết quả là phát hiện

Phụ lục cũng cung cấp thêm các giải thích, định nghĩa, chi tiết và ví dụ Đây được gọi là Hỗ trợ Bổ sung Hỗ trợ bổ sung là hướng dẫn và hỗ trợ các Yêu cầu về Sự phù hợp nhưng không tự hình thành một yêu cầu về sự phù hợp

Ngoài ra, Phụ lục này cung cấp hướng dẫn đánh giá sự không phù hợp cho từng AC

Các lưu ý sau áp dụng cho tất cả các điều khoản ở đây:

• Khi có sự khác biệt giữa Bộ Quy tắc RBA, luật địa phương, chính sách của người tham gia hoặc Thỏa thuận thương lượng tập thể (CBA), RBA xác định việc tuân thủ Bộ Quy tắc RBA là đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt nhất (ngay cả khi nó đáp ứng các quy định của luật RBA và pháp lý yêu cầu) Thỏa thuận thương lượng tập thể có thể tạo ra các yêu cầu ngoài các yêu cầu của Bộ luật RBA Kiểm tra được xác thực (VA) sẽ không xác thực việc tuân thủ CBA ở những nơi nghiêm ngặt hơn

Bộ luật RBA

• Sự không tuân thủ pháp lý là một sự không tuân thủ chính trừ khi có quy định khác trong một điều khoản cụ thể (ví dụ: A3.1 nếu tình huống của Bên được kiểm toán dưới 60 giờ / tuần nhưng cao hơn luật địa phương đối với ≤40% người lao động) hoặc có một trường hợp khác tìm kiếm nào có xếp hạng không phù hợp cao hơn cho điều khoản đó

• Với mục đích xếp hạng, một yếu tố được định nghĩa là bất kỳ Yêu cầu Tuân thủ nào được liệt kê

• Tất cả các thông tin liên lạc từ Bên được kiểm toán đến nhân viên phải được thực hiện bằng ngôn ngữ mà nhân viên có thể hiểu được trừ khi có quy định khác trong các điều khoản Nếu không đúng như vậy, thì khía cạnh có liên quan tối thiểu là không tuân thủ 'Chính'

• Tất cả AC áp dụng cho tất cả người lao động, bao gồm cả lao động tạm thời, nhập cư, sinh viên và hợp đồng, lao động được thuê trực tiếp và gián tiếp làm việc trong nhà máy / sản xuất / trong kho và bất kỳ loại công nhân / nhân viên nào khác trừ khi AC nêu rõ một trọng tâm hẹp hơn tập đoàn

• Trừ khi có ghi chú khác, các tham chiếu đến tỷ lệ công nhân tuân thủ hoặc không tuân thủ dựa trên mẫu đã xác định

• Một Quy trình không bắt buộc phải được viết thành văn bản theo ISO (trừ khi AC quy định cụ thể quy trình đó phải được lập thành văn bản), tuy nhiên, tất cả các quy trình phải được thực hiện một cách nhất quán có thể kiểm tra được

• “Nhà cung cấp” có nghĩa là “Nhà cung cấp chính cấp tiếp theo” Điều này khác với ‘nhà cung cấp’

có thể là bất kỳ nhà cung cấp nào cho cơ sở

Trang 5

• Đối với các cơ sở có rủi ro EHS đáng kể, một Chuyên gia đánh giá của EHS sẽ được bổ sung vào nhóm đánh giá để đánh giá chuyên môn về các chính sách, chương trình và hiệu suất này

2 Người lao động di cư nội bộ

• Lao động nhập cư trong nước: Một cá nhân được tuyển dụng và di cư từ nơi thường trú của họ đến một tiểu bang hoặc tỉnh khác trong cùng một quốc gia nơi họ mang quốc tịch cho các mục đích cụ thể của việc làm Nhóm người này có thể khác biệt về chủng tộc hoặc màu da, tôn giáo hoặc nguồn gốc văn hóa với nhóm thống trị - thường là dân số đa số - của quốc gia mà họ sinh sống

• Người lao động di cư trong nước phải được coi là một nhóm riêng biệt, giống như người lao động nhập cư nước ngoài, trong quá trình Đánh giá xác thực, để xác định rủi ro và sự tuân thủ cụ thể cho nhóm này

• Một nhóm nhân khẩu học không bao giờ được đặt vào rủi ro bằng cách xác định trong báo cáo Đánh giá đã xác thực, nếu rủi ro như vậy tồn tại thì đánh giá viên nên xác định rủi ro có thể xảy ra mà không theo đuổi điều tra thêm mà có thể khiến nhóm nhân khẩu học gặp rủi ro Trong trường hợp này, xếp hạng "Rủi ro Không tuân thủ" sẽ được sử dụng

• Hướng dẫn chung cho kiểm toán viên:

o Chuẩn bị kiểm toán

• Đặt các câu hỏi mở liên quan đến nhân khẩu học của người lao động trong cuộc trò chuyện chuẩn bị đánh giá với bên được đánh giá để điều chỉnh chương trình đánh giá và nhóm đánh giá để có thể có

sự hiện diện của người lao động nhập cư nội bộ nếu cần thiết

Trang 6

A Lao động

A1) Tự do lựa chọn công việc

A1.1 Không cho phép bất kỳ loại hình lao động cưỡng bức, không tự nguyện hoặc bóc lột nào, được ký kết, ngoại giao (bao gồm cả nợ nần), buôn người hoặc lao động nô lệ

Các yêu cầu tuân thủ:

lãnh đạo

Phỏng vấn công nhân

1) Người lao động di chuyển tự

do khi cần thiết để tiếp cận các

quyền tự do cơ bản (không có

hệ thống hạn chế bất hợp lý tại

chỗ như thẻ đi vệ sinh)

2) Người lao động được tự do rời

khỏi địa điểm Bên được kiểm

toán hoặc ký túc xá (hoặc khu

ở) khi hết giờ làm việc

1) Công việc tình nguyện

a) Hồ sơ nhân sự, hồ sơ khiếu nại và hồ sơ giờ làm việc / tiền lương không thể hiện bất kỳ hình thức lao động không tự nguyện nào và tất cả thời gian làm thêm đều là tự nguyện

b) Thời gian thông báo chấm dứt không quá 1 tháng

c) Mức phạt khi nghỉ việc không báo trước hợp lý là <60% của 1 tháng lương cơ bản

d) Chấm dứt việc làm là tự nguyện mà không có lời đe dọa rõ ràng về hình phạt, tiền phạt, bạo lực hoặc giữ lại tiền lương

e) Tất cả công việc là tự nguyện (bao gồm cả lựa chọn phân công vị trí học tập)

2) Hạn chế di chuyển

a) Hồ sơ ra vào không hạn chế di chuyển

3) Lệ phí

a) Tất cả các khoản phí và hình phạt đều được công bố cho người lao động

b) Hồ sơ về Phí được duy trì và tiết lộ cho người lao động

c) Phí không được phép trong bất kỳ trường hợp nào

d) Mọi khoản Phí phải được trả lại cho người lao động trong vòng 90 ngày kể từ ngày bắt đầu làm việc

4) Các khoản cho vay

a) Các khoản vay cá nhân:

i Hoàn trả tối đa 10% tổng mức lương cơ bản của người lao động trong thời gian vay

ii Không được tính lãi suất iii Trả góp không quá 6 tháng (thời gian vay tối đa)

b) Khoản vay giáo dục:

i Tối đa là 10 % tổng mức lương cơ bản của người lao động trong thời gian vay

ii Trả góp không quá 1 năm (thời gian vay tối đa)

Áp dụng Áp dụng

Trang 7

Hỗ trợ thêm:

Quan sát hiện trường Xem xét hồ sơ Phỏng vấn lãnh đạo Phỏng vấn công nhân

Nếu người lao động cư trú tại công

trường (ký túc xá), việc tiếp cận ký

túc xá được mở hoặc không có hạn

chế bất hợp lý thông qua quy trình

hoặc các hạn chế quá mức của nhân

viên bảo vệ, về khả năng của người

lao động rời khỏi cơ sở kể cả trong

thời gian nghỉ ngơi của người lao

động.

1) Định nghĩa a) Không được sử dụng lao động cưỡng bức, ràng buộc (bao gồm cả nợ nần) hoặc lao động ký kết, lao động tù nhân không tự nguyện hoặc bóc lột, nô lệ hoặc buôn bán người Điều này bao gồm việc vận chuyển, chứa chấp, tuyển dụng, chuyển giao hoặc tiếp nhận hoặc cung cấp chỗ ở cho những người bằng các biện pháp đe dọa, vũ lực, ép buộc, bắt cóc hoặc gian lận đối với lao động hoặc dịch vụ

2) Công việc tình nguyện a) ví dụ về công việc không tự nguyện: Thiếu sự đồng ý của người lao động để làm việc, giữ lương hoặc phúc lợi bất hợp pháp, làm việc thông qua bất kỳ hình thức

nô dịch nào (ví dụ: thương lượng về thị thực, nhà ở, làm việc để được đào tạo), nhân viên bảo vệ (có vũ trang hoặc không có vũ khí) ) giữ cho lực lượng lao động được duy trì

b) Làm thêm giờ không tự nguyện chẳng hạn như công nhân không có quyền từ chối làm thêm giờ3) Tự do đi lại

a) Hồ sơ ra vào nhà máy / ký túc xáb) Hạn chế hợp lý có thể tồn tại liên quan đến Sức khỏe & An toàn, Thiếu đào tạo để tiếp cận vào một khu vực nhất định, các hạn chế về IP,…

c) Tự do ra vào nhà máy không áp dụng đối với lao động tù nhând) Ví dụ về Quyền tự do: nhà vệ sinh, nước uống, cơ sở y tế bên ngoài,…

4) Lệ phí a) Bảng lương, tiền lương và các hồ sơ khác được xem xét cho thấy không có phí bị cấm, phí quá cao, nợ đáng kể và / hoặc các khoản vay đáng kể ngoại trừ những khoản phí có thể chấp nhận được liệt kê trong “ RBA Lao động bị buôn bán và cưỡng bức -“ Định nghĩa về Phí ”có tại https: // www

tráchbusiness.org/media/docs/RBADefinitionofFeesJan2021.pdf5) Nếu một khoản phí không được liệt kê cụ thể trong RBA Lao động bị buôn bán và cưỡng bức - "Định nghĩa về Phí" hoặc không phù hợp với bất kỳ danh mục ví dụ nào, thì người lao động nhập cư nước ngoài và nội địa sẽ không phải trả bất kỳ khoản nào mà 'Người lao động địa phương sẽ không được yêu cầu trả

Tình huống 1 - Các khoản phí tuyển dụng bị cấm đã được trả và không được hoàn lại trong vòng 90 ngày hoặc ngay khi phát hiện ra.

Tần suất \ Mức độ nghiêm trọng tính theo tổng lương cơ bản hàng tháng 0-5% * (<1 tháng tổng lương cơ bản) > 5% - 100% *

( <1 tháng tổng lương cơ bản)

100-150% *(> 1 tháng - 1,5 tháng lương cơ bản)

> 150% *(> 1 -1,5 tháng tổng lương cơ bản)

< 1% hoặc 3 công nhân trở xuống (tùy theo giá trị nào lớn hơn) Lỗi nhẹ Lỗi nhẹ Lỗi lớn Lỗi nghiêm trọng

> 1% -5% hoặc nhiều hơn 3 công nhân nhưng ít hơn 7 công nhân Lỗi lớn Lỗi lớn Lỗi lớn Lỗi nghiêm trọng

> 5% -40% hoặc hơn 7 công nhân Lỗi lớn Lỗi lớn Lỗi nghiêm trọng Lỗi nghiêm trọng

> 40% Lỗi lớn Lỗi nghiêm trọng Lỗi nghiêm trọng Lỗi nghiêm trọng Tình huống 2 – Các khoản phí tuyển dụng bị cấm đã được trả và hoàn trả trong vòng 90 ngày sau khi bắt đầu làm việc

Tần suất \ Mức độ nghiêm trọng tính theo tổng lương cơ bản hàng tháng 0-5% * (<1 tháng lương cơ bản) > 5% -100% * (<1 tháng lương cơ bản) > 100% * (<1 tháng lương cơ bản)

Trang 8

Xếp hạng:

Hướng dẫn: “tất cả các khoản phí được tính trong quá trình tuyển dụng và tuyển dụng” có nghĩa là các khoản phí phải được thêm vào, và không xem xét từng khoản phí riêng lẻ vì mục đích của bảng xếp hạng

Tình huống 3 - Đối với những phát hiện ngoài việc tuyển dụng bị cấm và phí tuyển dụng đã trả:

1 Hình phạt nghỉ việc là> 3 tháng lương cơ sở

2 Người lao động bị hạn chế tự nguyện chấm dứt việc làm

3 Bất kỳ tình huống nào khiến người lao động gặp rủi ro về sức khỏe

hoặc an toàn (ví dụ: nhốt trong nhà máy hoặc ký túc xá)

4 Người lao động bị hạn chế di chuyển do bị đe dọa sa thải, trình báo

với chính quyền hoặc bị đe dọa nghiêm trọng tương tự

5 Có lao động không tự nguyện (trừ các tình huống ở trên hoặc Sự

không phù hợp nghiêm trọng)

6 Một phát hiện ưu tiên trong A1.2 hoặc A1.3

Xem định nghĩa mức độ nghiêm trọng phát hiện Xem định nghĩa mức độ nghiêm trọng phát hiện Không áp dụng

Xác minh từ xa có thể chấp nhận: KHÔNG

< 1% hoặc 3 công nhân trở xuống (tùy theo giá trị nào lớn hơn) Lỗi nhẹ Lỗi nhẹ Lỗi lớn

> 1% hoặc 3 công nhân trở xuống (tùy theo tỷ lệ nào lớn hơn) Lỗi nhẹ Lỗi lớn Lỗi lớn

* Tổng tất cả các khoản phí được tính trong quá trình tuyển dụng và làm việc

Trang 9

A1.2 Các điều khoản và điều kiện tuyển dụng được cung cấp bằng văn bản và bằng ngôn ngữ mẹ đẻ của họ trước khi làm việc (người lao động nhập cư nước ngoài và trong nước: trước khi rời quê hương / khu vực của họ) và các điều khoản và điều kiện tuyển dụng chính được giải thích bằng ngôn ngữ mẹ đẻ của họ , vì vậy người lao động hiểu các điều khoản và điều kiện của nhà nước về việc làm.

Quan sát hiện trường Xem xét hồ sơ Phỏng vấn lãnh đạo Phỏng vấn công nhân Không áp dụng

1) Điều khoản và điều kiện tuyển dụng

a) Người lao động được thông báo trước khi làm việc về các điều khoản và điều kiện tuyển dụng chính bằng văn bản bằng ngôn ngữ mẹ đẻ của họ

b) Các điều khoản và điều kiện của việc làm nêu rõ rằng người lao động có thể nghỉ việc mà không bị phạt nếu có thông báo hợp lý

c) Không có hình thức ngôn ngữ ngăn chặn “bỏ trốn” hoặc “nghỉ việc sớm” trong điều kiện việc làm 2) Người lao động nhập cư:

a) Không được phép thay thế hoặc thay đổi (các) thỏa thuận lao động khi đến quốc gia / khu vực tiếp nhận trừ khi những thay đổi này được thực hiện để đáp ứng luật pháp địa phương và cung cấp các điều khoản bình đẳng hoặc tốt hơn

b) Các điều khoản và điều kiện việc làm sẽ được chuyển cho Người lao động nhập cư trước khi khởi hành,i) Cho biết các điều kiện làm việc và thù lao (mức lương tối thiểu được đảm bảo)

ii) Thông tin liên quan đến các điều kiện chung của cuộc sống và công việc

3) Hồ sơ xác nhận về việc đã giải thích bằng cho người lao động hiểu về các điều kiện tuyển dụng bằng ngôn ngữ mà họ có thể hiểu được:

a) Bản chất công việc

b) Giờ làm việc, Ngày nghỉ và ngày lễ

c) Chế độ nghỉ phép

d) Các phúc lợi (nhà ở, phương tiện đi lại, đồng phục, v.v.)

e) Những khoản phí mà người lao động sẽ phải trả và số tiền

f) Tiền lương và các khoản khấu trừ (bao gồm tất cả các khoản bảo hiểm xã hội) và cách tính các khoản này

g) Các khoản phúc lợi mà luật không bắt buộc được cung cấp (lương hưu, bảo hiểm, v.v.)

Trang 10

3) Người lao động nhập cư nước ngoài và nội địa:

a) Việc làm cho người lao động nhập cư = trước khi rời quê hương hoặc khu vực của họb) Các điều khoản và điều kiện tuyển dụng = thư / thỏa thuận / hợp đồng tuyển dụngc) Hình phạt = đe dọa hồi hương, đe dọa trừng phạt, phạt tiền, bạo lực hoặc giữ lại tiền lươngd) Không tí nàoCác thay đổi về điều khoản và điều kiện việc làm được công bố và tuân theo thông lệ tốt trong giao tiếp / thương lượng với người lao động4) nếu ngôn ngữ mẹ đẻ của người lao động không có ở dạng viết, thì việc sử dụng ngôn ngữ quốc gia của người lao động được phép sử dụng nhưng tài liệu viết được giải thích bằng ngôn ngữ mẹ đẻ của người lao động

Xếp hạng cụ thể bổ sung:

1 Các điều khoản và điều kiện thay thế việc làm

cho các điều kiện tồi tệ hơn về mặt vật chất

2 Không có Điều khoản và điều kiện tuyển dụng

nào được thông báo trước khi tuyển dụng

Trang 11

A1.3 Cấm Người sử dụng lao động và các Đại lý tuyển dụng giữ bản gốc các giấy tờ tùy thân và giấy tờ cá nhân của người lao động do chính phủ cấp

Quan sát hiện trường Xem xét hồ sơ Phỏng vấn lãnh đạo Phỏng vấn công nhân 1) Người lao động có thể chứng minh nơi lưu giữ

hồ sơ cá nhân một cách an toàn

2) Người lao động duy trì quyền sở hữu hoặc

kiểm soát hồ sơ nhận dạng của họ

1) Hồ sơ công nhân không chứa bản gốc của tài liệu cá nhân của công nhân2) Ở một số quốc gia, luật pháp địa phương yêu cầu người sử dụng lao động phải giữ giấy tờ tùy thân của người lao động nhập cư nước ngoài và nội địa

Trong những trường hợp đó:

a) Người lao động phải luôn có quyền truy cập vào các bản ghi đó

b) Trong mọi trường hợp sẽ không phải trả phí cho việc lưu giữ an toàn giấy tờ tùy thân, hộ chiếu hoặc giấy phép lao động do chính phủ cấp

3) Các tài liệu cá nhân không được giả mạo hoặc làm hỏng dưới bất kỳ hình thức nào

1) Bản chính giấy tờ tùy thân của người lao động: ví dụ: hộ chiếu; thị thực / giấy phép lao động; thẻ / hồ sơ căn cước công dân, cư trú, căn cước, bảo hiểm xã hội; giấy khai sinh; hồ sơ ngân hàng; vân vân.)

2) Người sử dụng lao động chỉ được phép giữ các giấy tờ cá nhân trong thời gian cần thiết để xin hoặc gia hạn giấy phép lao động và các giấy tờ pháp lý khác Người sử dụng lao động hoặc các đại lý cung cấp giấy tờ hợp lệ (nêu rõ lý do giữ hộ chiếu / giấy thông hành và thời hạn dự kiến để giữ những giấy tờ đó.)

1 Mọi hồ sơ cá nhân ban đầu đều được lưu giữ,

tiêu hủy, che giấu hoặc tịch thu

2 Nếu luật pháp yêu cầu phải giữ tài liệu, bất kỳ

bằng chứng nào về việc giả mạo, hạn chế

quyền truy cập trong hơn 12 giờ hoặc tính phí

3 Xếp hạng ưu tiên cho phát hiện này cũng yêu

cầu một phát hiện ưu tiên trên A1.1

Trang 12

A2) Lao động trẻ

A2.1 Người lao động không được dưới độ tuổi tối thiểu

Quan sát hiện trường Xem xét hồ sơ Phỏng vấn lãnh đạo Phỏng vấn công nhân Không xác định người lao động trên công trường dưới độ tuổi

tối thiểu Hồ sơ nhân sự cho thấy tất cả người lao động đều trên độ tuổi tối thiểu hoặc cao hơn tuổi tối thiểu theo chính sách của công ty Áp dụng Áp dụng

Bảng phân công công nhân cho thấy tất cả công nhân đều trên độ tuổi tối thiểu hoặc cao hơn tuổi tối thiểu theo chính sách của công ty (tùy điều kiện nào lớn nhất)

Công nhân chưa đủ tuổi được xác nhận đang có mặt tại cơ sở

hoặc đã có mặt Xem định nghĩa mức độ nghiêm trọng phát hiện Xem định nghĩa mức độ nghiêm trọng phát hiện Không áp dụng

A2.2 Người lao động dưới 18 tuổi không được phép thực hiện công việc có nguy cơ gây nguy hiểm cho sức khỏe hoặc sự an toàn của những người lao động trẻ này, kể cả làm việc ban đêm hoặc làm thêm giờ.

1 Không có người lao động nào dưới 18 tuổi đang làm

những công việc độc hại

1) Kiểm tra sức khỏe nếu pháp luật yêu cầu2) Xác định và phân công lao động trẻ vào các vị trí không độc hại3) Hạn chế về thời gian làm việc trong ngày (Lao động trẻ không được phép làm việc vào ban đêm hoặc làm thêm giờ)4) Các cơ chế thực hiện được phản ánh trong hồ sơ nhân sự, hồ sơ bệnh án và hồ sơ thời gian làm việc

Lao động trẻ đang làm công việc độc hại

Công nhân trẻ đang làm thêm giờ

Công nhân trẻ đang làm việc ban đêm

Xem định nghĩa mức độ nghiêm trọng phát hiện Xem định nghĩa mức độ nghiêm trọng phát hiện Không có công nhân dưới 18 tuổi trên công trường.

Trang 13

A2.3 Việc làm của Người học nghề / Thực tập sinh / Công nhân sinh viên phù hợp với mục tiêu học tập.

1) LĐ Sinh viên / thực tập sinh / học việc chỉ thực hiện các nhiệm

vụ liên quan đến lĩnh vực nghiên cứu của họ hoặc học một nghề

mới và sẽ không thực hiện các nhiệm vụ bị cấm theo luật hiện

Cấm sử dụng lao động là sinh viên, sinh viên thực tập hoặc học nghề để lấp đầy sự thiếu hụt lao động (mọi nghĩa vụ đối với người lao động theo luật lao động hoặc an sinh xã hội và các quy định phát sinh từ mối quan hệ việc làm thông thường sẽ không tránh khỏi việc sử dụng quá nhiều sinh viên, thực tập sinh và người học nghề) ;

3) Thỏa thuận ba bên: Nếu có, được ghi lại các yêu cầu cụ thể về thỏa thuận ba bên (nhân viên sinh viên (và / hoặc người giám hộ hợp pháp), trường học và Người kiểm tra) (Chỉ nhân viên sinh viên)

4) Thẩm định chuyên sâu: xác minh xem nhân viên đó đang tích cực đăng ký vào một chương trình học hợp lệ tại một cơ sở giáo dục Thực hiện các hành động khắc phục để giải quyết bất kỳ sự không tuân thủ nào của một cơ sở giáo dục và thiết lập các biện pháp trừng phạt khi thích hợp, bao gồm việc chấm dứt mối quan hệ (Chỉ dành cho LĐ sinh viên) Duy trì hồ sơ của nhân viên / thực tập sinh hoặc học việc trong hồ sơ nhân sự (bao gồm thỏa thuận nếu có, mục tiêu học tập , đánh giá, tham khảo tài liệu đào tạo, bài tập,…)

5) Thông tin chi tiết về cơ hội thăng tiến / tuyển dụng sau khi học việc thành công, tư cách hợp lệ, tuyển dụng, thỏa thuận lao động, tính chất công việc, giờ làm việc, tiền lương và phúc lợi

1) Nếu công nhân sinh viên / thực tập sinh hoặc học việc là một công nhân trẻ, thì tất cả các yêu cầu về công nhân trẻ trong A2.2 đều được áp dụng2) Thời gian học việc khác với thời gian thử việc của công nhân Các chương trình lao động học nghề / thực tập / sinh viên được pháp luật quy định ở hầu hết các quốc gia, với các giới hạn cụ thể về:

3) Giờ làm việc cũng không được mâu thuẫn với việc đi học, thời gian đào tạo, và số lần mà cùng một công nhân đó có thể được phân loại là học viên

4) Bên được kiểm toán không khấu trừ phí giáo dục từ tiền lương của nhân viên sinh viên, cũng như không khấu trừ phí sắp xếp từ tiền lương của nhân viên sinh viên

5) Bên được kiểm toán sẽ đảm bảo rằng nhân viên sinh viên được bảo hiểm chống lại tai nạn hoặc trách nhiệm và nhân viên sinh viên được bảo hiểm đầy đủ cho bất kỳ hình thức bảo hiểm nào khác theo yêu cầu của pháp luật hoặc quy định

6) Thời hạn mà tiền lương có thể dưới mức lương tối thiểu theo quy định của pháp luật phải được giới hạn và hợp lý trong thời hạn hoặc không quá 6 tháng, tùy theo điều kiện nào chặt chẽ hơn; và

7) Sinh viên lao động / thực tập / học việc chỉ nên được chỉ định cho các hoạt động công việc bổ sung cho các mục tiêu học tập nâng cao kỹ năng / bằng cấp hoặc nâng cao kỹ năng

a) Thỏa thuận ba bên: a) Tên đầy đủ của nhân viên sinh viên b) Thông tin liên hệ khẩn cấp của nhân viên sinh viên c)Tên và địa chỉ của trường công nhân sinh viênd) Tên và địa chỉ của Bên được kiểm toán, v.v e) Điều kiện sống (nếu có) f) Tiền lương và phúc lợi g) Chi phí (nếu có) cho ăn và ở (không được cao hơn giá thị trường hợp lý) h) Giờ làm việc i) Bản chất công việc và nơi thực hiện công việc đó j) Đã ký thành ba bản

Trang 14

Xem định nghĩa mức độ nghiêm trọng phát hiện Xem định nghĩa mức độ nghiêm trọng phát hiện Xem định nghĩa mức độ nghiêm trọng phát hiện Không có sinh viên công nhân, sinh viên thực tập, hoặchọc việc tại chỗ

A3) Giờ làm việc

A3.1 Số giờ làm việc trong một tuần làm việc không quá 60 giờ.

Quan sát hiện trường Xem xét hồ sơ Phỏng vấn lãnh đạo Phỏng vấn công nhânKhông áp dụng 1) Cỡ mẫu bắt buộc của hồ sơ thời gian cá nhân cũng như báo cáo tóm tắt, cho thấy số giờ làm việc - bao gồm cả làm thêm giờ - mỗi công nhân mỗi tuần

không được vượt quá 60 giờ a) Giờ làm việc của lao động trẻ bị hạn chế2) Hồ sơ thời gian là chính xác

3) Miễn trừ:

i) Nếu có sự miễn trừ / cho phép của chính phủ hoặc hệ thống giờ làm việc thay thế được áp dụng, thì nó cần phải tuân thủ Chính sách Miễn trừ RBA

4) Quy tắc RBA yêu cầu các công ty tuân thủ luật địa phương hoặc Quy tắc nào nghiêm ngặt hơn Nếu bạn có sự miễn trừ hợp lệ và hiện tại của chính phủ (ví dụ: Hệ thống Giờ làm việc Toàn diện ở Trung Quốc cho phép thay đổi giới hạn làm thêm giờ) thì sự miễn trừ này được coi là “luật địa phương” Bất kể việc

từ bỏ là gì, giới hạn 60 giờ / tuần vẫn được áp dụng Sử dụng mẫu đánh giá giờ làm việc chính thức5) Nếu có nhiều hệ thống ghi giờ làm việc, hệ thống mới nhất sẽ được đánh giá Thời gian lấy mẫu tối thiểu là 3 tháng và cỡ mẫu phải gấp 3 lần cỡ mẫu bình thường của tháng trước nếu thời gian dưới ba tháng

6) Trừ khi được quy định khác bởi các yêu cầu pháp lý của địa phương, điều khoản này không áp dụng cho những người lao động được miễn trừ, bao gồm cả những người ở các vị trí điều hành, quản lý hoặc chuyên môn

7) Nếu vượt quá giới hạn 60 giờ, hãy đảm bảo điều này không phải do Tình huống Khẩn cấp hoặc Bất thường Các trường hợp ngoại lệ phải được ghi lại tại thời điểm Tình huống Khẩn cấp hoặc Bất thường

Các lỗi không cố ý được tìm thấy trong hồ sơ được đề cập ở đây Nếu lỗi cố ý được phát hiện, thì điều này sẽ được đề cập trong phần D2.1

Trang 15

Giờ làm việc / tuần

% Số tuần làm việc mẫu (Tổng số hoặc Khu vực cụ thể hoặc Chức năng hoặc Quốc tịch / khu vực

≤ 1% > 1% đến ≤ 5% > 5% đến ≤ 15% > 15% đến ≤ 40% > 40%

> 84 giờ / tuần Lỗi nghiêm trọng

> 72 giờ / tuần đến ≤ 84 giờ / tuần Sự phù hợp Lỗi nhẹ Lỗi lớn Lỗi nghiêm trọng Lỗi nghiêm trọng

> 60 giờ / tuần đến ≤ 72 giờ / tuần Sự phù hợp Cơ hội cho Sự cải tiến Lỗi nhẹ Lỗi lớn Lỗi nghiêm trọng

> Luật địa phương (nghiêm ngặt hơn 60 giờ / tuần) để

<Luật địa phương (nghiêm ngặt hơn 60 giờ / tuần)

1 Lao động trẻ bị phát hiện làm việc vượt quá mức quy

định của pháp luật hoặc 60 giờ mỗi tuần

2 Công nhân trẻ đang làm thêm giờ

3 Công nhân trẻ đang làm việc ban đêm

Lỗi nghiêm trọng

Xác minh từ xa được chấp nhận KHÔNG

Bất kỳ sự không tuân thủ pháp lý nào đều được đánh giá là sự không tuân thủ nghiêm trọng Một ngoại lệ đối với quy tắc này là nếu số giờ làm việc hàng tuần thấp hơn hoặc bằng 60 giờ / tuần nhưng cao hơn luật địa phương cho dưới 40%

số giờ làm việc được xem xét

A3.2 Người lao động được nghỉ ít nhất một (1) ngày trong mỗi bảy (7) ngày làm việc

Quan sát hiện trường Xem xét hồ sơ Phỏng vấn lãnh đạo Phỏng vấn công nhânKhông áp dụng 1) Cỡ mẫu bắt buộc của hồ sơ công việc cá nhân cũng như báo cáo tóm tắt (nếu có) cho thấy số ngày làm việc liên tục tối đa bằng hoặc ít hơn 6 ngày

i) Ngày làm việc của công nhân trẻ bị hạn chế2) Hồ sơ thời gian phải chính xác

Trang 16

Quan sát hiện trường Xem xét hồ sơ Phỏng vấn lãnh đạo Phỏng vấn công nhânKhông áp dụng 1) Ba (3) tháng sẽ được đánh giá; những tháng này thường phải là tháng cao điểm, thấp nhất và trung bình Đối với mỗi tháng, thông tin sau được báo cáo:

a) Mẫu ba (3) thángb) Theo mẫu, theo khu vực làm việcc) Trong mẫu, theo mã công việcd) Trong mẫu, theo quốc tịch / khu vực xuất xứ (nếu có mặt của người lao động nhập cư nước ngoài và trong nước)2) Bất kỳ công nhân nào dưới 18 tuổi phải được nghiên cứu riêng (Nên sử dụng mẫu giờ làm việc riêng)

3) Mẫu đánh giá giờ làm việc phải phản ánh nhân khẩu học của vị trí và không chỉ tập trung vào giờ cao nhất4) Sử dụng mẫu đánh giá giờ làm việc chính thức

Nếu có nhiều ngày không sử dụng hệ thống ghi, hệ thống mới nhất sẽ được đánh giá Phải có và lấy mẫu tối thiểu là 3 tháng và cỡ mẫu phải gấp 3 lần cỡ mẫu bình thường, cỡ mẫu bình thường trong tháng trước nếu khoảng thời gian dưới ba tháng

5) Trừ khi được quy định khác bởi các yêu cầu pháp lý của địa phương, điều khoản này không áp dụng cho những người lao động được miễn trừ, bao gồm cả những người ở các vị trí điều hành, quản lý hoặc chuyên môn

6) Nếu vượt quá 6 ngày liên tục, hãy đảm bảo điều này không phải do Tình huống Khẩn cấp hoặc Bất thường

Các trường hợp ngoại lệ phải được ghi lại tại thời điểm Tình huống Khẩn cấp hoặc Bất thường

Các lỗi không cố ý được tìm thấy trong hồ sơ được đề cập ở đây Nếu lỗi cố ý được phát hiện, thì điều này sẽ được đề cập trong phần D2.1

Ngày liên tiếp

% Người lao động được lấy mẫu (Tổng số hoặc Khu vực cụ thể, Chức năng hoặc Quốc tịch / khu vực

≤ 1% > 1% đến ≤ 5% công nhân được lấy mẫu > 5% đến ≤ 40% > 40%

≥ 24 ngày liên tiếp Lỗi nghiêm trọng

> 12 đến <24 ngày liên tiếp Lỗi nhẹ Lỗi nhẹ Lỗi lớn Lỗi nghiêm trọng

> 6 (hoặc luật địa phương nếu nghiêm ngặt hơn) đến ≤ 12 ngày liên tiếp Sự phù hợp Lỗi nhẹ Lỗi nhẹ Lỗi lớn

≤ 6 (hoặc luật địa phương nếu nghiêm ngặt hơn) Ngày liên tiếp Sự phù hợp

Người lao động dưới 18 tuổi làm việc liên tục vượt mức quy định của pháp luật

hoặc 6 ngày liên tục Lỗi nghiêm trọng

Xác minh từ xa được chấp nhận KHÔNG

Trang 17

A3.3 Người lao động được phép nghỉ theo quy định, ngày lễ và ngày nghỉ phép, kể cả thời gian nghỉ khi ốm đau hoặc nghỉ thai sản

Quan sát hiện trường Xem xét hồ sơ Phỏng vấn lãnh đạo Phỏng vấn công nhânNgười lao động nghỉ bắt buộc bao gồm ít nhất một lần nghỉ

ăn mỗi ca Hồ sơ nghỉ phép được lưu giữ an toàn, chính xác và phù hợp với giấy chứng nhận y tế, thời gian nghỉ thực tế (bao gồm cả thai sản / thai sản) và các ngày nghỉ lễ Áp dụng Áp dụng

1) Người lao động được nghỉ một khoảng thời gian hợp lý khi ốm đau hoặc thai sản mà không bị mất việc làm hoặc bị phạt tài chính khi cung cấp được giấy chứng nhận y tế

2) Hầu hết các quốc gia đều yêu cầu người lao động được nghỉ 20 hoặc 30 phút sau mỗi hai hoặc bốn giờ, cũng như thời gian nghỉ ăn theo quy định

So sánh các hoạt động của công ty với các yêu cầu pháp lý của địa phương

Các lỗi không cố ý được tìm thấy trong hồ sơ được đề cập ở đây Nếu lỗi cố ý được phát hiện, thì điều này được bao gồm trong phần D2.1

Người lao động không được nghỉ ốm đau, thai sản khi có giấy khám sức

khỏe hợp lệ Xem định nghĩa mức độ nghiêm trọng phát hiện Xem định nghĩa mức độ nghiêm trọng phát hiện Không áp dụng

Trang 18

A4) Tiền lương và Phúc lợi

A4.1 Tiền lương cho giờ làm việc bình thường và làm thêm giờ được tính toán chính xác và được trả kịp thời cho tất cả người lao động

Quan sát hiện trường Xem xét hồ sơ Phỏng vấn lãnh đạo Phỏng vấn công nhânKhông áp dụng 1) “Trả công bằng thời gian làm việc” được áp dụng; điều này có nghĩa là bất kỳ hoạt động nào do công ty yêu cầu

2) Tất cả công nhân sẽ được trả không thấp hơn mức lương đã thoả thuận * cho tất cả các giờ làm việc bình thường

3) Làm thêm giờ và các khoản bồi thường và phúc lợi khác được trả và cao hơn mức lương đã thỏa thuận * cho giờ làm việc bình thường 4) Thanh toán cho những người nghỉ việc (công nhân đã nghỉ việc) tuân thủ không muộn hơn một tháng sau ngày cuối cùng của công việc

5) Các khoản trợ cấp tiền lương và tiền làm thêm giờ được tính toán chính xác, và hồ sơ lương chính xác được duy trì

6) Tiền lương được trả trực tiếp cho người lao động (hoặc bên thứ ba được chỉ định hợp pháp) mà không có các khoản khấu trừ trái phép (bao gồm cả các biện pháp kỷ luật) một cách kịp thời

7) Đối với lương định kỳ (bao gồm cả làm thêm giờ, khác) không được trì hoãn quá hai ngày sau thời điểm thanh toán đã thỏa thuận8) Mức lương cho người học

a) Thực tập sinh: ít nhất là mức lương tối thiểu, trừ khi hiệu suất của họ thấp hơn đáng kể so với kỳ vọng cho chu kỳ tiền lương đó,b) Học việc: ít nhất là mức lương tối thiểu trừ khi Luật quy định cụ thể mức lương thấp hơn cho loại người lao động này Đồng ý tăng lương khi học việc đạt yêu cầu kỹ năng mới Người lao động sau khi học việc thành công có ghi rõ việc thăng cấp và điều chỉnh lương

9) Không có hình phạt tài chính / học vấn (lưu ý hình phạt học tập chỉ được phép nếu liên quan trực tiếp đến kết quả kém về thành phần giáo dục của chương trình) (nhân viên sinh viên và thực tập sinh)

10) nghỉ thai sản hoặc nghỉ ốm không bị phạt11) Hồ sơ tiền lương là chính xác

12) Không có khoản khấu trừ hoặc thanh toán cho PPE13) Trong trường hợp người lao động (làm việc dưới nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba, đại lý lao động, trường dạy nghề hoặc nhà thầu) được chuyển đến các vùng / quốc gia / tỉnh / địa điểm việc làm khác nhau, thì mức lương tối thiểu và các quyền lợi khác sẽ được trả theo quy định của pháp luật công nhân được triển khai trong

14) Người lao động được trả lương trực tiếp không qua bất kỳ trung gian nào (trừ ngân hàng)

Các khoản thanh toán đã bị chậm hơn 1 tháng

ngoài chu kỳ thanh toán thông thường

Xem định nghĩa mức độ nghiêm trọng phát hiện1) Các khoản thanh toán bị chậm trễ hơn một tháng so với chu kỳ thanh toán thông thường và cho> 5 phần trăm mẫu công nhân

2) Tỷ lệ công nhân mẫu được trả dưới mức lương thỏa thuận là ≥ 5% và ≤ 20%

3) Phần trăm mẫu hoặc dân số không được trả trợ cấp hoặc bồi thường làm thêm giờ đúng là

≥ 5%

Xem định nghĩa mức độ nghiêm trọng phát hiệnCác khoản thanh toán đã bị chậm trễ hơn một tháng so với chu kỳ thanh toán bình thường và cho ≤ 5 phần trăm mẫu công nhân

Không áp dụng

* Đồng ý = mức chặt chẽ hơn của mức lương tối thiểu hợp pháp, mức lương được quy định trong hợp đồng lao động hoặc mức lương được quy định trong Thỏa thuận thương lượng tập thể

Trang 19

A4.2 Đối với mỗi kỳ trả lương, người lao động được cung cấp các báo cáo tiền lương dễ hiểu bao gồm đầy đủ thông tin để xác minh mức lương chính xác cho công việc đã thực hiện.

Quan sát hiện trường Xem xét hồ sơ Phỏng vấn lãnh đạo Phỏng vấn công nhânKhông áp dụng a) Người lao động được cung cấp phiếu lương có ghi rõ khoản chi trả (trước khi thanh toán), bao gồm:

a) Giờ bình thường

b) Giờ tăng ca

c) Mức chi trả làm thêm giờ

d) Không có khấu trừ kỷ luật

e) Chi tiết các khoản khấu trừ i) Đóng bảo hiểm ii) Người sử dụng lao động iii) Đóng góp của người lao độngb) Hồ sơ phiếu chi là chính xác

4) RBA KHÔNG chấp nhận thỏa thuận đã ký với người lao động cho phép thực hiện bất kỳ điều gì ngoại trừ việc tuân thủ luật pháp địa phương liên quan đến bảo hiểm xã hội

Xem định nghĩa mức độ nghiêm trọng phát hiện Xem định nghĩa mức độ nghiêm trọng phát hiện Xem định nghĩa mức độ nghiêm trọng phát hiện Không áp dụng

Xác minh từ xa có thể chấp nhận: CÓ

A4.3 Các khoản khấu trừ được tính toán chính xác và nộp cho cơ quan chính phủ trong khung thời gian luật pháp địa phương

Trang 20

Không áp dụng 1) Tính toán: Hồ sơ về sự đóng góp của người sử dụng lao động cho các chương trình bảo hiểm người lao động, ví dụ: thất nghiệp, hưu trí / lương hưu,

sức khỏe / y tế, cuộc sống, tai nạn, tàn tật, v.v được cung cấp hàng tháng rằng:

a) Cho phép phân tích bởi từng nhân viênb) Tổng mỗi loại đóng góp

2) Thanh toán: Có hồ sơ thanh toán cho những khoản đóng góp này và việc thanh toán được thực hiện kịp thời

Áp dụng Không áp dụng

1) Mẫu không bao gồm những người lao động mới có ít hơn 2 chu kỳ trả lương với người sử dụng lao động2) Các khoản khấu trừ thuế và các chương trình khác của chính phủ phải được gửi ngay cho cơ quan hiện hành Ở hầu hết các quốc gia, luật quy định yêu cầu của người sử dụng lao động phải đóng góp vào các chương trình bảo hiểm quốc gia / khu vực hoặc tư nhân Những điều này thường bao gồm hưu trí, thất nghiệp, tai nạn, y tế và có thể là những người khác

3) RBA KHÔNG CHẤP NHẬN một thỏa thuận ký kết với người lao động cho phép khấu trừ bảo hiểm xã hội như lựa chọn phù hợp để tuân thủ pháp luật bảo hiểm xã hội

Không thanh toán hoặc chậm thanh toán các khoản khấu

trừ do Chính phủ hoặc luật quy định trong ít nhất 3 tháng Xem định nghĩa mức độ nghiêm trọng phát hiện Xem định nghĩa mức độ nghiêm trọng phát hiện Không áp dụng

Trang 21

A5) Đối xử nhân đạo

A5.1 Không có bằng chứng về sự đối xử vô nhân đạo

Các yêu cầu tuân thủ:

Quan sát hiện trường Xem xét hồ sơ

Phỏng vấn lãnh đạo Phỏng vấn công nhânKhông xác định được các trường hợp có thể bị đối

xử vô nhân đạo

1) Hồ sơ khiếu nại không cho thấy các trường hợp bị đối xử vô nhân đạo2) Hồ sơ kỷ luật không thể hiện các biện pháp kỷ luật vô nhân đạo

Hỗ trợ thêm:

Quan sát hiện trường Xem xét hồ sơ Phỏng vấn lãnh đạo Người làm việc

Buổi phỏng vấn Đối xử vô nhân đạo bao gồm mọi hình thức quấy rối, bạo lực, bạo lực trên cơ sở giới, quấy rối tình dục, lạm dụng tình dục, trừng phạt thể xác,

cưỡng bức về tinh thần hoặc thể chất, bắt nạt, sỉ nhục nơi công cộng hoặc lạm dụng bằng lời nói, cũng như rút lui các tiện nghi thể chất cơ bản được cung cấp cho những người lao động khác hoặc sự cô lập của các gia đình.

Nếu bất kỳ trường hợp nào được báo cáo, hãy xác minh

hồ sơ, nhật ký, tài liệu và quy trình kỷ luật

Nếu bất kỳ trường hợp nào được báo cáo, hãy xác minh

hồ sơ, nhật ký, tài liệu và quy trình kỷ luật

Xếp hạng cụ thể bổ sung:

Trường hợp điều trị Inhumane mà không cần hành

động

A5.2 Các hành động kỷ luật phải được lưu hồ sơ và xem xét bởi ban lãnh đạo

Quan sát hiện trường Xem xét hồ sơ

Phỏng vấn lãnh đạo Phỏng vấn công nhânKhông áp dụng 1) Có hồ sơ về tất cả các trường hợp xử lý kỷ luật

2) Tất cả các hồ sơ về hành động kỷ luật đối với người lao động phải được lãnh đạo xem xét và thông báo cho họ một cách công khai

3) Hồ sơ kỷ luật thể hiện các hành động kỷ luật có chữ ký hoặc xác nhận của người lao động

Trường hợp đối xử vô nhân đạo mà không có

hành động Xem định nghĩa mức độ nghiêm trọng phát hiện Xem định nghĩa mức độ nghiêm trọng phát hiện Không áp dụng

Trang 22

A6) Không phân biệt đối xử / Không quấy rối

A6.1 Không có bằng chứng về sự phân biệt đối xử

Quan sát hiện trường Xem xét hồ sơ Phỏng vấn lãnh đạo Phỏng vấn công nhân1) Không có trường hợp phân biệt đối xử

v) Câu hỏi xét nghiệm ứng tuyển vi) Tuyển dụng

vii) Chấm dứt HĐLĐ viii) Thăng tiến ix) Đăng tin tuyển dụng và quảng cáo x) Mô tả công việc

xi) Đại diện của NLĐ hoặc tổ chức công đoànb) NLĐ được cung cấp chỗ ở chỉ dựa trên các tiêu chí không phân biệt đối xử 2) Kiểm tra y tế:

a) Người lao động hoặc người lao động tiềm năng không phải chịu các xét nghiệm y tế có thể được sử dụng theo cách phân biệt đối xử

b) Kiểm tra sức khỏe, thử thai hoặc trinh tiết, hoặc biện pháp tránh thai không được sử dụng như một điều kiện tuyển dụng

3) Mang thai / Sản phụ / Quan hệ cha con: i)Tất cả các điều kiện liên quan đến trinh tiết, mang thai và bảo vệ việc làm sau khi sinh, phúc lợi

và trả lương đều được đáp ứng

Trang 23

1) Phân biệt đối xử: bất kỳ quyết định hoặc tiêu chí nào khác với khả năng của ứng viên để thực hiện các yêu cầu của công việc hoặc khả năng phù hợp của ứng viên cho công việc

3) Mang thai / Sản phụ / Quan hệ cha con:

i) Xem xét để phân biệt đối xử hoặc quấy rối dựa trên trinh tiết, thử thai, lá thai sản và quan hệ cha con:

ii) Từ chối tuyển dụng ứng viên cho một vị trí không nguy hiểm; hoặc iii) Chấm dứt việc làm của người lao động chỉ dựa trên tình trạng mang thai, trinh tiết hoặc cha mẹ của người lao động

4) Các trường hợp phân biệt đối xử có thể áp dụng nếu những trường hợp này có cơ sở được ghi lại, các cáo buộc không được coi là trường hợp phân biệt đối

xử

Hướng dẫn của kiểm toán viên: mẫu người lao động được phỏng vấn PHẢI bao gồm đại diện người lao động hoặc thành viên

ủy ban công nhân nếu có mặt

Trường hợp phân biệt đối xử hoặc quấy rối mà không có

hành động

A6.2 Cung cấp không gian hợp lý cho các hoạt động tôn giáo

lãnh đạo

Phỏng vấn công nhân Các khu vực cầu nguyện / tôn giáo đầy đủ được cung

cấp nếu được yêu cầu hoặc bắt buộc

Yêu cầu được lưu giữ, xem xét và quyết định và lý do quyết định về chỗ ở (hoặc không có chỗ ở) được cung cấp kịp thời cho người yêu cầu. Áp dụng Áp dụng

Hỗ trợ thêm:

1) Nơi ở Tôn giáo Hợp lý có thể bị từ chối vì lo ngại về an toàn và an ninh, sau khi tìm kiếm các giải pháp thay thế (bao gồm cả các lựa chọn bên ngoài địa điểm) và / hoặc tác động đáng kể đến hoạt động kinh doanh, chi phí vận hành hoặc những người lao động khác

2) Để cung cấp chỗ ở hợp lý cho các hoạt động tôn giáo, cơ sở phải thực hiện các biện pháp hợp lý để đảm bảo rằng mọi công nhân không bị phân biệt đối xử dựa trên tôn giáo đã được thiết lập

Phân loại cụ thể bổ sung:

Trang 24

Các yêu cầu về chỗ ở tôn giáo hợp lý bị ban quản lý từ

chối mà không có sự biện minh

Các khu vực cầu nguyện / tôn giáo được cung cấp nhưng không đáp ứng các điều kiện theo thỏa thuận giữa người lao động và ban quản lý Xem định nghĩa mức độ nghiêm trọng phát hiện Không áp dụngXác minh từ xa có thể chấp nhận: KHÔNG

A7) Quyền tự do hiệp hội

Lưu ý chung: Đề cập đến “công đoàn” trong toàn bộ hướng dẫn này đề cập đến các tổ chức công đoàn, công đoàn và các cơ quan đại diện người lao động khác

• Để ngắn gọn, hướng dẫn kiểm toán tập trung vào quyền của người lao động được thành lập và tham gia các tổ chức công đoàn do họ tự lựa chọn, thương lượng tập thể và tham gia vào hội họp hòa bình Hướng dẫn kiểm toán cũng nên được đọc để bao gồm các quyền của người lao động trong việc hạn chế thành lập và gia nhập công đoàn, thương lượng tập thể và hội họp hòa bình

• Tuyên bố trung lập: Công ty được đánh giá có trách nhiệm đảm bảo người lao động của họ có thể thực hiện các quyền của họ để tổ chức trong một môi trường không

có bạo lực, áp lực, sợ hãi và đe dọa Công ty được kiểm toán không bắt buộc phải đóng vai trò tích cực trong việc hỗ trợ các nỗ lực liên kết hoặc tổ chức của người lao động.

A7.1 Người lao động có thể tự do thành lập hoặc đăng ký tham gia công đoàn

Quan sát hiện trường Xem xét hồ sơ Phỏng vấn lãnh đạo Phỏng vấn công nhân1) Không có sự hiện diện rõ ràng của bạo lực và các

mối đe dọa rõ ràng dưới bất kỳ hình thức nào

2) Không có bằng chứng nào về sự kiểm soát của ban

lãnh đạo đối với tổ chức công đoàn

3) Không có sự hiện diện rõ ràng của việc cấm liên kết

với một tổ chức công đoàn

1) Không có các đoạn bạo lực, đe dọa rõ ràng dưới bất kỳ hình thức nào được ghi lại hoặc bất kỳ hành vi vi phạm quyền tự do hiệp hội nào khác

2) Biên bản họp công đoàn và hồ sơ tài chính nếu có để xác định nguồn kinh phí và vật liệu

3) Sự đóng góp của ban lãnh đạo được giới hạn trong việc cung cấp không gian họp và / hoặc tài liệu họp (chẳng hạn như tài liệu ghi chép) 4) Hồ

sơ bảng lương xác nhận rằng nhân viên công đoàn được trả lương như những người lao động khác trong các công việc tương tự5) Hồ sơ liên lạc không thể hiện các hạn chế về Quyền tự do liên kết hoặc Tự do liên kết các thông tin liên lạc không bị cấm6) Hồ sơ khiếu nại về Tự do Hiệp hội cho thấy khiếu nại được xử lý theo

Hướng dẫn kiểm toán viên: mẫu phỏng vấn Người lao động PHẢI bao gồm đại diện công nhân hoặc thành viên ủy ban công nhân nếu có mặt

Trang 25

A7.2 Các quyền hợp pháp của tất cả người lao động được thương lượng tập thể hoặc từ chối làm như vậy được tôn trọng

Quan sát hiện trường Xem xét hồ sơ Phỏng vấn lãnh đạo Phỏng vấn công nhânKhông có bằng chứng về việc ban lãnh đạo từ chối

tham gia đàm phán khi có yêu cầu bởi công đoàn

chứng nhận đại diện cho người lao động

1) Không có bằng chứng về việc ban lãnh đạo từ chối tham gia đàm phán khi công đoàn yêu cầu2) Bên được kiểm toán tham gia có thiện chí vào quá trình thương lượng tập thể với tổ chức công đoàn chứng nhận thương lượng thay mặt cho người lao động

3) Các điều khoản và điều kiện của Thỏa thuận thương lượng tập thể được thực hiện4) Việc cấp một chỗ ở tôn giáo nên được đánh giá dựa trên Thỏa thuận Thương lượng Tập thể và có thể khác với CBA

i) Đối thoại với đại diện của người lao động được tổ chức nếu có sự khác biệt giữa nơi ở tôn giáo và CBA, nếu điều này không vi phạm quyền riêng

tư của người yêu cầu Nơi ở tôn giáo hợp lý

Hướng dẫn kiểm toán viên: mẫu phỏng vấn Người lao động PHẢI bao gồm đại diện công nhân hoặc thành viên ủy ban công nhân nếu có mặt

Xem định nghĩa mức độ nghiêm trọng phát hiện

A7.3 Những người tham gia tôn trọng quyền hợp pháp của tất cả công nhân để tập hợp một cách hòa bình.

lãnh đạo

Phỏng vấn công nhân Không có dấu hiệu cấm rõ ràng quyền hội họp

hòa bình 1) Tôn trọng quyền của người lao động đối với cá nhân hoặc tập thể; bày tỏ, thúc đẩy, theo đuổi và bảo vệ các mối quan tâm hoặc ý tưởng của họ cũng như

tôn trọng quyền của người lao động để không làm như vậy2) Không cản trở, hạn chế hoặc ép buộc người lao động thực hiện quyền của họ đối với cá nhân hoặc tập thể; để bày tỏ, thúc đẩy, theo đuổi và bảo vệ mối quan tâm hoặc ý tưởng của họ hoặc từ chối làm như vậy

Có thể đặt các biện pháp kiểm soát thời gian, địa điểm và cách thức hợp lý liên quan đến việc lắp ráp nhằm mục đích duy trì một môi trường làm việc lành mạnh, an toàn và hiệu quả

Trang 26

Xem định nghĩa mức độ nghiêm trọng phát

hiện Xem định nghĩa mức độ nghiêm trọng phát hiện Xem định nghĩa mức độ nghiêm trọng phát hiện Không áp dụng

Trang 27

Hệ thống quản lý lao động AM

Đánh giá rủi ro AM1

AM1.1 Một quy trình tuân thủ lao động đầy đủ và hiệu quả để giám sát, xác định, hiểu và đảm bảo tuân thủ các luật và quy định hiện hành cũng như các

yêu cầu của khách hàng được thiết lập

lãnh đạo Phỏng vấn công nhânKhông áp dụng 1) Tiến trình

a) hàng quý đầy đủ và hiệu quả để duy trì hiểu biết hiện tại về các yêu cầu pháp lý hiện hành và khách hàng:

i) Xác định ii) Theo dõi iii) Đánh giá iv) Tích hợpv) Thực hiện vi) Hồ sơ2) Một quy trình dangj văn bản được thực hiện để đảm bảo các giấy phép được gia hạn trước khi các giấy phép, giấy phép và thử nghiệm hiện tại hết hạn3) Hồ sơ

a) Đăng ký tuân thủ chính xác và cập nhậtb) Lịch tuân thủ hoặc lời nhắc / nhiệm vụ / lịch hẹn qua hệ thống e-mail

c) Tóm tắt các luật và quy định hiện hànhd) Xem xét các yêu cầu chính của khách hàng ảnh hưởng đến hoạt động vì những yêu cầu này liên quan đến Bộ Quy tắc RBA

Áp dụng KHÔNG

Áp dụng

Trang 28

Áp dụng KHÔNG Áp

dụng

hiện Xem định nghĩa mức độ nghiêm trọng phát hiện Xem định nghĩa mức độ nghiêm trọng phát hiện Không áp dụng

Các qúa trình kiểm soát AM2

AM2.1 Trách nhiệm Lao động và quyền hạn được xác định và phân công đầy đủ và hiệu quả cho tất cả nhân viên / người lao động (quản lý cấp cao cho

người lao động) để thực hiện các hệ thống quản lý và tuân thủ luật, quy định và quy tắc

Quan sát hiện trường Xem xét hồ sơ Phỏng vấn lãnh đạo Phỏng vấn công nhânKhông áp dụng 1) Một đại diện cấp cao được giao trách nhiệm thực hiện các chương trình

a) Để đảm bảo tuân thủ luật và quy định cũng như các yêu cầu của RBAb) Được ủy quyền thực hiện các chương trình, quy trình và các hành động khắc phục khi cần thiết để tuân thủ quy định và tuân thủ RBA2) Trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cấp tổ chức được ghi lại trong kế hoạch vị trí, mô tả công việc và / hoặc tài liệu hệ thống quản lý của cơ sở a) Đối với những tình huống bình thường b) Đối với các tình huống khẩn cấp

hiện Xem định nghĩa mức độ nghiêm trọng phát hiện Xem định nghĩa mức độ nghiêm trọng phát hiện Không áp dụngXác minh từ xa có thể chấp nhận: CÓ

AM2.2 Các chính sách lao động và quy trình kiểm soát đầy đủ và hiệu quả được thiết lập

lãnh đạo

Trang 29

1) Có các biện pháp kiểm soát đối với các

rủi ro đã xác định

2) Hồ sơ được lưu trữ an toàn chỉ với

quyền truy cập được cấp phép

3) Thiết bị ghi thời gian đã có mặt và tất

cả đều đang hoạt động

1) Chính sách: Có các chính sách đầy đủ cho:

a) Việc làm tự do lựa chọn:

i) không sử dụng nhà tù cưỡng bức, ràng buộc, không tự nguyện hoặc bóc lột, lao động bị buôn bán hoặc nô lệ ii) người lao động không phải trả Phí, tiền đặt cọc hoặc phải trả nợ như một phần của việc làm

iii) khi việc làm đã bị chấm dứt tự nguyện hoặc không tự nguyện, người lao động sẽ được trả số tiền thích hợp cho tất cả giờ làm việc

iv) không có giấy tờ tùy thân do chính phủ cấp hoặc bản gốc của hồ sơ cá nhân được giữ hoặc lưu trữ

(1) Ở một số quốc gia, luật pháp địa phương yêu cầu người sử dụng lao động phải giữ hồ sơ cá nhân của người lao động nhập cư nước ngoài và nội địa Trong những trường hợp đó:

(i) Quy trình được thực hiện để chỉ lưu giữ an toàn những hồ sơ cá nhân mà luật pháp yêu cầu v) tự do đi lạib) Lao động trẻ em:

i) cấm lao động trẻ em ii) không từ chối đơn xin việc của người lao động sau khi người lao động “trẻ em” đủ tuổi đáp ứng các yêu cầu pháp lý iii) Nếu lao động trẻ em được xác định, hỗ trợ / khắc phục hậu quả được cung cấp

c) Lao động trẻ / công nhân có thai và cho con búiii) Kiểm tra sức khỏe nếu luật pháp yêu cầu iv) Xác định và phân công lao động trẻ vào các vị trí không độc hạiiii) Hạn chế về thời gian làm việc trong ngày (Lao động trẻ không được phép làm việc vào ban đêm hoặc làm thêm giờ)

d) Người học

i) Nếu có, một chính sách bằng văn bản nêu rõ rằng Bên đánh giá không thuê người học nghề / thực tập sinh / công nhân sinh viên

ii) Cam kết chỉ cung cấp các công việc thực tập / công việc cho sinh viên và học việc bổ sung cho quá trình nghiên cứu của họ hoặc tìm hiểu về một nghề nghiệp mới

iii) Thời gian học nghề tối đa (không quá 6 tháng nếu người lao động được trả dưới mức lương tối thiểu)

iv) Không có cơ quan hoặc trung gian nào được sử dụng liên quan đến việc tuyển dụng, thuê mướn, sắp xếp và quản lý lao động là sinh viên, thực tập sinh hoặc người học nghề

v) Tất cả các công việc là tự nguyện (bao gồm cả việc lựa chọn phân công vị trí học tập)

vi) Cấm sử dụng lao động là sinh viên, thực tập sinh hoặc người học nghề để lấp đầy sự thiếu hụt lao động

e) Thời gian nghỉ

i) Số giờ làm việc, ngày nghỉ, nghỉ ốm, nghỉ lễ, nghỉ phép và chế độ thai sản / thai sản

ii) Bữa ăn và thời gian nghỉ ngơi bắt buộc, thời gian nghỉ phép, ngày lễ và ngày nghỉ

i) Nghiêm cấm các hình thức kỷ luật khấu trừ lương bao gồm "Trả công bằng thời gian đã làm việc"

h) Công việc nhân đạo / tử tế

Trang 30

Hồ sơ

a) Không phân biệt đối xửi) Các quyết định tuyển dụng, sử dụng (chẳng hạn như lương thưởng, thăng chức, tiếp cận đào tạo,…) hoặc cho thôi việc chỉ dựa trên khả năng của ứng viên để thực hiện các yêu cầu của công việc

ii) Cam kết hướng tới một lực lượng lao động không bị quấy rối và phân biệt đối xử bất hợp pháp Các công ty không được phân biệt đối xử dựa trên chủng tộc, màu da, tuổi tác, giới tính, khuynh hướng tình dục, nhận dạng và biểu hiện giới tính, sắc tộc hoặc nguồn gốc quốc gia, khuyết tật, mang thai, tôn giáo, đảng phái chính trị, thành viên công đoàn, tình trạng cựu chiến binh được bảo vệ, thông tin di truyền được bảo vệ hoặc hôn nhân tình trạng trong các hoạt động tuyển dụng và sử dụng lao động như tiền lương, thăng chức, chỗ ở, phúc lợi, phần thưởng và khả năng tiếp cận đào tạo

b) Nơi thực hành nghi lễ tôn giáo hợp lýi) điều chỉnh hợp lý cho các thực hành tôn giáo và điều chỉnh môi trường làm việc để cho phép một người lao động tuân thủ các tín ngưỡng tôn giáo của họ khi làm việc hoặc xin việc

c) Quyền tự do hiệp hội

i) Tôn trọng quyền của người lao động thành lập hoặc đăng ký tham gia công đoàn, hoặc từ chối làm như vậy ii) Sẽ không can thiệp và sẽ không tài trợ cho công đoàn

d) Thương lượng tập thểi) Công nhận quyền thương lượng tập thể của người lao động hoặc từ chối làm như vậy

e) Tụ hội ôn hòa

i) Tôn trọng quyền của người lao động; riêng lẻ hoặc tập thể; để bày tỏ, thúc đẩy, theo đuổi và bảo vệ mối quan tâm hoặc ý tưởng của họ; hoặc không làm như vậy

2) Các quy trình kiểm soát hiệu quả:

a) Mỗi yêu cầu chính sách đều có một quá trình thực hiện (kiểm soát) hiệu quả

b) Các yêu cầu kiểm soát bổ sung cụ thể:

i) Việc làm tự do lựa chọn:

(1) Xác định số tiền cụ thể của bất kỳ khoản phí và chi phí nào mà từng cá nhân lao động nhập cư nước ngoài và trong nước phải trả trước khi bắt đầu làm việc

ii) Lao động trẻ em:

(1) xác minh độ tin cậy của hồ sơ tuổi Xác minh tuổi phải bao gồm xác minh trực quan hồ sơ nhận dạng bằng ảnh được chính phủ công nhận

(2) hệ thống xác minh ID đáng tin cậy để kiểm soát quyền ra vào của công nhân vào nhà máy(3) Quy trình hỗ trợ / khắc phục hậu quả lao động trẻ em được thiết kế để cung cấp phúc lợi cho trẻ em

iii) Lao động trẻ

(1) Kiểm tra sức khỏe nếu pháp luật yêu cầu(2) Hạn chế về giờ làm việc và thời gian làm việc trong ngày(3) Xác định và phân công lao động trẻ vào các vị trí không độc hại(4) Lao động trẻ không được phép làm việc ban đêm hoặc làm thêm giờ

iv) Số giờ làm việc / ngày nghỉ

(1) Xác định chính xác(2) Ghi lại

(3) Quản lý(4) Kiểm soát giờ làm việc bao gồm cả thời gian làm thêm và ngày nghỉ

Trang 31

i) Hợp đồng(1) Các nhà cung cấp dịch vụ, Đại lý lao động và Nhà thầu lao động đã thực hiện hợp đồng với các yêu cầu thỏa thuận để đảm bảo tuân thủ các chính sách / quy trình.

ii) Lưu trữ hồ sơ(1) lưu giữ thích hợp (trong và ngoài trang web) và các cấp độ truy cập thích hợp để đảm bảo quyền riêng tư phù hợp với các yêu cầu của pháp luật và khách hàng

iii) Đánh giá rủi ro(1) Mọi rủi ro được xác định đều có kế hoạch hành động để giảm thiểu rủi ro đó(2) Hiệu quả của các biện pháp kiểm soát được đánh giá một cách thường xuyên(3) Các kiểm soát thủ tục được ghi lại

(4) Khi các biện pháp kiểm soát chưa được áp dụng, một kế hoạch thực hiện (với chủ sở hữu và ngày đến hạn) được đưa ra

b) Phạm vi của các chính sách và quy trình là trong quá trình tuyển dụng, tuyển dụng và sử dụng lao động

c) Việc làm tự do được lựa chọni) Nêu rõ rằng người lao động không bắt buộc phải trả một lần hoặc trả dần, thu trực tiếp hoặc thông qua các khoản khấu trừ lương

d) Giấy tờ tùy thân và giấy tờ tùy thân do chính phủ cấpi) Bên được kiểm toán có thể yêu cầu, nếu được phép, bản sao của hồ sơ gốc)

e) Lao động trẻ emi) Kiểm tra và tham khảo chéo để xác minh tính hợp lệ của ít nhất hai loại ID chính thức

* ii) Hệ thống xác minh ID đáng tin cậy để kiểm soát sự ra vào của công nhân vào cơ sở, ví dụ: in ngón tay hoặc thẻ ID có ảnh của chủ sở hữu để ngăn chặn công nhân chưa đủ tuổi vào cơ sở bằng cách sử dụng ID của người khác

iii) Các loại ID để xác minh và tham chiếu chéo(1) Đối chiếu ID ảnh với khuôn mặt của công nhân(2) Xác minh thông qua các tài nguyên của bên thứ ba nếu có, chẳng hạn như tài nguyên Internet hoặc văn phòng chính quyền địa phương

(3) Giấy khai sinh(4) Thẻ nhận dạng cá nhân do chính phủ cấp(5) Bằng lái xe

(6) Phiếu đăng ký bầu cử(7) Bản sao giấy chứng nhận trường học được "đóng dấu chính thức"

(8) Xác nhận của đại diện chính quyền địa phương(9) Giấy phép lao động nước ngoài và trong nước / khu vực hoặc hồ sơ khác được chính phủ công nhận

Trang 32

iv) Hỗ trợ vị thành niên bao gồm

(1) Khám sức khỏe và có biện pháp xử lý thích hợp nếu cần(2) Hoàn thành chương trình học bắt buộc

(3) Duy trì thu nhập của đứa trẻ cho đến khi đủ điều kiện hợp pháp để làm việc(4) Khi chúng tồn tại và được pháp luật chấp nhận, hãy di chuyển những người lao động chưa đủ tuổi vào các vị trí học nghề thích hợp, hạn chế số giờ và loại công việc của họ để đáp ứng nhu cầu giáo dục, theo yêu cầu, thay vì sa thải hoặc phạt tiền những người lao động này

f) Lao động trẻi) Làm việc ban đêm: Làm việc ban đêm cho Lao động trẻ có thể được quy định cụ thể bởi luật pháp địa phương mặc dù nói chung có nghĩa là bất kỳ khoảng thời gian liên tục nào ít nhất 7 giờ từ 10 giờ tối đến 7 giờ sáng

ii) Cần phải có biện pháp ngăn chặn ngay lập tức, (tức là phân công lại, chỉ làm ca ngày… chứ không phải chấm dứt hợp đồng) trong Ưu tiên và Các phát hiện chính liên quan đến lao động trẻ

g) Số giờ làm việc / Ngày nghỉi) Đảm bảo nhận thức về các yêu cầu tuân thủ luật pháp và quy định của địa phương và quốc gia / khu vực liên quan đến giờ làm việc và ngày nghỉ và các yêu cầu RBA

ii) Tích hợp các yêu cầu pháp lý và RBA iii) Theo dõi hiệu suất thực tế iv) Sử dụng một chiến lược để đảm bảo sự phù hợp với tất cả các yêu cầu

h) Nơi ở tôn giáo hợp lýi) Quy trình phải đáp ứng một cách hợp lý các yêu cầu thực hành tôn giáo của nhóm hoặc cá nhân được đưa ra cho ban quản lý và có thể bao gồm:

(1) Lên lịch thay đổi(2) Thay thế tự nguyện và hoán đổi thay đổi(3) Thay đổi Nhiệm vụ Công việc và Chuyển giao Bên cạnh(4) Tiêu chuẩn ăn mặc và chải chuốt

(5) Sử dụng các cơ sở của nhà tuyển dụng(6) Quá trình kiểm tra và lựa chọn ii) Nơi ở Tôn giáo Hợp lý có thể bị từ chối vì lo ngại về an toàn và an ninh, sau khi tìm kiếm các giải pháp thay thế (bao gồm cả các lựa chọn bên ngoài địa điểm) và / hoặc tác động đáng kể đến hoạt động kinh doanh, chi phí vận hành hoặc những người lao động khác

i) Quyền tự do hiệp hộii) Ban Giám đốc không được chi phối hoặc can thiệp vào việc hình thành hoặc điều hành bất kỳ tổ chức công đoàn nào hoặc đóng góp hỗ trợ, cả về tài chính hoặc nhân lực Khi được yêu cầu về mặt pháp lý, ban quản lý sẽ cho phép bầu cử dân chủ các đại diện của người lao động

2) Hồ sơ tối thiểu tại chỗ:

a) Hồ sơ về tiền lương được trả và giờ làm việcb) Xác minh tuổi công nhân

c) Báo cáo kiểm toán tài chínhd) Thỏa thuận không tiết lộ (NDA)e) Các điều khoản và điều kiện hợp đồngf) Báo cáo tự kiểm toán

g) Đánh giá tuân thủ quy địnhh) Đánh giá rủi ro

i) Hiệu quả trong việc đáp ứng các mục tiêu, chỉ tiêu j) Báo cáo kiểm tra của các cơ quan pháp luật k) Điều tra sự cố

l) Khiếu nại của người lao động m) Hồ sơ đào tạo

n) Biên ban xem xét hệ thống quản lý và các hạng mục hành động

Trang 33

o) ồ sơ hành động khắc phục p) Cam kết xung đột lợi ích sẵn có trong hồ sơ nhân sự

AM2.3 Một quá trình đào tạo Lao động đầy đủ và hiệu quả được thiết lập cho tất cả các nhà quản lý / công nhân về tất cả các khía cạnh liên quan đến chính

sách / quy trình / công việc và mục tiêu thực hiện

Quan sát hiện trường Xem xét hồ sơ Phỏng vấn lãnh đạo Phỏng vấn công nhân Không áp dụng 1) Tiến trình

a) Đào tạo đầy đủ và hiệu quả cho người lao động / người quản lý:

i) Kế hoạch định hướng cho nhân viên mới ii) Phân tích nhu cầu đào tạo

iii) Kế hoạch đào tạo iv) Tài liệu đào tạo v) Hồ sơ đào tạo vi) Tần suất đào tạo vii) Xác minh hiệu quả đào tạo b) Các chủ đề đào tạo tối thiểu (từng chính sách, quy trình và các yếu tố hệ thống như trách nhiệm, rủi ro, khiếu nại…) được đề cập2) Hồ sơ

a) Hồ sơ đào tạo bao gồm xác minh về hiệu quả đào tạob) Tài liệu giáo dục

c) Người học: tài liệu đào tạo: Luôn có sẵn đề cương chương trình đào tạo và các bản sao của tài liệu đào tạo

hiện

AM3 Trao đổi thông tin

AM3.1 Một người lao động / người quản lý thích hợp và hiệu quả (bao gồm cả việc thu hút và khuyến khích sự tham gia của người lao động, đóng góp ý

kiến và phản hồi để cải tiến), Giao tiếp với nhà cung cấp và khách hàng / đối với lao động được thiết lập

Quan sát hiện trường Xem xét hồ sơ Phỏng vấn lãnh đạo Phỏng vấn công

nhân

Trang 34

Các kênh phản hồi được truyền đạt và hiển

thị rõ ràng (hộp thư góp ý, v.v.)

1) Quy trình liên lạc / báo cáo đầy đủ và hiệu quả để:

a) Các nhà cung cấpi) Thư từ liên hệ với quản lý Nhà cung cấp ii) Các điều khoản và điều kiện hợp đồng yêu cầu Nhà cung cấp tuân theo Bộ Quy tắc RBA b) Khách hàng

i) Thực tiễn và hiệu suất tuyển dụng (bao gồm việc làm tự do lựa chọn, ví dụ: Nhân khẩu học về lao động và danh sách các đại lý / nhà thầu lao động với tỷ lệ phần trăm lực lượng lao động, chi phí cho người lao động (tổng số tuyệt đối và trên cơ sở hợp đồng) và phí đại lý lao động / nhà thầu)

ii) Gửi SAQ cho khách hàng không được coi là thông tin liên lạc với khách hàng c) Người lao động / Người quản lý

i) Các chủ đề giao tiếp tối thiểu (từng chính sách, quy trình và các yếu tố hệ thống như trách nhiệm, rủi ro, khiếu nại…) đều được đề cập2) Quy trình đầy đủ và hiệu quả để có được Hồ sơ phản hồi và đầu vào của nhân viên

a) Hồ sơ thông tin liên lạc bao gồm việc xác minh tính hiệu quả của truyền thôngb) Bản ghi đầu vào / phản hồi

c) Thông tin bằng văn bản cho người lao động về cách cung cấp đầu vào / phản hồi để cải tiếnd) Truyền thông / Thuyết trình với Nhà cung cấp

e) Truyền thông / Thuyết trình cho khách hàng nếu được yêu cầu

a) Khảo sát công nhânb) Hộp thư góp ýc) Nhóm tập trung vào người lao độngd) Ban liên lạc công nhân – lãnh đạoe) Đại diện công nhân / công đoànf) Các nhóm cải tiến quy trình

2) Công nhân trong ngữ cảnh này là công nhân và người lao động của bên được đánh giá được triển khai bởi nhà cung cấp dịch vụ bên thứ

ba, các trường dạy nghề và đại lý lao động và nhà thầu

Trang 35

1) Các kênh khiếu nại được thông báo rõ

ràng

2) Thông tin liên lạc nội bộ về cơ chế khiếu

nại phải bằng (các) ngôn ngữ mẹ đẻ của

người lao động và có thể nhìn thấy được

1) Tiến trìnha) Quy trình đầy đủ và hiệu quả để báo cáo khiếu nại một cách ẩn danh mà không sợ bị trả thù, đó là nội bộ (đối với công nhân và nhân viên) và bên ngoài (đối với công nhân của nhà cung cấp, cộng đồng địa phương hoặc các tác nhân quan tâm và Người thổi còi)

b) Rõ ràng các kênh khiếu nại để bất kỳ ai cũng cảm thấy thoải mái khi báo cáo khiếu nại và do đó, việc báo cáo được khuyến khích2) Điều tra và hành động

c) Người được đánh giá sẽ nhanh chóng điều tra tính hợp lệ của bất kỳ khiếu nại nào 3) Hồ sơ:

a) Hồ sơ khiếu nạib) Hồ sơ điều trac) Người lao động được cung cấp thông tin bằng văn bản về cách báo cáo bất bình

Hỗ trợ thêm:

Hướng dẫn của kiểm toán viên: bằng chứng cho thấy các hành động đã được thực hiện đối với các khiếu nại có thể cần kiểm tra tại chỗ 1 hoặc

2 hồ sơ vụ việc

1) Xác nhận khiếu nại mà không có

kế hoạch hành động khắc phục

2) Không có hành động nào được thực hiện /

ghi nhận cho khiếu nại trong 3 tháng

4 Đánh giá hiệu suất AM4 và cải tiến liên tục

AM4.1 Thiết lập một quá trình quản lý lao động đầy đủ và hiệu quả Đánh giá kết quả hoạt động và cải tiến liên tục

lãnh đạo

Trang 36

Không áp dụng 1) Tiến trình

a) Quy trình hàng năm đầy đủ và hiệu quả của quản lý cấp cao:

i) Rà soát hệ thống quản lý ii)

Đánh giá hiệu suấtb) Các chỉ số, mục tiêu và chỉ tiêu chính thức và được thông báoc) Các kế hoạch hành động bổ sung nếu chỉ số, mục tiêu hoặc mục tiêu đi chệch hướngd) Tiến trình: i) Mục tiêu phải xác định rõ khoảng thời gian được xem xét

Khoảng thời gian mục tiêu (giữa năm gốc và năm mục tiêu) phải tối thiểu là 5 năm ii)

Các mục tiêu hàng năm không được chấp nhận trừ khi chúng tăng dần cho mục tiêu dài hạn e) cho mỗi mục tiêu

i) Giá trị giảm mục tiêu lớn hơn 0 ii) Năm cơ sở

iii) Mục tiêu năm iv) Khoảng thời gian phải hướng tới tương lai và không dựa trên hiệu suất hiện tại hoặc quá khứ

2) Đánh giáa) Thường xuyên không quá 2 năm nhưng sớm hơn nếu có sự thay đổi đáng kểi) Tính hiệu quả của các biện pháp kiểm soát

(bao gồm cả các quá trình kiểm soát) ii) Mọi chương trình

3) Hồ sơa) Họp đánh giá hệ thốngb) Ban giám đốc xem xét tài liệu trình bày cuộc họp / phân tích / dữ liệuc) Mục tiêu chính thức, chỉ số và theo dõi mục tiêu

d) Báo cáo tiến độ thường xuyêne) Báo cáo đánh giá cho (ít nhất)i) Hiệu quả kiểm soát ii) Đào tạo iii) Giao tiếp iv) Bất bình

v) Các hoạt động nhân sự (tuyển dụng, lương thưởng, thăng chức, không phân biệt đối xử và quấy rối, đối xử nhân đạo,…)

Trang 37

1) Biên bản xem xét của ban quản lý bao gồm ví dụ:

a) Chương trình nghị sựb) Tài liệu thuyết trình (tài liệu tham khảo)c) Ngày tháng

d) Ai đã có mặt (bao gồm cả quản lý cấp cao)?

e) Tiến tới mục tiêuf) Kết quả kiểm toáng) Hoàn thành các hành động khắc phục / phòng ngừah) Rủi ro / vấn đề

i) Thông tin khác cần thiết để xác định tính hiệu quả của hệ thống quản lý và xác định các cơ hội cải tiếnj) Các hành động phòng ngừa / khắc phục đã thống nhất

2) Tiến trìnha) Phạm vi chỉ tiêu, mục tiêu và chỉ tiêu:

i) Xem xét kết quả đánh giá rủi ro ii) Yêu cầu pháp lý và quy định iii) Các tiêu chuẩn / yêu cầu của công ty

b) Chuyển nhượng chủ sở hữuc) Kế hoạch thực hiệnd) Ngày hoàn thànhe) Truyền đạt các mục tiêu cho người lao động (nếu thích hợp)

f) Mức độ thường xuyên tiến độ trong các mục tiêu cuộc họp được xem xétg) Các mục tiêu và chỉ tiêu được thiết kế rõ ràng để đạt được sự cải tiến liên tục

Hướng dẫn của kiểm toán viên: Báo cáo về câu hỏi này sẽ bao gồm chi tiết về các mục tiêu hiện tại và tiến độ hiện tại so với mục tiêu

AM4.2 Quy trình tự đánh giá Lao động đầy đủ và hiệu quả để đánh giá định kỳ sự phù hợp với Bộ luật RBA và các yêu cầu của khách hàng

Trang 38

AM4.3 Đã thiết lập một quy trình hành động sửa chữa Lao động đầy đủ và hiệu quả để khắc phục và đóng các lỗi Không tuân thủ

Quan sát hiện trường Xem xét hồ sơ Phỏng vấn lãnh đạoPhỏng vấn công nhân

Trang 39

Không áp dụng 1) Có quy trình hành động khắc phục đầy đủ và hiệu quả bao gồm những nội dung sau:

a) Các báo cáo / kế hoạch hành động khắc phục và các bảng theo dõib) các hành động bổ sung được thực hiện khi hành động khắc phục không đúng hướngc) Mối liên hệ đã được chứng minh giữa CAP và các mục tiêu và chỉ tiêu quản lý hiệu suất d) Tất cả các hành động phải được đóng lại có thể xác minh được

e) Việc kết thúc các hạng mục hành động được xác nhận bởi đại diện quản lý sau khi người phù hợp xác minhf) Nếu bất kỳ sự không phù hợp nào được phát hiện, điều tra hoặc đánh giá, một hành động khắc phục được ghi lại được thực hiện

và tiến trình so với hành động khắc phục được đo lường, các hành động bổ sung sẽ được thực hiện nếu Kế hoạch Hành động Khắc phục (CAP) không đúng hướng

2) Hồ sơa) Hồ sơ ghi lại sự không tuân thủb) Kế hoạch hành động khắc phục cho từng lỗi không tuân thủc) Báo cáo tiến độ về Kế hoạch hành động khắc phụcd) Báo cáo xác minh đóng cửa (với xác nhận mgmt.)e) Bản sao của bất kỳ trích dẫn quy định / thông báo vi phạm nào nhận được trong ba năm qua, bao gồm mọi thông tin liên lạc với các cơ quan đều có sẵn để xem xét

2 Các báo cáo / kế hoạch hành động khắc phục và các bảng theo dõi

một Phân tích nguyên nhân gốc rễ của phát hiện để đảm bảo giải quyết lỗ hổng hệ thống b Các hành động khắc phục cụ thể

c Chủ sở hữu của hành động

d Ngày đến hạn được thiết lập để giải quyết tất cả các vấn đề Kiểm toán

Trang 40

B SỨC KHỎE & AN TOÀN

B1) An toàn lao động

B1.1 Tất cả các giấy phép cần thiết, giấy phép và báo cáo thử nghiệm về sức khỏe & an toàn đều được cung cấp và thông báo kịp thời cho chính phủ (nếu được yêu cầu)

1) Giấy phép, giấy phép liên quan đến thiết bị

đặc biệt (như cẩu, lò hơi, xe nâng,…) hoặc

kết quả thử nghiệm được đăng khi có yêu

cầu

2) Các bài đăng được yêu cầu là hiện tại và

nằm trong chế độ xem công khai

1) Tất cả các giấy phép và báo cáo thử nghiệm được yêu cầu về sức khỏe & an toàn đều có sẵn và hợp lệ

a) An toàn và sức khỏe nghề nghiệpb) An toàn cháy nổ

c) Sức khỏe nghề nghiệpi) Sổ theo dõi tai nạnc) giấy phép và giấy phép vệ sinh công nghiệpi) Sử dụng giấy phép

d) máy (an toàn)e) thực phẩm, vệ sinh và nhà ởi) Căn hộ cho thuê ii) Nước uống iii) Thử nghiệm mẫu thực phẩm2) Tất cả các báo cáo của chính phủ đều đúng thời hạn và chính xác3) Chứng chỉ nghề nghiệp

a) Các chứng chỉ hợp lệ về sức khỏe và an toàn nghề nghiệp (ví dụ: người phản hồi đầu tiên, v.v nếu được yêu cầu)

b) Nếu y tá hoặc bác sĩ được tuyển dụng hoặc sử dụng dịch vụ bác sĩ / y tá, một bản sao chứng chỉ / giấy phép của họ c) Kiểm tra sức khỏe nhân viên thực phẩm

d) Các thành viên ERT về sức khỏe và an toàn có các bằng cấp / chứng chỉ bắt buộc

Áp dụng Chỉ phỏng vấn

người lao động nếu yêu cầu đăng hoặc đăng bảng chỉ dẫn

về giấy phép, giấy phép hoặc báo cáo thử nghiệm có liên quan

Hỗ trợ thêm:

Một số bảng chỉ dẫn và thông tin có thể được

yêu cầu dán tại các địa điểm chung / nghỉ giải

lao / quán cà phê của nhân viên

1) Hồ sơa) Tất cả các giấy phép và giấy phép an toàn lao động, ví dụ:

i) Giấy phép sử dụng tòa nhà ii) Giấy phép bình chịu áp lực (ví dụ, lò hơi) iii) Giấy phép vận thăng

iv) Giấy phép thang máyb) Các báo cáo kiểm tra an toàn lao động, ví dụ:

i) Dữ liệu lấy mẫu vệ sinh công nghiệp ii) Dữ liệu lấy mẫu nước uống iii) Kiểm tra lưu lượng thông gió

Tiêu đề	Sổ Tay Vận Hành RBA, Hướng Dẫn Vận Hành VAP
Người hướng dẫn	Vũ Văn Trình
Trường học	responsible business alliance
Thể loại	hướng dẫn
Năm xuất bản	2022
Thành phố	alexandria

Định dạng
Số trang	110
Dung lượng	2,78 MB